CONTAS A PAGAR:

10 DESAFIOS E COMO UM
ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS

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 O QUE VOCÊ
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ÍNDICE

Introdução 04
10 desafios na área de contas a pagar 05
Formas de fazer o controle 12
Contas a pagar: vantagens de um ERP 17
Conclusão 21
O Sienge Platform 22

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 INTRODUÇÃO

A área de gestão financeira é crucial para o sucesso de qualquer empresa. Uma de suas atribuições é o
registro, acompanhamento, análise e controle das contas a pagar e receber, que juntas dão origem ao fluxo
de caixa.

Combinadas a outras ações estratégicas, essas atividades contribuem para assegurar o equilíbrio financeiro
da empresa, garantindo que haja capital de giro para manter o negócio e até mesmo expandi-lo.

Neste ebook, falaremos especificamente do controle de contas a pagar, que se refere ao desembolso de
dinheiro para cobrir os gastos fixos e variáveis da empresa.

Quando feita com disciplina e precisão, essa rotina administrativa permite programar os pagamentos
da forma mais vantajosa e projetar os gastos futuros. Além disso, gera um banco de dados que fornece
informações importantes para a tomada de decisão, sobretudo quando o controle de contas a pagar está
vinculado a um ERP como o Sienge Platform.

Diante desses benefícios, vale a pena ficar atento às formas de melhorar o controle de contas a pagar de sua
empresa. Boa leitura!

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 Créditos: Adobestock/Divulgação

10 desafios na área de contas a pagar

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 10 desafios na área de
contas a pagar

Créditos: Adobestock/Divulgação

Como ressalta o Sebrae, um controle financeiro eficaz permite identificar falhas e

despesas desnecessárias. Também ajuda a buscar alternativas de lucro mediante o
remanejamento de aplicações.

No caso do controle das contas a pagar, é fundamental que a empresa tenha as

informações de que precisa para tomar decisões sobre todos os seus desembolsos.

Eles estão relacionados com compra de mercadorias, insumos, máquinas, serviços,

salários, impostos, empréstimos e contribuições, entre outros.

O controle de contas a pagar possibilita:

• Identificar todas as obrigações a pagar.

• Priorizar os pagamentos.
• Verificar obrigações contratadas e não pagas.
• Não permitir perdas de prazos, de forma a conseguir descontos.
• Não permitir perda de prazos que impliquem o pagamento de multas e juros.
• Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.
• Conciliação com os saldos contábeis.

Fonte: Sebrae

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 10 desafios na área de
contas a pagar

Créditos: Adobestock/Divulgação
Não é exagero dizer que o monitoramento eficiente
das contas ajuda a impulsionar o empreendimento e
a ganhar competitividade.

Por outro lado, falhas recorrentes podem funcionar

como uma sangria, que compromete as finanças e
ameaça a sobrevida da organização.
eventuais que não costumam ser contabilizados. Por
exemplo: material de escritório ou de limpeza, um
O certo é que é preciso muito profissionalismo nesse
EPI ou outro equipamento que faltou no canteiro, um
setor, tanto quanto na elaboração dos projetos, no
abastecimento de combustível que não estava previsto,
planejamento ou na execução da obra.
etc.
Vamos mostrar agora algumas deficiências nessa área
Essas despesas vão se somando, sem ser lançadas nas
que são as mais comuns e que servem como alerta
contas da organização. Muitos deixam para depois,
para os empreendedores da construção.
esquecem ou nem sabem ao certo em qual rubrica
enquadrar esse tipo de gasto – menor e eventual.

1. Dar pouca importância às Da mesma forma, alguns descuidam da contabilidade

despesas menores das férias e 13º dos colaboradores, que também são
ocasionais, mas que sempre deveriam estar previstos com
Muitos iriam se surpreender se fizessem um bastante antecedência.
levantamento de todos os gastos pequenos ou

