PROGRAMA 5S PARA EMPRESAS,

CURSO 5S MENOR DESPERDCIO E MAIOR ORGANIZAO NA EMPRESA

SUMRIO
1. Introduo.............................................................................................. 2. Os cinco Sensos.................................................................................... 2.1. O que o 5S?............................................................................ 2.2. Onde comeou o 5S?................................................................ 3. O significado de cada S......................................................................... 3.1. Senso de Utilizao................................................................... 3.2. Senso de Ordenao................................................................. 3.3. Senso de Limpeza..................................................................... 3.4. Senso de Higiene....................................................................... 3.5. Senso de Autodisciplina............................................................. 4. A Prtica dos 5S.................................................................................... 5. Passos para a implantao do programa.............................................. 6. Fases da implantao............................................................................ 7. Implantao........................................................................................... 7.1. Senso de Utilizao................................................................... 7.2. Senso de Ordenao................................................................. 7.3. Senso de Limpeza..................................................................... 7.4. Senso de Higiene....................................................................... 7.5. Senso de Autodisciplina............................................................. 8. Mtodo para avaliao do sistema........................................................ 9. Consideraes finais............................................................................. 10. Referncias bibliogrficas...................................................................... 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 9 9 10 14 16 17 18 19 22 22

1. INTRODUO
O mercado de hoje exige empresas e profissionais, um nvel de competitividade e excelncia muito elevado e alcanar o prmio da competitividade o que muitos empresrios e profissionais de viso almejam. Desenvolver a conscincia do quanto importante ter qualidade aplicada e utilizada de forma constante, dentro das organizaes, torna a busca pela competitividade uma tarefa muito mais fcil e prazerosa. O primeiro passo para a busca pela qualidade a transformao/organizao do ambiente e um acrscimo na percepo ou at mesmo na cultura dos indivduos para que possa ser criado um ambiente onde a semente da qualidade possa ser plantada e, futuramente, seus frutos colhidos. Surge como boa proposta para arar e tornar o terreno prprio ao plantio da qualidade filosofia dos 5S, que tem como proposta inserir mudanas de valor qualitativo em rotinas dirias de todos os profissionais, e em todos os nveis, em cada detalhe do trabalho e, atravs destas mudanas promover a excelncia no resultado dos servios prestados.

2. OS CINCO SENSOS 2.1 O QUE O 5S?

O programa 5S um conjunto de conceitos simples, capazes de modificar o ambiente de trabalho, a forma de conduzir as atividades, as atitudes no desenvolvimento de rotinas e, como conseqncia, uma mudana para melhor no humor dos indivduos que o praticam.

Os S vm de cinco palavras japonesas, todas comeadas pela letra s. ao traduzir as cinco palavras para o portugus no foi possvel representar a idia original, ento a melhor forma foi fazer uso do termo Senso de antes de cada palavra, em portugus, que mais se aproxima da proposta japonesa. Assim foi possvel manter o termo 5S em nossa lngua. JAPONS 1 S 2 S 3 S 4 S 5 S Seiri Seiton Seisou Seiketsu Shitsuke PORTUGUS Senso de Senso de Senso de Senso de Senso de
Utilizao Arrumao Organizao Seleo Ordenao Sistematizao Classificao Limpeza Zelo Asseio Higiene Sade Integridade Autodisciplina Educao Compromisso

2.2 ONDE COMEOU O 5S?

Logo aps a 2 guerra mundial, para combater a sujeira das fbricas, surgiu no Japo metodologia dos cinco s. No Brasil foi lanado apenas em 1991, pela fundao Christiano Ottoni.

3. O SIGNIFICADO DE CADA S 3.1. Senso de utilizao

Identificar materiais, equipamentos, informaes e dados necessrios ou no, sempre tomando as medidas cabveis para o que no for necessrio, guardando apenas o necessrio para o desempenho das atividades.

3.2. Senso de Ordenao

Definir locais e critrios apropriados para guardar, estocar ou disponibilizar materiais, equipamentos e informaes de modo a facilitar o seu uso e manuseio.

3.3. Senso de Limpeza

Eliminar sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente,bem como manter dados e informaes em atualizados para garantir o momento da tomada de decises.

3.4. Senso de Higiene

Criar condies favorveis sade fsica e mental, garantindo um ambiente livre de agentes poluentes, zelar pela higiene pessoal e das reas comuns, Zelar ainda pela conservao dos das informaes registradas na empresa.

3.5. Senso de Autodisciplina

Desenvolver e manter o hbito e tcnica de observar e seguir normas e regras.

