GUIA: 6 TÁTICAS

DEFINITIVAS
PARA MELHORAR
O CONTROLE
DE CUSTOS
CORPORATIVOS
Introdução 3
Qual a importância do controle de gastos? 5
6 Táticas pra você implementar já! 8
Outros aplicativos e ferramentas que podem ajudar 18
Conclusão 23
Sobre a 99 25
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

Não importa se a sua empresa é pequena, média ou grande: para se

manter competitiva no mercado e saudável por longos anos, é preciso
que ela tenha uma gestão financeira exemplar. Afinal, é com o caixa
no azul que é possível apostar em inovação, dar qualidade de trabalho
para os funcionários e fazer os investimentos necessários para o
crescimento constante.

Um dos passos mais importantes para o seu negócio, portanto, é

ter um controle de custos corporativos efetivos, que vão te auxiliar
a reduzir gastos, a otimizar o seu fluxo de caixa e até mesmo a
melhorar a produtividade da sua empresa.

Para que você tenha uma gestão eficiente nesse quesito, vamos
te explicar passo a passo como fazer uma boa gestão de custos e
quais as melhores ferramentas para te ajudar nesse processo. Ficou
interessado? Então, continue lendo!

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 QUAL A
IMPORTÂNCIA
DO CONTROLE
DE GASTOS?
 QUAL A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE GASTOS?

Sua empresa está

conquistando cada vez mais
clientes, seu posicionamento
no mercado está se
consolidando e a marca do
seu negócio é reconhecida e
respeitada pelos concorrentes.
Mesmo assim, o negócio
ainda não está dando o lucro
esperado e você enfrenta
problemas para manter o
caixa equilibrado.

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 QUAL A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE GASTOS?

Um dos principais motivadores desse desequilíbrio é a ausência de uma gestão séria de custos: gastos
considerados rotineiros, que vão desde a conta de luz até o pagamento de viagens corporativas, não são
corretamente auferidos e, por isso, impactam de forma negativa a lucratividade do seu negócio.

O controle de custos, portanto, vem justamente para que sua empresa entenda qual a porcentagem
da sua rentabilidade está sendo utilizada para manter o funcionamento do seu negócio, quais os
setores estão apresentando gastos excessivos e como encontrar soluções práticas para reduzir
esse déficit. Assim, você vai conseguir manter o funcionamento da sua empresa com qualidade
sem, no entanto, desperdiçar recursos preciosos.

Mas como colocar o controle de custos operacionais em prática? Para ajudar os gestores nessa tarefa,
vamos seguir por duas frentes: táticas que você deve implementar e ferramentas que vão te auxiliar
nessa tarefa. Acompanhe!

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6 TÁTICAS PRA VOCÊ
IMPLEMENTAR JÁ!
6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

MAPEAMENTO DE DESPESAS

Você quer controlar os custos, mas

não sabe por onde começar? Ora, a
primeira coisa a se fazer é descobrir,
afinal, quais são esses custos e qual
o montante que eles representam.

Fazer um mapeamento completo

dos seus gastos é uma ação que
demanda um esforço conjunto
de todas as equipes da sua
empresa, a fim de cobrir todas as
áreas em que os custos exigem.
Algumas áreas chaves a serem
mapeadas são as seguintes:

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

Gastos obrigatórios

Aqui entram as contas das quais não podemos nos desvencilhar, como as de luz, água e o pagamento de
aluguel do seu setor de trabalho. Este último é um gasto fixo, enquanto os dois primeiros precisam ser
monitorados mês a mês para estabelecer uma média de gastos.

Gastos fiscais

Nesta conta, entram os impostos pagos pela sua empresa. Embora alguns sejam fixos (como o IPTU, por exemplo),
outros são proporcionais ao rendimento do seu negócio ou número de funcionários que sua empresa contrata.

Gastos operacionais

O gastos operacionais são relativos ao que sua empresa investe para gerar o seu produto ou serviço,
principalmente na conta de manutenção de equipamentos, contratação de fornecedores, compra de
matérias-primas e logística em geral.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

Gastos com pessoal

Todo o dinheiro investido na contratação e no pagamento do seu

pessoal devem entrar nessa conta.

