eBook

Certificação em BPO Financeiro

com Eliandro Prado
O que você irá
aprender
O que é BPO Financeiro 1 2 Os benefícios do BPO Financeiro para
empresas e contadores

A transição da contabilidade tradicional

para contabilidade digital
3 4 Fluxo de Implantação do
BPO Financeiro

Rotinas 5 6 Report

Gestão de Processos 7 8 Gestão de Documentos

Tecnologia 9 10 Pessoas
 Olá!
Eu sou Eliandro Prado
Eu ajudo contadores e empresários a se
conectarem por meio da gestão financeira e
da contabilidade.
Contador, consultor de negócios, professor do MBA em
consultoria e empreendedorismo contábil, mentor de
negócios para empresas contábeis, palestrante e especialista
em gestão financeira para pequenas e médias empresas. CEO
& Founder da OmegaPrice, nos últimos anos tem se
destacado nos diversos segmentos da contabilidade e hoje
presta consultoria para várias empresas contábeis sobre BPO
Financeiro, Consultoria Financeira e Contabilidade Digital.
@eliandroprado

ww.eliandroprado.com.br
1. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

O que é 16.25%
16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

Mas afinal, o que é
BPO Financeiro?
BPO é a abreviação de Business Process
Outsourcing e em português significa a
terceirização dos processos de um negócio.

Quando tratamos de BPO Financeiro estamos

falando em delegar a um agente externo os
processos ou alguns processos das atividades
financeiras da empresa que antes eram realizados
internamente.
 Setores do
Departamento financeiro
Para definição do SLA (Service Level Agreement), que significa O primeiro, setor de tesouraria realiza rotinas de:
em português “Acordo de Nível de Serviço – ANS” com a • Análise de créditos
definição das atividades que serão desenvolvidas pela sua • Gestão de caixa
empresa de BPO Financeiro, você precisa conhecer as • Gestão de contas a receber
principais rotinas desenvolvidas pelo departamento financeiro • Gestão de contas a pagar
de uma empresa. • Conciliação bancária e controle de caixa
• Gestão de documentos
Basicamente, o departamento financeiro é composto por dois • Cobrança administrativa
setores: tesouraria e controladoria.
Já o setor de controladoria desenvolve as rotinas de:
DEPARTAMENTO FINANCEIRO • Controle financeiro
• Planejamento
• Controle do orçamento
• Controle de custos
• Indicadores de desempenho
• Entre outras atividades de controle.
TESOURARIA CONTROLADORIA
2. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Os benefícios para empresas e contadores 16.25%

16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

 A terceirização do departamento financeiro:
dados históricos e seus benefícios
Uma prática que teve início na década de 90 e é considerada razoavelmente nova
no mundo nos negócios.

Isso mesmo, inicialmente a terceirização ficava limitada a processos fabris de grandes organizações que
entederam que teriam melhores resultados ao focar em suas atividades-chaves.

Após os anos 90, a terceirização passou a abranger atividades de apoio administrativo na área contábil,
financeira, limpeza e manutenção.

Os principais objetivos da terceirização do departamento financeiro são de proporcionar ao empresário

uma liberação de tempo e energia para que este possa focar em seu core business a fim de gerar
melhores resultados financeiros. Além disso, outros benefícios são observados conforme veremos a
seguir.
 Benefícios que as empresas terão após implantar o
BPO Financeiro

FOCO NO SEU CORE BUSINESS CLAREZA E PREVISIBILIDADE

INFORMAÇÕES RÁPIDAS SEGURANÇA FINANCEIRA

AUMENTO DE EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE ESPECIALISTAS À SUA DISPOSIÇÃO

REDUÇÃO DE GASTOS GESTÃO DE DOCUMENTOS

Benefícios para o
contador
Mas esses benefícios não se limitam apenas aos empresários.
Empresas contábeis que recebem um financeiro organizado, com
informações consistentes e detalhadas, podem realizar seu
trabalho de forma muito mais organizada e ágil. Poupando parte
do tempo que despenderiam para a realização dos procedimentos
de escrituração contábil.

Não é a toa que vemos empresas de BPO Financeiro enxergando

empresas contábeis como parceiras do seu negócio, pois
atualmente os contadores veem com bons olhos a redução da
execução de atividades operacionais para aumento na execução
de atividades de nível tático e estratégico.
Veja a seguir alguns dos benefícios para empresas contábeis:
 Benefícios que as empresas contábeis terão após implantar o
BPO Financeiro

AUMENTO DE EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE AUMENTO DA RECEITA DO SEU ESCRITÓRIO

INFORMAÇÕES RÁPIDAS E PRECISAS SEGURANÇA FINANCEIRA

AUMENTO DA SEGURANÇA JURÍDICA OTIMIZAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

VALOR AGREGADO AOS SEUS SERVIÇOS

2.000 empresas
fecham todos os dias!
Grande parte dos empresários brasileiros resolvem empreender
não só por oportunidade, mas também por necessidade, a
consequencia disso é o despreparo na gestão dos seus negócios.

As pesquisas revelam um cenário assustador, empresas

baixando suas portas todos os dias, impactando negativamente
na economia do país, contribuindo para o aumento do
desemprego, da criminalidade e vários outros índices que
refletem os resultados da nossa imaturidade no mundo dos
negócios.

Para reforçar o que eu estou dizendo, veja a seguir algumas

notícias recentes sobre esse cenário:
 Igual a vender água
no deserto!
Seja você o protagonista dessa transformação! No entanto, grande parte dos contadores ainda está presa a
Ajude o seu cliente a fazer parte das estatísticas realização de tarefas operacionais que entregam informações
apenas para o fisco e que não causam nenhuma comoção
de sucesso.
positiva em seus clientes.

O contador é a primeira pessoa a ser procurada pelo

Aqueles que estão preparados e estão em níveis mais táticos
empresário quando quer abrir a sua empresa, portanto, tem o
ou estratégicos tem um universo enorme de oportunidades, e
dever de protagonizar ações que firmem uma relação de
quando oferecem serviços de BPO Financeiro – e digo,
confiança e de abertura para auxiliar o empresário na
quando oferecem porque em muitos casos são procurados
condução dos seus negócios.
antes disso acontecer – em pouquíssimo tempo passam a ter
um aumento significativo da sua carteira de clientes e,
Uma pesquisa recente realizada pelo Sebrae aponta que mais
consequentemente, um aumento na lucratividade do seu
de 70% dos empresários desejam receber um apoio dos
negócio.
contadores na gestão financeira das suas empresas.
 Qual a demanda dos
clientes por
serviços financeiros?

Veja a seguir uma pesquisa realizada pelo Sebrae sobre a prestação dos serviços profissionais contábeis.
Os entrevistados foram questionados sobre quais serviços poderiam ser ofertados
por um escritório de contabilidade.
 Quais serviços poderiam ser ofertados por um
escritórios de contabilidade?
(Pesquisa Sebrae)

79% 77% 73% 70%

RECOMENDAÇÕES PARA RELATÓRIOS DE DESEMPENHO APOIO NA GESTÃO APOIO PARA ACESSAR

MELHORAR O NEGÓCIO E DIAGNÓSTICOS FINANCEIRA LINHA DE CRÉDITO
Portanto, não há dúvidas de que
bons contadores são a
solução!
3. Contabilidade
18.2%
17.62%

Digital
16.1%
16.25%

14.22%

Como fizemos a transição do tradicional

para o digital

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

Virando a
chave
Você já passou por momentos de baixa autoestima
e de questionamentos sobre a condução que estava
dando a sua jornada?

Abrimos a OmegaPrice Contabilidade no final de 2013 com o

propósito de fazer algo diferente, algo que definitivamente
agregasse valor aos nossos clientes e que pudesse ajudá-los na
condução das suas empresas.

