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Sistemas de Processamento de Transações

1. Introdução

No nível mais elementar, os sistemas de informação monitoram as atividades


diárias, periódicas ou rotineiras de uma empresa como controle de estoque, folha
de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais. Esse tipo de sistema de
informação é denominado de Sistema de Processamento de Transação (SPT).

Os SPT, também denominados de Sistemas Empresariais Básicos, executam e


registram as transações rotineiras necessárias para conduzir o negócio.

Uma transação é o registro de um evento ao qual a empresa deve responder. Por


SPT – SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES exemplo, os dados sobre um pedido que acabam de ser registrados constituem
uma transação. A empresa responde a essa transação atendendo ao pedido,
ajustando seu estoque para contabilizar os itens utilizados para esse atendimento,
gerando uma nota de embarque, embalando e despachando o pedido e enviando
cobrança ao cliente. Desse modo, a transação aciona toda uma série de eventos
que atualizam os registros comerciais da empresa e produzem os documentos
apropriados.

2. Funções dos SPT

O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o


fluxo de transações através da organização como: Quantas peças existem em
estoque? O que aconteceu com o pagamento de Jonata Oliveira? Quantos
empregados foram pagos no mês?

Sendo assim, os SPT dão suporte às funções básicas da empresa, resolvendo


questões a nível operacional da empresa. No nível operacional as informações
para soluções são estruturadas, pois se baseiam em procedimentos
padronizados e rotineiros. Portanto, os problemas a nível operacional são
resolvidos em curtíssimo prazo. Exemplo: Por exemplo: a decisão de pagar um
empregado ativo fundamenta-se em dois critérios predefinidos: o empregado está
na folha de pagamento e trabalhou esta semana?. Uma decisão destas não requer
muita deliberação da direção. Tudo que precisa ser verificado é se o empregado
satisfaz a esses critérios.

Em conseqüência, esses sistemas são utilizados principalmente por pessoas com


pouca ou nenhuma responsabilidade – funcionários de folha de pagamento, da
entrada de pedidos ou promotores de lojas. Os sistemas não exigem pouca ou
nenhuma decisão das pessoas que os operam.

Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes


de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes
fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os • Saídas: Geração de documentos e relatórios:
níveis mais elevados da empresa (gerências tática e estratégica).
 Mercadorias acabadas, documentos, etiquetas de embalagens ou pedidos
3. Origem dos dados de um SPT de compras.

Embora grande parte das informações dos SPT provenha de dentro da empresa,  Outras formas de saídas: dados fornecidos para outros sistemas utilizarem pelos
gerentes. Os SPTs são os principais fornecedores de dados para os sistemas de
esses sistemas têm que lidar com clientes, fornecedores e fatores externos a
informação que dão suporte aos gerentes de nível intermediário, que fazem uso de
empresa. Por exemplo, um sistema de processamento de pedidos conterá dados resumo de dados das transações para monitorar e controlar o desempenho da empresa.
de clientes; um sistema de compras conterá dados de fornecedores; um sistema Exemplo: um relatório típico de um gerente intermediário do departamento de vendas de
de recursos humanos deverá incorporar normas governamentais relativas a uma empresa é o resumo das transações de vendas de cada região de vendas relativo a
segurança no trabalho, ao desemprego e as práticas contábeis de benefícios. um mês ou um ano.
Assim, os SPTs ajudam a solucionar problemas que dizem respeito ao
relacionamento da empresa com seu ambiente externo.

