Gestao Do Tempo e Do Stress

Gesto do Tempo e do Stress
NDICE
INTRODUO 1. UTILIZAO DO TEMPO 1.1. VISO
DA REALIDADE DE DESPERDCIO DE TEMPO
5 9 10 11 15 17 19 20 23 25 27
E MTODOS DE ORGANIZAO PESSOAL
1.2. FACTORES 1.4. PLANO
1.3. AUTO - DIAGNSTICO

DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL
2. GESTO DO TEMPO 2.1. PENSAR

EM TERMOS DE OBJECTIVOS PARA A REALIZAO DOS OBJECTIVOS PRIORIDADES
2.2. PLANEAR 2.4. DELEGAR 2.5. SISTEMAS 2.6. GESTO 2.7. CORREIO
2.3. ESTABELECER
28 32 33 34 35 37 39 40 41 42 44 46 48 51
DE TELEFONEMAS ELECTRNICO
2.8. INTERRUPES 2.9. REUNIES 2.10. PLANO

PRODUTIVAS DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL
3. O QUE O STRESS? 3.1. STRESS TENTATIVA DE DEFINIO POSITIVO ) OU STRESS
3.2. DESAFIO (STRESS 3.3. POTENCIAIS 3.4. SINTOMAS 3.5. VARIVEIS 3.7. PLANO
FACTORES DE STRESS
INDIVIDUAIS

4. PREVENO DO STRESS 4.1. CRIAR 4.3. PLANO

ESTRATGIAS DE PREVENO
53 54 58 66 67 68 73 75 79

5. ADAPTAO E CONTROLO DO STRESS 5.1. TCNICAS 5.2. PLANO CONCLUSO ANEXOS RESPOSTA AOS
EXERCCIOS DE AUTO - DIAGNSTICO DE CONTROLO E REDUO DA TENSO
80 85 89
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS FICHA TCNICA
INTRODUO
INTRODUO
INTRODUO
O tempo o recurso mais precioso que o ser humano tem. Ele no pode ser poupado, recuperado, alargado: s pode ser usado. A falta de tempo na nossa vida cada vez mais um problema. No sendo possvel alterar o nmero de horas que um dia tem, podemo-nos concentrar no desejo de interferir e aumentar a qualidade da utilizao do nosso tempo. E gerir o tempo no significa trabalhar mais arduamente mas sim: Trabalhar de uma forma mais inteligente; Administrar melhor as atitudes; Organizar o presente, alinhado com o futuro. Gerir o Tempo : Melhorar a produtividade e a qualidade de vida em cada um dos planos de aco: pessoal, familiar, profissional. Cada um de ns gere o seu tempo e a sua vida. Por isso, a Gesto do Tempo no pode consistir numa coleco de receitas universais e aliciadoras. Adopte as suas prprias estratgias individuais de forma a criar, progressivamente, a optimizao do tempo. As pessoas que gerem eficazmente o seu tempo experimentam menos stress, adquirem maior controlo sobre si prprios, o seu trabalho, os seus resultados, a sua vida, aumentando a Satisfao Pessoal e Profissional.
UTILIZAO DO TEMPO
Captulo 1
UTILIZAO DO TEMPO
Objectivos
No final do captulo dever ser capaz de: Reconhecer a importncia de uma eficaz gesto do tempo e do stress em termos da qualidade de vida em todas as suas dimenses; Diagnosticar, analisar e identificar a sua situao real atravs da auto-avaliao; Identificar os factores "desperdiadores" de tempo mais comuns e as formas de os controlar; Elaborar um Plano de Desenvolvimento Pessoal.
1.1. VISO DA REALIDADE

