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j i J lJ J \j SJ!J
~IVOS NÃO SÃO, DE MANEIRA ALGUMA, CEMITÉRIOS DE DOCUMENTOS
,lHOS E ESQUECIDOS. A QUALIDADE ESSENCIAL DOS ARQUIVOS

J~ 1SJ iJ 3 j j J SJ!J
1M QUE REGISTRAM NÃO SOMENTE AS REALIZAÇÕES, MAS TAMBÉM
OS PROCESSOS PELOS QUAIS FORAM EFETUADOS."

651.5
S322m-P
6.ed. '-•....
FGV
 ISBN - 85-225-0374-5

Título do original em inglês: Modem al'chiues: principies and techniques

(Chicago, USA, The University of Chicago Press)
Copyright © 1956 T. R. Schel1enberg
.J
Direitos para a edição em língua portuguesa cedidos pelo Arquivo N a- APRESENTAÇAO DA EDIÇAo ORIGINAL
cional à Fundação Getulio Vargas. A reprodução não autorizada desta 9
PREL\CIO DO AUTOR
publicação, no todo ou em parte, constitui violação do copyright (Lei
nº 9.610/98). 11
APRESENT.\Ç.\O DA I'RIMEIKA EDIÇAo BRASILEIRA
EDITORA FGV
15
Praia de Botafogo, 190 - 14" andar APRESENTAÇAo DA NOVA EDIÇAo DE ARQUIVOS MOIJU<XOS
19
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Impresso no Brasil / Pl'inted in Brazil e COmuni~y~o 25
Arquivos nacionais
1" edição - 1973 N° CHAMADA 2;)
2" tiragem - 1974 Razões para a instituição de arquivos públicos
]0
2" edição - 2002
CAPíTULO 2 - NATUREZA DOS ARQUIVOS
3" edição - 2004 35
4" edição - 2004 Definições
5' edição - 2005 3.'5
Elementos das definições
6" edição - 2006 37
Definição de arquivos modernos
40
EDITORAÇAo ELETRÓNICA: Cálamo
CAPÍTULO 3 ~ PAKALELO ENTRE BIBLIOTECAE ARQUIVO
REVISAo: Fatima Caroni e Sandra Pássaro 43
Diferenças no acervo
CAPA: Visiva Comunicação e Design
Diferenças nos métodos 4:3
47

Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca CAPíTULO 4 -INTERESSES DO ARQUIVO DE CUSTÓDIANA ADMINISTRAÇAo
Mario Henrique Simonsen/FGV DOS ARQUIVOS CORRENTES
53
Interesse quanto aos métodos de guarda
Schellenberg, T. R. (Theodore R.), 1903-1970 54
Interesse quanto ao descarte
Arquivos modernos: princípios e técnicas / T. R. 56
Schellenberg; tradução de Nilza Teixeira Soares. _ 6. ed. _
Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.
388p.
63
Tradução
niques. de: Modern archives: principIes and tech- CAPíTULO 5 - PONTOS ESSENCIAIS DA ADMINISTRAÇAo DE ARQUIVOS
CORRENTES
Inclui bibliografia e índice. 65
Natureza dos documentos modernos
1. Arquivos e arquivamento (Documentos). 1. Fun- 65
Natureza das atividades
dação Getulio Vargas. lI. Título. 67
Natureza da organização
70
 Valores informativos
CAPÍTULO 6 - CONTROLE DA PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS Conclusões
Simplificação das funções
CAPÍTULO 13 - PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Simplificação dos métodos de trabalho
Simplificação da rotina de documentação Equipamento de armazenagem
Equipamento de restauração
CAPÍTULO 7- PKINCÍPIOS DE CLASSIFICAÇj\.O
Alternativas para a restauração
Elementos da classificação
Práticas de classificação CAPÍTULO 14 - PRINCÍPIOS DE ARRAN.I0 DE ARQUIVOS

Princípios ele classíficação Evolução dos princípios de arranjo na Europa

Evolução elos principios de arranjo na América
C\PÍTULO 8- SISTDL-\S DE KEGISTRO
97 Conclusões
Evolução dos sistemas
99
Características dos sistemas
108
Tipos de coleções
CAPÍTULO 9 - SISTEMAS AMERICANOS DE ARQUIVAMENTO
113 Componentes das coleções
Origem dos sistemas
114 Arranjo elas coleções
Evolução dos sistemas modernos
117 Arranjo dos componentes elas coleções
Tipos moelernos de sistemas de arquivamento
120 Sistemas de notação
CAPíTULO 10 - DESTINAÇj\.O DOS DOCUl\IENTOS
131 CAPÍTULO 16 - DESCRlçAo DE ARQUIVOS PÚBLICOS
Tipos de descrição
132 Instrumentos de busca europeus
Instrumentos ele destinação
134 Instrumentos de busca americanos
Operações de eles ti nação
143
CAPÍTULO 17 - DESCRIÇÃO DE PAPÉIS OU ARQUIVOS PRIVADOS

Caráter do programa de descrição

PARTE III - ADMINISTRAÇi\.O DE ARQUIVOS DE CUSTÓDIA
Unidades e elementos de descrição
CAPÍTULO 11 - PONTOS ESSENCIAIS DA ADMINISTRAÇÃO Descrição dos grupos
DE ARQUIVOS DE CUSTÓDIA
Descrição das séries
155
Natureza elos arquivos modernos Descrição das unidades documentárias
155
Natureza elas atividades Descrição dos assuntos
159
Natureza ela autoridade Descrição do to elo
162
Natureza da organização
170 CAPÍTULO 18 - PROGRAMA DE PUBLICAÇÕES

CAPÍTULO 12 - AVALIAÇÃO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS MODERNOS

179 Responsabilidade pelas publicações
Valores elos documentos
180 Formas de publicação
Valores probatórios
182
CAPÍTULO 19 - SERVIÇO DE REFERÊNCIA
345
Política de acesso aos documentos
Política de uso dos documentos 346
353
Apresentação da edição original

OS RESPO~SAVEIS PELO planejamento e execução de novos programas de orga-

nização de arquivos em países novos como a Austrália, por exemplo, têm-se
ressentido da falta de trabalhos autorizados que se ocupem dos problemas
peculiares aos documentos modernos, bem como de problemas agravados
por tais documentos. A alta qualidade e autoridade dos trabalhos ingleses, e
europeus de um modo geral, dedicados principalmente a documentos anti-
gos têm tolhido o estudo e a experiência necessários ao controle de docu-
mentos modernos de países mais novos. Apesar disso, há indícios de que
alguns países mais novos estão de fato invadindo esse novo terreno. A obra
do dI'. Schellenberg é, por conseguinte, bem-vinda e muito oportuna. Sem
descurar dos aspectos tradicionais da administração de arquivos, dedica es-
pecial atenção aos novos problemas com que se deparam os arquivistas.
Justifica-se plenamente que este livro tenha surgido nos Estados Uni-
dos, onde já foram encontradas muitas soluções para tais problemas, espe-
cialmente no Arquivo Nacional, cuja liderança tem sido um traço marcante
na evolução da teoria e prática da arquivística. Justifica-se, igualmente, que
esta obra seja conseqüência direta de uma visita riatrocinada pelo programa
Fullbright, cujo objetivo é o intercâmbio de conhecimentos entre os Estados
Unidos e outros países. Desejaríamos, pois, que a utilidade e influência des-
te livro se estendessem não só aos países que têm sistemas arquivísticos já
definidos, mas, também, àqueles cujo rápido desenvolvimento político e so-
cial esteja a exigir novas idéias e técnicas em todos os setores da administra-
ção e na organização de sua vida intelectual, em geral. Os Estados recém-
criados preservaram os documentos oficiais, no passado, com o intuito de
fortalecer o crescente sentimento de nacionalismo, assim como o fizeram as
nações já firmadas para documentar acontecimentos de relevo. Na Austrá-
lia, por exemplo, o governo federal criou, em 1942, um sistema de arquivos,
movido pela consciência do sacrifício daquela nação na IIGuerra Mundial,
bem como do perigo que aquela crise internacional representava para os
próprios documentos. É de se esperar que as sucessivas crises provocadas
 pela descoberta da energia atômica exerçam efeito semelhante quanto à pre-
servação dos arquivos no futuro, a menos que percamos inteiramente a fé
em nossa civilização. Em verdade, um dos sérios problemas q11eo arquivista
enfrenta nas suas relações com a administração e com o público, em geral, é
justamente essa incerteza. De fato, a atitude do governo e do público em
relação à preservação dos arquivos é um índice de nossa fé no futuro. A in-
fluência da obra do dr. Schellenberg deve ser a mais ampla em virtude da
atenção por ele dispensada aos atuais problemas da teoria e da prática
arquivística. Oriundos, com freqüência, do crescimento universal da orga-
nização econômica e social que demanda novos controles por parte dos go-
vernos, e do desenvolvimento nos meios de comunicação de idéias, refletem
uma relação nova e mais aproximada entre o trabalho de arquivo e o que se
passa no mundo. Os arquivos não são, de maneira alguma, cemitérios de
documentos velhos e esquecidos. A qualidade essencial dos arquivos está
em que registram não só as realizações, mas também os processos pelos quais
foram efetuadas. Por conseguinte, como a organização de nosso sistema de
vida atual, tanto no âmbito oficial como no particular, torna-se cada vez mais
complexa, os arquivos assumem maior importância, quer como precedente
para o administrador, quer como registro para o pesquisador e historiador.
Além disso, os encarregados de empresas importantes, tanto oficiais como
particulares, estão reconhecendo a eficácia e economia que resultam da boa
administração de documentos de uso corrente, e da íntima relação existente
entre esta e a administração de arquivos permanentes. Assim, este livro deve
igualmente interessar ao funcionário público e ao administrador de empre-
sa e transmitir-Ihes conhecimentos quanto às práticas arquivísticas.
Segundo o autor, este livro é, de certo modo, produto de seu trabalho na
Austrália. Os que, como nós, contribuíram de algum modo para que fosse
escrito, desejamos testemunhar-lhe nossos agradecimentos por complemen-
tar de maneira tão importante a grande influência que sua visita teve em
toda a nação, e por permitir que nos associássemos, ainda que indiretamen-
te, a essa grande contribuição p~ra o conhecimento mundial da arquivologia.
H. L. White
Bibliotecário-arquivista da Austrália
Camberra,18-1-1956
FUI, E~,I1954, à Austrália, na qualidade de conferencista Fullbright. Cum-
prindo programa que me fora preparado, coube-me tratar de vários aspec-
tos do problema da administração de documentos públicos. Dados os as-
suntos específicos sobre os quais deveria discorrer tive de ordenar meus
pontos de vista sobre os mesmos, preparando notas ligeiras e em alguns ca-
sos redigir, antecipadamente, informes completos. Posteriormente, a fim de
ordenar minhas idéias mais sistematicamente do que me fora possível du-
rante aquela visita apressada, comecei a escrever este livro.
O primeiro capítulo, apresentando argumentos em prol do arquivo como
instituição, reúne as opiniões que emiti nos Rotary Clubs de Camberra,
Hobart, Perth, Adelaide e Sidney, no Constitutional Club em Melbourne e
no Institute of International Affairs, em Brisbane. O terceiro capítulo é a
versão modificada de uma palestra dirigi da aos bibliotecários da Tasmânia
sobre "Problemas da administração de arquivos por bibliotecários". O quin-
to capítulo, da mesma forma, contém trechos das conferências proferidas
no Royal Institute of Public Administration de Adelaide, Melbourne, Sidney
e Brisbane. Minha dissertação sobre o problema do acesso dos estudiosos
aos documentos oficiais, feita para os altos funcionários do governo federal,
em Camberra, vai reproduzida no último capítulo. Às principais partes do
livro, contudo, surgiram dos debates dos seminários realizados em Camber-
ra, Melbourne e Sidney. Isso ressalta de um simples exame da matéria que
foi objeto de considerações nos seminários:
as relações existentes entre arquivos e outras formas de material do-
cumentário;
a evolução das práticas de registro e da administração de documentos;
o registro corrente e a administração de documentos;
padrões de seleção e o possível uso dos arquivos para fins de pesquisa;
técnicas de destinação dos documentos;
 • evolução e aplicação dos princípios e técnicas de arranjo; São de minha inteira responsabilidade todas as afirmações contidas neste
instrumentos de busca descritivos e de outros tipos; livro. Apesar de muitas das opiniões aqui expressas serem extraídas de pu-
• serviços de referência e de relações públicas. blicações oficiais por mim escritas, na qualidade de funcionário do governo
federal norte-americano, são aqui mencionadas como expressão de minha
Meu plano inicial era reproduzir as <apressad'ls' <, IIOt'lSd
, • as con f"erenclas e própria opinião e não como opinião oficial de qualquer órgão federal ao qual
das conclusões dos seminários na sua fornla 0"1'01'11'11 '1I'IleI' ' 1 eu esteja ou haja estado ligado. Não há, em absoluto, sanção oficial.
) .' , ,.,'. ' I b ',' a que mcomp eta.
I Olem, ao reexal1lma-las, quando do meu re"res'so b ,
\'e ,'f"
11Iquel que mUltas , O conhecimento dos princípios expostos por sir Hilary Jenkinson, fale-
aspectos
_.
do problema da administração de ':!ocun1el1tc'JS'
"
r)I'lbl'
t
, i
ICOSmoe ernos cido diretor (deputy keepel' ofthe I'ecol'ds) do Public Record Office por par-
nao :oram aprecIados, Afigurou-se-me que, para apresentar um trabalho te dos arquivistas australianos, possibilitou-me analisá-Ios claramente, cons-
razoavel que abrangesse e estudasse deviehmente os• 1)I,!'11e" :lpl0S I" )aSICOSe as
• ' • • • • <,
tituindo uma grande contribuição às opiniões por mim emitidas, Extrai
tecnrcas , de
, adrml1lstração
, de tais documentc')s ., 111111't " ', .', , ,
o LdIa d acrescentar, também informações fundamentais sobre a evolução dos arquivos e seus
Este h~ro~, aSSIm, ant,e~ uma ampliação do que uma reprodução de minhas
princípios das palestras e trabalhos de Adolf Brenneke, reunidos e editados
conferenCIas na Austraha,
por Wolfgang Leesch, que foram recentemente publicados sob o título
Os princípios , e as técnicas de arquivo têm
' evoluído eln todos o s palses .
Al'chivkullde (Leipzig, 1953). Tanto os arquivistas dos órgãos do governo
no que se refere a maneira pela qual os documentos oficiais são tratados
central, quanto os dos departamentos estaduais da Austrália foram muito
quando
• ,,'
em ,_
uso corrente na administração '.<Os métoeIos' 1lsacIos no governo
solícitos ao me explicar seus métodos de registro.
dmellcano , sao fundamentalmente diferentes cios da~ O Ut·10S palses,
. N os Es-
As conferências proferidas na Austrália estimularam-me a escrever este
tados Ul1ldos os documentos oficiais são tratados segundo diversos siste-
livro; premido por meus deveres administrativos cotidianos em Washing-
mas,novos, baseados no simples arquivamento. Em todos os outros países,
ton, D.C" não teria conseguido escrever sobre tão difícil assunto. Este livro,
pratIcamente,
d se obedece ao sistema de registro " Este 11'\'1'0e,
. pOIS,
'd e certo
portanto, deve sua origem aos que patrocinaram minha ida à Austrália: ao
mo o, um estudo de contrastes entre os princípios e as técnicas desenvolvi-
dos sr. H, L. White, bibliotecário da Comunidade Australiana, que muito fez pe-
. nos EUA em relaç'lo
." a 110vos.,'SISt emas d e arqUIvamento
' e os desenvolvi-
uos em outros parses em relação ao sistema de registro, las conferências, e ao dr. Wayne C, Grover, arquivista dos Estados Unidos
Espero que este livro ajude a outros, como me ajudou ao escrevê-Io a que patrocinou minha candidatura, e aos funcionários da United States
~olocar a a~quiv~stica sob uma perspectiva melhor e que os leve a compree~~ Educational Foundation na Austrália, e particularmente ao seu diretor,
er a relaçao eXIstente entre as práticas adotaclas na administração dos do- Geoffrey G. Rossiter, que cuidou da parte financeira. O sr. lan Maclean, ar-
cumentos
" ,. de uso" corr en t e e as a d ota d as num arquivo de custódia; entre os quivista-chefe, sugeriu os temas para as conferências e nos debates dos se-
pllncl.pl.aS e as tecnrcas da arquivística e da biblioteconomia' entre as dive _ minários ajudou a desenvolver meus pontos de vista sobre a natureza dos
sas atIvIdades de' ,r arquivos e a do sistema de registro. O dr. Robert H. Bahmer e o sr. Lewis J.
. um arqUlvo e entre os princípios e técnicas dos arquivos
europeus e amencanos, Darter, Jr., auxiliaram-me a desenvolver a parte relativa aos métodos segui-
Ao comparar os p'nncIplOs" ..
e as tecl1lcas adota dos nos Estados Unidos dos pelo governo dos Estados Unidos no preparo de tabelas de descarte de
com os d e outros paíse ' , documentos. Muito lhes devo também pela ajuda prestada na formulação
natureza N- . s, meu UI1lCOpropósito é mostrar a sua verdadeira
. ao creIO que os mét d ' . de meus conceitos sobre o importante problema da avaliação de documentos.
res do qlle os dtO os amencanos sejam forçosamente melho-
e ou ros paíse S- , Quando de meu regresso, o dr. Grover animou-me a completar o ma-
métodos dev - . s. ao apenas dIferentes. As diferenças dos
eraa ser entendIdas devid - nuscrito que eu começara no exterior. Ao escrever este livro contraí uma
para que haJ' o a razoes puramente profissionais:
a uma compreensão g , I d ., , dívida para com o dr. G. Philip Bauer que, pacientemente, leu todo o original
arquivística, el a as tecnIcas e pnncípios de
e sugeriu alterações muito valiosas em benefício de sua clareza e concisão.
Desejo encarecer a ajuda do sr. Lester W Smith f' f A •

" ,. . por con enr as re erenClas

blbhografIcas e da srta. Lucinda F. de Shong p d t'l i' ••
01' a I ogralar o ongmal e
rever as provas.

Apresentação da primeira edição brasileira

T. R. Schellenberg
Washington, D.C., 15-9-1955

QUANDO FUIDIRETOR do Arquivo Nacional (1958-64), lima das primeiras ini-

ciativas que tomei foi procurar trazer ao Brasil Theodore R. Schellenberg, o
mestre americano da arquivística. Não foi difícil buscar e conseguir o apoio
da divisão cultural da Embaixada Americana, e pOllCOdepois aqui tínha-
mos, por uma quinzena, o dI'. Schellenberg.
Lembro-me que, ao falar ao diretor da divisão cultural, ele procurou um
Who's who e, depois de encontrar a bibliografia do homem, disse-me logo:
, I
"E uma pessoa importante, é o maior arquivista americano". Eu não queria
menos, sabia quem ele era, e queria que ele viesse e me aconselhasse sobre
os problemas do Arquivo Nacional.
Schellenberg nasceu em 1903 em Harvey County, no Texas, de origem
alemã, e fez seus estudos superiores ná Universidade de Kansas e da
Pennsylvania, onde doutorou-se em história, em 1934. Foi, então, em 1934 e
1935, secretário executivo do comitê sobre material para pesquisa do Conse-
lho Americano de Sociedades Eruditas (American Council of Learned
Societies) e do Conselho de Pesquisa em Ciências Sociais (Social Science
Research Council). E, depois, historiador-assistente do Serviço Nacional de
Parques. Nessa época escreveu um importante artigo histórico, citado por
autores reputados.
Quando o presidente Monroe recebeu as propostas de Canning relati-
vas a uma declaração conjunta anglo-americana contra a intervenção da Santa
Aliança na América Latina, então em luta pela independência, procurou ou-
vir as opiniões de seus dois antecessores, Jefferson e Madison. Entre 15 e 26
de novembro de 1823, o gabinete discutiu as opiniões dos dois estadistas,
apresentadas por Monroe. Pois bem, Schellenberg procurou provar as ori-
gens jeffersonianas da Declaração de Monroe (2 de dezembro de 1823). No
 artigo "Jeffersonian origins of the Monroe Doctrine"l sustenta que não foi
Adams, então secretário de Estado e sucessor de l\1onroe, a influência res-
ponsável que levara o presidente à sua famosa declaração. Para ele, Adams
tinha certas idéias básicas sobre a América Latina, que eram irreconciliáveis
com aquelas em que a doutrina das duas esferas (a européia e a americana)
se baseou.
Diz Schellenberg, por exemplo, que ele não tinha fé no republicanismo
cio povo latino-americano e não acreditava que houvesse qualquer comu-
nhão real de interesses entre os Estados Unidos e a América Latina; e que
conquanto tivesse falado, com aprovação, de um "sistema americano", o sis-
tema que tinha em mente era de caráter exclusivamente nacional, e limitado
estritamente aos interesses diretos dos Estados Unidos.
Schellenberg não estava, no entanto, buscando diminuir Adams mera-
mente para exaltar Monroe, e o principal argumento de seu artigo é mostrar
que pela doutrina das duas esferas e pela própria fraseologia, Monroe devia
a Jefferson, e este ao seu amigo Abade de Pradt, publicista francês."
Como se vê, Schellenberg iniciou muito bem sua carreira de historiador
num estudo bem lançado, bem fundamentado e que teve repercussão
m~io erudito. Mas ele preferiu abandonar a história pelos arquivos, a pes-
qlllsa pela administração arquivistica. E nesta se tornou um mestre sem
dúvida o maior que a América teve e um dos maiores de todos os tem~os e
lugares.
Sua carreira no Arquivo Nacional dos Estados Unidos se inicia em 1935
e chega a arquivista-assistente (subdiretor do Arquivo) entre 1957 e 1963.
Teve grande atividade como conferencista e consultor de programas de re-
forma entre 1954 - quando foi à Austrália - e 1960, quando visitou o Brasil,
a convite do Arquivo Nacional.
. Sche.llenberg era alto, rosado, olhos azuis, falava pouco, parecia
mtrovertldo, era sério, competente e rapidamente conhecia os problemas
que enfrentava. Sua visita e sua lição autorizada chegaram-nos na hora exa-
ta - , ,
, nao so porque tentavamos empreender uma larga reforma da instituição,
~His~allicAmerican Historical Review, 14:1-31, 1934.
Whltaker, Arthur P Os E t d U'd . ,
1800-1830. Trad D I' . ,s a os III os e a l~ldependencia da AmériCCl Làtina,
. e amo Baurngratz. Belo Honzonte, 1966. p. 319, 324-5 e 334.
como porque a transferência para Brasília e o desenvolvimento econômico
exigiam cuidadosa atenção pelo problema da avaliação documental e da efi-
ciência e boa organização dos arquivos, instrumentos indispensáveis da boa
e eficiente organização administrativa.
Ele nos ofereceu um relatório, "Problemas arquivísticos do governo bra-
sileiro".3 Porque havia a real ameaça de eliminação indiscriminada ou reco-
lhimento desordenado, publicou o Arquivo Nacional o seu O preparo de lis-
tas de documentos. 4 Publicou o Arquivo, ainda, A avaliação dos documentos
públicos modernos5 e o Manual de arquivos,6 todos obras de real mereci-
mento e que muita influência tiveram e continuarão a ter na formação do
arquivista brasileiro.
Schellenberg organizou em Washington, em 1961, a Primeira Reunião
Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e his-
toriadores de 18 países e de 29 arquivos. Ela teve um grande êxito, que con-
sagrou sua obra de insigne arquivista, como escreveu seu amigo e colega do
Arquivo Nacional dos Estados Unidos George S. Ullibari, no necrológio pu-
blicado na Revista de História da América.7
n~ Theodore R. Schellenberg faleceu em 14 de janeiro de 1970 e agora sua
obra Modern (l/'chives: principies and techniques8 é traduzi da pela compe-
tente e dedicada documentarista, arquivista e bibliotecária da Câmara dos
Deputados, Nilza Teixeira Soares, que acompanhou com interesse a partici-
pação de Schellenberg nos problemas do Arquivo Nacional, na sua visita ao
Brasil. Com seus conhecimentos especializa dos, ela fez uma tradução m~re-
cedora do renome do afamado arquivista.
Merece também o aplauso de todos a obra discreta, positiva e duradou-
ra que Raul Lima promove à frente do Arquivo Nacional do Rio de Janeiro,
a cúpula do sistema arquivístico nacional.
3 Arquivo Nacional, 1960. Trad. Lêda Boechat Rodrigues. rnirneog.
4 Rio de Janeiro, 1960. Trad. Lêda Boechat Rodrigues.
5 Rio de Janeiro, 1959. Trad. Lêda Boechat Rodrigues.
6 Rio de Janeiro, 1959. Trad. Manoel A. Wanderley.
7 Revista de História da América (69):133-7, 1970. Nela Ullibari levantou a biblio-
grafia de Schellenberg sobre arquivos.
H Chicago University Press, 1956, e Melbourne, Austrália, 1956.
 Apresentação da nova edição
de Arquivos modernos

NESTEMOMENTO EMque O progresso científico e tecnológico alcançado pela

humanidade vem introduzindo incessantes e significativas modificações no
quotidiano do homem, principalmente invadindo o universo daqueles que
têm a informação como matéria-prima de seu desempenho profissional _
arquivistas, bibliotecários, documentalistas, analistas de sistemas etc. -, a
Fundação Getulio Vargas, em boa hora, dispõe-se a lançar nova edição de
Arquivos modernos: princípios e técnicas, do renomado historiador e ar-
quivista T. R. Schellenberg, traduzido por Nilza Teixeira Soares e editado
pela própria FGV em 1973.
Este trabalho de Schellenberg, cujo original foi editado pela primeira
vez em 1955, mantém-se atualizado até nossos dias em razão do tratamentó
integrado que o autor dispensou à problemática arquivista. O livro discorre
sobre conceitos e técnicas arquivísticas, ressaltando a importância dos ar-
quivos correntes na organização dos acerv~s permanen~es.
Schellenberg preocupa-se ainda com questões referentes ao controle e
ao planejamento da produção documental e dedica o capítulo 12 à avaliação
de documentos, temas da maior atualidade não apenas no setor público, mas
também no privado.
Em resumo, Arquivos modernos ainda é uma obra de referência e de
leitura obrigatória para todos aqueles que desenvolvem atividades de gestão
de documentos, em qualquer suporte, inclusive documentos informáticos,
ou para aqueles que se dedicam ao estudo da arquivologia.

Marilena Leite Paes

Rio de Janeiro, abril de 2002
 Nota da tradutora

o TRAlnLHO DO dI'. Schellenberg aqui apresentado é da maior importância e

atualidade. Seu mérito maior está no tratamento integrado que dispensa à
problemática da arquivistica. Teve por objetivo final os arquivos de custódia
ou históricos, mas se ocupou igualmente da fase preliminar, ou seja, dos
arquivos correntes, ativos ou de movimento que se constituem dia a dia nas

repartições.
Os arquivos permanentes se formam de corpos de arquivos recolhidos
dos arquivos correntes. O trabalho destes repercute naqueles. Torna-se im-
portante a atuação do arquivista na fase de administração corrente dos do-
cumentos. O problema recua até ao próprio controle e planejamento da pro-
dução de papéis nas repartições e passa pelas várias fases de determinação
dos valores dos documentos, eliminação ou recolhimento definitivo ou tem-
porário, descrição e uso.
Da tradução em língua portuguesa constam dois capitulos adicionais
que não integram a edição original. Esses capitulos versam 30bre o arranjo e
descrição de papéis e arquivos privados e foram inseridos após os capítulos
14 e 15 do original, por determinação do autor.
O capítulo 12 sobre avaliação dos documentos da edição original foi subs-
tituído por artigo do autor, divulgado no National Archives Bulletin.
Longos anos decorreram sem que eu desse por acabada a tradução des-
ta obra que me fora inicialmente encomendada por editora particular. Es-
crúpulo excessivo impedia-me de considerar definitivo o meu trabalho. As
dificuldades em captar o exato sentido do texto e os problemas decorrentes
da fixação da terminologia técnica foram se cristalizando com o decorrer do
tempo e foram sendo contornados com a preciosa colaboração de especialis-
tas no assunto, inclusive o próprio autor quando de sua visita ao Brasil, e
funcionários do Arquivo Nacional da Inglaterra, quando de minha perma-
nência em Londres como bolsista do Conselho Britânico, e de pessoas mi-
nhas amigas que não se furtaram a me prestar a ajuda e esclarecimentos
necessários. A todos os meus agradecimentos, e, em particular, a Maria de
Lourdes Costa e Souza, arquivista brasileira de renome, pela leitura comple-
ta que fez dos originais.

Nilza Teixeira Soares

Bibliotecária da Câmara dos Deputados

Introdução

Que sua eminência ordene em todas e em cada uma

das províncias que se reserve um prédio público no qual
o magistrado (defensor) guarde os documentos, escolhendo
alguém que os mantenha sob custódia, de forma que não sejam
adulterados e possam ser encontrados rapidamente por quem
os solicite; que entre eles haja arquivos e seja corrigido
tudo que foi negligenciado nas cidades.

Imperador Justiniano*
 Importância dos arquivos

SE PERGU1\TASSEMOS A um homem comum da rua por que razão os governos

criam os arquivos, ele por certo nos interrogaria: - Que vem a ser arquivo?
Se lhe explicússemos, então, os objetivos de uma instituição dessa natureza,
provavelmente ele responderia, de pronto, tratar-se de mais um exemplo
das extravagâncias dos governos. Quanto ao material do arquivo, faria esta
pergunta final: - Por que não queimar essa papelada?
Visto ser esse conceito popular em relação ao arquivo encontrado em
todos os países é de se admirar que eles existam, instituídos com fundos
públicos. Deve, portanto, ter havido outras razões que não a solicitação po-
pular para a sua criação.

Os arquivos como instituição, provavelmente, tiveram origem na antiga

civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus do-
cumentos de valor no templo da mãe dos deuses, isto é, no Metroon, junto à
corte de justiça na praça pública em Aterias. No templo conservavam-se os
tratados, leis, minutas da assembléia popular e demais documentos oficiais.
Entre outros, havia o discurso que Sócrates escrevera em sua própria defesa,
manuscritos de peças de Ésquilo, Sófocles e Eurípides e as listas dos vence-
dores das olimpíadas. Esses documentos foram conservados e transmitidos
desde os tempos primitivos, até talvez o século III da era cristã, na forma de
rolos de papiro. Embora não sejam atualmente guardados em arquivos, a
sua preservação inicial ocorreu em tais instituições.
O desenvolvimento atingido pelos arquivos, durante o declínio das civi-
lizações antigas e na Idade Média, exerce alguma influência no caráter dos
arquivos que apareceram no início da Idade Moderna. Contudo, será sufi-
ciente, de acordo o objetivo deste livro, considerar os arquivos modernos, e,
entre esses, anesar do grande desenvolvimento alcançado na Alemanha, Itá-
 lia, Espanha e outros países, tomaremos os da França, Inglaterra e Estados
Unidos como melhor servindo para ilustrar a importância dada à preserva- órgãos do governo central, em Paris,
ção do patrimônio dos arquivos nacionais. próprios depósitos de arquivos sobre
nas, igrejas, hospitais, universidades
distritais nos quais foram colocados,
dos órgãos municipais extintos.
os quais mantinham, até então, seus
os documentos das províncias, comu-
e famílias nobres e sobre os arquivos
durante a Revolução, os documentos

A importância básica dos arquivos para a sociedade organizada pode
ser mais bem aquilatada, observando-se a maneira pela qual foram eles tra-
tados quando da queda de um regime. Durante a Re\'()lução Francesa foram
destruídas as instituições que se haviam desenvolúdo gradativamente des-
de os tempos feudais. Atingidas as instituições do Estado, posteriormente
outras, como as religiosas e econômicas, foram igualmente exterminadas.
Desapareceram os direitos de propriedade e os privilégios. TentoU-se apa-
gar qualquer vestígio do odiado antigo regime.
Que aconteceu nesse período de revolução aos documentos da socieda-
de? No fervor inicial da Revolução, em 1789, a Assembléia Nacional criou'
um arquivo no qual deveriam ser guardados e exibidos os seus atos. Um ano
depois, por decreto de 12 de setembro de 1790, esse arquivo tornou-se os
Archives Nationales de Paris. Foi o primeiro arquivo nacional criado no
mundo. Nele deveriam ser guardados os documentos da Nova França, docu-
mentos esses que traduziam suas conquistas e mostravam suas glórias.
O que se deveria fazer com os documentos do passado? Dever-se-iam
conservar os ricos tesouros do antigo regime - os documentos do conselho
real no Tl'ésol' des C/zartes que datavam do século XII, ou os documentos da
CUl'ia Régis, a mais antiga unidade central de governo, com origens no sécu-
10 XIII? Os revolucionários mais radicais insistiram na sua destruição, pois
nele estavam consolidados os direitos e privilégios de um Estado; entretan-
to, os mais conservadores argumentaram que esses tesouros eram agora pro-
priedade pública e, logo, haviam de ser preservados. Desde que eram pro-
priedade pública, o povo poderia ter acesso aos mesmos, dando-se-Ihe
op.ort~lI1idade de investigar os documentos oficiais para proteger os seus pró-
pnos mteresses que estavam envolvidos na liquidação dos direitos feudais e
nas relações de propriedade.
Um decreto de 25 de junho de 1794 estabeleceu, em todo o território
nacional, uma administração dos arquivos públicos. Por esse decreto os
Archives Nationales passaram a terjurisdição sobre os documentos dos vários
Aquele decreto estabeleceu também o direito de acesso aos documentos
públicos, tornando-se assim uma espécie de "declaração dos direitos" da
arquivística. A administração nacional dos arquivos foi ainda reforçada pela
lei de 26 de outubro de 1796 que deu aos Archives Nationales jurisdição so-
bre os que foram criados nas principais cidades dos départements para cui-
dar dos documentos antes mantidos nos depósitos distritais.
Durante toda a Revolução Francesa, os documentos foram considera-
dos básicos para a manutenção de uma antiga sociedade e para o estabeleci-
mento de uma nova. Os documentos da sociedade antiga foram preservados
principalmente e, talvez, sem essa intenção, para usos culturais. Os da nova
sociedade o foram para proteção de direitos públicos. O reconhecimento da
importância dos documentos para a sociedade foi uma das grandes conquis-
tas da Revolução Francesa. Este reconhecimento resultou em três impor-
tantes realizações no campoarquivístivo:
1. Criação de uma administração nacional e independente dos arquivos.
2. Proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos.
3. Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos do-
cumentos de valor, do passado.
Cerca de 50 anos mais tarde, em 14 de agosto de 1838, foi criado na
Inglaterra um arquivo central, o Public Record Office. As razões para a cria-
ção deste arquivo foram totalmente diferentes das que levaram os revolu-
cionários franceses a criar os Archives Nationales. Não foi motivada pela
preservação da prova dos privilégios adquiridos, até muito pelo contrário,
pois os direitos básicos e privilégios do povo inglês, que se foram estabele-
cendo gradativamente através dos séculos, estavam firmados em registros.
Do século XIII em diante os textos de documentos importantes, quer na for-
ma abreviada, quer na completa, foram lançados em rolos de pergaminho.
 Esses lançamentos, aceitos como prova legal, tornaram desnecessária
ferência aos originais.
As razões para a criação do Public Record Office britânico tanto foram
de ordem prática como de ordem cultural. As considerações práticas rela-
cionaram-se com as condições em que os documentos oficiais se encontra-
vam. Ainda que o volume dos rolos na sua totalidade fosse considerável, não
era isso motivo suficiente para obrigar o governo a criar um arquivo central
para sua conservação. Os documentos subsidiários dos rolos eram uma ou-
tra questão; foram negligenciados, pois careciam de valor como prova legal.
O seu volume, porém, aumentou muito quando o antigo mecanismo da Chan-
celaria, da Fazenda e das cortes de Justiça deu lugar a uma nova administra-
ção mais complexa.
No reinado de Carlos II, William Prynne, conservador de arquivos, ten-
tou restaurar a ordem dos documentos que "durante muitos anos permane-
~eram ,n~m verdadeiro caos, deteriorando-se sob teias de aranha, poeira e
Imundlcle no canto mais escuro da Capela de César na White Towe'" C
' I.
esse objetivo disse ele que empregou soldados e mulheres "para remover a
imundície, limpando-os, mas que, estes, em pouco tempo, cansados desse
tedioso trabalho, largavam-nos quase no mesmo estado em que os encon-
travam".9 Um século depois, certos documentos do reinado de Carlos I não
podiam ser localizados, até que, sob a direção de um funcionário antigo,
alguns livros velhos foram desenterrados de Uma sala próxima ao portão de
entrada do Whitehall.
Dado a um desastroso incêndio na Cotton Library temos um relatório
de 1~32, s~bre o qual si,. Hilary Jenkinson diz: "poderia bem ter provocado
rec~lOs, nao.só em relação ao perigo do fogo em muitos dos repositórios
q~als se sabIa vagamente da existência de grande parte de documentos
blIcos, mas também diante da possibilidade de perdas por outros motivos
que não acidente".1O Em 1800 descobriram-se documentos em cerca de 50
d:pósitos diferentes, espalhados por toda a cidade de Londres. Essa situa-
çao determinou um inquérito oficial levado a efeito por uma comissão no-
meada para investigar a situaçao dos documentos oficiais.
99 TThh~om~p~so~n;,--;1-;:;9:4-::;2:-:::4;-;:O;-.-------------
10 Great Britain, Public Record Office, 1949. parte 1,p. 9.
a re-
Como resultado desse inquérito foi nomeada em 1800 uma Comissão
dos Documentos (Record Comission), a primeira de seis comissões idênti-
cas, entre 1800 e 1834. O trabalho do governo, entretanto, foi tão moroso
que a Câmara dos Comuns nomeou uma comissão para investigar o traba-
lho da última Comissão dos Documentos. Essa comissão, em 1836, relatou
que em certo depósito todos os documentos públicos "estavam extremamente
úmidos, alguns haviam aderido aos muros de pedra, numerosos fragmentos
de documentos escaparam de destruição total pelos insetos, e muitos se apre-
sentavam no mais adiantado grau ele deterioração. A deterioração e a umi-
dade tornaram uma grande parte deles tão frágil que dificilmente resisti-
riam ao toque; outros, particularmente aqueles em forma de rolos, estavam
tão colados que não podiam ser desenrolados".1l Esse inquérito levou à san-
ção a Lei dos Documentos Públicos (Public Record Act) de 1838.
O impulso cultural para a criação do Public Record Office partiu dos
historiadores. Do século XVII em diante tentaram fazer com que o público
OlTI reconhecesse o valor dos documentos. Seus esforços, entretanto, encontra-
ram, de imediato, pouca repercussão, quer pública, quer oficial. Em 1848,
uma comissão criada pela Câmara dos Comuns relata que "somente uma
pequena fração do público conhece a extensão e o valor e percebe a rara
perfeição dos documentos históricos deste país. Nossos documentos públi-
cos não despertam interesse no funcionalismo cujos atos registram, nem
nos órgãos cujas atividades consignam e nem por eles se interessam os pro-
prietários cujos direitos de propriedade assegur;lm fornecendo-Ihes os mais
autênticos, e talvez os únicos títulos".'2
O Public Record Office, de acordo com a lei que o criou, é um órgão
nos independente, não está, como na França, subordinado a um ministério. Atém-
pú- se exclusivamente aos documentos do governo central e não cogita daqueles
de origem local ou dos particulares.
Cerca de 100 anos depois da criação do Public Record Office o governo
americano criou um arquivo nacional, por lei de 19 dejunho de 1934. Du-
_
11Great Britain, Parliament, House of Commons, 1836. parte 1, p. xiv.
12 On the perilous state ..., 1949:4-5.
 rante todo o século XIX repetidos esforços foram feitos para induzir o gover-
no a melhor cuidar dos documentos públicos.IJ Já em 1810 uma comissão
do Congresso encontrou os papéis públicos "em grande desordem, expostos
a danos, numa situação nada segura e pouco honrosa para a nação". Incên-
dios em 1814, 1833, 1877 e ainda em outras datas destruíram documentos
valiosos. O incêndio de 1877 provocou a nomeação de uma comissão presi-
dencial para investigar as condições em que se guardavam os documentos
oficiais. Em face do relatório apresentado, o presidente Rutherford B. I-Iayes
recomendou, em suas mensagens de 1875 e 1878, a criação de um arquivo
nacional. Diz o presidente Hayes na primeira dessas mensagens: "Os docu-
mentos do governo constituem uma valiosa coleção para o país, seja quanto
ao valor pecuniário, seja quanto à importância histórica". Nas décadas que
se seguiram àquela mensagem, o Congresso fez diversas tentativas para pro-
videnciar melhores condições de guarda para os documentos governamen-
tais. Visava à construção de "a cheap building ... as Cl hall of records ... " Ao
mesmo tempo a Associação Histórica Americana, fundada em 1884, iniciou
uma campanha pela criação de um arquivo nacional. Em 1899 foi instituída
uma Comissão dos Arquivos Públicos (Public Archives Commission), que
publicou, em 1900 e 1912, vários inventários de arquivos estaduais, patroci-
nou a publicação de guias dos arquivos federais e dos arquivos europeus
relacionados com a história americana, promovendo também reuniões anuais
a partir de 1909. Essa associação, em debates com o presidente e com o Con-
gresso, em 1908, ressaltou a importância da criação de um arquivo "para
pesquisas da história americana". Em 1910 requereu ao Congresso a cons-
trução de "um depósito nacional onde os documentos do governo possam
ser reunidos, convenientemente cuidados e preservados". O Congresso au-
torizou, em 1912, a elaboração dos planos de construção, mas só em 1933 se
iniciou a construção desse edifício.
Razões para a instituição de arquivos públicos
Recapitulando: que motivos levaram a França, a Inglaterra e os Estados
Unidos a criar seus arquivos? A primeira e, é claro, a mais importante, foi a
necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. Até a Revo-
lução, os ministérios centrais pré-revolucionários da França acumulavam
depósitos de documentos por toda a Paris, ao mesmo tempo que no interior
do país os arquivos dos distritos também transbordavam. Na Inglaterra, cinco
séculos de governo abarrotaram muitos depósitos espalhados em Londres.
Os arquivos da Fazenda, por exemplo, foram mudados diversas vezes, de
um lugar para outro, "ocasionando perdas e confusões difíceis de avaliar",
segundo Jenkinson.l~ Nos Estados Unidos, durante um século e meio de
existência do governo federal, os documentos oficiais encheram águas-fur-
tadas, porões e outros desvãos.nos quais eram simplesmente jogados quan-
do não mais necessários ao trabalho corrente. Com o decorrer do tempo, um
governo naturalmente acumula tantos documentos que se faz mister tomar
providências em relação aos mesmos. Quando tais documentos obliteram as
repartições e dificultam a execução dos trabalhos, ocupando espaço valioso,
servem como uma advertência diária de que alguma providência precisa ser
tomada.
A segunda razão foi de ordem cultural. Os arquivos públicos constituem
um tipo de fonte de cultura entre muitos outros tipos como livros, manuscri-
tos e tesouros de museus. São uma fonte tão importante como os parques,
monumentos ou edifícios. Desde que produzidos por um governo são fonte,
particularmente, desse governo. Em contraste com outros tipos de fontes
culturais que podem ser administradas por entidades particulares, os arqui-
vos só podem ser administrados pelo próprio governo. O cuidado com os
valiosos documentos oficiais é, portanto, uma obrigação pública. Esse fato
foi reconhecido, em primeiro lugar, na França. Durante o período revolucio-
nário, como já foi dito, os documentos da Assembléia Nacional foram con-
servados para estabelecer a nova ordem, mas os documentos do antigo regime,
considerados propriedade pública, foram preservados, principalmente para
fins culturais. Esses documentos de valor cultural, ou seja, Chartes et
monwnents appartenant à l'histoire, ma sciences et ma arts foram coloca-
dos à parte para preservação nos Archives Nationales. Na Inglaterra e nos
Estados Unidos, coube aos historiadores a primazia de reconhecer a impor- 4
tância dos documentos públicos e foi em grande parte por influência deles
que se criaram os arquivos nacionais nesses dois países. Os historiadores
4
I.
•
viram que tais documentos, na sua totalidade, refletem não apenas a expan-
~-------J
• J
 são e o funcionamento de um governo, mas também o desenvolvimento de
crescimento. São a principal fonte de informação de todas as suas ativida-
um país. Nos Estados Unidos, onde os historiadores permaneceram na van-
des. Constituem os instrumentos administrativos básicos por meio dos quais
guarda do movimento pela criação de um arquivo nacional, as suas idéias
é executado o trabalho governamental. Contêm provas de obrigações finan-
foram habilmente expressas pelo falecido professor Charles M. Andrews
(1863-1943), eminente historiador americano, que disse: ceiras e legais que devem ser preservadas para protegê-Io. Englobam o gran-
de capital da experiência oficial de que o governo necessita para dar conti-
"Quanto mais se compreender que a verdadeira história de uma na- nuidade e consistência às suas ações, tomar determinações, tratar de
ção e de um povo baseia-se não em episódios e acontecimentos super-
problemas sociais e econômicos, bem como de problema.s de organização e
ficiais, mas nas características substanciais de sua organização cons-
titucional e social, mais valorizados e preservados serão os arquivos. métodos. Em suma, constitUem os alicerces sobre os quals se ergue a estru-
Nenhum povo pode ser considerado conhecedor de sua própria histó- tura de uma nação.
ria antes que seus documentos oficiais, uma vez reunidos, cuidados e
tornados acessíveis aos pesquisadores, tenham sido objeto de estudos
sistemáticos e antes que se determine a importância das informações
neles contidas ... Tem sido afirmado que 'o cuidado que uma nação
devota à preservação dos monumentos do seu passado pode servir
como uma verdadeira medida do grau de civilização que atingiu'. En-
tre tais monumentos, e desfrutando o primeiro lugar, em valor e im-
portância, estão os arquivos nacionais e locais."15

A terceira razão foi de interesse pessoal. Esta razão forçou, em parte, os

revolucionários franceses a criar os Archives Nationales. Objetivando a des-
truição de uma sociedade antiga e a criação de uma nova, tinham consciên-
cia da importância dos arquivos públicos para a determinação das várias
relações sociais, econômicas e políticas. Achavam que tais documentos eram
imprescindíveis à proteção de direitos feudais e.privilégios e criaram, então,
um órgão especial- Agence Temporaire des Titres - cuja atividade precípua
era segregar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos e
privilégios (titres jéodaux). Também consideravam esses documentos fun-
damentais para determinar os direitos e privilégios então adquiridos, e as-
sim marchavam para preservar todos os papéis úteis que consubstanciassem
os direitos do Estado sobre as propriedades confiscadas. Os documentos ofi-
ciais, é óbvio, definem as relações do governo para com os governados. São a
derradeira prova de todos os direitos e privilégios civis permanentes e a pro-
va imediata de toda propriedade temporal e direitos de ordem financeira
que se originam ou se ligam às relações do cidadão para com o governo.
A quarta razão foi de ordem oficial. Os documentos, mesmo os mais
antigos, são necessários às atividades do governo. Refletem sua origem e
 Natureza dos arquivos

HA UMA FORTE tendência, por parte dos que exercem uma nova Profissão, para
criar termos com significados altamente especializados. E, além disso, quando
se trata de disciplina que carece de substância científica ou erudita, surge
outra tendência, a de criar termos com significados não só especializados,
mas também tão obscuros que dão a falsa impressão de grande profundidade.
A arquivística, ainda que relativamente nova, não carece de substância
científica ou de erudição e, fugindo à regra, tentou evitar uma terminologia
especializada. Mas, pelo simples uso de termos comuns, os arquivistas mui-
tas vezes caem na obscuridade em sua literatura técnica. Pretendo, portan-
to, definir os termos usados neste livro à medida que ocorram.
Neste capítulo tratarei amplamente das definições dos termos "docu-
mentos" (records) e "arquivos"(archives), não por merecerem atenção es-
pecial, mas porque é essencial para o nosso estudo uma análise das princi-
pais características dos documentos e dos arquivos, ou seja, do material de
arquivo.

Definições

A palavra archives, de origem grega, é definida no Oxford English

Dictionary como: a) "lugar onde são guardados os documentos públicos e
outros documentos de importância; e b) "registro histórico ou documento
assim preservado". Essa definição é um pouco confusa, em virtude do seu
duplo sentido. Na linguagem corrente, e principalmente na literatura técni-
ca, deve-se distinguir entre a instituição e os materiais de que se ocupa. Essa
distinção só se poderá tornar clara pelo uso de termos diferentes para os
dois casos. Os alemães usam o termo Archivalien para designar os mate-
riais, mas o seu equivalente em inglês, archivalia, jamais logrou aceitação
geral. Para esclarecer essa distinção, a palavra "arquivo" (m'chival institution)
será empregada neste livro para designar a instituição, enquanto a expres-
 sclo "material de arquivo" ou simplesmente arquivos (archives) sera usada
para indicar 0 material que e objeto cla instituic;ao. A definic;ao do citado a arquivista Italiano Eugenio Casanova (1867-1951), no seu manual in-
diciol1ilrio, ademais, nao deixa clara a natureza intrinseca do material de titulaclo Archivistica, publicado em Siena, em 1928, define arquivos como
arquivo, 0 que passaremos a ilnalisar agora. Para isso, sera de grande utili- "a acumulac;ao ordenada de documentos criados pOl' uma instituic;ao ou pes-
clade examinarmos as clefini<,:6es encontradas nos manuais tecnicos escritos soa no curso cle sua atividade e preservados para a consecuc;ao de seus obje-
DOl' arquivistas de vclrios paises. tivos politicos, legais e culturais, pela referida instituiyiio ou pessoa".18
. Do ponto de vista da contribui<;ao universal para a arquivistica 0 mais a arquivista alemao Adolf Brenneke (1875-1946), pOl' muitos anos dire-
importante manual escrito sobre administra<;iio de arquivos e, provavelmen- tor do Arquivo do Estado cIa Prllssia, cujas conferencias foram rcunicIas em
te, 0 de um trio de arquivistas holandeses, S. IVluller (1848-1922), J. A. Feith forma cle manual pOl' Wolfgang Leesch numa publicac;ao intitulada
(1858-1913) e R. rrllin (1857-]935). Esse manual, intitulado Handleiding Al'chivkullcIe, publicada em Leipzig, 1953, define arquivos "como 0 conjunto
lIoor her On/ellell ell Bcschrijven VClIlArchicven, foi publicado em 1898 sob cle papeis e documcntos que promanam de atividades legais ou de neg6cios
os auspicios cia Associac;iio Holandesa de Arquivistas. Uma traclw;ao em in- de uma pessoa fisica ou juridica e se clestinam cl conserva\,;}o permancnte
gles foi feita pOl' um arquivista americano, Arthur H. Leavitt, e publicada em cleterminado lugar como fonte c testemunlO I (I0 passa d0 "19
.

sob 0 titulo ]yJunuulfor the ar/'(1ngclllellt und description of archives, em

Nova York, em 1940. ,. Essa tracluyi\O clefine a palavra holanclesa urchiefcomo
Elementos das defini~oes
"0 conjunto de documentos escritos, clesenhos e material impresso, recebi-
dos ou produzidos oficialmente pOl' lJlll 6rgiio administrativo ou pOl' um de
Se analisarmos os elementos destacados nas dcfiniyc)es dos arquivistas
seus funcionclrios, na medida em que tais clocumentos se clestinavam a per-
dos cliversos paises, veremos que se relacionam tanto a fatores concretos
manecer sob a cust6dia clesse 6rgao ou funcionario". 1(,A palavra archief, que (tangible) como a fatores abstratos (intungible). as elementos relativos aos
Leavitt traduziu pOl' archivol collection, significa real mente clocumentos cle fatores concretos - a forma dos arquivos, a fonte de origem e 0 lugar de sua
uma determinada
(reg is try o!li'ce) .+'
enticlade que foram mantidos num servi(;o de registro conservac;ao - nao sao essenciais a caracteriza<;:ao do material de arquivo,
pois os arquivistas, em suas definic;6es, deixam claro que os arquivos podem
8ir Hilary Jenkinson, no seu manual Ingles intitulado 1\;Jal111alof archive tel' v{lrias formas, podem vir cle varias fontes e podem ser guard ados em
administration, edi<;ao de 1937 (1" edic;ao publicada em Oxford, 1922), defi- varios lugares. as elementos relativos a fatoresabstratos sao os elementos
niu arquivos como clocumentos " ... produzidos ou llsados no curso de urn ato
essenciais. Sou de opiniao que s6 existem dois elementos dessa natureza;
administrativo ou executivo (pllblico ou privaclo) de que san parte
contudo, consideraremos tambem um terceiro elemento que Jenkinson re-
constitupinte e, subseqiientemente, preservados sob a custodia da pessoa puta essencial.
ou pessoas responsaveis pOl' aquele ato e pOl' seus legitimos sucessores para
sua pr6pria informac;ao".17
a primeiro elcmento essencial refere-se a razao pela qual os materiais
foram produzidos e acurnulados. Para serem consideraclos arquivos, as clo-
cumentos devem tel' sido criados e acumulados na consecu<;:ao de algurn
objetivo. Numa reparti<;:ao do governo, esse objetivo e 0 cumprimento de sua
.* N. do T.: Traduzido para 0 portugues POl'Manoel Adolpho Wanderley e editado na
finaliclade oficiaL as arquivistas holandeses salientararn 0 fato de que as
serie Publicar,:6es Tecnicas, pelo Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, em 1960. 145p.
16 Muller & Fruin, 1940: 13. arquivos SaG "oficialmente recebidos ou produziclos", Jenkinson acentuou
*"* N. do T.: Equivale a protocolo geral. Vel' nota da tradutora no capitulo 8. que a produc;ao clos mesmos tem origem "no curso de um ato administrativo
17 Jenkinson, 1937:11.

18 Casanova, 1928:9.
19 Brenneke, 1953:97.

1'7
 ou executivo"; e para Brenneke, resultam de "atividades legais ou de neg6- Um terceiro elemento, que, segundo Jenkinson, e essencial a caracteris-
cios". E, pois, importante a razao pela qual os documentos vieram a existir. tica dos arquivos, refere-se a custodia. Para este autar os documentos saG
5e foram produzidos no curso de uma atividade organizada, com uma deter- arquivos se "0 fato da cust6dia ininterrupta" puder ser estabelecido, ou, se
minada finalidade, se foram criados durante 0 processo de consecuc;ao de ao menos, se puder estabelecer uma "presunc;ao razoavel" do mesmo. Uma
um certo fim administrativo, legal, de negocio ou qualquer outro fim social "razo{lvel presunc;ao" desse fato, segundo aquele autor, e a differentia entre
SilOentio considerados como tendo qualidade de material de arquivo em um documento que e e um que nao e considerado material de arquivo".21 Ou,
potencial. como afirma no seu Manual of archive administration, "a caracterizac;ao
o segundo clos elementos essenciais refere-se aos valores pelos quais os clos arquivos (archive quality) depende da possibilidacle de provar a conti-
nuidade de uma linha imaculada de cust6dias responsaveis"."" A opiniao de
arquivos SilOpreservados. Para que OSdocumentos sejam arquivados devem
Jenkinson em relac;ao a cust6dia cliferc da opiniao dos arquivistas holande-
ser preservados pOI' razoes outras que nao apenas aquelas para as quais fo-
ses para os quais bastava que os documentos fossem criados no intuito de
ram criados on acumulados. Essas razoes tanto podem ser oficiais quanto
permanecerem no servi\o origin,lrio. [sto, na verdade, significa que aceita-
culturais. Em suas vilrias definic;oes de arquivos Jenkinson ressaltou a pre-
Yam, como possuindo todas as condic;6es para serem considerados material
servac;ao pOI' quem os haja criado "para sua propria informac;ao" ou "para
de arquivo, aqueles que houvessem pennanecido fora de cust6dia oficial. Ao
sua pr6pria referencia". E interessante observar-se que em seguida, quando
fonnular esse principio de cust6dia respons<lvel, Jenkinson provavelmente
analisa a maneira pela qual os documentos se tornam arquivos, Jenkinson,
pensava na possibiliclade de esta ser estabelecida na base dos antigos rolos
embora essencialmente interessado em arquivos do pass ado, formula ob-
da Chancelaria, da Fazenda e dos trihunais de Justic;a. Em se tratando de
servac;6es posteriormente enunciadas pOl' arquivistas que se ocupam de do-
documentos produzidos sob modernas condic;6es de governo, a prova da "li-
cumentos modernos, ao declarar que os documentos se tornam arquivo quan-
nha imaculada de custodias rcspons{lveis", ou da "cust6dia ininterrupta" nao
do, "terminado 0 seu usa corrente, sejam definitivamente separados para
pode ser tomada como um teste de caracterizac;ao dos arquivos. Os docu-
preservac;ao uma vez julgada conveniente a sua guarda".20 E 6bvio que os
mentos modernos existem em grande volume, sao de origem complexa e sua
arquivos modern os SaG guardados para serem us ados pOl' outros que nao
criac;ao e, muitas vezes, casual. A maneiril pela CJualSaG produziclos toma
aqueles que os criaram, e devem ser tomadas decis6es conscientes quanta infrutifera qualquer tentativa de controlar os documentos de per si, ou, em
ao valor dos mesmos para tal uso. Casanova ressaltou a preservac;ao dos ar- outras palavras, de seguir "linhas imaculadas" de "custodia intacta". Isto e
quivos para atenderem a fins politicos, legais ou culturais. 0 arquivista ale- uma verdade, nao importa 0 sistema de arquivamento usado. POI' conse-
mao afinnou que os arquivos saD preservados "como fonte e testemunho do guinte, se forem oferecidos documentos modemos a um arqllivo, serao acei-
passado", portanto, e claro, para fins de pesquisa. Esta e tambem a opiniao tos comO arquivos, desde que satisfac;am os outros quesitos essenciais, na
dos arquivistas americanos. Devemos admitir que a razao primordial para a "suposic;ao razoavel" de que sejam real mente documentos do orgao que os
preservac;ao da maiaria dos documentos e alcanc;ar 0 objetivo para 0 qual oferece.
foram criados e acumulados. Em se tratando de um governo, este fim, como o arquivista moderno, e logico, interessa-se pela qualidacle dos docu-
sabemos, e realizac;ao de sua atribuic;ao. Documentos conservados somente mentos que recebe de um 6rgao clo govemo. Aspira a tel' a "integridade dos
em func;ao dessa finalidade na~ sao necessariamente arquivos. Para que 0 clocumentos" preservados. POI' isso, entende-se que os documentos de um
sejam faz-s8 mister uma outra razao - a de ordem cultural. Sao preservados cleterminaclo 6rgao: a) devem ser conservados num todo como documentos
pan. uso de outros alem de sellS proprios criadores.
21 Great Britain, Public Record Office, 1949. parte 1, p. 2.
22 Jenkinson, 1937:11.
 desse orgao; b) devem ser guardados, tanto quanta possivel, sob a arranjo
que Ihes foi dado pelo orgao no curso de suas atividades oficiais; e c) devem
ser guard ados na sua totalidade, sem mutila<;ao, modifica<;iio au destrui<;iio
nao autorizada de uma parte deles. 0 valor de prova do materi:J do arquivo
para a arquivista moderno baseia-se na maneira pel a qual foram as docu-
mentos mantidos na reparti<;ao do governo, de como passaram a custodia
do arquivo e nao no sistema pelo qual eram controlados, de per si, na repar-
tir;ao.
Os arquivistas de diversos paises, eomo 'limos, definiram 0 termo "ar-
quivos" ell' maneira diferente. Cada qual definiu-o segundo 0 modo como se
aplica aos materiais eOIll que lidam. Assim, as holandeses denominaram
arquivos a contelldo de um archie); au servi<;o de registro, e elaboraram re-
gras para a seu arranjo e deseri<;ao codificados em um manual. 0 arquivista
ingles .Jenkinson da mesma maneira definiu arquivos como correspondendo
aos antigos documentos Pllblicos dos quais essencialmente se ocupou e ela-
borou principios para a seu tratamento aplic{lveis particularmente aqueles
documentos. Portanto, e claro, nao ha uma defini<;ao do tenno "arquivos"
que possa ser considerada final, que deva ser aceita sem modifica<;oes e que
seja preferivel cis demais. A defini<;ao po de ser modificada em cada pais de
acordo com suas necessidades peculiares. De'll' fornecer uma base sobre a
qual 0 arquivista possa lidar de fato, eficazmente, com a material produzido
pelo governo a que serve. Nao de'll' ser aceita uma defini<;ao que nao
corresponda a realidade. Uma defini<;ao que tenha surgido da observa<;ao de
material da Idade Media nao pod era atender as necessidades dos arquivis-
tas que trabalham principal mente com documentos modernos. A reciproca
desse fato tambem e verdadeira.
o arquivista moderno, penso eu, precisa de fato dar nova defini<;ao ao
termo "arquivos" de maneira mais adequada as suas proprias exigencias. 0
elemento sele<;ao de'll' estar implicito na sua defini<;ao de arquivos, pois 0
maior problema do arquivista atual consiste em selecionar, da massa de do-
cumentos oficiais criados por institui<;oes publicas au privadas de todos as
generos, as arquivos que se destinam a preserva<;ao permanente. Minha de-
fini<;ao de documentos (records) e a seguinte:
"Todos os livros, papeis, mapas, fotografias au oU5ra~ ~species docu-
men to"anas, I'ndependentemente de sua apresenta<;ao . f!slca'bl'au caracte-.
.' t'
liS Icas, expedidos ou recebidos par qualquer entJdade
f pu - Ica d au pn-
vada no exercicio de seus encargos legais au em un5ao as suas
atividades e preservados au depositados para preserva<;ao par aquela
entidade au par seus legitimos sucessores c.?tnO prova de ~u~s fun-
<;oes, sua politica, decisoes, l11etodos, opera<;oes ou outra~ atl\::dades,
ou em virtude do valor inforl11ativo dos dados neles contldos.
Pode-se observar que esta e a defini('ao, ligeiral11ente 1110dificada, que
aparece na I~el. de. Destin'wlo
. , " dos. DOCUillentos (Records Disposal Act) ell' 7
de julho de 1943 (44 U.S. Coele, 366-80). ,
. Outrossim, e preciso lel11brar que 0 terl1lo "entidade" aplica-se tambem
a organiza<;oes como igrejas, firmas comerciais, associa<;oes, ligas e ate mes-
mo a familias.
o termo "arquivos" pocle agora ser elefinielo como:
"Os documentos de qualquer instituir;ao Pllblica ou p~'ivada que ha-
jam sido considerados de valor, n?erecendo preser.va\a~ pe~~n:anente
para fins ell' referencia e de pesqUlsa e que hajam :ll~Odeposltdelos ~u
selecionados para deposito, num arquivo de custodia permanente.
As caracteristicas essenciais dos arquivos relacionam-se, pais, com ~s
razoes pelas quais as documentos vieram a existir e com as razoes pelas quais
foram preservados.
Aceitamos, agora, que, para serem arquivos, as documentos deve.m ~er
sido produzidos ou acumulados na consecu<;ao de um deten~inado obJetlvo
e possuir valor para fins outros que nao aqueles para os ~ua.ls foram produ~
zidos au acumulados. Arquivos pllblicos tem, entao, dms tipOS de valores.
val ores primarios, para a reparti<;ao de origem, e valo:es s~cu~darios, para
as outras reparti<;oes e para pessoas estranhas ao sen'1<;o publico.
 Paralelo entre biblioteca e arquivo

NESTE CAPiTULO DESEJO tratar das rela<;6es existentes entre as profiss6es de

biblioted\rio e de arquivista. Proponho-me a fazer isso assinalando as dife-
renyas que h[\ no material com que lidam esses dois profissionais e as dife-
ren<;as de metodos de tratamento. Meu objetivo nada tem de capcioso. Nes-
se intento de real<;ar essas diferen<;as viso tao-somente a escJarecer 0 carMer
essencial da profissao de arquivista.

As diferen<;as observadas entre as materiais de biblioteca e de arquivo

referem-se: a) ao modo pelo qual se originam; e b) ao modo pelo qual entra-
ram para as respectivas cust6dias.
Examinemos rapidamente a primeira dessas diferen<;as. No capitulo pre-
cedente destaquei como uma das caracteristicas essenciais dos arquivos te-
rem sido produzidos ou acumulados em conexao direta com as atividades
funcionais de um 6rgao do governo ou de qualquer outra entidade; e grande
parte do seu valor depende da rela<;ao orgfll1ica que mantem, quer entre si,
quer com 0 proprio orgao. Os valores culturais sao acidentais. 0 material de
uma biblioteca, pOl' outro lado, visa, em primeiro lugar, a fins culturais. E
pOl' essa razao consistem, geralmente, em peyas avulsas, cujo valor inteira-
mente independe da rela<;ao que mantem entre si. A diferen<;a entre 0 mate-
rial de biblioteca e 0 de arquivo independe de sua forma fisica. 0 material
impresso, normalmente, fica na esfera dos bibliotecarios, mas sob determi-
nadas circunstfll1cias pode tel' ou adquirir um carateI' arquivistico. Esse e 0

caso, pOl' exemplo, de jornais recebidos pOl' uma administra<;ao em conse-

qiiencia de uma atividade oficial, ou de impressos, folhetos ou circulares
quando anexados aos documentos oficiais. E tambem 0 caso dos proprios
documentos oficiais quando aparecem em forma impressa.
 Os materiais audiovisuais e cartogrMicos apresentam quase a mesmo ganizada - como par exemplo os de uma igreja, ~e uma f~rma, o.ume~m~ de
interesse tanto para as bibliotec{lrios quanta para as arquivistas. As pelicu- um individuo - poderao ser considerados arqUlvos. Dill a deslgna<;ao ar-
las cinematograficas, par exemplo, quando produzidas au recebidas par uma . 1"
qUlvOSre IglOSOs" , "arquI'vos economicos" '."arquivos privados". Alem disso,
administra<;ao no cumpril11ento de fun<;oes especificas, podem ser conside- quando os manuscritos historicos constituirem parte ,mtegrante ~a docu-
radas arquivos. Este e a cas a de filmes feitos para registrar atualidades, tais
menta<;ao de uma atividade organizada, podem tambem ser conslderados
como filmes de cenas de combate durante a guerra, au para influenciar a
arquivos, como e a caso de cartas de amor que constituem prava em causas
opiniao Pllblica, ou ainda para treinar 0 pessoal civil au militar. As copias
de divbrcio.
desses filmes equivalem ~l duplicatas ell' li\TOSe s~logeralmente postas a dis-
Tratemos agora do modo pelo qual as materiais entram para a custodia
posii,:ao, antes pebs bibliotecas do que peJos arquivos, para fins educativos e
do arquivo e da biblioteca. Os arquivos SaDorgaos recept~r:s, a~ ~asso qu.e
recreativos. Verifica-se 0 c(Jntr~'tri(Jcom reb<;ao a negativo e fill11espositivos
as bibliotecas sao colecionadores. Um arquivo, seja institUl<;ao oflcla~ au ~n-
que san usados sobretudo para a produi,'au de (Jutras hlmes.
vada, e criado com a objetivo de preservar as expedientes da .orgamzac;ao.a
Nao se pode estalwlecer a diferel1i,'a entre a cole<;ao ell' l11anuscritos das
que serve. VI'a de I'egl"l '1l'quivo nao conta com grande capaCldade de aqUl-
<, 0 <
bibliotecas e os arquivos, considerando-se-Ihes a forma, a autoria ou a valor.
si<;aode material pOl' compra ou pOl' doa<;ao. Normalmente, em ap:nas uma
Podem tel' vinelo ell' fontes identicas de institui<;ilo au de um particular, e
podem possuir identico valor de pesquisa. Esse valor foi destacaelo pOl'
fonte, que e 0 governo, a institui<;ao ou a pessoa a que serve. 0 arqlllvo de um

Phyllies Mander Jones, bibliotec{lrio da Mitchell Library. em Sidney, qUilI1- pais deve receber apenas materiais produzidos pelo ~overno a q~e serve,
do escreve que, ao contdlrio do que se veri fica com arquivos, "nos papeis nao os produzidos pOl' outras paises. Um arquivo destmado a ser~ll' apen~s
privados 0 estudioso entra em contato mais intimo com () assunto de seu a urn ministerio deve receber somente materiais daquele determmado ml-
interesse, talvez pOl'que esses papeis mais provavelmente ref1etel11os senti- nisterio. 0 destinado a servir a administra<;ao de um certo nivel nao recebe-
mentos e preconceitos naturais do homem, e pOl'que esses mesmos papeis e ra senao os materiais produzidos naquele nivel de administra<;ao. Assil11,
as documentos de ernpresas privadas e semiprivadas podem oferecer uma um arquivo federal nao devera aceitar documentos de govern os estaduais,
fonte mais rica de dados de v{lrios matizes". ":l Pode-se fazel', no entanto, uma nem urn arquivo estadual aceitar{l os do governo federal. . .
distin<;ao baseada no modo pelo qual os manuscritos vieram a existir. Os Um arquivo, note-se, nao coleciona material. Esse ponto fOJesclareCldo
documentos ditos arquivos, de acordo com a historiador americano Charles par Hilary Jenkinson, que escreveu:
M. Andrews, "diferem elos l11anuscritos historicos 1'01' nao constituirel11 uma
massa de papeis e pergal11inhos reunidos ao acaso e ordenados tendo em "Os arquivos nao sao colecionados. Quem dera que a palav:a colec;ao
fosse banida do vocabulario do arquivista, ao menos para fmnar este
vista apenas a importancia do assunto e a cranologia dos"mesl11os"."4 En-
fato, Sua existencia nao e devida, ou pelo menos nao 0 deve se~, ~o
quanta as arquivos aparecem como resultado de uma ativielade funcional fato de alguem os haver reunido com a ideia de que pudes~em ser utels
regular, as manuscritos historicos, ao contrario, sao, em geral, a produto de aos estudiosos do futuro ou para pravar uma questao ou Ilustrar uma
uma expressao espontanea do pensamento au sentimento. Sao, assil11, cria- ~eoria, Agrupam-se e atingem a fase do seu ar~'anj.o pOl' um pro~esso
dos ao acaso e nao sistel11aticamente. natural: SaGurn produto, quase, como se podena dlzer, urn orgamsmo
Toda vez que os documentos escritos, embora classificados como ma- como uma arvore ou urn animal. Tern, pOl' conseguinte, uma estrut~-
nuscritos historicos, forem criados em conseqiiencia de uma atividade or- ra, uma articulac;ao e uma inter-relac;ao natural das partes que sa.o
essenciais ao seu valor. Um documento avulso de um fundo de arqUl-
vo nao teria, pOl' si so, maior expressao do que teria urn .tinico ossa
23 Jones, 1952:79.

" Andrews, 1913: 262.

separado do esqueleto de urn animal extinto e desconhecldo. A qua-
 lidade propria do ma~erial de arquivo so se conserva integral mente nistrayao, pois tais pec;:asSaGparte constituinte de um corpo de documentos
enquanto a forma e a II1ter-relayao natural forem mantidas".25
correlatos. Cada um desses dois tip os de instituiyao tem trabalho suficiente
as b~bliotecarios, pOl' outro lado, nao recebem seu material de determi- no seu proprio campo sem precisar invadir 0 do outro, pois a feitura de mui-
l~a~a entldade. Podem obte-Io de qualquer parte do mundo. Na hipotese de tos documentos assim como a "feitura de muitos livros" - como diz a Biblia
lU11Itarem suas aquisiyoes a material sobre determinado as t - "nao tem fim" (Ec. 12, 12).
. ". " ( sun 0, como pOl'
exemplo, agl'lcultura, pode ser adquirido de qualquer fonte em que seja
encontrado .
. As bibl.iotec~ls, muitas vezes, tem arquivos sob sua custodia. De fato,
mUltas ll1stItUlyOeSde arquivos originanm-se 11'IS...I· .',- ...I •
Ao discutir as diferenc;:as entre os metodos empregados, abordarei pri-
• • ( ( ul\'lsoes ue manuscntos
(c

de blbllOtecas. A Biblioteca do Conuresso pOl' exemj)lo re 11' . meiro as tecnicas que se aplicam a materiais especiais que tanto podem ser
. b " • , co 11aos arqUlvos
do governo federal antes da criayao do Arquivo Nacional e se bem
t 'b)' -. " . que a
JI loteca n~1Osep a precursora do Arquivo Nacional, 0 chefe de sua Divisao
de Manuscntos, 0 falecido dr. J. Franklin Jameson, foi um combativo bata-
Ihaclor pel a criac;:ao de uma arquivo nacional 2(, Nos Est'ldos U . 1 . temente de sua relac;:ao para com as demais. E, desde que consistem em pe-
. . . ( l1lCos mUltos
arqUlvo~ estaduais originaram-se das seyoes de manuscritos de bibliotecas
estaduals. S~ u.m estaclo nao dispoe de verb as para manter um arquivo sepa-
rado, a adnlllllstrac;:ao de seus arquivos pode ser' cOlnbl'll d' d sas. Esses materiais especiais podem, e logico, ser reunidos em colec;:oescomo
. . a a com a e sua
blbllOteca. ~entro de uma biblioteca, a administrac;:ao c10sarquivos tambem
p.o~leser felta em comum com a de seus papeis privados e manuscritos his-
t~nc:os. Pode-se adotar esse criterio desde que a diferenc;:a entre os varios
tll~O~de l:lateriais, a metodologia aplicada aos mesmos e as exigencias ad-
1~lI1lstratlvas de lIm program a de arquivo sejam perfeitamente compreen-
dldas.
Embor~ '.ISbibliotecas hajam, mU.itas vezes, recolhido arquivos Pllbli-
cos, .essa pratlca deve ser lamentada. E logico que as bibliotecas prestaram
s~rvIC;:os~e gr.ancl.eu.ti~idade.a cultura, pela preservayao de arquivos, quando
11<10
eXlstJam lllstltUlc;:oes proprias para cuidar desse material. Mas lima vez
que 0 goven:o crie uma biblioteca e um arquivo, essas organizac;:oe~ nao de~
vem competlr entre si na aquisic;:ao dos documentos plIblicos. A biblioteca
neste caso nao deve de .. I 11 '
, maneu a a guma I'ec:o leI' documentos oficiais. Nem
deve guardar pec;:asque hajam sido alienadas indevidamente de uma admi-
"' Je~n~k~il~ls~o~n;-;-1~9~4;8~'4;-:;A:-::-;I~'
~--:-~l-~'- -:.-~-------------
de 0utubl'o d'e 1 " u a tn~ugUl'a m1l11strada na Univel'sidacle de Lonclres em 14
H, Shelley, 1949~47, POl'ocaSldO cia abel'tul'a do Curso de Administrac;:ao de Arquivo.
mantidos pOl' bibliotecas como pOl' arquivos. Esses materiais, convem lem-
brar, tem em comum a caracteristica de consistirem em pec;:asindividuais,
separadas umas cbs outras, cada qual com significado proprio, independen-
c;:asavulsas, podem-se seguir os metodos bibliotecon6micos no seu arranjo e
nil sua descric;:ao, pois tais tecnicas, de modo geral, se aplicam a pec;as avul-
de manuscritos, de filmes, ou ainda de fotografias. as manuscritos, pOl'exem-
pl0, podem ser reunidos em coleyoes relativas a pessoas, familias, institui-
yoes ou organizayoes. Conquanto tais coleyoes possam ser consideradas se-
melhantes em carateI' a um corpo de arquivo (archival groups), falta-lhes a
coesao propria dos arquivos, que deriva da corr8spondencia destes com uma
atividade ou fim. as metodos de arranjo e de descriyao de tais colec;:6essao
de certa modo semelhantes aqueles empregados para os corp os de arquivos.
as bibliotecarios e arquivistas, portanto, podem igualmente contribuir na
elabora<;ao de um metodo destin ado ao tratamento desse material.
Pretendo, agora, ocupar-me das tecnicas que se aplicam a materiais a
serem conservados, exclusivamente, ou pOl' arquivistas ou pOl' bibliotedl-
rios para mostrar as diferenyas fundamentais entre elas. No caso do arqui-
vista do governo temos a documentayao escrita, textos produzidos pel a ad-
ministrayao a que serve. No caso do bibliotec<lrio temos publicayoes de varios
tipos. A primeira das diferenyas de tecnica diz respeito a avaliayao e a sele-
c;:ao.Ao apreciar 0 valor dos documentos expedidos pOl' um orgao oficial ou
privado, 0 arquivista nao 0 faz tomando pOl' base partes do material. Nao
examina e conclui quanta ao valor de uma simples peya avulsa como uma
carta, um relat'orio ou qualquer Olltro documento. Faz 0 julgamento da peya
 em relaGao as outras, isto e, em relaGao ,,1 inteira documentaGao resultante
rios. Todos resultaram desastrosos, pois, uma vez que as peGas foram retira-
da atividade que a produziu. Normalmente, portanto, seleciona as documen-
das do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Surgiu
tos para preservaGao no agregado de peGas, nao como peGa (mica, e selecio-
entao 0 principio da proveniencia, pelo qual os clocumentos SaGagrupados
na-os mais em relaGao ,,1 funGao e a organizaGao do que ao ass unto. Seu es-
pelas suas origens. 0 arquivista deve estabelecer uma classificaGao ditada
forGo visa a preservar a prova de como os orgaos funcionaram. No cas a de
pelas circunstancias originais de criaGao. 0 lugar de cada unidade de arqui-
orgao oficial visa a manter os documentos que possam ret1etir sua origem, 0
vo, geralmente, um grupo ou uma serie, so pode ser decidido em relaGao as
desenvolvimento clesua organizaGao, programas politicos e normas adotadas
outras unidades produzidas pOl' um determinado orgao. 0 tipo de arranjo
e a titulo de exemplo, os detalhes de suas ope1'a<;oes. Compete-lhe, nao
requer, como se tern observado, um conhecimento da organizaGao e funcio-
obstante, preservar alguns clocumentos pOl' sell conte(llio informativo, os
namento - conhecimento este adquirido atraves de muito trabalho, quase
quais poclem ser muito llteis para estudos de natureza socioccon()mica. SellS
sempre apos longas pesquisas da historia administrativa clo orgao.
julgamentos sao finais e i1'revogflveis. Os documentos, uma vez destruidos,
Os bibliotecflrios, no arranjo de seu material, que consiste em peGas avul-
nao podem ser recllperados, pois, comumente, existem em uma (mica via.
sas, podem empregar qualquer sistema de classificaGao. 0 principal objetivo
Ao emitir julgamentos quanto ao valor, entretanto, 0 arql1ivista deve esta1'
de urn sistema e reunir materiais identicos, mas 0 valor de determinada peGa
bem seguro, na sua analise, da organizaGao e fl1ncionamento 00 o1'ganismo
nao estan! necessariamente perdido se nao for classificado em determinado
com 0 qual trata e tel' amplo conhecimento das provflveis necessidades e
lugar. Todos os assuntos importantes aos quais esta unidade se refere po-
interesses de pesql1isa.
dem, comumente, aparecer no catalogo, at raves de entradas de assunto. 0
o bibliotedlrio, ao contr'lrio, avalia a material a ser aclquirido por sua
bibliotecario deve conhecer perfeitamente 0 esquema que usa, bem como 0
instituiGao como peGas isoladas. Seu julgamento implica conhecimentos de
conteudo e 0 significado das peGas que classifica.
biblioteconomia, cia bibliografia cia assunto em questao e, no casu das bi-
A terceira diferenGa existente nos metodos clo arquivista e do bibliote-
bliotecas cientificas, das necessidades imediatas e clo desenvolvimento da
cario refere-se a descriGao. 0 termo "catalogaGao", que e usado pOl' ambos,
pesquisa. Mas as suas decisoes nao sao irrevogaveis, pois, exceto no caso de
mais uma vez, tern significados inteiramente diversos. A catalogaGao na bi-
obras raras das quais so exista um (mica exemplar, um livro, em geml, pode
blioteca (refiro-me aqui ao que os bibliotecarios chamam de catalogaGao
ser adquirido em fontes diversas. Se um livro naa existe em uma biblioteca,
"descritiva", distinta da catalogaGao de "assunto") comumente diz respeito a
provavelmente sera encontrado em autra. Os julgamentos, portanto, enval-
peGas indivisiveis, em gerallivros, que sao identificaveis pelo autor e titulo.
vem apenas questoes de conveniencia e nao de preservaGao ou perda total.
Ha, e verdade, 0 casu de publicaGoes seriadas como periodicas, jornais, anua-
A segunda diferenGa nos metodos do bibliotecario e do arquivista refe-
rios e relatorios de sociedades que apresentam problemas especiais, mas
re-se ao arranjo. Conquanto 0 termo "classificaGao" seja usado pOl' ambos, 0
que sao, de fato, tratados como simples unidades para fins de catalogaGao.
seu significado e inteiramente diverso. Aplicado a material de arquivos sig-
De modo geral, a catalogaGao descritiva das bibliotecas refere-se a pec;as in-
nifica arranjo clesse material dentro de um arquivo de acordo com a sua pro-
dividuais e separadas.
veniencia e em relaGao a organizaGao e funGoes da entidade criadora. Quan-
No arquivo, pOl' outro lado, os materiais sao catalogados, quando 0 sao,
clo aplicado a material de biblioteca, significa 0 agrupamento de divers as
pOl' unidades constituindo agregados de pec;as, tais como grupos ou series.
peGas segundo um sistema logico predeterminado e a atribuiGao de simbo-
los que mostram sua posiGao relativa nas estantes.
o grupo ou serie equivale ao livro. Na identificac;ao desse material, 0 arqui-
vista deve primeir~decidir quanta as unidades adequadas para serem trata-
Os arquivistas nao podem arranjar seus documentos de acordo com es-
das. No casu de aplicar 0 conceito de auto ria a tais unidades, teria que iden-
quemas predeterminados de classificaGao de assunto. Na Europa, tentou-se
tificar 0 autor em termos de um ministerio do governo - sua maior divisao
o emprego de esquemas diversos e nenhum apresentou resultados satisfato-
organizacional- e em seguida a subdivisao menor ou especifica que produ-
 ziu a unidade de arquivo. A identificac;ao de autoria nao e tao faci! como para
a maior parte do material publicado, mas pode ser estabelecida, como frisei,
atraves de longas pesquisas da historia administrativa. Se quisermos aplicar
o conceito de titulo a uma unidade de arquivo, teremos de faze-Io em termos
de: a) titulo composto, extraido da an,llise dos tipos de documentos nela
compreendidos e das datas de sua produc;ao; ou b) assuntos (atividades ou
topicos) aos quais se referem os documentos da unidade.
Da analise anterior pode-se ver que as diferenc;as b{\sicas entre os meto-
dos do arquivista e do bibliotecario devem-se a propria natureza dos mate-
riais com que lidam estes do is tecnicos. Ao bibliotecario concernem, de modo
geral, unidades avulsas e indivisiveis, cad a uma tendo 0 seu valor proprio;
ao arquivista, unidades que sao agregadas ou unidades menores cujo valor
deriva, ao menos em parte, de sua relac;ao Ulnas com as outras. Conquanto
as duas profiss6es us em, algumas vezes, a mesma terminologia para desig-
nar alguns dos seus metodos, estes, de fato, diferem pela base. E mesmo a
terminologia esta se tornando diferente. Assim e que ao material recebido
pelo biblioteca.rio da-se 0 nome de aquisic;6es, subentendendo-se compras,
doac;6es ou permutas, e ao recebido pelo arquivista chama-se recolhimentos
ou acess6es (accesions), pOl' transferencia ou pOl' deposito. 0 bibliotecario
seleciona 0 seu material, enquanto 0 arquivista 0 avalia. 0 bibliotecario clas-
sifica 0 seu material de acordo com esquemas de classificaC;ao predetermi-
nados, ao passo que 0 arquivista arranja 0 seu em relac;ao a estrutura organica
e funciona!. 0 bibliotecario cataloga 0 seu material, ao passo que 0 arquivis-
ta descreve 0 seu em guias, inventarios e listas especiais.
Acentuar as diferenc;as basicas entre as duas profiss6es nao e, natural-
mente, ignorar os setores em que ha contribuic;6es reciprocas. Em relac;ao
aos acervos, os bibliotecarios e os arquivistas compartilham 0 objetivo co-
mum de torna-los acessiveis 0 mais eficaz e economicamente possive!. Para
esse fim ambos devem saber, ao menos em termos gerais, que tipo de infor-
mac;ao 0 outro esta habilitado a prest'll' ao consulente. 0 arquivista deve
saber que classes de informac;ao podem ser obtidas da grande riqueza dos
trabalhos de referencia publicados, assim como 0 bibliotecario deve com-
preender que tipos de informac;ao poderao ser encontrados nos arquivos nao
publicados. Alem disso, os materiais que sao tratados pelas duas profiss6es,
muitas vezes, devem ser usados em conjunto. 0 proprio arquivista tera mui-
tas vezes que usaI' os recursos da biblioteca para descobrir a proveniencia ou
~
r~
origem de urn grupo de documentos com 0 qual esteja trabalhando. Deveria
tel', como parte do seu equipamento de trabalho, uma biblioteca especializa-
da contendo as principais especies de document os oficiais publicados e res-
pectivos trabalhos sobre a hist6ria administrativa, e 'linda as obras de maior
importancia a respeito de administrac;ao de arquivos e documentos. Do mes-
mo modo, muitas vezes 0 pesquisador tanto tera que usar material de arqui-
vo como de biblioteca nas suas investigac;6es, pois as fontes impressas e os
arquivos freqiientemente se completam. Deve, pois, tel' pronto acesso a uma
biblioteca especializada provida das principais publicac;6es que provavelmen-
te usara em conexao com os arquivos, como sejam: obras b{lsicas de hist6ria
e biografia relacionadas com 0 desenvolvimento do pais e sua administra-
c;ao, trabalhos juridicos, documentarios e bibliograficos.
No desenvolvimento de seus metodos, os arquivistas e os bibliotecarios
podem tambem ajudar-se mutuamente. Como indiquei acima, no que diz
respeito a descric;ao fisica de certos tipos de materiais especializados, as duas
profiss6es podem, livremente, empregar as tecnicas uma da outra e adapta-
las as necessidades inerentes de cada uma. As tecnicas biblioteconomicas de
catalogac;ao e indexac;ao, pOl' exemplo, podem ser aplicadas, com pequenas
alterac;6es, a tipos especiais de material de arquivo que consistem em pec;as
avulsas, tais como mapas, plantas, filmes, diapositivos e discos. Podem tam-
hem ser aplicadas a pe<;as individuais em forma de textos, tais como docu-
mentos, unidades de arquivamento, dossies e volumes. Em pequenos arqui-
vos essas tecnicas sao muitas vezes usadas para' fornecer informac;6es sobre
documentos, em forma de textos, relativos a pessoas ou lugares, enquanto
em gran des arquivos sao usadas, ate certo ponto, na elaborac;ao de listas dos
documentos individuais, para atender a solicitac;oes especificas de pesquisa.
o tipo de pesquisa que 0 bibliotecario faz para determinar a forma de entra-
da de publica<;oes de instituic;6es ou entidades corporativas tem alguma se-
melhanc;a com a pesquisa que 0 arquivista realiza quanta a hist6ria adminis-
trativa. E 0 trabalho dos bibliotecarios na elaborac;ao e uniformizac;ao dos
cabec;alhos de assuntos pode, muitas vezes, ser Util ao arquivista no preparo
dos instrumentos ou meios de busca (finding aids) a serem organizados pOl'
assunto ou na selec;ao de termos empregados no preparo de indices de as-
sunto de um instrumento de busca tal como guia, inventario ou lista especial.
Quanto a formac;ao profissional 0 arquivista e 0 bibliotecario podem tam-
bem trabalhar em conjunto. Considerando, entretanto, que a pratica biblio-
teconomica focaliza 0 tratamento de pec;as individuais, isto constitui
perigo para a profissao do arquiv.ista, perigo que s.e ~grav~ quando os ar.q~i-
vos e manuscritas saa colocados Juntos sob a admmlstrac;ao de um arqulvls-
ta com formac;ao de bibliotecario. Tal formac;ao pode, embora n300necessa-
riamente, leva-lo a preocupar-se com as pec;as individuais no trabalho de
arquivo. 0 principia biblioteconomico de colecionar tais pec;as e, particular-
mente, perigoso se for praticado na avaliac;ao de documentos oficiais, pais,
neste caso, enquanto 0 arquivista se ocupa da separac;ao das pec;as individu-
ais, poden! deixar escapar a documentac;ao basica de uma atividade. 0 mal
dai resultante anula qualquer vantagem que possa advir das facilidacles de
que dispoe para a preservac;3oo de documentos. As tecnicas bibliotcconomi-
cas de classificaC;3ootambem, quando aplicadas aos arquivos, tern, invaria-
velmente, ocasionado resultados indesejaveis, e nao deveriam ser usadas
pel0 arquivista. Os arquivos e os manuscritos hist6ricos, em particular, se
guardados sob a cust6dia de um mesmo arquivo, devem ser sempre conser-
vadas separados. A intercalac;3.o de manuscritos hist6ricos e arquivos e um
erro imperdmlvel do arquivista. Quando, entretanto, os bibliotecarios reco-
nhecem as diferenc;as b{lsicas na metodologia das duas profissoes, podem,
com vantagens, incluir cursos sabre as principios e tecnicas de arquivos como
parte do curricula de suas escolas. Assim senda, a arquivista deveria passuir
um conhecimento geral dos principios das sistemas de classificaC;3oo,quanta
mais naa seja pelo fato de que alguns desses principios podem ser aplicados
(embora geralmente n3000 sejam) na administrac;iio de documentos corren-
tes.
um
Interesses do arquivo de custodia na
administra~ao dos arquivos correntes
As OBSERVAl;UES ULTER10RES que apresentarei sobre as principios e tecnicas da
profissao de arquivista serao feitas com referencia principalmente a dacu-
mentos p{lblicos e em relac;ao a dois problemas principais que lhes dizem
respeito: a) como devem ser tratados nas repartic;oes on de se originam; e
b) como devem ser tratados no arquiva de custodia permanente. Dedicarei
varios capitulos a cacla uma dessas questoes.
Explicarei, inicialmente, as razoes que me levaram a tratar do problema
de administrac;ao de documentos de uso corrente neste livro devotado a ana-
lise das principios e tecnicas da arquivistica. Os documentos das repartic;6es
(public records) saa as provisoes do moinho do arquivista. A qualidade des-
sa provisao e determinada pel a maneira como os documentos sao produzi-
das e mantidos durante 0 seu uso corrente, e como sac descartados. A docu-
mentac;3oosabre qualquer assunto - quer se trate de politica ou planejamento
governamental, de problemas sociais au econ6micos, objetos daquela poli-
tica au planejamento - sera mais adequada ou menos adequada, depen-
dendo da maneira pela qual as documentos sao produzidos e mantidos para
uso corrente e do destino que se lhes da depois de terminado aquele uso. As
apreciac;oes do arquivista quanta ao valor, e logico, dependem da maior au
men or preservac;ao dos documentos sabre determinado assunto; entretan-
to,o modo pelo qual as document os sac mantidos para uso corrente deter-
mina a exatid300 com que podem ser fixados os valores da dacumenta<;ao
recalhida. Esse cuidado inicial det€nnina, tamhem, a grau de facilidade com
que os documentos de valor podem ser selecionados para retenc;ao num ar-
quivo permanente. 0 uso dos documentos para fins de pesquisas depende,
igualmente, da maneira pel a qual foram originariamente ordenados.
Os metodos de administra9ao de arquivos permanentes, alem disso, de-
senvolvem-se, na sua maio ria, em fUI1l;aodos utilizados na administrac;ao
dos arquivos correntes. Talvez seja suficiente lembrar, neste ponto, que to-
 dos as problemas do arquivista, de arranjo, descric;ao, avaliac;ao e utilizac;ao,
mo, is to e, a pessoa que se ocupa dos documentos dentro de urn orgao do
decorrem da maneira pela qual tais documentos SaD tratados nas reparti-
governo.*
c;6es publicas. Todos os principios e praticas desenvolvidos pelos arquivis-
tas de varios paises referem-se, especificamente, <1SconJic;6es em que rece-
o arquivista se interessa pelas pr:iticas adotadas na manutenc;ao dos
documentos correntes, primeiro pot'que ele devera aceitar 0 arranjo dos do-
bem os documentos publicos. Como estas variam de pais para pais, variam
tambem os principios e prMicas dos arquivistas. A literatura de um determi- cumentos dado pelos orgaos que os hajam criado. Esse arranjo pode nao
nado pais sobre tais principios e tecnicas e freqiientemente ininteligivel para satisfaze-Io, pois, na gUal'da dos documentos para usa corrente, 0 encarre-
os arquivistas dos outros paises, a menos que sejam perfeitamente com pre- gado visa, sobretudo, fazer com que sirvam as necessidades correntes do
endidas as condic;oes sob as quais os documentos pllblicos sao mantidos na governo. Todas as tecnicas e metodos que emprega visam a atender este ob-
fase corrente. Praticamente todas as formulac;oes de principios relativos ao jetivo. Ao arranjar os documentos ele os classifica tendo em vista a maneira
arranjo de arquivos, pOl' exemp]o, c!esenvo]vidas pelos arquivistas, basea- peb qual serao usados pela sua repartic;ao. Essa classificaC;ao podera, em
ram-se nos metodos particulares pel os quais os documentos eram ordena- alguns casas, nao representar nem a estrutura do orgao, nem 0 seu funcio-
dos nos seus respectivos paises. Os holandeses criaram 0 princi pio de namento, e raramente resultara no agrupamento dos papeis pOl' assunto,
herkomstbeginsel e 0 corolario de princlpios dele c!erivado, em relac;ao ao para atender as necessidades de pesquisas. Mas 0 arquivista ace ita 0 arranja
produto de um archief ou servi C;Ode registro. 0 princlpio prussia no dado aos documentos durante a fase de usa corrente, embora nao satisfac;a
Registraturprinzip, igualmente, deve-se <lmaneira pela qual os documen- bem <ISsuas proprias necessidades, pois e um dos principios b:isicos da
tos eram arranjados nos seus registros. Mesrno 0 principio Ingles da custo- arquivistica conservar, nos arquivos de custodia, 0 arranjo original.
dia, de que ja nos ocupamos em capitulo anterior, baseou-se, ao menos em Em segundo lugar, 0 arquivista se interessa pelas praticas adotadas na
parte, na relac;ao existente entre os registros ou rolos produzidos pelas anti- fase corrente, pot'que descreve os documentos segundo a maneira pel a qual
gas repartic;6es inglesas e os documentos originais. foram arranjados pelas repartic;6es criadoras. Nos seus instrumentos de bus-
Destarte, 0 estudo dos metodos e tecnicas dos servic;os de arquivos cor- ca, inicialmente, descrevera os documentos em termos da organizac;ao e da
rentes, com respeito aos documentos modernos, representa uma replica do funC;ao, nao em relac;ao aos seus assuntos; e esses se refletem, geralmente,
que e 0 estudo da diplomMica em relac;ao abs documentos medievais. E um na maneira pela qual os documentos foram organizados para uso corrente.
estudo vital para manter 0 alto nivel do material de arquivo e do trabalho Em terceiro lugar, e missao do arquivista tornar os documentos acessi-
arquivistico.
veis ao usa, de acordo com as exigencias feitas pelo orgao do governo que os

Interesse quanto aos metodos de guarda
o interesse do arquivista quanta a maneira pel a qual os documentos
SaGmantidos para uso corrente envolve-o em ligac;6es intimas com os fun-
cionarios publicos e especial mente com os encarregados dos documentos
(record officers). A expressao "encarregado dos documentos" e usada, neste
caso, para designar qualquer funcionario que controle a administrac;ao dos
documentos correntes. Pode ser UI11oficial de registro (registrar), isto e,
uma pessoa encarregada de um servic;o de comunicac;6es (registry) ou um
encarregado dos documentos (record officer) no sentido americano do ter-
* N. do T.: Na falta de term os distintos para designar os funcionarios que se ocupam
de trabalhos realizados em relaC;aoaos arquivos nas suas duas fases: a) corrente,
papeis em tral11itac;aoou consultados com freqiiencia; e b) de custodia, papeisja nao
mais necessarios as atividades correntes; empregamos a expressao "encarregados
dos documentos de uso corrente" para aqueles que se ocupam de arquivos adminis-
trativos ou correntes (record officer e registrar) e reservamos os termos arquivista
ou conservador de arquivos para os encarregados de arquivos de custodia. Melhor
seria talvez 0 emprego de arquivista para a primeira e arquivologista para a segun-
da, terminologia encontrada no funcionalisl11ofederal ate 1960. A atual classificac;ao
de cargos (Lei nO3.780/60) estabeJeceu as classes de arqnivista e documentarista,
enquadrando como documentaristas os antigos arquivologistas, ou seja, os arqui-
vistas de nivell11aiselevado, com maiores qualificac;6es,sem, no entanto, distinguir
os seus campos de ac;ao.
 criou. E seu desejo torna-Ios amplamente acessiveis, agindo assim como um
intermediario entre 0 estudioso e os funcionarios, eliminando restric;6es
desnecessarias quanta ao usa, sempre em funC;ao do interesse publico.
Deve, pOl' conseguinte, ser tarefa do arquivista promover a adoc;ao de
normas de administrac;ao que sirvam eficientemente a dois prop6sitos: as
necessidades imediatas dos funcion{lrios e ,1s posteriores do cidadao parti-
cular. 0 arquivista pode, em conseqiiencia disso, ver-se envolvido em proble-
mas de metodos ou prMicas de administrac;ao de documentos de usn corrente.
o grau de sua participa<;ao nesses problemas depender{l da complexidadc,
volume e iclade dos clocumentos com que trata, c cia existt~ncia de um 6rgao
de assessoramento em outro setor do govcrno cuja fun<;ao seja, justamente,
estimular boas pr{lticas de administrac;ao de clocumentos correntes.
De U111 capitulo anterior, poclemos lembrar que os arquivos pllblicos
apresentam dois tipos de valor: valor prilmlrio para reparti\~ao de origem, e
valor secundArio para as outras reparti<;6es e consulentes estranhos ao ser-
vic;o publico. Diversas observac;6es podem ser feitas sobre 0 papel do encar-
regaclo dos documentos e do arquivista na apreciac;ao clesses valores.
Primeil"Cl observar;ao: os encarregados dos documentos e demais fun-
r:ion{lrios sao respons,lveis, principalmente, pelo julgamento clos valores
prim{ll'ios. Os funcion{lrios conservam os documentos para seu uso corrente
- aclministrativo, legal ou fiscal - e ten clem a julgar-lhes 0 valor somente
em relac;ao a tal uso. Isso e perfeitamente razoavel. Deverao preservar os
documentos ate que se extinga 0 seu valor, ou esteja quase extinto, para a
aclministrac;ao. E, quando aquele valor termina, devem descarta-Ios para que
nao fiquem em suas repartic;6es tomando espac;o, estorvando 0 bom anda-
mento das atividades correntes. Se existe um arquivo de cust6dia, os funcio-
mlrios nao devem conservar os documentos destinaclos a us os secundarios
n~s suas repartic;6es, a menos que sejam especificamente encarregados, pOI'
lei, dessa responsabilidade.
Segunda observar;ao: os encarregados dos documentos devem coope-
rar com 0 arquivista no julgamento dos valores secundArios. Isto tanto se
aplica aos documentos preservados como prova do desenvolvimento fun-
cional e '. I mais amplas quanta ao valor. Nao se po de esperar que tenham ideias
orgal1lZaclOna de uma repartic;ao, como tambem em relac;ao a do-
cumentos preservados devido as informac;6es sociais, economicas etc. que
contenham.
o encarregado dos documentos pode prestaI' informac;6es uteis para a
avaliac;ao daqueles que devem ser preservados em face da prova que contem
sobre a origem da repartic;ao, sua organizac;ao e desenvolvimento, a maneira
de execuc;ao de suas atividades e quais as conseqiiencias destas. No curso do
desempenho de seus deveres, em geral, adquire um conhecimento, sobre
sua repartic;ao e respectivos documentos, que muito 0 ajuda na identificaGao
cios papeis especificos que contem, de modo mais pratico e resumido, prova
cia organizac;ao e funGao. Entretanto, devido ao seu trabalho, a atenc;ao do
encarregado dos documentos, normalmente, se detem nos valores prima-
rios. Precisara, pOI' isso, da ajuda do arquivista no sentido de preservar a
documentac;ao relativa ao funcionamento de sua repartic;ao.
o arquivista nao e parte interessada no que diz respeito a preservac;ao
cla prova, quer favoravel, quer desfavora.vel, a administrac;ao de um orgao.
Seu julgamento e imparcial, interessando-se, tao-somente, pela guarda de
tudo que considere um testemunho importante.
o encarregado dos documentos pode prestaI' informac;6es uteis na ava-
lia<;ao daqueles que contem informac;6es sobre assuntos sociais, economi-
cos e similares. Tais documentos saG produzidos em grande quantidade pe-
los governos modernos no cursu de suas atividades sociais e legislativas e
contem informaG6es cle grande utilidade para os diversos tip os de analises,
que podem ajudar 0 governo na sua politica e formulac;ao de pIanos maiores.
Entretanto, 0 encarregado dos documentos, geralmente, ou 0 funcionario
que com ele trabalha, nao esta habilitado a fazer apreciac;6es finais sobre
tais documentos. Nao estara apto a reconhecer nos documentos valores de
pesquisa, a menos que tenha uma formac;ao especializada em certo assunto.
Alem disso, a nao ser que receba a atribuic;ao especial de determinar os valo-
res de pesquisa de seus documentos, nao the cabera preocupar-se com esse
problema. Esse ponto de vista foi vigorosamente expresso par Oliver Wendell
Holmes, do corpo de funcionarios dos National Archives, que escreveu 0 se-
guinte:
"Penso ... que as encarregados de documentos, na sua maioria, nao es-
tao, pOI'formaGao e experiencia, preparados para fazer determinac;6es
dos valores em potencial dos documentos para: as pesquisadores do

futuro, a menos que eles proprios tenham feito cursos que tratem de
metodos de pesquisas ou que delineiem {lreas tipicas de pesquisa; man-
tenham-se ate certo ponto atualizados em relaG3.oaos interesses e ten-
dencias da pesquisa e tenham eles proprios alguma experiencia em
materia de pesquisa ...
Nao tern, na sua maioria, vivencia academica. Sao, pode-se presumir,
homens de 'aGao' e vivem sob pressoes. Tem urn ponto de vista prag-
matico, 0 que po de ser bom, encarando-se valores administrativos,
mas inadequado, considerando-se val ores de pesquisa mais amplos."27
De modo geral, os encarregados dos documentos e outros funcion:lrios
da repartiGao podem contribuir substancialmente para a aprecia<;3.o dos v«-
lores secundarios de seus documentos e deveriam interessar-se pOl' isso, pais,
no sentido lato, tem uma continua necessidade de todos os documcntos que
refletem as experiencias do governo no que concernc a assuntos de organi-
zaGao, metodos e politica administrativa, problemas sociais e economicos.
Assim, nao considerarao um requinte cultural desnecessario uma institui-
Gao arquivistica criada para preservar tais documentos, mas, sim, como uma
parte integrante da estrutura do governo. Ao lidarem com os documentos
correntes hao de encarar a preservaGao dos que tern valor permanente como
um dos aspectos essenciais de sua atividade. Uma repartiGao do governo,
como parte de suas funGoes normais, deve preservar os documentos de cer-
tos tipos que possam tel' outros us os que nao os das operaGoes correntes.
Terceim observac;ao: os arquivistas clevem tel' a responsabilidade final
no julgamento dos val ores secund{lrios dos documentos, quer sejam preser-
vados como prova da evoluGao organizacional ou funcional de um orgao,
quer sejam preservados pOl' sua informa<;ao social, economica ou qualquer
outra. 0 arquivista e comumente um historiador pOl' forc;a da profissao e,
em conseqiiencia, preservara os documentos que contenham prova do de-
senvolvimento do governo e da naGao, de valor para a pesquisa historica.
Preservara tambem, desde que se possa certificar da necessidade de sua con-
serva<;ao, documentos que contenham informes de utilidade para a pesqui-
sa em outros campos das ciencias sociais, como a economia, a sociologia e a
administraG30 publica. Esta familiarizado com os interesses e necessidades
da pesquisa, po is adquire consciencia dos mesmos no exercicio de suas ati-
vida des oficiais. Pelo treinamento na metodologia de sua profiss30 conhece
os ontos precis os a serem tornados em consideraGao no julgamento dos
val~res dos documentos. 0 arquivista, alem disso, esta numa posi<;ao em
que pode atuar como intermediario entre 0 fun~ionario e 0 p.esquisador, na
preservaGao dos documentos llteis para a pesqUlsa numa vanedade de cam-
pos de assuntos. .
Se tiver duvidas quanto ao valor de certos documentos para a pesqUlsa
historica pode com facilidade obter a ajuda de seus confrades.
o grau de controle do arquivo no que diz respeito a destruiGao de docu-
mentos pllblicos varia de pais para pais. As prMicas inglesa e alema podem
scr tomadas como exemplo para ilustrar algumas dessas varia<;oes em pai-
ses que usam sistemas de registro. Nos departamentos ou ministerios do
governo Ingles as pastas (files), em geral, consist:m em agregados de doc.u-
mentos relativos a determinados assuntos e contem, comumente, uma mlS-
tura de pe<;as valiosas e nao valiosas. Muitas vezes nao podem essas pastas
ser avaliadas a nao ser pela inspe<;ao de cada uma das peGas que contenham;
nao podem ser identificadas para descarte (disposal) quanta a or~aniz~~ao,
func;ao, atividade ou ass unto, com a minima seguranGa de que talldentIflCa-
c;ao redundara em preservar-se os documentos essenciais rel~tivos. a tais
aspectos. Os arquivistas do Public Record Office, pOI' essa razao, delxam 0
exame das pastas, em grande parte, a cargo dos proprios funcionarios do
registro e demais fun~iomlrios. Na Alemanha, onde tambem se usa 0 sis~e-
ma de registro, ao contrario, os documentos sao classificados de t~l ~anel~a
que os relativos a criaGao e a estrutura de umorgao, a sua adn:lnIstraG:o
interna e ao seu pessoal permanecem separados dos referentes a execu<;ao
de suas fun<;oes; e de tal modo que, em certas func;6es, os documentos que
contem materia geral e de politica administrativa ficam separados daqueles
relativos a politica aplicada a casos individuais. Em conseqiiencia, os arqui-
vistas alemaes formularam principios de avalia<;ao segundo os quais os va-
lores dos documentos SaGjulgados com base nas suas origens administrati-
vas e relaGoes funcionais e reservaram para si proprios a tarefa de avalia-los.
Pela lei de 19 de junho de 1934, que criou 0 Arquivo Nacional, 0 Con-
gresso dos Estados Unidos atribuiu ao arquivista norte-americano a respon-
sabilidade da avaliaGao dos documentos incluidos em relac;oes para descart~
pelas repartiGoes federais. POI'essa mesma lei, 0 Congresso reservou para SI
a responsabilidade de autorizar a destrui<;ao (disposal), pois esta era uma
prerrogativa que guardava ciosamente pOI' mais de 50 anos, mas pOI' outro
 lado atribuiu ao arquivista a responsabilidade da indicar;ao dos documentos
federais a serem destruidos. 0 Congresso considerou a arquivista um arbi- Resumindo, entao, as arquivistas devem encarregar-se de rever todos
tro independente que faria suas avaliar;6es cuidadosa, imparcial e compe- as documentos que as orgaos do governo propoem para destruir;ao. Deve-
tentemente, conservando-se alheio aos demais orgaos federais, mas viva- se-Ihes atribuir a responsabilidade de avaliar os documentos para os usos
mente interessado em todos as documentos par eles criados. 0 atual papel secundarios que possam vir a tel' depois que 0 seu usa primario haja termi-
do National Archives and Records Service no que diz respeito ao descarte de nado. Devem julgar, quanta ao valor dos documentos, em termos de sua
documentos e regulamentado pela Lei de Destinar;ao de Documentos utilidade final para 0 povo e para 0 governo, valendo-se de toda a assistencia
(Records Disposal Act) e pela Lei dos Documentos Federais (Federal Records profissional que possam obter quer de funcion~lrios pllblicos quer de pes-
Act) de 1950 (41 U.S. Code Suplement 281-90). A autoridade do National soas eruclitas.
Archives and Records Service nesse ass unto e complementada pelos regula- A fim de fazer a analise dos documentos, sistcmaticamente, os arquivis-
mentos expedidos pela Administrar;ao de Servir;os Gerais (General Services tas devem participar da elaborar;ao de programas exaustivos de descarte de
Administration), da qual faz parte 0 National Archives and Records Service documentos das entidades com quc lidam. Devem promover e, talvez algu-
sob 0 titulo 3 - "Federal records". mas vezes, participar de inqueritos destin ados a obter informar;6es sobre a
Considerando a experiencia do govern a federal dos Estados Unidos na contelldo e valor dos documentos. Devem interessar-se pOl' todas as ativicla-
avaliar;ao dos documentos, 0 dr. Philip C. Brooks, ex-presidente da Society des do governo que afetem 0 descarte de documentos. A extensao de sua
of American Archivists, escreveu: participar;ao real em tais atividades depende, entretanto, do carateI' do go-
verno com 0 qual estejam associados, e do carMer das medidas adotadas
"A mais importante contribuir;ao do Arquivo Nacional na apreciar;ao para 0 tratamento dos documentos nao-correntes.
dos valores dos documentos, que I' para descarte (disposal), quer para
transferencia, e a do julgamento do ponto de vista da pesquisa. Nao
h[l razao para se crer que as funcionarios administrativos, ocupados
com suas tarefas correntes, devam saber ate que ponto as seus docu-
mentos podem vir a ser solicitados futuramente pelos historiadores,
cientistas, politicos, economistas, sociologos, estatisticos, genealogis-
tas, e pOl' uma grande variedade de pessoas cujo trabalho consiste em
pesquisar. 0 Arquivo Nacional, POl' outro lado, com seu objetivo ex-
presso de tornar os documentos disponiveis, tanto para a governo como
para a povo, esta acumulando uma experiencia pela qual conhece as
especies de documentos e de informar;6es que san procurados. 0 seu
corpo de funcionarios consiste, na maio ria, de pessoal especializado
em historia e dele se espera que estude a utilizar;ao dos documentos
como parte de seu trabalho diario. Alem disso, a organizar;ao do Ar-
quivo Nacional e, intencionalmente, de tal ordem que os funcionarios
incumbidos da avaliar;ao dos documentos adquirem, tambem, expe-
riencia no servir;o de referencia relativo a grupos especificos de docu-
mentos para as quais san designados."28
 PARTE II

Administra~ao de
arquivos correntes

A instabilidade da administrac;ao penetrou nos habitos do povo:

parece ate mesmo ser do agrado geral. Ninguem se preocupa com 0 que se
passou antes de sua epoca. Nao se busca urn sistema met6dico, nao se
formam arquivos e nao se reunem os documentos quando seria tao facil
faze-Io; quando existem, pouco valor se lhes da...

