FUNDAMENTOS

DO CONTAS A PAGAR

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 1

 DICAS IMPORTANTES
PARA A LEITURA
DESTE EBOOK
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uma ótima leitura!

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 O QUE VOCÊ
ÍNDICE
ENCONTRA NESTE EBOOK
Introdução 04
Conhecendo o Contas a Pagar 05
Relacionamento com as áreas da empresa 07
Registre todas as suas contas a pagar 10
Classifique e Organize 11
Prazos e datas de vencimento 12
Antecipação de pagamentos 12
Renegociação 13
Esqueça o Excel 14
Processo de pagamentos e adiantamentos
a fornecedores 15
Formas de pagamento: Dinheiro, cheques,
cartão de crédito, on-line (office banking) 17
Nota Fiscal e Impostos a pagar 20
Nota Fiscal Eletrônica 21
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica 22
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Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 22
É possível efetuar a gestão da NFe por software 23
Regimes tributários 24
Simples Nacional 25
Lucro Presumido 26
Lucro Real 26
Relacionamento com bancos e fornecedores 28
10 dicas para ter um contas a pagar de sucesso 31
Relatórios importantes para ter controle
de contas a pagar 34
Relatórios de Contas a pagar 35
Relatórios de Contas pagas 35
Relatórios de Extrato por credor 35
Relatórios de Fluxo de Caixa 36
Como está a posição do seu Contas a Pagar? 37
Conclusão 40
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 3
 INTRODUÇÃO

Neste e-book você verá alguns conceitos e dicas

importantes que lhe ajudarão a explorar estratégias
para administrar o contas a pagar de qualquer setor
da construção civil de forma bem sucedida, efetuando
melhorias na operação que garantam resultados mais
eficientes para o negócio.

ATENÇÃO!
Participe da nossa pesquisa “Ajude-nos a ajudá-lo
a se desenvolver!”, respondendo a quatro questões
relacionadas ao seu dia a dia no setor do Contas a Pagar.
Isso nos ajudará a entregar conteúdos e formações mais
alinhadas as suas necessidades e expectativas.

Acessar a pesquisa

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EBOOK FUNDAMENTOS
FUNDAMENTOSDO
DOCONTA
CONTAS
A PAGAR
A PAGAR 4
 Conhecendo o Contas a Pagar

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 5

 Apesar de finanças ser um assunto denso, procuramos
tratá-lo aqui da forma mais leve e prática possível, de modo
que você consiga aplicar tais orientações com rapidez e
resultado.
Pra começar é importante que você tenha em mente que o
financeiro é o coração da empresa! Sim, isso mesmo, é por
meio da análise financeira do negócio que identificamos
se a empresa está tendo ou não sucesso. Quando este
setor não recebe a devida atenção e cuidado o resultado
pode ser a falência da empresa. Mas calma, não precisa se
preocupar, estamos aqui para te instruir a como garantir
que a sua empresa tenha um controle financeiro saudável!
O primeiro ponto de atenção consiste em ter clareza do
que a empresa vai receber por mês e o quanto ela terá de
despesas neste mesmo período, pois assim ela se manterá
em dia com seus compromissos financeiros e terá uma
boa relação com credores e parceiros.
O Contas a pagar se refere, portanto, as obrigações
financeiras que a empresa assume com seus fornecedores,
as compras de insumos, bem como as despesas
IR PARA O ÍNDICE
administrativas, trabalhistas, impostos, despesas fixas
como água, luz, internet, aluguel, entre outras.
Mesmo que a empresa possua dinheiro para pagar os
compromissos financeiros, é necessário organização e
controle para que esses pagamentos sejam efetuados em
dia e se tenha um controle financeiro claro e detalhado.
Um bom controle das contas a pagar possibilita definir
quais pagamentos são mais importantes e quais podem ser
reajustados para economizar com despesas desnecessárias.
O pagamento em dia também possibilita economizar com
taxas, juros e multas que incidem nos atrasos.
Por isso ter um fluxo de caixa com todas as informações
necessárias é importante para se ter uma boa gestão
financeira e evitar a ocorrência de eventuais problemas e
prejuízos à empresa.
Contudo, a operação não funciona sozinha. É preciso de
pessoas competentes para fazer a “máquina” funcionar e
entregar valor real para o negócio. Conte com a gente para
ajudá-lo a desenvolver a expertise necessária!
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 6
 Relacionamento com
as áreas da empresa
IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 7
 O contas a pagar se comunica com diversas áreas da
empresa, recebe informações do setor de engenharia, obras,
compras, medições, notas fiscais de serviços e produtos,
comercial, dentre outros mais. Obras

As informações após passarem pelo contas a pagar também

são enviadas para diversas outras áreas como tesouraria, Compras Engenharia
contabilidade, fiscal, entre outras.

O que isso significa?

Significa que o contas a pagar deve ter um bom Contas

relacionamento com todas as áreas da empresas, pois as a pagar
ações das outras áreas impactam no contas a pagar, assim Serviços e
Medições
como um bom trabalho executado no contas a pagar trará Produtos
resultados para todas as outras áreas também.

Por exemplo, se a obra receber um material e não for dada

a entrada em uma Nota Fiscal (NF) ou se o registro da nota Notas
estiver atrasado, o pagamento não poderá ser efetuado Comercial
Fiscais
pelo contas a pagar. Isso poderá incorrer em multas e abalar
o relacionamento com o fornecedor.

