Sistemas de controle para pagamentos e recebimentos: planilhas

eletrônicas e softwares de gestão empresarial

Neste tópico iremos estudar a definição de sistemas de controle para

pagamentos e
recebimentos, assim como planilhas eletrônicas e softwares
de gestão empresarial.
Entendemos por sistema um conjunto de elementos
ordenados com determinado fim. Na
empresa, os sistemas de controle de
pagamentos e recebimentos consistem em ordenação
das informações necessárias
para controle do que se paga e se recebe. Para ficar mais
claro, abordaremos
este assunto, tratando do sistema de controle de pagamentos
separadamente do
sistema de controle de recebimentos.

Sistema de controle de pagamentos

Como o próprio nome diz, é um sistema, uma organização ordenada das informações,
com o objetivo específico de controlar os pagamentos. Controlar os processos de
pagamentos consistia em uma atividade manual, para algumas empresas. Arquivar por
ordem de vencimento, preparar cheques, entre outras atividades que envolviam este
controle, era feito manualmente pelos setores responsáveis. Hoje, estas tarefas já
estão em
um sistema automatizado de pagamentos, os setores responsáveis por este
controle apenas
conferem, liberando os pagamentos de forma digital.

A automatização do controle, por meio de uma tecnologia bem estruturada,

possibilita
mais qualidade e agilidade para o processo. Por meio desta tecnologia
é possível:

Identificar todas as obrigações a pagar.

Verificar as obrigações não pagas.

Não permitir a perda de prazo, conseguindo inclusive descontos.

Fornecer informações para a criação do fluxo de caixa.

Identificar a perda de prazo, evitando assim os pagamentos de multa

e juros, entre outros.
 Porém, para garantir a qualidade e a agilidade do processo, a estrutura
da tecnologia
utilizada, para o sistema de controle de pagamentos, deverá
atender as necessidades da
empresa, considerando seu perfil, seus processos
e sua gestão. Neste sentido, cada
empresa utiliza um sistema de controle de
pagamento próprio, que se adapta conforme as
necessidades e as informações
que são necessárias para efetuar corretamente as
obrigações da organização

Sistema de controle de recebimentos

O “contas a receber” representa o direito de recebimento que a empresa tem

com
relação ao seu próprio negócio e que geram receitas, destacando por
exemplo, no caso de
empresas comerciais, as vendas de seus produtos. Neste
exemplo estão inclusas as vendas
à vista e a prazo, considerando cartão de
crédito e débito, vendas com cheques pré-datados
ou não, duplicatas, promissórias,
empréstimos etc.

Muitas empresas, preocupadas com o risco de inadimplência de seus clientes,

estão
cada vez mais atentas à carteira de duplicatas a receber. Desta forma,
quem trabalha no
setor responsável pela receita da empresa está encarregado
de controlar e lançar
documentos em um sistema de controle de recebimentos.
Por este motivo, a qualificação e a
agilidade deste processo de controle se
faz essencial, de maneira que as rotinas básicas de
controle dessas receitas
seja intermediada por um sistema automatizado, o qual possibilite
maior assertividade
e reduza, desta forma, as possibilidades de erro.

Dentre as rotinas de controle, do sistema de contas a receber, podemos descrever

como exemplo:
 Identificação dos valores monetários que a organização tem a
receber.

Lançamento dos créditos, no sistema de controle da empresa,

levando em consideração os valores e as datas de recebimentos e
também os dados do cliente.

Controle dos documentos físicos, se for o caso, para evitar erros e

realizar a correspondência com o sistema de controle.

Arquivar o documento físico e digital, em ordem cronológica, se

houver.

Fazer a conferência dos valores recebidos com relação aos

registrados no sistema de controle.

Efetuar a baixa dos documentos, no sistema de controle, para enviar

à contabilidade.

A figura 1 mostra como acontece o processo de entrada em um sistema de gestão de

contas a receber.
(objetos/fig01.png)

Figura 1 – Sistema ERP

Fonte: Adaptado de: GUARINO, 2015.

