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Caso 01: Um amigo meu, dono de uma pequena empresa Prestadora de Serviços
Técnicos, foi contratado por uma grande empresa nacional para realizar um serviço,
que, na época, tinha um valor de R$15.000,00.
O serviço foi realizado a contento e a empresa emitiu a Nota Fiscal, sendo que o
pagamento iria ocorrer por Depósito Bancário, num prazo de 10 dias úteis. Ela já era
fornecedora habitual desta empresa e os pagamentos sempre eram feitos assim.
Dentro deste prazo a empresa fez o pagamento de R$1,5 milhões (cem vezes o
valor contratado). Esse meu amigo verificou o fato e ficou aguardando um
posicionamento da empresa.
Duas semanas haviam se passado e ninguém da empresa cliente (de grande porte,
com um excelente ERP implantado há anos) percebeu essa falha.
Esse meu amigo notificou o erro a empresa, e percebeu, ao relatar o fato, que
ninguém viu isso como um grande problema… parecia que era um “pequeno ajuste”
a ser feito.
Caso 02: O Chefe Financeiro de uma pequena softhouse de ERP tirou férias, e o
Diretor da empresa ficou no lugar dele.
Aproveitando a situação, esse Diretor decidiu “passar o pente fino” nas contas da
empresa e descobriu vários erros acontecendo com uma certa frequência, tais
como: contas sendo pagas duas vezes; contas sendo pagas atrasadas, gerando
multas e juros, mesmo quando a empresa tinha dinheiro em caixa disponível; contas
recorrentes importantes com interrupções de pagamento (conta não paga há meses
atrás e contas recentes sendo pagas); e assim por diante.
Um ponto relevante nisso tudo é que o ERP da softhouse era muito bom, com
recursos muito interessantes na Gestão Financeira, e o Diretor da softhouse,
mesmo tendo um bom conhecimento sobre o assunto, com o passar do tempo, não
percebeu os pontos de risco que a própria empresa dele tinha e que estava
ocorrendo uma erosão de uso do ERP.
Ao ver esses dois casos conseguimos perceber alguns pontos relevantes sobre os
Contas a Pagar (e quase todos os outros processos) das empresas, que são:
=> Ter um ERP bom é importante, mas não é garantia de sucesso no processo;
=> Tão importante quanto ter um bom ERP é implantá-lo adequadamente;
=> Você tem várias formas de fazer um processo acontecer com o mesmo ERP;
=> Por melhor que você tenha implantado um processo no ERP, sempre pode
ocorrer erosão de uso;
=> Mesmo com tantas automações possíveis e sendo realizadas, as pessoas são
fundamentais para o sucesso dos processos.
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Com um grau maior ou menor de riscos, com maior ou menor volume trafegado,
todas as empresas precisam executar o processo de Contas a Pagar, e, de acordo
com a realidade da empresa e o ERP que ela tem, existe uma série de
possibilidades de trabalho que precisam ser analisadas, escolhidas e
implementadas.
Com base em regras de negócio estabelecidas, decisões são tomadas, tais como se
vai pagar ou não uma determinada obrigação financeira, quanto vai ser pago,
quando, de que forma, quem vai fazer o pagamento, em qual(quais) conta(s)
(financeira, gerencial, orçamentária e/ou contábil) vai ser debitado o valor, etc.
Depois disso a obrigação de pagamento pode ser encerrada ou ser tratada devido a
eventuais divergências encontradas ou geradas (pelo não pagamento ou
pagamento parcial).
A essência é muito simples, mas existem várias nuances que precisam ser
analisadas em cada caso.
Por exemplo, numa distribuidora que só faz compra de materiais para atender às
vendas previamente realizadas e pagas, o processo de Contas a Pagar é muito
simples, pois, a princípio, sempre vai ter caixa disponível para atender.
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informações disponíveis, sem contar que cada pagamento efetuado tem uma
alocação orçamentária muito rígida.
E assim por diante, cada empresa tem características próprias para o mesmo
processo de Contas a Pagar.
Às vezes eles estão bem embasados, outras vezes nem tanto. Da mesma forma
encontramos ERP melhores do que outros, com recursos diversos, bons
agrupamentos e possibilidades interessantes de visualização das informações,
ajustes de campos e de regras. Vamos falar sobre algumas características que
considero como mais relevantes.
