Instituto do Emprego e Formação Profissional , I.P.

Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto Tâmega

Ação: Técnico/a Auxiliar de Farmácia – EFA PRO

UFCD: 10159 –
Gestão do processo de encomendas de medicamentos e produtos de
saúde
Duração: 25 horas
Formadora: Carla Feliz
 Apresentação da formadora
https://www.powtoon.com/m/d2uQtt45fDc/2/m?
utm_source=email

Apresentação dos formandos

• Nome:
• Idade:
• Localidade:
• Escolaridade:
• Experiência profissional:
• Motivações:
Objetivos da UFCD

o Identificar e operacionalizar o processo de

encomendas de medicamentos e produtos
de saúde.
 Conceito de encomenda

1. ato de encomendar
2. pedido de mercadoria a fornecedor ou fabricante

3.mercadoria, objeto ou serviço encomendado

4. pedido

5. incumbência
 Processo de gestão da encomenda
o A gestão de stocks

Os stocks não são mais do que bens disponíveis para serem

transacionados em tempo útil. Estão dependentes de alguns
fatores, como sejam a procura, a oferta, o meio onde a
farmácia se insere, o espaço de armazenamento, a
disponibilidade económica, entre outros. O método de gestão
deverá resultar da interligação destes fatores, com os
condicionalismos do setor. É fundamental que a gestão e a
atualização das existências sejam feitas com regularidade e em
períodos de tempo curtos (AGUIAR, 2009).
 Processo de gestão da encomenda
o Aprovisionamento
É absolutamente fundamental que a gestão e a
atualização de stocks sejam feitas periodicamente,
dado o investimento associado. A complexidade desta
gestão prende-se com diferentes causas: a
dependência da prescrição médica, a
imprevisibilidade da escolha do utente aquando de
uma prescrição por Denominação Comum
Internacional (DCI), o crescente número de
referências no mercado dos medicamentos, a
sazonalidade de alguns produtos, entre outras.
Através de um controlo periódico do inventário é
possível realizar assertivamente as encomendas, tendo
em consideração eventuais reforços de stock em tempo
útil e em quantidades adequadas para evitar a rutura e
consequente não venda (DESSELE e ZGARRICK, 2009;
Ordem dos Farmacêuticos, 2009).
Esta monitorização deve começar a montante, antes da
encomenda. Além das ocasionais compras diretas, a
reposição diária de stocks é feita em função da rotação
dos produtos.
Existe uma ficha de produto, informática, com diversos
parâmetros ajustáveis, que devem estar adaptados,
desde logo, à necessidade de ter sempre presente a
quantidade indispensável de cada produto (AGUIAR,
2009; Ordem dos Farmacêuticos, 2009).
A caracterização, de forma cuidada, da farmácia
relativamente aos seus utentes, às suas necessidades,
aos seus hábitos e às suas expetativas permite efetuar
um aprovisionamento rentável e adequado. Além de
favorecer a satisfação dos utentes relativamente ao
atendimento e ao aconselhamento, evita a ocorrência
de flutuabilidades e permite traçar objetivos para o
futuro (AGUIAR, 2009).
A avaliação de entradas e saídas de produtos deve ser feita
regularmente, tendo em conta a rotatividade e a sazonalidade,
nomeadamente através de uma análise ABC.
Este é um método que aprecia a relevância dos diferentes
produtos na faturação anual total, através da classificação do
inventário em três categorias diferentes: A, B e C. Esta análise
permite direcionar a atenção para os produtos que têm a maior
contribuição para a faturação anual, produtos da categoria A, ao
invés de focar a atenção nos produtos da categoria C, com uma
baixa contribuição. Os produtos na categoria B apresentam uma
contribuição média. O estudo destes indicadores deve ser feito
comparativamente a dados de períodos homólogos.
 Processo de gestão da encomenda
o A importância da ficha de produto
A ficha de produto é um elemento determinante,
quer para a gestão quotidiana dos stocks, como para
a sua gestão a médio/longo prazo. Informaticamente,
este elemento contém toda a informação respeitante
de cada produto: desde informação científica, ao
detentor de Autorização de Introdução no Mercado
(AIM), aos preços e margens comerciais em vigor, a
localização do produto na farmácia, o histórico de
compras e de vendas, entre outros.
Esta informação permite conhecer melhor que fatores
influenciam a rotatividade dos produtos, e assim,
ajustar os parâmetros que beneficiem a gestão de
stocks (DESSELE e ZGARRICK, 2009).
A determinação do máximo e do mínimo de cada
produto é um dos parâmetros mais importantes para
a gestão das existências mas também existem outros
fatores intervenientes (AGUIAR, 2009):
• Perfil de venda: Informa-nos se a venda de um
produto é de uma, duas ou mais unidades. Elucida
igualmente se a venda está condicionada pela
prescrição médica, por outros produtos, ou se os
pedidos são espontâneos;
• Histórico de vendas: Num dia, ou num mês, qual a
média de unidades vendidas, em quanto tempo, e
em circunstâncias normais quanto tempo leva a
fazer a sua reposição, face às entregas que
dispomos. Neste parâmetro torna-se evidente quais
os produtos com sazonalidade mais marcada
relativamente a outros;
• Disponibilidade financeira: Qual a possibilidade
para adquirir um produto em condições comerciais
mais favoráveis, através de um maior investimento
inicial.
Existe uma sensibilização crescente para não
adquirir o que não é vendável. O mercado é
dinâmico, pelo que se devem verificar estes
parâmetros quando se efetuam as
encomendas, pelo menos, mensalmente
(AGUIAR, 2009).
Tarefa:

Elabore a atividade – Questionário – Gestão da encomenda

Tarefa:

Elabore a atividade – Análise da notícia – Aumento de

encomendas nas farmácias
 Processo de gestão da encomenda
o Aquisição a diferentes fornecedores
• A decisão de compra é uma das atividades
mais importantes na gestão diária da
farmácia. A necessidade é habitualmente
definida pelo Sistema Informático (SI) para as
compras de rotina, ou em reunião com os
delegados comerciais para os produtos
adquiridos diretamente, de modo a garantir
inventário para períodos de tempo mais
longos.
• A seleção e o aprovisionamento de
medicamentos e outros produtos de saúde
devem ser feitos, obrigatoriamente, junto de
entidades legalmente habilitadas para o efeito.
São vários os fornecedores que abastecem as
farmácias, destacando-se os armazenistas
(cooperativas farmacêuticas, multinacionais, e
pequenos grossistas privados de um ou dois
sócios) e os laboratórios (que representam a
indústria farmacêutica).
• A farmácia deverá ter sempre mais do que um
fornecedor para o bom funcionamento diário, no
entanto, deverá estabelecer um fornecedor principal,
que proporcione as melhores vantagens a longo
prazo.

• As cooperativas são armazéns propriedade de vários

sócios, e cujo diretor técnico (DT) é farmacêutico.
Comercializam todos os produtos dispensados na
farmácia, e habitualmente fazem mais do que uma
entrega diária, proporcionando uma boa gestão de
stocks e descontos financeiros razoáveis.
• Os laboratórios são representados por delegados
comerciais, que visitam as farmácias e apresentam os
produtos das marcas que representam. A aquisição de
produtos mediante encomendas diretas deve ter por
base a apreciação e comparação de dois pontos
fundamentais: a boa compra e a boa venda. As
compras diretas aos laboratórios, além das vantagens
comerciais, apresentam outras vantagens tais como a
prestação de cuidados de saúde e bem-estar nas
farmácias, juntos dos utentes, ou ações de formação
para os colaboradores da farmácia.
• No entanto, este tipo de compra implica um
maior empate de capital e capacidade de
armazenamento, fatores desfavoráveis às
farmácias, visto que envolve a compra de
maiores quantidades.
• É incontornável abordar, de forma breve, como
se processa a negociação, tendo em conta os
diversos parceiros que uma farmácia pode ter.
A negociação é, acima de tudo, o nivelamento
de interesses com proveitos mútuos.
• Esta assume uma relevância crescente uma vez
que se conseguem importantes dividendos
tendo em conta a competitividade que o
mercado farmacêutico tem registado.
Inicialmente deve recolher-se o máximo de
informação, conhecendo os benefícios da
parceria, e nos casos de inviabilização do
negócio, que soluções existem com outros
parceiros.
• Na negociação per si, determinam-se as
possíveis zonas de acordo para os prazos de
entrega, as condições de compra, as condições
de pagamento, as condições de devolução,
entre outros. É fundamental existir cooperação
para se atingirem resultados. No final é
importante verificar que as componentes do
acordo celebrado são postas em prática, e fazer
um estudo retrospetivo das compras efetuadas
(AGUIAR, 2004).
Processo de gestão da encomenda
o Encomendas diárias com base no inventário ou em