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 Assim como de grão em grão a galinha enche o papo,
de grão em grão vai embora o celeiro inteiro. Anote tudo,
contabilize tudo, observe se não há nesses itens algo
significativo que precisa ter mais previsão nas contas a
pagar.
2. Falta de disciplina na atualização dos dados
Acontece bastante de muitos empresários tomarem a
decisão firme de realizar um controle mais eficiente das
finanças do seu negócio. De fato, organizam-se para isso e
começam a fazer esse trabalho.
Mas com o tempo e a pressão de outras tarefas
que parecem mais urgentes, os dados se perdem, o
entusiasmo diminui, as planilhas não são mais atualizadas
e o controle vai por água abaixo.
Realmente, começar e prosseguir o controle é um desafio.
Mas não se pode desistir. É fundamental fazer o registro
diário de todas as entradas e saídas, por menores que
sejam.
Lance no “contas a pagar” todos os compromissos já
assumidos, ou seja, os custos fixos e variáveis do negócio,
incluindo os valores utilizados como investimento.
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Também crie centros de custos para agrupar as despesas
de cada departamento. Dessa forma, você conseguirá
identificar com clareza onde o dinheiro da empresa está
sendo gasto.
3. Atraso nos pagamentos
Não sendo por dificuldade financeira intransponível da
empresa, esse é um dos erros mais graves que podem
acontecer. Atrasos acarretam juros e multas pesadas,
capazes de afetar o equilíbrio financeiro do negócio.
A perda de datas de pagamento pode ser prevenida com
um bom controle do calendário de compromissos da
empresa e um fluxo de caixa organizado, que permita o
desembolso nos prazos previstos.
Mas se o problema for falta de verba para quitar os
compromissos, sempre é possível determinar quais
são os prioritários e se esforçar para pagar ao menos
estes. Em relação aos demais, o indicado é buscar uma
negociação favorável que alivie o peso das multas e dos
juros.
Uma regra de ouro é se antecipar ao problema e buscar a
renegociação antes que o atraso aconteça.
EBOOK CONTAS A PAGAR: 10 DESAFIOS E COMO UM ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS 8
 4. Duplicar pagamentos
É um erro tão sério quanto os atrasos e está
relacionado à desorganização das contas e dos
processos internos da empresa.
Quando isso acontece, é preciso identificar
rapidamente o motivo e saber se já é recorrente.
É algo que só se resolve com mais organização e
disciplina no controle das contas a pagar.
5. Perder chance de desconto junto a
fornecedores
Um bom controle de contas a pagar deve monitorar
todas as oportunidades possíveis de descontos, que
são muito comuns nos pagamentos antecipados ou
à vista.
Ainda que individualmente não sejam significativos,
a soma no final do período contábil, se essa for uma
prática constante, pode ser bastante compensadora.
Além do mais, uma empresa que paga antecipado, à
vista, em dia, conquista credibilidade no mercado e
assim fica mais fácil negociar novos prazos e novos
descontos.
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Para que a negociação ocorra, você precisa ter
previsibilidade financeira, o que será possível por meio
do controle de suas movimentações financeiras.
6. Falha de integração entre as áreas
Se diferentes pessoas na empresa registram
manualmente a mesma nota fiscal, isso pode sinalizar
um problema de integração entre as áreas.
Por exemplo: o setor de Compras recebe uma nota
fiscal e lança em uma planilha. Depois, essa nota
fiscal é encaminhada ao setor de contas a pagar, que
também a cadastra em sua planilha. A referida nota é,
então, encaminhada ao contador, que repete o mesmo
procedimento. Ufa!
Além de gerar retrabalho, o cadastro manual aumenta a
chance de erros humanos, podendo gerar informações
incongruentes e duplicidade de pagamentos.
Isso poderia ser evitado com um processo
automatizado, o que também permitiria que os
profissionais designados para realizar essas atividades
repetitivas fossem melhor aproveitados em outras
funções.
EBOOK CONTAS A PAGAR: 10 DESAFIOS E COMO UM ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS 9
 7. Demora para elaborar relatórios
Se os registros do fluxo de caixa de sua empresa
estão dispersos em várias planilhas diferentes, isso
tornará a geração de relatórios operacionais e
gerenciais bem mais demorada e complicada. Assim,
você corre o risco de não ter acesso a informações
estratégicas que sempre deveriam estar disponíveis
para qualquer gestor.
Por outro lado, com um ERP - sigla em inglês para
Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado
de Gestão Empresarial - é possível gerar esses
relatórios de forma automática e segura. Dessa
forma, você poderá tirar o máximo proveito das
informações extraídas de seu controle de contas a
pagar e receber.
8. Misturar contas pessoais e da empresa
Isto é bastante comum, especialmente nas empresas
menores, nas quais não há uma separação clara das
contas pessoais e empresariais. Contas de pessoa
física e pessoa jurídica não deveriam se misturar.
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Mas é muito forte a tentação de pagar despesas
particulares usando uma espécie de “caixa único” da
organização. Há gestores que lançam mão do caixa
para pagamento do seu cartão de crédito, da gasolina,
do restaurante e outros compromissos da sua vida
particular.
Muitos prolongam indefinidamente essa mistura, até
perder totalmente a noção da real situação financeira da
empresa.
Com isso ocorrendo diariamente, o risco de se tornar
um ponto de desequilíbrio nas contas é inevitável.
A empresa acaba sofrendo perdas que poderiam
ser empregadas em ganhos de produtividade e
rentabilidade.
É necessário, o mais cedo possível, que as empresas
tenham bem determinada essa divisão. Que se defina
um pró-labore fixo (uma espécie de “salário” fixo para o
proprietário), com limite para retiradas mensais alinhado
à realidade da empresa, sem margem para concessões
além disso.
EBOOK CONTAS A PAGAR: 10 DESAFIOS E COMO UM ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS 10
 9. Erros no pagamento de impostos
Sabemos muito bem que a tributação no Brasil é
complicada. Portanto, é melhor estar preparado para
evitar erros no pagamento dos impostos, que já são
muito elevados, e o risco de punições pelo fisco.
Um exemplo dessa prática é combinar acertos de
compras com fornecedores e pagamentos de salários,
por exemplo, para alguns dias após a data em que os
clientes fazem o pagamento das parcelas dos imóveis
adquiridos.

