Introdução

A administração de uma empresa pode ser incrivelmente

impressionante para os empreendedores. Seus dias de
trabalho estão repletos de reuniões, telefonemas,
respostas a e-mails, criação e manutenção de um plano de
marketing e solução de problemas técnicos que surgirem.
Dominar as habilidades de gerenciamento de tempo é uma
função essencial se eles querem que seus negócios
tenham sucesso. Ser produtivo e eficaz no gerenciamento
do tempo não significa trabalhar mais, mas encontrar uma
maneira de trabalhar com mais inteligência. Quando você
pode encontrar uma maneira de gerenciar melhor seu
tempo, verá que sua empresa está muito mais tranqüila e
notará um aumento dramático em sua produtividade diária.

O tempo é uma mercadoria perecível para todos, não

apenas para os empreendedores, e uma vez perdido, você
não pode recuperá-lo. Esteja você se reunindo com um
cliente para fechar um negócio ou se preparando para
lançar um novo produto, o tempo é o fator crítico para
determinar se o seu negócio será ou não bem-sucedido ou
não. Infelizmente, a realidade é que você não pode
adicionar mais horas ao seu dia. Em vez disso, você
precisa dominar a arte do gerenciamento de tempo eficaz
para garantir que você faça o máximo durante o tempo que
lhe foi atribuído.

Como proprietário de uma pequena empresa, você precisa

dominar o gerenciamento de tempo e aumentar sua
produtividade se quiser alcançar seus objetivos de negócios
e ter sucesso. Com um sistema melhor para gerenciar seu
tempo, você pode controlar tudo o que precisa realizar em
um dia sem estresse, deixando mais tempo para gastar nas
tarefas que o ajudarão a expandir seus negócios e aumentar
seus lucros.
Todos temos as mesmas 24 horas do dia. No entanto, não
é incomum que algumas pessoas realizem mais durante
seus dias do que outras. Isso ocorre porque as pessoas
produtivas são melhores em gerenciar seu tempo. Mesmo
com prazos iminentes e pressões de clientes, aqueles que
obtêm altos resultados raramente ficam aquém de seus
horários. Com gerenciamento de tempo suficiente, você
pode realizar mais trabalhos em menos tempo. Aqui estão
cinco segredos de produtividade que você pode usar para
realizar mais tarefas durante o dia, controlar o seu tempo e
obter maior sucesso.

1. Terceirize o trabalho não

essencial
Como proprietário de uma empresa, é crucial que você
entenda quais de suas tarefas você pode terceirizar para
outra pessoa. Essas são as tarefas da sua agenda diária
que são urgentes por não serem importantes. A
terceirização de tarefas de trabalho não essenciais para
outros profissionais é uma maneira extremamente eficaz
para os empreendedores dominarem o gerenciamento de
tempo em suas operações diárias.

Por exemplo, se você possui muitas tarefas administrativas,

pode ser extremamente demorado da sua parte lidar com
essas tarefas. Embora essas tarefas não levem a mais lucros
ou crescimento para sua empresa, elas são tarefas que
ainda precisam ser realizadas, portanto, seus negócios
funcionam com mais eficiência. Como proprietário de uma
empresa, é melhor gastar tempo trabalhando em tarefas e
atividades que levarão a um aumento nos lucros. A
terceirização desses tipos de tarefas domésticas, porém
necessárias, pode ajudá-lo a fazer isso.

Graças à Internet, é muito mais fácil e acessível para as

empresas delegar mais tarefas a profissionais qualificados.
Com apenas um clique do mouse, você pode atribuir
essas tarefas para freelancers experientes localizados em
todo o mundo. Existem vários sites onde você pode se
conectar com freelancers para ajudá-lo a lidar com tarefas
de negócios. Depois de terceirizar as tarefas de rotina do
seu negócio, você terá mais tempo para se concentrar no
gerenciamento do seu tempo, para que possa ser mais
produtivo.