4. A PRTICA DOS 5S
5S praticar "bons hbitos" ou "Bom senso". Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicao, a sua implantao efetiva no to simples, pois a essncia dos conceitos a promoo de mudana de atitudes e hbitos das pessoas que foram construdos e incorporados pelas experincias dessas pessoas ao longo de suas vidas que, muitas vezes, se chocam com as propostas dos 5S. Este fato constitui a dificuldade de "DESLIGAR-SE" dos conceitos e pr-conceitos prprios. preciso, ento, criar um clima adequado para que ocorra esta mudana, dando suporte queles que esto conseguindo DESLIGAR-SE e ajudando queles que ainda no o fizeram, para que possam seguir a mesma direo dos demais. Este rompimento deve ser espontneo, pois s assim ir se perpetuar e destruir os velhos hbitos e atitudes que no agregam qualidade.

A Implantao do Programa 5S deve ser sistematizada e planejada em todos os passos, para garantir a longa vida da mudana incorporada pela adoo da filosofia dos 5S. Quanto maior e mais complexa a organizao, maior ser a necessidade desta estruturao e mais detalhada ela devera ser. Os 5S esto interligados e no se consegue entender seus efeitos e sua implantao no for completa:

Quando estiver em um estgio mais avanado, os 5S ficaro entrelaados, pois com o ganho da autodisciplina adquirida, selecionar, ordenar e limpar mantendo sempre a higiene, ficando difcil distinguir o S que est sendo executado. A natureza e intensidade das relaes presentes no ambiente organizacional vo influenciar fortemente e podem constituir fator de sucesso ou insucesso na implantao dos 5S. Quanto mais prximo de um ambiente familiar, mais fcil se dar implantao do sistema.

5. PASSOS PARA A IMPLANTAO DO PROGRAMA

Envolver e comprometer todas as pessoas da organizao;

Com evento de motivao/conscientizao de toda equipe sobre a importncia de se trabalhar com qualidade.

Dividir a empresa em reas fsicas onde se pretende aplicar o 5S;

Pode ser feito atravs de dinmica onde os prprios colaboradores ou a gerncia defina as reas a serem trabalhadas. Ex: Comercial, depsito, expedio, oficina, restaurante.

Aps definir a rea fsica, deve-se observar em cada rea os itens a seguir: 1. Espao
Local prprio para a execuo das tarefas, transito de pessoas e equipamentos, rea para depsito de ferramentas, materiais, equipamentos, matria prima e dispositivos.

2. Mobilirio
Bens utilizados para acomodar pessoas, materiais ou equipamento, decorar ambientes ou ainda guardar documentos.

3. Dispositivos
Equipamentos mecnicos, eltricos ou eletrnicos utilizados no dia-a-dia.

4. Documentos
Todas as informaes em papel ou registro eletrnico e cuja a finalidade seja servir de consulta, leitura, fonte de dados ou estudo.

5. Matria-Prima
Material de consumo, proteo ou conforto da equipe.

A implantao efetiva do programa feita aplicando um senso por vez e seguindo a seguinte ordem: PREPARAO; IMPLANTAO; e, MANUTENO.

importante lembrar que Para implantar o programa 5S necessrio selecionar, limpar, ordenar, cumprir padres e metas estabelecidos, propor e participar nas solues de problemas e o segredo para o bom resultado nestas tarefas a disciplina.

A implantao do programa 5S o momento propcio para a erradicaro do desperdcio dentro da empresa. Segue na prxima pgina uma sugesto de diagrama para implantao do programa 5S. DIAGRAMA PARA IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S

6. FASES DA IMPLANTAO
IMPLANTAO D

P
SENSOS UTILIZAO (Seiri)

A
MANUTENO
Consolidar os ganhos obtidos na fase de implantao de forma a garantir e que os avanos ganhos mantidos.

PREPARAO
Identificar o que necessrio para execuo da tarefa e por que necessitamos daquilo. Definir onde e como dispor os itens necessrios para a execuo das tarefas. Identificar as fontes de sujeira, identificar causas, limpar e planejar a eliminao das fontes de sujeira. Identificar os fatores higinicos de risco nos locais de trabalho e planejar aes para elimin-los. Identificar noconformidades nos padres existentes e as oportunidade de melhorias paraos 4 outros sensos.

IMPLANTAO
Prover o que necessrio para execuo da tarefa e descartar aquilo julgado desnecessrio ou em excesso. Guardar, acondicionar e sinalizar de acordo com as definies feitas na fase anterior.

