UFCD 10160

Definições:
Desde o momento em que geramos o pedido e fazemos a encomenda até o momento que nos
chegue vai haver vários documentos:
Nota de Encomenda: É um documento emitido por um fornecedor à farmácia aquando nós
fazemos a encomenda. Este permite confirmar se os produtos faturados estão de acordo com
aqueles que estão encomendados.
Guia de Remessa: Quando o fornecedor envia a encomenda, esta vem acompanhada da guia de
remessa que vem desde o fornecedor até a farmácia. Através deste documento conseguimos
conferir a encomenda:

 Os dados de quem está a expedir e quem está a receber;

 Hora e local de carga e descarga;
 Identificação dos produtos
 Quantidade de produtos
 O Preço do fornecedor
 As taxas de IVA
Fatura: Documento fiscal emitido pelo fornecedor à farmácia. É conferida junto a guia de
Remessa. Esta irá permitir:

 Identificação das partes envolvidas na transação:

 Quantidade de itens vendidos;
 Data de envio e de entrega;
 Modo de transporte;
 Preços;
 Descontos;
 Método de pagamento - Condições de pagamento

Todos esses documentos têm de ser organizados e arquivados porque há períodos legais que nos
são impostos para mantê-los arquivados.
Devoluções
A devolução de medicamentos e produtos de saúde que estão disponíveis na farmácia aos
respetivos fornecedores é um processo que ocorre quando:

 Erros de aviamento dos Fornecedores (tratamento imediato)

 A integridade da embalagem não está garantida - Produto e/ou embalagem danificados;
 Produto/lote retirado;
 Alterações de preço ou comparticipações (Ex: Especialidades Farmacêuticas
descomparticipadas)
 Prazo de validade expirada;
 Produto mal aviado;
 Quando os produtos que se encontram faturados não nos foram enviados.
Gestão de Devoluções
No setor farmacêutico existem procedimentos específicos para devolução de produtos embalados
que não podem continuar em comercialização:
  Que foi alterado sua designação comercial (nome do medicamento) – Novas
apresentações.
 Que a renovação da autorização (AIM) não tenha sido autorizada por constituir perigo para
saúde pública;
 Medicamentos que, embora conservem a mesma designação, tenham tido a sua fórmula
alterada;
 Medicamentos retirados do mercado a pedido dos produtores ou importadores por
reconhecerem que os mesmos não são interessantes para saúde pública ou cuja
comercialização deixou de lhes interessar.
 Medicamentos comparticipados que não obedecem às Regras de redimensionamento
(Regra imposta entre 2003 e 2008 que exige que o medicamento cuja posologia seja
específica para numero de tomas e período de toma, contenham a quantidade exata
necessária na embalagem. Ex: Uma caixa de antibiótico com 20 comprimidos cujo
tratamento exige duas tomas diárias por 8 dias, daria 16 comprimidos no total. Sobram 4
comprimidos. A caixa deveria ter somente 16 comprimidos.
 Medicamentos cujo prazo de validade tenha expirado;
 Medicamentos cujas embalagens estejam danificadas.

Tratamento, envio, a regularização, arquivo:

Estes procedimentos envolvem regras de destruição específicas, e todo o processo é
devidamente documentado para efeitos fiscais.

 Os produtos com prazo de validade à dois meses do seu termo ou expirado, devem ser
separados das existências utilizadas. Não devendo ser vendidos ou fornecidos, mas
imediatamente devolvidos aos fornecedores e distribuidores.
 Para evitar sua redistribuição, os medicamentos Sem problemas de qualidade que tenham
de ser devolvidos, devem ser separados das existências comercializáveis até que seja
adotado a decisão quanto ao seu destino. Há sempre uma prateleira para guardar as
devoluções separadamente.
 Disposições especiais relativas aos produtos classificados como Não comercializáveis:
Qualquer operação de devolução, rejeição ou recolha e receção de produtos falsificados
deve ser devidamente registada, devendo os registos estar à disposição das autoridades
competentes.
*Ao efetuarmos uma devolução vai haver um fluxo de stock porque é obrigatório criarmos uma
devolução no nosso sistema informático indicando SEMPRE o Motivo dessa devolução e fazer
uma comunicação a autoridade tributária.

O Processo de devolução compreende:

 Identificar os produtos a devolver

 Criar uma guia de devolução dos produtos com o Motivo da Devolução
 O acondicionamento dos produtos a devolver ao Fornecedor
 Recolha e transporte na visita, o motorista realizará a leitura ótica do código de barras da
Nota de Devolução e dos respetivos contentores.
 O motorista valida a conformidade da Nota de Devolução disponível na PDA e a disponível
na farmácia, sendo também emitida a respetiva Guia de Remessa.
 Após a conclusão desta transação, o estado da devolução deve ser atualizado para “Em
trânsito”. Esta atualização deve ser realizada na plataforma e disponibilizada para
consulta, em área específica.
 Exemplo: Nº Nota de devolução Data de Recolha Status
987654 02.04.2013 Processada
32187 03.05.2013 Em trânsito

Utilização dos Sistemas de Informação na Gestão de devoluções:

SIFARMA Logitools
Whinphar Entre outros menos comuns.

O sistema possui um Registo das devoluções sendo que para cada devolução, é emitida uma
Guia de Devolução.
O produto é então devolvido ao fornecedor, junto com uma Nota de devolução que discrimina o
motivo da mesma.

