manual pontotel

como começar a bater ponto

A prática de bater ponto está presente na vida de milhares de brasilei-
ros que, todos os dias ao chegar no trabalho se posicionam em frente
ao relógio, folha ou ponto digital para registrar o horário de sua entrada,
fazendo a mesma coisa ao final do dia na hora de voltar para a casa.

Para esses trabalhadores marcar o ponto já faz parte da rotina. Entre-

tanto, para outros, apenas ouvir a palavra “bater ponto” já causa arre-
pios. Talvez esse seja o caso da sua empresa, já que você se interessou
por este material. O bom é que a sua empresa não está sozinha, muitas
outras enfrentam a mesma barreira quando precisam adotar um con-
trole de jornada.

Mas, não se preocupe, ao decorrer das páginas você vai encontrar

boas dicas de como começar a bater ponto e estimular essa prática na
sua empresa. Neste material, queremos mostrar o porquê o controle
de ponto é importante e como ele pode ajudar a sua empresa.

E, claro, vamos contar qual foi o resultado da implantação do ponto

na empresa de outros clientes. Afinal, nada melhor do que ver de-
poimentos de quem já conseguiu a missão de implantar um controle
de jornada.

Boa leitura!

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 mudança de cultura
“A partir do primeiro dia do próximo mês, todos da empresa devem
começar a bater ponto”.

Assustador o jeito de começar esse tópico não é mesmo? Usamos essa

frase provocadora justamente para te dar um exemplo do que não fa-
zer se o objetivo da sua empresa for criar o hábito de bater ponto.

Faz parte da nossa cultura assimilar o bater ponto como um ato

do empregador para “vigiar os colaboradores”, quando as pessoas ouvem
essa frase logo vem na cabeça aquela fila enorme de pessoas na frente
de um relógio de ponto, com o empregador brigando com o funcionário
por ter se atrasado 15 minutos.

Associar o ponto a algo aversivo acontece bastante pois, no passa-

do, ele era usado justamente com o objetivo de monitorar o tempo
dos colaboradores, causando um clima de desconfiança entre patrões
e empregados.

Mas, sabe como conseguimos mudar esse pré-conceito? Mudando a nos-

sa cultura.

Os colaboradores possuem a falsa sensação de que sem con-

trole do horário eles estão mais “livres”. Porém, essa é uma fal-

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sa liberdade e até mesmo injusta. Pense da seguinte forma:
se um colaborador chegar 1 hora atrasado para o expediente ou sair
1 hora depois da sua jornada, esse período é contabilizado? Não!
Nesse exemplo vimos que a falta de um controle de jornada acaba
se tornando uma perda tanto para o colaborador quanto para
o empregador.
Com o passar do tempo, conforme a mentalidade foi mudando, tam-
bém foram surgindo novas formas de trabalho com horários flexíveis,
possibilidade de home office e mais liberdade. A relação entre empre-
gador e colaborador foi se solidificando ainda mais no comprometi-
mento e transparência.
Mas, o que isso tem haver com o controle de ponto?

Então, antes de decidir que todos devem começar a bater o ponto,

Tudo! Com o controle de ponto sua empresa tem a certeza da quan-
sua empresa deve focar em mudar a cultura e a mentalidade dos
tidade de horas que o colaborador dedica ao trabalho e ele tem
colaboradores. É importante ressaltar que essa não pode ser uma
certeza que seu período está sendo devidamente contabilizado.
decisão unilateral, fazendo o comunicado como vimos acima pode
Isso traz transparência para a sua gestão, e evita mal entendidos.
despertar animosidade nos colaboradores e diversos mal-entendi-
dos, como imaginar que essa decisão foi tomada por conta de algo
E para quem pensa que isso é uma forma de vigiar, muito pelo contrá-
que aconteceu com algum colaborador, ou que é um castigo
rio, é uma forma de manter as coisas o mais claro possível. Entretanto,
da empresa, entre muitas outras coisas. Então, por onde começar?
apenas apostar na mudança de cultura não é o suficiente para conven-
cer os seus colaboradores sobre a importância do controle de ponto.
Mostrar que não é apenas uma marcação de ponto
Para isso, você vai precisar apostar em ações.

Há algum tempo estamos passando por uma mudança na mentali-

dade das empresas, hoje em dia a prioridade é que as relações entre
empregador e funcionário sejam baseadas em confiança e transparên-
cia, com um espírito mais colaborativo.