ORDENAO (Seiton) LIMPEZA (Seiso) HIGIENE (Seiktsu)

sejam

Padronizar as aes de bloqueio que se mostraram eficazes na eliminao causas. das

Eliminar as fontes de sujeira.

Eliminar os riscos do ambiente de trabalho ou atenuar seus efeitos. Eliminar as conformidades encontradas na anterior. nofase

Promover bloqueio reincidncia

aes

de

contra

AUTODISCIPLINA (Shitsuke)

(mecanismo prova de bobeiras).

7. IMPLANTAO
Os sensos atuam em trs dimenses: social, intelectual e mecnico, e trabalham os aspectos que afetam padres ticos, definem padres e normas, regras e

procedimentos e promovem uma harmonia no funcionamento e interao dos processos. Segue o detalhamento para a implementao de cada um dos cinco S dentro da empresa:

7.1 SENSO DE UTILIZAO (Seiri)

ESPAO PREPARAO

Identificar ONDE cada tarefa executada; Certificar que cada tarefa seja executada no local adequado e preparado para tal; Discutir com as pessoas envolvidas sobre o assunto;

IMPLANTAO

Definir Layout (disposio de mobilirio) seguro e funcional;

Funcional a disposio que o trabalho se desenvolve sem ocasionar perda de tempo; Seguro a disposio onde a movimentao de pessoas, materiais e equipamentos desimpedida de obstculos.

MANUTENO

Elaborar desenho com dimenses bsicas e disposio dos mveis, dispositivos e equipamentos; Elaborar procedimento que oriente as alteraes que se fizerem necessrias no futuro.

MOBILIRIO PREPARAO

Identificar cada item do mobilirio, relacionando-os; Incluir na relao o nmero do patrimnio, se existir; Avaliar a necessidade de t-los. Manter s o necessrio no local de trabalho; Admita adaptaes criativas, mas no permita improvisos perigosos.

IMPLANTAO

Colocar os excessos disposio de outras pessoas;

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Promover a venda ou sucateamento do inservvel; Providenciar a reposio daquilo que estiver faltando; Para repor ou adicionar mobilirio, aproveite o descarte das outras reas e pessoas, em primeiro lugar.

MANUTENO

Elaborar procedimento que oriente a incluso/excluso futura de mobilirio; Envolva todas as pessoas da equipe na elaborao do procedimento.

DISPOSITIVO PREPARAO

Relacionar todos os dispositivos; Verificar uso dos dispositivos: porque existem? Freqncia de uso? Quem utiliza? Evitar improvisos que possam comprometer a segurana das pessoas.

IMPLANTAO

Colocar o excesso disposio de outras reas; Promover a venda ou sucateamento do inservvel; Repor o que estiver faltando e for considerado necessrio; Ao repor ou adicionar dispositivos, aproveite o descarte de outras reas; Estabelecer forma de controle do uso de dispositivos.

MANUTENO

Elaborar procedimento que oriente a incluso/excluso de dispositivos e a localizao deles no arranjo geral; Definir vida til, no caso de ferramentas de desgaste e estabelecer procedimentos de reposio;

DOCUMENTO PREPARAO

Relacionar os documentos existentes e utilizados; Verificar a utilizao dos documentos: porque existem? Porque esto ali? Qual a utilidade deles? Freqncia de uso? Quantas pessoas utilizam? Evitar improvisos que possam comprometer a segurana das pessoas.

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IMPLANTAO

Eliminar a duplicidade de documentos; Descartar os papis desatualizados e que no sejam teis; Antes de descartar documentos verifique se no existe legislao especfica que determina a necessidade de mant-los em arquivo; Definir o destino de cada grupo de documentos (quadro de avisos, arquivo, estante, etc); Definir o perodo de permanncia de cada grupo de documentos no seu devido local e indicar o responsvel pela atualizao dos mesmos.

MANUTENO

Elaborar procedimentos para recebimento, expedio, guarda e descarte de documentos.

MATRIA-PRIMA PREPARAO

Relacionar a matria-prima existente e consumida na rea; Verificar a aplicao e consumo; Verificar se o uso compatvel com a necessidade (porque ter em estoque?).

IMPLANTAO

Adequar os estoques s necessidades de consumo de cada item relacionado; Acompanhar os consumos e custos de estoques no sentido de reduzi-los gradativamente.

MANUTENO

Definir quem, quando e como os itens de consumo sero repostos (Plano de Reposio); Estabelecer formas de controle de consumo para construir um histrico e ajustar nveis de consumo; Definir nvel mnimo e mximo de estoque para cada item de consumo.

