Contábil

Alterdata Software
Sumário

Objetivo............................................................................................................................. 5
Público-alvo.......................................................................................................................5
Alterdata Pack....................................................................................................................6
Introdução ao Alterdata Pack.........................................................................................6
Cadastro do Bureau........................................................................................................7
Cadastro de Sócios.........................................................................................................9
Cadastro de Empresas..................................................................................................16
Vínculo do Sócio a Empresa........................................................................................24
Plano de Contas............................................................................................................27
Recurso de Duplicar o Plano de Contas.......................................................................32
Cadastro da Subconta...................................................................................................33
Centro de Custo............................................................................................................38
Importação do Plano de Contas................................................................................... 40
Exportação do Plano de Contas e do Plano de Centro de Custo..................................42
Cadastro de Usuários................................................................................................... 44
Auditoria do sistema.................................................................................................... 48
Backup do sistema....................................................................................................... 50
Sistema Contábil..............................................................................................................53
Aba Cadastros.............................................................................................................. 54
Cadastro da Empresa....................................................................................................54
Histórico Padrão...........................................................................................................58
Lançamentos Automáticos...........................................................................................59
Trava Contábil..............................................................................................................61
Aba Lançamentos.........................................................................................................64
Lançamentos Múltiplos................................................................................................66
Liberar Lançamentos................................................................................................... 69
Excluindo um Lote.......................................................................................................69
Abrir um lote de lançamento........................................................................................70
Importação de Lançamentos Contábeis....................................................................... 71
2
Importação Financeira................................................................................................. 76
Exportação de Lançamentos Temporários................................................................... 77
Lançamento Simplificado............................................................................................ 79
Lançamentos Fixos...................................................................................................... 80
Carnê Leão...................................................................................................................83
Conciliação Bancária................................................................................................... 95
Conciliação de Títulos............................................................................................... 103
Encerramento do Exercício........................................................................................106
Desfazendo o Encerramento de Exercício................................................................. 108
Encerramento Simulado.............................................................................................109
Aba Consultas............................................................................................................ 111
Análise Gráfica...........................................................................................................111
Análise Crítica............................................................................................................112
Consulta de Lançamentos.......................................................................................... 113
Localização de Lançamentos..................................................................................... 118
Balancete Dinâmico...................................................................................................119
Consulta de Saldos.....................................................................................................121
Consulta de Resultado................................................................................................123
Consulta de Diferenças.............................................................................................. 124
Pesquisa de Contas.....................................................................................................126
Conciliação de Lançamentos..................................................................................... 128
Aba Livros e Relatórios............................................................................................. 128
Diário......................................................................................................................... 129
Razão..........................................................................................................................131
Balanço...................................................................................................................... 135
Balancete....................................................................................................................138
Livro Caixa................................................................................................................ 145
Temos de Abertura e Encerramento...........................................................................148
Notas Explicativas..................................................................................................... 150
Lalur Lacs.................................................................................................................. 153
Demonstrações Contábeis..........................................................................................177
Demonstração de Resultado do Exercício................................................................. 183
Demonstração de Resultado do Exercício Personalizado..........................................184
3
 Relatórios por Centro de Custo..................................................................................190
Análise Crítica (Relatório).........................................................................................192
Número de Lançamentos........................................................................................... 193
Relatório de Cheques Emitidos..................................................................................194
Aba Declarações Digitais...........................................................................................195
Aba Configurações e Manutenções........................................................................... 196
Configurações Opções............................................................................................... 196
Aba Geral...................................................................................................................197
Aba Relatórios........................................................................................................... 198
Apagar Lançamentos em Bloco.................................................................................200
Substituição de Contas no Lançamento..................................................................... 202

Essa apostila poderá ser impressa e utilizada no treinamento do sistema. Deverão

ser utilizadas folhas de ofício no formato A4.

Atenção: Os exemplos e imagens utilizados na geração das apostilas são

meramente ilustrativos e servem apenas como material didático.

4
Objetivo

Este material tem o objetivo de apresentar a utilização do sistema de Contabilidade da

Alterdata.

Público-alvo

Usuários que desejam obter conhecimento prático sobre o sistema Contábil da Alterdata.

5
Alterdata Pack
Introdução ao Alterdata Pack

O Alterdata Pack é um gerenciador de sistemas e tem a finalidade de armazenar informações-

padrão que serão utilizadas por outros sistemas. Para evitar que o usuário tenha que cadastrar
a empresa em cada sistema da linha Pack, a empresa será cadastrada no Alterdata Pack e este
disponibilizará o cadastro para todos os outros sistemas.

Após a instalação do sistema, será criado um atalho 'Alterdata Pack - Diamond' na área de
trabalho. O sistema também poderá ser acessado pelo menu 'Iniciar' > 'Todos os programas' >
'Alterdata' > 'Pack' > 'Alterdata Pack'.

Será aberta a tela de login e senha do usuário. Caso esteja acessando o sistema pela primeira
vez, acesse com o usuário SUPERVISOR e senha 123456, esta é a senha padrão sugerida na
instalação do sistema.

6
Uma das características dos sistemas Alterdata é o fato de serem 'Multiusuários', ou seja,
permitem o acesso simultâneo de vários usuários, executando diferentes procedimentos para
uma mesma empresa ou para empresas diferentes. Poderão ser cadastrados quantos usuários
forem necessários: este cadastro será verificado posteriormente.

O sistema ficará minimizado na barra de ferramentas do Windowns. Ao clicar no ícone ,

o sistema Alterdata Pack será aberto na tela.

Informações do Contador

No primeiro acesso ao sistema, será solicitado o código do cliente e a senha Passaporte. A

partir dessa informação, o sistema vai buscar os dados de Razão Social, CNPJ/CPF, UF e
Município. Essa informação será levada de forma fixa para o cadastro, de acordo com o CRM da
Alterdata.

7
Depois que o sistema identifica o código e os dados do Passaporte, o sistema abre a tela do
'Cadastro do Bureau'. Neste cadastro devem ser informados os dados do responsável pelas
informações contidas no sistema. Normalmente, são os dados do contador. É importante que o
preenchimento destes campos sejam efetuados corretamente, pois esses dados serão
utilizados em vários arquivos enviados ao governo.

Outra forma de acessar o cadastro do Bureau é clicar na aba 'Cadastros' e no ícone

'Informações do Contador'.

Atenção ao preenchimento dos campos 'Tel': devem apresentar o código DDD com 3 dígitos,
não sendo permitido adicionar pontuações.

Após o preenchimento desta aba clique em 'Gravar'.

8
É importante que todas as informações sejam preenchidas corretamente. Essas informações
serão salvas no cadastro do sistema, caso algum dado esteja incorreto, clique em 'Editar'.

Cadastro de Sócios

Acesse a aba 'Cadastro' e clique no ícone 'Sócios'

Nesta tela serão cadastrados os sócios de todas as empresas. Posteriormente os mesmos serão
vinculados a cada empresa. Para cadastrar, clique sobre o botão 'Novo':

9
Na aba 'Básico' todas as informações deverão ser preenchidas.

Na aba 'Complementar' preencha os dados relativos à documentação, nascimento e estado

civil.

10
Os campos 'CPF Responsável' e 'Responsável' serão habilitados caso seja preenchido um
número de CNPJ no quadro Documentos. Neste caso, é necessário informar quem é o
responsável por esta pessoa jurídica.

Caso o país de nascimento não seja o Brasil, os campos 'Data de chegada', 'Data Naturalização'
e 'Casado com Brasileiro (a)' serão habilitados. O campo 'Filhos com Brasileiro (a)' será
habilitado apenas se estiver habilitada a marcação 'Casado com Brasileiro (a)'

11
Se o sócio for 'casado', deverá ser preenchido o campo 'Regime de Matrimônio'

Caso o sócio tenha dependentes, será necessário cadastrar os dependentes do sócio no campo
ao lado:

Após clicar no botão 'Dependentes', clique em Novo cadastro e preencha os dados do

dependente:

Na aba 'Declarações' preencha os demais dados do sócio:

12
Na aba 'Observações' podem ser cadastradas observações relativas a este sócio.

13
Na aba 'Empresas vinculadas' serão demonstradas as empresas que este sócio esta vinculado.
Esta aba serve apenas como consulta, a vinculação do sócio a empresa será vista
posteriormente.

Após preencher todas as informações, clique sobre o botão 'Gravar'. Para realizar a emissão do
relatório do cadastro de sócios, na tela principal do cadastro de sócios, clique em 'Visualize
Impressão'.

14
Na tela 'Impressão de Sócios' selecione os sócios que deseja que sejam emitidos no relatório.
Podemos emitir dois tipos de relatórios: 'Dados Cadastrais' e 'Empresas vinculadas ao sócios'.
Depois de selecionar o tipo de relatório, clique em 'Concluir'.

Relatórios 'Dados Cadastrais': Será apresentado na tela o relatório com todos os sócios
selecionados e contendo as informações cadastrais dos mesmos.

15
Relatórios 'Empresas Vinculadas ao sócio': Um relatório com os sócios e as empresas que os
mesmos estão vinculados será emitido. Nesse relatório, podemos verificar informações como
'Tipo de Sócio', se o sócio é 'Responsável pelo CNPJ', qual o '% de Capital' e se o mesmo possui
data de 'Demissão'.

Cadastro de Empresas

Um dos principais cadastros do sistema é o das Empresas. Neste cadastro deve constar as
informações de todas as empresas que utilizarão os sistemas da Linha Pack Alterdata. Para
acessar o cadastro de empresas, acesse a aba 'Cadastros' e clique no ícone 'Empresas'.

Para cadastrar uma nova empresa clique sobre o botão 'Novo':

16
Na aba “Básico” deverão ser preenchidos os principais dados da empresa.

Ao informar o CNPJ/CPF da empresa e clicar em 'Importar dados da Receita Federal' é possível

importar alguns dados da empresa que constam no banco de dados da Receita Federal. Ao

17
clicar neste botão, o sistema habilitará uma nova tela para que sejam digitados alguns
caracteres para a confirmação da importação das informações.

Após informar os caracteres e confirmar, o sistema importará algumas informações sobre a

empresa, como: Razão Social, Nome Fantasia, Endereço, etc.

A opção “Empresa Desativada”, indicará que a mesma não estará mais disponível para
movimentações, porém seus dados serão mantidos apenas para consultas.

Preencha na aba “Complementar”, os demais dados da empresa:

18
É importante informar o valor do capital social da empresa no campo 'Valor Capital', pois
quando os sócios forem vinculados a empresa, será necessário informar o % do capital social
de cada um.

O campo 'Código NIRE' é importante para a validação de vários arquivos, inclusive o SPED
Contábil. Caso a empresa tenha tido seu NIRE alterado, os históricos de alterações ficarão
armazenados no campo 'Histórico'.

Os históricos de alterações do CNAE também serão armazenados pelo sistema através do

campo ‘Histórico de Alterações no Tipo de CNAE'.

19
A aba 'Observação' poderá ser utilizada para o preenchimento de informações específicas da
empresa, as mesmas poderão ser utilizadas futuramente para consulta

Na aba 'Logomarca' poderá ser vinculado um arquivo de imagem contendo o logotipo da

empresa. Este logotipo poderá ser impresso em alguns relatórios dos sistemas da linha Pack
Alterdata, desde que este relatório esteja pré configurado.

Na aba 'Usuários' podemos verificar os usuários do sistema que possuem acesso a empresa
cadastrada.

20
Após efetuar o cadastro da empresa, clique sobre o botão 'Gravar'. De acordo com a legenda
apresentada no cadastro da empresa é possível identificar as empresas Ativas, Inativas, com as
atividades encerradas e os cadastros a concluir, este último ficará em aberto até que sejam
preenchidas as informações do CNPJ e Inscrição Estadual, caso não tenha estas informações em
mãos.

Para emitir um relatório do cadastro da empresa, clique em 'Visualiza Impressão'.

21
Em seguida, poderão ser definidas algumas configurações para a emissão do relatório.
Podemos gerar dois tipos de relatórios: 'Relatório Simples' e 'Relatório Completo'.

Relatório Simples: Relatório com alguns dados como Código da Empresa, Nome Fantasia, CNPJ,
Inscrição Estadual e Inscrição Municipal.

22
Relatório Completo: Relatório com todos os dados cadastrais da empresa.

Vínculo do Sócio a Empresa

Após realizar o cadastro da empresa, será necessário vincular os sócios pertencentes à mesma.
Para realizar o vínculo, acesse o cadastro de empresas, clique sobre a empresa uma vez e em
seguida clique sobre o item 'Sócios' ou no ícone com as mãos de 'Sócios'.

23
Ao clicar, uma nova janela com os sócios vinculados será aberta. Se precisar vincular um novo
sócio na empresa, clique no ícone 'Novo'.

Na aba 'Básico', vincule o sócio já cadastrado. Se ele for o administrador da empresa, marque a
opção correspondente. A opção 'Responsável CNPJ' deverá ser marcada no vínculo do sócio
responsável perante a Receita Federal.

24
O campo '%Capital' será preenchido de acordo com o Contrato Social. A soma dos percentuais
de cada sócio deverá corresponder a 100%. O campo 'Valor Capital' será calculado
automaticamente multiplicando o % Capital pelo Capital Social informado no cadastro da
empresa.

Outros campos importantes são o “Valor Pró-labore” e “Indexador”. O Pró-labore corresponde

ao salário do sócio. Ele pode ser um valor fixo, por exemplo: 1.000,00, ou um valor indexado,
por exemplo 2 salários mínimos. Caso seja fixo, informe o valor do Pró-labore e mantenha o
campo Indexador em branco. Se for indexado em salários mínimos, informe a quantidade de
salários mínimos no campo 'Valor Pró-labore' e no campo 'Indexador' informe 'Salário Mínimo'.

Os campos 'Admissão/Entrada', 'CBO 2002', 'Cód. Retenção do IR', também deverão ser
preenchidos corretamente. Caso o sócio tenha que constar na RAIS, marque a opção
correspondente.

25
Na aba Receita Federal será vinculado o Percentual de Capital Votante e a Qualificação do
Sócio. Estas informações serão levadas para a DIPJ, que também é uma declaração anual da
Receita Federal. Para geração do arquivo SPED Contábil e SPED ECF será necessário preencher
as informações de Qualificação e Função.

A aba Procurador somente será preenchida caso o sócio esteja impedido de assinar as
documentações por estar no exterior, por exemplo. Nesta tela, serão preenchidos os dados do
procurador.

Plano de Contas

26
Para acessar o cadastro do Plano de Contas, clique na aba 'Cadastro' e no ícone 'Plano de
Contas'.

As contas vinculadas ao plano de contas serão utilizadas nos lançamentos contábeis. O ideal é
que utilize um plano de contas por empresa. Porém, muitos contadores preferem utilizar o
mesmo plano para várias empresas, a utilização ficará a critério de cada usuário.

