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Corretamente

Entenda O Que É Contas A Pagar E Como Fazer


Corretamente
CONTROLE DE FINANÇAS

Sanon Matias
30 DE MARÇO DE 2023

As contas a pagar fazem parte da rotina de qualquer empresa. A�nal, para realizar transações, contratar serviços e fazer compras é
preciso pagar por isso. 

Fazer uma boa gestão dessas contas ajuda o empresário a ter mais controle sobre a vida �nanceira da empresa. Isso também facilita o
entendimento, principalmente na hora de fazer novos investimentos ou quando é preciso cortar custos.

Quer entender qual é a importância de gerenciar as contas a pagar e conferir as nossas dicas para uma boa gestão de pagamentos?
Então continue lendo este artigo!

Se preferir, podemos te ajudar, agora mesmo, a melhorar suas contas a pagar. Com o módulo �nanceiro do ERP WebMais, você
mantém suas obrigações �nanceiras de forma automatizada, ágil e e�caz. Faça um teste gratuito e con�ra.  

Índice de conteudos: [ocultar]

1 O Que São Contas A Pagar De Uma Empresa?


2 Quais Os Objetivos Do Processo De Contas A Pagar?
3 Qual A Importância De Fazer O Processos De Contas A Pagar?
4 Quais As Vantagens De Fazer O Controle De Contas A Pagar?
4.1 Diminuição De Custos Desnecessários
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4.2 Otimiza O Tempo Das Equipes
personalizar conteúdo. Ao utilizar este site, você concorda com o uso de cookies. Saiba mais
4.3 Melhor Reputação Da Empresa Oi! Você precisa de ajuda?
4.4 Redução De Multas E Juros Por Atrasos De Pagamento Vamos conversar �
5 O Que Faz O Setor De Contas A Pagar? Ok, entendi!
6 Quais As Diferenças Entre Contas A Pagar E A Receber?

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7 Como Funciona O Controle De Contas A Receber?


8 Como Fazer O Controle De Contas A Pagar?
9 Como Fazer O Gerenciamento De Pagamentos?
9.1 Faça Um Escalonamento Das Datas De Vencimento
9.2 Pague Em Dia E, Se Conseguir, Antecipe
9.3 Em Caso De Não Pagamento, Renegocie
9.4 Faça Orçamentos
10 Quais São As Principais Di�culdades Para Conciliar Contas A Pagar E Receber?
10.1 Desorganização De Processos
10.2 Falta De Renegociação De Dívidas
10.3 Não Ter Relacionamento Com Os Clientes
11 O Que É Um Fluxo De Caixa?
12 Passo A Passo Para Organizar As Contas A Pagar
12.1 Organizar As Obrigações Financeiras
12.2 Pesquisa E Comparação De Preços
12.3 Acompanhamento De Fluxo De Caixa
12.4 Adiantamento De Pagamentos Para Evitar Juros
12.5 Renegociação De Dívidas Vencidas
12.6 Analisar Impostos A Pagar
12.7 Ficar De Olho Em Riscos De Inadimplência
12.8 Encontrar Novos Fornecedores
13 As Melhores Dicas Para A Organização De Contas A Pagar
13.1 Priorize Pagamentos Importantes
13.2 Registre Tudo Que Comprar
13.3 Fique De Olho Nos Impostos Sobre As Compras
13.4 Evite Atrasos E Multas
13.5 Negocie Quando Precisar
14 Como Alinhar As Entradas E Saídas?
15 Conclusão

O Que São Contas A Pagar De Uma Empresa?


As contas a pagar são todos os compromissos �nanceiros assumidos pela empresa, ou seja, todo pagamento que precisa ser feito.

Esses pagamentos podem ser a colaboradores, fornecedores, de contas de consumo, impostos, entre outras coisas. Em resumo, todo
dinheiro que vai sair do caixa deve ser registrado pelo setor de contas a pagar.

Quais Os Objetivos Do Processo De Contas A Pagar?


Com essa explicação, já podemos entender que a gestão de contas a pagar é muito importante para uma empresa. Mas qual é o
objetivo de fazer esse controle?

A ideia principal é manter a gestão base da empresa. Assim, é importante que se saiba como gerenciar as contas a pagar. Se aplicado
corretamente, esse processo de gestão diminui – ou elimina – eventuais problemas.