Alexis de Tocqueville*
 Pontos essenciais da administra~ao
de arquivos correntes

NESTE CAPiTULO ANALISAREI amplamente os tres grandes fatores a que est{l con-
dicionada a eficiencia da administra(,:ao dos arquivos correntes. Sao eles:
a) as caracteristicas dos documentos modernos; b) as atividades inerentes
ao proprio trabalho de organiza(,:ao e administra(,:ao dos arquivos correntes;
e c) 0 tipo de orgao que deve executa I' esse trabalho.

o volume dos documentos oficiais tern sofrido tremendo aumento nos

ultimos 150 anos. Esse fenomeno esta intimamente relacionado com 0 au-
mento da populac;ao desde meados do seculo XVIII. Se representassemos,
pOl' meio de urn grMico, 0 desenvolvimento da popula(,:ao desde 0 inicio da
Historia, teriamos uma linha praticamente horizontal, em ascensao quase
imperceptivel atraves dos seculos, tornando-se abruptamente vertical nos
ultimos 150 anos. 0 aumento da popula(,:ao e, em grande parte, atribuido a
desenvolvimentos tecnologicos que possibilitaram uma produ(,:ao espanto-
sa de materiais necessarios a existencia humana. 0 aumento da popula(,:ao,
pOl' sua vez, provocou a expansao das atividades do governo, e essa expan-
SaG afetou a produc;ao de documentos. Uma vez que se aplicaram metodos
tecnologicos modernos no preparo de documentos, 0 volume destes, nas ul-
timas decadas, atingiu urn indice de progressao antes geometrica que arit-
metica.
Conquanto 0 emprego das modern as maquinas de produzir documen-
tos, tais como a de escrever e outros meios de duplicac;ao, haja tornado pos-
sivel uma enorme proliferac;ao de documentos, as raz5es dessa prodw;ao,
note-se bern, sao inerentes ao proprio carateI' dos governos modernos. 0
homem nao faz documentos somente porque disp5e de maquinas para pro-
duzi-Ios, mas sim, e principal mente, como resultado da execuc;ao de um traba- 1
Iho; e a propon;ao de sua cria(,:ao e, em geral, aumentada pela expansao da

J
 atividade. Pode-se ilustrar esse fato com a experiencia do governo federal
dos Estados Unidos, que, sem duvida, tern produzido mais documentos do
que qualquer outro governo contemporaneo e, muito provavelmente, mais
do que todos reunidos. A expansao de suas atividades, especialmente du-
rante os periodos de emergencia, resultou em colossal aumento do nllmero
de documentos. a volume destes, ate a Guerra Civil (1861), era de cerca de
3
100 mil pes cubicos (2.832m ); entre essa e a I Guerra Mundial, cerca de 1,5
3
milhao (42,480m ) e entre a I Guerra Mundial e 0 periodo da crise economi-
ca, cerca de 3,5 milhOes de pes cubicos (99.120m3). Durante a decada de
1930, quando 0 governo enfrentava a depressao economica e se preparava
para outra guerra mundial, foram acrescentados outros 10 milhoes
3
(292.200m ). Durante a II Guerra Mundial a prodw;ao atingiu a media anual
de 2 milhoes de pes Cllbicos (56.640m3), media que ja foi ultrapassada apos
essa epoca.
a volume de documentos oficiais produzidos num pais e tambem deter-
minado pela maneira como os orgaos do governo os empregam em suas ati-
vidades. Esse ponto pode ser ilustrado comparando-se a situac;ao dos docu-
mentos nos Estados Unidos com a de outros paises. as servic;os de arquivos
correntes americanos (file moms), orgaos que mais se assemelham aos ser-
vic;os de comunicac;oes (registry offices) europeus, existem na maioria das
'repartic;oes publicas; contudo, ao contrario dos seus similares europeus, ra-
ramente conseguem exercer um controle rigido sobre os documentos; e
muitas vezes nao podem evitar a criac;ao de arquivos volumosos nas diversas
sec;6es subordinadas. Nos ultimos tempos, umavez que 0 processamento de
uma operac;ao e feito atraves de diversas sec;oes de um orgao, cad a sec;ao, em
geral, cria e mantem, em separado, um documento sobre 0 mesmo. Prova-
velmente foi essa prMica que contribuiu, em grande parte, para que 0 gover-
no federal, em 1954, contasse com cerca de 23 milhoes de pes cubicos
3 o sistema de sua preferencia, de modo que nao havia uniformidade entre os
(651.360m ) de documentos nas suas varias repartic;6es. Na Inglaterra, no
mesmo ano, de acordo com um relatorio do Comite dos Documentos dos
29
MinisterioS (Committee on Departmental Records) so foram encontrados
29 Great Britain, Committee on Departmental Records, 1954:64. Comite designado
em 18 de junho de 1952 pelo chance IeI'do EI'<1rioe arquivista-mor "para estudar 0
arranjo para preserva~iio dos documentos dos departamentos do governo". 0 seu
relatorio, apresentado pelo chanceler do departamento, em julho de 1954, tornou-
se conhecido como Grigg report, devido ao nome do presidente do comite, sir James
Grigg.
600 mil pes lineares (182,800m) de material preservavel nos departamen-
tos ou ministerios. Essa diferenc;a de volume nao guarda a minima propor-
C;aocom 0 tamanho dos dois govern os. ,
as arquivos, a medida que aumentam em volume, tornam-se tambem
mais complexos. A complexidade dos documentos oficiais dos Estados Uni-
dos e devida, em grande parte, a complexidade do proprio governo. No Po-
del' Executivo, ergueu-se uma estrutura em forma de piramide cujo apice e 0
aabinete do presidente e cuja base e formada pOI' inumeros orgaos. Essa es-
~rutura tornou-se mais complexa em sua organizac;ao e funcionamento de-
vido a certas caracteristicas inerentes a forma de governo americano: pOI'
exemplo, 0 sistema de checks and balances, pelo qual 0 Poder Legislativo
controla 0 funcionamento do Executivo, e 0 sistema de dois partidos, pelo
qual a organizaC;ao governamental sofre, de cert~ modo, mod~fi.cac;6esperio-
dicas de programa e de politi ca. Em geral, a medlda que as atlVldades gover-
namentais se expandem, vao-se tornando mais especializadas e os papeis ou
documentos a elas pertinentes, mais complexos.
Em parte, pode-se tambem atribuir a complexidade dos arquivos of i-
ciais modernos a maneira pel a qual SaDguardados. Na maioria das vezes SaD
conservados ao acaso. Nos Estados Unidos, pOI'exemplo, os documentos do
governo federal SaD arranjados sob uma grande variedade de sistema~ e a~-
gumas vezes sao simplesmente acumulados, sem metodo algum. as pnmel-
ros sistemas americanos de arquivamento eram I1mito simples e correspon-
diam de certo modo, ao sistema de registro usado na Europa durante 0
mes~o periodo. Aos poucos, entretanto, os simples sistemas ~lfabeticos.e
numericos foram dando lugar a sistemas mais complexos - Sistema DeCI-
mal de Dewey, assunto-numerico e outros. Cada orgao ou repartic;ao adotou
divers os orgaos, nem mesmo dentro de urn so orgao, entre as diversas se-
c;6es e, tampouco, havia uniformidade na maneira de aplicar os diversos sis-
temas.
A administrac;ao dos arquivos correntes oficiais tem pOI' objetivo fazer
com que os documentos sirvam as finalidades para as quais foram cria~os,
da maneira mais eficiente e economica possivel, e concorrer para a destma-
 <;aoadequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. as docu-
mentos san eficientemente administrados quando, uma vez necessarios,
podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusao; quando
conservados a urn custo minimo de espa<;o e manuten<;ao enquanto indis-
pe':!saveis as atividades correntes; e quando nenhum documento e preserva-
do pOl' tempo maior do que 0 necessario a tais atividades, a menos que te-
nham valor continuo para pesquisa e outros fins. as objetivos de uma
administrac;ao eficiente de arquivos so podem ser alcan<;ados quando se dis-
pens a atenc;ao aos documentos desde sua criac;ao ate 0 momenta em que san
transferidos para urn arquivo de custodia permanente ou sao eliminados.
A administra<;ao de arquivos preocupa-se, assim, com todo 0 periodo de
vida da maim'ia dos documentos. Luta para limitar a sua cria<;ao e, pOl' esse
motivo, vemos defensores do "controle da natalidade" no campo da admi-
nistra<;ao de arquivos correntes como se encontram no campo da genetica
humana. Exerce urn controle parcial sobre 0 uso corrente dos documentos e
ajuda a determinar os que devem ser destin ados ao "inferno" do incinerador ,
ou ao "ceu" de urn arquivo permanente, ou ao "limbo" de urn deposito inter-
mediario.
a aspecto mais importante da administrac;ao de arquivos correntes re- .
laciona-se com 0 usa dos documentos no cursu das opera<;oes governamen-
tais. Pouco se faz dentro de uma repartic;ao que nao se torne objeto de urn
documento. Tanto os administradores de cupula, que tratam dos principais
programas, quanta os funciomirios de categol'ias·inferiores, que executam
operac;oes de rotina, precisam de documentos no seu trabalho. As especies
de documentos necessarios nos dois casos podem ser diferentes, mas san
tao importantes no topo como no primeiro degrau da hierarquia adminis-
trativa. Na cupula, os documentos nao so dao 0 estimulo inicial, como forne-
cern tambem as informac;oes basicas para decisoes executivas. Sobre cada
problema tratado reunir-se-ao documentos de muitas fontes e de muitos
tipos: correspondencia, memorandos e similares, nos quais 0 problema seja
inicialmente exposto; tabelas e analises estatisticas, relatorios de pIanos de
trabalho e de atividades executadas que contenham a informac;ao necessa-
ria para se tomar decisoes; circ~lares, memorandos e outras diretrizes de
processamento e de politica que sirvam como urn meio de controle adminis-
trativo, documentos selecionados, de atos anteriores, que sirvam como pre-
cedente dando consistencia aos metodos de governo. No nivel de execuc;ao
onde se processa, de fato, a maior parte do trabalho - onde os atos relativos
a pessoas especificas, entidades ou assuntos san realmente executados -, os
documentos san necessarios para transmitir, de cima para baixo, a orienta-
<;aoe os processos a serem seguidos, e, de baixo para cima, 0 relato das rea-
liza<;oes e execu<;oes e, ainda, para registrar todas as fases dos atos do gover-
no em rela<;ao as partes envolvidas em suas opera<;oes.
A tarefa mais difkil da administrac;ao de documentos prende-se aos do-
cumentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difkil
se torna administra-Ios.
Geralmente, os documentos mais valiosos sao os que se referem as ori-
gens, a organiza<;ao e ao desenvolvimento funcional de urn orgao, e aos seus
program as essenciais. Referem-se antes a direC;ao do que a execu<;ao das fun-
c;oes da reparti<;ao. Constitui uma curiosa anomalia 0 fato de que, quanta
mais importante 0 assunto, menor a probabilidade de se encontrar uma do-
cumenta<;ao completa sQbre 0 mesmo. Se pOl' urn lado a tecnologia modern a
facilita de muitas maneiras a confec<;ao e a guarda de documentos, pOl' OU-.
tro, torna desnecessaria a produ<;ao de muitos que, de outra forma, passa-
riam a integral' 0 registro da a<;aogovernamental. Grande parte do que in-
fluencia 0 desenvolvimento da politica administrativa e programas nao fica
registrada de maneira formal. Assuntos de importiincia podem ser tratados
oralmente, em conferencias ou pelo telefone, aparelho que foi apontado pOl'
Paul Hasluck, ministro dos Territorios da Australia, como 0 "grande ladrao
da historia".3D
as documentos importantes san difkeis de classificar para usa corren-
te. as que fixam uma politica nem sempre podem ser identificados como tal,
quando san inicialmente expedidos. As decisoes de politica surgem em rela-
<;aoa determinados casos e, assim, os documentos referentes a elas podem
ser arquivados intercaladamente com outros que nao apresentam valor du-
radouro, mas tambem san relativos aos mesmos casos com que estavam
inicialmente ligados aqueles documentos. as documentos referentes a dire-
trizes e normas - de urn modo geral distintos de assuntos especificos - san
difkeis de reunir para se organizar em unidades de arquivamento e dificeis
de identificar de forma que seu valor se torne evidente. POI' outro lado, os
documentos sobre opera<;oes de rotina san facilmente classificaveis.
 AS documentos de importancia sac dificeis de ser retirados de circula-
~ao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabelecem diretri-
zes e normas nao se tornam obsoletos ou nao-correntes tao logocessam as
atividades que os originaram. As orienta~oes neles continuam, muitas ve-
z~s, em vigor. E mesmo que estas sejam substituidas, os documentos que as
contem servem para justificar e explicar a mudan~a. Tais documentos sao,
assim, dificeis de ser afastados porque nao e facil precisar 0 seu periodo de
utilidade administrativa. POI'outro lado, os que apenas evidenciam a execu-
~ao da politica e normas tornam-se nao-correntes hiD logo todos os atos se-
melhantes, no caso particular, tenham sido executados. a termino das ope-
ra~oes de rotina e, comumente, claro e definido. as documentos importantes,
alem disso, sao diflceis de reunir para serem preservados num arquivo de
custodia permanente, porque muitos deles tern que ser segregados de uma
grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, e
comum fazer-se essa separac;ao apos perderem os documentos 0 valor para
as opera~oes correntes, quando ja se tornou obscura a sua identifica~ao.
A administra~ao eficiente dos arquivos correntes e assunto da maior
importancia para 0 governo, e a eficacia deste pode ser testada pel a eficien-
cia com que haja organizado e administradO'seus documentos. as funciona-
rios, mesmo os do mais alto nivel da administrac;ao, tern interesse no pro-
blema dos documentos, pois to do 0 aperfeic;oamento na administrac;ao e
organizac;ao destes influi na execu~ao das fun~oes governamentais.
As atividades de administra~ao de arquivos correntes sao de categoria
altamente especializada, exigindo aptidoes especiais e uma larga experien-
cia de servi~o. POI' conseguinte, em todo governo grande e complexo deve
haver urn orgao de assessoramento especial que se dedique exclusivamente
a assistir todas as repartic;oes nos problemas de administra~ao de documen-
tos. A posi~ao de urn orgao dessa natureza, seu tamanho e 0 carateI' de suas
atividades sac determinad~s pelo vulto, complexidade e organiza~ao do go-
verno a que serve. Sempre que possivel, esse orgao especializado deve per-
tencer a urn orgao de administra~ao geral, isto e, que sirva a todas as repar-
ti~oes do governo em determinados assuntos. Esses assuntos em geral
abrangem or~amento, pessoal e atividades auxiliares como, pOl' exemplo,
aquisi~ao de material e questoes relativas a instalac;oes. Dessa mane ira, 0
orgao encarregado da administra~ao de documentos pode estar ligado a urn
6rgao que trate, de uma maneira geral, de assuntos or~amentarios, de pes-
soal ou administrativos de to do 0 governo. Nao convem que fique vinculado
a urn orgao de linha, coordenado a outros da mesma categoria. Em resumo
nao deve caber a funcionario de urn departamento ou ministerio a atribui~
c;aode dizer aos de outro como tratar seus documentos. No governo federal
dos Estados Unidos, 0 National Archives and Records Service faz parte da
Administra~ao dos Servi~os Gerais (General Services Admini!>tration), 01'-
gao de staff de ambito nacional, responsavel pelo que diz respeito a edifi-
dos, material, documentos oficiais e aquisic;ao de artigos racionados de guer-
ra. No governo federal da Australia, 0 Conselho do Servic;o Publico (Public
Service Board), que tern jurisdi~ao sobre toda a administra~ao no que se
refere a problemas de pessoal, trata tambem do programa de administrac;ao
de documentos. Na Nova Zelfmdia a situa~ao e semelhante.
As atribui~oes legais do orgao central de administra~ao dos documen-
tos oficiais pode variaI' desde 0 simples ato de inspecionar ate a completa
regulamenta~ao dos trabalhos concernentes aos documentos dos orgaos de
linha. Essa variedade de atribuic;6es e parcialmente ilustrada pelos disposi-
tivos que dizem respeito a administrac;ao dos documentos correntes nos Es-
tados Unidos. A lei que criou 0 Arquivo Nacional, de 19 de junho de 1934,
atribui-Ihe "amplos poderes de inspe~ao" e poder, limitado, de requisitar
documentos de todas as reparti~oes federais. A 'Lei dos Documentos Fede-
rais (Federal Record Act) de 1950, que substituiu a lei basica, nao faz refe-
rencia ao poder de requisitar, visto que as categorias de documentos que
estavam sujeitos a requisi~ao foram recolhidas ao edificio do Arquivo Na-
cional, entre a vigencia da primeira e segunda lei. A nova lei, pOl' sua vez,
dedicou especial aten~ao a administrac;ao dos documentos quando ainda nas
r~parti~oes federais. POl'esta os chefes das repartic;oes sao responsaveis prin-
clpalmente pelo "controle eficaz da cria~iio, manuten~iio e usa dos docu-
mentos nas atividades correntes". A lei de 1950 atribuiu ao chefe do orgao
central de staffa responsabilidade pelos documentos em rela~iio aos seguintes
pontos: a) poder de inspe~ao, ja existente no National Archives Act; b) poder
de regulamentar a transferencia dos documentos entre os diversos orgiios;
c) poder de estabelecer "normas, metodos e tecnicas destinados a melhorar
a ad m1l11S
.. t rac;ao
- d os documentos correntes, garantir a manutelwao e segu-
ranc;adaqueles considerados merecedores de preservac;ao e facilitar a tria-
gem e descarte dos que apresentem valor temporario"; d) poder de "estabe-
lecer normas para preservar, mediante selec;ao,os documentos de valor per-
manente e assistir as varias repartic;oes na aplicac;ao de tais normas aos
documentos sob sua custodia", e e) poder de "'criar, manter e dirigir centros
de armazenamento, preparo e utiliza~ao dos documentos dos orgaos fede-
rais que estejam dependendo ou de transferencia para 0 Arquivo Nacional
ou de descarte pOl'qualquer forma autorizada em lei". Embora nao seja obri-
gatoria a adoc;aodas norm as e tecnicas de administrar documentos corren-
tes estabelecidas pelo orgao central, solicitou-se as repartic;oes que as ado-
tassem.
No setor de controle da produ~ao e manuten~ao de arquivos correntes,
as fun~6es do orgao central de administrac;ao de documentos devem ser,
sobretudo, de analise e de promo~ao de iniciativa. Urn orgao central pode
coletaI' informac;6es sobre os metod os e tecnicas adotados nos diversos 01'-
gaos do governo, na elabora~ao e conserva~ao de papeis, tornando-se assim
urn repositorio de tais infor.ma~oespara toda a administra~ao. Pode anali-'
sar as informa~oes para determinar quais os metodos e tecnicas mais efi-
dentes, quais os aplicaveis de urn modo geral e quais os que so se aplicam
em circunstancias especiais. Pode realizar estudos de casos concretos no que
diz respeito a tecnicas e metodos eficazes, incluindo: a) estudos do controle
de formularios, relatorios, circulares, instru~6es e similares; b) estudos de
tecnicas microfotograficas e mecanizadas;' c) esttidos dos sistemas de classi-
ficac;aocomo preliminar a publicac;ao de manuais de servi~o, identicos aos
editados pelo Conselho do Servi~oPublico da Australia - records procedures
- e pela Comissao do Servi~o Publico da Nova Zelandia - Records; e
d) estudos de administra~ao de servi~os de arquivos correntes e de registro
(file room e registry office). 0 orgao central pode tambem dirigir programas
de tFeinamento para melhorar 0 nivel tecnico e a eficiencia do pessoal que
trabalha com documentos.
No que diz respeito a destina~ao, as fun~oes do orgao central de admi-
nistra~ao de documentos podeij1ser de carateI' executivo de analise, ou de
promo~ao de iniciativa. Deve-se dar a urn orgao dessa natureza competencia
para: a) solicitar as reparti~oes que formulem pIanos de destina~ao de docu-
mentos e submeter tais pianos a apreciac;ao da autoridade maxima no as-
sunto; b) solicitar as reparti~oes que comuniquem 0 descarte de seus do-
~-
cumentos e que submetam a sua aprecia~ao todos os pedidos de espa~o ou
de outros recursos para fins de arquivamento; e c) controlar 0 emprego de
equipamento fotografico e de outros processos de reprodu~ao existentes nas
reparti~oes objetivando 0 usa comum dos mesmos POl'qualquer orgao que
deles necessite.
Urn orgao central deve proporcionar as reparti~oes recurs os de instala-
c;aoonde possam guardar seus documentos semicorrentes ou nao-correntes
a serem conservados ainda pOl'periodos de tempo limitados. Essas instala-'
c;oestanto podem servir a diversos orgaos numa base de ocupa~ao conjunta,
como e 0 caso dos depositos "limbo" do Public Record Officeingles, ou numa
base de ocupa~ao exclusiva, como e 0 caso dos depositos "purgatorio" dos
Estados Unidos. Se as instalac;oes saGocupadas conjuntamente, 0 trabalho
de processamento e usa dos documentos e executa do pOl'funcionarios dos
orgaos que os criaram. Se as instala~oes sao administradas, exclusivamente,
pc10orgao central encarregado da administra~ao dos documentos, este exe-
cuta todas as atividades de processamento e uso. 0 orgao central, alem dis-
so, pode dar assistencia as reparti~oes quanto aos metodos de elabora~ao de
pIanos de destina~ao de documentos, inclusive no que concerne as ativida-
des correlatas de levantamento, descri~ao, analise, preparo de tabelas e lis-
tas de descarte. Pode elaborar tabelas gerais de descarte de documentos re-
lativos a atividades de administra~ao geral e auxiliares, comuns a todos os
orgaos do governo.
A principal parte da elabora~ao de urn programa de administrac;ao de
documentos, entretanto, deve ser feita numa base descentralizada. Cada 01'-
gao deve tel' 0 seu proprio staff que se ocupe exclusivamente dos problemas
de documentac;ao. 0 tamanho deste depende do ambito e da complexidade
do orgao. Esse staff encarrega-se da maior parte do trabalho de controle da
criac;aoe administra~ao de documentos. Poe em pratica, adaptando, se ne-
cessario, as proprias conveniencias, metodos e tecnicas de boa administra-
c;aode documentos que podem ser planejados pelo orgao central de staff
especificamente para aquele orgao. Determina, pOl'exemplo, que sistemas
de arquivamento devem ser usados e como devem os papeis ser classifica-
dos segundo os mesmos. 0 staff de uma reparti~ao esta na posi~ao ideal
para estabelecer metodos e tecnicas capazes de resultar em maior eficiencia
eeconomia.
e mtrtt
 o staff descentralizado, isto e, da repartil;3.o, deve tambem se en carre-
gar da maior parte do trabalho de controle da destinal;3.o dos documentos,
ou seja, determinar 0 que convem se fal;a com os papeis depois que hajam
servido aos fins correntes, isto e, se convem sejam microfilmados, transferi-
dos para urn centro intermediario ou para urn arquivo de custodia perm a-
nente, ou se devem ser destruidos; elaborar pIanos de destinal;3.o, tabelas e
listas de descarte, fazendo a maior parte do trabalho de levantamento, ana-
lis~ e descril;ii.o de documentos, necessarios a estes fins.
Urn staff encarregado da administral;3.o de documentos tern como obje-
tivos, conforme se observou, fazer com que os papeis atendam as necessida-
des dos funcionarios do governo e dar-Ihes destinal;3.o depois que estas te-
nham sido atendidas, da maneira mais eficiente e economica possivel. 0 staff
deve visar ao duplo objetivo de aumentar a "economia" e a "eficiencia" _
palavras que se tornaram quase inseparaveis na terminologia dos que se
ocupam de metodos de administral;3.o publica. A eficiencia de urn program a
de administral;3.0 de documentos correntes n3.o deve ser julgada apenas em
termos estatisticos. N3.o se reflete unicamente no volume de documentos
que se transferem de urn lugar para outro, das repartil;oes para centros in-
termediarios, para incineradores ou fabricas de papel. Reflete-se tam bern, e
talvez mais fielmente, na maneira de analisa-Ios para se determinar como
classifica-Ios e quais os que devem ser eliminados. A eficacia de urn progra-
ma de administral;3.o de documentos correntes depende do zelo e compe-
tencia do pessoal. Quanto mais honesto e habilitado 0 pessoal, mais eficaz-
mente ser3.o os documentos classificados e arquivados para uso corrente.
Quanto mais bem classificados, mais facilmente poder-se-a dar-Ihes urn
destino final, depois de haverem servido as atividades correntes. Quanto
melhor 0 pessoal, mais segura a avalial;3.o dos documentos para fins de des-
tinal;3.o. 0 grau de excelencia dos julgamentos feitos depende da competen-
cia profissional e da maneira mais ou menos perfeita pela qual se analisam
os documentos.
Controle da produ~ao de documentos
SEM DUvIDA ALGUMA, a maioria das repartil;oes publicas, especialmente as do
governo federal dos Estados Unidos, produz documentos em quantidade ex-
cessiva. Esse excesso pode ser reduzido, simplificando-se: a) as funl;oes;
b) os metodos de trabalho; e c) a rotina de documental;3.0 adotada nas diver-
sas repartil;oes. A prodUl;3.0 de papeis sofre influencias que se fazem sentir
desde as decisoes de cupula relativas a organizal;3.o e aos programas ate as
menores atividades predominantes e nas operal;oes de rotina. Essa produ-
l;3.0,portanto, diz respeito, no primeiro caso, aos administradores dos niveis
mais elevados, responsaveis pela formulal;3.0 e administral;3.0 dos progra-
mas do org3.o; no segundo, diz respeito aos funcionarios especializados em
administral;3.0 de urn modo geral; e, no terceiro, aos funcionarios de espe-
cializal;3.0 restrita a urn campo da administral;3.0 - os encarregados dos do-
cumentos. Esses tres grupos de funcionarios devem coordenar esfon;os vi-
sando a simplifical;3.0 das operal;oes. Os especialistas em administral;3.0 de
documentos e os tecnicos em administral;3.0 geral devem constituir uma equi-
pe unica, cujas atividades sejam estreitamente coordenadas no mais alto nivel
da administral;ii.o.
Consideremos, em primeiro lugar, a simplifical;3.0 das funl;oes adminis-
trativas. E obvio que a crial;3.0 e a manutenl;3.0 desnecessaria de documentos
devem-se, sobretudo, a amplitude dos governos, a extens3.o de suas ativida-
des e a maneira pela qual se executam essas atividades. A extens3.o e com-
plexidade dos programas de governo n3.o constituem nossos objetivos ime-
diatos, pois estes est3.o diretamente relacionados com a natureza dos
problemas economicos, sociais etc. afetos ao proprio governo. A extens3.o
desses program as n3.o pode, assim, ser controlada pelos funcionarios, me-
ros agentes de sua execul;3.o. A maneira pela qual se executam tais progra-

mas, entretanto, e outro caso. 0 funcionamento de uma repartif1ao publica
pode, quase sempre, ser simplificado. Eis, portanto, 0 primeiro ponto a ser
atacado no problema da reduf1aodo volume dos documentos oficiais.
o mecanismo dos governos tende a se tornar por demais complexo com
o correr do tempo. Mesmo nos periodos de expansao lenta das atividades
normais surgem problemas que, nos periodos de emergencia, saD inevita-
veis. Vez por outra, a maquina governamental precisa ser cuidadosamente
revista em sua estrutura e simplificada em seu funcionamento. Um exemplo
de revisao desse tipo encontramos nos Estados Unidos, onde, ha poucos anos,
a Comissao Hoover de Reorganiza<;ao do Poder Executivo (Hoover
Commission on the Reorganization of the Executive Arm of the Government)
fez um estudo completo da organizal;ao e do funcionamento das reparti<;oes
federais. As recomendaf1oes finais dessa comissao resultaram em melhoras
e economias sensiveis nas operal;oes do governo. No campo da contabilida-
de, por exemplo, acusou a existencia de urn "sistema oneroso" pelo qual a
Contadoria Geral (General Accounting Office), orgao do Poder Legislativo,
controlava as opera~oes fiscais dos orgaos do Poder Executivo. Por esse sis-
tema milhoes de recibos e comprovantes de despesas eram enviados de todo
o pais a um ponto de convergencia para exame individua1.31 A Comissao
Hoover propos urn programa de auditoria in loco, tornando, assim, desne-
cessario remeter todos aqueles papeis a Washington. Em conseqiiencia des-
se programa, simplificaram-se e uniformizaram-se os metodos contabeis e
fiscais em todo a pais, ficando grandemente reduzido 0 volume dos docu-
mentos relativos a esse assunto.
Consideremos, em segundo lugar, a simplifica<;aodos metodos de tra-
balho. Estes sao, em geral, muito mais complicados do que 0 necessaria.
Quando se atribuem determinados encargos a uma repartif1ao,nao se cogita
de observar, inicialmente, como SaDdesempenhados. Com 0 correr do tem-
po e provavel que surjam metodos de trabalho defeituosos. 0 problema con-
siste em analisar as fases'de uma dete~minada operaf1ao,com 0 objetivo de
31 United States, Commission on Organization of the Executive Branch of the
Government, 1949:99.
1
1
melhorar as norm as e simplificar os metodos de trabalho, de maneira que
cada fase contribua, de fato, no sentido de que aquela operaf13.oseja realiza-
1
da. Deve-se analisar, fase por fase,·a seqiiencia administrativa. Essas anali-
ses costumam ser feitas por especialistas no campo da administraf13.opubli- 1
ca. Na analise das normas e metodos, esses especialistas usam muitas vezes
fluxogramas para ilustrar as varias etapas. Esses fluxogramas permitem que 1
se tenha uma vis3.ode como a opera<;aoe executada e como pode ser modifi-
cada. As mudan<;as pwpostas tambem podem ser assinaladas graficamente 1
nos proprios fluxogramas. Pela analise do trabalho, os tecnicos conseguem
simplificar, ou, para usar a terminologia propria, conseguem racionalizar os 1
metodos. 0 trabalho desses tecnicos, se bem-sucedido, reduz automatica-
mente a produ<;ao de documentos, pois estes nada mais SaDdo que urn 1
subproduto da atividade administrativa. Sua criaf13.onao e em si urn fim.
1
Podemos extrair da experiencia australiana urn excelente exemplo de
simplifica~ao de metodos de execu<;aode uma determinada ativida~e, que
diz respeito ao importante assunto da expedi<;aode titulos de propnedade 1
de bens im6veis. A Australia, inicialmente, adotou a antiga lei inglesa de 1
transmissao. A propriedade da terra iniciava-se mediante doa<;3.o,por parte 1
da Coroa, e cada transmissao subseqiiente do titulo se fazia por escritura. )~
'. II 1
Estabeleceu-se, dessa forma, umalonga serie de titulos de propriedade. De-
vido, em grande parte, aos esforf1osde sir Robert Richard Torrens (1814- ~.;'; 11
~:
84), esse complexo sistema foi substituido por urn simples sistema de regis- I
I
tro de titulo de propriedade da terra. 0 novo sistema foi adotado pela Lei de
Bens Im6veis (Real Property Act), promulgada pelo Parlamento sul-austra-
liano em 1857. Segundo essa lei, a propriedade e representada por urn titulo,
cuja validade e garantida pelo governo. 0 titulo e registrado com base na
prova de propriedade originaria da doa~3.oda Coroa e subseqiientes atos ~e
transmiss3.o. Nele se registram todas as subseqiientes mudan<;asde propne-
dade e estas SaDlevadas a efeito sem que haja necessidade de se proceder a
busca dos documentos que deram origem ao titulo. Assim, pelo sistema
Torrens, urn titulo e comprovado por urn simples exame e registrado num
unico documento, no qual SaDregistradas, simples e economicamente, to-
das as mudan~as posteriores de propriedade. 0 efeito desse sistema na cria-
~o e guarda de documentos e tremendo. Foi adotado pela maioria dos esta-
dos australianos, Nova ZeHindia,Canada, por parte das ilhas britanicas, por
varios paises da Europa e por alguns estados dos EUA. \
r r• ..JJ

Consideremos, em terceiro lugar, a simplifica~ao da rotina da documen-
tar;ao. Dois aspectos do processamento da rotina dos docum~ntos tern parti-
cular influencia na quantidade de papeis produzidos. 0 primeiro refere-se a
criar;ao de documentos para a execur;aode ar;oes repetitivas ou rotineiras; 0
segundo refere-se a distribui~ao e ao arquivamento.
Os documentos pertinentes a operar;6es repetitivas sao, de modo geral,
passiveis de padroniza~ao. Num governo de grande porte como a adminis-
trar;ao federal dos Estados Unidos, a maioria dos document os tende a ser
dessa natureza. Entre eles incluem-se os relatorios, instrur;oes, cartas e urn
sem-numero de formularios usados nas atividades auxiliares, graficos, ta-
belas estatisticas e varios tipos de documentos usados em rela~ao a pessoas
fisicas ejuridicas. Todos tern essa caracteristica em comum: san passiveis de
padronizar;ao, tanto no estilo quanta no conteudo. Devido ao volume, 0 con-
trole de tais papeis constitui urn importante aspecto da administra~ao de
documentos correntes. Se nao forem controlados, multiplicam-se como ce-
lulas e tornam-se urn verdadeiro cancer no orgao governamental.
Na execur;ao de urn programa que vise a controlar os documentos
padronizaveis, seguern-se os mesmos passos peculiares a urn programa des-
tinado a sirnplificar os metodos de trabalho. 0 tecnico em administra~ao de
documentos pod era percorrer 0 mesmo caminho trilhado pelo tecnico em
administrar;ao geral. Ambos poderao analisar os mesmos metodos de traba-
lho - 0 tecnico de administrar;ao para se inteirar de como os trabalhos estao
sendo executados, 0 tecnico de documentar;ao para se inteirar de como os
documentos san usados no tocante as fases de execur;ao desses trabalhos.
Ambos poderao analisar os papeis resultantes do processamento dos traba-
lhos visando ao mesmo objetivo, isto e, simplifica-Io. Possivelmente urn de-
les se interessara mais pela mecanica, 0 outro, pela substancia dos metodos
de trabalho.
Nos Estados Unidos as firmas comerciais foram as primeiras a iniciar
programas regulares para a simplificar;ao e a padronizar;ao dos papeis. Urn
dos primeiros estudos de formularios e artigos de papelaria foi feito pela
Hammermill Paper Company, em 1930, que encarregou a Business Training
Corporation de Nova York de analisar as praticas mercantis de algumas fir-
mas por urn periodo superior a 18 anos. Esse estudo, escrito por Ladson
Butler e por O. R. Johnson, foi publicado sob 0 titulo Management control
through businessforms. Nesse trabalho os autores expuseram, como jamais
se havia feito, as razoes para 0 controle de formularios. Afirmam que os for-
mularios san urn meio de padronizar as opera~6es de rotina, "que consti-
tuem 0 volume de todos os neg6cios"; que, "quando se elaborar 0 melhor
metodo de executar opera~6es de rotina" sera este "padronizado por meio
de formularios, manuais e modelos de instru~6es praticas cuidadosamente
planejados". Os autores indicam, alem disso, que "a maior parte do trabalho
de rotina gira em torno de formularios". E acrescentam: "Urn estudo desses,
especialmente em conjunto, mostra, de maneira cabal, quais os pass os ou
opera~6es que podem ser eliminados, que alterar;oes san necessarias no
processamento, e como 0 trabalho de redar;ao e demais atividades de escri-
torio podem ser reduzidos atraves do planejamento de formulas mais racio-
nais".32
Ate a II Guerra Mundial 0 problema de controle de formularios nao re-
cebera aten~ao muito sistematica por parte do governo federal dos Estados
Unidos. Durante a guerra, os programas do governo relativos ao controle da
produr;ao, prer;os, transporte e consumo de mercadorias ou riquezas envol-
viam todos os cidadaos do pais. Deram origem a muitas operar;6es de rotina
que deviam ser executadas Com a rapidez exigida pelas contingencias da
guerra. Nessas circunstancias, os documentos objeto de aten~ao simultanea
de muitos funcionarios foram reproduzidos em numero espantoso e em ge-
ral reduzidos a formulas. Sobre 0 assunto varios' orgaos do governo edita-
ram grande quantidade de manuais. 0 primeiro foi publicado pelo Conselho
de Produr;ao de Muni~6es (War Production Board) em 1942. Nos anos sub-
seqiientes 0 6rgao Controlador de Prer;os(Office of Price Administration), 0
Servir;odas Forr;as Armadas (Army Service Force) e a Jurisdir;ao do Vale do
Tennesse (Tennesse ValleyAuthority) editaram tambem manuais. A melhor
publicar;ao do pos-guerra foi a da Repartir;ao de Or~amento (Bureau of the
Budget) intitulada Simplifying procedures throughforms control, de 1947.
Para controlar os formullirios, e preciso que se esteja informado quanta
ao emprego e contexto de cada urn. Tomando-se por base essa informar;ao,
decide-se, em primeiro lugar, se 0 formulario e realmente indispensavel e,
em segundo, qual deve ser 0 seu conteudo, formato, aplicar;ao, distribuir;ao e
envolve a questao de arquivos descentralizados. Se os arquivos forem im-
propriamente descentralizados ou se os documentos nos arquivos forem mal
classificados, serao produzidos documentos desnecessarios. 0 tecnico em
administra~ao de documentos deve, principalmente, zelar para que as ca-
pias de documentos essenciais, isto e, as que servem como documentos au-
tenticos de urn assunto, sejam distribuidas e arquivadas convenientemente.
Nas reparti~6es criadas para atender a situa~6es de emergencia torna-se
muito importante designar que conjuntos de determinados documentos pro-
duzidos em serie serao considerados oficiais. Esses conjuntos pod em incluir
series de documentos relativos a normas, orientac;ao ou politica, organiza-
c;ao e relatorios. Tais documentos, muitas vezes, sac reproduzidos em inll-
meras vias distribuidas amplamente pelos varios setores. Nao serao, porem,
acumulados nem preservados sistematicamente. A menos que 0 encarrega-
do dos documentos de instruc;6es para a conservaC;ao de series completas.
Ao determinar a eficiencia de varias medidas tomadas para controlar a
produc;ao de documentos e importante que se coloquem as coisas nos devi-
dos term os. A administrac;ao de papeis, de modo geral, esta ligada 11 mecani-
ca e nao a substancia das atividades governamentais. Conquanto se possam
auferir gran des vantagens pela simplificac;ao da administrac;ao de papeis,
muitos dos melhoramentos nas opera~6es governamentais podem ser atri-
buidos tanto a simplificac;ao dos processos de trabalho, quanto a simplifica-
C;aono trato dos papeis. As soluc;6es propostas para melhorar a administra-
c;ao dos papeis, alem disso, sac muitas vezes inadequadas, nao passando de
, 'I" , .••
referencias vagas e indefinidas para a "adoc;ao de padroes e controles" ou
"uso de metodos e praticas aprovadas" para a feitura e a guarda de docu-
mentos. Os problemas do tratamento de papeis nao podem ser resolvidos
pela elabora~ao de frases que, como formulas de charlatoes, sao receitadas
indiscriminadamente para veneer todas as dificuldades que cercam os que
utilizam documentos. A ineficiencia nesse campo e, muitas vezes, urn sintoma
de administrac;ao inadequada. Tais males nao podem ser sanados melho-
rando-se simples mente a administrac;ao dos papeis. Sao muito mais profun-
dos. A solu~ao de muitos problemas de documentos jaz no aperfeic;oamento
dos processos de trabalho e, em geral e principal mente, da organizac;ao e
funcionamento da administrac;ao governamental.
Principios de classifica~ao
No TRATAMENTO DISPENSADO aos documentos de uso corrente, os orgaos gover-
namentais preocupam-se sobretudo com a guarda dos mesrnos, de modo
que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. 0 problema ba-
sico, portanto, na administrac;ao de documentos correntes, eo de conserva-Ios
de maneira ordenada e acessivel. Para se atingir esses objetivos torna-se neces-
sario que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.
A classificac;ao e basica a eficiente administrac;ao de documentos cor-
rentes. Todos os outros aspectos de urn program a que vise ao controle de
documentos dependem da classificac;ao. Se os documentos sac adequada-
mente classificados, atenderao bem as necessidades das operac;6es corren-
tes. E, para tanto, devem ser arranjados em func;ao do uso que tern em deter-
minadas unidades administrativas de urn orgao. Em todos os casos, desde
os relativos a importantes assuntos de politica ate os de opera~oes de rotina,
deverao ser agrupados em relac;ao ao seu uso. Refletirao a fun~ao do orgao,
no amplo sentido do termo, e, no sentido mais restrito, as opera~6es especi-
ficas individuais que integram as atividades do mesmo orgao.
Se os documentos sac classificados de modo a .refletir a organizac;ao e a
fun~ao, podem ser dispostos em rela~ao a elas. Na avalia~ao de documentos
publicos, 0 primeiro fator a ser levado em considera~ao e 0 testemunho ou
prova que contem da organizac;ao e da fun~ao. Tanto os funcionarios de urn
arquivo como os das proprias repartic;oes, ao tratarem dos documentos
concernentes a organizac;ao e funcionamento, levam em conta 0 valor com-
probatorio dos mesmos. Se a classificac;ao dos documentos visa a refletir a
organizac;ii.o, pode-se remove-l os para uma destina~ao adequada, uma vez
extinta a unidade administrativa. Ese, alem, disso, sac classificados pela
fun~ao - separando-se a fun~ao substantiva da auxiliar, a politica da execu-
tiva " ou em geral , distinguindo-se a documentac;ao importante da secunda-
ria - entao 0 metodo de classifica~ao proporciona as bases para a preserva-
c;aoe destruic;ao, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido
aos objetivos das atividades correntes.
 Relativamente, tem-se dispensado pouca atent;ao aos principios que
.
voNaclOna" I por exemplo compreende muitos atos isolados, visando a.trans-
norteiam a classificat;ao de document os oficiais. Classificat;8.o, em se tratan-
do de documentos publicos, significa 0 arranjo dos mesmos segundo um ferencla d e corpos especificos de documentos procedentes
A •
'. de determmados
plano destinado a facilitar 0 seu uso corrente. Os esquemas ou sistemas de ,orgaos.
- A a t'Vl'dade
I de emprestimo compreende . dlversos
,_ atos Vlsando ao
arranjo, e logico, sao muitos e variados, mas, para estuda-los, pode-se divi- emprestimo de documentos especificos a det.ermmados ~rgaos. . .
di-los em duas classes: sistemas de registro e sistemas de arquivamento Vma repartit;ao publica, a fim de cumpnr suas funt;oes baslcas, reahza
(registry systems ejilling systems). Estes tanto incluem 0 arranjo fisico como .'
dOlStIpos p rl'ncI'pais de atividades que se podem caracterizar
. . como
. _ fins (subs-
a atribuit;ao de simbolos para identificar as lInidades documentarias e mos- tantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). As atlVldades-fim saD ~s ~ue se
trar a relat;ao entre lima e outra unidade. Os principios de classificat;ao des- referem ao trahalho tecnico e profissional do orgao, trabalho q~e 0 dlstmgue
cern as raizes do problema do arranjo de docllmentos. Determinam 0 agru- dos d emms.. Chamam-se atividades-meio aquelas. .. que se relaclOnam
.. com a
pamento de documentos em pequenas unidades e 0 agrupamento destas em administrat;ao interna da organizat;ao, ou seJa, atlVldades aux~lares, com~ns
unidades maiores. a todos os orgaos. Sao meramente incidentais para a execut;ao das funt;oes
basicas. .
Elementos da classifica~ao Na execut;ao de qualquer especie de atividade, quer substantIva, quer

auxi'll'ar , ocorrem dois tipos de operat;oes ou atos: politicos ou normativos

'd e
Ha tres elementos principais a serem cOl1siderados na classificat;iio de executivos. Os de natureza politica determinam a diretriz a ser segu~ a em
documentos publicos: a) a at;ao a que os documel1tos se referem; b) a estru- todos os cas os do mesmo genero. Vma determinada politica pode aphcar-se
tura do orgao que os produz; e c) 0 assunto dos documentos. aos atos de todo urn orgao ou restringir-se aos de uma de suas partes. Tanto
Desses tres elementos, pretendo ocupar-me em primeiro lugar da at;ao. pode aplicar-se as atividades auxiliares como ,a~ ativida~es-fim. Os atos de
Os documentos publicos, na sua maioria, sao produto de uma at;ao e subdi- ordem executiva decorrem das diretrizes pohtlCas. A dlferent;a entre atos
videm-se natural mente em grupos que se referem a at;oes. Vma at;ao po de "executivos" e "politicos" nao e perfeitamente definida, pois em geral as d~-
ser tratada em termos de funt;oes, atividades e atos (transactions). 0 termo cisoes politicas saD tomadas, pela primeira vez, em razao de urn caso parti-
"funt;ao" e aqui usado com referenda a todas as responsabilidades atribui- cular que se apresenta ao funcionario.
das a um orgao a fim de atingir os am pIos objetivos para os quais foi criado. Se analisarmos os atos administrativos dos governos, podemos obser-
Comumel1te, essas ful1t;oes SaDdefil1idas nas leis ou regulamentos que criam var que a maioria deles refere-se a pessoas, uma vez que os governos moder-
o orgao. A titulo de i1ustrat;8.o podemos citar as funt;oes do Arquivo Naciol1al nos ocupam-se, em proport;oes surpreendentes, com a vida dos cida~~os, no
dos Estados Unidos, as quais podem ser enumeradas como: a) destinat;ao;
desempenho de suas atividades de bem-estar social, de controle e atI~dades
b) preservat;ao e arranjo; c) descrit;8.o e publicat;ao; e d) servit;o de referen-
militares. Muitos outros atos referem-se a entidades, tais como .as ~m~a~es
cia. Cada funt;ao de um orgao pode ser subdividida em diversas "ativida-
administrativas do proprio governo, organiza90es privadas ou mStItu~90es.
des", termo este aqui usado no sentido de uma serie de at;oes, levadas a efei-
Consideravel numero tamhem se relaciona com lugares ou areas geograficas
to no desempenho de uma funt;ao especifica. Por exemplo, 0 pessoal do
- estados cidades, municipios e similares. As areas geograficas podem es-
Arquivo Nacional dos EUA, ao se desil1cumbir da funt;ao de dar 0 destino
tar repres~ntadas por entidades. Os atos que nao se relacio~am ~om pes-
adequado aos documentos do governo, executa atividades de recolhimento
soas, entidades ou lugares dirao respeito a assuntos ou temas, ISto e, aconte-
e de eliminat;ao; ao dispor dos documentos para usa, executa atividades de
cimentos, ideias etc. concernentes ao governo. .
pesquisa e de emprestimo. As atividades, por sua vez, podem ser subdividi-
A subdivisao de funt;oes em atividades e destas em atos pode ser Ilustra-
das em diversas operat;oes ou atos especificos. A de recolhimento ao Arqui-
da graficamente da seguinte maneira:
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DE POLITICA
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o segundo elemento a ser observado na cIassifica9aO de documentos e a >
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organiza9aO da entidade criadora, pois os documentos podem ser, e geral-

mente sao, agrupados de modo a refletir a estrutura orgfmica da entidade. A .---
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estrutura que se imprime a urn orgiio e determinada, em geral, pelos objeti- •••
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vos ou fun90es a que se destina. Assim, a organiza9iio, freqiientemente,

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fun9iio. 0::1
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A estrutura organica de uma entidade pode ser dividida em unidades de . .:
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assessoramento (staff) e unidades de Iinha. As unidades de assessoramento ;;:
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encarregam-se, em geral, das grandes questoes de poHtica, como, por exem- ::IUo ><
plo, a maneira pela qual a entidade pode ser mais eficientemente organizada ~
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para executar seu trabalho, como este deve ser planejado e quais as princi- ...,::::>
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pais Iinhas de a9iio que devem ser observadas. Nessas unidades se proces-
sam as decisoes relativas a organiza9iio, polltica e process os pelos quais a •.•.•
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entidade se pauta. Nas grandes reparti90es podem criar-se servi90s espe- .":20 U<

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dais que se ocupem exclusivamente do trabalho de planejamento ou de for- 8GS I-
~::n ~tl OW >0
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mula9iio de metodos. Ligados aos argiios de staff de autoridade superior, ha
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tambem, em geral, alguns que tratam de problemas juridicos, fiscais, de pes- •.•.•1-
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soal e outros assuntos de administra9iio interna da entidade, ou seja, de suas '..: 0'"
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atividades auxiliares. Abaixo dos orgiios de stafJvem os orgiios de Iinha, isto ~
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riAt
 e, aqueles que de fato executam 0 trabalho. Numa grande reparti<;ao publica
estes obedecem a uma escala hierarquica - aos superiores compete a super-
visao e administra<;ao e aos de nivel inferior, na escala administrativa, ca-
bem as opera<;oes detalhadas e freqiientemente de rotina.
o modelo de organiza<;ao hierarquica e ilustrado no organograma da
Administra<;ao de Servi<;os Gerais (General Services Administration), da qual
faz parte 0 Arquivo Nacional. Reproduzo-o aqui para mostrar a estrutura da
maioria dos 6rgaos dos Estados Unidos.
o terceiro elemento a ser considerado na classifica<;ao de documentos
publicos e 0 assunto. Deixaremos esse elemento para mais tarde, quando 0
estudaremos em rela<;ao a maneira pela qual e realmente considerado no
trabalho de classifica<;ao.
Praticas de classifica~ao
Vejamos como os elementos - fun<;ao, organiza<;ao e assunto - entram
na classifica<;ao dos documentos publicos. Visando ao estudo desse po~to,
os metod os de classifica<;ao podem ser divididos em tres tipos: funcional,
organizacional e por assuntos.
Para tratar do problema de agruparos documentos publicos de acordo
com a fun<;ao, vamos partir do menor agrupamento que em geral se faz para
os maiores. 0 menor agrupamento pode ser chamado de unidade de arqui-
vamento ifile unit), que, como ja foi observado, nos Estados Unidos e na
Australia, e normalmente representada por uma pasta.
Via de regra, devem ser criadas unidades de arquivamento para todos
os atos (transactions), tomando-se este termo no sentido acima exposto.
Sempre que uma opera<;ao ou ate se refere a uma pessoa, entidade ou lugar,
os documentos que lhes dizem respeito pod em ser reunidos com relativa
facilidade; e como grande pa'rte dos atos de urn governo relaciona-se a enti-
dades avulsas, a classifica<;ao da maio ria dos documentos publicos e relati-
vamente simples.
. 0 agrupamento de documentos por atos, entretanto, torna-se mais difi-
cd quando se refer em a diversas pessoas, entidades ou lugares ou quando se
reportam a assuntos ou topicos. Aqui, 0 tipo de entidades, de topicos etc. e
que determina a base segundo a qual se estabelecem as unidades de arqui-
vamento. Os documentos com eles relacionados sac mais dificeis de distin-
guir e de reunir do que os que se relacionam com uma unica entidade. As-
sim, se uma opera<;ao se refere a determinada classe de individuos, a classe,
ao inves das pessoas, vem a ser a base para se agrupar os documentos em
unidades de arquivamento. Ou, se uma opera<;ao se relaciona.com urn as-
sunto que e objeto de interesse de diversas pessoas, tal como determinada
politica ou fate, 0 assunto, ao inves das pessoas, serve de base para 0 agrupa-
mento. Por exemplo, os documentos relativos a uma questao trabalhista se-
riam agrupados em rela<;ao a causa, isto e, a questao, ao inves de 0 serem em
rela<;ao as pessoas nela envolvidas. Os documentos relativos a determina~o
de uma polltica que afeta urn certo numero de pessoas seriam grupados em
rela<;ao a politica e nao as pessoas por ela atingidas.
As unidades de arquivamento relativas a politica sac extremamente di-
ficeis de determinar, pois os funcionarios do governo, em geral, nao conce-
bem linhas de politica isoladas em "torres de marfim", embora seja esta a
ideia que se tern desses funcionarios. Formulam as diretrizes politicas em
rela<;ao aos cas os especificos que se Ihes apresentam. Disso resulta a possi-
bilidade de os documentos que refletem politica se encontrarem reunidos
aqueles relacionados com casos individuais. Outras vezes as determina<;oes
de politica e planejamento originam-se de diferentes opera<;oes, 0 que torna
dificil 0 agrupamento de todos os documentos·importantes. Documentos
sobre relevantes questoes de metodos, de programa, de organiza<;ao e politi-
ca estao assim, muitas vezes, submersos nas unidades de arquivamento re-
lativas principalmente a questoes de menor importancia. Essa mistura de
documentos importantes e nao-importantes reduz a utilidade dos mesmos
para 0 administrador no seu trabalho corrente e dificulta, grandemente, 0
trabalho do arquivista, num estagio posterior, quando da sua tentativa de
preservar a documenta<;ao basica referente a organiza<;ao e a fun<;ao. Sem-
pre que possivel, portanto, devemos criar unidades de arquivamento sepa-
radas para os documentos que se relacionam com importantes diretrizes,
opinioes, decisoes etc. Em resumo, os documentos que fixam diretrizes poli-
ticas devem ficar separados dos executivos; os gerais, dos especificos; os
importantes, dos de rotina. Se nao se pode assim proceder, deve-se, de urn
modo ou de outro, anotar a existencia de documentos importantes em de-
 terminadas unidades de arquivamento. Nesse caso, os indices de preceden_
tes sac de grande utilidade.
As unidades de arquivamento, pOl'sua vez, podem ser agrupadas em
unidades maiores. Em geral, sao agrupadas em rela9ao a atividade. As va-
rias classes de atividades necessarias a execu9ao das fun90es principais de
urn orgao fornecem a base para determinar os cabe9alhos sob os quais as
unidades de arquivamento podem ser agrupadas. Os documentos sobre ati-
vidades auxiliares devem ser agrupados sob cabe9alhos separados. Estes
podem dizer respeito a assuntos fiscais, de pessoal, material, transporte
comunica90es e similares. ' processos administrativos sejam bem definidos.
. Os documentos, uma vez agrupados POl'atividades, podem ser, alem
dISSO,agrupados de acordo com a fun9ao. Os grupos funcionais sao as clas-
ses maiores normalmente criadas para a classifica9ao dos documentos d
uma enti.dade. O.dr. ~rnest Posner, professor de administra9ao de arqUivo:
n~ Ame~lcan Villverslty, de Washington, fez a seguinte observa9ao em rela-
9ao ao sIstema de registro alemao:
"D~sde 0 seculo XVIII tern 0 consenso geral admitido que 0 servi90 de'
reglstro co~respondente a uma entidade, ou a uma de suas divisoes,
d:ve arran!ar os seu~ ~ocumentos de acordo com as principais fun-
90es da ~ill~c:deadmlillstrativa a que serve. A organiza9ao da entida-
de, a atnbUl9ao de fun~oe~~s suas di.visoes,e os principais grupos de
documento~ devem cOll1cldl~.0 reglstro ou 0 conjunto de registros
reflete a enhdade com suas dlversas opera90es e e uma imagem dura-
doura de suas multiplas atividades."33 • "
Na cria9ao de urn esquema de classifica9ao para documentos oficiais
entao, a :un9ao, tomada no sentido anteriormente definido, deve ser levad~
em consldera9ao, dividindo-se os documentos sucessivamente em classes e
subclasses. As maiores classes ou classes principais podem ser criadas to-
m~~do-se pOl'base as maiores fun90es do orgao; as classes secundarias, as
atlvldades e as classes mais detalhadas compreendem uma ou mais unida-
des de arquivamento, criadas em fun9ao de atos relativos a pessoas, entida-
de~, lugares ou assuntos. Intermedilirias entre as classes secundarias e as
umdades individuais pode, se necessario, haver classes terciarias que agru-
pam unidades de arquivamento em rela9ao a areas, classes de pe~soas etc.
3333IP~o;;s~ne;'r;-,~19;;:4;1~:5;;-.-----------------------
.,.~.
A estrutura organica fornece a base para gran des agrupamentos de do-
cumentos. Esses agrupamentos podem estar refletidos no proprio esquema
de classifica9ao ou na descentraliza9ao fisica dos documentos.
Se a estrutura organica se reflete num esquema de classifica9ao, as clas-
ses primarias, em geral, representam os principais elementos organizacio-
nais da reparti9ao. A divisao em classes organizacionais e possivel e aconse-
Ihavel somente em governos de organiza9ao estavel, e cujas fun90es e
Entretanto,o principal meio de agrupar organizacionalmente os docu-
mentos e a descentraliza9ao, que pOl'si so constitui urn importante ate de
classifica9ao. Na Alemanha e na Inglaterra os servi90s de registro sao des-
centralizados de acordo com as linhas de organiza9ao, encontrando-se, ge-
ralmente, urn registro separado para cada divisao de urn departamento ou
ministerio.
No governo federal dos EVA os documentos foram descentralizados
quase ate 0 ultimo grau. Esse processo de descentraliza9ao pode ser ilustra-
do pelo Programa de Administra9ao dos Servi90sGerais anteriormente apre-
sentado. Relembramos que sao os seguintes os quatro principais 6rgaos de
linha daquela administra9ao: Servi90 de Abastecimento de Emergencia
(Emergency Procurement Service), Servi90 de Edificios Publicos (Public
Buildings Service), Servi90 Federal de Material (Federal Supply Service) e
Arquivos Nacionais e Servi90de Documentos (National Archives and Records
Service). Cada urn desses orgaos de linha conserva os seus proprios doeu-
mentos, 0 que alias e muito acertado, uma vez que suas fun90es sao inteira-
mente distintas. 0 National Archives and Records Service, pOl'sua vez, com-
preende quatro divisoes. Cada uma executa atividades bem distintas e
mantem os seus proprios documentos. 0 Arquivo Nacional, que constitui
uma dessas divisoes, tern muitos documentos descentralizados pelas se90es
dos diversos setores de documentos (records branches).
Os documentos podem tambem ser agrupados pela divisao em series,
em base tanto organizacional, quanta funcional. Vma serie pode ser defini-
da como urn grupo de documentos, pastas ou dossies reunidos pOl'se rela-
cionarem com uma atividade especifica. A serie pode ser arranjada segundo
urn sistema de classifica9ao met6dico, ou segundo a forma ou origem dos
 documentos, e pode ainda ser acumulada de maneira a atender a uma ne-
cessidade administrativa especifica.
Nos paises que empregam 0 sistema de registro, a correspondencia, que
geralmente compreende a grande massa de documentos oficiais, e dividida
em varios grupos ou series, a medida que as atividades governamentais se
tornam mais complexas. Quando as pastas relativas a pessoas, entidades ou
lugares crescem muito, podem ser retiradas dos arquivos do protocolo e
mantidas nos servi(:os onde saD mais usadas. Assim, criam-se series de pro-
cessos nas quais todos os papeis que se relacionam com urn dado assunto
sao colocados juntos de modo a representar a hist6ria completa de uma ope-
ra(:ao, desde 0 seu inicio ate 0 seu termino. Na Inglaterra, por exemplo, os
cham ados particular instance, tais como documentos do servi(:o militar, de
seguro, manifesto de passageiros e documentos sobre firmas comerciais, saD
identificaveis como series separadas. Mesmo nos governos menores, certos
documentos podem ser mantidos fora de urn servic;o de registro, em face da
natureza confidencial dos mesmos, que requer sejam conservados a parte
dos outros documentos ou para atender a eficiencia de trabalho, uma vez
que documentos de tipos especiais saD muitas vezes necessarios em deter-
minadas se(:oes.
No governo federal dos Estados Unidos, a maioria das series de docu-
mentos que foram separadas do arquivo principal de correspondencia reI a-
ciona-se com classes especiais de atividades ou operac;oes.
Assim, a maior parte dos documentos relativos a atividades fiscais de
pessoal, material e outros servi(:os auxilia;es;que constituem uma grande
pdrte dos documentos criados por urn governo moderno, e mantida separa-
damente. 0 mesmo se da com os documentos concernentes a atividades subs-
tantivas altamente especializadas e com os documentos dos 6rgaos de linha
atinentes a pesquisas e atividades de planejamento. A maioria das reparti-
c;oes, de fato, tern, alem de sua correspondencia principal, series separadas
de varias especies. Se executam 0 mesmo tipo de opera(:ao relativamente a
urn grande numero de pessoas, entidades, ou lugares, e provavel que criem
series de processos (casefiles) ou dossies.
Conquanto os documentos publicos, geralmente, devam ser agrupados
segundo a organizac;ao e func;ao, far-se-a excec;ao a essa regra para certos
tipos de documentos, tais como os que nao provem da aC;aogovernamental
positiva ou nao estao a ela vinculados. Incluem-se nesses documentos as
pastas de referencia e informac;oes. Nos governos modernos tais pastas sao
muito numerosas. Surgem sempre que as atividades governamentais se tor-
nam altamente especializadas em rela(:iio a determinados assuntos ou sem-
pre que, como no caso das praticas americanas de arquivamento, os 6rgaos
executivos insistem em ter a mao ou em compartimentos a parte, arquivos
verticais de documentos que nao servem a outro fim a nao ser 0 de referencia.
Na classifica<;ao de tais documentos, os cabe<;alhos de assunto devem
ser tirados da analise do assunto dos documentos. Se os documentos se refe-
rem a urn campo especial de pesquisa, como por exemplo "quimica agrico-
la", os cabe<;alhos de assuntos ou t6picos devem corresponder as subdivi-
soes 16gicas daquele campo especifico. No livro Subject headings, Julia Pettee
apontou que "nenhum t6pico e uma entidade por si pr6prio ... Relaciona-se
intimamente e forma uma parte integrante, de urn todo maior".34 Os cabe<;a-
lhos para arquivos extraidos de uma analise puramente 16gica dos assuntos,
abrangendo urn campo de conhecimento humano, comparam-se aqueles sob
os quais 0 material das bibliotecas e classificado.
o dr. Martin P. Claussen, da cidade de Washington, autorde urn estudo
especial sobre os sistemas de classifica(:iio por assuntos e sua aplica<;ao a
documentos oficiais, e que esta preparando urn manual sobre esses siste-
mas, escreve que encontrou mais de 100 classifica~oes do conhecimento cor-
rente altamente usaveis e flexiveis. Estas, diz ele, SaD"excelentes instrumen-
tos" para a organiza<;ao de documentos relativos "a tipos de industrias, tipos
de utensilios e de materiais, areas e localidades especificas, nomenclatura
organica e partes de organismo etc., que podem ser de real valor para deter-
minado servi<;o de arquivo corrente, mas so se e quando confrontados com
as fun<;oes especificas que correspondem a alguns destes e a outros campos
dos conhecimentos acima sugeridos".35
Na elaboraC;ao de esquemas de classifica<;ao para documentos publicos,
comete-se muitas vezes 0 erro de aplicar urn grande esquema geral de cabe-
c;alhos de assuntos onde os documentos poderiam ser mais eficientemente
34Pettee, s.d.:57.
35Claussen, Martin P. Comentarios sobre 0 manuscrito deste capitulo, 15-12-1954.
(MS em posse do autor.)
arranjados segundo a funl;ao e a organizal;ao. Este e provavelmente 0 caso
do Sistema Decimal de Dewey, idealizado pelo bibliotecario norte-america-
no Melvil Dewey (1851-1931), em 1873, para a classifica~o de livros, quando
aplicado na classifical;ao de documentos publicos. 0 sistema de Dewey divi-
de 0 conhecimento humano em 10 grandes classes, cad a uma dessas classes
em 10 subclasses, cada subclasse em outras 10 subclasses. 0 sistema e muito
aprimorado para ser aplicado com vantagem a documentos publicos sobre
assuntos gerais, e nao e suficientemente detalhado para ser aplicado a mate-
rial altamente especializado. A maior parte dos documentos publicos deve
ser classificada segundo a origem organizacional e funcional. Os que mere-
cern classifica~o por assunto nao devem ser forl;ados num esquema elabo-
rado segundo principios estabelecidos a priori, mas devem ser agrupados
em classes estabelecidas pragmaticamente sobre uma base a posteriori. Es-
sas classes devem ser criadas gradativamente, a medida que a experH~ncia
atesta a sua necessidade.
Podemos agora formular varias observal;oes a respeito da classifical;ao
de documentos publicos, como sejam:
a) s6 em casos excepcionais os documentos publicos devem ser classifi-
cados em relal;ao aos assuntos que se originam da analise de determinado
campo de conhecimento. Esses cas os ,excepcionais referem-se a materiais
de pesquisa, de ref~rencia e similares;
b) os documentos publicos podem ser classificados em relal;ao 11organi-
zal;ao. Podem ser fisicamente separados em varias sel;oes de urn orgao, isto
e, podem ser descentralizados. E a descentralizal;ao, como ja chamei a aten-
I;ao, e, por si s6, um grande ato de classifical;ao. Ou se sao fisicamente man-
tidos num ponto central, pode-se conseguir 0 agrupamento por servi<;os,
segundo um plano de classifical;ao. Os documentos devem ser fisicamente
descentralizados somente se as repartil;oes que os acumulam executam ati-
vidades relativamente distintas e reparaveis. Se as atividades sao muito inter-
relacionadas, como acontece, em geral, em entidades pequenas ou nos or-
gaos de assessoramento de gran des entidades, os documentos a elas relativos
nao devem ser descentralizados. E, em qualquer caso, deve-se proceder a
urn controle central sobre os documentos descentralizados. Na Inglaterra,
Interdepartmental Study Group, no seu relatorio de outubro de 1945 sobre
os Registries, nao recomendou nem a centralizal;ao nem a descentralizal;ao
como uma politica padrao; tao-somente observou que "onde quer que haja
urn grupo homogeneo, deve haver 0 seu proprio Registro" e "sujeito a urn
controle central unificado de sistemas e metodos".36 Num esquema de clas-
sifical;ao, a divisao em classes organizacionais e, em geral, desaconselhada,
po is a estrutura organizacional de orgaos de govern os modernos e por de-
mais fluida para fornecer uma base segura para a classifical;ao de seus docu-
mentos. As grandes divisoes de documentos num esquema de classifical;ao,
alem disso, podem com a mesma facilidade estar relacionadas tanto as fun-
~oes quanta as unidades organizacionais; e
c) os documentos publicos geralmente devem ser classificados em rela-
~ao a fun~ao. Resultam de uma fun~ao, SaD usados em relal;ao a fun~ao e
devem, portanto, ser classificados de acordo com esta.
Na elabora~ao de urn sistema de classifical;ao base ado na analise das
fun~oes, atividades e al;oes, devemos observar os seguintes pontos:
PONTO1. E essencial que as classes sejam formadas a posteriori e, nao, a
priori. As classes devem ser fixadas a medida
que a experiencia atesta a sua
necessidade, isto e, a medida que os documentos sao criados na execu~ao
das funl;oes. Elas nao devem ser estabelecidas arbitrariamente na base da
especulal;aO quanta ao aS$unto dos documentos que ainda estao para ser
produzidos. No inicio de uma atividade, os documentos podem ser agrupa-
dos sob urn certo numero de grandesclasses cOQrdenadas, ou seja, de igual
valor. A propor~ao que a atividade se expande, as classes podem ter que ser
subdivididas num certo numero de subclasses. A complexidade e 0 tamanho
de uma entidade irao normalmente determinar quantas classes devem ser
criadas para a classifical;ao de seus documentos. Urn teste priitico do 11I1me-
ro de subdivisoes necessarias pode ser feito perguntando-se: - Ha necessi-
dade de uma subdivisao aMm da classe secundaria para se encontrar os do-
cumentos? Se a resposta for positiva: - Ha necessidade de uma subdivisao
alem da classe terciaria? E assim por diante. 0 objetivo da classifical;ao e
facilitar a localiza~ao dos documentos quando se t1zerem necessarios. Nao
se deve prosseguir na subdivisao de classes alem do ponto exigido para uti-
lizar as buscas em unidades razoavelmente pequenas. Os documentos nao
0
devem ser ultraclassificados. A tendencia normal, ao se elaborar urn esque-
ma de classifica'tao, e descer a minucias extremas, ao inves de se limitar a
generalidade dos assuntos.
PONTO2. E importante que haja consistencia quanta ads sucessivos ni-
Sistemas de registro
veis de subdivisoes de urn sistema de classifica'tao. Assim, se a subdivisao
primaria e pelas fun'toes, todos os cabe'talhos nesse nivel devem ser fun'toes;
se a divisao secundaria e por atividades, todos os cabe'talhos naquele nivel
DESDEQUESEcome't0u a registrar a hist6ria em documentos, surgiu para 0
devem corresponder a atividades. Os cabe'talhos e titulos das pastas devem
homem 0 problema de organiza-Ios. Entre os povos da Antigiiidade, os habi-
ser escolhidos cuidadosamente. Devem refletir as fun'toes ou as atividades,
tantes da Mesopotamia foram talvez os que mais documentos deixaram. In-
ou asopera'toes as quais se relacionam. Cabe'talhos como "generaIidades"
cansaveis escritores de cartas, seus escritos se conservaram, pois escreviam
ou "miscelanea" devem ser evitados, pois eles encobrem grande numero de
em materiais imperedveis. Os tijolos de argila nos quais inscreviam caracteres
pecados, em geral pecados de erros de arquivamento. Se os cabe'talhos nao
cuneiformes eram cozidos em fOrmas que os convertiam em pequenos
sac mutuamente exclusivos, ou se 0 significado dos mesmos nab e aparente-
tabletes, algo parecidos com 0 material usado hoje em dia nos telhados da
mente claro, devem ser elaboradas instru'tOes para 0 arquivamento, expIi-
Australia. Nesses tabletes encontram-se nao s6 cartas particulares, contra-
cando quais os documentos que devem e quais os que nao devem ser inclui-
tos de neg6cios, rituais religiosos, disserta'toes matematicas, cientificas e Ii-
dos sob os mesmos.
terarias etc., como documentos oficiais, isto e, correspondencia, leis e gran-
PONTO3. Convem estabelecer cabe'talhos separados para as atividades
de numero de regulamentos. Embora se haja descoberto milhares desses
auxiliares e para as atividades substantivas.
tabletes em escava'toes arqueol6gicas, nunca se percebeu que apresentas-
PONTO4. Convem estabelecer cabec;alhos separados para os documentos
sem qualquer ordem aparente. Presume-se que os tabletes eram acumula-
importantes relativos a politicas, metodos, programas e coisas semelhantes,
dos em pilhas, ou melhor, eram acumulados como urn monte de telhas, e a
e subdividir esses cabe'talhos mais detalhamente do que os de documentos
indica'tao do conteudo era inscrita nas bordas dos tabletes para evitar 0
executivos. Se isso nao for possivel, d~ve-se instituir urn outro meio de os
manuseio desnecessario na busca de uma pilha.
assinalar ou lhes dar destaque. • .'
o sistema de registro talvez seja 0 mais antigo 'sistema conhecido para
PONTO5. Convem manter urn esquema de classifica~ao corrente, no sen-
conservar documentos em ordem. Esse sistema originou-se na Roma anti-
tido de que seus cabe'talhos reflitam as fun'toes correntes da agencia. Os
ga, quando os magistrados come'taram a fazer notas particulares chamadas
esquemas de classifical;iio devem ser periodicamente ajustados as necessi-
comentarii dos assuntos de que tratavam diariamente. Essas notas logose
dades correntes.
ampIiaram, transformando-se em diarios da Justi'ta ou comentarii diurni,
nos quais se faziam lan'tamentos, em ordem cronol6gica, de todos os docu-
mentos recebidos ou expedidos, inclusive minutas de atos judiciais, provas
submetidas pelos litigantes e outros documentos. Esses diarios, cujos lan'ta-
mentos eram aceitos como prova legal, passaram a ter urn carater oficial no
fim da Republica romana e tornaram-se parte do acervo dos arquivos publi-
cas. Sob a administra'tao dos diversos imperadores que se seguiram, varios
orgaos do governo mantiveram registros semelhantes aos diarios de justi'ta.
Os atos oficiais do imperador, por exemplo, registravam-se nos comentarii
principis.
devem ser ultraclassificados. A tendência normal, ao se elaborar um esque-
ma de classificação, é descer a minúcias extremas, ao invés de se limitar à
generalidade dos assuntos.
PONTO2. É importante que haja consistência quanto aos sucessivos ní-
Sistemas de registro
veis de subdivisões de um sistema de classificação. Assim, se a subdivisão
primária é pelas funções, todos os cabeçalhos nesse nível devem ser funções;
se a divisão secundária é por atividades, todos os cabeçalhos naquele nível
devem corresponder a atividades. Os cabeçalhos e títulos das pastas devem DESDEQUESEcomeçou a registrar a história em documentos, surgiu para o
ser escolhidos cuidadosamente. Devem refletir as funções ou as atividades homem o problema de organizá-Ias. Entre os povos da Antigüidade, os habi-
ou as operações às quais se relacionam. Cabeçalhos como "generalidades': tantes da Mesopotâmia foram talvez os que mais documentos deixaram. In-
cansáveis escritores de cartas, seus escritos se conservaram, pois escreviam
ou "miscelânea" devem ser evitados, pois eles encobrem grande número de
em materiais imperecíveis. Os tijolos de argila nos quais inscreviam caracteres
pecados, em geral pecados de erros de arquivamento. Se os cabeçalhos não
cuneiformes eram cozidos em fôrmas que os convertiam em pequenos
são mutuamente exclusivos, ou se o significado dos mesmos não é aparente-
tabletes, algo parecidos com o material usado hoje em dia nos telhados da
mente claro, devem ser elaboradas instruções para o arquivamento, expli-
Austrália. Nesses tabletes encontram-se não só cartas particulares, contra-
cando quais os documentos que devem e quais os que não devem ser incluí-
tos de negócios, rituais religiosos, dissertações matemáticas, científicas e li-
dos sob os mesmos.
terárias etc., como documentos oficiais, isto é, correspondência, leis e gran-
PONTO3. Convém estabelecer cabeçalhos separados para as atividades
de número de regulamentos. Embora se haja descoberto milhares desses
auxiliares e para as atividades substantivas.
tabletes em escavações arqueológicas, nunca se percebeu que apresentas-
PONTO4. Convém estabelecer cabeçalhos separados para os documentos
sem qualquer ordem aparente. Presume-se que os tabletes eram acumula-
importantes relativos a políticas, métodos, programas e coisas semelhantes,
dos em pilhas, ou melhor, eram acumulados como um monte de telhas, e a
e subdividir esses cabeçalhos mais detalhamente do que os de documentos
indicação do conteúdo era inscrita nas bordas dos tabletes para evitar o
executivos. Se isso não for possível, deye-se instituir um outro meio de os
manuseio desnecessário na busca de uma pilha.
assinalar ou lhes dar destaque. 'O"

O sistema de registro talvez seja o mais antigo sistema conhecido para

. PONTO5. Convém manter um esquema de classificação corrente, no sen-
conservar documentos em ordem. Esse sistema originou-se na Roma anti-
tIdo de que seus cabeçalhos reflitam as funções correntes da agência. Os .
ga, quando os magistrados começaram a fazer notas particulares chamadas
esquemas de classificação devem ser periodicamente ajustados às necessi-
comentarii dos assuntos de que tratavam diariamente. Essas notas logo se
dades correntes.
ampliaram, transformando-se em diários da Justiça ou comentarii diurni,
nos quais se faziam lançamentos, em ordem cronológica, de todos os docu-
mentos recebidos ou expedidos, inclusive minutas de atos judiciais, provas
submetidas pelos litigantes e outros documentos. Esses diários, cujos lança-
mentos eram aceitos como prova legal, passaram a ter um caráter oficial no
fim da República romana e tornaram-se parte do acervo dos arquivos públi-
cos. Sob a administração dos diversos imperadores que se seguiram, vários
órgãos do governo mantiveram registros semelhantes aos diários de justiça.
Os atos oficiais do imperador, por exemplo, registravam-se nos comentarii
principis.
••••
•• o costume romano de conservar registros de documentos expedidos in-
fluenciou fortemente os métodos adotados pela Igreja que, no sentido inte-
lectual, foi o elemento de ligação do hiato entre o mundo antigo e o moder-
Desde que o sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imagi-
nados para o trato de material documentário, o equipamento usado era o
que originariamente mais se adequava e que durante séculos tem sido mais

•• no, durante a Idade Média. Sendo a Igreja a única instituição estável nesse
período de instabilidade, os reis e cavaleiros medievais confiaram-lhe seus
prontamente disponível para a guarda desse material - as estantes. Con-
quanto o uso de estantes não seja essencial à operação do sistema de regis-

•• valores, inclusive seus documentos.

ção onde se encontravam
E como também fosse a única institui-
escribas, aqueles eventualmente confiavam sua
tro, na verdade elas são empregadas na maioria dos países que usam esse
sistema. Os documentos tratados por esse sistema, é óbvio, poderiam ser
colocados em móveis como arquivos verticais, mas não há nenhuma vanta-

••
corresp~ndência, e, ao desincumbir-se desta tarefa, a Igreja adotava o uso
dos a~tl~os romanos. Guardavam as cartas recebidas na sua forma original gem especial nesse uso.

••• constltumdo uma série, e faziam cópias das cartas expedidas em livros sepa-
rados .

••• . Com a expansão das atividades dos governos depois da fundação dos
remos modernos, e principalmente depois do uso generalizado do papel na
segunda metade do século XIV, o volume dos documentos aumentou consi-

•••• deravelmente.
que, geralmente,
Criaram-se novos órgãos para cuidar das novas atividades
em todas as casas reais relacionavam-se com assuntos bu-
Os serviços de registro, unidades administrativas governamentais res-
ponsáveis pela guarda e uso dos documentos oficiais, tiveram na Europa

••
~
rocr~ticos, financeiros ejudiciais.
celanas encarregados
ceber e preparar os documentos
nasceram os serviços de registro.
Criaram-se órgãos burocráticos
do trabalho documentá rio, isto é, encarregados
necessários à administração
ou ~han-
de re-
real. Daí
continental um desenvolvimento diferente do da Inglaterra. A diferença bá-
sica origina-se da sua posição na estrutura governamental. Na Europa a fun-
ção burocrática de escrever e copiar cartas estava separada da de administrá-
Ias. Criaram-se, aos poucos, serviços especiais conhecidos como registries
? s~stema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de para se ocuparem exclusivamente com o problema de preservar e tornar aces-
~

•• um o:gao em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de

recebIdos. A característica essencial do sÍstema, da qual se deriva o seu nom
síveis os documentos correntes. *

-••
, . . e, Atualmente, os serviços de registro alemaes são descentralizados por
e o regIstro. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem divisões. Há um registro para cada divisão de um ministério, o equivalente a
em que se acumulam. Atribuem-se-Ihes números consecutivos. Esses nú- um departamento do Executivo do governo federal dos Estatlos Unidos. Os
mero~ são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries, e serviços de registro recebem de um serviço central a correspondência da
constItuem um meio de referência para o nome dos signatários e para os divisão. Registram, ficham, encaminham aos funcionários competentes com

•• assuntos dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identifi-

cados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada série
os respectivos anexos, e depois, quando os recebem de volta, c1assificam-
nos de acordo com um esquema de classificação estabelecido. Na execução

••
. N~m sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de u~ ser-
* N. do T.: Equivalem, no serviço público federal brasileiro, aos serviços de comuni-
~ço sa~ guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento
cações, órgãos incumbidos das funções de receber, registrar distribuir, expedir e
as quals tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados jun- arquivar a correspondência oficial e os papéis relativos às atividades dos ministéri-

•• tos. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acu-

mulam e fa
'
' d'
zem-se m Ices para os nomes das partes e para os assuntos dos
d ocumentos cu' h " .
os, bem como prestar informações. São integrados pelos setores de recebimento e
expedição, movimentação, informação e reclamações, e arquivo. Nesses serviços
protocolam-se, ou seja, registram-se os documentos à medida que são recebidos ou

••
Ja c ave e o numero das umdades de arquivamento. expedidos.

••..---------------------------_ .....__ ._ .... _.


desse trabalho mantêm: a) registros, que consistem em livros de tombo ou
de fichários com entradas para os documentos de per si, em ordem numéri-
ca crescente; b) índices para os nomes das pessoas ou assuntos; c) esquemas
de classificação, indicando os cabeçalhos de assuntos sob os quais os docu-
mentos estão fisicamente arranjados; e d) inventários, mostrando as pastas
já abertas, segundo os esquemas de classificação.
Cada unidade consiste em uma pasta que contém toda a documentação
sobre determinada matéria. Os documentos são presos às capas. Antigamente
era hábito costurá-Ias; atualmente empregam-se processos mecânicos. Se
houver um grande número de documentos sobre determinada matéria po-
dem ser usadas várias capas para os conter. As capas são identificadas por
números de chamada. Eram antigamente guardadas horizontalmente em
escaninhos de estantes, mas nos últimos anos vêm sendo,guardadas em ar-
quivos verticais.
O sistema alemão de registro foi explicado aos arquivistas americanos
pelo d~. Ernest Posner, que afirmou serem os serviços de registro interme-
diários entre as chancelarias e os arquivos, e existirem na Alemanha há mais
de 300 anos, período durante o qual, ao mesmo tempo que se ocuparam do
arranjo dos documentos públicos obsoletos, desenvolveram vários sistemas
para classificação de documentos. Os primeiros sistemas, observa ele, mos-
travam uma tendência para "subdivisões super-racionalizadas e ultra-refi-
nadas", mas esses sistemas complicados foram sendo, gradativamente, subs-
tituídos por esquemas de classificação silnples'e lógicos.37 As contribuições
dos serviços de registro para a teoria e ciência arquivística foram habilmen-
te expostas por Brenneke-Leesch emArchivkunde. Doiscapítulos desse livro
foram dedicados ao estudo dos princípios prático-indu ti vos de classificação
que apareceram nos séculos XVI e XVII e os princípios racional-dedutivos
do século XVIII.
De acordo com a moderna teoria arquivística alemã, os documentos ofi-
ciais são arranjados em classes pelos nomes das entidades físicas ou corpo-
rativas, pelos nomes das unidades geográficas ou administrativas (países,
províncias, distritos, cidades etc.), pelo assunto ou pela data. Para se classi-
ficar um grupo de papéis combinam-se, em geral, dois ou mais métodos.
Nos atuais esquemas de classificação alemães usa-se em geral um siste-
ma de quatro algarismos que é uma adaptação do Sistema de Classificação
\
Decimal de Dewey. Nesses esquemas, o primeiro algarismo representa a di-
visão principal ou primária de assuntos, que geralmente designa os princi-
pais campos de atividades ou as maiores unidades administrativas; o segun-
do e o terceiro algarismos designam as divisões secundárias e terciárias, que
representam as classes ou subclasses dos assuntos principais; e as próprias
unidades de arquivamento, que geralmente são agrupadas em relação a tó-
picos individuais, são designadas pelo quarto algarismo. Não se permite mais
de 10 agrupamentos por tópicos individuais sob os quatro algarismos, de
modo que o uso do ponto decimal, depois do algarismo, em geral é desco-
nhecido. Um exemplo do sistema de quatro algarismos usado no serviço
postal da Alemanha é o seguinte:
2 - Serviço e operação postal
22 - Regulamentos postais internos
220 - Acordos com administrações postais estrangeiras
2201 - Primeira pasta geralmente identificada por um
tópico
2202 - Segunda
2203 - Terceira
As repartições governamentais de menor vulto podem usar um sistema
semelhante de apenas três algarismos, enquanto as mais complexas preci-
sarão recorrer ao quinto algarismo. Criaram-se esquemas de classificação
uniformes para todas as dependências dos departamentos, de modo que tanto
nos serviços distritais e regionais, quanto nos serviços centrais os documen-
tos pertinentes a uma mesma matéria são classificados da mesma maneira.
Os esquemas de classificação prevêem a separação dos documentos re-
ferentes à criação e à organização do órgão, à sua administração interna e ao
seu pessoal, dos documentos pertinentes às suas funções e à execução das
mesmas. Na classificação de documentos pertinentes a funções, além disso,
faz-se uma separação entre os assuntos gerais e de diretrizes, de um lado, e
os materiais referentes à aplicação das diretrizes a casos individuais, do outro.
Originariamente, confiava-se ao capelão do rei a tarefa de escrever as
cartas reais. Mais tarde, essa tarefa passou a ser executada pelo chanceler ;~
que tratava d~~dos os oegócios da casa real. Em tt 99, e_s:.t._e_c_o_m
....
e.••
ç•••
o""u•.~••:lílrlli:i,áiíll.-
•••t:fllm.iI•. _~

tica do arrolamento, isto é, de guardar, em rolos de pergaminho, as cópias
das cartas mais importantes por ele expedidas. Inicialmente, só as cartas
importantes eram copiadas, mas, aos poucos, as menos importantes foram
também sendo reproduzidas em forma resumida. Gradativamellte passou-
se a fazer cópias também das cartas recebidas, de modo que as entradas nos
rolos, ou registros, começaram a ser divididas com o correr do tempo, em
recebidas, expedidas e internas. Os rolos passaram a ser considerados como
tendo o mesmo valor dos documentos originais recebidos para efeitos de
prova, da mesma maneira que os comentarii da Roma antiga, e, assim, pas-
sou-se a usá-Ias em vez dos originais na maioria das transações. Os originais
dos documentos entrados nos rolos foram, por essa razão, negligenciados
como documentos subsidiários. Os documentos, cuja relação com os rolos
não pode ser estabelecida, foram chamados de "Miscelânea Antiga".
V. H. Galbraith, no seu trabalho Introduction to the use of the public
records, trata detalhadamente das várias séries de rolos que foram criadas
pela Chancelaria, pela Fazenda e pelos tribunais de Justiça. Os rolos da Chan-
celaria, que começaram como uma série, dividiram-se mais tarde em três
séries principais. A primeira destas foi a série dos Charter rolls, ou conces-
s~e.sde privilégios a casas religiosas, cidades e corporações; a segunda foi a
sene dos Patent rolls, ou cartas dirigidas com a grande chancela real aos
senhores feudais, e a terceira foi a série dos Close rolls, ou cartas enviadas
com a chancela real a pessoas particulares para fins privados, não sujeitos a
inspeção pública. Essas divisões principais dos rolos da Chancelaria conti-
nuaram durante séculos, embora outras séries hajam sido formadas entre
as quais estavam os Fine rolls, contendo a escrituração de rendas (o~ mul-
tas) pagas ao rei pela doação de terras e os Liberate rolls, contendo vales
e~iti~o~ autorizando o Tesouro a fazer pagamentos a terceiros. As princi-
~als senes de rolos do Exchequer, órgão encarregado das finanças originá-
no da casa real, eram os Pipe rolls, os Receipt rolls e os Memoranda rolls.
~s ~ais conhecidos de seus documentos é o Domesday book. As principais
senes de rolos dos tribunais de Justiça que representavam o órgão judicial
destacado da casa real eram os Curia regis e os Plea rolls.
No sistema de registro inglês os rolos constituíam assim os registros e
era~ mantidos nas unidades governamentais onde as operações a que per-
tencIam eram realizadas. Não apenas a forma de registro era diferente da
forma dos registros do continente, mas também os serviços de registro ti-
T. R. S'"''''''''G . 103"··"~~~r
nham um caráter diferente. Não eram serviços separados como na Alema- 11
nha, aos quais se atribuía o cuidado de arquivos inativos. Na Inglaterra, por I.'
isso,houve pouca oportunidade para se criarem teorias sobre a classificação i
de documentos inativos, pois estes eram tão-somente relegados, como dis-
semos no primeiro capítulo, a lugares onde não estorvassem. Quando no
século XIX os antigos órgãos do governo inglês foram substituídos pela or-
ganização departamental atual, foi introduzido o moderno sistema de regis-
tro. Conquanto tivesse certas características dos sistemas de registro da Eu-
ropa continental, foi aplicado sem referências a princípios de classificação
tais como os desenvolvidos no continente através de uma experiência secu-
lar. Atualmente, os registros ingleses são, em geral, descentralizados por di-
visões, como na Alemanha. Geralmente, cada divisão recebe sua mala de
correspondência de um serviço central do departamento ou ministério e é
responsável pelo registro, classificação, fichamento e guarda dos documen-
tos. Na classificação dos documentos, em geral, dividem-se os papéis em
dois grupos: pastas individuais e de assuntos (case files e subjectfiles). O
termofiles possui, na Inglaterra e na Austrália, um significado inteiramente
diferente do dos Estados Unidos.
Umfile comumente consiste em um certo número de papéis que são
reunidos e colocados em pastas ou em capas. É o menor agrupamento mate-
rial que se faz num serviço de registro. Este faz-se, em geral, com referência
a pessoas, organizações ou lugares ou a assuntos no mais abstrato significa-
do de tópicos, idéias, acontecimentos, conceitos etc. Na.Inglaterra os papéis
relativos a assuntos são agrupados em pastas na base da regra de "cada as-
sunto, uma pasta"; papéis relativos a organizações, pessoas e coisas seme-
lhantes são agrupados na base de "cada pessoa, uma pasta" ou "cada organi-
zação, uma pasta" e assim por diante.
As pastas não são agrupadas em classes tão cuidadosamente definidas
como as do sistema de registro alemão. Em alguns serviços de registros as
pastas não são absolutamente classificadas por assuntos, mas tão-somente
mantidas na seqüência numérica em que são criadas. Em tais casos são ape-
nas fichadas por títulos, isto é, pela palavra-"chave" do assunto do mesmo.
Na maioria dos registros, entretanto, foram elaborados esquemas de classi-
ficação segundo os quais as pastas são classificadas sob cabeçalhos princi-
pais e subdivisões dos cabeçalhos principais. Os cabeçalhos, em geral, deri-
vam de uma análise dos assuntos das pastas. São classificadas à medida que
vão sendo criadas, e não depois que tenham sido devolvidas ao serviço de
registro, como na Alemanha. Os sistemas empregados para a correspondên-
cia das seções do Serviço de Negócios Estrangeiros (Foreign Office) podem
servir para ilustrar o método de classificação:
111 Grupos de assuntos
135 primários ou
148 secundários
1481 Primeira pasta do grupo 148
1482 Segunda pasta do grupo 148
1483 Terceira pasta do grupo 148
1481/37 Primeira pasta do grupo 148 que pertence a
um país cujo símbolo é 37
1482/37 Segunda pasta do grupo 148 referente ao
mesmo país
O registro australiano é conseqüência do sistema de guardar documen-
tos recomendado pelo British Colonial Officepara os documentos das secre-
tarias coloniais na Austrália. Na administração colonial os secretários ocu-
pavam lugares de destaque. Não eram apenas funcionários administrativos
importantes que, praticamente, tomavam conhecimento de todos os negó-
ci~s oficiais, mas também os responsáveis pelo registro (registrars), pois
p~ticamente todos os documentos passavam por suas mãos. Pelo sistema
de registro cujo uso lhes era recomendado, a correspondência recebida era
arquivada separadamente e as cópias de cartas expedidas eram conservadas
em livros de correspondência. Muitas vezes criavam-se séries para despa-
chos recebidos ou expedidos para a Secretaria de Estado das Colônias, em
oposição àquelas para e de outros correspondentes. Cada carta ou despacho
recebido era lançado, na ordem de recebimento, num registro, do qual cons-
tava o número do documento, datas de expedição e de recebimento, assunto
e providência tomada. A carta' ou despacho era também registrada num li-
vro-índice, que era subdividido alfabeticamente em seções segundo os as-
suntos principais com que lidava a repartição.
Segundo o atual sistema de registro, geralmente usado tanto no gover-
no federal quanto nos estaduais, reúnem-se os documentos recebidos e ex-
pedidos em pastas, da mesma forma que na Inglaterra. O file australiano
quase se equivale ao dossiê quando se refere a pessoas específicas, organiza-
çõese coisas semelhantes; pois o dossiê foi definido por Fournier como "uma
coleção de peças relativas a um affair" que "deve ser homogêneo, o que equi-
vale a dizer que não deve conter nada mais do que documentos sobre um
mesmo assunto e pode consistir tanto em uma única, quanto em um grande
,
numero de peças."381 sso nao
- ocorre quan do uma pasta se relere
& a um assun-
to de alcance mais amplo do que a matéria específica, como seja o de uma
pasta relativa a uma política diretriz, organização, norma ou um tópico de
interesse de muitas pessoas.
Para estabelecer as pastas, segue-se, de modo geral, o princípio inglês
de "cada assunto, uma pasta". Um papel, assim que entra no registro, é colo-
cado como o primeiro documento de uma nova pasta quando se relaciona a
um novo assunto ou pessoa. Se, por outro lado, refere-se a assunto de que já
se tratou previamente, é simplesmente carimbado, acrescentado à pasta ade-
quada, e recebe o número de folha (número do documento dentro da pasta).
Os papéis não são necessariamente colocados ou classificados em grupos
estabelecidos antes que os documentos sejam criados como no caso do siste-
ma de registro alemão, sob o qual todos os documentos são agrupados em
classes preestabelecidas.
As próprias pastas são arranjadas quer sob sistema muito simples, quer
sob sistema muito complexo. O sistema mais simples, conhecido como o
sistema de número único, é um sistema pelo qual cada pasta, à medida que
é criada, recebe um número e é então colocada em sua ordem numérica. A
seqüência numérica é geralmente recomeçada no início de cada ano, sendo
os números precedidos da indicação do ano - exemplo: 54/2356. Vários
instrumentos de busca são, é claro, necessários para ajudar a localizar as
pastas arquivadas dessa forma simples. Esses instrumentos consistem, ha-
bitualmente, em um índice de nomes de pessoas que identificam as pastas
que, na Inglaterra, seriam chamados case files, e um índice de precedentes
que identifica determinadas pastas, por assuntos ou de nomes, que contêm
matéria que fixa política ..
O sistema de numeração simples, advogado pelo Commonwealth Public
ServiceBoard no seu manual de serviço Records procedures, está tendo gran-
de aceitação nos serviços australianos. Aquele conselho afirma que enquan-
tí 1 T tren t#~
to o controle numérico das unidades de arquivo é essencial à perfeita corre-
O emprego de uma lista desse gênero pode ser observado seguindo-se
lação dos assuntos contidos nas pastas de uma organização, cujas funções e
as várias fases do registro de um processo. Segundo os métodos recomenda-
atividades mudam com freqüência, não pode ser satisfatoriamente incluído
dos pelo Conselho do Serviço Público da Austrália, uma nova pasta é aberta
numa classificação formal rígida que se aplique às pastas individuais. Será
(ou criada) quando se recebe uma carta ou qualquer papel sobre um novo
sempre impossível classificá-Ias minuciosamente tomando-se por base o
assunto ou pessoa. O expediente é em primeiro lugar encaminhado ao clas-
primeiro papel relativo a uma determinada operação. O sistema numérico,
sificador, que, baseado na lista de cabeçalhos aplicáveis, determina aquele
como é hoje aplicado, transfere a classificação do assunto para o índice de
sob o qual deve ser fichado, depois de protocolado e devidamente carimba-
assuntos. O controle do índice é feito por uma lista autorizada de cabeçalhos
do. Encaminha-se então a um funcionário que o coloca numa pasta, em cuja
adotados e que podem ser modificados sem afetar o agrupamento numérico
capa anterior anota o número de protocolo (file number), isto é, o próximo
das próprias pastas. As referências adicionais ou modificações nos assuntos
número consecutivo e o assunto. O funcionário então registra-o num fichá-
de cada pasta podem ser feitas sem afetar o seu agrupamento numérico. As
rio (file reg is ter) , cujas fichas contêm, cada uma, cerca de 10 títulos (file
referências adicionais ou as nuances dos assuntos de cada pasta podem ser
titles) em ordem numérica e nas quais se anota o movimento subseqüente
feitas na medida em que o conteúdo se acumule sem modificar o número da
do processo pelo ministério. Depois de lançado na ficha de registro, o pro-
pasta e sem duplicar documentos. Na lista de cabeçalhos, os assuntos são
cesso passa para o encarregado do índice, que lança o título do processo na
divididos em classes como nos esquemas de classificação para arquivos. Um
ficha apropriada, num índice arranjado na mesma ordem da lista de cabeça-
trecho de uma lista de cabeçalhos de assuntos feita pelo serviço central do
lhos. Fazem-se referências cruzadas (em tinta de cor especial) para outras
Department ofLabour and National Service, da Austrália, é reproduzido aqui:
fichas de assuntos correlatos. Um outro funcionário prepara o índice de no-
mes de pessoas interessadas no processo. A pasta é então encaminhada ao
Cabeçalhos principais Cabeçálhos serviço ou funcionário competente, que, depois de terminar seu trabalho
secundários com a mesma, ou a devolve ao serviço de registro ou a encaminha a outro
e subcabeçalhos
serviço ou funcionário por meio de uma nota na capa do processo. O movi-
1. Comissões Ver também "Indústria mento é, em geral, feito através do serviço de registro, onde novos papéis são
2. Traslados e • .eprofissões" juntados e onde são despachadas as cartas expedidas e, se necessário, são
comprovantes
feitas alterações nas entradas do índice de assunto. Depois da volta definiti-
1. Acordos va ao serviço de registro, o processo é analisado por um revisor, que faz quais-
2. Laudos e decisões Ver também "Ofícios e quer entradas necessárias no índice de precedentes, faz as correções exigi das
profissões"
.01 Serviço Público no índice de assuntos e indica os eventuais atos de destinação, mediante
Federal consulta à "tabela de descarte", baseada na lista de cabeçalhos e que foi devi-
3. Salário base Ver também "Custo de damente aprovada pela autoridade competente.
4. Infrações e vida" Nos sistemas de classificação mais complexos, chamados de numeração
instauração de múltipla ou de três algarismos, as pastas podem ser agrupadas em duas ou
processos
mais classes, mas colocadas em cada uma dessas classes, na seqüência nu-
5. Julgamentos
.6. Salários e limites mérica em que são criadas. Em muitos serviços de registro os novos grupos
salariais de assunto, como no caso de novos processos, são criados à medida que se
tornem necessários, o que resulta serem os grupos de assuntos principais e
secundários freqüentemente muito numerosos. Nos departamentos maio-

rj1("r.~
 res, como o Departamento da Marinha, os numerosos cabeçalhos de assun-
tos foram organizados em grandes grupos correspondentes às funções dos
vários setores dos departamentos.
As várias classes em que se agrupam os processos são ePl geral indicadas
por números. Esse método pode ser ilustrado por meio da produção de um
trecho do sistema de classificação do Departamento dos Correios:
232 Serviço de Encomendas, que é assunto principal
232/2 Aden, que é um assunto secundário do Serviço de Enco-
mendas
232/4 Canadá, que é outro assunto secundário do mesmo serviço
(neste exemplo todos os assuntos secundários dizem res-
peito a países e áreas geográficas)
232/2/1 Primeira pasta sob Serviço de Encomendas
232/2/2 Segunda pasta sob Serviço de Encomendas
Há, é lógico, muitas variantes do sistema de múltipla numeração. Pode-
mos usar letras ao invés de números, como símbolos para indicar a classifi-
cação principal de assuntos. Podem-se usar esquemas de classificação, às
vezes variantes do sistema de classificação decimal de Dewey, para dividir
as pastas em várias categorias de assuntos. O uso desses sistemas pode ser
ilustrado da maneira seguinte:
300 Finanças
300/20 Bancos (um assunto secundário sob Finanças)
300/20/1 Primeira pasta sob Finanças, Bancos
300/20/2 Segunda pasta sob Finanças, Bancos
No sistema de numeração múltipla, o processo de registro é idêntico ao
descrito sob o sistema de numeração simples, exceto no ponto em que os
novos processos são registrados em fichas de assunto ou em folhas soltas orde-
nadas segundo o esquema de classificação de assunto. Mantêm-se também ín-
dices de nomes e muitas vezes de assuntos específicos para esses sistemas.
Há diversas características do sistema de registro que devem ser obser-
vadas. A maioria delas advém da composição física das unidades de arqui-
vamento e dos métodos de ordená-Ias.
As unidades de arquivamento têm algumas características de livros. Em
geral contêm toda a documentação de um assunto específico de acordo com
a regra "cada assunto, uma pasta". Quando surge um assunto no curso das
atividades oficiais, todos os documentos a ele pertinentes são reunidos e
presos, em ordem cronológica de sua produção, em pastas ou capas. Dentro
da unidade de arquivamento todos os documentos são, em geral, numerados.
As unidades de arquivamento australianas foram descritas da seguinte
maneira:
"Cada pasta de arquivo de um ministério é, por si só, uma fração da
história da atividade do ministério. Cada processo é, na sua apresen-
tação física, um apanhado de papéis presos dentro de uma capa de
cartolina na qual se escrevem o título e os números de referência dos
mesmos. Os papéis são anexados, um por um, à medida que as opera-
ções com as quais a pasta se relaciona vão sendo executadas. Uma
pasta pode ser extremamente delgada ou pode ter várias polegadas de
espessura. Pode ser limpa, perfeitamente ordenada e bem cuidada ou
pode ser uma massa desleixada de papéis descuidadamente compila-
da e manuseada."39
As unidades de arquivamento são tratadas como livros enquanto têm
uso corrente. Os documentos nelas inclusos, geralmente, existem numa úni-
ca via. Não se extraem cópias para fins de referência no sistema de registro
com a mesma liberalidade com que são extraídas nos sistemas de arquiva-
mento americanos. Dá-se carga das próprias unidades de arquivamento para
os serviços e o andamento é controlado à medida que passam de serviço
para serviço. Durante a sua tramitação, até que retomem ao serviço de re-
gistro, todos os documentos componentes das unidades de arquivamento
são mantidos juntos.
As unidades de arquivamento são também guardadas em estantes, como
livros. Tanto são conservadas em posição vertical quanto horizontal, em or-
dem numérica ou classificada.
A classificação das unidades de arquivamento tanto pode ser feita antes
quanto depois de terem passado pelas mesas de trabalho, isto é, podem ser
pré-c1assificadas ou pós-classificadas. Quando pré-c1assificadas são distri-
buídas em classes, de acordo com um esquema de classificação, à medida
 que são produzidas. São também pré-classificadas se indexadas de acordo
Arquivos (Archives Management Seminar), realizado pelos arquivistas aus-
com uma "lista de cabeçalhos", como foi recomendado pelo Conselho do
tralianos, em Camberra, de 12 a 23 de julho de 1954,40 são as seguintes:
Serviço Público da Austrália, pois o índice em fichas mostrará que unidades
de arquivamento se referem a determinados assuntos. Quando pós-classifi-
• deve ser planejado em relação às funções e atividades do ministério;
cadas são distribuídas em classes depois que o trabalho com as mesmas es-
teja ultimado. • deve, tanto quanto possível, refletir a organização do ministério;
• devem os grupos de documentos relativos a atividades específicas ser
As unidades de arquivamento, da mesma maneira que os livros, são em
destacados do corpo principal de documentos registrados, Se seu vo-
geral unidades indivisíveis. Cada uma, individualmente, contém a documen-
lume e sua característica o justificam;
tação sobre um assunto específico. No seu conjunto as unidades têm uma
• devem os diversos níveis de valores ser claramente identificados no
certa afinidade, 0lJ. relação, tão-somente por serem produzidas por um mes-
esquema de assuntos, devendo o arquivista (entenda-se arquivista do
mo serviço, ou em conseqüência de uma determinada atividade, ou em rela-
arquivo de custódia) ser consultado durante a sua elaboração, para
ção a um assunto mais geral. O valor das unidades de arquivamento, no seu
assegurar condições satisfatórias de destinação; e
conjunto, pode ser julgado quer pela importância do órgão que as produziu,
• não se devem registrar, de início, os documentos de valor puramente
isto é, a importância do autor das mesmas, quer pela importância da ativi- efêmero.
dade que resultou na sua produção, ou do assunto a que se referem, ou seja,
a importância do conteúdo das mesmas. O valor das unidades de arquiva-
mento, individualmente, pode, algumas vezes, ser aquilatado pelos seus tí-
tulos, da mesma maneira que livros o são pelos seus. Considerando que os
títulos e cabeçalhos de assuntos atribuídos às unidades de arquivamento
são, muitas vezes, desprovidos de sentido ou falhos - da mesma forma que
o são os de livros -, os méritos do conteúdo de tais unidades muitas vezes
devem ser julgados pela análise dos documentos.n~~as contidos.
O problema das atividades de um serviço de registro, no que concerne
ao uso corrente ou à destinação dos docuI11entos, reduz-se a um problema
de claSSificação - agrupar os documentos individuais em unidades de ar-
quivamento e agrupar essas unidades em relação a atividades e assuntos. Se
os itens inclusos nas unidades de arquivamento estiverem agrupados de
maneira acertada, as unidades podem ser avaliadas individualmente, como
livros, na prateleira de uma biblioteca, pelos seus títulos. Se as unidades de
arquivamento, por sua vez, estiverem agrupadas acertadamente, podem ser
avaliadas, como classes de livros de uma biblioteca, de acordo com o esque-
ma de classificação pelo qual estão organizadas.
As principais características de um sistema de registro sob Q ponto de
vista de arquivo, segundo as conclusões do Seminário de Admini~tração de
40 A I'

1. .__
---------------
ustra Ia, Commonwealth National Library, Archives Division, 1954:1.
 Sistemas americanos de arquivamento

OS MODERNOS americanos de arquivamento distinguem-se dos siste-

SISTEMAS

mas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos, isto é, livros
ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos du-
rante o seu uso corrente. Noutros pontos esses dois sistemas, por vezes, muito
se assemelham. Em alguns serviços de registro alemães modernos os docu-
mentos são arranjados segundo o Sistema de Classificação Decimal de Dewey,
devidamente adaptado, sendo os papéis registrados agrupados nas menores
classes do sistema e guardados em arquivos verticais, em vez de serem nu-
merados e colocados nas estantes como geralmente se procede nos sistemas
de registro. No seu aspecto exterior as unidades de arquivamento (files) des-
ses serviços são exatamente iguais às dos serviços de arquivos correntes ame-
ricanos (file rooms). A única diferença aparente é que os serviços alemães
usam o registro ou protocolo para controlar a entrada e o movimento de
papéis, mas ainda aqui a diferença pode ser considerada mais aparente do
que real, pois os serviços de arquivos correntes americanos podem se valer
dos arquivos de prosseguimento ou fichas-lembretes (tickler cards) ou de
qualquer outro dispositivo semelhante, para conseguir o mesmo controle.
Nos arquivos de movimento americanos, por outro lado, as unidades de ar-
quivamento, tais como os processos ou pastas individuais (casefiles), são
muitas vezes arranjadas em ordem numérica, exatamente como o seriam,
normalmente, nos arquivos alemães, os papéis protocolados ou registrados.
Os modernos sistemas americanos de arquivamento, entretanto, comu-
mente também diferem dos vários sistemas de registro na maneira pela qual
se dispõem fisicamente os documentos. Estes, nos sistemas americanos, são
arranjados sob uma variedade de métodos que só podem ser empregados
com eficiência quando se dispõe de certos tipos de equipamento, bem como
duplicadores de documentos e outros materiais. Nos sistemas de registro, as
unidades de arquivamento são em geral ordenadas em seqüência numérica;
nos sistemas modernos de arquivamento, são ordenadas alfabeticamente
 por nome, lugar ou assunto, ou segundo esquemas de classificação d Quando se instaurou o governo federal nos Estados Unidos, adquiriu
. d . e as·
suntos, ou am a numencamente Além disso nos sl'stemas a . este "todos os livros, documentos e papéis" do governo anterior - o Con-
. " mencanos de
arqUIvamento, os documentos são controlados enquanto d gressO Continental, constituído sob os artigos da Confederação.43 Tais "li-
. _. ' e uso corrente
pela maneira como sao arranjados, e não pelo emprego de registro D ' vros, documentos e papéis" consistiam em volumes manuscritos e em pa-
.. s. emodo
geral os documentos se apresentam numa ordem direta que d' , péis avulsos. Os volumes manuscritos eram de diversos tipos: a) os que
_ . ,. Ispensa Indi.
ces - sao ~uto~mdexavels. Recorre-se a guias ou outros auxiliares para indi. continham cópias de documentos expedidos que tratavam de assuntos in-
cal' a locallzaçao dos documentos nos arquivos embora em e t . ternos; b) os que continham cópias de documentos expedidos que tratavam
. . ' c r os sistemas
haja necessidade de se preparar índices Na maioria dos s· t . de assuntos estrangeiros; c) os que continham cópias de documentos rece-
, . . IS em as amenca-
nos, alem disso, descentralizam-se os documentos a tal ponto q d' bidos sobre assuntos estrangeiros, tais como" as cartas recebidas dos minis-
. ue se Ispen-
sa o uso de registros para um controle rigoroso do movimento dos m tros americanos no exterior"; e d) os que continham diário borrão (rough
E d I' - , esmos.
ssa escentra Izaçao so se torna possivel pelo emprego d d' , journal) do Congresso Continental. Os papéis avulsos que incluíam docu-
·
d os d e d up IIcaçao. - e Iversos meto-
mentos importantes tais como os artigos da Confederação, a Declaração de
Nest~ capítulo ~ nosso intento analisar, rapidamente, em primeiro lu- Independência e a Constituição, consistiam, em sua maioria, em cartas diri-
gar, a~ orIgens d~s Sistemas americanos de arquivamento, mostrando como gidas ao presidente do Congresso, expedidas por representantes no exterior,
e~olUIram dos Sistemas europeus de registro; em segundo, a evolução dos comunicações oficiais das diversas nações, relatórios de comissões e cre-
sl~temas mode~n~s de arquivamento, tratando particularmente das preli- denciais dos delegados. O sistema adotado pela secretaria do Congresso Con-
ml~ares essenCIaiS ao seu aparecimento, tais como o desenvolvimento d tinental era semelhante ao empregado pelo governo inglês naquela época.
eqUipamento e materiais de reprodução e d'e arquivo' e em t . 1 o Pode-se observar que as séries de documentos mantidas por aquela secreta-
". . " ercelro ugar
os ~a~lOstipos de SIstemas de arquivamento modernos, mostrando as carac~ ria têm uma semelhança marcante com as mantidas nas secretarias colo-
tenstlCas essenciais de cada um. niais australianas.
Logo em seguida à posse do presidente Washington, em 30 de abril de
1789, os "livros, documentos e papéis" do Congresso Continental foram en-
tregues ao Departamento de Estado, da Guerra e ao Tesouro, então criados.
Esses departamentos, de modo geral, seguiram os métodos de conservação
As ~ráticas primitivas, tanto americanas quanto australianas, provavel-
mente tiveram origem nas instruções do governo britânico ou pelo menos de documentos do governo precedente, simplesmente fazendo acréscimos'
nas séries de documentos que já existiam.
correspo~l~em ~uito de perto à prática daquele governo. ~s documentos
das admInIstraçoes coloniais americanas foram sem dúvida' d Segundo Helen L. Chatfield, o primeiro sistema de arquivamento que
pelo sistema de . tAs' , .' , conserva os empregaram era "simples e primitivo" e tinha as seguintes características
~ . " regIs 1'0. sim e que uma lei de Massachusetts, de 1665 faz
referencla a Rolls Recorts, 01' Registrer"41 de vários trl'bunal' , _ ' gerais:44 criavam-se, comumente, três séries principais de documentos:
_ ~ s e orgaos, en-
qu:nt~ uma resoluçao da Camara Legislativa de Maryland em 1740 ~ _ a) cartas recebidas; b) cartas expedidas; e c) papéis miscelânea. As cartas
ferencla a " d .." laz re entradas eram, em geral, numeradas na ordem do seu recebimento, e dobra-
. recor s, enrollments, publzc regzstries and oF'Fz'cesoif thz's
prouznce".42 'JJI das e provavelmente amarradas em pacotilhas. As cartas expedidas eram
transcritas em copiadores. Mantinham-se registros, em muitos casos, para

::ID~a~n~e~e;t
;al~iii,
~19~1;-:;4;-::1~8;-;1:-:-3~.------------ 43 Lokke,1954:1.
Maryland Historical Society, 1921:547. 44 Chatfield, 1950:261.

