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Uma contabilidade clara e concisa é a espinha dorsal de qualquer grande, pequena ou média
empresa de sucesso. Não importa a área de negócio em que atua. Uma compreensão das
melhores práticas contabilísticas é essencial para manter o seu negócio no topo, hoje e
sempre. Se organizar a contabilidade da sua empresa lhe parece assustador, não desespere.
O que é a contabilidade
Certamente, este é um termo que lhe é bastante familiar e já ouviu diversas vezes. Mas o que é
realmente a contabilidade? Basicamente, a contabilidade é a parte da contabilidade que se
preocupa com a recolha e organização de documentos financeiros. A palavra contabilidade
está associada ao conceito de calcular, organizar e arquivar todos os dados relacionados às
finanças da sua empresa.
Faturas;
Recibos;
Registos de folhas de pagamentos;
Registos de faturação;
Extratos bancários e de cartão de crédito;
Formulários e devoluções de impostos.
Embora a contabilidade englobe essas tarefas de recolha de dados, esse campo da área do
cálculo também tende a envolver a análise dos números e a projeção de lucros e perdas de
uma empresa. No entanto, a contabilidade na sua origem, não inclui necessariamente esses
cálculos e análises a longo prazo. Uma boa contabilidade garante que tenha os dados
necessários para ajudar seu contabilista a fazer previsões sobre o futuro da sua empresa e a
diagnosticar a saúde financeira da mesma, para que possa agir, se necessário.
Fatura - O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento comercial que é emitido sempre que haja uma venda de um
serviço ou de um produto, sem que seja necessário ou que seja solicitado pelo cliente ou
pelo comprador.
Ou seja, o prestador do serviço ou o fornecedor estão obrigados a entregar um comprovativo
da sua venda – a fatura -, tanto para fins fiscais, como também como forma de proteger o
cliente, como para questões de garantia, por exemplo.
De realçar também que todas as faturas emitidas em território nacional são resultantes de
prestadores de serviços com programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária
Aduaneira.
No entanto, as faturas simplificadas têm um limite de valor. Isso significa que, caso esteja a
comprar um produto com um valor superior a 1.000,00 euros de retalhistas e vendedores
ambulantes ou usufruir da prestação de serviços superior a 100 euros, já terá que receber uma
fatura simples ou fatura-recibo.
· Fatura-recibo
Pode ser usada sempre que a data do pagamento e do respetivo documento é a mesma. Ou
seja, tem também a função de recibo, pois é gerada quando existe um pronto pagamento do
determinado serviço ou bem transacionado. Este documento também pode ser pode ser usado
como guia de transporte se possuir todas as informações necessárias.
A sua data
Número do documento
O nome comercial do prestador de serviços
NIF da empresa ou do trabalhador independente
NIF do destinatário (nas faturas simplificadas não é obrigatório)
Informação relacionada com o bem ou serviço vendidos
Todos os impostos ou taxas presentes
A informação sobre o IVA tem que estar presente
Consoante o tipo de serviços ou de produtos
Isto acontece pois os clientes têm o direito de ter um comparativo de compra, até por razões de
segurança ou até mesmo de garantia, como acontece, por exemplo, com a compra de
eletrodomésticos.
Emissão de Fatura
A segunda etapa do fluxo de faturação de uma empresa, que até pode ser a primeira caso não
apresente orçamento antecipados, é de emitir as faturas, antes mesmo de receber o
pagamento pelo serviço que foi prestado ou até mesmo na venda do bem. Nessa fase também
será necessário entregar a informação relacionada com o ficheiro SAFT.
É possível emitir diferentes tipos de faturas que acabam por se adaptar ao fluxo de faturação
de uma determinada empresa, como as faturas simplificadas (caso não excedam o valor de mil
euros) e as faturas recibo (quando a empresa ou o prestador de serviço já recebem o seu
dinheiro a pronto).
Quando a sua contabilidade está em ordem, é-lhe possível entender sua faturação total,
planear o seu orçamento empresarial e apurar onde é que pode estar a gastar dinheiro
desnecessariamente. Com esse tipo de informação à sua disposição, pode concentrar as suas
atividades de negócios nos produtos e serviços mais lucrativos ou reduzir gastos
desnecessários para economizar alguma verba, e depois voltar a fazer um bom investimento.
Uma boa contabilidade deixa-o preparado para tomar as decisões que ajudam sua empresa a
prosperar.
Manter os registos financeiros bem detalhados também é útil para garantir investidores. Se o
fizer e tiver uma reunião com potenciais interessados em investir, é importante que saiba, ao
dia, o estado da sua empresa. Só assim será possível fechar com sucesso qualquer processo
de negociação. Para além disso, os dados detalhados vão permitir-lhe fazer projeções para o
futuro.
Mesmo que a sua empresa não tenha ganho muito dinheiro no corrente ano, se tiver os
registos para provar que sua empresa é lucrativa, apesar das saídas de caixa, pode dar aos
investidores o impulso e confiança de que necessitam para tomar uma decisão sobre apoiá-lo
ou não financeiramente.
