ORGANIZAO PESSOAL

E
GESTO DO TEMPO
Diogo Ferreira
Abril 2016

Sumrio
1. Apresentao
2. Atividade de Conhecimento Mtuo
3. Tcnicas para inventariao das
atividades desenvolvidas

APRESENTAO

ATIVIDADE:
SE EU FOSSE UMA TAREFA QUAL SERIA?
PORQU?

Tcnicas para inventariao das

atividades desenvolvidas

1 Ano
365 dias
52 Semanas
7 dias
24horas
60 minutos
60 segundos

TEMPO

TEMPO

Qualquer pessoa pode verificar que, ainda que o dia

tivesse 48 horas, nunca se esgotaria tudo o que h para
fazer.

Os novos desafios que as organizaes enfrentam

atualmente obrigam a um planeamento rigoroso do trabalho,
sistematizao de rotinas e eliminao de tarefas
inteis ou perdas de tempo.

TAREFAS

tarefa ||
substantivo feminino
1. Obra ou poro de trabalho que se deve acabar num determinado prazo.
2. Encargo.
3. [Brasil] Medida agrria.
4. [Portugal: Alentejo] Talha, nos lagares, para onde corre o azeite.
5. Talha de barro ou lata.
"tarefas", in Dicionrio Priberam da Lngua Portuguesa [em linha], 2008-2013, https://www.priberam.
pt/DLPO/tarefas [consultado em 01-04-2016].

As Tarefas tm
todas a mesma
frequncia?

Tarefas de Rotina vs Tarefas Pontuais

Para se poder planear e organizar o trabalho
convenientemente, dever-se- comear por elaborar
uma lista de atividades, procedendo a uma anlise
do tempo que se consome diariamente entre tarefas
de rotina e pontuais, aferidas, por exemplo,
semana e ao ms.

EXEMPLO:
TAREFAS DE ROTINA

TEMPO MDIO

Resposta a pedidos de informao por telefone

1 hora x 3 dias = 3 horas/ semana

Arquivo

45 minutos x 5 dias = 03:45 horas/semana

TAREFAS PONTUAIS

TEMPO MDIO

Substituir a rececionista quando esta se atrasa

15 minutos x 2 dias = 00:30 horas/ms

ATIVIDADE

Em
grupos
de
2
ou
3
elementos indique:
6 Tarefas de Rotina
5 Tarefas Pontuais
Indique o Tempo Mdio
para
cada
uma
das
tarefas que indicou

Como hierarquizar
as Tarefas?

Tarefas so hierarquizadas em funo de 3 conceitos - chave:

Prioridade (associada ao grau de importncia)

Grau de urgncia (associado ao prazo de entrega)
Grau

de

complexidade

(relacionado

com

concentrao necessrios sua execuo.

tempo

Tarefas podero ser reunidas em 4 grandes grupos:

1. Prioritrias e urgentes
2. Prioritrias, mas no urgentes
3. Urgentes, mas no prioritrias
4. Nem urgentes, nem prioritrias

Devemos questionar:

Ser esta tarefa imprescindvel neste momento?

Poder acumular-se com outra?
Poder ser feita por outra pessoa e noutro local?
Poder ser feita de forma mais simples e eficaz?

ATIVIDADE

Nos
grupos
formados
anteriormente:
Atribuir a cada tarefa
o grupo a que pertencem
tendo
em
conta
a
prioridade e urgncia

DICA

Evite Marcar
Compromissos

Para o princpio da manh

(deve dar-se, ao menos, uma
margem de segurana de 30
minutos aps o incio do
expediente) ou fim da tarde,
para permitir uma gesto mais
eficaz das tarefas
planificadas e para fazer
face a imprevistos, deixando
tambm intervalos de pelo
menos 15 minutos entre cada
um;
Logo a seguir a uma ausncia
(viagem profissional, frias,
doena, etc.), para permitir
que assuntos sejam
primeiramente postos em dia.

Fim
Obrigado :)