Angelson Ferrão Domingos

Contabilista Sénior, Técnico de RH & Formador Certificado

COMO ORGANIZAR A PASTA DE ARQUIVO DE UMA EMPRESA?

Para os iniciantes na contabilidade e com vista a garantir aos mesmos uma melhor organização,
trouxemos mais informações de como arquivar os documentos na contabilidade de uma Empresa. O
arquivo deve estar organizado em duas PASTAS ou DOSSIÊS:

 1°- PASTA / DOSSIER PERMANENTE (Dossier Fiscal)

 2°-PASTA/DOSSIER CORRENTES
A ordem das duas pastas é indiferente desde que estejam devidamente identificados.

✓ I°- DOSSIER PERMANENTE (dossier fiscal)

O dossier permanente deve conter, no minimo, os seguintes documentos:

 Documentos do GUE (Guiche Único de Empresa, excepto a factura ou recibo e comprovativos

de pagamentos) referentes à constituição e alterações na sociedade, nomeadamente:
•Contrato de Sociedade;
•Actas de sociedade;
•Documentes fiscais de início de actividade;
•Documento do registo de actvidade INSS;
•Publicação da escritura no Diário da República;
•Contrato de arrendamento assinados;
•Contratos de Trabalhos de todos os colaboradores;
•Contrato de compra e venda dos imóveis (terrenos)
•Cadernetas Prediais dos terrenos,
•Relatório e Contas dos exercícios anteriores;
Balancetes do Último mês; antes do apuramento; depois do apuramento.
Modelo 1, incluindo mapas anexos (amortizações, provisões mais valias etc.).

✓II°-DOSSIER CORRENTE
O dossier corrente deve conter estar organizado em 5 diários, que devem estar devidamente
identificados:
1) Diário de Caixa: neste diário devem constar Documentos comprovativos de recebimentos e
pagamentos, Facturas e Notas de crédito; Documentos de Liquidação de Impostos; Recibos de Salários,
tudo que já estejam pagos/recebidos e cujo pagamento/recebimento tenha sido via caixa.

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•Todos os documentos de caixa devem estar ter anexado o comprovativo da despesa/receita

correspondente (isto é, factura, venda a dinheiro, nota de crédito, etc).

2) Diário de Bancos: nele devem constar os Extractos Bancários, Cheque já utilizados/recebidos-

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acompanhados da factura ou Nota de Crédito, Documentos de Transferência bancárias utilizados ou
recebidos-acompanhados da factura ou Nota de Crédito, Talões de depósito e de Levantamento
bancário - acompanhados do documento comprovativo da despesa/receita correspondente, Documentos
de Liquidação de impostos, devidamente acompanhados pelo comprovativo da transferência ou chefe
correspondente, Recibos de Salário, cujo pagamento tenha sido feito via banco, à qual se refere o
respectivo recebimento/pagamento.

3) Diário de Compras ou Fornecedores: devem estar anexadas as Facturas e Notas de Créditos

emitidas pelos fornecedores que ainda não tenham sido pagas pela empresa.

4) Diário de Vendas ou Clientes: Vais anexar Facturas e Notas de Créditos emitidas pela empresa aos
clientes cujos recebimentos não tenham acontecido.

5) Diário de Operações Diversas:

•Documentos referentes ao Procesamente salarial, ou seja, a folha de salário,
•Documentos referentes a operações de subscrição de capital em dinheiro ou em espécie;
•Mapas de Amortizações;
•Documentos de apuramento dos impostos;
•Outros documentos que não se enquadram nos outros diários mas respeitem a movimentos da
empresa.

NOTAS IMPORTANTES

 Eventualmente aceita-se mais diários (nunca menos, desde que o assistente de contabilidade
Justifique o porquê e a pasta seja de fácil consulta.
 Dentro dos diários, todos os documentos devem estar organizados por número de Lançamento,
de forma crescente ou decrescente.
 Todos os documentes devem estar Classificados, ou seja, cada documento deve ter indicação
especifica de:
Número de documento do lançamento correspondente ao PRIMAVERA;
Contas mavimentadas a Débito e a Crédito no respectivo lançamento;
Esta classificação pode estar evidenciada directamente no próprio documento ou
numa folha de cabeçalho criado para o efeito;

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