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 8

 Por outro lado, se o contas a pagar não efetuar o cadastros
correto dos impostos da NF, quem será impactado por isso
é a contabilidade e também para o fiscal.
Perceba as consequências decorrentes da falta de um
processo integrado e um bom relacionamento entre o
contas a pagar e as demais áreas da empresa.
Sabe o que fará o contas a pagar ter um bom relacionamento
com todas as áreas da empresa? COMUNICAÇÃO.
Ah! mas isso é óbvio! Será mesmo?
Pare e pense em quantas vezes você teve que solicitar a
obra ou outro setor para dar entrada em uma NF para
poder efetuar o pagamento?
E quantas vezes você fez o seu fechamento de última hora
porque teve que esperar outras áreas fazerem a parte
delas?

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EBOOK
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CLIENTE
FUNDAMENTOS
NO MERCADO
DO
DOCONTAS
CONTAS
IMOBILIÁRIO
AAPAGAR
PAGAR 9
 E mais, quantas vezes você teve que editar, excluir ou
refazer algum lançamento a pedido da tesouraria ou
contabilidade?
Se você respondeu sim para pelo menos uma das perguntas
acima, está faltando comunicação.
Ela é sinônimo de agilidade, resultado e sucesso!
Uma forma de construir uma boa comunicação é conhecendo
o que as outras áreas fazem e como isso pode impactar
no seu trabalho. Procure entender de onde vem e para
onde vão as informações financeiras e esclareça o papel de
cada parte neste ecossitema. Estebeleça conexões e cultive
sempre o diálogo. Esta é a grande dica da vez!
Algumas ferramentas online (como o Google, Hangouts,
Slack, Skype ou Appear.in ) podem facilitar a comunicação
entre as áreas, reduzindo erros e evitando o retrabalho. Isso
certamente contribui para a manutenção de um ambiente
de trabalho muito mais agradável e saúdável.
Depois de conhecer os objetivos e compreender a
importância do departamento de contas a pagar para o
negócio, chegou a hora de aprender a organizar e ter o
controle mais eficiente do contas a pagar.
IR PARA O ÍNDICE
Atenção! O setor da contas a pagar na indústria da
construção trabalha com muitas variações em seu dia a
dia, em grande parte por estar totalmente interligado com
as demais áreas da empresa.
Por isso preste atenção nas orientações a seguir. Eles são de
suma importância para evitar que você seja surpreendido
com uma solicitação de compra de última hora, uma nota
fiscal que não teve sua entrada registrada ou um fluxo de
caixa que não fecha.
Vamos lá!
Registre todas as suas contas a pagar
A falta de conhecimento dos compromissos assumidos é
um dos maiores motivos para o atraso de pagamento.
Quando você não registra todas as suas contas a pagar
você não tem uma visão real de todas as suas despesas.
Consequentemente você corre o risco de atrasar o
pagamento, pagar multas e juros e ainda criar uma imagem
ruim com o seu fornecedor, pois isso gera a quebra de
confiança.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 10
 Não ter todas as contas a pagar registradas mostra uma
falta de controle do financeiro e isso pode se tornar um
risco para o negócio. Quem acompanha as finanças do
negócio não pode parar por nem um momento. Então, por
menor que seja o valor, registre todo título o mais rápido
possível. Dessa forma você terá uma previsão financeira
real e poderá cumprir com os compromissos financeiros.

Lembre-se! Uma ferramenta de controle financeiro pode

ser muito útil e te ajudar muito nesta tarefa.

Classifique e Organize

Faça uma lista com todos os compromissos financeiros,

obrigações, despesas, boletos e classifique por tipos de
obrigação financeira. Ao organizar seus pagamentos, você
obtém uma visão geral e integrada de todos os boletos
e compromissos devidos. Comece com as despesas fixas
como luz, água, internet, aluguel, telefone, salários.

Importante! Quando falamos de despesas fixas, não

significa que o valor é o mesmo todo mês e sim que mesmo
que você não tenha nenhuma obra, construção ou venda
naquele mês você terá que pagar essa despesa recorrente.

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EBOOK FUNDAMENTOS
FUNDAMENTOSDO
DOCONTAS
CONTASAAPAGAR
PAGAR 11
 Depois liste as despesas variáveis como compras, despesas
com fornecedores, pró labore, insumos. Inclua nesta lista,
também, as previsões de despesas como um pedido de
compra, por exemplo.
Após reunir todos os documentos, classifique-os em grupos
que apresentem o tipo de serviço/despesa correspondente
aquela conta, por exemplo: matéria-prima, manutenção de
maquinas, aluguel, trabalhistas, impostos, etc. Assim você
conseguirá ter um visão simplificada e completa em relação
às despesas do mês.
Essa ação será a base do controle de Contas a Pagar na sua
empresa.
Todas as obrigações financeiras precisam ser conhecidas
para posteriormente serem programadas e autorizadas para
pagamento, seguindo sempre as condições contratuais,
diretrizes dos bancos e prazos estipulados.
Se o pagamento não for efetuado, independente do motivo
(desconhecimento, falta de dinheiro, perda do prazo), a
sua empresa terá que pagar multas, juros e até mesmo
questões judiciais. E isso não é bom para o negócio!
Perceba o quão importante é o seu papel! Para evitar este
tipo de situação desagrádável liste, classifique e organize
todas as contas a pagar da empresa.
IR PARA O ÍNDICE
Prazos e datas de vencimento
Organizar as obrigações financeiras por data de vencimento
e prazos de pagamento e reuní-las pelo mesmo período é
uma ótima forma de controle financeiro.
Muitas empresas optam em efetuar os pagamentos em
dois períodos diferentes. Leve isso em consideração e
programe os compromissos financeiros de acordo com
estes períodos. Assim, você garante que o pagamento seja
realizado sempre em dia e dentro dos prazos acordados.
O seu financeiro precisa ser efetivo e ágil tanto no controle
quanto na hora de efetuar os pagamentos, seja de
fornecedores, tributos ou da folha de pagamento de seus
funcionários.
Essa atividade pode parecer básica e operacional, mas é
de grande importância para a saúde do negócio e deve ser
realizada periodicamente.
Antecipação de pagamentos
A antecipação de pagamento possibilita muitas vezes
economia. Sim, isso mesmo, muitas vezes existe desconto
por antecipação. Então, se for possível antecipar o
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 12
 pagamento de alguma conta, por menor que seja, não pense duas vezes
e aproveite a oportunidade!