$;Z·1111.4
 ambas as séries, bem como preparavam-se, para ambas, índices, a princípio da Guerra criou séries especiais que se relacionavam com os principais com-
em forma de livros e mais tarde em fichas. Os papéis ditos miscelânea eram, ponentes do Exército - os homens que compunham suas unidades milita-
em geral, arquivados em várias séries; algumas relacionavam-se com assun- res, as provisões de que se alimentavam e os equipamentos com que luta-
tos de administração interna e outras com atividades especia~. vam. As atividades relativas a pessoal militar e abastecimento aumentaram
A aplicação desse sistema - que é uma forma primitiva do sistema de com as guerras. A guerra de 1812, as guerras com os índios, a Guerra Civil, e
registro - pode ser mais bem ilustrada se analisarmos os documentos do assim por diante. Muitas das operações relativas a homens e provisões tor-
Departamento de Estado. A correspondência diplomática desse departamen-
naram-se rotineiras e repetitivas, de modo que podiam ser registradas em
to consiste, principalmente, em duas séries: a) os despachos recebidos de
fórmulas. O desenvolvimento das fórmulas no Ministério da Guerra ilustra
representantes no estrangeiro, que eram mantidos na sua forma original e
de maneira impressionante como certos formulários se dividem e se subdi-
também em forma de cópias "registradas" em livros de cartas a partir da
videm em novos para tratar das várias fases de uma atividade em expansão.
época do Congresso Continental, e b) as instruções expedidas aos represen-
O Departamento do Tesouro, o terceiro ministério executivo inicialmente
tantes no estrangeiro, que eram copiadas em livros, em série cronológica até
criado para onde se transferiram os "livros, documentos e papéis" do Con-
1820, e daí em diante em várias séries, segundo o país. A correspondência
gresso Continental, tinha as séries de documentos de costume: os copiadores
consular segue uma forma semelhante: a) despachos; e b) instruções. As
"cartas locais", uma continuação das American letters do Congresso Conti- de cartas, os papéis dobrados não encadernados e os livros de registros, as-
nental, consistiam em respostas às cartas recebidas pelo departamento, que sim como séries especiais de volumes enormes e incômodos intitulados diá-
eram copiadas em livros de cartas. A série "miscelânea" consistia em cartas' rios, razão e borrador. Os outros ministérios do Executivo - Marinha, Jus-
originais recebidas. Essas séries principais de correspondência foram tiça, Interior, Agricultura, Comércio e Trabalho - percorreram toda a gama
mantidas praticamente sem interrupção durante todo o século XIX, embora de métodos usados para tratar documentos. Os ministérios mais antigos
se acrescentassem novas séries miscelâneas, à medida que o âmbito das ati- começaram pelo sistema de registro, os mais novos adotaram os sistemas de
vidades do departamento aumentava. "No campo das relações exteriores, ao arquivamento por ocasião de sua criação.
menos", segundo o dr. Carl L. Lokke, "o novo governo não se desligou abrup-
tamente do antigo", na manutenção das séries dedocumentos.45
Originariamente os documentos do Departamento da Guerra eram ar-
ranjados da mesma maneira que os do Departamento de Estado. As cartas
Fazia-se mister a existência de certas condições físicas para a criação e a
recebidas eram conservadas como uma série separada. Eram dobradas e
manutenção de documentos antes de aparecerem os modernos sistemas de
provavelmente mantidas em maços entre papelões. Já em 1835 os regula-
arquivamento. Os novos métodos de duplicação e de arquivamento foram
mentos do Exército determinavam: "cada carta será dobrada em três partes
importantes preliminares na criação dos sistemas modernos de arquivamen-
iguais ..."46As cartas expedidas eram copiadas em livros de cartas, já citados
to. Isso se explica da seguinte maneira: em primeiro lugar, antes que os pa-
como uma "venerável instituição do Exército e ponto de estrangulamento da
péis expedidos e recebidos pudessem ser combinados numa única unidade
correspondência".47 Mantinham-se registros tanto para as cartas recebidas
de arquivamento, seria necessária a existência de cópias dos papéis expedi-
quanto para as expedidas. Pouc~ tempo depois, entretanto, o Departamento
dos e, por isso, deveriam existir meios de obtê-Ias. Em segundo lugar, antes
4S Lokke, 1954:3. que pudessem ser instituídos sistemas para o arranjo das unidades em outra
46 United States. General regulation oftheArmy ofthe United States. Washington, ordem que não a numérica, deveria existir equipamento material pelo qual
1835. art. 41.
47 Rieprna, 1941:182.
estas pudessem ser prontamente agrupadas e reagrupadas à proporção que
 novo material era incorporado, e era necessário a existência de material de . da Guerra comprou uma de Sholes & Glydden por US$125. As máquinas
arquivamento de forma que tornasse evidente o seu agrupamento. ~: datilografia tiveram emprego generalizado nas repartições federais já no
Consideremos, em primeiro lugar, a relação existente entre os métodos fim do século XIX, quando os modelos foram melhorados, permitindo ~ue o
de duplicação e o aparecimento dos sistemas de arquivamento. O primeiro
d ~ 'ló grafo visse o trabalho à medida que batia. Não foram, entretanto,
. .
Ime-
invento usado para produzir cópias de documentos expedidos foi a prensa diatamente usadas para produzir cópias de documentos. Os prImeIrOS pa-
copiadora, inventada em 1780 por James Watt (1736-1819), o inventor da
péis carbonos eram oleosos e não fixavam bastante. Os carbonos per~anen-
máquina a vapor. Naquela época foi um invento de grande utilidade prática
tes só começaram a aparecer depois de 1905, quando a cera de carnauba do
na cópia de manuscritos. Empregava-se uma tinta glutinosa e imprensava_
Brasil foi pela primeira vez usada para dar estabilidade às tintas do carbono.
se a página escrita contra uma folha úmida de papel fino. Tanto George
Em 1912 a Comissão de Economia e Eficiência (Commission on Economy
Washington como Thomas Jefferson usaram esse invento. Washington re-
and Efficiency) criada por lei do Congresso, de 25 de junho de 1910, e no-
cebeu uma dessas máquinas de presente de John de Neufville & Son, comer-
meada pelo presidente William Howard Taft, recomendou "~ue cópias ~e
ciantes holandeses que abasteceram o Bon Homme Richard para John Paul
48 carbono devem constituir o registro da correspondência expedIda e que nao
Jones. Esse invento foi usado pela primeira vez no governo federal em 1970,
se continuem as cópias prensadas".49 Por fim a máquina de escrever e o pa-
no Departamento de Estado, que, em 21 de abril daquele ano, pagou a
el carbono revolucionaram o trabalho de escritório. Foi a primeira de uma
monsieur le prince 20 libras "por uma prensa copiadora e aparatos de co- p . ,. d
érie de máquinas para duplicar documentos que apareceram no InICIO o
piar cartas". Antes da Guerra Civil, alguns setores do Departamento da Guerra s . , ~
século XX. As primeiras destas foram inventos mecânicos como o mImeogra o
e da Marinha usavam-na para obter cópias de segurança de vários tipos de
documentos, a maioria das quais também era transcrita em copiadores. Com e o hectógrafo. A estas seguiram-se inventos fotográfic.os dos quais ~ ~ais
o aparecimento de tinturas anilinas, que tornaram as tintas mais perma- conhecido é a fotostática e agora começam a aparecer os mventos eletromcos.
nentes, as prensas copiadoras vieram a ser adotadas em muitas repartições Abordaremos, a seguir, a importância.do equipamento de arquivo em
do governo. Tiveram llSO generalizado no Ministério da Guerra durante a relação ao desenvolvimento dos sistemas de arquivamento. Os ponto:-cha-
Guerra Civil e nos demais órgãos da administração federal, cerca de 10 anos ve desse equipamento são a facilidade de novas inserções e a expansao. As
mais tarde. Em 1887, quando a Comissão Cockrall sobre os Métodos de Tra- prateleiras admitem facilmente inserções, mas só permitem expansões nas
balho nos Departamentos do Executivo (Cockrell Committee on Methods of extremidades. No início do século XIX as cartas e demais papéis do governo,
Business in Executive Departments) recomendou que se abandonasse a prá- exceto os copiadores e registros, eram em geral dobrados e amarrados em
tica de transcrever em livros, cartas prensadas em copiadores, as prensas pacotilhas e colocados nas prateleiras, ou, em alguns casos, como no Depa~-
copiadoras haviam-se tornado um utensílio de escritório muito comum. No tamento da Marinha, em arcas. Em 1868 inventaram-se dois tipos de eqUI-
começo do século XX empregaram-se motores elétricos para movimentá- pamentos de arquivo. Ambos tiveram uma influência relevante nos métodos
Ias. Essas máquinas caíram em desuso na maioria das repartições federais de arquivamento. Ambos permitiam expansões em qualquer ponto, com o
em 1912, quando a Comissão Taft de Economia e Eficiência (Taft Commission mínimo trabalho.
on Economy and Efficiency) instou pelo uso da máquina de escrever para os O primeiro desses equipamentos foi um arquivador (file holder) inven-
trabalhos de cópias.
tado por E. W. Woodruff que consistia em uma caixa de madeira com cerca
A máquina de escrever, inventàda em 1868, foi usada pela primeira vez de 3,5" (8,89cm) de largura por 8" (20,30cm) de altura, na qual os docu-
no governo federal em 1874. No dia 13 de novembro daquele ano o Ministé- mentos dobrados podiam ser colocados obedecendo a uma seqüência. Boa
,
Fitzpatrick, 1931-44, v. 1, p. x.
48
I
I

t.!
 parte da correspondencia recebida do governo federal foi colocada nesses
arquivadores nos 40 anos que se seguiram a sua inven~ao.
o segundo tipo de equipamento de arquivo consistiu em arquivos verti-
cais do tipo moderno. 0 primeiro a aparecer no mercado antes que as repar-
ti~6es federais estivessem preparadas para adota-Io foi produzido pela
Amberg File and Index Company em 1886.50 Vinte e cinco anos mais tarde ,
em 1893, Nathaniel S. Rosenau, secretario de uma organiza~ao de caridade
em BUtalo, estado de Nova York, inventa urn arquivo vertical. Seu equipa-
mento, semelhante aos arquivos de hoje em dia, foi feito para acomodar as
pastas de arquivo, isto e, os relatorios e papeis dos agentes visitadores de
sua organiza~ao preparados para os que recebiam beneficios. 0 sistema pelo
qual esses documentos eram organizados, empregando guias e pastas, foi
melhorado em 1892, pelo Library Bureau, organiza~ao fundada em 1876 pOl'
Melvil Dewey para atender aos interesses dos bibliotecarios. Os arquivos do
dr. Rosenau foram alvo da aten~ao do publico nao so pOl'queforam exibidos
na Feira Mundial de Chicago, em 1893, mas, sobretudo, devido ao patroci-
nio do Library Bureau. Varios outros tipos de equipamento de arquivo se-
melhante aos arquivos verticais de Rosenau logo apareceram no mercardo.
No ana de 1912 a Comissao Taft de Economia e Eficiencia (Taft Commission
on Economy and Efficiency) estava habilitada a recomendar que nao mais
se dobrassem os documentos, que os documentos fossem arquivados aber-
tos em arquivos verticais, e que "nao se deveriam fazer registros em Iivros ou
em fichas da correspondencia recebida ou,exp.edida, a nao ser nos casos es-
senciais, e que todos os protocolos em volumes encadernados deveriam ser
suspensos".51 Como resultado dessas recomenda~6es decisivas osultimos
vestigios de protocolo foram eliminados do governo federal e 0 caminho es-
tava aberto para a introdu~ao de novos sistemas de arquivamento.
Tipos modernos de sistemas de arquivamento
Os sistemas modernos dividem-se em varios tipos: a) os que arquivam
as unidades em sequencia nU!TIerica;b) os que arquivam as unidades, quer
se refiram a pessoas, assuntos ou lugares, em sequencia aIfabetica; e c) os
50 Chaffee, 1938:3.
51 United States, President's Commission on Economy and Efficiency, 1912:7.
que arquivam as unidades numa ordem racional, de acordo com urn esque-
ma de classifica~o. Ha tambem a observar os que resultam de combina~o
dos tipos citados.
Em alguns departamentos do governo, 0 usa de registros foi abandon a-
do de ha muito. 0 emprego de numeros para designar unidades de arquiva-
mento, entretanto, continuou, mesmo depois que os modern os equipamen-
tos de arquivamento possibilitaram urn agrupamento mais racional das
unidades. Como os funcionarios estavam acostumados a lidar com nume-
ros, devido ao sistema de registro, era natural que atribuissem numeros as
unidades de arquivo, mesmo quando nao mais se fazia necessario ou conve-
niente. Muitas series de correspondencia, inicialmente, foram entao arran-
jadas em ordem numerica. As cartas sobre cada opera~ao - recebidas e ex-
pedidas - eram colocadas em pastas consecutivamente numeradas,
fazendo-se urn indice para 0 conteudo das mesmas pelos nomes dos signata-
rios e, eventualmente, pelos assuntos.
o sistema numerico simples e improprio, sobretudo para 0 manuseio
de arquivos nominais, isto e, que podem ser identificados em rela~ao a pes-
soas ou entidades. E urn sistema que obriga a elabora~ao de indices alfabeti-
cos que nao se fazem necessarios se as pastas saDarquivadas em ordem alfa-
betica, pelos proprios nomes. Esse sistema resulta no arquivamento de
documentos de urn correspondente especifico em pastas separadas cujo con-
teudo e assim, em geral, muito escasso. Tal sistema dificulta a pesquisa pela
subdivisao excessiva dos documentos, tornando dificH encontrar uma de-
terminada pasta de que se venha a precisar.
o sistema numerico simples, entretanto, foi tambem usado muito cedo
e de maneira muito eficaz no tratamento de processos (casefiles). Estes po-
dem ser definidos como unidades de arquivamento que contem todos os
documentos pertinentes a uma determinada opera~ao. Aparecem muitas
vezes no decorrer de atividades legals, controladoras e de investiga~o de
umgoverno.
Urn born exemplo de urn processo (casefile) sera, digamos, urn que se
refira a uma questao trabalhista. Nessas quest6es saDenvolvidas, como ad-
••
t• versárias, no mínimo duas partes; poderão envolver muitos assuntos como
os vários pontos questionados, e muitos tipos de documentos
criados, tais como atas, minutas, regulamentos.
podem ser
Os casefiles normalmente O primeiro sistema de arquivamento alfabético moderno introduzido

•• serelacionam com transações que envolvem uma variedade de assuntos qUe

são objeto de interesse de muitos indivíduos ou entidades e que consistem
em diversos tipos de documentos. Não podem, portanto, ser facilmente ar-
t ranjados, seja por nomes ou assuntos, seja por tipos de documentos. Podem
t ser arquivados com mais facilidade na ordem consecutiva em que as transa-
t ções a que se referem são iniciadas e, se forem numerados à medida que são
no governo federal foi, provavelmente, o de Fred C. Ainsworth (1852-1934),
que o aplicou aos vários formulários que criara em relação ao pessoal militar
no Ministério da Guerra. O sistema foi introduzido da seguinte maneira: em
1879 o Congresso dos Estados Unidos promulgou legislação concedendo
pensão aos veteranos da Guerra Civil. Devido a essa legislação, o Ministério
da Guerra, através do serviço médico e administrativo, teve de conferir os

•
t
arquivados, os números servirão de chaves para índices.
O sistema numérico simples foi também aplicado de maneira nada aper-
feiçoada nos primeiros anos do governo federal a arquivos por assuntos. Sim-
pedidos de inúmeras pessoas por meio de consulta aos documentos de ser-
viço militar e hospitalares. A maneira pela qual esses documentos eram guar-
dados tornou-se então assunto da maior importância.

•t plesmente se atribuíam números aos vários cabeçalhos de assuntos. Os do-

cumentos se acumulavam em relação a esses números, habitualmente na
Quando Ainsworth foi designado chefe da SGO Record and Pension
Division em dezembro de 1886, encontrou em atraso grande número de pe-

•t ordem em que os cabeçalhos eram escolhidos. Esse sistema pode ser ilustra-
do da seguinte maneira:
didos de revisão de pensão naquele serviço. Alguns meses mais tarde fez
algumas inovações radicais no tratamento desses pedidos. Deu início a um
projeto de copiar em "fichas-índices" (index-record cards) os nomes e as

• 1- Educação
2 - Comunicações
fichas médicas de cada soldado. Ele próprio descreveu o seu trabalho de co-

• 3- Contabilidade
piar as infonnações em fichas simples ou simples papeletas, da seguinte

•• 4-
5-
6-
Pessoal
Material
Organização
maneira:

"Essas papeletas são separadas e arranjadas em ordem alfabética pe-

los regimentos, de maneira que os registros hospitalares de um solda-
~ 7- Finanças do porventura tratado em diversos hospitais, em épocas e lugares di-
8- Publicações
• 9- Relatórios
ferentes, podem ser localizados prontamente, sem trabalho, sem que
haja necessidade de se pesquisar, muitas vezes para nada se encon-
•
~
10 - Legislação

Desse sistema de numeração simples surgiu o sistema dúplex. À pro-

trar, nos velhos e apagados registros hospitalares originais, e aten-
dem, ao mesmo tempo, ao duplo objetivo de cópia e de índice geral. "52

•
~
porção que os documentos aumentavam em quantidade
suntos, os diversos cabeçalhos principais foram subdivididos
e variavam os as-
em relação a
O trabalho de Ainsworth em relação aos registros médicos, naquele meio
tempo, despertou a atenção da Comissão do Congresso sobre os Métodos de
cabeçalhos subordinados. A esses cabeçalhos subordinados atribuíam-se Trabalho nos Departamentos do Executivo (Congressional Committee on
• números que eram acrescentados aos que haviam sido atribuídos aos cabe- Methods of Business in the Executive Departments), cujo presidente era o
• çalhos principais. Assim, temos por exemplo: senador F. M. Cockrell. Essa comissão, em 1887, "fez minuciosa investiga-

• 2. Comunicações
ção nos trabalhos do sistema de ficha-índice aplicado aos registros médicos
no Exército, e dedicou minuciosa atenção à possibilidade de ampliar a sua
• 2.1 Correio

•~ 2.1.1 Porte

•l
aplicação e estendê-Io à reprodução e preservação de outros documentos".53
Como resultado das recomendações dessa comissão, o sistema de compila-
ção index-record cards foi aplicado aos documentos de serviço militar do
Serviço Administrativo Geral (Adjutant General Office). Os documentos
militares e médicos foram reunidos em 1889 e Ainsworth nomeado chefe da
Record and Pension Division, diretamente ligada ao Gabinete do Ministro
da Guerra. Finalmente cerca de 62 milhões de fichas foram preparadas, co-
brindo os serviços de soldados americanos desde a Revolução até a Guerra
Civil.
O sistema de Ainsworth de "fichas-índice" deu início a uma verdadeira
"revolução industrial" em matéria de guarda de documentos. Por esse siste-
ma resumia-se em fichas à informação sobre o serviço militar dos soldados,
informações essas extraídas de numerosas listas de revistas, relatórios, li-
vros e papéis de toda espécie. Todas as fichas pertencentes ao mesmo indiví-
duo eram reunidas e colocadas em invólucros de papel, um para cada nome.
Os invólucros eram arranjados alfabeticamente pelo nome do soldado, pelas
unidades do Exército, e estas pelos diversos estados. Os invólucros eram
colocados em arquivadores W oodruff, na frente dos quais se afixavam rótu-
los para mostrar que envelopes continham e a que unidades pertenciam. O
sistema reunia, assim, certas características essenciais dos modernos siste-
mas de arquivamento: juntava todos os documentos de assuntos determi-
nados em unidades de arquivamento d,istint!l.s e arranjava-as pelas unida-
des organizacionais dos arquivadores que mostravam a ordem do seu arranjo.
O sistema de arranjo alfabético foi também aplicado a arquivos verti-
cais pelo Library Bureau. No fim do século XIX, essa organização tirou a
patente de dois tipos de sistemas alfabéticos que lançou no mercado. Por um
desses sistemas os papéis eram arquivados em simples ordem alfabética com
guias e pastas especialmente planejadas para uso nos arquivos verticais; pelo
outro, chamado sistema "automático", os papéis eram arquivados com guias
e pastas que já indicavam as divisões das letras do alfabeto. Para os arquivos
alfabéticos onomásticos, de grandes proporções, foi inventado o sistema
Soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por
código, ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. O código
baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento
são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica, sem levar
em conta se a grafia é ou não a mesma. Esse sistema foi aplicado a 100 mi-
lhões de fichas referentes a 400 milhões de pessoas, nas quais se anotaram
informações extraídas das tabelas da população dos recenseamentos de 1880,
1900 e 1920. O trabalho de resumir aquelas informações para serem usadas
como prova da idade ou cidadania foi executado, como um projeto de traba-
lhos federais, por pessoas desempregadas, em meados da década de 1930.
Conquanto o sistema alfabético tenha sido usado em primeiro lugar para
ordenar documentos relativos a pessoas, foi, aos poucos, aplicado a docu-
mentos relativos a assuntos. Talvez o mais simples sistema de arranjar do-
cumentos em relação a assuntos seja arquivá-Ias em ordem alfabética dos
cabeçalhos selecionados, sob os quais os documentos podem ser agrupados.
Um exemplo de tal arranjo encontra-se nos documentos gerais do gabinete
do ministro da Agricultura, dos anos 1906-39. Os papéis, que consistem em
correspondência, memorandos, relatórios e demais papéis recebidos e ex-
pedidos, eram arquivados sob cabeçalhos de assuntos arranjados em ordem
alfabética. Alguns dos cabeçalhos eram os seguintes:
Acetileno
Arrendamentos, contratos
Batatas
Contabilidade
Endereços
Máquinas de somar
Matadouros
Recibos
Esse sistema serviu razoavelmente às necessidades da secretaria duran-
te os anos em que as atividades <;laqueIe ministério eram simples e limita-
das. À medida que as atividades se expandiram novos cabeçalhos de assun-
tos foram acrescentados para cobrir os documentos a elas relativos. Os
cabeçalhos de assuntos tornaram-se uma mistura de "maçãs, batatas e la-
ranjas" - uma mistura de cabeçalhos desordenados, arranjados sem qual-
quer indIcação da inter-relação dos assuntos. O uso do sistema simples de
assunto, geralmente, deve limitar-se a casos em que o volume de documen-
tos é pequeno e os assuntos pouco complexos.
O sistema de simples alfabetação de assuntos pode ser modificado de
várias maneiras para se obter um melhor agrupamento dos documentos. A
-.
i
li
primeira maneira é estabelecer cabeçalhos padronizados, de modo que não
haja entradas separadas para assuntos correlatos ou semelhantes. A segun-
da é subdividir os assuntos correlatos. Assim, o principal cabeçalho de as-
sunto pode ser subdividido em diversos cabeçalhos subordinados. Estes po-
A relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados com os cabeçalhos
de assuntos principais pode também ser indicada por símbolos tirados dos
nomes das unidades da organização. Esse sistema, conhecido como sistema
orgânico, pode ser ilustrado da seguinte maneira:

••
dem ser indicados como cabeçalhos principais. Por exemplo, o cabeçalho
principal COMUNICAÇÕES pode ser subdividido nos cabeçalhos secundá-
rios e terciários de

••t Correio
Porte
Correspondência
Telecomunicações
ER
EI
EE
EM
Seção
Seção
Seção
Seção
de
de
de
de
Medidas e de Resistência
Indução e Capacitância
Instrumentos Elétricos
Medidas Magnéticas

t Esse sistema vem sendo empregado com êxito pelo Serviço Nacional de

••
A inter-relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados e os cabeça-
lhos de assuntos principais pode ser indicada por números. Esse sistema, Normalização (National Bureau ofStandards). O seu emprego deve limitar-
conhecido como assunto-numérico, substituiu o sistema de simples orde- se a organizações cujas estruturas sejam estáveis e onde as funções sejam
perfeitamente definidas.
nação alfabética usado na Secretaria da Agricultura até 1939. Outro sistema
••
••
semelhante, conhecido como alfanumérico, usa letras do alfabeto para de~
signar os cabeçalhos principais de assuntos e números para indicar os cabe-
çalhos subordinados. O uso do sistema assunto-numérico pode ser ilustra-
do da seguinte maneira: Os sistemas classificados diferem dos sistemas numéricos e alfabéticos
t
COMUNICAÇÕES porque tentam reunir todos os documentos numa ordem lógica. Pelos siste-

••
•
1. Correio mas numéricos as unidades de arquivamento, como já vimos, são, em geral,
1. 1 Porte simplesmente agrupadas numa seqüência numérica consecutiva e nos siste-
t 2. Correspondência mas alfabéticos, em seqüência alfabética. Por alguns desses sistemas, é bem

•• 3. Telecomunicações

A inter-relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados e os cabeça-

verdade, as unidades de arquivamento podem ser reunidas, segundo uma
inter-relação lógica, com outras, sob os cabeçalhos principais de assunto.

•
Mas essa racionalização limita-se a documentos agrupados sob tais cabeça-
lhos principais podem também ser indicados por símbolos alfabéticos que
lhos.
sugiram os assuntos. Esse sistema, conhecido como sistema mnemônico,
t pode ser ilustrado da seguinte maneira: Os sistemas classificados originaram-se na classificação decimal para o
arranjo de livros idealizado em 1873 pêlo bibliotecário americano Melvil
Ia
Dewey. A premissa de Deweyera de que todo o conhecimento humano, e os

"• Ae Administração de Edifícios e Jardins

livros a este relativos, podia ser dividido nas 10 classes seguintes:

••
Ag Administração Geral' 000 Obras Gerais
Agi Administração Geral, Legislação 100 Filosofia
Ap Administração de Pessoal 200 Religião
300 Sociologia
~ 400 Filologia
~
~
n
~ _
 500 Ciências Puras
600 Ciências Aplicadas
700 Belas-Artes Para concluir gostaria de fazer algumas observações gerais sobre os sis-
800 Literatura
temas de arquivamento.
900 História
A primeira seria que os sistemas de arquivamento apenas fornecem a
o Sistema Decimal de Dewey teve ampla divulgação através do Library estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados.
Bureau. Foi aplicado a documentos, pela primeira vez, pela Estrada de Ferro Pelo uso de símbolos ou de outro meio, indicam a ordem em que as unidades
Baltimore-Ohio em 1898. Essa empresa criou um sistema de organizar os de arquivamento devem ser agrupadas. Mas ajudam pouco no que concerne
documentos da estrada, conhecido como Railmad Classification File, cujos à determinação dos cabeçalhos de assuntos sob os quais certos papéis ou
direitos autorais registrou em 1902. pastas devam, mais acertadamente, ser colocados. Esse processo que envol-
Muito embora viessem sendo aplicadas, à documentação de algumas ve uma grande parte de julgamento subjetivo é o processo de classificação.
repartições do governo, adaptações do Sistema de Classificação Decimal de Minha segunda observação é que os documentos podem ser eficazmen-
Dewey antes de 1912, só depois que a Comissão Taft de Economia e Eficiên- te arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Há algumas ex-
cia publicou seu Memorandum of conclusions, em 12 de fevereiro daquele ceções que serão observadas. De modo geral, no entanto, qualquer sistema
ano, é que o sistema foi adotado amplamente nas repartições federais. Uma de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar resultados
das recomendações da comissão foi "que toda a correspondência, tanto re- satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento
cebida quanto expedi da, seja arquivada obedecendo a uma classificação sub~ deve-se, com mais freqüência, a falhas humanas do que a falhas do sistema.
jetiva, arranjada tanto quanto possível em bases de auto-indexação e, onde Minha terceira observação,. oriunda da segunda, é que os sistemas de
se considerar os números como essenciais, deve ser empregado um arranjo arquivamento devem ser explicados e deve-se preparar instruções relativas
lógico destes, obedecendo a um sistema decimal ou análogo".54 ao seu uso, se se deseja que funcionem com sucesso. Na Austrália o Conse-
O Sistema Decimal de Dewey não se presta para documentos oficiais de lho do Serviço Público (Public Service Board) e na Nova Zelândia a Comis-
uma administração em expansão. É excessivamente rígido. Sua divisão na são de Serviço Público (Public Service Commission) publicaram instruções
maioria dos casos, é muito diminuta. Seus símbolos demasiadamente c~m- claras e explícitas sobre a operação dos sistemas de registros naqueles dois
plicados, e um tratamento filosófico não se coaduna com as operações práti- países. Nos Estados Unidos diversas repartições também editaram manuais
cas de uma repartição pública. de arquivamento como guias para os serviços de arquivos correntes.
Fizeram-se várias adaptações do Sistema Decimal de Dewey para docu- Minha quarta observação é que para cada tipo de documento deve-se
mentos. Um exemplo de sua aplicação à correspondência é o seguinte: aplicar o sistema de arquivamento que mais se adapte, e de modo uniforme
para cada tipo. Na Austrália e na Nova Zelândia praticamente todos os tipos
400 MINAS E MINERAIS
410 ENGENHARIA E MINAS de documentos produzidos pelas repartições públicas são reunidos em ar-
411 Trabalho de minas quivos registrados. Raramente se usam sistemas especiais para tipos espe-
411.1 Minas de metal ciais de documentos. O.Conselho de Serviço Público daquele país está, pois,
411.11 Minas de ouro aconselhando que os órgãos federais adotem o chamado "sistema de nume-
411.111 Depósito aluvial de minérios ração simples" descrito anteriormente. O sistema pode ser aplicado até mes-
411.111.1 Valas e calhas
mo em grandes repartições, dividindo-se os arquivos em seções com base
nas funções, como vem sendo feito pelo Commol1wealth Departmel1t of the
54 United States, President's Commission on Economy and Efficiency, 1912:7. Navy. Nas repartições federais dos Estados Unidos os tipos especiais de do-
•• cumentos podem ser arquivados, mais eficientemente, de acordo com siste-

•• mas especiais de arquivamento. O encarregado dos documentos correntes

deve determinar o sistema a ser aplicado a cada tipo de documento e deve

•• assegurar a aplicação consistente dos sistemas escolhidos.

Na escolha dos sistemas, os seguintes pontos devem ser observados:
PONTO 1. O sistema deve ser simples. Prefira-se um sistema simples de
Destinação dos documentos

•• assunto a um sistema assunto-numérico, sempre que os documentos sejam

de pequeno volume e restritos quanto ao alcance dos assuntos tratados. Os
O TERMO "DESTINAÇÃO" (disposition), no sentido em que é empregado nesta

••
símbolos usados em sistemas mais complexos servem a dois propósitos:
obra, compreende tudo que se pratica em relação aos documentos para de-
a) indicar aos pesquisadores onde foram arquivados determinados docu-
terminar o seu destino final. Esse destino pode ser a transferência para um
mentos ou, por meio de referências cruzadas, onde estão arquivados os do-

•• cumentos correlatos; b) indicar aos classificadores onde os documentos de-

vem ser arquivados. Os símbolos aumentam em importância à medida que o
depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arqui-
vo de preservação em caráter permanente, redução de seu volume por meio
da microfotografia ou simplesmente a destruição imediata.

••
volume e a complexidade dos documentos aumenta.
PONTO 2. O sistema deve ser flexível. Os símbolos não devem estar vin-
A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser
culados a coisas sujeitas a alterações, como sejam as unidades orgânicas em julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. Essa exatidão

•• constantes modificações nas administrações modernas. O sistema mnemô"-

nico, por isso, tem uma aplicação muito limitada nos documentos moder-
dependerá, em grande parte, da maneira pela qual os documentos são anali-
sados antes de serem tomadas as determinações. Em todos os casos o pro-
blema básico é o do valor. A transferência para um depósito temporário pre-

••
nos.
PONTO 3. O sistema deve admitir expansões. Deve permitir a inserção de sume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; a transferência
novos cabeçalhos principais para atender aos documentos que resultem de para um arquivo de custódia permanente, o valor para pesquisa ou valor

•• novas atividades, bem como permitir a divisão dos cabeçalhos principais à

medida que os documentos relativos às atividades se tornem mais comple-
permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, só é
proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que jus-

••
"xos.Tanto o sistema assunto-numérico quanto' o dúplex-numérico permi- tifique a despesa. E, é lógico, faz-se mister um julgamento de valor sempre
tem essa expansão. O sistema alfanumérico, por outro lado, não permite o que se pretender destruir documentos.
acréscimo de novos cabeçalhos principais além de 26. O Sistema Decimal de Num programa de destinação nada pode substituir o cuidadoso traba-

•• Deweylimita o número de assuntos primários, secundários e terciários a 10,

mas permite a expansão de números indefinidamente depois do ponto deci-
lho de análise. Não há possibilidade de se inventarem técnicas que reduzam
a uma operação mecânica o trabalho de decidir sobre o valor dos documen-

•,
mal. Nesse sistema, como salientou o arquivista alemão Adolf Brenneke, os tos. Não há, tampouco, um modo fácil e de custo reduzido para determinar-
documentos são arbitrariamente enqúadrados numa cama procrusteana de se o destino dos documentos, a menos que se adote o sistema de destruir
10 compartimentos.55 tudo. Essa medida drástica agradará apenas aos niilistas que não vêem bem

•, algum nas instituições sociais ou nos seus documentos.

Neste capítulo tratarei: a) das espécies de informações que se fazem ne-

•• cessárias às decisões relativas à destinação dos documentos; b) dos instru-

mentos que devem ser separados para descrevê-Ias com o mesmo objetivo; e
c) dos tipos de ações que se podem praticar para levar a termo a destinação.

•
•
~
t
 destruido ou a ser conservado e assim virtualmente impossivel. Segundo
urn sistema de arquivamento americano ideal, a classificaC;3ooou esquema
Os documentos oficiais, note-se, podem ser descritos em relaC;3ooa do is
deve igualmente prover as bases para uma identificac;ao acurada dos mate-
aspectos distintos. Urn deles e 0 seu conteudo substantivo, 0 Olltro e a sua
riais a serem destruidos e daqueles a serem conservados. Pela maioria dos
estrutura Oll apresentac;3oo fisica, isto e, sua forma unitaria e a seu arranjo.
sistemas de arquivamento americanos, a criac;ao das pequenas unidades de
Os documentos podem ser descritos quanta a substancia em relaC;3oo:a) as
arquivamento, tais como as pastas, baseia-se em geral numa cuidadosa dife-
unidades de organizac;ao da entidade criadora; b) as func;oes, atividades e
renciac;ao dos documentos segundo 0 assunto, mas essas unidades sac mui-
atos ou operac;oes (no senti do em que se definiram esses termos no capitulo
tas vezes reunidas em grupos sem que sejam observados os principios de
7) que ocasionaram a cria<;,aodos mesmos; e c) aos assuntos de que tratam.
classificaC;3oo.A identificaC;3oodo material a ser destruido ou retido tomando-
Podem ser descritos quanto as suas caracteristicas fisicas em relaC;3oo:a) ao
se pOl' base os segmentos do esquema de c1assificac;ao e entao impossive!.
esquema (ou parte) de c1assificac;ao pelo qual as documentos foram arqui-
Para fins de destinac;ao, os documentos so poderiam ser identificados se-
vados; b) as unidades de arquivamento em que foram agrupados; ou c) aos
gundo sua c1assificac;ao se estivessem devidamente c1assificados.
tipos Oll especies docllmentarios de que consistem. A descriC;3oodos docu-
Em segundo lugar trataremos da descric;3ooem relac;ao it forma unitaria
mentos po de ser ilustrada graficamente da seguinte maneira:
ou ao tipo documentario. Sob esse ponto de vista, os documentos podem ser
divididos, de maneira geral, em escritos, audiovisuais e cartograficos. Essas
grandes categorias podem ser subdivididas em varios tipos. Os materiais
DESCRI(AO audiovisuais incluem filmes, fotografias e discos. 0 material cartogrcifico,
em rela~ao a
em geral, consiste simplesmente em mapas e documentos correlatos. A do-
cumentac;3oo escrita po de ser dividida em inumeros tipos fisicos. Cad a tipo e
em geral criado para facilitar urn genero comum de ac;3oo,como, pOl' exem-
plo, requerer alga, firmar urn contrato ou requisitar material. Dai surgirem
as especies "requerimentos", "contratos" e "requisic;oes". Outras especies ou
tipos comuns sac "correspondencia", "folhas de pagamento", "questionarios",
UNIDADES FUN(OES
ESQUEMA DE UNIDADES DE CLASSES "relatarios" e "tabelas". Se os documentos de urn determinado arg300forem
DA ATIVIDADES
ASSUNTOS CLASSIFICA(AO ARQUIVAMENTO E TIPOS
ORGANIZA(AO OPERA(OES analisados, pOl' certo se enquadrarao em urn Oll mais desses tipos. Os tipos
FISICOS
podem, entretanto, ser ainda mais especificados. A correspondencia, pOl'
exemplo, pode ser diferenciada como recebida, expedida ou mista, ou como
pasta de capias (reading files) ou arquivos cronolagicos. Os formularios
Vamos, em primeiro lugar, tratar da descriC;3ooem relaC;3ooao arranjo.
podem ser identificados pelo numero e pelo titulo. Os relatarios podem ser
Segundo urn sistema de registro ideal, criam-se as classes ou unidades de
identificados pel a sua natureza (ex.: estatisticos ou narrativos) ou pela sua
arquivamento, como foi observado em capitulo anterior, em relac;3ooa fun-
freqiiencia (diario, mensal ou anual).
c;3oo,a atividade ou ao assunto. Se as documentos estiverem devidamente
Trataremos, em terceiro lugar, da descric;3ooem relac;3ooit substancia. Os
classificados, podem ser rigorosamente identificados em relaC;3ooa tais clas-
documentos podem ser descritos, segundo suas caracteristicas substanti-
ses ou unidades. Se, entretanto, os documentos n300est300 adequadamente
vas, em grandes classes gerais, de acordo com a origem dos mesmos,
classificados, cada unidade de arquivamento consiste, indiferentemente, em
estabelecidas como documentos de uma certa unidade administrativa ou
urn conjunto de pec;as com e sem valor. A identificaC;3oodo material a ser
documentos de func;oes ou atividades especificas. Podem ser descritni' como
 pertinentes a opera<;6es ou assuntos determinados. A descri<;ao dos docu-
reparados para atender tanto as necessidades do funcioll<lrio encarregado
mentos po de ser ainda mais especifica, combinando-se os elementos da ana-
~os documentos nas reparti<;6es como as do arquivista, em rela<;ao a avalia-
lise substantiva com os da analise fisica acima tratada. POl' exemplo, os "re-
<;aodos documentos oficiais e em rela<;ao aos atos praticados com os docu-
latorios" que constituem urn tipo fisico de documento podem ser produzidos
mentos em conseqiiencia de sua avalia<;ao?
em rela<;ao ao assunto, digamos, de dinheiro em caixa, podendo entao ser
Os instrumentos de destinar;ao podem servir a varios fins. Podem visar
descritos como "relatorios sobre dinheiro em caixa"; podem originar-se de
tao-somente a identificar;ao de COl"POS de documentos acumulados num 01'-
uma opera<;ao especifica da atividade de requisitar material para uma re-
gao do governo e que precis am ser descartados imediatamente ou dentro de
parti<;ao, e assim podemos tel' "relatorios de recepr;ao de material" ou "rela-
determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se
torios de estoque". Os "relatorios sobre cn§ditos" e os "relat6rios de recebi-
"lista de descarte" (disposallisO. Ou podem tel' 0 complexo objetivo de iden-
mentos", note-se, podem ser descritos no seu conjunto porque 0 assunto ou
tificar tipos rotineiros de documentos cujo des carte futuro possa ser realiza-
a especie de ato ou operar;ao com que se relacionam foram tratados repeti-
do a intervalos detenninados. Urn documento feito com esse objetivo cha-
das vezes. Esses tipos de documentos, oriundos de atos repetitivos, podem
ma-se "tabela de descarte" (disposal schedule). Podem tel' 0 complexo
ser design ados como de tipos "rotineiros" (recurrent) e consistem, freqiien-
objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um orgao e indicar
temente, em formularios.
o destino que se deva dar a cada urn deles, seja a eliminar;ao, seja a transfe-
Os documentos de tipo rotineiros originam-se, principalmente, em re-
rencia para um arquivo de custodia permanente. Um instrumento que en-
la<;ao a: a) atividades de administra<;ao geral, isto e, aquelas relativas a
globe todos os documentos dessa forma chama-se "plano de destina<;ao"
patrimonio, comunica<;6es, material, equipamentos, orr;amento, pessoal e
(disposition plan).
assuntos semelhantes; e b) atividades que dizem respeito a execu<;ao, distin-
guindo-se da dire<;ao e administrar;ao dos programas governamentais. 0
numero de tipos de documentos rotineiros produzidos pOI'um orgao depen-
de do grau em que a execur;ao e suas funr;6es obedecem a diretrizes e meto-
dos fixados e, quanta maior 0 orgao, maior sera 0 numero de documentos o principal objetivo de um plano de destinar;ao e fornecer as bases para
desse tipo. Numa grande entidade, mesmo nos niveis mais elevados da hie- um entendimento, entre a propria repartir;ao e os funcionarios do arquivo
rarquia administrativa, as operar;6es podem ser realizadas de acordo com de custodia, sobre 0 que deve ser feito com os document0s da reparti<;ao a
metodos executivos padronizados, resultando assim na produr;ao de tipos que dizem respeito. Nao e um plano de a<;aoque vise somente a destruir;ao;
rotineiros. Nas suas operar;6es de nivel mais baixo, os atos concernentes a visa, ao contrario, sobretudo, a assegurar a preservar;ao de certos documen-
classes de pessoas ou a entidades podem ser executados obedecendo a uma tos. Assim, nao cobre apenas os documentos que carer;am de valor; tanto
cuida dos documentos que possuem valor, quanta dos que nao possuem.
rotina, ou de modo que permita 0 agrupamento dos documentos que lhes
sao proprios, em tip os rotineiros. Nao visa a atender essencialmente as necessidades da reparti<;ao ou as do
arquivo, serve a ambos. 0 objetivo a que serve indica 0 seu conteudo e for-
mato; sua cobertura deve ser total, as descrir;6es devem dar maior enfase
Instrumentos de destina~ao aos documentos de valor, e seu preparo deve resultar de colaborar;ao mutua
entre os funcionarios do arquivo e os da repartir;ao.
Considerando que praticamente em todos os paises do mundo as pro-
Desde que um plano de destinar;ao e total na sua cobertura, ha que for-
-postas para destruir documentos oficiais sao examinadas pOI' arquivistas,
necer uma visao global da documentar;ao produzida pelo orgao a que se re-
podemos dizer que os funcionarios que manuseiam documentos e os arqui-
fere. Deve, pois, conteI' uma informar;ao geral, basica, sobre a origem do 01'-
vistas se encontram nesse momento. Que tipos de instrumentos devem ser
gao, evolur;ao, estrutura organica e programas, informa<;6es estas necessarias
 a avaliac;ao dos documentos. Essa informac;ao pode, de preferencia, ser apre-
sentada em forma narrativa, num capitulo introdutorio. 0 plano de destina-
c;iio,alem disso, deve analisar a documentac;ao do orgao na sua totalidade,
mostrando 0 significado de certos grupos de documentos produzidos nos
varios niveis da administrac;ao, em relac;ao aos programas e func;oes princi-
pais. Visando a esse fim, as informac;oes sobre os documentos serao organi-
zadas por func;ao. 0 plano deve mostrar a inter-relac;ao dos documentos: a
relac;ao entre certos documentos e uma dada func;ao; a relac;ao entre os do-
cumentos substantivos e os auxiliares de uma dada func;ao; a relac;ao entre
documentos determinantes de politica administrativa e os operacionais so-
bre uma dada func;ao, e a relac;ao entre os documentos produzidos nos va-
rios niveis da administrac;ao sobre uma certa func;ao.
Desde que um plano de destinac;ao, devido a sua cobertura exaustiva,
inclui documentos a serem preservados, deve descreve-Ios de modo a deixar
claro 0 valor dos mesmos. Entenda-se que os documentos relativos a fun-
c;oes substantivas, muitos dos quais sao, em geral, incluidos em listas OU
tabelas de descarte, devem ser descritos de maneira consideravelmente de-
talhada. Devem ser descritos em relac;ao as func;oes, as atividades ou aos
assuntos a que sao pertinentes e em relac;ao aos tipos. As informac;oes sobre
os documentos de valor devem ser mais completas do que as informac;oes
sobre os documentos sem valor. Os tipos de documentos eliminaveis devem
ser descritos apenas em termos gerais: As informac;oes sobre os mesmos
devem ser incluidas em pIanos de destinac;ao, principalmente para mostrar
a relac;ao entre os documentos a serem destruidos e aqueles a serem preser-
vados, po is julgamentos seguros sobre 0 que deve ser destruido nao podem
ser feitos sem 0 conhecimento do que e preservado. Se houver conveniencia
de se preservar uma amostra de tipos de documentos rotineiros, como prova
das operac;oes de um orgao no nivel mais baixo da administrac;ao, ou para
outro fim qualquer, 0 plano deve indicar 0 tipo de amostra a ser tomada.
Desde que um plano de destinac;ao constitui um termo de acordo quan-
to ao destino dos documentos de urn determinado orgao, deve ser elaborado
em cooperac;ao pelos funcionhios desse orgao e os do arquivo de custodia.
Um arquivista precisa, para interpretar os documentos de urn orgao, uma
vez que passam a sua custodia, de informac;oes basicas sobre aquele e sua
documentac;iio e deve, por conseguinte, reunir tais informac;oes, acumula-
las ou ajudar na sua coleta. A analise detalhada da inter-relac;ao dos docu-
mentos deve ser elaborada pelo funcionario encarregado dos documentos
da repartic;ao.
A praxe de elaborar tabelas ou escalas de descarte de documentos ofi-
dais existe em varios paises ja ha alguns anos. Examinarei a evoluc;ao desse
metodo num pais que usa 0 sistema de registro, a Inglaterra, e noutro que
usa sistemas modernos de arquivamento, os Estados Unidos.
Na Inglaterra, segundo a Lei de Documentos Publicos (Public Record
Act), de 1877, foram dados poderes ao arquivista-mor (master of the rolls),
para, com a aprovac;ao do Tesouro, e no caso de documentos dos departa-
mentos, isto e, dos ministerios, com a aprovac;ao do ministro em questao,
formular regras "relativas ao descarte, seja pela destruic;ao ou por outra for-
ma qualquer, dos documentos que estao depositados no Public Record Office
ou que para la podem ser transferidos e que nao apresentem urn suficiente
valor quejustifique a sua preservac;ao no Public Record Office". Antes que 0
poder de descartar pudesse ser exercido em relac;ao a qualquer documento,
o arquivista-mor foi solicitado a "mandar preparar uma tabela dos docu-
mentos propostos para descarte, nessa ocasiao, contendo uma lista dos do-
cumentos" ou de classes de documentos que fossem de natureza semelhan-
te, "e incluindo particularidades relativas ao carMer e conteudo dos mesmos,
consideradas suficientes para habilitar as Casas do Parlamento a aprecia-
rem a conveniencia do descarte de tais documentos na forma proposta".
Quando do preparo de uma tabela, a lei de 1877 estabelecia que "onde hou-
ver varios documentos da mesma classe ou de descric;ao identica, sera sufi-
ciente classifica-Ios tanto quanta possivel de acordo com sua natureza e con-
teudo, ao inves de especificar cada documento separadamente".56
Segundo as regras formuladas pelo arquivista-mor, em 1882, ainda em
vigor,* os ministerios foram solicitados a nomear funcionarios "especial-
56 Great Britain. Royal Commission on Public Records. First report. v. 1, parte 1.
Appendix containing "Act for the Disposal of Valueless Records". p. 7.
* N. do T.: A nova Lei de Arquivos aprovada na Inglaterra em 1958 atribuiu a res-
ponsabilidade pela selec;aoe transferencia de documentos que merec;am ser preser-
vados no Arquivo Nacional, ou seja, no Public Record Office (PRO), aos ministerios,
sob a orientac;ao e supervisiio do keeper of Public Records, diretor do PRO.
 mente versados" em documentos para preparar as "tabelas de elimina<;ao"
(destruction schedules). Os funcionarios receberam instru<;6es no sentido
de "tomarem toda a precau<;iio para nao incluir nas tabelas qualquer docu-
mento que possa ser, com certa razao, considerado de usa ou interesse legal,
historico, genealogico ou antiquario, ou que encerre qualquer informa<;ao
importante impossivel de ser obtida em outro lugar." As tabelas e os docu-
mentos a que se referem sao examinados pelos funcionarios do Public Record
Office que sao solicitados a manter anota<;6es sobre os metodos e a "mencio-
nar nas mesmas todo 0 documento ou classe de documentos que possam
examinar" .57
No governo federal dos Estados Unidos 0 processo de elaborar as tabe-
las de des carte surgiu da pratica de preparar Iistas de descarte. A praxe de
fazer estas list as foi instituida por uma lei do Congresso, de 16 de fevereiro
de 1899 (25 Stat. 672), a qual determinava que a destrui<;ao dos documentos
que "nao tern valor permanente ou interesse historico" deve ser submetida
pelos ministros ao Congresso, que se reserva 0 direito de autoriza-Ia. De acor-'
do com 0 Decreto do Executivo n.ll1499, de 16 de man;o de 1912, as listas de
documentos a serem descartados eram tambem submetidas ao bibliotecario
do Congresso a fim de que obtivessem "os beneficios de seus pontos de vista
quanto ao criterio de preservar os papeis que porventurajulgue de interesse
historicO".58 Na lei de 19 de junho de 1934 (48 Stat. 1122), que criou 0 Arqui-
Pela~ novas recomend~~oes os documentos SaDsubmetidos a urn primeiro exame
(~eulew), no prazo de cmco anos apos se tornarem de usa nao-corrente nas reparti-
~oes. ~s considerado.s destituidos de qualquer valor, para 0 proprio ministerio, SaD
destruldos e os demals conservados. A responsabilidade pela decisao nesse estagio e
exc~usiv~mente do ministerh A atua~ao do PRO, atraves de inspetores, se Iimita a
verIfica~ao de como se executa 0 exame das unidades arquivisticas. Ha grupos de
docum.entos, ne~ta fase, relativos a grande numero de pessoas, entidades- ou luga-
res, cUJadetermma~ao do valor para fins de pesquisas cabe a uma comissao sob os
auspicios do PRO. ' As tabelas de descarte devem ser planejadas de forma a atingir 0 objeti-
Os documentos preservados quando do primeiro exame SaDsubmetidos a urn se-
g~ndo exame, ao contarem 25 anos. A decisao quanta a conveniencia da preserva-
~ao pe~m~n.ente e tomada em conjunto pelo ministerio e pelo PRO, com base no
valor hlstonco ou administrativo. Nessa ocasiao, os documentos ou SaDdestruidos
ou entregues a custodia do PRO, salvo se 0 orgao tiver interesse em mante-Ios sob
sua guarda por periodo mais longo.
57G
58 rea tB' ntam.
.
Royal Commission, First report, p. 37.
Beers, 1944:189.
vo Nacional, foi atribuida ao arquivista dos Estados Unidos a responsabili-
dade de submeter, anualmente, ao Congresso, "uma lista ou descri<;iio de
papeis, documentos e coisas semelhantes ... que se afigurem como nao tendo
valor permanente ou interesse historico".
o exame das listas anuais de documentos descartaveis era uma tarefa
que consumia muito tempo do pessoal do Arquivo Nacional. Por urn memo-
rando de 30 dejulho de 1938 propus que fossem elaboradas tabelas para os
documentos do Ministerio da Agricultura, os quais, naquela ocasiao, interes-
savam-me em especial. Essa proposta surgiu da pratica do Servi<;o Florestal
de submeter list as anuais especificando os diversos tipos de seus documen-
tos a serem conservados ou a serem destruidos em intervalos periodicos.
Antes da cria<;ao do Arquivo Nacional, 0 Servi<;o Florestal submetia essas
Iistas a Secretaria de Agricultura, que tinha poderes, segundo a Lei Or<;a-
menta ria de 4 de mar<;o de 1907 (Appropriation Act) (34 Stat. 1281), para
autorizar 0 des carte de documentos do seu ministerio sem consultar 0
Congresso. 0 processo de elaborar tabelas de descarte foi recomendado as
reparti<;6es federais ja em 1925, pelo Conselho Interministerial sobre Pro-
cessamento Burocratico Simplificado (Interdepartmental Board on
Simplified Office Procedure), criado em 16 de maio de 1924 pelo Bureau de
Or<;amento. Aquele conselho recomendou uma "politica fixa e uniforme" para
a destrui<;ao de documentos baseada na ~nalise, por uma comissao, em cada
reparti<;ao, das "classes de papeis que na sua opiniao devem ser conservados
permanentemente e dos que devem ser destruidos depois, digamos, de urn,
tres, cinco ou mais anos".59 0 metodo de preparar tabelas de descarte foi
recomendado a todas as reparti<;6es federais na Lei de Destina<;ao de Docu-
mentos (Records Disposal Act), de 7 de julho de 1943 (57 Stat. 380-383).
Esse metodo nos Estados Unidos, entretanto, nao teve origem nem nas re-
comenda<;6es do Conselho Interministerial acima citadas, nem nas praticas
do governo Ingles.
vo simples, mas importante, de obter autoriza<;ao para destruir documentos
de tipo rotineiro. A analise que esse tipo de documento requer difere daque-
la que requer a documenta<;iio basica da organizr<;ao e funcionamento; foca-
liza a aten<;iio do encarregado dos documentos nas reparti<;6es e dos funcio-
r::. ARQ'''O' ooomo,
, nanos executivos naqueles fatores que mais concorredio para a melhor ad-
ministra~o dos documentos. Esses fatores sac os seguintes: a) a padroniza-
~o e simplifica~o dos processos e metodos administrativos; e b) a correta
classificac;ao e arquivamento de documentos para uso corrente. Estes dois
fatores concorrem para 0 aumento do numero de tipos de documentos roti-
neiros que podem ser arrolados em tabelas.
Uma tabela de des carte reporta-se, portanto, a documentos que serao
produzidos no futuro - especie de documentos em curso de produc;ao e que
continuadio a ser produzidos. Estes sac documentos rotineiros; sua produ-
C;ao,como tern sido observado, deve-se principalmente: a) a atividades de
administrac;ao geral; e b) a atos substantivos nos niveis mais baixos de ope-
rac;oes governamentais que sac levados a efeito de acordo coin politicas e
metodos padronizados. Quando propus 0 sistema de tabelas, em 1938, de-
clarei que estas "deviam dizer respeito a documentos que ocorrem repetidas
vezes, documentos de rotina e nao a documentos unicos ... "60 A experiencia
ja demonstrou, eu creio, que esse ponto de vista e valido. Se se descrevem
em tabelas documentos que nao sejam do tipo que ocorrem repetidas vezes,
elas se tornam obsoletas tao logo tais documentos sejam destruidos. A expe-
riencia no governo federal dos Estados Unidos mostrou que as tabelas para
documentos de certas unidades governamentais tern que ser elaboradas inu-
meras vezes. Isso se deve, principalmente, ao fato de essas tabelas se referi-
rem a circunstancias eventuais, isto e, a tipos,de.,<;locumentos que ocorrem
apenas uma vez. As tabelas nao constituem urn meio satisfatorio de se obter
uma analise para fins de arquivo da documentac;ao basica relativa a organi- ,
zac;ao e funcionamento de uma repartic;ao, uma vez que essas questoes esHio
em constante mudanc;a.
A tabela de descarte deve descrever os documentos de modo a facilitar a
eliminac;ao dos mesmos. 0 teste da eficiencia de uma tabela decorre da pos-
sibilidade de os documentos nela incluidos serem removidos e eliminados
no fim dos periodos de retenc;ao recomendados.
Uma tabela de descarte, a fim de que assegure urn program a que surta
efeito, no que tange a eliminac;ao de futuras acumulac;oes, deve identificar
os documentos em relac;iio acircunstancias e a condic;oes que sejam relati-
vamente estaveis. A estrutura da organizaC;ao e flexivel e portanto nao ofere-
ce uma boa base sobre a qual erigir urn programa de descarte futuro. Urn
programa dessa natureza torna-se improprio ao evento de cada mudanc;a
organizacional, pois as unidades da organizac;iio a cujos documentos se apli-
ca podem ser extintas, incorporadas a outras unidades ou modificadas de
outra maneira qualquer. Geralmente, e melhor que as tabelas de descarte
sejam preparadas em relac;ao as func;6es principais do que em relac;ao as
unidades da organizaC;ao. Se preparados dessa maneira, os varios documen-
tos devem ser enumerados separadamente sob cabec;alhos, de acordo com
as func;6es.
Alem disso, a tabela de descarte, para funcionar, ha que identificar os
documentos em termos de unidades fisicas que devem ser eliminadas. Quan-
do se trata de documentos do tipo que ocorrem repetidas vezes, pouca difi-
culdade se en contra em descreve-Ios nas tabelas. Os itens especificos podem
ser identificados, primeiro, em termos de tipo fisico, tais como "questiona-
rios", "relatorios", "tabelas", ou "declarac;oes" e, em segundo lugar, em ter-
mos de formulas, embora, geralmente, os titulos e numeros dos formularios
devam ser usados para identificar documentos, apenas quando os impres-
sos sac de urn tipo padrao ou permanente. Quando os documentos em ques-
tao consistem em correspondencia, ou documentos semelhantes, que fazem
parte de urn arquivo classificado, encontra-se mais dificuldade em descreve-
los em tabelas. As pec;as podem entao ser identificadas em termos gerais,
fazendo-se referencia a classes de urn esquema de classificac;iio, ou em ter-
mos especificos, pela referenda a unidades de arqui~amento. Esse tipo de
e
identificac;ao, entretanto, so possivel se os documentos tiverem sido classi-
ficados e arquivados corretamente quando do seu usa corrente. Isso pode
ser i1ustrado pela experiencia do governo IngleS na aplicac;ao de tabelas nas
quais as classes de documentos sac relacionadas em referenda a grandes
cabec;alhos. Esses cabec;alhos, segundo 0 relatorio Grigg, muitas ~ezes tern
"pouca relac;ao com a maneira pela qual esses documentos se acumulam no
curso da administrac;ao corrente".61 Quando as classes consistem em certos
tipos de documentos, tais como documentos contabeis ou formularios preen-
chidos, 0 pessoal do Public Record Office pode determinar sua natureza pelo
exame de alguns especimes, mas quando as classes consistem simplesmente
em documentos identificados sob gran des cabec;alhos de assuntos, 0 pessoal
61 Great Britain, Committee on Departmental Records, 1954:24.
 do PRO deixa 0 exame individual dos documentos, nas classes, para os pro-
prios ministerios. A esses cabe 0 exame das pastas para determinar se de-
vem ser destruidos na sua totalidade, e, caso contnlrio, que documentos se.
rao destruidos. Desse sistema resulta, segundo 0 relat6rio Grigg, "atribuir-se
maior responsabilidade, quanta ao exercicio do criterio hist6rico, a pessoas
menos qualificadas, isto e, aos servidores dos niveis inferiores, pOl'quem e
executado 0 trabalho de reviSaO".62
o grau de pormenores na descri~ao dos documentos, numa tabela de
descarte, deve ser 0 necessario para proteger os interesses da reparti~ao que
os produziu. Os documentos pertinentes a assuntos fiscais devem ser des-
critos precisamente devido a esse motivo. Uma destrui~ao indevida pode
causal' aos funcionarios executivos dificuldades de ordem administrativa ,
prejuizos financeiros ou responsabilidade perante a lei. Tais documentos,
pOl'conseguinte, nao devem ser descritos em termos gerais, como, pOl'exem-
plo, documentos relativos a uma das fun~6es de administra~ao geral, como
"compras". Uma descri~ao dessa natureza e pOl'demais ampla para fornecer
uma base segura a futura elimina~ao dos documentos. Tampouco, uma des- .
cri~ao e satisfat6ria, se feita em termos de uma atividade, como por exem-
plo, "compra de equipamentos" sob a fun~o "compras". Os documentos fis-
cais devem ser identificados em termos de tipos que ocorrem repetidas vezes,
tomando-se pOl'base as rela~6es dos papeis com opera~6es, como pOl'exem-
plo, "requisi~6es para compras", e coisas semelhantes.
As descri~6es com esse grau de pormen(tres-se fazem necessarias para
proteger os interesses da reparti~ao, nao para fornecer informa~6es basicas
para as avalia~6es do arquivista.
A despeito de suas limita~6es, a remo~ao ordenada e 0 descarte de gran-
de quantidade de papeis inuteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabe-
las de descarte. Sao, pois, urn importante instrumento de administra~ao.
As listas de descarte sao fa~eis de preparar. Considerando-se que sao
usadas para opera~6es de descarte unico, no sentido de que sao executados
apenas uma vez, devem conter informa~6es que se reportem, com especial
62 Great Britain, Committee on Departmental Records, 1954: 25.
enfase, ao conteudo dos documentos. A descri~ao da substancia dos docu-
mentos e necessaria para a avalia~ao, tanto pelos funcionarios executivos,
quanto pelos dos arquivos de custodia. A maior parte desses documentos
dira respeito a administra~ao e a dire~ao de programas de governo, os quais,
como foi observado, consistem em tipos que serao examinados apenas uma
vez. Deve-se deixar bem claro: sao os documentos de que 0 arquivista se
ocupa particularmente, e para 0 seu trabalho de avalia~ao torna-se mister 0
fornecimento de informa~6es completas sobre os mesmos. As informa¢es
sabre a identifica~ao fisica sao, relativamente, questao de somenos impor-
tancia, desde que nao terao de ser identificadas repetidas vezes, como no
caso das tabelas, para futuros descartes, a intervalos peri6dicos.
Ha que, periodicamente, preparar informa~ao sobre acumula~ao de do-
cumentos de cada unidade orgflllicade uma reparti~ao. Os documentos de-
vem ser descritos pOl'grupos ou unidades, em rela~ao: a) as fun~6es, ativi-
dades, ou assuntos a que se referem; b) ao tipo fisico de que consistem, isto
e, se se trata de correspond€mcia, formularios, relat6rios ou coisa que 0 va-
lha; e c) as caracteristicas fisicas pelas quais podem ser identificados.
Uma vez estabelecidas as decis6es quanta ao destino dos documentos,
as atos que devem ser praticados para conclui-Ios SaDmuito simples. POl'
conseguinte, limitar-me-ei a fazer observa~6es sobre_osprincipais fatores a
serem levados em considera~ao no caso de cada uma das diferentes alterna-
tivas, sem me ocupar dos detalhes de metodos a serem seguidos na sua exe-
cu~o.
A primeira das diferentes alternativas e a completa destrui~ao dos do-
cumentos. A maio ria dos fatores que competem a decidir pela destrui~o ja
foi anteriormente considerada. Gostaria de fazer uma revisao sucinta:
As decis6es para destruir documentos devem ser tomadas corretamen-
te, baseadas na perfeita analise e no exame acurado dos mesmos pOl'fun-
cionarios executivos, cujo interesse se baseia no uso corrente dos documentos,
 ······,···,·
~"tL:':;:, .....
. . '. 144
r········
e pelOSarquivistas, cujo interesse reside no usa ou usos secundarios dos mes-
mos.
Os documentos a serem destruidos devem ser corretamente identifica-
dos quando tirados das prateleiras ou dos receptaculos de guarda. Aidenti-
fica~ao cuidadosa, nos pIanos de destinac;ao como nas tabelas e list as, e urna
preliminar essencial para a correta identificac;ao dos documentos por oca-
siao de sua destruic;ao.
Os documentos devem ser classificados corretamente para usa corren-
te, como uma preliminar para a sua exata identificac;ao nos instrumentos de
destinac;ao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam
ser prontamente removidos para serem destrufdos depois de terem servido
ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas se-
gundo um sistema de registro ou por urn sistema de arquivamento america-
no, e urn processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica
do ponto de vista economico, a menos que uma boa parte dos documentos
que estao sendo examinados possa ser separada para descarte, pois pode
acontecer que seja mais economico conservar as pec;as inuteis junta mente
com as que apresentam valor, do que segrega-Ias para descarte. A classifica-
c;ao, portanto, tern estreita ligac;ao com as pr<iticas de destinac;ao. Os docu-
mentos nao precisam ser pre-classificados tendo em vista 0 seu descarte.
Nao e necessario, por exemplo, estabelecer classes separadas de correspon-
dencia a fim de permitir a sua remoc;ao de descart~ ern ~_~terminados inter-
valos de tempo. 0 problema de classificar devidamente a correspondencia
para uso corrente ja apresenta bastante dificuldade, sem que se the acres-
cente a questao de descarte. A pre-classificac;ao visando a destinac;ao adicio-
na a classificac;ao urn fator alheio e que a complica. Os documentos devem
ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar 0 seu uso em ativida-
des correntes, e somente como finalidade secundaria a facilitar a sua remo-
c;ao e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classificados
a
em relac;ao func;ao, podem, em geral, ser eliminados segundo esta, pois
muito do valor daqueles deriva de sua relac;ao com a propria func;ao.
As decisoes para se destruir documentos devem ser finais e irrevogaveis.
A maior e mais facilmente comprovada economia de urn programa de des-
carte pode ser conseguida pela imediata destruic;ao dos documentos depois
que hajam servido a seus fins correntes e hajam sido examinados e conside-
rados como sem valor para usos secundarios. Incorre-se em despesa desne-
cessaria quando se conservam ainda por algum tempo nos servi~s ou em
centros intermediarios, documentos que deveriam ser destruidosde ime-
diato, ou quando se microfilmam os que deveriam ter sido destruidos na sua
forma original. Salvo em circunstancias excepcionais, os documentos nao
devem ser conservados temparariamente ou microfilmados a fim de adiar a
necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opiniao
mediante verificac;ao de falta de uso dos mesmos. Opinioes abalisadas quan-
to a inutilidade dos documentos podem ser formuladas por meio de uma
analise perfeita dos mesmos e de seus provaveis usos no futuro.
as documentos devem ser destruidos de maneira adequada. as meto-
dos adotados na destruic;ao saD de importflOcia secundaria, ate certo ponto,
relativamente sem importancia. Normalmente sao vendidos como papel ve-
lbo. Nesse caso, devem ser macerados, ou inutilizados par qualquer outro
meio, para destruir 0 conteudo dos mesmos. Quando se faz urn contrato para
venda desses papeis, deve-se incluir uma c1ausula proibindo a sua revenda
como documento. A macerac;ao ou qualquer outro tratamento e
sempre acon-
selMvel quando se tratar de documentos confidenciais. Os documentos po-
clem ser queimados se nao puderem ser vendidos com vantagem, ou se 0
6rgao julgar conveniente, a fim de evitaJ:' a divulgac;ao de informac;6es que
possam ser prejudiciais aos interesses do governo ou de pessoas.
A segunda alternativa do que se pode fazer em relac;ao aos documentos
emicrofilma-Ios. A microfilmagem e urn metodo de preservar os documen-
tos noutra forma ou meio. E a tecnica de fazer c6pias fotograficas tao reduzi-
das que se tornam impossiveis de ler sem amplia~ao. Quando se consulta 0
microfilme de urn documento geralmente usa-se urn aparelho de leitura de
microfilme para ampliar a imagem de modo que possa ser lida num visor.
as objetivos da microfilmagem de documentos sao, em geral, dois: a) redu-
zir 0 seu volume; e b) garantir a sua durabiIidade. Qualquer determinac;ao
para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes principios:
as documentos devem apresentar valor que justifique 0 custo dessa ope-
rac;ao. 0 processo de microfilmagem, como foi anteriormente observado, e
de alto custo. Deve-se pesar esse custo contra 0 da preserva~ao dos docu-
mentos na forma original.
 Os documentos a serem microfilmados devem tel' caracteristicas fisicas Trans/erenda para centros intermedi6rios de documentos
que se prestem a filmagem. Uma vez que urn dos objetivos do microfilme e (record centers)
reduzir 0 volume, os documentos a serem microfilmados devem, em geral,
constar de grandes series. Considerando que os documentos filmados s6 A terceira alternativa e transferir os documentos para urn centro ou de-
podem ser consultados urn de cada vez, cada documento de uma serie a ser posito de armazenamento temporario. Estes centros atendem, ao men os, a
microfilmada deve ser uma unidade integral no sentido de que tenha um tres necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de
significado independente daquele derivado de sua inter-rela<;ao com outras documentos que se acumulam regularmente nas reparti<;oes do governo e
unidades da serie. Os documentos filmados nao podem ser sujeitos a com- que devem ser conservados durante longos periodos de tempo; b) servem
para<;oes imediatas, po is dois deles geralmente nao podem ser projetados para acomodar acumula<;oes especiais de documentos de orgaos extintos ou
simultaneamente. de determinadas atividades; e c) servem como urn lugar onde se concentram
Os documentos a serem microfilmados devem apresentar urn arranjo todos os acumulos de documentos - regulares ou especiais, de valor e sem
que permita a sua filmagem. E necessario que sejam arranjados segundo um valor - ao se iniciar urn programa de administra<;ao de documentos ou
sistema ou metodo claro, seja numerico, alfabetico, cronologico ou segundo arquivistico.
urn sistema de classifica<;ao bem definido. Os documentos assim apresenta- Ao atender a primeira dessas necessidades, os centros intermediarios
dos podem ser prontamente encontrados pela referencia ao esquema de ar- de documentos of ere cern area para armazenamento de pre<;o mais reduzido
ranjo. Quando 0 arranjo dos documentos nao e simples devem ser prepara- do que 0 existente nas reparti<;oes, torn a os documentos mais acessiveis ao
dos e indexados a fim de poderem ser localizados na bobina do filme. uni uso, e muitas vezes cria condi<;oes que facilitam sua analise e destinaGao
excelente manual sobre editing e indexa<;ao foi publicado em 1946 pelo De- final. Certos tipos de documentos que saD mantidos pOl'longos periodos nas
partamento de Guerra dos Estados Unidos sob 0 titulo Microfilming of reparti<;oes, em areas de elevado custo, e onde estorvam e dificultam as ope-
records. Em 1955 foi publicada uma edi<;5o revista. ra<;oes, podem ser transferidos para aqueles centros. Procedendo-se a essa
Os documentos devem ser microfilmados segundo a melhor tecnica. As remo<;ao, 0 equipamento de arquivo e 0 espa<;o que ocupam podem ser usa-
copias fotograficas devem registrar todos os detalhes de importancia dos dos para documentos correntes. Para 0 governo como urn todo os centros
documentos originais que possam ser n~ce"ss<i~'iosa provaveis referencias fornecem urn meio de movimenta<;ao ordenada dos documentos, a medida
futuras. Tecnicamente, 0 filme em si e sua manipula<;ao devem assegurar que se tornam de uso nao-corrente, de areas de elevado custo para outras de
copias com uma durabilidade 100% maior do que a do melhor papel. As custo reduzido, e de armazenamento nestas ultimas ate que possam final-
copias fotograficas devem ser urn perfeito substituto dos documentos origi- mente ser destruidos ou transferidos para urn arquivo de custodia.
nais em todos os aspectos essenciais. Ao atender a terceira necessidade, os centros intermediarios saD urn meio
A microfotografia oferece urn meio de redu<;ao do volume dos documen- de fazer uma "faxina na casa do governo". Para ai podem ser transferidos os
tos, na mesma propor<;ao geometrica pela qual a sua quantidade vem au- documentos que se foram acumulando, com 0 passar do tempo, em inume-
mentando, como um resultado da amplia<;ao das atividades governamentais ros poroes e aguas-furtadas, nos edificios publicos. Antes de empreender-se
e do uso de sistemas modernos de duplica<;5o. Torna possivel a continuidade a limpeza nos predios, deve-se poder contar com urn centro dessa natureza
em caso de papel de curta dura~ao. A microfotografia, aplicada com criterio, para acomodar os documentos que precisam de uma analise mais profunda
pode contribuir materialmente para a solu<;ao dos problemas da documen- do que a que se lhes pode dedicar nos lugares a que foram relegados. Se tais
ta<;ao de um orgao. Trata-se de uma tecnica moderna, propria a administra- centros nao existem, os documentos de valor de uma administra<;5o pode-
Gao de documentos modern os. rao ser varridos com os "entulhos" acumulados pOl' gera<;oes passadas.
 Diversos fatos devem ser levados em considerac;ao se os centros inter-
mediarios vis am a atingir aos objetivos de economizar dinheiro e favorecer a
eficiencia das operac;oes governamentais.
Nao convem que sejam usados para 0 armazenament6 de papeis sem
valor, quando se puder evitar. A transferencia de documentos de valor dis-
cutido para centros intermediarios justifica-se apenas se nao se pode de fato
decidir sobre os mesmos, como no caso de paises onde os centros servem
como urn primeiro passo no programa de administrac;ao de documentos ou
de arquivos. Se, ao preparar as tabelas de des carte ou mesmo em outras
ocasioes, os funcionarios consignam os documentos aos centros pela sim-
ples razao de que nao sabem 0 que fazer com os mesmos, ha.grande probabi-
lidade de que os centros se tornem uma "sapucaia" para a retenc;ao prolon-
gada de material sem valor, deixando, assim, de atingir a sua finalidade _
economia. 0 Comite BriHinico de Documentos dos Ministerios (British
Committee on Departmental Records), de fato, observou que "a maior des-
vantagem de urn plano de deposito tipo 'limbo', reside no incentivo que d;1
aos ministerios para protelar 0 exame de seus documentos". 63 Esses centros
.nao deveriam ser normalmente usados para armazenar documentos cujo
destino os funcionarios nao possam decidir de imediato.
Os centros intermediarios deveriam ser usados, principalmente, para 0
armazenamento de certos tipos de documentos. Esses tipos podem ser iden-
tificados em func;ao das atividadesa que,se relacionam e da durac;ao de sua
utilidade. Os tipos que mais se prestam a iss~ ;~~ as grandes series de docu-
mentos que todos os govemos modemos criam e que decorrem de ativida-
des fiscais, de regulamentac;ao, de investigac;ao, de litfgios, de pessoal ou
coisas semelhantes. Na Inglaterra estas sao chamadas de particular instance
papers e em geral prestam informac;oes sobre pessoas e neg6cios. Sao docu-
mentos rotineiros - especie que pode ser avaliada tomando-se por base 0
conteudo informativo dos mesmos; referem-se a atos especificos que sao,
em geral, definitivamente encerrados, e que podem ser comumente elimi-
nados por meio de tabelas de descarte. Devem distinguir-se de documentos
de tipo nao-rotineiro - aqueles que sao avaliados tomando-se por base a
prova ou evidencia que con tern sobre a origem da organizac;ao e func;oes,
que dizem respeito a assuntos de politica, metodos e programas que nao sao
63 Great Britain, Committee on Departmental Records, 1954: 70.
definitivamente encerrados e que, so com grande dificuldade, podem ser
avaliados, uma vez removidos do seu contexto. Se essas grandes series de
document os dizem respeito a transac;oes ou compromissos dos orgaos go-
vernamentais e tem efeito por longo prazo, podem, acertadamente, ser re-
movidas para centros intermediarios depois que 0 uso imediato dos docu-
mentos se haja exaurido.
Sempre que se transferem documentos do tipo nao-rotineiro para cen-
tros intermediarios, faz-se mister obter informac;6es precis as e completas
sobre as origens administrativas e 0 significado funcional dos mesmos, a fim
de facilitar sua avaliac;ao. Conquanto tais informac;6es sejam muito uteis na
avaliac;ao, as descric;6es, por escrito, de documentos, raramente sao urn born
substituto para a informac;ao que pode ser prestada oral mente por aqueles
que os criaram. E essa informac;ao e particularmente importante para a ava-
a a
liac;ao da documentac;ao relativa organizac;ao e func;ao.
A transferencia de documentos para armazenagem temporaria pode ser
um meio de adiar uma decisao sobre 0 valor dos mesmos, mas nao a dispen-
sara, pois os documentos desses centros, uma vez que perderam 0 seu valor,
mais cedo ou mais tarde terao de ser removidos. Talvez a decisao sobre 0
valor possa ser mais facilmente conseguida quando os documentos sao re-
movidos das maos dos funcion~rios que os produziram. Os documentos, da
mesma maneira que as pessoas, talvez percam 0 seu glamour quando a dis-
tancia. Os funcionarios podem nao mais se impressionar com a importancia
da preservac;ao dos documentos para usa futuro quando estes nao estiverem
imediatamente a
mao para os fazer lembrar de tal uso.Afinal, os documen-
tos podem-se tomar as muletas mentais nas quais os funcionarios publicos
se apOiam nos momentos de fraqueza, ao inves de fiar-se na sua propria
acuidade mental para solucionar problemas que se lhes apresentem. 0 ins-
tinto de conservac;ao do administrador publico leva-o a apegar-se aos docu-
mentos publicos, particularmente quando se relacionam com assuntos fi-
nanceiros ou legais, por uma probabilidade, ainda que remota, de que os
assuntos a que se referem possam voltar a ser examinados.
Conquanto as decisoes sobre 0 valor primario dos documentos oficiais
talvez possam ser mais facilmente tomadas, depois de terem sido removidos
das repartic;oes que os produziram, 0 mesmo nao se pode dizer quanta ao
julgamento dos valores secundarios. Os documentos oficiais, freqiientemente,
perdem a sua identidade e 0 significado quando removidos dos lugares de
criac;ao e uso, da mesma maneira que as palavras perdem 0 seu significado
o terceiro diz respeito as condic;oes fisicas dos documentos. Os corpos
dos documentos transferidos para urn arquivo devem ser unidades cornple-
quando fora do contexto. Essa e urna verdade, sobretudo quando se trata de
tas e logicas, acompanhadas dos indices que the sejam pertinentes; devem
documentos relativos a organizac;ao e func;ao, que apresentarn especial inte-
estar em boa ordem e, tanto quanto possivel, destituidos de pec;as sem valor
resse para os arquivistas. Tais docurnentos, sera demonstrado mais tarde
devem ser avaliados em relac;ao a documental(aO total produzida por urn or~ que com eles possam ter sido arquivadas.
gao. Quando tirados do orgao, freqiienternente torna-se dificil determinar
o quarto diz respeito as condi<;oes de acesso aos documentos. 0 assunto
sera tratado com detalhes na terceira parte deste livro. Aqui sera suficiente
suas origens, quer funcional, quer organizacional. Pude constatar isso ao
observar que urn arquivo de custodia nao deve recolher documentos a cujo
ten tar avaliar os documentos de certos organismos federais ja extintos.
usa se imponham restric;6es consideradas descabidas e contrarias ao inte-
Os documentos devern ser transferidos para urn outro centro interme-
diario de maneira adequada. 0 National Archives and Records Service edi- resse publico.
tou recentemente urn manual de administral(aO de documentos intitulado
Federal records centers, que mostra como transferir documentos para urn
deposito temporario. 0 teor desse manual nao precis a ser aqui repetido.

A quarta alternativa e transferir os docurnentos para urn arquivo visan-

do a retenl(ao permanente. Diversos fatores determinarao se os docurnentos
merecem essa transferencia.
o primeiro diz respeito ao valor dos documentos. Devem ter valores se-
cundarios evidentes que justifiquem sua retenl(aO permanente. Os criterios
pelos quais tais valores devem ser julgado§ sel'ao tratados na terceira parte
desta obra.
o segundo fator refere-se a freqiiencia de utilizal(ao (currency) dos do-
cumentos. Os documentos devem ser de uso nao-corrente, bem como de
valor, para merecerem a transferencia para urn arquivo de custodia. E essa
freqiiencia refere-se ao uso que se faz dos documentos no desempenho da
func;ao governamental, em conexao com a qual se acumularam. Deve distin-
guir-se da "atividade" resultante de outros usos, como, por exemplo, 0 usa
de documentos pelo publico ou por outros orgaos. Para determinar-se onde
conservar os documentos, d~ve-se levar em consideral(iio os seguintes fato-
res: carater e freqiiencia de seu usa, natureza e valor dos mesmos e as condi-
c;o~ que afetam 0 seu uso. Urn arquivo de custOdia nao deve, normalmente,
aceltar documentos que possam demandar emprestimos freqiientes a re-
partil(ao de origem, ernbora urn centro intermediario possa tomar tais en-
cargos.
 PARTE III

Administra~ao de
arquivos de custodia

Arquivistas, os que acendem a tocha da Verdade,

Nos documentos sulcada atraves dos tempos,
Iluminando todo 0 esmaecido passado,
Como letras douradas em antigo pergaminho.
Mrs. W. R. Wilde*
 Pontos essenciais da administra~ao
de arquivos de custodia

NESTA PARTE DO livro tratarei do problema de como os arquivos publicos de-

vem ser administrados num arquivo de custodia.

Farei, neste capitulo, uma exposic;ao sobre os pontos essenciais da ad-
ministrac;ao de arquivos, enquanto, nos capitulos seguintes, tratarei dos pro-
blemas de como as documentos devem ser avaliados, arranjados, preserva-
dos, descritos, publicados e utilizados.
Ao dizer pontos essendais quero referir-me: a) a natureza dos arquivos
modernos, determinante da natureza das atividades no campo de adminis-
trac;ao de arquivos de custodia; b) a natureza das proprias atividades
arquivisticas; c) a natureza da autoridade requerida pelo arquivista para que
possa bem executar suas func;6es; e d) a natureza da instituic;ao responsavel
pelas atividades arquivisticas.