Para visualizar as configurações do plano de contas clique duas vezes sobre o mesmo.

Na aba 'Configuração' deverá ser informada a 'Classificação Interna', que definirá o número
máximo de níveis sintéticos que poderão ser cadastrados. A classificação indica, também, a
quantidade de dígitos que constarão em cada nível. Veja o exemplo:

27
Classificação Interna: 9-9-99-99-99

- Esta máscara permite cadastrar até 4 níveis sintéticos. O último será analítico. Está indicado
também que os dois primeiros níveis serão cadastrados com 1 dígito, os demais com 2 dígitos.
A máscara indica que o separador dos níveis é o hífen (-).

Os campos 'Classificação Externa' e 'Classificação Impressão' serão utilizados na impressão de

relatórios.

Abaixo consta a opção indicando se a empresa irá trabalhar com subcontas. As subcontas
equivalem às contas analíticas. Normalmente, elas possuem uma classificação diferenciada das
demais contas. A critério do contador, elas poderão ficar ocultas em alguns relatórios. Esta
configuração é aconselhável quando há muitas contas analíticas vinculadas a uma determinada
conta sintética, é o caso dos clientes e fornecedores na existência de uma conta específica para
cada um deles. Por terem um cadastro mais facilitado, poderão ser adicionadas subcontas com
o nome de cada cliente e fornecedor. A utilização da subconta é opcional.

Ainda nesta aba consta a opção 'Desprezar Controle de Estrutura de Contas'. Ao efetuar o
cadastro de uma nova conta o sistema verifica se há contas sintéticas superiores
correspondentes à classificação informada para esta nova conta, bloqueando o cadastro caso
esteja inconsistente. É uma proteção do sistema. Porém, em alguns casos o usuário deseja
gravar a conta mesmo sem vínculos acima, para que isto seja possível deverá marcar esta
opção. Cabe ressaltar que não aconselhamos ativar esta opção, visto que os cadastros
inconsistentes poderão causar problemas na geração dos arquivos legais e relatórios.

Na aba 'Definição' serão informados os principais níveis do Plano de Contas.

28
Caso trabalhe com o mesmo número para as Receitas, Despesas e Nível de Custo. Será
habilitado a opção de Configurar. Para que seja definido o grupo de cada um.

No campo 'Nível Disponível' será vinculada a conta sintética que totaliza as disponibilidades da
empresa, que são os valores do Caixa e Banco.

No quadro relativo às Contas de Resultado deverão ser vinculadas as contas de Lucro e Prejuízo
da empresa. Abaixo será informada a conta de Apuração que será utilizada para fazer a
contrapartida no encerramento do exercício.

Caso trabalhe com o mesmo número para as Receitas, Despesas e Nível de Custo. Será
habilitado a opção de Configurar. Para que seja definido o grupo de cada um.

Após configurar o cadastro do plano de contas, clique em 'Gravar'. Em seguida, para visualizar
as contas do plano de contas, clique no item 'Contas'.

29
Será
apresentada uma tela com a relação das contas cadastradas para este plano de contas. Será
possível avançar para o próximo nível principal ou retornar ao nível principal anterior através
das setas localizadas ao lado da descrição do plano de contas.

Ao editar o cadastro de uma das contas, será visualizada a tela abaixo:

- O campo chamada armazena o código reduzido da conta, este código será impresso nos
relatórios e será utilizado nos lançamentos contábeis.

- A classificação interna indica a ordem desta conta no plano de contas.

- O campo 'Chamada Externa' será utilizado na exportação dos lançamentos contábeis. A

Classificação Externa será utilizada na emissão dos relatórios.

30
Abaixo consta a configuração para definir se a conta terá subcontas vinculadas a ela. Este
campo ficará ativo apenas nas contas sintéticas para os planos configurados para trabalhar com
subcontas.

Consta, também, a configuração para definir a periodicidade da conta: mensal ou indefinida. A

conta mensal é aquela que recebe lançamentos todo mês, por exemplo uma conta de aluguel
ou de luz. Uma conta com periodicidade indefinida é aquela pode ou não receber lançamentos,
dependerá da ocorrência do fato, por exemplo a conta 'Multas de Trânsito'.

Abaixo consta a configuração referente à origem da conta, ou seja, se a natureza é devedora,

credora ou se não possui natureza definida. Estas duas últimas configurações serão utilizadas
nos relatórios gerenciais.

Para incluir uma nova conta, basta clicar no botão 'Novo Cadastro' localizado na tela principal
do cadastro de contas. Para excluir uma conta, clique sobre o botão “Exclui o Cadastro', porém
só será permitido excluir contas que não foram movimentadas.

Recurso de Duplicar o Plano de Contas

31
Devido às particularidades de cada empresa, é aconselhável que cada uma tenha o seu próprio
plano de contas. Para facilitar o processo de criação, o sistema possui o recurso de duplicar um
plano de contas para que ele possa ser ajustado e utilizado por outra empresa.

Para duplicar o plano, na tela principal do cadastro do plano de contas, selecione o plano a ser
duplicado e clique no ícone 'Duplicar Plano de Contas'.

Na próxima tela digite um nome para o novo plano de contas. Sendo necessário, marque a
opção para duplicar as informações do centro de custo, desta forma, as informações do centro
de custo que estiverem vinculadas nas contas do plano de origem, constarão também neste
novo plano. Em seguida, clique em 'OK'.

Agora, é só efetuar o ajuste das contas neste novo plano.

Cadastro da Subconta

Para fazer o cadastro das subcontas é necessário configurar o plano de contas para trabalhar
com a subconta, para isto, acesse o cadastro do plano de contas no Alterdata Pack e clique
duas vezes sobre o mesmo. Marque a opção 'Plano de Contas trabalha com Subcontas', ao lado
informe a quantidade de dígitos que as subcontas terão no último nível. Por padrão, vem

32
sugerido 4 dígitos. Neste caso, se for criada uma subconta vinculada à conta sintética: 1-1-01-
01, a primeira conta será criada com a seguinte classificação: 1-1-01-01-0001, mesmo que
esteja configurada a máscara de classificação interna 9-9-99-99-99. Em seguida, grave o
cadastro.

Na tela principal do cadastro do plano de contas, clique no menu Subcontas.

Em seguida, clique em 'Novo Cadastro'.

33
Informe o nome do grupo de contas que está sendo criado, por exemplo: Fornecedores.

Após gravar, clique no item 'Contas'.

Cadastre as subcontas, que neste caso seriam os fornecedores.

34
Após fazer o cadastro, acesse o cadastro das contas do plano de contas e clique duas vezes
sobre a conta sintética que terá o vínculo das subcontas, neste caso, a conta de Fornecedores,
marque a opção relativa a Subconta e vincule o grupo de Fornecedores.

No plano de contas, as subcontas terão um código de chamada diferenciado, conforme mostra

a imagem abaixo.

35
Observe que a classificação também não ficou sequencial. Caso queira configurar o código de
chamada e a classificação de forma que respeite a sequência, acesse a aba 'Manutenção' e
clique no ícone 'Opções'.

Clique na aba 'Geral' e marque as opções referentes as Sub-Contas:

Centro de Custo

Para cadastrar o Centro de Custo, acesse a aba 'Cadastro' e clique no ícone 'Centro de Custo'.

36
O aconselhável é que seja cadastrado um centro de custo para cada empresa que tiver sua
contabilidade controlada por custos. Para cadastrar um novo centro de custo clique sobre o
botão 'Novo Cadastro'.

Informe o nome que identifica o Centro de Custo, poderá ser o mesmo nome da empresa, e a
classificação interna, que seguirá a mesma regra da classificação informada no cadastro do
plano de contas. Após o cadastro, clique sobre o botão 'Gravar'.

Agora, clique em 'Centro de Custo', em seguida, em 'Novo Cadastro'.

37
Cadastre os centros de custos, normalmente, os setores da empresa. Não é necessário
preencher todos os dados do cadastro do centro de custo, serão obrigatórios os campos:
Chamada, Classificação, Tipo do Centro de Custo e Descrição.

Importação do Plano de Contas

Antes de efetuar a importação das contas de um plano de contas, é necessário fazer o cadastro
do plano de contas, pois o sistema importa apenas as contas.

Para fazer o cadastro do plano de contas, acesse a aba 'Cadastro' e clique no ícone 'Plano de
Contas' e em 'Novo Cadastro'. Preencha a classificação interna, deverá corresponder à
classificação das contas que serão importadas. A aba Definição não será preenchida neste
momento, pois o plano ainda não possui contas cadastradas.
38
Após gravar o cadastro, acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Importação Plano de
Contas'.

Na segunda tela, informe o plano de contas que foi criado para esta importação e selecione o
diretório onde se encontra o arquivo. O arquivo deverá estar no formato aceito pelo sistema
Alterdata Pack. Para verificar esta estrutura, clique no menu ajuda, em seguida em Estrutura
para importação do plano de contas.

39
Após selecionar o arquivo de importação, clique em avançar, em seguida em concluir. Ao
finalizar o processo, complemente os dados na aba 'Definição' no cadastro do plano de contas.

Exportação do Plano de Contas e do Plano de Centro de Custo

Caso necessário, as contas do plano de contas e do centro de custo poderão ser exportadas
para um arquivo texto de forma que sejam importadas em outra base de dados. Para efetuar a
exportação das contas do plano, acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Exportação
Plano de Contas / Centro de Custos'.

Selecione o tipo de exportação que será efetuado: Plano de Contas ou Centro de Custo. Neste
exemplo, será efetuada a exportação do plano de contas.

Selecione o plano de contas que terá suas contas exportadas e o diretório para a geração do
arquivo, em seguida conclua o processo.

40
Com este procedimento, todas as contas do plano de contas serão exportadas para um arquivo
texto.

Cadastro de Usuários

Os usuários são as pessoas que tem acesso ao sistema, devendo cada um ter um login próprio
e senha.

Para realizar o cadastro de usuário, clique no ícone Alterdata Pack e em seguida em 'Cadastro
de Usuários'.

41
Clique sobre o botão 'Novo', informe o 'Nome Completo', o 'Email' do usuário e o 'Nome
Curto', sendo este o login para o acesso ao sistema. Ao lado deverá ser informada a 'Senha',
confirmando-a em seguida, no campo 'Confirma Senha'.

Abaixo, o quadro 'Permissões' demonstra uma lista de itens disponíveis no sistema, destinados
a especificar os acessos permitidos a cada usuário.

Ao clicar com o botão direito sobre um desses itens relacionados, serão disponibilizados os
ícones: 'Habilitar', 'Desabilitar', 'Esconder' e 'Solicitar outro login'.

As opções 'Desabilitar' e 'Esconder' são utilizadas para bloquear o acesso: a diferença entre
elas é que quando marcamos 'Desabilitar', o item fica na cor cinza, porém o usuário consegue
visualizá-lo; a opção 'Esconder' tornará o item invisível: o usuário não conseguirá visualizar esta
opção no menu. E para o ícone 'Solicitar outro login', será solicitada uma senha para que o

42
usuário possa acessar essa rotina. Neste caso, o acesso será liberado através da senha do
Supervisor.

Também é importante considerar que haja o bloqueio do acesso ao cadastro de 'Usuários',

pois, se foi feito um bloqueio a algum item e o usuário tiver acesso à tabela de 'Permissões',
poderá habilitar os acessos novamente.

Ao lado, existe um quadro com a lista das empresas cadastradas no sistema Alterdata Pack. É
possível configurar o acesso a determinadas 'Empresas'. Assim, mesmo que seja habilitado
para o usuário o acesso ao Cadastro das Empresas, ele apenas poderá visualizar as empresas
disponibilizadas.

Existem outros itens disponíveis como: 'Editar', que permite fazer alterações no cadastro de
usuários; 'Duplicar', que permite duplicar o cadastro de usuários de forma que o novo cadastro

43
respeite as mesmas restrições do cadastro anterior; e o botão de 'Excluir', para fazer a exclusão
do cadastro de usuários.

Caso o colaborador não faça mais parte do quadro de funcionários, podemos marcá-lo como
um 'Usuário desativado'.

É possível realizar restrições do acesso aos Bancos de Dados, limitando as bases que cada
usuário pode acessar.

Após a criação dos usuários, clique no botão 'Gravar'.

NÃO é permitido definir restrições para o usuário SUPERVISOR: este terá acesso pleno a todos
os módulos. Lembrando que, como padrão, o sistema traz para o usuário SUPERVISOR a senha
123456. Esta senha deverá ser alterada para que somente o responsável por essas restrições
no sistema tenha acesso.

44
Auditoria do sistema

A Auditoria do Sistema, permite visualizar todo o histórico de alterações no sistema. As

exclusões cadastrais, alterações ou impressões de relatórios, são informações que poderão ser
verificadas neste módulo do sistema. A finalidade é que o usuário tenha um controle do que
está sendo modificado na base de dados.

Para visualizar essas informações acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Auditoria do
Sistema'.

Informe 'Data inicial' e 'Data Final' da busca e clique no botão 'Executar Filtro': observe os
registros filtrados.

Você poderá também filtrar por trecho de texto no campo 'Procurar eventos contendo o
texto:'. Neste campo, informe o nome da empresa no filtro, selecione a opção 'Contendo a
palavra digitada' e clique em 'Executar Filtro'.

45
Nas 'Opções de filtro', escolha um ou mais itens: para isso basta desmarcar a opção 'Todos'.
Selecione a opção desejada e clique novamente em 'Executar Filtro'.

Backup do sistema

Através do sistema Alterdata Pack é possível efetuar o Backup de todos os sistemas da linha
Pack de uma forma bem rápida e prática. Acesse a aba 'Manutenção' e clique no ícone 'Backup
dos sistemas'.

Primeiramente, deverá ser informado o diretório de destino do Backup. Para isto clique no
botão 'Configurações'.

46
Deve ser informado o diretório onde o Backup será armazenado.

Na tela 'Backup/Restauração', será questionado se deseja: 'Copiar base de dados (Backup)'

para o sistema realizar a cópia da base de dados de todos os sistemas. A segunda opção é
'Restaurar Cópia da base de dados'.

Para o procedimento de restauração do backup dos sistemas, clique sobre o item 'Visualizar
Usuários'.

47
No quadro dos 'Usuários Conectados' serão visualizados os nomes dos computadores que
estão com os aplicativos abertos, e os respectivos usuários logados.

Entre em contato com os Usuários logados e solicite que finalizem os aplicativos. Abaixo, na
tela 'Backup/Restauração' encontram-se as informações do 'Tamanho físico da base de dados',
o 'Espaço livre do servidor', e 'Destino' a que se encaminhará o backup.

