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Matriz de Eisenhower:
Como usá-la para
aumentar a
produtividade

O dia a dia de trabalho depende da execução

de um grande número de tarefas, atividades e
responsabilidades indo além dos projetos atuais
e que estão presentes na maior parte dos
cenários empresariais. A Matriz de Eisenhower é
uma ferramenta que propõe resolver esse
problema, categorizando estas atividades de
acordo com critérios básicos definidos
anteriormente.

Não é raro que estas inúmeras

responsabilidades e tarefas façam com que o
colaborador, gestor ou líder se perca sem saber
definir uma prioridade clara do que deve ser
realizado e o que deve ser deixado para depois.
Ser improdutivo não é a intenção de alguém e a
medida que o dia de trabalho passa, o
atendimento à solicitações urgentes sem uma
definição de prioridades pode fazer com que os
índices de produtividade diminuam ao longo do
tempo.

Quer saber mais sobre a Matriz de Eisenhower e

como essa ferramenta pode ser utilizada para
aumentar a produtividade do seu negócio?
Continue acompanhando a nossa publicação e
descubra!

O que é a Matriz de
Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de
gestão para a organização da rotina, seja de
forma pessoal ou de todo um setor com o intuito
de definir as prioridades das tarefas que
chegam para a execução. Essa definição pode
ser realizada de acordo com o grau de
importância e urgência, sendo os critérios
básicos de análise antes da realização.

Desenvolvida por Dwight Eisenhower, o 34º

presidente dos Estados Unidos da América,
também pode ser conhecida como a matriz
urgente/importante como uma estrutura
simples para classificar tarefas. Ao promover um
gerenciamento da carga de trabalho, o também
general de 5 estrelas era conhecido por seus
incríveis níveis de produtividade com uma boa
abordagem de estabelecimento de metas e
gestão do tempo.

Uma frase clássica de Eisenhower e que serve

como um ótimo conceito para a ferramenta é
que “o que é importante raramente é urgente e
o que é urgente raramente é importante”. Um
ótimo exemplo da importância da aplicação
desta Matriz é no dia a dia empresarial, onde um
gestor possui uma caixa lotada de emails não
respondidos, algumas autorizações para
compra de insumos essenciais ao seu setor e
ainda recebe uma ligação do corpo de diretoria
solicitando mais informações sobre um novo
projeto.

E como elaborar uma Matriz de

Eisenhower?

O primeiro ponto a se levar em consideração na

hora de construir uma Matriz de Eisenhower é
fazê-la de forma simples, prática. O foco
principal desta ferramenta é auxiliar no
processo de execução das atividades e
categorização de prioridades – logo, se a sua
construção for mais complexa do que os
problemas que ela propõe solucionar, algo está
errado.

Primeiramente deve-se construir quatro

quadrantes divididos por dois eixos, como um
plano cartesiano. O eixo vertical representará a
importância das tarefas enquanto o eixo
horizontal representará a urgência. Enumere os
quadrantes de 1 a 4, de acordo com a seguinte
ordem:

1, Urgente e Importante;
2, Não urgente mas importante;
3, Não importante mas urgente;
4, Não importante e não urgente.

O que simboliza cada quadrante?

Esse é um dos tópicos principais na hora de

construir a Matriz de Eisenhower, entender o que
significa cada um dos quadrantes. E junto com
eles, as definições de urgência e importância:

Importância geralmente se relaciona com

objetivos e metas, como um relatório
gerencial ou até decisões sobre o andamento
de um projeto para uma próxima etapa.
Já as urgentes são aquelas que tem um prazo
definido e só fazem sentido se aquele prazo
for cumprido. Um ótimo exemplo é uma
reunião de alinhamento inicial ou uma
inscrição num processo seletivo.

O primeiro quadrante de urgente e importante

geralmente simboliza uma tarefa que deve ser
executada naquele momento pois preenche as
duas condições essenciais para isso acontecer:
urgência e importância. São solicitações de
última hora ou algum tipo de imprevisto, além
de pontos importantes para a rentabilidade da
empresa. Como exemplo, seria a resposta de
um email para concluir uma compra de
insumos essenciais à linha de produção.