Os arquivos publicos modernos tem certas caracteristicas que se devem

ao modo pelo qual SaDcriados e ao tratamento que recebem depois que ha-
jam servido a seus objetivos imediatos. Sao produzidos por todos os tipos de
duplicadores modernos e, devido a isso, apresentam diversas formas fisicas,
tais como livros, papeis, mapas e fotografias. Surgem em divers as fontes,
embora possam todos promanar de uma unica esfera administrativa. 0 ar-
quivista ocupa-se da documentac;ao integral do governo a que serve, poden-
do incluir documentos de varios orgaos, e de cada orgao, documentos de
varias de suas unidades administrativas.
Os arquivos modernos sao, muitas vezes, de dificil identificac;ao. Nao
sao criados, como e 0 caso dos livros, por uma pessoa ou grupo de pessoas
em conseqiiencia de interesse por urn certo assunto: SaDproduto da ativida-
de de uma unidade da administraC;ao. Nao sao portanto facilmente identifi-
 caveis por autor e titulo, pois a unidade do governo que os criou e a atividade
a que estao ligados, muitas vezes, so podem ser determinadas atraves de
longas pesquisas quanta as suas origens administrativas e funcionais. Isso
uma verdade, sobretudo porque os documentos, objeto do trabalho de um
arquivista, sao, em geral, antigos e quase sempre de uso nao-corrente.
identifica<;a:o de documentos mais antigos tern muitas vezes sido obscura ou
impossivel, devido ao descaso a que foram relegados depois que nao eram
necessarios, ao passo que a identifica<;ao de documentos mais recentes
tambem, muitas vezes, dificil de determinar por haverem sido mal classifi-
cados, enquanto de uso corrente, ou por se lhes haver dispensado tratamen-
to improprio apos servirem aos seus objetivos correntes.
Os arquivos modernos sao, muitas vezes, indeterminados quanta ao con-
teudo. Apresentam-se como urn corpo de material que se dese~volveu orga-
nicamente, resultante de uma atividade do governo. Devido ao seu cresci-
mento organico, eles nao SaDoriginariamente organizados com bases num
assunto. Assim, em geral, nao correspondem, pelo titulo ou organiza<;ao, a
urn assunto unitario ou area de pesquisa. Ao contrario dos livros, seus as-
suntos nao se refletem num titulo, nem se apresentam numa ordem apro-
priada que se torna evidente pela pagina<;ao e divisao em capitulos. Nao SaD
suscetiveis de serem us ados para fins de pesquisa por meio de uma simples
tcibua de conteudo e de urn indice.
Os arquivos modernos sao ordenado§ delnaneiras diversas. Os diversos
grupos de arquivos com que lida urn arquivista podem ser arranjados sob
todas as esptkies de sistemas: numerico, alfabetico, classificado ou por tipos
fisicos. Eles podem ser meras acumula<;oes de documentos, sem uma ordem
perceptivel, produzidos em rela<;ao a urn assunto ou atividade. 0 arranjo
dado aos documentos de per si nos grupos, pelo orgao onde se originaram,
em geral, mantido pelo arquivista que deve manter os grupos nas suas rela-
<;oesadequadas, uns para com os outros. Ao fazer isso nao pode seguir urn
esquema de classifica<;ab universal preconcebido, como os bibliotecarios.
Deve analisar a organiza<;ao e origens funcionais de cada grupo e reuni-Ios
de modo a refletir 0 funcionamento do organismo que os produziu.
Os arquivos modernos saa unicos em carater. Nao SaDdisseminados em
grandes edi<;oes que se espalham, como e, em geral, 0 caso das publica<;oes.
Embora se possam tirar muitas copias de urn determinado documento,
arquivista usualmente so se ocupa de series unicas nas quais possam estar
reunidos.
e Os arquivos modernos canstituem-se de materiais selecionados. Sao es-
colhidos, de uma grande massa de documentos produzidos par urn governo,
A
devido ao seu valor comprobatorio e informativo. Sao escolhidos tomando-
se por base nao a aprecia<;ao de certos documentos em particular, mas devi-
do ao seu significado no conjunto da documenta<;ao de urn determinado as-
e sunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documenta<;ao de urn
orgao, de urn governo, ou mesmo da sociedade em certo estcigio de desen-
volvimento.
Os arquivos modernos SaDdocumentos valiosos. Em capitulo anterior,
devemos recordar, os arquivos publicos foram definidos atendendo a outras
caracteristicas, como os documentos oficiais "que SaDconsiderados de valor
para serem preservados para fins de referencia e pesquisa e que hajam sido
depositados ou selecionados para deposito numa instituic;ao apropriada".
Os arquivos modernos apresentam valor para diversos fins. Uma co-
missao do Arquivo Nacional dos Estados Unidos, nomeada em 1952 para
determinar as caracteristicas do cargo de arquivista do servi<;o publico fede-
ral, concluiu serem os arquivos "fontes documentarias" em dois sentidos
desse termo. Enumerou varios exemplos de setores nos quais os fundos dos
arquivos nacionais servem como fontes documentarias, no sentido de pro-
verem informa<;ao basica para varias formas de estudo, pesquisas ou inves-
tiga<;oes. Entre os setores enumerados encontramos:
• Administrar;iio publica, no qual existem documentos que mostram a
organiza<;ao e as func;oes de cada orgao do governo, bem como docu-
e, mentos de orgaos especiais (tais como das comissoes Dockery, Keep,
Taft e Hoover), que estao ligados a toda a administra<;ao;
• Historia diplomatica, no qual podemos encontrar os expedientes di-
plomaticos e consulares, instruc;oes etc., relativas as rela<;oes exterio-
res do governo, estatisticas de comercio relativas a assuntos economi-
cos e filmes de atualidades, grava<;oes, noticiario e recortes da imprensa
referentes a opiniao publica etc.;
• Historia politica, no qual podemos encontrar documentos de muitas
0
fontes em todos os assuntos em que 0 governo nacional haja pactici-
pado, incluindo-se os documentos sobre guerras, sobre grandes ma-
 vimentos, tais coino a expansao para 0 Oeste, sobre acontecimentos e de empregos com legislac;ao especial (documentos maritimos) e para a isen-
episodios especificos da historia etc.; c;aode indenizac;i5es ou outras obrigac;oes (documentos de pericia de aciden-
hist6ria e teoria economica, no qual podemos enco,J1trar dados colhi- tes, documentos contratuais).
dos por repartic;oes fiscalizadoras e orgaos de trabalho, mostrando a Nas rela¢es entre os cidadiios afetados pelas rela¢es com 0 governo,
concentrac;ao das industrias; questoes trabalhistas, servic;os de em- para determinar direitos (registros de patentes, documentos de contratos),
prego, transportes e outros documentos relativos a historia do traba- para conciliar questoes salariais (relac;oes entre empregados e empregado-
lho e relac;oes industriais; documentos maritimos, ferroviarios e regu- res, estudos sobre 0 custo de vida), para resolver contratos pendentes de
compra ou venda (tabelas de valor e estudos, regulamentac;oes de prec;os e
lamentos mostrando 0 desenvolvimento dos meios de transportes;
os dados em que se baseiam), para dar atestado de habilitac;ao para determi-
documentos dos tribunais e de inumeros orgaos parajudiciais mos-
nado trabalho (documentos de servic;o).
trando a evoluc;ao das relac;oes de direito;
Na atividade oficial, para tratar com a Contadoria Geral (General
• demografia, no qual podemos encontrar listas de passageiros, recen-
Accounting Office) (documentos fiscais e orc;amentarios), para atender a
seamentos e documentos de diversas repartic;oes especiais e de agen-
reclamac;oes (contratos de trabalho e documentos de prestac;ao de servic;os),
das de imigrac;ao e naturalizac;ao que documentam a historia e os pro-
para encontrar precedentes na determinac;ao de politica ou de ac;iio(atas de
blemas de rac;a e nacionalidade e de origem de grupos; documentos de
conferencias, relat6rios administrativos, papeis que deram origem a ordens
orgaos de agricultura, de trabalho, de transporte e de comercio que
e regulamentos), para determinar a capacidade para certo trabalho (docu-
most ram as areas de progresso e de decadencia etc.;
mentos de investigac;oes e de prestac;ao de servic;o).
• biografia e genealogia, no qual podemos encontrar documentos de
Resumindo seus pontos de vista, a comissao declarou que records ou
recenseamentos, Servic;o de Terras (Land Office), servic;o militar, pen-
archives, como material no qual 0 arquivista trabalha, considerado como
soes militares etc.; urn todo, constituem a principal fonte de documentac;ao de todas as ativida-
• tecnologia, no qual podemos encontrar documentos maritimos, cen- des do governo, sendo uteis a uma grande variedade de estudos, fundamen-
sitarios, relativos a questoes trahalhistas, marcas e patentes etc.; e tais para todos os direitos civicos do individuo e para muitas questoes de
• ciencias jisicas, no qual podemos encontrar documentos de diversos eqiiidade entre os individuos. Importantes na regulamentac;ao das propri~
orgaos cientificos. atividades do governo, sao unicos e apresentam-se como corpos de dOCll-
mentos que refletem as func;oes e a estrutura dos orgaos governamentais.
A citada comissao, ademais, declarou que os arquivos sao fontes mate-
riais noutro sentido do termo: podem ser usados na determinac;ao de varios
direitos, privilegios, obrigac;oes, imunidades e coisas semelhantes que deri-
yam ou dizem respeito a relac;oes entre 0 cidadao e 0 Estado e que regulam a No trabalho com 0 seu material 0 arquivista visa a urn duplo objetivo;
atividade dos funcionarios publicos e dos 6rgaos do governo. A comissao preserva-Io e torna-Io disponivel para ser usado. Assim, 0 objetivo do Arqui-
citou os seguintes exemp~os de maneiras pelas quais os fundos dos Arquivos vo Nacional dos Estados Unidos foi definido, oficialmente, como sendo 0 de
Nacionais servem como fontes nesse sentido do termo: servir a esta e a gerac;oes futuras, salvaguardando para 0 seu uso a prova da;,
Nas relal;oescidadiio-governo, para fornecer provas de propriedade de experiencia da nac;ao, que se encontra nos documentos de valorpermanente
terras (titulos de propriedade), aposentadorias (documentos de prestac;ao do governo federal. Na execuc;ao de seu trabalho, 0 arquivista executa algu-
de servic;o), cidadania (naturalizac;ao e inumeros documentos colaterais), mas atividades funcionais. Essas atividades nao tern limites definidos, nem
domicilio (documentos censitarios); quanta a elegibilidade para certos tipos sao exclusivas umas das outras; cada uma constitui parte das tarefas de
preservar e tornar acessiveis as fontes conservadas num arquivo. Essas ati-
vidades, aIem disso, podem ser definidas de maneiras diversas. Devido a
°
questoes de administra.;ao interna, Arquivo Nacional dos Estados Unidos
grupou-as segundo quatro grandes t6picos, de acordo com as func;Oes:
• atividades de destina~ao, que incluem a avalia.;ao dos documentos
°
propostos para elimina.;ao ou transferencia para edificio do Arquivo
Nacional, reavalia.;ao dos documentos recolhidos, segrega.;ao e trans-
ferenda dos documentos de valor temporario para urn centro inter-
mediario de armazenamento, sele~aoe destrui.;ao dos documentos sem
valor e demais atividades afetas a destina.;ao de documentos;
• atividades de preserva¢.o e de arranjo, que incluem as tarefas de
acondicionar e etiquetar documentos ede colocar nas galerias os re-
ceptaculos de guarda; reorganizar e juntar documentos segundo urn
plano, fazendo 0 reempacotamento, a reetiquetagem e procedendo ao
novo armazenamento, exame e sele~ao dos documentos a serem res-
taurados e sele.;ao dos que devam ser reproduzidos para fins de pre-
serva.;ao;
• atividades de descri~ao e de publica¢.o, que incIuem a analise e des-
cri~ao dos documentos recolhidos de modo a torna-Ios disponiveis ao
uso; 0 preparo de inventarios descritivos, listas, catalogos, guias e de-
mais instrumentos de busca; sele~aoe prepara~ao de documentos para
microfilmagem e outras formas ~e publica~ao documentaria; e
• atividades de referenda, que incluem'o fornecimento de informa~oes
de ou sobre documentos recolhidos; localiza~aoe emprestimo de tais
documentos a outros orgaos do governo; 0 usa dos documentos na
sala de consult as e pesquisas; sele~ao e identifica~ao de documentos
para exposic;Oesou para reprodu~ao e ainda autentica~ao de reprodu-
~oes ou certidoes de document os recolhidos.
A analise que 0 arquivista faz dos documentos e basica, praticamente,
para todas as suas atividades. Esta analise abrange estudos da organiza.;ao e
origens fundonais dos documentos para se informar quanta a proveniencia,
assunto e inter-rela~oes. Ess'ainforma.;ao e usada na avalia.;ao, no arranjo,
na descri.;ao, na publica.;ao e na utiliza.;ao dos documentos. As atividades
analiticas sao, POI'assim dizer, a essencia do trabalho de um arquivista; as
demais atividades sao baseadas naquelas e sao, em grande parte, de nature-
za material.
Assim os documentos somente depois de analisados podem ser avalia-
dos. As avalia~es, como sera mostrado no proximo capitulo, devem ser ba-
seadas numa analise minuciosa e completa de todos os documentos produ-
zidos pOl'um certo orgao do governo e na sua rela~ao para com toda a outra
documenta~ao.
o recolhimento, que se segue a avalia~ao, coloca os documentos consi-
derados de valor sob a custodia fisica e legal do arquivo. No estagio inicial
deste trabalho um arquivista pode encontrar grande resistencia, POI'parte
das reparti~6es, em entregar seus document os ao arquivo. Os funcionarios
publicos podem ter-se acostumado a conservar todos os documentos perti-
nentes ao seu trabalho junto de si ou, pelo menos, sob 0 seu controle imedia-
to. Podem mesmo considerar as pastas de processos como patrimonio de
suas reparti~6es e 0 conteudo dos mesmos como propriedade pessoal. 0 re-
colhimento, sob tais circunstancias, e muito dificil e exige muito tato e pa-
ciencia pOl'parte do arquivista.
Os documentos, somente depois de analisados, podem ser arranjados.
Na tarefa de arranjar os documentos, como sera visto em capitulo posterior,
observa-se 0 principio da proveniencia. Segundo esse principio os arquivos
devem ser arranjados de tal maneira que a organiza.;ao e fun~6es que os
produziram neles se reflitam, unidade administrativa pOl'unidade, subuni-
dade pOl'subunidad~ e serie pOl'serie de documentos: Esse principio de ar-
ranjo somente pode ser seguido se uma analise perfeita dos documentos
houver sido feita. 0 arranjo afeta nao so a acessibilidade aos arquivos mas
tambem os valores comprobat6rios dos mesmos, pois os arquivos devem ser
arranjados de maneira a protegeI' sua integridade, como evidencia hist6rica
e como evidencia da organiza~ao e funC;ao.E, em geral, de grande importan-
cia que os papeis individuais sejam mantidos no seu contexto e na sua posi-
c;aofisica original.
Uma analise minuciosa tambem e preliminar essencial a elabora~ao de
instrumentos de busca. Estes podem ser de varios tipos, mas todos contem
informa~es que SaDobtidas atraves da analise dos documentos. Alguns ins-
trumentos, tais como guias, inventarios, listas e catalogos, mostram 0 cara-
teI' e 0 valor dos arquivos em func;aode sua proveniencia; outros, como os
guias pOl'assunto e trabalhos de referencia informativa (reference informa-
tion papers) mostram 0 carateI' e significado dos documentos em fun.;ao do
assunto de que tratam.
 A atividade de tornar os documentos acessiveis e, sem duvida, a rnais
importante de todas as atividades executadas por urn arquivista. Significa
fornecer os documentos, reproduc;6es ou prestar informac;6es, relativas aos
documentos ou neles contidas, ao governo e ao publico. 0 arquivista pode
ser levado a proceder a longas pesquisas em busca de determinados docu-
mentos, os quais devem ser selecionados entre muitos outros identificados
reunidos e apreciados quanta ao seu valor, antes de serem postos a disposi~
<;aopara uso. 0 arquivista pode ainda ter que proceder a pesquisas, levanta-
mentos ou investiga<;6es, por sua propria iniciativa, a fim de preparar rela-
torios informativos (reference reports) sobre topicos especiais, ou dar
conselhos e prestar assistencia na localiza<;ao, interpreta<;ao e utiliza<;ao dos
arquivos.
A autoridade de um arquivista depende da posi<;ao e responsabilidade
que the sao atribuidas dentro da estrutura do governo ou administra<;iio a
que serve.
Status administrativo. As posi<;6es que 0 arquivo pode ocupar na hie-
rarquia administrativa vao des de as que the conferem inteira liberdade de
a<;ao, ate as de completa subordina<;ao a algum m1tro orgao do governo. A
posi<;ao reservada ao arquivista depend~ de
varios fatores.
Urn dos fatores e a situa<;ao do proprio trabalho de natureza arquivistica
no pais. Come<;ar e sempre dificil e isto e verdade, sobretudo no campo dos
arquivos. as obstaculos que 0 arquivista enfrenta ao iniciar 0 seu programa
de trabalho sao, algumas vezes, quase insuperaveis. 0 arquivista nao pode
supera-los sozinho. Ha que con tar com ajuda de administradores publicos
esclarecidos, de pessoas eruditas, especialmente historiadores, e de todas as
pessoas interessadas no desenvolvimento de uma consciencia publica do valor
dos documentos, e na obten<;ao do reconhecimento, por parte do governo,
de que 0 zelo pelos documentos publicos e obrigac;ao oficial. Os paises rara-
mente reconhecem 0 valor de seus documentos antes de atingirem a maturi-
dade historica, quando, por ironia, muitos de seus documentos possivelmente
ja terao desaparecido. E mesmo depois de 0 governo de urn pais ter dispen-
s~do autoridade e condi<;6es para 0 trabalho arquivistico, a tarefa do arqui-
VIsta e a'111a
d d'f' '1 I l1lClamente,
I ICI. .. 1 em suas rela<;6es com as reparti<;6es, ten\.
de enfrentar os habitos enraizados de funciomlrios, em relac;ao aos seus do-
cumentos, que osfazem considera-los de exclusiva propriedade de suas re-
parti<;6es, uteis apenas a administra<;ao corrente e sem interesse para estra-
nhos.
A posic;ao a ser ocupada pelo arquivista na hierarquia governamental
depende tambem do carater dos orgaos do proprio governo com que lida. 0
tamanho, a complexidade, 0 tempo de existencia sao aspectos importantes
do carater dos organismos e devem ser levados em considera<;ao. Urn arqui-
vista, por exemplo, pode ocupar-se de documentos de muitos tipos de orga-
niza<;6es governamentais: federal, estadual, municipal etc. Essas organiza-
c;oes podem ser antigas ou recentes, podem existir ha seculos, como na
maioria dos paises europeus, ou somente ha algumas decadas, como nos
Estados Unidos e na Australia.
Os arquivos nacionais atuais costumam gozar de urn grau de autonomia
relativamente alto na administra<;iio de seu trabalho. as arquivos nacionais
da Franc;a, Inglaterra e Estados Unidos, convem recordar, foram colocados
em diferentes posi<;6es na estrutura governamental dos respectivos paises.
Os Archives Nationales ficaram subordinados a urn ministro, ao passo que
ao Public Record Office se deu uma situac;ao de ministerio independente. Os
National Archives dos Estados Unidos inicialmente constituiam urn orgao
independente, porem mais tarde passaram a ser subordinados a outro orgao
da administra<;ao.
Muitos arquivos estaduais e municipais subordinam-se a outros orgaos,
de que dependem, no que diz respeito a pessoal e finan<;as, embora alguns
gozem de independencia. Nos Estados Unidos, os arquivos estaduais que
incidentalmente tern urn controle completo sobre os documentos do estado
ficaram em varias posic;6es nas administra<;6es estaduais. Em 13 estados sao
inteiramente independentes, em oito ficam subordinados as bibliotecas es-
taduais, em 15 subordinam-se a associa<;6es hist6ricas e em nove outros su-
bordinam-se a outros orgaos da administrac;ao.
De acordo com a natureza das fun<;6es que urn arquivo deve cumprir, e
6bvio que se Ihe de urn lugar na escala hierarquica da administra<;ao que 0
habilite a tratar independentemente com todas as unidades do govemo. A
menos que tenha carater de ministerio, 0 arquivo devera ser urn 6rgao inde-
pendente ou subordinado a outra unidade que possa tratar independente-
mente com todos os 6rgaos governamentais. No caso do Arquivo Nacional
dos Estados Unidos a organiza<;5.o a que se subordina presta servi<;os do ge- ser distinto e separado do programa do proprio orgao. Isso faz-se mister
nero housekeeping (assuntos relativos a material, edificios e documentos) a porque a metodologia da arquivistica, como ja foi anteriormente demons-
todos os orgaos do governo. Muitos arquivos estaduais nos ~tados Unidos, trado, difere da metodologia de outras institui<;oes, como a das biliotecas e a
ja foi dito, saD entidades independentes, mas quando nao 0 sao, subordi- das sociedades hist6ricas, as quais comumente 0 arquivo se subordina, e
nam-se a outras entidades governamentais, como a bibliotecas, ou a asso- tambem porque a profissao do arquivista nao pode sobreviver de migalhas
cia<;oes historicas que podem tratar independentemente com todos os de- or<;amentarias que possam cair da meda da entidade interessada, em pri-
partamentos do governo. meiro lugar, em outros programas. As verbas destinadas ao programa de
Ao orgao encarregado da administra<;ao dos arquivos, deve-se, aMm dis- arquivo devem ser especificamente reservadas para aquele programa. Para
so, dar urn lugar na hierarquia governamental que 0 habilite a tratar efetiva- garantir 0 exito do programa e conveniente que se criem conselhos diretores
mente com todos os outros orgaos da administra<;ao. 0 grau de eficiencia de independentes, nos quais 0 arquivista possa estar devidamente representa-
urn arquivista, deixando-se de lado considera<;oes de ordem pessoal, de pen- do para examinar suas necessidades e os recursos de que po de dispor para
de de sua situa<;ao no governo, e seu status dependera da natureza do traba- atende-Ias. Na maioria dos estados americanos esses conselhos nao saD re-
lho que deva executar. Em todo 0 seu trabalho, como ja se acentuou, 0 arqui- munerados, saD 6rgaos apoliticos, vitalicios, compostos de educadores, his-
vista man tern rela<;oes estreitas com todos os orgaos do governo a que serve. toriadores e funcionarios publicos, eleitos pOl' sociedades hist6ricas ou no-
No seu trabalho, e claro, ve-se a bra<;os com todas as especies de problemas, meados pelos governadores dos estados.
uns relativos aassuntos de alta politica e outros a opera<;oes de rotina. Se 0
program a do arquivo e novo, podem relacionar-se com assuntos ordinaria-
mente tratados nos altos niveis da administra<;ao, tais como a posi<;ao do
arquivo na estrutura governamental, sua autoridade legal e normas que afe-
As responsabilidades de um arquivista em rela<;ao aos documentos pu-
tam 0 governo em geral. Podem ainda relacionar-se com as diversas fases de
blicos devem ser claramente definidas em lei. E especialmente importante
execu<;ao do novo programa, tais como a conduta de levantamentos para
que os materiais com que devera trabalhar, isto e, os documentos oficiais,
determinar 0 carater e 0 valor dos docunientos, formula<;ao de diretrizes
sejam legalmente definidos de inicio. 0 termo "d?cumentos publicos", como
quanta ao recolhimento ou transferencia de documentos e sua preserva<;iio,
ja foi observado, pode ser definido de varias maneiras segundo as necessida-
questoes de espa<;o para guarda e elabora<;ao de programas de destina<;ao.
des dos varios governos mas devem ser sempre definidos com exatidao.
Se a maioria dos seus problemas envolve diretrizes tratadas em alto nivel do
Uma defini<;ao de "documentos publicos" deve ser baseada na premissa
governo, deve ser colocado em lugar suficientemente alto na hierarquia ad-
de que tais documentos SaDpropriedade publica. Sao de propriedade de to-
ministrativa, que 0 capacite a tratar efetivamente com os funcionarios sobre
dos os cidadaos, que, coletivamente, constituem 0 Estado. Nos Estados Uni-
os proprios arquivos. Deve enta~ estar habilitado a tratar com os demais
departamentos do governo em bases de igualdade. Se, ao contrario, a mai9- dos, a lei que criou 0 Arquivo Nacional diz que "todos os arquivos ou docu-
64
ria dos seus problemas e de natureza executiva, podeni ser situado em nivel mentos pertencentes ao governo dos Estados Unidos (Legislativo,
Executivo, Judiciario etc.) estarao a cargo e sob a superintendencia do ar-
mais baixo na escala hienirquica. 0 arquivista, em resumo, deve estar habi-
quivista. 0 conceito de propriedade publica que esta implicito no texto da lei
tuado a tratar direta e igualmente com os funcionarios ligados aos seus pro-
blemas. e expresso tambem em inumeros trechos do Federal Records Act de 1950
Se a administra<;5.o do arquivo e subordinada a outro orgao tal como a que substituiu 0 National Archives Act.
uma biblioteca ou a uma sociedade historica fazem-se necessarias certas
providencias para assegurar sua eficiencia. 0 programa arquivistico deve

o conceitode propriedade publica e importante para determinar 0 di-
de maneira muito conveniente
reito de urn governo de reter e preservar os documentos criados no curso de
sua atividade oficial. E dificil, contudo, formular uma lei ou regulamento
que controle eficazmente 0 usa pessoal de documentos publicos. Nos Esta-
dos Unidos, desde os primeiros dias da Republica, a destina~ao de tais docu-
mentos tern sido objeto de arbitrio entre os mais altos funcionarios do go-
verno, como ministros e presidentes. Por tradi~ao podem levar seus
documentos quando se afastam do cargo. 0 precedente para a remo~o dos
papeis presidenciais foi estabelecido por George Washington, que, depois
do segundo periodo presidencial, empacotou os seus papeis e mandou-os
para Mount Vernon. Washington considerou seus papeis "uma especie de
propriedade publica, sagrada em minhas maos".65 Esses papeis permanece-
ram em Mount Vernon aproximadamente 30 anos, ate que foram publica-
dos por Jared Sparks (1789-1866). Posteriormente foram comprados pelo
Departamento de Estado que era, na epoca, depositario dos manuscritos do
rem depositam seus papeis em bibliotecas especiais, onde sao, assim, of ere-
governo federal, e hoje se encontram na Biblioteca do Congresso entre os
papeis de muitos outros presidentes.
cidos
o direito de os presidentes levarem consigo os documentos de seu gabi-
.nete ao deixarem 0 cargo foi aceito, de urn modo geral, sem reclama~6es.
Esse direito comumente estende-se apenas a correspondencia e demais pa-
peis criados no seu proprio gabinete. Nao se estende a papeis que se tenham
tornado parte de documentos do governo, os quais, segundo Jefferson, "ten-
do-se tornado atos de organismos publico~, n~·o pode haver demanda pes-
soal pelos mesmos".66 Em nenhuma circunstancia, realmente, papel algum
deve ser retirado que possa deixar lacuna nos documentos oficiais de orgaos
executivos. Considerando a crescente importancia do gabinete de urn presi-
dente na estrutura do governo federal, 0 carater dos documentos de seu ga-
binete tem-se modificado gradativamente com 0 correr dos anos. Nao mais
sao uma por~ao relativamente pequena de papeis, a maior parte de natureza
pessoal, como os de Washington, que, nas suas horas de lazer, podia "exami-
nar, ordenar e separar os papeis de real valor, daqueles de pouco ou nenhum
valor".67 Agora sao muito volumosos e em grande parte de carater impes-
soal. A Associa~ao Americana de Historia, na sua reuniiio de 1945, resolveu
que:
"CONSIDERANDO que tern sido urn habito comum entre os presi-
dentes dos Estados Unidos, quando de seu afastamento da Casa Bran-
ca, levarem consideraveis corpos de documentos, tanto oficiais quan-
to pessoais; e
CONSIDERANDO que 0 governo federal possui agora admiraveis con-
di~6es para 0 cuidado especial e a utiliza~ao de todos os arquivos ofi-
ciais e que 0 uso dos mesmos e essencial para os eruditos e funciona-
rios do governo, na execu~ao inteligente de suas fun~6es em nossa
democracia;
DECIDE que a American Historical Association expresse e de inteira
publicidade ao seu mais fervoroso desejo de que, de agora em diante,
os nossos chefes executivos possam levar, quando do seu afastamen-
to, tao-somente a correspondencia de carater estritamente pessoal.,,68
Uma nova tradi~ao que esta surgindo agora: os presidentes ao se afasta-
a na~ao e administrados como parte do sistema do Arquivo Nacional.
Devido ao carater altamente pessoal do sistema de gabinete no governo
federal dos Estados Unidos, 0 habito de retirar os papeis publicos estendeu-
se aos ministros.Comumente esses funcionarios levam papeis que conside-
ram pessoais e privados, especialmente papeis que mostram suas atividades
como membros de partidos politicos e deixam os que consideram tratar de
assuntos do governo. Mas, ocasionalmente, podell) levar papeis oficiais que
hajam produzido como uma prote~ao contra possiveis ataques a sua reputa-
~ao ou ao seu trabalho. Por essa razao, ja em 1800, foram feitas capias para
a imprensa da correspondencia oficial de Timothy Pickering como secreta-
69
rio de Estado, com a permissao de John Marshall, sucessor de Pickering.
Os ministros podem tambem, ocasionalmente, retirar capias de papeis ofi-
ciais que hajam produzido para diarios ou memarias. 0 incentivo do habito
de funcionarios publicos de manterem documentos pessoais nao deve ser
destruido, pois os diarios e memarias, conquanto sejam, muitas vezes, sub-
jetivos e cheios de enganos, SaDimportante suplemento para os documentos

65 Fitzpatrick, 1931-44, v. 25, p. 288. 68 American Historical Association, 1945, v. 1, p. 8.

66L'
Ipscom b ,1903-04, v. 12, p. 309. 69 White, 1948:501.
67 Fitzpatrick, 1931-44, v. 34, p. 381.
publicos formais e difusos, acrescentando-Ihes urn certo colorido e detalhes
intimos.
A tradi~ao de retirar os documentos publicos ao deixar a reparti~o nao
se estende a autras funciamirias que naa as ministras, embora, usualmente,
aqueles funciamirias levem cansiga papeis privadas e algumas vezes capias
de documentas publicas. Mas, e clara, as dacumentas praduzidas au recebi-
das em funl;aa das atividades aficiais au na cumprimenta da lei saa de pro-
priedade publica. Nenhum funcianaria tern a direita legal au maral de se
apossar de dacumentas da gaverno. Pertencem a reparti~aa, nao aa funcio-
nario; SaD de propriedade da governo e nao de propriedade privada. Mesmo
se feitos ou conservados par sua propria iniciativa e mesma em forma de
c6pias, nao sao propriedade privada dos individuas a que dizem respeita. 0
governo tern direitos sobre todas as copias de dacumentas publicos arquiva-
das nas repartil;oes; pade, e claro, fazer a que the aprouver earn as capias
que nao interessam aa arquivo. Nao hajustificativa para a"funcionaria, usan-
da 0 seu emprego publica, acumular documentos tais camo as que cantem
dados confidenciais relativos a neg6cios, dos quais ele padera tirar proveito
pessoal quando deixar a cargo.
Os documentos publicos, pois, devem ser reconhecidas par lei camo pro-
priedade publica. 0 direito a tais dacumentos sera exclusivamente do gover-
na que os criou e serao conservadas para a perpetuidade. Qualquer lei que
diga respeito a administral;ao de documentos publicos, partanta, deve in-
cluir no seu texto normas para a sua reabren~ao na caso de terem sido
indevidamente alienados ou retiradas da repartil;aa. 0 dr. Walda G. Leland
observau, com muita propriedade, que "...a Estada deveria ter plenas pode-
res para restabelecer a passe de qualquerdacumento, onde quer que fosse
encontrado, desde que se passa provar ja ter constituido parte de seus dacu-
mentos publicos, embora possa jamais tel' sido realmente depositada num
arquiva".70 0 dr. Randolph G. Adams, alem dissa, assinalau que "a direita
camum permite que urn Estada ou gaverno federal mova a~oes para recupe--
rar uma pel;a de prapriedade publica, tais cama documentos de arquivos, a
despeita da tempa em que t~nha estado em maos de particulares. 0 princi-
pia basico e nullum tempus occurrit regi, que fai traduzido cama "cantra a
rei nao ha prescri~ao". Nautras palavras, "0 soberano nao e atingida pOl'
qualquer lei de limita¢es que afete a direita de recupera~o de urn cidadaa.
Esse principia e uma parte recanhecida da nassa direito parque pratege 0
pova contra a negligencia das funcianarias publicos".71
A legisla~aa sabre as dacumentas publicas, alem dissa, deve definir cla-
ramente as respansabilidades de custodia da arquivista. 0 canceita de cus-
todia pade ser explicada em rela~a aa canceito de propriedade publica. Os
documentas publicas paderaa ser canservadas sab a custodia de qualquer
6rgaa da administral;aa, sem, contuda, ser de sua prapriedade. Quanda as
dacumentas publicos saa transferidas da custodia de urn orgaa para a de
outra naa ha transferencia de prapriedade, pais as dacumentas eram e can-
tinuam a ser prapriedade do Estada. Issa significa simplesmente que urn
orgaa, em vez de autra, tern os dacumentas em suas maos. As candi~oes em
que as dacumentas saa mantidos depende da regulamenta~a que trata da
assunta de transferencia de dacumentas. Esta deve tarnal' clara que as da-
cumentas padem ser transferidospara urn arquiva de custodia, nao apenas
na sentido fisica, mas tambem num sentida legal. "Os dacumentas uma vez
transferidas para urn arquivo", segundo 0 dr. Waldo G. Leland, devem pas-
sar a custodia legal, bem cama fisica, do arquivista. Nada mais da que atri-
tas incomadas padem surgir de qualquer arranjo que permita que a custo-
dia legal das arquivos permanel;a cam quem nao mais as passua".72
Legalmente, entaa, a arquivista deve ter a custodia das dacumentos que
estaa sab a sua guarda fisica, no que diz respeito aa seguinte:
Primeira, deve 0 arquivista ter sobre os documentas as mesmas direitos
e privilegios que tinha a entidade que as criau, relativamente a reprodul;aa e
a autentical;aa de copias.
Segundo, deve ter, em relal;ao aas documentas, certos direitos e priviIe-
gias adicianais que naa sao comumente exercidas pelas entidades criadaras.
Referem-se estes ao arranjo, a descri~o e a publica~a para fins que nao
aqueles para os quais foram originariamente criadas - para servir a usos
secundarios de autras repartil;oes e de particulares. Esses direitas e priviIe-
gias sao necessarios ao arquivista para a barn cumprimento de seus deveres.
As responsabilidades do arquivista no que cancerne a avalia~ao de da-
cumentas publicas devem tambem ser claramente definidas. Deve haver
71 Adams, 1939:95.
72 Leland, 1912a:267.
disposi~6es legais regulamentando 0 problema da destruic;ao de documen_
tos publicos. Essa regulamenta~ao ha que proibir a destrui~ao de qualquer
documento publico por qualquer funciomirio sem a devida aproval;ao da au-
toridade responsavel pelos arquivos. Deve ser unica. Nao devera existir ou-
tra forma de destruir os documentos publicos, e todas as outras leis que se
choquem com as disposil;oes instituidas devem ser revogadas.
As responsabilidades do arquivista no que diz respeito a tornar 0 mate-
rial acessivel ao uso devem ser definidas 0 mais precisamente possive!. Des-
de que 0 arquivista tern documentos sob sua custodia, naturalmente os colo-
cara em ordem, fara a devida descril;ao, e os publican'l, para torna-Ios
acessiveis ao uso. A lei, entretanto, deve estipular sob que condil;oes tais
documentos devem ser abertos ao uso - as normas a que tais restri~oes
deverao obedecer, 0 carater geral das restril;6es no uso e coisas semelhantes.
Vma comissao da Society of American Archivists preparou, em 1939,
urn modelo de projeto de lei para os arquivistas americanos. Aquele traba-
lho, publicado no The American Archivist, em abril de 1940, aborda todos
os problemas a serem observados em qualquer projeto de legisla~ao de ar-
quivos.
o arquivista deve seleclonar e formar cuidadosamente 0 seu pessoal,
planejar 0 trabalho, definir os metodos.e dirf;Jrizes a seguir e, em geral, de-
,senvolver uma organiza~ao eficaz.
A organizac;ao do arquivo deve basear-se principal mente em assuntos e
nao em fun~oes. Por essa afirmativa quero dizer que 0 arquivo deve ser orga-
nizado de tal forma que 0 trabalho seja atribuido aos funcionarios, toman-
do-se por base a relal;ao dos documentos com determinadas areas de assun-
tos ou campos de interesse, e nao a sua natureza profissional especializada.
Deve desenvolver 0 conheci~ento dos principios e tecnicas de arranjo, des-
cril;ao, publica~ao e utilizac;aodos documentos em rela~ao a determinados
fundos de arquivos. Esse conhecimento pode, de fato, desenvolver-se com
vantagem se Iimitado a esses fundos.
Aplicando-se esse metodo, alem disso adquire-se urn conhecimento es-
pecialquanta aos arquivos e seu conteudo, arranjo, valor par~ fi~s d_epes-
uisa etc. Esse conhecimento, que podemos chamar de especlahza~o por
q
assunto, e extremamente importante para uma atua~o- efi'Clenteem re 1- a~o
aosarquivos; e tao importante quanta 0 conhecimento dos proprios prind-
ios e tecnicas de arquivo. 0 arquivo, portanto, deve ser organizado de ma-
:eira a desenvolver, no seu pessoal, com maiar rendimento, 0 conhecimento
por assuntos. Trata-se, entao, de urn tipo de organizal;ao na qual 0 pessoal e
designado para trabalhar com certos grupos de documentos, tomando-se
por base a rela~ao dos mesmos para com as areas de assunto ou campos de
interesse. Esse criterio de organiza~ao, alem disso, deve ser estavel, de modo
que os funcionarios possam tornar-se peritos nos assuntos, por campos de
conhecimento, facultando a aplica~ao dessa especializal;ao a programas de
grande alcance, relativos ao arranjo e descri~ao de arquivos.
Considerando que os documentos modernos sao muito volumosos, pode
parecer que urn arquivo poderia executar suas atividades em rela~ao aos
mesmos, de maneira mais eficiente, tomando-se por base a fun~ao, em vez
dos assuntos. E 6bvio que a propor~ao que 0 acervo de urn arquivo aumenta
emvolume, mais trabalho de natureza material deve ser executado. Grandes
massas de documentos terao que ser mudildas de urn lugar para outro, empa-
cotadas, arrnazenadas e restauradas. Por tras de todas estas atividades ma-
teriais estao as atividades profissionais basicas de analise e avalial;ao. As
atividades materiais nao podem ser empreendidas antes que 0 trabalho pro-
fissional basico tenha sido executado e, por outro lado, nao devem ser exe-
cutadas sem uma dire~ao profissional.
Nos seus primeiros anos 0 Arquivo Nacional dos EVA era organizado
em base funcional. Existiam divis6es encarregadas de recolher, classificar,
catalogar e prestar servi~o de referencia em rela~o a todos os documentos
sob sua cust6dia. Esta forma de organiza~ao nao logrou os resultados dese-
jados e foi substituida por outra organizal;ao, que facilita 0 aperfeil;oamento
do seu pessoal, numa base de especializac;aopor assuntos. Na organiza~ao
atual, a maioria das funl;oes substantivas do Arquivo Nacional e executada
por setores estanques de documentos (records branches), que se encarre-
gam do material, digamos, relativo a guerra, riquezas naturais, e assuntos
industriais etc. Algumas atividades san ainda atribuidas a unidades admi-
nistrativas especializadas, que operam em bases funcionais.
 As bibliotecas e os arquivos diferem em sua organiza~ao porque aquelas
sao, em geral, organizadas pOl'fun~o, e estes pOl'assunto. A mesma dife-
ren~ existe comumente entre urn arquivo de custodia e urn centro interme_
diario. Nestes, 0 trabalho pode ser executado com maior eficiencia, se forem
designados determinados funcionarios para cada atividade, como a de trans-
ferir, empacotar, armazenar ou fornecer os documentos para uso.
o trabalho de urn arquivo nunca termina. E urn trabalho para a posteri-
dade, no duplo sentido de ser feito para e pela posteridade. Nao ha limite
quanta ao tempo que se possa gastar na analise dos arquivos, no seu arranjo
e na elabora~ao de instrumentos de busca. 0 numero de itens avulsos com
que urn arquivista tern que lidar, mesmo nas pequenas institui~oes
arquivisticas, e quase infinito. Dado 0 fato de os arquivistas ocuparem, em
geral, toda a existencia no seu trabalho, e comum imaginar-se que sejam
velhos barbudos e curvados, trabalhando em armazens mal iluminados, le-
vando documentos mofados de urn lado para outro. Esse conceito nao
corresponde a realidade. Se urn arquivista que lida com documentos moder-
nos pretende executar sua tarefa, mesmo num grau muito reduzido, teni
que ser urn administrador eficiente, capaz de planejar e de dirigir 0 trabalho
do pessoal que lhe e subordinado. 'Qrranto maior a organiza~ao, maior a ne-
cessidade de cuidadoso planejamento.
A fim de formular os pIanos de trabalho, 0 arquivista deve, em primeiro
lugar, determinar que trabalho ha para ser feito. Com esse objetivo ele deve
dividir 0 acervo em segmentos, que podem ser chamados "grupos de arqui-
vos" (archives groups), "grupos de documentos" (record groups) ou "serie
de documentos" (record series). 0 carater e tamanho desses segmentos ou
n:ndos depende do caniter e volume total dos documentos com que 0 arqui-
VIsta deve trabalhar. 0 arquivista precisa analisa-Ios, a fim de determinar
que trabalho sera exigid,opara a elimina~o dos papeis sem valor, para coloca-
los em boa ordem e para descreve-Ios com os detalhes necessarios, visando a
torna-Ios acessiveis. Deve, entao, formular urn programa anual de trabalho
planejado de modo a cumprir as tarefas especificas que devam ser executa~
das em cada segmento de documentos.
Na execu~o dos programasde trabalho, 0 arquivista deve procederuni-
formemente em rela~o a todo 0 conjunto de documentos. Assim, ele nao
devera arranjar uma unidade em rigorosa ordem, deixando que tudo mais
permane~a em desordem. Devera proceder de maneira uniforme em todas
as suas atividades. Nao devera, pOl'exemplo, completar todas as atividades
de arranjo, antes de levar a efeito parte de outras atividades, mas sim ir exe-
cutando as varias atividades, simultaneamente. Devera avan~ar progressi-
vamente na execu~ao de seus program as, degrau pOl'degrau,ano par ano,
adiantando todas as fases, em todos os seus grupos, na medida em que os
recursos financeiros e de pessoal 0 permitam. Nao deve permitir que se des-
vie de seu programa de trabalho, passando a despender todas as suas ener-
gias em assuntos que possam vir a ser, momentaneamente, objeto de sua
aten~ao. Se pretende executar 0 seu programa de instrumentos de busca,
pOl'exemplo, nao deve afastar-se do seu objetivo para atender a interesses
especiais. Antes que tenha conseguido elaborar urn guia geral para os docu-
mentos, nao deve promover amilises detalhadas de documentos para deter-
minado historiador, relativos e urn t6pico hist6rico, acontecimento ou epi-
s6dio especifico, au providenciar 0 preparo de indices de nomes de pessoas
e lugares, s6 para servir aos genealogistas e antiquarios.
Uma defini~ao das diretrizes e metodos tecnicos e profissionais torna-
se essencial para que se mantenham os altos padroes do trabalho arquivistico.
Asdiretrizes e metodos dizem respeito a substancia do trabalho do arquivis-
ta; determinarao se, de fato, 0 seu trabalho tern conteudo profissional.E
necessaria, pois, que 0 arquivista formule, com a maxima precisao possivel,
as diretrizes a serem observadas pelo seu pessoal na programa~ao e na exe-
cu~ao das varias fases do seu trabalho, bem como elabore normas que indi-
quem, precisamente, como as varias atividades tecnicas e profissionais de-
vem ser executadas. Os National Archives, par exemplo, editaram urn guia
para seus funcionarios, 0 Handbook of procedures, que contem uma dec1a-
ra~o das diretrizes e metodos, organizado em rela~iio as suas maio res fun-
~oes. Esse handbook e suplementado pelos Staff Information Papers, que
fornecem informa~oes detalhadas sobre as atividades profissionais, tais como
o preparo de inventarios, preparo de listas ou preparo de documentos para
microfilmagem.
 As bibliotecas e os arquivos diferem em sua organiza~ao porque aquelas
sao, em geral, organizadas por fun~o, e estes por assunto. A mesma dife-
ren~ existe comumente entre urn arquivo de custodia e urn centro interme-
diario. Nestes, 0 trabalho pode ser executado com maior eftciencia, se forem
designados determinados funciomirios para cada atividade, como a de trans-
ferir, empacotar, armazenar ou fornecer os documentos para uso.
o trabalho de urn arquivo nunca termina. E urn trabalho para a posten-
dade, no duplo sentido de ser feito para e pela posteridade. Nao M limite
quanta ao tempo que se possa gastar na analise dos arquivos, no seu arranjo
e na elabora~ao de instrumentos de busca. 0 numero de itens avulsos com
que urn arquivista tern que lidar, mesmo nas pequenas institui~oes
arquivisticas, e quase infinito. Dado 0 fato de os arquivistas ocuparem, em
geral, toda a existencia no seu trabalho, e comum imaginar-se que sejam
velhos barbudos e curvados, trabalhando em armazens mal iluminados, le-
van do documentos mofados de urn lado para outro. Esse conceito nao
corresponde a realidade. Se urn arquivista que lida com documentos moder-
nos pretende executar sua tarefa, mesmo num grau muito reduzido, tera
que ser urn administrador eficiente, capaz de planejar e de dirigir 0 trabalho
do pessoal que the e subordinado. QUalltomaior a organiza~ao, maior a ne-
cessidade de cuidadoso planejamento.
A fim de formular os pIanos de trabalho, 0 arquivista deve, em primeiro
lugar, determinar que trabalho M para ser feito. Com esse objetivo, ele deve
dividir 0 acervo em segmentos, que podem ser chamados "grupos de arqui-
vos" (archives groups), "grupos de documentos" (record groups) ou "serie
de documentos" (record series). 0 carater e tamanho desses segmentos ou
~ndos depende do carater e volume total dos documentos com que 0 arqui-
VIsta deve trabalhar. 0 arquivista precisa analisa-Ios, a fim de determinar
que trabalho sera exigidopara a elimina~o dos papeis sem valor, para coloca-
los em boa ordem e para descreve-Ios com os detalhes necessarios, visando a
torna~los acessiveis. Deve, entao, formular urn programa anual de trabalho,
plane]ado de modo a cumprir as tarefas especificas que devam ser executa-
das em cada segmento de documentos.
Na execu~o dos programasde trabalho, 0 arquivista deve proceder uni-
formemente em rela~o a todo 0 conjunto de documentos. Assim, ele nao
devera arran jar uma unidade em rigorosa ordem, deixando que tudo mais
permane~a em desordem. Devera proceder de maneira uniforme em todas
as suas atividades. Nao devera, por exemplo, completar todas as atividades
de arranjo, antes de levar a efeito parte de outras atividades, mas sim ir exe-
cutando as varias atividades, simultaneamente. Devera avan~ar progressi-
vamente na execu~ao de seus programas, degrau por degrau, ana por ano,
adiantando todas as fases, em todos os seus grupos, na medida em que os
recursos financeiros e de pessoal 0 permitam. Nao deve permitir que se des-
vie de seu programa de trabalho, passando a despender todas as suas ener-
gias em assuntos que possam vir a ser, momentaneamente, objeto de sua
aten<;ao.Se pretende executar 0 seu programa de instrumentos de busca,
por exemplo, nao deve afastar-se do seu objetivo para atender a interesses
especiais. Antes que tenha conseguido elaborar urn guia geral para os docu-
mentos, nao deve promover analises detalhadas de documentos para deter-
minado historiador, relativos e urn topico historico, acontecimento ou epi-
sodio especifico, ou providenciar 0 prepare de indices de nomes de pessoas
e lugares, so para servir aos genealogistas e antiquarios.
Uma defini~ao das diretrizes e metodos tecAicos e profissionais torna-
se essencial para que se mantenham os altos padroes do trabalho arquivistico.
Asdiretrizes e metodos dizem respeito a substancia do trabalho do arquivis-
ta; determinarao se, de fato, 0 seu trabalho tern conteudo profissional.E
necessario, pois, que 0 arquivista formule, com a maxima precisao possivel,
as diretrizes a serem observadas pelo seu pessoal na programa~ao e na exe-
cu~ao das varias fases do seu trabalho, bem como elabore normas que indi-
quem, precisarnente, como as varias atividades tecnicas e profissionais de-
vem ser executadas. Os National Archives, por exemplo, editaram urn guia
para seus funcionarios, 0 Handbook of procedures, que contem uma decla-
ra~o das diretrizes e metodos, organizado em rela~ao as suas maiores fun-
<;oes.Esse handbook e suplementado pelos Staff Information Papers, que
fornecem informa~Oesdetalhadas sobre as atividades profissionais, tais como
o preparo de inventarios, preparo de listas ou prepare de documentos para
microfilmagem.
 Em todos os paises, os arquivistas - estaduais, federais ou municipais
- devem trabalhar em conjunto na determina<;ao das diretrizes e metodos ,
a despeito de for<;osas diferen<;as de enfase em rela<;ao a seus trabalhos pro-
fissionais. Ao estabelecerem, por exemplo, padroes de avalia~ao, 0 arquivis-
ta federal teni provavelmente urn ponto de vista diferente do ponto de vista
do arquivista estadual. No entanto 0 essencial e que 0 criterio pelo qual os
valores saD julgados sejam definidos nos niveis federal, estadual e munici-
pal. No preparo de instru<;oes sobre os instrumentos de busca, 0 arquivista
federal, em face dos problemas de grande massa de documentos, devera ima-
ginar metodos que permitam obter, grosso modo, urn controle imediato dos
seus documentos e, posteriormente, urn controle preliminar com alguns
detalhes. 0 controle perfeito, com todos os detalhes, pode ter que esperar
POl' muitas gera<;oes. Em primeiro lugar, tratara de identificar e descrever os
grupos de documentos criados no nivel de orgaos ou servi<;os, e so entao
procedera a identifica<;ao das series de documentos encontradas nos diver-
sos grupos. Dara inicio a sua tarefa de analise, partindo da origem da orga-
niza<;ao e respectivas fun<;oes - nao do ponto de vista dos assuntos. Fara a
analise dos itens - documentos ou dossies - somente depois de ter conclui-
do certas etapas preliminares. 0 arquivista municipal, por outro lado, que
lida na maior parte com itens individuais, deve ocupar-se com metodos que
visem a identificar e descrever 0 conteudo dos mesmos. Provavelmente, co-
me<;ara pelo preparo de instrumentos·de..busca de particularidades, como
indices, list as e repertorios (calendars). Ja 0 arquivista estadual resolvera 0
problema de produzir instrumentos de busca de urn modo intermediario
entre os metodos do arquivista federal e os do arquivista municipal. Todos
os metodos, entretanto, vis am a atender 0 mesmo objetivo - tornar os do-
cumentos conhecidos e possibilitar-Ihes 0 uso, e, em ultima analise, os es-
for<;os de todos os arquivistas devem complementar-se mutuamente.
Para 0 exito de qualquer programa de arquivo e essencial urn corpo de
funcionarios com forma<;ao profissional. 0 arquivista deve possuir, em pri-
meiro lugar, uma boa base em algum campo de conhecimentos, e, em se-
gundo lugar, conhecimentos especializados quanta aos principios e tecnicas
de arquivo.
Na Europa, urn profundo grau de educa<;iio geral e requisito indispensa-
vel para admissao em estabelecimentos de ensino altamente especializados,
comO a Ecole des Chartes, na Fran<;a, e 0 antigo Instituto de Ensino de
Arquivistica e Historia, na Alemanha. A Ecole des Chartes, fundada por de-
creto real de 22 de fevereiro de 1821, equipara-se a uma universidade, e os
estudantes saD admitidos unicamente atraves de um exame de admissao.
Oferece urn curso de tres anos de dura<;ao. No primeiro ana lecionam paleo-
grafia, filologia roman a, bibliografia e biblioteconomia (library service); as
disciplinas ministradas no segundo ana saD: diplomatica, historia das insti-
tull.oes francesas, arquivos franceses, arquivistica (archival service) e fon-
tes primarias da hist6ria e literatura francesa; no terceiro ana saD: hist6ria
do direito civil e canonico, arqueologia medieval e fontes primarias da hist6-
ria e literatura francesas. 0 antigo Instituto de Ensino de Arquivistica e His-
t6ria organizado no Arquivo Privado do Estado da Prussia, em Berlim-
Dahlem em 1930, era um alto curso de p6s-gradua<;ao, onde os alunos s6
podiam ser admitidos se doutorados em hist6ria e se os tr~balhos para 0 seu
doutorado incluissem estudos de metodologia e pesquisa hist6rica, paleo-
grafia, geografia hist6rica, hist6ria do direito e Hnguas germanicas. Nesse
instituto os estudantes recebiam urn treinamento intensivo em paleografia,
no uso de fontes hist6ricas medievais, no exame critico de manuscritos, e no
preparo de manuscritos para publica<;iio, bem como em tecnicas de arquivo
relativas a materiais modernos. 0 trabalho daquele instituto vem sendo fei-
to atualmente por escolas de arquivos em Marburg e Munique.
Nos Estados Unidos, os arquivos tern deixado a cargo das universidades
o preparo basico de estudantes que os podera tornar verdadeiros arquivis-
tas. "Aos candidatos ao doutorado em filosofia, a instru<;ao dada sobre his-
t6ria daAmerica", segundo Samuel Flagg Bemis, eminente historiador ame-
ricano, "oferece os elementos fundamentais para uma s6lida prepara<;ao para
a carreira arquivistica, mas os estudantes que pretendam ingressar nessa
profissao devem ser orient ados para uma tese que os obrigue a manusear
manuscritos de consideravel extensao fora dos arquivos oficiais, proporcio-
nando-lhes assim treinamento em problemas de diplomatica e paleografia,
no que se associam com a hist6ria americana".73
 - . N . al 0 curso consistia em leituras recomendadas,
Sou de opiniao que a melhor forma(fao preliminar que urn arquivista en tos do ArqUlvO aCIon . .
lIl A • • debates trabalhos praticos, preparo de mstrumen-
pode ter e urn curso superior de historia. Isso da-Ihe urn conhecimento da nferencIaS semanaIS" ,.
co . di 'dualmente supervisionados e uma sene de provas. As con-
evolu(fao do pais e do seu govemo, conhecimento basico para qualquer pro- debuscam VI . .
tOS d' e por urn periodo supenor a Olto meses.
cesso de aprecia(fao dos valores de pesquisa eventualmente encontrados nos encias e debates esten Iam-s . .
fer . b d 19550 curso de treinamento do ArqUlvo NaCIO-
seus documentos publicos. Da-Ihe treinamento em metodologia da pesqui- A partIr de setem ro e .
assou a ser coordenado com os cursos ministrados pela ~enca,n
sa, treinamento este necessario em todo 0 trabalho que executa quanto a nal p. W hI'ngton 0 curso de treinamento pode ser frequentado
racionaliza(fao dos documentos p6blicos, ao arranjo dos mesmos numa cor- lJni'versity , em as
h
. . ,
de funcionarios do Arquivo NaclOnal e e cre-
pessoas estran as ao corpo . ,.
reta inter-relac;ao, e ao descreve-los em termos de organiza¢o e fun(fao. Desde por 1 . 'dade como uma das suas series de cursos de histona e
a formulac;ao do principio basico arquivistico da proveniencia, em meados dit do pe a umverSI .. d
d a. .strac;ao de arquivos. 0 treinamento tern tambem sido mmistra 0 em
do seculo XIX, os arquivos de todos os paises deram enfase a importancia do a mInI ais de verao de institutos de preservac;ao e administrac;ao de ar-
treinamento em historia por parte do arquivista. curs os anu . . - om os National
uivos dirigidos pela American UmversIty, em cooperac;ao c
A formac;ao superior em hist6ria deve ser complementada por treina-
qArh' es a Biblioteca do Congresso e 0 Maryland Hall of Records.
mento arquivistico especializado. Em setembro de 1953, 0 Arquivo Nacional c IV ,
americano criou urn curso basico de formac;ao para ps seus novos funciona-
rios profissionais. Esse curso pretendia atender aos dois objetivos se~uin-
tes: a) dar a todos esses servidores urn conhecimento b<isico sistematico na
profissao; e b) determinar, por meio de provas bastante rigorosas, as quali-
fica(foes desses servidores para 0 trabalho profissional continuo e para efei-
to de promo¢o. Como urn incentivo aos que fizeram 0 curso e como urn meio
de corrigir certos erros no padrao do pessoal do Arquivo Nacional, concor-
dou-se em que todos os que houvess~my co.~cluido 0 curso, passado nos exa-
mes e trabalhado durante urn ana no grau profissional de principiante se-
riam promovidos a niveis de urn grau mais elevado. Aquele curso nao
pretendia dar aos seus alunos urn conhecimento pormenorizado dos assun-
tos especificos e dos documentos com que estariam diretamente ligados em
suas fun(foes individuais. Esse treinamento especializado e uma responsabi-
lidade continua dos supervisores dos setores e sec;oes, de quem se espera
que 0 aplique, de maneira sistematica ou ocasional no exercicio da func;ao. 0
curso basico de forma¢o foi planejado mais para desenvolver nos alunos
ampla versatilidade na profissao que os habilitaria a tratar com inteligencia
as tarefas que envolvessem assuntos e documentos com que nao estivessem
familiarizados e, assim, tomar possivel uma flexibilidade maior de atribui-
(foes. Pretendia dar aos alunos urn conhecimento correto da inteira organi-
za¢o e fun(foes da institui(fao a que estavam ligados; conhecimento exato
dos principios basicos da arquivistica; dominio das tecnicas arquivisticas
necessarias e urn conhecimento geral dos mais importantes fundos de docu-
 Avalia~ao dos documentos
publicos modernos*

OSDOCUMENTOS OFICWSmodernos sao muito volumosos. Seu crescimento, em

volume, corresponde de perto ao aumento da populac;ao, a partir de meados
do seculo XVlII. Esse aumento da populac;ao tornou necessaria a expansao
da atividade governamental e essa expansao teve como uma dassuas resul-
tantes um tremendo aumento na produc;ao de papeis. Como se aplicaram
metodos tecno16gicos modernos a prodUl;ao de documentos, seu crescimen-
to nas ultimas decadas tem sido em progressao antes geometrica do que arit-
metica.
Vma redu<;ao na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto
para 0 proprio governo quanto para 0 pesquisador. 0 governo nao pode con-
servar todos os documentos produzidos em conseqiiencia de suas multiplas
atividades. Torna-se impossivel prover espac;o para armazena-los, bem como
pessoal para cuidar dos mesmos. 0 custo da manutenc;ao de tais papeis vai
alem das posses da mais rica nac;ao. Ao mesmo tempo, nao se pode conside-
rar que os pesquisadores estejam devidamente servidos pela simples manu-
tenc;iio de todos os documentos. Os especialistas se desorientam ante a enor-
me quantidade de papeis oficiais modernos. Os documentos devem ser
reduzidos em quantidade para que sejam uteis a pesquisa erudita. "Mesmo
os mais ardorosos defensores da conservac;ao no interesse da historia", de
acordo com um folheto editado pelo Public Record Office britanico/4 "co-
mec;aram a temer que 0 historiador do futuro, ao tratar do nosso proprio
perfodo, possa submergir na abundfmcia de provas escritas." Por essa ra-
zao, 0 interesse erudito nos documentos esta muitas vezes na razao inversa

* N. do T.: 0 capitulo da edi~ao original foi substituido, por determina~ao do autor,

por outro trabalho de sua autoria, mimeografado.
74 Great Britain, Public Record Office, s.d., p. 1. Publicado no Brasil pelo Arquivo

Nacional (Rio de Janeiro, 1959. 56p.), com tradu~ao de Leda Boechat.

 de sua quantidade: quanto maior 0 numero de d
, . ocumentos sobre um assun-
to, menor e 0 mteresse pelos mesmos.
Na eliminal;ao de documentos publicos mode ' .
h ' . . rnos e preClSOque se te- Pode-se determinar mais facilmente os valores secundarios de docu-
n a 0 maXImocUldado pa~a quese conservem os que tem valor.
mentos oficiais se os analisarmos em relal;iioa dois aspectos: a) a prova que
De modo. geral, a eficacia de um programa de redul;ao de documentos
pode ser avahada de acordo Coma c . - d contem da organizal;iio e do funcionamento do orgao governamental que os
onel;ao e suas determinal;oes Nu produziu; e b) a infonnal;ao que contem sobre pessoas, entidades, coisas,
Pr~gl.ramNa_dehs~anatureza nao ha substituto para 0 cuidadoso trabaiho dme
a na lse. ao a possl'b'l'd d d . problemas, condil;oes etc. com que 0 orgao governamental haja tratado. A
I I a e e serem mventada t' .
t b Ih d " s ecmcas que reduzam 0 difeI'enl;aentre os valores que se relacionam com esses dois aspectos pode
~a aN~ e ,decldlr sobre os valores dos documentos a uma operal;ao meca-
ser esc1arecida analisando-se a propria defini<;aode records na Lei de Desti-
mea. ao h_a,tampouco, um processo barato e facil para se descartar do
mentos a nao se d 'd cu- nal;ao de Documentos (Records Disposal Act) dos Estados Unidos de 7 de
. r q~e se eCI a pela destruil;ao de tudo que haja sido . d
julho de 1943 (44 U.S. Code §366-80). Nessa lei a palavra documentos
~Og~.ndo-se,pOl'as~~~ dizer, tudo fora. Urn tratamento assim drastiC:r~;r~~
(records) e definida como inc1uindo, primeiro, todo 0 material que conte-
ana apenas aos nllhstas que nada veem de bom nas institui _ . .
nos seus documentos. As dificuld d ' . ._ I;oesSOCIalS ou nha prova de "organizal;ao, funl;oes, diretrizes, decisoes, normas, operal;oes
sao tao d _ . a es na avahar;ao de documentos recentes ou outras atividades do governo". Aqui, da-se enfase aos documentos essen-
tendess gran fes:ue nao admlra que alguns arquivistas, em dado momento
dais relativos a origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de urn 01'-
em a ec ar os olhos e nada fazer. Como Luis XV antes da Rev I _'
Francesa, eles pareciam sentiI' que "0 velho regime pe d' 0 Ul;~o
gao - documentos probatorios ou demonstrativos, que contem 0 testemu-
tencia, e depois de nos, 0 di16vio". I' urara POI'nossa eXIS- nho da existencia e das atividades do orgao. Apalavra records e, alem disso,
definida naquela lei como inc1uindo material que mere<;aser preservado
devido ao valor informativo dos dados nele contido. Aqui a enfase recai nos
Valores dos documentos documentos que contem informal;ao essencial sobre materias com que 0 01'-
gao lida, em contraposi<;ao a documentos sobre os seus proprios atos - os
documentos de "pesquisa" que contem informal;oes uteis para estudos so-
D;st;n~aoentre valores primiirios~e ~~cundiirios bre uma variedade de assuntos.
Para efeito de estudo, os valores inerentes aos documentos decorrentes
Os .valores inerentes aos documentos publicos modernos sao de d da prova que contem da organizal;aOe funl;oes serao chamados de valores
uas
~ategonas: valores primarios, para a propria entidade onde se Originam probatorios. POI'esse termo nao me refiro ao valor inerente aos documentos
v~~umoentdos, e valores secundarios, para outras entidades e utilizadores p~~ publicos devido a qualquer qualidade ou merito especial que tenham como
os. s ocumento£nascem d . provas. Nao me refiro, no sentido atribuido pelo arquivista Ingles sir Hilary
um orgao foi criado _ ad . . t o.cum~nn~ento dos objetivos para os quais
sao e logico d . . ~lms ratlvos, scals, legais e executivos. Esses usos Jenkinson, a santidade da prova dos arquivos que deriva da "custodia
sen: ' e p~melra lmportanda. Mas os documentos oficiais sao re- ininterrupta",75 diu da maneira pela qual os documentos vieram as maos do
tem;::::~ ~rqUl~O~POI'ap~esentarem valores que persistirao pOl'm~ito arquivista. Pelo contrario, refiro-me, urn tanto arbitrariamente, ao valor que
serao de intere:::ISar: :e;sado seu _usa cor.r~nte e porque os seus valores depende do carateI' e da importancia da materia provada, isto e, da origem e
d p u ros que nao os Utlhzadores iniciais Essa utiI'd dos programas substantivos, ou fim, da entidade que produziu os documen-
e pennanente e secundaria ' , b' . . I a-
e que sera 0 ~etode conslderal;iioneste capitulo.
75Great Britain, Public Record Officce, 1949, parte 1, p. 6. Vel' tambem Jenkinson,
1937:11.
liL £L
tos. Assim, nao se trata aqui da qualidade da prova per se, mas do carater da
materia provada.
Ainda para efeito de estudo, os valores inerentes aos documentos devi-
do a informac;ao que contem serao chamados de vitlores "informativos". A
informat;ao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas, coisas ou fenome-
nos. 0 termo "pessoas" pode incluir tanto pessoas fisicas quanta juridicas. 0
termo "coisas" pode incluir lugares, edificios, objetos e demais bens mate-
riais. 0 termo"fenomeno" refere-se ao que acontece tanto a pessoas quanto
a coisas: condic;6es, problemas, atividades, programas, acontecimentos, epi-
s6dios etc.
Deve-se ressaltar que essa distinc;ao entre valor de prova e informativo e
apenas para efeito de estudo. Os dois tipos de valores nao se excluem mu-
tuamente. Urn documento pode ser utH porvarios motivos. 0 valor que urn
documento contem devido ao testemunho que oferece da organiza~o e fun-
cionamento da administra<;ao pode ocasionalmente ser 0 mesmo que 0 va-
lor derivado de 'Sua informa<;ao sobre pessoas, coisas ou fenomenos.
Os atos de urn governo no setor da diplomacia e da guerra, por exemplo,
saD os principais objetos de indaga~o nesses campos. Aqui, 0 valor probatorio
coincide, em grande parte, com 0 valor informativo, pois 0 historiador tanto
se interessa pelos atos do governo em rela<;ao aos acontecimentos diploma-
ticos e militares quanta pelos acontecim,entos propriamente ditos.
...,. 1_·-
Razoes para 0 teste dos valores probat6rios
Ha uma serie de raz6es para aplicarmos consciente e deliberadamente 0
teste do valor probatorio, no sentido em que essa expressao foi definida e
pelas quais os documentos que tern tal valor devem ser preservados, sem
considerar se ha urn uso especifico imediato ou remoto dos mesmos.
Urn governo responsavel deve, certamente, preservar urn minima de pro-
vas de como era a sua organiza<;ao e de como funcionava, em todos os seus
numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que 0 mini-
mo a ser guardado saD os documentos sobre a organiza<;ao e 0 funcionamen-
to e que alem deste minimo os valores tornam-se mais discutiveis. Mediante
uma sele<;iio criteriosa de varios grupos e series, urn arquivista pode reunir,
em urn corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de im-
portancia sobre a existencia de urn orgao -" seu modo de a<;ao, sua politica
em rela<;ao a todos os assuntos, seus metodos e seu conjunto de atividades.
Os documentos que contem tais fatos saD indispensaveis tanto para 0 pro-
prio governo quanto para os estudiosos de administra<;iio publica. Para 0
governo, esses documentos representam fonte de sabedoria e eJq)eriencia
administrativa. Tornam-se necessarios para dar consistencia e continuida-
de as suas atividades. Con tern precedentes de determinadas diretrizes, nor-
mas, processos etc. e podem ser uteis como urn guia par,ll os administrado-
res na solu<;ao de problemas do presente identicos a outros ja solucionados
no passado, ou, 0 que e igualmente importante, evitam a repeti<;ao de erros.
Contem a prova de que cada orgao correspo~deu fielmente aresponsabili-
dade que Ihe foi atribuida, e a presta<;ao de contas que cada funcionario im-
port ante deve ao publico a que serve. Para os estudiosos de administra~o
publica que desejam analisar as experiencias de urn orgao em relac;ao a ati-
vidades de organiza<;ao, norrnas e diretrizes, constituem a rnais fidedigna
fonte do que foi realmente feito.
o teste do valor probatorio e urn teste pratico. Envolve uma analise ob-
jetiva para a qual 0 arquivista rnoderno e especial mente treinado, pois a sua
forrna<;ao em metodologia historica ensinou-o a examinar a origem, 0 de-
senvolvimento e 0 funcionamento das instituic;6es aumanas e a usar docu-
mentos para este fim. 0 teste nao e facH, mas e definitivo. Mostrara, primei-
1'0, os documentos nos quais os julgamentos de valor podem ser feitos com
urn certo grau de seguran<;a, dependendo esse grau da rnaneira mais ou menos
completa pela qual os documentos foram analisados. Esse metodo pode ser
aplicado pOl' todos os arquivistas, pois parece nao haver arquivista que te-
nha duvida a rellpeito da conveniencia de preservar 0 testemunho da organi-
za<;aoeo funcionamento de todo e qualquer orgao. As diferenc;as de julga-
mento surgirao somente em rela~o a a
maior ou menor quantidade de provas
que deva ser preservada. 0 teste do valor de pesquisa, pol' outro lado, rnos-
tra os documentos sobre os quais os julgamentos podem divergir arnpla-
mente.
A informa<;ao obtida pOl' urn arquivista na aplicac;ao do teste do valor
probatorio servira tambem para determinar 0 valor dos documentos sob
 outros pontos de vista. a arquivista deve saber como urn documento veio a
existir para poder julgar 0 seu valor, qualquer que seja 0 seu objetivo. as
documentos publicos, ou, para este fim, os documentos de qualquer entida-
de, saD produto de uma atividade, e muito do significado deles depende de
suas rela<;oes com a atividade. Se a sua origem numa unidade administrati-
va do governo ou numa atividade particular e obscura, sua identidade e sig-
nificado serao, provavelmente, obscuros. Nesse ponto, diferem de manus-
critos particulares, que muitas vezes tern significados pr6prios, sem rela<;ao
com sua fonte de origem ou com outros manuscritos de uma cole<;ao.
Na aplica<;ao do teste de valor probat6rio, 0 arquivista provavelmente
preservara documentos que tern tambem outros valores - documentos que
sao de utilidade nao apenas para 0 administrador e para 0 estudioso de ad-
ministra<;ao publica, mas tambem para 0 economista, 0 soci6logo, 0 histo-
riador e os eruditos em geral.
Pontos de vista europeus sobre os valores probat6rios
as arquivistas de varios paises desenvolveram padroes de avalia<;ao que
requerem a preserva<;ao dos documentos, que mostram como os 6rgaos ofi-
ciais eram organizados e como conduziam seus neg6cios. as arquivistas ale-
maes, em particular, foram bastante precisos a esse respeito.76 Em 1901, H.
O. Meissner, chefe do Arquivo Privado do E~tado da Prussia, formulou al-
guns padr6es de avalia<;ao que exerceram pronunciado efeit6 na profissao
arquivistica alema. Urn deles e 0 de que pastas (no senti do de ma<;os de do-
cumentos reunidos nos servi<;os de registro) relativas a
dire<;ao executiva
deveriam ser preservadas para cada unidade de organiza<;ao. Entre os as-
suntos executivos que Meissner reconheceu como merecendo conserva<;ao
se incluiram a organiza<;ao, dire<;ao, sede, administra<;ao e pessoal da unida-
de. Outro padrao e 0 de que as pastas gerais (as que consistem em documen-
tos sobre diretrizes, normas e coisas semelhantes que tern aplica<;ao geral)
deveriam ser preservadas nas unidades organizacionais centrais onde se ori-
ginassem, isto e, onde emanassem do funcionamento de uma unidade da
organizac;ao - e nao em pontos aonde fossem meramente transmitidos ou
76 A analise dos padroes alemaes de avaliac;ao baseia-se em Brenneke, 1953:38-43.
recebidos; e que 0 valor das pastas gerais nas unidades subordinadas deve
ser determinado levando-se em conta as atividades de tais unidades. Urn
terceiro padrao e 0 de que os documentos de unidades organizacionais in-
termediarias devem ser preservados se tiverem relac;iio com a administra-
c;aode tais unidades e nao meramente com sua direc;ao superior. Urn quarto
padrao e 0 de que pastas de documentos especiais de unidades organizacio-
nais inferiores ou subordinadas devem ser preservadas se se referem a ad-
ministrac;ao de tais unidades. E urn quinto padrao e 0 de que as pastas de
documentos de 6rgaos judiciais devem ser preservadas se se relacionam com
as atividades substantivas de tais 6rgaos ou se refletem 0 desenvolvimento
de direitos e institui<;oes permanentes, epis6dios hist6ricos importantes,
processos politicos ou os costumes e habitos de tempos pass ados.
Pouco antes da II Guerra Mundial 0 Arquivo Privado do Estado da
Prussia nomeou uma comissao especial para formular padroes de avalia<;ao.
A comissao foi dissolvida em 1940, antes de 0 conseguir, mas suas ativida-
des estimularam uma revisao do problema de avalia<;ao pelos arquivistas
alemaes. Na reuniao de Gotha, Meissner salientou a importancia de uma
correta visao arquivistica do trabalho de avaliac;ao, insistindo em que a ve-
lha concepc;ao de avaliac;ao como uma questao de intuic;ao ou de tato estava
completamente desacreditada. Seus padroes foram endossados pOl' H.
Meinert, que salientou que as avalia<;oes devem levar em conta a importan-
cia da fonte arquivistica. Isso deve ser estabelecido considerando-se a posi-
c;aode cada unidade organizacional na estrutura'governamental, a natureza
de suas atividades, e a relac;ao das atividades destas para com as unidades
organizacionais superiores e subordinadas. as documentos, sustentou
Meinert, nao podem ser analisados individualmente como pec;as isoladas;
devem ser avaliados em seu contexto administrativo.
as arquivistas britanicos tambem salientaram a importancia de preser-
val' os documentos relativos ao funcionamento dos 6rgaos. Suas observa-
c;oes sobre a avaliac;ao foram pela primeira vez enunciadas, de modo com-
pleto, em memorando publicado em 1943 pela British Records Association
em conexao com a necessidade da epoca da guerra de recuperar papel usa-
do. Num folheto publicado mais tarde pelo Public Record Office os princi-
pios de avaliac;iio contidos nesse memorando foram aplicados aos documen-
tos oficiais. Esse folheto, intitulado Principles governing the elimination of
ephemeral or unimportant documents in public or private archives, discu-
•.. :u;z;.
, 186. ARQUIVOS MODERNOS
te os principios em rela~o a preserval;ao de documentos para fins de neg6-
dos e de pesquisa.77 Visando a pesquisa, os britanicos devem preservar os
documentos para tres "usos historicos ou gerais": a) mostrar a hist6ria da
organiza~o em causa; b) responder a questoes tecnicas relativas as suas
operal;oes; e c) atender a possiveis necessidades eruditas de informal;ao que
estejam incidental ou acidentalmente contidas nos documentos. Os dois pri-
meiros desses usos se relacionam a "valores probat6rios", 0 terceiro a "valo-
res informativos", no sentido em que essas expressoes sao empregadas nes-
te capitulo.
Para 0 primeiro, isto e, a hist6ria da organiza<;aoem causa, 0 folheto
britanico e a favor da preserva~o de documentos que contenham suficien-
tes provas para mostrar "0 que era 0 negocio ou outra forma de organiza~o
a cujas atividades hajam servido, como era conduzido, por quem e com que
resultados". Indica que os documentos contendo esse testemunho SaDsimi-
lares aqueles necessarios a gerencia dos negocios. Estes incluem atas (mi-
nutas) e outros documentos que determinam a politica das decisoes, series
principais de contabilidade (accounts); correspondencia da qual decorram
atividades significativas, titulo de posse (muniments of title) relativos a bens
de raiz e a propriedades da pessoa ou organizal;ao em causa, e registros
(registers) ou memoranda guardados regularmente de casos, testes, ou ope-
ral;oes, transal;oes transmitidas a outros ou operal;oes executadas de modo
geral, todos os documentos que refletem..as.mretrizes e as praticaspassadas
e presentes que possibilitariam a outra pessoa, caso desaparecesse 0 pessoal
atual, ou os praticantes, continuar ou restabelecer 0 neg6cio ou trabalho".
Entretanto, para fins probat6rios, a sele<;aode documentos pode ser urn pouco
mais drastica do que para fins de neg6cios. "Muitas vezes", de acordo com 0
folheto mencionado, "'todas as necessidades SaDatendidas preservando-se
alguns documentos-chave e selel;oes representativas de series regularmente
guardadas e de grandes classes de documentos que ocorrem constantemen-
te, de carater rotineiro. Especimens devem ser selecionados, por seu carater
representativo, mais como ilustra~o da estrutura do neg6cio do que por
qualquer interess~ acidental."
Para 0 segundo usa, istoe, para responder a questoes tecnicas relativas
as operal;oes de uma organizal;ao, pelo folheto, preservar-se-iam provas so-
mente para as organizal;oes que pertencessem a "uma categoria de institui-
oes ou negocios cujos arquivos raramente hajam sido preservados", que
Y A'" - t d
sejam eles pr6prios de "capital impo~ancIa em c~mpara~o.a ?,Uros .a
mesma categoria, ou que perten~m a uma categona de negoclOs etc. cUJa
bist6ria geral e desenvolvimento sejam de capital importancia e so possam
ser investigados pelo uso de prova coletiva.
AplicafOO do teste dos valores probat6rios
Ate aqui tratamos do pensamento dos arquivistas europeus sobre a ava-
liac;aode documentos oficiais do ponto de vista de seu valor para documen-
tar 0 funcionamento dos 6rgaos que os produziram; permitam-nos, agora,
ocuparmo-nos dos padroes de avalia~o relativos a valores probatorios dos
documentos federais dos Estados Unidos.
De inicio e importante assinalar que as estimativas de valores probat6rios
devem ser feitas com base no conhecimento completo da documenta~o do
6rgao; nao devem ser feitas tomando-se por base parte da documenta~o. 0
arquivista deve conhecer 0 significado de grupos especiais de documentos
produzidos nos varios niveis da organiza<;aoem rela~o a programas ou fun-
c;oesde maior importanda. Em muitos orgaos federais, s~oes de varios ni-
veisdentro da organiza~o criam seus pr6prios arquivos, que saDgeralmen-
te relacionados e muitas vezes duplicados, em pa~e pelo menos, com os de
outras sel;oes, quer superiores, quer inferiores. Nos servil;os centrais de tais
6rgaos os documentos de ministerios podem ser relacionados com docu-
mentos dos departamentos; os documentos dos departamentos com os de
divisoes e os de divisoes com os de sel;oes. Os documentos de 6rgaos regio-
nais podem ser relacionados com os de repartil;oes estaduais, e os de repar-
til;oesestaduais com os de servil;os subordinados. 0 usa de tecnicas moder-
nas de duplical;ao pode, alem disso, levar a uma ampla prolifera~o de
documentos em qualquer repartil;ao.
Ao analisar toda a documental;ao de um 6rgao, as decisoes do arquivista
quanta aos documentos que devam ser preservados dependem de diversos
fatores, dos quais os mais importantes se resumem nas seguintes quest5es:
1. Que unidades de determinado 6rgao tem responsabilidade primor-
dial pela formulal;ao de decisoes concernentes a sua organiza~o, progra-
mas e normas? Que unidades exercem atividades auxiliares a formula~o de
tais decisoes? Que funcionarios, fora da sede, tern arbitrio para formular
tais decisoes? Que series de documentos san essenciais para refletir tais de-
cisoes?
2. A que fun~oes do orgao os documentos se relacionam? Sao funl;oes
substantivas? Que serie de documentos sao essenciais para mostrar como
cada funl;ao substantiva foi levada a efeito em cada nivel da organizal;3.0
tanto no servil;o central como nos locais?
3. Que atividades de supervisao e chefia estao envolvidas na adminis-
tral;ao de cada funl;ao? Quais san as operal;oes sucessivas em sua execUI;3.o?
Que documentos dizem respeito a direl;3.0 executiva, distintos da execul;3.o
da funl;ao? Ate que ponto san tais documentos materialmente duplicados
nos varios niveis da organizal;ao? Que documentos resumem as sucessivas
operal;oes executadas no desempenho de uma funl;3.o? Que documentos de-
vem ser preservados, a titulo de exemplo, para mostrar os processos de tra-
balho nos niveis inferiores da organizal;ao?*
Vejamos agora, mais especificamente, que especies de documentos de-
vem ser conservadas como testemunho da organizal;ao e funl;ao.
E obvio que os documentos sobre as origens de qualquer empreendi-
mento governamental devem ser preservadgs. Jg;tes podem se relacionar com
problemas ou condil;oes que motivaram a criac;ao de um orgao do governo,
tais como queda de prel;os agricolas, aumento do desemprego na industria
automobilistica, tratamento desigual na regulamental;ao do comercio inte-
restadual e coisas semelhantes. "Problemas importantes", conforme citac;ao
do eminente historiador australiano, dr. C. E. W. Bean, em circular enviada
a todos os ministerios pelo primeiro-ministro, "sao, muitas vezes, encontra-
dos na sua forma mais simples, no estagio original de qualquer empreendi-
mento. Muitas vezes, nesse estagio, 0 objeto do empreendimento e mais cla-
ro e as dificuldades mais aparentes. Os documentos como origem de al;aOou
organizal;aO tern, pOl' conseguinte, valor peculiar. Onde, pOl' exemplo, sur-
giu urn novo ministerio nascido de um ramo de algum outro ministerio e
esse ramo, pOl' sua vez, nascera de uma comissao ministerial (ou mesmo de
uro movimento publico) que tentou atender a problemas relevantes quando
os roesmos apareceram; a historia desses esforl;os iniciais muitas vezes con-
tero a mais importante lil;aO para a posteridade."78 Documentos que dizem
1'espeito a problemas podem existir ern forma de relatorios de investigal;oes
do Poder Executivo federal, atas de depoimentos perante comissoes do Con-
g1'esso,atas de conferencias, memorandos e opinioes individuais. Documen-
tos relativos a propria crial;aO de um orgao do governo podem consistir em
leis e decretos bem como de projetos e material subsidiario relativos a al;ao
legislativa e executiva. Documentos que se relacionam com suas atividades
iniciais provavelmente sao bastante escassos. Nos primeiros estagios um 01'-
gao governamental normalmente consiste apenas em algumas pessoas, as
quais compete planejar sua estrutura organica e seus programas. Os primei-
1'osdocumentos - muitas vezes da maior significal;ao para os primordios da
historia de um orgao - san simplesmente atirados as gavetas das mesas de
trabalho, e somente depois que as funl;oes do orgao se tornaram bem defini-
das e que os documentos san arquivados sistematicamente. As ordens admi-
nistrativas e graficos que inicialmente definem a estrutura e os programas
de um orgao - os primeiros documentos de planejamento, embora simples
esbol;os e talvez incompletos em seu conteudo - devem ser cuidadosamente
preservados.
E igualmente obvio que, uma vez criado um orgao, alguns documentos
sobre seus programas substantivos ou fim devem ser preservados. Urn exem-
plo de como tais documentos podem ser selecionados e reduzidos a propor-
c;6es manuseaveis - a menos de 1% do total- encontra-se no trabalho do
Setor de Documentos do Servil;o de Administrac;ao de Prel;os (Records Branch
of the Office of Price Administration) durante a II Guerra Mundial. Esse
orgao, como seu nome indica, controlava os prel;os e 0 racionamento de ge-
neros durante 0 periodo de guerra. Como base para 0 estabelecimento e a
fixal;aOde prec;os teve de colher dados economicos sobre as varias industrias
78a trecho que continha a nota 5 no original foi eliminado pelo autor; as demais
foram renumeradas.
 e, para eonseguir que seus regulamentos fossem observados, teve de em-
preender urn programa de fisealiza~o. Seus quatro principais programas
assim, relacionavam-se com "controle de prer;os", "racionamento", "conta~
bilidade" e "fiscalizar;ao", cada urn a cargo de uma grande unidade da orga-
nizar;ao. Para preservar os documentos desses programas, 0 Setor de Docu-
mentos do orgao selecionava certas especies de documentos sobre cada
programa em todos os niveis administrativos - nacional, regional, distrital
e local - que, reunidos, continham informac;ao sobre cada aspecto de sua
direc;ao e execuc;ao.
Muitas vezes existem relatorios narrativos sumarios da direr;ao e execu-
r;ao dos programas de umorgao. Esses relatorios podem ser em forma de:
a) relatorios anuais das realizac;6es, oueom outra periodicidade; ou b) histo-
rico do orgao. as relatorios periodieos que se fazem na maioria dos orgaos
do governo sac documentos importantes sobre as realizar;6es, porem, insu-
ficientes. Sao insuficientes porque, em geral, sac muito breves, abordando
apenas os pontos principais do trabalho e porque costumam nao ser criti-
cos, fornecendo pouca informar;ao desfavoravel ao orgao.
a historico dos orgaos, muitas vezes preparados em relar;ao a ativida-
des de emergencia de guerra, e tambem insuficiente como registro do traba-
lho de urn orgao, embora constitua urn suplemento muito valioso a sua do-
cumenta~o oficial. Em artigo publicado no The Library Quarterly de janeiro
:,de 1946, 0 dr. W. J. Wilson, urn histotiador-do Servir;o de Administrac;iio de
.rrer;os, estabeleceu interessante analogia entre a sinopse de dados estatisti-
cos e a sinopse de documentos de administrar;ao e operac;ao. Verificou que a
maioria dos dados estatisticos acumulados pOl' aquele servic;o, bem como
pela Junta de Produr;ao de Guerra (War Production Board), durante a
II Guerra Mundial, poderia ser resumida em tabelas e listas. Afirmou que "a
menos que as massas de dados economicos (existentes em inumeras formas
administrativas e estatisticas) sejam resumidas estatisticamente, sao, por
assim dizer, inuteis para 0 trabalho cientifico". Julgava, igualmente, que "a
menos que as massas de a~quivos administrativos e executivos sejam suma-
riadas em relatos inteligiveis, sac quase inuteis para 0 trabalho historico".
Conduiu, com base nessa analogia que admitiu ser imperfeita, que tais ar-
quivos podem ser dest!'Uidos: a) "se a informar;ao historica importante (ne-
les contida) houver sido extraida e satisfatoriamente apresentada em forma
narrativa ... exceto, talvez, em relac;ao a certas amostras ou certos documen-
tos ilustrativos de significar;ao exeepcional"; b) se "nao houver probabili-
dade de neles jamais se basear uma narrativa hist6rica" devido a sua apre-
sentar;ao deficiente ou confusa; ou c) se nao houver probabilidade de serem
"usados urn tanto prontamente para fins historicos". Mas essa afirmativa
vai longe demais. A historia administrativa, tal como qualquer outra especie
de historia, nao pode ser eserita definitiva ou objetivamente. Nao importa
quao bem concebido e bem executado seja urn programa historico; jamais
podera produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos
originais. As interpretar;6es oficiais dos documentos podem ser influencia-
das por muitos fatores - as tendencias pessoais de quem escreve (em geral
urn elemento importante na confecr;ao da historia oficial dos orgaos), a ca-
pacidade de sintese historica do escritor, 0 imediatismo com que escreve
sobre 0 assunto etc. A func;ao do arquivista e preservar 0 testemunho em que
se possam basear reinterpretar;6es, e nao preservar apenas as interpretar;6es
oficiais correntes da prova; e preservar essa prova, imparcialmente, sem
partidarismos de qualquer ordem, e da maneira tao completa quanto 0 per-
mitam os recursos publicos.
as documentos dediretrizes, da mesma forma que os relatorios suma-
rios de realizar;6es, devem ser separados dos demais, merecendo especial
atenr;ao num programa de retenr;ao de documentos. A expressao "doeumen-
tos de diretrizes" (policy documents), no sentido restrito, refere-se a docu-
mentos especiais que servem para comunicar diretrizes e normas de proce-
dimento aos varios setores de urn orgao. Nao se pode fazer uma distinr;ao
rigida entre "diretrizes" (policy) e "normas" (procedures). Em geral diretri-
zes sao principios diretivos que indicam 0 curso de ar;ao a ser seguido nas
varias especies de transar;6es, enquanto as normas dao instrur;6es detalha-
das sobre os metodos e passos especificos a serem seguidos na execur;ao des-
sas diretrizes. As diretrizes e as normas podem relacionar-se a assuntos de
variados graus de importancia. as regulamentos, por exemplo, san de natu-
reza permanente. Outros materiais de carater informativo, tais como noti-
cias, sao geralmente de natureza temporaria ou, quando muito, de natureza
semipermanente. As diretrizes que englobam politicas e normas podem ser
emitidas em varias series, de acordo com 0 grau de importancia, ou de acor-
do com 0 tipo de funr;ao a que se referem, isto e, auxiliar ou fim. Podem
ainda ser emitidas em vlirias formas. As diretrizes de natureza permanente
sao apresentadas na forma de manuais ou guias, enquanto as de natureza
temporaria ou semipermanente do ponto de vista do funcionamento, desti-
nadas a serem periodicamente substituidas, saD normalmente divulgadas
em series de folhas soltas. Deve-se preservar, para fins de arquivo, conjun-
tos ou series de todas as ordens emitidas. Normalmente deyem ser encon-
tradas no nivel da organizac;ao em que foram produzidas, incluindo as 01'-
dens ja revogadas bem como aquelas em vigor. Podem incluir uma serle
mestra de formularios criados para cada uma das normas seguidas. Devido
ao tratamento descuidado que se dispensa aos documentos em orgao tern-
porario,torna-se, muitas vezes, necessario designar determinadas colec;6es
de papeis emitidos em serie, como serie de documentos, metodo este tarn-
hem importante nos orgaos regulares do governo. Essas series podem in-
cluir documentos de normas, diretrizes, organizac;ao e relatorios. Tais docu-
mentos saD muitas vezes reproduzidos em inumeras copias e saD liberalmente
distribuidos pelas varias sec;6es. A menos que se fac;a um esforc;o deliberado
para os juntar em series de documentos, estes freqiientemente nao saD acu-
mulados, nem preservados sistematicamente.
.A expressao "documentos de diretrizes", no seu sentido mais amplo, pode
incluir muitos documentos que se relacionam com 0 curso de ac;6es seguido
num orgao. Pode incluir, alem das series de instruc;6es relativas a diretrizes
e normas, todas as especies de documentos - correspondencia, atas de con-
ferencias, estudos de assessores, relatorios de realizac;6es e relatorios espe-
ciais, pareceres e interpreta<;6es juridicas, graftcos organizacionais e funcio-
nais, memorandos definindo ou deleg~ncio poderes e responsabilidades etc.
Resumindo, pode incluir qualquer documento que rnostre a que se deve 0
aparecimento de tais programas, bem como os que mostrem como os pro-
gramas foram administrados ou executados.
Os documentos de diretrizes, no sentido lato da expressao, nao devem
ser considerados uma classe separada de documentos. Nenhuma iniciativa
deve ser tomada para reuni-Ios numa serie distinta. Durante a II Guerra
Mundial desenvolveu-se urn programa para erial' uma serie de documentos
referentes as diretrizes (policy documentation file) de urn dos orgaos de guer-
ra. Planejou-se selecionar documentos de diretrizes (no sentido amplo) e
reuni-Ios num arquivo separado, organizado de acordo com 0 Sistema Deci-
mal de Dewey. Os criterios de selec;ao nao foram suficientemente bem deft-
nidos, nem 0 poderiam tel' sido, pois nao podiam ser bastante amplos para
incluir todos os documentos importantes e, se 0 houvessem sido, ter-se-iam
tornado, em grande parte, sem sentido. Geralmente, quando documentos
individuais saD arbitrariamente tirados de seu contexto, isto e, dos arquivos
das unidades administrativas que os criaram, perdem muito de sua expres-
sao como urn documento de organizac;ao e func;ao. Se os documentos visam
a servir como prova da organizac;ao e func;ao, ha que ser mantido 0 arranjo
que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; nao se deve
reorganiza-Ios pelos assuntos ou por outro principio qualquer.
Os documentos, pois, compreendidos na expressao "documentos de di-
retrizes" devem ser preservados de modo a refletir 0 trabalho diario de de-
terminac;ao da politica e de sua execuc;ao na unidade organizacional que os
produziu. Devem ser selecionados, reparti<;ao por reparti<;ao, de modo que
os varios grupos preservados mostrarao como era organizada determinada
entidade e como executava suas func;6es. Ao apreciar os valores probatorios
dos documentos publicos 0 arquivista deve estar particularmente informa-
do quanto a organizac;ao, pois esses valores dependem em grande parte da
situac;ao do servic;o que os produziu na hierarquia administrativa do orgao .
Em geral, os documentos dos servic;os decrescem em valor a medida que se
desce na hierarquia administrativa de urn orgao.
A maior parte da documentac;ao significativa quanta as origens e aos
programas de urn orgao encontra-se nos arquivos da "administrac;ao supe-
rior". Estes deveriam ser preservados virtualmente intactos no caso dos che-
fes de departamentos executivos e orgaos dependentes, embora devam ser
expurgados de documentos de administrac;ao geral. Muitas vezes tais arqui-
vos devem ser preservados, no caso de funcionarios administrativos de maior
categoria, logo abaixo das chefias dos orgaos, tais como chefes de departa-
rnentos (bureaux) ou chefes de unidades organizacionais que saD equivalen-
tes a departamentos, como servic;os e administrac;6es da organizac;ao cen-
tral, e escritorios regionais e estaduais da organizac;ao. Os documentos de
direc;ao executiva encontram-se muitas vezes nos arquivos centrais dos ser-
vic;os.A preservac;ao de tais documentos pade implicar a guarda desnecessa-
ria de grande quantidade de papeis quase sem importancia. Se os documen-
tos forem adequadamente classificados, enquanto de usa corrente, isso nao
acontece.
o grau a que se deve descer na escala administrativa, a fim de recolher a
documentac;ao significativa, varia de orgao para orgao e, geralmente, e de-
terminado pela extensao em que as atividades de suas unidades organiza-
IF'

cionais diferem em carater, ou em que suas responsabilidades administrati_ Os funcionarios encarregados das relac;oes publicas cuidam principal-
vas se apresentam descentralizadas. Num orgao executivo, como 0 Ministe_ mente das publicac;6es que muitas vezes apenas distribuem e dos materiais
rio do Comercio, por exemplo, os varios departamento~ e servic;os tratam de de publicidade por eles preparados. A forma desse material nao constitui
assuntos como rneteorologia, comercio exterior e interno, padroes de medi- fator determinante ao se considerar se devem ou nao ser conservados num
das, pesquisas litoraneas e geodesicas. Esses diferentes assuntos nao podem arquivo de custodia permanente, pois incluem-se livros entre as formas de
ser tratados de modo centralizado, exceto de maneira muito geral. Os docu- material documentario abrangidas na defini<;ao do termo "arquivos"
mentos importantes sobre programas, pIanos, diretrizes etc. sao, e obvio, (archives). As publica<;oes produzidas no cumprimento das fun<;oes subs-
criados no nivel de departamento. 0 grau de extensao em que os documen_ tantivas devem, geralmente, ser preservadas de preferencia em bibliotecas
tos de urn determinado funcionario devem ser preservados depende da au- do que em arquivos. Esse e 0 caso dos boletins, folhetos, circulares e demais
toridade substancial pOl' ele exercida, e nao da autoridade aparente; se real- publicac;oes de orgaos que se ocupam de atividades cientificas, estatisticas
mente planeja, dirige e administra 0 trabalho de sua unidade ou se e mero au de pesquisa. Ha, entretanto, exce<;oes a essa regra. As cole<;oes de publi-
ca<;oes de carMer administrativo criadas POl'um orgao, basicas para a com-
agente de comunica<;ao de ordens vindas de superiores. Os documentos de
preensao de suas fun<;oes ou organiza<;ao, e as publica<;oes acumuladas por
funcionarios-chave podem incluir seus arquivos de correspondencia, atas
urn orgao, basicas para a formula<;ao de suas proprias diretrizes, devem ser
de conferencias e reunioes de funcionarios, diarios (se existirem), memo-
canservadas num arquivo de custodia. As publica<;6es contidas em docu-
randos, ordens e varias provas da ac;ao oficial.
mentos que dizem respeito a cria<;ao dos orgaos podem tambem ser consi-
Ligados aos gabinetes da maio ria dos chefes de orgaos do governo en-
deradas conservaveis, especialmente se os documentos contem os rascunhos
contrarn-se varias unidades organizacionais empenhadas em pesquisas e in-
de sucessivas reda<;oes de publica<;oes import antes que refletem mudan<;as
vestiga<;oes decorrentes da formula<;ao de pIanos, diretrizes e normas, ou
substanciais no conteuda.
empenhadas em problemas juridicos, materia or<;amentaria, rela<;oes publi-
Material de publicidade produzido em conexao com atividades infor-
cas ou administrac;ao interna. Os documentos de pesquisa e investigQl;iio mativas e de promo<;ao deve ser preservado num arquivo de custodia, e nao
san de irnportancia incontestavel; peis ireqiientemente contem a explica<;ao em bibliotecas. Esse material fornece a documenta<;ao mais importante dos
dos programas do governo - as razoes do aparecimento dos mesmos e 0
programas que certos orgaos san obrigados a realizar para dar a conhecer ao
porque de seu tratarnento dessa forma. Podem incluir estudos feitos pelos publico suas atividades. Materiais de publicidade podem existir na forma de
funcionarios de staff e relatorios especiais que analisam os trabalhos reali- camunicados a imprensa e ao radio, boletins, folhetos, graficos, cartazes etc.
zados e a realizar ou desenvolvem pIanos, diretrizes ou normas. Ate mesmo Sao produzidos muitas vezes em gran des quantidades, mas geralmente de-
os papeis que servem de base aos trabalhos de pesquisa e investiga<;ao saparecem quase tao rapidamente quanta foram criados, pois san freqiien-
podem ter valor e devem ser examinados cuidadosamente. Em assuntos ju- temente considerados nao abrangidos na defini<;ao de "document os"
rldicos 0 arquivista deve normalmente preservar os arquivos de correspon- (records). 0 problema em rela<;ao ao material de publicidade e 0 de se orga-
dencia do principal funcionario em materiajuridica, pareceres e interpreta- nizar cole<;oes (master files) preservando-se urn exemplar e eliminar todas
c;oes, memorandos, delega<;oes de autoridade e outros documentos que dao as duplicatas. Essas series devem ser mantidas pelo setor onde se origina-
informa<;ao basica sobre as decisoes legais do orgao. No que concerne a ram os documentos. Os recortes de jornais, se necessarios para registrar ati-
materia orc;amentQria 0 arquivista deve normalmente preservar copias dos vidades informativas ou fun<;oes substantivas de um orgao, na falta de ma-
orc;amentes submetidos ao Bureau de Or<;amento e a Camara dos Deputa- terial documentario mais adequado, e se organizados de modo a que possam
dos, e papeis afins, como estimativas de creditos pedidos e justificativas. ser utilizados, devem ser guardados. A procedencia dos recortes deve tam-
Mm ser levada em considera<;ao. Os recortes extraidos dejornais e revistas
nao sindicalizados, especializados e menores devem ter preferencia sobre Os ria genuinamente importante, relativa quer a dir~ao quer a execul;ao, tem
dos jomais de grandes metr6poles, que podem ser facilmente encontrados valor permanente. Conquanto nao se possa fazer uma distinc;ao precisa en.,
por exemplo, na Biblioteca do Congresso dos Estados Unidos. ' tre os documentos relativos a execuc;iio detalhada dos programas de urn 6r-
Sobre a administrac;iio interna ou atividades de housekeeping tais como gao e os relativos a direc;ao de um modo geral, a diferenc;a entre os dois e
atividades de pessoal, propriedade, material e viagens, relativamente pou- perceptivel. Normalmente, num programa tipico de govemo, ocorrem di-
cos documentos precis am ser guardados para fins arquivisticos. Ao avaliar versas atividades inter-relacionadas que dizem respeito a questoes tanto mais
certos tipos de tais documentos deve-se levar em consideraC;ao a retenc;ao detalhadas quanta mais se desce na escala administrativa. Nessaescala, 0
pela Contadoria Geral (General Accounting Office), pelo Tesouro e pela Co~ oivel inferior compreende atividades que se referem a relal;oes do governo
missao de Servic;o Publico (Civil Service Commission), de documentos com pessoas, coisas ou fatos especificos e 0 mais alto compreende atividades
correlatos. 0 valor dos documentos de contabilidade de determinados servi- que se relacionam com a administra<;ao e as diretrizes que se refletem nos
c;os para estudo das praticas contabeis do governo federal, por exemplo, e
relatorios sumarios das realiza<;oes e nos documentos mais gerais relativos a
afetado pelo trabalho da Contadoria Geral desde 1921, atraves da progressi-
tais assuntos. De modo geral, a prova do programa de urn 6rgao diz-se sufi-
va normalizaC;ao dos sistemas contabeis do governo. Antes dessa epoca, os
cientemente demonstrada se fornecida em forma de: a) sumarios (estatisti-
documentos sobre tais praticas eram encontrados em varios orgaos e nas
cos ou narrativos) das opera<;oes de natureza especifica; b) uma selec;iio de
comissoes que investigavam as praticas contemporaneas; os relativos ao
documentos sobre transa<;6es particularmente importantes; e c) uma sele-
periodo posterior encontram-se nos arquivos da Contadoria Geral. 0 valor
~o de documentos sobre operal;6es representativas de todas ou da maioria
dos documentos de celtos servic;os de pessoal, igualmente, vem sendo, nos
das operal;oes de uma determinada especie.
ultimos anos, afetado pela padronizac;ao progressiva das normas de pessoal
A extensao da documental;ao exigida sobre as operal;oes especificas de
da Comissao de Servic;o Publico. Os documentos centrais sobre recrutamen-
urn 6rgao depende da eficiencia do seu sistema de relatar. Num sistema efi-
to, treinamento, promoc;oes, aposentadorias e coisas semelhantes sao, por
caz as realiza<;oes serao registradas em relatorios narrativos e estatisticos
conseguinte, adequados para guarda; os documentos de orgaos relaciona-
para fins administrativos, ou seja, para avaliar 0 progresso, formular ou re-
dos com administrac;ao de pessoal so <1evemser preservados se refletem ati-
ver diretrizes e normas etc.; tais relatorios, mujtas vezes, servem como um
vidades especiais ou distintas. Os metodos que sao seguidos em materia de
propriedade e material sao tambem praticamente os mesmos em todos os born substitutivo de vasta quantidade de documentos detalhados sobre ope-
orgaos, e os documentos que lhes sao relativos nao contem, em geral, muito ral;oes de rotina. Ocasionalmente, podem assumir a forma de historico das
de essencial a compreensao do funcionamento de um orgao especifico. Ge- atividades, como os das juntas locais do Servil;o de Administral;ao de P~os
ralmente, entao, os documentos concernentes a atividades de administra- (Office of Price Administration) durante a II Guerrra Mundial. Na maioria
l;ao intema que se distinguem, que diferem do padrao normal, ou que dizem dos 6rgaos, inclusive nos mal administrados, os padroes de atividades e as
respeito a problemas peculiares a um orgao especifico devem ser preserva- realiza<;oes nos niveis administrativos inferiores estao, geralmente, suficien- .
dos; os pertinentes a atividades de administrac;iio interna normal nao 0 de- temente representados por uma quantidade limitada de documentos de uma
vemser. ou outra especie. Em geral, tais atividades sao realizadas de acordo com or-
a
Documentos relativos execuc;iiode programas de governo sao dificeis dens, regulamentos, manuais de servi<;o e outras determina<;5es baixadas
de gerir do ponto de vista arquivistico. Esses documentos nao so compreen- pelos escaloes superiores. Em urn dos Staff Information Papers do Arquivo
dem a maior massa, mas tambem apresentam os mais serios problemas de Nacional de Washington intitulado The appraisal of current and recent
avaliac;ao. A linha divisoria entre a direc;iio executiva e a execuc;iio deprogra- records, 0 doutor G. Philip Bauer observou que "varial;oes significativas de
mas de govemo nao e muito definida. Os documentos que comprovam mate- diretrizes, metodos ou normas e ocorrencias notaveis geralmente se con-

cretizam nos escaloes superiores, atraves de relatorios, correspondencias e
queixas, ou entao deixam de constar dos documentos da sec;a.osubordinada".
Ocasionalmente, os sumarios necessitam ser suplemefttados por docu-
mentos sobre a¢es especificas que tem um significado especial para a histo-
ria de um orgao. Sobre 0 cumprimento das regulamentac;oes de prec;o, racio-
namento e alugueis do Office of Price Administration, por exemplo, foram
selecionados alguns processos a serem conservados: a) com a finalidade de
ilustrar a aplicaC;ao de varias saDl;oes, tanto judiciais quanta administrati-
vas, nos niveis federal, estadual e municipal; b) para ilustrar as particulari-
dadesjuridicas mais interessantes no cumprimento de tais sanc;6es; e c) para
documentar importantes acontecimentos na historia dos litigios do orgao.
Urn dos criterios para a seleC;ao de processos foi, assim, 0 significado das
ac;oes a que diziam respeito. As ac;oes iniciais empreendidas em novos or-
gaos ou em novos programas podem tambem merecer farta e completa do-
cumentac;ao mesmo no nivel inferior das operac;oes. Igualmente, ac;oes que
fogemnitidamente das normas usuais, quando nao registradas no niveI"em
que se tomam as decisoes, devem ficar consignadas em documentos preser-
vados, a titulo de amostras, como prova da decisao politica e do metodo ado-
tado.
Ocasionalmente, tambem, os documentos sumarios podem exigir uma
suplementac;ao atraves de uma selec;ao de documentos que ilustrem 0 pa-
drao ou norma de ac;ao. Aqui a enfase'n~o eS-tano inusitado ou significativo
mas no usual ou normal. As operac;oes nos niveis inferiores da organizac;ao
podem ser ilustradas pela retenc;ao, quer de todos os document os de deter-
minados servic;os, quer de determinados documentos desses servic;os. Du-
rante a II Guerra Mundial, um certo numero de juntas locais (local boards)
de prec;o e racionamento do Office of Price Administration foram considera-
das records boards, cujos documentos eram preservados na sua totalidade
para ilustrar comovarios problemas foram tratados no nivel dajunta local.
Essa documentac;ao das atividades das juntas locais e suplementada pelos ja
mencionados historicos e por determinadas classes de documentos admi-
nistrativos, selecionados de varias juntas; provavelmente essa documenta-
c;ao ultrapassa 0 necessario. "Mesmo os documentos de uma repartic;ao lo-
cal, preservados para exemplificar os processos administrativos nos niveis
mais inferiores", diz Bauer no seu trabalho, "provavelmente causarao desa-
pontamento quando atentamente examinados em relac;ao aos documentos
. entral's" Em geral nao seria necessaria a preservac;ao de todos
dos semc;oS c ., , .
documentos de determinados servic;os; alguns grupos ou senes de docu-
:entos provenientes de um ou mais servic;os co~tem, geralmente, toda a
ue se necessita sobre a norma ouo padrao. Alguns processos rela-
prova de q d
. ' solu""o de questoes trabalhistas, por exemplo, bastam como ocu-
tlvosa .•.•. . .
entos das normas adotadas. Habitualmente, se eXlste algum mteresse ~er~
III ente quanta aos atos individuais de um orgao, esse se prende malS a
Illan 1 '1' d
natureza desses atos do que ao processo governamenta Utllza o.
Valores informativos
Os valores informativos, como se pode deduzir .d~ pr6p~a expressao,
. am da informac;ao contida nos documentos oficlals relativa aos assun-
denv d .nf _. r xistente
tos de que tratam as repartic;oes publicas e nao a 1 ormac;a~ ~ 1 e
sobre as proprias repartic;oes. A maioria dos documentos oficlals modernos
reservados em arquivos de cust6dia e valiosa, menos pela prova que ofere-
~em da ac;ao do governo, do que pela informac;ao que apresentam ~obre pes-
soas determinadas, situac;6es, eventos. condic;oes, problemas, c~lSas e p~o-
priedades que deram origem a competente ac;ao. Muitas das malO~es sen~s
de documentos dos National Archives, por exemplo, foram recolhldas malS
em razao da informac;ao que contem sobre outros assuntos, do que mesmo
pela propria ac;ao do governo. Entre tais series encontram-s~ ~s volum~as
tabelas de recenseamentos, os documentos sobre servic;o mlhtar, pensoes,
listas de passageiros, titulos de propriedade e varias especies d~ ~rocessos
individuais. Na maioria dos exemplos tais series esclarecem a atiVldade dos
orgaos do governo, mas, em proporc;ao minima em relac;ao ao ~eu volume,
nao constituindo, por isso mesmo, fator de importancia na ~elec;ao para pre~
servac;ao; presume-se que outros documentos mostrem malS eficazmente as
atividades das repartic;oes.
Teste dos valores informativos
Na apreciac;ao do valor informativo existente nos documentos oficiais 0
arquivista nao leva em grande considerac;ao a origem dos d.ocumentos -:
qu~ orgao os produziu, ou de que atividades resultaram. 0 mteresse aqUl
 reside na infor~a'tao q~e contem. Ra alguns testes pelos quais se pode jul-
gar dos valores mformatlvos dos documentos oficiais. Sao eles: a) unicidade'
b) forma; e c) importancia. '
o teste de unicidade deve ser cuidadosamente definido para ter exp _
-A I' res
sao. 0 ap lcar 0 teste 0 arquivista deve Ievar em conta tanto a unicidad d
. £ - e a
m ormac;ao, quanta a unicidade dos documentos que contem a informa a
o termo "unicidade", aplicado a informa'tao, significa que a inform~-o.
fd d . yao
con 1 a em etermmados documentos oficiais nao sera encontrada em ou-
tras fontes documentarias de forma tao completa e utilizaveI. A in£o _ tudo, de comparar-se cuidadosamente os documentos que contem informa-
. b . rma'tao
eo ,::amente unica se nao pode ser encontrada em outro Iugar. Mas a infor-
m~c;aoem documentos publicos raramente e de todo unica, pois em geral
talS documentos se relacionam a assuntos tambem tratados em outras fon-
tes documentarias e a informa'tao que contem pode ser identica 0 . Price Administration para obter reajustamentos de pre't0s foram duplica-
.d•. , , u quase
I entlca, a ~o~tida .em outras fontes. A fim de ser considerada unica para
fins de avahac;ao,a mforma'tao nao precisa ser completamente diferente d
todas ~s demai~, porem deve dizer respeito a assunto sobre 0 qual nao exist:
outra mformac;aodocumentaria tao completa ou tao conveniente quanto nos
documentos oficiais.
~~ aplicar 0 teste da unicidade a informa<;aocontida em documentos, 0
arqUlVIst~deve examinar todas as outras fontes de informa'tao sobre 0 as-
sunto ~b]eto de considerac;ao. Essas fontes tanto compreendem material
prodUZldofora quanto dentro do governo. Os materiais estranhos ao gover-
no pod~m s~r p~blicados ou ineditos; podem consistir em manuscritos pri-
v~dos, ]Ornals, hvros, near prints ou qualquer outra forma de documenta-
'tao. Os materiais do governo sao as varias series de documentos relativas ao
assunto e~ cO,n~iderac;ao.0 arquivista deve compreender a rela'tao existen-
te entre tals senes e ser capaz de identificar as series especificas que mere-
cern ser preservadas. Para determinar se urn corpo de documentos e a unica
boa fonte de informal'ao b d d ,.
• y so re urn a 0 assunto, e preC1SO ser urn verda dei-
ro pento no mesmo t: '1' . d
- ami lanza 0 com todos os recursos externos com os
trabalhos de pesquis b '
a, em como com os outros documentos do governo
que tratam do assunto em q t- 0 . .
ues ao. arqUIVIstafederal deve conhecer toda
a documentac;ao signifi f .
ca Iva que se relaclOne com seu campo de especiali-
za~o; 0 arquivista estadual deve, comumente, conhecer toda a documenta-
c;aosignificativa para a historia do seu estado.
Ao aplicar 0 teste da unicidade a forma dos documentos e nao a infor-
ma~o neles contida, 0 que 0 arquivista tern a considerar e a duplica'tao fisi-
cados documentos oficiais. No governo federal dos Estados Unidos, como e
bem sabido, ha uma grande e talvez desnecessaria prolifera¢o de documen-
tos.Nao apenas se duplicam os documentos de urn nivel administrativo para
o outro, mas podem existir diversas copias de urn documento dentro de urn
determinadoservi'to. Embora nao haja tanta probabilidade de se encontrar
documentos que contenham valores informativos em tantas formas ou se-
riesquanta os documentos que tern valores probatorios, ha necessidade, con-
l;6es sobre determinada materia, a fim de evitar que se preserve mais de
uma copia dos mesmos. Ilustrando esse ponto: os documentos que contem
dados economicos apresentados pelas varias firmas comerciais ao Office of
dos, ate certo ponto pelo menos, nos servi'tos regionais, no central e nos
escritorios nacionais dos departamentos de fiscaliza'tao e de prec;o
(enforcement and price departments) daquele orgao. Urn cotejo dos docu-
mentos de reajustamento de prec;os foi necessario para evitar a guarda de
capias em duplicatas.
Devido as maiores dificuldades tecnicas que nossos ancestrais encon-
traram na publicac;aoe duplicac;aode informac;6es e devido a inevitavel per-
da de muitos documentos atraves dos seculos antes que se generalizasse 0
zelopelos arquivos, os documentos do passado remoto possivelmente serao
a unica fonte remanescente de informac;ao sobre muitas materias de que
tratam. Isso levou 0 arquivista alemao Meissner a formular a maxima "a
idade avanc;ada deve ser respeitada,,79nos documentos. Os arquivistas de
diversos paises estabeleceram datas-limite antes das quais prop6em que to-
dos os documentos sejam conservados. Na Alemanha e 0 ana de 1700; na
Inglaterra, 1750; na Franc;a, 1830, e na ItaHa, 1861. A data italian a
corresponde aproximadamente, por coincidencia historica, a adotada pelo
Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os
documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil,iniciada em 1861.
 Enquanto os documentos oficiais tern probabilidade de ser mais valio-
sos como fonte de informa!;ao quando rareiam outras fontes de material
documentario, 0 inverso desse principio e tambem verdadeiro. A propor!;ao
de documentos oficiais que merece preserva!;ao permanente diminui a me-
dida q~e outras especies de material documentario aumentam em quanti-
dade. E dUvidoso que os governos possam justificar, em face de outras for-
mas de documenta!;ao recente, a guarda de mais do que uma pequena
propor~o dos volumosos documentos oficiais contemporaneos. Mas a tare-
fa de avalia!;ao do arquivista torna-se mais dificil a medida que a documen-
ta!;aO da sociedade aumenta em quantidade. Este deve aplicar padr6es de
sele!;ao com discrimina!;aotanto maior quanta mais recentes sejam os do-
cumentos com que trata e deve, sobretudo, aplicar-Ihes 0 teste da unicidade
com grande severidade, pois, "nao se p6e termo em multipIicar muitos Ii-
Vl'oS" - e muitos outros tipos de material documentario, parafraseando 0
pregador (Ec. 12, 12).
Ao aplicar 0 teste da forma, 0 arquivista deve novamente levar em con-
ta: a) a forma da informa!;ao nos documentos, e b) a forma dos documentos.
Aplicado a informa!;ao, 0 termo "forma" refere-se principalmente ao grau
d,¢concentra!;ao da informa!;ao. A informlU;aupode ser concentrada em do-
c\.l1Tlentosno sentido de que: a) uns poucos fatos sao apresentados em dado
documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenomenos; b) muitos fatos SaD
apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenomenos; ou, c) muitos
fatos sao apresentados sobre materias diversas - pessoas, coisas e fen ome-
nos. No primeiro caso a informa!;ao pode ser dita extensa, no segundo, in-
tens~ e no terceiro, diversa. As tabelas de recenseamentos e as listas de pas-
sagelros, POI' exemplo, fornecem informac;ao extensa, no sentido de que cada
tabela ou lista diz respeito a muitas pessoas. Os process os de varias juntas
trabalhistas ou outros orgaosjulgadores, investigadores ou regulamentadores
servem como exemplos de documentos que contem informa!;ao intensa so-
bre urn numero limitado de assuntos especificos. Os relatorios dos agentes
regionais do Servi!;o de Extensao Agricola e de agentes consulares e diplo-
maticos do Departamento de Estado servem como exemplos de documentos
que contem informa!;ao sobre materia diversa. Os arquivistas britanicos ex-
pressaram, no seu folheto, suas ideias sobre a concentra!;ao de informa~o
em documentos pelo criterio advogado de que se devem preservar os docu-
mentos comerciais que "afetam, nomeiem ou abordem pOl' inferencia urn
grande nurnero de pessoas e/ou coisas ou topicos" e, particularmente, "se
pessoas e coisas sao envolvidas em quantidade". Em geral, os documentos
que representam concentra!;ao de informa!;ao SaDos que mais se prestam a
preserva!;ao arquivistica, pois os arquivos quase sempre tern problemas de
espa!;o para a guarda de documentos.
o tenllO "forma" apIicado aos documentos e nao a informa!;ao neles con-
tida refere-se a condi!;ao fisica dos documentos oficiais. A condi!;ao fisica e
importante, pois, se os documentos vao ser preservados num arquivo, de-
vem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que nao os proprios
criadores, usa-Ios sem dificuldade e sem recorrer a dispendioso equipamen-
to mecanico ou eletronico. Cadernos de notas de quimica, pOl' exemplo, pos-
sivelmente nao serao inteligiveis a outros que nao os quimicos que neles
registraram os resultados de suas experiencias, e fichas perfuradas ou fit as
gravadas comumente so sao utilizaveis com 0 concurso de equipamento de
alto custo.
o arranjo tambem e importante. Certas series de documentos pOl'vezes
SaDpreservadas pelo arquivista simples mente porque se apresentam de
maneira particularmente utilizavel. Se the e dado escolher entre diversas
series relativas a urn certo assunto, optara pOl' preservar as series cujo ar-
ranjo mais facilite a obten<;ao da informa<;ao. POI'tl'Cemplo, os relatorios dos
agentes e adidos agricolas americanos, embora duplicados nos arquivos do
Departamento de Estado, estao sendo preservados'como uma serie separa-
da, acumulada pelo Servi<;o Agricola Estrangeiro (Foreign Agricultural
Service), do Ministerio da Agricultura, porque 0 arranjo em que saD manti-
dos facilita mais 0 seu usa do que as copias dos relat6rios incorporados ao
sistema classificado de arquivamento do Departamento de Estado.
Ao aplicar 0 teste da importancia 0 arquivista encontra-se no dominio
do imponderavel, pois quem pode dizer de maneira definitiva se urn certo
corpo de documentos e import ante, para que fim e para quem? 0 arquivista
presume que sua primeira obriga!;ao e conservar os documentos que conte-
 maticos, ou a lugares onde se passaram acontecimentos importantes. Em
nham informa~o que satisfara as necessidades do proprio governo, e de-
geral, tais valores estao em pec;as de documentos avulsos, tais como a Pro-
pois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do publi-
clamaC;ao de Independencia, embora sentimentalistas extremados os atri-
co em geral.
buam a todos os documentos relativos a assuntos objetos de sua reverencia,
o arquivista ha que levar em consideraC;ao os metodos correntes de pes- nao importa quao volumosos ou insignificantes possam ser. Para tais pes-
quisa de varias classes de pessoas e a probabilidade de que, em circunstan-
soas, a utilidade de determinar fatos significativos e apenas uma considera-
cias ordinarias, farao uso efetivo de materiais arquivisticos. Dara, normal-
c;aosecundaria. Mas os arquivistas devem exercitar seu senso deproporc;ao
mente, prioridade as necessidades do historiador e de outros estudiosos de
ciencias sociais, mas e 6bvio, deve tambem preservar documentos de vit I ao julgar 0 valor sentimental.
. a Antes de aplicar 0 teste da importancia, 0 arquivista deve estar certo de
mteresse para 0 genealogista, 0 pesquisador de historia local e 0 antiquario.
que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. 0 teste da
Entretanto, preservara documentos para usuarios pouco provclveis, tais como
importancia relaciona-se, como ja vimos, a fatores imponderaveis - a mate-
pessoas interessadas em campos tecnicos altamente especializados e em cam-
fias que nao podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e
pos cientificos, que nao fazem ample uso de documentos no exerdcio nor-
forma, ao contrario, referem-se a fatores pondenlveis - a assuntos que sac
mal de suas profissoes, e que, possivelmente, nao usarao materiais arquivis-
passiveis de ser avaliados na base de fatos que nao deixam d6vidas.
ticos a eles relativos.
o arquivista, normalmente, traz para 0 desempenho de sua tarefa urn
Os documentos oficiais tanto podem ter significac;ao coletiva quanta in-
conhecimento geral adquirido durante sua formac;ao academica, sobre as
dividual. 0 valor de pesquisa em geral deriva da importancia da informac;ao.
fontes e os resultados das pesquisas. No cumprimento de suas atribuic;oes, 0
num conjunto de documentos, e nao da informac;ao contida em pec;as isola-
arquivista adquire, normalmente, um conhecimento especializado de cam-
das. Os documentos tern significaC;ao coletiva se a informaC;ao que con tern e
pos de assuntos pertinentes aos documentos com que trabalha. E ao mesmo
6tH para estudos de fenomenos sociais, economicos, politicos ou outros dis-
tempo que executa 0 servic;o de referencia, toma conhecimento das verda-
tintos de fenomenos relativos a pessoas ou coisas. Os documentos da R~par-
deiras necessidades da pesquisa. Adquire tambem urn conhecimento da do-
tic;ao Geral de Terras (General Land Office), por exemplo, coletivamente,
cumenta~o produzida pelos 6rgaos com que trata, de modo que pode redu-
mostram como as terras do dominio p6blkopassaram para maos particula-
zir a proporc;oes manuseaveis a quantidade de documentos a serem usados
res e como 0 Oeste foi colQnizado; individualmente, os titulos de proprieda-
para pesquisa. Mas, se nao possui tal conhecimento, ha que, deliberadamente,
de tern tambem valor para estudos biograficos e para estudos da hist6ria das
procurar adquiri-lo, pesquisando e comparando a documentac;ao existente
familias. No seu artigo"The selection of records for preservation", 0 dr. Philip
sobre os diversos assuntos e, se a sua investiga~o naO der resultado, nao
C. Brooks observou, com muita propriedade, que" ...na sua maioria, os do-
hesitara em consultar especialistas no assunto.
cumentos que tern valor hist6rico possuem-no nao como documentos sepa-
rados, mas como gropos, que, considerados em conjunto, retletem as ativi-
dades de alguma organiza~o ou pessoa, ou retratam os acontecimentos e Aplicafao do teste dos valores in!ormativos
condic;oes quotidianas de trabalho, antes que os acontecimentos e condi-
c;oes que se dao uma 6nica vez". Vejamos agora como os testes de unicidade, forma e importancia foram
Os documentos relativos a'pessoas e coisas podem, e 16gico, ter urn va- aplicados aos gropos de documentos dos National Archives que contem in-
lor de pesquisa individual em relaC;ao a pessoas ou coisas especificas. Nor- formac;oes sobre: a) pessoas; b) coisas; ou c) fatos (phenomena). Ao estudar
malmente, quanta mais importante a pessoa ou a coisa, mais importante e 0 a informaC;ao relativa a esses tres elementos, nao se presume que os docu-
documento que the diz respeito. Tais documentos podem tambem ter valo- mentos se refiram exclusivamente a urn ou a outro; pode acontecer, e acon-
res sentimentais, devido a associac;ao dos mesmos a her6is, epis6dios dra- tece muitas vezes, que se refiram a mais de urn deles.