"O tempo no tem margens. Passa e ns passamos com ele". Lamartine Quando se pretende gerir melhor as tarefas pessoais devemos ter uma perspectiva global do modo como utilizamos o tempo, procurando fazer uma anlise da situao real.
EXERCCIO DE APLICAO N1
Quanto mais clara for a viso da realidade mais possibilidades teremos de conseguir melhorar as nossas competncias a esse nvel. Este procedimento permite-nos tomar conscincia dos factores desperdiadores de tempo e por norma, atravs deste processo, descobre-se tambm que grande parte do tempo empregue em tarefas acessrias e no nas actividades essenciais.
10
UTILIZAO DO TEMPO
Analisar a situao real, utilizando a Auto-Avaliao, para saber como se est a funcionar.
1.2. FACTORES DE DESPERDCIO DE TEMPO

"Somos o que repetidamente fazemos. A excelncia no , portanto, um feito, mas um hbito." Aristteles A maioria das pessoas perde muitas horas no seu dia-adia a realizar actividades ou a resolver situaes incorrectamente. Empregamos mal o tempo porque muitas vezes no planeamos os esforos orientando-os para as prioridades e objectivos. Actividades desnecessrias, desenvolvidas com uma perfeio excessiva e sobrecargas de trabalho devido inexistncia de delegao so situaes frequentes de falta de rentabilidade no modo como utilizamos o nosso tempo. fundamental que se detectem e se compreendam exactamente quais os factores que nos fazem desperdiar tempo. Uma vez identificados os "devoradores de tempo" h que utilizar formas de os eliminar, sejam eles devido s prprias caractersticas pessoais ou a factores externos.
11
UTILIZAO DO TEMPO
Podemos dividir em trs grandes categorias os factores que constituem as principais barreiras a uma eficaz gesto do tempo: Factores humanos - temos mais oportunidade de os trabalhar desde que os tenhamos identificado, podendo fazer escolhas sobre a nossa prpria conduta; Factores administrativos - quando negligenciados causam significativas perdas de tempo; Factores ambientais - incidem sobre frequentes bloqueadores.
FACTORES HUMANOS
No definio de metas/objectivos; Desorganizao pessoal; Empreender mais do que se pode; Incapacidade de dizer "no"; Fadiga, falta de auto-estima, desmotivao; Procrastinao; Indeciso e dvidas; Perfeccionismo.
12
UTILIZAO DO TEMPO
FACTORES ADMINISTRATIVOS
Falta de objectivos, prioridades e planeamento; Delegao inexistente ou ineficiente; Responsabilidade ou autoridade confusa; Falta de comunicao ou comunicao ineficaz (confusa, ambgua, indirecta); Informao inadequada, inexacta ou tardia; Excesso de reunies, reunies mal preparadas.
FACTORES AMBIENTAIS
Interrupes (presenciais ou pelo telefone); Visitantes inesperados; Encontros; Formalidades; Rudo, distraces visuais, espao fsico.
13
UTILIZAO DO TEMPO
COMO ELIMINAR DESPERDIADORES DE TEMPO? FACTORES