Além disso tudo, fazer o controle das contas também �xa o entendimento de que os valores a serem gastos estão sempre
relacionados aos que se recebe.

Qual A Importância De Fazer O Processos De Contas A Pagar?


De forma simples, é possível dizer que a maior importância de fazer os processos de contas a pagar da empresa é manter a gestão
base em dia.

Se feito corretamente,
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oferecer permitir manter o �uxo
experiência, de caixa
melhorar do negócio sempre
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você concorda e efetivas.
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Oi! Você precisa de ajuda?
Vamos
Outro ponto é que, com um �uxo bem gerenciado, os investimentos futuros são bene�ciados, conversar
já que � que valores sobrem no
é comum
caixa. Ok, entendi!

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Quais As Vantagens De Fazer O Controle De Contas A Pagar?


Controlar as contas a pagar da empresa é uma forma de identi�car todas as obrigações �nanceiras que ainda precisam ser cumpridas
com antecedência. 

Dessa forma, o setor de �nanças consegue se planejar para cumprir com todos os seus compromissos sem prejudicar o caixa da
organização. Com isso, evita-se surpresas desagradáveis no �nal do mês.

É esse controle que permite entender quanto será preciso desembolsar para fazer todos os pagamentos. Além disso, ele também
garante, junto com o controle de contas a receber, que a empresa terá dinheiro para honrar seus compromissos.

Em momentos de crise, esse controle se torna ainda mais importante. Isso porque ele não se relaciona somente ao pagamento de
boletos, mas à gestão e�ciente dos recursos disponíveis e uma tomada de decisão estratégica, orientada por dados.

Abaixo você conhece, em detalhes, as principais vantagens que um bom controle de contas a pagar oferece. Acompanhe e saiba como
sua empresa será bene�ciada.

Diminuição De Custos Desnecessários


A primeira vantagem de um contas a pagar bem feito é a diminuição de custos desnecessários. Imagine que a sua distribuidora de
cosméticos está com o estoque em baixa e é preciso repor.

Com as informações de entrada e saída de produtos, você sabe que os próximos meses serão de baixa nas vendas. Por isso, é hora de
adaptar a sua compra de materiais, de forma a suprir apenas a demanda de vendas que está por vir.

Além disso, você também terá um controle maior sobre a preci�cação dos itens que serão vendidos, facilitando o equilíbrio entre
investimentos e lucros.

Por �m, a gestão de contas a pagar também mostra quais são os gastos que já não são mais necessários para a empresa. Assim �ca
mais fácil de cortá-los. E também é possível se planejar com mais precisão para gastos futuros.

Otimiza O Tempo Das Equipes


Com os dados em dia, é possível que a gestão entenda as obrigações �nanceiras da empresa. Assim, �ca mais fácil de planejar e
executar cada atividade ao longo dos meses e anos.

Dessa forma, as equipes responsáveis não vão mais perder tempo na busca incessante por documentos – como contratos e recibos. A
ideia é facilitar a organização de todos os custos do negócio, de forma simples e e�ciente.

Outra vantagem disso tudo é que as contas podem ser pagas no débito automático. Isso poupa ainda mais o tempo dos times de
trabalho. Com isso, todos podem focar em atividades que realmente precisam de atenção especial.

Melhor Reputação Da Empresa


Todas as empresas querem ser bem-vistas pelo mercado. Isso inclui o pagamento das dívidas. Tanto seus clientes quanto
fornecedores percebem esse tipo de característica, por isso é bom �car de olho.

Isso porque, pagando tudo nas datas corretas, a sua marca será lembrada como uma boa pagadora. Além disso, você também evita
multas e juros.

Tudo isso facilita a criação de relações importantes para o seu negócio – o famoso network. Como você sabe, isso é importante para
que a sua empresa seja reconhecida em qualquer ambiente pro�ssional da sua área de atuação.

Além do mais, é preciso ter boas recomendações na hora de buscar investimentos com bancos, como crédito ou empréstimos.
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Pagando tudo em dia, a empresa também terá o nome limpo, o que é importante para novas negociações. 
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Oi! Você precisa de ajuda?
Redução De Multas E Juros Por Atrasos De Pagamento Vamos conversar �
Além de manter o nome da empresa limpo, pagar tudo em dia Ok, entendi!
vai trazer outro benefício: menos juros e multas por atraso nos
pagamentos.

