ORÇAMENTO

EMPRESARIAL
COMO MANTER UM
NEGÓCIO LUCRATIVO
EM QUALQUER CENÁRIO
ECONÔMICO
MARCELO HENRIQUE
 INTRODUÇÃO

C
rise política e econômica, desvalorização do real
frente ao dólar. Como reflexo imediato, temos uma
elevação de custos fixos e variáveis. Soma-se a isso o
aumento da inflação, a dificuldade na obtenção de crédito
(experimente ligar para seu banco e confira as taxas) e
a retração nas vendas, fruto do desemprego e dos altos
índices de endividamento (o maior das famílias brasileiras
em 10 anos). O resultado dessa matemática sombria é
um violento tsunami a devastar os telhados de todas as
empresas do país, certo?

ERRADO.

Todos os dados acima estão corretos. Estamos, de fato,

atravessando a maior crise dos últimos 20 anos. A questão
é que a retração econômica afeta com muito mais impacto
as empresas “desavisadas”, que são “surpreendidas” pela
crise sem terem uma cultura sólida de planejamento
estratégico, com gestão de custos bem definida, fixação
de metas de receita e despesa, rigoroso controle de gastos,
monitoramento de reserva de contingência, planejamento
tributário, cautela em processos de alavancagem financeira,
etc. Ou seja, uma cultura orçamentária.

SUA EMPRESA TEM?

Boa leitura!

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 QUE DIFERENÇA
UM ORÇAMENTO
BEM FEITO
PODE FAZER NA
MINHA EMPRESA?
Da mesma maneira que seria
loucura pilotar um avião sem
instrumentos de orientação de
rota, comandar uma empresa sem
ter em mãos um planejamento
orçamentário é garantir fracasso.
E isso independe de crise.

Se você não está familiarizado com o tema, o Planejamento

Orçamentário nada mais é do que um Plano Financeiro
Estratégico que engloba a previsão de receitas e despesas de
um período, por meio de estimativas e metas de resultados.
Direciona seus olhos para o futuro, mas pode usar
recorrências no passado para defini-lo.

Esse plano de referência deve estar alinhado com os

objetivos estratégicos da empresa e não pode ser visto
como uma mera função burocrática: não é só controle, é
instrumento gerencial de auxílio na tomada de decisões.
E é o orçamento estruturado da empresa que dá a palavra
final sobre a viabilidade daquele investimento em novas
filiais; sobre a necessidade de promover um downsizing;

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 ALÉM DISSO TEMOS
OUTROS BENEFÍCIOS:

▶ AUXÍLIO NA FIXAÇÃO DE METAS DESAFIADORAS

▶ APOIO NA TOMADA DE DECISÕES

▶ CRIAÇÃO DE BANCO DE DADOS DE

INFORMAÇÕES FINANCEIRAS

▶ CONTROLE DE RESPONSABILIDADE DE
GESTORES

▶ GERAÇÃO DE INDICADORES DE DESEMPENHO

ESSENCIAIS PARA O SEU NEGÓCIO

▶ RÁPIDA PERCEPÇÃO DE EVENTUAL DIFERENÇA

ENTRE METAS E REALIDADE

▶ GANHO DE AUTONOMIA PARA CADA ÁREA

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 O QUE É UM
PLANEJAMENTO
ORÇAMENTÁRIO
CONCEITOS BÁSCOS

O planejamento orçamentário é formado pelo controle de

receitas, despesas, custos e investimentos. Sabemos que
conceitos não são das coisas mais interessantes do mundo,
mas são fundamentais para ter uma base conceitual bem
definida. Afinal, aprender a elaborar um orçamento e
desconhecer seus elementos seria mais ou menos como
entender de mecânica, mas não saber guiar um automóvel.
Dessa forma, vamos entender bem o que representa cada
elemento de um orçamento e garantir eficiência e eficácia
máxima em seu controle de custos. E a primeira coisa que
deve ficar clara é a diferença entre Custo, Perda e Despesa:

CUSTO

Todos os gastos ligados à fabricação de um produto ou

prestação de um serviço são denominados “custos”. Estes
são divididos em custos diretos (mão de obra e matéria-
prima) e indiretos (energia elétrica usada na produção,
aluguel da fábrica e depreciação das máquinas, por
exemplo). Quando uma indústria que fabrica cadeiras
compra as madeiras e os pregos, tem um gasto inicial. No
momento em que esses materiais saem do almoxarifado
para o setor produtivo, os custos com suas aquisições serão
somados ao valor-hora pago aos empregados, ao custo da
energia elétrica, custo de manutenção das máquinas, seus
cálculos de depreciação, etc. Tudo isso é custo.

