UFCD 10161 – Gestão de stocks da

farmácia

Disciplina: Gestão Farmacêutica

Professora Paula Rodrigues
Curso Profissional de Técnico Auxiliar de Farmácia
Ano le:vo 2022/2023
Gestão de
stocks da
farmácia
Objetivos:

1.  Iden:ficar os conceitos e princípios u:lizados na gestão de stocks;

2.  Operacionalizar o processo de gestão de stocks;

3.  U:lizar os instrumentos de controlo e informação de stocks.

Gestão de stocks
•  Gestão farmacêu/ca de stocks: é o conjunto de a:vidades que visam garan:r o stock de
medicamentos e outros produtos farmacêu:cos, de forma a suprir as necessidades
terapêu:cas dos doentes, mas também os interesses da ins:tuição de saúde.

•  Os stocks de uma farmácia representam um inves:mento significa:vo sendo dos

principais desafios na sua gestão. Se por um lado, e segundo as Boas Prá:cas em
Farmácia (BPF), deve ser garan:da uma gestão de stocks de medicamentos e outros
produtos de saúde que assegure as necessidades de todos os utentes por outro deve
fazer-se isso de modo consciente para que não haja excesso de stock com consequente
prejuízo desnecessário. As flutuações significa:vas e os elevados graus de incerteza,
cons:tuem fatores crí:cos na gestão de stocks.
Gestão de stocks
•  Obje:vos da gestão de stocks envolvem a determinação de três fatores essenciais:

- quanto encomendar,

- quando encomendar;

- quan:dade de stock de segurança* (stock mínimo e máximo) que se deve manter

para que cada ar:go assegure um nível de serviço sa:sfatório para quem o procura.
* consiste nas unidades de cada ar:go des:nadas a prevenir eventuais ruturas, devido a
atrasos no seu fornecimento ou por aumento do seu consumo
 Gestão de stocks
•  Uma gestão de stocks eficiente implica que sejam adotados alguns requisitos imprescindíveis, tais como:

- Estabelecer para cada ar:go o seu ponto de encomenda com base no stock de segurança, no stock mínimo
e no stock máximo;

- Controlo permanente das existências de forma a suprir rapidamente as faltas;

- Reduzir os custos de aquisição;

- Reduzir ou evitar o stock de medicamentos em desuso ou obsoletos;

- Reduzir os custos de armazenamento;

- Realizar inventários _sicos periódicos, de forma a manter atualizado as existências _sicas com as do suporte
informá:co;

- Bom relacionamento com os fornecedores.

 Gestão Racional das Existências
•  Estas decisões assumem uma dinâmica repe::va ao longo do tempo, e tornam-se complexas devido ao enorme
leque de fatores envolvidos na tomada das mesmas. Para resolver este problema u:lizamos procedimentos
matemá:cos e estaas:cos entre eles:

- Classificação ABC (Análise de Pareto).

- Classificação XYZ;

- Es:ma:vas de parâmetros como Stock Máximo, Stock De Segurança, Ponto De Encomenda.

•  A gestão de stocks cons:tui uma das principais a:vidades do farmacêu:co. Esta desempenha um papel relevante e
estratégico, principalmente devido aos elevados encargos económicos que acarreta.

•  A gestão de stocks consiste em manter um nível de stock de um determinado ar:go na mesma proporção do seu
consumo, com o obje:vo de reduzir os custos, incluindo os de armazenamento. No entanto, além do aspeto
financeiro, a garan:a da qualidade também não deve ser descorada, de forma a assegurar as necessidades
farmacoterapêu:cas dos doentes.
Principais aplicações do SI Sifarma 2000
Principais aplicações do SI Sifarma 2000
Principais aplicações do SI Sifarma 2000
 Principais
aplicações do
SI Sifarma
2000
Principais aplicações do SI Sifarma 2000
Principais aplicações do SI Sifarma 2000
Seleção e Avaliação de Fornecedores
A avaliação de fornecedores é um processo conanuo que deve avaliar, além dos critérios indicados na

figura seguinte, os requisitos impostos na realização das notas de encomenda ou ordens de compra, como

os mínimos de valor e/ou de quan:dades, a aceitação de devoluções, entre outros.

No processo de seleção de fornecedores existem algumas situações em que, para um determinado

medicamento ou produto farmacêu:co, existe apenas um único fornecedor. Podem referir-se a atulo de

exemplo a existência de patente, devido a especificações técnicas ou, ainda, a uma matéria-prima

específica u:lizada no seu fabrico. Contudo, e apesar das situações apresentadas, não invalida que o

fornecedor seja alvo de avaliação.