48
A tela 'Backup/Restauração' ficará com o botão 'Iniciar habilitado': selecione a base de dados
que deseja restaurar e clique em 'Iniciar', efetuando assim a restauração do Backup.

Sistema Contábil

O sistema Contábil Alterdata é uma excelente ferramenta para o gerenciamento das

informações contábeis. Através dele serão efetuados os registros dos lançamentos contábeis e
será permitido emitir diversos tipos de consultas e relatórios. Dentre outros recursos, é
possível efetuar a conciliação bancária, excelente para fazer a comparação entre o movimento
lançado no sistema e os valores que constam no extrato bancário. Alguns arquivos legais são
gerados pelo sistema Contábil, por exemplo, o Sped Contábil e a DIPJ.

Ao abrir a tela principal do Sistema, visualiza-se o LiveDesktop, que é um canal de comunicação

entre a Alterdata e o escritório. No LiveDesktop são adicionadas algumas informações
importantes, tais como liberações de novos recursos e vídeos institucionais. Através do botão
'Cursos' você poderá visualizar a agenda disponível e se inscrever em cursos à distância.

49
Clicando no botão 'Suporte' você terá acesso aos horários de atendimento do suporte e
também terá disponível o acesso para o suporte Chat. Através do live também é possível ter
acesso à base do conhecimento e obter a 2a via do boleto.

Aba Cadastros

Na aba 'Cadastros' constam disponíveis os ícones relacionados aos cadastros do sistema:

Empresas, Lançamento Automático, Histórico Padrão e Trava Contábil. Ao lado constam os
ícones relacionados ao recurso 'Orçamento'.

Cadastro da Empresa

Após efetuar o cadastro da empresa no PHD deve-se cadastrar a mesma no sistema Contábil.
Para isto, na aba 'Cadastros' clique em 'Empresas':

50
Em seguida, clique em 'Novo Cadastro'. Na aba 'Dados' consta a configuração 'Trabalha com
lançamentos temporários', também conhecido como lotes. Marcando esta opção será
permitido criar lotes para armazenar os lançamentos contábeis.

Os lotes têm o objetivo de organizar os lançamentos, que poderão ser agrupados por período
ou por tipo de movimento, por exemplo.

Abaixo consta a opção Imprimir Razão Social completa nos Relatórios Legais, que deverá ser
marcada caso, no PHD, tenha sido preenchido o campo 'Nome Completo' no cadastro da
empresa, aba Completar, sub aba 'Informações para o Contábil'. A opção 'Gera SPED (ECD –
Escrituração Contábil Digital)' deverá ser marcada caso a empresa tenha a obrigatoriedade de
gerar o arquivo SPED.

Abaixo informe qual plano de contas será utilizado pela empresa. Este deverá ser escolhido
com muito critério, pois uma vez iniciados os lançamentos, o plano de contas não poderá ser
alterado.

51
Informe abaixo o Centro de Custo que será utilizado por esta empresa. Este campo será
habilitado caso esteja marcada a opção 'Centro de Custo' no cadastro da empresa no PHD, aba
Complementar, sub aba 'Informações para o Contábil':

Abaixo, constam os dados do contador. Por esta tela será possível cadastrar ou editar os dados
do contador, para isto, basta clicar nos itens correspondentes.

No quadro 'Datas' constam os seguintes campos:

- Data de fechamento: é a data do último encerramento. Esta data é definida automaticamente

pelo sistema quando for efetuado o processo de encerramento de exercício da empresa. O
sistema não permitirá incluir, alterar ou excluir lançamentos com data igual ou anterior à data
de fechamento.

- Data de processamento: constará a referência dos lançamentos que estão sendo incluídos no
sistema. Caso o usuário efetue um lançamento em outro mês, o sistema irá criticar
questionando se a data do lançamento está correta. É uma proteção do sistema.

52
- Última Conv. Moeda: deverá constar a data da última conversão da moeda, quando houver
troca da moeda nacional. Por exemplo, o Real passou a vigorar em 01/07/1994. As empresas
que possuem movimentação com data anterior a esta, deverá informar a data da última
conversão da moeda.

- Última Auditoria: É um campo apenas informativo, deverá constar a data da última auditoria
contábil.

Abaixo consta o campo “E-mails dos usuários que devem receber os relatórios” este será
utilizado no envio de arquivos para o PackWeb.

Na aba 'Livro \ Termos' serão definidos os números dos livros e os números da última página
impressa de cada livro.

Abaixo serão definidos os termos que serão utilizados no relatório para demonstrar o resultado
da empresa. Deverá configurar também o termo utilizado para demonstrar o número da página
nos relatórios contábeis (Folha ou Página):

A última configuração é relacionada à emissão da DFC (Demonstração do Fluxo de Caixa). No

campo Ano Base deverá ser informado o ano para o início dos cálculos pelo sistema, o Valor
Base seria o valor do saldo do fluxo de caixa relativo ao ano informado. Se saldo for devedor, o
valor informado deverá ser negativo.

53
Histórico Padrão

O histórico padrão será utilizado nos lançamentos contábeis para descrever a operação
efetuada. O histórico é um item obrigatório. No lançamento da conta de água referente à
Junho/14, por exemplo, poderá constar o seguinte histórico: 'Pagamento da conta de água
relativa ao mês 06/2014'. O mesmo histórico poderá ser utilizado no próximo mês ao lançar a
conta de água, modificando apenas a referência.

Para facilitar o lançamento podemos cadastrar este texto como um histórico padrão a ser
utilizado nos lançamentos da conta de água, deixando em aberto apenas a referência que será
informada no lançamento contábil. Outras situações também poderão ter um histórico padrão
definido, por exemplo, o pagamento de aluguel, pagamento do seguro, compra de mercadoria,
dentre outros.

Para cadastrá-los acesse o item Histórico Padrão na aba Cadastros:

Clique no ícone 'Novo Cadastro' e cadastre o histórico padrão. No campo 'Tem Complemento
da Descrição?' selecione 'Sim' caso queira complementar o histórico na tela de lançamento, se
não tiver complemento, informe 'Não'. O complemento seria, por exemplo, a referência do
lançamento.

54
Lançamentos Automáticos

Da mesma forma que os históricos se repetem nos lançamentos, muitos lançamentos são
frequentes, possuem as mesmas contas a débito, a crédito e o mesmo histórico padrão tendo
alteração apenas na data e nos valores. É o caso das contas mensais (água, luz e telefone),
também podemos citar o pagamento dos salários dos funcionários, pagamento dos impostos,
dentre outros.

Para facilitar o lançamento, poderão ser criados os lançamentos automáticos que indicarão a
conta a débito, a conta a crédito e o histórico. O usuário apenas precisará lançar a data, o valor
e, se necessário, complementar o histórico.

Para ativar este recurso, deve-se acessar o cadastro da empresa no sistema PHD e clicar na aba
Complementar em seguida em Informações para o contábil. Deve-se marcar a opção
Lançamento Automático:

Para cadastrá-los, acesse no sistema Alterdata Contábil o item 'Lançamento Automático' na aba
'Cadastros':

Clique em 'Novo Cadastro' e digite um nome para o lançamento, em seguida, grave o cadastro.

55
Para configurá-lo, selecione o mesmo e clique em 'Lançamentos':

Clique em 'Novo Cadastro' e informe o plano de contas, a conta devedora, a conta credora e o
Histórico padrão, criado anteriormente.

Estas informações dos lançamentos automáticos, poderão ser utilizadas por qualquer empresa,
desde que trabalhe com o mesmo plano de contas.

56
Se o código de chamada das contas de outro plano de contas forem os mesmos, poderá marcar
a opção 'Gravar este lançamento automático para todos os planos de contas?'

Caso sejam contas diferentes, deverá criar um cadastro para cada plano de contas.

Trava Contábil

Este módulo tem a finalidade de bloquear inclusões, edições ou alterações no movimento

contábil da empresa em um período igual ou anterior ao informado neste cadastro. Isto se faz
necessário para garantir a integridade das informações declaradas. Com a trava contábil
também não será permitido importar movimento com data igual ou anterior à cadastrada. Não
será permitido, por exemplo, desfazer o encerramento de exercício.

O bloqueio é realizado também nos sistemas Alterdata Departamento Pessoal, Alterdata Fiscal
e Alterdata Guias, com a definição da trava contábil, não será permitido incluir, editar ou
excluir informações relativas ao movimento nestes sistemas. Este bloqueio é devido para não
haver diferenças entre os lançamentos contábeis correspondentes e o movimento real
efetuado em cada sistema. Havendo necessidade de realizar algum ajuste em movimento
anterior, o supervisor efetuará a liberação alterando a data da trava contábil.

57
Para habilitar o recurso, é necessário acessar o sistema PHD, clicar em Ferramentas > Opções.
Em seguida, clique na aba Geral. Marque a opção 'Usar o recurso de Trava Contábil nos
sistemas Alterdata Pack.

No sistema Contábil, clique em Trava Contábil, disponível na aba Cadastros:

Clique em 'Novo Cadastro', informe a empresa e as datas para o bloqueio em cada sistema:

Neste exemplo, a data para o sistema Contábil foi definida como 04/2014, ou seja, deste mês
para trás nada poderá ser alterado. Já a data para o Fiscal e Guias foi definida como 05/2014.
Os meses informados poderão ser diferentes, pois pode ser que os lançamentos relacionados
aos valores fiscais já tenham sido efetuados e conferidos, mas constam pendente outros
lançamentos.

As datas dos campos Fiscal Principal, DP Principal e Guias Principal não poderá ser inferior à
data da Contabilidade.

Veja a mensagem que o sistema apresenta ao tentar desfazer o encerramento de exercício de

um período anterior:

58
Abaixo, consta a mensagem apresentada pelo sistema ao tentar incluir um lançamento anterior
à data da trava contábil:

Aba Lançamentos

Para iniciar o registro dos lançamentos clique em 'Novos' na aba Lançamentos.

Selecione a empresa e clique em 'OK':

Será aberta a tela para os lançamentos. Na parte superior, constará a identificação do lote,
poderá ser digitado um nome que identifique o lote do lançamento. Ao lado, consta o botão
'Novo' para realizar um novo lançamento.

59
Na tela de lançamento constará os seguintes campos:

Preencha os dados para o lançamento contábil. Caso não tenha histórico padrão criado para o
mesmo, poderá ser informada apenas a descrição do histórico. Ou, cadastre um histórico
padrão pela tela de lançamentos, para isto, basta informar um código de histórico que não
exista no cadastro de históricos padrões:

60
Ao lado de cada conta está informado o seu respectivo saldo. Para consultar os detalhes do
movimento desta conta, clique no botão abaixo 'Movimentos'.

O campo número do documento será utilizado para informar o número do cheque que foi
envolvido no lançamento.

Para excluir um lançamento, selecione o mesmo e clique no ícone 'Excluir'. O lançamento

constará na tela até que o lote seja liberado.

Lançamentos Múltiplos

Para efetuar lançamentos que possuem mais de uma conta devedora e/ou credora, clique no
botão 'Múltiplos', ao lado da data do lançamento:

61
Informe a data e o valor total do lançamento. Abaixo, preencha os dados de uma das partidas
do lançamento, em seguida clique em 'Gravar partida':

Preencha os dados da próxima partida do lançamento e repita este procedimento até concluir
todas as partidas:

Os lançamentos constarão no quadro abaixo, quando o total de débitos for igual ao total de
créditos será habilitado o botão 'Gravar'.

Para excluir um lançamento múltiplo, basta selecioná-lo e clicar no ícone 'Excluir', conforme é
feito nos lançamentos normais, neste caso, todas as partidas do lançamento serão excluídas:

Se for necessário excluir apenas uma partida do lançamento, clique duas vezes sobre o mesmo,
para editá-lo, em seguida, clique em 'cancelar partida' para sair do modo 'edição':

62
Após, selecione a partida do lançamento que será excluída e pressione a tecla 'delete':

O sistema apenas habilitará o botão 'Gravar' quando os valores a débito e a crédito forem
iguais.

Liberar Lançamentos

Para sair da tela de lançamentos, será necessário liberar o lote. Este procedimento atualiza as
informações nos relatórios contábeis. Para sair do lote, poderá também clicar em 'Fechar' ou
em 'Cancelar'.

63
A diferença entre liberar e fechar a tela de lançamentos está na atualização dos valores nos
relatórios, a liberação do movimento atualiza a informação, se o lote for apenas fechado, os
valores não serão atualizados nos relatórios contábeis.

A opção 'Cancelar' mantém o lote na situação original, quando foi aberto. Ou seja,
desconsidera as inclusões, edições e exclusões de lançamentos efetuadas após a abertura do
lote. Se for cancelado um novo lote, todos os lançamentos serão desconsiderados, ou seja, o
lote não será criado.

Excluindo um Lote

Para excluir um lote de lançamentos, clique sobre o botão 'Apagar Lote' dentro da tela de
lançamentos:

Não será possível recuperar um lote excluído, exceto através de restauração de backup.

Abrir um lote de lançamento

Para abrir um lote de lançamentos, na aba 'Lançamentos', clique em Abrir:

Selecione a empresa, caso a mesma não trabalhe com lotes, informe também o período para a
consulta:

64
Se a empresa trabalhar com lotes, será aberta uma segunda tela para a seleção do lote:

Após selecionar o lote, clique em 'OK'.

Importação de Lançamentos Contábeis

O sistema possui o recurso de importar lançamentos contábeis de um arquivo texto. Para isto,
é necessário que o arquivo com o movimento contábil esteja em um formato padrão
reconhecido pelo sistema Contábil. Abaixo consta um exemplo de um arquivo texto nesta
estrutura:

Para importar o arquivo com o movimento contábil, acesse a aba 'Lançamentos' e clique em
'Importar Lançamentos':

65
Abaixo selecione o tipo de arquivo que será importado. Cada item corresponde a uma
estrutura de layout distinta. Você poderá conferir a estrutura de layouts clicando no botão
'Layout de Importação'.

Será aberta uma tela contendo os layouts disponíveis para importação dos lançamentos:

Na tela de importação selecione o tipo de arquivo que será importado e clique em 'avançar'.
Em seguida, selecione a empresa:

66
Na próxima tela, selecione o arquivo a ser importado:

Ao avançar, selecione o período para a importação dos lançamentos. Caso queira importar
todo o movimento que consta no arquivo, o período poderá ficar em branco. Ao lado,
preencha a quebra para a criação dos lotes, por exemplo, se for informada uma quebra
quinzenal, o sistema criará 1 lote de lançamento para cada quinzena.

Após, conclua o processo.

67
Caso seja marcada a opção 'Mover arquivo após importação' o sistema moverá o arquivo para
a pasta 'Processados' que será criada após a importação dos lançamentos.