Este processo é alimendado pelo sistema de informações gerenciais. É ele

que
disponibilizará os relatórios do “contas a receber” com informações de
vencimento, valores e
origens destes.
 Assim como o sistema de controle de contas a pagar, a estrutura da tecnologia
utilizada,
para o sistema de controle de contas a receber, também deverá atender
as necessidades da
empresa, considerando seu perfil, seus processos e sua gestão.
Neste sentido, cada
empresa tem um sistema próprio de controle de recebimentos,
adaptado conforme as suas
necessidades.

Como vimos, os sistemas de contar a pagar e contas a receber estão automatizados,

se
bem estruturados, de acordo com a realidade da empresa, agilizam, qualificam e
diminuem
as margens de erro destes dois tipos de controle. Lembre-se, contas a pagar
e a receber,
quando acontecem fora dos prazos, podem prejudicar o fluxo de caixa da
empresa, pois o
controle das entradas e saídas de recursos deve estar bem ajustado,
mantendo assim o
equilibrio financeiro da organização.

Além da estrutura dos sistemas de controle, em acordo com os processos e serviços

da
empresa, é preciso considerar também os tipos de tecnologias utilizadas para a
criação
destes sistemas, elas podem ser mais simples ou mais sofisticadas. Entre
elas destacamos
as planilhas eletrônicas e alguns softwares utilizados na gestão
empresarial.

Planilhas eletrônicas

Na execução das ações de control dos processo financeiros, as organizações que não
possuem sistemas de gestão fazem uso das planilhas eletrônicas. As planilhas são
construídas com base nas especificações de cada empresa.

Em comparação com alguns sistemas antigos, as planilhas possuem um custo mais

baixo, adapatando-se às necessidades das organizações e também às mudanças, pois
modificar um sistema, em alguns casos, dura vários meses e o custo é bastante elevado.

Na planilha abaixo mostramos um exemplo simples de controle de pagamentos.

 Controle do Contas a Pagar Pagamentos

Data Cliente Doc. Venc. Valor Data Valor Desc. Juros OBS.

01/09 Luz 0002 01/09 320,00 01/09 320,00

01/09 Telefone 0013 12/09 220,00 12/09 220,00

02/09 Aluguel 0026 15/09 1.500,00 17/09 1.600,00 100,00

04/09 Forn. X NF. 08 17/09 900,00 17/09 900,00

04/09 Forn. Z NF. 14 18/09 1.100,00 18/09 1.100,00

05/09 Folha 09/2016 20/09 6.000,00 05/10 6.000,00

Através deste controle podemos visualizar todos os compromissos que a empresa tem
ou terá durante o mês como: fornecedor, títulos a pagar, títulos pagos, tipo de pagamentos
etc.

Mas, de qualquer forma, é preciso ficar atento, pois, em alguns casos, as planilhas são
modificadas por mais de uma pessoa, o que pode gerar falhas nos relatórios gerenciais,
dificultando tanto a compreensão das informações quanto o processo de tomada de decisão.

O mais seguro, portanto, é utilizar um software especializado, voltado para gestão

empresarial. Veremos, a seguir, alguns exemplos.

Software de gestão empresarial

Atualmente existem, no mercado de softwares, alguns programas computacionais
voltados à gestão empresarial.

Os softwares de gestão empresarial possuem um papel importantíssimo, no que tange

o gerenciamento da empresa. São responsáveis por analisar, identificar e gerenciar
todos os
processos que ocorrem na organização, controlando assim as informações geradas
para os
setores responsáveis da empresa.
 Nesse sentido, podemos citar os sistemas de gestão empresarial - sistemas totalmente
integrados - que atuam como responsáveis por gerenciar todos os dados da organização.
Alguns exemplos de sistemas utilizados são: ERP – Enterprise Resource Planning (Sistema
Integrado de Gestão Empresarial); SCM – Supply Chain Management (Gestão de Cadeia de
Suprimentos); CRM – Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com
o
Cliente) DW – Data Warehouses (Depósitos de Dados) e o BI – Business Intelligence
(Inteligência Empresarial). São sistemas com diferenças e especificidades, porém com
objetivos em comum, por exemplo: analisar, armazenar e disponibilizar informações
concretas para a tomada de decisão.
ERP – Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão
Empresarial)

Este possui a finalidade de realizar integração entre todas as operações existentes na

empresa, obtendo como vantagem o acesso a todas as informações, aumentando a
eficiência na produção de produtos e serviços e disponibilizando qualidade na transmissão
das informações.