Seleção e Avaliação de Fornecedores
Seleção e
Avaliação de
Fornecedores
- Sifarma 2000
Seleção e
Avaliação de
Fornecedores
- Sifarma 2000
Seleção e
Avaliação de
Fornecedores
- Sifarma 2000
Seleção e
Avaliação de
Fornecedores
- Sifarma 2000
 Produtos
sem
consumo –
stock
parado e
respetivo
tratamento
 Produtos
sem
consumo –
stock
parado e
respetivo
tratamento
Produtos sem consumo – stock parado e
respetivo tratamento
•  A listagem de produtos sem consumo, possibilita a iden:ficação dos produtos que não tenham :do
movimento (vendas) desde a data determinada pelo u:lizador.
LISTAS /
TABELAS
Produtos sem consumo – stock parado e respetivo
tratamento
 Produtos sem consumo – stock parado -
Desvantagens

•  Custos
•  Não realiza vendas;
•  Não há lucro (perde dinheiro);
•  Inves:mento parado;
•  Armazenagem (ocupar espaço)
 Produtos sem consumo – stock parado e respetivo
tratamento

COMO solucionar o Stock PARADO??

•  Efetuar campanhas / promoções;
•  Outras estratégias de Marke:ng - ex: colocar num
lugar visível;
•  Indicação Farmacêu:ca (técnico ou farmacêu:co
que aconselha);
•  Venda Cruzada.
Produtos sem consumo – stock parado e
respetivo tratamento
•  Tratamento de Produtos sem Consumo

Os produtos iden:ficados, podem ser produtos que estão a "pesar" no inventário da Farmácia. Deve-se então:

1º - Tentar escoar o produto;

2º - Devolver ao Fornecedor;

3º - Proceder à sua Quebra.

Complementarmente, a Farmácia deverá marcar o produto como re:rado, por forma a evitar novas encomendas
(automa:zadas) do mesmo.
Cross-selling e up-selling:
Enquadramento
Farmácias comunitárias: sujeitas a uma crescente concorrência e a um público- alvo cada vez mais exigentes e
informado.

Assim é essencial que as farmácias afirmem-se como espaços de saúde e de bem-estar e não apenas locais de
dispensa de MSRM

Obje/vo: conquistar novos utentes e manter os que já têm, proporcionando-lhes sa:sfação

Importante que os profissionais de farmácia apostem no desenvolvimento das suas competências,

nomeadamente em técnicas de venda – cross-selling e up-selling
Cross-selling e up-selling - objetivo
A aplicação do cross-selling e up-selling no trabalho
diário realizado na farmácia
converte

O atendimento do utente

Num serviço personalizado e de qualidade

Cross-selling ou venda cruzada
•  Definição:

ü  Consiste em iden:ficar e sugerir um, ou mais produtos/serviços complementares à aquisição inicial.

•  Decorre:

ü  Da iden/ficação de necessidades por parte do farmacêu/co/ técnico de farmácia que,

embora desconhecidas dos utentes, são efe:vas , e de cuja sa:sfação ficaria privado se não
fosse informado.

ü  De necessidades iden/ficadas pelo utente, aumentando o seu nível sa:sfação.

Cross-selling ou venda cruzada
Cross-selling ou venda cruzada
Up-selling ou venda vertical
•  Definição:

ü  Consiste em aumentar o consumo dos produtos ou serviços que os utentes já u:lizam ou em consumir
produtos de maior valor que os habituais.

ü  Pode-se desenvolver up-selling através de promoções:

•  Oferecer um desconto no preço pela compra do produto/serviço de gama superior;

•  Dar amostras gratuitas de um produto mais avançado.

•  Obje/vos principais:

ü  Potenciar a sa:sfação do utente e fidelizá-lo à farmácia e ao produto.

ü  Permi:r à farmácia racionalizar a gestão dos seus stocks.