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Os valores que seriam aplicados para quitar esses adicionais por contas atrasadas podem ser a chave para que o seu negócio
prospere. A�nal, tudo isso pesa no seu �uxo de caixa, comprometendo os lucros da empresa.

O Que Faz O Setor De Contas A Pagar?


O setor de contas a pagar é responsável por fazer todo o controle dos valores movimentados pela empresa. As pessoas que lá
trabalham devem organizar e gerenciar todas as saídas do caixa, além de registrar e analisar tudo o que é feito.

Em alguns casos, o setor de contas a pagar também se responsabiliza pela aprovação de novos investimentos.

Mas a�nal, o que faz um pro�ssional de contas a pagar? A rotina das contas a pagar pode confundir muitas pessoas, mas é possível
controlar as atividades de forma e�ciente.

Vamos entender um pouco dessa rotina. As tarefas do contas a pagar incluem:

• Lançar e classi�car NFs e pedidos de compras;


• Conferir pedidos e notas �scais;
• Enviar controle de cheques e ordens de pagamento aos bancos;
• Pedir a baixa dos títulos quitados e a conciliação de pagamentos de fornecedores.

Quais As Diferenças Entre Contas A Pagar E A Receber?


Você sabia que existem diferenças entre contas a pagar e a receber?

As contas a pagar são todas as saídas que vão acontecer no caixa da empresa. já as contas a receber são o contrário: se referem a
todo dinheiro que vai entrar no caixa, seja por causa de vendas ou outras operações. As principais incluem:

• Rendimentos de aplicações �nanceiras;


• Recuperação tributária, entre outros.

A gestão de contas a pagar está diretamente relacionada à gestão das contas a receber. Isso porque, assim, o gestor consegue
entender a real situação �nanceira da empresa e garantir que o caixa tenha recursos su�cientes nas datas dos pagamentos.

Como Funciona O Controle De Contas A Receber?


Para começar, é preciso entender que as contas a receber são os valores que a empresa recebe por vender um produto ou serviço. É
claro, Utilizamos cookies
existem outros para oferecer
exemplos, melhor
mas esse experiência,
é o mais aparentemelhorar o desempenho,
na maioria dos negócios.analisar como você interage em nosso site e
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Oi! Você
Não entendeu? Em resumo, as contas a receber são todo e qualquer valor que entra no caixa precisa de
da empresa. ajuda?
Mas, devem ser obtidos com
Vamos conversar �
alguma baixa no estoque, proveniente de alguma venda.
Ok, entendi!
Outros exemplos também incluem as notas promissórias, vendas a prazo e títulos de crédito da empresa.

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O equilíbrio entre contas a pagar e receber ocorre apenas se o “receber” for maior do que o a pagar.

Reduza a
inadimplência
da s u a
empresa!
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Como Fazer O Controle De Contas A Pagar?


Agora que você já conhece a importância de controlar as contas a pagar, con�ra o passo a passo para um controle mais e�caz:

• Registre todas as operações �nanceiras da empresa, por menor que sejam;


• Evite ter mercadorias paradas no estoque. Produto parado é dinheiro parado e isso pode prejudicar o seu caixa;
• Acompanhe diariamente o �uxo de caixa;
• Utilize centros de custo;
• Invista em tecnologia.

Hoje em dia, as empresas contam com sistemas completos que podem ajudar no controle de contas a pagar a receber. Eles
automatizam algumas etapas do trabalho, diminuem a incidência de erros e fornecem relatórios completos para uma tomada de
decisão orientada por dados.

Como Fazer O Gerenciamento De Pagamentos?


Ainda não sabe como fazer um contas a pagar? Con�ra as nossas dicas para criar um sistema e�ciente de gestão de pagamentos na
sua indústria!

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Quando todas as contas vencem na mesma data, aumentam as chances de a empresa não Oi!ter
Você precisa
dinheiro emdecaixa
ajuda?
para honrar esses
Vamos
compromissos. Além disso, as condições pioram se as entradas de dinheiro acontecem em conversar
datas �
diferentes.
Ok, entendi!