4. Entrada, Processamento e Saída SPT

Como mostrado na figura 1 cada transação do SPT requer:

• Entrada e coleta de dados:

 Origem dos dados de entrada: digitação, cartões, scanners, entrada de


áudio. Quando é necessário agilidade na coleta de dados, scanners e Entrada Scanners Entrada
Online Cartões e
outras mídias de entrada podem ser utilizados. De Áudio
Sensores
• Processamento e armazenamento

 Manipulação dos dados ou processamento: processo de execução de


Processamento de
cálculos sobre os dados, classificação dos dados, disposição dos arquivos
Transações
em categorias, sumário de resultados.
• Registrar
 Armazenamento: após completar a manipulação dos dados, a transação de
dados é armazenada pelo SPT. O armazenamento de dados envolve a • Executar
colocação dos dados da transação em um ou mais banco de dados. • Listar
• Juntar
Importância do Armazenamento SPT: uma vez armazenadas as informações em bancos de • Ordenar
dados, essa informação pode sofrer um processamento e manipulações adicionais para
outros sistemas, auxiliando o apoio à decisão pelos gerentes. Os SPTs são os principais
fornecedores de dados para os sistemas de informação que dão suporte aos gerentes que se
deparam com problemas menos estruturados.
Produtos Document Dados Saída
Assim, enquanto um banco de dados de transações pode ser considerado um De
“subproduto” de um processamento de transações, ele pode ter forte efeito sobre quase os para
todos os sistemas de informação e processos de tomada de decisões na organização. outros Áudio
sistemas

Figura 1: O SPT é o suporte principal de uma empresa porque ele executa os procedimentos básicos que mantêm a
empresa funcionando. O sistema recebe as entradas relacionadas a uma transação, efetua seu processamento e
produz saídas que possibilitam que a empresa continue funcionando.
8. Sistemas de Processamento de Transações Básicos
5. Características de um SPT
Os sistemas de informação transacionais geralmente são classificados de acordo com o tipo de
Os sistemas de processamento de transação têm inúmeras características gerais relevantes a sistemas empresarial básico para todas as suas principais áreas funcionais, conforme discutido na
aplicações mais específicas. Estas características incluem: apostila 3.

 Uma grande quantidade de dados de entrada;


 Uma grande quantidade de saída;
 Fabricação e produção;
 Necessidade de processamento eficiente para lidar com grandes quantidades de entradas e  Vendas e Marketing;
saídas;  Finanças e contabilidade;
 Capacidade de entrada e saídas rápidas;  Recursos Humanos
 Alto grau de repetição no processamento;
 Computação simples (Adição, Subtração, Multiplicação e Divisão);
 Grande necessidade de armazenamento;
A seguir vamos estudar a funcionalidade desses sistemas empresariais e qual é a
 Atualização de arquivos segura e eficiente; interação entre eles.
 Impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane ou falha de operação.
8.1 Sistemas Básicos de Fabricação e Produção
6. Sistemas Tolerantes a Falhas
Os sistemas de informação podem dar suporte às funções de produção e
Imaginem se os clientes de um banco ficassem sem caixas automáticos, o fabricação, fornecendo dados para operar, monitorar e controlar o processo de
transtorno e prejuízo que isso poderia causar ou se uma loja de varejo ficasse sem produção. Eles coletam dados e produzem relatórios concernentes à situação das
comunicação entre os pontos de vendas, servidor e as empresas de cartão de tarefas de produção, estoque, compras e fluxo de bens e serviços.
crédito? Como seria atualizado o estoque? Como verificaria clientes
inadimplentes? Algumas empresas como as lojas de varejo e os bancos têm Os sistemas de compras mantêm dados sobre itens adquiridos para o processo
pesados requisitos de Processamento de Transação Online (PTOL) com de produção, como arquivos sobre fornecedores, preços de itens adquiridos e
numerosas solicitações de informações e modificações de arquivos ocorrendo a itens pedidos.
todo instante. Seus sistemas de processamento de transação online, nos quais
maciças quantidades de transações são processadas a cada instante, podem Os sistemas de recebimento mantêm dados sobre bens adquiridos e suas datas
causar grandes perturbações empresariais se tiverem problemas de de entrega e fornecem informações para as funções de produção, estoque e
processamento. contas a pagar.

