GUIA PRÁTICO:

GESTÃO DE TEMPO
PARA EMPRESAS
Introdução 3
Planejamento 5
Prioridades 10
Início 14
Aplicativos 17
Conclusão 23
Sobre a 99 25
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

Se existe uma máxima pra lá de batida quando falamos sobre

negócios, com certeza é “tempo é dinheiro”. Ela é usada à exaustão
por aqueles que querem demonstrar que fazer um planejamento
detalhado das atividades do dia ou de um período é uma maneira
eficaz de controlar gastos e melhorar as finanças.

O clichê tem uma base tão real que hoje trabalha-se com a ideia
de gestão de tempo. Neste e-book, vamos te mostrar que definir
prioridades para as tarefas, utilizar um agendamento prévio e
delimitado de ações e trabalhar com cronogramas sólidos é o
melhor caminho para deixar seu dia e a rotina da sua empresa
mais produtiva.

Além disso, também vamos oferecer dicas de ferramentas

tecnológicas que irão te ajudar na tarefa de transformar o relógio e
o calendário em aliados do seu negócio. Ficou interessado? Confira!

4
PLANEJAMENTO
 PLANEJAMENTO

Planejamento é o passo número um de qualquer

atividade que exige atenção dos gestores — seja
na preparação de gastos, de investimentos, de
logística e, claro, de tempo.

Mas como planejar atividades a realizar por dia,

hora, mês ou ano?

DEFINA METAS

Para definir metas, é preciso olhar para o futuro

a curto, médio e longo prazos, avaliando quais
ações devem ser tomadas para conquistar
seus objetivos. Por isso, é importante focar em
objetivos reais, iniciando dos maiores para
os menores.

6
 PLANEJAMENTO

Comece com o planejamento a longo prazo, como o da implementação de um novo software de gestão
que deve ser realizada em seis meses, por exemplo.

Dentro desse período, assinale cada etapa do percurso de acordo com os próprios passos dessa
implementação — como treinamentos, instalação de equipamentos e testes.

Em seguida, foque nas tarefas de médio e curto prazos. Agende reuniões que precisam ser feitas em uma
semana, por exemplo, e determine, de antemão, qual tempo deverá ser dedicado a cada uma delas. Por
fim, faça seu cronograma diário: elabore uma lista de atividades a realizar em cada período do dia e o
tempo de duração de cada uma.

Não se esqueça de considerar os intervalos para descanso!

Eles são importantes para manter em alta a sua capacidade de produzir, servindo como um momento de
reabastecimento de energias. Mesmo sendo períodos livres, eles também devem ser cronometrados para
não se tornarem excessivos.

7
 PLANEJAMENTO

CRIE CRONOGRAMAS COMPARTILHADOS

Controlar seu próprio tempo como gestor é importante, mas essa ação só será totalmente eficiente
se a sua equipe seguir o exemplo. Por isso, vale compartilhar calendários e cronogramas com o time,
principalmente em tarefas e projetos que exigem atuação em grupo.

Esse planejamento do tempo da equipe, portanto, nunca deve ser feito de forma vertical. Elabore seu
calendário com todos os que participarão do projeto, levando em consideração a disponibilidade e a
capacidade de produção de cada um.

Para que o controle seja mais efetivo, invista na subdivisão de tarefas em pequenos deadlines dados de
forma individual. Assim, o funcionário A saberá que precisa entregar a parte que lhe cabe em 5 dias para
que, dessa forma, o funcionário B possa iniciar a sua etapa do projeto. Esse encadeamento das atividades
torna o trabalho mais objetivo e fortalece o cumprimento de regras preestabelecidas.

Afinal, caso um funcionário atrase sua entrega, ele comprometerá o cronograma de toda a equipe.

8
 PLANEJAMENTO

SEJA REALISTA

Conhecer e planejar o tempo que você despenderá nas suas próximas ações, assim como ter controle
sobre o cronograma da sua equipe é importante para que você possa vislumbrar como será seu dia a dia
de trabalho. No entanto, na hora de definir ações e colocar a mão na massa, é importante não se iludir,
acreditando que dará conta de todas as tarefas pendentes em um curto espaço de tempo. Por isso, é
importante traçar prazos realistas e, mais importante ainda, tomar uma ação de cada vez.

Embora o conceito de “multitarefas” esteja se alastrando, ele ainda não é totalmente correto para
designar a capacidade humana. Acredite: nós só conseguimos fazer bem nossas atividades quando
realizamos uma por vez.

Portanto, não caia na tentação de unir duas atividades em um mesmo intervalo e não se iluda acreditando
que conseguirá finalizar com excelência duas tarefas complexas em um único dia, por exemplo. Para não
se perder em meio à correria do dia a dia, defina prioridades a cumprir. E é justamente sobre isso que
falaremos no próximo capítulo.