Desta forma, além de economizar, você ainda constrói uma boa relação
com os fornecedores e demonstra o seu compromisso com a sua gestão
de contas a pagar.

Renegociação

Muitas vezes não é possível cumprir com todos os compromissos financeiros

em dia e isso ocorre por diversos motivos. Mas é possível prever esta
situação se o seu contas a pagar estiver organizado e, neste caso, você
poderá RENEGOCIAR!

Entre em contato com o seu fornecedor o mais rápido possível, argumente

e negocie o pagamento para uma nova data. Desta forma, você ainda
ganha a confiança do fornecedor, pois demonstrará boa vontade e
responsabilidade com seus compromissos financeiros.

Mas lembre-se, você só conseguirá prever com antecedência a necessidade

de renegociação se você tiver um controle financeiro que te possibilite
isso.

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DO CLIENTE
FUNDAMENTOS
NO MERCADO
DO CONTAS
IMOBILIÁRIO
A PAGAR 13
 Esqueça o Excel
Os relatórios são a forma mais fácil, ágil e segura de você
ter informações sobre o seu fluxo de caixa, o que você
tem a pagar, o que já foi pago, quanto deve para cada
fornecedor. Agora imagina fazer isso de forma manual,
preenchendo em uma planilha de excel cada despesa e
cada movimentação financeira?
O seu trabalho se torna moroso, com grandes possibilidade
de retrabalho e ainda tem muitos risco de erro como
digitação, hacker, e com pouco nível de segurança das
informações.
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Ter uma software que possibilite a emissão de relatórios
compilando todas as informações que você necessita trará
agilidade, segurança e assertividade no controle financeiro.
Você perceberá que manter o controle de contas a pagar
na indústria da construção não é tão complicado e trará
ainda mais benefícios do que você imagina.
Estar consciente de todas as obrigações financeiras da
empresa é uma forma de conhecer melhor o funcionamento
do negócio e pensar em formas de entregar resultados
cada vez melhores.
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EBOOK FUNDAMENTOS
FUNDAMENTOSDO
DOCONTAS
CONTASAAPAGAR
PAGAR 14
 Processo de pagamentos
e adiantamentos a fornecedores
IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 15
 Para ter um bom funcionamento da empresa é importante
uma boa gestão e controle das obrigações financeiras.
Uma excelente forma de ter este controle é organizar os
compromissos a pagar pela data de vencimento.
Conforme falamos, esta organização por data de vencimento
possibilita programar os pagamentos de acordo com o seu
vencimento e assim otimizar o processo.
Após listar os compromissos financeiros de acordo com o
vencimento, verifique se na sua empresa existe a necessidade
de autorização do pagamento por algum superior ou setor.
Se sim, é necessário que todos os pagamentos sejam
autorizados previamente, para não correr o risco de ficar
sem pagar algo porque o mesmo não estava autorizado.
É Importante, também, analisar a relevância de cada
compromisso financeiro, pois na impossibilidade de pagar
todas as contas, será necessário priorizar aquelas com
maior relevância e importância, ou as que geram maior
impacto em caso de não pagamento, como no caso de
impostos.
Defina a forma de pagamento: dinheiro, cheques, on-
line (office banking). Assim você poderá definir processos
diferentes pde acordo com cada condição.
IR PARA O ÍNDICE
Um outro processo financeiro muito utilizado na indústria da
construção é o adiantamento ao fornecedor. Geralmente
quando é feito o pedido de compra o prazo para entrega
de todos os insumos é longo, pois envolve obras e o prazo
de construção pode ser extenso. Então, o fornecedor
solicita um adiantamento para ser efetuado no pedido de
compra e o restante do valor será pago quando o produto
é entregue junto com a nota fiscal.
O registro do valor adiantado é imprescindível, pois além
de registrar aquele despesa no momento em que ela
acontece, você não corre o risco de pagar o valor duas
vezes ao fornecedor. Uma quando adianta e novamente
quando recebe a nota.
Lembre-se! Quando se tem o registro do valor adiantado
ao fornecedor, ao receber a nota é necessário abater/
descontar esse valor e pagar apenas a diferença.
Existem várias possibilidades de processos de pagamento,
cada empresa trabalha de uma forma, mas é importante
você conhecer as principais formas de pagamento. Confira
a seguir.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 16
 Formas de pagamento: Dinheiro,
cheques, cartão de crédito, on-line
(office banking)
IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 17
 Existe muitas formas de pagamento utilizada na indústria da
construção. Contudo, mesmo com o avanço da tecnologia
o pagamento em dinheiro ainda é o muito utilizado.
Quando essa forma de pagamento acontece o controle
financeiro é imprescindível. É necessário ter o valor real
disponível para pagamento e registrar cada valor, por
menor que seja.
Isso permitirá que o seu registro financeiro seja igual ao
do banco e evitará furos de caixa, falta de dinheiro para
assumir os compromissos financeiros e mostrará, é claro, o
controle sobre a sua operação.
Recomendamos que para cada conta paga exista um
registro em planilha, por exemplo, ou em um software
indicando o registro desta baixa.
Outra forma de pagamento ainda muito utilizada na
indústria da construção é o cheque. Procure registrar todas
as situações que ocorrerem com esse cheque como uma
devolução, estorno, cancelamento, pois assim você terá o
histórico real da operação. É recomendável que o registro
deste cheque seja efetuado de preferência em um meio
digital, possibilitando, assim, um controle mais efetivo do
caixa.
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O pagamento efetuado por cartão de crédito, mesmo
já ocorrendo o registro da saída do valor no seu extrato
bancário, precisa igualmente estar registrado em um
controle de fluxo de caixa da empresa. Isso facilita a consulta
das informações sempre que for necessário resgatá-las por
alguma razão.
Pagamento digital é uma das forma de pagamento mais
práticas e rápidas. Uma boa dica é fazer isso é por meio
de programação digital de pagamento.Ela funciona da
seguinte forma, você acorda este serviço com o banco e
por meio digital (internet bank, lote digital de pagamento)
as informações dos compromissos financeiros a serem
pagos são enviadas ao banco para execução. Geralmente as
informações requeridas são: Dados do credor, vencimento,
valor, dados do pagador (sua empresa).
De posse dessas informações o banco ou instituição
financeira processará esses dados e efetuará o pagamento.
Feito isso, o banco envia a confirmação do pagamento para
a empresa ou no caso de impossibilidades no pagamento
o meio digital informará o motivo do impedimento,
exemplo, sem fundos, dados incorretos, entre outros. Esse
processo além de ser seguro, traz agilidade e evita atrasos
no pagamento.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 18
 Quando o pagamento é feito em espécie
(dinheiro) ou transferência bancária, esse
controle fica a par do processo humano. É
aí que devemos ter mais atenção, pois em
meio a rotina do dia a dia, erros podem
acontecer, gerando atrasados ou até mesmo
o esquecimento do pagamento de alguma
despesa.