Descobrir o que deveria ser feito e como executar isso nos tomou
tempo e energia, e confesso que por várias vezes pensamos em
desistir. Nosso foco sempre foi em novas tecnologias que
permitissem redução de tempo e um serviço mais eficiente aos
clientes por meio da contabilidade. No início a busca era por
melhorias na gestão de documentos, para que pudéssemos gerar
as demonstrações contábeis mensalmente.
 Virando a
chave
Depois de um tempo percebemos que os resultados não eram satisfatórios, pois a maioria dos clientes não entendia os
números, não sabia analisar as informações, e quando o fazia, os resultados traduziam o passado e não o futuro desses
negócios.

Foi então que literalmente viramos a chave, ou seja, paramos de atacar o efeito e passamos a atacar a causa do problema.
Grande parte das empresas não possuía algo essencial: uma boa gestão financeira. E por isso algo em comum acontecia e
ainda acontece em grande parte das empresas brasileiras. Refiro-me aos problemas com os recebíveis, atrasos, pendências
e com a crise financeira de todos os tipos e níveis. Notei que, muitas vezes, como contadores olhávamos apenas para os
sintomas, mas não víamos as suas reais causas!

O cliente, que passava por esses desafios também não entendia seus números ruins ou como alterar essa realidades penosa
de, mesmo vendendo, estar no vermelho! Acredito que você se identifique com comentários iguais a esse.
A partir dessa análise me dediquei a atacar a causa do problema, implementando serviços de gestão financeira, como o BPO
Financeiro – que vem sendo desenvolvido com muito êxito em todo o mundo, e agora ganha força nas empresas contábeis
no Brasil.
Paramos de atacar o efeito e
passamos a atacar a causa
Mas afinal,
como conseguimos?
Para atuarmos de forma mais presente em
nossos clientes precisávamos nos desvencilhar
das atividade operacionais.

Agir de forma mais estratégica e racional, percebendo que

éramos uma empresa e não uma “eupresa” formada apenas
pelo Eliandro, nos fizeram entender quais seriam os próximos
passos daquele momento em diante. Formar uma boa equipe,
admitir clientes que estavam no nosso foco e demitir aqueles
que atrapalhavam nossos processos foram ações díficeis, mas
que nos ajudaram a conquistar nossos objetivos.

Embarcar tecnologia no negócio e corrigir processos foram

ações fundamentais para iniciar a prestação de serviços
financeiros.
A escalada da
mudança

Estratégico
Visão da empresa

Tático
Visão por departamentos

Operacional
Visão em tarefas
rotineiras
 Foi assim
que começamos
Antes de iniciarmos a prestação de serviços de BPO
Financeiro precisávamos enteder todos os detalhes dessa
operação. Pois, um problema que naquele momento era
apenas “um problema”, ao acontecer em 10 clientes, seria
multiplicado na mesma proporção.
Nesse sentido passamos a fazer nosso financeiro de forma
totalmente independente. Nossa atual gestora do setor
financeiro assumiu na época e estabeleu essa
independência. Criamos um processo com rotinas para
execução das tarefas, com reports com prazos
estabelecidos dentro de um modelo focado em gerar
resultados.
A partir disso passamos a monitorar nossas falhas, criamos
a rotina de reuniões para analisar nossos números e
passamos a ter um planejamento financeiro com metas a
serem cumpridas.
Discutíamos semanalmente nossos números, e juntos hora
ríamos, hora chorávamos, pois havia muito a ser percorrido. A
empresa em crescimento necessitava de investimento e eu
sempre avesso a empréstimos bancários apertava todo o
orçamento para gerar caixa e reinvestir no negócio. Dureza!
Mas hoje sou feliz e tenho orgulho de não ter dívidas com
bancos.
Mas toda essa ginástica nos deu know-how e confiança para
iniciarmos a operação com outros clientes e essa forma de
executar dentro da nossa empresa foi replicada. Nessa altura
tínhamos a noção de que o financeiro de cada empresa tinha
peculiaridades próprias e uma metodologia de trabalho
precisava existir.
Foi a partir disso que desenhamos nosso modelo de negócio,
criamos nossa metodologia de trabalho e abaixo dela todo o
nosso processo para execução dos serviços de BPO Financeiro.
Aos poucos
evoluímos
Certa ocasião, logo quando concluímos o primeiro mês e
chamamos nosso primeiro cliente de BPO Financeiro para
apresentar nosso trabalho e sabermos o que ele estava
achando, fomos surpreendidos com uma indagação. “Sei que
vocês disseram que a minha empresa está numa situação
crítica, e vou ser sincero, nem precisava ter me dito, pois vivo
essa crise. Portanto, quero saber na verdade o que devo fazer
a partir daqui. Vocês vão me dizer não é mesmo?”

Sendo bem sincero, achávamos que aquela entrega seria

sensacional, pois conseguimos organizar os números e
idenficarmos os problemas financeiros da empresa. Mas para
o cliente, a expectativa era maior do que a nossa entrega. Foi
então, que ali mesmo naquela reunião, começamos a discutir
as grandes linhas, afinal os números “gritavam” e estava
evidente pra gente qual seria o direcionamento e o
aconselhamento que devíamos dar ao cliente.
A partir disso entendemos qual seria o modelo de negócio que
seguiríamos. E que apenas fazer o BPO Financeiro sem atrelar
a ele atividades de aconselhamento e planejamento não fazia
sentido, ao menos para nós.

Foi daí que passamos a evoluir nossos serviços para finanças

estratégicas, através de trabalhos de consultoria e
planejamento financeiro. Mas não paramos por aí, pois o
financeiro é reflexo de várias ações tomadas na condução do
negócio, por isso também prestamos consultorias de gestão
estratégica a fim de direcionar nossos clientes de forma
completa ao melhor caminho para conduzir seus negócios.

Hoje oferecemos mais de 10 serviços na área financeira,

conseguimos bons resultados através do nosso trabalho e uma
nova empresa criamos para darmos um enfoque maior nesse
negócio e impactar mais empresários que precisam de ajuda.
 Subindo a
montanha!

3
2

1
DEMAIS SERVIÇOS
TERCEIRIZAÇÃO DO FINANCEIROS COMO:
DEPARTAMENTO CONSULTORIA PLANEJAMENTO ANÁLISE DE VIABILIDADE,
FINANCEIRO FINANCEIRA FINANCEIRO DIAGNÓSTICO FINANCEIRO

FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4

4. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Implantação 16.25%
16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

Implantação
do BPO Financeiro
Por várias vezes ouvimos de colegas contadores que perderam
clientes logo nas fases iniciais do projeto ou que tiverem muita
dificuldade para executar essa etapa de implantação. Nossa
experiência demonstra que a falta de processos claros para a
equipe de BPO e para o cliente é o principal motivo disso ocorrer.

Por isso o objetivo desse tópico é demonstrar todo o processo a

ser percorrido na implantação do BPO Financeiro de forma que
você e seu time garantam a melhor experiência do cliente desde
as etapas iniciais. Esse modelo já foi testado por inúmeras vezes
em nossos clientes e sem dúvida seu entendimento irá lhe poupar
muito tempo e energia.

A implantação do BPO é divido em quatro etapas conforme

esquema a seguir:
 Fluxo de Implantação
do BPO Financeiro

REUNIÃO INTERNA KICKOFF TRANSIÇÃO EXECUÇÃO/ESTABILIZAÇÃO

Grau de Participação do Grau de Participação do Grau de Participação do Grau de Participação do

cliente: Alto cliente: Alto cliente: Médio cliente: Baixo
Etapa 1:
Reunião interna
Desde o primeiro contato com o cliente já estamos mapeando todo
o processo financeiro da empresa com o objetivo de estruturamos
um diagnóstico preliminar. Para te ajudar com essa etapa estamos
compatilhando com você o nosso Mapa Comercial que poderá ser
prenchido antes, com o envio de um formulário eletrônico, por
exemplo, ou durante a primeira reunião comercial com o cliente.

Após o acordo comercial concluído e da contratação do serviço pelo

cliente é dado o start do projeto. Nesse momento o comercial alinha
com o professional da área ténica que ficará responsável pela
implantação do BPO todos os pontos estratétigos e operacionais já
mapeados e que serviram de base para elaboração da proposta de
venda do serviço, além de revisar todo o contrato e particularidades
do projeto.