O ERP é formado por um conjunto de pacotes de sistemas, pois precisa abranger todas as
áreas e departamentos da empresa, como finanças, compras, vendas, produção, logística,
entre ouras. Todas estas áreas precisam estar integradas em um único sistema para que isso
ocorra.

O objetivo é atender a um padrão genérico de sistemas e realizar o processo de integração

entre todos os setores, no mercado existem alguns sistemas de ERP conhecidos, como:
SAP, ORACLE, SEM, Magnus e AP7. Estes três últimos são sistemas integrados
desenvolvidos por empresas brasileiras.

A figura 2 mostra como o sistema ERP interage com todas as áreas da organização, desde a
entrada – fornecedores - até a saída - clientes. Disseminando, assim, as informações
necessárias, para cada setor envolvido.

Observe na figura 2 o exemplo de integração do sistema ERP:

(objetos/fig02.png)

Figura 2 – Organograma de um sistema ERP

Fonte: Adaptado de: GUARINO, 2015.

SCM – Supply Chain Management (Gestão de Cadeia de Suprimentos)

O SCM – gestão de cadeia de suprimentos de negócio - é formado

por conjuntos de
ferramentas, atividades, programas e softwares;
tem como objetivo realizar a maior
integração entre os parceiros de negócios. É considerado como ferramenta de suporte para o
sistema ERP e uma tecnologia voltada para cálculos de planejamento e produção. Por meio
desta ferramenta os processos se tornam mais eficientes e menos custosos, sendo
desenvolvidos em um menor tempo de produção, com mais qualidade.

Segundo Turban (2010, pg. 322), o SCM é a gestão eficiente dos

processos de ponta a ponta, que começa com o projeto do
produto ou serviço e termina quando ele é vendido, consumido
ou utilizado pelo consumidor final.
CRM – Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento
com o Cliente)

O CRM – gestão de relacionamento com o cliente - é um sistema

especificamente
desenvolvido para aproximar o cliente e a organização,
durante o processo das negociações
empresariais. Auxilia na comunicação
da empresa com o cliente - e também com os futuros
clientes - e
identifica se o cliente está satisfeito com o produto ou serviço
oferecido pela
empresa.

Alguns benefícios podem ser encontrados, como por exemplo, redução de custos e despesas
para contatar um cliente, aumento da produtividade e melhoria do suporte ao cliente.

DW – Data Warejouses (Depósito de Dados)

O DW – depósito de dados - é um sistema com o objetivo de armazenamento de dados,

integrando este procedimento com todos os sistemas da organização. Possui a finalidade de
auxiliar no processo de tomada de decisão, com relação a todos os níveis gerenciais da
organização, disponibilizando dados que agilizam os processos decisórios.

Velloso (2014) apresenta DW como um sistema utilizado para

armazenar informações em bando de dados, de forma
consolidada. O desenho da base de dados favorece os relatórios,
a análise de grandes volumes de dados e a obtenção de
informações estratégicas que podem facilitar a tomada de
decisão.
BI – Business Intelligence (Inteligência Empresarial)

BI – inteligência empresarial - é um sistema dinâmico, flexível e com muita agilidade em

responder e apresentar, para seus usuários, informações necessárias e importantes para o
planejamento do negócio e para a tomada de decisão.

O principal objetivo do sistema BI é realizar a definição das técnicas e regras que serão
utilizadas para gerenciar um grande volume de dados, independentemente do tamanho da
empresa.

Como você já deve ter percebido, o profissional responsável por trabalhar nesta área deve se
adaptar aos sistemas de gestão empresarial, pois o foco da maioria das empresas está
relacionado com as entradas e saídas financeiras, referentes a sua atividade fim (produção,
comercialização ou prestação de serviço). Tendo como objetivo o controle dos recebimentos
e pagamentos efetivos da organização.

Percebemos também o grau de importância das tecnologias utilizadas, pois elas agregam as
informações e os processos da organização, cabendo ao profissional que irá atuar nesta área
um conhecimento sobre estas tecnologias. Por fim, é importante destacar que é este o
profissional que desempenha um papel importantíssimo com relação ao setor financeiro da
organização, pois é ele que mantém o controle e o equilíbrio das contas.