Uma boa contabilidade também é uma forma de entender o seu próprio negócio. É mais fácil
avaliar a integridade geral da sua empresa quando consegue ter uma visão geral sobre o
panorama financeiro. Digamos que administra um restaurante, por exemplo, e introduziu um
novo prato no menu há seis meses. Se mantiver os registos atualizados, a sua contabilidade
deve refletir claramente se esse lucro é ou não o resultado de mais clientes que consomem
esse prato específico, ou se simplesmente aumentou o seu número de clientes, no geral. Se o
resultado revelar um aumento de lucro devido à introdução do novo prato, será possível fazer
ajustes em todo o menu e direcioná-lo para prato com conceitos semelhantes. Com a análise
de dados contabilísticos, ser-lhe-á possível tomar decisões menos arriscadas para o seu
negócio.
Balanço financeiro
Registo de rendimentos
Demonstração do fluxo de caixa
Estes elementos, em conjunto, fornecem uma informação precisa de quanto é que a sua
empresa está a gastar e a lucrar e, principalmente, qual a origem do dinheiro e o seu destino
de saída.
Como dono de uma empresa, será obrigado a criar um relatório financeiro completo pelo
menos uma vez por ano, para fins fiscais. No entanto, existem muitas razões para fazer um
balanço financeiro trimestral ou mensal, conforme já referimos.
O fluxo de caixa costuma contar com uma área reservada aos valores previstos, ao lado dos já
realizados. Nos previstos, deve inserir qual é a estimativa de entrada ou saída para o período
em análise. No realizado, registe o que de fato ocorreu, quer como saída ou entrada de capital.
Se não tem qualquer conhecimento sobre o fluxo de caixa, existem inúmeros templates em
Excel, disponíveis online, que o podem ajudar a começar. Contudo, tenha em atenção a
importância de adquirir um programa de faturação para o efeito, que guardará os seus dados
de forma segura e online, sem o risco de ficar com todos os registos comprometidos por ver o
seu ficheiro danificado.
Tipos de fluxo de caixa
Existem diversos tipos de fluxos que caixa que pode operacionalizar para a sua empresa. São
eles:
Como vê, existem diversos tipos de fluxos de caixa. Cada um deles deve ser utilizado conforme
cada situação e necessidade específicas.
É, portanto, essencial que o empresário crie uma verdadeira base de dados sobre o seu
negócio e que analise frequentemente essas informações, principalmente quando pretende
fazer uma nova aquisição ou investimento, para avaliar a sua viabilidade. Daí a sua importância
em prol da administração do negócio.
O registo do fluxo de caixa permite que haja um controlo financeiro na empresa, para que
sejam cumpridos os encargos do negócio. A demonstração de fluxos de caixa é essencial,
também, para calcular se num determinado período a empresa operou ou não sobre uma boa
gestão financeira, pois é ele que garante a supervivência do negócio e a economia de recursos.
Nesse relatório pode encontrar ainda, por exemplo, a necessidade de um acerto dos preços ou
da realização de promoções para escoar o material que não está a ser vendido, e que implicará
para o futuro uma estagnação a dinâmica do negócio.
O controle do fluxo de caixa é, assim, imprescindível para que o empresário saiba como atuar
em momentos de complexidade financeira e evite desfechos mais drásticos para o seu
negócio. É uma ferramenta que o ajudará na hora de planificar cenários, fazer conjeturas e
quem sabe até adiantar a necessidade de adotar determinadas ações para amenizar os
momentos mais críticos.
Tente, por isso, manter um rigor no controlo das entradas e saídas da sua empresa e lembre-
se que o sucesso do seu negócio depende diretamente da conservação de um fluxo de caixa
saudável.
Métodos de contabilidade
Existem dois principais métodos de contabilidade: manual e automática.
Manual
A contabilidade manual é a forma “tradicional” de preparar e registar os fluxos financeiros da
sua empresa. Nesse método, pode usar papel e caneta ou um programa offline como o
Microsoft Excel ou Word para registar todos os valores. O método manual pode funcionar se
preferir uma abordagem mais prática, mas também pode ser demorado e permite que
facilmente se cometam erros de cálculo.
Automática ou online
A contabilidade automática ou online, por outro lado, utiliza um programa de faturação que faz
a maioria dos cálculos de entradas e saídas automaticamente, permitindo-lhe controlar
as receitas e despesas de forma bem mais rápida do que com o método manual. Existem
várias opções disponíveis no mercado, desde softwares de contabilidade apropriados, bem
como registos em cloud.
Estes sistemas dão-lhe uma maior garantia de segurança, armazenamento de dados e uma
maior acessibilidade, dado que poderá aceder aos dados da sua empresa através de diversos
dispositivos, sempre que desejar. Além disso, a maioria dos softwares permite uma integração
com outras plataformas, incluindo o e-commerce, permitindo-lhe ter os dados das suas vendas
online atualizados automaticamente, bastando apenas exportar o ficheiro, para depois proceder
ao tratamento de dados.
O que é stock?
O stock é a relação entre os produtos existentes na sua empresa, as quantidades e o momento
em que entram e saem da sua empresa, o que lhe permite fazer uma gestão eficaz das
compras, evitando o excesso ou falta de stock.