Os responsáveis por essa área devem ser capacitados

e treinados para a função. E é preciso se manter
sempre atualizado sobre a legislação tributária, já
que é frequente a edição de medidas que mudam a
cobrança dos tributos.

10. Falta de sincronia entre as contas a

pagar e receber

Se você não toma o cuidado de conciliar os

Créditos: Adobestock/Divulgação
pagamentos e recebimentos de sua empresa, fica
bem mais difícil alcançar e manter o equilíbrio
financeiro. O ideal é que o prazo médio de
recebimento esteja alinhado ao prazo médio de
pagamento.

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 Créditos: Adobestock/Divulgação

Formas de fazer o controle

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 Formas de fazer o
controle

Como já vimos, o controle de contas a pagar e

Créditos: Adobestock/Divulgação
receber é uma ferramenta empresarial que auxilia
no controle de entrada e saída de dinheiro da
sua empresa. É nele que devem constar todas as
movimentações de fluxo de caixa, tais como contas a
pagar, contas a receber, rendimentos e empréstimos,
entre outros.

Com o controle de contas a pagar e receber, é

possível organizar melhor os custos e lucros da sua
construtora. Desta forma, problemas como falta de
dinheiro no caixa ou contas em atraso serão situações
raras para você.

Agora vamos falar sobre as formas como isso pode ser

feito:

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Créditos: Adobestock/Divulgação
Manualmente
Sim, é possível fazer o controle de contas a pagar
e receber manualmente, porém é preciso ser ainda
mais organizado e comprometido a anotar todas as
informações necessárias.
Você pode criar um arquivo e contar com o auxílio
de pastas com divisórias para separar todas as
informações. Também pode dividi-las de acordo com
o projeto e o mês. Para que o controle seja eficiente,
é preciso que constem algumas informações básicas,
como:
IR PARA O ÍNDICE
• Nome do cliente/fornecedor;
• CNPJ do cliente/fornecedor;
• Dados bancários;
• Contato;
• Datas de pagamento e vencimento;
• Descrição do que está sendo pago ou recebido.
Desta maneira, ficará mais fácil analisar e compilar os resultados
de cada mês, além de acompanhar o que está em atraso para
eventuais cobranças ou negociações.
E não se esqueça!
Anexe, junto a esse controle, mês a mês, os comprovantes de
pagamentos e recebimentos.
Em um primeiro momento, esse método pode ajudá-lo a começar
a organizar a saúde financeira da sua empresa. Mas ele irá
demandar muito tempo e dedicação.
Além disso, não é uma prática sustentável, já que você precisará
de muito papel para isso.
Outro ponto que vale a pena destacar é o fato de que as
chances de esquecimentos, informações incorretas ou perda de
documentos pode se tornar um problema. Essa forma de controle
de contas a pagar e receber também exige um espaço físico
EBOOK CONTAS A PAGAR: 10 DESAFIOS E COMO UM ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS 14
 Planilhas

