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Técnico em Administração

Contas a pagar
Mensalmente recebemos em nossa residência, ou na empresa em que
trabalhamos, muitas contas para pagar. Essas contas se referem, por exemplo, a
despesas com fornecedores ou a serviços prestados, incluindo-se também,
despesas fixas com luz, água, salários, telefone etc.

São inúmeras contas que precisam ser controladas, e esse controle exige
muita atenção, organização e planejamento.

De que forma, então, realizar esse controle de maneira

eficiente?

Fluxo e processos
Para que a gestão das contas a pagar de uma empresa aconteça de maneira
eficiente, é necessário ter uma pessoa responsável - ou um grupo de pessoas - para
acompanhar e controlar todos os compromissos que a empresa assumiu, cuidando
para que os pagamentos sejam realizados dentro do prazo de vencimento.

Imagine você na função de auxiliar administrativo, fazendo parte desse grupo

de pessoas, responsável pela gestão do setor de contas a pagar.

Uma das suas funções será acompanhar todas as compras e contratos,

garantindo que todos os pagamentos sejam realizados corretamente e dentro do
prazo.

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É importante destacar que o objetivo do controle das contas a pagar não se

resume apenas em pagar boletos, fornecedores, fazer depósitos bancários ou
transferências, mas acompanhar todo o processo, desde a compra até o pagamento.
Desta forma, informações importantes são partilhadas e auxiliam a empresa na
tomada de decisões financeiras.

Em conjunto, é importante realizar uma análise das vantagens financeiras, ou

seja, se em alguns casos é melhor pagar ou prorrogar determinado compromisso.

Como organizar esse fluxo de informações

Ordens de pagamento eletrônicas ou físicas (cheque,

TED, DOC, transferência entre contas, entre outros)
As ordens de pagamento “físicas” incluem as moedas, as cédulas, os cheques,
entre outros, mas com o avanço das tecnologias online, essa forma de pagamento
física está sendo substituída pela eletrônica, através dela a pessoa não precisa mais
ir até o banco para realizar os pagamentos; é possível inclusive pagar pelo celular.

O cheque, por exemplo, é um documento impresso, que funciona como uma

ordem de pagamento à vista e física, emitido pelo titular de uma conta corrente,
contra um banco, para que este realize o pagamento. Sendo que somente deve ser
emitido pela empresa quando existir saldo suficiente.

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Existem duas formas de emissão de cheques:

Ao portador

O cheque ao portador não é recomendável, pois não identifica o

favorecido, portanto ele pode ser repassado até encontrar alguém disposto a
realizar o depósito.

Nominativo

No cheque nominativo a empresa identifica o favorecido pelo pagamento -

também é importante realizar o cruzamento do cheque, que é representado por
dois traços transversais – e desta forma o cheque somente poderá ser
depositado; não poderá ser sacado pelo favorecido. Caso o favorecido endosse
o cheque, ou seja, assine atrás, ele se transforma “ao portador”, permanecendo
com a exigência de ser somente depositado.

Veja agora alguns exemplos de meios eletrônicos que

podem ser utilizados para o pagamento de contas, como
TED, DOC e transferências entre contas.

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TED

É um meio eletrônico bastante utilizado, a sigla significa Transferência

Eletrônica Disponível. Esta é uma opção disponibilizada pelos bancos para
que o cliente possa tirar o dinheiro da conta e depositar em outra de outro
banco, garantindo comodidade e maior segurança nas transações.

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DOC

Outra ordem de pagamento eletrônica utilizada pelas empresas, é o DOC.

A sigla significa Documento de Ordem de Crédito, essa transação também é
utilizada para transferir valores para uma conta de outro banco.

O DOC tem um valor máximo de R$ 4.999,99 na maioria dos bancos.

A partir de janeiro de 2016 não existem limites de valores para realizar

uma TED.

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Ano Limite

2002 R$ 5.000.000,00

2003 R$ 5.000,00

2010 R$ 3.000,00

2012 R$ 2.000,00

2013 R$ 1.000,00

2014 R$ 750,00

jan/15 R$ 500,00

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jul/15 R$ 250,00

jan/16 Não há limite mínimo

Tabela 1 – Limites para uma TED

Fonte: FEBRABAN

É preciso estar atento, pois alguns bancos poderão cobrar tarifas para
realizar esse serviço.

Para saber mais sobre os valores que poderão ser cobrados pelos bancos
pesquise a tabela de tarifas, disponível no site do Banco Central.

Mas como saber qual a melhor opção na hora de

realizar uma transferência?

Vai depender da urgência da transferência e do valor, na TED a transferência é

feita quase que instantaneamente.

Observe a tabela abaixo:

Crédito
Prazo
Tipo de na Meio de
para Custo
operação outra transferência
realização
conta

Depende
Eletrônico ou
TED Até às 17h Imediato do
autoatendimento
banco

Depende
Dia Eletrônico ou
DOC Até às 21h do
seguinte autoatendimento
banco

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Tabela 2 – Diferença entre TED e DOC

Fonte: <http://escolhasfinanceiras.com.br/diferenca-entre-doc-e-ted/>.

Nota: estes horários e prazos podem sofrer alteração dependendo da

instituição bancária em que você possui conta. Por isso, certifique-se com sua
agência.

Mas e se a empresa não desejar realizar a transferência

por meio da TED ou do DOC, existe outra maneira?

Sim, se você for realizar um pagamento, e não desejar utilizar a TED ou o

DOC, poderá simplesmente fazer uma transferência entre contas bancárias,
enviando o valor correspondente, da sua conta para outra. Esse meio eletrônico de
pagamento é bastante utilizado no lugar dos depósitos e pagamentos, ou seja, ao
invés de pagar a conta ou depositar o valor para outra pessoa, se faz uma
transferência da conta do devedor para a conta do beneficiário.

Cabe destacar que o setor de contas a pagar tem início no departamento de

compras, mas se estende por todos outros departamentos, pois toda e qualquer
despesa da empresa precisa passar por este setor.

É uma responsabilidade muito grande, afinal é necessário verificar pagamento

por pagamento, ou seja, se todos foram realizados com êxito e se há comprovantes
pertinentes, caso contrário, se acontecerem pagamentos indevidos, a empresa
poderá ser prejudicada e até grandes prejuízos podem ser gerados.

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