Segue na prxima pgina, um diagrama de como realizar a implantao deste Senso:

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Benefcios com a implantao do Senso de Utilizao:

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7.2 SENSO DE ORDENAO (Seiton)

Dispositivo PREPARAO

Padronizar os nomes dos dispositivos. Agrupar por tipo, natureza, funo ou aplicao. Discutir amplamente com as pessoas envolvidas a melhor maneira de ordenar, os locais de guarda e a melhor forma de acondicionamento.

IMPLANTAO

Colocar em prtica a forma de ordenao definida, incluindo a guarda e acondicionamento. Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens. Ordenar por tamando e em ordem seqencial. Educar os usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO

Elaborar uma folha de verificao (check list) peridica para garantir a ordenao permanente. Definir os responsveis pela verificao, a freqncia e preparar estas pessoas para isto.

Documento PREPARAO

Uniformizar o nome dos documentos; Definir forma de agrupar (assunto, origem procedncia, finalidade, contedo); Estratificar o agrupamento de forma a facilitar o rastreamento e a guarda.

Estratificar: Permanecer em um mesmo estado; no experimentar mudana; cristalizar-se.

IMPLANTAO

Colocar em prtica a forma de agrupamento e estratificao definidos; Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens; Guardar os documentos de acordo com as caractersticas, isto , livros devem ficar em prateleiras, papis em pastas, pastas em arquivos; Educar usurios a utilizarem corretamente os padres adotados.

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MANUTENO

Elaborar folha de verificao peridica para garantir a ordenao permanente; Definir e preparar responsveis pela verificao determinando a freqncia; Adotar "mecanismos antibobeira" para garantir a guarda correta de documentos.

MATRIA-PRIMA PREPARAO

Agrupar itens por tipo (parafusos, material de limpeza, escritrio) e separar por tamanho, finalidade, aplicao e caractersticas; Definir uma nica forma para dispor materiais: por tamanho, necessidade, caracterstica ou facilidade.

IMPLANTAO

Identificar locais de guarda e os tipos de materiais; Dispor itens conforme a forma de agrupamento e disposio definidos; Cuidar como determina o fabricante dos materiais que necessitam de cuidados especiais e, se for o caso, atender a legislao ou normas vigentes; Educar usurios para utilizarem corretamente os padres adotados.

MANUTENO

Elaborar folha de verificao peridica para garantir a ordenao permanente; Definir e preparar os responsveis pela verificao, e determinar a freqncia; Adotar "mecanismo antibobeira" para garantir a guarda correta de materiais.

Benefcios com a implantao do Senso de Ordenao:

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7.3 SENSO DE LIMPEZA (Seiso)

MOBILIRIO e DISPOSITIVOS PREPARAO

Identificar as formas de sujeira; Planejar aes para eliminar os efeitos (limpar); Identificar as causas e fontes da sujeira; Planejar aes para eliminar as fontes e as causas identificadas.

IMPLANTAO

Implantar as aes de bloqueio definidas no Plano de ao e verificar a sua efetividade.

MANUTENO

Criar procedimentos com as aes de bloqueio que se mostraram eficazes na remoo das causas de sujeira; Preparar as pessoas para seguir os procedimentos.

Benefcios com a implantao do Senso de limpeza:

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7.4 SENSO DE HIGIENE (Seiketsu)

ESPAO, MOBILIRIO, DISPOSITIVO, DOCUMENTOS E MATRIA PRIMA PREPARAO

Identificar fatores de risco no ambiente de trabalho; Identificar as fontes e possveis efeitos nocivos s pessoas; Identificar os cargos expostos a cada risco; Identificar o nmero de pessoas expostas e o tempo mdio de exposio para cada risco; Medir os valores dos fatores de risco; Identificar necessidade de EPI/EPC; Identificar as causas e elaborar um Plano de Ao para bloqueio de causas; eliminao das fontes de risco ou atenuao dos seus efeitos.

IMPLANTAO

Adotar medidas para atenuar os efeitos ou eliminar os riscos; Elaborar procedimentos para ao em emergncias; Medir os riscos aps ao de bloqueio e avaliar melhoria; Atualizar o Mapeamento de Risco da rea de trabalho.

MANUTENO

Certifique-se que os procedimentos sejam do conhecimento de todos; Simule situaes de emergncia periodicamente, como forma de treinamento; Institua um sistema de verificao peridica do cumprimento dos padres.

Benefcios com a implantao do Senso de Higiene:

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7.5 SENSO DE AUTODICISPLINA (Shitsuke)

PREPARAO

Criar folha de verificao de no-conformidades, baseada nos 4 primeiros sensos; Estipular freqncia de avaliao das reas a serem submetidas ao quinto Senso; Definir um calendrio de Avaliao; Definir um critrio para a formao dos grupos de avaliao.

