Cadastro de clientes, fornecedores

e bancos: coleta, atualização e

organização dos dados

No decorrer deste tópico estudaremos a

definição de cadastro
de clientes, fornecedores e
bancos; assim como, coleta, atualização
e
organização dos dados. A realização da leitura
deste material
possibilitará uma visão sobre
cadastro de clientes da empresa.

Cadastro de clientes
Este cadastro é de especial interesse da área financeira, visto que está
intimamente ligado ao atendimento interno e externo da organização. O
cadastro permite a emissão de relatórios tais como: produtos por clientes,
vendas por clientes, clientes devedores, clientes bons pagadores, faturas
em atraso e, principalmente, a emissão de notas fiscais, identificando
assim
os clientes mais importantes de uma organização.
 As informações que ele fornece podem levar a empresa a obter
vendas mais
seguras, controle maior do financeiro, dos pagamentos e dos
devedores,
gerando mais segurança no momento de concessão de crédito,
reduzindo o
índice de inadimplência da empresa e o pagamento de juros.

Para ter um cadastro eficiente, colete todas as informações

necessárias,
pois esta é a oportunidade de fidelizar o seu cliente. Ao
elaborar o cadastro,
pense em todas as informações que você pode usar a
seu favor, como por exemplo:

Digitar ou escrever os nomes corretamente já que nomes

grafados de maneira errada são comuns, portanto uma atenção
na conferência dos documentos é muito importante para
garantir o registro correto.

O telefone é seu principal meio de comunicação com o cliente,

portanto tenha muita atenção na digitação dos números, para
não realizar ligações, mandar mensagens ou até mesmo cobrar
os clientes incorretos.

O e-mail, além de ser um meio de comunicação alternativo com

seus clientes, pode ser utilizado para divulgar serviços,
promoções e outras novidades.

O e-mail, o telefone, o endereço, entre

outras informações, como mudança de
emprego - se cadastro de pessoa física - são
informações essenciais para o cadastro dos
clientes,
portanto é preciso ter uma
periodicidade de 12 meses para atualização.
Cadastro de bancos
Para que possamos efetuar pagamentos e emitir documentos para
clientes
, necessitamos do cadastrado de instituições financeiras em nosso
sistema.
Sendo que este cadastro depende muito do sistema gerencial que
a empresa
possui e também é preciso esclarecer com quais bancos a
empresa desenvolve
transações comerciais.

Com um banco cadastrado há facilidade na emissão de boletos

bancários
para os clientes e, consequentemente, no recebimento
automático de valores,
através de relatórios emitidos pelas instituições
bancárias, por isso o
sistema gerencial deve estar bem alinhado com os
processos do setor de contas
a receber.

Coleta e atualização
Mas, afinal, os cadastros de clientes e
fornecedores são importantes para uma empresa?
E como mantê-los atualizados?
 Sim, o cadastro é uma ferramenta de grande
utilidade, pois ele está diretamente relacionado com
os processos de tomada de decisões da empresa.

O cadastro atualizado possibilita a comunicação direta com o cliente,

reduzindo o tempo de efetivação do contato, já que no financeiro as
informações necessitam ser precisas e devem estar atualizadas.

A atualização constante é considerada um problema para algumas

empresas,
pois demanda tempo e requer um funcionário para fazer este
serviço, mas,
de qualquer maneira, estas informações são decisivas para
que a empresa
atue no processo de cobrança de títulos que por ventura
estejam atrasados
junto ao financeiro.

Desta forma a coleta e atualização adequadas do cadastro de clientes

possibilita a empresa conhecer o perfil e ainda manter um bom
relacionamento
com os agentes envolvidos nas questões financeiras.

Existem algumas ações, a partir das quais

podemos atualizar o banco de dados,
por exemplo:
quando o cliente comparecer na empresa, para compras
 ou efetuar
algum pagamento, aproveite o momento e
atualize as informações (e-mail, redes
sociais, site,
telefone, data de aniversário e outras que considere
como necessárias
para futuro contato).

Outra forma de controle é designar a tarefa de

atualização de cadastros a um
funcionário da empresa.
Permitir que uma pessoa específica seja responsável
por esta tarefa, pode ser uma ótima opção para a
organização e para a atualização
dos dados, através de
ligações e e-mails.

Da mesma forma, o cadastro de fornecedores também precisa ser

mantido
atualizado, pois eventuais atrasos nos pagamentos necessitam do
contato
para atualização dos valores, caso a data limite para pagamento já
tenha
sido ultrapassada. Outra possibilidade é atualizá-lo no momento da
entrada
de notas fiscais dos materiais adquiridos pela empresa.

Organização dos dados

 E o que fazer com os dados cadastrados no
sistema?

Na verdade, não basta possuir as informações, pois

devemos saber como e quando utilizá-las.

Em um primeiro momento é necessário fazer uma triagem das

informações
que estão disponíveis. Para facilitar, é possível construir um
esquema
de classificação dos clientes e dos fornecedores de forma
separada. Para
os clientes, de acordo com a intensidade de uso dos
serviços, valores em
abertos, valores vencidos, data de vencimento e data
de emissão; é necessário
classificar de uma forma que o relatório de
clientes seja compreensivo. Para
os fornecedores, a mesma dinâmica é
indicada. Podemos classificar por nome,
por duplicatas a vencer, por data
de emissão, por CNPJ, entre outras formas.
Por fim, é importante estar
atento para que aos dados relevantes e úteis
sejam cadastrados de forma a
evitar a dualidade de dados.