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 ações para adotar o controle de ponto
Como vimos no começo desse material, a implantação do controle
de ponto começa na mudança da mentalidade dos colaboradores,
mas além disso são necessárias algumas ações práticas para ela ser
um sucesso na sua empresa.
A seguir você vai encontrar algumas ações que nós criamos ba-
seadas em toda a nossa experiência de implantação do PontoTel
nas empresas.
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Selecionar ferramenta
Quando você digita as palavras “controle de ponto” no buscador
do google, você é bombardeado por uma vasta opção de REPs prontos
para compra. O REP é um Registrador Eletrônico de Ponto ou Reló-
gio de ponto, seu nome mais popular. Ele é uma das primeiras opções
que as empresas encontram quando querem adotar um controle
de ponto eletrônico, mas, será que ele é uma boa ferramenta?
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A verdade é que o REP por um lado facilita bastante a vida das em-
presas, mas na prática ele pode não ser a melhor ferramenta,
quem trabalha fazendo o fechamento de folha sabe que um relógio
de ponto não funciona sozinho, ele necessita de sistemas auxiliares
para captar e tratar as informações depositadas no relógio.
Isso significa que ao comprar um REP a sua empresa não pode sim-
plesmente ligá-lo na tomada para funcionar, é necessário ainda fazer
as configurações de sistema, possuir um sistema auxiliar e só depois
você pode captar o ponto dos funcionários. Por isso, dependendo
do momento em que sua empresa se encontra, essa pode não ser uma
boa solução.
Para escolher a melhor ferramenta para sua empresa, é necessário
antes fazer as seguintes perguntas: qual é o momento da minha
empresa? Estamos buscando por inovação dentro do setor de RH,
reestruturar e facilitar processos ou apenas ter um meio de controlar
a jornada dos colaboradores?
Dependendo da resposta das questões acima, talvez o relógio de pon-
to não seja o suficiente e a sua empresa precise de uma ferramenta
completa, que não faça apenas a marcação do ponto, mas sim entre-
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gue um processo completo para facilitar a gestão de pessoal da sua
empresa.
Além dele ainda existem duas outras formas, a folha de ponto manual
e o controle de ponto alternativo.
A folha de ponto manual, como o próprio nome já diz, é uma folha
em que os colaboradores fazem as anotações diariamente dos seus
horários, ela não é muito prática e nem muito segura, ao final do mês
o setor de RH deverá recolher a folha de todos os colaboradores
e ainda passar as informações para outro sistema.
A folha manual é muito fácil de ser burlada, os colaboradores podem
preencher qualquer horário sem nenhuma forma de comprovação.
Pode até acontecer de colaboradores preencherem todos os dias
do mês de uma vez só e depois acontecer um imprevisto e ele
precisar rasurar a folha ou até mesmo nunca chegar no horário
em que ele marcou.
Imagine o transtorno de quem faz o fechamento de folha ao final
do mês com uma pilha para analisar, entender as rasuras e decifrar
a escrita dos colaboradores. Nada prático não é? Por isso, o ponto
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 alternativo é o que se encontra de mais moderno na gestão de ponto, podemos dizer que
é a evolução do controle de ponto eletrônico.

Com ele a marcação de ponto é feita de forma online, utilizando um computador, tablet
e até mesmo um celular. Além disso, ele é um sistema de ponto completo, em que a marcação
e o tratamento de ponto são feitos dentro do mesmo software sem necessitar de outros siste-
mas auxiliares. É uma boa opção para empresas que procuram facilitar o seu dia a dia, e inovar
na gestão de ponto.

Revise sua política interna

Com certeza sua empresa deve ter um manual de cultura e boas práticas que refletem os valores
da organização, o que ela espera dos colaboradores e claro, algumas regras básicas.

Antes de adotar um controle de ponto, é necessário rever essa política interna e se não tiver
nada sobre controle de ponto, será preciso inserir quais serão as regras para adotar essa prática,
e nada de regras engessadas do tipo “se esquecer de bater o ponto, terá advertência”. Mas sim,
quando é necessário realizar a marcação do ponto, como proceder em casos extraordinários,
quem comunicar sobre qualquer problema, o que não pode ser feito em relação ao ponto.

Todas essas regras devem estar explícitas para que você possa cobrar algo do seu colaborador
no futuro.

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Realize uma pesquisa para saber as necessidades das equipes

Dentro de uma empresa nem todos os setores possuem as mesmas necessidades em relação
ao horário, alguns setores podem trabalhar em horário comercial, outros podem trabalhar
em horários alternativos, fazer horas extras ou até mesmo atuar em regime de home office.