Então, defina a melhor forma de efetuar os

pagamentos (podendo ser mais de uma). E
sempre tenha o controle destas informações,
pois isso possibilitará compreender qual a
forma de pagamento mais utilizada na sua
empresa e a que por algum motivo cobra
taxas. De posse destas informações, é possível
definir estratégias para reduzir custos e gerar
mais lucro para a empresa.

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 19

 Nota Fiscal e Impostos a pagar

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 20

 Nota fiscal e imposto são os compromissos financeiro a
pagar mais frequentes na indústria da construção. Não é
novidade a complexidade do sistema tributário brasileiro
que abrange diversos tipos de notas fiscais, com regras e
normas de emissão e recepção variadas.
Logo, conhecer melhor essas informações tributárias
é essencial para o negócio, afinal, qualquer falha pode
acarretar graves consequências para a empresa como um
todo.
A nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser emitida no site da
prefeitura em que o serviço foi prestado. Sademos que nem
todas as cidades aderiram ao modelo eletrônico e não há
um um padrão de emissão. Ainda assim convém ressaltar
que toda empresa que comercializa produto ou serviço tem
a obrigação de emitir nota fiscal. Logo, é preciso fazer um
credenciamento da empresa no site da prefeitura, podendo
ser MEI, Simples Nacional, Microempresa, pessoa física ou
qualquer outro tipo.
Saiba mais em: Como emitir nota fiscal de serviço eletrônica?
Guia completo!
IR PARA O ÍNDICE
A seguir apresentamos as principais notas fiscais utilizada
na indústria da construção!
Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizada para registrar
a venda de produtos físicos de uma empresa e deve ser
emitida todas as vezes em que ocorrer transação comercial,
demonstrando quando e onde ocorreu a venda.
Juntamente com a NF-e deve ser emitido o Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e), que nada mais
é que uma representação gráfica e simplificada da NF-e
que, por conter os principais dados do documento fiscal,
bem como a chave de acesso e o QR Code, possibilita a
rápida conferência das informações, inclusive, por meio de
dispositivos com internet.
A NF-e é um documento fiscal gerado, emitido e
armazenado de forma digital, ou seja, eletronicamente,
eliminando, assim, a necessidade de gastos com impressão
de papel. A certificação digital simplifica todo o processo
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 21
 de preenchimento e emissão, propiciando muito mais
confiabilidade e segurança a transação.
É importante ressaltar que a NF-e não deve ser emitida no
caso de venda de produtos digitais e infoprodutos, como
cursos, e-books, videoaulas, entre outros. Ela se restringe à
comercialização de produtos físicos, mostrando quando e
onde a venda foi realizada. No caso dos produtos digitais
deve ser emitida a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e),
descrita melhor na sequência.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) também
é um documento completamente digital ( que evita o
acúmulo e desperdício de papéis) e registra as operações
de venda ao consumidor final, seja pessoa física ou jurídica
não contribuinte. A sua funcionalidade é similar ao cupom
fiscal e é emitida em grande parte das transações comerciais
do varejo, possibilitando um controle mais ágil e prático
de cada venda realizada.
Existe também um documento auxiliar, o DANFC-e, que deve
ser emitido na hora da concretização da venda e entregue
IR PARA O ÍNDICE
ao cliente em conjunto com a NFC-e. O DANFC-e contém
as informações do estabelecimento e da compra de uma
forma simplificada, além de conter a chave de acesso e o
QR Code para que o consumidor consiga acessar a nota
fiscal do seu dispositivo com internet.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) ajuda a
documentar os processos fiscais do setor de prestação
de serviços e venda de bens intangíveis, seja no ambiente
físico ou no digital. Ela, assim como as demais notas,
dispensa a emissão e guarda de documentos em papel,
além de favorecer a padronização e melhorar a qualidade
das informações, racionalizando os custos e gerando
transações mais seguras.
Uma das principais características da NFS-e é a sua
flexibilidade, podendo ser emitida por praticamente qualquer
prestador de serviço, independentemente do tamanho,
regime tributário e tipo do negócio, como empreiteiros,
pintores, escolas de cursos, MEIs dos mais diversos setores
e autônomos, como publicitários, orçamentistas, etc.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 22
 A NFS-e ainda pode ser utilizada como
recibo e tem validade jurídica e fiscal. Em
uma mesma nota é possível descrever
vários serviços diferentes, desde que
relacionados a um mesmo item da lista,
de mesma alíquota ou para um mesmo
tomador.
Não custa lembrar que a falta de emissão
das notas fiscais do serviço acarreta em
sonegação de impostos, o que é crime,
podendo levar o responsável até a ser
preso, dependendo da situação.
É possível efetuar a gestão da NFe
por software.
Com tantos tipos diferentes de notas fiscais,
com regras e normas variadas, não é dificil
se perder no meio de toda esta “papelada”.
Por isso uma boa gestão fiscal é essencial
para se manter em dia com o Fisco e evitar
IR PARA O ÍNDICE
a perda de tempo e de recursos gerindo os
documentos.
Ter clareza sobre estes conceitos e
habilidades para realizar uma boa gestão
dos diferentes tipos de NF e de impostos
é fundamental para o setor de Contas
a Pagar, uma vez que o departamento
pode ser responsável pelo cadastro das
notas fiscais, aplicação da retenção dos
impostos e pagamento das notas e guias
de impostos.
Contudo, antes de falar de imposto é
importante saber quais os tipos de regime
tributário que podem definir a cobrança de
impostos de cada empresa. O regime de
tributação é quem norteia a relação com o
fisco e o cumprimento de suas obrigações,
definindo, portanto, os tipos de impostos,
% de recolhimento e forma de pagamentos
destes tributos.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 23
 Regimes tributários