Na sequencia o responsável técnico passa a definir o cronograma de

implantação com as etapas que trataremos a seguir.
Etapa 2:
Reunião de Kickoff
Logo após o responsável técnico tomar conhecimento dos
detalhes mapeados na fase comercial o primeiro passo
será agendar a Reunião de Kickoff com o cliente.
Importante dizer que isso deve ser realizado o mais breve
possível, pois todas as etapas seguintes dependem desse
primeiro encontro.
Muitos projetos acabam fracassando justamente por não
terem um preparo adequado. Em vários casos a equipe
tem uma expectativa enquanto o cliente tem outra,
completamente diferente, mesmo que tudo já tenha sido
discutido.
É natural que a partir dessa etapa outros envolvidos se
unam ao projeto, além do CEO da empresa que contratou
o serviço.
As pessoas que realizavam as atividades financeiras na
empresa a partir de agora irão participar, por isso é
importante detalhar o que foi contratado.
A principal finalidade dessa reunião é de apresentar
detalhadamente o serviço contratado pelo cliente,
conhecer as particularidades da operação, esboçar o
fluxo operacional financeiro atual da empresa, alinhar
objetivos e expectativas, prazos, responsabilidades,
ferramentas e como se dará a execução do trabalho.
Estabeleça uma relação humanizada através de gatilhos
mentais como:
Autoridade: demonstre ao seu cliente que você é
autoridade nesse assunto. Isso passa mais segurança e
evita problemas em momentos de discordância.
Reciprocidade: demostre que o seu objetivo ali é tornar a vida
do seu cliente mais simples, prática e você quer ajudá-lo a
melhorar a saúde financeira da sua empresa. Seja espontâneo
e demonstre que tudo aquilo está sendo feito de coração. Seu
lucro não deve estar no primeiro plano.

Prova social: o ser humano tem a necessidade de pertencer a

grupos que nos identifiquem como indivíduos. Passe essa
mensagem ao seu cliente para que ele sinta-se pertencente a
um grupo de empresários de sucesso, que o ser serviço o
tornará diferenciado e que ele tenha orgulho de tê-lo
contratato haja vista os benefícios que a sua equipe tem
gerado para sua empresa e para sua vida.

Para facilitar o entendimento a seguir vamos apresentar a

estrutura da reunião de kickoff a fim de que você tenha um
roteiro a ser seguido e que garanta o melhor aproveitamento
desse encontro
 Roteiro da
Reunião de KickOff

Participantes da Apresentação do Plano Validação Comercial Detalhamento Técnico Objetivos e

Reunião de Execução do Plano Contratado Operacional Expectativas

Consultor Comercial; • CONHECER a realidade do Apresentar ao cliente de Esse detalhamento será

• Entender a expectativa
negócio, sua forma de forma detalhada todos realizado através do do cliente e alinhar os
• Equipe técnica da atuação, estrutura e os serviços contratados. Check-list que objetivos do trabalho a
empresa de BPO; demandas;
É o momento de fazer compartilhamos com você fim de definir metas a
• PREPARAR o escopo de
uma apresentação do nessa certificação e tem serem alcançadas e
• CEO da empresa/ trabalho e adequar os
sistema pelo qual o como objetivo levantar as quais serão os
Contratante do processos necessários;
cliente receberá as seguintes informações da indicadores que
serviço; • IMPLANTAR os processos
desenvolvidos e treinar os
informações e empresa do cliente: permitirão esse
• Demais envolvidos no envolvidos; consultará os principais • Fluxo financeiro acompanhamento.
projeto: secretária/ • ACOMPANHAR os processos relatórios para • Riscos do processo
administrativo/sócio implantados, avaliar os acompanhamento do • Tecnologias utilizadas
responsável pelo resultados, através de rotina trabalho. • Pessoas envolvidas
financeiro, etc. de reuniões.
Etapa 3:
Transição
Nessa fase é analisado, redesenhado e implementado um novo
fluxo operacional financeiro. São definidas as autorizações
necessárias e logins e senhas de acessos são criados conforme o
perfil de restrição estabelecido.

Nesse momento passamos a ter os acessos as contas bancárias,

operadoras de cartões, ERP’S, portais. Também é criada uma
conta de e-mail e realizada a comunicação a clientes e
fornecedores.

Além disso, será realizado o treinamento dos envolvidos que

normalmente tem os seguintes objetivos:
o Implantação do novo fluxo operacional e controles internos;
o Treinamento no novo ERP ou acessos ao Sistema de Gestão
Financeira;
o Treinamento na ferramenta para envio de documentos.
Etapa 4:
Execução/Estabilização
A partir dessa etapa, assumimos o controle, a
responsabilidade pelos processos e a execução completa dos
serviços terceirizados.

Outras funções a serem executadas durante esta fase

incluem:

o Monitoramento da conformidade com os compromissos

de entrega;

o Emprego de técnicas de melhoria continua;

o Treinamentos e implementação de ferramentas para

controles e acompanhamento.
Fluxo do Processo de Implantação do
BPO FINANCEIRO

Para maior clareza

apresentamos o
fluxograma
contemplantando todas as
etapas do processo de
implantação do BPO
Financeiro.
5. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Rotinas 16.25%
16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

BPO Financeiro:
Rotinas
Nesse tópico vamos tratar a respeito das principais rotinas
da gestão financeira:

• Contas a Pagar;
• Contas a Receber;
• Conciliação;
• Agendamento Bancário; e
• Autorizações.

Vamos tratar esse assunto de forma detalhada para auxiliar

você e a sua equipe na organização dos processos internos
para execução de cada tarefa.
Contas a
Pagar
O fluxo de trabalho do contas a pagar normalmente é composto
das tarefas de recepção de documentos, triagem, provisão no
sistema de gestão, agendamento bancário, autorização de
pagamento e conciliação.

No dia a dia surgem algumas situações que devem ter rotinas

definidas que permitam o seu acompanhamento. Pode ser que
seu cliente esqueça de autorizar os pagamentos, que o
fornecedor esqueça de encaminhar a nota fiscal, ou que o seu
cliente não lhe encaminhe o documento para efetuar a provisão
no sistema.

Cada situação deve ter uma rotina que permita o controle por
parte da equipe de BPO Financeiro para que não haja falhas e
prejuízos.
Contas a
Pagar
Para um acompanhamento detalhado criamos um processo
de checagem interna conforme apresentamos no tópico de
Gestão de Processos. Isso nos permite minimizar riscos e
falhas por parte dos envolvidos na operação.
Na rotina de contas a pagar definimos a tarefa de
acompanhamento das DESPESAS RECORRENTES, que são
todas aquelas despesas que todos os meses se repetem. E
por isso é recomendável incluí-las no check-list para evitar o
esquecimento do seu provisionamento no sistema de gestão.
Para as DESPESAS NÃO IDENTIFICADAS efetuamos
previamente o lançamento na categoria de Despesas Não
Identificadas para permitir a emissão de um relatório
semanal a ser enviado ao cliente . A partir do momento que o
documento é encaminhado pelo cliente a despesa é
reconciliada e lançada na categoria correta de despesa.
Já no caso dos pagamentos não acobertados por nota fiscal,
onde apenas é encaminhado o boleto e a nota fiscal é
posteriormente enviada, executamos a conciliação através do
lançamento do pagamento na categoria da despesa
correspondente no fornecedor denominado "ADIANTAMENTO
A FORNCEDOR“. Poderia ser também “FORNECEDOR S/ NF”.
Assim que o forncedor encaminha a nota fiscal o lançamento
é reconciliado. Veja que com esses detalhes, podemos
rastrear os lançamentos e solicitar as pendências de
documentos ao cliente. Obviamente que essas rotinas podem
variar de sistema para sistema, pois alguns sistemas
possuem rotinas para que esse acopanhamento seja efetuado
de outras maneiras.
Outra tarefa fundamental durante a rotina de contas a pagar
é a TRIAGEM DE DOCUMENTOS. Nessa tarefa o documento é
validado e para isso muita atenção deve ser empregada, pois é
fundamental verificar se os dados da ordem de pagamento,
boleto, notas fiscais, recibos, estão de acordo.
Fluxograma
Contas a Pagar

O fluxo de trabalho do contas a

pagar:

1. Recepção de documentos;

2. Triagem;

3. Provisão no sistema;

4. Agendamento bancário;

5. Autorização de pagamento
por parte do cliente;

6. Conciliação.
Contas a
Receber
O fluxo de trabalho do contas a receber é composto
normalmente pela recepção das ordens de cobrança, pedidos
de vendas, contratos, emissão de boletos e notas fiscais,
baixa e conciliação.