O segundo quadrante simboliza as tarefas

importantes, mas que não são urgentes. Assim,
geralmente podem ser planejadas e até cabe
algum tipo de agendamento para solução
posterior. Alguns exemplos podem ser um tipo
de qualificação profissional de longo prazo ou
até o planejamento de meta de negócios, como
uma redução de 20% do orçamento em 6
meses.

O terceiro quadrante já se enquadra nas tarefas

que são urgentes, mas não são importantes. E
de forma pragmática podem ser delegadas
para outra pessoa resolver imediatamente já
que não são importantes o suficiente para exigir
a sua atenção naquele momento. Um colega
que liga solicitando mais informações sobre um
processo interno que impacta a produção é um
exemplo de uma tarefa que pode ser delegada
a outro colaborador que esteja com a agenda
um pouco mais livre.

O quarto quadrante são as tarefas que não são

urgentes e nem são importantes e de forma
direta são tarefas que são consideradas como
desperdícios e que devem ser eliminadas. Um
ótimo exemplo é um colega que chama para
conversar algo fora do âmbito profissional
durante um longo tempo ou até uma tarefa de
aprovação desnecessária enviada de forma
errônea.

Qual a importância e os
benefícios da Matriz de
Eisenhower?
Uma das principais vantagens ao se aplicar
uma Matriz de Eisenhower é a capacidade de
fácil implementação da ferramenta que pode
ser construída até numa folha de papel. Outro
ponto importante é a definição clara das
prioridades, transformando esse tipo de decisão
para um conjunto de regras precisas na sua
aplicação.

Assim, as tarefas que são realmente

importantes e urgentes podem ganhar um nível
a mais de priorização na execução: uma
máquina parada requer uma ação de
manutenção corretiva realizada de forma
urgente e que possui uma grande importância
vide o impacto na linha de produção e na
rentabilidade da empresa.

Os índices de produtividade também se

beneficiam com essa maior organização das
atividades, permitindo também que ocorra uma
maior agilidade na execução de tarefas
urgentes. Uma informação para o fechamento
de uma negociação importante deve ter um
maior nível de atenção e cuidado do que um
email com um modelo de apresentação para
auxiliar um colega de trabalho.

Como aplicar a Matriz de Eisenhower no

dia a dia?

Depois de atribuir as tarefas aos quadrantes

apropriados, outros processos de
gerenciamento de tempo podem auxiliar neste
momento principalmente quando integrados
com a filosofia do Lean Manufacturing. Tarefas
que são importantes e não urgentes como um
planejamento mensal de atividades podem
ganhar um lembrete para um agendamento
posterior.

Seguindo o terceiro quadrante de urgentes mas

não importantes, algumas tarefas podem ser
delegadas automaticamente para outros
membros da equipe como uma aprovação
simples. Assim, ganham algum tipo de
automação para otimizar ainda mais o tempo
de execução dos processos internos.

Outro exemplo interessante é a combinação da

Matriz de Eisenhower com metodologias de
gerenciamento de tempo, como a execução das
tarefas mais complexas primeiro. E essa
atribuição pode combinar com a aplicação de
tecnologia, otimizando ainda mais os
indicadores de produtividade e eficiência da
empresa.

Como a Novidá pode auxiliar no

processo de identificação e priorização
das atividades?

A Novidá possui uma plataforma de alta

tecnologia que une a inteligência artificial e a
internet das coisas para a melhoria contínua
das operações do negócio junto a gestores e
operadores. Tudo isso permite um trabalho mais
transparente e colaborativo, otimizando a
tomada de decisão com dados confiáveis para
a redução de desperdícios.

Com isso, permite um acompanhamento de KPIs

na execução das atividades de acordo com o
planejamento da empresa, tendo inclusive a
capacidade de interação com os colaboradores
por meio do aplicativo. As métricas de
performance em tempo real viabilizam uma
gestão eficiente, com um plano claro de
atividades e entendimento da urgência e da
importância.

Saiba mais!
A Matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta
para o controle e execução de atividades,
permitindo uma visão clara da importância e da
urgência de cada uma. Assim, ao aprender a
priorizar as tarefas de forma eficaz, pode-se
melhorar a eficiência operacional trabalhando
em conjunto para a redução de desperdícios.

Entre em contato com o nosso time de

atendimento e saiba mais sobre como a Novidá
pode auxiliar o seu negócio na melhor execução
de tarefas.

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