IMPLANTAO

Seguir a risca o programa de avaliao; Utilizar o PDCA para resolver os problemas identificados; Utilizar um grfico de controle para acompanhamento; Utilizar o relatrio de no-conformidades observadas para levantar melhorias.

MANUTENO

Alterar os padres e os procedimentos to logo tenha sido identificado a causa fundamental dos problemas; Divulgar amplamente os novos padres, dando treinamento as pessoas envolvidas na utilizao desses padres;

Benefcios com a implantao do Senso de autodisciplina:

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8. MTODO PARA AVALIAO DO SISTEMA

A avaliao deve ser feita como uma forma de acompanhamento da implantao e manuteno do programa 5S em todos os setores da empresa. Atravs de avaliao que tenham seus critrios aumentados gradativamente, os resultados alcanados so medidos possvel aperfeioar continuamente o sistema. O carter dessa avaliao deve ser, pelo menos no incio, educativo e motivacional e os avaliadores devem ser pessoas participantes, conhecedores e praticantes do programa 5S. A avaliao pode ser setorial, global ou ambas. Uma boa prtica que o responsvel por um setor avalie outro. As notas dos setores so somadas e a mdia desta soma gera o resultado da avaliao da empresa como um todo. Devem-se estabelecer metas que desafiadoras. Uma meta com valor de 50% por exemplo, no parece ser to desafiante (dependo claro do nvel de organizao atual). Pode-se usar um formulrio (folha de verificao) contendo os itens que sero verificados.

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MODELO DE FOLHA DE VERIFICAO

SETOR: AVALIADOR: UTILIZAO 1 2 3 4 5 6 7 ORDENAO 8 9 10 11 12 13 14 LIMPEZA 15 16 17 18 19 20 21 HIGIENE 22 23 24 25 26 27 28 AUTODISCIPLINA 29 30 31 32 33 34 35 TOTAL DE PONTOS: INSTRUO A pontuao representa a situao do setor no momento da verificao em cada item analisado. Quanto melhor estiver a situao, maior a nota concedida ao item. O resultado dever conter o resultado geral e a nota alcanada em cada S, para que possa servir como ferramenta de apoio na busca da melhoria contnua. 0 1 2 3 4 5 DATA: / /

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MODELO DE GRFICO
SETOR: AVALIADOR: DATA: / /

GRAFICO DEMONSTRATIVO DA IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S

Verificao do dia ___ de ______________ de _________

35 30 25 20 15 10 05 00 UTILIZAO ORDENAO LIMPEZA HIGIENE AUTO DISCIPLINA

Exemplo de como preencher o grfico: UTILIZAO = 04 ORDENAO = 22 LIMPEZA = 27 HIGIENE = 07 AUTODISCIPLINA = 16 GRAFICO DEMONSTRATIVO DA IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S
Verificao do dia 10 de Fevereiro de 2005

35 30 25 20 15 10 05 00 UTILIZAO ORDENAO LIMPEZA HIGIENE AUTO DISCIPLINA

9. CONSIDERAES FINAIS
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Este um programa que deve ter execuo contnua e para tal faz-se necessrio o empenho de todo pessoal envolvido nos processos da empresa. Aplicar o programa 5S na vida pessoal pode trazer uma grande melhoria na qualidade de vida, pois o indivduo que pratica o 5S estar zelando: Pelo bem estar prprio; Maior organizao pessoal; Reduo dos gastos pessoais; Dispositivos disponveis; Qualidade de saneamento; Auto-equilbrio;

10. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CAMPOS, V.F. -TQC - Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia-a-dia, Fundao Christiano Ottoni, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, MG, 1994. DAVIS, K. - Comportamento Humano no Trabalho, Biblioteca Pioneira de Administrao e negcios, So Paulo, 1992. HABU, Naoshi, KOIZUMI, Yoichi, OHMORI, Yoshifumi, Implementao do 5S na prtica: Organizao, Ordem, Limpeza, asseio, disciplina [&L]; CEMAN, 1992. HERSEY, P & Blanchard K. - Psicologia para Administradores : A Teoria e as Tcnicas da Liderana Situacional, Editora Pedaggica e Universitria LTDA, So Paulo, 1986.

RIBEIRO, Haroldo. 5S: um roteiro para uma implantao bem sucedida. A base para a qualidade total. 4 ED. Salvador: Casa da Qualidade, 1994.

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