a termo "pessoa", devemos lembrar, foi definido como incluindo tanto
pessoas fisicas quanto juridicas. as valores dos documentos relativos a pes-
soas serao tratados com referencia a informa¢o que contem sobre as pro-
prias pessoas, nao com referencia as suas informac;6es sobre as condic;oes,
os problemas, as situac;6es e coisas que 0 valham que afetam as pessoas.
as governos modernos produzem documentos relativos a pessoas em
grandes quantidades. Certos tipos de documentos, como tabelas de recen-
seamento, pretendem incluir todos os individuos de urn pais; outros, relati-
vos a classes especificas, muitas vezes represent am grandes segmentos da
populaC;ao, tais como trabalhadores, fazendeiros, soldados e beneficiarios
de servic;os de assistencia social; outros ainda referem-se a classes ainda mais
especializadas, tais como trabalhadores temporarios mexicanos ou porto-
riquenhos, indios e outros gropos nacionais. A medida que se amplia 0 con-
trole do governo sobre seus cidadaos, mais documentos sac criados em rela-
c;aoa eles. Com 0 servic;o militar universal, pOl'exemplo, criam-se documentos
para a totalidade da populac;ao masculina de certo limite de idade, docu-
mentos esses que podem, ao menos parcialmente, duplicar as informac;oes
contidas nas tabelas de recenseamento. as documentos sobre urn determi-
nado soldado podem, ainda, ser criadps em relac;ao a varias fases de sua vida
."p J; •. -
militar - seu servic;o prestado nas forc;as armadas, seu prontuario medico,
sua reforma e pensao. E esses documentos, pOl' sua vez, podem ser
suplementados POl' documentos de sua vida civil, tais como a tributac;ao de
sua propriedade, relac;ao com programas de assistencia do governo, contro-
Ie de seu negocio, se do tipo sujeito a fiscalizaC;ao do governo e varias outras
atividades que 0 podem colocar em contato com 0 governo.As atividades de
assistencia social, em particular, resultam na produc;ao de volumosos docu-
mentos pertinentes a pobreza e dependencia, crimes e delinqiiencia, doen-
c;as e problemas sanitarios etc.
a problema de decidit que documentos sobre seres humanos devem ser
guardados e particularmente dificil. as documentos, e obvio, san muitos em
quantidade e duplicados em conteudo. A informa¢o que apresentam sobre
pessoas e, em grande parte, de carater impessoal, particularmente nOs anos
mais recentes, quando as relac;oes entre governo e cidadaos se tornaram mais
formais e impessoais. A informac;ao sobre qualquer pessoa em particular,
aMm disso, nao e extensa e muitas vezes consiste tao-somente em simples
fatos necessarios ao estabelecimento de sua identidade. as documentos con-
tern poucos detalhes intimos, que se encontram em diarios ou correspon-
dencia pessoal.
Se considerados isoladamente e apenas em referencia a informa¢o pes-
soal que contem, os documentos relativos a pessoas, em sua maioria, apre-
sentam pouco valor de pesquisa. Do ponto de vista de sua significat;ao para
estudos demograficos, sociologicos ou econ6inicos sao, em geral, importan-
tes apenas no conjunto. Para tais estudos tern valor somente se us ados cole-
tivamente e devido a informac;ao sobre fatos que atingem certo numero de
pessoas e nao devido a informac;ao que contem sobre as pessoas individual-
mente. E, em geral, encontram-se sinopses estatisticas dos dados que con-
tern, em enumerac;oes e tabelas estatisticas, publicadas ou nao. Do ponto de
vista do significado historico ou biografico apresentam impOltancia indivi-
dual apenas ate 0 ponto em que as pessoas a que dizem respeito sao impor-
tantes. a arquivista, e obvio, preservara todos os documentos, qualquer que
seja 0 carater dos mesmos, relativos a pessoas notaveis que hajam vivido no
passado; mas, como podera saber quem se tornara notavel entre os milh6es
sobre os quais estao se criando documentos agora?
Entre as grandes series de documentos dos National Archives pertinen-
tes a pessoas encontram-se os censos demograficos; servem para ilustrar a
maioria dos problemas que surgem na avaliat;ao de documentos pessoais.
Considerando que os formularios originais san muito volumosos, justi-
fica-se que 0 arquivista pergunte, pelo menos momentaneamente, se as
sinopses estatisticas impressas do conteudo daqueles nao atenderiam, sa-
tisfatoriamente, as necessidades dos pesquisadores. Uma boa parte da in-
formac;ao geral contida nos originais encontra-se noS relatorios finais. a
Statistical abstract of the United States, publicado periodicamente pelo
Bureau of the Census, con tern, igualmente, grande riqueza de dados estatis-
ticos. Foi suplementado pelo Historical statistics of the United States, 1789-
1945, publicado pelo mesmo servic;o em 1949, com novo suplemento em 1954.
As publicac;6es estatisticas do Bureau san tao numerosas que a lista das mes-
mas forma urn livro de tamanho bem razoavel - 0 Catalog of the United
States census publications, 1790-1945, publicado pelo Bureau em 1950.
as dados de interesse social ineditos produzidos pelo Bureau sao, en-
tretanto, tambem muito valiosos, segundo C. Luther Fry, que ha alguns anos
 escreveu urn artigo intitulado "Making use of census data", publicado no
Journal of the American Statistical Association de junho de 1930. Fry assi-
nala que os dados sobre popula~ao contidos em relal;oes e tabelas ineditas
de anos recentes sao classificados de acordo com 0 sexo, a cor ou a ra"!>
, .•••, a
naturalidade e a descendencia, que mostram varios fenomenos tais como a
popula<;ao rural pOl' localidades, 0 estado civil das classes de popula~o
fatos relativos as condi<;oes de vida, e que em geral sao mais indicaveis para
fins de pesquisa do que as estatisticas publicadas, devido ao fato de serem
divididos pOl' localidades menores.
Os originais dos recenseamentos demogrMicos de 1790 a 1880 sao, nao
obstante, preservados nos National Archives, urn dos poucos grandes arqui-
vos do mundo que preservam esse tipo de documento. Conquanto as sinop-
ses estatisticas, publicadas ou ineditas, aparentem conter a maior parte da
informa<;ao necessaria aos pesquisadores, tais sinopses, ocasionalmente, sao
consideradas inadequadas. Este e, pOl' exemplo, 0 caso de estudos sobre a
fixa<;ao ou movimentac;ao dos grupos nacionais que so podem ser identifica-
dos observando-se os nomes dos individuos. Aqui os formularios 'originais
tern que ser usados. Os formularios sao tambem us ados ocasionalmente pe-
los pesquisadores que desejam obter ou certificar-se de fatos basicos sobre
pessoas, para estudos historicos ou biograficos. Entretanto, sao usados mais
amplamente para pesquisas geneal6gicas e para a confirma<;ao de fatos que
sao ordinariamente derivados de dgcumentos vitais quando existem tais do-
cumentos sobre pessoas. Ate certo ponto, entao, os censos demograficos res-
pondem aos testes de unicidade e importancia.
A informa<;ao sobre a popula<;ao dos Estados Unidos fornecida nos
formuhlrios dos censos e exaustiva, tanto em periodo de tempo, quanta em
area. Os formularios dao cobertura quase total acerca da popula<;ao do pais
a cada 10 anos e representam uma concentral;ao de informa<;oes sobre indi-
viduos, pois contem muitos fatos pessoais, em espa<;o relativamente reduzido
(embora os formularios do ultimo censo fossem tao volumosos que foram
reduzidos a microfilme).
,
Come<;ando com 0 censo de 1850 , os formularios
usualmente indicam 0 nome, a idade, 0 estado, 0 territ6rio ou 0 pais de nas-
cimento de todo cidadao livre dos Estados Unidos. Conquanto 0 conteudo
dos formularios varie de pais para pais, e num mesmo pais, de urn recensea-
mento para outro, comumente contem informa<;oes relativas a caracteristi-
cas pessoais (familia, sexo, estado civil, idade), status politico (Iugar de nas-
cimento, nacionalidade, lingua e ra<;a), status social (educa<;ao, religUio) e"
status economico (ocupa<;ao, rendimentos) dos cidadaos. Devido ao seu ar-
ranjo e a forma concentrada de suas informa<;oes, os formularios censitarios
atendem tambem ao teste da forma.
Existem numerosos outros grupos de documentos dos National Archives
e que contem dados pessoais sobre individuos. Alguns desses sao valiosos de-
vido a informa¢o individual que contem. Sao exemplos os requerimentos
de propriedade, de passaportes, de pensoes, as listas de passageiros, os do-
cumentos de antigos funcionarios (tanto militares como civis) e os docu-
mentos de imigra<;ao e naturaliza<;ao. Em outros, embora uma vez mais con-
tendo informa<;ao sobre individuos, 0 seu valor nao esta nesse fato, mas sim
no de tratarem de uma classe de pessoas. Como exemplos temos os proces-
sos de fazendeiros que participaram da Administrac;ao de Reajustamento
Agricola (Agricultural Adjustment Administration) e dos programas de rea-
bilital;ao rural durante a depressao economica de 1930, meeiros sulistas, tra-
balhadores migrantes, trabalhadores temporarios mexicanos e porto-
riquenhos, indios, criminosos e outros. Nesse caso os documentos tern valor
devido a informa<;ao que prestam sobre uma classe de pessoas, e nao devido
a informa<;6es sobre pessoas especificas. Em tais classes a informa<;ao nao e
exclusiva ou mesmo primordial mente de natureza pessoal, pode referir-se a
fenomenos economicos, geograficos ou outros. Isso nos leva dos valores pes-
soais aos valores para estudos de fatos. Trataremos destes nos paragrafos
seguintes, onde serao considerados os documentos sobre varios tipos de fe-
nomenos.
Na selel;ao de documentos, tendo em vista a informa<;ao que conte~
sobre pessoas, dois criterios san possiveis. 0 primeiro e selecionar aqueles
que representam concentra<;6es de informa<;oes, tais como formularios de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informa<;ao extensa,
intensa ou diversa, em forma concentrada. 0 segundo e selecionar urn certo
numero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos
do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenomenos investigados.
Na ultima alternativa, isto e, naquela de selecionar, para reten<;ao, urn
numero limitado de processos sobre individuos, dois principios podem ser
adotados: a) 0 de sele<;ao especial; e b) 0 de amostra estatistlca. 0 principia
de sele<;ao especial pode ser ilustrado pela reten<;ao, nos National Archiv~,
de urn numero limitado de pastas de assentamentos pessoais de servidares'
 civis federais. Em relal;ao aos primeiros anos, tais pastas estao repletas de
documentos de natureza informativa que vem sendo conservados. Em rela.
l;iio aos ultimos anos, somente sao selecionados para preseryal;iio as de em.
pregados-chave que serviram ao governo ocupando uma posil;iio adminis.
trativa, executiva ou supervisora. Aqui as pessoas sao individualment
. e
Import antes, de modo que a selel;iio e feita em rela~ao a individuos e nao e
rela~ao a assuntos de natureza social. a principio da sele~ao especial podm
e
tambem ser aplicado para se obter uma documental;iio sobre fenomeno
sociais ou de outra natureza. a principio da amostragem estatistica aplica~
se apenas quando os documentos sao selecionados para estudo de fenome-
nos coletivos e nao individuais. Trataremos de tais aplicac;oes em paragra£
. 00
posteriores, onde serao considerados os documentos sobre varios tipos de
fenomenos.
Antes de terminar a discussao sobre os documentos que contem infor-
ma~oes sobre pessoas, dedicaremos urn pouco mais de atenl;iio ao problema
do usa, para fins pessoais, de tais documentos. as usos aqui considerados
serao os que se referem aos direitos financeiros, legais ou civis dos indivi-
duos. Resumindo-se, ate que ponto vai a obrigal;iio, por parte do arquivo, de
preservar documentos para usos puramente pessoais?
as documentos oficiais sao a ultima prova de todos os direitos e privile-
g~O~permanentes do cidadao e a prov~ imediata de todos os direitos tempo-
7
ranos de propriedade e financeiros que d€fivam das rela¢es do cidadiio
com 0 governo ou a elas estao ligados. Certos direitos de propriedade e fl-
nanceiros sao de longa dural;ao, outros sao de natureza passageira.
Entre os mais importantes documentos relativos a pessoas encontram-
se os que firmam os fatos de sua existencia, identidade e estado civil. Esses
fatos sao essenciais ao estabelecimento de toda uma serie de direitos
colaterais, como direitos de propriedade, privilegios de cidadania e para fins
de beneficios sociais de varias especies. as National Archives preservam urn
certo numero de grandes grupos de documentos que con tern atos vitais so-
bre pessoas e compllaram uma lista dos mesmos para os que procuram in-
forma~oes relativas a idade e cidadania. as formularios de recenseamento,
dos ~uais ja nos ocupamos bastante, constituem 0 mais importante grupo
de tals documentos e sao amplamente usados para determinar fatos sobre
pessoas, os quais, comumente, derivam de documentos vitais, quando exis-
tern. 0 proprio Bureau of the Census criou uma unidade organizacional que
se ocupa exclusivamente de fornecer dados vitais extraidos dos formularios
dos recenseamentos de 1880, 1900 e 1920. Seus servi~s sao identicos aos
executados pelos registros civis.
Em toda sociedade adiantada, 0 Estado tem-se ocupado da manutenl;iio
de documentos vitais de nascimentos, casamentos e 6bitos. A hist6ria da
manuteUl;ao desses e muito longa. 0 registro formal de informa~oes sobre
nascimentos, casamentos e 6bitos, no mundo de lingua inglesa, come~u
em 1538, quando Henrique VIII ordenou que os responsaveis pelas igrejas
paroquiais de toda a Inglaterra registrassem em livros todo batismo, casa-
mento ou enterro que ocorresse na paroquia. Essa pratica estendeu-se a ou-
tros paises cristaos, de modo que no seculo XVIII havia-se generalizado 0
registro legal de dados vitais pelos ministros protestantes e cat6licos. Em
1789, durante a Revolu~ao Francesa, a responsabilidade pelos registros fran-
ceses transferiu-se dos ministros da Igreja'para os funcionarios municipais
em todo 0 pais. No seculo seguinte outros paises europeus adotaram a prati-
ca da Fran~a, tornando tais registros uma responsabilidade do Estado, e nao
da Igreja. Na Inglaterra foi promulgada uma lei de registro civil em 1836,
criando urn oficial de registro central responsavel pelos documentos e esta-
tisticas de nascimento, casamentos e 6bitos, segundo a causa, em toda a In-
glaterra e Pais de Gales. Essa lei de 1836 foi 0 prot6tipo das leis de registro
para as colonias britanicas, incluindo-se a da Australia e de certos estadQs
americanos, notadamente Massachusetts, que promulgou a primeira Lei de
Registro Civil na America em 1842. Em meados do Seculo XIX, diversos es-
tados americanos aprovaram leis exigindo que se fizessem registros publi-
cos de nascimentos, casamentos e 6bitos e que se enviassem c6pias de tais
documentos a uma agencia central de estatisticas vitais na capital do estado.
a estado de Nova Jersey inicio\l essa pratica em 1848 e os de Rhode Island e
a
Virginia em 1853. Em grande parte devido agita~ao da Associal;ao Ameri-
cana de Saude PUblica (American Public Health Association), fundada em
1872, varios outros estados adotaram 0 sistema de registro civil, de modo
que em 1919 todos os estados tinham urn registro central de estatisticas vi,..
tais.80
Os documentos vitais relativos a nascimentos, obitos e casamentos de,-
veriam ser, e de fato sao, permanentemente conservados pelos respectivos
 estados. 0 governo federal no futuro ficani, POI' conseguinte, desobrigado de
qualquer necessidade de guardar grandes corpos de documentos POI' Conte.
rem casualmente informac;ao sobre nascimentos, casamentos e 6bitos, como
faz agora em relac;ao aos primeiros periodos da hist6ria norte-americana.
Outra classe importante de documentos relativos a pessoas e a que esta.
belece fatos relativos a propriedade. A maio ria de tais documentos refere-se
a direitos de propriedade de natureza puramente tempon'lria, tais como Os
que nascem de contratos com 0 governo, acordos de emprestimos e coisas
semelhantes. Estes tem valor apenas na vigencia dos compromissos entreo
governo e as pessoas implicadas no caso. Ha, entretanto, certos direitos de
propriedade, como assinalou 0 arquivista alemao Meissner, que se referem
a materias substanciais, tais como titulos de propriedade de terras, outrora
propriedade do Estado. Nos National Archives, essa classe de documentose
mais bem exemplicada pelos documentos que se relacionam com a transfe.
rencia de titulos de terras do dominio publico para pessoas privadas, do
General Land Office.
Outra classe importante de documentos relativos a pessoas e a que esta.
belece fatos a respeito de serviC;os prestados ao governo, como militares ou
civis. Esses fatos sao tambem essenciais no estabelecimento de varios direi-
tos colaterais, tais como 0 direito a pens6es e a outros beneficios. Os docu-
mentos de carateI' pessoal dos servidores civis do governo federal saD muito
sucintos nos ultimos anos. Contem apenas.a tuformac;ao necessaria para es-
tabelecer os direitos dos servidores e, POl' conseguinte, estao sendo guarda-
dos no centro intermediario de documentos (Records Center) de St. Louis,
estado de Missouri, apenas enquanto persistem tais direitos.
Ha in urn eras outras classes de documentos que saD de importancia para
os individuos na comprovac;ao de seus "direitos". A lista destas e intermina-
vel. Surgem cada vez que urn individuo tern qualquer especie de relac;ao com
o governo. A extensao, 0 prazo e 0 lugar no qual 0 governo deve preservar
tais documentos sao assuntos de politica do governo. Para os documentos
que se referem a relac;6es de carateI' puramente transit6rio entre 0 cidadao e
a administrac;ao publica, sao vilidas asconclus6es de Bauer no seu trabalho:
primeiro, "urn orgao criado para protegeI' ou regulamentar certos interesses
privados deve, e logico, manter os documentos adequados e preserva-Ios
enquanto os interesses primordial mente afetados POl' eles subsistem" e, se-
gundo, "urn born principio para fixar 0 periodo de retenc;ao de tais docu-
mentos d eve ser 0 de Considera-Ios em relac;ao aqueles interesses
_ abrangi-
_
. . d'lc;ao.
dos naJuns - da repartirao 't criadora ou acumuladora e nao •em relac;ao a
todos os d"t
lrel os e I'nteresses ilimitados que possam ser defendldos pelo uso
colateral dos mesmos". . ., ;
AI, dos documentos que se referem a pessoas, mdlVldualmente, ha
em ~ dd
. , meros grupos de documentos nos National Archives que contem a os
Inub entidades coletivas. Tais documentos existem, em geral, na forma de
sore _ rd-
essOS (case files) que dizem respeito a relac;oes do governo com en I a
~::cparticulares ou, na forma de declarac;6es (ou relat6rios) pr~stadas a.o
erno POI'entidades de determinado tipo. Entre os processos ha os relatl-
gov . . d' ..
vos a casos, de fale~ncia concordatas e de ac;6es perante
.. tnbunals lstntals
,f e
de reclamac;6es, a causas trabalhistas nas divers as Juntas tr~balhlstas, a a-
bricac;ao e a colocac;ao no mercado de alimentos e drogas e a.reg~lamenta-
- 0 do comercio interestadual, dos transportes e das comumcac;oes. Entre
~: declarac;6es e os relat6rios ha os apresentados ao Bureau de Minas ~el.as
industrias de minerac;ao sobre vendas, produC;ao, emprego etc.; a A~~lms-
trac;ao de Troca de Mercadorias (Commodity Exchange) sobre c~~erclo n,a
J ta de Comercio de Chicago (Chicago Board of Trade); a ComIssao de TI-
t ~~s e Cambio (Securities and Exchange Commission) sobre entidades que
e~litem ap6lices de seguros; a Comissao de Comercio Federal (Fe.deral Trade
Commission) e a outras repartic;6es regulamentadoras e fiscahzad~ras do
governo federal. Em geral, tais declarac;6es ou relat6rios ~ao ~u?m~t~dos ao
governo em obediencia a regulamentos ou pOl' forc;a ~e cltac;ao JudIcIal pr~-
vista em lei e 0 uso·dos mesmos e restrito durante penodos de t:mpo relatl-
vamente longos. Sao conservados devido a informac;ao. que cont,:m sobre os
neg6cios e as condic;6es financeiras em geral, nao pela mformac;ao sobre de-
terminadas firmas. _
Entretanto, ha exemplos excepcionais, em que ,os documentos sa~.con-
servados para estudo de determinadas firmas. E 0 caso dos papels da
Chesapeake and Ohio Canal Company relativos aos anos de 1785 a 1939, que
e
foram adquiridos pelo governo e que, 6bvio, saD de valor para 0 estudo da
hist6ria dos neg6cios bem como para 0 estudo das melhorias internas: ~e.os
documentos sobre determinadas firmas merecem preservac;~o: os cn~e:l~s
de selec;ao de documentos desse genero, sugeridos ~e~os arq~l~~tas bntam-
cos SaDtao bons quanto quaisquer outros. Os arqUlVlstas bntamcos, no seu
fol~eto sobre os principios de eliminaC;ao, sugeriram, relembremos, que se
 devem preservar documentos de firmas pertencentes a uma ct· da terra. Os documentos terao que ser conservados para esse fim enquanto
" a egona cujos
documentos raramente hajam sido preservados", ou que seJ'am de ". existir 0 presente sistema de registro de titulos de bens im6veis. Se estivesse
tA . . " 1mpor_
anC1alllcomum em compara<;ao com outros da mesma catego . . elJl uso 0 sistema Torrens de registro de titulos de propriedade da terra, a
. . na, ou amda
que perten<;am a uma categona cuja hist6ria geral e evoluf'ao "a guarda da inteira cadeia de documentos sobre escrituras de transa<;oes, a
y penas Possa
ser acompanhada pelo uso de prova coletiva". Como a ma' . d d partir do titulo original, seria desnecessaria.81 Os papeis de posse da terra de
lDna os ocu
men~os sobre individuos, entretanto, os documentos sobre entidades coleti~ cada requerente de um bem de familia do dominio publico, como frisado
vas saD preservados sobretudo pelo seu significado coJetivo n- 1 anteriormente, contem informa<;oes pessoais, como idade, lugar de nasci-
d ' ao pe 0 valor
os mesmos no estudo de firmas, individual mente. Desse mod tA mento e, conforme 0 caso, informa<;oes sobre naturaliza<;ao. Sao, pois, usa-
,. A 0, em valor
para estu d os d e vanos fenomenos economicos e sociais e serao trat d dos com bastante freqiiencia para fins genea16gicos. Conquanto os papeis de
'c . . a os em
paragraios postenores.
posse da terra, como um todo, possam ser usados para estudos da coloniza-
~ao do Oeste e para estudos relativos a aliena<;ao de terras publicas, rara-
mente SaDus ados para esse fim. A informa<;ao que contem sobre 0 carater
das terras propriamente dito e insignificante. Esses papeis, considerando 0
. 0 termo "coisas", recordemos, foi definido como incluindo lug ares ed'- seu volume e arranjo, dificilmente atendem ao teste da forma e mal atendem
ficlDs e outros objetos materiais. No estudo dos documentos sobre cois~s 1 ao teste da importancia, mas os valores primarios que ainda possuem sao
valores a se:e~ con~iderados saD os que derivam da informa<;ao que cont€: tais que, pelo sistema atual de transmissao de titulos de terras, nenhum fun-
sobre as propnas COlsase nao da informa<;ao sobre 0 que acontece as c . donario do governo ousaria recomendar a sua destrui<;ao.
E t . Olsas.
n re as COlsas, 0 ser humano se preocupa, fundamentalmente com No Arquivo Nacional dos Estados Unidos, os documentos relativos, de
terra n I' 0 N . , a urn modo mais geral, as terras do pais incluem explora<;oes geograficas mili-
a qua. Vlve. s atIonal Archives preservam muitas series de docu-
me~tos relaclDnadas com terra; documentos sobre recurs os minerais, pro- tares, ou nao, e levantamentos como os de Lewis e Clark em 1803-06; levan-
dUZ1dos pelo Bureau de Minas; sob~e ~ c~~~sifica<;aodos solos, produzidos tarnentos geo16gicos como os de Hayden (1667-79), King (1867-80), Powell
pelo Bureau de Solos; sobre pesquisa e explora<;ao, produzidos pelo Geological (1869-79) e Wheeler (1869-79); levantamentos do dominio publico pelo Ser-
S~~; sobre a~ propriedades de terras que hajam sido parte do dominio vi<;oGeral de Terras e levantamentos de limites.e de ferrovias. Esses docu-
pubhco: ~rodUZ1dos pelo Servi<;o Geral de Terras (General Land Office) e rnentos contem informa<;oes geograficas, topograficas, geo16gicas, botani-
sobre vanos outros de seus aspectos topograficos, geol6gicos e geograficos cas e etnograficas. Essas infonna<;oes SaD importantes. As fontes onde se
Os documentos relativos a terras outrora parte do dom1'n' 'bl' . apresentam SaDunicas e conquanto estejam grandemente dispersas e, oca-
. -. ' 10pu 1CO,ser-
Vlrao_para dustrar a maioria dos problemas de avalia<;ao que aparecem em sionalmente, hajam sido removidas da cust6dia publica, SaDperfeitamente
rela~ao a documentos sobre coisas. Trata-se dos papeis de posse de terra do trabalhaveis e mais 0 seriam se pudessem ser reunidas.
Sel'Vl<;o?eral de Terras, dos quais existem cerca de 19 mil pes cubicos (538m3) Entre outras coisas sobre as quais se conservam documentos no Arqui-
nos NatlDnal Archiv t . va Nacional estao as feitas pelo homem - coisas, de modo geral, relativa-
. . _ es e en re os qua1S se encontram muitos requerimentos
ara mente transit6rias - e os documentos relativos as mesmas, portanto, tem
P a const1tu1<;a0 de bens de familia (homestead lands) durante os anos
d e1862a1950 Osp ,. d d A '
' . - . ape1s e posse a terra contem descrif'oes das terras pOl' menor probabilidade de apresentar valor permanente. Entre tais documen-
su bd 1Vlsao - '1 I y
tos incluem-se os relativos aos melhoramentos internos do pais, como docu-
. ' se<;ao, Vl a e ugar. Desde que 0 titulo de propriedade da terra
b ase1a-se nos documentos fi
· - que a trans erem do dominio publico para 0 pri-
va d 0, esses saD retidos Pl" . 1
l' d" lllclpa mente pela prova que contem os direitos 81 Vel' verbete sobre Sistema Torrens na Encyclopedia americana, 1936, v. 26, p.
egals ou 0 uelto de propriedade dos indi 'd d A 708-9.
Vl uos que etem agora a posse
mentos da Chesapeake and Ohio Canal Company, anteriormente menciona_
dos, de estradas de ferro, sobre as quais se encontram documentos em di-
versoS grupos, e de construc;6es. Os documentos sobre edificac;6es podem
servir para ilustrar os problemas de avaliac;ao de document05 relativos a coi-
sas artificiais. E 6bvio que nao ha necessidade de conservar documentos so-
bre a maio ria das edificac;6es, privadas ou publicas, e que nem mesmo se faz
mister a conservac;ao, par exemplo, dos relativos a detalhes arquitetonicos e
estruturais, pois existe informac;ao impressa sobre tais aspectos. Os docu-
mentos sobre edificac;6es sao arquivisticamente importantes apenas se os
pr6prios predios san importantes e se adquirem importancia devido as liga-
c;6es que com eles se estabelecem, par se identificarem com importantes per-
sonagens, ou acontecimentos hist6ricos, ou pOl' serem exemplos represen-
tativos das construc;6es de determinado periodo. As casas de nossos
presidentes - Mount Vernon, Monticello, The Hermitage - e os preclios
onde se passaram importantes fatos hist6ricos - Independence Hall, Casa
Branca, Capit6lio - san importantes pOl' suas associac;6es e praticamente
todos os documentos relativos aos mesmos sao, pois, importantes. Na ava-
liac;ao de documentos sobre tais estruturas, 0 lema para documentos do se-
culo XIX deveria ser "guardar tudo". Para os documentos de origem bem
mais recente, entretanto, e 6bvio que, mesmo no caso dos relativos aos luga-
res de maior importancia, nao se pode guardar tudo, pois muitos documen-
tos provavelmente se relacionam com assuntos de menor importancia, de
economia domestica. ~ ....
o interesse do Servic;o Nacional de Parques (National Park Service), do
Ministerio do Interior, pOl' documentos sobre lugares verdadeiramente his-
t6ricos e importante. Cada fragmento de informac;ao sobre tais lugares pode
ser importante para os historiadores do Servic;o de Parques e, pOltanto, me-
rece ser preservado para os mesmos. De modo geral, e verdadeira a observa-
c;ao do arquivista alemao Meissner, relativa a documentos sobre edificac;6es,
qual seja, a de se conservarem os documentos relativos a bens imoveis se
fixam os direitos do Estado quanta a tais bens, ou se se relacionam aadmi-
nistrac;ao de propriedade que seja de interesse especial ou hist6rico.
Outra classe de documentos relativos a objetos feitos pela mao do ho-
mem dos quais se encontram numerosos exemplos nos fundos do Arquivo
Nacional consiste em documentos sobre navios. Existem series muito gran-
des de tais documentos, como pIanos, incluindo desenhos, projetos, plan-
etc. de vasos de guerra, entre os documentos do Ministerio da Marinha,
:e navios mercantes, entre os documentos do Ministerio do Comercio. Os
rimeiros navios construidos nos Estados Unidos despertam interesse, tan-
P de antigu"idade como de erudic;ao, que se refletem, perfeitamente, no The
to , .
American Neptune, periodico trimestral devotado aos vanos aspectos da
pesquisa naval. Urn exame de suas paginas mostra que ~s doc~~ent~s con-
tendo informac;6es sobre desenho, construc;ao e operac;ao de vanos tlpos de
navios em diferentes epocas san de real interesse para urn grande grupo de
essoas. Mas e duvidoso que 0 mesmo interesse de pesquisa, ocorrido prati-
Pd'
camente em relac;ao a todos os documentos os antlgos, se yen 'filque em re-
lac;ao a maio ria dos documentos de novos navios, e que, pOl' conseguinte, 0
arquivista encontre justificativa para guardar nada mais do que algumas clas-
ses selecionadas de documentos sobre navios relativamente novos.
Outro tipo de documento sobre objetos feitos pelo homem encontrado
nos National Archives e 0 relativo a concessao de patentes pelo governo dos
Estados Unidos. Esse grupo de documentos ilustra a raziio pela qual certos
documentos tern valor, antes pela informac;ao neles contida sobre objetos,
do que pOl' refletirem no processo admil1istrativo do governo, embora, e 10-
gico, documentos de patentes possam tambem servir a este ultimo caso. A
patente cOl1cedida a Galileu pelo doge de Veneza, em 1594, pOl' inventar "uma
maquina de puxar agua e irrigar terra", 82pOl' exemplo, esclarece de maneira
interessante 0 sistema de patentes existente naquele tempo, assim como
mostra as progressos tecno16gicos do periodo. Os monop6lios e patentes
concedidos pelas colonias americanas, antes do governo federal, esclarecem
quanta a vida industrial do periodo colonial. A primeira patente concedida
na America para maquinaria pertenceu, naturalmente, a equipamento agri-
cola. Foi concedida par Massachusetts, em 1646, a Joseph Jenks. Trata-se
de urn engenho para fazer foices e "diversas especies de ferramentas cortan-
tes".83 Outros direitos de manufatura durante a periodo colonial dizem res-
a
peito fabricac;ao de sal, potassa, piche, melac;o, velas, 6leo de linhac;a, brim,
papel e pregos. As patentes concedidas pOl' Thomas Jefferson, quando mi-
nistro de Estado, incluem as de John Fitch par sua invenc;ao do navio a va-
por e a de Eli Whitney par seu invento para descaroc;ar algodao. Tambem
82 Frederico, 1929b:294.
83 Frederico, 1929a:360.
 dos Archives Nationales, avaliaram os documentos pre-revoluciomlrios da
mos~ram incidentalmente a ~ont~ibuic;ao de Jefferson no estabelecimento
do SIstema de patentes. Os pnmeiros arquivos de patentes com seus FranC;a.
.' re~~ Os arquivistas modernos, em geral, tern experiencia como historiadores
~l1nentos _e respectiv~s pIanos, desenhos e esquemas sac importantes pela
e ode-se, pois, presumir que sejam bastante competentes para apreciar 0
mformac;ao que contem quanta ao desenvolvimento tecnol6gico do pais,
v~or dos documentos oficiais, com vistas a pesquisa hist6rica. A maioria
, Mas, enquanto os arquivos de patentes mais antigas tern indub't'1 avel
dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de
mteresse para a pesquisa, isso e menos certo nos mais recentes, A medida
maneira significativa a pessoas, epis6dios ou acontecimentos importantes.
que 0 pai~ se des_env~lveu t~Cl:ologicamente, as patentes relativas a seus pro-
Nenhum arquivista americano, pOl' exemplo, destruiria, em sa consciencia,
cessos e mvenc;oes mdustnalS e mecanicas tornaram-se progressivam t
, .. en e algo de valor relativo a urn epis6dio como a Rebeliao do Whisky, a urn acon-
malS espeClaIIzadas. Os arquivos recentes, sobretudo os posteriores a 1900
tecimento como a compra da Lousiana ou a urn personagem como Abraham
em ge~al referem-se a pequenas partes de processos ou maquinas altament~
Lincoln. Ese 0 conhecimento de hist6ria do arquivista for amplo, provavel-
co~p~lcadas e raramente ~ uma descoberta mecanica inteiramente nova que mente preservanl documentos relativos a pessoas e epis6dios cuja influen-
haJa
_ tido ou possa tel' urn Impacto maio I' na vida economica do pais. ASSlm,
' cia no curso dos acontecimentos, embora menos conhecida, haja sido digna
sao menos significativos, individualmente, do que os arquivos mais antig de considerac;ao, A maioria dos arquivistas, e provavel, conservara as fontes
E 'D _ os,
a m ormac;ao que con tern encontra-se, em grande parte, nos anos recen- materiais basicas paraestudos da hist6ria diplomatica, politica e militar,
tes, :m fontes documentarias publicadas, As pr6prias patentes impressas que outrora constituiram 0 principal interesse dos historiadores. Os National
c,ont:m a maiar parte das informac;6es cuja guarda, pelo governo, seriajus- Archives, pOl' exemplo, conservam os despachos oficiais, re1at6rios e instru-
tificavel para mostrar 0 desenvolvimento da tecnologia, do ponto de vista C;6esao Departamento de Estado necessarios ao estudo das relac;6es exterio-
~as, p,aten,tes, Apenas um numero muito limitado de arquivos de patentes res, os arquivos de comiss6es, relat6rios e diarios da Camara e do Senado
mdlVlduals relativos aos mais significativos progress os tecnol6gicos pare- necessarios ao estudo de assuntos politicos e as varias series necessarias ao
ceu merecer preservac;ao no periodo posterior a 1900. estudo de comando de guerra, produzidas pelos ministerios da Guerra e da
Marinha. Mas 0 objetivo e tel' urn quadro completo dos neg6cios diplomati-
Documentos relativos a !en6menos' ,," cos e militares. Essas fontes basicas devem ser suplementadas pOl' muitas
outras series de documentos de natureza especialiiada. As series sobre ma-
o termo :enomeno, relembraremos, refere-se aqui ao que ocorre com teria diplomatica, pOl' exemplo, devem ser suplementadas pOl' documentos
pe~soas ou COlsas - as condic;6es, atividades, programas, fatos, epis6dios, e relativos a assuntos economicos, particularmente documentos produzidos
cOl~as semelhantes. Os fenomenos registrados em documentos oficiais sac pelas repartic;6es do governo que tratam de comercio internacional, assim
como pelos documentos relativos a opiniao publica, como comunicados de
de mt~resse principalmente para os cientistas sociais, mas alguns podem
ser de I,nt~resse para os naturalistas. Se os fenomenos sac antigos, interes- imprensa, noticias radiofOnicas, filmes e discos.
A avaliac;ao de documentos do ponto de vista do interesse hist6rico tor-
sam pnncIp~lmente aos historiadores; se novos, aos soci610gos, economis-
na-se dificil quando os documentos se referem a grandes movimentos hist6-
tas ou estudlOsOS de administrac;ao.
ricos, causas hist6ricas etc. Aqui po de tornar-se necessaria uma escolha
. ~esde que a maioria dos.documentos que passam a cust6dia do arqui-
discriminat6ria entre os documentos existentes. Urn movimento como a ex-
Vlsta e. relativamente
. antiga ' os m
't eresses d'a pesqmsa
.., histonca
. sac para ele
pansao para 0 Oeste dos Estados Unidos, pOl' exemplo, pode ser seguido em
os malS
.. Importantes . Urn ar qmVls" t a, nao
-' Importa qual seJa
. sua experiencia
diversos grupos de documentos nos National Archives, incluindo-se os do
ordmanament
. . "
. ,e. apreClara os documentos principalmente pOl' seu valor ou'
Servic;o de Indios (Bureau of Indian Affairs), Servic;o de Administrac;ao de
mteresse ~Istonco. Esta foi a base pela qual Armando Gaston Camus (1740-
Terras (Bureau of Land Management) e de varios outros servic;os do governo.
1804) e PIerre Claude Franc;ois Daunou (1761-1840) , os pnmeiros " d'Iretores
 'sterna de Reserva Federal (Board of Governors
Quando os documentos se referem a assuntos sociais ou economicos a Junta de Governa d ores d 01SI
recentes, faz-se necessario, para sua avalia~ao, maior grau de conhecimento ofthe Federal Reserve System). . . A' •

· - d documentos de assuntos SOCialS e economlCOS, 0 arqm-

especializado do que 0 possuido ordinariamente pelos historiadores. Aqui Na ava 1la~ao e . . d
. . t te da unicidade. No NatIOnal ArchIVes an
entra em jogo 0 conhecimento dos economistas, sociologos e estudiosos de vista deve aphcar com ngor 0 es , .
. f '. entemente aplicado a uma grande sene de
outras disciplinas. Documentos oficiais recentes, de interesse para tais estu- Records ServIce esse teste 01 Iec S
eclara~oes de impostos, apresenta d as pOl' cer t 0 s tipos de empresas ao _er-
diosos, surgem especialmente das atividades reguladoras e de assistencia d S . e) 84 Aquelas declara~oes,
vi~o de Rendas Internas (Internal Revenue ervlc . 3 '
social dos govern os modernos. Podem ser de real significa~ao para os estu-
compreendendo cerca de 100 mil pes cubicos (2.832m ) d~ penodo de ~909
dos de varios aspectos de sociologia moderna. Podem ser usados, pOl' exem-
t' hoje reconhecidamente contem informa<;ao que, se nao :ncontrada em
plo, para estudar as conseqiiencias das atividades de assistencia publica - 0
::tro lu'gar, seria util para certos tipos de pesquisas. A am'ihse, entretanto,
que aconteceu a organiza~oes de economia privada sob controle do governo
mostrou que informa~ao substancialmente semelhante so~re as empres.as
- ou os padroes rurais e urbanos que estao se desenvolvendo no pais, ten-
ue apresentaram declara<;oes, embora com algumas exce.;oe~, encontra\ia-
dencias sociais etc.
q I um outro lugar. 0 analista concluiu que fontes pubhcadas come~-
A medida que se retroage no tempo, a informa~ao sobre assuntos so- se em a g . '.' 1 uestao
'alnlente e outras fontes oficiais seriam melhores do que tl selle en q
dais e economicos torna-se menos completa. Os documentos sobre neg6- CI 1 b' para um es-
para um estudo da economia dos negocios em ~era: .e tam em
dos saD quase tao escassos para 0 seculo XIX como saD abundantes para 0
tudo de qualquer empresa importante, em particular. .
seculo XX e quase todos os que ainda existem, relativos a periodo mais anti- . De modo geral, 0 pesquisador pode confiar na enorm.-: massa de htera-
go, devem, pois, ser preservados. Documentos oficiais, em geral, relativos a tura publicada para efeito de informa~ao sobre a evolu~ao dos prob.lel~as
assuntos sociais e economicos anteriores a I Guerra Mundial devem ser cui- sociais e economicos quotidianos recentes nos EUA. As fontes publIca as
dadosamente comparados com outras fontes documentarias para determi- eralmente fornecem informa.;ao adequada sobre esse~ problemas. Os do-
nar se contem informa.;ao unica. ~umentos pllblicos originais sobre os mesmos saD demasl~do volumosos ~ara
A documenta~ao atual sobre assuntos sociais e economicos entretanto e
serem preserva dos I
'n extenso e e principalmente com Vistas ao anorma ou
muito volumosa. So as publica.;oes do gove;no·federal (0 qual, de fato, se inusitado que 0 arquivista deve preservar tais do('~un:entos. Ao pres:rva~
tornou 0 maior editor do mundo) ja fornecem grande riqueza de informa~iio quaisquer documentos sobre assuntos sociais e eCOl~omlcoscontemporaneos
de tais assuntos. Especialmente sobre a economia do pais, encontra-se uma . ha' que ser em forma de sumario ou sele<;ao de amostra.
normalS, d 1
serie e urn volume de informa~ao sempre crescente em forma impressa que Varias gran des series de documentos estao sendo preserva as pe os
se refere, entre outras coisas, a prodl1l;ao agricola e industrial da na~ao, ao National .Archives pOl' conte rem informa.;ao inusitada ou fora do normal
comercio, consumo, desemprego, condi~oes financeiras, pre~os, renda e custo sobre condi~oes economicas ou sociais. Esse tipo de documentos pode s~r
de vida. ~ntre os orgaos do governo que imprimem dados estatisticos e in- ilustrado pelos traslados das audiencias da Administra.;ao de Recu~e~a.;ao
forma~oes sobre as condi~oes economicas estao 0 Servi~o de Recenseamen- Nacional (National Recovery Administration), que refletem as condl~oes da
d 1930 e pelos documentos rela-
industria durante a depressao economlca e ,
- A'

to (Bureau of the Census), 0 Servi.;o de Comercio Interno e Internacional

(Bureau of Foreign and Domestic Commerce), Servi~o de Estatistica do . contabl'lidade do Servi~o de Administra~ao de Pre~os (Office
0 tIvos a pre~o e . , .
Trabalho (Bureau of Labor Statistics), 0 Servi.;o de Economia de Negocios of Price Administration), que refletem a condi~ao da mdustna sob a econo-
(Office of Business Economics), 0 Servi~o de Economia Agricola (Bureau of mia dirigida da II Guerra Mundial.
AgTicultural Economics), a Comissao de Tarifas (United States Tariff
Commission), a Comissao de Comercio Federal (Federal Trade Commission),
 Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econ6mi_
cos, deve aplicar 0 principio da sele<;ao especial. Esse principio significa, sim-
plesmente, que alguns documentos sao selecionados para preserva<;ao, por-
que contem dados que sao representativos ou ilustrativos do todo, porque
tratam de urn acontecimento ou a<;aoimportante ou significativa, ou porque
con tern dados considerados proprios para um estudo de condi<;6es sociais e
economicas especificas. E bom distinguir-se imediatamente esse principio
do principio de amostragem estatistica. Este ultimo, adotado no inicio do
seculo XX, requer um conhecimento do metodo que 0 arquivista, em geral,
nao possui. As tecnicas de coleta, classifica<;ao e analise estatistica, de corre-
la<;ao de dados, computo de medias e probabilidades, previsoes, curvas e
compila<;ao de numeros-indices sao tecnicas altamente especializadas, par-
te de uma disciplina distinta. E as tecnicas de amostragem estatistica, mes-
mo que 0 arquivista as conhe<;a, nao podem ser aplicadas ordinariamente a
sele<;ao de documentos. 0 arquivista preserva documentos para usos desco-
nhecidos; 0 estatistico deve conhecer, a priori, os modos especificos pelos
quais suas amostras serao usadas. 0 arquivista seleciona documentos que
tern caracteristicas ilustrativas do todo; 0 estatistico, de acordo com formu-
las matemMicas bem definidas, seleciona uma amostra que apresente infor-
ma<;ao de fidedignidade mensuravel, sobre caracteristicas particulares do
universo de onde e tomada. Uma amo~tr~. estatistica e mais exata do que 0
corpo representativo ou ilustrativo de documentos preservados pelo arqui-
vista.
Na sele<;ao de dados sobre 0 programa de emprestimo de recupera<;ao
da Administra<;ao de Seguro Agricola (Farm Security Administration), uma
reparti<;ao agricola da ultima crise economica dos Estados Unidos, fcram
aplicados criterios baseados nos metodos estatisticos ou que muito deles se
aproximam. Aqueles criterios foram descritos pelo dr. Carl J. Kulsrud em
artigo do The American Archivist de outubro de 1947, intitulado "Sampling
rural rehabilitation records". Ao conceder financiamentos de recupera<;iio
para auxiliar os clientes,a reparti<;ao preparou para cada cliente uma pasta
contendo relat6.rios, correspondencia e outros papeis. Essas pastas sao ricas
em informa<;ao sobre os fatores sociais, economicos e human os que levaram
ao programa de emprestimo de recupera<;ao. Sao uteis, portanto, para estu-
dos sociais e estudo das condi<;oes economicas no periodo de depressao, bem
como para estudo e avalia<;ao dos processos, ideologias e tecnicas seguidas
no programa. Considerando que os arquivos eram muito volumosos, prepa-
rou-se uma amostra que preservou apenas 3% do total. A amostra incluia
todos os processos de condados tipicos em 134 areas rurais distintas, de acor-
do com a classifica<;ao do Bureau de Economia Agricola do Ministerio da
Agricultura.
o principio da sele<;ao especial e mais tipicamente ilustrado pelo que se
faz nos National Archives na preserva<;ao de varias especies de causas traba-
lhistas. Na sele<;ao para reten<;ao de processos da Junta Nacional de Rela-
GoesTrabalhistas (National Labor Relations Board), pOl' exemplo, determi-
nou-se a importancia de quest6es individuais em rela<;ao aos seguintes
padroes: a) as conclus6es envolvidas no caso; b) a influencia do caso no de-
senvolvimento de principios, precedentes ou padr6es de julgamentos; c) a
contribui<;ao do caso para 0 desenvolvimento de metodos e de normas; d) 0
efeito do caso na economia nacional ou local, ou na industria, e e) as greves
de empregados, de patr6es etc. resultantes da questao.
Documentos que concentram dados sociais e economicos, que podem
ser explorados estatisticamente, assemelham-se, em carMer, aos que con-
tern sinopses de dados pessoais. As tabelas produzidas pelos censos indus-
triais e agricolas, ao menos exteriormente, sao semelhantes as tabelas dos
censos demograficos. As tabelas de censos economicos e agricolas, contudo,
nao possuem 0 mesmo valor que as tabelas dos censos demograficos, princi-
palmente porque a informa<;ao que contem e quase sempre utilizada no seu
conjunto e nao em rela<;ao a negocios individuais, ou unidades agricolas, e
porque os conjuntos tern sido satisfatoriamente tabelados e enumerados.
Na avalia<;ao de documentos, cujo conteudo pode ser resumido estatis-
ticamente, tais como formularios administrativos, tabelas e questionarios
estatisticos, 0 arquivista e aconselhado a agir cautelosamente. Se a reparti-
<;aogovernamental que produziu os document os para fins estatisticos nao
os explorou completamente, e pouco provavel que alguem mais 0 fa<;a,pois
os pesquisadores estranhos ao governo, em geral, nao disp6em de meios
para a dispendiosa explora<;ao de tais documentos. Se os documentos nao
foram criados para fins estatisticos, e pouco provavel que forne<;am estatis-
ticas acuradas ou significativas. Durante a II Guerra Mundial (7 de janeiro
de 1944) realizou-se uma conferencia com urn grupo deperitos e tecnicos de
negocios sobre 0 possivel uso dos formularios de racionamento de gasolina,
pneus e automoveis do Office of Price Administration. Depois de discutirem
o assunto ao maximo, os peritos concordaram que os formularios nao preci- A documenta<;ao cientifica pode apresentar-se na forma de dados pu-
savam ser conservados para fins de se compilar por eles quaisquer estatisti- ros, resultantes da observa<;ao e mensura<;ao de varios fenomenos, ou na
cas nacionais. "Os argumentos usados", segundo 0 dr. W. J. Wilson, "pare- forma de tabelas e resumos de tais dados. 0 arquivista normalmente prefere
cern incluir os principios capitais que regem a avalia<;ao de documentos para conservar apenas as tabelas e os resumos. No caso de investiga<;6es cientifi-
fins estatisticos."85 Foram eles: cas, entretanto, os documentos originais, ou materia-prima, podem tam-
Mm ter valor, pois muito do detalhe essencial em tais documentos pode per-
• massas de dados estatisticos originais nao precisam ser preservadas cler-se, no curso de sua tabula<;ao e sumariza<;ao. As tabelas em geral
apresentam apenas as medias e os resumos, apenas as mais importantes
depois que a infonna<;ao estatistica haja sido satisfatoriamente extrai-
da; caracteristicas de cada tipo de medida.
• massas de dados nao utiliz<lveis nao precisam ser retidas mais tempo
o valor dos dados no seu estado original depende da natureza dos feno-
menos que foram observados e medidos, e do grau em que as observa<;6es e
do que 0 necessario para determinar 0 carater irremediavelmente fa-
medidas podem ser exploradas por outros que nao os proprios que as levan-
lho das mesmas;
taram. Justifica-se, talvez, que um arquivista conserve os dados que deri-
• massas de dados utilizaveis raramente serao usadas de fato se nao 0
vam das medidas de fenomenos basicos, como sejam os da terra, oceanos e
forem em prazo mais ou menos imediato;
atmosfera. Nos National Archives os documentos que contem observa<;6es
• massas de dados utilizaveis nao devem ser conservadas por periodos
da terra sac mais bem exemplificados pelos relatorios do Coast and Geodesic
indefinidos de tempo pela simples hipotese de que possam ser empre-
Survey (1832-1942). Esses relatorios contem dados derivados de observa-
gadas algum dia; e
<;6esastronomicas, magneticas, sismograficas, gravidade e de outras espe-
• todas essas considera<;6es se aplicam ainda de maneira mais convin-
des. Em muitos casos constituem apenas a fonte autentica da qual se podem
cente a dados reunidos em formularios, registros e outras formulas
deduzir modifica<;6es naturais e artificiais nas condi<;6es fisicas da area pes-
administrativas do que a dados reunidos em questionarios comuns.
quisada. Os documentos que contem observa<;6es oceanograficas incluem
as relatorios devarias pesquisas feitas pelo Servi<;oHidrografico (Hydrographic
De modo geral, pois, 0 arquivo de cu~todia. deve preservar apenas a in- Office), bem como os diarios nauticos coligidos por Matthew Fontaine Maury
forma<;ao resumida - e nao a grande mass~'de tabelas e questionarios nos (1806-73) para compilar as suas cart as de ventos e de correntes oceanicas.
quais se baseiam os resumos. Os documentos contendo observa<;6es atmosfericas sac representados pelos
Ao passo que os documentos de interesse para 0 cientista social se refe- documentos climatologicos e meteorologicos recebidos do Servi<;o de
rem, principal mente, a fenomenos que envolvem pessoas, os de interesse Meteorologia (Weather Bureau) e devolvidos pelos National Archives aque-
para 0 cientista natural referem-se, em grande parte, a fenomenos que en- Ie depois que pas sou a dispor de instala<;6es adequadas para cuidar dos mes-
volvem co is as materiais. mos e explora-Ios, embora os National Archives conservem microfilmes dos
Documentos cientificos apresentam problemas especiais de avalia<;ao documentos anteriores a 1890.
para 0 arquivista. Estes surgem principal mente em rela<;ao a documentos Em geral, os documentos cientificos, como qualquer outro tipo de docu-
necessarios pa~a pesquisas cientificas posteriores, nao em rela<;ao a docu- mentos, devem apresentar valores outros, alem dos temporarios a que de-
mentos pertinentes a historia das atividades cientificas no governo federal, vem sua produ<;ao, para merecerem preserva<;ao permanente. Em geral, esse
que se prestam claramente a preserva<;ao arquivistica. nao e 0 caso quando dados cientificos originais se referem a mensura<;6es e
observa<;6es levadas a efeito em experiencias controladas de laboratorios,
que podem ser repetidas. Documentos de experiencias quimicas e biologi-
cas nao merecem assim, acredita-se, ser conservados num arquivo de custo_
dia.
Os documentos cientificos, na sua rorma original, podem tambem apre-
sentar dificuldades para 0 arquivista devido a sua forma. Sao, em geral, muito
volumosos. Muitas vezes tern atributos que tornam seu uso ulterior imprati_
cavel. Podem ser inteligiveis apenas as pessoas que registram os dados. Como
no caso de fichas perfuradas produzidas no trabalho estatistico, podem apre-
sentar-se numa forma dificil de interpretar sem se recorrer a meios mecani-
cos ou eletronicos. Podem apresentar-se em forma de registros feitos POl'
instrumentos em fitas ou filmes, ou chapas fotognificas, grMicos ou fichas. E
essas formas apresentam problemas especiais de armazenamento, bem como
deuso.
Diversas observac;oes gerais podem agora ser feitas quanta a avalia¢o
dos documentos oficiais modernos, a saber:
1. Nao se pode reduzir a padroes exatos as considerac;oes a serem obser-
vadas na determinac;ao dos valores dos documentos. Nossos padroes podem
ser pouco mais do que principios gerais. Nunca se podem tornar exatos,
embora, e claro, as series ou tipos de documentos produzidos por determi-
nada repartic;ao publica, que atendem a c€ftos padroes gerais, possam ser
precisamente identificados. Os padroes nao·devem ser encarados como ab-
solutos ou finais. Na melhor das hipoteses, servirao tao-somente como guias
para orientar 0 arquivista atraves dos traic;oeiros caminhos da avaliac;ao.
2. Como os padroes de avaliac;ao nao podem ser exatos ou precisos, nao
precisam ser aplicados com absoluta consistencia. Os arquivistas podem fa-
zer usa de diferentes criterios na avaliac;ao de documentos de diferentes pe-
riodos, pois 0 que tern valor para uma epoca passada pode ser insignificante
para 0 presente. 0 historiador americano Justin H. Smith (1857-1930) ob-
servou que "algumas pessoas fal?m muito de material sem importancia, mas
o que urn pesquisador considera 'droga' pode ser precioso para outro, e 0
que hoje em dia parece sem valor pode vir a ser considerado altamente im-
portante amanha".86 Os arquivistas de diferentes arquivos de custodia po-
dem tambem usar diferentes criterios na avaliac;ao de tipos semelhantes de
documentos, pois 0 que e de valor para urn pode nao interessar ao outro.
Uma consistencia absoluta no julgamento dos valores informativos e tao in-
desejavel quanta impossivel de ser obtida. Julgamentos diversos podem re-
suItar em que documentos sobre determinados assuntos sejam preservados
em determinados lugares, embora nao merec;am uma preservac;ao total. Jul-
gamentos diversos podem tambem distribuir 0 peso de preservar a docu-
mentac;ao de urn pais entre seus varios arquivos de custodia, fazendo com
que urn preserve 0 que outro possa descartar. Certos documentos feder.ais
podem assim ficar mais adequadamente preservados em depositos regio-
nais do que no Arquivo Nacional, devido a conterem informac;ao de tal modo
detalhada que so pode ser preservada, no nivel nacional, em forma canden-
sada, ou porque a informac;ao que contem e mais de interesse local ou regio-
nal do que nacional.
3. Uma vez que os padroes de avaliac;ao nao podem ser absolutos ou
finais, devem ser aplicados com moderac;ao e bom-senso. 0 arquivista nao
deve conservar nem demais, nem de menos. Deve seguir 0 preceito de
Aristoteles: "moderac;iio em tudo, excesso em nada". Esse preceito, neste caso,
equivale a dois dos padroes de Meissner que sao "evitar os extremos" e "abs-
trac;ao em demasia e urn perigo".
4. A avaliac;ao de documentos nao deve se basear em intuic;ao ou em
suposi~oes arbitrarias de valor. Deve ser, ao con~ario, baseada na analise
total da documentac;ao relativa ao assunto a que se referem os documentos
em questao. A analise e a essencia da avaliac;ao arquivistica. Ao mesmo tem-
po que aquilata os valores probatorios dos documentos, 0 arquivista deve
levar em conta 0 conjunto da documentac;ao do orgao que os produziu. Nao
deve proceder a avaliac;oes baseando-se em partes, ou baseando-se nas uni-
dades administrativas do orgao, separadamente. Deve relacionar 0 grupo
particular de documentos que esta sendo considerado com outros grupos,
para entender-Ihes 0 significado como prova da organizac;iio e func;ao. Sua
apreciac;ao, e logico, depende do grau da analise das origens e inter-relac;Oes
dos documentos. Igualmente, ao apreciar oS valores informativos dos docu-
mentos, 0 arquivista deve levar em considerac;ao a documentac;iio total em
conexao com 0 assunto a que se refere a informac;iio. Deve determinar se
aquele grupo de documentos em questao cantem informac;iio unica e se apre-
senta uma forma que 0 torne utH como uma fonte de informac;ao, e so depois
 de feito isto devera entrar no reino do imponderavel - em questoes de im-
porHincia para pesquisa. Sua avalial;ao dos documentos, mais uma vez, de-
pende da profundidade com que houver analisado todas as outras fontes
documentarias sobre 0 assunto com que se relacionam os documentos.
5. Se a sua analise nao fornece a informal;ao necessaria a avalial;ao dos
documentos, 0 arquivista deve procurar 0 auxilio de especialistas. E l6gico
que nao se pode esperar que urn arquivista conhel;a as necessidades da pes-
quisa de todas as matl~rias de erudil;ao. Ocasionalmente, ele podera tel' que
avaliar documentos que envolvam conhecimentos alem de sua esfera. Na
avalia~ao de documentos necessarios a assuntos nos quais nao tenha expe-
riencia, devera, se necessario, procurar 0 auxilio de especialistas naqueles
campos. Quando se trata de urn grande arquivo, pOl' certo se encontrarao
alguns especialistas em assuntos varios entre 0 seu pessoal, cujas aptidoes
especiais podem servir na avalial;ao de grupos especiais de documentos ofi-
ciais modernos. Se 0 arquivo e uma institui~ao de pequeno vulto, 0 numero
de especialistas sera limitado e a necessidade de ajuda exterior sera maior.
Os National Archives tern lanl;ado mao de urn grupo de especialistas para
ajudar na avalial;ao de documentos da Contadoria Geral (General Accounting
Office), 6rgao do Poder Legislativo que faz a auditoria das opera~oes fiscais
dos orgaos do Executivo.87 Os documentos oferecidos pOl' aquela reparti~o
abrangiam os an os de 1776-1900 e compreendiam mais de 65 mil pes cubi-
cos (1.840m3). Essa documental;ao, e logiC6, apresentava muito pouco valor
pela prova que continham da organizal;ao e funl;ao, mas, uma vez que co-
briam a totalidade da historia nacional dos EUA, provavelmente incluiriam
informal;oes incidentais, ou acidentes sobre importantes fenomenos hist6-
ricos, economicos e sociais. A avalial;ao desses documentos foi uma tarefa
one rosa que nao poderia ter sido bem executada por qualquer pessoa, por
maiores que fossem seus conhecimentos das fontes e das necessidades da
pesquisa. Depois que os documentos foram examinados pOl' varios especia-
listas em diversos assuntos do proprio Arquivo Nacional, entretanto, recor-
reu-se a ajuda de especialistas em hist6ria militar, historia do Oeste e admi-
nistra~ao publica. .
87 Holverstott, Lyle J. The General Accounting Office Accession: its history and
significance. National Archives Accessions 52: 1-11,Feb. 1956.
6. Antes de buscar a ajuda de especialistas 0 arquivista deve fazer 0 tra-
balho bcisico de analise, preliminar a avalia~ao de documentos. Deve, em
primeiro lugar, reunir os dados sobre os documentos em questao, que sao
essenciais para se determinar a unicidade e a forma da informal;iio neles
contida; descrever as varias series a serem apreciadas, indicando sua forma
e volume, tipos de informal;iio que of ere cern, sua rela~ao para com outros
grupos ou series que contem informa~ao identica, sua rela~ao para com fon-
tes ja publicadas etc., a fim de que os especialistas consultados possam mais
rapidamente determinar que series ou grupos particulares contem inform a-
~ao valiosa as investiga~oes de varios assuntos e quais os que contem essa
informal;ao na forma mais propria ao uso e mais condensada.
7. Ao procurar determinar 0 interesse dos especialistas pOl' determina-
dos grupos de documentos, 0 arquivista deve exercer 0 papel de moderador.
o arquivista que lida com papeis modernos sabe que nem todos podem ser
preservados, que alguns terao que ser destruidos e que, na realidade, uma
destrui~ao discriminada de parte deles e urn servi~o prestado a erudil;ao.
Inclina-se, pOltanto, 0 arquivista a concordar com a observa~ao de que "abs-
tra~ao em demasia" na aprecial;ao dos documentos "e urn perigo", pois sabe
que qualquer erudito com urn pouco de ingenuidade intelectual pode en-
contrar umajustificativa plausivel para conservar quase todo documento ja
produzido. Ao avaliar certas grandes series de documentos uteis a estudos
sociais e economicos, portanto, deve levar em conta as dificuldades praticas
acarretadas pela preserval;iio das mesmas e chamar a atenl;ao dos pesquisa-
dores interessados em preserva-Ias. Deve mostrar que uma selel;ao cuida-
dosa dos documentos produzidos por urn governo moderno e necessaria se
nao se quiser abarrotar suas estantes com material insignificante que fara,
Iiteralmente submergir 0 de valor. Deve chamar a atenl;ao para 0 fato de que
urn governo dispoe apenas de uma quantia Iimitada de verbas para a preser-
val;ao de suas fontes documentarias e que estas verbas devem ser aplicadas
judiciosamente para a preserval;iio das mais importantes dessas fontes.
 Preserva~ao de documentos

OS DOCUMENTOS MODERNOS sao, por assim dizer, quase tao efemeros quanta

volumosos. Para os ceticos em relac;ao ao valor dos documentos modern os,

esse fato pode servir de consolo. Nao haveni perigo de submergir-se na inun-
dac;ao de documentos publicos modernos, pois estes desaparecerao rapida-
mente, quase na mesma proporc;ao em que foram produzidos. Contudo, para
o arquivista moderno a durabilidade do material sob sua custodia e assunto
do maior interesse.
o arquivista da atualidade deve levar em consideraC;ao dois fatores que
afetam a preservac;ao do material sob sua custodia, fatores esses apontados
pela Repartic;ao de Normas Tecnicas (Bureau of Standards) como agentes
"externos" e "internos" de deterioraC;ao. Os agentes externos decorrem das
condic;6es de armazenagem e de usa; os internos sao inerentes a propria
natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra
esses agentes destrutivos, provendo-se de instalac;6es que anulem ou redu-
zam os efeitos maleficos dos agentes externos e empregando metodos que
preservem os materiais pereciveis, seja na forma original, seja em qualquer
outra forma.

Em 1931 0 Bureau of Standards iniciou um levantamento nas principais

bibliotecas a fim de determinar ate que ponto as condic;6es de armazenamento
eram responsaveis pela deteriorac;ao do material por elas armazenado. Em
relatorio publicado em 1937, 0 Bureau afirmou que "a luz, a temperatura, a
umidade, a poluic;ao acida do ar e as impurezas no papel foram indicadas
como os principais agentes de deteriorac;ao". 88 Os agentes externos mais res-
ponsaveis pela deteriorac;ao, segundo 0 Bureau, saD os gases acidos da at-
 mosfera moderna e particularmente 0 dioxido sulfUrico.Este, que resulta de
processos industriais modernos, e encontrado em muitas das grandes cida-
des, conforme mostra a seguinte tabela:89
Toneladas de H2505 por miLhas
quadradas por ano
Glasgow 194,1
Londres 180,2
Salt Lake City 134,0
Manchester, Inglatefra 95,0
Sao Francisco 83,1
Filad€!lfia 83,1
Serlim 16,1
A polui~ao acida do aI', bem como outros fatores externos de deteriora-
~ao, temperatura e umidade desfavoraveis, somente podem ser tratados pelo
uso de aparelhos modernos de ar-condicionado. Nas areas onde se observa
elevada polui~ao atmosferica, os predios destinados a arquivos devem ser
equipados com aparelhos de ar-condicionado. 0 relat6rio do National Bureau
of Standards recomenda varias outras medidas para eliminar os fatores de
deteriora~ao na armazenagem.
Outras medidas e equipamentos neoessarios num edificio de arquivQ
san examinados, detalhadamente, no boletim dos National Archives, intitu-
lado Buildings and equipmentfor archives, editado emjunho de 1944. Esse
boletim contem tres artigos. 0 primeiro e de Louis A. Simon, superinten-
dente da Divisao de Arquitetura do Departamento do Tesouro dos Estados
Unidos POl'ocasiao do planejamento e da constru~o do edificio do Arquivo
Nacional, e que participou ativamente no planejamento do edificio. Simon
considera que "nao ha maneira mais segura de evitar erros no projeto de
edificios de arquivos do que seguir os metodos adotados no planejamento
de edificios industrais, ou seja, preparar urn diagrama mostrando as opera-
~oes que aU serao executadas. Tal diagrama enfoca desde 0 momento em
que os documentos deixam 0 seu lugar de origem ate a chegada ao lugar
definitivo, nas galerias dos dep6sitos de arquivos, abrangendo tambem a
vida subseqiiente desses documentos como parte do corpo geral de arqui-
vos", A opiniao citada, e obvio, pressupoe a participa~ao de urn arquivista
profissional qualificado, quando do planejamento de qualquer estrutura
destinada a fins arquivisticos. Esse ponto e tratado ainda mais detidamente
pOl'Victor Gondos, Jr., no segundo artigo, intitulado "Collaboration between
archivists and architects in planning archives buildings". Gondos sugere que
o arquivista deve conhecer a quantidade de documentos que tera sob seus
cuidados e tel' uma previsao do indice de acumula~oes futuras. Munido des-
ses dados podera calcular inteligentemente a area necessaria e discutir com
o arquiteto. Gondos entende que 0 arquivista deve considerar tres pontos
fundamentais: "distribui~ao racional do espa~o, atendimento do publico e
preven~ao de danos". No exame desses fatores 0 arquivista levara em consi-
dera~ao 0 espa~o necessario as fun~oes administrativas e as opera~oes exe-
cutivas. As opera~oes executivas de urn arquivo requerem espa~o tanto para
salas de trabalho onde se possa receber os documentos e proceder a respec-
tiva limpeza, restaura~ao, encaderna~o e duplica~o, espa~opara a zeladora,
assim como para salas de pesquisas, e - 0 que e mais importante - para os
depositos (stacks) de armazenagem dos documentos. No terceiro artigo, in-
titulado "Equipment needs to be considered in constructing post-war archival
depositories", William J. Van Schreeven oferece informa~oes sobre 0 equi-
pamento que se faz necessario no ponto vital dos edificios de arquivos, ou
seja, nos depositos onde os documentos san armazenados. Van Schreeven
chama a aten~ao para certas peculiaridades a serem levadas em conta relati-
vamente aos depositos: a) nao usaI' equipamentos planejados para outros
fins que nao os de arquivo, como pOl'exemplo, estantes padronizadas para
bibliotecas; b) procurar obter equipamentos conversiveis e flexiveis, ao ma-
ximo; c) procurar localizar os depositos em areas adjacentes as salas de pes-
quisas parapermitir 0 fornecimento direto; e d) 0 equipamento dos deposi-
tos deve protegeI' ao maximo os documentos. Van Schreeven faz obje~oes
quanta ao uso de equipamento de arquivos verticais padronizados nos de-
positos e conclui que "0 arquivamento horizontal parece oferecer a solu~o
mais satisfatoria para 0 acondicionamento, nas estantes, de documentos nao
encadernados". Vanos tipos de receptaculos ou caixas podem ser usados.
Nos National Archives foram instaladas, inicialmente, latas de a~ode eleva-
do custo para a armazenagem horizontal dos documentos. Esse equipamen-
to, no entanto, foi substituido pOl'caixas de papelao, mais economicas, de
 manuseio mais flicil descritas no The American Archivist, de julho de 1954,
nas quais os documentos sao guardados verticalmente.
E 6bvio que um arquivo publico deve oferecer condi~Oes materiais ade-
quadas para abrigar 0 acervo que the e confiado pelo govemo a que serve.
Essas condi~oes sao particularmente importantes em qualquer programa
novo de arquivo; as atividades relacionadas com 0 arranjo, descri~o e con-
sulta ficam em plano secundlirio, em face do importante problema da pre-
serva~o dos documentos. Nas etapas iniciais de um novo prograrna todas
as outras atividades devern estar subordinadas ao importante aspecto da
coloca<;ao dos docurnentos a salvo de qualquer perigo de destrui<;ao. 0 espa-
<;0e a condi<;ao essencial para a preserva<;ao dos documentos. Se a quanti-
dade de docurnentos produzidos por urn govemo e tao grande a ponto de se
tomar necessario mais espa~o para os conter, uma providencia decisiva deve
ser tomada quanta ao seu destino. 0 arquivista intervem nesse momento ,
pois, quando as reparti~oes estao superlotadas de documentos, os adminis-
a
tradores tendem a proceder lirnpeza e fazer desaparecer "os entulhos" acu-
mulados por gera~oes e, com estes, valiosos documentos publicos. Se, em
tais circunstancias, 0 arquivista nao providenciar espa<;o para acomodar os
documentos, ser-Ihe-a dificil evitar a destrui~ao indiscriminada. Analises de
documentos visando a limpeza das reparti~oes sac inoportunas se nao se
disp6e de dependencias para preservar os documentos cujo valor tais anali-
ses revelam. Se ao iniciar um novo progranflfde arquivo nao se pode contar
com uma estrutura permanente - e 0 comum e que nao se possa - deve-se
procurar encontrar dependencias provis6rias. Como essas dependencias vi-
sam a preservar os documentos, e mister que os resguardem de agentes
destrutivos como poeira, temperatura e umidade desfavoraveis, luz solar,
insetos e roedores, roubos, mutila<;oes e incendios e inunda<;oes.
Equipamento de restaura~ao
Os agentes intemos de deteriora<;ao, relembremos, sac aqueles ineren-
tes ao proprio material dos documentos. Encontram-se nas substancias de
que sac feitos e nos meios utilizados para proceder os respectivos registros.
Tanto as substancias quanto os meios empregados tomaram-se mais pere-
clveis com 0 decorrer do tempo. Os documentos antigos e medievais eram
feitos de argila, papiro, pergaminho e velino, materiais fortes e de grande
durabilidade. Mesmo os documentos da Idade Modema, ate meados do se-
culo XIX eram feitos de papel fabricado de trapos (algodao, linho e canha-
mo) tambem relativamente fortes e duraveis. Antes de meados do seculo
XIX as tintas de escrever eram de tres tipos: a chamada tinta nanquim, noz
de galha, e a sepia, todas bastante durliveis, principalmente a primeira. Mas
os documentos modemos sao produzidos em papel de polpa de madeira e
escritos com tintas fabricadas de tinturas de carvao de alcatrao. Sao porta-
doras dos agentes de sua propria destrui<;ao.
Talvez a melhor maneira de assegurar a preserva<;ao dos docurnentos
seja utilizar rnateriais permanentes na sua feitura. It uma rnedida preventi-
va a ser adotada por ocasiao da produ<;ao de docurnentos, e que pode ser
determinada por lei ou regularnentos emitidos por for<;a de lei, exigindo 0
uso de papeis e tintas permanentes para documentos de valor perrnanente.
o anteprojeto de lei publicado no The American Archivist de abril de 1940
contem medidas a serem tomadas relativamente ao papel e a tinta. Entre-
tanto, a maioria dos documentos publicos e, particularmente, os dos gran-
des orgaos governamentais sac produzidos em papel de pouca dura~ao e
com tintas nao-permanentes, apesar de a maio ria dos documentos apresen- .
tar valor.
Para restaurar um grande numero de documentos com rapidez e com
um minimo de pessoal qualificado, 0 arquivista h3. que adotar rnetodos mo-
demos de restaura~ao. Varios desses metodos, tanto antigos quanta moder-
nos, sac descritos em detalhe no boletim dos National Archives intitulado
The repair and preservation of records, publicado em seternbro de 1943. 0
novo metodo de restaura~ao enfaticamente defendido naquele boletirn e 0
da lamina~o de documentos, entre duas folhas de acetato de celulose, ado-
tado nos National Archives por recomenda<;ao do National Bureau of
Standards. No relatorio sumario da pesquisa sobre a preserva~o de docu-
rnentos, editado em 1937, 0 Bureau asseverou: "Considerando-se que 0
acetato de celulose e termoplastico (isto e, toma-se fluido sob a a~o de calor
e pressao) seria facilmente aplicado pela coloca~o de uma folha impressa
entre duas folhas de acetato de celulose ligeiramente maiores, e passando-se
o conjunto emuma prensa hidraulica, sob a a<;aode calor e pressao, obtem-
se uma unidade homogenea". "Do processo lamina~o", continua 0 Bureau,
"resulta urn produto que e infinitamente mais satisfatorio (do que os conse-
guidos atraves dos mais antigos metodos de restaura<;ao) do ponto de vista
do aumento da resistencia contra a deteriora.;ao. Os documentos laminados celulose e 0 papel japones se fundem com 0 documento submetido ao pro-
com acetato de celulose sob a ac;ao do calor e da pressao resistem muito bem cesso de restaura.;ao.
ao teste de envelhecimento provocado artificialmente e tomam-se muito Ao fazer a resenha do Boletim dos National Archives que trata da res-
resistentes a ac;ao de insetos e ao mofo. Conservam a flexibilidade do papel taurac;ao e preserva.;ao de documentos, D. L. Evans, atual diretor do Public
comum e nao apresentam qualquer dificuldade a leitura".90
Record Office, indagou: "...que garantia existe da permanencia das qualida-
Atualmente, nos Estados Unidos; a aplicac;ao das folhas de acetato de
des do novo material, de que, com 0 decorrer do tempo, sua transparencia
celulose obedece a dois metodos: 0 usado no Arquivo Nacional e 0 metodo
nao sera prejudicada pela descolorac;ao e de que sua flexibilidade nao dara
inventado por W. J. Barrow na Biblioteca do Estado da Virginia. No Arquivo
lugar a fragilidade?"91 Apos 20 anos de experiencia com 0 processo de
Nacional uma folha de plastico e colocada sobre urn lamina de ac;o. Sobre a
laminac;ao, os National Archives julgaram razoavel, ao menos em parte, esse
folha de plastico poe-se 0 documento a ser restaurado, cujos fragmentos sao
ceticismo. Por isso, em 1954, 0 National Bureau of Standards iniciou uma
colados ao plastico por meio de urn solvente incolor, a acetona. 0 documen-
nova pesquisa sobre 0 processo de laminac;ao. Essa pesquisa, programada
to preparado e entao coberto com outra folha de plastico e mais outra lami-
para urn periodo superior a tres anos, esta sendo patrocinada conjuntamen-
na. Superpoem-se diversos jogos de laminas de ac;ocom documentos envol-
te pelo Arquivo Nacional, Biblioteca do Congresso, Servic;o de Mapas do Exer-
vidos em plasticos sobre a prancha de uma prensa hidraulica aquecida a
cito e pela Biblioteca do Estado da Virginia. Tern como objetivos: a) obter as
vapor. Sob 0 calor e a pre..<;sao,0 acetato de celulose adere as fibras do papel.
informac;oes necessarias para determinar quais as especificac;oes do acetato
Na laminac;ao de documentos cartogrMicos ou outros quaisquer que este-
de celulose de qualidade comercial utilizavel que apresentara 0 maximo de
jam em condic;6es muito frageis, adiciona-se ainda urn reforc;o de papel de"
estabilidade para a laminac;ao; b) determinar se 0 pre-tratamento dos docu-
seda japones.
mentos por meios alcalinos, antes da laminac;ao, e necessario ou apenas
Na Biblioteca do Estado da Virginia e na Biblioteca do Congresso, se-
conveniente, levando em considera.;ao 0 efeito da acidez no papel, tinta e peli-
gundo 0 metodo de Barrow, 0 documento a ser restaurado sofre um proces-
cula de laminac;ao e 0 efeito do pre-tratamento do documento (particular-
so de neutralizac;ao antes de ser laminado. Em artigo publicado no The
mente quanta a legibilidade da escrita); c) determinar 0 aumento de resis-
American Archivist, emjulho de 1943, Barrow sustenta que "os documentos
tencia resultante do uso de reforc;o de papeljapones de varios tipos e pesos,
devem ser tratados em relac;ao a acidez, antes de se tentar a restaurac;ao por
a rotura e as dobras, e aquilatar do efeito de tal refo~o quanto a legibilidade;
qualquer metodo". Seu tratamento de pre-Iaminac;ao consiste em submeter-
d) determinar 0 efeito da laminac;ao sobre as tintas e os papeis; e) obter da-
se 0 documento a uma soluc;ao de hidr6xido de calcio para neutralizar a aci-
dos comparativos sobre 0 equipamento de laminac;ao plano e 0 cilindrico; e
dez e a uma soluc;ao de bicarbonato de calcio para evitar que a acidez se
t) fazer urn estudo preliminar das novas peliculas plasticas, ainda nao exis-
renove. 0 processo de preparar 0 documento para a maquina de laminac;ao
tentes na prac;a quando do aparecimento do processo de acetato de celulose,
e essencialmente semelhante ao empregado no Arquivo Nacional, mas usa-
para determinar a viabilidade de emprego dessas novas peliculas para fins
se sempre acrescentar 0 papel de seda japones ao documento a ser laminado.
de laminac;ao.
A maquina de lamina.;ao de Barrow consiste em uma prepsa cilindrica aciona-
da por mola que funciona como uma maquina de "espremer roupa". Cada
documento envolvido no papel de seda e na pelicula plastica passa entre
duas laminas aquecidas eletricamente e entao entre dois cilindros rotativos
movimentados por urn motor eletrico. Sob 0 calor e a pressao, 0 acetato de Em certas circunstancias a reprodu.;ao de documentos pela microfilma-
gem pode ser considerada uma altemativa a restaurac;ao. Embora 0
mierofilme nao deva servisto como processo definitivo, tanto a base de acetato
de celulose que apresenta quanta a emulsao dessa base sao razoavelmente
duniveis. Pode, alem disso, ser reproduzido facilmente antes que comece a
se deteriorar. Para determinar se a redUl;aoa microfilme e viavel, 0 arquivis-
ta deve levar em considera~o as respostas as seguintes quest5es:
• As condi<;oesfisicas, a forma e 0 arranjo dos documentos permitem
que sejam reproduzidos pela microfotografia?
• Qual a correla~o entre 0 custo estimado da reprodu<;aoe 0 da restau-
ra<;ao,considerando-se 0 custo do espa<;oque pode ser economizado
pela reprodu<;ao?
• Os documentos apresentam valores intrinsecos que justifiquem a pre-
serva~o na forma original?
Principios de arranjo de arquivos
Os PRlNClPIOS QUE se aplicam ao arranjo de documentos publicos numarquivo
de custodia devem ser distintos dos principios expostos nos capitulos ante-
nores, os quais se aplicam ao arranjo dos mesmos nas proprias reparti<;oes
de origem. 0 encarregado dos documentos de uma reparti<;ao,note-se bern,
comumente se preocupa apenas com 0 arranjo daqueles criados pela sua
propria reparti<;ao. Sob urn sistema de registro, esses documentos podem
ser arranjados, numa base ministerial, como na Australia e Nova Zelandia,
ou por divisoes, dentro dos ministerios, como na maioria dos paises euro-
peus. Podem, outrossim, ser arranjados por um sistema de arquivamento
americano em grupos correspondentes as opera<;oesde um orgao, de uma
subdivisao administrativa desse orgao, ou de urn funcionario particular des-
sa subdivisao. 0 arranjo dos documentos nas reparti<;6esdo governo visa a
servir a fins correntes ou primarios e e feito de acordo com esquemas de
classifica<;aoe arquivamento convenientes.
Os principios de arranjo que se aplicam a arquivos de custOdia diferem
daqueles aplicados nas reparti<;oes, em muitos pontos. 0 conservador de
arquivos (archivist) nao se ocupa apenas com 0 arranjo dos documentos de
uma unica reparti~o, como e 0 caso do arquivista encarregado dos docu-
mentos (record officer) de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os
documentos sob sua custodia, os quais emanam de diversos orgaos, de mui-
tas subdivisoes administrativas e de numerosos funcionarios individuais.
Arranja seus documentos para uso nao-corrente, em contraposi~o ao uso
corrente, e arranja-os de acordo com certos principios basicos da arquivistica
e nao segundo qualquer classifica~o predeterminada ou esquema de arqui-
vamento.
Os principios de arranjo de arquivos dizem respeito, primeiro, a orde-
na<;aodos grupos de documentos, uns em rela<;aoaos outros e, em segundo
lugar, ao ordenamento das pe<;asindividuais dentro dos grupos. Examine-
mos a evolu<;aodesses principios e como devem os mesmos ser aplicados
aos arquivos modernos.
 Evolu~ao dos principios de arranjo na Europa
Anteriorrnente ao seculo XIX, nao haviam sido criados na Europa prin-
dpios gerais de ordenac;ao de arquivos. A medida que os documentos eram
recebidos por urn arquivo, eram comumente incorporados as cole«6es exis-
tentes, de acordo com algum esquema de cabe«alhos de assuntos predeter-
minados, tal como se faz atualmente na classifica«ao delivros nas bibliotecas.
Durante a Revolu«ao Francesa, recapitulando, foi criada uma adminis-
tra«ao nacional dos arquivos publicos, pelo decreto de 25 de junho de 1794.
Os primeiros diretores dos Archives Nationales, institui«ao que se tornou 0
arquivo central da Fran«a, foram Armand-Gaston Camus (1740-1804) e
Pierre-Claude-Fran<;ois Daunou (1761-1840). Como ambos eram bibliote-
carios, adotaram para os documentos cuja administra«ao Ihes fora confiada
urn arranjo esquemcitico. Camus estabeleceu quatro grupos chamados se-·
ries para os documentos do governo central e a esses grupos Daunou, que 0
sucedeu em 1804, acrescentou 20 outros. Esses grupos, a que se atribuiram
letras como simbolos, foram organizados nas seguintes se«6es: Set;iio Le-
gislativa, com os simbolos A a D, constituida de grupos de documentos do
periodo revolucionario, tais como as atas da Assembleia Nacional leis de-
cretos e registros de elei<;6es e vota<;6es; Set;flOAdministrativa, co~ os ~im-
bolos E a H, que consistia em grupos de documentos de varios orgaos admi-
nistrativos; uma Set;iioHistorica, com os simbolos JaM, que incluia 0 Tresor
des Chartes, bem como grupos de memorias historicas, eclesiasticas e mis-
celaneas; uma Set;iio Topograjica, com 0 simbolo N, que consistia em pla-
~os e mapas; a Set;iio de Propriedade, com os simbolos PaT, que incluia
tltulos de dominios, papeis de principes, documentos relativos a seqiiestros;
e uma Set;iio Judicial, com os simbolos U a Z, que consistia em grupos de
doeumentos de varios 6rgaos judiciais, tais como tribunais revolucionarios,
chancelarias, tribunais de justic;a etc.
Os subgrupos, chamados sous-series, dentro dos grupos, ta~bem re-
p~:se~tavam urn agrupamento racional, ao inves de se basearem na prove-
me~cla, embora muitos subgrupos fossem estabelecidos tomando-se por base
a ongem dos mesmos numa determinada instituic;ao ou genero de instituic;ao.
Os documentos do governo central nos Archives Nationales, entao, fo-
ram inicialmente arranjados de acordo com urn esquema "met6dico", criado
arbitrariamente, derivado da experiencia biblioteconomica. Os grupos e
subgrupos de documentos, subseqiientemente, mudaram, em carater, a pro-
pon;ao que os documentos neles incluidos mudavam, e foram aumentando
em numero, gradativamente. Em 1867, como demonstra 0 Inventaire general
somma ire des Archives de l'Empire (Paris, 1867), ja haviam sido criados 35
grupos; em 18910 seu numero era de 39, como se pode observarpelo Etat
sommaire par series des documents conserves aux Archives Nationales
(Paris, Delagrave, 1891); e em 1937havia 46, como se evidencia no Etats des
inventaires des Archives Nationales, Communales et Hospitalieres au
premier janvier 1937 (Paris, H. Didier, 1938). De acordo com a ultima des-
sas publica«6es, os grupos foram organizados em tres se<;6es: uma Ser;iio
Antiga para os arquivos anteriores a 1789; uma Ser;iioModerna para os pos-
teriores a 1789; e uma Set;iio Secretarial para os documentos de natureza
administrativa produzidos pelos proprios Archives Nationales.
o primeiro grande passo teorico, que diferia do velho metodo de arran-
jo de arquivos de acordo com esquemas de classifica<;ao predeterminados,
ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instru<;ao Publica de 1832
a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos
ao arranjo de documentos dos departments que haviam sido colocados sob
a jurisdi<;ao dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. 0
primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de. agosto de 1839 e com-
pletado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-
67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la
mise en ordre et Ieclassement des archives departmentales et communales,
estabeleceu urn esquema logico para 0 agrupamento de documentos dos
departments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ain-
da esta em vigor.
Os principios gerais estabelecidos para a execu<;ao desse esquema fo-
ram os seguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto e, to-
dos os documentos originarios de uma determinada instituic;ao, tal como
uma entidade administrativa, uma corporac;ao ou uma familia, seriam agru-
pados e considerados como 0 fonds daquela determinada instituic;ao;
 b) os documentos de urn fonds deviam ser arranjados por grupos de
N. Administra~ao e contabilidade departamental.
assuntos, e a cada grupo seria atribuido urn lugar definitivo em rela~ao aos
O. Administra~ao e contabilidade comunal.
outros grupos; e
P. Finan~as.
c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as R. Guerra e negocios militares.
circunstancias, em ordem cronologica, geografica ou alfabetica. S. Servi~os publicos.
T. Instru~ao publica, ciencias e artes.
Esse esquema,92 depois de modificado por dois suplementos, preve 0
U. Justic;a.
agrupamento de documentos dos departments nos seguintes fundos:
V. Religiao.
X. Estabelecimentos de assistencia.
Y. Estabelecimentos correcionais.
Z. Miscelanea.