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 DESPESA

Todo consumo de bens ou serviços vinculados à obtenção

de receita. Se a máquina usada na fabricação da cadeira
for vendida, será dada uma baixa no estoque, o que
configuraria uma despesa nesta conta. Ao mesmo tempo,
essa baixa gerará uma receita, que será devidamente
registrada no ativo (se estivermos falando de um Balanço
Patrimonial) ou na conta “receitas” (no caso do nosso
orçamento).

PERDA

É todo gasto involuntário, como um incêndio que venha

a destruir todo o maquinário de uma indústria. Seria o
oposto do ganho, que trata de uma entrada “aleatória”, que
independe da atividade operacional da empresa. Podemos
até jogar ganhos, receitas de vendas, perdas, custos e
despesas em um imenso balaio chamado “receita e despesa”,
mas se podemos fazer um orçamento mais detalhado,
por que o faremos de forma tão “solta” e “genérica”? O
conhecimento da composição orçamentária vai tornar mais
fácil visualizar um orçamento! Mas já que falamos de uma
subdivisão das despesas, vamos falar um pouco sobre as
receitas.

RECEITA

No caso dos ativos, o raciocínio é muito semelhante.

Aqui, o importante é ter claro que receita é toda entrada
decorrente da venda de mercadorias ou prestação de
serviços. Difere do simples “ganho”, porque decorre da
atividade da empresa. Assim, previsão de vendas, por
exemplo, pode ser anotada em uma coluna diferente do
simples “ganho com inflação”. Estamos falando apenas de
uma sistemática de organização para que você visualize seu
orçamento empresarial com clareza, ao primeiro olhar.

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 Dessa maneira, embora essas distinções estejam mais
ligadas a Demonstrativos de Resultados do Exercício
(DREs) e Balanços Patrimoniais, é altamente recomendável
ser mais detalhado na elaboração do seu orçamento.
Quanto mais nítida a configuração financeira prevista na
empresa, mais rápidas serão as decisões tomadas.

REGIME DE CAIXA OU REGIME DE

COMPETÊNCIA?

Assim como a DRE, o orçamento atua na perspectiva do

Regime de Competência. Já o fluxo de caixa, como o nome
sugere, utiliza o Regime de Caixa.

Mas o que isso significa?

A diferença fundamental entre os 2 métodos está na data

em que as receitas e despesas são reconhecidas. No regime
de competência (usado pelo orçamento), as despesas
(tomadas de forma geral) são reconhecidas quando ocorre
o “fato gerador”, independente da efetiva entrada ou saída
real de recursos.

Um exemplo seria a aquisição de um servidor físico para

uma empresa que preste serviços em nuvem, ocorrida no
mês de junho de 2015. Não importa se o pagamento será
feito em julho ou agosto, se a nota fiscal foi emitida em
junho, esta será a data utilizada para lançar o débito em seu
controle orçamentário. A título de curiosidade, o fluxo de
caixa trabalha com a movimentação financeira real, o que
significa que os lançamentos nessa planilha serão feitos
quando efetivamente provocarem modificações no caixa.
Essas diferenças sutis explicam por que se recomenda
trabalhar com fluxo de caixa e orçamento ao mesmo tempo.

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 CUIDADOS AO ELABORAR
UM ORÇAMENTÁRIO
SEPARE O ORÇAMENTO EMPRESARIAL DOS
SEUS GASTOS PESSOAIS

Recomendação válida especialmente às micro e pequenas

empresas, em que (em função da centralização) a figura
do empreendedor se confunde com a da própria empresa.
Não caia na tentação de misturar suas contas pessoais com
as contas empresariais. Tenha contas bancárias separadas.
Tenha controles orçamentários distintos. E evite ao
máximo mesclar valores do “universo pessoa física” com a
pessoa jurídica, ou você pode desorganizar seu negócio de
maneira irreversível.

TRABALHE A CULTURA ORCÁMENTÁRIA

DENTRO DA EMPRESA

Um orçamento empresarial será bem construído se for

fruto de um trabalho conjunto, envolvendo todos os
membros da equipe. Afinal, cada estimativa de receita
deve ser feita com base em uma série de cálculos
(especialmente série histórica, dados de mercado e
indicadores macroeconômicos), e você vai precisar da sua
equipe na mensuração de cenários e para atingir e superar
incansavelmente as metas de redução de custos.