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Essas empresas bem geridas utilizam todos (ou quase todos) esses controles nas
suas operações, mas a grande maioria… posso estimar em mais de 50%, trabalha,
no máximo com Centros de Custos/Resultados e os outros quase 50%, trabalham
com dois ou três tipos de alocações simultâneas, mesmo quando os ERP oferecem
mais opções de alocações.
Pode ser que a decisão de não classificar de forma detalhada os pagamentos
realizados seja a mais assertiva para um determinado momento da empresa, mas
isso pode ter um preço a ser pago.
É muito comum ver esses gestores de empresas que não alocam tempo e energia
do pessoal para classificar melhor os pagamentos falarem, em algum momento, que
precisavam ter mais controle sobre as suas operações, que isso estava levando-os
a tomarem decisões ruins, mas não sabem como fazer isso.
Também é muito comum conversar sobre o assunto com os donos de softhouses de
ERP e eles falarem que não colocam esses recursos porque ninguém usa.
Para ambos quero dizer que empresas bem geridas financeiramente utilizam
intensamente as classificações das obrigações, e os principais e melhores ERP de
mercado disponibilizam as várias opções de classificação das obrigações. Vocês
estão em algum desses grupos? Querem estar neles?
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vendas (gerando duas ou mais Notas Fiscais associadas), pagamentos associados
a permutas e pagamentos com títulos públicos, ações de empresas, criptomoedas,
pontos de benefícios, etc., que além de ter flutuações significativas de valores, cujas
as fontes podem não ter padrões rigorosos ou confiáveis, podem ter critérios de uso
e necessidades mais detalhadas de classificações.
Um grupo significativo de fornecedores de ERP respondem a essas situações
afirmando que tem flexibilidade na sua camada de negócio e que pode ajustar (por
um simbólico valor) tudo que o cliente quiser neste sentido.
VAMOS PARAR COM ISSO!!!
Esse tipo de transação tem que vir nativamente no ERP. Ao gerar a customização
necessária (mesmo que não seja feita sem programação direta na parte central do
sistema ainda é um tipo de customização), você está dependendo do conhecimento
dos usuários em geral sobre o assunto, que, na grande maioria dos casos, eles têm
menos condições de fazer isso que os profissionais de ERP.
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foram para o estoque da empresa, e no dia 20/08 foi alocado no contrato que
solicitou a compra. No que se refere ao Caixa, terá 5 saídas mensais de R$2.000,00
cada a partir de 10/05 (foi o serviço de Cartão de Crédito que pagou inicialmente a
compra e não a empresa), por Competência, a empresa teve um “gasto” (podemos
chamar aqui de compromisso de gasto) de R$10.000,00 no dia 20/04, mas, no
Regime Gerencial, somente em 20/08 que o contrato gerador da obrigação teve o
seu “gasto” (que neste caso é um custo não financeiro de apropriação) de uma taxa
definida de R$1,50/dia, de cada celular. Antes disso esse “gasto” (que se refere a
depreciação do ativo) era da empresa, inclusive quando vemos esta situação de
forma contábil.
Como trabalhar essas informações facilmente dentro dos ERP? Todos os ERP
trabalham nativamente o Regime de Caixa, uma quantidade razoável de ERP
trabalha, de alguma forma, certa ou não, com as informações da Competência, e
poucos ERP trabalham com o Regime Gerencial (até mesmo os ERP que se
predispõem a trabalhar com a Gestão de Contratos/Projetos).
O problema é que a grande maioria dos ERP tem dificuldades de utilizar
adequadamente essas informações nas suas ferramentas de gestão, seja de forma
processual ou com meios eficazes de mitigar os riscos de erros operacionais, como
no Fluxo de Caixa e nos DRE (Demonstrativos de Resultados do Exercício).
Poderia ficar aqui e falar contigo sobre inúmeras outras situações dos processos de
Contas a Pagar que precisam ter um tratamento mais adequado para operar com
mais segurança e praticidade, mas acredito que os pontos que descrevi acima já
vão ser significativos o suficiente para que seja repensado alguns valores dos seus
processos e sistemas. A intenção era essa.
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