1° Semestre Ciências Contábeis
Livro 2
Mensuração de
Desempenho
INDICADORES
Os indicadores são excelentes
ferramentas para a gestão de
qualquer negócio, no entanto, se
não forem construídos com os
propósitos adequados e com as
interpretações corretas, eles
perdem a razão de existir; e uma
interpretação errada, ou uma
alimentação de dados incorreta,
pode levar o gestor, e até a
organização, a tomar decisões
equivocadas e às vezes com
impactos negativos duradouros,
então entenda os recursos a seu
alcance para ser efetivo.
MISSÃO, VISÃO E VALOR
Compreendidos os cuidados
necessários, vamos relembrar
alguns pontos importantes da
concepção dos indicadores.
Primeiramente, é necessário
conhecer a Missão, a Visão e o
Valor da organização, pois, uma vez
que se conhece essas definições
importantes para o negócio, é
possível elaborar indicadores que
não conflitarão com as diretrizes da
organização. Entenda mais a seguir:
A Missão da organização e os
indicadores
Levando em consideração que
a Missão é aonde a organização
deseja chegar, pode-se dizer que
um indicador que tenha objetivos
diferentes dos dela poderá impactar
negativamente a organização.
A Visão da organização e os
indicadores
Como a Visão diz respeito ao que a
organização está disposta a fazer
para alcançar sua Missão, saber
para onde caminha e como caminha
a organização é necessário para
alcançar o objetivo do indicador sem
gerar conflitos com essas diretrizes.
O Valor da organização e os
indicadores
O Valor são as crenças da
organização, as quais devem ser
conhecidas e respeitadas para que
se possa chegar ao objetivo com
o indicador.
Pode ser que a Missão e a Visão
mudem ao longo do tempo, mas no
caso do Valor é pouco provável
haver qualquer mudança, pois ele
está diretamente ligado a conceitos
éticos, morais e culturais, que são
preceitos praticamente imutáveis.
Portanto, é imprescindivel que você
conheça as definições de cada uma
dessas diretrizes para obter
sucesso na construção do seu SGBD: Sistema
de Gerenciamento
indicador.
de Banco de Dados
FERRAMENTAS
Para se obter as informações que
serão usadas no seu indicador,
podem ser utilizadas planilhas
eletrônicas, banco de dados e
SGBD. Lembre-se de que a coleta
dos dados precisa respeitar regras
organizacionais relacionadas a
custos, afinal algumas dessas
ferramentas são pagas e outras
não; então, precisamos definir o
recurso que será usado e, a partir
disso, começar a construção da
base de dados e a modelagem do
indicador.
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IMPORTANTE
Informações divergentes podem
comprometer seu indicador.
Portanto, crie processos de
acompanhamento de geração dos
dados e, se necessário, aplique
melhorias neles.
PDCA
Uma ferramenta voltada para a
melhoria continua é o PDCA, que
pode ser aplicado a praticamente
qualquer processo ou rotina
existente. Para isso é necessário
conhecer o processo ou rotina em
detalhes, bem como o resultado
desejado; uma vez tendo o
conhecimento, é necessário aplicar
o conceito “Planejar”, “Executar”,
“Verificar” e “Agir”.
A utilização dessa ferramenta pode
assegurar uma maior efetividade
nos processos.
Plan (planejar): nesta etapa é feita
toda a concepção do processo, são
definidas metas, objetivos e
potenciais ofensores.
Do (executar): nesta etapa é feita
a implementação daquilo que foi
planejado.
Check (verificar): nesta etapa
faz-se a verificação da execução
realizada anteriormente. Aqui
deve ser verificado se o que foi
desenhado na etapa de
planejamento está sendo
executado a contento.
Act (Agir): nesta etapa são feitas
as correções nas divergências
entre o planejado e o executado.
ESTUDO DE CASO
Uma empresa tem observado que
sua receita liquida, aquela
remanescente após a liquidação
das despesas, está sofrendo
quedas mês a mês. Seu gerente
financeiro verificou que as despesas
se mantiveram inalteradas ao longo
dos últimos 12 meses, no entanto,
no planejamento financeiro, foi
identificada uma despesa não
definida, enquadrada em “Despesas
Diversas”, que apresenta registros
crescentes todos os meses.
Assim, o gerente financeiro propôs
um indicador de mensuração das
despesas sem registro no plano
de contas, assim, toda vez que uma
despesa for apresentada para
lançamento como “Despesas
Diversas”, ela deve ser lançada em
sua base do indicador, informando:
data, valor, razão da despesa e
nome do solicitante.