A. Atos do poder soberano e do dominio publico.

A circular de 24 de abrilde 1841 formulou 0 principio basico de respect
E. Cortes e jurisdi~oes.
des fonds, pelo qual todos os documentos originarios de uma "autoridade
C. Administra~oes provinciais.
administrativa, corpora~ao ou familia" devem ser agrupados, constituindo
D. Instru~ao publica, ciencias e artes
fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e
E. Assuntos feudais, familias, tabelioes, comunas, negocios civis e corpo-
apos, em ordem cronol6gica, geografica ou alfabetica. As rela~oes entre os
ra~oes.
grupos de assuntos, dentro de urn fundo, devem ser determinadas pelo con-
E. Suplementos - Fundos das comunas.
teudo dos mesmos. 0 grupo importante deve preceder 0 grupo menos im-
F. Fundos miscelaneas relacionados com arquivos civis.
portante e 0 geral deve preceder 0 especifico. Por exemplo, 0 inventario dos
documentos de urn mosteiro, ou cartularios de urn mosteiro, contendo trans-
cri~oes de seus documentosmais importantes, devem ser colocados nas pra-
G. Clero secular.
teleiras antes dos documentos naqueles inventariados ou transcritos. 0 ar-
H. Clero regular.
ranjo das pe~s num grupo de assunto podera ser determinado pela seguinte
I. Suplemento - Fundos de asilos.
indaga~o de ordem pratica: que arranjo permite ao arquivista responder a
J. Fundos miscelaneas relacionados com arquivos eclesiasticos.
qualquer pergunta possivel, feita quer por urn orgao do governo, quer por
urn pesquisador particular, no menor tempo e d a manelra . malS . acura d a.?
Afirma-se que os "pedidos de informa~o, em geral, contem, como ponto de
L. Administra~ao de 1789 ao ana VIII. partida para as pesquisas, uma data, 0 nome de urn lugar, ou de urn indivi-
Q. Dominios. duo, dependendo da natureza da informa~o. Por conseguinte, 0 arranjo deve
derivar do ponto de vista cronol6gico, geografico ou alfabetico. Quando se
tratar, por exemplo, de uma cole~ao de decretos ou leis, ou de decisoes judi-
ciais, as pe~as devem ser arranjadas em ordem cronologica, visto que urn
K. Leis, ordena~oes e decretos.
M. Pessoal e administra~o geral. pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro
lado, se tratar de assuntos de municipalidades, e preferivel 0 arranjo geogra-
92 Esquema encontrado no Annuaire des Bibliotheques et des Archives, 1927:7. fico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam 0 nome da munici-
 palidade ... Se se tratar de documentos relativos a pessoas, e claro que 0 ar-
1800 foram simplesmente agrupados em urn unico fundo, metodo que se
ranjo alfabetico pelos nomes dos individuos facilita as buscas".93
justifica pelos desenvolvimentos politicos e administrativos especiais daquele
o principio basico da circular de 24 de abril mereceu uma exposi~o
periodo. Os documentos posteriores a 1800 nao foram, absolutamente, agru-
mais precisa por ocasHio da reunHio da Comissao de Arquivos criada pelo
pados pelos argaos de origem, mas tao-somente agrupados, de preferencia,
ministro do Interior, que teve lugar mais tarde, a 8 de junho. Nessa reuniao
por categorias gerais de assuntos, tais como documentos de finan<;as, judi-
o eminente paleografo Natalis de Wailly (1805-86) justificou 0 principio d~
dais, de servi<;os publicos, sem levar em conta se tiveram origem numa pre-
respect desfonds nos seguintes termos:
feitura ou em algum outro corpo administrativo do departement. Para os
"Uma classifi,ca<;~o.geral de. documentos pOl' fundos e (nos fundos) documentos das municipalidades, 15 categorias de assuntos foram, uma vez
~or a~sunto, e a umca manelra adequada de se assegurar a realiza<;ao mais, criadas e os documentos agrupados segundo as mesmas, sem cogitar-
lme?l~ta de uma ordem regular e uniforme. Tal classifica<;ao apresen-
se, nem de leve, de sua origem. Assim, e digno de nota 0 fato de somente
ta ;~nas vantagens. Em primeiro lugar, e mais simples de se por em
pratlca do que qualquer outro sistema, pois consiste tao-somente em uma parte dos documentos dos departamentos haver sido organizada se-
reunir pe?as das quais apenas e necessario determinar a origem. Num gundo os orgaos de origem e que, no arranjo dos documentos das municipa-
grande numero de casos, essa classifica<;ao e feita com mais facilida- lidades, 0 principio do respect desfonds foi inteiramente negligenciado.
de, porquanto consta simplesmente da reprodu<;ao da ordem atribui- Conquanto 0 principio do respect desfonds nao haja sido adotado con-
da por ~eus ~onos a?,~erior~s; essa ordem pode, talvez, ser conseguida
sistentemente na Fran<;a, depois de sua formula<;iio em 1841, deu-se, contu-
por mew de mventanos eXlstentes, sendo, neste caso, suficiente con-
frontar os documentos inventariados e dar-Ihes outra vez a ordem ori~ do, urn importante passe a frente. 0 antigo sistema de arranjar os documen-
ginal. Se, ao inves de seguir esse metodo, se propoe uma ordem teori- tos deacordo com algum sistema arbitrario de classifica<;ao de assuntos foi
ca, baseada na natureza das coisas, todas essas van tagens se perdem. "94 abandonado, ao menos teoricamente, e substituido por um sistema baseado
em principio aplicavel de maneira geral. Esse principio e 0 de agrupar os
~ origens do principio basico do respect desfonds encontram -se, pois,
na cIrcular de 24 de abril de 1841 e na exposi<;ao de Wailly de 8 de junho do documentos oficiais de acordo com a natureza das institui<;oes publicas que
mesmo ano. y ••• _
os acumulam.
Embora 0 principio do respect des fonds tenha, assim, sido formulado
em 1~41e desde entao, de modo geral, venha sendo observado na Fran<;a em
rela<;ao a grupos de arquivos maiores, seria urn engano concluir que 0 siste-
ma de classement general par fondes foi aplicado aos documentos dos va- o principio do respect desfonds evoluiu e foi ampliado na Prussia, onde
rio~ corpos administrativos menores. No esquema reproduzido, para 0 ar- se decidiu, primeiro, que os documentos publicos devem ser agrupados de·
ranJo dos documentos dos departments, por exemplo, 0 principio do respect acordo com as unidades administrativas que as criaram (e nao de acordo
des fonds nao foi aplicado com igual rigor aos tres grupos principais. Do com a natureza das institui<;oes que os criaram, como na Fran<;a) e, em se-
esquema se evidencia que os documentos anteriores a 1790 foram organiza- gundo lugar, que 0 arranjo dado aos documentos pelos pr6prios orgaos cria-
dos emfonds pelos argaos de origem, havendo cada qual recebido uma letra dores deve ser preservado no arquivo de custodia permanente.
como simbolo definitivo. Os'documentos dos anos revolucionarios de 1790 a o principio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem
nos organismos publicos administrativos e chamado Provenienzprinzip au
93 A analise das praticas {fa b' .
lh' . nc~as aseIa-se, em grande parte, nos segumtes traba- principio da proveniencia. Esse principio foi expresso, pela primeira vez,
as. WeI~uI, 1934: 52-72; KaIser, 1931:125-30; Giithling, 1934:28-51. Esta e uma
~ova versao de Schellenberg, 1939. pelo eminente historiador Heinrich yon Sybel (1817-95) depois que se tor-
Apud Kaiser, 1931:25. nou diretor do Arquivo do Estado da Prussia em 1874. No seu Regulative

:regreT .. tru.
fir die Ordnungsarbeiten im Geheimen Staatsarchiv, 95 publicado em III de
julho de 1881, instituiu ele urn novo sistema para a organiza~ao dos docu-
mentos daquele arquivo. Essas regras, que haviam sido formuladas pelo ar-
quivista Max Lehmann (1845-1929), foram discutidas numa conferencia de
funcionarios do Arquivo do Estado da Prussia em III de julho e aprovadas
por unanimidade. 0 §211 desse regulamento enuncia 0 principio fundamen-
tal baseado no principio frances do respect desfonds, de que "0 arranjo dos
documentos do Arquivo do Estado deve ser feito de acordo com a prove-
niencia de suas partes constituintes". 0 Provenienzprinzip simples mente
estabelecia que as principais divis6es, no Arquivo do Estado, deviam ser for-
madas pela separa~ao dos documentos origimirios nas diversas unidades
administrativas do governo. 0 reagrupamento dos documentos de diferen-
tes orgiios, por assuntos, foi entao reconhecido como urn metodo impratica-
vel, especialmente depois do grande aumento que sofreu 0 volume dos do-
cumentos transferidos. 0 §'P do regulamento deu urn efeito retroativo ao
principio da proveniencia, a tal ponto que os documentos do gabinete do
conselho e do ministro do Exterior, que haviam sido incorporados aos dos
conselheiros privados, foram segregados e mantidos como cole~6es separa-
das. Da mesma forma, os documentos do governo central do Reino de
Westphalia, que passaram a ser administrados pelo Arquivo do Estado da
prussia, tiveram de ser vigorosamente separados dos documentos com os
quais haviam sido misturados. /7' J~.-
No §411do regulamento de III de julhode 1881, criou-se urn novo princi-
pio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada
orgao devem ser mantidos, no arquivo de custodia, na ordem dada pelo ser-
vi~o de registro do orgao, e nao reorganizados por grupos de assuntos. Os
documentos oficiais da Prussia eram devidamente arranjados pelos servic;os
de registro antes de serem transferidos para 0 Arquivo do Estado e, na sua
totalidade, os documentos que foram assim arranjados saDcomumente cha-
mados de registros. A dec1ara~aodo Registraturprinzip, exposta no §411 do
regulamento, diz 0 segujnte:
"Assim que urn orgao comece a recolher ou transferir seus documen-
tos, deve-se designar uma area (Repositur) somente para os documen-
tos daquele orgao. Dentro dessa area, os papeis oficiais devem ser
mantidos na ordem e com as designa~6es que receberam no curso das
atividades oficiais do orgiio."
Esse principio baseia-se no fato de que antes de os documentos serem
cedidos a urn arquivo foram devidamente arranjados nos servi~os de regis-
tro dos orgiios que os criaram. Ao contnlrio do sistema frances, pelo qual os
documentos de umfonds eram substancialmente reorganizados para aten-
der as necessidades de pesquisas, 0 sistema prussiano estabeleceu a manu-
ten~iiode registros segundo as fun~6es administrativas dos orgiios govern a-
mentais. Ao contrario das instru~6es francesas de 1841, que se referem a urn
"arranjo" (disposer) dos fundos de qualquer orgiio,"de acordo com uma certa
ordem" e a classifica~ao de documentos "segundo 0 conteudo dos mesmos",
as instru~6es prussianas de 1881 determinam a manuten~ao de "corpos de
arquivos" ou "entidades" (Archivkorpern) na ordem em que foram criados.
Em 12 de outubro de 1896, os diversos arquivos provinciais da Prussia
foram induzidos a adotar 0 regulamento estabelecido em 1881 para 0 arqui-
vo central em Bedim. Em 6 de julho de 1907, formularam-se instru~6es de-
finitivas para a organiza~ao dos documentos nesses arquivos provinciais.
Essas instru~6es referem-se, em parte, a destina~o dos documentos que,
como urn resultado das mudanc;asterritoriais, vieram para 0 arquivo de pro-
vincias a que nao pertenciam. Os documentos "dos registros dos orgaos cen-
trais do Estado Brandeburg - PrUssia"foram segregados e transferidos para
o Arquivo do Estado da Prussia.
o principio da proveniencia, como 0 desenvolvido na prussia, foi aceito
nos Paises Baixos, onde the foi dada uma justificativa teorica pelos tres ar-
quivistas holandeses.96 Esse principio recebeu a san~o oficial do governo
holandes em regulamento expedido pelo ministro do Interior, em 10 de ju-
lho de 1897. Urn ana mais tarde, os arquivistas holandeses Muller, Feith e
Fruin publicaram 0 seu bem conhecido manual que se tornou a biblia dos
arquivistas modernos e que foi traduzido para 0 alemao em 1905, 0 italiano
96A analise das praticas holandesas baseia-se no artigo de Weibull (1934) e no
capitulo"Thearrangementof archivaldocuments"de Muller& Fruin, 1940, cap. 2,
nota 1.
 em 1908, 0 frances em 1910 e 0 Ingles em 1940. * Esse manual contem prin- c;aooficial para trabalho a ser feito com os mesmos. POl' isso nao e possivel,
cipios de a~ranjo e descri¢o cuidadosamente elaborados e recapitula os tampoucO'desejavel, que se destrua a ordem original do registro para substi-
pontos de VIsta expressos em numerosas conferencias da Associa¢o de Ar- tui-Ia pOl' outra baseada no que possa parecer urn esquema mais 16gieo de
quivistas dos Paises Baixos e na Nederlandsch Archievenblad. cabe<;alhos de assuntos.
Como os prussianos, os arquivistas holandeses se ocuparam dos docu- Enunciando esse principio, os arquivistas holandeses frisaram a neces-
mentos arranjados de acordo com 0 sistema de registro. Todos os seus prin- sidade de manter a "ordem original" de urn servi<;o de registro. "A ordem
cipios de arranjo, POl' isso, referem~se aos documentos organizados nos ser- original do registro", explicaram, "nao foi criada arbitrariamente, nao resul-
vi<;os de registro ou Archiefs. 0 principio fundamental adotado pel ta do acaso, mas, ao contrario, e conseqiiencia logica da organiza<;ao do cor-
.. h os
arqulVlstas olandeses e pOl' eles considerado "0 mais importante de todos" po administrativo de cujo funcionamento 0 registro e produto". Insistiram
eo seguinte: "0 sistema de arranjo deve basear-se na ordem original do re- em que a "ordem original" criada num servi<;o de registro, e nao num esque-
gi~t~o (A~chiej), 0 qual, na sua essencia, reflete a organiza<;ao do corpo ad- ma atribuido pelos arquivistas para refletir a estrutura administrativa do
mlmstratlvo que 0 produziu". Ao descreverem esse principio, os autores do orgao governamental, deve ser aplicada no arranjo dos documentos. Se a
manual estudaram os meritos relativos das duas alternativas de sistemas: "ordem original" nao tiver sido mantida, sustentaram, 0 objetivo principal
uma, 0 arranjo dos documentos sob varios cabe<;alhos de assuntos arbitra- do arquivista deve ser restabelece-Ia. De acordo com essas premissas for-
rios, tal como se pode encontrar normalmente nas classifica<;6es de bibliote- mularam 0 principio corolario que "no arranjo de urn registro (Archiej) Coo)
c~; a o~tra, 0 arranjo dos documentos correspondendo a organiza<;ao admi- a ordem original deve, tanto quanto possivel, ser restabelecida. So depois
mstratlva do governo, que os criou. Um sistema de cabe<;alho de assuntos pode julgar-se ate que ponto convem desviar-se dessa ordem".
frisaram eles, nao pode incluir tudo; e imposto arbitrariamente do exterior ~ Para reconstituir a "ordem original" de urn registro, os arquivistas ho-
nao deriva ~a ordem ou contetido de uma cole<;ao. Assim, este for<;a um gru- landeses sugeriram certas regras definidas. Tendo em conta que, no trans-
po.de arqUlvos numa "forma estranha". Conquanto possa ajudar a urn pes- curso do tempo, os documentos SaDmantidos pOl' diferentes grupos de fun-
qUlS~~Or,pela consulta a determinado cabe<;alho para certo assunto, podera cionarios de registro, que se sucedem, podem tel' sido feitas altera<;oes nos
desVIa-Io do caminho correto, porquanto "Outros cabe<;alhos podem conter pianos originais pelos quais foram organizados. Se tais altera<;oes estiverem
documentos sobre aquele mesmo assunto e, na verdade, urn tinieo docu- de acordo com 0 desenvolvimento organieo do corpo administrativo que
produziu 0 registro, devem ser mantidas; mas se resultam de erros e distra-
men~o pode tratar de muitos assuntos. De fato, nao se podem organizar,
<;oespol' parte dos tiltimos funcionarios de registro, deve restabelecer-se a
conslstentemente, documentos sob cabe<;alhos de assuntos, devido a varie-
ordem original dos documentos "para atender a ideia principal da qual sur-
dade de assuntos que urn tinieo documento, ou um tinieo volume, pode tra-
giu a ordem antiga". 0 manual enuncia este principio, da seguinte maneira:
tar. POl' outro lado, os autores sustentam que 0 sistema de arranjo de docu-
"A ordem em que os documentos SaD recebidos de um servi<;o de registro
mentos de acordo com a sua organiza<;ao no registro fornece uma base
pode ser modificada a fim de corrigirem-se divergencias em rela<;ao ao pla-
sat~sfatoria p~ra buscas sob uma variedade enorme de assuntos e pode ser
no geral do registro, quer se atribuam tais divergencias a erros dos funciona-
aphcado conslstentemente. Esse sistema baseia-se no trabalho dos encarre-
rios do registro quer a altera<;6es temporarias do sistema de registro". Po-
gados dos registros, os quais, quer consistente quer inconsistentemente se-
rem, so devem fazer-se altera<;oes na ordem original em casos especiais, como
guem regras definidas para preservar e arranjar os documentos que lhes'sao
irregularidades sem major importancia atribuidas aos funcionarios do re-
confiados - regras que se baseiam no carater dos documentQs e na solicita-
gistro, inser<;oes erradas, desvios ocasionais do plano geral de registro, ar-
quivamento de documentos mais antigos com mais recentes, com 0 objetivo
* N. do T.: Portugues em 1960 Ver £; I
. re erenCla comp eta na nota do cap. 2.
A'

de facilitar a consulta, ou coisa semelhante.

 Os arquivistas holandeses compararam 0 trabalho de restabelecer a or-
dem original de um Archiej, ou registro, ao trabalho de um paleont610go
que lida com os ossos de um animal pre-hist6rico. A semelhanl;a de um
paleont610go que junta 0 esqueleto de um animal daquela epoca, colocando
cada osso na sua posil;ao correta, ainda que possa ter estado separado do
resto ou the falte uma parte, assim tambem 0 arquivista deve reconstituir 0
esqueleto da organizal;ao de um registro. 0 principio firmado e de que, "no
arrarijo de um registro, deve-se lembrar de que os documentos que contem
os atos do corpo administrativo, ou de algum de seus funcionarios agindo
em carater oficial, formam 0 esqueleto do registro". Por isso, ao restabelecer
as partes constituintes de um registro na sua ordem original, 0 arquivista
deve comel;ar pela serie principal que contem os atos do corpo administrativo.
Os arquivistas holandeses formularam varios principios a serem segui-
dos depois que 0 esqueleto da organizal;ao tenha sido restabelecido. Esses
principios sao facilmente encontraveis na tradul;ao inglesa oferecida por
Arthur H. Leavitt. Ao contrario do arranjo para tais materiais recomendado
pelos franceses que foi 0 cronol6gico, geografico ou alfabetico, os arquivis-
tas holandeses preferem que sejam arranjados numa ordem que corresponda,
exatamente, a ordem em que estao organizadas as series principais. Nenhum
agrupamento arbitrario deve ser feito se as principais series criadas no re-
gistro podem ser determinadas. Deve existir uma relal;ao definida e bem
fundada entre as pel;as e as unidades organftas do registro. As pel;as soltas
que aparentem haver formado, previamente, 'parte de series ou dossies de-
vem ser combinadas novamente, se possivel, nas series ou dossies. Se nao
for possivel determinar a ordem original de tais pel;as soltas, poder-se-a
organiza-Ias, quer de acordo com 0 sistema de dossies, de agrupar docu-
mentos por assuntos, quer de acordo com 0 sistema de series, pelo qual se
agrupam os documentos por unidades organicas, dependendo do sistema
seguido nos registros em que se originaram. Se razoes nao existem para a
preferencia de um desses sistemas, recomenda-se a aplical;ao do sistema de
dossies.
Sir Hilary Jenkinson, no seu Manual of archive administration, ofere-
ce uma informal;ao bastante completa sobre as praticas arquivisticas ingle-
sas quanta ao arranjo de documentos oficiais. 0 Public Record Office brita-
nico, da mesma forma que 0 Arquivo Nacional da Prussia e 0 dos Paises
Baixos,trabalha com 0 produto dos servil;os de registro, mas esse produto,
como ja vimos, e diferente de seus equivalentes no continente europeu. Os
registros ingleses, relembramos, consistiam em rolos que continham entra-
das de documentos recebidos e expedidos. A estes se relacionaram em gran-
devolume, documentos originais subsidiarios, cuja ligal;aocom os rolos era,
freqiientemente, muito tenue. Por isso, 0 problema nao era guardar os cor-
pos de documentos depositados nos servil;os de registro, intactos, ou con-
servar a sua ordem original, e sim identificar os corpos administrativos que
produziram os documentos e estabelecer a rela«;aodos documentos com os
registros. A organizal;ao de documentos publicos num arquivo de cust6dia,
segundo Jenkinson, tem por objetivo claro "estabelecer ou restabelecer 0
arranjo original". Os documentos devem ser arranjados em grupos (archive
groups), por ele definidos como acumulal;oes "resultantes do trabalho de
uma administral;ao que constituia um todo organico, completo por si mes-
mo, capaz de tratar, independentemente, sem qualquer autoridade adicio-
nal ou exterior, de todos os aspectos do caso que the pudesse ter sido apre-
sentado normalmente". Dentro desses grupos de arquivos os documentos
devem ser arranjados na sua ordem original. Jenkinson duvida de que 0
metodo sugerido pelos arquivistas holandeses para organizar documentos
seja 0 bastante. De acordo com aquele metodo, ,os documentos devem ser
agrupados por series principais que formem 0 esqueleto da organiza~o e
das quais as pel;as soltas passam a ser subsidiarias. E os invertebrados, per-
gunta Jenkinson, "grupos" que nao tem series principais? Sugere este ulti-
mo uma analise para determinar as funl;oes de uma administral;ao que pro-
duziu tal "grupo de arquivo". Essas funl;OesiraQ constituiros cabel;alhos
gerais sob os quais devem ser organizadas as classes de documentos. Se as
pel;as avulsas nao podem ser reunidas nessas classes funcionais, podem ser
dispostas por qualquer sistema, segundo Jenkinson - "alfabetico, cronol6-
gico, pela forma, ou por qualquer outro" -, desde que se mantenha 0 nume-
ro de entrada (accession number) dos materiais e que nenhuma "pasta ori-
ginal, pacotilha ou volume" seja desfeito. Na sua opiniao, justifica-se que 0
arquivista quebre uma ordem original bem estabelecida, apenas "no pape1,
conservando 0 arranjo fisico, onde ha um arranjo determinado" no estado
em que foi 0 mesmo encontrado. Jenkinson admite que haja circunstancias
especiais nas quais se possa transigir quanta ao principio fundamental de
conserva<;ao da ordem original, mas adverte que 0 arquivista que empreen-
de tal rearranjo "assume uma responsabilidade muito grave".
Nos Estados Unidos, os principios de classifica<;iio de arquivos foram
objeto de freqiientes discussoes nas conferencias anuais de arquivistas da
American Historical Association entre 1909 e 1917. Uma das primeiras e mais
convincentes exposi<;oes dos principios basicos de classifica<;ao foi feita pelo
dr. Waldo G. Leland, na conferencia de 1909. Num trabalho sobreAmerican
archival problems afirmou que "de modo geral 0 principio enunciado pelos
holandeses, ao qual aderiu a maioria dos arquivos europeus, 0 herkomstbeginsel,
respect desfonds au principe de la provenance deve ser adotado. Os arqui-
vos devem ser classificados de acordo com sua origem, devem refletir os pro-
cessos pelos quais vieram a existir". 0 dr. Leland reiterou essa afirma<;ao·
alguns anos mais tarde em artigo da maior importancia: "The National
Archives: a programme", publicado em 1912 naAmerican Historical Review
e republicado em 1915 na serie Senate Documents. Nesse artigo, afirmou
que "nenhum sistema de classifica<;ao decimal, nenhum metodo aperfei<;oa-
do de biblioteconomia, nenhum arranjo ess~n£~!,-lmente cronologico ou al-
fabetico pode ser aplicado eficazmente a
classifica<;ao de arquivos. 0 traba-
lho lamentavel que Camus e Daunou realizaram nos Archives Nationales,
tentando aplicar urn sistema logico de classificac;ao, deve servir de adverten-
cia. A entidade administrativa ha que ser 0 ponto de partida e aunidade. 0
classificador deve tel' urn perfeito conhecimento da historia e das fun<;oes do
orgao cujos documentos esteja arranjando, deve saber que rela<;iio existia
entre este e os demais orgaos e inteirar-se da relac;ao entre cada uma das
fun<;oes". Porem, uma exposi<;iio mais completa de G. Leland sobre os prin-
cipios de classifica<;iio encontra-se num relatorio de recomenda<;oes sobre a
administra<;iio de arquivos estaduais, que faz em 1913, para a Education
Building Commission do estado de Illinois. Nesse relatorio escreveu: "Em
primeiro lugar, e essencial urn guia dos orgaos oficiais e de sua historia que
mostre a origem e as fun<;oes de cada orgao, a origem dessas fun<;oes, se
transferidas de outro orgao ou se oriundas de nova legisla<;ao, as modifica-
c;oes dessas fun<;oes ou a sua supressao, a organiza<;ao do orgao, com suas
modifica<;oes dessas func;oes ou a sua supressao, a organiza<;iio do orgao,
com suas modificac;oes e, finalmente, a extin<;ao do orgao (se nao mais exis-
tel, que diga se as fun<;oes foram suprimidas ou transferidas para outros
orgaos ... Cada orgao oficial e uma unidade administrativa e os seus docu-
mentos formam urn grupohomogeneo que reflete as atividades do mesmo.
Este grande grupo, seguindo-se a organiza<;ao e fun<;oes do orgao, natural-
mente se divide em subgrupos e estes em series. Entao, °principio a ser
observado e que os arquivos devem ser classificados de modo que reflitam,
claramente, a organiza<;ao e as fun<;oes que os produziram. Essa e a essencia
do famoso principio respect desfonds".
Na conferencia de 1914 dos arquivistas americanos, Ethel B. Virtue, do
Departamento de Historia de Iowa, apresentou 0 trabalho "Principles of
classification for archives". Esse trabalho, destinado a ser urn capitulo do
manual para arquivistas planejado pOl' ocasiao da conferencia de 1912, acei-
tou 0 principio do respect desfonds como principio basico de classifica<;iio
de arquivos a ser seguido nos Estados Unidos e demonstrou sua aplica<;iio
nos arquivos de Iowa. Com a cria<;iiodos National Archives em 1934, os prin-
cipios de Leland e de outros, que representavam em grande parte opinioes
baseadas nas praticas europeias, foram aplicados pela primeira vez a uma
volumosa massa de documentos modernos.
Urn dos primeiros problemas que preocuparam os arquivistas do gover-
no federal americano foi 0 da defini<;ao da unidade de arquivo - 0 chamado
fonds, archive group ou que outro nome se the de - que serviria como prin-
cipal unidade de arranjo num arquivo de custodia. 0 imenso volume de do-
cumentos que passaram a custodia dos National Archives - aproximada-
mente 800 mil pes cubicos (22.656 m3) numa decada - havia que ser dividido
em algumas unidades de forma a possibilitar 0 seu manuseio para fins de
arranjo, descric;ao, servi<;o de referencia, relatorios estatisticos e para outros
fins administrativos.
Os arquivistas americanos usaram 0 termo record group para designar
essas unidades. Uma anomalia curiosa se verifica: na Inglaterra, onde 0 ar-
quivo central da na<;iiose chama Record Office, as unidades de arquivo cha-
mam-se archives groups, enquanto nos Estados Unidos, onde a instituic;ao
equivalente se chama Archives, as unidades de arquivos chamam-se record
groups. 0 termo record group foi definido oficialmente nos National
Archives, em fevereiro de 1941, como significando "uma grande unidade Os record groups sao, e logico, muito diferentes dos produzidos pelos
arquivistica estabelecida de modo urn tanto arbitrario, considerando-se de- servic;os de registro da Prussia e dos Paises Baixos. Os record groups dos
vidamente 0 principio da proveniencia e 0 desejo de se dar a unidade um National Archives geralmente consistem na documentaf;iio produzida por
tamanho e canlter convenientes para os trabalhos de arranjo, descrif;iio e uma unidade administrativa no nivel de bureau. Essa documentac;ao tanto
publicaf;iio de inventarios.97 pode consistir em materiais arquivados (filed) como em materiais nao-ar-
Os record groups americanos diferem dos seus equivalentes europeus. quivados (unfiled). Os materiais arquivados podem tel' sido conservados num
Contrastam com os archives groups ingleses devido a diferenc;a das unida- bureau, numa divisao ou mesmo no nivel de seC;ao.Os elementos que cons-
des administrativas do governo que criaram os record groups. 0 conceito tituem urn record group americano sao, dessa forma, muito mais numero-
ingles de grupos fechados - acumulos que "resultaram do trabalho de uma sos e muito mais variados em forma e carater do que os de urn registro euro-
administrac;ao que foi urn todo organico, completo pOl' si so, competente peu. A maioria dos record groups contem diversos subgrupos estabelecidos,
para lidar independentemente, sem nenhuma autoridade adicional ou exte- em geral, tomando-se pOl' base as origens organizacionais e funcionais dos
rior, com todos os aspectos de qualquer questao que normalmente se lhe mesmos. Os subgrupos constituem-se de series de documentos, estabelecidas
apresentasse - nao pode ser adotado. Esse conceito aplica-se principalmente tomando-se pOl' base 0 seu arranjo de ~ordo com urn sistema de arquiva-
a documentos mortos - acumulos passados a que nao mais se acrescenta- mento, assunto ou afinidade funcional, ou uniformidade flSica de seus tipos
rao documentos, ou documentos de orgaos extintos. Embora a historia ad- de documentos. E as series, pOl' sua vez, constituem-se de unidades de ar-
ministrativa do governo federal esteja cheia de entidades extintas, Piira al- quivamento, isto e, volumes, pastas e dossies, documentos ou formularios
gumas das quais se constituiram grupos, os arquivistas dos National Archives arquivados individual mente. Esses elementos, individual ou coletivamente,
tinham, sobretudo, de lidar com orgaos vivos. A organizac;ao governamental refletem em grau muito maior do que os seus equivalentes europeus a orga-
com que se ocupavam nao era uma organizac;ao estatica que permitisse a nizac;ao e a funf;iio das unidades administrativas que os produziram.
criac;ao de urn numero fixo de grupos; era uma organizac;ao dinamica. Suas Urn problema menos dificil, para os arquivistas do governo federal ame-
unidades organicas e func;oes estavam. e~ c2.~stantes alterac;oes. Nos National ricano, foi 0 de decidir que principios deveriam oriental' a atribuic;ao dos
Archives, pois, criaram-se os record groups para os documentos das unida- documentos em setores de documentos (rec.ord branches) dentro dos
des administrativas de diferentes condic;oes e autoridade na escala hierar- National Archives, para fins de administrac;ao. 0 principio adotado foi 0 de
quica do governo. Nao havia necessidade de que as unidades administrati- distribuir a documentac;ao escrita pOl' record groups, segundo a relac;ao dos
vas que criaram, acumularam ou onde se mantiveram os grupos fossem mesmos para com urn certo numero de grandes campos de assunto, como
unidades administrativas completas, nem independentes, como na Ingla- sejam, defesa, industria ou recursos naturais etc. As relac;oes dos assuntos
terra. Podiam, e logico, ser orgaos independentes, mas podiam tambem cons- considerados para este fim SaDdefinidas principalmente em termos das fun-
tituir partes de orgaos maio res. c;6es gerais dos orgaos que criaram os documentos. Assim, os documentos.
Os record groups contrastam tambem com os fonds franceses que re- criados pelo Ministerio da Agricultura e pelos orgaos independentes, de urn
presentavam documentos de tipos similares de instituic;oes. Apenas os cha- modo geral interessados em atividades agricolas, situam-se no Setor dos
mados collective record groups se assemelham aos fonds franceses, por- Documentos de Riquezas Naturais (Natural Resources Records Branch) e,
quanta compreendem documentos de diferentes orgaos (tais como comites dentro deste, na Sef;iio de Documentos da Agricultura (Agricultural Records
ou comissoes do Congresso) que tenham certas caracteristicas em comum. Section). Os mapas, as ilustrac;oes e os discos pertencentes a todos os grupos,
estao localizados, para fins administrativos, em dois setores que dispoem de
equipamento e pessoal especializado no tratamento desse tipo de material.
 Um terceiro problema que preocupou os arquivistas do govemo £ed evolu<;aodas organiza<;oes governamentais que executaram as mesmas fun-
'.£' 'd era}
amencano 1010 arranJo os grupos. Esse problema foi tratado pel . . ~s. Ao determinar-se 0 arranjo dos grupos nas galerias, levam-se tambem
. apnmelra
vezno Staff InformatIOn Paper, intitulado "Principles of arrangement" ern conta razoes referentes a acessibilidade.
bl'lca d0 em Jun
. h d ".
0 e 1951. * Nos primeiros anos de atividade do Ar
, pu-
. . .
.
qUlVONa- Outro principio bilsico dos pIanos de arranjo e manter os grupos como
ClOnal, d01S fatores dlficultaram 0 arranio dos grupos nas gale . unidades integrais. A logica que determina a cria<;ao dos grupos exige que os
, . ~ nas, segundo
urn esquema loglco. Desses, 0 mais importante dizia respeito ao car't d documentos, em cada urn deles, sejam conservados juntos sem que se mis-
, ' a er 0
~ro~no governo f~deral que produzia os documentos. A multiplicidade dos turem aos mesmos documentos de outros grupos. So se admite que se reti-
orgaos, a com~l~xld~de e 0 fluxo da organiza<;ao dos mesmos impossibilita_ rem documentos de urn grupo quando haja uma parte que requeira equipa-
ram urn. arranJO .111telramente logico de todos os grupos. Outro fator impor- mento especial, ou quando sao classificados como de seguran<;a, caso em
tante fm a manelra pela qual os document os eram recolhidos Nos . que niio podem ser conservados juntos com 0 corpo principal do grupo a que
. " . seus pn-
melfOS anos 0 ArqUlvo NaclOnal lutou para conseguir a custodia 0 . pertencem.
, 'd '1 ' malS
rapl 0 pOSSiVe, do grande volume de documentos acumulados no governo Um quarto problema que mereceu a aten<;ao dos arquivistas do governo
federal, d~sd: que fora criado. Esse acumulo foi sendo liberado pouco a pou- federal americano foi 0 arranjo dos elementos dentro dos grupos. Esses ele-
co, pelos orgaos da administra<;iio, em inumeras pequenas parcelas. Na mentos sao os subgrupos, as series e as pe<;as individuais. Os subgrupos sao,
d"d 'fi ose em geral, os documentos das subdivisoes da unidade administrativa que
po la 1 entl lcar que documentos deveriam ser atribuidos a determinado
grupo antes de se proceder a analise da origem dos mesmos e nao se podia' produziu 0 grupo. Freqiientemente os orgaos para os quais se criaram gru-
c~lcular, com exatidao, antecipadamente, a area e 0 equipamento necessa- pos passaram por tantas reorganiza<;oes que os documentos acumulados
nos a cada grupo. Ha alguns anos, porem, os setores de documentos (record pelas muitas unidades que se sucederam ou pelas unidades extintas dos or-
branches) el~boraram pIanos ideais para 0 arranjo dos acervos atuais e para gaos perderam a sua identidade administrativa. As fun<;oes dos orgaos po-
novos recolhlmentos, tais como se podia preyer. Esses pIanos estiio sendo dem ter permanecido sem altera<;oes ainda que as unidades que as executa-
agora postos em execu<;iio. Todos os doc,uI!1entos que se encontram no Ar- ram tenham sido modificadas ou extintas e os documentos pertinentes as
quivo devem, ate 0 fim do ana fiscal de 1956, ~;tar em ordem. fun<;oes podem abranger muitas unidades sem mostrar, cIaramente, os que
foram produzidos pelas unidades sucessivas. N esses .casos, os subgrupos sao
Urn principio basico dos pIanos e 0 arranjo dos grupos numa rela~o
estabelecidos em rela<;iio as fun<;oes. Ocasionalmente, os subgrupos natu-
quer de organiza<;iio quer de fun<;iio entre si. 0 metodo de arranjar grupos
rais de documentos, dentro de urn grupo, nao correspondem as unidades de
seg~n~o a organiza<;iio e preferivel sempre que possivel. Esse plano de ar-
organiza<;ao, nem as fun<;oes; correspondem, antes, a tipos de documentos
ranJO e, em geral, seguido quando se criam grupos para cada urn dos diver-
que nao coincidem, nem com as linhas funcionais, nem com as de organiza-
sos bureaux ou servi<;os que constituem urn grande orgao govemamental
<;ao. Nesses casos as caracteristicas fisicas dos documentos distinguem os
como urn ministerio, por exemplo. Nesse caso os grupos sao arranjados d~
subgrupos. 0 StaffInformantion Paper intitulado "Principles of arrangement"
acordo com 'a estrutura hierarquica do orgao maior. Onde 0 arranjo segundo
da instru<;oes quanta ao arranjo dos subgrupos de acordo com as rela<;6es
a organiza<;ao e impraticavel ou, por qualquer raziio, menos conveniente
usa e 'fu' . , entre si, quanta a organiza<;ao ou a fun<;iio, ou de acordo com os tipos de
, =s 0 arranJ.o nClOnal. Por este criam-se grupos para uma seqiiencia de
documentos que contenham.
orgaos ou servu;os relativos a uma fun<;iio, arranjados de modo a mostrar a
Os subgrupos, por sua vez, em geral se compoem de series que sac defi-
nidas de maneira diferente nos Estados Unidos e na Europa. As diferen<;as
*N. ?o T.: Tradu,.ao para 0 portugues publicada pelo Arquivo NacionaJ no Rio de de defini<;iio devem ser claramente compreendidas. Na Europa, em geral, 0
J anelro, em 1969. 19p. '
termo archival series aplica-se as unidades de arquivamento de um servi<;o
 de registro que con tern documentos de urn determinado tipo. Estas sao as' dossies. Onde se reunem os documentos tomando-se pOl'base a semelhan~
chamadas Reihenakten na Alemanha, liasse na Fran~ e Bundel nos Paises de forma que apresentam, as unidades de forma serao consideradas, muitas
Baixos. Devem ser diferenciados das unidades de arquivamento que contem vezes, unidades de arquivamento. Esse e 0 caso de volumes encadernados.
uma variedade de documentos pertinentes a assuntos especificos, chama- Se a unidade de uma serie deriva do fato de estar organizada de acordo
das na Alemanha Sachakten e na Fran~ e Paises Baixos dossiers. Nos Esta- com urn sistema de arquivamento em si, sera conservada precisamente em
dos Unidos 0 termo series pode aplicar-se a agregados de documentos de ordem, quer alfabetica, numerica, quer cronol6gica que lhe foi atribuida pelo
urn tipo especifico, como na Europa. Pode, entretanto, aplicar-se tambem a servic;o de origem. 0 problema de novo arranjo surge quando essa ordem
urn corpo inteiro de documentos, organizado de acordo com urn sistema de sofreu modifica<;6es ou se perdeu, ou quando em circunstancias excepcio-
arquivamento completo em si, sem considerar 0 fato de as unidades de ar- nais e ininteligivel. Nesses casos, 0 arquivista tentara restabelecer a ordem
quivamento nesse sistema serem de urn tipo especifico. 0 significado am- dada aos documentos pelo orgao,.quando em usa corrente. Num sistema de
pliou-se para incluir ate agregados de documentos reunidos sem uma 01'- assunto as pastas ou dossies serao reunidas sob cabe<;alhos adequados e os
dem perceptivel, cujo unico trac;o de coerencia e a relac;ao comum com um cabe<;alhos serao arranjados segundo a ordem prescrita pelo sistema de ar-
assunto ou atividade especifica. Esse uso ampliado do termo corresponde a quivamento empregado pelo orgao. Os documentos individuais dentro de
definic;ao encontrada em qualquer dicionario: "um certo numero de coisas ... cada pasta serao colocados em seqiiencia adequada. Nas pastas modernas
que se apresentam ou se sucedem em ordem e ligadas pOl' uma relac;ao de costuma-se arquivar tais documentos na ordem cronologica inversa, a ulti-
semelhan~" . ma pec;a colocada na frente, enquanto em muitas pastas antigas a oi-dem
Nos National Archives as series dos subgrupos SaDarranjadas segundo oposta e empregada. A ordem adotada pelo orgao criador sera observada
um esquema logico que reflete a inter-relac;ao das series e onde se aplica a pelo arquivista. Ao restabelecer 0 arranjo das pastas, faz-se referencia aos
relac;ao das series para com a organizac;ao, func;6es, periodos cronologicos, esquemas de arquivamento, se existem, ou aos indices, titulos de assuntos,
lugares ou assuntos. As considerac;6es a serem observadas no arranjo das rotulos de pastas, simbolos de arquivamento e similares.
series estao expostas no StajflnformationPaper "Principles of arrangement", Se uma serie foi criada tomando-se pOl'base a forma dos documentos, 0
ja mencionado. . -7 .•~.

problema do arquivista e bastante facil. Os volum~ encadernados, pOl'exem-

o passo final e 0 mais pormenorizadono arranjo dos documentos diz plo, sao, geralmente, colocados nas prateleiras, numa simples ordem crono-
respeito aos documentos avulsos, pastas, dossies, volumes ououtras unida- logica ou numerica.
des de arquivamento. As unidades de arquivamento em geral consistem em Se 0 arranjo dado aos documentos pelo orgao de origem e ininteligivel
documentos reunidos pelo fato de se relacionarem com 0 mesmo assunto ou ou de tal ordem que torne 0 servic;o de referencia muito dificil, 0 arquivista
ato, ou devido a terem a mesma forma. Essas unidades, cujo tamanho e ca- pode planejar urn sistema proprio. Tais sistemas novos devem, entretanto,
rateI' podem variaI', saD em geral colocadas numa seqiiencia que e determi- protegeI' a integridade dos documentos, refletindo as suas origens funcio-
nada pelo sistema de arquivamento empregado. Num sistema de assunto - nais ou administrativas, e devem ser planejados de modo a facilitar 0 uso
quer seja em ordem alfabetica, assunto-numerica, classificada, quer outra que se possa preyer para os documentos.
qualquer - os documentos serao, ordinariamente, arquivados juntos sob Se os documentos de urn orgao saG recebidos em completa desordem,
rubricas, cada qual abrangendo uma ou mais pastas, as quais, pOl' sua vez, sem qualquer ordem aparente, tambem neste caso 0 arquivista pode elabo-
contem varios documentos. Num sistema de case-file (pastas individuais ou rar urn sistema proprio. As series miscelaneas, especialmente, serao arran-
processos), quer arranjados em ordem numerica, quer segundo qualquer jadas na ordem que mais convier para tornar conhecido 0 carateI' e a impor-
outro metodo, os documentos serao reunidos em pastas (case folders) ou tancia das mesmas. As pec;as individuais nestas series podem ser agrupadas
 historiskforskning (3:52-77, 1930)e republicado em alemao noArchivalische
Zeitschrift (42-43:53-72,1934). Weibull poe em duvida a validade da tese
dos arquivistas holandeses de que a "ordem original" dos documentos atri-
buida pelos servic;os de registro deva ser aceita, como uma norma, para 0
arranjo dos mesmos num arquivo de custodia. "Nao se pode negar", escre-
veu ele, "que ate certo ponto 0 seu arranjo indica as suas principais caracte-
risticas. Urn registro cujo arranjo obedec;aao sistema de series dificilmente
pode ser reorganizado pelo sistema de arranjo por dossie ... Mas essa atitude
muito se distancia da real atividade de organizac;aode arquivos que tern, em
primeiro lugar, urn carater restaurador e, apenas em segundo plano, deve
considerar os interesses da pesquisa historica. A justificativa de que a or-
dem original serviu, e ainda serve, convenientemente, aos fins oficiais e de
dificil defesa. Na maioria dos casos os funcionarios inicialmente deixaram
tao-somente que os documentos se acumulassem, sem os arranjar conforme
urn sistema bem pens ado, na ordem que lhes parecia mais simples, cronolo-
gicamente, a medida que os recebiam, ou, possivelmente arranjando-os em
urn ou dois grupos, como por exemplo separando as cartas ou separando os
papeis relativos a varios protocolos, e assim por diante. Os sucessores ado-
taram 0 mesmo mecanismo, eventualmente com probabilidade de criar ain-
da mais grupos ou subdivisoes".
Segundo Weibull, 0 objetivo da organizac;ao de arquivos nao e 0 de urn
p,aleontologo motivado por tradic;oesde umJn~eu, de repor os documentos
numa ordem que por si so e urn fim. De preferencia, afirma Weibull, e possi-
bilitar a resposta a perguntas formuladas por pesquisadores, funcionarios
ou nao, tao rapido e acuradamente quanta possivel - objetivo acentuado
pelos franceses ja na quarta decada do seculo XIX, quando formularam 0
principio do respect des fonds. Weibull insistiu no fato de que 0 ponto de
vista de pesquisa, tornado obscuro por considerac;oes teoricas, clevereceber
novamente a enfase que merece, quer as pesquisas sejam levadas a efeito
para responder a questoes de natureza administrativa, quer sejam para es-
tudos hist6ricos, no verdadeiro sentido da palavra. Se se aceita a validade
deste ponto de vista na organizac;ao de documentos, deve-se agrupa-Ios
logicamente por assunto nosfonds ou grupos (archival groups) tanto quan-
to ~ste agrupamento seja possivel e praticavel. Ao agir assim, menciona
Welbull, 0 arquivista estaria realizando urn trabalho, nao de mera restaura-
c;ao,mas de carater verdadeiramente criativo.
Fruin, 0 unico sobrevivente do triunvirato holandes que compilou 0 ma-
nual, expressou, no NederlandschArchievenblad, suas objec;oesa afirmati-
va de Weibull, sustentando que "os arquivos visam, em primeiro lugar, a
esclarecer as atividades administrativas de orgaos do governo" e salientou
que 0 arquivista nao se pode antecipar as necessidades da pesquisa de cara-
ter erudito e que qualquer agrupamento de documentos de uma unidade
organica por assunto pode facilitar as pesquisas de urn grupo, a custa das
inconveniencias que pode acarretar a outras pesquisas.
George Winter, diretor do Arquivo do Estado da Prussia, expressou opi-
niao semelhante quanta as criticas de Weibull no Korrespondenzblatt des
Gesamtvereins der deutschen Geschichtsund Altertumsvereine (138-47,
1930). Entretanto, em artigo anterior, "The principle of provenance in the
Prussian State Archives", publicado na Revista de la Biblioteca, Archivo y
Museo delAyuntamiento de Madrid (10:187), admitiu que a organizac;aode
documentos num servic;ode registro, antes da liberac;ao dos mesmos para
urn arquivo de custodia, era para "preservar, preliminarmente, os fundos na
sua estrutura organica". Assim, escreveu:
"Admitidamente - e com essa admissao desejamos levar em conside-
rac;ao algumas excec;6esfundamentais no abandono do principio da
proveniencia - a existencia de urn arranjo de registros razoavel, ou a
possibilidade de restabelecer tal arranjo, e condic;aopreliminar para a
preservac;ao dosfonds na sua estrutura organica. Existiriam, particu-
larmente nos primeiros tempos, registros nos quais 0 agrupamento e
a manutenc;ao de documentos nao era sistematica, era tola e imprati-
cave!' Em tais casos 0 arquivista nao deve - como qualquer pessoa
criteriosa admitira - se ater aquele principio com exagero, mas ao
contrario, deve tentar urn arranjo inteiramente novo."
Deve fazer-se uma excec;aoa regra de preservar os documentos na or-
dem original, no caso de documentos modernos, quando estes receberam
novo arranjo nos orgaos governamentais, depois de servirem a seus objeti-
vos primarios. 0 arranjo original deve ser preservado se reflete 0 usa feito
dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visa-
ram servir a outros fins que nao os correntes so devem ser preservados no
arquivo de custodia permanente se atendem as necessidades arquivisticas.
Diversos exemplos ilustrativos de tais arranjos artificiais novos podem ser
citados.
 No Gabinete do Ministro da Guerra (Office of the Secretary of War) a
correspondencia recebida do periodo relativo a 1800-1924 foi dividida em
grupos de assuntos e ainda em urn grupo miscelanea geral, 0 que obrigava a
pesquisas em varios lugares. Nos National Archives restituiu-se a corres-
pondencia a ordem original a qual se deduziu dos registros a ela relativos,
isto e, a ordem alfabetica dos nomes de quem escrevia.
o Servic;o de Indios (Office of Indian Affairs) tambem deu nova ordem
aos seus primeiros papeis nao encadernados. Os anteriores a 1824, quando
se criou urn Bureau of Indian Affairs, foram colocados num arquivo e arran-
jados em rigorosa ordem alfabetica. Esse arquivo compunha-se, em grande
parte, de dois grupos de documentos de sucursais (documentos da fabrica
Creek, 1794-1822, subordinada ao extinto Office of Indian Trade, e os docu-
mentos da Agenda Cherokee, 1800-24), mas incluiam tambem documentos
de no minimo 20 servic;os diferentes do governo. Na criac;ao desse arquivo
nao so se desconheceu 0 problema da proveniencia dos documentos, como
tambem, quase sempre, se separaram as cartas anexas das que as transmi-
tiam. Nos National Archives aquele arranjo cronologico criado artificialmente
voltou a ser organizado conforme as series constituintes originais.
Urn corpo artificial de documentos navais foi criado pelo Servic;o de Ar-
quivo e Biblioteca da Marinha (Office of Naval Records and Library) organi-
zado em 1882 como parte do Servic;o de Informac;oes Navais (Office of Naval
Iptelligence). Uma das importantes'func;oes daquele servic;o e 0 de coletar,
pr'eservar e dispor para uso os documentos operacionais do Naval
Establishment. Antes da I Guerra Mundial os primeiros documentos enca-
dernados do Gabinete do Ministro da Marinha (Office of the Secretary of the
Navy), do periodo 1800-85, passaram a custodia daquele servic;o. A esse grupo
se acrescentanl.m outros volumes encadernados de varios servic;os, reparti-
c;oes e pequenas atividades do Estabelecimento Naval. Depois da
I Guerra Mundial, 0 Servic;o de Arquivo deu especial atenc;ao a colec;ao de
todos os documentos de operac;oes navais de que dispunha, e adquiriu mui-
tos outros documentos, tanto originais como transcric;oes - de fontes ofi-
dais, publicas e particulares, cobrindo desde a Revoluc;ao ate a I Guerra
Mundial. Essa cole~o de documentos foi disposta em dois grandes grupos:
- urn "arquivo pOl' area" e outro "arquivo pOl' assunto" - e todos os docu-
mentos foram ordenados cronologicamente sob uma area indicada ou sob
urn dado assunto. Finalmente, cada arquivo foi dividido em duas partes, uma
abrangendo 0 periodo de cerca de 1775 a 1910 e a outra de 1910 ate 0 presen-
te. Os documentos oficiais que foram colocados naqueles arquivos procede-
ram de diferentes fontes. Em alguns casos, volumes mal encadernados fo-
ram desfeitos e os documentos individuais colocados sob uma area ou
assunto. Freqiientemente, documentos relativos a operac;oes navais eram
tirados de outros corpos de documentos e colocados nessas series. A maioria
veio dos arquivos do Office ofthe Secretary of the Navy, do Office of Detail e
do Bureau of Navigation. Nos arquivos pOl' "area" e pOl' "assunto" formou-se
uma valiosa colec;ao de comprovada utilidade no estudo da evoluc;ao das
operac;oes navais. 0 arranjo da colec;ao, entretanto, exemplifica praticas que
em geral se aplicam a manuscritos hist6ricos antes que principios arquivis-
ticos aceitos. Os National Archives nao executaram modificac;ao importante
noarranjo dos arquivos pOl' "area" e "as~unto" mas os volumes encadernados
dessa colec;ao foram arranjados em series, em vez de obedecer a cronologia.
A Junta de Produc;ao de Guerra (War Production Board), da II Guerra
Mundial, atribuiu urn arranjo artificial a uma grande parte de seus docu-
mentos. De acordo com 0 programa de documenta~o daquele orgao, criou-
se urn "arquivo de documentac;ao das diretrizes" (policy documentation file)
obedecendo a urn Sistema de Classificac;ao Decimal Dewey. Os documentos
sobre diretrizes foram selecionados e incorporados a esse arquivo, com a
intenc;ao de refletir todas as facetas da organizac;ao e funcionamento do or-
gao. Quando se extinguiu esse orgao, cerca de 40% dos documentos que fi-
xavam politica diretriz haviam sido selecionados. 0 restante foi selecionado
obedecendo a urn programa criado as pressas que utilizou urn grande nume-
ro de pessoas, porem sem 0 devido treino. Esse programa de seledonar e
organizar os documentos individuais que firmavam politica, alem de pre·
tender demais, ia contra todos os principios de arranjo arquivistico aceitos:
Pois criterios de selec;ao que devam ser bastante amplos, para captar todos
os documentos significativos, perdem 0 sentido e a sua interpretac;ao tern
que ser, em grande parte, subjetiva. Aquelajunta, por isso, preferiu nao de-
finir seu criterio. Eo arranjo dos documentos num arquivo classificado des-
truiu muito do significado inerente aos documentos em face da relac;ao dos
mesmos uns com os outros.
Em geral, se os documentos, per se, sao tirados arbitrariamente do seu
contexto, isto e, das pastas das unidades administrativas que os criaram, e
SaD reorganizados pOl' urn sistema classificado oupor outro sistema qual-
 tendo-se em vista facilitar a sua utilizac;ao pelos estudiosos, cientistas e ou-
quer, perdem a sua integridade como documentos da organizac;ao e func;ao.
trOS, sem observar como estavam arranjados na repartic;ao. Um exemplo de
Se os documentos devem servir como prova da organizac;ao e da func;ao, faz.
documentos dessa natureza SaDos relat6rios climatol6gicos recebidos pelo
se mister que se mantenha 0 arranjo que lhes foi dado pel as unidades que os
Arquivo Nacional do Surgeon General's Office, da Smithsonian Institution,
criaram e nao podem ser reorganizados tomando-se por base 0 assunto ou
do Signal Office e do Servic;o de Meteorologia. De acordo com 0 arranjo ori-
qualquer outro ponto. E, assim se procedendo, todo 0 preceito de boa prati·
ginal desses relat6rios tornava-se impossivel determinar que dados clima-
ca arquivistica que se tem desenvolvido, quer neste pais quer no estrangei-
tol6gicos existiam sobre determinado lugar. Foram, por essa razao, reorga-
ro, esta sujeito a ser violado.
nizados. As series criadas por cada um dos 6rgaos foram conservadas intactas,
Pode-se abrir uma excec;ao a regra de se preservarem os documentos na
mas os volumes que continham os relat6rios foram desencadernados e os
ordem original, no caso dessa ordem ser dificil de determinar ou de ser ma-
relat6rios individuais ordenados por lugar (estado emunicipio) e, entao, em
nifestamente ma, Enquanto a maioria dos documentos que se formam nos
governos europeus e organizada nos servic;os de registro antes de passarem sequencia cronol6gica.
aos arquivos de cust6dia, muitos documentos do governo federal dos EUA
SaDdeixados em absoluta desordem. Diversas tentativas foram feitas no sen-
tido de dar-se uniformidade, em escala nacional, aos metodos de conserva-
c;ao dos documentos nos 6rgaos do governo, mas tudo que se conseguiu foi a
adoC;ao de sistemas que tendem a complicar, ao inves de simplificar, a orga7
nizac;ao dos documentos de um 6rgao qualquer. Poucos documentos, mes-
mo atualmente, saD organizados tendo-se em mente a sua eventual transfe-
rencia para um arquivo de cust6dia. E no passado, quando aqueles nao
existiam, os documentos eram tao-somente acumulados e depois de have-
rem servido aos seus fins de uso corrente eram relegados a dep6sitos onde
nao estorvassem. Em geral, faha a condic;.ao'pa~ya para que se possa aplicar
0$ principios de arquivos alemaes e holandeses, relativos a preservac;ao da
ordem original dada num servic;o de registro. A reconstituic;ao da ordem ori-
ginal e, pois, muitas vezes dificil e as vezes indesejaveI. A ordem original-
para usar as palavras do diretor do Arquivo do Estado da prussia, ao descre-
ver os registros mais antigos - nao e sistematica, e tola e impraticaveI. Nes-
ses casos 0 arranjo a ser atribuido aos documentos deve ser determinado
pelo arquivista.
4. Geralmente, os documentos modernos que saD conservados pelo seu
conteudo informativo - sem referencia ao seu valor como testemunho da
organizac;ao e funC;ao - devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam as
necessidades dos pesquisadores e dos funciomirios. Uma boa proporC;ao de
~ocumen~os modernos e preservada, como ja foi observado, unicamente pela
mformac;ao que contem sobre pessoas, lugares ou sobre materia social eco-
nomica, cientifica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unican:ente,
 Arranjo de papeis ou arquivos privados*

Art BEM poueo tempo, nos Estados Unidos, a maio ria dos metodos adotados
no tratamento de papeis privados era formulada por bibliotecarios. Os pa-
peis corn que tinham de lidarvinham-Ihes as maos como agregados de pe«;as
dispares e desorganizadas, originarios de familias importantes na historia
do pais. Esses papeis eram comumente chamados de "manuscritos histori-
cos". Os principios e as praticas que se criaram relacionam-se corn 0 tipo de
pe«;as corn que os bibliotecarios estavamacostumados a lidar, isto e, simples
unidades avulsas.
So nos ultimos anos e que os bibliotecarios estao lidando corn cole«;oes
que, ern quase todos os sentidos, SaGsemelhantes a grupos de arquivos. Tra-
ta-se das cole«;oes de documentos produzidos por entidades de varias espe-
cies, institui«;oes culturais, comerciais igrejas etc., que muitas vezes consis-
tern ern pe«;as que tern uma rela«;ao organica entre si. Como a quantidade de
papeis privados existente aumentou demasiadamente, os bibliotecarios fo-
ram for«;ados a recorrer a metodos adequados ao tratamento de tal massa de
papeis, ou seja, aos metodos do arquivista. Assim, muito se aproximararn 0
biblioteeario e () arquivista ern sua metodologia, particularmente no que diz
respeito a material documentario de comum interesse para ambos.
A expressao "papeis privados" e empregada deliberadamente, ao inves
da convencional "manuscritos historicos". 0 termo "manuscritos", no senti-
do mais restrito da palavra, inclui somente documentos escritos a mao ou
datilografados. 0 terrno "documentos" (records) e urn termo generico que
se aplica a toda especie de material documentario. Aqui pretendo usar urn
terrno mais amplo do que "manuscrito" e mais limitado do que documento.
o terrno "papeis privados" inclui material cartogrMico e em forma de texto
impressa, manuscrito ou datilografado. Tanto inclui material que se origina
de uma pessoa quanta de uma entidade.

* N. do T.: Inserido depois do cap. 14 do trabalho original por determina,.ao do

autor.
 Neste capitulo pretendo tratar, em primeiro lugar, das unidades de pa-
peis privados que devem ser organizadas, colec;oes e componentes das cole-
c;oes; em segundo lugar, dos principios e tecnicas a serem seguidos no trata-
mento de tais unidades; e, em terceiro, do sistema de notac;ao (ou simbolos)
que se deve aplicar no arranjo de tais unidades.
As cole<;Besde papeis privados dividem-se em dois tipos que podem ser
diferenciados pela maneira pela qual eles vieram a existir. Sao: a) cole<;oes
naturais ou organicas, e b) cole<;oes artificiais.
o termo "cole<;oes naturais" pode ser empregado para aglomerados de
material documentario que se formam no curso normal dos negocios ou da
vida de entidades privadas - individuais ou coletivas - como firmas comer-
ciais, igrejas, institui<;oes ou organiza<;oes. Tais cole<;Bestem certas caracte-
risticas bem definidas. Cada qual e comumente oriunda de uma mesma fon-
te e reunida concomitantemente com as a<;oes a que se refere. Tais colec;oes
sao 0 produto de atividade organica, e pOl'.e~~a x!!zao foram chamadas pOl'
Lester J. Cappon, ex-presidente da Society of American Archivists, de "cole-
<;Bes organicas". Em relac;ao a maneira pela qual nascem sao identicas aos
grupos de arquivos. Para todos os fins os termos "arquivos" e "colec;ao natu-
ral" poderiam ser usados indiferentemente e a unica razao pOl' que preferi 0
termo "colec;ao" neste texto e que 0 termo "arquivos" e muitas vezes reserva-
do para designar os documentos de uma repartic;ao publica e nao e conven·
cionalmente usado em relac;ao ao conteudo ~e um depositorio de manuscri-
tos.
Em oposic;3ooas colec;oes naturais de papeis privados, as colec;oes artifi-
ciais de tais papeis sao constituidas depois de ocorridas as ac;oes a que se
relacionam, nao concomitantemente, e em geral derivam de diversas fontes,
e nao de uma unica. S3oo,aMm disso, verdadeiras colec;oes, no sentido de que
varias pec;as s300"colecionadas", isto e, reunidas. No caso de papeis de fami-
lia, por exemplo, a coleta tera sido feita, provavelmente, por um determina-
do membro da familia, talvez um filho da pessoa cujos papeis est300 sendo
preservados. A coleta, e logico, pode tambem ser feita pOl'outros: coleciona-
dores para fins comerciais, estudiosos, curadores ou arquivistas para fins
genealogicos ou de pesquisas. 0 proprio deposito de manuscritos criara co-
mumente pelo menos uma cole<;ao artificial de pec;as avulsas, adquirida pec;a
pOl' pec;a de varias fontes.
Quanto mais antigos forem os documentos de uma colec;ao, maior a pro-
babilidade de ser a coleC;3ooartificial em carater. A maioria dos papeis do
seculo XIX tera sido dispersada no transcurso de muitos anos apos os acon-
tecimentos a que dizem respeito. S300assim constituidos em colec;oes artifi-
ciais. Papeis privados mais recentes, tendo passado por poucas m3oos,mui-
tas vezes vem para um repositorio obedecendo a um arranjo que reflete
alguma atividade prolongada. Se nao S300assim arranjados, e ainda muitas
vezes possivel associa-Ios com a atividade da qual resultou a produc;ao dos
mesmos.
Conquanto as expressoes "colec;ao natural" e "colec;ao artificial" pare-
c;am um tanto forc;adas e arbitrarias, principalmente considerando que 0 ter-
mo "arquivo" poderia ser igualmente usado no caso de um dos dois tipos de
coleC;3oo,essas expressoes s300aqui usadas para dar enfase a um importante
ponto do arranjo. Eo seguinte: quanta mais a colec;ao~ 0 produto de ativida-
des continuas, mais importante e 0 seu arranjo original e mais propria se
torna a aplicaC;3oodo principio b3.sico da arquivistica da "proveniencia" pelo
qual os documentos devem ser preservados na ordem que lhes atribuiram
seus criadores.
Uma coleC;3oode papeis privados podeser dividida em suas classes e ti-
pas fisicos da mesma maneira que um grupo de arquivos. Na maio ria dos
grupos de arquivos americanos os documentos podem ser classificados em
tres classes, do ponto de vista material. Na classe de audiovisuais encon-
tram-se filmes, fotografias e discos; na classe cartografica, mapas e plantas;
a classe de documentos textuais compoe-se de muitos tipos fisicos. Numa
repartil1ao os mais comuns SaDcorrespondencia, relatorios e ordens. A me-
dida que as atividades de um govemo se ampliam, inumeros outros tipos
SaD criados, a maioria deles para executar uma atividade d~ rotina ou para
qualquer outro fim especifico.
As colel16es de papeis privados, da mesma forma, comp6em-se de va-
rias classes de documentos. As Pef1asaudiovisuais e cartogrcificas encontram-
se muitas vezes intercaladas com os documentos textuais.A classe de docu-
mentos textuais, pOl' sua vez, tambem pode consistir em muitos tipos fisicos,
embora, comumente, estes nao sejam tao numerosos como nos grupos de
arquivos. Os tipos mais comuns SaD os livros de contas, cartazes, recortes,
correspondencia, diarios, diarios comerciais, impressos, jomais, titulos de
propriedade, livros de contabilidade, cartas, copiador de cartas, minutas,
livros de encomendas, folhetos, patentes, peti~es, plantas, cartas, copiadores
de cartas prensadas, protocolos, recibos, reminiscencias, livro de vendas,
livro de recortes, serm6es, discursos e livros de pagamentos.
Uma colel1ao natural de papeis privados pode tambem ser dividida em
series da mesma maneira que um grupo de arquivos. Nos Estados Unidos
uma serie de arquivo e definida como um corpo de documentos, pastas, ou
dossies que foram reunidos pOl' uma atividade especifica. Esse corpo de do-
cumentos pode ser arranjado segundo a forma ou origem dos documentos
ou pode simplesmente ser reunido para atender a uma necessidade admi-
nistrativa especifica. Uma serie de papeis privados pode ser estabelecida em
bases semelhantes. Compreendera, rtormalmente, todos os papeis: a) agru-
pados sob um sistema particular de arquivamento; b) relativos a um assun-
to particular ou atividade, ou c) de um determinado tipo fisico.
Uma cole~o artificial, ordinariamente, nao e divisivel em series e con-
siste, na sua maioria, em pel1as avulsas.
As colel1oes de documentos privados, quer naturais quer artificiais, de-
vem ser arranjadas de acordo com os seguintes principios:
1. Como regra geral, cada cole~o deve ser reunida como uma unidade
separada e integral, da mesma maneira que um grupo de arquivos origina-
rio de uma fonte especifica e conservado como uma unidade integral. Cada
cole~o e uma entidade pOl' si mesma, e como tal deve ser tratada. A col~o
nao deve ser dividida em partes para formal' outras colel1oes. Papeis relati-
vos a um importante personagem nao devem ser retirados para formal' uma
nova col~o. Nao se deve, tampouco, fazer uma cole~o separada de deter-
minados tipos de papeis, tais como livros de contas. Nao ha justificativa para
se mutilar uma col~o de papeis privados.
Enquanto a maior parte de grande numero de colel1oes de papeis priva-
dos consiste em documentos escritos em formato e tamanho que permitem
ser guardados juntos, algumas pe<;as podem tel' que ser retiradas das cole-
<;DespOl' merecerem um tratamento especial. Quando tais pe<;as SaDretira-
das, deve-se anotar a rela<;ao destas com a cole<;ao da qual foram retiradas.
Entre tais pe<;as estao os materiais audiovisuais e cartognificos, que san
normalmente retirados, mesmo nos arquivos de custodia, das cole<;6es nas
quais estao integrados e colocados com pe<;as da mesma natureza. Docu-
mentos textuais que apresentam problemas especiais de armazenagem de-
vido as suas caracteristicas fisicas - tamanho, volume ou forma - podem
tambem ser removidos e colocados em lugares especiais onde podem ser
acomodados. Certas pe<;as impressas, tais como folhetos, iinpressos e jor-
nais, podem ser removidas se 0 repositoriode manuscritos mantiver arqui-
vos de folhetos, impressos, ou de jomais, onde possam ser incorporados;
caso contrario, devem ser deixadas com a cole<;ao em que se encontram.
Recortes, separatas e outros memorandos impressos nao devem ser, em ge-
ral, retirados.
2. Se, no mesmo repositorio, tanto se encontram colel;oes de documen-
tos privados como arquivos publicos, os dois tipos de materiais devem ser
guardados em depositos separados ou ao menos em partes separadas do
deposito. A intercala<;ao de papeis privados com arquivos publicos e uma
falta imperdoavel na profissao arquivistica.
3.As colel;Oesdevem ser separadas por classes, somente se houver areas
disponiveis para cada classe. Como as cole<;oes de papeis privados SaDmui.,.
tas vezes administradas pOl'bibliotecarios - ou pOl' historiadores familiari~
zados com os metodos biblioteconomicos -, varios esquemas para a classi ..
fica<;ao de tais cole<;oes tem sido inventados, pois e pratica biblioteciria
ordenar as coisas segundo sistemas de classifica<;ao. Assim, Neal Harlow,
que em 1948 fez um levantamento das tecnicas empregadas no tratament6.
de material manuscrito em diversas bibliotecas universitarias e especializa"
das, concluiu que, "numa biblioteca, as cole<;6es SaDdivididas em hemisfe..
 rios: oriental e ocidental; noutra, pOl' areas linguisticas e geograticas e mais
algumas especializal;:oes de assuntos; noutra ainda, em arquivos do gover-
no, papeis privados e especializal;:oes de assuntos; numa quarta biblioteca,
em manuscritos literarios, material historico no seu campo de especializa-
I;:aoe em todos os demais; e uma biblioteca comercial, que e pOl' si mesma
uma colel;:ao especializada num assunto, classifica pOl' "industria", fato bas-
tante curioso, deixando de lado 0 esquema para grandes colel;:oes".98Em ge-
ral, as colef;oes de papeis privados tern sido arranjadas: a) em relal;:ao aos
cronologico proprio, e os papeis pessoais, come<;ando com a nobre serle
de papeis dos presidentes, e seguindo-se na ordem das administra-
Goes, sac arranjados pOl'grupos com 0 unico objetivo de facilitar 0 seu
manuseio. Outros grupos existem como os dos Indios, Livros, Jornais
e Diarios dos regimentos, Contabilidade mercantil, Miscelanea do
Exercito, Marinha Mercante, Grii-Bretanha, Paises estrangeiros e ou-
tros grupos cronologicos naturais. Embora esse arranjo tenha sido
consideravelmente simplificado no correr dos anos, conserva hoje a
sua caracteristica 'cronologica-geografica'."99

assuntos; b) em relaf;ao aos lug ares (arranjo geografico); e) em relal;:ao ao A Huntington Library, em San Marino, California, outro importante re-
tempo (arranjo cronologico); d) tipo de documentos incluidos, ou e) uma positorio de manuscrito, ordena sua coleGao nos depositos, da seguinte ma-
combinaf;ao de temas, lugares, tempo e outros fatores.
neira:
o sistema planejado para 0 arranjo das cole<;oes da Divisao de Manus-
critos da Biblioteca do Congresso foi descrito pelo seu chefe-assistente, J. C. Mapas e plantas
Religiao (biblias, salmos, breviarios, home etc.)
Fitzpatrick, no seu livro Notes on the care, cataloguing, calendaring and
Historia e literatura medieval geral
arranging of manuscripts, da seguinte maneira:
Musica e arte
"Esse arranjo, excetuados os gran des grupos de papeis pessoais de ame- . Drama
ricanos ilustres, po de ser geralmente chamado de cronologico-geo- Historia inglesa e europeia
grafico. Segue a sequencia dos acontecimentos desde a descoberta do Literatura
Hemisferio Ocidental, at raves da exploraGao e colonizaGao como um Historia da California e do Mexico
desenrolar natural: Primeiro, as Indias Ocidentais, a America Espa- Historia dos Estados Unidos
nhola, 0 Mexico, a America Central e a do SuI, em geral; depois pOl' Arquivos (Ellesmere, Hastings, Stowe, Battle Abbey)
paises e suas divisoes geognlficas; e dentro dessas divisoes, em ordem
A William L. Clements Library, em Ann Arbor, Michigan, tambem urn
estritamente cronologica; depois, a AmeriGa-do Norte, cujos documen-
tos estao agrupados pOl' colonias britanicas, francesas, espanholas e importante repositorio de fontes manuscritas, divide sua colet;ao em dois
outras. Esse grupo contem toda a miscelanea geral da RevoluGao, to- grupos, "dependendo de a pessoa que escreveu haver vivido no Hemisferio
dos os manuscritos de ordem geral que nao pertencem especificamente Oriental ou Ocidental". Dentro dessas duas divisoes geograficas as colet;oes
a nenhuma das 13 colonias originais. 0 arranjo cronologico da misce- sao ordenadas alfabeticamente, segundo os nomes das pessoas.
lanea da RevoluGao comeGa com a reuniao do Primeiro Congresso
Ac1assificaGiio de colet;oes de papeis privados difere da classificat;ao de
Continental, incluindo todos aqueles manuscritos criados pelas ativi-
dades da ConfederaGao Geral das Colollias, e nao claramente emana- livros. Aquelas tern caracteristicas fisicas que dificultam 0 agrupamento em
das de uma delas em particular. Os papeis do COllgresso Continental classes. Pelo fato de serem colet;oes grandes e desproporcionais, nao podem
formam urn grupo distinto dentro deste esquema geral; depois deles, ser inseridas em estantes, como se faz com os livros, de modo a indicar, pela
cada urn do~ A13 ~st~dos tern seu arralljo estritamellte cronologico, que, 10calizaGiio, a relat;ao com os assuntos. Mais importante ainda e que as cole-
pOl' convemencla, 19nora.a RevoluGao como urn periodo. Depois do
Goes de documentos privados nao sao unitarias em carateI'. Nao sac unita-
'Grupo Revolucionario' vem 0 periodo da ConfederaGao (1783-1789) e
o 'Estados Unidos - Miscelanea' desta ultima data em diante. Os es- rias em sua apresentaGao fisica, tais como correspondencia, folhetos, recor-
tados, per se, outros que nao os 13 originais, tern cada qual arranjo tes de jornais e volumes encadernados. Tambem nao sao unitarias nos seus

98 Harlow, 1955:207.

assuntos, pois uma dada colec;ao pode relacionar-se com muitos topicos e
lugares e pode cobrir varios periodos. E essas multiplas relac;6es podem ser
mostradas de maneira mais facH e mais utH no papel, isto e, em documentos
descritivos e em instrumentos de-busca, do que pela sua localizac;ao mate-
rial.
o arranjo de colec;6es de documentos privados baseado num esquema
de dassificac;ao so se justifica em repositorios de manuscritos muito gran-
des nos quais existem varios depositos. Podem-se colocar em cada setor as
colec;6es pertencentes a grandes classes. Mas nao se devem estabelecer clas-
ses alem dos gran des assuntos que podem ser convenientemente mantidos
separadamente nas dependencias existentes. E as classes devem ser mutua-
mente exclusivas e nao cobrirem assuntos comuns.
Esse agrupamento das colec;6es em classes pode ser justificado argu-
mentando-se que 0 trabalho do repositorio de manuscritos po~e ser admi-
nistrado mais eficientemente se estiverem assim agrupados. Por tal agrupa-
mento 0 trabalho do pessoal pode ser departamentalizado e, dentro de cada
unidade da organizac;ao que trata de uma classe de colec;oes, pode ser execu-
tado todo 0 trabalho de ordenaC;ao, descriC;ao e utilizac;ao destas. Esse prin-
cipio de administrac;ao e usado nos National Archives, distribuindo os gru-
pos de documentos que pertencem a grandes assuntos por determinadas
unidades organizacionais. Pela atribuic;ao dos trabalhos com os documen-
tos baseada nos assuntos pode-se desenvol\Ter no pessoal urn certo grau de
especializac;ao.
Conquanto os grandes repositorios julguem vantajoso classificar suas
colec;6es, nao se podem elaborar classificac;oes padronizadas que se possam
empregar indiscriminadamente. Os assuntos das colec;6es variam de urn re-
positorio para outro. Sao poucos os repositorios nos Estados Unidos que
tentam acumular colec;6es que se relacionam com toda a historia do pais. A
Divisao de Manuscritos da Biblioteca do Congresso e uma das poucas que
faz isso. A maioria dos repositorios estaduais interessa-se, principalmente,
pelos manuscritos perten~entes ao seu estado, embora alguns adquiram
material referente a regioes inteiras. Alguns repositorios interessam-se, prin-
cipalmente, POI'fontes de carateI' especializado, tais como as relativas a in-
dustria, instituic;6es religiosas, ou outras organizac;oes especiais. 0 arranjo
das colec;6es deve ser diferente em cada repositorio, pois nao ha - de manei-
ra marcante - dois repositorios cujas colec;6es se relacionem. Urn plano que
satisfac;a a urn repositorio nao satisfara a outro.
4. As colet;oesdevem ser normalmente colocadas nos depositos na or-
dem em que sao recolhidas. Uma colec;ao consiste em todos os papeis deri-
vadas de uma determinada fonte. Comumente tais papeis SaDtrazidos para
o repositorio de uma unica vez. Quando se da 0 caso de adic;6es a uma cole-
~o, essas adic;oes consistem em lotes de p~pel de pouca import~n:ia q~e
escaparam quando se fez 0 primeiro recolhlmento. Quando as adlc;oes saD
demasiado grandes, havendo dificuldade em se colocar junto do primeiro
material, devem ser tratados como colec;6es separadas.
Urn esquema de arranjo, diz Neal Harlow, no artigo supracitado "deve
ser simples, permitir expansao e deve ser de facH manuseio pel os funciona-
rios que 0 conhec;am". Urn esquema classificado, nao importa qual seja 0 seu
tipo, ordinariamente nao permite expans6es. As novas colec;6es tem de ser
encaixadas nas classes preexistentes, e nao ha ser humano que possa elabo-
rar um esquema que preveja exatamente 0 espac;o para aquisic;oes futuras.
Qualquer esquema de classificac;ao, pOl' esse motivo, assemelha-se a favos
de mel com casulos vazios para serem preenchidos a
proporc;ao que 0 mate-
rial vai sendo colecionado no futuro. Todos os esquemas classificados tern
pol' caracteristicas os "compartimentos" e, na maio ria, em tais esquemasha
desperdicio de espac;o. Dada a negligencia na arrumac;ao que resulta do uso
destes, destroem 0 proprio objeto de qualquer esquema de arranjo que e
facilitar a busca.
o sistema mais simples e mais pratico de artanjar as colec;6es e em or-
dem de acesso. Esse sistema deve ser seguido em todos os depositos de ma-
nuscritos, exceto nos muito gran des. Os depositos saa usados, progressiva-.
mente, a proporc;ao que 0 acervo do repositorio aumenta sem perturbar as
relac;6es entre 0 material adquirido anteriormente, e evita espac;os vazios.
As colec;6es SaDnumeradas na ordem em que SaDrecebidas, e esses numeros
servirao bem para fins de controle. Esse sistema tern sido usado, com cons-
picuo sucesso, na Alderman Library da Universidade da Virginia.
Arranjo dos componentes das cole~oes
o passo mais importante e mais dificH no tratamento de papeis priva-
dos e distinguir as partes constituintes de uma colec;ao. Esse passo e impor-
~,- .. "
nti%mC
tante porque e urn passe essencial, preliminar a qualquer descri<;ao real dos
papeis. A maioria dos papeis privados, assim como a maioria dos arquivos,
deve ser descrita coletivamente, isto e, por agregados de itens, ao inves de
cada urn de per se. E antes que isso possa ser feito, e preciso estabelecer, em
primeiro lugar, as unidades de descri<;ao coletiva. Essas unidades sac cha-
madas de series, na falta de urn termo melhor. Mesmo que os papeis devam
ser descritos item por item, isso pode ser feito muito mais facilmente se as
unidades coletivas dos quais sac parte houverem sido primeiro estabelecidas
e identificadas.
o passe e importante tambem porque e urn passe preliminar a real uti-
liza<;ao dos papeis. Se uma cole<;iioestiver bem dividida nas suas partes cons-
tituintes, e se essas partes forem bem identificadas e adequadamente des-
critas nos instrumentos de busca, a pesquisa na cole<;ao e feita com muito
mais facilidade. Muito menor sera 0 numero de unidades onde se deve pro-
ceder a buscas; as buscas sac limitadas e nao ha necessidade de se correr a
cole<;ao inteira.
Os componentes de cole<;oes de papeis privados devem ser arranjados·
de acordo com os seguintes principios:
1. Sempre que existam series numa coler;iionatural, devem ser mantidas
como unidades distintas e integrais. A maioria das cole<;oes naturais de pa-
peis privados - e naturais sac muitas das cole<;oes recentes - sac grupos
organicos no sentido em que foram criados. por uma entidade, como uma
igreja, urn negocio, uma institui<;iio erudita ou coisa parecida, ou por uma
pessoa ou familia dedicada a uma determinada atividade. Uma cole<;ao na-
tural deve ser dividida em suas partes constituintes da mesma maneira que
urn grupo de arquivo. Aproximadamente, os mesmos passos devem ser da-
dos. No caso de urn grupo de arquivo a sua proveniencia e analisada. o or-
gao do governo que 0 criou e estudado e a sua estrutura e fun<;oes sac deter-
minadas. As unidades dos documentos sac entao estabelecidas em relat;ao
as subdivisoes da organiza<;ao e das fun<;oes. Uma cole<;ao de papeis priva-
dos produzidos por uma entidade e semelhante, em estrutura, a urn grupo
de arquivos ou fundo. Se e uma cole<;ao grande, pode ser dividida tanto or-
ganizacional como funcionalmente. As unidades coletivas de papeis podem
ser estabelecidas de forma a representar as acumula<;oes de determinadas
subdivisoes organizacionais daquela entidade ou as acumula<;oes resultan-
tes de determinadas atividades. Se a cole<;ao e pequena, provavelmente s6
pade ser partida em bases funcionais, isto e, em rela<;ao as atividades. Uma
grande cole<;ao de papeis privados produzidos por urn individuo tern, tam-
bern, algumas caracteristicas de urn grupo de arquivos, pois 0 individuo que
cria uma grande cole<;ao deve executar muitas atividades para criar muitos
papeis, e estas atividades, provavelmente, sac a base pela qual seus papeis
sac agrupados e organizados durante a sua vida.
Para determinar quais as partes constituintes de uma cole<;ao, eneces-
sario analisar a cole<;ao como urn todo. Esse fate foi apontado por Ellen
Jackson, num excelente artigo sobre "Manuscript collections in the General
Library", publicado no Library Quarterly, abril de 1942. A autora declara:
"E mais do que inutil - e extremamente perigoso - tentar arranjar
qualquer port;ao de uma colet;ao sem uma certa familiaridade com 0
todo. Mesmo que os papeis aparentem completa desordem, desfazer
urn antigo arranjo pode destruir a chave vital da natureza e condi<;iio
original da cole<;ao inteira. 0 bibliotecario ou assistente que dela se
ocupa nada pode fazer de melhor, ao iniciar 0 trabalho, do que sentar-
se e come<;ar a explora<;ao, como urn arque610go cavando urn monturo
qualquer, sem procurar nada de especial, mas atento a qualquer deta-
lhe significante que seus olhos possam encontrar, sempre lembrado
de que 0 arranjo do material pode ser tao significativo como 0 proprio
material. "100 .
As cole<;oes naturais devem ser preservadas no arranjo original, desde
que esse arranjo seja determinavel e inteligivel. Para tais cole<;oes, a formula
matematica que todo colegial conhece - 0 todo e igual a soma das partes -
nao se aplica. A cole<;ao, no seu todo, como mostra 0 dr. Cappon,101e mais do
que a soma das partes, porque a cole<;ao tern urn significado que emana do
seu arranjo, da maneira pela qual foi organizada durante sua cria<;ao, ou do
contexte em que os documentos foram conservados. Esse arranjo pode mos-
trar seqiiencias de tempo, relat;oes pessoais, ou rela<;oes organicas. Se lidos
em ordem cronologica, por exemplo, os documentos individuais podem
mostrar as coisas que realmente aconteceram, como nasceu determinada
ideia e como se transformou em a<;ao,ou como se desenvolveu 0 pensamen-
to de uma pessoa. Essas coisas sac mostradas num grau que jamais seria
100Jackson, 1942:276-7.
101 Virginia. University Library. Thirteenth annual report on historial collections.
1942-43:2.
possivel se os documentos fossem simplesmente considerados separadamen-
te - como pec;as isoladas. Da mesma maneira, se lidos em rela~o a pessoas
particulares sob urn arranjo alfabetico, os documentos individuais podem
revelar de maneira exata como se desenvolveu uma amizade, ou como as
opinioes sobre diferentes assuntos foram trocadas entre duas pessoas que
se corresponderam. Se lidas em relac;ao a uma atividade, os documentos
podem esclarecer como comec;ou uma organizac;ao, que trabalho foi execu-
tado, ou 0 que resultou do seu trabalho - assuntos que seriam inteiramente
obscuros pela simples considerac;ao de uma pec;a isolada. Resumindo, a co-
lec;ao tem mais significado como um todo do que os documentos individuais
dentro da mesma tem separadamente, e essa significaC;ao adicional deriva
do contexto no qual os documentos for am conservados e usados, isto e, das
series que foram estabelecidas para os mesmos. A ordem na qual os docu-
mentos foram acumulados ou 0 sistema de arquivamento pelo qual foram
organizados podem trazer alguma luz sobre a natureza da coleC;ao, da mes-
ma maneira que a ordem na qual os arquivos SaDacumulados esclarece quan-
to a organizac;ao e ao funcionamento do orgao que os criou. "
Sempre que existam series numa coleC;aonatural, deve-se aplicar 0 prin-
cipio de administraC;ao de arquivos da proveniencia. As series devem ser pre-
servadas para refletir, tanto quanta possivel, as atividades que resultaram
na sua produC;ao. Os papeis que SaDarranjados sob um determinado sistema
de arquivamento devem ser considerados uma serie. Devem ser conserva-
dos na ordem que lhes foi dada ao tempo que se acumularam. Nao devem
ser reordenados.
2. Se noo existem series, devem ser criadas pcdoagrupamento de pe~as
individuais dentro das cole~i5es.Geralmente, nao se encontram series em
colec;oes artificiais. As pec;as de tais cole~oes comumente nao sao arranjadas
por nenhum sistema perceptivel. Se 0 sao, 0 sistema tera sido imposto aos
mesmos depois de sua cria~ao pelos membros da familia, curadores, arqui-
vistas, estudiosos ou colecionadores.
o arranjo dado as peC;l;lSde uma cole~ao artificial de papeis pessoais nao
tern valor presumivel, mas deve ser julgado estritamente segundo os seus
meritos. A sua importancia consiste somente em tomar a cole~o acessivel
ao uso. As pe~as avulsas nao apresentam mais valor devido a posi~ao que
ocupam entre as outras pec;as, embora urn born arranjo possa tomar 0 signi-
ficado dos mesmos mais evidente. As pe~as valem pelo que sao, e podem ser
tratadas nos repositorios, individualmente, sem referencia ao grupo ou co-
le~o da qual formam parte. Neste ponto, deve-se notar que diferem, funda-
mentalmente, dos arquivos nos quais cada pec;a extraida do seu contexto
comumente perde algo de seu significado. 0 seu arranjo nao resulta da ativi-
dade na qual tiveram origem, como e 0 caso, em geral, dos arquivos. 0 ar-
quivista ou responsavel nao deve, pois, ter escrupulo ao dar novo arranjo as
pe~as avulsas de uma coleC;aoartificial.
AMm disso, as series nao SaDprontamente perceptiveis nem mesmo nas
colec;oes naturais. Habitualmente, tais colec;oes chegam aos reposit6rios num
inteiro estado de desordem, geralmente atribuido a razoes diversas. Os pa-
peis podem nao ter sido arranjados adequadamente enquanto se acumula-
ram. Podem ter sido tirados do seu arranjo ao serem relegados a lugares
onde nao estorvassem, para onde, comumente, se enviam os documentos
obsoletos.
A divisao em series e aconselhavel apenas nas grandes cole~oes. Nas
pequenas, as pe~as - a despeito da apresenta~ao fisica ou proveniencia -
devem, simplesmente, ser conservadas numa serie unica. Isto deve ser feito
por ser a maneira mais facil. As cole~oes artificiais, que consistem em pe~as
miscelilneas recebidas avulsas e de varias fontes e que se encontram na maio-
ria dos reposit6rios de manuscritos, devem ser conservadas como uma serie
simples. As varias pec;as devem ser arranjadas na ordem em que sao recebi-
das, e devem receber numeros para indicar essa ordem. Deve-se manter urn
registro como uma prova de como foram adqui"ridos e como urn meio de as
controlar.
Numa grande cole~ao, como ja se apontou anteriormente, a divisao em
series e essencial, tanto para 0 trabalho de descrever, como para 0 usa dos
documentos privados. As series, geralmente, SaDdificeis de se estabelecer.
Devem ser estabelecidas numa base ad hoc para cada cole~o. Elas variam
em quantidade e em aspecto fisico, de coleC;aopara cole~o. Ao se estabele-
cerem series, e preciso que se leve em consideraC;ao os seguintes fatores: a) 0
arranjo dos papeis; b) as caracteristicas fisicas dos mesmos, e c) relac;ao dos
papeis para com assuntos ou atividades.
o primeiro desses fatores nao se aplica aqui, pois estamos tratando de
colec;oes onde nao existem series, isto e, nao SaDperceptiveis, considerando-
se 0 arranjo dado aos papeis. 0 segundo fator, isto e, 0 que se relaciona coqt
o aspecto fisico, e geralmente levado em considera~o na tarefa de arranjar
'tCtt$$ .. rBlill
 cole¢es de papeis privados. 0 biblioteeario-historiador Worthington C. Ford
que foi urn dos primeiros curadores de manuscritos a se pronunciar sobre '
arranjo de papeis privados, recomendou 0 agrupamento do material de urn:
cole<;ao de acordo com a apresenta'tao fisica e forma do material. Ao escre-
vel' sobre "Manuscripts" na obra de Charles C. Cutter, Rulesfor a dictionary
catalog, em 1940, afirmou que uma cole'tao deve ser dividida em tres clas-
ses, a saber: "a) volumes separados de material distinto, tais como livros de
regimento (orderly books), dhirios de explora'tao, ou relat6rio formal de
governo; b) uma cole'tao de correspondencia de carater publico ou de Urn
6rgao publico; e c) papeis avulsos que nao tern liga<;ao uns para com os ou-
tros e SaDde natureza eventual".102 Neal Harlow sugere no seu artigo ja men-
cionado que nas grandes cole<;oes pode haver "subgrupos pOl' forma, tais
como correspondencia pessoal, papeis de neg6cios diarios, discursos etc.".
Ellen Jackson sugere que a cole<;ao po de geralmente ser dividida em diarios
livro de contabilidade e correspondencia. Robert B. Downs indica que a~
cole'toes, na biblioteca da Universidade do Estado da Carolina do Norte di-
videm-se nos seguintes tipos: diarios, reminiscencias, cartas, docume~to~
das fazendas e livros de contabilidade.103 A maio ria das grandes cole«oes de
papeis privados pode ser dividida em series baseadas na apresenta~o fisica
dos mesmos. As cartas sao 0 primeiro tipo que normalmente se reunem para
formar uma serie. Nao se precisa estabelecer uma serie para cada tipo fisico
diferente encontrado numa cole«ao; em gexal.~o suficientes as series para
os principais tipos fisicos. 0 numero de series a.serem estabelecidas depen-
de do tamanho e da complexidade da cole«ao.
Se as series nao podem ser estabelecidas com base na apresenta'tao
material dos papeis envolvidos, podem ser estabelecidas com base nas suas
rela'toes para com uma atividadeou assunto. A maio ria das cole«oes de pa-
peis pessoais e divisivel em dois grupos: urn que se relaciona com assuntos
puramente pessoais, ou de familia e outro que se relaciona com a atividade
pela qual a pessoa cujos papeis eshio sendo preservados se notabilizou. Es-
ses grupos podem ser considerados series. Se a pessoa se ocupou de diversas
atividades igualmente notaveis, podem ser estabelecidas series para cada
uma delas. Assim, pode haver uma serie relativa a urn tipo particular de ativi-
102 Ford, 1904:135.
103 Downs, 1938:374.
dade ou a urn acontecimento especifico. As series devem ser estabelecidas
em fun'tao das atividades, com muito cuidado, para evitar que uma cubra a
outra, poismuitas vezes os papeis de varias atividades sao inter-relaciona-
dos, como por exemplo os papeis pessoais e os de atividades profissionais.
As series, para resumir, devem ser mutuamente exclusivas, de modo que as
pe'tas individuais caberao unicamente a uma delas.
3. No arranjo de pe'tas avulsas dentro de series existentes ou criadas,
devemos, normalmente, adotar as seguintes praticas:
a) A correspondencia deve, em geral, ser arranjada em ordem crono-
16gicaou alfabetica, embora em circunstancias especiais alguma outra 01'-
dem possa ser atribuida.
Devemos reiterar aqui que as pe«as de correspondencia dentro de cole-
«oes naturais nao devem, de forma alguma, ser arranjadas, mas devem ser
deixadas na ordem dada as mesmas pelos criadores, sempre que a sua 01'-
dem original seja identificavel e inteligivel.
Devemos ainda chamar a aten'tao para 0 fato de que, embora 0 arranjo
das pe'tas dentro de uma serie de correspondencia seja aqui examinado se-
paradamente, a serie de correspondencia, como tal, deve ser sempre conser-
vada com outras series, com as quais tenha rela~o.
Ambos os sistemas, cronol6gico e alfabetico, SaDtao simples que podem
ser aplicados mesmo pOl' auxiliares inexperientes. Sob qualquer dos siste-
mas, os fatos que tern de ser averiguados podem ser estabelecidos facUmen-
te - num caso, as datas, no outro, os nomes. Ambo.s os sistemas tern 0 meri-
to de serem muito objetivos.
o arranjo cronol6gico tern a san'tiio de longo usa e muitas vezes e prefe-
rido ao sistema alfabetico. Ja em 1904, Worthington C. Ford expressou sua
preferencia pelo arranjo cronol6gico. Ele 0 faz na sua s~o sobre "Manuscripts"
que se encontra na obra de Cutter, Rules for a dictionary catalog, que se
tornou a obra padrao de referencia que orientou, pOl' muitos anos, a pratica
bibliotecaria no que diz respeito a manuscritos. Escreveu ele: "Dois sistemas
de arranjo sao oferecidos: urn alfabetico, que reune todas as cartas escritas
por urn mesmo homem, e outro cronol6gico, que disp6e 0 material, sem le-
var em conta quem 0 escreveu, porem considerando a data em que foi escri-
to. Para informa«ao pessoal, a classifica~o alfabetica e a mais simples; en-
tretanto, para fins hist6ricos, e todas as grandes cole'toes possuem urn
interesse hist6rico maior do que 0 pessoal, 0 arranjo cronol6gico oferece
vantagens mais distintas" (p. 136).
 Quando 0 sistema cronol6gico foi inicialmente aplicado a manuscritos,
o equipamento moderno de arquivamento que permite outros sistemas de
arranjo, de um modo geral, nao existia. Esse sistema, todavia, foi aplicado
quando era uso produzir repert6rios (calendars), nos quais as pe~as eram
anotadas em ordem cronol6gica. Esse e 0 sistema ideal para calendarios. A
pratica de arranjar cronologicamente tornou-se agora Hio arraigada, que
cartas tiradas de cole<;6es naturais sao, muitas vezes, completamente
reordenadas em sequencia cronol6gica, embora suas rela~oes orgfmicas se-
jam prejudicadas por tal reordena<;ao.
o arranjo cronol6gico e aquele que tern maior significa~ao para 0 histo-
riador, que e quem mais uso faz de documentos pessoais, pois coloca as in-
forma~6es sobre fen6menos, pessoas e coisas numa sequencia de tempo ou
numa sequencia que conta uma hist6ria. A significa~ao de varias cartas,
muitas vezes, pode ser determinada pela sua leitura em sequencia e, por
assim dizer, "lendo-se nas entrelinhas" 0 que aconteceu numa dada epoca.
o arranjo alfabeticopode ser ocasionalmente preferido ao cronol6gico.
Esse eo caso quando as rela~oes pessoais que aparecem nas cartas sao mais
importantes do que a sequencia cronol6gica dos acontecimentos nelas nar-
rados. Comumente, a correspondencia de natureza pessoal tem maior signi-
ficado se disposta numa base pessoal antes que cronol6gica, como frisou .
Ford. Por essa razao, cartas entre pessoas importantes tem side, muitas ve-
zes, publicadas separadamente. Assim1 foi publicada separadamente por
Dumas Malone a Correspondence betwe;n Thomas Jefferson and Pierre
Samuel Dupont de Nemours e a Correspondence of JohnAdams and Thomas
Jefferson, por Paul Wilstach. Aqui as rela~6es intelectuais entre Jefferson e
seus amigos sac 0 que mais importa. Quando, entao, as cartas sac significa-
tivas, sobretudo pelas informa~6es pessoais que contenham, podem ser agru-
padas em rela~ao as pessoas, nao em ordem cronol6gica.
Os interesses da erudi~ao hist6rica sac igualmente atendidos, quer pela
disposi~ao alfabetica, quer pela cronol6gica. Se documentos pessoais forem
arranjados alfabeticamente, seu conteudo e significa~o podem ser divulga-
dos com maior facilidade, em instrumentos de busca, do que se forem dis-
postos cronologicamente, porque as datas nao sac tao descritivas quanta os
nomes. A importancia de uma cole~ao pode ser indicada, pelo menos par-
cialmente, pela lista de nomes dos que a produziram. Os nomes sac impor-
tantes para a pesquisa hist6rica, quer seja focalizando assunto nacional, es-
,
tadual, quer local. Tornam-se mais importantes a medida que a pesquisa se
localiza, isto e, se reduz a uma localidade ou pessoa.
Outra questao e saber se as pe~as de correspondencia podem ser dis-
postas em outra ordem que nao a cronologica ou a alfabetica. Os sistemas e
equipamentos modernos de arquivamento, que come~aram a ser usados
desde que Ford formulou a sua maxima sobre 0 arranjo da correspondencia,
torn am posslveis todasas especies de arranjo e particularmente 0 de assun-
to ou classificado. Se esses novos sistemas podem ser efetivamente aplica-
dos a nova correspondencia, por que nao a antiga?
A parte 0 fato de os documentos pessoais serem dificeis de agrupar pe-
los assuntos, h3. tambem dificuldades na aplica<;ao de novos metodos de ar-
quivamento. Os sistemas de assuntos e classificados sac mais dificeis de se
adotar do que 0 sistema cronologico ou alfabetico. Sao tambem menos obje-
tivos. A classifica~ao por assuntos e, por certo, muito subjetiva, pois envolve
uma escolha de assuntos, em rela~ao aos quais os documentos devem ser
organizados, e uma determina~ao de assunto principal tratado em cada car-
ta, onde varios assuntos podem ser focalizados.
Frequentemente, quando se arranja a correspondencia, retiram-se os
anexos das cartas individuais, as quais foramjuntadas. Esta pratica e usual,
quando a correspondencia e arranjada cronologica ou alfabeticamente, pois,
e claro, a ordem em si e interrompida se os anexos ficam com as cartas, com
as quais vieram. Por isso, os anexos sac retirados e colocados em ordem
cronologica ou alfabetica. Como em geral a rela9io da carta e do anexo e
importante, deve ser feita uma nota a lapis, talvez, como e a pratica da Bi-
blioteca do Congresso para mostrar a rela~ao;
b) Documentos emforma de livra, incluindo livros de copias prensadas
de correspondencia expedida, livros de contabilidade, diarios, livros de pe-
didos e similares, devem ser normalmente dispostos em ordem cronol6gica
ou, se numerados, em ordem numenca. Os livros, evidentemente, podem
ser grupados em series. Assim, Robert B. Downs, da Biblioteca da Universi-
dade da Carolina do Norte, sugere tres agrupamentos logicos possiveis:
a) de acordo com 0 tipo; b) de acordo com 0 autor (entidade ou pessoa); e c)
de acordo com 0 lugar de origem.
Downs indaga use uma referencia ao assunto seria conveniente" e acres--
centa que, temporariamente, esta organizando os volumes alfabeticamente-
pelos autores, mas que esse esquema satisfaz apenas em parte. Normalmen-
te as series de volumes manuscritos, exatamente como outras formas fisicas
de documentos pessoais, devem ser agrupadas, segundo seu tipo fisico. As-
sim devem-se organizar series distintas para cada tipo de volumes, isto e,
para livros de c6pia de cartas, livros de contabilidade, livros de recortes e
similares. Dentro das series, os volumes em geral devem ser ordenados cro-
nol6gica ou alfabeticamente.
c) Outros tip os fisicos devem ser arranjados em qualquer ordem que
pare~a mais apropriada, de jorma ajacilitar 0 seu uso. Podem ser dispos-
tos numerica, cronol6gica ou alfabeticamente por nome ou assunto, ou nou-
tra ordem qualquer.
o metoda de arranjo depende, ate certo ponto, de ser a serie aberta ou
fechada. Num arquivo em fase de acumulac;ao, ou crescimento, em pec;as
tais como panfletos e outros impressos que podem ser retirados de uma co-
lec;ao para tratamento especial, uma ordem estritamente numerica deve ser
adotada.normalmente e deve ser mantido urn registro para indicar a fonte
de cada documento e para fornecer urn meio de controla-Ios.
Numa serie fechada, a qual nada mais sera acrescentado, qualquer urn
dos diversos sistemas de arranjo pode ser adotado.
Uma serie fechada de documentos impressos, como folhetos e outros,
identificaveis por autor e titulo, deve ser arranjada em ordem alfabetica, por
.ser afixados simbolos, enquanto documentos privados, freqiientemente, con-
l,\Ssunto ou pelo nome dos autores. Se a serie e muito grande, urn arranjo de
assuntos e conveniente. A lista dos cabec;alhos <te- assuntos, segundo os quais
os documentos serao agrupados, deve ser preparada numa base ad hoc para
cada serie. Os cabec;alhos de assunto devem ser tirados de uma analise da
acumulac;ao de tais documentos e nao de cabec;alhos anteriormente escolhi-
dos, baseados em esquemas de classificac;ao de bibliotecas, nem e preciso
dividir, invariavelmente, os assuntos em classes e subclasses, como se faz
nos esquemas de classificac;ao biblioteconomica. A divisao dos assuntos em
classes e subclasses deve ser decidida tomando~se por base 0 tamanho e com-
plexidade da serie em questao. A classificac;ao nao deve ser dividida alem do
ponto necessario para localizar as buscas a urn grupo razoavelmente pequeno.
Uma serie fechada de recortes deve ser normalmente agrupada, primei-
ro em base geografica, e depois segundo 0 assunto. Ocasionalmente, uma
classificac;ao cronol6gica simples e preferida. Minutas, relatos, sermoes ou
discursos devem ser classificados normalmente, em ordem cronol6gica.
Urn sistema de notac;ao ou simbolos, se aplicado as colec;oes de papeis
privados e a seus componentes, provara ser de utilidade. Tais simbolos po-
dem ser puros, isto e, somente numeros ou so mente letras, ou mistos, isto e,
numeros e letras combinados. Urn sistema de notac;ao, quando aplicado aos
papeis privados, serve a fins diferentes daqueles a que serve quando aplica-
do a material de biblioteca. Numa biblioteca, os simbolos san basicos na
maioria dos sistemas de classificar;ao. Indicam a colocac;ao do material nas
estantes. Mostram a classe e a subclasse de assunto a que pertence uma cer-
ta pec;a e sua posic;ao relativa entre outras pec;as na classe e subclasse. Certos
simbolos tambem tern caracteristicas mnemonicas: indicam certas formas
de material (anuario, enciclopedias etc.) e certas areas geograficas.
Urn sistema de notac;ao tern apenas uma aplicac;ao e utilidade limitada
quando aplicada a papeis privados. Papeis sao diferentes de livros em sua
natureza substantiva e fisica. "0 manuscrito com urn, distinto do livro co-
mum, tern uma individualidade que desafia os esquemas de classificac;ao,
prontos para uso e adaptaveis a maioria das obras impressas", segundo 0
dr. Cappon. "Igualmente urn corpus de papeis manuscritos, sendo algo mais
do que a soma de suas partes, nao aceit~ urn arranjo artificial sem a perda de
carater." As pec;as de biblioteca sao usualmente per;as distintas a que podem
sistem em agregados de pec;as heterogeneas em seu conteudo e tipo fisico,
de maneira que s6 com grande dificuldade os simb910s podem ser afixados.
Somente colec;oes artificiais consistem em pec;as distintas, e mesmo estas
san freqiientemente agrupadas em series para fins de arranjo e descric;ao. As
colec;oes naturais comumente consistem em series ou agregados de pec;as
que tern entre si uma relac;ao organica.
Na elaborac;ao de urn sistema de notac;ao para papeis privados, deve-se .
reconhecer que 0 sistema nao pode servir as mesmas finalidades a que serve
uma classificac;ao biblioteconomica. Quando aplicados a papeis privados, os
simbolos sao uteis, principalmente, como elemento de identificac;ao e nao
de classificac;ao. Nao podem mostrar 0 arranjo de papeis por classes de as-
sunto (que nao se adapt am ao arranjo pormenorizado de papeis privados)
exceto em relac;ao as classes muito extensas, criadas em grandes reposit6rios
de manuscritos. Nem podem eles ser us ados com proveito para mostrar 0
arranjo de papeis privados em relac;ao a estrutura organica. Porem, seu va-
lor e inegavel para a administral;ao interna e trabalho profissional de urn
repositorio de manuscritos, se us ados criteriosamente e para as finalidades
a que possam atender:
Descri~ao de arquivos publicos*
a) Os simbolos devem ser usados para identificar colet;oes como um
todo. Quando atribuidos a colel;oes, os simbolos fadlitam 0 trabalho de ad-
ministral;ao e 0 trabalho pro fissional nas colel;oes, proporcionando urn sis-
tema taquigr<lfico de identifical;aO. Tornam mais facil a referenda as cole- No CAPITULO 10 - Destinac;ao dos documentos - mostrei como se podem
l;oes nos documentos de carater administrativo, tais como registros de descrever os documentos para fins de descarte, quer em relal;ao a substan-
entradas, de program as de trabalho e nos documentos profissionais, tais cia, quer em relac;ao a estrutura. Mencionei que os documentos, quanto a
como instrumentos de busca e pedidos de servil;os de referencia.
substancia, SaDdescritos fazendo-se referencia ao 6rgao administrativo que
Os simbolos atribuidos as colel;oes devem ser simples e puros. Se as
os criou, as func;oes, ou as atividades. Os documentos sao descritos estrutu-
cole~es forem arrumadas na ordem de recebimento, os simbolos devem
ralmente, dando-se informa~o sobre a natureza fisica dos mesmos e sobre
consistir, simplesmente, em numeros atribuidos a cada uma das colel;oes.
os sistemas segundo os quais sao arquivados ou classificados.
Se as colel;oes forem arranjadas em ordem de classifical;ao, como nos gran-
Neste capitulo pretendo tratar das varias maneiras pelas quais os docu-
des reposit6rios de manuscritos, os simbolos tanto devem indicar a classe
mentos publicos devem ser descritos num arquivo de cust6dia. 0 arquivista
como a ordem em que as colel;oes foram recebidas na classe. .
deve tambem considerar, na descric;ao para fins de referencia, os mesmos
b) Os simbolos devem tambem ser usados para identificar as series elementos levados em conta na descril;ao dos documentos para fins de des-
dentro das colecoes. Quando atribuidos a series, os simbolos sao especial- carte. Sao, no conjunto, semelhantes aos de urn catalogo descritivo de bi-
mente uteis no trabalho de descril;ao, quando da analise de pel;as indivi~ blioteca que identifica os livros por autor e titulo e da informal;oes sobre
duais dentro das series, como nos indices, catalogos e listas. Sao uteis na res- suas varias caracteristicas fisicas, tais como edic;ao, colofiio e paginal;ao. No
taura~o da ordem de uma serie, depois-ae a-mesma ter sido misturada com 0 entanto, os elementos sao de identificac;ao mais dificil em documentos do
uso. Facilitam tambem a referencia as series nas requisil;oes e nas cital;6es. que em livros. 0 primeiro elemento na descric;ao de documentos e a autoria,
Os simbolos devem ser atribuidos as series identificadas numa colel;ao. que e indicada mencionando-se 0 nome da unidade administrativa, dentro
Habitualmente, e mais facH aplicar simbolos aos componentes de uma cole- do orgao governamental, que os criou; 0 segundoelemento e 0 tipo fisico a
l;ao de papeis privados do que aos de urn grupo de arquivos. Os grupos de
que pertencem os documentos - correspondencia, relatorios, ordens, tabe-
arquivos em geral nao sao fechados, como acontece com as colel;oes de pa-
las e outros; 0 terceiro elemento eo titulo da unidade que esta sendo descri-
peis privados, e os simbolos podem ser usados eficazmente somente no caso
ta - geralmente uma breve identificac;ao da fun~o, atividade ou assunto a
de urn corpo de material documentario ao qual nao se farao adil;oes. As se-
que se refere; 0 quarto e a estrutura fisica da unidade - partes de urn grupo
ries de arquivos, alem disso, freqiientemente sao arranjadas sob sistemas
c1assificado de documentos, volumes encadernados, mac;os de documentos'
que tern notac;oes pr6prias e essas notac;oes, dadas no periodo de vida cor-
oucaixas.
rente, sao utilizadas pelos arquivistas depois que as series lhes chegam as
maos. Assim, urn arquivista usa as notac;5es ja aplicadas aos componentes
o material do arquivo e, em geral, descrito em termos de sua autoria,
do seu grupo; 0 conservador do manuscrito, por outro lado, raramente en- tipo, titulo e estrutura, quer as unidades a serem descritas sejam grandes ou
contra tais notal;oes em suas colec;oes. Assim sendo, este tern consideravel-
mente mais liberdade do que 0 arquivista para idealizar urn sistema de nota-
l;ao para 0 seu material.
 no grupo de documentos F, subgrupo 7. As caixas, as pastas, assim como as
e
pequenas. A quantidade podera, lagico, variar, mas todos esses elementos
pe<;as individuais de que se compoem sao, em geral, numeradas, de modo
devem ser tornados em considera<;ao na descri<;iio.
que e possivel fazer-se referencia a uma pe<;a especifica num grupo da se-
Em quase todas as institui<;oes de arquivo do mundo, os mesmos quatro
guinte maneira: "F7, 2201, pasta 2, pe<;a7". Os instrumentos de busca prepa-
elementos aparecem na descri<;ao de documentos. A maior diferen<;a na tec-
nica de descri<;ao, entre os paises que usam sistemas americanos de arqui- rados pelos Archives Nationales estao ligados a esse sistema de nota<;iio.

vamento, relaciona-se com 0 elemento tipo fisico e com 0 de estrutura fisica. o tipo mais geral de instrumentos de busca que se faz nos Archives
E meu intento tratar rapidamente dessas diferen<;as, mostrando primeiro os Nationales SaG os guias, que cob rem todos ou a maio ria dos grupos. 0 pri-
tipos de instrumentos de busca usados na Europa, aqui representados pela meiro desses foi compilado por Daunou, em 1811, e recebeu 0 titulo de
Fran<;a, Alemanha e Inglaterra, e depois os tipos de instrumentos de busca Tableau systematique des Archives de l'Empire au 15 aout 1811. A este se
do Arquivo Nacional dos Estados Unidos. seguiu urn inventario geral ao qualja me referi em capitulo anterior, inicia-
do por M. de Laborde e editado sob 0 titulo Inventaire general sommaire,
em 1867. Esse inventario contem uma enumera<;ao das pe<;as ou unidades
de arquivamento (articles) - volumes encadernados, pastas e caixas - que
se encontram em cada grupo. Seguiu-se, em 1871,urn Inventaire sommaire
et tableau methodique des fonds conserves aux A1'chives Nationales, que
contem uma analise da proveniencia e do ass unto dos grupos de documen-
tos pre-revolucionarios. 0 ultimo inventario geral, a que tambem ja me refe-
o acervo dos Archives N ationales divide-se, como ja vimos em capitulo
ri, foi 0 Etat sommaire, editado em 1891, no qual 0 acervo dos Archives
anterior, em diversos grupos (series). Essa divisao iniciou-se com os quatm
Nationales e dividido em 39 grupos e, cada grupo, subdividido em subgrupos,
grupos estabelecidos por Camus e gradativamente foi aumentando em nu-
da seguinte maneira:
mero ate atingir os cerca de 50 atualmente existentes, e tern mudado, ocasi-
onalmente, suas caracteristicas, a medida que os documentos passaram de Grupo de documentos F - Administra<;ao - Fran<;a em geral
urn grupo para outro. Os grupos de documentos, por sua vez, SaDsubdividi- Subgrupos F1_ Administra<;ao- geral
dos em diversos subgrupos (sous-series) que consistem, em geral, de fundos F2 - Administra<;ao - 'departamental
F3 - Administra<;ao - comunal
(fonds) ou documentos originarios de determinadas fontes ou tipos de fon-
F" - Contabilidade - geral
tes. Os arquivos, em si, compoem-se principalmente de volumes (registres) F5 - Contabilidade - departamental
e de documentos, os quais se apresentam em forma de pastas ([iasses) e P - Contabilidade - comunal
pe<;as avulsas (pi~ces). Os documentos SaGem geral colocados em caixas de F7- Policia - geral etc.
papelao (cartons). Esses sao, pois, os materiais a serem descritos.
Em cada subgrupo, os volumes, caixas, ou pastas, saD numerados da
Para fins de descri<;ao e arranjo, os franceses usam simbolos para desig-
seguinte maneira:
nar esses materiais. Os grupos de documentos saD designados por uma ou
varias letras maiusculas (A, AD, B, F, ZZ etc.). Os subgrupos saD designados Subgrupo F7 - Policia - geral
por numeros arabicos ou rornanos colocados em expoente (F7, ADXV etc.) As *1-2200 - Registros gerais e repertarios
caixas ou os volumes saG designados por numeros arabicos. Assim, "F7,2201" 1792-1837
- Registros administrativos, transcri-
indica os documentos do grupo F, subgrupo 7, caixa 2201. Usa-se urn aste-
tos de embargos, capias de cartas, re-
risco ou estrela para indicar que se trata de urn livro de registro ou volume
encadernado. Assim, "F7"2200" indica urn volume encadernado ou registro
 latorios, listas e registros de controle
de nomes etc.
1792-1830.
- Relatorios e boletins policiais ano ix-
1859
Outro tipo, mais detalhado, de instrumentos de busca produzido nos
Archives Nationales e 0 inventario ou repertorio. Ha dois tipos de inventa-
rios: a) inventarios numericos ou sutnarios (inventaires numeriques au
sommaires); e b) inventarios analiticos (inventaires analytiques). Em 1938,
foi publicada uma rela~ao de inventarios e repertorios preparados pelo Ar-
quivo Nacional, sob 0 titulo Etat des inventaires des Archives Nationales
departamentales, communales et hospitalieres au premier janvier 193;
Como essa rela~ao segue 0 arranjo dos proprios arquivos, ela serve como
guia para os grupos e subgrupos existentes quando de sua publica~o. Na
Biblioteca do Congresso, em Washington, encontram-se microfilmes dos
inventarios nao publicados, abrangendo a "Se~ao Moderna" dos Archives
Nationales; uma lista desses foi publicada no relatorio anual da American
Historical Association, em 1951.
Os inventarios numericos ou sumariO&consistem,tao-somente, em uma
lista numerica das unidades de urn grupo - volumes, caixas ou pastas. Re-
presentam 0 primeiro passo na analise dos documentos. Nestes, 0 conteudo
das caixas ou das pastas e identificado em termos gerais. Se as pe~as indivi-
duais de uma caixa ou de uma unidade de arquivamento san de tipo fisico
semelhante, elas san simplesmente identificadas pelo tipo fisico e pelas da-
tas extremas. Se, por outro lado, essas pe~as apresentaremcaracteristicas
fisicas diversas, as unidades de arquivamento devem ser identificadas em
termos de pe~s particularmente importantes, em geral pe~s as quais se
deve a cria~o de outras. Quando se compilam tais inventarios, fazem-se
notas, usualmente sobre as 'Capasdas unidades de arquivamento que cha-
mam a atenc;ao,para usa posterior no trabalho de descri~ao, de documentos
particularmente importantes, de lacunas deperiodos e coisas semelhantes.
Urn tipo de repertorio numerico de arquivos, do porto de Argel, subgrupo
lA, encontra-se reproduzido no Notice sur l'organisation des depOts
d'archives des arrondissements maritimes et des sous depots historiques
publicado pelo Service des Archives et Bibliotheques, em Paris. Esse reper-
torio divide-se em se~6es, tais como "ordens e instru~6es", "corresponden-
cia" e "despachos rninisteriais" e as unidades de arquivamento e volumes
sao listadas sob essas se~6es da seguinte maneira:
*442 - "Registros de pessoal" do comando das for~as navais, defesas
moveis e vasos estacionarios na Argelia, indicando os movi-
mentos militares dos oficiais 1903-1906
453 - Documentos enviados ao C.A, comando naval na Argelia, bem
como aos membros do Conselho do governo 1909-1913
454 - Honrarias e apresenta~6es - cerimonias - visitas - premios
sob 0 comando do C.A., comando naval na Argelia .
.................................................................................... 1893-1916
455 - Reorganiza~ao do comando dos movimentos militares no Por-
to de Argel , 1898-1908
Os inventarios analiticos, compilados somente depois que os inventa-
rios numericos ou sumarios tenham sido completados, contem descri~6es
bastante minuciosas quanta ao.conteudo das caixas e dos volumes encader-
nados nos grupos de documentos. Dao 0 numero de unidades de arquiva-
mento e de pe~ avulsas de cada caixa. Se a unidade de arquivamento con-
siste em documentos heterogeneos, faz-se uma analise pe~a por pe~ e urn
resumo do conteudo das pe~as mais significativas com tais minucias que
freqiientemente se usam os sumarios em substituic;ao aos originais. Se as
unidades de arquivamento, por outro lado, san de conteudo homogeneo, san
descritas em termos de tipo de documentos dos quais se comp6em. Os in-
ventarios, entretanto, nao apresentam, via de regra, descric;ao minuciosa,
pe~ porpe~, do conteudo das unidades de arquivamento, pois demanda-
riam muito tempo para prepara-Ios e se tornariam demasiadamente longos
para publicar.
Alguns inventarios analiticos descrevem os documentos por caixas (ao
inves de unidades de arquivamentos das caixas). Urn modelo de inventario
desse tipo, dos arquivos da Marinha central, subgrupo BB4 que se encontra
no Notice sur ['organisation, consta do seguinte:
1499. "Dossies sobre Madagascar" -11 dossies 1868-1897
b. Negocia~6es, assinatura e execu~ao do tratado Franco-
Malgaxe,de 17 de dezembro de 1885 - 137 p~s .
......................................................................... 1883-1886
 Correspondencia com Maigrot, consul italiano agindo
~mo medi,a?or entre as duas partes; com R. P. Cazet, pre-
felt~ apo~t~hco de Madasgascar; com Rainilaiarivony, pri-
melro-mmlstro, e com os plenipotenciarios de Madagascar
(peF.em malgaxe), tradu~es destas Ultimas, minutas pre-
hmmares e tratado de paz. Despachos do ministro; copias
de cartas dos ministerios de Negocios Exteriores e Correi-
os, correspondencia como consul frances em Zanzibar.
j. Cartas do general Gallieni, comandante supremo das tro-
pas nos territorios militares de Madagascar, para 0 coman-
dante de divisao.- divisao 53 pe<;as.
1-3. Transa<;oes correntes - (out. 25 - Nov. 17, 1896.)
4. Organiza<;ao dos territorios ocupados extensao da zona
pacifica (Nov. 28). 5. Confirma<;ao do telegrama relativo a
reparti<;ao do pessoal do porto de Majunga e a flotilha (Dez.
12).6. A<;aoda divisao naval do oceano Indico na costa oeste
de Ma<;lagascar (Dez. 12) 7. Mudan<;as de pessoal (Dez. 27).
8. ProJeto para a constru<;ao do sinalluminoso (Jan. 5
1897).
. 0 acervo ,de ~iversos arquivos alemaes.~cop.~iste, em geral, em grupos
cnados pelos orgaos governamentais. Urn grupo de documentos comumen-
te consiste em documentos de urn ministerio aiemao, 0 correspondente a
urn departamento executivo do governo federal dos Estados Unidos. 0 gru-
po se compoe de subgrupos recebidos dos diversos servi<;os de registro de
divisoes do ministerio. Cada subgrupo consiste, geralmente, em unidades
de arquivamento oupasta (Akten) nas quais as pe<;as individuais saD presas
na or~em em que se acumularam. As pastas ou unidades de arquivamento
que saD ordenadas segundo esquemas de classifica<;ao saD identificadas na
capa, por meio de entradas que indicam sua origem num orgao (BehO;de)
o~ nu~ servi<;o de registro (Registratur), seu titulo (Rubrum), datas, e clas-
slfica<;ao ou numero de chamada.
_ O.acervo dos arquivos geralmente tamhem inclui grupos especiais que
saD cnados para material de significado especial ou de determinadas carac-
I teristicas fisicas. Entre os materiais de arquivo, para os quais se criam gru-
. pos especiais, estao os tratados e documentos em pergaminho (Urkunden)
1-· ~ ' ,"""'"'--,"
que saD reunidos sem se levar em conta a sua proveniencia. Criam-se grupos
especiais tambem para mapas, selos, retratos e outros tipos de material.
No arquivo, 0 seu material, quer se trate de documentos soltos ou de
pastas, e em geral reunido em ma<;os, guardados em posi<;ao horizontal ou
amarrados em capas de papelao bast ante firme e guardados em posi<;ao ver-
tical nas estantes. Em geral cada ma<;o compreende de quatro a oito polega-
das de material, eo papel ou capas onde saD colocados, em geral, saomarca-
dos com numeros de chamada ou outras indica<;oes do conteudo dos mesmos.
o tipo geral de instrumentos de busca, ou guias produzidos na Alema-
nha saD semelhantes aos franceses. Os guias alemaes (Ubersich del'
Bestande), encontrados na maioria dos arquivos alemaes apenas em ma-
nuscritos, identificam os diversos grupos de documentos sob cust6dia e in-
dicam a proveniencia, datas-limites, volume aproximado e muitas vezes tam-
hem a localiza<;ao nas galerias ou depositos. Como exemplos de guias
impressos produzidos por alguns arquivos temos os do Arquivo do Estado
da Prussia publicados em 1934, sob 0 titulo Ubersicht uber die Bestiinde des
geheimen Staatsarchivs zu Berlin-Dahlem, e do Arquivo de Wiirttemberg,
' publicadb em 1937, em Stuttgart, sob 0 titulo Gesamtiibersicht iiber die
Bestiinde del' Staatlichen Archive Wiirttembergs. Neste ultimo guia aqui
citado 0 acervo (Bestiinde) de diversas institui<;5es de arquivos do estado de
Wiirttemberg foi agrupado sistematicamente para fins de descri<;ao sob 10
gran des classes estabelecidas como base na origem dos documentos e na
cronologia. Por exemplo, ha cabe<;alhos para os documentos de "Agencias
do Periodo TransacionaI1803-17", e para os "Arquivos Recentes das Agen-
cias Centrais e Intermediarias, 1806-17". Esses grandes cabe<;alhos, indica-
dos por letras maiusculas, sao, por sua vez, subdivididos em subgrupos cria-
dos, na sua maioria, tomando-se por base a proveniencia dos documentos,
tais como arquivos relacionados com "Assuntos Financeiros" ou "Assuntos
Militares". Sob cada um desses subgrupos descreve-se 0 conteudo dos ma-
<;os,indica-se seu lugar de custodia e anotam-se os instrumentos de busca
que foram preparados para os mesmos por meio de simbolos. Daremos a
seguir urn trecho desse guia:
E 64. ConfederQ(;iioAlemii (1819-1869)
Contem tratados, ordens, protocol os relativos a Confede-
ra<;ao em geral.
Urn repert6rio por Pfaff, 1825, com suplementos por Lotter e
outros.