Para evitar essas calamidades, muitas empresas com requisitos pesados de Os sistemas de expedição acompanham a colocação de produtos acabados no
PTOL contam com sistemas de computadores tolerantes a falhas com hardware estoque e as remessas para clientes; essas informações depois são passadas
extra, software e suprimento como backups contra falhas dos sistemas. Eles para o estoque e para contas a receber.
podem utilizar rotinas de software ou lógica de autoverificação para detectar falhas
de hardware e passar automaticamente para um dispositivo reserva. As peças Os sistemas de estoque monitoram os níveis de estoque, as rupturas de estoque
podem ser retiradas ou consertadas sem interromper o sistema de computador. e a localização e a distribuição de estoque na organização.

7. Métodos de Processamento de Transações Os sistemas de materiais monitoram a utilização de materiais no processo de


produção. O sistema lista de materiais inventaria as matérias-primas e as peças
Como já discutido nas apostilas anteriores existem 2 tipos de processamento de componentes necessárias para fabricar um determinado produto. O sistema de
transações: batches (em lotes) e online. No processamento batch as transações custo de mão-de-obra acompanha a utilização dos recursos de pessoal no
são coletas em lotes para posterior processamento. No processamento online as processo de produção, e os sistemas de equipamentos monitoram os custos do
transações são processadas imediatamente após a coleta pela mídia de entrada. equipamento e da produção.

Os sistemas de controle de qualidade monitoram os processos de produção


para identificar variações em relação aos padrões e controle de qualidade.
Os sistemas de controle de processos monitoram os processos físicos de
produção em andamento. Os sistemas de ponto-de-venda coletam dados sobre venda no local em que
elas ocorrem por meio de scanners manuais ou registros de caixa.
Os sistemas de controle de máquinas monitoram o funcionamento das
máquinas. Geralmente, a robótica é utilizada para o controle inteligente das Os sistemas de informações sobre crédito de clientes fornecem aos
máquinas. A robótica utiliza dispositivos eletrônicos que se assemelham aos representantes de vendas ou aos gerentes informações sobre o crédito máximo
humanos (como movimento e visões) capazes de controlar as suas próprias que pode ser concedido a um cliente; eles também podem conter informações
atividades. sobre históricos de crédito. Esses sistemas muitas vezes são integrados aos
sistemas de processamento de pedidos e aos de contabilidade.
8.1.1 Importância para os outros sistemas
8.2.1 Importância para os outros sistemas
Além de executar essas tarefas, os sistemas de fabricação e produção são
importantes fontes de dados para outros sistemas. Eles interagem com o estoque Os dados sobre processamento de pedidos e de ponto-de-venda, por exemplo,
da empresa, o processo de processamento de pedidos e os sistemas de são usados não só para acompanhar vendas, mas também para que os sistemas
contabilidade e fornecem dados para a gerência de nível médio e de topo. de informações gerenciais sobre vendas ajudem os gerentes de vendas a avaliar o
desempenho das vendas ou estabelecer os alvos das vendas.
8.1.2 Sistemas de Fabricação Integrada ao Computador (FIC)
Os sistemas de vendas também são vinculados aos sistemas funcionais de outras
Os FIC reúnem todos os sistemas de computador utilizados na fabricação – áreas funcionais, como o sistema de compras e o de contas a receber.
projetos assistido por computador, fabricação assistida por computador,
engenharia assistida por computador e planejamento de recursos de fabricação, 8.3 Sistemas Básicos de Contabilidade e Finanças
substituindo ilhas de automatização descoordenadas por total integração e
controle. Os sistemas de contabilidade mantêm registros referentes ao fluxo de fundos nas
empresas e produzem demonstrações financeiras, como balanços e
8.2 Sistemas Básicos de Venda e Marketing demonstrações de lucros e perdas. Os sistemas de finanças mantêm registros
concernentes à utilização e gerenciamento da empresa.
No nível mais elementar, os sistemas de informação dão suporte à função de
vendas e marketing facilitando a movimentação de mercadorias e serviços dos 8.3.1 Contabilidade
produtores para os consumidores.
Sistemas de contas a receber mantêm registros de importância devida pelos
Esses sistemas coletam e processam dados rotineiros e repetitivos para localizar clientes e informações de créditos, com base em faturas de clientes e datas de
clientes, oferecer serviços, processar vendas e pedidos e autorizar vendas a pagamento.
clientes.
Sistemas de conta a pagar registram as importâncias devidas a credores da
Os sistemas de suporte a vendas ajudam o pessoal de vendas a identificar empresa. Eles geram cheques para as faturas pendentes e relatam transações de
possíveis clientes, fazer contato com clientes e acompanhar uma venda. Esses pagamento.
sistemas registram e acompanham clientes potenciais e os contatos com clientes.
Eles podem incluir informações como nome, endereço e preferências de produtos Sistemas livro-razão utilizam dados das contas a receber e a pagar, dados da
de clientes potenciais ou clientes antigos. folha de pagamento e de outros sistemas contábeis para registrar as receitas e
despesas da empresa. Eles produzem demonstrações de lucros e perdas,
Os sistemas de telemarketing controlam a utilização do telefone para contato balanços, balancetes do livro-razão e outros relatórios.
com os clientes, oferecimento de produtos e verificação do andamento de vendas.
Sistemas de folha de pagamento às vezes são tratados como sistemas de
Os sistemas de processamento de pedidos registram e processam pedidos de recursos humanos, mas também desempenham importantes funções contábeis.
vendas pelo acompanhamento da situação dos pedidos, pela emissão de faturas e Eles calculam e produzem os pagamentos a empregados, declarações de imposto
muitas vezes pela produção de dados para a análise de vendas e controle de de renda e para as autoridades dos impostos estaduais e locais e relatórios sobre
estoque. pagamentos.
8.3.1 Importância para os outros sistemas
8.2.2 Finanças
Os sistemas básicos de recursos humanos também podem fornecer dados para
Sistemas de gerência de caixa: monitoram as despesas e as receitas de caixa. gerentes ou para outros sistemas que atendem especificamente a alta
As empresas utilizam essas informações para identificar excessos de fundos que administração. Por exemplo, os sistemas de cargos são usados para a análise
podem ser depositados ou investidos para gerar renda adicional. Os sistemas de gerencial dos problemas de rotatividade e estratégias de recrutamento, bem como
gerência de caixa também podem produzir previsões de fluxo de caixa que os o planejamento de substituições.
gerentes podem utilizar para planejar e desenvolver alternativas estratégicas de
investimentos. 9. Aplicações do processamento de transações