produtos vendidos

Visualize o vídeo – Como fazer o inventário em

farmácia - https://youtu.be/BNZguIgyyEU

- O que permite um inventário em farmácia?

- Quais os procedimentos do inventário na farmácia?
- Qual a periocidade ideal para elaborar um inventário?
 Processo de gestão da encomenda
o Classificação do método ABC
• Para cada produto a empresa deve definir um nível de
serviço a que se propõe trabalhar para o alcançar. A forma
mais conhecida de classificar os produtos é o método de
análise ABC.
• A análise ABC serve assim para diferenciar as políticas de
gestão de stocks e o grau de controlo necessário para cada
produto. É uma ferramenta de gestão na identificação dos
produtos de maior importância, classificando-os em três
classes, de acordo com a maior ou menor contribuição para
o valor do consumo anual.
• A análise ABC baseia-se na Lei de Pareto (regra 80/20) e
indica que tipicamente 80% das vendas de uma empresa
provêm de 20% dos seus produtos. Este conceito é hoje
adaptado ao que se conhece como classificação ABC em
que a classe A representa 80% das vendas, a classe B
representa os produtos até 15% das vendas e a classe C os
restantes 5%, como apresenta a figura 14 (Christopher
2011).
• Os produtos pertencentes à classe A e B são os produtos
mais importantes pelo seu valor monetário. Estes
produtos podem ter um valor de consumo elevado
através da combinação do custo baixo com o elevado
consumo, ou um custo alto com um baixo consumo. Para
estas classificações devem ser estabelecidos níveis de
serviço mais elevados e adotar-se o modelo de revisão
contínua.
• Os produtos de classe C são poucos relevantes, devendo
por isso ser adotados procedimentos simples de gestão de
stocks, sendo o modelo de revisão periódica, com uma
periodicidade alargada, o mais adequado (Carvalho, et al.
2010).
Processo de gestão da encomenda
o Encomendas diárias com base no inventário ou em
produtos vendidos

Visualize o vídeo – O Kaizen e as farmácias

https://youtu.be/1iNps9FJeao
 Processo de gestão da encomenda
o Indicadores de desempenho
• O caminho para a melhoria do desempenho depende em
muito da capacidade de cada um avaliar o impacto das
ações individuais no desempenho global da organização
onde está inserido, bem como compreender as decisões
nesse contexto. Para que tal seja possível, é necessário ter
informação adequada e atualizada. A avaliação de
desempenho permite acompanhar, em tempo-real, os
principais KPIs (key performance indicators) que
suportam os processos de decisão e todas as iniciativas de
melhoria contínua, desde o operador até ao gestor de
topo (Pinto 2010).
Existem assim alguns indicadores que são importantes na
avaliação do desempenho da gestão de stocks (Gonçalves 2010):

 Indicadores associados ao nível de stocks e à sua rentabilidade:

Taxa de rotação: Quantidade consumida ao longo do ano x 100

Quantidade média de stock

Indica o número de vezes que os stocks são renovados ao longo

do ano.
Quanto maior for a taxa de rotação maior será a rentabilidade dos
stocks (menor será o valor imobilizado em stocks).
 Taxa de cobertura: Quantidade média em stock x 100
Quantidade consumida ao longo do ano

Indica o tempo médio que o stock existente cobre a procura (dias

de stock).