1volume com registro.
a
l div. [de urn esquema de classifica~o]. Diversas
pastas dos representantes de Wiirttemberg em Frankfurt
e relatorios originais para 0 ministro dos Negocios Exte-
riores (1815-1826).
a
2 div. Arquivos dos plenipotencilirios militares de
Wiirttemberg na Dieta federal (1818-1846).
3a div. Arquivos do ministro dos Negocios Exte-
riores de Wiirttemberg relativos a assuntos da Confede-
rac;iioAlema (1816-1866) e a Comissao Federal Militar
(1851-1866).
a sobre a maneira pela qual os varios tipos de materiais - tais como pergami-
4 div. Copias de tratados (1806-1861) do registro
da legac;aode Wiirttemberg junto a Dieta federal.
Tratados relativos a anexac;aode Wiirttemberg ao
imperio alemao. Urn repertorio por Pregizer, 1876.
Os repertorios e inventarios preparados na Alemanha SaDsemelhantes
aos preparados na Franc;a.Os repertorios (Rejie'rtorien) consistem em listas
nao publicadas, manuscritas ou datilografadas, encadernadas em volumes,
nos quais as pastas individuais ou unidades de arquivamento de urn grupo
~e documentos sao identificadas de maneira breve. Considerando-se que
sIstemas de classificac;aocuidadosamente elaborados, em usa nos servic;os
de registros alemaes, fornecem informac;aoacurada sobre 0 conteudo de tais
pastas ou unidades, os arquivistas alemaes usam essa informa<;iiopara pre-
parar os seus repertorios. Os titulos ou cabec;alhosde assuntos dados as pas-
tas nos registros sao escritos em papeis ou em fichas. Estes SaDentao arran-
jados na ordem em que as ,pastas devem ser listadas nos repertorios,
g~ralmente a ordem em que as pastas sao colocadas nas galerias, mas oca-
slOnalmente pode-se dar a eles urn arranjo alfabetico ou cronologico.
Alem de repertorios, produzem tambem outro tipo de instrumento de
.busca, nao publicado, a analise (Analyse). As analises SaDinstrumentos de
busca especiais preparados somente para documentos de interesse excep-
donal que se possam encontrar em pastas ou unidades de arquivamento.
Descrevem os documentos com tal minucia que se considera superflua para
a maioria dos documentos, em face da informa~o acurada fornecida sobre
os mesmos nos registros.
Os inventarios (Inventare) SaDrepertorios impressos, geralmente au-
mentados com explanac;oes do significado e da inter-rela~o dos arquivos e
com indica~o da literatura pertinente, nao encontrada nos repertorios. Os
inventarios dividem-se em diversos tipos: inventarios gerais que abrangem
todos os grupos de documentos; inventarios especiais que se referem a ar-
quivos sobre urn assunto especial em urn ou mais grupos de documentos; e
inventarios analiticos que contem informac;oes completas sobre importan-
tes documentos historicos, tais como pergaminhos ou tratados. Ilustrac;oes
nhos, tratados, manuscritos - SaDdescritos ou listados podem ser encon-
tradas no Inventare des Groszherzoglich Badischen General Landesarchivs
publicado em Karlsruhe, entre 1901 e 1911. 0 metodo de descrever os mac;os
de documentos oficiais e ilustrado pela seguinte entrada, sob 0 cabec;alhode
assunto "Emigra~o" tirado do volume 3 daquele inventario:
8. 1763-1766. Relatorios da Dieta Imperial e arquivos relati-
vos a emigrac;ao de colonos alemaes para a Russia e relativos as varias
contramedidas tomadas pelos Estados alemaes. 1mac;o.
Informac;oes gerais sobre 0 acervo do Public Record Office podem ser
obtidas do seu Summary of records, que ja conta diversas edi<;6es.Na edi-
c;aode 1950, os archives groups SaDlistados em ordem alfabetica, segundo
seus titulos descritivos, e sob cada grupo as classes sao identificadas pelos
titulos descritivos e datas, e listadas em ordem numerica. Alguns grupos de
arquivos, pelo que se pode deduzir do Summary, comp6em-se de Vl1riasdi-
visoes.
o grupo de arquivos do Almirantado por exemplo, compreende as 11
divisoes seguintes:
Secretaria
Abastecimento, Departamento de
 Assistente-geral, Marinha Real Documentos do Almirantado
Contabilidade Geral, Departamento de Departamento do Secretario
Fundo Chatham Cart as expedidas
Hospital de Greenwich 1656 a 1859. 1756 vols. Classificadas sob cerca de 30 cabec;a-
Junta Naval Ihos, dos quais mencionamos abaixo os mais importantes. Na
Medico, Departamento de maioria dos casos cada volume e indexado, mas alguns relati-
Pagamento da Marinha, Se~o de vos a sec;6es especiais SaDaqui anotados.
Superintendente do Departamento Naval Ordens e Introduc;6es, 1656 a 1815
Transporte, Departamento de Digest, 1660 a 1790, 2 vols. MSS
Cartas dos Lordes, 1660 a 1815. As cartas dos Lordes aos Secreta-
As classes SaDcriadas tomando-se pOl' base, como no caso do grupo de rios de Estado, a partir de 1695, estao em livros separados.
Almirantado, 0 tipo de documento e tomando-se pOl' base as areas geografi- Cartas do Secretario, 1679 e 1815. Subdividem-se da seguinte ma-
cas ou politicas, em outros casos, como nos grupos do Servic;o das Colonias neira:
ou de Relac;oes Exteriores. Outros fatores SaDtambem levados em conside- Cartas gerais, 1679 a 1746.
Cartas para Repartic;6es P,ublicas e para os Almirantes, 1746 a
rac;ao para se estabelecerem as classes.
1815.
o acervo do Public Record Office divide-se em 78 grupos, que SaDdesig-
Index, 1802 a 1807, in Index. Ec. Ser. III, Nos. 29-34.
nados pOl' titulos abreviados ou pOl' letras-simbolos, como pOl' exemplo: Cartas comums, 1746 a 1808.
Admiralty (Adm.), Colonial Office (C.O.), Foreign Office (F.O.), Home Office Cartas para Capitaes e Capitaes-tenentes, 1809-1815.
(H.O.) e assim pOl' diante. Os grupos, pOl' sua vez, dividem-se em 3.259 clas- Cartas relativas aos Tribunais e a Negocios do Almirantado e Vice-
ses (em 1949). Para 0 grupo Almirantado, algumas das primeiras classes, Almirantado, 1663 a 1815.
das quais existem 116, SaD: "Cartas recebidas", "Cartas expedidas", "Atas" e
Em conexao com 0 preparo de seu guia, Giuseppi arrolou os instrumen-
"Patentes da Armada". As classes SaDdesignadas pOl' numeros arabicos; as-
tos de busca que se relacionam com 0 acervo do Public Record Office que
sim, a classe 2 do grupo "Admiralty" .e c~tada como "Arm. 2". As classes se
foram transcritos num Catalogue, em oito vo~umes.
comp6em de "pec;as" - volumes, rolos, mac;os etc.- das quais calculou-se
o mais comum desses instrumentos de busca SaD as listas, preparadas
que existiam 680 mil em 1949. A primeira pec;a da segunda classe do grupo
em grande numero, sendo algumas impressas. Depois que os documentos
"Admiralty" seria entao citada como "Adm. 2/1" e 0 primeiro documento
sio arranjados em grupbs e classes e as pieces nas classes numeradas, com~
dentro dessa pec;a seria citado como "Adm. 2/1/1".
pilam-se listas de pec;as individuais ou dos documentos nas classes. Estas
Ja foram publicados diversos guias do acervo do Public Record Office, 0
listas SaDuma simples enumera<;ao das pec;as ou'documentos identificados
ultimo dos quais pOl' Giuseppi, que esta agora sendo substituido pOl' uma
apenas pelo numero e data. A List of Admiralty records (Londres, 1904)
nova edi~o, que aparecera em partes, a medida que forem completadas. 0
impressa servira para ilustrar 0 estilo das entradas. Na classe 2 do grupo de
Guide to the manuscripts preserved in th.ePublic Record Office, de Giuseppi,
documentos do Almirantado: "Cartas expedidas", os documentos SaD des-
publicado ja ha 30 anos, descreve 0 acervo pOl' grupos e classes, e da urn
critos sob alguns subcabe<;alhos, tais como "Ordens e Instruc;6es", "Cartas
indice para 0 conteudo de assuntos dos mesmos. Urn trecho desse guia, tira-
dos Lordes", "Cartas do Secretario", que, note-se, correspondem a entradas
do da classe 2 do grupo "Admiralty", servira para ilustrar 0 tipo de informa-
no Guide de Giuseppi. Daremos a seguir urn trecho da citada List:
~o descritiva que fornece:
 Ordens e Instrw;oes "Contem cartas do comandante-em-chefe e de outros oficiais ao se-
Data cretario de Estado, com relatorios, c6pias de cartas, diarios, peti<;Oes,
1665-1679 representa<;Oes e resolu<;oes dos conselhos de Guerra
(Falta) "Alguns documentos relativos a questoes da Carolina do Norte em 1712;
1689, mar. - 27dejul. urn documento datado de 1685, outro de 1709.
1689,29 de jul. -17 de dez. "Cartas dos governadores das colonias e outras pessoas relativas a as-
1689, 8 de dez. - 1690, 14 de maio suntos de coopera<;ao colonial
1690, 14 de maio - 25 de novo "Pronunciamentos e peti<;6es outras que nao militares
1690, 26 de novo - 1691, 29 de maio "Cartas do agente colonial
1691, 30 de maio - 1692, 22 de jan. "Mapas de fortes, rios etc."
1692,21 dejan. -18 de ago.
Outro tipo de instrumento de busca produzido no Public Record Office
Algumas listas, como por exemplo as relativas ao grupo Colonial Office, sao as listas descritivas (descriptive lists), que, como 0 nome indica, forne-
contem algumas informa<;6es descritivas. Urn trecho da Classe 5 "America e cern mais informa<;6es descritivas do que as que se encontram nas listas co-
fndias Ocidentais" serve para ilustrar esse tipo de entrada: muns; os inventarios (inventories), que fornecem informa<;ao sobre 0 cara-
ter, conteudo, tamanho e integridade das classes de documentos sem
Referencia Descri<;ao
especificar as pe<;as individuais ou documentos de que se compoem; os indi-
C.0.5 Correspondencia Original-
Secretario de Estado ces (indexes), quesao listas em ordem alfabetica de nomes ou assuntos com
referencias a documentos onde podem ser encontrados; os calendarios
1702-1710 Despachos e Miscelanea
1711-1732 Despachos e Miscelanea (calendars), que contem descri<;oes e extratos de documentos individuais; e
1733-1748 Despachos e Miscelanea transcri<;6es (transcripts), que san reprodu<;oes exatas dos documentos in-
1749-1754 Despachos e Miscelanea dividuais.
1755-1779 Despachos e Miscelanea
1780-1783 Despachos e Miscelanea
(Militares)
1710-1713 Expedi<;ao contra 0 Canada
1710-1752 Massachusetts; New Hampshire; o Arquivo Nacional desenvolveu urn programa de instrumentos de bus-
Rhode Island ca que se caracteriza pelos documentos com os quais lida. Os documentos
Delegados de Transportes, do governo federal dos Estados Unidos tern certas caracteristicas que os di-
Conselho Privado,
ferenciam dos guardados nas institui<;oes mais antigas na Europa. Os docu-
Delegados de Contabilidade
mentos, de modo geral, sao documentos modernos, pois muito poucos deles
originaram-se antes do seculo XIX. Nao apresentam, portanto, os proble-
As especies de informa<;oes que podem de fato ser encontradas em urn
mas de identifica<;iio que apresentam os doctimentos mais antigos, docu-
dos itens acima, digamos, no 9, identificado como "Expedi<;ao contra 0 Ca-
mentos medievais. Nao se requer urn conhecimento das ciencias auxiliares
nada", deduz-se do guia de Charles M. Andrews, Guide to the materials/or
da historia e de linguas medievais para descrever a fonte ou 0 conteudo dos
American history to 1783 inthe Public Record Office o/Great Britain, em
mesmos. Os documentos san de formas modernas. Consistem em inumeros
dois volumes (Washington, 1912-14), que descreve esse item da seguinte
maneira: tipos fisicos, sendo os mais comuns correspondencia, relatorios, memoran-
dos e instru<;oes; mas tambem incluem formularios criados para as opera-
<;oesde rotina de urn governo grande e moderno. Entre estes ultimos estao
 os requerimentos, autorizac;oes, laudos, solicitac;oes, certificados, queixas mum ou relativos a uma mesma atividade ou assunto. Ocasionalmente, e
contratos, escrituras, manifestos, notificac;oes, folhas de pagamento, Peti~
16gico, os documentos podem ser descritos em unidades menores do ~ue
c;oes, questionarios, recibos, declarac;oes, tabelas, especificac;oes, compro_ series, tais como volumes, pastas ou documentos. 0 atual acervo do ArqUlVO
vantes, fianc;as e coisas semelhantes. Os documentos saD ordenados segun- Nacional compreende milhares de series de documentos e milhoes de docu-
do sistemas modernos de arranjo, os quais, ja se observou, variam de simples
mentoscriados por centenas de 6rgaos.
sistemas numericos, alfabeticos e de assuntos, ate os sistemas altamente Na descric;ao de seus documentos 0 Arquivo Nacional considera dois
complicados de assunto-numerico, duplex-numerico, decimal de Deweye aspectos diferentes. Por urn lado, os documentos saD descritos em relac;ao as
outros. Esses sistemas, alem disso, nao se aplicam de maneira uniforme nos suas origens, quanta a organizac;ao e func;ao; este e 0 aspecto da provenance.
diversos orgaos do governo, nas diversas repartic;oes de urn mesmo orgao. A Por outro lado, os documentos saD descritos em relac;ao aos assuntos. Este e
aplicac;ao desses sistemas varia de urn orgao para outro e, num orgao, de
o aspecto de pertinence.
servic;o para servic;o. Os documentos nao saD centralizados como na Europa,
onde nao se encontram servic;os de registros (registry offices) em nivel infe-
rior ao de divisao; ao contnlrio, os documentos saD descentralizados ate 0
ultimo grau, de modo que quase to do funcionario do governo mantem ar-
Na descric;ao de documentos do ponto de vista de sua proveniencia po-
quivos relativos as suas atividades particulares.
dem-se distinguir divers as etapas. A primeira e descobrir qual a unidade
Como ja se observou no capitulo 14, 0 acervo do Arquivo Nacional, da
administrativa especifica, dentro de uma complexa hierarquia governamen-
mesma maneira que 0 de arquivos da Europa, divide-se para fins adminis-
tal, que produziu 0 corpo de documentos objeto de considerac;ao. A segunda
trativos, em urn certo numero de grandes grupos. Os grupos, cerca de 300,
e procurar saber da func;ao ou atividade que deu origem aos mesmos. A ter-
consistem na maio ria das vezes em documentos de 6rgaos isolados (e de
ceira e identificar 0 tipo fisico dos documentos, isto e, se consistem em cor-
seus antecessores) no nivel de bureau na estrutura governamental como por
respondencia, relat6rios, ordens, tabelas etc. 0 quarto e determinar 0 seu
exemplo Servic;o de Indios, Guarda Costeira ou Servic;o de Meteorologia. Em
arranjo, isto e, se obedecem a urn sistema de arquivamento, ou se foram
alguns casos os documentos de diversos orgaos foram reunidos na base de
simplesmente reunidos por se relacionarem com urn determinado assunto
suas relac;oes administrativas ou outras'rerac;5"es, para constituir grupos "co-
ou atividade, ou por terem uma forma especial. Essas informac;oes basicas
letivos". Os grupos servem como estrutura basica para todas as atividades
sobre a origem administrativa e funcional, tipo e arranjo dos documentos
de arranjo, analise e descric;ao.
surgem no preparo de todos os instrumentos de busca do Arquivo Nacional
Num grupo, as unidades descritas no Arquivo Nacional saD bem dife-
que levam em considerac;iio 0 aspecto da proveniencia.
rentes, em carater e forma, daquelas de que falamos no casu da Franc;a, Ale-
manha, e Inglaterra. Nestes ultimos paises, relembremos, as unidades de
o Arquivo Nacional produz instrumentos de busca gerais que cobrem
todos os grupos sob sua custodia. Estes saD os chamados guias e saD publica-
descric;ao eram, em geral, volumes, mac;os ou caixas. Nos Estados Unidos as
dos para usa dos demais 6rgaos do governo e para 0 publico. 0 Guide to
unidades sao, norma geral, series, as quais, como foi observado no capitulo
records in the NationalArchives, publicado em 1948 como uma edic;ao com-
precedente, da-se no Arquivo Nacional uma definic;ao especial, talvez urn
pletamente revista de Guide anterior, de 1940, cobre mais de 800 mil pes
pouco forc;ada. Uma serie, tal como e aqui concebida, geralmente reune to-
cubicos (22.656m3) de documentos recolhidos em 247 grupos. Esse novo
dos os documentos arranjados num unico sistema de arquivamento. Tais
Guide e amplamente indexado quanta aos assuntos dos grupos. Em 1946 0
documentos saD considerados como constituindo uma serie,mesmo que 0
Arquivo Nacional publicou urn guia em forma reduzida, intitula~o Your
seu volume atinja milhares de pes cubicos. Mas 0 termo serie e tambem apli-
government's records in the National Archives. Os guias gerais anahsam os
cado a agregados independentes de documentos tendo uma forma fisica co-
documentos em termos de sua proveniencia e reunem as informac;oes que
aparecem nos varios instrumentos de busca que sao preparados para cada
grupo de documentos.
A entrada do grupo 84, documentos dos postos de servic;o no exterior do
Departamento de Estado, do Guide de 1948, servira para ilustrar 0 metodo
de execuc;ao. Na nota introdut6ria, a entrada contem uma pagina (45 Iinhas)
da hist6ria dos servic;os diplomaticos e consulares e dos seus documentos ,
com referencia a literatura pertinente. A esta se seguem paragrafos onde se
descrevem, em termos gerais, os documentos dos postos diplomliticos e con-
sulares. Estes ultimos saD descritos da seguinte maneira:
"Dacumentas das pastas cansulares. 1790-1943.8.280 pes.
Os postos consulares saD geralmente representados por pec;as como
instruc;oes do Departamento, instruc;oes de posto supervisor e c6pias
de despachos e relat6rios para os mesmos; correspondencia geral,
documentos de taxas recebidas pelos servic;os de notario, embarca-
c;oes e miscelanea; documentos de passaportes concedidos e visados;
documentos relativos a nascimentos casamentos e 6bitos de cidadaos
americanos; documentos relativos a cessao de propriedade, aquisic;ao
de bens de raiz e a protec;ao dos cidadaos americanos; conhecimentos
de mercadoria embarcada ou recebida no distrito consular; diarios de
acontecimentos e memorandos, e documentos financeiros e inventa-
rios dos bens dos postos. Alem disso, nos caSos de consulados em por-
tos maritimos ha documentos da chegada e partida de navios ameri-
canos e descric;ao da respectiva carga; Tistirla tripulac;ao embarcada,
dispensada ou falecida; documentos de protestos e outros documen-
tos maritimos. Varios registros e indices saD tambem apresentados.
No Arquivo Nacional ha documentos de cerca de 690 postos consula-
res. Estao representados quase todos os paises onde t~m sido manti-
dos postos, excec;ao feita a Noruega, Suecia, Dinamarca, Paises Baixos
e Turquia, dos quais se receberam poucos ou nenhum documento."
Para cada grupo 0 Arquivo Nacional produz uma serie de instrumentos
de busca que vao do geral ao especifico, tornando-se progressivamente mais
minuciosos a medida que os ~ocumentos saD analisados em unidades me-
nores. Nos mais gerais desses instrumentos de busca, as notas de registro do
grupo de documentos (record group registration statement), 0 pr6prio grupo
e a unidade de referencia. 0 inventario preIiminar (preliminary inventory),
menos geral do que 0 registration statement, descreve os documentos em
termos de series. A descric;ao dos documentos torna-se especifica nas listas
detalhadas ou especiais (detailed ou special lists) que vao alem do nivel de
serie e enumeram ou descrevem as pec;as individuais, como sejam os volu-
mes, as pastas e os documentos.
Notas de registro do grupo de documentos visam a fornecer urn mini-
mo de informac;oes essenciais sobre 0 grupo de documentos das quais se
pode dispor pouco depois de criado 0 grupo e que podem ser facilmente
conservadas em dia por meio de revisoes a medida que novos documentos
sao recolhidos. Estabelecer urn controle maior nesse estagio preliminar na
analise de documentos e impraticavel. Os registration statements SaDusa-
dos principalmente como instrumentos de trabalho do pessoal do Arquivo
Nacional, e devido as suas freqiientes revisoes servem para suplementar os
guias gerais que cob rem todos os documentos sob cust6dia. Consistem ern
documentos narrativos ou descritivos de uma ou duas paginas, que dao os
principais fatos quanta a origem, a organizac;ao e as func;oes dos 6rgaos cujos
documentos constituem os respectivos grupos; descric;oes sumarias dos do-
cumentos pertencentes aos grupos sob cust6dia do arquivista; referencia as
transac;oes de recolhimento pelas quais os documentos deram entrada no
arquivo; nomes dos setores do Arquivo Nacional sob cuja reponsabilidade
imediata estao os documentos, e dedarac;oes resumidas quanto a localiza-
c;ao de outros documentos que nao estao sob a cust6dia do arquivista e que
se enquadrariam nos grupos de documentos.
o "Registration of Record groups n. 84" servira para ilustrar 0 tipo de
informac;ao dada nas notas de registro. Esse regmro contem um resumo
muito breve, aproximadamente a quarta parte do contido no Guide, sobre a
hist6ria dos servic;os diplomaticos e consulares e respectivos documentos.
Os documentos dos postos consulares saD descritos como consistindo em:
"...comumicac;oes recebidas e expedidas pelo Departamento de Esta-
do postos diplomaticos supervisores, outros estabelecimentos consu-
lares, firmas comerciais e outras organizac;oes e individuos; documen-
tos de nascimentos, casamentos e 6bitos de cidadaos americanos; .
documentos relativos a cessao de propriedade, a aquisic;ao de bens de
raiz e a protec;ao de cidadaos americanos; conhecimentos de merca-
dorias embarcadas ou recebidas nos distritos consul ares; diarios de
acontecimentos e memorandos; documentos financeiros e inventarios
dos bens dos postos, e (no caso de consul ados em portos de mar) va-
rios documentos maritimos relativos a navios e a maritimos america-
nos."
 Os inventarios preliminares (preliminary inventories) representam urn
segundo estagio na descric;ao de documentos de acordo com a proveniencia.
Instruc;oes sobre 0 modo de prepara-los encontram-se no Staff Information
Paper nll14, do Arquivo Nacional. Normalmente, urn inventario preliminar
deve cobrir todo urn grupo de documentos. Quando urn grupo tern origens
administrativas muito complexas e pode ser convenientemente dividido em
partes distintas, estas podem ser tratadas em inventarios preliminares se-
parados. 0 inventario preliminar tern carater provisorio e e preparado 0 mais
rapido possivel, uma vez recolhidos os documentos. E preparado, preHmi-
nannente, para uso do proprio pessoal do arquivo, nao somente como um
instrumento de busca, mas tambem como urn meio de estabelecer 0 controle ,
para varios fins administrativos, quanta aos documentos que se encontram
no Arquivo Nacional. Os invent:hios preliminares fornecem informac;6es
quanta ao carater dos documentos, em termos das origens administrativas e
funcionais, dos tip os, cobertura cronologica, geografica, ou de assunto, rela-
c;ao com outros documentos e arranjo dos mesmos. Essa informac;ao e da,da
na introduc;ao, onde 0 grupo e descrito e identificado como urn todo, nas
entradas analiticas de series que sao agrupadas pOl' cabec;alhos administra-
tivos, funcionais etc., e em apendices que em geral dao informac;oes adicio-
nais sobre 0 conteudo e 0 arranjo de determinadas series. Os inventarios
que se preparam no Arquivo Nacional dos Estados Unidos diferem dos pre-
parados na maioria dos arquivos de paisesd(}-Europa, principalmente quan-
to a unidade de descric;ao empregada. A unid.ade e a serie. Dao-se titulos as
series que distinguem 0 tipo de documento que inc1uem e juntam-se outros
atributos de identificac;ao como as datas-limites e a quantidade. Sob cada
titulo de serie da-se urn paragrafo conciso com informac;ao adicional sobre a
forma, origens administrativa e funcional e sobre outras caracteristicas per-
tinentes. Os apendices, em geral, consistem em listas de entradas pOl' ass un-
to tiradas dos cabec;alhos do esquema de arquivamento, dos cabec;alhos das
pastas e da analise do conteudo de determinada serie.
o inventario preliminar do grupo nll84, que sera tornado para ilustrar a
forma de entrada, cobre apenas documentos de postos de representac;ao di-
plomatica e consulares. A introduc;ao contem informac;ao mais com pIeta do
que a que se encontra no Guide ou na Nota de Registro (Registration
Statement) sobre a historia dos servic;os· diplomaticos e consulares e sua
documentac;ao. Essa informac;ao e suplementada em apendices, pOl' listas
da categoria dos representantes diplomaticos e consulares nos postos men-
cionados no inventario; pOl' uma reproduc;ao dos regulamentos relativos a
manutenc;ao dos documentos do posta e ao sistema de identificac;ao usado
para tais documentos; pOl' uma lista relativa aos despachos do Departamen-
to de Estado, e pOl' uma lista dos secretarios de Estado. A forma de entrada
de cada serie de documentos e ilustrada pelos seguintes exemplos:
DESPACHOS PARA 0 DEPARTAMENTO DE ESTADO.
Dez. 31, 1833 - jul. 19, 1912.
17 vols. 3 pes 61
Copias das comunicac;6es do consulado para 0 Departamento de Esta-
do. Inc1uem-se relatorios, pedidos de instruc;6es particulares, notifi-
cac;ao de recebimento de instruc;6es e explanac;6es sobre conduta. A
maioria dos relatorios submetidos p~lo consulado ate 1900 e extensa
e pormenorizada e faz alusao a todas as fases de atividade dentro da
jurisdic;ao de Amsterda. Os assuntos tratados mais freqiientemente
saD importac;ao e exportac;ao dos Paises Baixos, manufatura, agricul-
tura, embarcac;6es e mercado de diamantes. Inc1uem tambem alguns
relatorios sobre as condic;6es sociais, economicas e politicas contem-
poraneas. Arranjo cronologico. A partir de 6 de novembro de 1906
cada volume inc1ui urn indice deassunto. Os despachos de 26 de outu-
bro de 1866 SaDrelacionados e resumidos no registro descrito na en-
trada 74. A partir de ago. de 1912 despachos semelhantes saD inc1ui-
dos na correspondencia geral descrita na entrada 76.
RELATORIOS ANUAIS E OUTROS RELATORIOS PARA 0
DEPARTAMENTO DE ESTADO
out. 1881- abr. 1907
5vols. 8" 72
C6pias de relatorios comerciais anuais e demais relat6rios especiais
apresentados ao Departamento de Estado.
Tipicos SaD os relatorios sobre as condic;6es de trabalho nos Paises
Baix.os, industria de calc;ado e de couro, sufragio geral nos Paises Bai-
xos, mercado de diamantes, comercio de cafe, de ac;ucar e de oleo co-
mestivel. Cada volume contem urn indice de assunto. Arranjo crono-
logico. Os relatorios saD relacionados no registro descrito na entrada
74. Relatorios identicos anteriores a out. de 1881 e do periodo de 1907-12
saD inc1uidos nos despachos descritos na entrada 61. A partir de ago. de
1912, aparecem na correspondencia geral descrita na entrada 76.
 REGISTRO DE CARTAS EXPEDIDAS
Out. 29, 1866 - Mar. 31, 1911
5vols. 4" 74
Este registro mostra a data e 0 numero de cartas, a quem e a que lugar
foram enviadas, 0 assunto ou conteudo, numero de anexos e 0 total do
porte pago. Refere-se a cartas descritas nas entradas 61, 63, 65/68 70
e 72. Depois de 1911 0 registro foi substituido pelo descrito na entrada
78. Arranjo cronol6gico.
Catalogos em fichas, preparados a titulo de experiencia nos primeiros
anos do Arquivo Nacional, representam simplesmente outra forma de for-
necer informal;ao identica a que se encontra nos inventarios preliminares. A
experiencia em catalogar arquivos e descrita no artigo do ex-chefe da Divi-
sao de Catalogal;ao, John R. Russel, intitulado "Cataloguing at the National
Archives" publicado no The American Archivist de julho de 1939. Naquela
experiencia fizeram-se fichas de entrada principal, as quais se deu arranjo
alfabetico, segundo 0 nome dos orgaos do governo de onde os arquivos pro-
cederam. Para cada orgao prepararam-se fichas historicas contendo, no fu~-
do, a mesma informal;ao que se encontra na introdul;ao dos inventarios pre-
liminares. Os documentos de cada 6rgao do governo foram divididos, para
fins de catalogal;ao, em grupos de series e em series, ambos correspondendo
as divisoes dos inventarios preliminares. Prepararam-se tambem fichas para
as unidades recolhidas (accession units). Conquanto a experiencia de cata-
logal;ao tenha demonstrado ser possivel"apresentar informa~oes descritivas
sobre arquivos, em forma de fichas, foi abandoriada quando se iniciou 0 atual
programa de preparar inventarios preliminares.
Listas detalhadas ou especiais de documentos sao, pOl' vezes, prepara-
das no Arquivo Nacional, mas 0 preparo das mesmas nao e recomendado
como uma rotina no programa de instrumentos de busca. Considerando que
essas listas sao, em geral, preparadas em rela~ao a assuntos, tratarei das
mesmas nos diversos paragrafos seguintes dedicados aos instrumentos de
busca pOl' assuntos.
o segundo dos dois aspectos que podem ser tornados na analise de do-
cumentos, isto e, 0 aspecto da pertinencia do assunto, e adotado no Arquivo
Nacional apenas em limitada escala. 0 tratamento pelo assunto e dificil e se
justifica que 0 arquivista 0 adote somente onde serve para tornar a informa-
~ao acessivel a uma classe consideravel de consulentes, em uma forma que
lhes seja mais conveniente. 0 publico geral, em regra, nao esta familiarizado
com a estrutura hierarquica do governo e se interessa pelos assuntos inde-
pendentemente dos orgaos que lidam com os mesmos. Para favorecer a ma-
xima utiliza~ao de seu acervo, justifica-se, pois, que urn arquivo de custodia
desenvolva urn programa de analise de documentos em relal;ao ao assunto,
antes que pel a proveniencia.
o acel"VOdo Arquivo Nacional poderia, sem duvida, ser descrito pOl' as-
suntos em guias gerais. Os grupos de documentos ja estao, pOl' razoes de
ordem administrativa, reunidos em grandes classes que se relacionam com
assuntos, tais como guerra, riquezas naturais e economia industrial. Apesar
de estas classes serem demasiado grandes para servir de base para a compi-
la~ao de guias pOl' assuntos, poderiam ser divididas em urn numero limitado
de classes de assuntos menores. Num programa que visasse produzir uma
serie de guias de arquivos sobre determinados assuntos, poder-se-iam sele-
donar alguns assuntos que fossem razoavelmente coordenados em impor-
tancia e que se excluissem mutuamente, cobrindo todos os grupos do Arqui-
vo Nacional. Se tallista de assuntos fosse feita, todas as series de documentos
poderiam entao ser descritas na ordem da pertinencia das mesmas com os
assuntos selecionados, em vez da rela~ao para com os grupos em que se en-
contram.
o controle de assuntos daquele acervo poderia tambem ser suprido pOl'
meio de urn catalogo em fichas. Na compi1a~ao de tal qltalogo seria necessa-
rio: a) determinar os assuntos principais de cada unidade de arquivos des-
crita; b) identificar as unidades nas fichas segundo a origem, isto e, orgao
administrativo e especifico dentro da estrutura governamental que os criou;
e c) preparar fichas de entradas secundarias ou adicionais pelos cabe~alhos
de assuntos selecionados para cada unidade de arquivos na qual 0 assunto e
representado. 0 Arquivo Nacional nao considera viavel 0 preparo de urn ca-
talogo em fichas do seu acervo. A lista de assuntos seria quase que intermi-
navel. Embora, segundo as instru~oes existentes, a determina~o do conteu-
do de assunto das series constitua rotina do metodo de inventariar, os
assuntos cobertos pelas series raramente saD identificados em outros ter-
mos que nao os mais gerais. Isso e verdade, sobretudo no caso de series lon-
gas que compreendem todos os documentos arranjados segundo sistemas
de classificac;ao. Para preparar urn catalogo de assunto, seria necessaria uma
nova analise da maioria das series para identificar os assuntos a que dizem
respeito. 0 numero de fichas de assuntos necessarias para cada unidade de
arquivos seria muito grande. Em cada ficha de entrada de assunto a serie
(ou talvez a pee;a individual), 0 subgrupo e 0 grupo teriam de ser identificados
e, a menos que se usassem simbolos, a identificac;ao seria muito complexa.
Embora 0 Arquivo Nacional nao tenha considerado viavel urn catalogo
de assuntos em ficha, produz dois tipos de instrumentos de busca especiais
que descrevem os documentos em relac;ao a assuntos particulares. Um deles
e 0 Reference Information Paper. Durante e depois da II Guerra Mundial,
publicaram-se diversos. Cada urn trata de urn assunto especial cujos docu-
mentos se encontram em muitos grupos diferentes. Diversos sao relativos a
areas geograficas, a artigos (tais como produtos de borracha ou de madeira)
e a outros assuntos que eram de particular interesse para as repartic;6es de
guerra. Ate hoje cerca de 40 foram publicados e devido aos assuntos que
cobrem possibilitam ao pesquisador determinar 0 caminho a seguir entre a .
complexidade de centenas de series de documentos de muitos orgaos dife-
rentes. Urn born exemplo e 0 recente trabalho intitulado Materials in the
NationalArchives relating to the historical programs of civilian government
agencies during World War II. Ai se descrevem series de documentos perti-
nentes criados ou coligidos por unidade& historicas da epoca da guerra e
conjuntos de minutas ou outros materiais sig~itk·ativos acumulados no pro-
cesso de escrever relatos historicos. No apendice SaDrelacionados documen-
tos individuais de especial interesse para programas historicos, manuscri-
tos historicos, estudos, relatorios e esboc;os historicos.
o segundo tipo de instrumento de busca especial SaD as listas detalha-
das ou especiais (detailed or special lists). 0 Staff Information Paper nO17
do Arquivo Nacional da instruc;6es quanta ao preparo destas. Pode-se dis-
tinguir dois grandes tipos de listas: urn indica que documentos existem so-
bre determinado assunto e 0 outro sobre que assuntos determinados docu-l
mentos versam. No primeiro 'os documentos sao listados em relac;ao aos
assuntos; no ultimo, listam-se os assuntos em relac;ao aos documentos.;
o primeiro tipo de lista pode ser seletiva ou exaustiva, no sentido de que
apenas determinadas pec;as, ou todas as pertinentes a urn dado assunto, po-
dem ser incluidas. Urn exemplo de lista exaustiva e a preparada para os do-
cumentos relativos aos agentes especiais do Departamento de Estado, de
1789 a 1906. Essa lista,preparada por Natalia Summers, abrange os domu-
mentos relativos a miss6es especiais de ministros e consules que receberam
instruc;6es para desempenhar func;6es nao relacionadas com seus cargos.
Reune informac;6es sobre todas as pec;as relativas a determinado assunto
sem considerar a relativa importancia das pec;as. Os documentos, dispersos
entre muitas series dedocumentos do Departamento de Estado, SaDlistados
pelos nomes dos agentes, da seguinte maneira:
RINGGOLD, CADWALADER 1853
Para negociar a concluir tratados de amizade e de comercio com
os soberanos das ilhas dos oceanos Indico e Pacifico com os quais pos-
sa ser vantajoso para os Estados Unidos manter tratados.
Vol. 3 - Para Ringgold, instruc;6es para negociar e assinar trata-
dos Mar. 2, p. 25 (1853).
Do sec. da Marinha, sugerindo - Ringgold para serem dados po-
de res diplomaticos, Mar. 1 (1853).
Vol. 9 - De R Mclane, Am. Min. em Hong Kong, Mar. 20, nO1;
Em Macau, abr. 8, nO2, inclui correspondencia com Ringgold; de P.
Parker, em Cantao, a respeito de Ringgold, jul. 4; de Mclane, em Xan-
gai, novo 18, inclui correspondencia com Ringgold (1854).
Urn exemplo de lista seletiva e a preparada para certos documentos da
Administrac;ao de Recuperac;ao Nacional (National Recovery Administra-
tion). As listas seletivas ajudam a solucionar 0 problema de grande massa de
documentos para 0 consulente, pela escolha, para menc;ao especial, de pec;as
I de importancia em relac;iio a urn assunto especifico, chamando, assim, a aten-
C;aodo consulente para as melhores fontes de informac;ao sobre 0 assunto
1.. e
que the interessa. Isto exemplificado na lista da Administrac;ao de Recupe-
I rac;ao Nacional, que identifica, na integra, documentos individuais selecio-
1
~1
nados e usa simbolos para mostrar a localiza~o nas respectivas series, como
sesegue:

Descri~ao de papeis ou arquivos privados*

Levantamento Sumario Preliminar de Controle Industrial e Medidas

de Recuperac;ao em Paises Estrangeiros: Suplemento relativo a
NESTE CAPITULO E meu intuito prosseguir no estudo do problema da adminis-
Australia. Sem autor. Mar. de 1935. 21p. e apendice SR & P.
trac;ao dos papeis privados, iniciado no capitulo 15, onde dediquei especial
Levantamento Sumario Preliminar de Controle Industrial e Medidas
de Recuperac;ao na Gra-Bretanha, Alemanha, Italia e Franc;a. Sem aten~o aos princlpios basicos do arranjo de papeis dessa natureza.
autor. Mar. de 1935. 42p. e apendice SR & P. Aqui pretendo abordar: a) 0 carater geral de urn programa de descric;ao
Plano Racional para a Divisao de Controle Industrial segundo a Lei de de papeis privados; b) unidades e elementos que devem ser observados no
Recuperac;ao, por Chaves R. Cosby. 18 de set. de 1933. Pagina~o ato de descreve-los; c) a descric;ao por unidades de diversos tamanhos -
nao consecutiva. MR & D.
colec;6es, series e unidades avulsas; d) a descric;ao em relac;ao aos assuntos; e
Regulamento de Relac;6es Industriais da Australia, por Carroll B.
e) a descric;ao total.
Spender. Mar. de 1936. ii, 23 p. WM 60.
o trabalho de descric;ao pode ser considerado uma tarefa profissional.
o segundo tipo de listas detalhadas ou especiais consiste, simplesmen- Ao realizar esse trabalho, 0 arquivista se inteira da procedencia, do con-
te, em uma enumerac;ao dos assuntos sobre os quais versam os documentos teudo, do arranjo e do valor dos papeis. Esses dados saD por ele registrados
de uma determinada serie ou grupo. Urn excelente exemplo pode, uma vez em instrumentos de busca que servem a urn duplo proposito: a) tornar os
mais, ser dado atraves do grupo nll 84, i8to e, documentos dos Servic;os Di- papeis conhecidos as pessoas que possam vir a se interessar pelos mesmos;
plomaticos ou Consulares. A Lista Especial nll 9, intitulada "List of Foreign e b) facilitar ao arquivista a pesquisa.
Service Post Records in the NationalAl'cmves" enumera os postos diploma- Os instrumentos de busca sao, dessa maneira, urn meio de eliminar 0
ticos e consulares da seguinte maneira: elemento pessoal no trabalho de atender, e de dar a essa fun~o bases segu-
Abissinia vel' Etiopia ras e metodicas.
Albania, 1922-39 44 pes cubicos o trabalho de descric;ao requer urn certo grau de abnegac;ao, pois 0 ar-
Alemanha, 1935-1913 89 pes cubicos quivista torna-se, a medida que descreve 0 material sob sua guarda, cada vez
Argentina, 1820-1932 72 pes cubicos menos necessario quando do seu uso. Por mei~ dos instrumentos de busca
Austria, 1837-1935 168 pes cubicos que prepara, compartilha com os colegas e com 0 publico em geral 0 conhe-
Austria-Hungria vel' Austria
cimento dos papeis sob seus cuidados. E assim deve ser. A fun~o do arqui-
Belgica, 1832-1935 101 pes cubicos
Estonia, 1930-37 5 pes c6bicos vista e revelar os tesouros de pesquisa a ele confiados e nao monopoliza-los
Etiopia 190,8-36 Com os documentos consula- e impedir sua consulta. Uma atitude de dominio e reserva em relac;ao ao
res de Adis-Abeba. acervo e imperdoavel no arquivista. Deve registrar seu conhecimento no papel
Finlandia, 1920-38 17 pes cubicos e nao 0 guardar apenas na cabe<;a. Deve descrever 0 material sob sua guarda
Fran<;a, 1789-1935 410 pes cubicos de maneira que outros, usando as descric;6es por ele feitas, possam se intei-

* N. do T.: Inserido depois do cap. 15do trabalho original por determina~ao do au-
tor.
rar do conteudo, arranjo e valor daquele. E, a medida que prossegue no seu procurar outros metodos de descri.;a,o que melhor atendam ao proposito de
trabalho de descri.;a,o, 0 acervo de seu deposito torna-se, gradativamente, tornar conhecido e acessivel 0 material existente nos depositos de manus-
mais acessivel a todos que com ele trabalham ou que devam consulta-Io. critos.
Alguns arquivistas se veem tentados a fazer-se indispensaveis a insti- Se urn arquivista concentra sua atenc;ao na descric;ao de pec;as avulsas, e
tuic;ao onde trabalham, guardando para si 0 conhecimento pessoal que pos- provavel que nao consiga, nem de longe, oferecer aos pesquisadores a espe-
suem do acervo. 0 fato de a instituic;ao depender deles para a prestac;ao de de de servic;o de referencia que e possivel pOl' meio de urn programa bem
servic;os da-Ihes uma especie de seguranc;a, 0 que os leva a nao destruir essa planejado. A obstinac;ao pelas pec;as avulsas que pode levar 0 arquivista a
seguranc;a fazendo trabalhos que tornariam sua intervenc;ao pessoal desne- relaciona-Ias em lista, catalogo e calendario pode tel' como resultado que 0

cessaria. seu deposito superlote de volumoso material nao tratado, ao qual nao pade
o al'quivista nao deve temer prejudicar-se tornando acessivel aos OU- dedicar a menor atenc;ao. Muitos repositorios de manuscritos nao dispoem
tros, na forma de instrumentos de busca (finding aids), 0 conhecimento que de tempo nem recursos para pl'oduzir instrumentos de busca que se refiram
possui de seu material. Obviamente, 0 seu conhecimento pessoal nunca po- as pec;as avulsas, cobrindo todo 0 seu acervo.
dera ser completamente suplantado pelos instrumentos de busca. POl' mais Uma tecnica que deve ser empregada em todos os depositos de manus-
bem pl'eparados que sejam tais instrumentos, eles nao podem transmitir critos e a da descric;ao coletiva. Trata-se de tecnica propria de arquivo, de-
todo 0 conhecimento existente no cerebro de urn arquivista bem informado. senvolvida pOl' arquivistas que se ocupam dos documentos modernos. Sig-
Nem foram esses instrumentos concebidos para suplantar sua atuac;ao. sao. nifica que os documentos SaDdescritos coletivamente, pOl'unidades de varios
meros instrumentos de "auxilio" (aid) no verdadeiro sentido da palavra, vi- tamanhos. Geralmente as maiores unidades de urn repositorio de manuscri-
sando simplesmente ajudar 0 arquivista e 0 pesquisador a encontrar 0 mate-
tos sao as colec;oes e muitos arquivistas aprenderam a descreve-Ias em guias
rial necessario. 0 conhecimento do arquivista e ainda necessal'io para aju-
e em outros instrumentos de busca gerais. A unidade a que se tern dedicado
dar a localizar 0 material com mais facilidade e em maior abundancia.
pouca atenc;ao e que, no entanto, a merece em especial, e a serie. E uma
unidade intermediaria entre a colec;ao e a pec;a individual.
A tecnica da descric;ao coletiva e urn verdadeiro "atalho" para se atingir
o objetivo de se conseguir controlar 0 acervo de urn deposito. Nenhum ar-
Algumas considerac;oes gerais devem ser levadas em conta ao se elabo- quivista estara suficientemente integrado em sua profissao antes de com-
rar urn program a de descric;ao de papeis privados. A essas desejo dedicar preender e aprender como aplica-Ia. E, uma vez aprendida a tecnica, ele deve
alguma aten.;a,o nos paragrafos seguintes: primeiro descrever os documentos coletivamente pOl' grupos e series e de-
1. Os papeis privados devem ser descritos tanto coletiva quanto indivi-
pois, somente se 0 carater e valor dos documentos justificarem tratamento
dualmente. Nos Estados Unidos, as tecnicas empregadas na descriC;ao de
individual, os descrevera pOl' pec;as avulsas. Se ele nao aprender a tecnica, e
papeis privados tern sido elaboradas, em grande parte, pelos bibliotecarios e
provavel que se debata perdido entre as inumeras pec;as individuais encon-
essas tecnicas, como e bem sabido, referem-se sobretudo ao tratamento de
tradas em todos os depositos, mesmo nos pequenos.
pec;as avulsas. E uma quesUio discutivel se as tecnicas baseadas principal-
2. Os papeis privados devem ser descritos da melhor maneira, defor-
mente nos principios biblioteconomicos fornecem a base para urn born pro-
ma afacilitar seu uso. Aqui da-se enfase a selec;ao do metoda de descric;ao.
grama de descric;ao de urn deposito de manuscritos. Durante muitos anos
As diferentes colec;6es de papeis privados possuem diferentes val ores e,
essas tecnicas foram aplicadas sem se discutir. Talvez haja chegado a oca-

ca 1=a p_
siao de se indagar sobre a utilidade de produzir varios instrumentos de bus-
avol••• , de avaliar a convenienda de 'ai, i.,'rumen,o" de ,e ~
conseqiientemente,
genealogistas,
diferentes usos. Algumas sao uteis especial mente aos
algumas principalmente aos estudiosos de antiguidades e
outras tern urn interesse essencialmente erudito e contem poueas informa-
'toes sobre pessoas ou lugares.
Diferentes tipos de instrumentos de busca sao necessarios as diversas
classes de pesquisadores. Se urn instrumento visa a servir eficazmente as
necessidades de urn genealogist a, deve conter informa'toes sobre pessoas.
Se visa a servir as necessidades de urn antiquario, deve conter informa'tao
sobre lugares ou coisas e, se visa a servir as necessidades do pesquisador,
deve conter informa'toes que divulguem 0 valor e 0 conteudo de varias cole-
'toes. 0 interesse cultural dos papeis privados pode ser mais bem servido por
urn programa de instrumentos de busca que seja exaustivo na sua cobertura
e seletivo em seus metodos de analise de documentos. Ao procurar urn repo-
sitorio, 0 pesquisador quer, em primeiro lugar, inteirar-se, ainda que super-
ficialmente, de todo 0 acervo. Deve-se, portanto, fomecer-Ihe urn instrumento
de busca que contenha informa'tao, embora proviso ria e superficial, sobre
todas as cole'toes de papeis sob a custodia do repositorio. Depois desse exa-
me inicial do acervo, decidira se certas cole'toes nele contidas sao pertinen-
tes ao assunto objeto de sua pesquisa. Sobre essas querera mais informa-
'toes do que as que se of ere cern num instrumento de busca que cobre todas
as cole'toes. No caso de cole'toes de papeis privados que sao sobretudo de
interesse genealogico ou antiquario, os indices de nomes de pessoas, lugares
e coisas, em geral, atenderao as necessidades do especialista, da mesma for-
ma que atendem as do genealogista e anH_Qu~rio.Nas cole'toes que tem um
interesse de pesquisa geral, 0 pesquisador espera obter informa'tao sobre
sua proveniencia (que pessoas ou entidades as criaram), carater (classes fi-
sieas e tipos) e conteudo (rela'tao com assuntos ou atividades).
o arquivista deve, entao, decidir duas coisas: a) determinar que espe-
cies de instrumentos de busea devem ser preparados para as varias cole'toes
de documentos. Deve, assim, adaptar 0 seu programa de descri't3.o de modo
a facilitar as finalidades especificas a que determinadas cole'toes de papeis
podem servir. Em rela.'tao a cada cole'tao, ele deve usar 0 metodo que melhor
atenda ao objetivo de tomar conhecido 0 seu conteudo, arranjo e importan-
cia; e b) determinar que especies de instrumentos de busea sao especial-
mente necessarias para servir a sua clientela. Enquanto um programa de
descri'tao deve servir as necessidades de todos os tipos de consulentes -
pesquisadores em geral, genealogistas e antiquarios -, deve servir particu-
larmente bem as necessidades das principais especies de consulentes.
o arquivista nao deve formular urn programa de descri'tao que exija urn
tratamento inteiramente uniforme de cada cole't3.o sob sua custodia. Seu
programa deve ser flexivel. Infelizmente, somente por uma questao de uni-
formidade e consistencia, os arquivistas, muitas vezes, produziram certos
tipos de instrumentos de busea - indices, catalogos e similares - sem con-
siderar se sao necessarios ou de possivel uso. Muitos deles, interessados so-
bretudo em pesquisas genealogicas, prepararam indices de nomes de pes-
soas e, muitas vezes, gavetas apos gavetas de indices em fichas. Outros, para
servir a mesma necessidade, prepararam extensos apanhados biograficos
de pessoas importantes no Estado ou na comunidade. Alguns, interessados
em pesquisa sobre lugares, prepararam indices para os nomes dos locais.
Outros, que ainda possuem a custodia de correspondencia ou dos primeiros
documentos importantes para a historia de uma area, laboriosamente pre-
pararam repertorios. E muitos, seguindo as praticas biblioteconomicas, acu-
mularam cataIogos sobre catalogos. E outros, nao sabendo que especie de
instrumentos de busca preparar, nada fizeram.
Uma coisa e certa: cada reposit6rio de manuscritos, a despeito do grau
em que deva servir uma clientela especializada, deve tomar seu acervo aces-
sivel (de modo geral) ao pesquisador. Por falta de urn born planejamento do
programa de instrumentos de busea, os arquivistas, muitas vezes, so podem
atender as simples necessidades dos genealogistas e dos antiquarios; os pes-
quisadores sao mal atendidos. Assim, os reposit9rios criados por grupos re-
ligiosos, sociedades historicas locais ou organiza'tOes dedicadas a genealogia
devem servir nao apenas aos seus interesses especiais; devem servir tam-
bem aos interesses da pesquisa erudita, pois os seus acervos incluem, em
geral, materiais que tern urn interesse para a pesquisa geral mais amplo do
que 0 das institui'toes que os criaram.
3. Todos os documentos de um reposit6rio devem ser imediatamente.
descritos em instrumentos de busca provis6rios. 0 arquivista deve abster-
se definitivamente da descri't3.o pormenorizada das series e ~ indivi--
duais ate que esteja habilitado a fornecer informa'toes imediatas sobre todo
o acervo de seu reposit6rio. Essas informa~6es devem ser fornecidas por meio
de instrumentos de busca provis6rios e talvez mais gerais.
4. Os documentos devem ser descritos em detalhes progressivamente
maiores. Urn arquivista deve nao somente tra'tar urn programa de descri't3.o
que atenda as necessidades especifieas de sua clientela, que tom~ conhecido
3.8 • A'Q"'"o' MOO"NO'
o conteudo e a importancia de colec;oes particulares e que de imediato co-
nhecimento de todas as cole<;6es; ele deve tambem planejar urn programa
I1
de descri<;ao que de constantemente mais informa<;oes sobre 0 seu acervo a mais espa<;o do que 0 normalmente existente nas fichas. Da mesma forma 0
medida que disponha de recursos para a descric;ao do mesmo. 0 objetivo de
uma descri<;ao mais intensa, e 6bvio, e melhorar a qualidade do servi<;o de
referencia. 0 programa de descri<;ao para cada reposit6rio de manuscritos
deve, pOl' conseguinte, incluir a produ<;ao de uma serie de instrumentos de
busca cuja sequencia vai do geral para 0 especifico, tornando a descri<;ao
cad a vez mais pormenorizada, a medida que 0 trabalho de descri<;ao conti-
nua. Tal programa de descri<;ao deve ser cuidadosamente planejado e as con-
siderac;6es a serem levadasem conta para 0 estabelecimento de uma ordem
de prioridade no preparo de instrumentos de busca para as varias colec;oes
saD: primeiro 0 uso que delas e feito e, segundo, a importancia das mesmas
para a pesquisa. Deve haver sele<;ao tanto no programa como no metodo de
descri<;ao.
5. Os instrumentos de busca devem ser deforma a: a) tomar mais co-
nhecido 0 conteudo, arranjo e importiincia; e b)facilitar 0 usa dos papeis
privados. A forma em fichas se adapta, e claro, aos instrumentos de busca
das bibliotecas. Os sistemas de indexac;ao e cataloga<;ao em fichas foram cria-
dos pelo Library Bureau, pouco depois de fundado pOl' Melvil Dewey, em
1876. As cole<;oes de bibliotecas saD cole<;oes que crescem constantemente,
havendo necessidade de se introduzir novo material em varios lugares da
cole<;ao e, pOl' outro lado, as fichas, que'p;dem ser inseridas em qualquer
ponto de urn fichario, saD assim adequadas a clescri<;ao das pe<;as distintas
na cole<;ao de uma biblioteca, cada qual inserida em seu proprio lugar, a
medida que seja adquirida.
Os instrumentos de busca de papeis privados devem ser em forma de
fichas sempre que se deseje: a) identificar assuntos especificos nos papeis,
como sejam nomes de pessoas, lugares, objetos, topicos e coisas semelhan-
tes; e b) identificar documentos especificos ou avulsos. POl' isso as fichas se
prestam ao preparo de catalogos de assuntos, indices de nomes e de topicos.
Os instrumentos de busca de papeis privados devem ser em forma de
paginas sempre que se desejar descrever coletivamente tais papeis. Assim as
descri<;oes de cole<;oes como urn todo, ou de series de~tro de cole<;oes, de-
vem normalmente aparecer em paginas, em vez de fichas. A apresenta<;ao
em pagina e conveniente POl'varias razoes:
I
A primeira e 0 espa<;o reduzido das fichas. A procedencia de uma cole-
<;ao muitas vezes nao pode ser indicada em poucas palavras e e necessario
conteudo, 0 arranjo e a importancia de determinadas . series, muitas vezes ,
nao podem ser indicados em poucas palavras, pois que tais series podem
consistir em muitos tipos fisicos e podem se relacionar com diversos assun-
tos ou atividades. E necessario mais espa<;o do que 0 normalmente existente
nas fichas.
A segunda razao e a falta de continuidade de informa<;ao nas fichas. Cada
ficha, em geral, contem informac;6es que nao se relacionam com as de outras
fichas. A intrincada rela<;ao entre as varias series nao pode ser mostrada nas
fichas sem se recorrer a elaborac;ao de referencias cruzadas. Nas paginas, ao
contrario, as rela<;oes organicas e de assunto das varias series podem ser
mostradas pelo modo em que se agrupam e arranjam as series.
A terceira razao e que 0 fator expansibilidade dos ficharios nao e neces-
sario no caso de instrumentos de busca de cole<;6es de manuscritos. As cole-
<;6esde papeis privados nao tern possibilidade de aumentar como acontece
com as cole<;6es das bibliotecas. Sao, em geral, fechadas, no sentido de que
nao mais recebem acrescimos. Se houver acrescimos serao feitos comumen-
te como adenda e nao como inser<;6es nas cole<;oes.
6. Um sistema de nota<;iio(ou simbolos) tem apenas uma aplica<;iio
limitada na descri<;iiode papeis privados. As rela<;6es de assuntos nao po-
dem ser realmente mostradas pOl' simbolos. Nao existe sistema de classifi-
ca<;ao (com simbolos para as varias classes de assuntos) que possa ser ima-
ginado e aplicado a papeis privados desde que os assuntos variam de colec;ao
para cole<;ao. Os simbolos us ados para indicar assuntos nos esquemas de
classifica<;ao de bibliotecas (tais como 0 Sistema Decimal de Dewey e 0 da
Biblioteca do Congresso) nao tern valor quando aplicados a papeis privados.
Nao podem ser aplicados do mesmo modo a duas colec;6es. Em virtude das
diferen<;as no modo de aplica<;ao a cada cole<;ao, somente saD inteligiveis aos
arquivistas que os aplicaram.
Nao se pode imaginal' uma serie de simbolos padronizados para mos-
trar as rela<;6es organicas dos componentes de uma cole<;ao que, como no
caso de grupos de arquivos, diferem de cole<;ao para cole<;ao.
Os simbolos atribuidos a unidades de papeis privados saD uteis apenas
para fins de referencia e cita<;ao, nao para descri<;ao.

Nos paragrafos seguintes e meu intento dedicar urn pouco de aten~o a
dois assuntos: a) as unidades segundo elas mesmas; b) os elementos em re-
la~o aos quais os papeis privados devem ser descritos.
Antes. que 0 arquivista possa descrever qualquer material documenta-
rio e necessario que saiba 0 que esta descrevendo. Deve conhecer as ligac;5es
fisicas de cada unidade coni que lida. as papeis privados, na minha opiniao,
dividem-se logicamente em tres especies. Sao elas: a) as colec;oes; b) as se-
ries dentro das colec;oes; e c) as unidades documentais avulsas dentro das
series.
As maio res e as menores dessas unidades SaDfacilmente identificaveis e
sao, em geral, estabelecidas pelo arquivista no curso de criaC;ao das mesma~.
Assim, urn arquivista normalmente nao tern dificuldades em definir os limi-
tes de uma coleC;ao. Consiste simplesmente em todo 0 material documenta-
rio recebido de uma determinada fonte, comumente, de uma (mica vez, mas
ocasionalmente em mais de uma. Assim, tambem 0 arquivista normalmente
nao tern dificuldade em identificar as unidades documentais avulsas. Em
geral consistem em unidades fisicas isoladas, tais como: a) volumes enca-
dernados; b) pastas ou mac;os, ou c) pec;as'~u'd~cumentos avulsos.
as metodos de descriC;ao formulados nos Estados Unidos na maio ria
relacionam-se com as grandes e com as pequenas unidades de papeis priva-
dos, isto e: com as colec;oes e com as unidades avulsas. Tem-se dispensado
menos aten~o as tecnicas descritivas que se aplicam a colec;oes do que as
que se aplicam a pec;as avulsas. Em sua bibliografia sobre a administra~o
de papeis privados os bibliotecirios americanos tem-se preocupado quase
que exclusivamente com estas ultimas. Alguns de seus artigos relativos a
elaborac;ao de repert6rios e as tecnicas de elabora~o de indices aplicam-se
principalmente a tais pec;as isoladas. E somente os bibliotecirios que tern
tido experiencia de arquivo se ocupam de outras unidades de tratamento
que nao pec;as avulsas.
Ha, contudo, unidades intermediarias entre as colec;oes e as pec;as isola-
das a que 0 arquivista deve prestar atenc;ao, se deseja executar urn born pro-
g<ama de descri<;iio.neve delin;,.,.as nnidades cnidadosamente. Tais nn.:.....J.
dades, as series, SaDestabelecidas, como acentuei anteriormente, tomando-
se por base 0 arranjo dos papeis, seu tipo fisico ou sua relaC;ao com 0 assunto
ou atividade.
a arranjo e a descriC;ao nao sao, assim, func;oes separaveis; uma se con-
funde com a outra. Ao descrever os documentos 0 arquivista simplesmente
o faz em relac;ao a unidades que foram fixadas durante 0 seu arranjo. A divi-
SaDde uma coleC;aoem diversas series capacita-o a descrever os documentos
coletivamente, isto e, descrever uma quantidade de pec;as individuais sob
uma unica entrada.
as papeis privados, da mesma maneira que os documentos oficiais, po-
dem ser descritos em relac;ao a dois aspectos distintos: a) conteudo substan-·
tivo; e b) forma unitaria e arranjo.
Podem ser descritos substantivamente em relac;ao a origem, assunto e
datas. as elementos substantivos SaDclaramente mostrados quando se res-
ponde as seguintes questoes:
1. Quem?
Pessoa ou entidade que produziu ou colecionou os papeis.
Pessoa ou entidade a que dizem respeito os papeis.
2. Onde?
Lugar ou lugares em que os papeis foram produzidos.
Lugares a que os papeis dizem respeito.
3. Que?
Atividade organica, se houver, a que se deve a produC;ao dos papeis.
Fenomenos ou fatos, quer envolvam pessoas ou coisas, que se acham
registrados nos papeis.
4. Quando?
Datas-limite entre as quais a colec;ao foi produzida.
Datas dos fatos a que se reporta a colec;ao.
as papeis privados podem ser descritos estruturalmente, em relac;ao ao
tipo e forma fisica e ao volume. as elementos fisicos ou estruturais SaDclara-
mente mostrados quando se respondem as seguintes questoes:
 ••"• 1. Se um simples documento, de que especie?
niencia, indicada pelo nome da pessoa ou entidade que produziu, colecio-

•• Carta?
Memorando?
InstrUl;oes?
nou, vendeu ou doou os papeis ao reposit6rio de manuscritos, ou pelos tres;
b) 0 carater, que deve ser indicado por meio de informac;ao sobre os princi-

•
pais tipos fisicos e formas ai encontradas, 0 assunto, refletido pela natureza
Formulario? etc.
da atividade que deu origem a sua produc;ao, 0 carater de seu produtor, e as

•• 2. Se um conjunto de documentos, de que especie?

Pasta?
Mac;o?
datas em que foram produzidos; e c) as condic;oes de aquisic;ao, incluindo, se
convier, informac;ao sobre 0 prec;o de compra, restric;6es quanta ao uso e

•
••
lilt
3. Se um volume encadernado, de que especie?
Registro?
Copiador de cartas?
Livro de copias prensadas? etc.
direitos autorais que couberem.

Deve-se preparar uma folha descritiva inicial (initial description sheet)

IJJ 4. Quantos documentos existem?
Em metros lineares?
Numero de volumes?
~ Numero de pastas, de mac;os?
Numero de documentos avulsos ou de pec;as?
Normalmente, os grandes grupos de papeis privados devem ser descri-
tos pelas seguintes especies de documentos que servem como um meio de pro-
ver um controle imediato e atualizado sobre todo 0 material sob custodia.
o registro de recolhimentos ou entradas (accession registers) deve des-
tinar-se a servir a propositos administrativos e nao a servir como instru-
mento debusca. Toda vez que se process a novo recolhimento, faz-se uma
entrada no registro para a fonte de onde proveio 0 material e as condic;oes de
aquisic;ao. A informac;ao para esse tombamento deve ser obtida do proprio
doador ou vendedor e atraves de rapido exame do material, imediatamente
antes ou apos a aquisic;ao.
o lanc;amento deve, normalmente, ser feito· numa folha-documento,
mantida com outras semelhantes, por um sistema de folhas soltas, ou numa
ficha. Deve conter os seguintes dados sobre cada recolhimento: a) a prove-
para cada colec;ao, logo apos 0 recebimento, ou assim que sofra novo acres-
cimo. No Arquivo Nacional esta folha se chama Folha de Registro (Registra-
tion sheet) e na Divisao de Manuscritos da Biblioteca do Congresso chama-
se Registro (Register). A folha descritiva destina-se a servir como urn
instrumento de busca inicial, e deve conter todas as informac;Oes que se pos~
sam obter prontamente atraves de urn rapido exame da colec;ao, antes que
seja ordenada. 0 carater provisorio da folha descritiva ha que ser reconheci-
do e deve evitar-se qualquer tentativa no sentido de prove-Ia de uma infor-
mac;iio acurada ou completa.
Normalmente, a folha descritiva deve consistir em urn breve documen-
to (uma ou duas paginas) narrativo ou descritivo que se otganiza da seguin-
te maneira: a) uma breve identificac;ao da colec;ao, como urn todo, na qual
figure 0 nome da pessoa ou entidade que a produziu, ou 0 nome do colecio-
nador. Se 0 nome do produtor e indicado, mencionar profissao ou profissoes
da pessoa (ex.: advogado, clerigo, dramaturgo, inventor) ou a atividade da
entidade (ex.: fabricac;ao de automoveis, explorac;ao de minas de carvao);
b) um paragrafo descritivo sobre a colec;ao, como um todo, no qual se indi-
cam informac;oes quanta aos principais tipos fisicos e form as nela encontra-
dos; 0 conteudo de assunto, listando-se as pessoas importantes, lugares,
coisas ou fatos com que a colec;ao se relacione, desde que identificaveis at~-
yes de um rapido exame; e as datas-limite em que a colec;ao foi produzida ou
reunida; e c) uma declarac;ao sobre condic;oes de acesso aos documentos,
indicando, se for 0 caso, restric;oes quanta ao uso e direitos autorais que
couberem.

As series de manuscritos, da mesma forma que as series de arquivos,
SaDestabelecidas pelo arquivista durante 0 arranjo dos documentos. Sao,
como foi dito, as unidades intermediarias entre as cole~6es e as pe~as docu-
mentarias individuais. Tao logo seja possivel, no program a de analisar cole-
~6es, deve-se descrever as series. Ha dois tipos de instrumentos de busca
nos quais isto e normalmente feito: a) inventarios; e b) catalogos de series.
Urn inventario de papeis privados e muito similar, ~m organiza~ao e
conteudo, a urn inventario de arquivos publicos. Deve, normalmente, cons-
tar de duas partes, a primeira consistindo em uma introdu~ao e a segunda,
nas entradas das series.
A introdu~ao de urn inventario contera informa~ao quanto a origem e
carater da col~ao e quanta as condi~6es de uso.
Nos paragrafos sobre a origem, a informa~o a ser fornecida e identica a
relativa a historia administrativa fornecida no inventario de arquivos de urn
orgao governamental. Se uma pessoa produziu a cole~o, os paragrafos sa-
bre sua proveniencia devem conter urn esbo~o biografico da mesma. A in-
forma~o contida nesse esbo~o sugere quanto ao conteudo da cole~o, na
mesma forma que a historia administrativa de urn orgao governamental in-
dic~ 0 conteudo de urn grupo de arquivos. 0 resumo biografico indicara suas
principais atividades (em rela~o as quais os documentos provavelmente
existem em sua col~o), indicara outras pessoas com quem haja convivido,
e os anos de existencia. Dessa forma se referira a maioria dos elementos
pertinentes a uma analise da substancia de uma cole~ao - as datas, os as-
suntos ou atividades a que diz respeito e as pessoas nela mencionadas.
o resumo biografico deve ser identioo aos que se encontram nos dicio-
narios biograficos. Deve, por exemplo, mostrar 0 seguinte:
• datas (dia, mes e ano) e lugar de nascimento e morte;
• nomes do pai, mae (nome de solteira), conjuge e filhos, nomes de ir-
maos e avos, se importantes, mudan~as no nome de familia ou do pro-
prionome;
• ocupa~o e condi~6es economicas dos pais;
• escolas, colegios, universidades freqiientados e graus colados (cursa-
dos ou honorarios); e
• carreira, ocupa~ao ou profissao, acontecimentos ou fatos notaveis a
que a pessoa esteve ligada, cargos ocupados, organiza~6es ou institui-
c;6es a que pertenceu, trabalhos (literarios, cientificos etc.), lugares
em que residiu.
Se a colec;aofoi produzida por uma entidade, os paragrafos sobre a ori-
gem devem conter urn apanhado historico da mesma. Nesse apanhado a in-
formac;ao mencionara as datas (dia, mes e ano) de sua criac;aoe dissoluc;ao
(se dissolvida); os lugares em que funcionou; os nomes das pessoas ligadas a
entidade, inclusive fundadores e funcioqarios; a especie de atividade, nego-
cio, profissao, instituic;ao, organiza~o, e assim por diante; e a significac;ao
do que produziu ou de suas atividades.
A introduC;aodeve tambem conter informac;ao quanta ao carater da co-
le~o como urn todo, com indicac;6esrelativas ao arranjo e organizaC;aoe sua
relac;aopara com outros materiais documentarios, e informac;6es quanta ao
usa, incluindo restric;6es e direitos de propriedade literaria que se aplica-
rem.
Cada serie deve ser descrita separadamente e a entrada tipica para a
serie deve mostrar 0 tipo ou tipos fisicos dos ~ocumentos, as datas-limite
entre as quais foram produzidos, substancia (proveniencia e assunto), quan-
tidade e 0 numero que Ihe foi atribuido. Urn inventario e, pelo proprio nome,
urn levantamento ou arrolamento de pec;as.No caso de urn inventario de
papeis privados, 0 arrolamento deve ser feito pelas series que existem e pe-
los assuntos (usando essa palavra em seu sentido lato) a que dizem respeito
as series. Os nomes das pessoas e lugares e os topicos de assuntos mencio-
nados nas series devem ser destacados. Se isso e feito, as entnidas das series
fornecem a base para produzir outros instrumentos de busca, pois a infor-
ma~o sobre nomes e topicos pode ser usada no preparo de cataIogos de
assuntos e indices.
Se uma cole~o de papeis privados e bem pequena e nao se presta a set
dividida em series separadas, a col~o inteira deve ser considerada uma
serie, e a informac;aoigualmente versara sobre os principais tipos fisiooscon•.
tidos na coleC;ao,datas-limite entre as quais foi produzida, substancia e quan-
tidade.
As unidades documentarias sao, normalmente, descritas em tres espe-
cies de instrumentos: a) listas; b) catalogos de pec;as; e c) repertorios. Nos
paragrafos seguintes pretendo dedi car urn pouco de atenc;ao a cada urn des-
A catalogaC;ao, tecnica oriunda da pratica biblioteconomica, nao e Urn ses tres tipos de documentos.
metodo recomendado para a descriC;ao de papeis ptivados. Como esses pa-
peis sac freqiientemente administrados por bibliotecarios, a tecnica de
cataloga-Ios tern sido aplicada. As unidades de catalogac;ao numa biblioteca
sac comumente precisas e definiveis - pec;as isoladas. As (micas unidades As listas de unidades documenarias (volumes, mac;os, pastas, documen-
precisas e facilmente definiveis em uma colec;ao de manuscritos ou sac as tos avulsos) contem uma breve descriC;ao de cada uma dessas unidades na
colec;oes au os documentos avulsos. Essas unidades ou sac muito grandes coleC;ao ou na serie dentro da coleC;ao.As listas, em geral, aparecem em for-
ou muito pequenas para admitirem uma catalogac;ao adequada. Uma entra- ma de paginas. Nas listas as unidades documentarias sac identificadas e
da catalografica para uma colec;ao dificilmente e expressiva, enquanto va- descritas principalmente em term os de sua forma fisica. As caracteristicas
rias entradas para as pec;as individuais sao, freqiientemente, muito numero- fisicas de cada pec;a sac indicadas atraves de res post as as mesmas questoes
que foram tratadas acima sob 0 titulo "Elementos da descriC;ao". A informa-
sas e igualmente sem significado.
C;aoreferente a substancia de uma pec;a, quando se da, e em geral bem sucin-
Catalogos de unidades intermediarias, isto e, de series, raramente sac
feitos pel a simples razao de que 0 conceito de serie nao e compreendido pela
ta e limitada a proveniencia (autoria) e suas datas.
Raramente se justifica que urn arquivista prepare listas de pec;as indivi-
maioria dos que possuem sob sua custodia papeis privados. E a catalogaC;ao
duais com objetivos que nao sejam os de dar conta das proprias unidades
e de utilidade duvidosa quando aplicada a series cuja apresentac;ao fisica e
documentarias. A menos que os dados descritivos sejam urn tanto comple-
conteudo de assunto sac muito variaveis. A diversidade de conteudo e de
tos, as listas nao sac particularmente uteis como instrumentos de busca.
tipo fisico toma dificil descrever as series' aaequadamente em forma de fi-
Comumente a informaC;ao sobre cada unidade e demasiadamente resumida
chas.
para elucidar 0 pesquisador. Se de todo sac preparadas, devem ser somente
Os catalogos de series simplesmente cantem a mesma informac;ao dada
para as pec;as mais valiosas de certas series ou colec;Oes.
nos inventarios de series; a unica diferenc;a consiste em que urn e em forma
de fichas e 0 outro em paginas. No catalogo de series a informaC;ao deve ser a
seguinte: as fichas relativas a entrada geral deveminformar sobre a origem
da coleC;ao,como urn todo, tal qual na introduC;ao de urn inventario, enquan-
Os catalogos de unidades documentarias sac semelhantes aos catalogos
to as fichas de entradas de series devem dar informac;ao sobre cada serie, tal
de series, apenas os documentos descritos (os mac;os, as pastas e os docu-
como nas entradas de series de urn inventario.
mentos avulsos) sac menores do que as series.
As fichas sobre cada uma das colec;oes em urn repositorio (tanto as en-
A informac;ao dada sobre cada unidade e identica a das !istas. As fichas
tradas gerais quanta as entradas de series) devem ser colocadas no catalogo
de entrada das unidades devem ser incorporadas ao catalogo de series e co-
sob uma das seguintes ordens: alfabeticamente, pelos titulos das colec;oes,
locadas apos as fichas de entrada das respectivas series.
ou numericamente, pelos numeros atribuidos a colec;ao.
As pec;as individuais, como foi visto anteriormente, sac muito pequenas
para serem catalogadas. Nao merecem a atenc;ao requerida no processo de

--,~~~
.....1 .
catalogac;ao que e, no todo, urn processo urn tanto lento. Dar a cada pec;a C- Carta ou escrito em forma de comunicac;ao.
CF - Carta firmada.
individual 0 tratamento padrao completo de catalogac;ao resulta em uma
CFA - Carta firmada, autografo.
perda de energia e esforc;o e e provavel que desvie de urn trabal1l.o mais cons- D- Documento outro que nao carta.
trutivo 0 pessoal do repositorio de manuscritos. Se os catalogos de unidades DE - Documento firmado.
chegarem a ser preparados, devem ser feitos somente para as series que con- DFA - Documento firmado, autografo.
NA - Nota autografa.
tenham pec;as de valor incomum.
Os indices devem incluir os nomes de pessoas e de lugares mencionados
nos documentos arrolados no repertorio. A elaborac;ao de urn calendario e
Repert6rios (calendars)
urn processo moroso e dispendioso, 0 que se justifica quanta a documentos
Os repertorios ou calendarios de pec;as avulsas contem substancialmen- de alta significac;ao. Esses documentos devem, e evidente, ter grande valor
te mais informac;oes sobre os documentos do que as listas, e sempre se refe- de pesquisa para compensar 0 tempo despendido no seu tratamento. Sem
rem a pec;as individuais e nao a agregados de pec;as, tais como mac;os, pastas duvida, essa foi a razao pela qual 0 Bureau of Rolls and Library do Departa-
ou volumes. Normalmente, se compoem de tres partes: a) a introduc;ao; mento de Estado preparou, de 1893 a 1903, 0 calendario dos papeis de
Jefferson, Madison e Monroe. Se as entradas do calendario saD em forma de
b) as entradas das pec;as; e c) 0 indice.
reproduc;ao da fraseologia exata do original sobre os assuntos essenciais,
A introduc;ao deve conter uma descric;ao coletiva das pec;as que estao
podem, muitas vezes, ser usadas em lugar dos documentos originais; mas,
sendo arroladas no repertorio, incluindo informac;oes sobre sua fonte e sig-
se 0 objetivo for tornar desnecessario 0 uso dos originais, ha urn processo
nificado.
mais barato e fiel que e 0 microfilme. 0 microfilme e 0 substituto moderno
As entradas das pec;as devem constar de tres partes. A primeira e a linha
do calendario sempre que se tenha por objetivo, atraves do preparo de resu-
do titulo de cada pec;a indicando a data - uma vez que as pec;as nos reperto-
mos, reduzir 0 uso dos documentos originais. E uma tecnica menos dispen-
rios se apresentam em ordem cronologica -, os nomes do destinatario e de
diosa do que a elaborac;ao de calendarios; e melhor, do ponto de vista da
q':!em escreve 0 documento. A segunda parte e-uma entrada, em paragrafo,
pesquisa, pois fornece urn texto completo e nao apenas urn resumo.
na,qual a materia de cada pec;a e indicada por uma das duas formas seguin-
Se repertorio ou calendario e feito sob a forma de interpretac;ao da lin-
tes: na forma de resumo corrido dos principais fatos e ideias; nessa forma 0
guagem sobre os principais fatos e ideias dos documentos, 0 melhor e mais
repertorio e essencialmente urn instrumento de busca no qual 0 conteudo
eficiente meio de fornecer informaC;ao talvez seja a compilac;ao de listas que
das pec;as individuais e indicado em forma condensada. A outra e em forma contenham uma descric;ao completa desses documentos. Nessas listas des-
de uma reproduc;ao da linguagem do documento sobre os aspectos essen- crevem-se os documentos de tal forma que as informac;oes essenciais se re-
ciais, com as proprias palavras do escritor, e de urn resumo dos assuntos nao velam aos estudiosos. Essas informac;6es dizem respeito ao tipo fisico, a ori-
essenciais. Consegue-se 0 resumo atraves da omissao de palavras e atraves gem, as datas e ao conteudo dos documentos. As listas, evidentemente, nao
da interpretac;ao do texto. Nesta ultima forma 0 repertorio e urn produto proporcionam tantos pormenores quanta os calendarios, mas ao pesquisa-
intermediario entre 0 instrumento de busca e a publicac;ao documentaria. dor pouco importa que urn documento privado seja identificado como uma
Os historiadores, principais utilizadores dos repertorios, tern, porvezes, ma- carta firmada ou como uma carta firmada autografada, pois 0 que ele quer
nifestado preferencia por esse tipo de calendario. A terceira parte da entra- saber, simplesmente, e se 0 documento se relaciona com 0 assunto de sua
da das pec;as refere-se as caracteristicas fisicas dos documentos atraves de pesquisa. Os simbolos, para essa materia, tern especificidade somente em
simbolos alfabeticos que SaDusados da seguinte maneira: relaC;ao a algumas especies de documentos, tais como cartas e notas, e todos

os outros tipos fisicos SaG enquadrados no termo geral "documentos". As-
sim sendo, as laboriosas investigal;oes que muitas vezes devem ser feitas
quanta aos auto res e destinatarios de cartas, para se preparar as entradas
dos calendarios, SaGgrandes consumidoras de tempo e ate certo ponto seus
resultados sao destituidos de significado.
.Uma segunda razao para a elaboral;ao do repertorio e a de tornar acessi-
veis os documentos que sao inacessiveis devido a caracteristicas fisicas. Urn
perfeito exemplo de calendarios que atendem a esse proposito sao os prepa-
rados para os rolos medievais pelo Public Record Office britanico. Esses 1'0-
los ou registros que contem copias de documentos, abreviados ou nao, con-
sistem em pe~as de pergaminho presas pelas extremidades e geralmente bem
longas. Como result ado da negligencia sofrida pOl' muitos dos documentos
publicos anteriores ao seculo XIX, muitos rolos estao em pobres condil;oes
fisicas e ofere cern grande dificuldade no seu uso. a que neles esta escrito e,
muitas vezes, quase indecifravel e em linguagem dificH de entender para
muitos dos atuais pesquisadores. as calendarios dos rolos sao, portanto,
documentos de grande utilidade.
Uma terceira razao para a elabora~ao de repertorios e protegeI' os docu-
mentos de grande valor intrinseco. as repertorios fornecem urn meio de
identificar precisamente os documentos nao apenas pelo autor e data, mas tam-
bem pelo assunto. Essa identifical;aO precis a reduz 0 manuseio. Esse propo-
sito pode, contudo, ser conseguido tao bern, e talvez mais economicamente,
p~'r:meio da microfilmagem dos documentcis preparados para esse fim, pOl'
urn arranjo e numeral;ao apropriados.
as papeis privados sao descritos em relal;ao aos assuntos nas tres espe-
cies seguintes de instrumentos: a) catalogos de assuntos; b) indices de no-
mes; e c) indices de topicos. A cada urn desejo dedicar alguma atenl;aO nos
paragrafos seguintes.
Antes de os papeis privados serem analisados quanta aos assuntos
devem se, em rela¢o a seus component •• , 1sto e, pdmeico se determin~
os elementos constitutivos da cole~o. Determina-se a unidade a ser catalo-
gada, sempre com bastante cuidado. as catalogos de assunto tanto podem
referir-se as series quanto as unidades dentro das series. Nesses catalogos as
fichas que contem dados descritivos sobre as series ou unidades sao agrupa-
das sob cabe~hos de assunto.
a problema dos cabec;alhos de assunto, em relal;ao aos quais as unida-
des sao catalogadas, precisa portanto de solul;ao. As unidades devem ser
catalogadas em relal;ao a cabel;alhos de assunto extraidos das listas padroes
de cabe~alhos preparadas para 0 material de bibliotecas? au deve elaborar-
se uma lista especial de cabel;alhos para 0 acervo de urn determinado reposi-
torio de manuscritos, ou varias listas de cabe<;alhos, separadas, que se adap-
tern a cada uma das cole~oes dentro de urn repositorio de documentos?
Ja que as colel;oes de papeis privados variam grandemente quanta ao
assunto, de colel;ao para cole~o, e de reposi~orio para reposit6rio, nao se
pode elaborar uma lista padrao de cabel;alhos de assunto que se aplique in-
distintamente ao acervo de todos os repositorios de manuscritos. Tampouco
sao as listas padroes de cabe~alhos de assuntos de bibliotecas satisfatorias.
Sou de opiniao que se deve preparar uma lista de cabec;alhos, numa base ad
hoc, para cada repositorio de manuscritos. Se as colel;oes do repositorio hou-
verem sido inventariadas, os inventarios fornecerao a informal;ao basica para
o preparo de tallista. A lista ha que conteI' urn numero limitado de grandes
cabel;alhos de assuntos que sejam mutuamente exclusivos e em relal;ao aos
quais as fichas possam ser agrupadas. Nao devera conteI' assuntos altamen-
te espedficos (limitados quanta a cobertura) e, uma'vez adotada, nao deve
ser constantemente ampliada para incluir novos assuntos.
Conquanto os simbolos possam ser usados com exito para designar as
cole¢es e as series dentro das cole¢es, nao deverao ser empregados no pro-
cesso de cataloga~o para mostrar' as relal;oes orgfmicas ou as de assunto
das series ou itens.
Desde que os pesquisadores acostumaram-se a usaI' catalogos de assun-
tos quando se trata de livros, esperam, muitas vezes, encontra-Ios tambem
para os manuscritos historicos. Ra duvida quanta a serem os catalogos de
assuntos os melhores meios de tornar conhecida a informal;ao subjetiva re-
ferente ao material de pesquisa em forma de manuscritos. A intricada e com-
plicada informa~o sobre as relal;Oes organicas e assuntos concernentes a
0
m_a_i_or
__
i_a_da._S~C-c.ol...:.e_l;_o_es_m_an_u_s_cn_'.ta.s.'
.e.p_a_rt_iC_U_I_a_rm_e_n_te_aq~u_e_l_as_
qUe_Sa_o_or_g.a
__
.-__
nicas na essencia, pode ser apresentada de maneira mais inteligivel e mais
completa em forma de pagina do que em ficbas. E a existencia de informa-
.;ao sobre os assuntos pode ser divulgada com maior capacidad~, e~ indices
de nomes ou de t6picos. Os indices, confessadamente, apenas mdlcam que
existe a informa.;ao sobre determinados assuntos em determinadas series,
nao descrevem as series em que se encontra a informa.;ao, como acontece
com os catalogos de assuntos. Mas esses dados descritivos podem ser obti-
dos fazendo-se referencia aos inventarios das series, se houverem sido fei-
tos.
Os indices de nomes de pessoas, como indiquei anteriormente, san uteis
sobretudo para os genealogistas, enquanto os de lugares san fundamental-
mente uteis aos antiquarios. Mas, em geral, indices de nomes san tambem
uteis aos pesquisadores de hist6ria geral quando suas pesquisas se limitam
a determinada area. Os indices de nomes, tanto quando se trata de lugares
como de pessoas, abrangerao todo 0 acervo de urn repositorio de manuscrito e
serao preparados depois que se hajam feito as descric;oes coletivas do acer-
yO, em inventarios e guias. Em vista do grande numero de nomes represen-
tados no acervo de qualquer repositorlo de manuscritos, por menor que seja,
os indices de nomes devem conter tao~sCffnetrte 0 minimo de informac;ao
sobre as pessoas ou lugares e sobre os documentos em que san mencionados.
Os indices, note-se, tern por objetivo localizar as unidades documenta-
rias(dentro de series ou grupos) que se relacionam com determinados as-
suntos; nao constituem meios de descriC;ao de tais pec;as. Portanto, ha que se
distinguir os indices dos catalogos que se referem a determinadas entidades
fisicas, como sejam as series ou unidades documentarias; os indices sim-
plesmente se referem aos assuntos tratados em tais entidades. Assim sendo,
os indices san instrumentos de localiza.;ao, os catalogos instrumentos de des-
cri.;ao.
Urn indice de nomes deve ter as seguintes caracteristicas:
a) cada ficha ou papeleta de entrada deve indicar 0 nome da pessoa ou
lugar mencionado na serle e identificar, por meio de simbolos, a serie em
que aparece. Nao se deve sobrecarregar a entrada com informa.;ao descriti-
va adicional, ja que seu unico prop6sito e indicar a serie que contem infor-
mac;ao sobre urn determinado nome. Deve-se notar que tal processo s6 pode
ser seguido se todas as series de uma colec;ao houverem sido estabelecidas
com propriedade, e se estiverem devidamente arranjadas e identificadas por
meio de simbolos;
b) 0 indice de nomes, progressivamente, incluira todas as colec;oes ou
series do depositarios de manuscritos; e
Os cabec;alhos de assuntos se referem a "coisas" (incluindo-se edificios,
navios ou outros objetos fisicos) ou a "filtOS" (0 que ocorre a pessoas ou a
coisas tais como condic;oes, problemas, atividades, programas, eventos, epi-
sodios, e assim por diante). Os pesquisadores interessados em coisas ou fa-
tos geralmente precisam investigar as colec;Oes inteiras. 0 objeto de suas
pesquisas nao e tao especifico quanta 0 dos pesquisadores que se interes-
sam por nomes de pessoas ou de lugares. A estes nao e, pois, necessario
conhecer as series especificas em que se encontram informac;oes sobre "fa-
tos" ou "coisas". Os indices tematicos, portanto, normalmente, nao devem
ser preparados antes que os indices nominais estejam prontos, pois as des-
cric;oes coletivas de papeis privados, isto e, os guias e inventarios, inicial-
mente serao suficientes para atender as necessidades de pesquisadores in-
teressados em "fatos" ou "coisas".
A totalidade de documentos sob a cust6dia de urn reposit6rio de ma-
nuscritos deve ser descrita em urn guia. A organizac;ao das entradas no guia
depende, ate certo ponto, da organizac;ao dada as colec;oes de manuscritos
de cada reposit6rio. Se as colec;oes houverem sido agrupadas em classes de
assuntos, 0 guia devera descreve-Ios em relac;ao a tais classes. Se as colec;Oes
foram simplesmente colocadas na ordem de seu recebimento, serao descri-
tas na ordem alfabetica de seus titulos ou na ordem numerica da entrada.
A descric;ao das colec;6es no guia baseia-se na informaC;ao preparada
quando da produc;ao de outros instrumentos de husca. Sobre cada cole.;ao
dar-se-a uma informac;ao sucinta quanto a origem, incluindo-se breves .da-
dos biograficos ou hist6ricos sobre a pessoa ou entidade que ~ produzlU e
sobre suas series, se houver, e ainda dados relativos ao tipo, perIodo, assun- Programa de publica~oes*
to e quantidade. _' . .
Deve-se preparar um indice que mostre a relac;ao entre as serIes e um-
dades, e os varios assuntos.
Ao EXAMINAR, EM capitulo anterior, a evolu<;ao dos arquivos na Franc;a, Ingla-
terra e Estados Unidos, assinalei que os historiadores tiveram especial in-
fluencia na criac;ao de tais instituic;6es, desde que, compreendendo 0 valor
das fontes documentarias, comec;aram a agir junto aos governos a fim de
proteger e tornar acessivel uma das principais fontes, qual seja ados docu-
mentos publicos. Por isso mesmo, muito devem os arquivistas aos historia-
dores. Essa divida, entretanto, vem sendo resgatada pela ajuda que prestam
aos historiadores, primeiro guiando-os aliraves de volumosa mass a de docu-
mentos, por meio dos instrumentos de busca e, depois, colocando a disposi-
c;ao daqueles os mais importantes documentos, mediante a publicac;ao de
colec;6es de documentos.
Na publicac;ao de fontes documentarias, os arquivistas e historiadores
tem-se ajudado mutuamente. A publicac;ao de documentos pelos arquivis-
tas serviu de estimulo as investigac;6es hist6ricas. Os historiadores come<;a-
ram a fazer estudos criticos com um certo grau de exatidao cientifica quando
se lhes facilitou 0 uso das fontes documentarias, especialmente depois da
publicac;ao de algumas das gran des colec;6es de fontes medievais.
Na Italia, os trabalhos de critica hist6rica iniciaram-se depois que
Ludovico Aptonio Muratori (1672-1750) publicou sua obra Rerum italicarum
scrip tores (Escritores de assuntos italianos, 1723-38, 28v.). Asfontes
divulgadas por Muratori constituem talvez a maior obra individual em toda
a hist6ria da historiografia. Eo talvez bastante significativo 0 fato de esse ho-
mem, conhecido como pai da historiografia italiana, haver sido arquivista
profissional e 0 conservador dos arquivos em Modena.

I
A grande colec;ao alema de fontes medievais Monumenta Germaniae
Historica (Monumentos da hist6ria alema), em 115 volumes, iniciada em
1826 e ainda em pUblicac;ao, que foi, em parte, trabalho de arquivistas, tam-

II * N. do T.: Capitulo 16 no original.