Para conferir a importação, poderá acessar a abertura de lançamentos temporários:

Importação Financeira

Para importação de planilhas em xls. Esse recurso é muito importante para os clientes
que possuem outro sistema Financeiro que não seja o da Alterdata, pois poderão fazer
a importação de qualquer sistema para o Contábil Alterdata, desde que a planilha siga
as especificações necessárias.

Selecione o botão de importação financeira

68
Selecione o botão de importação financeira, informe a empresa que receberá os lançamentos,
e qual o nome do lote.

Em seguida, selecione o tipo de Leiaute de importação e o caminho de onde o arquivo está

salvo, após, basta concluir.

Exportação de Lançamentos Temporários

Os lançamentos contábeis também poderão ser exportados, de forma que futuramente

possam ser importados em outro sistema que reconheça o formato do arquivo.

Para exportar o movimento contábil clique em 'Exportar Lançamentos'

Selecione a empresa e clique em avançar:

Informe os parâmetros para a exportação:

69
Na próxima tela informe o lote ou o período do movimento que será exportado:

Informe o local e o nome do arquivo que será gerado pelo sistema. Em seguida, conclua o
processo:

70
O arquivo será criado no diretório informado.

Lançamento Simplificado

O módulo lançamento simplificado possui uma tela mais simples, sem muitos detalhes, para
efetuar os lançamentos contábeis. Não é necessário colocar a identificação do lote. As
totalizações dos valores a débito e a crédito não são visualizados nesta tela. Para acessar este
módulo, clique em 'Lançamento Simplificado' na aba 'Lançamentos':

Selecione a empresa e clique em 'OK':

Após efetuar os lançamentos, libere o movimento:

Após a liberação do movimento, os lançamentos efetuados no módulo 'Lançamento

Simplificado' poderão ser consultados através da aba 'Lançamentos', opção 'Abrir', como os
demais lançamentos. No nome do lote constará a data em que os mesmos foram lançados no
sistema.

71
Lançamentos Fixos

Alguns lançamentos mensais possuem valores fixos, por exemplo o aluguel e a mensalidade do
serviço de Internet. Para facilitar o lançamento poderão ser criados lançamentos fixos. Nele
constarão a conta a débito, a conta a crédito, o histórico e o valor do lançamento.

O cadastro do lançamento fixo está disponível na aba Lançamentos:

Selecione a empresa e clique em 'Novo Cadastro':

72
Após configurá-los será necessário efetuar o transporte de lançamentos fixos para incluí-los no
movimento contábil. Para isso, clique em 'Transportes de Fixos'.

Se a opção 'Liberar Lançamentos' estiver marcada, estes lançamentos já serão atualizados nos
livros contábeis emitidos pelo sistema.

Preencha a descrição do lançamento, se a empresa estiver configurada para trabalhar com

lotes será o nome do mesmo. Abaixo, selecione os lançamentos fixos a serem transportados
clicando no sinal '+' e informe a data para o lançamento:

Na abertura de lançamentos temporários constará o lote de lançamentos fixos:

73
No lote, constarão apenas os lançamentos fixos que foram transportados para o movimento:

Carnê Leão
Com este módulo é possível efetuar e importar lançamentos, apurar mensalmente o Imposto
de Renta Pessoa Física (IRPF), calcular os valores de juros e multa e gerar a guia DARF
(Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para pagamento.

Este módulo atende as pessoas físicas e cartórios enquadradas para pagamento do Carnê Leão.

Ao

abrir o módulo pela primeira vez será exibido a tela de cadastramento, conforme a tela abaixo:

Nesta
tela
serão

realizados os cadastros iniciais para o Carnê Leão, conforme informações abaixo:

Cadastro de Plano de Contas

Ao clicar para cadastrar , será exibida a janela de diálogo, questionando sobre a utilização de
plano de contas de cartório, caso seja digitada a palavra 'CONFIRMO', será cadastrado o plano
de contas padrão utilizado para cartórios.

74
Clicando em Cancelar será apresenta a janela abaixo para cadastro de um novo plano de contas
onde será inserido o código, descrição e a classificação que será utilizada no plano e contas.

Cadastro de Histórico Padrão

O módulo Carnê Leão conta com um cadastro próprio de histórico padrões, estes cadastros
serão utilizados nos lançamentos realizados no Livro Caixa.

Ao Clicar no cadastro de histórico padrão será apresentada a tela abaixo, contendo os campos
para inserir o código do histórico, descrição e a inclusão das contas que terão o histórico
padrão vinculado.

75
Cadastro de Contribuintes

Nesta tela serão inseridas as informações dos contribuintes (pessoa física). O Contribuinte
deverá ser cadastrado inicialmente na opção de ‘Cadastros de Empresas’ no ALTERDATA PACK.

Serão exibidos para seleção do módulo Carnê Leão, apenas os cadastros, realizados no
ALTERDATA PACK, que possuírem CPF Validado.

No campo: Origem dos vencimentos são apresentadas as opções : Trabalho não assalariado,
Serviços notariais e de registro, a caixa de texto Código de serventia será habilitada para
inserção do código que será utilizado para importação do arquivo no formato XML, para as
demais opções deverá ser preenchido o campo Registro profissional.

O campo ocupação principal é de preenchimento obrigatório e ao clicar na busca serão listadas

as ocupações conforme tabela RFB.

No campo Plano de contas será possível selecionar o plano de contas cadastrado

anteriormente no Grid para vincular ao contribuinte. O Plano de contas conterá as contas que
serão utilizadas nos lançamentos realizados no Livro Caixa.

O Campo de Dedução no momento do cadastro estará desabilitado, sendo possível efetuar o

cadastro das deduções após finalização do cadastro inicial.

A Janela de cadastro de contribuintes será exibida conforme abaixo:

76
Cadastro de Indexador

Ao clicar em cadastrar o indexador, será possível selecionar o indexador utilizado para cálculo
do juros e multa do IRPF - Imposto de Renda de Pessoa Física em caso de atraso do
pagamento.

O Indexador deverá ser previamente cadastrado no WPHD - Alterdata Pack em: ‘Cadastros -
Indexadores’. A tela do módulo Carnê Leão será apresentada conforme abaixo:

Cadastro

Ao acessar o módulo do Carnê Leão será exibida como tela inicial a janela de lançamentos do
Livro Caixa. Para visualização e alterações nos cadastros realizados é necessário clicar na opção
‘Cadastro' no Grid lateral.

Ao clicar em cadastro serão apresentados as opções : Plano de contas, Histórico padrão e

Contribuintes.

Plano de Contas

Na opção 'Plano de Contas' será possível adicionar editar e excluir um plano de contas já
cadastrado.

Clicando na opção 'Contas' será exibida a janela com as contas cadastradas para o plano de
contas.

77
Ao clicar na opção Adicionar será exibida a tela de Cadastro de Contas.

Nesta tela será possível adicionar as contas de Entradas (Receitas) e Saídas (Despesas) sendo
elas Sintéticas ou Analíticas, informando também a Classificação da conta cadastrada. O Campo
Incidência contém os campos 'IRPF' e 'Corregedoria', que por padrão virão marcados. Estas
incidências serão utilizadas para a apuração do IRPF e para a geração de relatórios.

Histórico Padrão
Nesta opção é possível verificar os históricos cadastrados anteriormente.

Contribuintes
Ao clicar em contribuintes será apresentado a lista de contribuintes cadastrados, incluindo o
contribuintes inicialmente cadastrado (Pensão alimentícia e Dependentes). Estas deduções
serão utilizadas para o cálculo do IRPF.

Livro Caixa
Na opção 'Livro Caixa' são apresentados no grid lateral, as opções de Lançamentos e
Importação.

Lançamentos
Na opção de Lançamentos, será possível selecionar o contribuinte, e o mês em que serão
realizados os lançamentos conforme apresentado abaixo:
Ao selecionar um contribuinte e o período que serão realizados os lançamentos, os botões de
'Novo lançamento' e 'Importar Lançamento' ficarão habilitados.

78
Novo Lançamento

Clicando em 'Novo Lançamento' será apresentada a janela abaixo para realização dos
lançamentos.

Importar Lançamentos

Ao clicar em 'Importar Lançamentos', será apresentada a tela abaixo para realização da

importação de lançamentos. A importação do arquivo 'XML' será realizada para os arquivos
que estiverem de acordo com as especificações do layout do arquivo remessa do 'Selo Digital
Notarial' e "Registral do Estado do Espirito Santos'.

79
Resumo

Na tela do Livro Caixa será apresentado o Resumo IRPF contendo a totalização dos
lançamentos de Entrada (receitas), Deduções (conforme cadastro de contribuintes), Saídas
(despesas), Resultado do Período e Apuração do IRPF.

A apuração de IRPF é calculada com base na tabela de IRRF cadastrada no - Alterdata Pack em
Cadastro - IRRF.

Quando, no cadastro do contribuinte, no campo de Origem dos rendimentos estiver

selecionada a opção Serviços notariais e de registro, habitará no Resumo do Livro Caixa a opção
Resumo da Corregedoria e serão apresentas as Entradas (Receitas), Deduções (conforme
cadastro de contribuintes), Saídas (despesas) e Resultado do Período.

O Resumo está apresentado na tela do Livro Caixa, conforme evidenciado abaixo:

80
Opções para Imprimir e Gerar a Guia

No Livro Caixa haverá as opções para impressão de relatórios e geração da guia para
pagamento. ao clicar no botão de Imprimir será apresentada a tela evidenciada abaixo,
com a possibilidade de determinar o tipo de relatório que será impresso, sendo 'Livro
Caixa ou Balancete' e o tipo de incidência sendo IRPF, Corregedoria ou Todos(neste
caso será considerada a impressão de IRPF e Corregedoria).

Na opção Gerar Guia, conterá a opção de inserir a data de vencimento e a data de pagamento,
o cálculo da multa e juros é realizada com base no indexador cadastrado, conforme descrito no
tópico acima. Clicando e Concluir será gerada a guia DARF com código de receita 0190 para
pagamento do IRPF.

81
Importação

É importante mencionar que ao realizar a importação pelo Grid lateral do módulo, serão
efetuados os lançamentos para os contribuintes que o código de serventia identificado no
cadastro de contribuintes, seja igual a arquivo XML.

Serão realizados lançamentos para todos os meses que constem no arquivo XML, diferente da
importação realizada na opção de lançamentos, onde serão importados apenas os
lançamentos para o mês informado no campo de Período do Livro Caixa.

IRPF

Na opção 'IRPF" são apresentados no Grid lateral, as opções de Demonstrativos e Guias.

Demonstrativos

No demonstrativo será possível verificar os saldos de todos os meses com base no contribuinte
e ano selecionado, sendo possível também, editar os lançamentos.

A tela do demonstrativo será apresentada conforme abaixo:

Ao clicar na opção Editar será exibida a tela do Livro Caixa, para edição dos lançamentos no
período.

82
Guias

No Grid lateral será possível gerar a guia DARF assim como na tela principal do Livro Caixa,
porém de acordo com a forma de acesso haverão algumas particularidades tais como:
Se a tela de Impressão de DARF for acessada pela opção Gerar Guia, será exibido no campo
Contribuinte, o mesmo contribuinte selecionado na tela principal do Livro Caixa, não
permitindo a edição do campo.
Se a tela de Impressão de DARF for acessada pelo menu lateral do módulo, o campo
Contribuinte estará habilitado para inclusão manual, permitindo a seleção de mais de um
contribuinte.
Em relação ao período, acessando pelo Grid lateral será possível inserir o mês e ano para gerar
a DARF, acessando pelo Livro Caixa essa data virá preenchida conforme o mês selecionado para
os lançamentos no Livro Caixa, sem possibilidade de alteração.
Ao acessar pelo Grid lateral a tela será apresentada conforme imagem abaixo:

83
Conciliação Bancária

Este módulo permite comparar o movimento efetuado na conta banco com o extrato bancário
desta conta. Esta conciliação é importante para certificar que os lançamentos foram efetuados
corretamente. Caso conste no extrato bancário lançamentos que não foram efetuados no
Alterdata Contábil, será possível efetuar este lançamento pelo próprio módulo.

Para acessá-lo, clique em 'Conciliação Bancária' na aba 'Lançamentos':

1o Passo:

Para iniciar a utilização deste módulo é necessário cadastrar os Bancos, para isto, clique em
Arquivos > Tabelas > Bancos. Clique em 'Novo Cadastro', informe o código e o nome do banco.
Este código deverá estar de acordo com a tabela da FEBRABAN. Informe também o diretório
onde será armazenado o arquivo do extrato bancário fornecido pelo banco. O sistema
importará os lançamentos do extrato para este módulo através de arquivos OFX , OFC ,
Personalizado( TXT e XLS):

84
2o Passo:

Agora será necessário configurar as contas bancárias de cada empresa. Para isto, acesse o
menu Arquivos > Tabelas > Configuração das Contas. Selecione a empresa e clique em 'Novo
Cadastro'. Em seguida preencha os dados da conta bancária, a data de início para o movimento
contábil no sistema, o código da conta bancária no plano de contas e o tipo de arquivo extrato
deste banco (OFX , OFC, TXT ou XLS).

3o Passo:

O próximo passo é o cadastro do Sincronismo. Através do sincronismo é que o sistema irá

comparar os lançamentos contábeis com o extrato bancário. Há duas formas de realizar o
cadastro do Sincronismo, através do menu Arquivos > Tabelas > Sincronismo (item habilitado
após a seleção da empresa na tela principal), ou poderá fazer este cadastro após a importação
do arquivo, que é o método mais fácil de cadastramento.
85
 Importação do arquivo: Para importar o arquivo, selecione a empresa, a agência e o
período do movimento, em seguida clique em Filtrar.

Após, clique no botão 'Importação':

Será apresentada uma mensagem com o resultado da conciliação, porém como ainda não foi
cadastrado nenhum sincronismo, nenhum lançamento será conciliado. Veja na imagem abaixo
um exemplo da mensagem apresentada:

86
Observe que na coluna 'Movimento Contábil' constam os lançamentos efetuados na conta
banco e na coluna “Movimento Bancário' constam as informações do extrato que foram
importadas no sistema.

 Cadastro do Sincronismo: Para fazer o cadastro do sincronismo, clique em um dos

lançamentos do extrato, em seguida, no botão 'Cadastrar Histórico':

O parâmetro para a identificação dos lançamentos será o histórico do lançamento. Por

exemplo, a empresa vendeu mercadorias no cartão REDECARD. No extrato bancário, toda
venda deste tipo vem com o histórico 'REDECARD + número de controle'. No lançamento
contábil estas vendas são registradas com o histórico 'Venda de produtos no cartão -
REDECARD nesta data'. Neste caso, podemos utilizar como parâmetro de identificação o termo
REDECARD, conforme mostra a imagem abaixo:

Deverão ser selecionados os termos do histórico bancário e do histórico do lançamento para a

identificação do lançamento. Em seguida, clique em 'Ok'.