 Indicadores associados ao nível de ruturas e ao nível de

serviço:

Taxa de rutura: Encomendas não satisfeitas por ano x 100

Total de encomendas por ano

Indica a percentagem da procura que não é satisfeita.

 % de nível de serviço: Encomendas aviadas do armazém por ano x 100
Total de encomendas por ano

Indica a percentagem da procura que é satisfeita a partir do stock.

Os principais indicadores utilizados pelas farmácias em

Portugal são os dias de stock (taxa de cobertura) e as
ruturas de stock (taxa de ruturas). Estes indicadores são
medidos diariamente, em valores gerais e por armazém.
 Exercício prático
• De acordo com os indicadores de desempenho para o
medicamento Neurofen:

- Taxa de rotatividade;
- Taxa de cobertura;
- Taxa de rutura;
- % de nível de serviço.
Atendendo aos seguintes:
Dados obtidos no ano 2020: Quantidades:

Consumo 1200

Stock médio 80

Encomendas não satisfeitas 2

Nº de encomendas anuais 20

Encomendas aviadas do armazém 18

Correção do exercício prático: Neurofen

Taxa de rotação 1500 unidades

Taxa de cobertura 6,6 dias

Taxa de rutura 10 %

% de nível de serviço 90%

 Processo de gestão da encomenda
o Encomendas a fornecedores
• A aquisição de medicamentos e outros
produtos de saúde pode ser feita por
intermédio de distribuidores grossistas, que
funcionam como intermediários entre os
laboratórios e a farmácia, e/ou diretamente
aos laboratórios de indústria farmacêutica,
sempre que as quantidades e vantagens
económicas o justifiquem.
• A escolha dos distribuidores assenta numa análise
criteriosa de diversos parâmetros, entre os quais:
rapidez e eficácia na entrega, profissionalismo do
serviço prestado, bonificação de produtos,
possibilidade de devolução e facilidades de
pagamento. De forma a ter acesso aos produtos em
falta no menor período de tempo possível e a
beneficiar de melhores ofertas em termos
económicos, é essencial para a farmácia trabalhar
simultaneamente com diferentes distribuidores.
• Assim, é aconselhável que nas farmácias se
trabalhe, com três distribuidores grossistas, como
por exemplo: Plural, Cofanor e OCP Portugal, sendo
as encomendas por norma realizadas, em dois
períodos distintos e de acordo com a proposta de
encomenda gerada automaticamente pelo Sifarma
2000, duas encomendas. No entanto, ao longo do
dia podem surgir situações que requerem a
realização de encomendas adicionais, quer de uma
forma instantânea quer por contacto telefónico
com os fornecedores.
• Em alguns casos, a farmácia pode efetuar
encomendas diretamente aos laboratórios,
beneficiando de vantagens económicas
relativas a descontos específicos e/ou
bonificações.
• Ocasionalmente, e de modo a satisfazer um
pedido específico urgente, surge a
necessidade de solicitar um determinado
produto junto a uma farmácia próxima.
Tarefa:

Elabore a atividade – Boas práticas na farmácia –

Gestão de encomendas
 Processo de gestão da encomenda
o Sistema informático
• De acordo com as Boas Práticas de Farmácia, uma farmácia
deve estar munida com meios informáticos apropriados,
constituindo um instrumento facilitador a uma melhor
prestação de serviço aos utentes e funcionários, havendo
um maior rigor e poupança de tempo nas tarefas diárias.