9
PRIORIDADES
 PRIORIDADES

Definir prioridades é elencar tarefas e ações que devem ser colocadas

em ação antes das demais. Essa hierarquização não pode ser feita
de acordo com valores meramente especulativos mas, sobretudo, de
acordo com dois conceitos bem simples: urgência e importância.

A urgência está intimamente ligada a um prazo, um deadline. Se uma

tarefa tem pouco tempo para ser realizada, ela é urgente. Esse tipo
de urgência pode ser oriunda de um planejamento malfeito ou apenas
de um imprevisto.

A importância, por sua vez, está ligada ao valor ou à vantagem que

determinada ação agrega. Afinal, ela implicará em ganhos para a sua
empresa ou para sua vida profissional, demandando grande atenção
e esforço para ser realizada. Para elencar suas prioridades, portanto,
é preciso conjugar esses dois fatores e hierarquizar suas ações de
acordo com essa ordem.

11
 PRIORIDADES

ATIVIDADES URGENTES E IMPORTANTES

Elas têm prazo apertado e seus desdobramentos vão afetar de maneira decisiva sua rotina, da sua equipe
e até mesmo o equilíbrio financeiro da empresa. Elas exigem foco imediato e precisam de uma resolução
rápida. Por isso, devem estar no topo das suas prioridades. No entanto, elas não podem ser a maior
parte das suas tarefas. Devem corresponder a, no máximo, 20% do seu cronograma. Afinal, devido à sua
importância, devem ser realizadas seguindo um rígido planejamento e controle.

ATIVIDADES URGENTES E NÃO IMPORTANTES

São aquelas que surgem de imprevistos ou de um descontrole momentâneo do seu cronograma. Embora não
tragam resultados operacionais decisivos, sua não realização pode acarretar em transtornos ou prejuízos.

Para uma produção otimizada, esse tipo de tarefa deve estar restrita a cerca de 15% do seu cronograma.
Para isso, lembre-se de ter foco no planejamento para evitar que tarefas urgentes roubem o lugar das
tarefas essencialmente importantes.

12
 PRIORIDADES

ATIVIDADES NÃO URGENTES MAS IMPORTANTES

As decisões mais importantes do seu dia a dia não podem ser tomadas de supetão ou no improviso.
Por isso, é importante manter as ações decisivas longe da esfera da urgência. Ou seja, faça o que é
extremamente importante com antecedência e planejamento.

É por isso que 60% do seu tempo deve ser dedicado a ações importantes que ainda não são urgentes.

Dessa forma, você consegue dedicar o foco certo para a tarefa, sem ter que lidar com pressão e estresse
desnecessários.

ATIVIDADES NÃO URGENTES E NÃO IMPORTANTES

Os 15% restantes do seu tempo devem ser dedicados a tarefas que não são totalmente importantes
nem urgentes, mas que devem ser realizadas de qualquer forma. Nesse quesito, entram algumas ações
burocráticas, que vão desde a entrega de relatórios simples ou a resposta de e-mails de baixa efetividade.

13
INÍCIO
 INÍCIO

No capítulo anterior, mostramos que elencar

prioridades é essencial para deixar seu dia mais
produtivo. O mais importante dessa hierarquização
é que ela permite que você comece a otimizar
seu tempo de maneira imediata, solucionando
problemas urgentes e importantes primeiro.

No entanto, também é preciso consertar erros

e atrasos que vêm se acumulando para que seu
calendário e as metas não sejam prejudicados.
Pensando nisso, é importante realizar um
levantamento de tarefas em atraso ou com alto
potencial de atraso.

Delegue a função de elencar essas atividades a um

grupo de trabalho e responda a algumas perguntas:

15
 INÍCIO

• Há quanto tempo a tarefa está atrasada?

• Em quanto tempo conseguiremos reverter o atraso?

• Qual é o pessoal e o investimento necessários para reverter o atraso?

• Qual foi o motivo do atraso?

• Esse atraso poderia ter sido previsto e, portanto, evitado?

As três primeiras perguntas irão te levar à resolução de um problema imediato e à elaboração de um novo
cronograma adequado para essa solução. As duas últimas, no entanto, são importantes para que você
entenda o que causou o problema e tome ações efetivas para que ele não se repita. Assim, se seu grupo
de trabalho chegar à conclusão de que um atraso aconteceu porque a equipe responsável por ele foi mal
dimensionada, você irá saber que, em ações similares, você precisará de uma equipe maior para lidar
com aquela ação.

16
APLICATIVOS
 APLICATIVOS

Até aqui falamos de ações gerenciais para

deixar a sua gestão de tempo mais efetiva:
estabelecer metas, criar prioridades, ter um
cronograma compartilhado e tomar ações
de correção imediatas. Agora chegou a hora
de falarmos sobre como a tecnologia pode te
ajudar em todas essas tarefas.