Os termos não precisam ser exatamente iguais, observe na imagem abaixo um outro exemplo
de sincronismo:

87
Após clicar em 'Ok' será aberta uma nova janela. Nesta, algumas informações já virão
preenchidas automaticamente:

Informe um código para o histórico, poderá ser utilizado um número sequencial. No quadro
'Quando encontrar, o que fazer?' indique qual o procedimento a ser efetuado pelo sistema
quando encontrar este lançamento no extrato bancário:

88
 Conciliar: será feita a conciliação do lançamento, caso conste o mesmo no movimento
contábil. Esta conciliação será feita a partir do histórico do lançamento. A conciliação indica
que o lançamento equivalente foi encontrado no movimento bancário e está na mesma
data e com o mesmo valor.

Desprezar: o sistema deverá desprezar o lançamento, ou seja, o mesmo não será analisado.

Lançar: o sistema criará um lançamento no movimento contábil com este valor, neste caso,
deverá ser definido o lançamento automático que será utilizado. A data e o valor já constam no
extrato.

Ao definir 'Lançar, o campo 'Valor' é habilitado e se refere ao valor do lançamento no extrato

bancário. Marque em qual situação o mesmo será lançado, se for encontrado um lançamento
com valor positivo ou negativo. Em seguida, grave o cadastro.Clique no botão 'Marca os itens
para a conciliação bancária:

89
Observe que automaticamente o sistema identifica e concilia os lançamentos correspondentes:

Ao clicar no ícone 'Processa a conciliação bancária dos itens marcados', os lançamentos

conciliados somem da tela, permanecendo os que ainda não foram processados.

Atenção ao filtro! Após processar, o sistema fará um filtro dos lançamentos pendentes, para
verificar o que já foi feito é necessário retirar o filtro.

Os lançamentos que não foram conciliados por não existirem no movimento contábil poderão
ser lançados por esta tela do movimento, para isto, clique no botão 'Lançar na contabilidade',

90
em seguida, informe se o lançamento será efetuado em um novo lote ou em um lote já
existente:

Após indicar onde será efetuado o lançamento, complete os dados do mesmo:

Os lançamentos que estão configurados como 'Lançar' no cadastro sincronismo, serão

transportados automaticamente para o movimento contábil ao efetuar a conciliação dos itens,
será solicitado apenas informar se o lançamento será efetuado em um novo lote ou em um lote
já existente.

Conciliação de Títulos

Este módulo tem como finalidade principal importar as notas do sistema Alterdata Fiscal, desta
forma, o usuário não precisará fazer os lançamentos contábeis relativos às compras e vendas
de mercadorias, pois as mesmas serão lançadas automaticamente de acordo com as
configurações efetuadas no sistema Alterdata Fiscal. As configurações para a integração entre
os sistemas não serão vistas nesta apostila.

91
Para acessar este módulo, clique na aba Lançamentos, em seguida em Conciliação de Títulos:

Além da importação das notas, é possível fazer o lançamento manual das mesmas, para este
lançamento, no módulo Conciliação de Títulos, selecione a empresa, o período e clique sobre o
botão 'Incluir Título':

Preencha as informações relacionadas ao título. Os campos Modelo e CNPJ / Nome são

cadastrados no sistema Alterdata Fiscal. Caso necessário, poderão ficar em branco.

92
Após informar os dados da nota, clique em gravar. Os títulos lançados neste módulo não serão
cadastrados no sistema Alterdata Fiscal.

Clique em Filtrar para visualizar o título lançado. Clicando com o botão direito sobre o mesmo,
será possível baixá-lo parcialmente (no caso de venda parcelada), baixá-lo totalmente (venda à
vista) ou efetuar a exclusão deste título.

As baixas serão levadas para o movimento contábil após a liberação dos lançamentos:

Encerramento do Exercício

Após efetuar os lançamentos contábeis, será necessário encerrar o exercício para fazer a
apuração do Lucro ou Prejuízo. Normalmente, o encerramento é efetuado no último dia do
ano, porém, há empresas que encerram o exercício trimestralmente.

No processo de encerramento os saldos das contas de Receitas e Despesas são zerados. A

diferença entre o total das receitas e o total das despesas será lançada no patrimônio líquido.
Será considerado Lucro quando o total das receitas for superior ao total das despesas.

Para efetuar o encerramento acesse a aba 'Lançamentos', clique em Encerramento de Exercício

> Encerramento de Exercício:

93
Avance a primeira tela e informe a empresa para o encerramento:

Observe que o sistema informará automaticamente as Contas de Resultado, de acordo com a

configuração definida no cadastro do plano de contas. Na próxima tela informe a data para o
encerramento e o histórico padrão.

94
Marque a opção 'Gravar data do encerramento como data de fechamento da empresa' caso
queira que o sistema bloqueie inclusões, edições ou exclusões de lançamentos com data
anterior à data do encerramento. Conclua o processo.

Será criado um lote com os lançamentos do encerramento de exercício:

Observe os lançamentos de um lote de encerramento, os valores lançados serão

correspondentes ao saldo oposto da conta de resultado (Receita e Despesa), ou seja, a despesa
'Salários e Ordenados' tinha um saldo devedor de 97.500,00 - para zerar esta conta, foi
efetuado um lançamento de 97.500,00 a crédito, a contrapartida do lançamento é a conta de
apuração que foi informada na aba 'definição' do cadastro do plano de contas. Abaixo consta o
resultado da empresa. Podemos observar que esta empresa teve um Lucro de R$ 162.920,00:

Desfazendo o Encerramento de Exercício

Para desfazer o encerramento, acesse a aba 'Lançamentos' > Encerramento de Exercício >
Desfazer Encerramento de Exercício

95
Selecione a empresa e informe a data do encerramento que será desfeito, em seguida, conclua
o processo:

Encerramento Simulado

A finalidade do encerramento simulado é efetuar a apuração do resultado do exercício sem

zerar as contas de receitas e despesas, no período solicitado. Este procedimento facilita o
usuário que possui empresas submetidas à apuração do Lucro Real Trimestral, que deve emitir
trimestralmente um balanço com a apuração do resultado do período e no final do ano um
balanço anual com a apuração do resultado do ano.

Desta forma, não é necessário efetuar o encerramento várias vezes durante o ano, basta
executar trimestralmente o encerramento simulado.

Este recurso está disponível na aba 'Lançamentos' > Encerramento de Exercício > Encerramento
Simulado.

Selecione a empresa e a data para o encerramento simulado:

96
Em seguida será visualizada a tela para informar as contas que receberão o lançamento:

No campo 'Resultado' deverá constar a conta do passivo que receberá o lançamento do

resultado trimestral, abaixo, no campo Receita/Despesa informe uma conta do nível das contas
transitórias, que será a contrapartida do lançamento. Informe o histórico para o encerramento
simulado.

Para conferir, acesse o lote do encerramento simulado. Observe que não constarão os
lançamentos zerando as contas de receitas e despesas.

97
Aba Consultas

Análise Gráfica

Através deste módulo serão emitidos alguns gráficos para análise do movimento contábil. Para
acessá-lo, na aba 'Consulta' clique em 'Análise Gráfica'.

Selecione a empresa, o tipo de gráfico desejado e o período:

Podemos gerar uma alguns gráficos contendo o valor de receita e despesa no período, a
evolução do saldo das contas, entre outros.

Gráfico de Receitas e Despesas:

98
Análise Crítica

A consulta análise crítica é um recurso gerencial para o usuário verificar se os lançamentos

foram efetuados corretamente.

Para acessá-la, clique na aba 'Consultas' e selecione 'Análise Crítica':

Serão filtradas entre todas as contas do plano de contas: as que não tiverem movimento no
período informado constarão com a situação 'sem movimento', as contas que estiverem com
saldo invertido, ou seja, saldo com natureza diferente da informada no cadastro da conta,
constarão com a situação 'invertido', as contas que tiverem movimento e que estejam com o
saldo compatível com a natureza da conta, constarão com a situação 'OK'.

99
Nesta análise, as contas com origem devedora serão apresentadas na cor azul, as contas com
origem credora serão apresentadas em vermelho e as contas tiverem origem indefinida serão
apresentadas na cor verde. A origem da conta é definida no cadastro de contas.

Consulta de Lançamentos

Esta consulta também é conhecida como Consulta de Movimentos e permite visualizar todos
os lançamentos que foram efetuados para uma determinada conta em um período. Através
dela, além de uma simples conferência, facilmente você poderá localizar um determinado
lançamento utilizando os filtros disponíveis na tela.

Para acessá-la, clique em 'Lançamentos' na aba 'Consultas':

Selecione a empresa, uma conta analítica e o período, em seguida, clique em 'Consultar':

100
Através desta consulta será possível editar ou excluir um lançamento e, se necessário, poderá
fazer a inclusão de lançamentos. Para alteração ou exclusão, clique com o botão direito sobre o
lançamento desejado, para incluir novos lançamentos clique com botão direito sobre qualquer
uma das contas:

Após fazer as devidas alterações no movimento, clique no botão 'Atualizar Lançamentos'. A

opção 'Cancela Lançamentos' desfaz as alterações que foram efetuadas nesta tela:

101
Será permitido definir filtros a partir das colunas deste módulo, basta clicar no ícone disponível
ao lado do nome da coluna. Por exemplo, para localizar um lançamento com valor de 200,00
credor, clique sobre o ícone ao lado da coluna valor e selecione 200,00 C

Outro recurso bem interessante nesta consulta é a possibilidade de fazer a conciliação de

lançamentos. Veja como funciona:

Após terem sido digitados todos os lançamentos, para facilitar a conferência, o usuário poderá
configurar como 'conciliado' os lançamentos que ele já verificou e estão ok. Com status 'Não
conciliados' ficarão os lançamentos que ainda não foram conferidos pelo usuário. Caso conste
alguma pendência a ser verificada em um determinado lançamento, este ficará com status
'pendente', neste caso, será possível adicionar um texto explicando o motivo da pendência.

Para informar o status da conciliação, clique com o botão direito sobre o lançamento e escolha
a opção desejada:

102
Caso seja definido 'Pendente', será aberta uma tela para informar o motivo da pendência:

As observações de um lançamento pendente poderão ser futuramente consultadas através do

botão 'Demonstra a observação feita para títulos pendentes' disponível no alto da tela, ou,
clicando com o botão direito no lançamento, em seguida, em 'Pendente'.

Caso um lançamento tenha ficado pendente, é possível enviar um e-mail ao responsável para a
verificação da pendência, este e-mail será enviado automaticamente pelo sistema, para isto,
basta clicar no ícone 'Envia Spy para questionar diferenças de valores'. Em seguida, marque
'Empresa' caso o envio seja efetuado para o endereço de e-mail que consta no cadastro da
empresa no sistema Contábil, ou marque a opção 'Outros' para informar um outro e-mail.

Para este recurso funcionar corretamente é necessário configurar algumas informações: - No

sistema PHD acesse Manutenções, clique em opções, em seguida, na aba e-mail. Preencha os
campos disponíveis nesta tela:

103
Localização de Lançamentos

O módulo Localizar Lançamentos tem o recurso de fazer uma busca otimizada de lançamentos
de acordo com os filtros informados. Para acessá-lo clique em 'Localizar Lançamentos' na aba
'Consultas':

Será aberta uma tela contendo alguns campos para a busca dos lançamentos. É necessário
preencher pelo menos um dos campos, a data não é obrigatória, mas sendo preenchida será
necessário informar pelo menos mais um parâmetro.

Para localizar no sistema o lançamento contábil referente à NF 15968, se esta informação

constou no histórico do lançamento ou no número do documento basta informá-la no campo
relacionado:
104
Observe resultado da busca efetuada pelo sistema:

Pode-se observar que foi encontrado um lançamento no valor de conta de Luz. O sistema
demonstrará dois registros para cada lançamento, em uma linha constará o valor a crédito e na
outra o valor a débito.

Balancete Dinâmico
Este módulo possui recursos bem interessantes para a análise dos valores do balancete,
permite verificar os saldos de todas as contas do plano de contas de um período bem
abrangente, os saldos serão demonstrados mensalmente, um ao lado do outro, facilitando a
análise da evolução dos saldos das contas.

Para acessá-lo, na aba 'Consultas', clique em 'Balancete Dinâmico':

105
Selecione a empresa e o período. Poderá ser informado um período superior a um ano:

Os valores serão demonstrados mês a mês. A disposição dos campos um ao lado do outro
facilita a verificação da evolução dos saldos. Caso seja necessário verificar maiores detalhes
sobre o saldo de uma das contas, basta clicar duas vezes sobre o mesmo.

106
Na tela que se abre, é permitido editar ou excluir um lançamento. Após as alterações, clique
em 'Atualizar saldo da conta':

É possível ocultar as linhas que estão com saldo zerado em todos os meses, para isto, clique no
botão correspondente:

O ícone ao lado tem a finalidade de repetir o saldo anterior nos meses que não tiveram
movimentação.

Consulta de Saldos

Esta consulta permite uma verificação anual dos saldos de uma determinada conta. Será
utilizada caso queira conferir com detalhes o movimento efetuado em uma conta durante o
ano. Para acessá-la, na aba 'Consultas', clique em 'Saldos':

107
Selecione a empresa, a conta analítica e o ano desejado. Em seguida, clique em 'Consultar':

Serão demonstrados mês a mês os valores a débito, a crédito e o saldo total da conta. É
possível verificar cada lançamento efetuado na conta, para isto, basta clicar no mês desejado.
Na imagem abaixo constam os detalhes do movimento efetuado no mês de Maio/2014 para a
conta Caixa. Abaixo, consta o total do período que corresponde ao Débito menos o Crédito do
mês.

Esta consulta permite também a visualização do movimento anual em gráficos. Para isto, clique
na aba 'Gráfico (Linha)' ou 'Gráfico (Colunas)'.

Para emitir o relatório contendo as informações desta consulta, clique sobre o botão 'Visualiza
a impressão dos saldos'. No relatório constarão os saldos mês a mês, e os gráficos.

108
Consulta de Resultado

Esta consulta tem a finalidade de demonstrar os valores dos principais níveis do plano de
contas: Ativo, Passivo, Receita, Despesa e Custo do período selecionado. Esta consulta é
acessada através da guia 'Consultas', Resultado:

Informe a empresa, o período e clique em 'Consultar':

- Em 'Valores Acumulados' constam os saldos dos principais níveis, considerando o saldo

anterior.

- Em 'Valores do Período' constam os saldos dos níveis Receita e Despesa/Custo no período

informado, desconsiderando o saldo anterior.