Muito importante que esse processo seja o mais automatizado

possível a fim de minimizar erros, retrabalho e agilizar o
trabalho por parte da sua empresa. Hoje várias ferramentas
permitem a cobrança automatizada.

Outro ponto importante é combinar com o seu cliente uma

data e horário para envio das informações necessárias para o
faturamento. Lembrando que esse serviço pode constar ou
não no seu pacote de serviços de BPO Financeiro.
Fluxograma
Contas a Receber

O fluxo de trabalho do contas a

pagar:

1. recepção das ordens de

cobrança, pedidos de
vendas, contratos;

2. emissão de boletos e notas

fiscais;

3. baixa e conciliação.
Rotina de
Conciliação
A rotina de conciliação deve ter um critério para sua execução.
O tratamento daquelas informações que não apresentam
documentação hábil ou que não possuam nenhum documento
devem ter um tratamento específico como comentamos
anteriormente, ou seja, lançar em despesas não identificadas
aquelas sem documentos comprobatórios e aquelas
desprovidas de notas fiscal na categoria correspondente a
despesa e no fornecedor denominado “Fornecedor sem NF”.

No que diz respeito a conciliação de cartões de crédito e débito

você deve ficar atento ao que foi contratado pelo cliente, pois
hoje a depender da operação o volume de transações pode ser
elevado impossibilitando a conciliação operação a operação.
Nesse caso vincular um sistema automatizado de conciliação é
necessário e quando isso não for contratado esse detalhe deve
ficar claro no contrato de prestação de serviços.
Rotinas de
Agendamento e Autorizações
A execução da rotina de agendamento bancário pode ocorrer
por parte do próprio cliente ou pela empresa de BPO
Financeiro, sendo que essa última opção é contratada pelo
cliente na maioria dos casos.

A empresa de BPO Financeiro deve ter acesso secundário ao

banco com poderes limitados apenas para a impressão de
extratos e imputação dos agendamentos.

A rotina de autorização deixa claro que quem continua a frente

do negócio é o cliente. Por isso ele deve conferir os
agendamentos lançados e definir se autoriza ou não o
pagamento.

Atualmente essa autorização pode ocorrer através internet

banking no computador ou aplicativo próprio da instituição
bancária.
6. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Report 16.25%
16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

 BPO Financeiro:
Report
Nesse material vamos tratar sobre o Report no Sempre digo aos mentorandos que comunicação e paciência
são qualidades que alguém que se propõe a executar esse
BPO Financeiro.
serviço deve de possuir.
Executar as rotinas operacionais de gestão financeira são
O fato é que a comunicação é uma das principais ferramentas
muito importantes, mas o resultado desse trabalho precisa
para desenvolver e melhorar processos. A falha na comunicação
ser comunicado ao seu cliente. É fundamental que ele tenha
pode resultar em prejuízos ao cliente e a empresa que presta
conhecimento do que tem a pagar, a receber, os saldos
serviços de BPO Financeiro, por isso a troca de informações
disponíveis e visualize de forma clara e objetiva os números
deve ocorrer através de uma comunicação tranquila e
do seu negócio a fim de conseguir tomar decisões.
direcionada.
Por isso reportar ao cliente as informações da sua empresa
Cada empresa tem necessidades específicas de informações e
é uma das principais tarefas na rotina do BPO Financeiro.
por isso os relatórios gerados pela empresa de BPO Financeiro
precisam atender de forma prática e eficiente essas demandas
do cliente.
Como criar relatórios
claros e objetivos
Para definir um bom fluxo de informação é necessário
entender pra quem está reportando e o quê está sendo
comunicado.

Logo, você deve analisar qual o conhecimento que o seu

cliente possui sobre o assunto que está sendo relatado.
Talvez a informação precisará ser mais detalhada, talvez um
gráfico pode confundir mais do que facilitar a compreensão e
uma descrição seja algo mais objetivo. Mas isso pode ser
discutido com o seu cliente. Pergunte a ele como fica mais
claro. Ele lhe dará uma direção.

Outro ponto é entender o que está sendo reportado e qual o

objetivo com aquela informação. Os Indicadores (KPIs) são
estabelecidos após a definição do problema e auxiliam na
avalição das métricas.
 Principais relatórios gerados
pela empresa de BPO Financeiro
Aqui na OmegaPrice estabelecemos uma padronização no
envio dos nossos relatórios, abaixo listo os principais
relatórios e a sua periodicidade de envio:
• Diariamente: enviamos ao cliente o relatório de posição
diária de contas a pagar e a receber do dia com um resumo
geral de recebimentos e pagamentos em aberto e vencidos.
• Semanalmente: encaminhamos o relatório de contas a
pagar e a receber da semana seguinte; o relatório de contas
agendadas no internet banking; o relatório de
inadimplentes; relatório de contas atrasadas; relatório de
despesas não identificadas e de pendências de notas fiscais.
• Mensalmente: para clientes do Plano Básico enviamos o
relatório de Fluxo de Caixa, DRE Financeira, arquivo TXT com
lançamentos contábeis e a pasta compactada com todos os
documentos conciliados no formato pdf. Já para os clientes
do Plano Avançado enviamos além dos relatórios do Plano
Básico, o relatório da reunião mensal de monitoramento e
acompanhamento financeiro; o painel de indicadores com
Dashboard; relatório com análise financeira global e
aconselhamento financeiro.
BPO Financeiro
principais relatórios
A seguir vou apresentar os principais relatórios que
encaminhamos aos clientes para servir de base para você
preparar os seus.

Mas quero aproveitar que estamos falando de comunicação

e apresentar o primeiro e-mail encaminhado ao cliente logo
após ocorra a reunião de kickoff.

Chamamos de e-mail de boas vindas e serve para direcionar

o cliente aos próximos passos do processo e solicitar as
informações necessárias que precisamos para execução do
trabalho.
E-mail
Boas Vindas
Relatório
Posição diária

Como utilizamos o Nibo na maioria dos nossos

clientes optamos em demonstrar esse relatório.

Ele é enviado automaticamente ao cliente todos os

dias no primeiro horário do dia.

De forma clara e objetiva o cliente tem as

informações necessárias e é lembrado daquilo que
deve ser pago e o que terá a receber naquele dia.
Relatório de
contas a pagar e a receber da semana seguinte

O relatório resumo financeiro lista todas as contas a

receber e a pagar com vencimento na semana seguinte.

No exemplo ao lado um e-mail encaminhando para um

de nossos clientes.

Nos casos de clientes com um volume elevado de

informações, esse relatório é encaminhado através de
uma planilha em excel.

Com o objetivo de evitar desencaixes de caixa

encaminhamos ao cliente no início de cada mês um
relatório com todas as contas a pagar e a receber
agendadas. Esse relatório é poderoso, pois o cliente
consegue se antecipar e negociar com fornecedores ou
cobrar clientes a fim de evitar a falta de saldo para
honrar seus compromissos.
Relatório de contas
agendadas no internet banking

Aqueles clientes que todos os dias

tem contas a pagar já tem em suas
rotinas diárias a tarefa de acessar o
internet bancking para efetuar as
aprovações.

No entanto, tem aqueles clientes com

baixo volume de pagamentos e
nesses casos temos que encaminhar
um lembrete por e-mail daquilo que
está agendado e deve ser autorizado.
Relatório de
inadimplentes

De modo geral encaminhamos

esse relatório semanalmente aos
nossos clientes.