Trabalhe essa cultura através de palestras, workshops e

ações de endomarketing - por exemplo, envio de SMS ou
de e-mail marketing aos colaboradores, com mensagens de
motivação que ressaltem a importância de enxugar custos e
alcançar as metas individuais e coletivas.

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 O QUE LEVAR EM
CONSIDERAÇÃO AO
CRIAR UM PLANO
ORÇAMENTÁRIO

1 É ideal que o acompanhamento seja feito mês

a mês, para fazer ajustes de curso; os ciclos de
planejamento e execução, entretanto, variam de negócio
para negócio;

2 O planejamento orçamentário envolve projeção

de cenários, definição de objetivos, avaliação de
ameaças e oportunidades, identificação dos pontos fortes
e fracos da empresa (pode ser feita em paralelo com o
desenvolvimento de uma Matriz SWOT);

3 Após ser escolhido o melhor modelo para a

empresa, o desafio é preenchê- lo com informações
como projeção de vendas, despesas variáveis e fixas,
custos de produção e investimentos. O modelo mais
comum de planilha orçamentária apresenta, na coluna
A, a relação descritiva de receitas (por natureza) e,
na sequencia, as despesas (por elemento); na coluna
seguinte, os valores estimados e, por fim, na última
coluna, os valores reais, que vão sendo preenchidos aos
poucos, à medida que se concretizam.

4 A partir disso, é possível simular diversas

possibilidades de mudança (internas ou externas)
em relação ao cenário atual, para entender os impactos
que a empresa pode sofrer com elas.

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 Por se tratar da soma de
esforços entre departamentos,
cada área deve levar em conta
suas variáveis específicas na
elaboração de sua proposta de
orçamento.

Alguns questionamentos que cada setor deve fazer:

Plano de Marketing: Como serão as vendas, de quais

produtos, a quais valores? Como eles serão divulgados e
distribuídos e como será o comissionamento da equipe comercial?

Plano de RH: O que precisa ser feito para capacitar os

colaboradores da empresa? Com quantos e quais recursos teremos
que contar? Em algum momento teremos que contratar mais gente
ou faremos horas extras? Ou ainda, aumentaremos um turno?
Quanto custará cada uma dessas alternativas? Como reter os
melhores talentos? Quanto custará?

Plano Industrial/Estoque: tenho capa- cidade de produção?

Se precisar, consigo aumentá-la? Qual o tamanho ideal do meu
estoque? Consigo aumentar o prazo de pagamento aos meus
fornecedores? Que impacto isso terá no meu caixa?
E na necessidade de capital de giro?

Plano de TI: Como está o parque de tecnologia da empresa?

Serão necessárias novas aquisições de computadores, acessórios e
servidor? Qual a meta de gastos com impressões? Quais softwares
devo adquirir?

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 COMO
ELABORAR
UM BOM
ORÇAMENTO?
O Orçamento de uma empresa é geralmente
composto pelos seguintes itens:

1. PROJEÇÃO DE FATURAMENTO

Esse é o ponto de partida. Tanto faz se sua empresa trabalha com

e-commerce, desenvolvimento de softwares, prestação de serviços
e venda de produtos de forma física (lojas). O que mantém uma
empresa viva é sua receita; sua empresa precisa vender o suficiente
para superar os custos e, assim, gerar lucros que subsidiarão seu
próprio crescimento. Dessa forma, para iniciar um planejamento
orçamentário, o ponto principal é saber estimar corretamente
quanto sua empresa pode vender em um período.

O que deve ser levado em consideração

no processo de previsão:

▶ ANÁLISE DO HISTÓRICO DE VENDAS

▶ SAZIONALIDADE DAS VENDAS

▶ ANÁLISE RECORRÊNCIA

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 Existe ainda uma fórmula famosa para estimar volume de vendas
de produtos ou serviços, mas que só se aplica se a empresa tiver
controle muito claro da base de clientes e de sua relação com a
empresa:

V = P * FC * VPC, onde:

V= Volume de vendas
P= Penetração (quantidade provável de cliente que irão comprar
seus produtos em um determinado período) FC= Frequência de
compra
VPC= Volume adquirido em cada compra

Exemplo:

Sua cidade possui 100 habitantes, sendo que a sua indústria de

cervejas possui 10% da população em sua base ativa de clientes
(10 clientes frequentes). Se esses 10 clientes compram, em média,
12 cervejas, 2 vezes na semana, já temos dados para cálculo do
volume de vendas para o mês:

V = P * FC * VPC
V = 10 * 2 * 12 = 240 cervejas vendidas por mês (estimativa)

2. ORÇAMENTO DE DEDUÇÕES DE VENDAS

O que a empresa vende gera o que chamamos de receita bruta, que

deverá, entretanto, subtrair deduções obrigatórias, como impostos
(ligados diretamente ao produto) e comissões. Desse resultado,
teremos a receita líquida, que é realmente o valor que entra para a
empresa. Se retirarmos da receita líquida, os custos, o lucro bruto
e as despesas, termos o chamado lucro líquido.