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Na hora de de�nir o vencimento de cada compromisso, procure dividi-los ao longo de todo o mês. Dessa forma, você não precisa fazer
todos os pagamentos de uma só vez. Assim é possível garantir que sempre haverá dinheiro no caixa da empresa!

Pague Em Dia E, Se Conseguir, Antecipe


Multas e juros podem prejudicar signi�cativamente as contas da empresa. Então, nunca atrase pagamentos. Além disso, negocie com
seus fornecedores para conseguir descontos em caso de pagamentos antecipados.

Em Caso De Não Pagamento, Renegocie


Se não conseguir cumprir algum dos seus compromissos �nanceiros, busque o credor antes da data do vencimento e negocie uma
nova data para pagamento. Assim você evita a aplicação de multas e juros e consegue manter uma boa relação com seus
fornecedores.

Mas não se esqueça que esse tipo de negociação deve ser feito somente quando for realmente necessário. Isso porque, caso
contrário, você corre o risco de desgastar uma relação pro�ssional.

Faça Orçamentos
Antes de assumir qualquer compromisso, pesquise as opções do mercado para escolher aquela que tem melhor custo-benefício para a
sua empresa.

Dessa forma, você consegue diminuir os custos do negócio, obtendo os mesmos produtos ou serviços por melhores preços.

Quais São As Principais Di�culdades Para Conciliar Contas A Pagar E


Receber?
Conciliar o gerenciamento das contas a pagar e a receber é fundamental para a saúde �nanceira da empresa. Mas nem sempre essa é
uma tarefa fácil. Abaixo vamos conhecer os principais desa�os.

Mas, antes, temos uma dica. O módulo �nanceiro do ERP WebMais permite que você controle as contas da sua empresa com
facilidade. A tecnologia é sua aliada nesse processo. Experimente agora e otimize seus lucros.

Desorganização De Processos
A falta de organização é a principal causa para uma conciliação equivocada, o que pode trazer prejuízos para a empresa e deixar as
contas no negativo.

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Oi! Você precisa de ajuda?
Vamos conversar �
Ok, entendi!
Então, é justo dizer que é preciso evitar a desorganização de processos internos do seu negócio. Da compra de materiais, passando
pela produção, estoque e chegando no envio ao cliente, é preciso de muito planejamento.

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Falta De Renegociação De Dívidas


Sua empresa está devendo? A renegociação de dívidas pode ser a solução ideal. Mas, antes, é importante perder o medo sobre a
renegociação e entender o que esse processo oferece.

Isso porque muitas pessoas têm medo ou vergonha de renegociar dívidas, o que pode trazer prejuízos ainda maiores. Os mais
perigosos são a incidência de multas e juros sobre os valores em atraso.

Com a renegociação, você pode quitar os débitos e preparar o caixa da empresa para investimentos futuros. Assim, é possível alcançar
novos patamares e melhorar os resultados.

Não Ter Relacionamento Com Os Clientes


Manter um bom relacionamento com os clientes é fundamental para as negociações. É que, como você sabe, eles são essenciais para
que a sua empresa possa alcançar o sucesso.

Uma empresa que não agrada os clientes está fadada ao fracasso. E isso inclui a qualidade dos produtos, o tempo de entrega e um
atendimento agradável.

Além disso, também é muito importante manter bons relacionamentos com seus fornecedores. Sem eles, você não consegue produzir
ou distribuir seus produtos. Em resumo, a sua empresa não vai vender nada. E, como sabemos, o lucro depende das vendas.

O Que É Um Fluxo De Caixa?


O �uxo de caixa é uma ferramenta que facilita o controle �nanceiro da sua empresa. Isso porque ele traz, de forma detalhada, todos os
valores que entram e saem do caixa.

Para isso, ele é calculado de acordo com o saldo das contas bancárias – além da soma em dinheiro – que a empresa possui.

É através desses dados que a saúde �nanceira da empresa pode �car em dia. É que, com eles, o gestor vai saber exatamente quanto
dinheiro o caixa possui, além de valores de lucros e dívidas. Com isso, é possível tomar decisões mais precisas.

Passo A Passo Para Organizar As Contas A Pagar


Agora é hora de organizar as contas a pagar da sua empresa e manter o controle de gastos em dia. Então, acompanhe o passo a passo
abaixo e saiba tudo sobre como fazer isso de forma e�ciente.