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No primeiro mês, o gerente
observou que, mesmo com essa
solução, ele ainda teve valores
lançados como “Despesas
Diversas” que não entraram em seu
indicador. Ele então aplicou o
conceito do PDCA e desenhou um
plano de gerenciamento desses
lançamentos a partir do qual criou a
figura do revisor das despesas.
Dessa forma, sempre que fosse
solicitado um pagamento sem o
devido registro, o subgerente do
departamento deveria conferir se o
lançamento se encontrava na base
do indicador e, após essa
conferência, a despesa deveria ser
liberada para pagamento. Mais uma
vez o gerente observou que, apesar
de haver uma queda na divergência,
ainda havia informações não
registradas.
Visto que os esforços aplicados não
surtiram o efeito esperado, o
gerente financeiro solicitou ao time
de planejamento que o ajudasse no
rastreamento do ponto onde o
lançamento estava falhando, pois
poderia haver a possibilidade de
existir alguma pessoa sabotando
seu indicador por precisar esconder
algo. Imagine que você é o
responsável pelo departamento de
planejamento. Como você pode
ajudar o gerente financeiro a
identificar o ponto falho?
Reflita
Quais ações você tomaria a fim de
identificar a falha no processo do
departamento financeiro? Leve em
consideração que você tem
autonomia para recorrer a pessoas
dos departamentos de TI,
financeiro, segurança, contas a
pagar, compras e compliance.
Apesar da autonomia que possui,
será necessário respeitar o valor da
organização, que preza pelo sigilo e
pela confidencialidade.
RESOLUÇÃO
Restringir o lançamento das
despesas - Nesse o caso, temos a
oportunidade de realizar ações junto
ao time de TI, o que nos dá a
chance de colocar restrições nos
lançamentos das despesas sem
um plano de contas
adequado; assim, todos os
lançamentos que necessitassem ser
realizados como Despesas Diversas
ficariam restritos a uma ou a, no
máximo, duas pessoas.
Criar registro de log no sistema -
Como segurança complementar,
poderia ser criado um registro de
log no sistema para informar todos
os lançamentos, mapeando os
dados de usuário e tipo de despesa,
com valor, data e demais dados de
lançamento. Dessa forma, mesmo
que um dos dois únicos usuários
não reconheça os lançamentos, a
área de TI poderia recorrer ao log
do sistema.
Restringir cheques e
transferências - Outro passo a ser
adotado é restringir a uma só
pessoa as tarefas de liberação de
cheques e de realização de
transferências e estabelecer que
essa pessoa efetue os lançamentos
de tipo da despesa, valor e
solicitante, além da forma de
pagamento. Assim, é possível criar
mais um ponto de checagem. É
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importante que, nesse caso, não pagamentos e aprovariam as
seja a mesma pessoa que lança a despesas, de forma que, se houver
despesa no controle, o que evitará o alguma ação irregular por parte do
vício no controle. time financeiro, o colaborador não
ficará acuado. Para todos os efeitos,
o processo seria centralizado nas
Definir responsabilidades ao pessoas, mas não seria alterado
gerente financeiro - Por questão como um todo. Finalmente,
de otimização do processo, pode-se a conversa com o
definir o gerente financeiro como o financeiro deveria ser levada para
responsável para liberar os o entendimento da falha sistêmica,
cheques e transferências, já que pois, assim, a pessoa, se fosse o
ele é a parte mais interessada caso, não se esconderia.
nesse processo.
Além dessas definições, poderia ser
parte da rotina do gerente
financeiro inspecionar os
lançamentos diariamente, para
haver mais efetividade na
identificação em razão de haver um
volume menor de divergências a
serem analisadas.

Criar uma rotina de banco de

dados - Outro elemento de
segurança pode ser sugerido é o
time de TI criar uma rotina no
banco de dados para enviar um e-
mail ao gerente financeiro com as
informações de lançamento sempre
que um lançamento de Despesas
Diversas for realizado no sistema e
gravado no banco de dados.

Conversar com o time financeiro-

Após a implantação dos recursos
mencionados, o
time financeiro poderia ser
convocado para que
fossem informados quanto à
necessidade de identificar de onde
estão vindo essas despesas e
quanto à necessidade de ajuda de
todos para localização do ponto de
falha. Contudo, seria prudente não
falar dos controles criados, apenas
das definições dos papéis das
pessoas que liberariam os meios de