Cross-selling e up-selling
Cross-selling e up-selling

Fases do atendimento e a importância da comunicação

Uma comunicação eficaz contribui:

ü  Para o esclarecimento de questões relacionadas com a patologia e o respe:vo tratamento;

ü  Ajudar na adesão terapêu:ca;

ü  Ajudar na sugestão de outros produtos ou serviços (cross e up-selling) que complementam o tratamento inicialmente
proposto.
Cross-selling e up-selling – Equipa da Farmácia

Fases do atendimento e a importância da comunicação

1.  Acolhimento e receção do utente:

ü  Farmacêu:co/técnico de farmácia deve cumprimentar de forma amável , calorosa e cordial

(ex: bom dia, em que posso ser ú:l?);

ü  Iniciar o atendimento com um sorriso atencioso e com um contato visual, os quais devem ser
man:dos ao longo do mesmo;

demonstram confiança, simpa:a e disponibilidade

ü  Importante saber o nome do utente e passar a tratá-lo pelo seu nome ideia de que ele é
importante para ser lembrado.
Cross-selling e up-selling – Equipa da Farmácia
Fases do atendimento e a importância da comunicação

2.  Desenvolvimento do atendimento – iden:ficar as necessidades do utente:

ü  Exige a u:lização de boas capacidades de comunicação

Cross-selling e up-selling – Equipa da Farmácia
Fases do atendimento e a importância da comunicação
2.  Desenvolvimento do atendimento


Cross-selling e up-selling – Equipa da Farmácia
Fases do atendimento e a importância da comunicação
3.  Demonstrar o produto/serviço

ü  Coordenação dos produtos sugeridos com as mo:vações do utente determinante para a eficácia do cross e up-
selling;

ü  Salientar o valor subje:vo do produto, ou seja, as suas vantagens e bene_cios, demonstrando que vai de encontro ao que
o utente pretende.

Cross-selling e up-selling – Equipa da Farmácia
Fases do atendimento e a importância da comunicação

4.  Fechar o atendimento

ü  Nesta fase deve-se procurar entender se as questões e as necessidades o utente estão atendidas e
sa/sfeitas.

Bom fecho de atendimento:

•  Garante que o utente regresse com a noção de que será bem atendido;

•  Gera entendimentos favoráveis sobre a intervenção do farmacêu:co e sobra a farmácia.

maior probabilidade de nestes utentes as técnicas de cross e up-selling se demonstrarem
efe/vas.
Aplicação prática do cross-selling e up-selling na
farmácia
•  Caso n.º 1
Aplicação prática do cross-selling e up-selling na
farmácia
•  Caso n.º 2

Contagem física
•  A contagem _sica permite que sejam feitas contagens, totais
ou parciais, das existências da Farmácia. Deste modo, o
u:lizador pode proceder a verificação do stock e efetuar
eventuais correções às suas existências.

•  O Sifarma 2000 possibilita três :pos de contagem _sica:

- Contagem Física Manual;

- Contagem Física Automa:zada com o auxílio de

aparelhos específicos;

- Contagem Física do Robot.

Contagem física
•  Contagem Física Manual
ü  Criar lista
O processo de contagem _sica inicia-se pela produção da listagem
de controlo através da opção "Listagem para Contagem Física“
Surge então o ecrã de seleção de critérios

•  Os critérios de pesquisa permitem determinar quais os produtos a

incluir no processo. De referir que existem vários modelos de
listagens, que vão ter impacto na forma de organização do relatório. A
"Lista Normal" agrupa os produtos por prateleira, a "Lista por Taxa de
IVA" agrupa os produtos com a mesma taxa de IVA e a "Lista por
Laboratório" agrupa os produtos segundo o detentor da AIM.
• 

Contagem física
•  Na lista produzida para a contagem física, a seguir à
identificação de cada produto, existe um espaço em
branco destinado a ser preenchido com o n.º de unidades
do produto existentes na prateleira. Após impressão da
referida listagem, o sistema questiona o utilizador sobre o
registo da mesma. Esta deve ser aceite de modo a dar
seguimento ao processo já iniciado, e possibilitar
posteriormente, a chamada da lista.
Contagem física
Neste caso, será necessário introduzir a designação a atribuir à listagem
produzida.

•  Recolher contagem

Quando aceder à opção "Recolha de Existências" surge a relação de todas as

listagens de contagem _sica em processo, pelo que o u:lizador necessitará
indicar qual a listagem em que pretende efetuar a recolha de existências.

Contagem física
•  A listagem selecionada é apresentada em ecrã e incluirá todos os produtos pela
ordem presente na listagem emi:da.

