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Módulo 3 30 aulas
Gestão do processo de encomendas de medicamentos e
produtos de saúde
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Objetivos

 Identificar e operacionalizar
o processo de
encomendas de
medicamentos e produtos
de saúde.
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CONTEÚDOS


Gestão de encomendas
o
Encomendas diárias com base no Inventário ou
em produtos vendidos
 Verificação de média de vendas, históricos e
quantidades
 Introdução de condições comerciais ou bónus
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CONTEÚDOS

o
Encomendas manuais
o
Encomendas suspensas
o
Encomendas tipo
o
Encomendas instantâneas
o
Encomendas via verde
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CONTEÚDOS


Receção de encomendas
o
Consulta de encomendas

Por rececionar

Em receção
o
Agrupar e rececionar
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CONTEÚDOS


Utilização dos sistemas de informação (SI) na
gestão de encomendas


Realização de encomendas via B2B


Receção automática da encomenda
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Trabalhos a realizar:

 Sifarma- Glintt

 Sistema Nacional de Saúde 24

 Fichas de produto

 B2B

 QRcode – (éticos)

 Serviços partilhados do Ministério da Saúde (SPMS)

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Conceitos introdutórios

 Encomenda

 Sistema Informático (SI)

 Compra

 Stock máximo e mínimo

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Encomenda

 Fase em que se expressa a intenção

de compra por parte do comprador.

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Sistema Informático (SI) SIFARMA

 Sistema de Informação (SI)-

Processo através do qual se
transformam dados em
informação.
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Compra

 Quando a gestão do stock deteta a

necessidade de encomendas, efetua a
aquisição do bem/bens.
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Stock máximo e mínimo

 A determinação do máximo e do
mínimo de cada produto é um dos
parâmetros mais importantes para a
gestão dos inventários,
nomeadamente nas encomendas
diárias.
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Gestão de Encomendas

 O Sifarma permite a gestão de stocks através

de vários sistemas, como por exemplo:
 - Gestão por níveis de stock máximo e
mínimo (Encomenda Diária)
 - Gestão por calendário (Encomenda Tipo)

 - Gestão manual (Encomenda Manual)

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Gestão de Encomendas

 O ecrã de "Gestão de Encomendas"

permite consultar/filtrar os diferentes

tipos de encomendas existentes no
sistema, e/ou consultar/filtrar a
situação das encomendas.
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Gestão de Encomendas

 São várias as situações que uma encomenda

pode atravessar:
 (Proposta) - Neste caso a encomenda ainda
não existe;
 "Suspensa" - Quando está registada, mas
ainda não se encontra validada;
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Gestão de Encomendas

 "Aprovada" - Quando é validada pelo

responsável;
 "Anulada" - Quando está registada no
sistema, mas foi anulada ficando sem efeito;
 "Enviada" - Depois de ter sido enviada ao
fornecedor;
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Gestão de Encomendas

 "Em Receção" - Depois de lhe ter sido

associada uma guia de remessa com pelo
menos um produto;
 "Fechada" - Quando a sua receção estiver
terminada (sem produtos em falta).

As situações, "Anulada", "Em Receção" e

"Fechada" não são visíveis.
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Gestão de Encomendas

 É na Gestão de Encomendas que

encontramos os vários tipos de Encomenda
que podem ser criados no Sifarma, os quais
permitem uma melhor e mais correta gestão
dos stocks do inventário da Farmácia. São
eles:
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Gestão de Encomendas

o Encomendas diárias

o Encomendas manuais

o Encomendas suspensas

o Encomendas tipo

o Encomendas instantâneas

o Encomendas via verde

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Encomendas diárias

 Encomendas diárias com base no Inventário

ou em produtos vendidos
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Encomendas diárias

 Neste tipo de encomendas, é gerada,

automaticamente, uma proposta de produtos
a encomendar, tendo em conta o stock
mínimo e máximo presentes na ficha do
produto e as vendas realizadas.
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Encomendas diárias

 A lista é analisada e ajustada tendo em

consideração a média das vendas nos

últimos meses e a época do
ano/sazonalidade.
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Encomendas diárias

 Durante a validação da encomenda, há que

rever todas as sugestões de encomenda e

confirmá-las, podendo ainda escolher-se o
fornecedor que oferece as melhores
condições. Após aprovação, a encomenda é
enviada diretamente ao fornecedor.
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Encomendas diárias

 Neste tipo de encomendas é imprescindível

avaliar os preços e considerar as campanhas

promocionais que possam estar a decorrer de
modo a rentabilizar a compra dos produtos.
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Encomendas manuais

 Encomenda feita ao fornecedor no

momento em que o cliente nos pede o
produto e a farmácia não o tem em
stock.
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Encomendas suspensas

 Encomendas feitas sem receita, o cliente não

tem o receituário consigo.

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Encomendas tipo

 O utilizador pode criar uma ou várias

encomendas de determinados produtos, com
data de geração pré-definida e com o objetivo
de satisfazer diferentes tipos de
necessidades.
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Encomendas tipo
 Para criar uma
encomenda tipo, o
utilizador deverá
inserir a designação
da mesma,
seguindo-se a sua
calendarização
(opcional)
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Encomendas tipo
 e preenchimento
de detalhe
(produtos e
quantidades). Para
registar esta
informação no
sistema, deve
carregar no botão
Gravar
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Encomendas instantâneas

 A encomenda instantânea realiza-se aos

fornecedores, quer por telefone, quer através

do SI ligado a cada fornecedor. Por esta via
apenas se realizam as encomendas dos
produtos que, aquando o atendimento, não
existem em stock.
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Encomendas instantâneas

 Durante a encomenda por esta via é possível

confirmar em tempo real a disponibilidade no

fornecedor, podendo-se, no ato do atendimento,

informar o utente sobre quando chegará o seu

produto.
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Encomendas via verde

 Quando existe uma receita válida o

armazenista entrega sempre o produto à
farmácia.
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Encomendas via verde

 A encomenda por Via Verde ficou disponível

a partir de 15 de fevereiro de 2016 e

melhorou o acesso a medicamentos
pertencentes à lista de medicamentos cuja
exportação/distribuição intracomunitária é
sujeita a notificação prévia ao INFARMED.
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Encomendas via verde

 Os produtos elegíveis para a encomenda por

Via Verde são listados pelo INFARMED. A Via

Verde consiste então, numa via excecional de
aquisição de medicamentos de quota limitada,
e pode ser ativada quando a farmácia não tem
stock do medicamento pretendido.
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Encomendas via verde

 Através da Via Verde e com o número da

receita médica, torna-se possível

encomendar a quantidade de produto
necessária para satisfazer a receita médica,
salvaguardando-se, assim, a continuidade do
tratamento do doente.