Ao adotar um controle de ponto, é necessário fazer uma pesquisa com os gestores de cada setor
para entender quais são suas demandas em relação ao controle de jornada.

Combine com o time estratégias de comunicação

Após passar pelas etapas anteriores, você estará prestes a adotar o controle de jornada,
mas calma! Antes de tudo a sua comunicação com os colaboradores têm que ser muito eficaz
para que eles realmente levem a sério e criem o novo hábito.

Estratégia de comunicação

A sua estratégia deve começar antes de realizar a marcação do ponto, você pode adotar
o seguinte roteiro:

• Conscientização
• Como será feito (ferramentas utilizadas, como serão utilizadas)
• Benefícios

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Na fase de conscientização, sua empresa deve explicar como foi o pro-
cesso de decisão por controlar a jornada, mostrar o quanto é impor-
tante para a empresa, quais problemas a organização tinha e por que
decidiram pela ferramenta escolhida.
Já na segunda fase, deverão ser dadas as instruções de implantação
do controle de ponto, como ele irá funcionar, quais ferramentas se-
rão utilizadas, quando começará a valer o controle de ponto e quem
os colaboradores podem procurar em caso de dúvidas.
Os benefícios de bater ponto também devem ser expostos, quais os be-
nefícios da prática para a empresa e quais os benefícios para os cola-
boradores. É importante ressaltar qual o objetivo do controle de ponto
e quais resultados a longo prazo a empresa poderá colher.
Depois da estratégia, você precisa escolher o melhor canal para dispa-
rar esses comunicados.
Canais que você pode utilizar para essa comunicação
Uma comunicação assertiva é o que vai fazer a implantação do novo
controle de ponto na empresa ser um sucesso, geralmente nas orga-
nizações são usados três canais para comunicação interna, são eles:
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Comunicado via e-mail
A comunicação via e-mail é bastante eficiente, ela pode ser envia-
da a partir de uma lista de transmissão para todos os colaboradores.
É importante ressaltar que a linguagem deve ser clara, para que todos
compreendam a mensagem.
Além da newsletter, sua empresa pode também usar um chat interno
como complemento, fazendo a mensagem circular em mais de um canal.
Comunicado presencial
Algumas empresas costumam fazer comunicados presenciais reu-
nindo uma quantidade de pessoas, se a sua empresa tem esse cos-
tume, ele pode ser uma boa forma de fazer a apresentação da ideia.
Mas, lembre-se de fazê-la com pequenos grupos para que todos con-
sigam entender o que for passado, usar um tom moderado e uma lin-
guagem clara.
Uma boa dica é fazer a comunicação por setor, assim todos ficam sabendo.
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 Mural de recados

Algumas empresas ainda possuem mural de recados, eles são utili-

zados para alguns lembretes pontuais. Após utilizar todas as formas
anteriores, sua empresa ainda pode reforçar colocando um comunica-
do no mural de recados.

Lembrete!

Ao final do processo, é importante que a empresa crie um canal

de dúvidas para que os colaboradores possam entrar em contato em re-
lação ao novo processo. Pode ser que muitos tenham dúvidas, por isso,
se a sua empresa disponibilizar um canal, fica mais fácil atender todos.

A melhor maneira é criar um fluxo de e-mail, destinar um endere-

ço para receber essas dúvidas e orientar como ele deve ser escrito.
O assunto, por exemplo pode ser “dúvidas sobre o controle de ponto”,
e o corpo do e-mail pode seguir um padrão como: Nome completo,
setor, documento e dúvida.