Por isso, preparamos uma lista de aplicativos

que vão deixar sua relação com o calendário
e com os horários muito mais saudável.
Confira!

18
 APLICATIVOS

99CORPORATIVO

O deslocamento de funcionários para encontros de trabalho, reuniões e treinamentos é uma realidade da

sua empresa e traz custos — além de onerar seu tempo produtivo.

Por isso, na hora de escolher o transporte, é preciso encontrar soluções rápidas e eficientes.

Uma boa dica é o 99Corporativo, um aplicativo voltado para empresas que traz uma série de vantagens
para pessoas jurídicas. A primeira delas tem a ver com o próprio tempo: táxis pedidos pelo aplicativo
chegam em, no máximo, cinco minutos.

Além disso, sua empresa consegue ver o perfil do motorista com antecedência, o tempo e o valor
estimados do trajeto e, por fim, recebe um relatório detalhado da corrida.

Com essas informações, você pode planejar melhor os deslocamentos futuros dos seus colaboradores e
conseguir bons descontos.

19
 APLICATIVOS

DROPBOX

Compartilhar arquivos pode ser uma grande dor de cabeça — em especial quando eles são pesados e não
podem ser enviados via e-mail.

Até pouco tempo atrás, era preciso salvar arquivos em DVD, pendrive ou HD externo, enviá-lo para o
destinatário para que esse, enfim, copiasse os dados para sua própria máquina.

Se os funcionários estivessem em localidades diferentes, então, o custo e o tempo de espera subia: era
preciso usar serviços de entrega de motoboys, por exemplo. Hoje, no entanto, é possível usar a própria
internet para compartilhar arquivos importantes — e até mesmo sigilosos.

Em apps como o Dropbox, basta que você cole o arquivo em questão dentro da pasta de um aplicativo
para que ele seja carregado na nuvem, podendo ser acessado por todos que tenham a devida autorização.

Você economiza tempo e dinheiro graças a um sistema bastante simples de troca.

20
 APLICATIVOS

TRELLO

O Trello é uma ferramenta voltada para a

organização de projetos e tarefas, sejam elas
individuais ou em grupo. O grande trunfo desse
aplicativo é fazer uma lista de passos a serem
dados, dividindo as ações em categorias, como “a
fazer”, “sendo feito” e “entregue”.

O sistema, baseado na ideia de “to do list”, é

potencializado pela capacidade do aplicativo
em compartilhar projetos entre várias pessoas,
tudo de maneira fluida, didática e simples.
Dessa forma, cada parte envolvida em um
projeto sabe das suas responsabilidades e das
responsabilidades de seus colegas.

21
 APLICATIVOS

RESCUE TIME

Neste e-book já falamos quão importante é planejar

cada etapa do seu dia, mês e ano. Mas você sabe
quantificar quanto tempo realmente vem gastando nos
seus afazeres diários? O Rescue Time é o aplicativo ideal
para obter essa resposta. Ele acompanha suas atividades
diárias e, ao fim do dia, mostra a exata porcentagem do
tempo que você tem gasto ao enviar e-mails, preencher
relatórios ou até mesmo procrastinar.

Com esse verdadeiro diagnóstico em mãos, você

conseguirá, com muito mais facilidade, identificar os
problemas na distribuição do seu tempo e detectar
tarefas que estão sendo muito mais morosas do
que deveriam.

22
CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Tempo é, de fato, dinheiro. Gerenciá-lo de maneira

planejada e consistente é uma maneira segura de
manter a sua equipe motivada e produtiva. Portanto,
não se esqueça de seguir cada um dos passos
descritos, desde o estabelecimento de metas e
prazos, passando pela criação de um cronograma
compartilhado, até a definição de prioridades.

Resolver pendências de forma ágil também deve

estar no seu foco de ação, evitando assim que
problemas se acumulem e corroam o tempo
produtivo da sua empresa. Por fim, use ferramentas
de gestão e técnicas de acompanhamento que
facilitarão tanto para você como para equipe
manter as demandas entregues em dia. Mãos à
obra e boa sorte!

24
A 99 é o maior aplicativo para pedir táxis pelo celular do Brasil! Fundado
em 2012 por 3 conhecidos geeks da internet brasileira, Paulo Veras
(CEO), Ariel Lambrecht (diretor de produto) e Renato Freitas (diretor de
tecnologia), temos a maior frota de motoristas cadastrados e estamos
presentes em mais de 400 cidades pelo país afora

Além disso, conta com uma solução para empresas, o 99Corporativo

que apresenta um portfólio de mais 2.500 empresas ativas. A solução
corporativa da 99 tem como objetivo reduzir em até 45% os gastos das
empresas com táxi, além de eliminar boletos e processos de reembolso
com transporte, permitindo com que as empresas tenham total controle
e gestão da utilização de táxi dos funcionários.