Motivo da Devolução deve conter:

 Nº da fatura relativo aos produtos devolvidos

 Identificação do fornecedor
 Identificação da farmácia
 Quantidade devolvida
 Após Imprimir a Nota de devolução, deve carimbar e assinar
 São 3 cópias de devolução: Original e duplicado da guia de devolução vão junto com o
produto e o triplicado vai para o contabilista.

Informação na nota de Devolução:

No caso de Devolução Aceite: O fornecedor decide qual será a forma de ressarcir a farmácia. Por
Nota de Crédito ou Substituição do produto.
A QUEBRA é feita para retirar o produto do Stock comercializável. É feita no caso de devoluções
ou também quando o produto foi danificado na farmácia ou nos casos em que se usa um produto
para consumo interno na farmácia. Ex: Algodão, álcool gel.

SISTEMA INFORMÁTICO (SIFARMA 2000)

SLIDE 20
Criar Devolução:
Menu Encomendas / Gestão de Devoluções

 Aqui registamos todos os produtos a devolver;

 Quantidades dos produtos a devolver (fica em situação “Pendente” até a Regularização
das devoluções)
 Neste menu estão todas as devoluções que se encontram em Sistema e todas as
informações úteis sobre elas: Data e Hora; Fornecedor a que se destina; Situação no
momento desta Devolução; O seu custo total; Local de origem

 Os produtos Pendentes/Suspensos ficam na parte “A tratar”.

 As “Notas de devolução Emitidas” ficam na parte “A regularizar”
 A devoluções que já estão fechadas (devolvidas e regularizadas) ficam em “Arquivo”

Slide 21
Para Criar uma Devolução temos de colocar o nome do fornecedor (Parte A)
Fazer a leitura ótica(picar) ou Manual para registar os produtos a devolver. (Parte B)
Depois prenche-se a Quantidade a Devolver, Motivo da Devolução e a Origem (Número da Fatura
de Origem)
O resto das informações são preenchidas pelo sistema.
Tecla F4 dá acesso à Ficha do Produto
Tecla F8 dá acesso à Lotes e Stock da Ficha de Produto
Tecla F12 dá acesso ao Motivo da Devolução – Mostram os motivos que existem no sistema.
Para colocarmos mais Motivos: Menu – “Parametros” / “Motivos Devoluções” – Acrescenta-se
mais motivos

ATENÇÃO: O mesmo produto devolvido mas com Preço de custo diferente, ou Motivos de Devolução
diferentes devem ficar em Linhas Alternadas com outros produtos.

BOTÕES:

 Produto – Entramos na ficha do Produto

 Outras Dev. – Quando aparece A significa que existe outra devolução para este produto em situação
“APROVADO”
Quando aparece S o produto está em outra devolução em situação “SUSPENSA”, ou seja, ainda não foi
enviado. Não podemos SAIR sem suspender ou aprovar a devolução se não perdemos tudo.
ATENÇÃO: Quando terminamos a Devolução, imprimimos a mesma com 3 CÓPIAS. O Original e duplicado
acompanham os produtos devolvidos e o Triplicado vai para o Contabilista.

No SIFARMA não se consegue ter duas guias suspensas do meso fornecedor, só de fornecedores diferentes.
Assim: Temos de ir à Devolução já existente ou Cancelamos e fazemos uma nova devolução.

Para a Devolução seguir, há sempre que pôr “Aprovada” em sistema. Depois passa para “A regularizar”.

RESUMO – CRIAÇÃO DE DEVOLUÇÃO

 Criamos a devolução no Sistema;

 Escolhemos qual o produto a devolver;
 Dizemos a quantidade a devolver;
 Qual o motivo da devolução (de cada produto);
 Colocamos a fatura de origem referente ao produto a devolver;
 Aprovamos a Devolução;
 Imprimimos a Nota de Devolução em 3 cópias (Original, duplicado e triplicado) Original e duplicado
acompanham os produtos devolvidos e o triplicado vai para o contabilista)
 Produtos embalados prontos para a próxima visita do fornecedor, para leva-los.
 O fornecedor os leva e pode demorar meses para dar a resposta de aceite ou não aceite de alguns
produtos. Não responde a todos ao mesmo tempo.

REGULARIZAÇÃO (Slides 28, 29 e 30)

 Ao dar a resposta o Fornecedor informa qual a Guia de Devolução a que se refere

 Então vamos ao Menu e na parte de “Seleção de Guias de Devolução” colocamos o Número da guia
e regularizamos conforme a indicação do fornecedor.
 Em caso de ACEITE: Dão-nos Nota de Crédito ou Substituem os produtos.
 No caso da Nota de crédito, vemos o valor a regularizar e colocamos em
sistema.
 Depois selecionamos o IVA
 Imprimimos um comprovativo de regularização (Listagens de Controlo) –
Slide 34.

 Em caso de NÃO ACEITE: Damos Quebra e os produtos seguem para Destruição.

RESUMO – REGULARIZAÇÃO (Sequência de acesso e preenchimento)

 Menu Encomendas;
 Regularização de Devoluções;
 Introdução do Número da Guia Remessa (da devolução)
 Ver modo: Aceite / Não Aceite;
 Recolha da Nota de Crédito (se for esta a opção), introduzir o número correspondente a nota de
crédito do produto em questão.
 Selecionar o IVS
 Imprimir o documento comprovativo da Regularização da devolução.