No entanto, nos casos em que a

empresa está com um alto índice
de inadimplência esse relatório
pode ter que ser encaminhando
diariamente para que a empresa
possa entrar em contato com o
seu cliente para realizar a
cobrança das pendência.
Relatório de
contas atrasadas

Não queremos que nossos

clientes paguem juros por
atraso no pagameto dos seus
compromissos. Por isso
monitoramos diariamente as
contas não pagas e sinalizamos
ao cliente através do envio
desse relatório.

No envio desse relatório

sugerimos uma data para
prorrogação do agendamento.
O cliente aprovando ou
sugerindo outra data o
agendamento é prorrogado no
sistema financeiro.
Relatório da reunião mensal
de monitoramento e acompanhamento financeiro
Painel de Indicadores
com Dashboard
7. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Gestão de Processos 16.25%

16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

O que é
Gestão de Processos
Até aqui já tratamos de várias etapas que compõe o processo do
BPO Financeiro, a partir desse tópico vamos tratar sobre como é
realizado o gerenciamento de todos esses processos.

Para entendermos o significado de Gestão de Processos vamos

compartilhar a definição de Shane Schick, segundo ele gestão de
processos é a habilidade de entender e controlar as muitas partes
de um processos complexo.

Exatamente isso que estamos fazendo até agora entendendo de

forma detalhada cada etapa desse processo complexo chamado
de BPO Financeiro para a partir dessas informações entendermos
como se darão os controles necessários para sua gestão.

Trataremos aqui então da gestão dos processos operacionais do

BPO Financeiro, da gestão da retaguarda ou também chamada de
gestão do Backoffice.
BackOffice:
Significado e a sua importância
Mas o que é backoffice? É um termo em inglês que pode ser
traduzido como “retaguarda”, o backoffice engloba as atividades
que ficam por trás da operação principal de uma empresa, tendo
como principal função exercer o papel de suporte.

No BPO Financeiro o backoffice é formado por aqueles

profissionais que atuam no processamento dos dados financeiros
e não aparecem diretamente para o cliente, mas que são de grande
importância para operação desse serviço.

Dedicar-se à gestão interna e cuidar do backoffice é garantir que a

empresa funcione em harmonia. Afinal, sem um conjunto de
processos a empresa não consegue funcionar como deveria, nem
manter um mínimo grau de organização. Além disso, o backoffice
tem um papel importante para que a empresa siga a legislação e
evite erros em seus procedimentos.
BackOffice:
Significado e a sua importância?
Assim como em outras atividades, no BPO Financeiro é
fundamental ter um conjunto organizado de tarefas para
garantir um bom funcionamento e uma escalabilidade, pois
conforme a empresa cresce, a estrutura organizacional primária
pode manter-se, sendo necessário apenas alguns ajustes em
pontos chaves para atender novas exigências e volume de
tarefas.

O primeiro passo para organizarmos nosso backoffice foi realizar

o mapeamento dos processos, pois analisar todas as tarefas e o
modo como influenciam em outras, é o que tornou possível
encontrarmos oportunidades de melhorias, pontos de exclusão
de atividades, gargalos, entre outras respostas.

Afinal, os procedimentos da rotina devem ser padronizados, com

prazos definidos, com um scrip eficiente e, claro, automatizado.
 Invista no seu
backoffice
Portanto, cada tarefa do backoffice deve ser padronizada e sempre
que possível automatizada, como por exemplo:
• Contar com um sistema de gerenciamento online de tarefas;
• Trabalhar com ferramentas que permitam integração;
• Possuir um software que realize a busca de notas emitidas para
o CNPJ e realize o agendamento automático;
• Utilização do DDA (Débito Direto Autorizado) para recebimento
direto no internet banking dos boletos emitidos para a empresa;
• Envio e agendamento de notas e boletos numa única
plataforma;
• Agendamento de pagamentos de funcionários via conta
bancária.
Outro ponto fundamental é de que a previsibilidade gera
assertividade, por isso o planejamento do backoffice é essencial
para que ele não se desorganize com o tempo, quando o número de
clientes aumentar e as ocorrências e demandas também
aumentarem.
Sendo assim, é fundamental ter alguém responsável por
gerenciar o backoffice e que reuniões constantes aconteçam
para que as correções e novos procedimentos sejam
prontamente adotados.
Todo esse controle tem um triplo benefício: a satisfação do
cliente com a sua experiência de compra, a economia de
recursos humanos e materiais, além do aumento da
produtividade através da otimização do tempo.
Por isso, na OmegaPrice estamos antenados às novidades do
mercado a fim de automatizarmos ao máximo nossa gestão
interna, além de ser uma constante a nossa preocupação de
sempre melhorarmos nossos processos.
A seguir vamos apresentar a metodologia adotada e a
ferramenta utilizada para o gerenciamento das nossas
tarefas.
Metodologia
kanban
Para gerenciar nossos processos utilizamos uma metodologia que
do nosso ponto de vista é simples e eficiente, chamada Kanban. O
nome é de origem japonesa e significa “cartão” ou “sinalização” e
foi idealizada nas linhas de produção da Toyota nos anos 60 para
indicar o andamento dos fluxos de produção na empresa.

Ele representa o sistema de comunicação interna da empresa

para notificar as várias partes do processo produtivo que tal ação
é necessária, desnecessária, urgente ou pode/deve esperar por
acontecimentos próximos.

O conceito inicial dos quadros criados segundo a metodologia

kanban contam com 3 colunas (A FAZER, FAZENDO E FEITO),
onde as tarefas são alocadas e, confome vão sendo cumpridas,
são passadas para coluna seguinte. Posteriormente esses
quadros foram ganhando novas colunas e se adptando a realidade
e necessidade de cada projeto.
Metodologia
Kanban
A FAZER FAZENDO FEITO
Metodologia
kanban
A simplicidade impressiona pois, mesmo em uma indústria
grande e altamente desenvolvida e com processos complexos
como a Toyota, o sistema kanban se desenvolveu e se
consolidou.

Atualmente existem ferramentas online que incorporam os

preceitos ágeis do kanban para auxiliar a gestão. Além disso,
permitem novas possibilidades através de integrações para
monitorar o andamento das tarefas e aumentar a
produtividade.

Os principais sistemas que hoje utilizam essa metodologia são:

• Trello: https://trello.com
• Pipefy: https://www.pipefy.com/
• Rurun.it: https://runrun.it/pt-BR
• Kanban Flow: https://kanbanflow.com/
• Kanbanize: https://kanbanize.com/
• Taskworld: https://taskworld.com/pt/
Princípios do
Kanban
Fácil visualização do fluxo de
trabalho: assim como gestão à
vista o kanban deve estar visível
para toda equipe.
Limite do trabalho em progresso:
o kanban deve estabelecer limites para
que os colaboradores não fiquem
sobrecarregados
Gerenciamento do processo de forma global:
não adianta fazer uma etapa do processo ser mais
produtiva que as outras, isso só vai gerar mais acúmulo
de trabalho
Regras claras: muitas outras colunas podem
ser acrescentadas a um quadro kanban. Isso só
funciona se todos sabem o que cada coluna
significa.
KANBAN Feedback constante: o ideal é dividir o
trabalho em ciclos, de um mês por exemplo,
e ao terminar, todos devem se reunir e
dividir aprendizados para melhorar o
próximo ciclo.
Melhoria colaborativa: como todos os
colaboradores sabem o que é feito em cada etapa
(coluna/lista) do processo, mesmo que essa não seja a
sua atividade, a pessoa sabe as dificuldades que cada
um enfrenta e pode ajudar a resolver problemas, além
de ficar atento a eventuais atrasos de uma etapa
anterior a sua, o que pode atrapalhar o seu próprio
desempenho.
Conheça o
e-Kanban
Em nosso processo de BPO Financeiro utilizamos o Trello para
controle do nosso backoffice, nele criamos um quadro com trinta e
uma listas, ou seja, cada lista representa um dia do mês, inserimos
os cartões (cards) representando as empresas, portanto um card
por empresa e dentro de cada um inserimos nossas rotinas
através de um checklist que é marcado a medida que cada etapa é
concluída.