8.3 Sistemas Básicos de Recursos Humanos 9.1 Componentes de um SPT

Os sistemas básicos de recursos humanos lidam com recrutamento, a colocação, As descrições das aplicações comerciais que os sistemas computadorizados de
a avaliação de desempenho, a remuneração e o desenvolvimento da carreira dos processamento de transações executam são várias, mas estudaremos apenas
funcionários de uma empresa. alguns casos. Apesar do número de variedades de aplicações, muitos SPTs
compartilham componentes comuns. A figura 2 mostra os principais componentes
Esses sistemas coletam dados relativos aos empregados e dão suporte a tarefas de um SPT típico e como eles trabalham em conjunto.
repetitivas e rotineiras como contratação de novos empregados, promoções,
transferências e demissões, mantendo registro dos benefícios e beneficiários dos
empregados.

Os sistemas de manutenção de registros sobre o pessoal mantêm dados


básicos como, nome, endereço, estado civil, dependentes, idade, categoria para o
imposto de renda e avaliações de cargos, além de registrar transações de
contratações, demissões, transferências, promoções e avaliações de
desempenho.

Os sistemas de acompanhamento de candidatos a empregos mantêm dados


sobre candidatos a empregos e fornecem relatórios para satisfazer os
regulamentos federais, estaduais e locais sobre contratação de pessoal.

Os sistemas de cargos, ao contrário, não mantêm informações sobre


empregados, e sim sobre os cargos da empresa. Um cargo pode ser definido
como uma vaga no organograma da empresa. Os sistemas de cargos mantêm
dados sobre cargos ocupados e vagos e monitoram as transações relativas a
cargos e indicações de empregos.