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 3. ANÁLISE DE PREVISÃO DE COMPRAS

A previsão de compras, assim como no caso das estimativas de

vendas, sofrerá diversas variações, como:

Variações no preço unitário

das matérias-primas e Variação de volume Variação no volume
mercadorias, em função da necessário para efetivar em função de políticas
atualização das tabelas de as vendas previstas; de estoque adotadas.
fornecedores;

4. ORÇAMENTO DE CUSTOS DA PRODUÇÃO

Existe um ditado no mundo empresarial que diz que “custos são

como unhas, devem ser cortados toda semana”? Pois é, o controle
desses custos é preponderante para que uma empresa tenha uma
boa margem de lucro e consiga produzir de forma sustentável. Na
elaboração de seu orçamento, os custos devem ser divididos entre
custos fixos e variáveis.

Recordando:

CUSTOS FIXOS CUSTOS VARIÁVEIS

Alugueis de imóveis Matéria-prima

Alugueis de máquinas e Insumos da produção (energia
equipamentos elétrica, combustíveis, etc)
Embalagens

No caso de interesse na mensuração do Custo de Produtos

Vendidos (CPV), a seguinte fórmula pode ser utilizada:

CPV = EI + CC – EF
(Estoque Inicial) (Custo das Compras) (Estoque Final)

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 5. ORÇAMENTO DE DESPESAS OPERACIONAIS

Nessa parte de seu orçamento, deverão ser anotados todos os gastos

imprescindíveis para manter a empresa na ativa, com exceção dos
custos de produção, já listado acima. Aqui entram:

GASTOS DE ADMINISTRAÇÃO:
Salário dos colaboradores do setor administrativo, gastos com
materiais de escritório e pró-labore, etc.

DESPESAS COM PUBLICIDADE E VENDAS:

Todas as ações de comunicação.

DESPESAS FINANCEIRAS:
Juros, tarifas e taxas bancárias, operações de crédito.

DESPESAS TRIBUTÁRIAS:
Todas exceto impostos ligados diretamente ao produto, que já
foram inseridas anteriormente no “Orçamento de Dedução de
Vendas”.

“Planejamento financeiro não

diz respeito a decisões futuras,
mas decisões presentes.”
Peter Drucker

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 TIPOS DE
ORÇAMENTO

Nem precisa dizer que, tão importante quanto elaborar

um orçamento, é acompanhar sua execução nos
mínimos detalhes. Um acompanhamento contínuo,
através de reuniões mensais para análise dos resultados,
é fundamental para o sucesso do seu negócio.
ORÇAMENTO TRADICIONAL

O modelo mais comum usado nas empresas. Centraliza os resultados

de um único plano, ou seja, na prática, costuma ser criado a partir da
previsão de volume de vendas; É a partir dessa estimativa “imutável”
que outros “fragmentos” do orçamento empresarial serão montados (o
orçamento de produção costuma ser construído com base na previsão
de vendas, por exemplo). Uma vez elaborado, este tipo de orçamento
permanece sem alterações. Desconsidera as influências externas. A
vantagem é que é fácil de elaborar, o ponto fraco é o fato de ser engessado.

ORÇAMENTO FLEXÍVEL

Uma evolução em relação ao modelo anterior. Foi desenvolvido na

Alemanha, em meados da década de 70, e tem como característica
fundamental a consideração antecipada de variações no volume de vendas
projetado no início do período. Engloba também 2 princípios básicos:
controle e cálculo de custo por produto e sua segmentação entre custos
fixos e variáveis. O orçamento flexível ajuda a compreender melhor
porque algo não saiu como o planejado. Mostra, por exemplo, qual deveria
ter sido o custo de desenvolvimento de um software em relação ao valor
real.

ORÇAMENTO DE TENDÊNCIAS

Consiste em utilizar dados do passado para prever situações futuras. A

análise de série histórica é fundamental nesse tipo de prognóstico. Foi
contraposto radicalmente pelo orçamento Base Zero.