Abaixo consta o gráfico demonstrando os valores de receita e despesa. Este gráfico poderá ser
alternado para colunas que demonstrará o resultado de cada mês no período selecionado
(Lucro / Prejuízo). Para isto, basta pressionar F3:

109
A Consulta de Resultado proporciona uma análise geral do exercício, dispensando a emissão de
relatórios para obter-se os valores referentes ao lucro ou prejuízo da empresa no exercício.

Consulta de Diferenças

Esta consulta faz uma análise na movimentação a fim de identificar se consta alguma diferença
de valores no movimento. Será verificado, dia a dia, se o total a débito é igual ao total a crédito
dentro de cada lote, havendo diferenças, será apresentado o dia e o lote com a diferença. Para
acessá-la, na aba 'Consultas', clique em Diferença:

Clique no sinal '+' e selecione a empresa, abaixo, informe o período desejado:

110
Caso ocorra alguma diferença, será demonstrada uma tela com a informação do valor da
diferença, data do lançamento e número do lote:

Os ajustes deverão ser efetuados no movimento contábil. Para isto, acesse o lote informado na
relação de ocorrências:

111
Neste lote podemos verificar que consta um lançamento de 1.500,00 na conta 434 sem a
contrapartida do lançamento. Os lançamentos abaixo estão sendo demonstrados sem a
contrapartida por serem lançamentos múltiplos, porém o total a débito é igual ao total a
crédito.

Identificada a diferença, basta providenciar os devidos ajustes no movimento.

Pesquisa de Contas

Esta pesquisa será utilizada para verificar se uma determinada conta do plano de contas teve
movimento em algum período para a empresa. Para acessá-la, na aba 'Consultas' clique em
'Pesquisar Conta':

Selecione a empresa ou plano de Contas que deseja pesquisar a conta e clique em avançar:

Selecione a conta e clique em concluir:

112
Se houver movimentação, será demonstrada uma tela informando os lotes que tiveram
lançamentos nesta conta:

Antes de excluir uma determinada conta, efetue esta pesquisa para saber se constam
lançamentos para a mesma. Neste caso, deverá fazer uma busca para cada empresa que utiliza
o plano de contas correspondente.

Conciliação de Lançamentos

Na aba 'Consultas' consta o módulo 'Conciliação de Lançamentos' que tem a mesma finalidade
da conciliação efetuada pela 'Consulta de Lançamentos'.
113
 O

procedimento para a conciliação é o mesmo, a diferença é que este módulo apenas permite
conciliar os lançamentos.

Também será possível exportar os lançamentos para o Excel e enviar e-mail para o responsável,
caso ocorra pendência nos lançamentos.

Aba Livros e Relatórios

O sistema Alterdata Contábil tem o recurso de emitir diversos relatórios contábeis.

Verificaremos com detalhe a emissão de cada um deles:

Diário

O diário é emitido através da aba 'Livros e Relatórios'. Há duas opções para a emissão deste
livro: 'Diário' e 'Diário Personalizado'

114
A opção 'Diário' emite o Livro de acordo com o layout padrão do sistema, apresenta várias
opções de configurações que poderão ser definidas conforme as preferências do contador.
Porém, possui um layout fechado, não permitindo alterações.

A opção 'Diário Personalizado' permite alterações na estrutura do layout, o modelo deste livro
poderá ser totalmente modificado para atender a necessidade do contador.

Ao clicar em 'Diário', será necessário informar uma data para a emissão do livro, em seguida, a
empresa. Após, deverá configurar o livro da forma desejada:

Observe que, nesta imagem, alguns itens estão desabilitados, isto porque dependem da
marcação de um outro item. Por exemplo, o item 'Imprime Código + Descrição' depende da
marcação do item 'Imprime descrição da conta'. Já o item 'Classificação com máscara de
impressão' depende da marcação do item 'Imprime classificação interna'.

Na próxima tela devem ser selecionados os parâmetros de impressão do relatório:

115
Tipo de Impressão (Gráfico / Matricial): O tipo gráfico possui melhor apresentação. Já o
matricial foi desenvolvido especificamente para este tipo de impressão, apresenta fontes
menos desenhadas e as linhas são tracejadas. Observe as imagens abaixo:

Impressão modo gráfico:

Impressão modo matricial:

116
Abaixo defina o tipo de relatório (Padrão ou Personalizado): o relatório padrão será emitido
conforme as opções que foram definidas durante a geração do livro Diário, é um relatório
fechado, ou seja, não é permitido editá-lo. Já o Diário personalizado é emitido de acordo com a
estrutura de um arquivo de layout, esta estrutura poderá ser modificada de acordo com a
necessidade do usuário. Veja abaixo um modelo de um Diário personalizado:

Razão

Este livro tem a finalidade evidenciar os lançamentos existentes em cada conta, com base nele,
serão gerados o Balanço e o Balancete.

O razão é emitido através da aba 'Livros e Relatórios'. Há duas opções para a emissão deste
livro: 'Razão' e 'Razão Personalizado'

117
A opção 'Razão' emite o Livro de acordo com o layout padrão do sistema, apresenta várias
opções de configurações que poderão ser definidas conforme as preferências do contador.
Porém possui um layout fechado, não permitindo alterações.

A opção 'Razão Personalizado' permite alterações na estrutura do layout, o modelo deste livro
poderá ser totalmente modificado para atender a necessidade do contador.

Ao clicar em 'Razão', será necessário informar a empresa para a emissão do livro, em seguida, a
data. Após, deverá selecionar o tipo de relatório a ser impresso, conforme as opções abaixo:

 Geral: Se marcada esta opção serão impressos os lançamentos de todas as contas do

plano de contas, agrupados por conta.

 Por Conta: Marcando esta opção será possível emitir o razão com o movimento de
determinadas contas que serão selecionadas posteriormente.

 Por Faixa: Marcando esta opção o sistema imprimirá o razão apenas das contas
estiverem em determinada faixa do cadastro do plano de contas, por exemplo, se
desejar imprimir um razão de todas as contas que estiverem classificadas entre 1-1-01-
005 a 1-1-02-006, marque esta opção, e na próxima tela informe a classificação inicial e
a classificação final. Com esta opção você também terá a opção de imprimir o razão
por faixa de nível, neste caso, em vez de informar as classificações inicial e final para a
impressão, informe os níveis inicial e final.
118
  A partir: Com esta opção será possível emitir um razão a partir de uma determinada
conta, ou seja, se for selecionada a conta Fornecedores, com classificação 2-1-01, será
impresso o razão com todas as contas que possuem classificação superior a esta,
inclusive com a conta Fornecedores, que foi selecionada.

 Por nível: Se marcada esta opção será impresso o razão contendo apenas as contas
vinculadas ao nível informado. Por exemplo, se for selecionado o nível Ativo Circulante,
todas as contas vinculadas a este nível serão impressas no relatório.

 Por SubConta: Marcando esta opção serão impressas apenas as subcontas do grupo de
subcontas selecionado.

 Susep: Marcando esta opção o razão será gerado em arquivo com extensão .dbf
(aberto como planilha excel) no formato Susep.

Neste material será mostrada a geração do Razão Geral. Na próxima tela, constam algumas
opções para a emissão deste relatório, conforme mostra a imagem abaixo:

O usuário deverá definir acima como ele quer a ordenação do Razão, abaixo constam as opções
de layout. Passando o mouse sobre as opções, a descrição correspondente é visualizada no
campo abaixo.

Na próxima tela constam as opções para a impressão que também deverão ser definidas
conforme a necessidade do contador:

119
A opção 'Compactar Movimento' permite a geração de um movimento único por dia, na
imagem abaixo mostra a conta caixa sendo visualizada de forma compactada no razão:

Para que este recurso funcione, é necessário acessar o cadastro da conta no plano de contas e
marcar a opção 'Movimento Compactado':

120
Balanço

Para efetuar a impressão do Balanço Patrimonial, acesse a aba 'Livros e Relatórios', em seguida
clique em 'Balanço':

Para a emissão do Balanço Patrimonial é aconselhável que o encerramento de exercício já

esteja efetuado. Nesta demonstração serão visualizados os saldos das contas dos níveis Ativo e
Passivo. Com o exercício encerrado, os valores do Ativo e Passivo tem que ser iguais, do
contrário estará com diferença de valores.

Será possível emitir 3 tipos de Balanço: Sintético, Analítico e ITG 1000

 Sintético: Com esta opção, serão impressas apenas as contas sintéticas do plano de
contas e seus respectivos saldos.

 Analítico: Com esta opção, serão impressas as contas sintéticas e analíticas e seus
respectivos saldos.

 ITG 1000: Imprime o Balanço de acordo com o modelo contábil definido para
Microempresa e Empresa de Pequeno Porte. Com este modelo será necessário definir
as contas que farão parte do Balanço, esta configuração é efetuada na própria tela de
emissão do balanço. O modelo impresso trará as contas do Ativo ao lado esquerdo do
121
 relatório e Passivo ao lado direito. A orientação da página será Paisagem. Por ser um
arquivo rtm, o layout do balanço é editável.

Na emissão do relatório sintético ou analítico será possível definir algumas configurações,

conforme mostra a imagem abaixo:

Ao avançar, será possível definir quais sócios serão impressos no texto de fechamento, se todos
os sócios, ou se apenas aquele que for configurado como 'Responsável pelo CNPJ'.

Abaixo consta o arquivo com o layout do termo de encerramento, este poderá ser modificado a
critério do contador.

122
Na próxima tela configure a orientação da página para a impressão do relatório, se retrato ou
paisagem, configure o tipo de impressão, se gráfico ou matricial e configure o tipo de relatório,
se padrão ou personalizado. O personalizado permite a edição do arquivo de layout. Em
seguida, basta concluir o processo.

Balancete

O balancete é impresso a partir da aba 'Livros e Relatórios'. São disponibilizadas 4 opções de

balancete: Balancete, Balancete Orçamentário, Balancete anual por centro de custo e
Balancete em outras moedas:

Balancete: O balancete é uma demonstração contábil que permite uma análise da situação
patrimonial e do resultado do exercício da empresa. Nesta demonstração são impressos os
valores das contas dos níveis de Ativo, Passivo, Receita e Despesa.

Ao selecionar Balancete será possível emitir 6 tipos de relatórios:

123
  Sintético: Com esta opção, serão impressas apenas as contas sintéticas do plano de
contas e seus respectivos saldos.

 Analítico: Com esta opção, serão impressas as contas sintéticas e analíticas e seus
respectivos saldos.

 Por Centro de Custo: Marcando esta opção o balancete será impresso com os valores
correspondentes a cada centro de custo. Será permitido escolher a impressão por
centro de custo sintético ou analítico.

 Por Sub-Conta: Marcando esta opção o balancete será impresso com as sub contas que
foram movimentadas no período. Será permitido selecionar o grupo de sub contas
desejado.

 Anual: O balancete anual traz os saldos das contas mês a mês a partir de um
determinado mês selecionado. Este valor poderá ser apenas o movimento do período
(débito – crédito) ou poderá ser configurado para incluir nas totalizações o saldo
anterior da conta. Marcando a opção anual será habilitada a opção 'Balance de
acumulados do exercício', se marcada, serão apresentados em cada conta analítica o
movimento a débito, o movimento a crédito, o subtotal (débito – crédito) e o saldo
atual, considerando o saldo anterior.

 Susep: Marcando esta opção o balancete será gerado em arquivo com extensão .dbf
(aberto como planilha excel) no formato Susep.

Neste material será mostrada a geração do Balancete Analítico. Após selecionar a empresa e o
tipo de relatório será aberta a tela de configurações, conforme mostra a imagem abaixo:

124
Na próxima tela, configure a assinatura do sócio, do contador e o termo de responsabilidade.
Abaixo constam as abas para definir as informações que serão impressas nas assinaturas e o
texto para a impressão do termo de responsabilidade:

* Balancete Orçamentário: Através deste relatório será possível verificar se o orçamento

previsto para as contas está sendo executado. Serão demonstradas as distorções entre o que
foi planejando e o que está sendo executado, desta forma, o responsável poderá fazer uma
análise e tomar medidas para que a empresa atinja as metas que foram estabelecidas.
Normalmente, utilizado pelas empresas públicas.
125
Antes de emitir o balancete orçamentário é necessário efetuar algumas configurações :

 Configuração das contas: No cadastro da conta que receberá o orçamento, deverá

marcar 'sim' na opção 'Conta Orçamentária'.

 Configuração do Cenário: o cenário será utilizado para definir o período estabelecido

para o orçamento. Para configurá-lo, na aba 'Cadastros' clique em 'Cadastro de
Cenários':

Informe uma descrição para o orçamento, a empresa e o período:

126
Após gravar, clique em orçamento. Selecione uma conta para definir o orçamento e clique em
consultar:

Se já tiver algum valor orçado para esta conta o mesmo será demonstrado na tela, não
havendo orçamento, estará habilitado o botão 'Novo' para definir o mesmo. Clique nele e
preencha os dados do orçamento:

127
A orientação é lançar na natureza inversa, ou seja, se a conta possui natureza devedora, lança-
se na credora. Isto se faz necessário porque na emissão do relatório orçamentário o sistema
abate o valor orçado do valor movimentado.

Após a definição dos orçamentos será possível emitir o balancete para acompanhar a
movimentação real e os valores orçados para o período. Para emitir o balancete orçamentário
clique na aba 'Livros e Relatórios' em seguida em Balancete > Balancete Orçamentário:

Na

primeira tela informe o cenário que será utilizado para a impressão do balancete:

128
Em seguida, informe o modelo do relatório:

* Balancete anual por centro de custo: este balancete é semelhante ao balance anual visto
anteriormente, porém os valores são agrupados por centro de custo. O relatório poderá ser
emitido por centro de custo sintético ou analítico. Para emiti-lo basta acessar a aba 'Livros e
Relatórios', clicar em Balancete, em seguida, em Balancete anual por centro de custo.

Livro Caixa

Para emitir o livro Caixa, na aba 'Livros e Relatórios' selecione a opção Caixa:

Serão apresentadas duas opções: Livro Caixa e Livro Caixa Personalizado. Neste material
verificaremos a emissão do Livro Caixa.

129
Antes de efetuar a emissão deste relatório, acesse o cadastro do plano de contas utilizado por
sua empresa, clique na aba Definição e verifique a conta informada no campo 'Nível
Disponível'. Esta conta será utilizada como base para a emissão do livro Caixa.

Após informar a empresa defina as configurações para a emissão do relatório. Abaixo do

período constam os tipos: 'Movimento de Caixa', que traz dia a dia os lançamentos que foram
efetuados nas contas pertencentes ao nível Disponível e 'Resumo de Caixa' que traz o total das
entradas e saídas por conta, referente ao período informado.

130
Marcando 'Movimento de Caixa' é habilitada a opção 'Layout Compacto com Saldo Diário', se
marcada, faz com que o Livro Caixa seja impresso em um formato resumido, trazendo a data do
lançamento, o histórico, o valor da entrada, o valor da saída e o saldo.