Uma boa dica é utilizar uma ferramenta que facilite esse trabalho, como uma planilha de contas a pagar ou um sistema que ofereça
essa função. Se quiser automatizar seu controle, agende uma demonstração gratuita do ERP WebMais e otimize seus resultados.

Agora, vamos para o passo a passo.

Organizar As Obrigações Financeiras


Comece organizando as obrigações �nanceiras da empresa. Isso inclui todas as despesas �xas, como energia, pagamento do salário
dos colaboradores e outros.

Além disso, as despesas variáveis também precisam entrar na conta. Alguns exemplos incluem compra de matéria-prima de urgência e
outros contratos adicionais com seus fornecedores.

Pesquisa E Comparação De Preços


Você também deve �car de olho nos preços que paga ao quitar as dívidas da empresa. Isso porque, ao comparar preços dos produtos
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que sua empresa utiliza, é possível encontrar os melhores – mas sem perder a qualidade.
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Oi! Você precisa de ajuda?
Assim, o dinheiro que vai sobrar dessa redução no custo das compras pode ser utilizado para as contas a pagar. Isso permite que a
Vamos conversar �
empresa possa dar a famosa “respirada” no orçamento, facilitando a quitação de outras contas futuras.
Ok, entendi!

Acompanhamento De Fluxo De Caixa

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Ficar de olho no �uxo de caixa da empresa é essencial para implantar um bom contas a pagar. Isso porque, como vimos, o �uxo de
caixa é muito importante para entender cada movimentação, seja de compra ou venda.

Sendo assim, manter o �uxo de caixa em dia e organizado vai facilitar a sua gestão. Isso porque as informações que ele traz
fortalecem a tomada de decisões relacionadas ao dinheiro.

Adiantamento De Pagamentos Para Evitar Juros


Quer organizar as contas a pagar da sua indústria ou distribuidora? Então faça um esforço para adiantar parcelas e pagamentos
importantes.

Essa atitude garante que as contas não sejam atrasadas, evitando multas e juros desnecessários. Como vimos acima, esse dinheiro
extra que seria usado para quitar os juros pode ser utilizado para um controle mais e�ciente do caixa. Isso facilita o pagamento das
contas.

Renegociação De Dívidas Vencidas


Não conseguiu adiantar suas contas, elas venceram e os juros e multas acumularam? Então é hora de considerar uma renegociação
dessas dívidas.

Essa opção costuma afastar muitos gestores, mas é importante entender que ela é uma grande aliada para botar seu negócio de volta
nos trilhos.

Isso porque, ao renegociar, você começa demonstrando interesse em quitar as obrigações legais da empresa. Ao pagar essa
renegociação, você evita mais juros e diminui o valor total que seria pago pelo atraso.

Analisar Impostos A Pagar


Entender as contas a pagar também passa por analisar os impostos que a sua empresa paga. Essa atividade pode fortalecer ainda
mais o seu controle �nanceiro como um todo, não só do que precisa ser pago.

É que, ao saber o que precisa ser pago, �ca mais fácil direcionar a verba necessária para todas essas obrigações legais. Além disso,
caso note alguma irregularidade, é possível veri�car, o que pode até fazer com que a empresa economize ao pagar os impostos.

Ficar De Olho Em Riscos De Inadimplência


Como anda o controle de inadimplência da sua empresa? Garantir com que seus clientes paguem as contas é essencial para que as
suas contas a pagar e receber �quem em dia.

A�nal, sem isso, é impossível que a própria empresa �que longe da inadimplência. Se os pagamentos ocorrerem – seus clientes
pagarem e você receber -, seu negócio também pagará o que deve, evitando maiores problemas. 

Encontrar Novos Fornecedores


Por �m, o controle de contas a pagar passa pela pesquisa e contratação de novos fornecedores. Isso porque, assim é possível garantir
que a empresa esteja sempre em dia com as melhores opções do mercado.

Conhecer bem cada acordo comercial é importante para saber o que deve ser pago em cada contrato. Seja na busca por produtos de
qualidade ou por relações comerciais e�cientes e que gerem lucro, a procura de novos fornecedores é essencial.