Paciência com os colaboradores

Depois de fazer a comunicação de forma assertiva, sua empresa não

pode colocar tudo a perder punindo os colaboradores por esquece-

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rem de registrar o ponto, no começo é normal ter algum esquecimento
de bater o ponto, afinal, especialistas indicam que são necessários cer-
ca de 21 dias para nos acostumarmos com o novo hábito.
Então vá devagar com o seu colaborador e procure saber o que o RH
pode fazer para que o ponto não seja mais esquecido. Agora, eu pre-
ciso te contar uma coisa que a ferramenta PontoTel faz e que pode
ajudar o seu colaborador a não esquecer do ponto.
O sistema PontoTel possui uma ferramenta que pode enviar notifi-
cações pop-up para o colaborador, quando está próximo do horário
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em que ele precisa realizar a marcação do ponto. Dessa forma ele
é sempre lembrado e vai ser difícil esquecer.
Chegamos a um momento deste ebook que não poderíamos deixar
de falar sobre um assunto delicado: A crise do coronavírus no Brasil
e como ele tem mudado o dia a dia das empresas e claro, como o con-
trole de jornada pode ser um grande aliado nesse momento.
Vamos entender mais!
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 pandemia é uma oportunidade
para começar a bater ponto
O mês de março de 2020 foi marcado pelo avanço da pandemia
do novo coronavírus pelo Brasil, com o rápido aumento dos casos,
os governos locais precisaram adotar ações de combate ao vírus.
Uma das alternativas foi a adoção de um período de quarentena, em
que apenas serviços essenciais como mercado, farmácia e transporte
podem funcionar.
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Com a adoção da quarentena, muitas empresas tiveram que se ade-
quar ao novo cenário e se preocupar com a saúde dos colaboradores,
para isso, ou adotaram o home office na empresa ou fizeram a ado-
ção de horários flexíveis com escalas, para que os funcionários pudes-
sem evitar transportes públicos em horário de pico e não precisassem
ir todos os dias.
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Na teoria parece fácil tomar todas essas medidas, mas na prática,
se a empresa não tiver um bom plano e um controle dessas ações,
pode acabar se prejudicando. É então que entra o controle de ponto.
Uma forma de garantir mais flexibilidade
para todos
Mudar a rotina de uma hora para outra é uma tarefa difícil para qual-
quer empresa seja ela de qual porte for, por isso, neste momento,
a solução é encontrar maneiras de minimizar essa crise e para isso sua
empresa pode contar com a ajuda de um controle de ponto. Vamos ver
como ele pode te ajudar.
Horários flexíveis com escalas
Se a sua empresa não conseguiu transformar toda a operação em tra-
balho remoto, e precisou seguir presencialmente, uma das alternativas
é adotar o horário flexível com escalas para os colaboradores.
Sua empresa pode dividir os setores em turnos de revezamento,
como por exemplo, trabalhar um dia sim e outro não, ou até mesmo
promover a diminuição da jornada ou trabalho por meio período, isso
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traz flexibilidade e ajuda a evitar os horários de pico no transporte
público. Em momentos como este todos devem se ajustar para driblar
a crise.
Mas, sem uma ferramenta para organizar essas escalas de revezamen-
to e realizar a contabilização das horas fica difícil. Por isso, um siste-
ma como o da PontoTel pode te ajudar a dividir todo o seu pessoal
em escalas e jornadas alternadas em questão de minutos, sem sofri-
mento com inúmeras planilhas.
Banco de horas
A adoção de banco de horas também é uma importante ferramenta
de flexibilidade. Ele se consiste em guardar as horas excedentes dos
colaboradores para que eles possam utilizar essas horas posterior-
mente. Claro, nesse momento o que deve ser feito é o movimento
inverso, caso a sua empresa realize um acordo com os colaboradores
para eles compensarem as horas diminuídas de sua jornada posterior-
mente, essas devem ser contabilizadas corretamente para que tanto
a empresa quanto o colaborador saibam quantas horas devem ser fei-
tas posteriormente.
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A chave da questão é: com uma ferramenta que faz o cálculo da jornada dos colaboradores
diariamente, isso fica muito mais fácil. Basta inserir a quantidade de horas da jornada habitual
do colaborador e conforme ele for batendo o ponto, essas horas vão sendo somadas diariamente.

Por exemplo, se a jornada de um colaborador é composta por 8 horas diárias e por conta dessa
crise, a empresa realiza um acordo para que ele trabalhe apenas 6 horas, as duas horas restantes
vão sendo contabilizadas no banco para posteriormente ele compensar.

Home office

Para as empresas que adotaram o trabalho remoto e pensam que não é necessário contabilizar
essas horas, é preciso ressaltar que isso é um grande equívoco.

Justamente por conta da sensação de liberdade que o home office nos traz, podemos acabar
ultrapassando alguns limites da jornada. Por estarmos trabalhando de casa, acabamos perden-
do a noção do tempo sem o reloginho indicando que “é hora de voltar para casa”. O contrário
também pode acontecer e alguns colaboradores acabarem trabalhando menos horas do que
o necessário.