Marcando a opção Resumo de Caixa, será visualizado o relatório do Movimento de Caixa em

seguida o Resumo de Caixa.

Verifique abaixo um modelo do Movimento de Caixa e do Resumo de Caixa:

Movimento de Caixa:

Resumo de Caixa:

131
  Livro Caixa Personalizado: Este livro traz as mesmas informações do Livro Caixa porém
permite a edição do layout para atender à necessidade do contador.

Temos de Abertura e Encerramento

Os termos de abertura e encerramento são obrigatórios e devem ser encadernados junto ao

Diário, Razão e ao Livro Caixa. Para emiti-los, na aba 'Livro e Relatórios' clique em Termos.
Constarão duas opções : 'Termos de Abertura e Encerramento' e 'Termos de Abertura e
Encerramento Personalizado'.

Clicando em Termos de Abertura e Encerramento será aberta a seguinte tela:

132
Informe a empresa, abaixo, informe os números dos livros, as páginas dos termos de abertura
e as páginas dos termos de encerramento. Se estas informações constarem no cadastro da
empresa, aba 'Livros / Termos', o sistema já trará automaticamente as mesmas.

Informe o mês inicial e o mês final para emissão dos termos e marque no quadro 'Termos' os
livros para a impressão.

No quadro 'Termos modelo' constam duas opções: Antigo e Novo. A diferença entre eles é
basicamente a fonte do relatório.

No quadro 'Tipo dos Termos' marque se deseja imprimir o termo de abertura, o termo de
encerramento ou ambos.

Abaixo informe o período de apuração dos livros e clique em visualizar. Veja as imagens abaixo,
se referem aos termos de abertura e encerramento emitidos pelo modelo 'Novo':

Termo de Abertura:

133
Termo de Encerramento:

 Termos de Abertura e Encerramento Personalizado: Esta opção permite personalizar os

layouts dos termos emitidos pelo sistema.

134
Notas Explicativas

Para fazer o cadastro das notas explicativas no sistema acesse a aba 'Livros e Relatórios' e
clique em 'Notas Explicativas':

Informe a empresa, o ano e clique sobre o botão 'Novo Cadastro':

No campo Descrição digite o texto da nota explicativa. Para vincular esta nota explicativa a
alguma conta, clique sobre o botão '+' e informe a conta:

As notas explicativas serão impressas no Balanço e nas Demonstrações de Resultados. Para

visualizá-las nos relatórios é necessários marcar o item 'Notas Explicativas' nas opções de
impressão disponíveis na geração do Balanço e das Demonstrações.

Veja abaixo o Balanço emitido com as notas explicativas:

135
O texto das notas explicativas serão impressos em um relatório a parte, com o tipo de
formatação de fonte que foi definido no cadastro da nota explicativa.

Lalur Lacs

Este módulo tem a finalidade de realizar a apuração do balanço de suspensão e redução e a

apuração do lucro real.

As informações inseridas neste módulo serão automaticamente importadas para o módulo

gerador do Sped ECF.

136
Para acessá-lo, clique na aba 'Livros e Relatórios' e em seguida em 'Lalur Lacs'

Ao acessar o módulo, informe a empresa. É possível realizar os lançamentos de forma

consolidada, para isso marque a opção 'Consolidado' e selecione a 'Empresa'.

O sistema só demonstra as empresas que possuírem o mesmo plano de contas.

Após, deverá ser informado o período de apuração e o tipo de imposto, se 'IR' ou 'CSLL'.

Para a geração do LALUR, selecione a opção IR e Para a geração do LACS, selecione a opção
CSLL Após, clique em 'Processar' .

Se o usuário estiver acessando o módulo pela primeira vez no período informado, serão
habilitadas as seguintes configurações na tela inicial:

137
Essas configurações poderão ser realizadas de maneira geral ou por empresa.

Nesta tela, estas serão configuradas de maneira geral para todas as empresas

Clicando em 'Configurar alíquotas gerais' o usuário deverá preencher os seguintes campos :

Ao clicar em 'Configurar plano de contas o sistema já identifica o plano de contas que está
vinculado a empresa selecionada.

Deverão ser informadas as contas de 'Imposto de Renda' e de 'Contribuição social sobre o lucro
líquido' ´para a apuração do Imposto pago por antecipação, através de estimativas mensais.

Em seguida, insira as configurações das contas da parte B.

138
Nesta nova tela, clique em 'Novo'.

Primeiro selecione a conta a ser cadastrada.

Após, marque se a conta será utilizada para o LALUR ou LACS ou ambos.

Se for marcada a opção LALUR a conta será exibida apenas na parte B do LALUR.

Se for marcada a opção LACS, a conta será exibida na parte B do LACS e se forem marcadas as
duas opções, a conta será exibida na parte B do LALUR e do LACS.

Ao lado, é necessário informar a data do saldo inicial e o valor, para que o controle de saldos
possa ser realizado corretamente. Esse valor deverá ser preenchido manualmente.
139
Clicando em 'Informações adicionais ECF', serão habilitados os campos abaixo, que não são de
caráter obrigatório.

Retornando a tela principal, as contas configuradas serão demonstradas.

O último item nesta tela de configuração 'Configurar Lalur/Lacs na empresa' permitirá que o
usuário realize essas configurações de maneira individual por empresa.

Será aberta a tela do cadastro da empresa no sistema Contábil, onde temos agora a aba '
Lalur/Lacs'.

Nesta tela, primeiro deverá ser inserida a Nova Vigência.

140
Informe o ano que deseja cadastrar e clique em 'Gravar'.

Após, deverão ser inseridas as configurações para o ano vigente.

Informe o período de apuração, se Anual ou Trimestral.

141
Abaixo, deverá ser indicada a Qualificação da pessoal jurídica, se PJ em geral ou Componente
do sistema financeiro.

Em seguida, poderão ser informadas as alíquotas. O usuário poderá optar em utilizar as

alíquotas gerais configuradas no módulo ou Definir as alíquotas de forma diferenciada para
esta empresa.

Retornando a tela principal do módulo, é possível editar essas configurações realizadas

anteriormente, para isso, clique no botão 'Configurações'.

Na tela principal do módulo, ao clicar em 'Processar' serão exibidas as informações apuradas

para o período informado.

142
Neste primeiro momento, caso o usuário não tenha ainda configurado as informações de
contas de Parte A e Parte B, serão demonstradas apenas as informações da DRE , nesta aba
'Lucro/Prejuízo Contábil'.

Para configurar as informações da Parte A, clique no botão correspondente.

Nesta tela, serão realizadas as configurações relativas a parte A do Lalur e Lacs.

Para isso, clique em 'Novo Lançamento'

Primeiro, deverá ser informada a conta a ser utilizada na parte A do Lalur/Lacs. Ao clicar na
lupa serão listadas as contas do plano de contas da empresa. Deverão ser informadas apenas
contas analíticas.

Abaixo temos a opção 'Definir relacionamento ECF para todos os lançamentos'. Ao marcar esta
opção, o sistema utilizará o saldo da conta informada no campo conta na data de apuração.

143
Abaixo, será listada a tabela dinâmica da ECF para realizar o relacionamento conta a conta, ou
com o lançamento contábil.

A linha da tabela dinâmica definirá se o valor a utilizar será de adição ou exclusão.

Marcando a opção 'Definir relacionamento ECF por lançamentos' serão listados os

lançamentos da conta no período de apuração, para que assim possam ser escolhidos apenas
os lançamentos que serão utilizados na apuração. Além disso, poderão ser vinculadas linhas
diferentes da tabela dinâmica.

Nesses botões, poderão ser escolhidos se o sistema exibirá os lançamentos por dia, mês ou
ano. Serão exibidos apenas os lançamentos dentro do período de apuração.

Serão habilitados os botões para realizar a vinculação das contas para o Relacionamento do
Lalur e para o Relacionamento do Lacs.

Ao final, clique em 'Gravar'.

Os lançamentos realizados para a parte A serão demonstrados nesta tela. O usuário poderá
'Editar' ou 'Excluir' estes se desejar.

144
Voltando a tela principal do módulo, ao clicar novamente em 'Processar' os lançamentos
configurados anteriormente para a parte A serão calculados e demonstrados na tela.

Após deverão ser configurados os lançamentos para a parte B. Para isso, clique no botão
correspondente.

Ao clicar em 'Novo Lançamento' é possível realizar Com reflexo na parte A ou Sem reflexo na
parte A.

145
 Ao
escolher a opção 'Sem reflexo na Parte A' serão realizados os lançamentos que serão
controlados na Parte B do Lalur e/ou Lacs. Para fazer um lançamento da Parte B, é necessário
ter contas configuradas para a utilização da Parte B.

O usuário deverá informar a data do lançamento, o valor, o indicador do lançamento, a conta

da parte B e a sua contra partida.

Se for realizado o lançamento com reflexo na Parte A, os lançamentos realizados nessa opção
terão reflexo no exercício em que foram realizados.

Deverá ser informada a conta configurada para a utilização na Parte B do Lalur ou Lacs e
também o relacionamento da ECF, onde deverá ser selecionada a linha da tabela dinâmica ECF.

O Saldo no início do período exibirá o saldo da conta da Parte B no início do período de

apuração. Essa informação não é editável e será calculada com base do saldo da conta para a
Parte B.

146
Em Lançamentos já efetuados, o sistema exibe o somatório dos lançamentos realizados para a
conta (considerando lançamentos com e sem reflexo na Parte A).

No campo Saldo disponível o sistema exibe o resultado de saldo inicial – lançamentos já

efetuados.

OBS: Essa informação é apenas um facilitador e não impede que o usuário informe um valor
diferente para o lançamento.

Abaixo, deverá ser informado o valor do lançamento. E ao lado deverá informar se o

lançamento é de origem devedora ou credora.

Retornando a tela principal o lançamento será exibido

Na tela principal do módulo, temos também a opção para Importar Retenções do sistema
escrita fiscal.

Esta opção é a mesma contida do módulo gerador da ECF e importará as informações contidas
na base de dados do sistema escrita fiscal Alterdata.

147
Selecione o arquivo que foi exportado do sistema escrita fiscal e após clique em 'Processar'.

Após, selecione os registros que deseja importar e após clique em 'Concluir'.

Ao retornar a tela do módulo, clique novamente em Processar para que o sistema recalcule os
valores de retenções que foram importados.

Observe que os valores serão apresentados na parte inferior da tela:

Agora verificaremos como o sistema realiza os cálculos dos valores demonstrados. Primeiro do
IR:

Lucro/Prejuízo 628.450,00

(+) total de adições 3.000,00

(-) total de exclusões (55.000,00)

148
(=) Lucro antes do IRPJ 576.450,00

Imposto de renda :

Lucro antes do IRPJ 576.450,00 * Alíquota (15%) = 86.467,50

IR Adicional

Lucro antes do IRPJ 752.800,00

(-) 240.000,00 (teto anual) ou 60.000,00 (teto trimestral)

(*) 10%

(=) IR adicional 33.645,00

Os valores de retenções o sistema considera as importações que foram realizadas do sistema

escrita fiscal.

Valor a pagar / suspender :

Imposto de renda 86.467,50

(+) IR Adicional 33.645,00

(-) Retenções na fonte 47.418,20

(=) Valor a pagar / suspender 72.694,3

Agora veremos os cálculos da CSLL:

Lucro/Prejuízo 628.450,00

(+) total de adições 3.000,00

(-) total de exclusões (50.000,00)

(=) Lucro antes da CSLL 581.450,00

CSLL:

Lucro antes da CSLL 752.800,00 * 9% = 52.330,50

149
Valor a pagar/suspender :

CSLL 52.330,50

(-) Retenções na fonte 4.127,85

(=) 48.202,65

Para visualizar os valores de Adições/Exclusões/Compensações, acesse a aba correspondentes:

Na aba Layout ECF deverão ser cadastrados os históricos a serem utilizados para o Lalur e Lacs
na apuração do Lucro Real. Os cadastros deverão ser realizados por ano e pelo tipo de
qualificação da Pessoa Jurídica.

Nesta tela, clique no botão 'Histórico'.

Nesta tela serão exibidos os históricos cadastrados no ano para a qualificação da Pessoa
Jurídica no cadastro da empresa (Aba Lalur Lacs).

Ao clicar em Novo, o usuário devera informar o código Lalur e/ou Lacs. É possível cadastrar um
histórico informando apenas o código Lalur, apenas o código Lacs, ou ambos.

150
De acordo com orientações do DSN, não temos uma orientação no manual da ECF que informe
qual histórico informar, então, o ideal é copiar a descrição informada na Ficha que está sendo
inserida.

Se desejar o usuário também poderá inserir o histórico pela tela principal

Nesta
Aba Layout ECF também serão exibidos os dados de apuração do lucro real no mesmo layout
exibido no PVA da ECF.

Serão exibidos os valores conforme as configurações na Parte A e B, para cada mês em que
houve balanço de suspensão ou para cada trimestre em caso de apuração trimestral.

Após realizar as configurações e cálculos neste módulo, o usuário poderá realizar a geração do
arquivo da ECF e o sistema já considerará essas informações na tela de 'Escrituração'.

151
Basta acessar a aba e-Lalur / e-Lacs .

Serão demonstrados os mesmos registros que já existiam no módulo, porém não será mais
possível vincular nenhuma informação desses registros pela tela de escrituração. Todas as
informações serão importadas do módulo Lalur Lacs.

Na aba 'Informações Adicionais' > Registro Y570 – Demonstrativo do IRPJ e CSLL Retidos na
Fonte serão demonstrados os valores de retenções importados do sistema escrita fiscal caso o
usuário já tenha realizado esta importação pelo Módulo Lalur Lacs.

Se forem editadas informações ou até mesmo se o usuário excluir alguma retenção, essas
modificações serão atualizadas também no módulo Lalur Lacs.

152
A opção de Importação de dados permanece nesta tela. Se o usuário realizar a importação do
arquivo do sistema escrita fiscal por esta tela os dados serão atualizados também no Módulo
Lalur Lacs.

Caso o usuário já tenha realizado uma importação no Módulo e tente realizar novamente a
importação por esta tela o sistema apresenta a seguinte mensagem:

Demonstrações Contábeis

O sistema Alterdata Contábil tem o recurso de emitir diversos demonstrativos contábeis. Os

mesmos estão disponíveis na aba 'Livros e Relatórios' > 'Demonstrações Contábeis':

153
Após selecionar as empresas, selecione o tipo de demonstrativo desejado:

- Análise econômica e financeira: Marcando esta opção, será possível emitir diversos tipos de
análises contábeis.