2. Empregue a regra 80/20 para

gerenciamento de tempos
Se você já frequentou uma classe executiva, conhece a
regra 80/20 ou o Princípio de Pareto. Se você não sabe o
que é, o Princípio de Pareto é uma teoria desenvolvida em
1906 pelo economista italiano Vilfredo Pareto que afirma
que 80% da produção de uma determinada situação ou
sistema é entregue por 20% da entrada. Então, como essa
regra pode ser implementada para ajudá-lo a gerenciar
melhor seu tempo e aumentar sua produtividade? Quando
se trata de gerenciamento de tempo, envolve completar
80% de suas tarefas usando apenas 20% do tempo que
você possui.

O princípio defende a delegação dessas tarefas

incrivelmente demoradas, mas que geram menos receita
para os seus negócios do que outros empregos. Isso
permitirá que você concentre seu tempo e energia
trabalhando nas tarefas que trarão mais dinheiro para seus
negócios. Ao priorizar sua lista de tarefas, lembre-se de que
seus níveis de energia e produtividade tendem a flutuar ao
longo do dia. Para dominar com êxito a regra 80/20, você
precisa se concentrar em concluir as tarefas essenciais dos
negócios durante os períodos em que é mais produtivo.
Você pode usar as regras 80/20 de várias maneiras
diferentes para ajudá-lo a aumentar sua produtividade. Se
você olhar atentamente para sua lista de tarefas, as
chances são de que apenas algumas tarefas estejam
relacionadas a questões importantes. Embora seja
satisfatório resolver um grande número de problemas
menores, a regra 80/20 sugere que, em vez disso, você se
concentre nos poucos itens mais importantes e que gerarão
os resultados mais significativos para o seu negócio.
Embora sua lista de tarefas a fazer não seja muito menor
no final do dia, você estará praticando uma priorização
eficaz.

3. Gerencie sua energia, não seu

tempo
Uma maneira de gerenciar seu tempo e aumentar sua
produtividade durante o dia é gerenciando sua energia e
não seu tempo. Se você sabe que é mais produtivo pela
manhã, pode planejar realizar o trabalho em sua lista de
tarefas que requer toda a extensão de suas competências
pela manhã, em vez de tentar alcançá-las à tarde, quando
sua energia pode estar atrasado. Isso libera suas tardes
para agendar o trabalho que não precisa tanto do seu
poder cerebral para realizar quando você sabe que seus
níveis de energia estão mais baixos.

Se você normalmente gerencia seu tempo criando e

priorizando listas de tarefas e agendando um tempo dedicado
para cada uma dessas tarefas, você sabe como é fácil ficar
descarrilado durante o dia. Uma única conversa ou e-mail
pode rapidamente quebrar seu foco ou reorganizar
completamente seu dia. Ao gerenciar sua energia, você pode
obter o melhor desempenho para qualquer atividade que
surgir. Você pode obter resultados muito superiores ao longo
do
ganhos incrementais que você pode obter de outras
técnicas de gerenciamento de tempo.

O uso desse método de gerenciamento de tempo

depende da sua compreensão de quais pontos do dia
você está idealmente pronto para trabalhar. Segundo Alex
Pang, o autor ou Rest, as pessoas são mais produtivas
quando trabalham em intervalos de quatro horas. Isso
significa que você precisa garantir que agende seu
trabalho essencial nas quatro horas em que obtém o
máximo desempenho.

4. Encontre maneiras de
automatizar
Uma pesquisa recente mostrou que empresários e
gerentes de negócios passam 68% de seus dias
trabalhando em tarefas administrativas. É muito tempo
para trabalhar em algo que não contribui diretamente para
o crescimento da empresa. A melhor maneira de reduzir
essa quantidade de tempo é com inteligência artificial.
Agora, a IA pode automatizar muitos processos
necessários para executar um negócio, incluindo tarefas
administrativas. Por exemplo, os chatbots podem lidar com
milhares de consultas por dia sem envolver seres
humanos. Depois, há o AiDA, Assistente de Design de
Inteligência Artificial, que pode ajudá-lo a criar um site em
poucos minutos, eliminando o processo mais doloroso de
criar um site da empresa.

Quando você pode remover essas tarefas domésticas, mas

necessárias, da sua agenda diária, pode liberar seu tempo
para se concentrar em tarefas mais críticas que ajudarão
você a expandir seus negócios e aumentar os lucros. Além
disso, espera-se que a IA seja usada para encontrar
soluções para os processos de negócios mais complexos
que você pode enfrentar. Isso reduzirá significativamente
a quantidade de tempo que você gasta tomando
importantes decisões de negócios, o que, por sua vez,
melhora significativamente a eficiência de seus negócios.