Após concluir todas as etapas do cheklist o assistente financeiro

dá por concluído as tarefas diárias daquela empresa e então passa
para outra empresa que está sob a sua responsabilidade de
execução. A cada finalização ele move o cartão para conferência do
analista financeiro que após suas conferências retorna o cartão
para o dia seguinte do quadro do assistente que seguem dessa
forma até a conclusão do mês.

A título exemplificativo, a seguir listamos as principais rotinas que

são inseridas em nosso checklist dentro de cada cartão.
Etapas do Checklistde
Rotinas Diárias do BPO Financeiro

1 2 3 4 5

Recepção de Recepção de Recepção de Triagem de Rotina de

Extratos
Nessa etapa são baixados
dentro da pasta de
documentos online os extratos
bancários, extratos de cartões,
etc.
Faturáveis
Nessa etapa são analisados os
documentos para faturamento
como: propostas, contratos,
pedidos, O.S.
Despesas Recorrentes
Dentro desse checklist é
relacionado todas as despesas
recorrentes da empresa com a sua
data de vencimento para
verificação e checagem diária.
Documentos
Nessa etapa é verificado se o
documento é da empresa,
data, valor, fornecedor, código
de barras, se o comprovante é
válido e a categorização do
lançamento.
Contas a Receber
É realizado o cadastro de novos
clientes, agendamento de contas a
receber, assim como estornos,
baixas e cancelamento de
recebíveis conforme documentos
encaminhados.

6 7 8 9 10

Rotinas de Conciliação do Conciliação Agendamento Faturamento

Contas a Pagar Caixinha
Realizado o cadastro de Importação dos dados do caixa,
fornecedores e o conferência e confirmação das
agendamento das contas a transações, arquivamento no
pagar da empresa. diretório dos documentos
conciliados e checagem de
saldos.
Bancária
Importação do extrato bancário,
conferência e confirmação das
transações, arquivamento no
diretório dos documentos
conciliados, conciliação de
cartões, aplicações e checagem
de saldos.
Bancário
Nessa etapa os títulos são
conferidos, realiza-se o seu
agendamento através do internet
banking e os documentos ficam
disponibilizados no diretório
online para conferência do cliente
e sua posterior aprovação.
Por fim, é realizado o
faturamento através da
emissão de boletos, notas
fiscais e envio para e-mails
cadastrados.
Quadro Gestão de Processos
Assistente Financeiro
8. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Gestão de Documentos 16.25%

16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

 Gestão de
documentos
Para estabelecermos uma padronização em nossa gestão
de documentos criamos um sistema de pastas que nos
permite organizar o processo de arquivo de documentos
durante a execução das rotinas de contas a pagar e contas
a receber.
CHEGADA/RECEPÇÃO: Essa pasta serve para armazenar
todos os documentos recebidos da empresa cliente. Além
disso, ela é compartilhada com a empresa cliente para que
possam enviar os documentos que normalmente são
salvos no formato pdf ou jpg e são armazenados nessa
pasta na primeira etapa do processo.
IMPORTANTE: Iniciada a rotina de triagem cada
documento é analisado e renomeado no padrão: data de
vencimento, nome da empresa, tipo de documento e
valor.
PROVISIONADOS: A medida que os documentos são
agendados no gerenciador financeiro devem ser movidos para
essa pasta.
Após o agendamento de cada documento é iniciada a rotina de
conciliação onde cada documento conciliado deve ser movido
para pasta ARQUIVADOS.
ARQUIVADOS: Os documentos conciliados são arquivados
nessa pasta conforme, o ano, mês e conta conciliada, no caso
banco, caixa, aplicações.
AGENDADOS: Concluída a rotina de conciliação, normalmente,
irão restar na pasta PROVISIONADOS documentos a vencer.
Esses documentos serão agendados no internet banking da
empresa cliente e movidos para pasta AGENDADOS.
Essa pasta também é compartilhada para conferência dos
documentos no momento que o cliente irá realizar a
autorização de pagamento.
 Fluxo
Gestão de documentos

01 AGENDAMENTO 03 CONCILIAÇÃO 05
NO SISTEMA

$
PASTA 02 PASTA
PROVISIONADOS
04 PASTA
CHEGADA ARQUIVADOS

Após essas etapas inicia-se o agendamento no

Internet banking
PASTA AGENDADOS
Exemplo
Organização das pastas
Exemplo
Nomenclatura dos documentos
9. BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Tecnologia 16.25%
16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

Tecnologia no
BPO Financeiro
Nesse tópico vamos falar sobre a tecnologia aplicada no
serviço de BPO Financeiro. Isso mesmo! Afinal para
prestarmos esse serviço é fundamental contarmos com
ferramentas que nos garantam mobilidade, praticidade,
simplicidade, segurança e escalabilidade desse negócio.
Vários colegas sempre nos perguntam sobre qual é o melhor
sistema para execução do serviço de BPO Financeiro. E a
nossa resposta para isso é a seguinte:
“o melhor sistema é aquele que melhor atende o seu cliente
e supre as suas principais necessidades de gestão.”
Portanto, muito cuidado na hora de indicar um ERP ou um
sistema de gestão financeira. Realize um diagnóstico
preliminar e identifique as necessidade da empresa cliente.
Depois faça uma avaliação criteriosa para identificar o software
que melhor atenderá o seu cliente e que permita à sua empresa
realizar o trabalho de BPO Financeiro.
Para te ajudar segue um checklist com as principais perguntas
que você deve fazer na hora de definir um sistema.
• Permite administração de usuários?
• Possui Dashboards para acompanhamento?
• Possui módulo de gestão financeira?
• Permite o controle de compras e gestão de estoque?
• Possui PDV/Frente de Loja?
• Permite o controle de pedidos, O.S, contratos, etc.?
• Há possibilidade de controle de comissões?
• Realiza integrações e automações com outros softwares?
• É um sistema online para garantir maior mobilidade?
• Possui CRM para controle do processo comercial?
• Tem módulo fiscal e gera os arquivos obrigatórios?
• Gera relatórios que permitam análise gerencial?
• Quanto ao suporte técnico, é bom?
• Quanto ao custo benefício e o preço comparado a similares?
• É um sistema confiável?
A melhor ferramenta para
execução do BPO Financeiro
Outro ponto importante na hora de definir um software para
execução do trabalho de BPO Financeiro é ter definido o perfil de
cliente que a sua empresa de BPO irá atender. Pois imagina, ter
uma sistema diferente para cada cliente! Isso geraria um
transtorno para sua equipe, para definição dos processos, sem
contar que não daria escalabilidade ao negócio.

Portanto, defina antes o perfil de cliente que irá atender e a partir

daí faça uma busca para definir o sistema que melhor atende o seu
cliente e a sua empresa.

Na OmegaPrice utilizamos o Nibo desde o início. Sua interface é

simples e prática e tem ótima aceitação pelos clientes que desejam
clareza nas informações. Além disso, gera agilidade na execução
do trabalho pela equipe e ainda nos garante segurança das
informações ao atrelá-lo aos nossos processo.
Principais ferramentas para
execução do BPO Financeiro
A seguir reunimos as principais ferramentas que utilizamos na
nossa empresa para execução do serviço de BPO Financeiro.
São ferramentas que permitem automação, integração de
dados, realizam conciliação automática de cartões, controle da
gestão de processos, gestão comercial, comunicação, gestão
online de documentos, entre outros.

O objetivo com esse material não é apontar qual a melhor ou a

pior ferramenta, mas dar exemplos de soluções que possam
auxiliar sua equipe na execução mais eficiente desse trabalho.