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 Simples Nacional

Lançado em 2007, o Simples Nacional é um regime tributário

ideal para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno
porte (EPP), pois possui menores alíquotas de impostos
, o que possibilita uma melhor organização nos tributos
da empresa, através da geração de uma única guia para
pagamentos dos impostos. Essa guia é chamada de DAS
(Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Para enquadrar a sua empresa nesse regime, é necessário

que ela tenha uma arrecadação anual de, no máximo, 3,6
milhões de reais.

Importante! Clique aqui e veja como é realizado o cálculo

dos tributos e como fazer o pagamento das DAS!

Quem pode indicar e ajudar a definir a melhor opção de

regime de tributação é o contador, através da avaliação
do faturamento da empresa, o número de colaboradores e
demais informações que podem alterar a alíquota definida
inicialmente.

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 25

 Lucro Presumido
Esse tipo de tributação será determinada pela base de
cálculo da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)
e IRPJ (Imposto de Renda - Pessoa Jurídica) e pode ser
aderido por empresas que são obrigadas a se adequar ao
regime do lucro real.
Aqui, a margem de lucro já é pré fixada por lei. Caso a
empresa tenha uma margem de lucro superior, os valores
vão recair sobre a margem que foi prefixada. Agora, se a
margem de lucro for menor à prefixada, o cálculo recairá
sobre a margem presumida.
Lucro Real
Assim com o Lucro Presumido, trata-se de um regime
tributário que tem como finalidade mensurar o Imposto
de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social
sobre o Lucro Líquido (CSLL) das empresas. O Lucro real
é considerado um regime mais complexo de tributação
e é mais adequado para empresas de grande porte, que
possuem um lucro líquido superior a 48 milhões de reais
por ano ou uma margem de lucro menor que 32%.
IR PARA O ÍNDICE
A alíquota sobre o faturamento da empresa chega a 9,25%,
mas a grande vantagem é que as arrecadações para PIS
e COFINS são cumulativas. Ou seja, é possível realizar o
desconto de créditos em alguns fatores.
Agora que você já conhece os tipos de regime de tributação
de uma empresa, vamos conhecer os principais impostos
aplicados na indústria da construção, afinal de contas a
construção civil é reconhecida por ser um dos setores
com a mais elevada carga tributária, oq eu, por sua vez,
contribui com a economia brasileira e o desenvolvimento
do país. Acompanhe!
Os principais impostos tributados na indústria
da construção são:
• ISS: Imposto Sobre Serviços;
• PIS: Programa de Integração Social;
• Cofins: Contribuição para o Financiamento da Seguridade
Social;
• CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• IRPJ: Imposto de Renda de Pessoa Jurídica;
• INSS: Instituto Nacional do Seguro Social;
• ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias
e Serviços.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 26
 Quando as notas fiscais são emitidas elas já
vem com a informação de retenção de impostos
discriminada, desta forma, uma sugestão é sempre
ter a nota fiscal para saber quais impostos devem
ser recolhidos e pagos.

