Contas a pagar

Mensalmente recebemos em nossa residência, ou na empresa em que

trabalhamos,
muitas contas para pagar. Essas contas se referem, por exemplo, a
despesas com
fornecedores ou a serviços prestados, incluindo-se também,
despesas fixas com luz,
água, salários, telefone etc.

São inúmeras contas que precisam ser controladas, e esse controle exige
muita
atenção, organização e planejamento.

De que forma, então, realizar esse controle de maneira eficiente?

Fluxo e processos

Para que a gestão das contas a pagar de uma empresa aconteça de maneira
eficiente,
é necessário ter uma pessoa responsável - ou um grupo de pessoas -
para acompanhar e
controlar todos os compromissos que a empresa assumiu,
cuidando para que os pagamentos
sejam realizados dentro do prazo de
vencimento.

Imagine você na função de

auxiliar administrativo, fazendo parte
desse grupo de pessoas,
responsável pela gestão do setor de
contas a pagar.
 Uma das suas funções será acompanhar todas as compras e contratos,
garantindo que todos os pagamentos sejam realizados corretamente e
dentro do
prazo.

É importante destacar que o objetivo do controle das contas a pagar

não se
resume apenas em pagar boletos, fornecedores, fazer depósitos
bancários ou
transferências, mas acompanhar todo o processo, desde a
compra até o
pagamento. Desta forma, informações importantes são partilhadas
e auxiliam a
empresa na tomada de decisões financeiras.

Em conjunto, é importante realizar uma análise das vantagens financeiras,

ou
seja, se em alguns casos é melhor pagar ou prorrogar determinado compromisso.

Como organizar esse fluxo de informações

Ordens de pagamento eletrônicas ou físicas (cheque, TED, DOC,

transferência entre contas, entre outros)

As ordens de pagamento “físicas” incluem as moedas, as cédulas, os

cheques,
entre outros, mas com o avanço das tecnologias online, essa forma de
pagamento
física está sendo substituída pela eletrônica, através dela a pessoa
não precisa
mais ir até o banco para realizar os pagamentos; é possível inclusive
pagar pelo
celular.
 O cheque, por exemplo, é um documento impresso, que funciona como uma
ordem de
pagamento à vista e física, emitido pelo titular de uma conta corrente,
contra um
banco, para que este realize o pagamento. Sendo que somente deve
ser emitido pela
empresa quando existir saldo suficiente.

Existem duas formas de emissão de cheques:

Veja agora alguns exemplos de meios eletrônicos que podem ser

utilizados para o pagamento de contas, como TED, DOC e transferências
entre contas.

Para saber mais sobre os

valores que poderão ser cobrados
pelos
bancos pesquise a tabela de
tarifas, disponível no site do Banco
Central.

Mas como saber qual a melhor opção na hora de realizar uma

transferência?

Vai depender da urgência da transferência e do valor, na TED a transferência

é feita quase que instantaneamente.
 Observe a tabela abaixo:

Tipo de Prazo para Crédito na Meio de

Custo
operação realização outra conta transferência

Depende Eletrônico ou
TED Até às 17h Imediato
do banco autoatendimento

Depende Eletrônico ou
DOC Até às 21h Dia seguinte
do banco autoatendimento

Tabela 2 – Diferença entre TED e DOC

Fonte: <http://escolhasfinanceiras.com.br/diferenca-entre-doc-e-ted/>.

Nota: estes horários e prazos podem sofrer alteração dependendo da

instituição
bancária em que você possui conta. Por isso, certifique-se com sua
agência.

Mas e se a empresa não desejar realizar a transferência por meio

da TED ou do DOC, existe outra maneira?

Sim, se você for realizar um pagamento,

e não desejar utilizar a TED ou o
DOC,
poderá simplesmente fazer uma transferência
entre contas bancárias,
enviando o valor
correspondente, da sua conta para outra.
Esse meio eletrônico
de pagamento é
bastante utilizado no lugar dos depósitos e
 pagamentos, ou
seja, ao invés de pagar a
conta ou depositar o valor para outra pessoa,
se
faz uma transferência da conta do devedor
para a conta do beneficiário.

Cabe destacar que o setor de contas a pagar tem início no departamento de

compras,
mas se estende por todos outros departamentos, pois toda e qualquer
despesa da empresa
precisa passar por este setor.

É uma responsabilidade muito grande, afinal é necessário verificar

pagamento por
pagamento, ou seja, se todos foram realizados com êxito e se há
comprovantes pertinentes,
caso contrário, se acontecerem pagamentos indevidos,
a empresa poderá ser prejudicada e
até grandes prejuízos podem ser gerados.