Abaixo de cada logo apontamos a principal funcionalidade da

ferramenta e o site para que você possa acessar e conhecer os
detalhes técnicos de cada uma.
Conheça as principais
Ferramentas utilizadas

Plataforma de automação de marketing e CRM CRM

Gestão Financeira
www.rdstation.com.br www.pipedrive.com.br
www.nibo.com.br

Produtos google para negócios Video conferência online

www.gsuite.google.com Aplicativo de Mensagens www.appear.in
www.whatsapp.com.br

Vídeo conferência online Sistema de reembolso de despesas

Integrador
www.skype.com www.vexpenses.com.br
www.pluga.com.br
Conheça as principais
Ferramentas utilizadas

Integrador Plataforma de Conciliação de Cartões

Plataforma de Conciliação de Cartões
www.zapier.com www.conferecartoes.com.br
www.concil.com.br

Plataforma de Conciliação de Cartões

Plataforma de Conciliação de Cartões
www.atoscapital.com.br
www.alterdata.com.br Serviço de Armazenamento de dados
www.googledrive.com.br

Serviço de Armazenamento de dados

Serviço de Armazenamento de dados
www.dropbox.com.br BI Financeiro
www.dropbox.com.br
www.nucont.com
Conheça as principais
Ferramentas utilizadas
BI Contábil
www.hubcount.com.br
Planilhas Aplicativo de Gerenciamento de Processos
www.office.com
Banco virtual PJ
www.bancointer.com.br
Software para criação de BI Software para criação de BI
www.powerbi.microsoft.com www.bimachinecom.br
Aplicativo de Gerenciamento de Processos
www.trello.com.br www.pipefy.com.br
Banco virtual PJ
Serviço de Cobrança Administrativa Online
www.pjbank.com.br
www.pagoufacil.com.br
10.BPO Financeiro
18.2%
17.62%

Pessoas 16.25%
16.1%

14.22%

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio

 BPO Financeiro e
Gestão de Pesssoas
O conteúdo desse tópico foi preparado para dar
amparo e diretrizes dentro das maiores necessidades
do seu serviço de BPO Financeiro e em sua gestão de
pessoas.
Problema Chave: Como preparar um time
especializado em gestão financeira, que esteja
engajado em contribuir com a melhoria contínua da
performance financeira das empresas em que
atuam?
Até esse ponto da certificação, já falamos de dois
pilares para estruturar um serviço de BPO de Alta
Performance, produto e processo. A partir de agora
vamos tratar de um terceiro e tão relevante ponto,
tanto quanto os demais.
Como o BPO Financeiro é um dos serviços oferecidos pela
OmegaPrice, não tem outra forma de falar de pessoas sem
levar em consideração todo o nosso time. Apesar de termos
uma equipe hoje que atua exclusivamente com esse serviço, é
muito relevante contarmos como ela foi estruturada.
Eu, Eliandro, iniciei sozinho, e logo na sequência chegou outra
pessoa, e mais outra e a partir disso percebi que deveria me
preocupar com a gestão de pessoas. Porque aí estava um
grande empasse, quando não havia a harmonização desse
setor e das tarefas que envolviam a gestão de pessoas.
Eu já tinha uma experiência com liderança de equipes, onde
estive em funções de gerências e isso me dava know-how. No
entanto, o contexto ali era outro, e dada a proporção do risco
envolvido na operação de um escritório de contabilidade, fui
buscar mais profundo conhecimento sobre assunto.
Pilares da nossa
Gestão de Pessoas
Estruturamos nossa gestão de pessoas sobre 5 pilares:

Motivação;
Processo de comunicação;
Trabalho em equipe;
Conhecimento e competência; e
Treinamento.

Algo fundamental que deve nortear tudo aqui é falar sobre o

propósito. Eu só cheguei até aqui porque tenho um propósito
de vida, pois quis desistir várias vezes e onde me faltava a
motivação, a disciplina dominava.

Gosto muito do livro do Bernardinho “Transformando suor em

lágrimas”. Tive a oportunidade de assistir uma palestra dele
onde ele afirmava: “temos que ter um propósito e para mantê-
lo precisamos de motivação e disciplina, pois o dia que falta a
motivação, a disciplina deve prevalecer”.
Pilares da nossa
Gestão de Pessoas
Temos um propósito e faço questão de sempre falar disso com
meu time. Todos sabem da minha trajetória e de todo esforço
que tive que fazer pra hoje, cada profissional que está em meu
time, estar lotado naquele posto de trabalho.

Quando ele entra na empresa, digo pra ele que ele tem uma
missão em nossa empresa: “amigo, essa cadeira foi ocupada por
alguém que deu suor e lágrimas para elevar esse posto ao lugar
mais alto que ele pode, a sua missão agora é pegar desse ponto e
deixá-lo num lugar mais alto ainda”.

Coloco uma grande responsabilidade, e ao mesmo tempo mostro

que a pessoa é especial por estar ali, e somente ela vai poder
garantir seu espaço na empresa. Demonstrando dedicação e
foco, num trabalho que é desenvolvido em equipe e com a
colaboração de todos!
Perfil Profissional da
equipe de BPO Financeiro
A seguir vamos detalhar o perfil de cada profissional que
compõe a equipe de BPO Financeiro.

Na OmegaPrice a equipe é formada pelos seguintes

profissionais:

1. Consultor Financeiro;
2. Analista Financeiro; e
3. Assistentes Financeiros.

Primeiro vamos falar sobre a atribuição do consultor

financeiro e sua importância na empresa de BPO Financeiro.
Perfil do
Consultor Financeiro
Um consultor financeiro dependendo da sua experiência
e habilidades, pode ter remuneração variante de
R$2.053,00 até uma média de R$10.000,00.
Habilidades e atribuições de um consultor financeiro:
• Fluxo de caixa.
• Consultoria financeira.
• Planejamento financeiro.
• Contas a pagar.
• Contas a receber.
• Atendimento ao cliente.
• Elaboração de relatórios.
• Realização, instalação e configuração de produtos
comercializados do segmento contábil e fiscal.
• Realização de treinamentos na área de especialidade.
• Conhecimentos das áreas contábil, fiscal e de folha de
pagamento.
• Mapeamento e desenho de processos financeiros (P2P, R2R,
OTC e Fiscal).
• Participação em projetos de finanças.
• Mapeamento de processos, planejamento e orçamentos
financeiros para melhoria empresarial.
• Organização das finanças.
• Análises financeiras sobre estoque, tributações, pagamento de
salários, fluxo de caixa, dentre outros.
• Planejamento de redução de custos.
• Dentre outros.
Perfil do
Analista Financeiro
Esse profissional também tem grandes responsabilidades,
visto o atendimento que pode oferecer para as demais
organizações.
Ele fica responsável por:
• Processamento de contas a pagar e receber.
• Anotações corretas de transferências de ativos.
• Faturamento de clientes.
• Pagamentos de fornecedores.
• Elaboração de processos de geração de análises
envolvendo coleta de dados do faturamento.
• Análises de operações empresariais: exemplos: medidas
adequadas, desenvolvimento de calendários,
planejamento para obtenção de resultados com a gestão,
acompanhamento da atividade empresarial.
• Revisão e análise de fluxo de caixa, fazendo simulações e
identificando padrões repetitivos que estão ocasionando
problemas.
• Verificação de oportunidades para melhorar o desempenho
econômico e financeiro empresarial.
• Acompanhamento e comportamento das premissas do fluxo
de caixa.
• Apurações e análises de custos de produtos.
• Identificação de oportunidades com a redução de custos.
• Planejamento para melhorias de lucros.
• Elaboração de estudo de viabilidade econômica por produto
ou serviço.
• Diagnosticas a condição financeira empresarial.
• Descobrir boas oportunidades de investimento no setor.
• Pesquisar fontes de financiamento confiáveis.
• Bons conhecimentos em gestão estratégica.
Perfil do
Assistente Financeiro
O assistente financeiro é um grande apoio para o time de BPO
Financeiro, sendo assim, este profissional precisa estar em
pauta!
Veja quais são as atribuições desse profissional:
• Auxilia e monitora as atividades financeiras das empresas
ou de algumas delas.
• Faz controle bancário e de contas.
• Cuida do fluxo de caixa, cobranças, investimentos.
• Emite relatórios, fica responsável por enviar informações
sobre contas a pagar e receber.
• Organiza os documentos empresariais e faz lançamentos.
• Efetua controles de pouca complexidade com relação aos
registros das transações financeiras.
• Realiza conciliação bancária.
• Confere lançamentos de tarifas, pagamentos e créditos.
• Efetua baixa no sistema de controle bancário.
• Verifica eventuais pendências.
• Realiza processos de recebimento.
• Verifica os casos de inadimplência.
• Identifica formas de negociação para diminuir os passivos.
• Realiza relatórios de despesas, emite notas de mão de obra, de
taxas de administração e intermediação.
• Envia avisos de cobrança.
• Controla pagamentos e negocia inadimplências.
• Controla os vencimentos e datas de reajuste de contratos de
locação e vendas.
• Avalia prazos de pagamento.
• Separa documentos.
• Controla os processos de pagamentos como: fornecedores,
funcionários, impostos, encargos e etc.
• Confere protocolos de entrega de notas fiscais.
• Confere os pagamentos já realizados.
• Organiza e arquiva comprovantes.
• Separa guias e notas fiscais.
• Dá baixa em pagamentos online e realiza arquivo da área
financeira.
 Perfil dos profissionais atuantes do setor financeiro:
o que é desejável
Um consultor, analista ou assistente financeiro precisa ser
ético, ter transparência, sendo um colaborador atuante de
forma positiva dentro das necessidades organizacionais das
empresas.
Esses profissionais também precisam saber lidar com a
pressão do cargo e de suas atribuições, bem como tendo
inteligência emocional para se comunicar bem com os donos
das empresas, sua equipe, fornecedores e assim por diante.
Ao mesmo tempo, todos possuem a responsabilidade de
serem cordiais e de entender as dificuldades ou inexperiência
dos seus assistidos, atendendo a todos os parceiros de forma
salutar e atenciosa.
O consultor deve ser um líder, sabendo mobilizar pessoas e
direcioná-las da melhor forma. Da mesma maneira que o analista
e o assistente devem gostar de apoiar o consultor em suas
decisões e petições.
Precisam possuir visão analítica para que saibam interpretar
informações importantes, extraindo dados de balanços e
relatórios que venham a contribuir com o sucesso das empresas.
Esses especialistas devem ter raciocínio rápido, tendo uma visão
ampla e analítica, de forma que estudem os dados
profundamente, avaliando todas as questões, antes de direcionar
os clientes para as melhores ações.
Geralmente são metódicos, organizados, reservados, assertivos,
atentos aos detalhes, comedidos e focados. Gostam de estar no
controle das situações.
Requisitos
da equipe de BPO Financeiro