Não custa lembrar, assim como os demais

compromissos financeiros é importante sempre
atentar a data de pagamento dos impostos, que
devem ser programados e pagos com o máximo de
atenção, pois o atraso ou o não pagamento podem
gerar multas e problemas legais para a empresa.

Lembrando que o imposto é um tributo obrigatório

pago ao governo, este valor que você paga contribui
para custear as despesas administrativas do Estado.

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 27

 Relacionamento com bancos
e fornecedores

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 28

 Você sabia que atrasos nos
pagamentos são um dos maiores
motivos para a quebra de confiança
entre as empresas e os fornecedores?
Então, ter um bom relacionamento
com os fornecedores favorece as
negociações, bons prazos e até
descontos.
Conheça algumas dicas que podem
ajudar a fortalecer o relacionamento
da empresa e do departamento de
Contas a Pagar com os fornecedores:
IR PARA O ÍNDICE
• Tenha um registro de todos os seus
fornecedores com as informação de
pagamento sempre a mão.
• Tenha um processo ágil que
possibilite uma rápida e otimizada
emissão e recepção de notas fiscais.
• Registre todas os documentos a
pagar. Imagine deixar de pagar se
fornecedor por conta de falhas no
registro das contas a pagar?
• Cumpra os prazos de pagamento.
Isso mostrará o seu profissionalismo
e o seu interesse em ter uma boa
relação com o fornecedor.
• Quando por alguma razão não
puder pagar no prazo, negocie!
Isso mostrará ao fornecedor o
seu interesse em cumprir com o
compromisso financeiro e será
possível definir novos prazos de
pagamento evitando juros e multas.
• Registre todos os adiantamentos
feitos ao fornecedor. Assim você
não corre o risco de pagar a mais e
ter que pedir devolução do valor ao
fornecedor.
• Tenha um relatório atualizado com
todas as informação do fornecedor
como o valor a pagar, pago e
saldo devedor. Isso trará agilidade
e segurança para o processo de
pagamento.
• Assim como ter um bom
relacionamento com os fornecedores
é imprescindível para o negócio,
ter um bom relacionamento
com o banco também é de suma
importância. Pense em quantos
processo existem entre a empresa
e o banco, como por exemplo,
cartão de crédito, conta corrente,
empréstimos, transferência, ted,
doc, aporte, dentre outros.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 29
 Procure otimizar e agilizar o controle dos pagamentos,
tornando todo esse processo o mais digital possível!
É possível automatizar, por exemplo, o envios das
informações de pagamento ao banco por meio de arquivos
digitais ou softwares, e até mesmo programar as conta a
serem pagas. Também não é preciso fazer o pagamento
individual por credor, o banco faz isso e o seu processo de
pagamento se torna ágil e seguro.
Em caso de financiamento bancário, procure ter todas
as informações registradas em um sistema, assim você
consegue prever juros, impostos, amortização e ter a
previsão desta despesa a longo prazo. Podendo programar
assim o valor de saldo necessário para arcar com este
compromisso financeiro.
Lembre-se! O seu controle financeiro deve ser o espelho
do seu extrato bancário. Isso mostrará que você tem total
controle do seu contas a pagar e de forma eficiente.
IR PARA O ÍNDICE
Não deixe de registrar toda e qualquer saída, transferência
ou movimentação de caixa na data em que ocorreram.
Isso permitirá que o seu fechamento de caixa ocorra com
sucesso.
A conciliação bancária é uma ótima forma de ter esse
controle financeiro, pois possibilita a conferência dos saldos
bancários, entradas e saídas de recursos e a movimentação
de uma ou mais contas correntes com as informações do
controle financeiro interno.
Este controle pode ser efetuado diariamente, semanalmente,
mensalmente, de acordo com a necessidade da empresa
e ajuda a identificar qualquer tipo de inconformidade ou
divergência que precise ser revisada.
Logo, aderir a um controle de contas a pagar eficiente é de
suma importância para qualquer empresa que deseje ter
sucesso em sua empreitada.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 30
 10 dicas para ter um contas
a pagar de sucesso
IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 31
 O contas a pagar não é apenas responsável por realizar
pagamentos, ele é mais que isso, ele é um setor estratégico
para a empresa. Confira algumas dicas que fazem toda a
diferença para a performance da área e resumem alguns
dos pontos que falamos aqui:
1 Registre todas as suas contas a pagar - Ter o registro
de todos os boletos, notas, faturas, enfim, todos os
compromissos financeiros. Assim você não corre
o risco de deixar de pagar algo porque não estava
registrado.
2 Não ignore os pequenos valores - Por menor que
sejam estes valores, eles fazem uma grande diferença
quando somados.
3 Organize suas contas a pagar - Contar com informações
estruturadas como vencimentos e contratos firmados,
prazos, tipo de despesa, facilita, e muito, a gestão.
4 Mantenha os pagamentos em dia - Isso evita a cobrança
de multas e juros e muita dor de cabeça.
IR PARA O ÍNDICE
5 Renegocie - Se estiver com dificuldades em pagar,
renegocie o quanto antes, e não espere a conta vencer.
6 Antecipe os pagamentos - Isso permitirá que você
ganhe desconto por antecipação e conquiste um bom
relacionamento com seus fornecedores.
7 Organizar o processo de pagamentos – Tenha um
política de pagamento clara, que possa ser facilmente
aplicada. Isso ajudará a organizar as informações e
a fazer os encaminhamentos da maniera adequada,
evitando erros e atrasos na quitação das dividas.
8 Ter a conciliação dos dados dos compromissos e das
contas a pagar - Tenha controles internos de pagamento
sempre atualizados para confrontar com os extratos
bancários, identificar inconformidade e realizar as
correções o quanto antes.
9 Tenha rotina de pagamento - É necessários que este setor
esteja sempre atualizado de acordo com a realidade da
empresa. Tenha uma rotina definida e siga ela.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 32
 10 Conte com recursos tecnológicos - Quantas vezes você
já se deparou com uma pilha de boletos (em papel)
aguardando para serem conferidos e pagos? Quantas
vezes você já teve que analisar um relatório impresso
em papel? Ou até mesmo montar um relatório linha
por linha? Você já viu essa cena na sua área? Essa
pode até ser uma forma de organizar os pagamentos,
mas certamente não é a mais eficiente. Com a
informatização das empresas e soluções financeiras
especializadas é possível contar com a tecnologia no
controle de Contas a Pagar para ser mais produtivo e
assertivo.

