HOSPITAL UNIVERSITÁRIO LAURO WANDERLEY

PROGRAMA “5S” DA QUALIDADE

UNIDADE DE PLANEJAMENTO/SUPERINTENDÊNCIA – HULW

Maio/2016
 PROGRAMA “5S” DA QUALIDADE

Equipe da Unidade de Planejamento:

 Alessandro Delmiro
 José Nascimento Assis
 Sérgio Ribeiro dos Santos

Maio/2016
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 SUMÁRIO

1. Introdução 4
2. Benefícios do programa 5S 5
3. Programa 5S 7
3.1 SEIRI – Senso de utilização 8
3.2 SEITON – Senso de ordenação 10
3.3 SEISO – Senso de limpeza 12
3.4 SEIKETSU – Senso de saúde 13
3.5 SHITSURE – Senso de autodisciplina 14
4. Estratégia para implantação do programa 5S 16
5. Modelo do Plano de Ação 5S 19
6. Bibliografias consultadas 20

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1. INTRODUÇÃO

Embora a preocupação com a qualidade seja inerente ao ser humano desde os

tempos remotos, o seu conceito passou a ser evidenciada mais claramente a partir do
período imediatamente após a Revolução Industrial (século XVIII e XIX). No entanto,
para falar da origem do 5S, preciso citar um pouco da história do Japão. Geralmente
associamos a palavra qualidade e similares a símbolos japoneses, e isso se dá
exatamente pelo fato de o Japão ter sido o grande disseminador da qualidade para o
mundo.
A utilidade da ferramenta denominada "Programa 5S" surgiu por volta de 1950,
logo após a 2ª Guerra Mundial, com a necessidade de combater a sujeira das fábricas e
desorganização estrutural sofrida pelo Japão. É possível imaginar um país destruído,
sem recursos e com sua população em pânico, reerguer-se utilizando como base o
programa 5S? Pois bem, daí pode-se parar e pensar na força que essa ferramenta tem
se for bem utilizada neste hospital.

Devido ao sucesso alcançado pelo Japão com essa prática, outros países
começaram a disseminá-la em diversas situações. No Brasil, tudo começou em 1991. O
ramo empresarial foi um dos primeiros a adotar a prática do programa com a
finalidade de otimizar custos com a redução de desperdícios e aumentar a
produtividade.
Neste contexto, os modelos de gestão que estão incorporados nas empresas
têm a finalidade de permanecerem no mercado e de sobressaírem da concorrência
voraz. Os ganhos têm-se mostrado significativos nos casos em que houve sério

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comprometimento da cúpula das empresas na implantação deste modelo. É necessário

engajamento total das pessoas no cumprimento dos objetivos propostos.
Porém, para conseguir essa meta, é preciso muito mais que implantar um
programa; é preciso manter sempre a chama acesa. Isso se chama implementar, ou
seja, manter. Muitas empresas aqui no Brasil talvez não tenham abordado o programa
considerando todos os seus aspectos de influência comportamental, porque isso
implica em mudança de cultura. Essa inadequação acarreta quebra no empenho das
pessoas, fazendo com que o programa pare. No entanto, se a organização
compreender a abrangência do programa 5S e seus benefícios estará colhendo frutos
de qualidade.
Portanto, para qualquer empresa, inclusive uma empresa pública de saúde, que
queira investir seus esforços na qualidade de seus serviços é fundamental aplicar como
base o 5S. Se a prática deste não for possível, fica muito difícil seguir adiante com a
implantação de outros programas de qualidade.

2. BENEFÍCIOS DO PROGRAMA 5S

O que as pessoas e o hospital vão ganhar implantando o 5S? As pessoas se

empenham mais e dedicam-se com mais vigor as atividades, cujo resultado final elas
conhecem e esperam. Logo, é possível descrever o retorno que o desenvolvimento do
Programa 5S terá para oferecer ao hospital em uma lista de benefícios. A
aplicabilidade se dá pelo fato de que os benefícios do programa coincidem com os
objetivos da educação em geral: formar profissionais saudáveis e responsáveis,
capazes de dar continuidade ao seu autodesenvolvimento na empresa EBSERH.
Mas, para que a vontade de obter os benefícios seja espontânea, é preciso que
a prática profissional seja natural e identificada por uma necessidade de busca de
desafios da empregabilidade e do autodesenvolvimento. Portanto, nada de burocracia
e nem autoritarismo. Em um programa de qualidade como este, o que vale é o espírito
de equipe, quando várias pessoas se unem com um objetivo em comum, que, nesse
caso, é exatamente alcançar os benefícios do programa. Então, estas são as
oportunidades que o 5S tem a nos oferecer para melhorarmos o meio em que
trabalhamos:

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 Processos otimizados e racionalizados (com tempo mais otimizado possível,

sequência operacional definida, número de pessoas adequadas ao processo,
estrutura de layout em sequência lógica) visando à produtividade;
 Bem-estar dos trabalhadores;
 Ambiente da qualidade (satisfação);
 Melhoria das habilidades pessoais;
 Promoção do trabalho em equipe;
 Melhoria de relacionamentos interpessoais;
 Higienização física e mental do local de aplicação do programa, tornando-o um
lugar melhor (ambiente mais agradável e sadio);
 Liberação de espaço para diversos fins;
 Reciclagem de recursos escassos;
 Combate à burocracia;
 Redução de custos;
 Eliminação de excessos e desperdícios;
 Acompanhamento do tempo de validade do material guardado (documentos,
matéria-prima, alimentos, remédios, etc.);
 Melhoria da administração do tempo;
 Melhoria do marketing pessoal;
 Maior rapidez para encontrar objetos e informações;
 Aumento da segurança;
 Diminuição do cansaço físico e mental causado pela procura de objetos e
informações;
 Aumento da produtividade e satisfação pessoal e da equipe;
 Melhoria do visual (boa impressão aos clientes e visitantes);
 Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;
 Maior qualidade em serviços;
 Prevenção contra o estresse.
É impressionante como um programa de fácil metodologia pode nos
proporcionar tantos benefícios. Na maioria das vezes, as pessoas estão viciadas com os
maus hábitos corriqueiros do dia-a-dia, que não param para pensar como tudo seria

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melhor se procurassem melhorar o próprio ambiente de trabalho. Essa atitude tão

fundamental chama-se “disciplina” para com novos hábitos. Disciplina é a essência do
último Senso que iremos trabalhar - Autodisciplina - fundamental para que todos os
resultados sejam alcançados.

3. PROGRAMA “5S”

O termo “5S” provém de palavras que em japonês, começam com S: SEIRI,

SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE.

Os ¨5S¨ foram interpretados como “sensos” não só para manter o nome

original do Programa, mas porque refletem a melhor ideia de profunda mudança
comportamental. É preciso “sentir” a vontade de fazer. Assim, adotou-se:
SEIRI SENSO DE UTILIZAÇÃO

SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO

SEISO SENSO DE LIMPEZA

SEIKETSU SENSO DE SAÚDE

SHITSUKE SENSO DE AUTODISCIPLINA

A prática do “5S” é um excelente meio de se conseguir bons resultados de

mudança comportamental, tanto pela revolução que faz nos ambientes de trabalho,
quanto pelo desenvolvimento e comprometimento que gera nas pessoas. Deve ser
aplicada continuamente, independente, da existência ou não de qualquer outra
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ferramenta de melhoria. Promove mudanças positivas nas pessoas, enfatiza o respeito

ao próximo e ao local de trabalho, e por outro lado, demonstra também que a
instituição se preocupa com seus colaboradores.

SEIRI – Senso de Utilização

Consiste em analisar sistematicamente o ambiente de trabalho e classificar

todos os itens (objetos, materiais, relatórios, informações, etc.), segundo critérios de
utilidade ou frequência de uso e, em seguida, retirar do ambiente tudo o que não
precisa estar ali.

Como praticar? Vamos refletir:

i. Você precisa muito de todas as coisas que estão ao seu redor?

ii. Será que você está guardando objetos ou papéis desnecessários?
iii. Alguns desses objetos podem voltar para seus devidos lugares ou todos
precisam continuar aí ao seu lado?
iv. Sabe esse objeto que você não usa mais? Há alguém precisando dele!
v. A propósito, tudo o que está dentro da sua pasta em seu computador é
extremamente necessário?

O que será que o senso de utilização quer nos dizer? Esse senso nada mais é do
que saber definir materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e
dados como necessários e desnecessários. Estes poderão ser reaproveitados em
outros locais ou até mesmo ser descartados.
Agora, é preciso estar atento que "guardar" faz parte do instinto natural de
todos nós. Também temos o hábito de atribuir valor sentimental aos objetos. Daí a
dificuldade enorme de dispensar alguns materiais, mas é preciso ter bom senso e
identificar a causa e o porquê do acúmulo de objetos, papéis e outros materiais.