Os sistemas de treinamentos e habilidades mantêm registros do treinamento e


da experiência de trabalho de empregados, interesses, habilidades especiais e figura 2: Componentes principais de um sistema de processamento de transações.
proficiência. Esses sistemas podem identificar empregados com habilidades
apropriadas para determinados cargos.
O arquivo principal é um grupo permanente de registros armazenados em um
Os sistemas de benefícios mantêm dados sobre empregados, como seguros de dispositivo de armazenamento. Por exemplo, uma fábrica teria um arquivo
vida, seguros de saúde, pensões e outros benefícios, e monitoram transações principal de estoque, um arquivo principal de clientes e um arquivo principal de
como mudanças nos beneficiários e cobertura de benefícios. empregados. Estes arquivos devem ser atualizados, a fim de garantir a exatidão e
atualização dos dados antes que seja iniciado o processamento de transações.
O arquivo de transações é um arquivo que contém transações ou atividades
empresariais que afetam o arquivo principal. Um pedido de venda ou um cartão de
ponto de empregado que contenha o número de horas que o empregado trabalhou
durante a semana são exemplos de arquivos de transações. Figura 3: Inter-relações de diversos sistemas de processamento de transação de diversas áreas fucionais de uma
empresa. Observe como eles se relacionam entre si em termos de fluxos de entrada e saída.
8.1 Estudo de caso 1: Processamento de Pedidos
Uma vez completado o processamento, os tipos principais de saídas de um SPT
são documentos de rotina como cheques de pagamentos, faturas, listas e
etiquetas de expedição, relatórios administrativos e outras saídas como resultados
e relatórios.

Uma das primeiras funções comerciais a serem computadorizadas foi a


contabilidade. Além das funções tradicionais de contabilidade, outras aplicações
importantes formaram um típico SPT para empresas: processamento de pedidos,
faturamento, controle de estoque, contas a pagar e receber entre outros.

9.2 Inter-relação entre os diversos SPT de uma empresa

Nas diversas aplicações é importante observar a característica de inter-


relacionamento entre as diversas funções da empresa. Para uma determinada
aplicação, diversos departamentos funcionais são inter-relacionados. A figura 3
ilustra as inter-relações de diversos sistemas de processamento de transação de
uma empresa.

SPT RECEBIMENTOS E DESEMBOLSOS DE CAIXA

Contas a Recebiment Livro-


Processame Fatura receber o de caixa Razão
nto de Geral
pedidos
Sistema de processamento de pedidos: os pedidos podem ser adquiridos por 3
Relatórios
Contas a Desembols meios (internet, correio e telefone) pelos clientes ou por representantes de vendas
Financeiro
pagar os de caixa para o departamento de processamento de pedidos, onde eles entram no sistema
Análises de s
e são processados. Esta aplicação afeta as aplicações de contabilidade, estoques,
Vendas depósito de mercadorias, finanças e faturamento.
PROCESSAMENTO
LIVROS
CONTÁBEIS

SPT
VENDAS Folha de
Compras SPT FOLHA Pagamento
DE
SPT PAGAMENTO
COMPRAS
Controle de
Processame Ponto
nto de
inventário
8.2 Estudo de caso 2: Controle de Estoque Uma aplicação de Controle de Estoque. O controle de estoque está
seqüencialmente entre o processamento dos pedidos e o faturamento. Os pedidos
entram no sistema e são comparados ao estoque disponível. Uma lista de picking
é produzida para ajudar os funcionários dos depósitos de mercadorias a localizar e
expedir os itens pedidos pelos clientes. A nota de embarque do depósito de
mercadorias dá a partida à lista de picking, bem como um documento detalhando
aos itens embarcados, descontos e itens não-disponíveis. Este segundo
documento, chamado fatura, é enviado aos clietnes. A nota de embarque também
dá início aos ajustes ao nível do estoque para fins de entrada de pedidos.