. --~.:,.1. .. -----_ .. _----'-------

bem estimulou 0 estudo critico da hist6ria medieval. Os documentos encon-
trados nos Monumenta tern sido utilizados, desde seu aparecimento, em
seminarios sobre arquivos para treinar estudantes de historiografia e de cien-
cias auxiliares da hist6ria. A publica~ao deve sua origem principalmente aos
esforc;os do barao yon Stein (1757-1831), notavel estadista da era napoleonica
cujo interesse pela pesquisa e publicac;ao hist6rica levou-o a fundar a Socie-
dade Hist6rica Alema (Gesellschaft for altere deutsche Geschichtskunde).
Sob os auspicios dessa sociedade foi iniciada aquela publicac;ao. Atualmente
e dirigida por uma comissao central constituida de membros das academias
de ciencias de Viena, Bedim e Munique. 0 seu principal orientador, durante
os primeiros 50 anos, foi George Heinrich Pertz (1795-1876). Quando Pertz
comec;ou a trabalhar nos Monumenta, em 1823, era secretario do Arquivo
de Hanover. Veio a ser mais tarde bibliotecario em Hanover e Bedim.
Na Inglaterra, a grande colec;ao Chroniclesand memorials of GreatBritain
a luz os ensinamentos recebidos dos historiadores. Suas obras foram verda-
deiros monumentos de erudic;ao hist6rica. Entretanto, alem dos conheci-
mentos de historia, tiveram de usar as ciencias auxiliares da historia, como
por exemplo a diplomatica, a paleografia e a esfragistica. E nesse ponto, diga-
se de passagem, que 0 trabalho daqueles arquivistas deve ser vivamente di-
ferenciado do trabalho dos arquivistas que lidam com documentos moder-
nos.
Cada vez mais os governos estao tomando a si a responsabilidade finan~
ceira da publicac;ao de fontes documentarias. A publicaC;ao das grandes cole-
C;6esmedievais vem sendo, agora, financiada por fundos publicos. Esse 0 e
caso da nova edic;ao da obra de Muratori Rerum italicarum scriptores e da <

and Ireland during the Middle Ages (Rerum Britannicarum mediiaevi

edi~ao aumentada de Monumentos da hist6ria alema, obras cuja origem se
scriptores), de 1858-1911, em 251 volumes, foi publicada sob a direc;ao.no-
deve a coragem de particulares.
minal do master of the rolls (arquivista-mor) e por isso e chamada de Rolls
Nos Estados Unidos 0 governo federal tern sido muito pr6digo no que
series. 0 material da colec;ao foi revisto por competentes historiadores que
diz respeito ao financiamento da publica~o de documentos. Depois de exa-
trabalharam juntamente com 0 deputy keeper (diretor em comissao) dos
minar as publicac;6es provenientes de fundos publicos, 0 dr. Clarence E.
public records no Public Record Office. * Alem das cronicas e mem6rias do
Carter , eminente historiador americano, afirmou, na Mississippi Valey
periodo medieval, a Rolls series inclui muitos repert6rios de documentos
oficiais, assim como listas e indices de otrtros- documentos publicos relativos
Historical Review, de junho de 1938: "...e claro que 0 Congresso nao con-e
trario ao principio geral de publicar-se os prin~ipais documentos nacionais
ao periodo moderno. A publicac;ao da Rolls series revelou a grande riqueza
e que esta pronto a dar a sua colabora~ao desde que haja prova de apoio
das fontes hist6ricas na Inglaterra, dando impulso naquele pais, assim como
autentico e genuino por parte de pessoas interessadas". Mesmo durante 0
o fizeram publica~6es semelhantes na Europa con~inental, ao desenvolvi-
periodo em que a na~ao estava se formando, em meio a uma revoluc;ao, 0
mento da escola modern a de critica hist6rica.
Congresso Continental deu 0 seu apoio ao plano Ebenezer Hazard para reu-
Os arquivistas tern recebido muita ajuda dos historiadores na publica-
nir e publicar uma cole~ao de importantes documentos publicos. 0 governo
c;ao das fontes documentarias. Na compilac;ao e revisao das grandes cole-
federal, desde sua institui~ao, tern publicado ou subvencionado a publiea!"
c;6es de fontes medievais, as quais ja fiz referencia, osarquivistas trouxeram
c;ao de numerosas e importantes colec;6es de documentos historicos. Entre
essas estao 0 American Archives, de Peter Force, 0 American State Papers,
* N. do T.: deputy keeper, nomeado pelo master of the rolls, autoridade maxima em os arquivos da War of the Rebellion, os volumes anuais de Foreign Relation$;
arquivos publicos, segundo a lei de 1838, para superintender 0 pessoal empregado do Departamento de Estado, e os volumes do Territorial Papers editad~
na guarda dos documentos sob custOdia daquele; a nova lei de 1958 (Public Record
pelo dr. Carter.
Act) transferiu a responsabilidade da guarda e preservac;ao dos documentos publi-
cos do master of the rolls para 0 lord chancellor (ministro da Justic;a membro da o programa do governo federal relativo a publicac;ao de documentos
Camara dos Lordes nomeado pelo primeiro-ministro) e a este cabe nomear urn keeper tern recebido com freqiiencia a aten~ao dos historiadores americanos. Foi
of public records, para, sob sua orientac;ao, dirigir 0 Public Record Office.
por insistencia destes que 0 presidente Theodore Roosevelt ha cerca de 40
338 • ARQU>VU' MOD""O' I
anos nomeou uma comissao formada por nove ilustres historiadores para 1 quiserem - arquivistas ou historiadores. E 0 historiador deveria ter, obvia-
fazer urn levantamento das fontes document<irias relativas a historia dos mente, uma oportunidade de fazer conhecidas suas necessidades no tocante
Estados Unidos, ja publicadas, assim como para opinar sobre a necessidade a publica<;oes documentarias, como alias 0 tern feito atraves da National
de publica<;oes adicionais. Depois de examinar as medidas tomadas pelos Historical Publications Commission; po rem, uma vez manifesta a sua ne-
governos europeus quanta a publica<;ao de fontes documentarias, aquela cessidade, deveria, talvez, confiar nas institui<;oes de custodia, a fim de que
comissao recomendou que 0 Congresso criasse uma comissao de carater per- tomassem as melhores medidas possiveis para a supervisao editorial de quais-
manente de publica<;6es historicas (Commission on Historical Publications) e quer publica<;oes que sejam executadas.
concedesse verbas para novas publica<;oes. Vinte e cinco anos mais ta~de, na No Arquivo Nacional dos Estados Unidos a tarefa de preparar originais
lei que criou os National Archives, foi prevista a cria<;ao de tal comissao. de publica<;oes de documentos vem sendo feita por historiadores e arquivis-
Essa comissao, entretanto, pouco realizou e foi substituida por outra, em tas; aqueles trabalhando nas principais publica<;oes feitas sob a forma tradi-
setembro de 1950. Esta ultima teve dupla fun<;ao: a) "tra<;ar pIanos, fazer cional de impressao e estes ultimos tendo a seu cargo as publica<;oes em
estimativas e recomenda<;oes para que tais trabalhos historicos e cole<;oes forma de microfilme. No Boletim nQ 7 sobre Historical editing 0 dr. Carter
de fontes sejam impressos ou divulgados sob outra forma mais apropriada, da instru<;oes para 0 preparo das fontes destinadas a impressao. No Staff
a expensas do governo"; e b) "cooperar e encorajar os orgaos do governo Information Paper n 19, "The preparation
Q
of records for publication on
federal, estadual e local, assim como institui<;oes nao-governamentais, so- microfilm", ha instru<;6es sobre como preparar 0 material a ser microfilmado.
ciedades e pessoas, no trabalho de recolher", preservar e publicar documen- A unica publica<;ao documentaria que esta agora sendo produzida em
t05 "importantes para a compreensao ... da historia dos Estados Unidos.104 forma impressa e a Territorial Papers of the United States. Esse projeto de
Essa comissao e uma das unidades que integram 0 National Archives and _ compila<;ao, edi<;5.o,revisao, anota<;ao e publica<;ao de papeis relativos ao
Records Service. governo dos territorios teve inicio antes da cria<;ao do Arquivo N acional. Foi,
Nos Estados Unidos, portanto, assim como em muitos outros paises, 0
inicialmente, autorizado pelo Congresso, em lei de 3 de mar<;o de 1925 e por
governo federal reconhece sua responsabilidade pela publica<;ao de fontes
leis posteriores, em aten<;ao a insistente solicita<;ao de historiadores, sobre-
documentarias. Constituiu uma comissao especial para ocupar-se exclusi-
tudo dos membros da American Historical Association, da Mississippi Valley
vamente do planejamento da publica<;ao de material dessa natureza. Essa
Historical Association e de varias sociedades historicas de ambito estadual e
a
comissao esta tentando, com exito, sob chefia do seu diretor executivo, 0
municipal. 0 trabalho do projeto come<;ou em 1931, no Departamento de
dr. Philip M. Hamer, promover projetos de publica<;ao adotando, em linhas
Estado, mas foi transferido, em 1950, para 0 Arquivo Nacional. 0 dr. Carter,
gerais, 0 criterio de empregar fundos privados para publicar material priva-
supervisor editorial do citado projeto, e historiador e especialista no assunto.
do e fundos publicos para material oficial.
Em 1940 iniciou-se no Arquivo Nacional urn programa de publical;io
Uma questao preocupou a comissao de historiadores americanos no-
documentaria em microfilme, sob a dire<;ao do dr. Solon J. Buck. Esse pro-
meada pelo presidente Roosevelt ha 40 anos: deveriam as publica<;oes docu-
grama, a principio conhecido como File Microcopy Program, e mais tarde
mentarias do governo ficar a cargo de organiza<;oes de historia ou de organi-
como Microfilm Publication Program, consiste na feitura de copias fac-si-
za<;oes arquivisticas? Essa questao da responsabilidade e uma das que tern
milares, em microfilme, de series seletivas de documentos de alto valor para
sido, em grande parte, resolvidas com 0 correr do tempo. Os editores parti-
a pesquisa. A List of National Archives microfilm publication, divulgada
culares podem escolher, para 0 preparo dos originais, e logico, quem bem
pelo Arquivo Nacional, em 1953, descreve 4.666 rolos de microfilmes nega-
tivos que reproduzem mais de 3 milMes de paginas de docum~ntos. Esse
United States. Federal Records Act, 1950. United States Code (44):302-401.
104 Section
503(d). numero aumentou agora para 4 milhoes. 0 trabalho de preparar documen-
tos para reprodu~o pOl'microfilme e feito pOl'arquivistas profissionais,
muitos dos quais saDtambem especializados em hist6ria.
Os programas de publicac;aoe de instrumentos de busca de urn arquivo
estao intimamente ligados. Normalmente, os documentos deVemestar des-
critos em instrumentos de busca antes de serem publicados. Tais instru-
mentos de busca facilitam 0 trabalho de selec;aoe preparo. Na elabora~o
desses instrumentos de busca em que se descrevem pec;asindividuais, como
pOl'exemplo, nas listas, 0 arquivista deve dar tao meticulosa atenc;ao ao de-
talhe quanta urn editor daria a publicac;aode tais pec;as.Resumindo, ambos
os trabalhos requerem a mesma pericia.
"A obra que mais se aproxima do ideal quanta a publica~o exaustiva
dos arquivos federais" e, na opiniao do dr. Carter, 0 American State Papers,
publicada pOl'Gales e Seaton entre 1831e 1961.105 Os 38 volumes dessa serie
contem informac;oes sobre todas as fases das atividades do governo federal
no periodo de 1789-1832. Seis desses volumes foram dedicados aos proble-
mas de relac;oesexteriores, sete a assuntos militares, quatro a assuntos na-
vais, dois a assuntos relativos aos indios, urn a assuntos postais, oito a terras
p~blicas, cinco a financ;as, dois a comerci<Tertavegac;ao,urn a demandas e
dois a assuntos diversos. Poucos aspectos da atividade federal deixaram de
ser focalizados nessa serie.
Na tentativa de atingir esse ideal, relativamente a publica~o de docu-
mentos publicos recentes, 0 arquivista deve tomar varias determinac;oes:
a) selecionar os documentos adequados para publicac;ao; b) determinar a
forma em que devem ser publicados; e c) decidir se cada documento deve
ser publicado na integra ou de forma resumida. Ha duas alternativas princi-
pais a serem pesadas quanto a forma de publica~o: a forma impressa e a
microfilmada.
E obviamente impratica~el publicar na forma impressa uma colec;aode
documentos referentes aos ultimos anos com a mesma cobertura total das
atividades federais focalizadas pelo American State Papers, em relac;aoao
passado. E imenso 0 numero de documentos publicos de periodos recentes
para permitir uma publica~o exaustiva, impressa. Com a enorme expansao
das atividades governamentais nos ultimos 50 anos, a perspectiva de obter-
se sob a forma impressa mesmo uma simples amostra da vasta produ~o
anual de documentos importantes tornou-se impraticavel. A forma de pu-
blicac;aoimpressa e dispendiosa, quase urn luxo. E sem duvida, entretanto,
mais conveniente, pois as paginas em letra de forma saDfaceisde ler (sem
projetores), faceis de comparar e mencionar.
A forma de publica~o impressa, pOl'conseguinte, deve ser reservada a
fontes documentarias do maior e mais amplo interesse para pesquisa. Seria
uma forma altamente seletiva de publica~o. Tem-se uma melhor exposic;ao
dos criterios para a selec;aode documentos publicos modernos a serem pu-
blicados sob a forma impressa, citando-se certos projetos de publicac;aoja
em vias de realiza~o ou apenas planejados.
Os documentos publicos tern maior probabilidade de merecer publica-
~o em forma impressa se se reportam as origens dos fatos. 0 Territorial
Papers of the United States ilustra a aplica~o desse criterio. Essa publica-
c;aoconsiste em papeis oficiais relativos a 28 territ6rios continentais dos
Estados Unidos antes de esses territ6rios serem admitidos como estados da
UnHio. Para que os documentos sejam selecionados tendo em vista a sua
inclusao naquela publica~o e mister que apresentem importancia relevante
quanta a administra~o de urn territ6rio. Os documentos, pOl'conseguinte,
mostram a evoluc;aodos territ6rios americanos e das respectivas adminis-
trac;oes. 0 criterio da rela~o dos documentos com as origens e tambem ilus-
trado atraves do plano organizado pela National Historical Publication
Commission, a fim de publicar urn documentario hist6rico completo do pri-
meiro Congresso Federal. 0 trabalho desse Congresso foi da maior impor-
tancia na instituic;ao dos principios, metodos de trabalho e organizac;ao.do
governo federal.
Os documentos oficiais podem ser escolhidos para publica~o sob a for-
ma impressa, se dizem respeito a relevantes acontecimentos ou epis6dios
hist6ricos. A aplica~o desse criterio e hem ilustrada pela fabulosa publica-
~o em 129volumes intitulada War of Rebellion: a compilation of the official
records of the Union and Confederate armies. Neste caso, a importancia do
acontecimento foi a principal justificativa para a publicac;ao.
 A forma impressa de publica~ao e especialmente adequada no caso de
documentos oficiais dispersos entre muitas series e que devem ser reunidos
numa ordem diferente, com rela~o a urn assunto especifico. E novamente
este 0 caso dos Territorial Papers, que sao selecionados dOligrupos de docu-
mentos do Arquivo Nacional e reunidos sem levar em considera~ao a ordem
em que foram arquivados quando de uso corrente, para proporcionar um
exame de todos os aspectos da atividade do governo americano, nos territo-
rios. E tambem 0 caso da projetada publica~ao do documentario historico
do primeiro Congresso Federal, publica~ao em que 0 material deve proceder
de fontes oficiais e particulares, bem como de publica<;6escontempodlneas.
A forma impressa, alem disso, se aplica a document os oficiais quando
as pe~as individuais requerem aten~ao editorial. Tal aten~ao pode ser dese-
jada em face da importancia das pe~as, da diversidade de suas fontes, ou ao
fato de serem elas citadas em publica<;6es,contemporaneas ou nao. Nesses
casos, podem ser necessarias notas para esclarecer quanto ao valor de cada
pe~, ou quanta as rela~6es com outras pe~as ou, ainda, para fazer referen-
cia a literatura relevante.
A reprodu~ao microfotogrMica e uma tecnica que se aplica a publica~ao
de muitas series de documentos modernos que nao podem ser reproduzi-
dos, devido ao custo, na forma convencional. E uma tecnica que torna possi-
vel a produ~ao de copias unicas ou edi~6es muito limitadas, a urn custo uni-
tario muito menor do que 0 de outras tecnicas de reprodu~ao. Pela
microfotografia podem obter-se pre~os unifcirios minimos, em edi~6es mui-
to reduzidas, pois 0 custo adicional na produ~ao de copias extras de filmes e
relativamente baixo, uma vez feito 0 negativo. Nos processos de near-print,
pOl'outro lado, e necessario tirar pelo menos 100 copias e em processos de
impressao, no minimo mil, para que se possa obter pre~os unitarios mini-
mos.
A reprodu~ao microfotografica e uma forma de publica~ao menos sele-
tiva do que a impressao. Pode, pOl'isso, ser empregada para a divulga~o de
documentos modernos de periodos recentes, de maneira completa como 01
foram os do periodo inicial do governo federal, no American State Papers. A
reprodu~o microfotografica pode ser usada para suprir as fontes basicas de
novos campos de estudo cujo progresso e freqiientemente prejudicado, de-
vido a falta de material. Possibilita 0 trabalho dos pesquisadores que se ocu-
pam com os complexos problemas da sociedade moderna, proporcionando-
~-~
lhes copias de materiais altamente especializados. E, em suma, uma tecnica
moderna que pode contribuir para uma sintese erudita da sociedade moderna.
A reprodu~o microfotogrMica, alem disso, oferece fac-similes exatos
de documentos originais. Pelo fato de ser essa tecnica urn processo mais
barato do que a impressao, muitos documentos que seriam normalmente
rejeitados para publica~ao em letras de fOrma,mais dispendiosa, poderiam
ser incluidos numa publica<;aoem microfilme, caso em que 0 trabalho edito-
rial para a prepara~ao dos documentos e minimo. Os comentarios editoriais
geralmente se referem a series completas antes que a assuntos individuais; a
analise subjetiva e reduzida, pois aquele que usar os documentos, mais do
que 0 editor, e responsavel pela determina~ao do significado dos documen-
tos reproduzidos.
As publica~6es em microfilme podem constituir suplementos de publi- .
ca~6es impressas. Varios exemplos podem ser citados. No caso dos docu-
mentos do Congresso Continental, a Biblioteca do Congresso de Washing-
ton publicou os Journals em 34 volumes (1904-1937), dos anos de 1774 a
1789.0 Arquivo Nacional, que recebeu os documentos em 1952, esta agora
preparando uma publica<;aoem microfilme de documentos suplementares
aqueles Journals. Planeja tambem 0 Arquivo Nacional suplementar os volu-
mes a serem impressos dos Territorial Papers, pOl' meio de copias, em
microfilmes, de documentos relativos aos territorios focalizados.
Os documentos podem ser reproduzidos de uma forma resumida nos
repertorios (calendars) cuja norma de elabor:a~aofoi fixada, e bem prova-
l vel, pelo Calendar of State Papel"Sbritanico. Os ingleses iniciaram a compi-
;!~
la~ao de repertorios de documentos publicos do seculo XIX. Quando se criou
o Public Record Office,em 1838, 0 diretor dos Arquivos Publicos, sir Palgrave
.j (1788-1861) incumbiu-se de preparar repertorios, sistematicamente, a me-
dida que os documentos fossem identificados, separados, classificados e ar-
I rolados em listas pela sua equipe de funcionarios. A partir de 1841,os reper-
torios elaborados naquele orgao foram impressos como apendices dos
)
relatorios anuais e depois de 1855 passaram a ser publicados numa serie a
1
t parte. A medida que 0 trabalho prosseguia os repertorios apresentavam-se
i cada vez mais completos, proporcionando, em alguns casos, tantas informa-
I ~6es sobre determinados documentos que se tornava desnecessaria a con-
; sulta dos originais. Quando os repertorios servem como substituto dos ori:'
1 ginais devido a abundancia de informa~6es neles contidas, podem ser
considerados uma forma de publicac;ao documentaria, embora, normalmen-
te, sejam considerados instrumentos de buscas.
o processo britanico de preparar repertorios foi adotado por muitos ar-
quivistas e historiadores dos Estados Unidos no fim do seculo XIX. Uma
serie completa de repertorios foi produzida, por exemplo, pelo Bureau of
Rolls e Biblioteca do Departamento de Estado, no periodo de 1893-1903. 0
mais notavel desses inclui os arquivos de Jefferson, Madison e Monroe, que
haviam sido adquiridos, por compra, pelo governo federal, cerca de 50 anos
antes. 0 metodo de repertorios esta tambem sendo adotado em alguns ar-
quivos estaduais. Uma excelente descric;ao desse processo, pelo dr. Morris
L. Radoff, encontra-se no artigo intitulado "A practical guide to calendaring",
publicado no American Archivist, abril e julho de 1948.
Servi~o de referenda *
A FINALIDADE DE todo 0 trabalho de arquivo e preservar os documentos de
valor e tor11(1-10sacessiveis a consulta. Os servi<;os do arquivista visam a este
duplo objetivo. Examina e avalia os documentos publicos a fim de determi-
nar se devem ser conservados ou destruidos, tendo em vista a sua futura
utiliza<;iio. Para tal utiliza<;iio recolhe os documentos, armazena-os e restau-
ra-os de forma a que sejam preservados e usados. Organiza-os de tal modo
que 0 arranjo que satisfez as necessidades oficiais satisfara tambem a pes-
quisa erudita; descreve-os nos instrumentos de busca de maneira que 0 con-
teudo e can Iter dos documentos se tornem conhecidos; intercede junto as
administrac;6es para que suspendam restric;6es, liberando os documentos a
consulta; facilita 0 acesso aos documentos em condic;6es que satisfa<;am tan-
to aos funcionarios como ao publico em geral, colocando-os igualmente a
disposic;ao de ambos.
As atividades de urn arquivista podem ser bem ilustradas pelo trabalho
do Arquivo Nacional dos Estados Unidos em relac;ao aos documentos do
governo federal. Antes da cria<;ao do Arquivo N~cional, os documentos acu~
mularam-se, durante seculo e meio, em diferentes.edificios tanto publicos
como particulares. No decorrer desse periodo esses documentos, de modo
geral, ja que nao estavam mais em uso, foram relegados a subsolos e aguas-
furtadas de dificil acesso on de a sua propria experiencia foi esquecida. A
primeira medida do Arquivo Nacional, portanto, foi proceder a urn levanta-
mento para obter informac;6es quanto a localizac;ao, volume e natureza da-
quele material, e, baseado nas informac;6es colhidas, recuperou os documen-
tos de valor. Passou entao a empreender urn trabalho sistematico de
fumigac;ao e limpeza, arrnazenando os documentos em depositos onde to-
das as condic;6es que afetavam a preservac;ao deles podiam ser controladas.
A seguir, iniciou a analise dos documentos, a fim de determinar sua nature-
za e importancia, bem como preparou instrumentos de busca para informar
 As restril;6es devem estar condicionadas a alguma limitac;ao no tempo,
as autoridades e ao publico que documentos existiam, e que informal;6es
de modo que todos os documentos preservados venham a ser, eventualmen-
podiam ser neles encontradas.
te, abertos ao uso do publico. 0 Arquivo N acional conseguiu obter legisla~o
Tratarei, neste capitulo, de dois aspectos do problema de tomar os do-
que suspende as restril;6es relativas ao uso de documentos que ja contem 50
cumentos acessiveis a consulta: a politica que deve orientar 0 acesso aos
anos, a menos que 0 arquivista determine, especialmente, que a restril;ao
documentos e as normas para utiliza~o dos mesmos.
deva ser prorrogada. Essa legislal;ao geral serve apenas para suspender res-
tric;6es descabidas quanta ao uso de documentos mais antigos, pois as limi-
tac;6es de tempo nao podem ser aplicadas indiscriminadamente ou unifor-
memente a todos os documentos do govemo. De acordo com dr. Waldo G.
Para estabelecer a politica de regulamental;ao quanta ao acesso aos do- Leland, urn limite cronol6gico "e, sem duvida, conveniente do ponto de vista
cumentos publicos que satisfal;a tanto aos funcioll<lrios quanta ao publico administrativo, mas e artificial e, desnecessariamente, dificulta ou impossi-
em geral, e necessario esbol;ar normas para determinar e impor restri<;6es bilita 0 curso de muitos tipos de pesquisas. Uma formula mais satisfat6ria
no uso dos documentos. Nos Estados Unidos, 0 primeiro passo para deter- seria adotar uma divisao cronol6gica quando entao as pesquisas em docu-
minar tais restric;6es e dado quando uma repartil;ao oferece documentos a mentos do periodo (exceto em casos especificos) poderiam ser feitas sem a
serem recolhidos ao Arquivo Nacional. Nesse momento, firma-se uma de- obtenl;ao de consentimento especial, mas as pesquisas em documentos pos-
clara~o de restril;6es que deve ser aceita pelo Arquivo Nacional e pela pr6- teriores aquela data-limite deveriam ser tratadas segundo seus meritos ... "106
pria repartic;ao. Se a repartil;aQ insiste em restric;6es descabidas, 0 Arquivo . A reduc;ao do periodo de tempo durante 0 qual os documentos saD negados
Nacional nao procede ao recolhimento dos documentos a que foram impos- a
ao exame critico de pesquisadores pode ter efeito negativo quanto qualida-
tas tais restric;6es. Essa declarac;ao e feita num documento chamado "Inven- de dos documentos produzidos, pois se os funcionarios publicos souberem
tario de acesso" (Accession inventory), que formaliza a transferencia da cus- que seus escritos virao a ser usados dentro em pouco (talvez ainda no seu
todia legal dos documentos da repartic;ao para 0 Arquivo Nacional. 0 segundo periodo de vida) para fins hist6ricos, poderao produzir documentos com vis-
passo para determinar as restric;6es e dado depois que os documentos sao tas a hist6ria. Podem fazer cons tar dos mesmos aquilo que acreditam refle-
recolhid~s ao edificio do Arquivo Nacional. ers documentos saD localizados, tira, meritoriamente, sobre eles ou sobre a administra~o a que estao liga-
para tratamento posterior, num grupo de docunientos (record group), que dos. Militares ou diplomatas, especialmente, estao em condil;6es de escrever
em geral, consiste, como foi visto, em documentos de uma entidade gover- para a posteridade sob tais circunstancias. 0 arquivista e, incidentalmente,
namental de importancia, tal como urn servic;o (bureau). Para cada "grupo" o historiador, precipitando a abertura dos documentos para uso publico po-
se preparam, entao, certos documentos de controle, inclusive uma "Declara- dem frustrar seus propositos de promover pesquisa objetiva. Deve-se facili-
l;ao de restril;6es" que engloba todas as restril;6es convencionadas em varios tar 0 uso dos documentos ao maximo possivel desde que nao contrarie 0
inventarios que dizem respeito a urn determinado grupo de documentos. interesse publico. Se, como vimos, 0 objetivo de urn arquivo de cust6dia e
Geralmente, a "Declaral;ao de restric;6es" e urn documento de uma pagina, tomar os documentos acessiveis, 0 arquivista, normalmente, favorece a po-
podendo, em certos casos, desdobrar-se em varias. As declaral;6es saD emi- litica de livre acesso. E ele uma especie de fisiocrata entre os que utilizam
tidas em papel de cor diferente a fim de chamar a atenc;ao dos funcionarios documentos; e uma especie de defensor do laissez-faire no que diz respeito
ao usa desses. Seu desejo e promover, ao maximo, a livre pesquisa. Sua con-
quanta a proibil;ao do uso de documentos com que estejam trabalhando. As
tribuic;ao para a busca da verdade consiste em to mar acessiveis as provas
declaral;6es saD tambem publicadas nos instrumentos de busca do Arquivo
Nacional. Esse processo serve para cristalizar os criterios de acesso aos do-
cumentos.
que possui. Acredita que, na maio ria das vezes, 0 interesse publico e mais
bem servido divulgando-se a verdade sobre todos os assuntos, mesmo os
desagradaveis, da vida publica, pois, como se diz, a verdade nos libertara. 0
arquivista nao e urn denunciador de escandalos, urn muckracker para usar a
expressao americana; nao e urn desenterrador de casos de corrup~o visan-
do expo-Ios aos olhos do publico. Como funcionario responsavel, tern cons-
ciencia de sua obriga<;ao de salvaguardar 0 interesse publico. Contudo, nao e
urn censor. Seujulgamento sobre 0 que tornar acesslvel e 0 que negar ao uso
publico baseia-se, assim, em considera<;oes conflitantes, pois seu desejo de
fomentar a livre pesquisa pode entrar em choque com exigencias de interes-
se publico. 0 interesse publico e algo imponderavel; pode ser urn agora e
outro mais tarde. Recomenda-se, pois, que 0 arquivista adote 0 meio-termo
ao concluir sobre 0 criterio a ser observado em rela<;ao ao acesso, levando
em considera<;ao todos os fatores relativos ao problema.
Vejamos algumas razoes pelas quais 0 acesso aos documentos deve ser
negado, no interesse do proprio publico. Ao mesmo tempo que considera-
mos esse assunto, vejamos se, sob certas circunstancias, os impedimentos
ao livre acesso podem ser levantados.
Em primeiro lugar, 0 interesse publico e obviamente mais bem servido
se for negado 0 acesso a documentos que contenham informa<;ao militar que
afete a seguran<;a presente e futura da na<;ao. Tais documentos devem ser
mantidos fQra do seu alcance. Ninguem, por~erto, discutira esse ponto de
vista. Geralmente cada pais publica regulamentos especiais controlando 0
acesso aos documentos dessa natureza. Nos Estados Unidos, tais documen-
tos sac administrados por regulamentos de seguran<;a cuja interpreta<;ao para
o pessoal do Arquivo Nacional se encontra no seu Handbook of procedures,
Embora os documentos militares, diretamente relacionados com a seguran-
<;anacional, nao devam ser abertos ao uso publico, isso nao significa que
todos os documentos militares devam ser negados a tal usa, indefinidamen-
te. A estrategia e tatica militares sac objeto de continuo estudo em todos os
estabelecimentos de defesa e pa,sslveis de estudo e criticas por parte de lide-
res politicos e do publico em geral, nas democracias. Se 0 governo e respon-
savel, perante 0 povo, por sua conduta na area de defesa, os documentos
relativos a atividade de defesa necessitam ser tao livremente cedidos para
exame quanta 0 permitam as necessidades de defesa. Os documentos relati-
vos a historia militar - pelo menos os relativos a feitos militares do passado
- devem ser liberados tao logo 0 seu conhecimento nao acarrete conflitos de
seguran<;a. Isso se apliea mesmo quando a informa<;ao contida nos docu-
mentos possa repercutir desfavoravelmente no valor de urn exercito, da es-
trategia de uma campanha, ou das taticas de uma batalha.
Em segundo lugar 0 interesse publico e manifestamente servido evitan-
do-se 0 acesso a documentos relativos a conduta de neg6cios estrangeiros,
no presente imediato. 0 segredo de negocia<;oes diplomaticas e taovital numa
sociedade democratica quanta em qualquer outra. Embora nas democracias
o publico tenha 0 direito de conhecer as maiores linhas de conduta do gover-
no em suas rela<;oes exteriores, 0 interesse publico dificilmente dir-se-a bem
servido, tornando-se objeto de debates publicos cada passe delicado dessas
atividades. A politica determinante das rela<;oes de urn governo com outro
desenvolve-se lentamente e reflete-se em documentos que abrangem longos
periodos de tempo. Convem, pois, que tais documentos sejam conservados
como secretos durante algum tempo. Ninguem, provavelmente, argumenta-
ra contra esse ponto de vista, embora as opinioes possam divergir no que
tange ao prazo durante 0 qual os documentos relativos a rela<;oes exteriores
nao devem ser abertos a investiga<;oes e quanta as pessoas e objetivos a que
o uso de tais documentos podera ser facilitado, antes de liberados de urn
modo geral. Nos Estados Unidos, Charles Evans Hughes, ministro de Esta-
do, estabeleceu, em 1921, urn certo numero de regras para 0 "estudo e pes-
qui sa" nos documentos de seu ministerio. Determinavam que "os requeren-
tes devem ser devidamente credenciados por fontes responsaveis, conhecidas
do ministerio, ou devem, eles proprios, ser conhecidos do ministerio. Nao se
concedera priviIegios de pesquisa, a menos que 0 ministerio esteja conven-
cido da responsabilidade do requerente e de que 0 objetivo da pesquisa pro-
jetada seja autentico e util".107Depois da II Guerra Mundial fixou-se uma
norma abrindo ao usa, pratieamente, todos os documentos do ministerio,
apos urn lapse de 25 anos. Em rela<;ao aos documentos mais recentes, 0 mi-
nisterio emitiu urn regulamento, emjaneiro de 1953, que fixou a sua politica
geral nos seguintes termos: "0 ministerio facilita 0 usa de sellS documentos
a pessoas estranhas ao servi<;o publico dos Estados Unidos, bem como a sellS
servidores, quando ocupados em pesquisas de carater privado, da maneira'
United States. Department
107 of State, order n. 210, May 28,1921. Ver tambem Noble,
1951:15.
mais liberal possivel, sem violar seus principios ou metodos, em conformi- mitisse 0 livre acesso a informa~o prestada em carater reservado. Tal infor-
dade com a seguranc;:a da nac;:ao,a protec;:ao do interesse publico e a eficiente mac;:ao nao seria obtida no futuro se nao se mantivesse 0 devido sigilo; 0
operac;:ao do ministerio". J08 Uma politica de "acesso limitado" e dificil de ser governo e moralmente obrigado a guardar sigilo. No segundo ponto, os inte-
ministrada com justic;:a e seu merito e duvidoso, pois 0 uso de documentos resses comerciais ou financeiros seriam prejudicados se a informac;:ao reser-
publicos deve ser facilitado sem se considerar a pessoa ou 0 seu objetivo. vada que prestam ao governo sobre produc;:ao, custo, lucros, operac;:6es e coi-
Uma vez que 0 arquivista controle 0 acesso aos documentos, aplicara 0 prin- sas semelhantes fosse posta a disposic;:ao de competidores. A revelac;:ao de tal
cipio de igualdade a todos os pesquisadores autenticos. 1sso equivale a dizer informa~o poderia custar, a algumas firmas, a propria existencia. Seria 0
que deve consentir no acesso tao prontamente a historiadores que criticam mesmo que expor segredos militares de urn pais a outro. A livre concorren-
administrac;:6es anteriores a respeito de politica exterior quanta aos que as cia, essencia do sistema economico americano, seria grandemente dificultada.
elogiam. Se isso nao ocorre, se os documentos estao abertos ao uso apenas Nos Estados Unidos, 0 Congresso tern salvaguardado 0 carater sigiloso
aos chamados "historiadores da corte", 0 objetivo de promover a livre inves- de varios tipos de negocios e dados financeiros por meio de numerosos at os
tigac;:ao se invalida. Nesse sentido, gostaria de salientar que 0 interesse pu- legislativos. A maioria desses atos se refere ao usa de tipos especificos de
blico, para efeito de cessao a consulta de documentos relacionados com ne- informac;:6es que vem sendo prestadas ao governo em carater confidencial.
gocios exteriores, pode variar grandemente, de acordo com as circunstancias. Uma lei geral, 0 Federal Reports Act; de 1942, regula todas as atividades
Depois da 1 Guerra Mundial, as chancelarias europeias, uma apos outra, relativas a coleta de dados por parte dos orgaos do governo federal. A infor-
abriram ao uso a maior parte de seus arquivos de negocios estrangeiros, al- mac;:ao confidencial e fornecida voluntariamente ou conseguida de acordo
gumas vezes para justificar a diplomacia de antes da guerra e em outi-as,
com dispositivos legais que conferem aos orgaos governamentais inclusive
como no caso da Russia e Alemanha, como desaprovac;:ao de urn governo de
poderes de citac;:aoemjuizo. A muito poucos orgaos foi concedido 0 poder de
antes da guerra. Em condic;:oes normais, aqueles documentos secretos se-
citac;:ao judicial para obter informac;:ao e segundo 0 Federal Reports Act a
riam negados a inspec;:ao publica, durante muitas gerac;:oes e, de fato, alguns
informa~o assim obtida somente pode ser revelada a outros orgaos investi-
ainda nao foram cedidos. Nos Estados Unidos, hoje em dia, alguns eruditos
dos do mesmo poder.
estao pressionando 0 governo no sentido de que lhes seja facilitado 0 acesso
Alguns exemplos de documentos que contem informac;:ao de carater re-
a documentac;:ao relativa a fatos dipl~rr;atiCos recentes. Considerac;:oes de
servado obtida de empresas comerciais sao:' a) os documentos relativos a
ordem politica podem reduzir 0 numero de anos em que 0 acesso a tais do-
estatisticas de vendas, de produc;:ao, de emprego e coisas semelhantes, apre-
cumentos sera facilitado.
sentados pelas industrias minerais ao Bureau de Minas; b) informac;:6es re-
Em terceiro lugar, 0 interesse publico e manifestamente servido, impe-
lativas ao custo e lucro, obtidas pelo Servic;:o de Administrac;:ao de Prec;:os
dindo-se 0 acesso a documentos que contenham materia confidencial e in-
como uma base para regulamentac;:6es e ajustes de prec;:osdurante a II Guer-
formac;:6es relativas a financ;:as. A revelac;:ao de tais informac;:6es pode ocasio-
nar efeitos contnlrios, por dois motivos: primeiro, pode afetar, adversamente, ra Mundial; e c) documentos sobre segredos e processos dos negocios, obti-

as relac;:6es entre 0 governo e as organizac;:6es privadas e os individuos de dos pela Comissao de Tarifas. Exemplos de documentos que contem infor-
quem se obtem a informac;:ao e, segundo, pode afetar negativamente as rela- mac;:6es confidenciais obtidas de empresas financeiras sao: a) relatorios de
c;:oesentre as proprias organizac;:oes privadas e os individuos. Explicarei urn fichas bancarias, pela Corporac;:ao de Seguro de Deposito Federal; e b) docu-
pouco mais. No primeiro ponto, a conduta de muitas atividades do governo mentos de transac;:6es na Junta de Comercio de Chicago, recebidos pela Ad-
de coleta de dados e fiscalizadores seria grandemente dificultada se se per- ministrac;:ao de Troca de Mercadorias. Exemplos de documentos que con-
tern informac;:6es sobre negocios e finan~s obtidas de pessoas particulares
sao: a) declarac;:oes de imposto de renda, recebidas pelo Bureau de Rendas
Internas; e b) declarar;oes de fazendas sobre medidas agrarias e rendimen-
tos recebidos pelo Bureau de Economia Agricola.
Como no caso de documentos militares e diplom<iticos, entretanto, ha
condir;oes sob as quais a liberar;ao de acesso a documentos financeiros e co-
merciais e de interesse publico. Tais documentos, como todos os demais ti-
pos de documentos confidenciais, perdem seu carater confidencial com 0
correr do tempo e devem ser liberados, como em geral 0 sao, depois de urn
certo prazo, para utilizar;ao por pesquisadores. Os periodos durante os quais
nao e permitida a consulta em geral devem ser menores do que no caso de
documentos militares e diplomaticos. E, sempre que possivel, devem-se ado-
tar medidas que permitam 0 uso corrente por pesquisadores que estejam
interessados apenas nos dados economicos e financeiros, de urn modo geral,
antes que nos dados relativos a firmas ou individuos especificos. 0 prop6si-
to do arquivista, em geral, deve ser 0 seguinte: definir as condir;oes de acesso
de tal forma que se possam realizar pesquisas de carater erudito, ao mesmo
tempo em que se protegem os interesses privados.
Em quarto lugar, serve-se, manifestamente, 0 interesse publico, evitan-
do-se 0 acesso a documentos que contenham certos tipos de informar;6es
pessoais. Nos governos modernos, cuja espera de ar;ao atinge, em grau sem-
pre crescente, a vida privada dos cidadaos, registra-se grande quantidade de
informar;ao de natureza privada. Certos tipos de documentos que contem
t!iis informar;oes sao familiares a todos nos. Entre os tipos de carater geral
estao as tabelas de recenseamentos, os documentos de servir;o militar, docu-
mentos de servir;o publico e prontuarios medicos. Entre os de tipos especiais
estao os relat6rios de investigar;6es de atividades criminais ou subversivas.
Comumente nao se deve dar divulgar;ao a informar;ao contida em tais docu-
mentos, prejudicial ao interesse do individuo ou a seus parentes pr6ximos.
Sem duvida, serve-se 0 interesse publico protegendo-se 0 que for de carater
reservado de cada cidadao. Pode, no entanto, haver excer;ao a essa regra quan-
do as ar;6es de urn individuo comprometem seriamente 0 Estado, como no
caso de atos criminosos. A regulamentar;ao desse assunto, em qualquer hi-
p6tese, nao deve impedir 0 acesso a documentos de servir;os de administra-
r;ao de pessoal ou de servir;os medicos, nem deve interceptar 0 uso de dados
pessoais, tais como os contidos em tabelas de recenseamentos, se tais dados
sao utilizados no seu conjunto e nao individualmente, nem deve aplicar-se
por urn periodo indefinido de tempo. A regulamelltar;ao talvez deva acres-
centar que os documentos sobre atividades oficiais dos servidores publicos,
distintos de documentos relativos a vida de cada urn, nao devem ser exclui-
dos da consulta, com base no fato de que 0 acesso aqueles possa ferir a repu-
tar;ao dos mesmos, pois os funcionarios publicos, quer no servir;o militar,
diplomatico ou civil, nao sao uma classe privilegiada e devem uma prestar;ao
de contas ao povo a que servem.
Vista que os documentos publicos sao propriedade do Estado, todos os
cidadaos que coletivamente 0 constituem tern a direito de usa-Ios. Os direi-
tos dos cidadaos como co-proprietarios, entretanto, nao chegam ao ponto
de permitir-Ihes, individualmente, usar osdocumentos de uma maneira pre-
judicial para as documentos. A propriedade do povo deve ser fielmente pre-
servada pelos encarregados de sua cust6dia oficial de modo que possa ser
usada pelas gerar;6es presentes, bem como pelas futuras. 0 arquivista deve,
pois, formular normas e metodos relativos ao usa de documentos que sejam
de interesse de todos. Deve telltar fazer com que se possa dispor do material
num maximo compativel com uma estimativa razoavel quanta a preserva-
r;ao do mesmo, pesando, de urn lado, as solicitar;6es dos consulentes atuais
e, do outro, as solicitar;oes da posteridade pela preservar;ao dos documentos.
Ao tornar 0 material sob sua cust6dia acessjvel ao usa, 0 arquivista nao
fara distinr;ao entre consulentes oficiais ou particulares. Ambos devem ser
igualmente bem servidos. Muitos arquivistas, especial mente na Europa, sao
de opiniao que urn arquivo, como parte do governo, deve dar preferencia ao
governo antes do publico. Deve-se, e 16gico, prover 0 governo dos documen-
tos necessarios ao seu trabalho corrente - primeira finalidade para a qual
foram criados. Mas urn arquivo de cust6dia ocupa-se, igualmente, do usa
que possa ser feito de seus documentos para fins de pesquisa - segunda
finalidade dos mesmos, pois 0 arquivo, como instituir;ao, e criado principal-
mente para preservar os documentos e possibilitar 0 seu uso. Essa assertiva
esta implicita na minha definir;ao de arquivos publicos - documentos ofi-
ciais que tern valor para fins outros que nao aqueles para os quais foram
criados, isto e, para fins secundarios.
Se ha de se estabelecer prioridades quanta ao uso dos documentos, de-
vem estas basear-se no can iter do que se solicit a e nao de quem 0 faz. Dentro
das categorias fixadas por tais propriedades, os pedidos devem ser atendi-
dos na ordem de chegada. Podera ser aconselhavel, e logico, dar-se uma cer-
ta prioridade, por exemplo, a pedidos que emanem do orgao do governo que
concede verbas para 0 arquivo.Mas 0 ideal e que os pedidos sejam atendi-
dos tomando-se por base a importancia dos mesmos. Todos devem ser aten-
didos com cortesia e considerac;ao, mas deve-se dispensar especial atenc;iio
aos pedidos de consulentes que buscam informac;ao necessaria a fundamen-
tac;ao de seus direitos legais ou civis e daqueles que se ocupam em trabalho
que contribuira de. maneira significativa para aumentar ou disseminar 0
conhecimento.
Pode-se dispor dos arquivos para uso de varias maneiras: podem ser
cedidos ao publico nas salas de consulta do arquivo, emprestados, forneci-
dos como copias ou, ainda, prestando-se a informac;ao contida nos docu-
mentos ou sobre os mesmos.
Conquanto se deva liberar os arquivos para uso, ha necessidade de pro-
tege-Ios quando de sua utilizac;ao. Os arquivistas devem observar certas nor-
mas ao lidarem com os pesquisadores. Devem solicitar-Ihes: a) que se iden-
tifiquem; b) que acusem, assinando recibo, a entrega dos documentos
cedidos, a fim de assegurar uma garantia pelos mesmos; e c) que se familia-
rizem com os regulamentos relativos ao uso dos proprios arquivos.
o arquivista, pela natureza de sua profissao, deseja constantemente
auxiliar 0 pesquisador. Suas indagac;6es discretas quanta aos pIanos de tra-
balho de um pesquisador, 0 assunto pelo qual esta 0 mesmo interessado,
tempo que se vem devotando a esse assunto e perguntas semelhantes nao se
originam em mera curiosidade. Agindo assim, 0 arquivista simplesmente
tenta obter a informac;ao que 0 habilitara a fornecer uma orientac;ao
prestimosa no uso dos arquivos que se acham sob sua custodia. Nada ha de
burocratico na exigencia de que 0 pesquisador fornec;a informaC;ao sobre sua
identidade. A urn arquivista importam menos as qualificac;oes do pesquisa-
dor do que a confianc;a em seus objetivos. A exigencia quanta a identidade
torna-se necessaria para proteger as fontes arquivisticas. Justifica-se perfei-
tamente que 0 arquivista fac;a com que os pretendentes ao uso assinem pelos
documentos que recebem, po is e responsavel pela preservac;ao dos mesmos,
e alguns documentos podem ter grande valor monetario. Cabe ao arquivista
solicitar a todo pesquisador, sem considerar quaD importante possa 0 mes-
mo ser, oujulgar-se, que se familiarize com 0 regulamento do arquivo relati-
vo ao uso dos documentos. Urn pesquisador verdadeiramente importante
nao fara objec;ao a observancia de umas poucas regras sensatas, formuladas
para preservar as fontes culturais que utiliza.
As normas que regulamentam 0 uso dos arquivos federais nos Estados
Unidos foram publicadas no Federal Register (Diario Oficial) e tern forc;a de
lei. Sao, em geral, semelhantes aos regulamentos da maioria dos arquivos
publicos. Visam a: a) proteger os documentos contra danos fisicos que pos-
sam advir: do usa de varios tipos de prendedores de papel, de serem dobra-
dos ou de trato indevido; de se fumar ou comer ao mesmo tempo que se
us am os documentos, ou de se empregarem substancias quimicas fotografi-
cas perto dos mesmos, e b) proteger os documentos contra todos os atos que
possam prejudicar a integridade dos mesmos, tais como dar-Ihes uma or-
dem diferente, altera-Ios ou escrever nos mesmos. Se essas regras restritivas
parecerem muito severas ha que compara-las com as enormes facilidades
que as instituic;oes arquivisticas modernas oferecem aos pesquisadores, quan-
to ao uso dos arquivos.
Os documentos poderao ser emprestados, quando 0 forem, de institui-
c;ao para instituic;ao, e nunca a individuos. Proceder-se-a a emprestimos aos
orgiios do governo que hajam produzido os documentos ou a instituic;oes de
pesquisas particulares, de responsabilidade, mas nunca a pessoas, quer per-
tenc;am, ou nao, ao servic;o publico. 0 emprestimoa orgaos governamentais
sera apenas para fins oficiais; os orgaos devem reconhecer a atribuic;ao do
arquivo como uma instituic;ao que dispoe dos papeis para outros fins e enca-
minhar este ultimo tipo de pedidos para que seja atendido diretamente pelo
arquivo. Outros orgaos do governo nao devem ser intermediarios entre pes-
soas particulares e 0 arquivo, na tarefa de utilizar 0 material do arquivo ou a
informac;ao dele extraida.
Somente se procedera 0 emprestimo de documentos sob condic;oes que
os preservem fisicamente e garantam 0 seu carater de arquivo. Deve-se pe-
sar 0 possivel dano ou destruic;ao dos arquivos pelo usa fora da sede contra
as reais necessidades de quem os solicita por emprestimo. Os papeis que
apresentem frageis condic;oes fisicas nao devem ser emprestados aQtes que
sejam restaurados. Nao se deve admitir qualquer mutila~o, altera~o ou
modifica~o na seqiiencia dos papeis quando emprestados.
• as documentos do arquivo podem, ocasionalmente, ser emprestados,
para serem exibidos em exposi<;oes, a outros argaos do governo ou institui-
<;oes. Nesse caso os documentos devem ser devidamente segurados, procu-
rando-se atender as necessarias exigencias para 0 perfeito acondicionamen-
to e prote<;ao fisica dos documentos e todas as despesas (inclusive de custo
de passagem e outros gastos do funcionario do arquivo portador dos docu-
mentos e encarregado de sua guarda durante a exposi<;ao) serao pagas pelo
orgao ou institui<;ao que solicit a 0 emprestimo.
No Arquivo Nacional as normas que regulam 0 uso dos documentos fa-
zem distin<;ao entre 0 uso pelo governo e pelo publico. A diferen<;a mais im-
portante consiste no fato de que se permite 0 emprestimo de documentos
para uso fora da sede do Arquivo Nacional aos argaos do governo, nao sendo
o mesmo permitido a institui<;Oes privadas ou a individuos. as documentos
de que necessite urn argao do governo sao, em geral, levados pelo Arquivo
Nacional e entregues a urn funcionario designado como responsavel pelos
mesmos. As normas relativas ao uso dos arquivos federais encontram-se
publicadas nos Regulamentos da AdministrQl;iio dos Servir;os Gerais (Ge-
neral Services Administration), titulo 3, sob 0 titulo Federal records. Esses
regulamentos, que tern fOr<;ade lei, permitem 0 emprestimo de documen-
tos, mas rezam que: . .p " ••
a) os documentos de valor intrinseco excepcional nao serao removidos
do edificio do Arquivo Nacional, exceto com a aprova~o escrita do arquivista;
b) os documentos que se apresentem em fragil estado ou apresentem
qualquer outro tipo de dano cujo manuseio acarrete perigo para os mesmos
nao serao emprestados;
c) cada funcionario que solicite documentos emprestados fornecera urn
recibo no momenta que the forem os mesmos entregues e assumira a res-
ponsabilidade pela sua imediata devolu~o quando expirado 0 prazo do em-
prestimo.
Freqiientemente, conforme as circunstancias, aconselha-se que se for-
ne<;am aos consulentes reprodu<;oes em vez dos proprios documentos na for-
ma original. Normalmente, o Arquivo Nacional, sempre que solicitado, for-
nece gratuitamente aos demais orgaos governamentais reprodu<;oes de do-
cumentos para fins oficiais correntes. Deve-se instar os funcionarios a acei-
tar reprodu<;oes ao inves dos originais, sempre que sejam muito valiosos ou
se apresentem em mau estado. Solicita<;oes descabidas, tais como as que
requeiram urn excessivo trabalho preparatario para a reprodu<;ao, devem,
entretanto, ser rejeitadas.
Tambem se deve procurar fornecer reprodu<;oes, a pre<;o de custo, em
vez de emprestar-se os originais a outros arquivos. Normalmente, quando
se trata de grandes series de documentos, as reprodw;6es serao em forma de
microfilme. Atraves de seu programa de publica<;ao de microfilmes 0 Arqui-
vo Nacional tornou possivel 0 usa de muitos corpos de documentos impor-
tantes para a pesquisa, na forma de filme. As publica<;6es em microfilme,
agora compreendendo mais de 4 milhoes de documentos, reduzem grande-
mente a necessidade de emprestar documentos a outros arquivos.
As reprodu<;oes a pedido de consulentes particulares serao feitas, sem-
pre que razoaveis, a pre<;o de custo. Fornecendo tais reprodu<;oes 0 arquivo
desobriga 0 consulente, que se empenha em laborioso trabalho de transcre-
ver e, freqiientemente, de fazer anota<;6es a mao sobre os documentos.
Esse tipo de servi<;o de referencia consiste em fornecer informa<;6es ex-
traidas de documentos, ou informa<;6es sobre os documentos, distinguindo-
se do trabalho de fornecer os praprios documentos, ou capias, para uso. A
informa~o sera dada por telefone, carta, comunicados escritos, ou pessoal-
mente. Certos pedidos de informa<;iio podem ser criteriosamente negados.
Entre esses contam-se pedidos de pessoas que procuram informa<;iio para
fins que podem ser devidamente atendidos pelo usa de materiais publica-
dos, nos paises onde existem bibliotecas apropriadas. a arquivo nao deve,
normalmente, prestar informa<;6es sobre materiais de bibliotecas, mesmo a
pessoas que se ocupem de importantes projetos de pesquisas, podendo, no
entanto, dar sugestoes bibliograficas gerais, desde que para isso nao neces-
site fazer pesquisa especial.
a grau ou extensao da informa<;iio que se deve prestar sobre os docu-
mentos depende do carater do pedido. Quando se trata de pedido sobre do-
cumentos de interesse geral e que, pOl' essa razao, haja possibilidade de ocor- sua atitude de julgamento interrompida, como comumente acontece em epo-
rer outra vez, pode despender-se urn tempo considenlvel no preparo de uma cas de perturba<;oes. Podem ser como "nuvens que sao carregadas pela tem-
descri<;ao, quanto a substancia dos documentos. Ou, nos casos em que 0 pe- pestade" de preconceitos ideol6gicos. 0 trabalho do arquivista, em qualquer
dido, uma vez atendido, resulta em informa<;ao sobre certos documentos em epoca, e preservar imparcialrnente 0 testemunho, sem contamina<;iio de ten-
constante uso, entao, uma vez mais, se justifica que se despenda urn longo dencias politicas ou ideol6gicas, de forma que, tomando-se POl' base esse
tempo para prestar-se a informa<;iio. Menos tempo deve ser gas to em pedi- testemunho, os julgamentos sobre homens e fatos que os historiadores, POl'
dos de informa<;ao que contribuam apenas para atender ao hobby de uma deficiencias humanas, estejam momentaneamente incapacitados de profe-
pessoa. rir, possam ser proferidos pel a posteridade. Os arquivistas sao, pois, os
Em geral, 0 arquivista deve auxiliar os pesquisadores pOl' todos os meios guardi6es da verdade ou, ao menos, da prova sobre cuja base pode firmar-se
possiveis. Deve encaminha-Ios aos documentos que atendam aos seus inte- a verdade.
resses. Embora nao deva tentar dirigir suas pesquisas, fornecenl inform a-
<;aosobre os documentos e seu valor de tal forma que apresente sugest6es,
abrindo-Ihes novos campos de pesquisa. 0 arquivista, porem, interpretara
os documentos somente no sentido de identifica-Ios e descreve-los, nao para
revelar 0 significado dos mesmos, em rela<;ao a determinado assunto. Nao
deve dizer que 0 documento mostra isso ou aquiIo ou que sustenta determi-
nada tese contra uma outra. As interpreta<;6es do arquivista devem tel' pOl'
objetivo apenas tornar conhecido 0 carater e conte6do literal dos documen-
tos. Suas rela<;6es para com todos os pesquisadores sao as de urn profissio-
nal. Nao deve, desavisadamente, discutir 0 trabalho que saiba estarem os
mesmos fazendo. Mas se 0 conhecimento de uma pesquisa, que ja vem sen-
do realizada pOl' urn pesquisador, for util a outro, pode 0 arquivista pedir
permissao para informal' 0 outro de que tal peS'qliis-a esta em processo. Fi-
nalmente, se executa pesquisas pr6prias, deve 0 arquivista faze-Ias em cara-
tel' nao oficial, pois ele e empregado para ser um arquivista e nao urn pesqui-
sador. Nao deve subordinar seus deveres profissionais a seus interesses
particulares de pesquisas. Numa palavra, deve ofere eel' seu conhecimento
sobre os docnmentos indistintamente, mesmo com sacrificio de seus pr6-
prios interesses de pesquisador.
o arquivista, assim, pode ser considerado urn cortador de lenha e urn
desviador de aguas para eruditos. Em momentos de ceticismo podera obser-
val' que a lenha que ele cortou esta se convertendo num lote de "madeira
erudita" ou que esta sendo desvirtuada e que se os usos eruditos dos seus
materiais sao fUteis, mais ainda 0 sao seus trabalhos em prol dos mesmos.
Mas essa opiniao nao coloca 0 seu trabalho sob sua verdadeira perspectiva.
Os historiadores podem perder seu equilibrio, sua objetividade, podem tel'

._--~
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vos oficiais, 168
ACESSO aos arquivos recolhidos, 26-7,
151,345-55
declara~oes confidenciais, 350-3
- legislac;ao,170,351
prazos, 347-9
restri~oes, 55, 337, 345-53
Revoluc;iioFrancesa, 27
uer tambem Uso dos arquivos
ACETATOde celulose, camada de, 234-8
ACIDEZ, neutraliza~ao da, 236-7
ADAMS,John, 284
ADAMS, Randolph G., 168
ADMINISTRAGAOde arquivos
ver Arquivos correntes - Adminis-
tra~ao; Arquivos de custodia
ADMINISTRAGAOde Servi~os Gerais,
Estados Ullidos, 60, 71, 88, 91
organograma, 87
AGENCE Temporaire des Titres, Frall-
~a,32
AGENTES de deteriora~ao dos docu-
mentos, 231-6
externos, 231-2
luz, 231-2
polui~ao atmosferica, 231-2
temperatura desfavofllvel, 231-2
umidade, 231-2
internos, 124-5, 234-6
AINSWORTH, Fred C., 123-4
ALEMANHA
arquivos correntes - sistema de re-
gistro, 59,100
arquivos- defini~ao, 37
arquivos estaduais e locais, 247
arranjo, 245-7
avalia~ao, 184-5
descri~ao, 294-7
destina~ao, 59-60
Instituto de Ensino de Arquivista e
Historia, Berlim-Dahlem, 175
publicac;aode fontes documentarias,
336
Sociedade Historica Alema, 336
unidades de arquivamento, 294-7
valores probatorios, 184-6
ALFANUMERICO
ver Sistemas de arquivamento de do-
cumentos correntes
AMBERGFile and Index Company, 120
AMERICANArchives, 337
AMERICAN Archivist, 234, 236-7, 344
AMERICAN Historical Association, 30,
167, 252, 339
AMERICAN Letters, 116 ARQUIVISTA-mor da Inglaterra ARQUIVOS correntes (cont.) ARQUIVOS estaduais e locais, 226-7,
AMERICAN State Papers, 337, 340, 342 atribuic;Oes quanta ao descarte, 137-8 natureza das atividades, 67-70 236-7
AMERICAN University, Washington, 177 publicac;Oes documentarias, 335-6 responsabilidade de urn orgao cen- arranjo
AMOSTRAGEM estatistica - Sele~o de ARQUIVlSTICA tral,70-4
Alemanha, 247
documentos, 209, 222-5 cursos e curriculos, 174-7 sistemas de registro, 97-111
Estados Unidos, 252
ANALISE de documentos natureza das atividades, 159-61, 171-2, ver tambem Sistemas de arquiva-
Franc;a, 240-5
ver Descric;ao mento de documentos correntes
233 Paises Baixos, 247-50
ANDREWS, Charles M., 32, 44 ARQUlVOS correntes, servic;o de, 66,
terminologia, 35-6 colec;oes de manuscritos, 275-6
ANNUAIRE des Bibliotheques et des 72-3,113
uso dos documentos, 353 hierarquia administrativa, 163-4
Archives, 242 ARQUIVOS correntes descentralizados
ver tambem Arquivos correntes; Ar- instrumentos de busca, 174
AR-condicionado, 232 vel' Arquivos correntes - administra-
quivos de custodia; Principios da publicac;ao, 338-9
ARCHIEF (servic;o de registro), 36, 40, c;ao
arquivologia ARQUIVOS de farnilias e de finnas
54,248 ARQUIVOS de custOdia
ARQUlVO e biblioteca - diferenc;as e vel' Arquivos privados
ARCHWAL collection, 36 administrac;ao - pontos essenciais,
semelhanc;as, 43-52, 241, 252-3, 314-5, ARQUIVOS historicos
ARCHWALIA,35 155-77
357-8 vel' Arquivos nacionais
ARCHWE quality, 39 comparac;ao com biblioteca, 43-52,
ARQUlVO Nacional e Servic;o de Docu- ARQUIVOS horizontais, 233-4
ARMAZENAGEM e preserva~o dos do- 164-5,172
mentos, Estados Unidos, 84, 87,150, 221 ARQUIVOS impressos, 195, 200-1, 207-
cumentos, 231-4 instalac;oes, 231-4
ARQUNO Privado do Estado da PrUssia, 8,218,221,337-44
ARQUNADORES Woodroff, 119,124 interesse na administrac;ao dos arqui-
Berlim-Dahlem, 175, 184-5 vos eOlTentes, 53-61, 135-6 vel' tambem Publicac;ao de fontes do-
ARQUN AMENTO de documentos cor-
cumentarias
rentes ARQUNOS legislac;ao, 165-170
organizac;ao por assunto ou por fun- ARQUIVOS medievais - publicac;oes,
ver Sistemas de arquivamento de do- definic;Oes, 35-41,181,353-4
c;ao, 170 335-7
cumentos correntes legislac;ao
planejamento de trabalho, 172-3 ARQUNOS microfilmados
ARQUIVISTA .p ve;"Legisla~o
recolhimento vel' Microfilme
autoridade, 162-70 produ~o, 37,41
formac;ao, 174-7, 205, 219 ver Transferencia para arquivos ARQUIVOS militares, 295-6 .
ARQUlVOS correntes - administra~o,
hierarquia administrativa, 162-5 de custodia descric;ao - Alemanha, 295-6
63-146
planejamento de trabalho, 172-3 vel' tambem Acesso aos arquivos re- uso - restric;oes, 347-53
assessoramento central, 70-4
preservac;ao de documentos, 190 colhidos, Arquivos Nacionais; Arran- ARQUIVOSmodemos, 40-1, 155-9,179-229
classificac;ao, 67,81,83-99
recolhimentos, 161, 164 jo; Avalia~o; Descric;ao; Destinac;ao; avaliac;ao, 179-229
descentralizac;ao, 81, 91, 94-5, 99
relac;oes com as reparti<;oes, 54-61, Legislac;iio; Uso dos documentos. caracteristicas, 155-9
Estados Unidos, 113-30
134-5 ARQUIVOS diplomaticos, 304-8, 311-2, definic;ao, 40-1
influencia'nos arquivos de custOdia,
relac;5es com os pesquisadores, 358-9 342-53 volume, 179-269
53,245-50 ARQUIVOS eclesiasticos ARQUNOSde movimento
responsabilidades e tarefas, 155-62,
influencia na produc;ao de documen- arranjo - Franc;a, 242 ver arquivos correntes
165, 172-3,337,357-8
ver tambem Arquivos de custOdia tos, 68,81 ARQUlVOS economicos, 45, 189-90, ARQUlVOS municipais
ARQUIVISTA dos Estados Unidos interesse dos arquivos de custodia, 218-20, 349-52 ver Arquivos estaduais e locais
responsabilidade pela lista de descar- 53-61 ARQUIVOS de entidades ARQUIVOS nacionais, 25-33, 335
te,138-9 manuais de servic;o, 72, 105 vel' Arquivos privados hierarquia administrativa, 164-5
ARQUIVOSnacionais (cont.)
publica~o, 335, 343
uer tambem Instrumentos de
busca; Publica"iio de fontes docu-
mentarias
raz6es para sua institui"ao, 30-3
rela,,6es com as reparti,,6es, 162-3
ARQUIVOS nacionais - Estados Uni-
dos, 29-30, 157, 166,338
acesso aos arquivos, 348-53, 357-8
administra"ao de Servi"os Gerais, 60,
71,87-8,91
avalia"ao, 197, 199, 214-29
cataloga"iio, 308-10
datas-limite, 201
descri"ao, 301-12
destrui"ao de documentos, 138-40
edificio de arquivo, 232-3
fornecimento de c6pias, 356-7
fun,,5es e atividades, 84-5, 157-60
manuais de trabalho, 173-4,348
organiza"ao, 80, 84, 172-3, 252-4
recolhimento, 199, 256
restaura"ao de documentos, 234-7
Setores de documentos, 91, 171,255
Staff Information Papel's, 173, 197,
256-8,306,310,339
transferencia para centros interme-
diarios, 147-150, 212
treinamento de pessoal, 174-5
ARQUIVOS nacionais - Fran"a, 26-7,
30-3,163-4,218-9,240-5,290-4
arranjo, 240-5
avalia"ao, 218-9
descri"ao, 290-4
hierarquia administrativa, 163-5
ARQUIVOSnacionais - Inglaterra, 27-
33,163,181,185,201,237, 250-1, 297,
301,330,336, 343
arranjo, 250-2, 297-8
avalia"iio, 181,185
data-limite, 201
descri'<iio,297-301, 330
hierarquia administrativa, 29, 162-3
programa de publica<;6es,336, 343
restaurac;ao de documentos, 237
ARQUIVOSnavais, 264
ARQUIVOSoficiais, 53, 165-8, 179-2.29
a<;aode reintegrac;ao de posse, 168
avalia<;ao,179-229
propriedade publica - conceito, 165-
8
responsabilidade pela guarda e ma-
turidade hist6rica, 162-169
vel' tambem - Arquivos correntes-
administrac;ao, Arquivos de cust6dia;
Arquivos oficiais
ARQUIVOSonomasticos, 124
ARQUIVOSpermanentes
vel' Arquivos de cust6dia
ARQUIVOSpresidenciais
propriedade, 165-7, 216
"puhlica"iio, 343-4
ARQUIVOSprivados, 269-88, 313-34
arranjo, 269-88
arranjo das cole<;5es,272-77
arranjo dos componentes das cole-
,,6es, 277-86
cole,,5es naturais e artificiais, 270-1
descri"iio, 313-34
camlogo de series, 326
catalogo de unidades documenta-
rias, 327-8
folha descritiva inicial, 323
inventarios, 324-5
listas,327
registro de recolhimentos, 322-3
repert6rios (calendars), 328-30
.-
ARQUIVOS privados (cont.)
recolhimento, 277, 322-3
uso,315-9
vel' tambem Manuscritos historicos
ARQUIVOSde prosseguimento, 113
ARQUIVOS publicos
defini'<iio,35-41, 165
vel' tambem Arquivos oficiais e Ar-
quivos nacionais
ARQUIVOSreligiosos, 45, 270
ARQUIVOSverticais, 120, 233-4
ARRANJO, 160-1, 252-88, 296
Alemanha, 245-6
arquivos correntes, 54-5, 239
Alemanha, 59
compara"iio com classifica'<iiosiste-
matica, 48-9
arquivos privados, 269-70
ordem original, 279-80
series, 280
Estados Unidos, 252-60, 301-2
fator de avalia"ao, 203-4
Fran"a, 240-1
Inglaterra, 250-1
ordem original, 246, 297-8
Paises Baixos, 247-50
Proveniencia, 49, 161,176,245, 260,
280
Respectdesfonds, 243-6,252-3,262
ASSOCIA<;AOAmericana de Hist6ria,
30,167, 252,339
ASSOCIA<;AOde Arquivistas dos Paises
Baixos, 248
ASSOCIA<;AO Britanica de Arquivos,
185
ASSUNTOS, Classifica'<iiode
vel' Classifica"iio; Sistemas de arqui-
vamento de arquivos correntes
-~_".~-- _.-._<---_ .._--~~~---------------------------
..•
ATIVIDADES
defini'<iio,84-5
elemento de classifica'<iio,84-6
ATIVIDADES-fim
diferen'<3 de atividades-meio, 101,
196-7
documenta'<iio,188-196
ATIVIDADES-meio
avalia'<iiode documentos, 196-9
ATOS - distin'<iio entre politico e-exe-
cutivo,85
ATMOSFERA,polui"iio da
vel' Agentes de deteriora'<iiode docu-
mentos
AUDIOVISUAlS,44, 51, 133, 272
AUDITORIAde documentos, 76
AUSTRALIA
Arquivos correntes - sistema de re-
gistro, 104-8
Conselho do Servi"o Publico, 71,105,
129
Seminario de Administrac;ao de Ar-
quivos, Camberra, 111
Un~dadesde arquivamento, 104, 108
AUTOMATICO
vel' Sistemas de arquivamento de do-
cumentos correntes
AVALIA<;AO,47-8, 56-61, 147, 170,
179-229
bibliotecas e arquivos, 46-7
consulta a especialistas, 228
depositos intermediarios (record
centers), 147-50
documentos oficiais modemos, 179-
229
fatores imponderaveis, 205, 226-7
idade dos documentos, datas-limite,
201
 BIBUOTECA do Congresso CASEfile (processo), 92, 105, 121, 213 funcional, 88-90
AVALIAc:AO (cont.)
CATALOGA<;AO organizacional, 91-2
interesse do arquivista de custodia ver Estados Unidos
Arquivo Nacional principios, 94-6 .
nos arquivos correntes, 53-8 BIBUOTECA Estadual, Virginia, Esta-
Estados Unidos, 307-8 ver tambem Arranjo
legisla~o, 170 dos Unidos
Inglaterra, 299 CLAUSSEN, Martin P., 93
padroes restaura~o de documentos, 236
Alemanha, 59, 184-5 nas biliotecas e arquivos, 49 COCKRELL Committee, Estados Uni-
BIBLIOTECARIO e arquivista - meto-
Estados Unidos, 59-61, 181-2, CATALOGO de assuntos - arquivos pri- dos, 118, 123
dologias, 35-41, 269
vados, 330-2 COLE<;6ES artificiais e naturais ou or-
187-229 BIBLIOTECONOMIA - ensino, 175
Europa, 184-7 CATALOGO em fichas, 308, 318, 326 ganicas
BON Homme Richard, 116
Inglaterra, 181,185 ver tambem tndices ver Arquivos privados
BONIFAcIO, Aldassare, 23
principios, 225-9 CATALOGO de unidades (mal;os, pastas COMISSAO Cockrell sobre Metodos de
BRENNEK, Adolf, 130, 184, 201
relal;oes arquivo corrente e de custo- e pel;as avulsas), 327-8 Trabalho nos Departamentos do Execu-
BRENNEKE-Leesch,201
dia, 56-61, 143-4 CENSOS, documentos de, 125, 199, tivo, Estados Unidos, 118, 123
classifica~o Decimal de Dewey, 130
responsabilidade do arquivo de cus- 206-9,211 COMISSAO de Documentos dos Minis-
defini~o de arquivos, 37
todia, 58-61, 170, 173 CENTROS intermediarios de documen- terios, Grii-Bretanha, 66,148
sistemas alemiies de registro, 100
responsabilidade do arquivista da re- tos, 72-3, 147-50, 212 COMISSAO Hoover de Reorganizal;iio
BRITISH Records Association, 185
partil;iio, 53-8 CHAFFEE, Allen, 120 do Poder Executivo, Estados Unidos, 76
BROOKS, Philip C., 60, 204
subjetividade, 227 CHANCELARIAS - origens, 98 COMISSAO Taft de Economia e Eficien-
BUCK, Solon J., 339
teste dos valores informativos, 199- CHATFIELD, Helen L., 115 cia, EStados Unidos, 118-120, 128
BUSCA, meios de CIDADANIA, documentos de, 211
200 COMISs6ES de Arquivos
ver instrumentos de busca CLASSES - Inglaterra, 298-9
Unicidade,199-202 Estados Unidos, 30, 338
BUTLER, Ladson & Johnson, 78-9 ver tambem Subgrupos
Forma, 202-3 Franl;a, 146
Importancia, 203-5 CLASSIFICA<;AO Inglaterra, 29, 66, 141-2, 148
teste dos valores probatorios, 182-99 arquivos correntes, 67-8, 83-96, 100- COMMfITEE on Departmental Records,
documentos sobre origens, 188-9 1,109-10 Grii-Bretanha, 66, 141-2, 148
documentos sobre program as CABE<;ALHOS de assuntos,93, 106-25, Alemanha, 100-1 CONGRESSO, Estados Unidos
substantivos, 189-99 129,286,327,333 Estados Unidos, 113-30 ver Estados Unidos
ver tambem Destina~o; Valores CAI>U\S,233,289, 291 Inglaterra, 103-4 CONSELHO Interministerial sobre Pro-
CALENDAR a/State Papers, 343 arquivos privados, 273, 287-8 cessamento Burocrcitico Simplificado,
CALENDARIOS, 284, 292, 329-30, 343 defini~o, 84 Estados Unidos, 139
CAMUS, Armand-Gaston, 218, 240, 252 destinal;iio de documentos, 144 CONTABILIDADE, documentos de -
BARROW, W. J., 236 CAPPON, 279, 287 elaboral;iio de sistemas, 95-6 valores, 196
BAUER, G. Philip, 197-8 CARBONO - aparecimento, 119 elementos, 84 COPIADORES de cartas, 115-7
BEAN, C. E. W., 188 CARTAS prensadas, 118 importancia, 83 C6PIAS de documentos, 9
BEERS, Henry P., 138-9 CARTER, Clarence E., 340 nas bibliotecas e arquivos, 48-9 conceito, 81-2
BEMIS, Samuel Flagg, 175 CARTOGRAFlA por assunto, 92-3, 242, 248-9 distribui~o, controle e guarda, 81-3,
BIBUOTECA e arquivo - diferen~s e ver Mapas e cartas Decimal de Dewey, 113, 127, 130, 191-2,199-200
semelhanl;as, 35-41, 240, 318, 357 CASANOVA, Eugenio, 37-8 302 origens, 97-8, 100-1

t-~~~~".
CORRESPONDENCIA
arquivos privados, 283
classifica~o de assuntos, 285
descri~o para descarte, 140-1
diplomatica - Estados Unidos, 116
padroniza~o e controle, 78-9
COTrON Library, 28
CURSOS de arquivistica
ver Arquivistica
CUST6DIA dos arquivos, 38-9, 169,345-
6,353-4
vel' tambem Arquivos de custodia e
Uso dos arquivos
CUITER, Charles C., 282-3
DADOS ESTATISTICOS, documentos,
190,220,223-4
ver tambem Censos, Documentos de
DANE, Nathan, 114
DATAS-limite, 201
DAUNOU, Pierre-Claude Frant;ois, 218,
240,252,291
DECLARAQAOde restrit;oes, 346
DEFINIQOES de arquivos, 35-41
DEP6SITOS de arquivos - edificios,
232-4
DEP6SITOS intermediarios
ver Centros intermediarios de docu-
mentos
DEPUIYkepper,336
DESCRIQAO,160, 358-9
Alemanha,294-7
arquivos privados, 313-5
Estados Unidos, 301-12
Frant;a, 290-3
Inglaterra,297-301
instrumentos de busca, 290-312
ver tambemAvalia~o, Instrumentos
debusca
DESCRIQAOcoletiva
arquivos privados, 315
para fins de destinat;ao, 132-42
quanta a proveniencia - analise ba-
sica, 303
DESCRIQAOdas series, 324
DESTINAQAO,131-51,234
Alemanha, 59
definit;ao, 131
Estados Unidos, 40-1, 59-60, 138-9
Inglaterra, 59, 137-8, 141
instrumentos, 134-42
legislat;ao, 158-9
lista de descarte, 135, 138, 142-3
orgao central, 72-3
plano de destinat;ao, 135-7
tabela de descarte, 136-43
valor dos documentos, 131
DESTRUIQAO de documentos, 59-61,
140-1, 170 -~--
agentes externos einternos, 231-4
niilistas, 131
venda e macera~o, 140-1
ver tambem Destinat;ao
DETERIORAQAOdos documentos
ver Agentes de deteriorat;iio dos do-
cumentos
DEWEY,Melvil,67, 94, 113,120, 127,130
-DIARIOS dajustit;a - origens, 97-8
DIPLOMATICA,54, 174-5, 337
DIREITO de remOt;ao
arquivos oficiais e particulares, 166-9
arquivos presidenciais, 166-7
DIRETRIZES e normas substantivos
avaliat;iio, 191-3 descri~0,132, 136-7
funt;oes auxiliares, 80-1 lista de descarte, 142-3
politicas - classificat;aode documen- valores,199
tos, 89, 101 transferencia para centros interme-
DOCUMENTOS diarios, 147-8
cartograficos, 44, 51, 133, 255-6 tabelas de descarte, 136-43
cientificos, 225-6 DOSSIES, 92, 105, 250, 255, 258
confidenciais, 350-2 DOWNS, Robert B., 282, 285
correntes DUCHA.TEL,Charles-Marie Tanneguy,
ver Arquivos correntes 241
diretrizes - avaliat;iioe selet;aode do- DUPLICATAS
cumentos, 226-9 ver Copias de documentos
estrada de ferro, 128 DUPLEX - numerico
de entidades ver Sistemas de arquivamento de do-
avaliat;ao, 213 cumentos correntes
executivos - avalia~o, 196-7 DUPLICAQAOde documentos, 238,342,
356-7
fiscais - descri~o para descarte, 142
fiscalizat;ao financeira - Estados fator de importancia no arquivamento,
117-20
Unidos,76
Juridicos, 184-5, 194 maquina de escrever e carbona, 118-9
meteorologicos, 224-5
militares - uso e segurant;a nacional,
347-53
modernos, 54, 301-2 ECLESIASTE, 202
complexidade, 67 ECOLE de Chartes, Frant;a, 175
publica~o, 340 EDIFICIO de arquivo, 232-3
volume,65-7,179, 201, 228-9 ELIMINAQAOde documentos
oficiais ver Destina~o; Sele~o ou triagem
controle de produt;iio, 75-82 EMPREsTIMOS d~ arquivos, 150,355
definit;ao, 35-41, 165 ENCARREGADOSdos documentos, 54,
ort;amentarios - avaliat;ao, 194 75
publicat;ao ENCYCLOPEDIA Americana, 215
ver PUblicat;ao de fontes docu- EQUIP AMENTOS de armazenagem,
mentarias
231-4
repetitivos, 78,134,137-42
de restaura~o, 234-7
servit;o militar, 124 ESCRIBAS,98

ESFRAGtSTICA,337
ESQUEMAS de classifica~o
ver Arranjo; Classifica~o; Sistemas
de arquivamento de documentos COr-
rentes
ESTADOSUNIDOS
Administra~ao de Servi~os Gerais,
60, 71, 88, 91, 356
organograma, 87
arquivista - responsabilidade pela
lista de descarte, 136-7
arquivo corrente, lJ3-30
Arquivo Nacional e Servi~o de Docu-
mentos, 84, 91, 150
arranjo, 252-60, 301-2
Associa~ao Americana de Historia,
30,167,252,339
avalia~o, 58-61, 187-229
Biblioteca do Congresso, 138, 177,
236-7, 275, 285, 343
Divisaode Manuscritos,46,274-276
Bureau de Or~mento, 79, 139
Bureau of Standards, 231, 235, 237
Centros intermediarios, 73-4, 150-1,
212
Comissao Hoover de Reorganiza~ao
do Poder Executivo, 76
Comissao de Servi~o Publico, 196
Comissao Taft de Economia e Efi-
ciencia, 118-20, 128
Comissao Cockrell sobre Metodos de
Trabalho, 118,123
Comission of Historical Publications,
338
Comissoes de arquivo, 30,76,118-20,
123, 139, 338
Conselho Interministerial sobre Pro-
cessamento Burocrlitico Simplifica-
do, 123
FILE holder, 119 comissoes de arquivos, 244
Contadoria Geral, 76, 159, 196
File rooms descri~o, 290-4
Departamento do Estado, 115,349
ver Arquivos correntes, Servi~os de destina~ao, 130, 164-5, 180
Departamento de G~a - Arquivos,
FILES, 59, 101 Ecole de Chartes, 175
115-7
ver tambem Unidades de arquiva- Pe~s,290
Departamento do Tesouro, 117
mento Revolu~ao Francesa, 180
descri~ao, 301-12
Tresor des Chartes, 26, 31
destina~o, 40-1, 59-60, 138-41
ver Arquivos correntes, administra- unidades de arquivamentos, 290-4
destrui~ao de documentos, 59-61,
I<aode ver tambem Arquivos Nacionais -
138-9
FILMES Franl<a
lnstitutos sobre Preserva~ao e Admi-
ver Audiovisuais FREDERICO, P. J., 217
nistral<aode Arquivos, 177
FITZPATRICK,John C., ed, 166, 274-5 FREQUENCIA de uso dos documentos,
microfilme, 339
FLUXOGRAMAS,77 150
Ministerio da Agricultura - destrui-
FOLHA descritiva inicial - Arquivos FRUIN, R., 36, 247-50
~ao de documentos, 139
privados, 323 FRY,C. Luther, 208
publica~ao de fontes documentarias,
FONDS,261 FUNGOES- Diferen~a entre substanti-
160, 335, 337-44
Estados Unidos, 254 vas e adjetivas, 85
6rgao Controlador de Prel<os,79
Fran~, 242 FUNDOS, 172, 241, 253, 261, 290
Setor de Administra~o de Documen-
ver tambem Respectfonds Fran~, 242-5
tos do Servil<ode Renda Interna, 80
FONTES documentarias - Publica~ao ver tambem Grupos
Society of American Archivists, 170,
270 ver Publical<aode fontes documenta-
rias
unidades de arquivamento, 88-90,
. !lT9-ro, 258-9, 305 FORCE, Peter, 337
ver tambem Arquivos Nacionais - FORD, Worthington C., 282-3 GALBRAITH,V. H., 102
Estados Unidos FOREIGN relations, 337 GALESe Seaton, 340
ESTATtSTICAS FORMA e valor informativo, 199-200, GENERALServices Administration, Es-
ver Amostragem estatistica; Censos; 202-3 tados Unidos, 60, 71, 88, 91, 356
Dados estatisticos FORMULARIOS, 78-9 Organograma, 87
EVANS,D. L., 237 Avalia~ao, 206-7, 211,224 GILBERT,John, 153
EXPOSIGOESde documentos, 160, 356 Departamento de Guerra - Estados GIUSEPPI, M. S., 298-9
Unidos, 117-8 GOEBEL;Wallace B., 221
Manuais de servi~o, 79 GONDOS,Victor, Jr., 233
Padroniza~o e controle, 78-9, 142-3 GRA-BRETANHA
FOURNIER, P. F., 105 Comissao de Documentos dos Minis-
FEITH, J. A, 36, 247-50
FRANGA terios, 66, 141-2, 148
FICHAS-tNDlCE
Agence Temporaire des Titres, 32 ver tambem Arquivos Nacionais .•...
ver Sistemas de arquivamento de do-
arranjo, 240-5,253-4,280,290-1 Inglaterra;Inglaterra
cumentos correntes
 GRIGG Committee, 66, 141-2, 148 HERKOMSTBEGINSEL, principio, 54
GRUPOS HICKS, J. F. G., Jr., 232
Arranjos, 260, 301-2 HISTORIA
Alemanha, 245-7 Ensino, 175-7
diferenc;a entre americanos e eu- HISTORICAL Editing, 339
rope us, 253-4 HISTORIOGRAFIA, 175-6, 335
Estados Unidos, 252-60 HOLMES, Oliver Wendell, 57-8
Franc;a, 240-5 HOLVERSTOTT,Lyle J., 228
Inglaterra, 250-2 HOOVER Commission on The Reorga-
coletivos, 255 nization of the Executive Arm of the
descric;ao Government, 76
Alemanha, 294-6 HUGHES, Charles Evans, 349
Fran<;a,290-4 HUNTINGTON Library, San Marino,
Inglaterra, 297-9 California, 275
destinac;ao,l72
GUARDA
ver Custodia dos arquivos
GUERRA Mupdial, 189, 192, 197, 220, lOADE dos documentos - valor e datas-
223,264-5 limite, 201
GUlAS IGREJAS e arquivos - Idade Media, 98
Arquivos privados, 333-4 IMPRESSOS - arquivos privados, 273,
Preparo 285-6
Alemanha, 294-7 ver tambem Arquivos impressos
Estados Unidos, 303-4 INC~NDIOS, 28, 234
Fran<;a,291-2 INDICES, 296-7, 300-1, 328-9, 333
Inglaterra, 297 de nomes, 332-3
GUIZOT,24 INFORMA<;:OESpessoais
GUTHLING, Wilhelm, 244 acesso aos arquivos, 352-3
servic;osde, 357-9
INGLATERRA
arranjo, 297-8
arquivista-mor - atribuic;oes quan-
HANDBOOK of procedures, 173
to ao des carte, 137
HARLOW, Neal, 274, 282
arquivos correntes
HAMER, Philip M., 338
Sistema de registro, 101-4
HASLUCK,Paul, 69, 109
Associa<;iio Britanica de Arquivos,
HAZARD,Ebenezer,337
185,237
INGLATERRA(cont.)
comissoes de arquivos, 29, 67, 137,
141-2,148
centros intermediarios, 72-3, 148
descri<;iio,297-301
destina<;iio,59-60,137,141-2
Grigg Committee - Relatorio, 66,
142,148
grupos
arranjo, 250-1, 256-7
coletivos, 255
Parlamento, Gra-Bretanha - Desti-
nac;aode documentos, 137
pe<;as,299
Public Record Office
ver Arquivos nacionais - Ingla-
terra
publica<;iiode fontes documentarias,
336
unidades de arquivamento, 39-60,
103-4, 297-8
valores probat6rios, 185-6
INSETOS, 234
INSPE<;:AOdos arquivos correntes, 71
INSTITUTO de Ensino de Arquivistica e
Hist6ria, Berlin-Dahlem, 175
INSTITUTO sobre Preservac;ao e Admi-
nistra<;iiode Arquivos, Estados Unidos,
177
INSTRUMENTOS de busca, 161, 174,
289-312
Alemanha, 294-7
arquivos privados, 313-34
Estados Unidos, 301-12
Fran<;a,241
Inglaterra, 297-301
versus program a de publicac;oes,
338-9
ver tambem Calendarios; Guias; In-
ventarios; Listas;Notas de registro de
grupos de documentos; Repert6rios;
Transcric;oes
INTEGRIDADE dos documentos, 39,
260
INTERDEPARTMENTALBoard ofSim-
plified Office Procedure, Estados Uni-
dos, 139
INVENTARIOS
Alemanha, 297
arquivos privados - descri<;iio,324-5
Fran<;a,291-4
Inglaterra, 301
ITALIA
Publica<;iiode fontes documentarias,
335-6
JACKSON, Ellen, 279
JAMESON, J. Franklin, 46
JEFFERSON, Thomas, 116, 166, 217,
284,344
JENKINSON, Hilary, 28, 31, 36-9, 45-6,
181,250-2
JONES, Phyllis Mander, 44
JUSTINIANO, imperador, 23
KAISER,Hans, 244
KEEPER, 336
KIMBERLY,Arthur E., 231-2
 MARYLAND, Hall of Records, 177 NOVA ZELANDIA - Comissao de Ser- POLUIc;AO atmosferica
MARYLAND Historical Society, 114 vi<;o Publico, 71-2, 129 ver Agentes de deteriora~o dos do-
LAMINAc;AO, 235-7 MASTER of the rolls, 137, 336 cumentos
LEAVITI, Arthur H., trad., 36 MATERIAL - documentos POSNER, Ernest, 99-100, 246
LEGlSLAc;AO, 59-60, 156-70, 235-6, ver Documentos PRAZOS
336,338,351 MATERIAL de publicidade - avalia~o, acesso aos documentos, 346-7
195 ORDEM original, 245-6, 259
LELAND, Waldo G., 168-9, 252, 347 datas-limite, 201
MEINERT, H., 185 ORGANIZAc;AO
UBRARY Bureau, 120, 124, 128 descarte, 137, 141-2
MEIOS de busca arquivos correntes, 69-70
LIMBO, 68, 148 PRESERVAc;AO de documentos, 231-8
UPSCOMB, Andrew A. ed., 166 ver Instrumentos de busca arranjo, 256-7
PRINClpIOS da arquivologia, 53-4
MEISSNER, H. 0., 184-5, 201, 212 classifica~o organizacional, 88-90 ordem original, 246, 248-9, 259, 261,
USTAS,340
arquivos privados, 327, 329 METODOS de arquivamento controle da produ<;ao de documentos, 266-7
Estados Unidos, 304-5, 308, 310-2 ver Sistemas de arquivamento de do- 75-82 proveniencia, 49, 161, 175-6, 245,
Inglaterra, 299 cumentos correntes sistemas de arquivamento de docu- 260,280
USTAS de cabe~lhos METODOS de trabalho - Produl1ao de mentos correntes organico, 127 respect des fonds, 244, 246, 252-3,
ver Cabe~lhos de assunto documentos,81-2 teste dos valores probat6rios, 182- 262
USTAS de descarte MICROFILME 200 PRODUc;AO de documentos, 37,41
ver Destina~o alternativa da descril1ao, 328-9 base material, papel, 234-5
LOKKE, Carl L., 226 forma de publical1ao, 339-40, 342 controle, 68, 72, 75-82
LUZ MICROFILMAGEM de documentos, 74, PROPRIEDADE - registro de titulos, 77
ver Agentes de deterioral1ao de docu- 145-6, 238, 339 PROPRIEDADE, documentos de, 186-7,
PADROES de avalia<;Qes
mentos MINISTROS de estado 204-5,211-2
ver Avalia<;ao
. Arquivos oficiais e particulares, 167 PROTOCOLO,113
PAtSES Baixos
MNEMc>NICO Btasil.99
arranjos, 247-50
ver Sistemas de arquivamento de do- Estados Unidos - suspensao, 120-1
Associa<;ao de Arquivistas, 248
cumentos correntes ver tambem Servi<;os de registro
MAc;OS PALEOGRAFIA,337
MONROE, James, 344 PROVENI~NCIA
ver Unidades de arquivamento PALGRAVE, Francis, 343
MONUMENTA Germaniae Historica, descri~o,245,253-4,271,303-8
MADISON, 344 PAPEL,235
335-6 principio, 49, 161, 175-6, 245, 260,
MALOME, Dumas, 284 PARTICULAR instance papers, 92, 148
MULLER, S., 36, 247 280
MANUAlS de servil1O, 72, 79, 105, 129, PEc;AS
MURATORI, Ludovico Antonio, 335-7 PROVENIENZPRINZIP
191,348 Fran~, 290
ver Proveniencia - principio
MANUSCRITOS hist6ricos, 44, 46, 52, Inglaterra, 229
PRYNNE, William, 28
184,269 PETTEE, JUlia, 93
PRUSSIA
MAPAS e cartas, 44, 51, 133, 255, 272 PLANO de destinal1ao Arquivo Privado do Estado, Berlim-
MAQUINA de escrever, 118-9 NOBLE, G. Bernard, 349 ver Destinal1ao Dahlem, 175, 184
MARCAS e patentes, 218 NOTAc;AO pOLlTICA, defini~o de ver tambemAlemanha; Arquivos Na-'
MARS~LL,John,167 ver Simbolo ou nota<;ao ver Diretrizes e normas cionais - Alemanha
PUBLIC Archives Commission, Estados RECORD officer (encarregado dos docu- REPERT6RIOS, 328-30 SELE<;:Ao especial, 222-3
Unidos,30 mentos), 54-5 Alemanha, 295-6 ' SEMINARIO de Administra~ao de Ar-
PUBLIC Record Office, Inglaterra, 27-8 RECORD center Inglaterra(calendars), 343 quivos, Camberra, 110-1
PUBLIC Service Board ver Centros intermediarios de docu- ver tambem Inventarios SHELLEY, Fred, 46
ver Australia - ConseIho do Servi~ mentos REPRODU<;:Ao de documentos, 237, SERIES
Publico RECORDS branches (setores de docu- 343,356-7 arquivos privados, 272, 277-86, 325-6
PUBLICA<;:Ao de fontes documentarias, mentos) vel' tambem Duplicac;ao de docu- arranjo, 250-1, 255
160,335, 343-4 ver Arquivos nacionais - Estados mentos definic;ao, 91-2, 302-3
Alemanha, 335-6 Unidos RERUM britimnicarum mediaevi descri~ao, 304-5, 321, 323-4, 330,
arquivistas e historiadores, 335, 337-8 RECORDS Commission, Inglaterra, 29 scriptores, 336 333-4
Estados Unidos, 337-40 RECORTES de jornais, 195, 287 RERUM italicarum scriptores, 335, 337 diferenc;a entre europeias e america-
form as, 340-4 REFERENCE information papers, 310 RESPECT des fonds, 243-5, 252-3, 262 nas,257-8
Inglaterra, 336 REFERENCIA RESTAURA<;:Ao de documentos SERVI<;:O militares - documentos
responsabilidade, 337-40 ver Servi~o de Refer~ncia Emprestimos, 355-6 ver documentos
ItaHa,335 REGISTRAR (oficial deregistro), 54,104 Equipamentos e metodos, 234-7 SERVI<;:O de arquivos correntes
versus instrumentos de busca, 339-40, REGISTRATURPRINZIP, 54,246 RESTRI<;:OES no uso dos documentos ver Arquivos correntes, servic;o de
343-4 REGISTRO ver Acesso aos arquivos recolhidos SERVI<;:O de comunica~oes, 66, 99-100
PUBLICA<;:A.Oem microfilme ver Servi~o de registro; Sistemas de REVOLU<;:Ao Francesa, 180 ver tambem Servi~o de registro
Estados Unidos, 339 registro repercussao na arquivistica, 26-7, 30-3 SERVI<;:O de informa~oes, 357-8
suplemento de publica~iio impressa, REGISTRO civil- origem, 211-2 registro civil, 211 SERVI<;:O de registro, 40-1, 53-4, 66,
342 REGISTRO de recolhimentos - descri- RIEPMA, Siert F., 116 73-4,91,94-5,97-111,295-6
PUBLICA<;:OES oficiais ROLES Series, 336 ver tambem Sistemas de registro
C;iio,322-3
ver Arquivos impressos REGISTRO de titulos de propriedade, 77 ROLOS, 29-30, 54, 102, 298, 330 SERVI<;:O de referencia, 160-1, 345-59
PUBLICIDADE ROOSEVELT, Theodore, 337 SETORES de documentos
REGISTRO em Hvros - Estados Unidos
ver Material de publicidade ROSENAU, Nalthaniel S., 120 ver Arquivos nacionais - Estados
Suspensiio, 120-1
PURGAT6RIO, 73 ROTINA de documenta~o, 78-82 Unidos
REGISTROS medicos e hospitalares,
RUSSEL, John R., 308 51MBOLOS ou nota~o, 126-8, 130, 240,
123-4
290-1,298
REGISTROS paroquiais, 211
arquivos privados, 287-8, 319, 331-2
RELA<;:OES exteriores - documentos
SIMON, Louis A., 232
RADOFF, Morris L., 344 restric;oes no uso, 349-50
SIMPLIFICA<;:A.O das func;oes, 75-6
READING files - destina~o, 133 RELAT6RIO Grigg, Inglaterra, 6,141-2, SALAS de consulta, 354-5
RECENSEAMENTO SIMPLIFICA<;:Ao dos metodos de traba-
148 uso dos documentos, 353-4
lho
ver Censos, documentos de RELAT6RIOS SCHELLENBERG, T. R., 140
RECEPTACULOS de guarda, 233-291 produc;iio de documentos, 76-7
avalia~o, 197-8 SCRIBNER, B. W., 231
RECOLHIMENTOS SIMPLIFICA<;:Ao das rotinas, 78-82
controle, 78 SELE<;:A.Oou triagem, 40, 137-42, 179-
ver Transferencia para arquivos de SISTEMAS de arquivamento de docu-
REMO<;:A.O 229
custodia mentos correntes
ver Direito de rem~iio ver tambem Avalia~o; Destina~iio
alfanumerico, 126
 MARYLAND, Hall of Records, 177 NOVA ZELANDIA - Comissao de Ser- POLUI<;AO atmosferica
MARYLAND Historical Society, 114 vic;o Publico, 71-2,129 ver Agentes de deteriorac;iio dos do-
LAMINAGAO, 235-7 MASTER of the rolls, 137, 336 cumentos
LEAVI'IT, Arthur H., trad., 36 MATERIAL - documentos POSNER, Ernest, 99-100, 246
LEGISLAGAO, 59-60, 156-70, 235-6, ver Doeumentos PRAZOS
336,338,351 MATERIAL de publicidade - avaliac;iio,
acesso aos documentos, 346-7
195 ORDEM original, 245-6, 259
LELAND, Waldo G., 168-9, 252, 347 datas-limite, 201
LIBRARY Bureau, 120, 124, 128 MEINERT, H., 185 ORGANIZAGAO
descarte, 137, 141-2
MEIOS de busca arquivos correntes, 69-70
LIMBO, 68, 148 PRESERVAGAO de documentos, 231-8
LIPSCOMB, Andrew A. ed., 166 vel" Instrumentos de busca arranjo,256-7
PRINCtPIOS da arquivologia, 53-4
MEISSNER, H. 0., 184-5, 201, 212 classifica<;iio organizacional, 88-90
LISTAS,340 ordem original, 246, 248-9, 259, 261,
arquivos privados, 327, 329 METODOS de arquivamento controle da produc;iio de documentos, 266-7
Estados Unidos, 304-5, 308, 310-2 ver Sistemas de arquivamento de do- 75-82 proveniencia, 49, 161, 175-6, 245,
Inglaterra, 299 cumentos correntes sistemas de arquivamento de docu- 260,280
LISTAS de cabec;alhos METODOS de trabalho - Produc;iio de mentos correntes organico, 127 respect des fonds, 244, 246, 252-3,
ver CabeC;alhos de assunto documentos, 81-2 teste dos val ores probat6rios, 182- 262
LISTAS de descarte MICROFILME 200 PRODUGAO de doeumentos, 37, 41
ver Destinac;iio alternativa da descri<;iio, 328-9 base material, papel, 234-5
LOKKE, Carl L., 226 forma de publicac;ao, 339-40, 342 controle, 68, 72, 75-82
LUZ MICROFILMAGEM de documentos, 74, PROPRIEDADE - registro de titulos, 77
ver Agentes de deterioraC;ao de docu- 145-6,238,339 PROPRIEDADE, documentos de, 186-7,
PADR6ES de avalia<;5es
mentos MINISTROS de estado 204-5,211-2
ver Avalia<;iio
Arquivos oficiais e particulares, 167 PROTOCOLO,113
PAtSES Baixos
MNEMC'>NtcO Brasil, 99
arranjos, 247-50
ver Sistemas de arquivamento de do- Estados Unidos - suspensiio, 120-1
Associa<;iio de Arquivistas, 248
cumentos correntes ver tambem Servic;os de registro
MAGOS PALEOGRAFIA,337
MONROE, James, 344 PROVENI~NCIA
ver Unidades de arquivamento PALGRAVE, Francis, 343
MONUMENTA Germaniae Historica, descric;iio, 245, 253-4, 271, 303-8
MADISON, 344 PAPEL, 235
335-6 principio, 49, 161, 175-6, 245, 260,
MALOME,D~mas,284 PARTICULAR instance papers, 92, 148
MULLER, S., 36, 247 280
MANUAlS de servic;o, 72, 79, lOS, 129, PEGAS
MURATORI, Ludovico Antonio, 335-7 PROVENIENZPRINZIP
191,348 Franc;a, 290
ver Proveniencia - principio
MANUSCRITOS hist6ricos, 44, 46, 52, Inglaterra, 229
PRYNNE, William, 28
184,269 PETTEE, JUlia, 93
PRUSSIA
MAPAS e cartas, 44,51,133,255,272 'PLANO de destina<;1i.o
Arquivo Privado do Estado, Berlim-
MAQUINA de escrever, 118-9 NOBLE, G. Bernard, 349 ver Destinac;iio Dahlem, 175, 184
MARCAS e patentes, 218 NOTA<;AO POLITICA, defini<;1i.ode ver tamhem Alemanha; Arquivos Na-
MARSHALL, John, 167 ver Simbolo ou notac;1i.o ver Diretrizes e normas cionais - Alemanha
 T. R. SCHELLENBERG. 385
SISTEMAS de arquivamento (cont.) SMITH, Justin H., 226
alfabeticos, 67,123-6,130 TIPOS fisicos de documentos
SOCIEDADE Hist6rica Alema, 336 Alemanha, 294-7
americanos, 113-30 arranjo, 271, 284-6
SOCIETY of American Achivists, 170, Australia, 104,109
compara<;ao dos sistemas de re- descri<;iio, 301-2
270
Estados Unidos, 305
gistro, 113-4,301-2 destina<;iio, 133, 143
SOUNDEX
fichas perfuradas, 226 Usa dos arquivos, 150, 354-5
assunto-numerico, 121-2, 126, 130, vel' Sistemas de arquivamento de do- Restri<;6es e prazos, 346-7
302 TiTuLos de propriedade, 72, 214-5
cumentos correntes
'automatico, 124 TOCQUEVILLE, Alexis de, 63 vel' tambem Acesso aos arquivos re-
SPARKS, Jared, 166 colhidos
classifica<;ao, 83-96, 127 TORRENS - Sistemas de registro de
STAFF Information Papers, 173, 197,
vel' tambem Classifica<;ao propriedade, 77, 215
258-60,308,310,339
cronol6gico - papeis privados, 283-4 TRIAGEM
SUBGRUPOS
decimal, 67, 94, 113, 127, 130, 302 vel' Sele<;iio ou triagem
Alemanha, 294-5
duplex, 122, 130, 132 TRANSCRI<;6ES - Inglaterra, 300-1
arquivos privados, 281-2 VALORESdos documentos e arquivos
equip amen to, 119 TRANSFERENCIA
Estados Unidos, 252-3, 256 publicos, 38, 68, 179-229
escolha e aplica<;ao, 130 acesso aos documentos, 151, 170
Fran<;a, 241, 291-3 preserva<;iio na forma original, 237-8
fichas-indice, 123-5 condi<;oes fisicas, 151
Inglaterra, 297-8 vel' tambem Avalia<;ao
mnemonico, 126-7, 130 freqiiencia de uso pel a administra-
SUMMERS, Natalia, 311 VALORES hist6ricos
numericos, 67, 100-1, 103-6, 107-8 <;iio,150
SYBEL, Heinrich Yon, 245 vel' Valores secundarios
Organico, 127 indices respectivos, 151
registros VALORES informativos, 181-2, 185-6,
para arquivos de custodia, 41, 50, 199-226
vel' Sistemas de registro 150-1,169-70
VALORES primarios, 41, 56-9
simbolos, 130 para centros intermediarios de docu-
soundex, 124 TABELA de descalte VALORES probat6rios, 40,182-99
mentos, 147-50
SISTEMAS de classifica<;ao vel' Destina<;ao documentos sobre a o~gem de 6r-
recolhimento versus aquisi<;ao, 45,
TAFT COIllInisslon, 118-20, 128 gaos, 188-9
vel' Arranjo; Classifica<;ao, Sistemas 50-1
de arquivamento de documentos cor- TEMPERATURA documentos de pesquisa e investiga-
valor dos documentos, 150-1, 170
rentes vel' Agentes de deteriora<;ao de docu- <;ao,193-4
TREINAMENTO de pessoal de arquivo,
SISTEMAS de registro, 67, 81, 84, 91, mentos 174-7 documentos sobre programas subs-
94-5,97,111,248-9 TENESSE Valley Authority, 79 tantivos, 189-99
TREsOR des chartes, 26, 31, 240
Alemanha, 59, 99-101 TERRA padroeseuropeus,184_7
Australia, 104-8 vel' Propriedade - registro de titu- padroes norte-americanos, 187-99
caracteristicas, 101, 108-11 los VALORES secundarios, 41, 58, 147, 180
compara<;iio com sistemas de arqui- TERRITORIAL Papers of the United VAN SCHREEVEN, Wiliam J., 233
UMIDADE
vamento, 113-4, 301-2 States, 337, 339, 341-3 VIRGINIA Biblioteca Estadual, Estados
efeitos na produ<;ao de documentos, vel' Agentes de deteriora<;ao dos do- Unidos
THOMPSON, James Westfall, 28
cumentos
81-2 TICKLER cards (arquivos de prossegui- restaura<;ao de documentos, 236
Inglaterra, 101-4 UNICIDADE - valor informativo, 200-2
mento),113 VIRGINIA University Library, 279
origens, 97-9 UNIDADES de arquivamento, 88-90,
TINTAS de escrever, 118, 235, 237 VIRTUE, Ethel B., 253
108-11,258
VOLUMES (registros) - Fran<;a, 290-2
WAlLLV, Natalis de, 244
WAR a/the Rebellion, 337, 341
WASHINGTON, George, 115,118, 166
WEIBULL, Carl Gustaf, 261-2
WHITE, Leonard D., 167
WILDE, W.-R.,153
WINTER, George, 263
WOODRUFF, E. W., 119