Mas isso não se resume apenas ao salário: também devem ser

considerados custos com planos de saúde, pagamento de horas
extras, de funcionários terceirizados e mesmo o pagamento de
viagens corporativas dos seus funcionários

CORTE DE GASTOS DESNECESSÁRIOS

Agora que você já sabe com quais gastos sua empresa precisa lidar,
chegou a hora de tomar decisões estratégicas para reduzi-los. O
objetivo é criar metas viáveis para redução desses custos em curto,
médio e longo prazo. Mais uma vez, vamos por partes:

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Gastos obrigatórios
Para reduzir contas de água e de luz, não
há segredo: é preciso ter uma política de
conscientização dos funcionários para combater
o desperdício e o investimento em equipamentos
mais econômicos. A redução de contas como
aluguel e internet deve vir com a renegociação do
seu contrato diretamente com a outra parte.
6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!
Gastos fiscais
Fugir dos impostos é simplesmente impossível.
Mas você pode reduzir o seu peso adotando um
regime tributário condizente com o tamanho da
sua empresa. Pequenas empresas, por exemplo,
podem optar pelo Simples, um plano que unifica
impostos em uma única taxa e diminui o peso
dos tributos.
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Gastos operacionais
Aqui, é importante apostar em duas frentes: a
melhoria constante dos processos produtivos,
revisando procedimentos e práticas lentas ou
burocráticas demais e, por outro lado, investir
em inovação constante do seu parque produtivo,
fazendo com que seja possível produzir mais em
menos tempo e com mais segurança.
6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!
Gastos pessoais
Garantir que seus funcionários recebam um
salário justo é essencial. Mesmo assim, fique
atento aos padrões do mercado, aposte em
serviços terceirizados e, principalmente, tenha
políticas sérias para alguns benefícios dados à
sua equipe, como na política de reembolso em
viagens corporativas, como falaremos adiante, ou
em planos de saúde.
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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

POLÍTICA DE REEMBOLSO

Um dos gastos corporativos que costumam passar despercebidos é o reembolso de funcionários que
precisam fazer viagens de negócios.

Afinal, arcar com as despesas de um empregado em trânsito é obrigação da empresa. No entanto, alguns
gestores negligenciam esse gasto e o resultado é um descontrole no pagamento do reembolso. Para não
cair nessa armadilha, é preciso criar uma política de reembolso que responda aos seguintes parâmetros:

• Transporte, alimentação e hospedagem são obrigações da empresa. Mesmo assim, defina um teto
de gastos e aponte os fornecedores que deverão ser escolhidos.
• Determine um prazo máximo de reembolso para as despesas. Dessa forma, o funcionário tem
segurança de quando vai, de fato, receber o valor acordado.
• Crie um relatório de viagens. Nesse documento, o funcionário em trânsito deverá apresentar os
comprovantes dos seus custos e uma rápida justificava para eles. Assim, você mantém um controle
do que vem sendo gasto em cada uma das viagens corporativas.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

CONTROLE DE ESTOQUE

Um setor chave da sua empresa que pode estar aumentando os

custos corporativos de maneira decisiva e silenciosa é o estoque.
Nele, podem ser perdidos produtos com baixa demanda ou, ainda,
não serem encontrados aqueles necessários quando um cliente
o procurar.

O segredo de um estoque econômico está na sua organização

e na capacitação de colaboradores para essa função. Uma dica
preciosa é contar com estoquistas especializados, com curso
técnico na área.

Também invista em ferramentas de automatização do processo, que

vão ajudar a controlar o fluxo de produtos armazenados de maneira
dinâmica, levando em conta o processo das suas vendas.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

COORDENAÇÃO DE COMPRAS

Toda empresa precisa contar com parceiros e fornecedores em

diferentes níveis, desde a compra de matérias-primas até a
encomenda de materiais de escritório. O problema é que, quando
sua empresa funciona como cliente, ela tende a se desorganizar:
cada área fica responsável por fazer a sua compra e, depois, por
mandar a conta para o financeiro.

A solução, portanto, é centralizar todas as operações de compra

em uma mesma diretoria ou em um mesmo setor. Dessa forma,
o controle sobre esse custo corporativo pode ser mais facilmente
mensurado.Além disso, um único setor de compras pode efetuar
compras em maior volume e ter autonomia para criar parcerias
com fornecedores, diminuindo custos e melhorando o tempo de
compra e de entrega de produtos.

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 6 TÁTICAS PRA VOCÊ IMPLEMENTAR JÁ!

SOFTWARES DE GESTÃO FINANCEIRA

Cada vez mais, a tecnologia vem se tornando uma grande aliada

para os gestores. Uma das soluções mais eficientes e populares
atualmente são os softwares de gestão de financeira, em especial
os chamados ERP — sigla em inglês para Planejamento de
Recursos da Empresa.

O grande trunfo desse tipo de software é reunir

em uma plataforma simples todos os dados da sua
empresa, desde o estoque até as vendas. Tudo de forma
didática, por meio de tabelas e gráficos que possam ser
acessados por computadores, tablets e smartphones,
colocando nas mãos dos gestores as informações
necessárias para que eles tomem decisões estratégicas
em tempo real.