Como sua empresa controla isso? Para colaboradores celetistas, que possuem um acordo
de quantas horas devem se dedicar à empresa, isso é bastante sério. Qualquer período a mais

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é justo o pagamento por essas horas excedentes, assim como momento de pandemia é importante estreitar ainda mais o laço com
os períodos a menos também é justo o desconto ou o acordo de com- os colaboradores, lembre-se que muitos estão vivendo isso pela pri-
pensação. meira vez, é um grande desafio ser gestor nesse momento.

Por isso, é importante ressaltar que sem uma ferramenta de controle Por isso, se a sua empresa optar pelo controle de ponto, ela deve dei-

de ponto, contabilizando todas as horas desse período, sua empresa xar muito claro do porquê tomou essa decisão e deve mostrar isso aos

não estará resguardada de futuras reclamações, e não terá como com- colaboradores, como o ponto beneficiará os dois lados e tornará esse
período mais transparente. Além de ressaltar quais problemas a em-
provar o que de fato ocorreu.
presa previu que poderiam ocorrer se não adotassem esse controle.

Todas essas opções nos fazem pensar em como um controle de jorna-

Depois de passar por todas as etapas iniciais desse ebook, chegou
da pode ajudar a nossa empresa a além de ser mais organizada, manter
a hora de implantar a prática de bater ponto. Confira nas páginas
tudo na maior transparência com os colaboradores.
a seguir!

Mas, claro, ao adotar um controle de ponto durante a pandemia,

sua empresa encontrará bastante resistência dos colaboradores.
Por isso, a comunicação clara deve imperar nesse período.

Comunicar de maneira clara a importância

em tempos como esse

Ao longo deste ebook já vimos o quanto é importante mantermos

uma comunicação assertiva com os nossos colaboradores, e em um

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 fases implantação
Como falamos ao longo deste material, a implantação do controle
de ponto não deve ser algo feito de uma hora para outra.
Então, a melhor forma de fazer isso é criando um projeto piloto e ir fazendo
por partes, assim como fazemos com os nossos clientes da PontoTel.

Faça treinamentos por videochamada

Adotar o controle de ponto em meio à pandemia já é uma tarefa difícil,

treinar as pessoas que vão lidar com ele deve ser ainda mais, certo?

Errado! Você sabia que a implantação do sistema PontoTel é feita total-

mente de forma online?

Já estávamos preparados para isso muito tempo antes de precisar-

mos ficar em quarentena. E não é nada de treinamento com robôs não,
temos um time de especialistas que te acompanham em todo o pro-
cesso de implantação, desde o momento em que sua empresa resolve
fechar uma parceria conosco.

É tudo feito remotamente, assim nem o nosso time nem o da sua em-
presa precisa se deslocar. E claro, não é tudo explicado de uma vez,
nós realmente fazemos a implantação do sistema até que ele este-

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ja 100% funcionando na sua empresa. E o interessante é que no final
da implantação o seu time ganha um certificado comprovando que ele
é especialista no sistema PontoTel.
Treine os líderes para gerenciar as equipes
à distância
Depois de um treinamento inicial, claro que o conhecimento não pode
apenas ficar retido no RH e precisa ser diluído entre outros setores
da empresa que vão utilizar o sistema. Então, o ideal é que depois
de decidir a ferramenta e fazer os primeiros passos da implantação,
sejam passados para os líderes o que eles deverão fazer no sistema
e como eles deverão gerenciar suas equipes remotamente.
Como por exemplo, o que é necessário acompanhar, como eles podem
adicionar dispensas, entre outras coisas.
Crie um documento de perguntas e respostas
Claro que no ínicio vão surgir muitas dúvidas, por isso é importante
criar um documento que fique à disposição de todos com as principais
perguntas e respostas dos colaboradores, em relação ao novo sistema.
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No sistema PontoTel temos um suporte online, nele nossos clientes
encontram exatamente tudo sobre o sistema, com tutoriais, vídeos
e passo a passo de todas as funções, isso acaba facilitando bastan-
te a rotina de uma empresa que não precisa se preocupar em ligar
para o suporte, basta acessar e encontrar a solução para a sua dúvida
em minutos.
Crie um documento com regras de uso do sistema
Além do documento com perguntas e respostas, é importante criar
regras de uso do sistema. Com isso, destacar qual é o papel dos gesto-
res em relação à folha de seus colaboradores e o que é função apenas
do RH.
Também é importante definir datas para o fechamento de folha,
isso quer dizer, datas mensais de quando deve ser feito o tratamento
da folha, quais procedimentos para justificativas e atestados, entre ou-
tros passos da gestão de folha.
Se a sua empresa está implantando o controle de ponto agora, o ideal
é que tudo seja dividido em processos, dessa forma sua empresa ga-
rante o sucesso da gestão de ponto com o novo sistema.
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Prepare seu sistema para diversos sindicatos

Mesmo a legislação trabalhista brasileira sendo tão ampla, ela ainda é defasada em algumas
questões, por isso, é bem comum no Brasil existirem os acordos e as convenções coletivas
de diversas categorias profissionais.