ORÇAMENTO CONTÍNUO

Ideal para empresas que trabalham com produtos de ciclo de vida limitado
ou de cenários que exigem mudanças rápidas, como a área de tecnologia.
Este orçamento é baseado em um prazo ajustável, geralmente é elaborado
a cada 12 meses. A grande diferença deste para os demais modelos é
justamente sua análise de forma integral, sem as divisões periódicas
dos orçamentos comuns. Busca minimizar os efeitos das mudanças no
ambiente no qual a empresa está inserida.

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 ORÇAMENTO BEYOND BUDGETING

Criado por um grupo de 60 empresas, no ano de 1998, do qual os

empresários renunciaram o orçamento tradicional e apostaram na
flexibilidade e descentralização dos gestores. A substituição de metas
anuais por metas móveis e flexíveis busca criar um ambiente de trabalho
de autogerenciamento e uma cultura de responsabilidade dentro de cada
departamento. A ideia era que as empresas que queriam ter controle total
sobre seus recursos não deveriam melhorar seu processo de orçamento,
mas, simplesmente, deixá-lo de lado.

ORÇAMENTO AJUSTADO

Derivado do orçamento flexível. Seu objetivo é a organização obter

uma saída, uma alternativa conforme o planejamento da quantidade da
fabricação e vendas ou de outras variáveis. O orçamento fica modificado a
partir do orçamento inicial.

ORÇAMENTO BASE ZERO (OBZ)

Chamado de orçamento baseada em riscos, a primeira formalização ocorreu

em 1960, no Departamento de Agricultura dos Estados Unidos, portanto
somente em 1970 ocorreu a implementação na Divisão de Assessoria e
Pesquisa da Texas Instruments, e a primeira publicação foi realizada nos
meses de novembro e dezembro do mesmo ano. Diferente dos orçamentos
citados anteriormente, que tinham como base o passado, o Base Zero
desconsidera fatos anteriores para tomar como ponto de partida a realização
conjunta na empresa de um levantamento minucioso de todas as atividades
de cada departamento e possíveis ações, justificando em cada uma delas
sua necessidade. Seu objetivo é examinar o custo-benefício ou análise de
evolução de todos os processos, projetos e atividades, iniciando da estaca
zero, foco nos objetivos e metas dos gestores para uma estimativa de vendas,
fabricação e outras peças orçamentárias, sendo assim, o OBZ leva mais
tempo para sua elaboração e contrapartida conduz a um resultado acertado.
Temos os tipos de perguntas que ao elaborar o OBZ devemos analisar: O
que gastar? Quanto gastar? Como gastar? Onde gastar? Por que gastar?

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CONCLUSÃO
SEM UM BOM ORÇAMENTO EMPRESARIAL
SUA EMPRESA NÃO SOBREVIVE A LONGO
PRAZO, ENTENDA ISSO.
O orçamento é a expressão quantitativa dos planos de administração da
empresa e, embora sirva para estimar receita e despesa, sua função efetiva vai
muito além de um simples documento de previsão. Isso porque o orçamento
empresarial é a apenas o meio, e não o fim, o que significa que seu objetivo
deve ir além das estimativas. O orçamento deve ser um trampolim para que a
empresa materialize sua visão institucional, compatibilizando e priorizando
suas diversas políticas, para que elas não se sobreponham às limitações
financeiras da organização. Empresas de sucesso que conseguem crescer
durante períodos de retração têm em comum a rigidez extrema no controle
orçamentário. Orçamento cria compromissos, exige disciplina, motiva
colaboradores e delimita poderes, comportamentos essenciais a empresas que
vislumbrem um futuro promissor. Inspire-se com a força do conhecimento e
mude o mundo pela mudança em seus pensamentos! E se você está em busca
de revolucionar a história de sua empresa, comece por uma boa estratégia e
uma boa organização orçamentária!

Forte abraço!

AUTOR
MARCELO HENRIQUE

Empresário, consultor empresarial e coach de

empresários e empreendedores. Especialista em
Negócios e Estratégia Empresarial, desenvolveu um
método de gestão empresarial que nos últimos 5 anos
gerou mais de R$150 milhões em faturamento para seus
clientes. Marcelo é MBA em Finanças pela FGV, estudou
Excelência em Serviços e Liderença no Disney Institute
– EUA e foi treinado pessoalmente por Anthony
Robbins através de seu programa de desenvolvimento
de negócios Business Mastery – EUA, e Unleash The
Power Whithin - UK. Atualmente dedica seu tempo
no desenvolvimento de negócios através de seus
programas de consultoria e coaching para empresários,
empreendedores e na capacitação de líderes.