Procedimentos

• Receção
• Conferência
• Armazenamento

De medicamentos e produtos de saúde

Nadine Lemos
Março 2020
Qual o procedimento de receção
de produtos?
1.Porque fazemos uma encomenda? 2.Fazemos a encomenda a quem?
• Falta de produto • Aos fornecedores: Alliance Healthcare, Plural, OCP...
• Produto da “moda” • Diretamente ao laboratório que representa o produto:
• Produto da “estação” Pierre Fabre, Cosmé9ca Ac9va...
• Campanhas
• Porque se a9ngiu o stock mínimo

3.Quais os documentos que são

gerados?
• Nota de encomenda
• Fatura (quando o produto chega à farmácia
vem acompanhado com a fatura ou guia de
remessa)
 Análise da fatura
• É para a farmácia?

• De que laboratório?

• Está conforme a nota de

encomenda?

• Os produtos entregues
correspondem em quantidade e
qualidade aos que foram
pedidos?

• Os descontos estão conforme o

combinado?

• O valor total da fatura está

correto?

• O prazo de pagamento está de

acordo com o combinado?
 Introdução de dados da Fatura

• Data da fatura

• Número da fatura

• Valor total da fatura

• Dar entrada aos produtos

• Produtos: quan9dade,
desconto, validades
 Receção B2B

• Menu Encomendas

• Receção de encomendas
 Receção B2B
• Selecionar a encomenda

• Clicar em F4 (estado da
encomenda)

• Notas: exemplos de estado

da encomenda: manual,
instantânea
 Receção B2B

• Clicar em receber guia

remessa/fatura e ESC
 Receção B2B

• Confirmar receção da
fatura/guia de remessa

• Clicar rececionar
 Receção B2B

• Inserir o número da fatura/

guia de remessa

• Inserir valor da fatura/guia

de remessa
 Receção B2B

• Clicar Sim para confirmar a

importação do ficheiro
 Receção B2B

• Clicar F2 para terminar –

Clicar Sim

• Clicar F5 para transferir

faltas
 Receção B2B

• Se transferir, selecionar o
fornecedor

• Clicar F2 para confirmar

 Receção B2B

• Confirmar a receção da
encomenda,
 Receção B2B
• Se entrada de
benzodiazepinas/
Psicotrópicos,
inserir ou
confirmar o
número de fatura e
clicar F2 para
gravar dados
 Receção B2B

• Optar pelo método de

impressão de etiquetas
 Receção B2B
• Imprimir o documento de
entrega da encomenda e
agrafar à cópia da fatura
 Receção Tradicional

• Menu Encomendas

• Receção de encomendas
 Receção Tradicional
• Selecionar a encomenda

• Clicar em F2 (rececionar)

• Notas: exemplos de estado

da encomenda: manual,
instantânea
 Receção Tradicional
• Inserir o número da fatura/
guia de remessa

• Inserir valor da fatura/ guia

de remessa
 Receção Tradicional

• A) Modo Manual – Efetuar a

leitura ó9ca produto a
produto

• B) Modo automá9co –
Carregar na tecla F5
 Receção Tradicional
• Validar os prazos de validade:

1) dos produtos com stock =0

2) dos produtos com stock diferente
de 0 (validade inferior no Sifarma)
 Receção Tradicional

• Separar os produtos para

marcação de preço
 Receção Tradicional

• Separar produtos conforme

a localização
 Receção Tradicional

• Validar preços

• Validar condições comerciais

• Validar quan9dades da
fatura com o preço Sifarma
 Receção Tradicional

• Clicar F2 para terminar

• Clicar Sim

• Clicar F5 para transferir

faltas
 Receção Tradicional

• Se transferir, selecionar o
fornecedor

• Clicar F2 para confirmar

 Receção Tradicional

• Confirmar a receção da
encomenda
 Receção Tradicional
• Confirmar o
número da Fatura
e clicar F2 para
registo de entrada
de Psicotrópicos ou
Benzodizepinas
 Receção Tradicional

• Optar pelo método de

impressão de e9quetas
 Receção Tradicional
• Imprimir o documento de
entrega da encomenda e
agrafar à cópia da fatura
 Preço
• Portaria n.o 769/2004, de 1 de Julho
Estabelece que o cálculo do preço de venda ao público dos medicamentos manipulados por parte
das farmácias é efectuado com base no valor dos honorários da preparação, no valor das
matérias-primas e no valor

Cálculo:

Cálculo do valor dos honorários

1 - O cálculo dos honorários da preparação tem por base um factor (F) cujo valor é de (euro) 4.
2 - Este factor é actualizado, automá9ca e anualmente, na proporção do crescimento do índice
de preços ao consumidor divulgado pelo INE para o ano anterior àquele a que respeita.
3 - No caso de dispensa de substâncias a granel, não se aplicam quaisquer valores de honorários.
4 - Os honorários são calculados consoante as formas farmacêu9cas do produto acabado e as
quan9dades preparadas, nos termos constantes do anexo à presente portaria, que dela faz parte
integrante.
 Preço

Cálculo:

Cálculo do valor das matérias-primas

1 - Os valores referentes às matérias-primas são determinados pelo valor da aquisição

mul9plicado por um dos factores seguintes, consoante a maior das unidades em que forem
u9lizadas ou dispensadas:
a) Quilograma: 1,3;
b) Hectograma: 1,6;
c) Decagrama: 1,9;
d) Grama: 2,2;
e) Decigrama: 2,5;
f) Cen9gramas: 2,8.
2 - Aos valores de aquisição a u9lizar no cálculo será, previamente, deduzido o IVA respec9vo.
 Preço

Cálculo:

Cálculo do valor dos materiais de embalagem

1 - Os valores referentes aos materiais de embalagem são determinados pelo valor da aquisição
mul9plicado pelo factor 1,2.
2 - Aos valores de aquisição a u9lizar no cálculo será, previamente, deduzido o IVA respec9vo.
 Preço

Cálculo:

Preço de venda ao público

O preço de venda ao público dos medicamentos manipulados é o resultado da aplicação da

fórmula:

PVP = (Valor dos honorários + Valor das matérias-primas + Valor dos materiais de embalagem) x
1,3, acrescido o valor do IVA à taxa em vigor
 Preço

• Portaria n.o 91/2013, de 28 de fevereiro

Estabelece para 2013 os países de referência e os prazos de revisão anual de preços dos
medicamentos, e revoga a Portaria n.o 1041-A/2010, de 7 de outubro

• Portaria n.o 135-B/2013, de 28 de março

Primeira alteração à Portaria n.o 91/2013, de 28 de fevereiro, que estabelece para 2013 os países
de referência e os prazos de revisão anual de preços dos medicamentos

Países: Espanha, França e Eslováquia (2013)

 Preço
• Portaria n.o 231-A/2014, de 12 de novembro
Estabelece os países de referência a considerar em 2015 para a autorização dos preços dos novos
medicamentos, bem como para efeitos de revisão anual de preços dos medicamentos do
mercado hospitalar e do mercado de ambulatório .

Países: Eslovénia, Espanha e França

• Portaria n.o 1016-A/2008, de 8 de Setembro

Reduz os preços máximos de venda ao público dos medicamentos genéricos

• Portaria n.o 1551/2008, de 31 de Dezembro

Altera a Portaria n.o 1016-A/2008, de 8 de Setembro, que reduz os preços máximos de venda ao
público dos medicamentos genéricos
 Preço

• Portaria n.o 668/2009, de 19 de Junho

Segunda alteração à Portaria n.o 1016-A/2008, de 8 de Setembro, que reduz os preços máximos
de venda ao público dos medicamentos genéricos

• Portaria n.o 1047/2009, de 15 de Setembro

Terceira alteração à Portaria n.o 1016-A/2008, de 8 de Setembro, que reduz os preços máximos
de venda ao público dos medicamentos genéricos

• Portaria n.º 1460-D/2009, de 31 de Dezembro

Altera a Portaria n.º 1016-A/2008, de 8 de Setembro, que reduz os preços máximos de venda ao
público dos medicamentos genéricos
 Preço

• Portaria n.o 283/2010, de 25 de Maio

Quinta alteração à Portaria n.o 1016-A/2008, de 8 de Setembro, que reduz os preços máximos de
venda ao público dos medicamentos genéricos

• Despacho Normaavo n.o 5/91, de 15 de Janeiro

Actualização de preços para 1991

• Despacho Normaavo n.o 17/2005, de 26 de Julho

Fixa os códigos de barras que deverão constar nas e9quetas das embalagens de todos os
medicamentos
 Preço

• Exemplo de um código de barras

Impresso na farmácia Produtos com PVP marcado

 Preço
Lei n.o 53-A/2006, de 29 de Dezembro

Orçamento do Estado para 2007 (Ar9go 147.o, Medicamentos compar9cipados)