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FIGURA 1 – Fluxograma do Senso de Utilização

Como Implantar o Senso de Utilização

1. Seguir o Fluxograma acima, para ações de curto prazo, realizando as seguintes

atividades.
 Selecionar e identificar, previamente, as áreas de destino provisório;
 Acionar o setor de patrimônio e a comissão de licitação para uma
eventual doação dos itens sem utilidades para a organização;
 Providenciar para que todos os possíveis interessados tenham
conhecimento dos itens à disposição;
 Selecionar itens de valor para a preservação da memória da
organização. Neste caso definir o local do centro de memória.

2. Persistir na educação a longo prazo.

Vantagens:

 Eliminação de excessos e desperdícios;

 Liberação de espaço;
 Expurgo de informações e controles desnecessários ou ultrapassados;
 Facilidade de trânsito interno;
 Maior senso de organização e economia;
 Aumento de produtividade.

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Questione em seu local de Trabalho:

 Equipamentos, materiais e dados desnecessários;

 Adequação das informações;
 Burocracia;
 Disponibilidade operacional dos equipamentos;
 Utilização do tempo;
 Desperdício no dia a dia;
 Existência de padrões operacionais.

SEITON - Senso de ordenação

O que é exatamente ter senso de organização? Como é que interpretamos esse

senso? Ter Senso de Organização nada mais é que saber definir os locais apropriados e
critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas,
utensílios, informações e dados, com o objetivo de facilitar o uso dos mesmos. É fato
que esse senso facilita o manuseio de equipamentos e ferramentas e torna tudo mais
fácil de ser localizado. Na linguagem popular, referimo-nos a esse ato como "cada
coisa no seu devido lugar".
Nesse senso, é de extrema importância considerar as opiniões das pessoas que
estão inseridas no ambiente de trabalho. Mas, por que essa necessidade? As pessoas
ali inseridas conhecem a rotina de trabalho e, se não levar em conta a opinião delas,
corre-se o risco de gerar um grande retrabalho futuramente e o ambiente ficar muito
desorganizado em função das atividades. Não se pode esquecer que existem pessoas
desorganizadas e que nós devemos auxiliá-las durante a mudança, sem passarmos por
cima de seus princípios, valores e conhecimentos práticos.
Não esquecer também que a identificação de armários, setores,
compartimentos, equipamento e outros faz parte da organização visual. Essa
identificação deve ser trabalhada neste senso, sendo muito importante tomar o
cuidado de evitar a poluição visual do ambiente. Assim, efetuar a arrumação de
objetos, materiais e informações úteis de maneira funcional, possibilita acesso rápido e
fácil.

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Vantagens:

 Rapidez para encontrar documentos, materiais, informações e outros

itens necessários ao trabalho;
 Utilização racional do espaço com melhoria do ambiente físico;
 Melhoria da comunicação, pois, todos poderão encontrar com facilidade
o que foi guardado.

Como Implantar o Senso de Ordenação

Os itens devem ser guardados de acordo com a frequência de uso:

Frequência de Uso Onde Guardar

Toda hora No local de trabalho
Todo dia Próximo ao local de trabalho
Toda semana Almoxarifado
Sem uso previsível Colocar à disposição

 A nomenclatura deve ser padronizada;

 Guardar os objetos de forma que “entra primeiro, sai primeiro”;
 Usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos;
 Guardar objetos diferentes em lugares diferentes;
 Expor visualmente todos os pontos críticos, tais como: locais perigosos,
partes das máquinas que exigem atenção especial, etc.;
 Cuidar para que a comunicação visual seja fácil e rápida. Por exemplo:
 Não escrever frases longas;
 Comunique apenas uma ideia chave por painel;
 Ilustre a ideia com um desenho, preferencialmente.

Questione em seu local de trabalho

 Layout das instalações;

 Layout dos equipamentos;
 Sistema de guarda das ferramentas
 Arquivos;
 Comunicação visual;
 Desobstrução de corredores e passagens;
 Existência de coisas fora do lugar.

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SEISO - Senso de Limpeza

Exercer o senso de limpeza é ter carinho com as coisas que usamos e não forçar
um equipamento, não desperdiçar material, enfim, zelar pela conservação de tudo que
está sob nossa responsabilidade. Dessa forma, cada pessoa deve ter o compromisso de
manter limpo seu local de trabalho antes, durante e após a jornada diária.