As Melhores Dicas Para A Organização De Contas A Pagar


Agora, você vai conferir as melhores dicas para organizar suas contas a pagar de forma e�ciente. Acompanhe abaixo e aplique na sua
empresa para alcançar
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Priorize Pagamentos Importantes Oi! Você precisa de ajuda?
Vamos conversar �
É fácil entender como essa dica fortalece o seu contas a pagar, né? Isso porque, ao priorizar os pagamentos importantes, você cria
Ok, entendi!
uma ordem do que precisa ser pago para que seu negócio continue ativo.

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Isso signi�ca que você deve utilizar sua gestão de contas a pagar para entender quais pagamentos são prioridade. Dessa forma, o
controle dessas despesas é simpli�cado e nada �ca sem o devido pagamento.

Registre Tudo Que Comprar


Uma das melhores dicas para organizar as contas a pagar é o registro de tudo o que foi comprado pela empresa. É esse processo de
controle que vai facilitar o seu entendimento sobre o tema e otimizar sua gestão.

E lembre-se: não deixe nenhuma compra fora do registro. Isso porque, assim você cria riscos de afetar todo o seu �uxo de caixa.

Fique De Olho Nos Impostos Sobre As Compras


Sempre que compramos alguma coisa, estamos pagando impostos já incluídos nos preços. Por isso, é importante �car de olho e saber
quais deles as suas compras trazem.

Além disso, existem algumas compras especí�cas, como em outros estados ou países, que podem exigir impostos extras. Por isso,
con�ra os valores e registre tudo no seu controle. 

Evite Atrasos E Multas


Quer pagar menos? Então evite atrasos e multas. Esse tipo de situação pode gerar multas expressivas, afetando muito o seu contas a
pagar. 

Por isso, mantenha os pagamentos em dia e evite pagar valores extras por contas que poderiam ser pagas sem atrasos.

Negocie Quando Precisar


Seu controle de contas a pagar falhou, e agora não é mais possível pagar tudo em dia? Então não exite em renegociar as dívidas.

Para isso, converse com seus fornecedores e explique a situação. A ideia é buscar uma renegociação que bene�cie os dois lados,
evitando maiores problemas no futuro.

Como Alinhar As Entradas E Saídas?


Para que a saúde �nanceira da empresa �que em dia, é essencial alinhar entradas e saídas de forma transparente e e�ciente. Mas
como fazer isso?

Primeiro, entenda que equilibrar o �nanceiro de um negócio é um grande desa�o para a maioria dos empreendedores. Então, é justo
Utilizamos
dizer que buscar cookies
ajuda é apara oferecer
chave melhor
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Oi! Você
Para começar, vamos entender alguns conceitos básicos sobre entrada e saída. Se a entrada precisa
for maior, de ajuda?
temos um saldo positivo. Já se
Vamos
a saída for maior, temos saldo negativo – ou dé�cit. Ele pode ser o responsável pela falência negócio. �
do conversar
Ok, entendi!

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Assim, é preciso saber como alinhar as entradas e saídas. Esse processo começa com o detalhamento de cada negociação, tanto em
volume quanto em valores. E é claro, isso deve ser feito em tempo real.

Esse acompanhamento é a chave para identi�car e solucionar problemas de caixa. Ao encontrar um dé�cit, é preciso pensar em
respostas �nanceiras e�cientes, como empréstimos ou antecipações.

Outras opções incluem aplicar promoções e condições especiais nos seus produtos, movimentando o caixa e gerando dinheiro para
pagar as contas. Essa entrada de recursos é importante para manter o negócio de pé.

Conclusão
Gerenciar as contas a pagar da empresa é uma tarefa mais simples do que se imagina. Mas, ainda assim, é um processo de grande
importância para os bons resultados �nanceiros do negócio. 

Isso porque essa gestão é fundamental para entender tudo sobre a saúde �nanceira da empresa. Além disso, a tomada de decisões
estratégicas também é afetada. Por �m, evita-se que o caixa da empresa �que sem dinheiro.

Contar com a tecnologia vai ajudar o gestor a fazer esse controle de forma mais e�ciente, com menos erros e com acesso a relatórios
completos. Eles permitem maior controle e trazem novos insights sobre oportunidades e investimentos.

Quer experimentar essa tecnologia na prática? Então agende uma demonstração gratuita do ERP WebMais e saiba como ele vai
simpli�car e otimizar sua gestão de contas a pagar. 

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