Dependendo de qual for a sua, é importante que o seu novo sistema de ponto esteja configurado
de acordo com essas regras, por exemplo pode ser que no trabalho aos sábados uma hora extra
de determinada categoria seja equivalente a duas em outra. É importante ter isso muito bem
definido ao fazer a configuração do seu novo sistema.

Faça a integração de cadastros

Quem trabalha em uma grande empresa sabe que ela possui um grande fluxo de entrada e saída
de colaboradores, agora, imagina ter que adicionar no sistema de ponto cada cadastro manual-
mente toda vez que isso acontecer.

É um grande trabalho e pode gerar erros no cadastramento dos dados. Por isso, você precisa
garantir que o sistema de ponto faça a integração de cadastros dos colaboradores de outros
sistemas, sem que sua equipe de RH precise ficar adicionando manualmente.

Dessa forma você ganha bastante agilidade e tem menos preocupações ao cadastrar seus cola-
boradores no novo sistema de ponto.

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Single Sign-on
Alguma empresas fazem o uso de Single Sign-on (SSO), esse recurso
dispensa o uso de senhas, e faz com que ao entrar em sua máquina
o colaborador já seja reconhecido, sem precisar digitar sua senha.
É importante que o sistema de ponto já tenha esse recurso e faça
integração caso a sua empresa utilize, assim reduz o trabalho de ter
que administrar diversas senhas, ou lidar com o esquecimento de se-
nha dos colaboradores. Ele só precisa acessar sua máquina e pronto,
já será reconhecido pelo sistema de ponto.
Finalize o banco de horas
Ao começar em um novo sistema de ponto, é conveniente finalizar o
ciclo de banco de horas atual e começar um novo, com o sistema novo.
Por exemplo, se antes sua empresa utilizava o sistema de planilha
de banco de horas, é preciso compensar essas horas fazendo o pa-
gamento das horas extras ou concedendo folgas, para que ao iniciar
no sistema novo sua empresa comece um novo ciclo e a contagem se
inicie do zero.
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Faça o treinamento do suporte
Ser especialista no sistema é importante para resolver qualquer pro-
blema que possa aparecer, por isso, não deixe de fazer um treinamento
completo de suporte para o seu novo sistema.
Garanta que todas as informações que você necessitar vão ser encon-
tradas de forma rápida para que sua empresa não precise parar a mar-
cação do ponto se aparecer qualquer problema.
Integre com a folha de pagamento
Quem trabalha fazendo folha de pagamento sabe o quanto os eventos
da folha de ponto interferem no cálculo da remuneração dos colabora-
dores: horas extras, adicional noturno, faltas injustificadas, são muitas
coisas que podem acrescentar ou diminuir o valor a ser recebido pelo
colaborador.
Por isso, as informações de jornada dos colaboradores precisam ser
muito completas. E além de serem completas, é necessário que elas
cheguem ao sistema de folha de pagamento de forma correta, e a me-
lhor maneira de se fazer isso é tendo o controle de ponto integrado
à folha de pagamento. Assim todo mês o seu RH só precisa exportar
as informações de um lugar para o outro, sem precisar sofrer com isso.
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 comece a bater ponto
Agora chegamos a parte mais interessante desse material, foi uma Divida a marcação de ponto em grupos
grande jornada até aqui. Mas, calma, você com certeza sairá desse
ebook um especialista em implantação de ponto na sua empresa. Como dissemos ao longo desse ebook, a implantação do ponto não
pode ser feita de uma hora para outra, por isso, é uma boa ideia sua
empresa fazer um cronograma de fases do controle de ponto. Fazer
Depois de ver tudo o que sua empresa precisa fazer antes de começar
com que um grupo comece primeiro, depois outro, até que toda a sua
a bater o ponto, chegou a hora de ver o que será feito durante a mar-
empresa esteja realizando a marcação.
cação e depois das marcações. Vamos lá.