Esse senso é de simples aplicação: basta eliminar a sujeira ou objetos estranhos

para manter limpo o ambiente (parede, armários, teto, gaveta, estante, piso, etc.),
bem como manter dados e informações atualizados para garantir a correta tomada de
decisões.
 Ambiente limpo não é o que mais se limpa, mas o que menos se suja.
 O mais importante não é o ato de limpar, mas o ato de “não sujar”.

Como implantar o senso de limpeza

 Identifique e elimine as causas da sujeira e poeira;

 Incentive os colegas a manterem o ambiente limpo;
 Desligue e cubra os equipamentos no final do expediente;
 Mantenha arquivos físicos e lógicos sempre atualizados para que todos
tomem decisões corretas;
 Treinar todos os operadores para que sejam capazes de conhecer
completamente o equipamento que usam;
 Elaborar lista de verificação de todos os pontos do equipamento que
mereçam atenção especial durante a limpeza.

Vantagens:

 Ambiente mais agradável e sadio;

 Bem-estar pessoal;
 Manutenção dos equipamentos;
 Prevenção de acidentes;
 Causa boa impressão aos pacientes e colaboradores;
 Melhoria da imagem interna e externa da instituição.

Observe em seu trabalho

Como está o senso de limpeza/higiene na sua organização? Considere, entre

outros, os seguintes itens:

 Banheiros;
 Postos de Trabalhos;

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 Equipamentos;
 Pisos;
 Emissão de pó
 Vestuários dos empregados, etc.

SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE

Refere-se à preocupação com a saúde nos meios físico, mental e emocional.

Praticar senso de saúde é estar atento ao bem-estar próprio e coletivo, com
preocupação em manter um bom clima organizacional e zelo pela qualidade das
relações de trabalho, importantes fatores de adoecimento quando não cuidados.
Dessa forma, verifica-se a presença desse senso checando a qualidade das
relações pessoais e das condições de higiene do local de trabalho e das áreas comuns.
Ter Senso de Saúde significa criar condições favoráveis à nossa saúde física e mental. É
garantir que o ambiente não seja agressivo e esteja livre de agentes poluentes.
Zelar pela higiene pessoal e ter posicionamento ético, cultivando um clima de
respeito mútuo nas diversas relações é também uma forma de manter boas condições
sanitárias nas áreas comuns.

Como viabilizar o senso de saúde:

a) Eliminar as fontes de perigo;

b) Promover o embelezamento do local de trabalho;
c) Difundir material educativo sobre saúde em geral;
d) Manter excelentes condições de higiene nos banheiros, restaurantes, etc.;
e) Promover durante o período de trabalho, atividades rápidas, para restauração
do equilíbrio físico, mental e emocional.
Vantagens:

Local de trabalho agradável;

Ausência de acidentes;
Economia no combate a doenças (enfoque preventivo);
Empregados saudáveis e bens dispostos.

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SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA

A base fundamental desse senso é ter os empregados comprometidos com o

cumprimento rigoroso dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria
contínua a nível pessoal e organizacional. Indica o momento em que as pessoas se
conscientizam da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as
melhorias alcançadas com a prática dos “S” anteriores, sem descuidar do constante
aperfeiçoamento.
Ter Senso de Autodisciplina é desenvolver o hábito de conservar as melhorias
obtidas, visando sempre a novos desafios. Para que isso ocorra, é preciso cumprir as
normas, procedimentos e regulamentos estabelecidos mesmo que estes sejam
verbais. Esse senso é muito importante para o sucesso do programa. A essa altura, é
preciso querer que o programa "caminhe", saber valorizar os esforços mútuos e
realizações da equipe, por isso é importante a participação de todos para que o
reconhecimento das ações seja fator motivacional.
De forma alguma devemos encarar esse senso como uma forma de
submetermos as pessoas a mera obediência. Cultivar o empenho e destacar os
resultados é o que faz com que cada um queira melhorar continuamente.
Para desenvolver o senso de autodisciplina recomenda-se praticar os seguintes
itens:
Compartilhar visões e valores;
Dar recompensa material e moral;
Educar para a criatividade;
Ter padrões simples;
Melhorar as comunicações em geral;
Treinar com paciência e persistência.
Vantagens:

 Previsibilidade dos resultados;

 Conscientização da responsabilidade em todas as tarefas por mais simples que
sejam;
 Auto inspeção e autocontrole;
 Atividades desenvolvidas dentro dos requisitos da qualidade;

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 Consolidação do trabalho em equipe;

 Melhoria contínua a nível pessoal e organizacional.
Para acompanhar o desenvolvimento desse senso recomenda-se observar no
ambiente de trabalho:
 Cumprimentos dos padrões técnicos, éticos e morais;
 Relações humanas em geral;
 Entusiasmo dos empregados com o trabalho;
 Interesse pelo melhoramento contínuo;
 Percepção que o empregado tem pela instituição.
É importante lembrar que as práticas dos cinco sensos não ocorrem de forma
estanque, embora sejam apresentados de forma sequencial (Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu e Shitsuke). É difícil fazer e desnecessário fazer uma distinção precisa entre
eles. Os cincos sensos estão interligados formando um sistema.