• Todos os computadores das farmácias possuem o sistema

informático “Sifarma 2000” criado pela empresa GLINTT na
qual a Associação Nacional das Farmácias (ANF) tem
participação, sendo a última que garante a atualização da
informação.
• Este software possibilita a prestação individualizada e
personalizada de serviços e a intervenção do
farmacêutico centrado no aconselhamento e na
segurança da dispensa dos medicamentos. Esse
programa facilita o cruzamento entre as principais
características do medicamento (posologia, mecanismo
de ação e interações), com o perfil de cada utente
(histórico da medicação e informações significativas,
tais como valores da pressão arterial, colesterol e
glicose), possibilitando aconselhar e acompanhar o
mesmo em cada dispensa e, assim, garantir o uso
seguro e eficaz dos medicamentos, assegurando uma
melhor gestão do risco associado à terapêutica.
• O “Sifarma 2000” também permite uma boa gestão
dos produtos na farmácia, pois detém a informação
do stock existente na farmácia, uma vez que através
deste programa, dá-se entrada, saída e quebra de
todos os produtos existentes na farmácia. É ainda
através deste que se faz o controlo dos prazos de
validade, o controlo das entradas e saídas de
medicamentos psicotrópicos e estupefacientes,
atualização dos preços e o processamento mensal
do receituário dos diferentes organismos (emissão
do verbete de identificação do lote, da relação
resumo dos lotes e da fatura mensal de
medicamentos).
Tarefa:

Elabore a atividade – Sopa de Letras – Nota de encomenda

 Processo de gestão da encomenda
o Realização de encomendas
• O “Sifarma 2000” apresenta-se como uma ótima ferramenta
neste procedimento uma vez que possibilita consultar a
ficha do produto, (anexo 1) onde inclui informação
pertinente como: código nacional e designação do produto,
forma farmacêutica, fabricante, stock mínimo e máximo
desejado, stock atual, preço de custo, preço de venda ao
público (PVP), fornecedor preferencial, prazo de validade,
média de saída mensal, quantidade encomendada e
quantidade reservada. Esta informação é bastante útil na
decisão de quais os produtos a encomendar e em que
quantidade.
• Um dos parâmetros mais importantes é a definição
do stock máximo e mínimo para cada produto, pois
o sistema informático tem a capacidade de criar
propostas de encomenda fundamentadas no stock
máximo e mínimo determinado por produto. Isto
acontece quando o produto atinge o ponto de
encomenda, que é aquele em que um produto, ao
ser vendido, passa a ter o seu stock atual igual ou
menor que o valor definido como stock mínimo.
• Esse produto é automaticamente mencionado na
proposta de encomenda numa quantidade
necessária para perfazer o stock máximo.
• Quando um produto é novo na farmácia é
preciso gerar a sua ficha de produto,
completando os critérios necessários para
que a ficha fique completa.
• Na análise da proposta, o farmacêutico revê
e altera quando necessário tendo em
consideração todos os outros critérios de
aquisição já anteriormente referidos na
seção de aprovisionamento.
• Normalmente numa farmácia, a encomenda diária (anexo 3)
é realizada ao final do dia, de forma online, sendo entregue
no dia seguinte. Esta tarefa é da responsabilidade do diretor
técnico, sendo que na sua ausência é efetuada por outra
farmacêutica denominada por ele.

• Os produtos podem ser também requeridos à parte das

encomendas diárias, por via telefónica, estes casos poderão
acontecer quando os produtos pedidos durante o
atendimento não se encontram em stock. Neste caso
regista-se o pedido telefónico no “Sifarma 2000” nas
observações do produto indicando a hora, o armazém para
onde encomendou, se está pago ou não, o nome do utente
a quem se destina e quem realizou a encomenda.
• Quando o utente requer o produto depois da hora
de fecho dos armazenistas, aponta-se o pedido na
lista de pedidos telefónicos que são efetuados pelo
funcionário que está de serviço na manhã seguinte.