Sim, as famosas planilhas podem ajudar você a ter o controle

de contas a pagar e receber mais eficiente. Pelo computador, é
possível criar arquivos, separados por projetos e/ou clientes, e
dividir tudo de mês a mês.

As informações básicas que você precisa acrescentar nas planilhas

devem ser semelhantes as que citamos acima.

Ao utilizar as planilhas para o seu controle de contas a pagar e

receber, você garante vantagens como:

• Informações mais seguras e claras.

• Facilidade para elaboração de cálculos e gráficos.
• Praticidade.
• Organização.
• Fluxo de caixa mais organizado.
• Redução de erros e prejuízos.

Como você pode ver, fazer o controle de contas a pagar e

receber por meio de planilhas é bem mais fácil do que executar
isso manualmente. Porém, é importante destacarmos que essa
ferramenta não garante integração de informações e mobilidade.
Créditos: blogredehost/Divulgação

Então o que poderia garantir todas essas funcionalidades? Veja a

seguir!

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ERP
Um ERP, ou sistema de gestão, pode ajudar muito
as empresas a ter controle financeiro. Além das
facilidades em áreas como planejamento, projetos e
execução de obras, esses sistemas também apoiam a
gestão financeira de maneira muito eficiente.
Por meio dessa ferramenta, todos os dados,
processos e departamentos são integrados em
um único sistema. Isto inclui, obviamente, a parte
contábil e de contas a pagar. Ele possibilita a
automação, cruzamento e armazenamento de todas
as informações do negócio.
IR PARA O ÍNDICE
Apesar de serem opções mais caras do que as citadas
anteriormente, são mais eficientes, intuitivas e precisas. Com isso,
a implementação desses sistemas se torna um investimento, e
não um custo.
Entre as vantagens que um ERP pode oferecer para o
controle das suas contas a pagar e receber, estão:
• Cobrança escritural.
• Gestão de juros e multas por atrasos.
• Histórico de recebimentos.
• Controle de inadimplência.
• Facilitação de renegociação de recebimentos.
• Emissão de boletos.
• Geração de gráficos e relatórios.
• Controle de distrato.
• Recebimento de nota fiscal eletrônica.
Ao implementar um sistema de gestão em sua construtora, você
irá otimizar todo o seu processo e torná-lo mais confiável. Além
disso, você elimina falhas na comunicação, ganha aumento de
produtividade e reduz a quantidade de erros e imprevistos.
EBOOK CONTAS A PAGAR: 10 DESAFIOS E COMO UM ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS 16
 Créditos: Freepik/Divulgação

Contas a pagar: vantagens de um ERP

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 Contas a pagar: vantagens

Créditos: Freepik/Divulgação
de um ERP

Ao efetuar um pagamento, qualquer empresa

da construção precisa ter a garantia de que as
informações são consistentes e não está pagando
algo indevido.

Esta é uma segurança que um ERP como o Sienge

pode oferecer. Uma das principais funcionalidades
do seu sistema Contas a Pagar está relacionada ao
pagamento escritural, por meio do qual a integração
com os bancos é feita de forma rápida, ágil e segura.

Em vez de o gestor fazer o pagamento manual, um

por um, o software pode gerar um lote de boletos
de todos os pagamentos e enviá-lo ao banco,
automaticamente.