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E não sabemos qual ferramenta você escolheu, mas com certeza,
a PontoTel pode ser a sua grande aliada, pois temos como efetuar
a marcação por diversos meios. Sua empresa pode realizar a marcação
através de um smartphone, um tablet ou até mesmo um computador,
o que não faltam são meios de marcação, é só escolher qual é o melhor
para a sua empresa.
Comece a tratar pontos
Após as marcações feitas, chegou a hora de tratar os pontos.
Dizem que essa é uma das piores fases do fechamento de folha,
e realmente, se a sua empresa ainda utiliza sistemas antigos esse
pode ser um problema.
Mas a boa notícia é que em um sistema de ponto online isso pode ser
muito mais fácil, pois ele possui ferramentas que facilitam essa tare-
fa, imagina corrigir pontos de diversos colaboradores de uma vez só,
ou não precisar ficar calculando as horas para fazer o apontamento.
Esse é o intuito dessa ferramenta, facilitar o dia a dia do RH.
Sem contar que ao longo dos dias, sua empresa pode ir acompa-
nhando a jornada dos colaboradores e não precisa esperar o fecha-
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mento de folha para captar os dados, eles podem ser consultados
em qualquer hora.
Travamento e autogestão da folha
Uma das coisas que podem ajudar bastante a fase do tratamento
do ponto é fazê-lo em duas etapas, pode ser entre funcionário e gestor,
ou entre gestor e RH. Essa é uma função do sistema PontoTel, funcio-
na da seguinte forma: uma empresa pode conceder aos funcionários
acesso à sua folha para que ele mesmo faça a gestão de seu ponto,
ele pode adicionar pendências na folha como justificativas de faltas
e atrasos e até mesmo horas extras. E não se preocupe, esse acesso
é limitado e os colaboradores só podem fazer correções simples
em sua folha, e toda alteração dele fica gravada no sistema.
Após isso, ele trava a folha para que não possa mais ser alterada
e envia a folha para o gestor conferir, se estiver tudo certo é só o ges-
tor confirmar o travamento e enviar para o RH. Isso facilita bastante
o processo pois, o próprio colaborador já insere as pendências sem que
o gestor ou o RH precise ficar questionando.
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 Uma outra forma de fazer esse travamento é entre os gestores e o RH,
ele funciona igual ao método anterior, mas nesse caso, os gestores
que fazem todo o tratamento do ponto de seus liderados para depois
travar a folha e enviar para o RH.

Por isso, é muito importante ter aquele documento com as regras

que falamos no tópico da implantação de sistema, assim todos fi-
cam cientes dos prazos, do que não pode ser feito e criam disciplina
em relação à gestão das folhas. As duas etapas dão super certo, agora
basta escolher qual é a melhor forma para sua empresa.

Antes de fecharmos esse trecho, temos que ressaltar que

uma boa comunicação também ajuda nesses momentos,
sua empresa precisa criar o hábito de enviar lembretes do travamento
de folha aos gestores e colaboradores, por mais que seja uma obriga-
ção, enviar lembretes pode ser bastante simpático e evita o esqueci-
mento.

Faça uma boa gestão de atestados

A coisa mais comum dentro das empresas é ter que lidar

com os atestados dos colaboradores. Mas nesse atual momen-
to da pandemia do novo coronavírus, é possível que os atestados

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se multipliquem. Agora, imagine o seu RH tendo uma pilha enorme de-
les para analisar e arquivar, muito ultrapassado isso não é?
A saída é pedir que os colaboradores enviem uma versão digitaliza-
da do atestado e que o RH possa inseri-los diretamente no sistema
de ponto, assim a ausência daquele dia já é justificada. Sem contar que
em um sistema online, inserir uma dispensa é algo muito fácil, e o seu
RH não vai perder muito tempo para fazer essa tarefa.
Faça uma boa organização das férias
Assim que o colaborador é inserido no novo sistema de ponto, os dias
que faltam para as férias dele começam a ser computados, como não
é possível “dar baixa nas férias” assim como no caso do banco de ho-
ras, é importante consultar sempre na folha de pagamento a contagem
real de dias. Mas, claro, assim que os colaboradores tirarem suas férias
tudo começa a ser computado do zero e os dados ficam mais precisos.
Para isso, você vai precisar de um sistema inteligente que já faça
uma média das férias de acordo com a frequência dos colaboradores.
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Férias coletivas
Aproveitando que estamos falando sobre férias, é importante ressaltar
que nesse momento de pandemia, a saída que muitas empresas estão
encontrando é inserir férias coletivas para os colaboradores. No siste-
ma PontoTel isso fica muito mais fácil, pois é possível inseri-las para
diversos colaboradores, sem precisar ficar adicionando um por um.
Sem contar que assim sua empresa garante o registro dessas informa-
ções mantendo tudo às claras.
Agora sim, chegamos a última parte da nossa saga de controle de pon-
to: o fechamento.
Realize o fechamento
Uma pilha de folhas de ponto para conferir ou uma planilha
que o cálculo insiste em dar a mensagem #ERRO farão parte do passado
da sua empresa quando ela adotar o controle de ponto inteligente.
Assim que sua equipe conferir as folhas e realizar o tratamento
dos pontos, todas as horas já vão sendo calculadas e sabe quanto
tempo você vai demorar para tirar os apontamentos? Minutos!
23
O sistema PontoTel possui um recurso muito rápido, após tratar os pon-
tos basta apertar o botão de processar apontamentos e fim, as infor-
mações estão prontas para serem enviadas para a folha de pagamen-
to. É tão simples que nem temos muito o que falar nesse trecho.