• No caso dos pedidos diretos aos laboratórios, as

encomendas são feitas através da farmácia central
do grupo de farmácias localizado no Porto, no caso
das farmácias da região Norte.
 Processo de gestão da encomenda
o Receção e conferência das encomendas
Os produtos chegam às farmácias em contentores de plástico, de
cartão, ou em caixas de esferovite no caso dos produtos de frio.
São acompanhados da guia de remessa/fatura (anexo 4), enviada
em duplicado, onde comporta a seguinte informação:
dentificação do fornecedor e da farmácia; número de
identificação e data do documento; descrição individualizada de
cada produto (código, designação, forma farmacêutica, dosagem
e tamanho da embalagem); quantidade pedida e quantidade
fornecida de cada produto; bonificações e descontos realizados;
informação de falta de produtos; preço de custo unitário e
respetiva taxa de IVA; PVP dos produtos de preço fixo por lei;
preço total da encomenda, valor total do IVA e número total de
unidades.
• No “Sifarma 2000” a receção da encomenda é feita
no separador “Receção de encomendas”, onde é
elegida a encomenda em questão. Continuamente
é selecionado o botão “rececionar” de modo a
possibilitar a introdução do número e do valor da
fatura nos respetivos campos. Depois de já se ter
separado a encomenda com os produtos que serão
introduzidos no robot (MSRM) e os que não são de
robot, seleciona-se o botão “robot” que irá gerar
um número de encomenda o qual se deve inserir
no sistema informativo do robot através de um
monitor que o robot possui.
Tarefa:

Elabore a atividade – Visualize o vídeo: Robots para

farmácias https://www.youtube.com/watch?v=iCzYZDg3JlM
• Quando seleciona-se a opção “entrada de mercadorias” é
pedido o número da encomenda que o “Sifarma 2000”
gerou anteriormente. Os produtos são introduzidos no
robot sendo automaticamente contabilizado no “Sifarma
2000”.
• Durante esta etapa, é verificado o código, o nome, a forma
farmacêutica, a dosagem, a quantidade da embalagem e o
número de produtos enviados e faturados; o estado de
conservação do produto e o prazo de validade.
• O robot armazena os produtos segundo a sua própria
ordem de armazenamento, sendo que dispensa dos
medicamentos é feita segundo a regra de “first expiry, first
out”, isto é, o produto com o prazo de validade menor é o
primeiro a ser dispensado, e, posteriormente, pela regra de
“first in, first out”
• Depois de todos os produtos do robot serem
introduzidos no mesmo dá-se entrada dos restantes
produtos manualmente através da leitura ótica dos
códigos de barras, sendo os parâmetros conferidos
os mesmos que na etapa anterior.

• Terminada a receção destes produtos são impressas

as etiquetas onde consta a identificação do
produto, o código de barras e o preço. Deve ser tido
em atenção de não deixar produtos por marcar,
assim como verificar se não existem produtos iguais
marcados com preços distintos.
• As encomendas telefónicas também são
entregues juntamente com uma guia de
remessa/fatura, no entanto para rececionar
estes produtos é gerada uma “encomenda
manual” no “Sifarma 2000”. Depois da
criação manual da encomenda a receção dos
produtos é efetuada do mesmo modo que os
restantes.
Tarefa:

Elabore a atividade – Questionário – Receção de

Tarefa:

Tópicos para a reflexão:

Na elaboração da reflexão deverá descrever uma experiência
de vida/situação de vida em que deve abordar os seguintes
temas:
- O inventário como elemento do processo de encomenda;
- Os elementos de uma nota de encomenda e a sua
finalidade;
- Os procedimentos da receção de mercadoria;
- A vantagem da utilização de software na gestão das
encomendas
Bom trabalho... e muita inspiração 😉
“O sucesso é uma consequência e não um
objetivo.”

Gustave Flaubert

FIM