•  Neste ecrã, o u:lizador coloca a informação recolhida em papel na "lista para

contagem \sica", transportando-a para o sistema com o obje:vo de o atualizar.
No caso de não exis:r stock em alguns dos produtos desta listagem, temos o botão
"Coloca não contados a 0" que preenche o campo "Stk. Contado" a zero. O botão
F2-Guardar permite efetuar o registo de todas as alterações efetuadas, sem no
entanto significar correção de stocks. Para isso, o u:lizador tem de con:nuar o
processo de contagem _sica. Se o u:lizador escolher Sair depois de ter efetuado
qualquer alteração, a aplicação ques:ona o u:lizador sobre a gravação dessas
alterações.
• 

Documentos de fim de dia: talão recapitulativo
•  O "Fim de Dia" é a funcionalidade que permite efetuar o controlo dos movimentos contabilísticos do dia a dia da
Farmácia.

•  Esta função pode ser acedida no Menu "Atendimento > Fim de Dia > Consulta de Caixa".

•  Esta consulta pode ser feita em qualquer momento, podendo reportar-se à data atual ou a qualquer data anterior.
Documentos de fim de dia: talão recapitulativo
•  Talão Recapitula/vo Diário

•  Talão Recapitula/vo Diário é o resumo de todos os documento contabilís:cos gerados pela Farmácia num determinado espaço
de tempo, numerações e valores. Como tal, se houver movimentos por terminar, por exemplo, atendimentos não liquidados, a
impressão deste documento não é permi:da, obtendo-se a seguinte mensagem:

•  Neste caso, a Farmácia deve resolver primeiro todas as situações pendentes para então imprimir o documento. Se na seleção de
datas for indicado um intervalo de dias, é impresso um recapitula:vo diário individual para cada dia.
Documentos de fim de dia: talão recapitulativo
•  Vamos detalhar os campos que são visíveis no talão
recapitula:vo diário:
A – Indica a numeração dos diversos :pos de documentos emi:dos pela Farmácia;

B - Apresenta os valores líquidos referentes às transmissões de bens efetuados

pela Farmácia por diversos :pos de documentos e por taxas de IVA;
C – São os totais dos diversos :pos de documentos, valores líquidos e valores de
IVA;
D1 - Valores de transmissão de bens, todos os valores de C menos os valores de
serviços e valores de recibos;
D2 – Total dos valores dos serviços prestados pela Farmácia;

D3 – Total apurado de transmissão de bens D e Valores de serviços D2;

E – Descri:vo de taxas de IVA e separados por serviços e transmissão de bens;

F – Valor suportado pela Farmácia;

G – Valores de incidência por taxas de IVA;

H – Valor do imposto por taxas de IVA;

I – Valor calculado por taxas de IVA, valor de incidência F mais valor de imposto H

J – Descri:vo por :pos de documentos;

K – N.º de documentos, valores de vendas a dinheiro e respe:vos totais;

L – N.º de documentos, valores de vendas a crédito e respe:vos totais.

Tabelas e ficheiros gerados a partir do
sistema informático
•  Relatórios
Uma das funcionalidades do Sifarma 2000 é a capacidade
de produzir relatórios com base em parâmetros definidos
pelo u:lizador, os quais podem ser posteriormente
impressos.

Ø  Produção de um Relatório

A produção de um relatório é uma operação realizada em

duas etapas: em primeiro lugar a sua preparação,
seguindo-se a respe:va emissão.


 Tabelas e ficheiros gerados a partir do
sistema informático
Ø  Preparação

A preparação de um relatório é efetuada num ecrã específico,

onde o operador deve, consoante as suas necessidades,
definir os parâmetros que pretende analisar e determinar as
condições para produção do relatório.

Ø  Emissão

A emissão do relatório pode ser feita no ecrã, para pré-

visualização do mesmo. O u:lizador deve assim selecionar no
Menu de preparação do relatório a opção que se apresente
mais conveniente.

Tabelas e ficheiros gerados a partir do
sistema informático
•  Reconciliação de stock
A reconciliação de stock é o processo de comparar as contagens de stock _sico com os registos de stock
disponível informa:camente. Este é um processo importante, pois ajuda a reduzir as diferenças de stock e a entender
porque há diferenças.

-  Passos importantes para a reconciliação de stocks:

Ø Verificar a contagem do inventário _sico (verificar a quan:dade de produtos _sicos existentes nas prateleiras);

Ø Comparar a contagem _sica com os registos de inventário;

Ø Observar as receções de encomendas, as guias de remessas e faturas de stock desde a úl:ma reconciliação de
stock (verificar se alguma encomenda ficou esquecida).

Fim