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 OUTROS
APLICATIVOS E
FERRAMENTAS QUE
PODEM AJUDAR
OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

No capítulo anterior, falamos que as ferramentas

tecnológicas estão aí para serem utilizadas como
aliadas dos gestores para a redução de custos
corporativos. Por isso, listamos quatro ferramentas
digitais que vão auxiliar a sua empresa a cortar gastos
desnecessários e a se tornarem mais eficientes.

CONTA AZUL

O serviço da Conta Azul é voltado para pequenas e

médias empresas. Por meio do serviço oferecido,
o gestor consegue realizar sua gestão financeira
de maneira online e ainda conta com recursos
com a emissão de Notas Ficais Eletrônicas (NF-e),
integração bancária e acessa relatórios gerados
automaticamente sobre o andamento do seu negócio.

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 OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

99 CORPORATIVO

O 99 Corporativo é a solução para empresas que sempre precisam contar com o serviço de transporte
via táxi. Como o nome diz, o serviço oferece condições especiais para empresas, que vão desde
descontos em viagens até o atendimento agilizado: carros solicitados pelo aplicativo chegam até o seu
negócio em menos de 5 minutos. Além disso, o aplicativo elimina a necessidade de reembolso, já que
a cobrança é feita diretamente na conta da empresa. Dessa forma, você consegue diminuir o perigo de
fraudes e mantém os gastos com táxi sempre sob controle.

O controle, aliás, também está presente na qualidade: após cada viagem, é possível avaliar o taxista
e o serviço prestado. Assim, a 99 consegue definir quais os motoristas que podem e devem continuar
inseridos na frota.

Por fim, vale lembrar que o processo é completamente seguro, já que a empresa recebe, de antemão,
todas as informações sobre o seu trajeto, valor estimado da corrida e mesmo os dados do motorista,
como nome, telefone e foto.

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 OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

LOGGI

O serviço de motoboys é muito utilizado para entregas rápidas nas

grandes cidades: afinal, as motos conseguem escapar do trânsito
com muito mais facilidade que as demais alternativas.

Com o Loggi, é possível acionar o serviço diretamente por um

aplicativo ou pelo site. No momento da encomenda, é possível
escolher, inclusive, se a entrega será feita por moto ou bicicleta,
diminuindo ainda mais os custos.

Além disso, ele não conta com cobrança de mensalidade e

é possível saber o exato valor da entrega antes de realizar o
pagamento. Por fim, o serviço ainda conta com segurança e
controle, já que emite nota fiscal e um relatório detalhado de
cada entrega.

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 OUTROS APLICATIVOS E FERRAMENTAS QUE PODEM AJUDAR

RUN RUN IT

Para manter uma equipe integrada e eficiente, é necessário fazer

uma boa gestão de cada processo, das tarefas e do fluxo de trabalho.
O Run Run It é uma solução digital que auxilia sua equipe em cada
uma dessas etapas por meio de uma plataforma digital acessível por
computadores ou dispositivos móveis. Acessível, o serviço já faz parte
da realidade de pequenas empresas e também de grandes nomes do
mercado, como o banco BMG e o serviço de saúde Unimed

Entre os recursos disponíveis do serviço, estão um time tracker

integrado (com datas e prazos de tarefas definidos para cada
colaborador), indicadores de performance gerados automaticamente
no decorrer das atividades, além de um controle financeiros dos
custos de cada projeto e um check-list compartilhado de tarefas e
de objetivos.

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CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Diminuir os custos corporativos do seu negócio

é uma ação complexa, que deve ser feita de
maneira ininterrupta — seja em tempos de crise,
como a que estamos vivendo, ou nos momentos
de maior tranquilidade financeira. Por isso,
é essencial que sua empresa transforme o
controle em uma política empresarial, integrada
a todos os processos da sua empresa.

Também não se esqueça de continuar investindo

em tecnologias, que vão desde os sistemas ERP
até aplicativos para o uso de táxis e motoboys. O
investimento em soluções digitais é baixo e o retorno
é imediato e efetivo. Por fim, lembre-se de combater
os pequenos desperdícios do dia a dia! Para isso, não
esqueça de envolver toda a sua equipe!

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A 99 é o maior aplicativo para pedir táxis pelo celular do Brasil! Fundado
em 2012 por 3 conhecidos geeks da internet brasileira, Paulo Veras
(CEO), Ariel Lambrecht (diretor de produto) e Renato Freitas (diretor de
tecnologia), temos a maior frota de motoristas cadastrados e estamos
presentes em mais de 400 cidades pelo país afora

Além disso, conta com uma solução para empresas, o 99Corporativo

que apresenta um portfólio de mais 2.500 empresas ativas. A solução
corporativa da 99 tem como objetivo reduzir em até 45% os gastos das
empresas com táxi, além de eliminar boletos e processos de reembolso
com transporte, permitindo com que as empresas tenham total controle
e gestão da utilização de táxi dos funcionários.