Com essas dicas você trará assertividade, agilidade

e eficiência às rotinas do Contas a Pagar da sua empresa.

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 33

 Relatórios importantes para
ter controle de contas a pagar
IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 34
 Os relatórios financeiros possibilitam compilar dados de
um determinado período considerando uma atividade ou
transação específica. Ele permite a extração de informações
demaniera confiável e segura, ajudando na tomada de
decisão.
No Contas a Pagar, os relatórios ajudam a identificar se
as finanças do negócio estão ou não saudáveis. Por isso,
é de suma importância ter o registro preciso, atualizado e
fiél a realidade de todas as movimentações e transações
financeiras do negócio.
Existem dois aspectos essenciais que devem ser levados
em consideração para a geração de um relatório
financeiro relevante: o indicador que será analisado e as
métricas envolvidas. Com isso, é possível gerar insights
e recomendações significativas para a tomada de decisão
dos gestores.
• Escolha os indicadores ou o indicador que deseja analisar;
• Defina métricas, são ela que vão calcular este indicador;
• Organizar suas métricas e indicadores em um documento,
gráfico ou tabela. Isso facilitar a visualização do cenário
analisado;
• Efetue análises;
• A partir dos dados você poderá tomar decisões.
IR PARA O ÍNDICE
Vimos até aqui o quanto os relatórios no setor de contas
a pagar podem facilitar o processo e a gestão. Veja agora,
algumas sugestões de relatórios que são indispensáveis
para se ter um contas a pagar de sucesso:
Relatórios de Contas a pagar
É importante ter um relatório organizado com todas as contas
a pagar por data de vencimento e emissão. Dessa forma,
é possível saber o que deve ser pago em um determinado
período e os valores, podendo assim programar/agendar
os pagamento de acordo com os vencimento e valores.
Relatórios de Contas pagas
Tão importante quanto saber o que você tem a pagar é saber
o que já foi pago (baixas) em um determinado período. Eis
as informações que este tipo de relatório fornece.
Relatórios de Extrato por credor
Este relatórios permitirá saber toda a situação financeira
específica por fornecedor, colaborador ou qualquer pessoas
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 35
 física ou jurídica com que se tenha um compromisso
financeiro.
Você poderá saber o valor deste compromisso, valor a
pagar, valor pago, em fim, ter um controle financeiro e
estratégico.
Relatórios de Fluxo de Caixa
Este relatório é o resumo financeiro de entradas/receitas
(contas a receber) e saídas/despesas (contas a pagar) de
valores da empresa.
O fluxo de caixa possibilita saber o que deve ser pago em
um determinado período e os valores que já estão previstos
para entrar no caixa, como as compras parceladas pelos
clientes, e também as contas a pagar a longo prazo.
Neste relatórios também é possível saber o saldo anterior
ao período atual e calcular e prever o que acontecerá com o
dinheiro da empresa nos próximo meses. Assim é possível
verificar quais as obrigações financeiras que precisam
IR PARA O ÍNDICE
ser priorizadas ou quais cortes de gastos não essenciais
podem/precisam ser feitos.
O fluxo de caixa permite reunir informações essenciais
para organizar e estruturar o financeiro. Mesmo que
você não esteja diretamente envolvido nos processos de
organização e pagamento, é importante consultar este
relatório frequentemente para se atualizar sobre a situação
financeira do empreendimento.
De acordo com a necessidade de gestão financeira da
empresa, a periodicidade para emissão dos relatórios pode
ser mensal. Mas a medida que a demanda aumenta e a
empresa expande os negócios, essa periodicidade também
tende a aumentar, passando a diário e em muitos casos
gerado várias vezes no mesmo dia.
Por esta razão, escolher um bom gerenciador financeiro é
essencial para a produção dos relatórios. Um software de
gestão é uma ótima alternativa, pois gera automaticamente
relatórios com as infomações alimentadas diretamente no
sistema. Isso agiliza, facilita e tona mais segura as tomdas
de decisões, gerando uma melhoria significativa nos seus
resultados do negócio.
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 36
 Como está a posição
do seu Contas a Pagar?
IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 37
 Que tal refletir e analisar agora como está a sua situação
do contas a pagar da sua empresa:
1 Todos os compromissos financeiros da empresa são
devidamente registrados?
2 Todos os adiantamentos feitos aos fornecedores são
registrados?
3 Os pagamentos são programados/agendados de
forma digital ou precisam ser efetuados manualmente?
4 O setor de Contas a Pagar possui uma rotina definida?
5 È feita a conciliação dos dados dos compromissos e
das contas a pagar e ao confrontar com os extratos
bancários os valores fecham?
6 É possivel saber com segurança o saldo no mês
anterior e o quanto se terá no próximo mês após o
pagamento dos compromissos financeiros?
7 Os relatórios do Contas a Pagar são automatizados?
IR PARA O ÍNDICE
Se a maioria das suas respostas for NÃO, então fique
atento! Reveja os processos e a forma como o contas a
pagar vem sendo gerenciado na sua empresa. Considere as
boas práticas que apresentamos neste e-book e aumente
a eficiência operacional do setor.
Lembre-se que uma empresa é feita por pessoas e são elas
que garantem a existência, a inovação e o crescimento da
organização.
Atenção!
Se você ainda não participou da nossa pesquisa, este é o
momento. Responda as questões relacionadas ao seu dia
a dia no setor do Contas a Pagar e nos ajude a entregar
conteúdos e formações mais alinhadas as suas necessidades
e expectativas.
Acessar a pesquisa
EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 38
 Referências:

ACCESSTAGE, Marketing. Contas a Pagar: 4 Dicas de Como Melhorar o Contas a Pagar SOVOS. Compliance tributario em contas a pagar. 2020. Disponível em: https://sovos.com/pt-br/

da Sua Empresa. 2016. Disponível em: https://blog.accesstage.com.br/gestao/contas- biblioteca-de-conteudo/compliance-tributario-em-contas-a-pagar-ap-automation/. Acesso em: 25

pagar-4-dicas?gclid=CjwKCAjwyo36BRAXEiwA24CwGVcCjfeY_jtCHk6fNwmm_wYToe20qzm- ago. 2020.

3hSPlRkeMd5ZEUGVaafUPhoC5WMQAvD_BwE. Acesso em: 22 ago. 2020.

SCHULTZ, Felix. Contas a Pagar: entenda o que é, como organizar e controlar na sua empresa.

FERNANDES, Daniela Pereira. O que faz contas a pagar? O que faz contas a receber? Veja 2018. Disponível em: https://bomcontrole.com.br/contas-a-pagar/. Acesso em: 28 ago. 2020.

exemplos e como organizar as contas da sua empresa. 2018. Disponível em: https://www.treasy.

com.br/blog/contas-a-pagar-e-contas-a-receber/. Acesso em: 25 ago. 2020. XERPA. 7 maneiras de pagar menos impostos: um guia para sua empresa economizar. 2019.

Disponível em: https://www.xerpa.com.br/blog/7-maneiras-de-pagar-menos-impostos-um-guia-

KAMINSKI, Renan. Os 3 Segredos da Gestão Financeira que lhe farão ganhar dinheiro todos os para-sua-empresa-economizar/. Acesso em: 28 ago. 2020.

dias. Ebook 4blue. 2020.

ACCESSTAGE, Marketing. Contas a Pagar: 4 Dicas de Como Melhorar o Contas a Pagar

LOGULLO, Flavio. 5 Dicas Para Organizar as Contas a Pagar em sua Empresa. 2018. Disponível da Sua Empresa. 2016. Disponível em: https://blog.accesstage.com.br/gestao/contas-

em: https://controlefinanceiro.granatum.com.br/dicas/5-dicas-organizar-contas-a-pagar-em- pagar-4-dicas?gclid=CjwKCAjwyo36BRAXEiwA24CwGVcCjfeY_jtCHk6fNwmm_wYToe20qzm-

empresa/#:~:text=Contas%20a%20pagar%20s%C3%A3o%20basicamente,grande%20perigo%20 3hSPlRkeMd5ZEUGVaafUPhoC5WMQAvD_BwE. Acesso em: 22 ago. 2020.

para%20a%20empresa. Acesso em: 28 ago. 2020.

IR PARA O ÍNDICE EBOOK FUNDAMENTOS DO CONTAS A PAGAR 39

 CONCLUSÃO
Iniciamos conhecendo o Contas a Pagar e sua importância, entendendo
também como esse departamento se relaciona com as demais áreas da
empresa. Você agora já conhece também os processos de pagamentos
e adiantamentos a fornecedores, além das variadas formas de pagamento.

Falamos também sobre Nota Fiscal e Impostos a pagar e, claro, dos regimes
tributários e do relacionamento com bancos e fornecedores.
Seguido de dicas de sucesso e relatórios importantes para ter controle
do Contas a Pagar.

Por fim, deixamos a reflexão: “como está a situação do seu departamento

de Contas a Pagar?”. O momento de ação é agora! Se necessário, reveja seus
processo e os aperfeiçoe, garatindo a efetividade máxima para esse braço
tão importante da empresa.

Esperamos que este material tenha sido útil para você! Acesse o Blog do
Sienge para acompanhar as novidades e os melhores conteúdos sobre a
indústria da Construção Civil.

Até a próxima!

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 SOBRE O AUTOR

Barbara de Almeida Conde

Empreendedora com MBA em gestão empresarial, mais de 12 anos de experiência em

atendimento ao cliente. Experiência de 7 anos na industria da construção como consultora
de produto e negócio. Experiência em treinamento de equipe e produção de conteúdo.

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 SOBRE O SIENGE
O Sienge é uma plataforma de gestão especializada no setor da
construção com mais de 3500 clientes em todo o Brasil.

O sistema é desenvolvido pela Softplan, uma empresa de tecnologia

de Florianópolis que atua no mercado há mais de 30 anos.

A plataforma é composta por vários módulos interligados, assim é possível optar

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