Após tudo isso você já deve ter percebido o quanto o sistema

da PontoTel pode ajudar a sua empresa ao implantar o sistema
de ponto, garanto que muitos processos que antes eram burocrá-
ticos e demorados serão feitos de forma muito mais rápida quando
a sua empresa começar a realizar a marcação de frequência
dos colaboradores.

Gastos com horas extras que não existiram? Passivos trabalhistas

por falta de controle de horas? Isso vai ficar para trás e garantimos
que além de ter redução de custos, o controle também contribuirá
para o sucesso de sua cultura organizacional, trazendo transparência,
flexibilidade e colaboração.

Se você quer saber a opinião de quem já adotou o PontoTel e teve esses

benefícios na prática, veja na próxima página!

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Confira alguns depoimentos de quem já utiliza melhor, já que os números foram expressivos e temos apenas cerca
o PontoTel de 80% dos nosso postos”.

Implantar um controle de ponto na sua empresa não é uma tarefa

Claro, não poderíamos deixar de falar sobre a otimização de proces-
impossível, e quem diz isso é o próprio Time do RH do Ifood,
sos que a PontoTel vai trazer para sua empresa, a Samhi empresa
um dos nossos maiores cases de sucesso, confira:
de terceirização de serviços e mão de obra, pode nos contar como
foi isso para ela.
“A PontoTel foi fundamental para a autogestão do ponto no ifood,
pois permitiu que fizéssemos esse processo por etapas. Sempre houve
“Um dos principais motivos por adotar o PontoTel era a otimização do
uma resistência por parte dos colaboradores, que acreditavam que
processo operacional que o sistema oferecia. Se antes eu demorava
o controle de ponto era algo desnecessário em
2 semanas para fazer o fechamento do ponto hoje eu demoro 1 dia,
eu otimizei 90% de todo meu processo operacional. Mas não foi só isso,
suas rotinas. Até certo ponto isso era verdade, uma vez que o antigo
hoje eu tenho controle de tudo que acontece na empresa, ou seja eu
sistema não era nada funcional e só dava mais trabalho tanto para
tenho controle de faltas, atrasos e horas extras, e isso proporcionou
os funcionários quanto para o RH”.
uma redução de custo direto em apontamento de faltas. Eu diria que
só com a redução de custo com benefícios foi em torno de 3% à 4%.”
Economia na folha de pagamento? Também temos, veja o que a em-
presa de segurança e terceirização Intersept nos diz sobre isso.

“Ao otimizar o meu processo de controle de ponto eu tive uma redu-

ção de custo direto de aproximadamente 83%, enquanto na folha
de pagamento a estimativa é de 2,15%. O resultado alcançado foi exce-
lente para a Intersept, e tenho certeza que ao fim do projeto será ainda

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 conheça a PontoTel

A PontoTel é uma das líderes de controle de ponto, está presente Não perca tempo e agende uma demonstração do sistema, ligue agora
há muitos anos no mercado e a cada dia conquista a confiança de em- mesmo:
presas de todos os setores. (11) 4858-9914 ou se preferir preencha o formulário
para entrarmos em contato.
Não fazemos apenas as marcações de ponto, entregamos um siste-
ma robusto de controle de frequência, que possibilita a sua empre-
sa fazer a gestão de férias, banco de horas, adicionais, horas extras,
faltas e muito mais. Um sistema completo que otimiza os processos
do seu RH e ainda mantêm a sua empresa legalmente protegida.

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