Da parte deles serão necessários os seguintes requisitos:

Proatividade – definição de metas e objetivos por empresa.

Saber buscar as melhores soluções para a empresa.

Mostrar eficiência – atendendo prazos e entregando as demandas em tempo hábil e acordado.

Mostrar disciplina – cumprindo rotinas.

Ser comprometido – com valores, missão e objetivos empresariais.

Ser inovador – encontrando sempre as melhores soluções diante os desafios que surgirem.
Mantendo-se atualizado nos contextos de técnicas, planejamento e controles administrativos.
 A importância de entender o perfil de cada pessoa
para motivar a equipe
Aqui na OmegaPrice temos metas individuais, dos
departamentos e da empresa, trabalhamos a meritocracia
– onde sempre visualizamos o esforço individual e em
conjunto – isso tem nos ajudado bastante a estimular
nossos colaboradores parceiros, assim, fazemos uma
abordagem individual para entendermos como podemos
contribuir para a carreira de cada funcionário.
E tudo começa no entendimento de como a vaga ofertada
irá contribuir com o crescimento do funcionário e como
esse funcionário poderá contribuir com sua empresa e as
demais necessidades dos serviços contábeis!
É preciso entender que pessoas não são máquinas.
Geralmente como empresários, focamos muito na
produtividade, no fazer e acontecer, nos resultados, e
esquecemos, às vezes, do quanto a motivação influencia
nesses aspectos importantes do desenvolvimento e da
performance profissional!
Se os colaboradores se sentem felizes, se percebem que da
parte da empresa há a necessidade de envolvê-los em todos
os processos, inclusive nos ganhos por merecimento, isso é
um intenso estímulo que só faz a empresa se tornar mais
forte e eficiente, simplesmente porque os colaboradores se
sentem RECONHECIDOS E PRESTIGIADOS!
.
Como desenvolvemos a
gestão de pessoas no nosso time
Aqui na OmegaPrice temos reuniões semanais de alinhamento. E com
a modernidade e tendências de organização tecnológica, não
podíamos deixar algumas ferramentas de lado.

Temos uma plataforma online de cursos gratuitos sobre as áreas:

fiscal, contábil e trabalhista, o que tem ajudado muito a nossa equipe
em atualizações e desenvolvimento de alta performance, lá dentro
existe também um acompanhamento de ranking.

Lá há dois modos de interação: o modo free (gratuito) ou planos onde

uma mensalidade pode ser paga para maior composição dos cursos e
acompanhamentos, você e sua equipe podem ter acesso a diversos
cursos atuais e além disso, é possível também gerenciar estudos com
sua equipe, entre outros.

Além disso, sempre procuramos inscrever nossos colaboradores em

eventos, assim como incentivamos a continuidade do seus estudos.
 Como desenvolvemos a
gestão de pessoas no nosso time
Aqui na empresa, priorizamos a contratação de estagiários
e conforme o decorrer do seu desenvolvimento podem
promovidos.
Buscamos no mercado, pessoas com perfil de dono/líder –
pois dessa forma esses profissionais possuem mais poder
de liderança e entendem mais facilmente as necessidades
dos negócios.
Em alguns cargos, o funcionário desenvolve suas
atividades em horário diferenciado, a recompensa não é
somente dinheiro, mas folga, um livro, um curso que
gostaria... até pode parecer uma imagem paternal, mas
isso tem trazido efeitos fantásticos para nossa empresa e
para os nossos resultados globais.
Lógico que para entender as necessidades, sonhos, dores e
desejos dos seus colaboradores, é preciso um tempo para
conversar, para fazer uma triagem dessas necessidades –
o que geralmente nas organizações não é feito.
E aqui, como sabemos do que cada profissional gostaria,
porque fazemos uma avaliação individual recorrente,
conseguimos atender muito bem essa perspectiva positiva
e gerar uma produtividade e um comprometimento que
vale muito!
Hoje, além dos departamentos, temos uma gestora de
pessoas que, literalmente, cuida da gente, de todas as
pessoas que fazem parte da nossa organização. E é bem
isso mesmo, ela acompanha nossas atividades, divide as
tarefas e estabelece as metas com o gestor de área. Tudo
fica bem organizado e traz vários benefícios.
Como desenvolvemos a
gestão de pessoas no nosso time
Com relação aos cargos e salários: na OmegaPrice hoje temos,
estagiários, auxiliares, assistentes, analistas e consultores.
Cada um com funções definidas e estratégias bem pontuadas.
Isso tem nos ajudado bastante a progredir cada vez mais.

Assim fica fácil de reconhecer o que é preciso mobilizar,

entender o que é necessário implementar e como fazer a
partir da ajuda de cada pessoa.

Se a sua empresa estiver bem direcionada em todos esses

aspectos, facilmente a sua gestão de pessoas, bem como todo
o seu sistema de BPO Financeiro estarão prontos a maximizar
todas as excelentes oportunidades!
 A OMEGAPRICE é uma empresa de contabilidade inovadora, eficiente e
proativa, que utiliza tecnologia de ponta para simplificar e dar mais
praticidade para o dia a dia do empresário. Somos uma empresa capaz de
adaptar-se rapidamente as exigências impostas pela legislação e pelos
avanços tecnológicos.

Nosso propósito é mostrar ao empresário que a contabilidade pode ser mais

simples e prática. E para isso trabalhamos, incansavelmente, para atender às
demandas dos nossos clientes com prontidão e assertividade.