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ESTRATÉGIA PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

Considerações iniciais
 É importante discutir com os colaboradores as questões culturais que envolvem
nosso hospital e esclarecer quais os objetivos da empresa EBSERH na
implantação desse modelo na organização;
 Estruturar um Comitê da Qualidade com foco no 5S;
 Envolver todas as pessoas;
 Envolvimentos das chefias imediatas;
 Confecção das cartilhas para os participantes;
 Tomar como referência a realidade atual de uma unidade hospitalar (Ex.:
Almoxarifado, Unidade de Dispensação Farmacêutica ou Farmácia);
 Trabalhar inicialmente com as pessoas dispostas;
 Escolher o Representante;
 Lançamento do “5S” e ações sistemáticas de descarte, ordem e limpeza;
 Antes da implantação do ¨5S¨ será tirada uma foto do antes e o depois.
 Ações sistemáticas de saúde, padronização e autodisciplina;
 Consolidação do ¨5S¨;
 Certificação.
Plano geral
 Mobilizar para implantar;
 Definir e registrar itens de controle;
 Treinar todos os colaboradores;
 Realizar dia da grande limpeza; estabelecer sistema de ação;
 Implantar ações corretivas.

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Perfil do representante 5S
a) Pessoa comprometida com o trabalho e com a empresa;
b) Ser dinâmica;
c) Ter liderança;
d) Possuir boa fluência verbal;
e) Estabelecer boas relações sociais com os outros colaboradores;
f) Ter disponibilidade de tempo;
g) Gostar e acreditar na filosofia do programa 5S;
h) Estar comprometido com o programa 5S e dar exemplo.

Atribuições do representante 5S
a) Comprometer-se com o programa 5S;
b) Estimular a participação de todos os colaboradores no programa 5S;
c) Facilitar e viabilizar recursos para a implantação e manutenção do programa
5S;
d) Organizar o lançamento do programa 5S;
e) Organizar um comitê 5S para dar sustentação ao programa;
f) Agendar reuniões com os integrantes deste comitê;
g) Liderar o processo de implantação do programa 5S;
h) Acompanhar o desenvolvimento do programa 5S;
i) Promover eventos para todos os colaboradores que estimulem a prática do 5S.

Instruções para elaboração do plano de ação

O plano de ação deve ser preenchido pelo representante 5S juntamente com

um grupo de apoio.
Este registro, sendo cumprido na íntegra, facilita o controle do programa,
envolve pessoas, divide responsabilidades e gera um maior comprometimento de
todos.
O chefe da unidade e a gerência, a qual a unidade está vinculada, devem estar
integrados, executando e se responsabilizando por determinadas atividades. Deve-se

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lembrar que o comprometimento da governança é muito importante para a eficácia do

Programa.

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MODELO DO PLANO DE AÇÃO 5S

EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS DE SAÚDE

HOSPITAL UNIVERSITÁRIO LAURO WANDERLEY

Unidade:
Representante 5S:
Data de preenchimento

Atividades (o que fazer?)

Neste quadro são registradas as atividades que são necessárias à implantação e
manutenção do Programa 5S

Método (Como fazer?)

De que maneira serão feitas cada uma das atividades propostas

Data de início e término (Quando fazer?)

Data para finalizar a execução das atividades programadas

Responsável (Quem vai fazer?)

Nome dos responsáveis pela execução das atividades definidas

Local (Onde será feito?)

Local onde serão realizadas as atividades

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UTILIZAÇÃO

ORDENAÇÃO AUTODISCIPLINA LIMPEZA

SAÚDE

Bibliografias consultadas.

SILVA, João Martins. 5S o ambiente da Qualidade. Rio de Janeiro: QFCO, 1996.

CALARGE, Felipe Araújo. Visão sistêmica da qualidade. São Paulo: Artilibre, 2002.

AUGUSTO, Paulo e CAUCHICK, Paulo Augusto. Qualidade: enfoque e ferramentas. São

Paulo: Artilibre, 2003.

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