Segundo uma pesquisa recente, 78% dos empresários

disseram que, no futuro, confiariam nos conselhos que
receberem dos sistemas de inteligência artificial na tomada
de decisões. Além disso, há um monte de aplicativos de
rastreamento de tempo alimentados por inteligência
artificial que podem ajudá-lo a concluir tarefas essenciais
em sua lista de tarefas diárias e semanais. Essas
ferramentas de rastreamento de tempo são muito úteis
para ajudá-lo a aumentar sua produtividade e alcançar
seus objetivos.

5. Pare de multitarefa
Muitas pessoas acreditam que a multitarefa é uma
habilidade essencial que você precisa dominar para ter
sucesso. Embora possa parecer uma ótima maneira de
fazer uma tonelada de coisas ao mesmo tempo, a pesquisa
mostra que nosso cérebro não é tão bom em multitarefa
quanto poderíamos pensar. Alguns pesquisadores sugerem
que nossa produtividade é reduzida em 40% quando
tentamos fazer várias tarefas ao mesmo tempo.
Infelizmente, quando tentamos fazer várias tarefas ao
mesmo tempo, mudamos rapidamente nossa atenção e
foco de uma tarefa para a outra, o que torna mais
desafiador diminuir as distrações e criar bloqueios mentais
que acabam atrapalhando você.

Ao tentar trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo, você

pode perder o foco necessário para concluir as tarefas
adequadamente. A alternância entre várias tarefas
interrompe sua concentração, o que acaba exigindo mais
tempo para voltar e trabalhar em um trabalho de onde você
parou. Quando você salta de uma tarefa
para o próximo, você perde mais tempo porque seu cérebro
precisa se concentrar novamente na atividade essencial que
deve ser concluída. A multitarefa também pode levar ao
excesso de estimulação da função cerebral, o que pode levar
à perda de memória. Quando você tem muita informação
inundando seu cérebro de uma só vez, sua mente não
consegue diferenciar entre o que é essencial e o que não é,
o que pode afetar negativamente sua memória.

A multitarefa afeta significativamente seu processo de

controle executivo humano. Esse processo possui duas
fases distintas que devem estar ativas antes que você
possa alternar tarefas. A primeira etapa do processo é
conhecida como 'mudança de meta', que permite descartar
uma atividade em favor de uma atividade diferente. O
segundo estágio, que é a fase complementar de 'ativação
de regra', desativa as regras da tarefa anterior e ativa um
novo conjunto de regras. Ambos os processos levam tempo
para implantar a opção de tarefa.

Embora o custo real de alternar entre uma única tarefa seja

pequeno, o custo de alternar entre várias tarefas acaba
aumentando em muito tempo. Embora o pensamento de
multitarefa possa parecer um uso eficiente do seu tempo,
na realidade nem sempre é verdade. Se você realizar
multitarefas com muita frequência, poderá levar muito mais
tempo para concluir as tarefas em sua lista de tarefas.
Muitos estudos demonstraram que o envolvimento em
multitarefa ao longo do dia pode acabar custando 40% do
seu tempo produtivo. Se você deseja aumentar sua
produtividade, precisará interromper a multitarefa.
Conclusão
Esteja você no início de sua jornada como empreendedor
ou profissional experiente, sempre poderá trabalhar em
suas habilidades de gerenciamento de tempo e aumentar
sua produtividade. Existem várias maneiras de começar a
dominar suas habilidades de gerenciamento de tempo.
Esses segredos da produtividade são apenas alguns dos
que podem ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo diário e
aumentar sua produtividade.

Não importa qual seja a sua paixão, você precisa revisitar

os princípios do gerenciamento de tempo, porque as
habilidades efetivas de gerenciamento de tempo
costumam ser a melhor vantagem competitiva que você
tem em relação à concorrência. Você nunca terá mais de
24 horas por dia, por isso precisa aprender a trabalhar
mais, não de maneira mais inteligente, se quiser melhorar
sua produtividade e trabalhar menos enquanto obtém
mais.