Resumindo, o Contas a Pagar do Sienge possibilita:

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 1. Pagamento escritural e programação de
pagamentos
No pagamento escritural, o cliente programa os
pagamentos que serão feitos em determinada data.
Os pagamentos são autorizados dentro do software e
são enviados para o banco do cliente por meio de um
arquivo padrão. O banco retorna os pagamentos e o
sistema realiza as baixas dos títulos enviados.
No pagamento escritural, existe também a
possibilidade de programar adiantamentos, sendo
eles vinculados ou não. Essa funcionalidade garante
segurança e rapidez no envio do pagamento e no
retorno do banco.
2. Previsões de Pagamentos
As previsões de pagamento são importantes para
que o fluxo de caixa seja feito e reflita a realidade
do negócio. No sistema Contas a Pagar do Sienge
é possível cadastrar as previsões e depois realizar a
substituição pelo título da despesa. Simples, não é?
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3. Integração com as áreas
O sistema é integrado com várias áreas do controle de
Contas a Pagar. Assim, permite controlar as previsões
de pedidos e contratos e a realização de adiantamentos
vinculados a esses contratos. Além, também, de gerar
informações para a contabilidade e obrigações fiscais,
garantindo maior produtividade e segurança nas
informações.
4. Pagamento de multas
O software evita o pagamento de multas, mantendo os
valores que precisam ser pagos em um mesmo local.
Assim, o sistema gera relatórios por vencimento e envia
os pagamentos diretamente para o banco.
No caso de renegociação de pagamentos com o
comprador e fornecedor, por exemplo, é necessário que
três processos caminhem juntos. São eles o de saldo
de conta corrente, pagamentos a serem realizados e
previsão de recebimentos.
EBOOK CONTAS A PAGAR: 10 DESAFIOS E COMO UM ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS 19
 Nesse caso, o software integra essas três informações
no relatório de fluxo de caixa. Assim, com base nesses
dados e no conhecimento do comprador, o gerente
financeiro pode renegociar os pagamentos com os
fornecedores.
O sistema também possui, no Contas a Pagar, um
histórico de todos os pagamentos realizados para o
fornecedor. Isso também pode servir de base para o
gerente, pois ele pode conferir se já houve atraso e
renegociação antes.
5. Controle de retenção e pagamentos de
impostos
Ao cadastrar uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é
possível, também, informar os impostos a serem
retidos. Logo no pagamento, esses valores são retidos
(descontados do fornecedor). Assim ele permite
gerar as guias de recolhimento desses impostos para
posterior pagamento.
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6. Integração com Folha de Pagamento
Outra ferramenta muito utilizada no sistema Contas a
Pagar é a integração com a folha de pagamento, que
aumenta a confiabilidade das informações, automatiza o
processo e evita a redigitação de dados.
Você pode importar um único arquivo, que gera
automaticamente títulos a pagar associados a cada
colaborador, com data de vencimento, valor da verba,
forma de pagamento e centro de custo.
7. Relatórios
O sistema gera relatórios operacionais completos, com
dezenas de possibilidades de visualização dos relatórios
de contas a pagar, contas pagas, extrato credor, saldos de
adiantamento e outros itens.
EBOOK CONTAS A PAGAR: 10 DESAFIOS E COMO UM ERP AJUDA A RESOLVÊ-LOS 20
 CONCLUSÃO

Como você pode ver, o controle de contas a pagar é uma área suscetível a alguns
erros e falhas característicos, causados principalmente por desorganização e falta de
ferramentas de gestão adequadas.

Contudo, como se trata de uma atividade fundamental para a saúde financeira da

empresa, é necessário detectar com prontidão os pontos de vulnerabilidade na
execução dessa atividade e investir em formas de resolvê-los.

Para tanto, mostramos a você todas as vantagens proporcionadas por um ERP como
o Sienge Platform. Entre elas, está o fato de automatizar as operações e reduzir a
possibilidade de erros que geram atrasos, duplicidades e outras falhas.

Se interessou pelas vantagens que o Sienge Platform pode trazer para o seu controle
de contas a pagar? Quer saber mais? Então peça uma demonstração!

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 O SIENGE PLATFORM
O Sienge Platform é um sistema de gestão, também chamado de
ERP - Enterprise Resource Planning -, especializado na Indústria da Construção.

Com ele, você pode gerenciar e integrar todas as áreas de sua empresa.

Mas não é só isso: o Sienge também é uma plataforma aberta a conexões

com diferentes softwares e aplicativos.

Com o Sienge Platform e sua equipe altamente capacitada, as soluções para

as necessidades do setor estão a seu alcance!

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