Ar9go 147.o

Medicamentos comparacipados

1 - Os preços de venda ao público (PVP) dos medicamentos compar9cipados, aprovados à data da entrada
em vigor da presente lei, são reduzidos em 6%.
2 - O Governo promoverá a revisão do sistema de fixação das margens de comercialização de medicamentos
compar9cipados nos armazenistas e nas farmácias de venda ao público, tendo como objec9vos torná-lo
gerador de maior eficiência económica e simultaneamente aproximar-se de valores correspondentes à
anterior proporcionalidade de margens no preço final.
3 - Até à concre9zação do que se estatui no número anterior, os preços de venda ao público resultantes do
disposto no n.o 1 deste ar9go contemplam as seguintes margens máximas de comercialização:
a) Para o distribuidor por grosso - margem de 6,87%, calculada sobre o preço de venda ao público, deduzido
o IVA;
b) Para a farmácia - margem de 18,25%, calculada sobre o preço de venda ao público, deduzido do IVA.
4 - O Governo promoverá, através dos Ministérios da Economia e da Inovação, da Ciência, Tecnologia e
Ensino Superior e da Saúde, medidas que incen9vem, cumula9vamente, o desenvolvimento em Portugal de
ac9vidades de inves9gação e desenvolvimento e de produção de medicamentos e disposi9vos médicos.
 Preço

• Portaria n.o 30-B/2007, de 5 de Janeiro

Actualiza o regime de compar9cipação do Estado no preço dos medicamentos

• Despacho n.o 3575/2014, de 28 de fevereiro

(DR, 2.a série, n.o 46, de 6 de março de 2014)
Suspende os preços dos reagentes (9ras-teste) para determinação de glicemia, cetonemia e
cetonúria e das agulhas, seringas e lancetas des9nadas a pessoas com diabetes, que decorram da
aplicação das normas dos n.os 1 a 6 do
Despacho n.o 4294-A/2013, de 20 de março de 2013, dos Secretários de Estado do
Empreendedorismo, Compe99vidade e Inovação e da Saúde
 A farmácia aplica o preço recomendado pelo laboratório

Preço de
produtos de A farmácia estabelece o preço (valor a mul9plicar ao preço de custo).
venda livre Preço depende vai depender de:
Iva,
preço de custo,
custos de envio à farmácia do produto encomendado,
9po de produto: leite, cosmé9ca, OTC
 Verificação

Prazos
de Atualização/ Correção

Validade

Confirmação de critérios de aceitação

 Confirmar o número da Fatura

Registo de As benzodiazepinas são armazenadas junto de outros

benzodiazepinas e medicamentos sujeitos a receita médica obrigatória
Psicotrópicos

Os psicotrópicos devem ser armazenados num local

que não seja de fácil acesso
Tratamento de “faltas” ou ”esgotados”

• Transferência das faltas ou esgotados para outro fornecedor

• Informação da ficha do produto

 Eaquetagem de produtos

• Produto sem preço marcado

• Informação na ficha de produto

Armazenamento de medicamentos e produtos de
saúde

• Ficha de produto

• Tipo de produto (MNSRM, MSRM, Dermocosmé9ca...)

• FIFO
Gestão de encomendas

Tipos de encomendas

Receção de encomendas

Sistemas de informação na gestão de encomendas

Realização de encomendas B2B

Receção de encomendas

NL
Gestão de encomendas

Gestão

Área de atuação: Obje8vo:

Dedica-se à Alcançar obje8vos de

administração forma : Ligação direta com os
• efe8va recursos disponíveis
• eficaz
• eficiente Recursos:
• Materiais
• Financeiros
• Humanos
• Tecnológicos
• Informação
NL
Gestão de encomendas

Gestão

Função do gestor: Objetivo do gestor: Pilares da gestão:

tirar o melhor proveito das Alcançar as metas da Planeamento

estruturas, das tecnologias, organização no curto, no Organização
do capital e das pessoas médio e no longo prazo Liderança
Controlo
Melhoria conNnua

NL
Gestão de encomendas

Gestão
Modelos:

Gestão estratégica:
baseia-se no planeamento, organização, nos
resultados
trabalho constante de diagnós8co das oportunidades,
ameaças, forças e fraquezas da corporação

Gestão par.cipa.va:
foco as pessoas que fazem parte da corporação,
procurando dar a elas mais voz e espaço na tomada de
decisões cada colaborador precisa estar ciente de sua
responsabilidade individual para o alcance dos
resultados, o que exige um maior comprome8mento com o
desempenho da organização
NL
Gestão de encomendas

Encomenda

Algo que se precisa e que tem que ser encomendado (pedido)

Algo pedido que se compra para terceiro
Compra

NL
Gestão de encomendas

Compra

Importância:

• Abastecimento: • Garantir
Funcionamento sustentabilida
Sa8sfação do cliente: ter o produto, evitar novas de da
visitas para compra do mesmo produto... empresa
• Melhores negociações:
• Garan8r produto
• Garan8r melhor prazo de entrega • Obtenção de
• Garan8r melhor desconto ou bonificação Lucro
• Garan8r melhor prazo de pagamento
• Polí8ca de devoluções
• Fornecedor adequado
NL
Gestão de encomendas

Encomenda

• Encomendas diárias com base no inventário e/ou nos Tipos de encomenda:

produtos vendidos (Na ficha do produto deve estar
preenchido o campo de stock mínimo e máximo, • Manuais
assim como, o fornecedor preferencial) • Tipo
• Instantâneas
• Fatores a ter em conta: • Via verde

• Stock atual
• Histórico de vendas
• Venda média
• Altura do mês (quantos dias faltam para o mês
terminar)
• Estação do ano
NL
Tipos de encomenda

Tipos de encomenda:

• Manuais

Encomendas que fazemos manualmente, escolhemos o fornecedor, escolhemos o produto, introduzimos

a quantidade, independentemente do fornecedor preferencial que se encontra na ficha de produto

• Tipo

Produtos que sabemos que vamos precisar sempre. Exemplos:

• encomenda mensal,
• encomenda de esgotados

NL
Tipos de encomenda

Tipos de encomenda:

• Instantâneas

Encomendas realizadas na ficha do produto para garan8r que o produto vem, evitar esquecimentos
Seleção da quan8dade
Para garan8r o produto para um pedido de um cliente ou porque se verifica que o produto está em falta e
é essencial

• Via verde

Via excecional de aquisição dos medicamentos abrangidos, que pode ser a8vada quando a Farmácia não
tem stock do medicamento pretendido
A Farmácia coloca a encomenda Via Verde ao Distribuidor aderente, com base numa receita médica
válida; o Distribuidor sa8sfaz o pedido com o stock reservado para este canal, atribuído pelo 8tular de
autorização de introdução no mercado (AIM) do medicamento NL
Tipos de encomenda

Tipos de encomenda:

• Via verde

No site do Infarmed é possível ler a circular referente ao projeto via verde, assim como, os produtos
abrangidos

www.infarmed.pt

NL
Tipos de encomenda

Tipos de encomenda:

• Suspensa

Ainda não foi aprovada, ou seja, ainda não se avaliou as quan8dades de cada produto para enviar a
encomenda ao fornecedor pretendido
É o que acontece quando se transfere produtos de uma encomenda que está a ser avaliada para outro
fornecedor

(Nota: só se rececionam encomendas envidas)

NL
Receção de encomenda

• Encomenda enviada e por rececionar

• Encomenda não pode estar em receção (pois este modo quer dizer que a receção está em curso e
ainda não foi terminada)

• Manual

• Automática

• Podem-se agrupar encomendas quando são do mesmo fornecedor (ex.: uma encomenda diária com
uma encomenda instantânea)

• Tem que se introduzir descontos e bonificações na receção dos produtos e/ou verificá-los NL
Sistemas de informação na gestão de encomendas
• Importância:

Toda a a8vidade ou organização necessita de informação para poder executar e prosseguir a sua missão e
cumprir os obje8vos a que se propõe.

Consumo de informação para a tomada de decisão

• Informação:

Informação é uma coleção de dados que, quando apresentada de determinada forma e em determinado
momento, melhora o conhecimento do indivíduo que a recebe, de modo a que este indivíduo se torne
mais capaz de realizar a ação ou decisão a que se propõe.
Galliers, 1987

• Sistemas:

Tratam, cruzam, comunicam e armazenam informação

Ex.:Sifarma NL
Realização de encomendas B2B

Definição: Caraterís.cas:

B2B: a sigla quer dizer “business to business” • Venda racional

A abreviação quer dizer “de empresa para
empresa”, e se refere às atividades comerciais de • Vendedor consultor
uma empresa que vende produtos ou serviços para
outra • Ticket médio mais alto

Nota: B2C —“business to customer” , ou seja, “da • Vários decisores

empresa para o consumidor”
Para atender clientes finais que têm necessidades • Ciclo de venda extenso
várias(necessidades de roupa, alimentação, bens,
serviços, etc.) • Relação duradoura e recorrente

NL
Receção automá>ca da encomenda

Vantagens:

• Informação correta introduzida previamente

• Receção mais rápida

• Produtos disponíveis para venda mais cedo

• Resolução mais rápida de problemas com os produtos

NL