Para emitir a análise financeira é necessário configurar as contas na tela de geração. Para isto,
clique no botão 'Configurações':

Na tela que se abre clique no botão '…' para configurar as contas de cada grupo:

154
Na próxima tela marque as opções desejadas e conclua o processo.

155
 – Análise Horizontal: Este relatório apresenta a evolução dos saldos das contas de um
ano para o outro. Poderá ser emitida uma análise sintética ou analítica da DRE ou do
Balanço Patrimonial. A imagem abaixo mostra a análise horizontal analítica do Balanço
Patrimonial:

Através desta imagem podemos observar que a Receita teve um crescimento de 109% do ano
anterior para o ano atual.

- Análise Vertical: Esta análise demonstra em percentuais a representação de uma conta dentro
do grupo. Veja o exemplo abaixo:

156
Através desta imagem podemos observar que a receita com prestação de serviços corresponde
quase 10% das receitas totais.

- Demonstração do Fluxo de Caixa - DFC: A DFC é uma declaração obrigatória para alguns tipos
de empresas. Sua função principal é demonstrar as entradas e saídas do Caixa em um
determinado período. Nesta demonstração constam os valores disponíveis no caixa da
empresa, os valores depositados nas contas bancárias e os investimentos a curto prazo.

Na geração desta demonstração, será necessário indicar qual o tipo de DFC a ser emitida, se
pelo método Direto ou Indireto. Em seguida, deve-se configurar as contas que farão parte da
DFC , através do botão 'Configurações'.

critério do contador, as descrições das linhas poderão ser alteradas, para isto, basta clicar duas
vezes sobre as mesmas e alterá-las:

Antes de emitir a DFC, acesse o cadastro da empresa no contábil e clique na aba 'Livros /
Termos'. Configure o saldo final do fluxo de Caixa do exercício anterior. Caso o saldo seja
devedor, o valor deverá ficar negativo, conforme mostra a imagem abaixo:

157
Após estas configurações, basta emitir a DFC.

Para a emissão das demais demonstrações: DVA, DRA, DLPA, DMPL e DRE também será
necessário configurar as contas através do botão configurações. Deverá ser feita uma
configuração para cada demonstração.

158
Demonstração de Resultado do Exercício

Uma outra forma de gerar a DRE é através da aba 'Livros e Relatórios', Demonstração de
Resultado:

Após selecionar a empresa defina as configurações para a emissão da DRE:

Ao lado do período constam os tipos:

 Analítico: Com esta opção serão impressas as contas sintéticas e analíticas dos níveis
de Receita e Despesa.

 Sintético: Com esta opção serão impressas apenas as contas sintéticas dos níveis de
Receita e Despesa.

 Programado: Esta opção permite emitir um demonstrativo pré-cadastrado no sistema,

o contador poderá criar uma demonstração apenas com as contas desejadas e fazer a
emissão através deste módulo.

Abaixo, constará uma sugestão para o título do relatório, se necessário, poderá modificar.
159
Os campos 'Demonstrativo Programado' e 'Tamanho da Fonte do Relatório' serão habilitados
caso o tipo de relatório seja 'Programado'.

Na próxima tela defina as configurações para a emissão do relatório:

Finalizadas as configurações, clique em Concluir para emissão da DRE.

Demonstração de Resultado do Exercício Personalizado

Através deste módulo será possível configurar a emissão da DRE de forma que seja impressa de
acordo com a necessidade do contador. Para emiti-la acesse a aba 'Livros e
Relatórios' e clique em Demonstração de Resultado Personalizado

Avance a primeira tela do módulo e clique no botão 'Configurar DRE”:

160
Clique em 'Novo Cadastro', informe um nome para a demonstração e defina os arquivos de
layouts, em seguida, grave o cadastro.

Em seguida, com a DRE selecionada, clique em 'Vincular Plano de Contas'. Após, clique em
'Novo Cadastro' e informe o plano de contas utilizado pela empresa:

161
Após gravar o cadastro, feche a tela 'Vínculo DRE / Plano de Contas'. Clique em 'DRE – Detalhe',
em seguida, em 'Novo Cadastro':

Agora deverão ser informadas as descrições para cada linha que será impressa na DRE. Por
exemplo, a primeira linha será 'RECEITA OPERACIONAL BRUTA', serão totalizadas nestas linhas
as contas: 3-1-01 e 3-1-02.

162
Após informar o título desejado, escolha o operador: ' + ' para somar o saldo das contas no
demonstrativo, ' - ' para deduzir o saldo no demonstrativo e ' = ' para totalizar as linhas criadas
neste demonstrativo. Abaixo, vincule as contas que farão parte deste grupo, poderão ser
vinculadas contas analíticas ou sintéticas.

Na coluna 'Tipo de saldo' poderá ser selecionado: 'saldo anterior', 'saldo atual' - que considera
o movimento do período mais o saldo anterior, ou 'do período' que considera apenas o
movimento do período sem incluir o saldo anterior.

Observe, abaixo, o grupo criado: DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA. O operador configurado foi ' -
', pois o saldo destas contas irá abater a receita bruta.

Após esta linha constará um totalizador: RECEITA OPERACIONAL LÍQUIDA. Este, trará o
resultado da subtração entre a Receita Operacional Bruta e a Dedução da Receita Bruta, por
isto o operador será o ' = '.

163
Ao lado será habilitado o campo 'Operação', neste será informado o cálculo a ser efetuado,
neste exemplo seria o item 1 (Receita Op. Bruta) menos o item 2 (Deduções da Rec. Bruta)

Após criar todas as linhas, retorne para a tela principal do módulo. Selecione o modelo criado e
clique em avançar:

Na próxima tela constam os valores de composição que permitem somar, subtrair, multiplicar
ou dividir valores do saldo das contas listadas. Para manter os valores calculados pelo sistema,
avance para a próxima tela sem adicionar informações.

164
Após selecionar a empresa, defina as configurações desejadas:

165
Relatórios por Centro de Custo

Além dos relatórios por centros de custo já verificados, é possível emitir através da aba 'Livros
e Relatórios' > Centro de Custo, outros 3 tipos de relatórios: Por Centro de Custo, Por Conta e
Estruturado.

 Por Centro de Custo: Este relatório traz lançamento por lançamento, que tiveram o
vínculo do Centro de Custo. Poderá ser emitido por centro de custo analítico ou
sintético. Na aba 'Empresas' defina as empresas para a emissão do relatório e
configure as opções desejadas:

Na aba 'Dados' informe os centros de custo e defina as faixas de contas para a impressão do
relatório. Caso deseje um relatório com todas as contas que tiveram lançamentos de centro de
custo, deixe o campo em branco, em seguida, visualize o relatório:

166
  Por Conta: Este relatório traz os valores lançados para cada centro de custo, agrupados
por conta.

 Estruturado: Este relatório traz os valores a débito e a crédito de cada conta agrupados
por centro de custo.

Análise Crítica (Relatório)

O relatório de análise crítica apresenta as contas que estão com saldo invertido no período e as
que estão configuradas com periodicidade mensal no cadastro da conta, porém sem
movimento no período. Para emitir este relatório, clique em Análise Crítica na aba 'Livros e
Relatórios'.

Informe a empresa e o período desejado, em seguida clique em visualizar:

167
Observe um modelo de relatório gerado pelo sistema:

Número de Lançamentos

Este relatório demonstra o total de lançamentos efetuados no sistema. Para emiti-lo, clique em
'Número de Lançamentos' na aba 'Livros e Relatórios':

Selecione a empresa e o período e clique em visualizar:

O lançamento simples, aquele que possui apenas uma conta a débito e uma a crédito é
considerado um lançamento, no caso de lançamentos múltiplos, cada partida de lançamento é
considerada como um lançamento.

Observe o relatório gerado pelo sistema:

168
Relatório de Cheques Emitidos

Este relatório traz a relação dos cheques que foram emitidos por uma empresa. Para emiti-lo é
necessário ter lançado o número do cheque no campo Documento no lançamento contábil. A
emissão deste relatório é feita através da aba 'Livros e Relatórios', Cheques Emitidos:

Informe o período e abaixo selecione se o relatório será gerado apenas com o valor a débito,
apenas com o valor a crédito ou se constarão as duas informações.

Após informar a empresa, selecione as contas que serão emitidas neste relatório:

169
Observe abaixo um modelo de relatório emitido pelo sistema:

Aba Declarações Digitais

Nessa aba é possível gerar algumas declarações digitais como:

- SPED ECD e FCONT

- DIPJ

- MANAD

- Instrução Normativa 86/2001

- BACEN

- SPED Construtora

- DIRF Cartão

- SPED ECF

Para realizar a geração dessas obrigações, acesse a aba Declarações Digitais no sistema
Contábil.

170
Aba Configurações e Manutenções

Configurações Opções

O sistema possui algumas configurações que poderão ser definidas conforme a preferência de
cada usuário. Para acessá-las clique em 'Configurações Opções' na aba 'Configurações e
Manutenções':

Será aberta uma tela com as seguintes configurações. Aba Geral

171
Verificaremos abaixo os principais campos:

As configurações apresentadas na imagem abaixo se destinam ao lançamento contábil. Ao

gravar um lançamento o sistema disponibiliza uma próxima tela de lançamento contábil, para
evitar que sempre ao gravar o usuário tenha que ficar solicitando um novo lançamento. Nesta
próxima tela que é aberta, o sistema trará as informações do último lançamento de acordo
com a opção selecionada.

- 'Crítica em caso de diferença entre mês/ano da empresa e o mês e o ano dos lançamentos' : Se
marcada, caso no cadastro da empresa esteja informado um período no campo
Processamento, o sistema fará uma comparação entre a data do lançamento e o mês/ano
informados no cadastro da empresa. Havendo divergência será demonstrada a tela abaixo:

Clicando em 'Sim' o sistema gravará o lançamento, do contrário, o cursor retornará para o

campo data para o ajuste da informação.

- Crítica com relação à data de criação da conta:

No cadastro da conta no plano de contas consta um campo chamado 'Criação' que será
preenchido com a data de criação desta conta no plano de contas. Esta informação é
importante para a validação do arquivo Sped Contábil. Os lançamentos devem respeitar a data
de criação desta conta, ou seja, não pode haver lançamentos contábeis no movimento do mês
01/2014 para uma conta criada em 05/2014, por exemplo.

172
Esta configuração acima verifica se a data do lançamento é anterior à data de criação da conta,
se for, emitirá uma crítica alertando isto ao usuário. Se a opção abaixo 'permitir lançamento
quando a data da movimentação for inferior a data de criação da conta' não estiver marcada, o
sistema não permitirá gravar o lançamento.

Aba Relatórios

Na aba Relatórios constarão algumas opções para a emissão dos relatórios do sistema:

 Ordem do Diário: Esta opção indica a ordem que os lançamentos constarão no livro
Diário. Obrigatoriamente, os lançamentos deverão ser apresentados em ordem
cronológica de data. Em seguida, será possível organizá-los da seguinte forma:

* Número da conta

* Número do documento e depois pelo número da conta

* Ordem de lançamento

173
* Número do documento em seguida pela ordem de lançamento.

 Balanço / Demonstrativo: Configure neste quadro os itens desejados para a impressão

do Balanço e do Demonstrativo:

* Assinatura dupla no Balanço / Demonstrativo: Atualmente, esta configuração está disponível

na emissão do relatório. A finalidade seria imprimir no texto de fechamento a assinatura de
todos os sócios ao invés de apenas um deles.

* Imprimir data de referência completa (Balanço) : Com esta opção, no cabeçalho do Balanço,
serão impressas as datas inicial e final que foram informadas na geração do relatório. Caso
desmarcada, será impressa apenas a data final.

* Imprimir data de referência completa (Demonstrativo) : Com esta opção, no cabeçalho do

Demonstrativo, será impresso o termo 'Analítica' antes das datas inicial e final que foram
informadas na geração do relatório: 'Demonstração do Resultado do Exercício Analítica de
xx/xx/xxxx até xx/xx/xxxx. Caso desmarcada, o termo 'Analítica' não será impresso.

* Imprimir Demonstrativo de Resultado de acordo com o novo código civil: Ao marcar esta
opção ao invés de ser apresentado no cabeçalho o termo 'Demonstração do Resultado de
Exercícios' constará 'Balanço de Resultado de Exercício'

* Imprimir asteriscos ao final dos relatórios (Diário, Balanço, Balancete, Razão): Marcando esta
opção serão impressos alguns asteriscos indicando a finalização do relatório, conforme mostra
a imagem abaixo:

 Diário / Balanço / Balancete: A opção 'Bloqueia impressão quando houver diferença

entre débito e crédito' tem a finalidade de desativar o ícone de impressão na
visualização do relatório quando os valores totais a débito e crédito não forem iguais.

 Abaixo constam as opções para a impressão do CNPJ, data e código NIRE e as

informações do Bureau nos livros e demonstrativos, conforme marcação das opções
correspondentes. Também consta a opção para imprimir o endereço da empresa nos
relatórios emitidos pelo módulo 'Demonstrações Contábeis'

 Aglutinar Lançamentos Múltiplos: com esta opção, o lançamento múltiplo será

impresso em apenas uma única linha, não serão impressas todas as partidas do
lançamento. Abaixo deverá informar a descrição que será impressa no campo
contrapartida.

174
Apagar Lançamentos em Bloco

Para excluir um grupo de lançamentos ou os lançamentos totais da empresa, acesse a aba

Configurações e Manutenção, clique em Lançamentos, em seguida em Apagar Lançamentos
em Bloco:

Antes de efetuar o procedimento de exclusão e muito importante que seja efetuado um

backup dos sistemas através do PHD.

Após clicar em Apagar Lançamentos em Bloco, será aberta uma tela informando que esta
operação é de altíssima periculosidade. Os lançamentos apagados só poderão ser recuperados
através de restauração de backup.

Caso queira continuar com a operação digite CONFIRMA e clique em Ok. Na próxima tela
informe a empresa e o tipo de movimento a ser excluído: Total ou Período, neste caso, será
habilitado o campo para informar o período a ser excluído. Somente será permitido excluir
lançamentos posteriores a data da trava contábil.

175
Em seguida, clique em Apagar.

Substituição de Contas no Lançamento

Pode ocorrer de um usuário ter utilizado uma conta errada nos lançamentos contábeis ao invés
de outra, neste caso, haverá a necessidade de substituir a conta nos lançamentos. Este
procedimento poderá ser facilmente efetuado através do módulo Substitui Contas.

Para acessá-lo clique na aba Configurações e Manutenções, em seguida em Substitui Contas:

Avance a primeira tela do módulo, em seguida informe a empresa, as contas que serão
substituídas e o período que será efetuada esta troca. Caso queira substituir as contas em
todos os lançamentos efetuados com data a partir da data de fechamento, informada no
cadastro da empresa, basta marcar ao lado a opção correspondente.

176
Em seguida, clique no botão Concluir.

177