Querer fazer tudo Querer saber tudo Fazer muitas coisas ao mesmo tempo
SUGESTES
Delegar Confiar nos outros
Fixar prioridades
Colaboradores/colegas que no respeitam prazos
Motivar os outros para o cumprimento de prazos, cumprindo-os o prprio Fixar perodos de no
Interrupes telefnicas/ visitas
interrupo; desviar chamadas; delegar mais Executar, antes de mais, as
Adiar as coisas desagradveis
tarefas desagradveis ou pelo menos realiz-las parcialmente Fixar objectivos dirios 1 importante; 2 urgente "O ptimo inimigo do bom" Tudo em ordem: secretria, dossiers, cestos de correio Fixar os objectivos das reunies. Planificar Aceitar s as tarefas s quais se
No definio de objectivos/metas
Perfeccionismo
Desarrumao
Excesso de reunies/ mal preparadas
No saber dizer "NO"
poder dedicar o tempo necessrio. Recusar com empatia e explicar o porqu
14
UTILIZAO DO TEMPO
1.3. AUTO-DIAGNSTICO
EXERCCIO DE AUTO-DIAGNSTICO N1
Avalie como est a utilizar o seu tempo A nica maneira de gerirmos melhor o tempo analisar a forma como o usamos e estudar maneiras de o distribuir de modo eficaz. Leia os seguintes itens e coloque um X na coluna que responde melhor ao seu caso. A - Frequentemente B - s vezes C - Raramente
A
Preparo, diariamente, Listas de "Coisas a Fazer" Realizo todos os itens "Coisas a Fazer" Termino projectos dentro do prazo Desenvolvo, diariamente, algo que me deixe mais prximo dos meus objectivos Sou pontual no trabalho, reunies e eventos Sei dizer eficazmente "no" Utilizo adequadamente o telefone Actualizo os objectivos pessoais e profissionais A mesa de trabalho est limpa e organizada Posso encontrar facilmente aquilo que procuro nos meus arquivos Sei delegar adequadamente Todos sabem o melhor horrio para me procurar Quando sou interrompido, consigo retomar o meu trabalho sem perder o ritmo Lido de modo eficaz com interlocutores demorados
Aps ter respondido s afirmaes, verifique os seus resultados e confronte-os com os valores que se encontram em Anexo.
15
UTILIZAO DO TEMPO
EXERCCIO DE AUTO-DIAGNSTICO N 2
Avalie como est a sua capacidade de dizer "no" Um dos factores que frequentemente contribui para a m utilizao do tempo , sem dvida, no termos, muitas vezes, a coragem de dizer "no". De acordo com o seu comportamento habitual e para cada frase escolha: A - Frequentemente B - s vezes C - Raramente
A
Consulta a sua agenda antes de assumir responsabilidades? Evita aceitar compromissos adicionais? Considera os custos de tempo que esto envolvidos ao no dizer "no"? Diz "no" imediatamente sem perder tempo a pensar se o deve fazer? Pratica, algum tempo antes, como dizer que "no" de uma forma educada, mas firme? Tem uma explicao "em stock" para que as pessoas respeitem o seu "no"? Alerta a pessoa que est a distribuir tarefas para o facto de que j tem muito que fazer e pergunta-lhe o que quer que elimine para poder assumir novos compromissos? Quando apropriado, sugere que outra pessoa, com menos para fazer no momento, mais indicada para realizar uma tarefa?
Aps ter respondido s questes, verifique os seus resultados e confronte-os com os valores que se encontram em Anexo.
16
UTILIZAO DO TEMPO
1.4. PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL

Depois de ter identificado as reas nas quais deseja desenvolver as suas capacidades elabore um Plano para melhoria.
PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL

Pontos Fracos Aces a Promover
Data
___ / ___ / ___ 17
UTILIZAO DO TEMPO
18
GESTO DO TEMPO
Captulo 2
GESTO DO TEMPO
Objectivos
No final do captulo dever ser capaz de: Caracterizar alguns instrumentos fundamentais para a "criao" de tempo; Utilizar mtodos de organizao como forma de melhorar a eficcia pessoal e profissional; Praticar, atravs de exerccios, a utilizao de tcnicas, de acordo com o seu perfil pessoal e profissional; Elaborar um Plano de Desenvolvimento Pessoal.
2.1. PENSAR EM TERMOS DE OBJECTIVOS

"Se no tiveres rumo, nenhum vento te ser favorvel". Sneca Se no tivermos objectivos, aquilo que fazemos e a forma como utilizamos o tempo no so importantes. Pensemos na "Alice no Pas das Maravilhas": Ela teve de escolher o caminho a seguir quando chegou ao primeiro cruzamento. Enquanto se questionava, aparece o gato Gheshire junto rvore e ela pergunta-lhe: "Que caminho devo seguir?". O gato responde-lhe: "Depende para onde queres ir?" Alice disse ento: "Isso tem pouca importncia". E o gato responde-lhe: "No h diferenas entre os dois caminhos". Alice retorquiu: "Mas eu quero ir para algum lado!". O gato responde: "Ento, se andares o tempo suficiente, chegars certamente a algum stio".
20
GESTO DO TEMPO
Se, como a Alice, no soubermos onde queremos chegar, no importa o caminho a escolher. s uma questo de tempo! O facto de se pensar em termos de objectivos tem uma srie de vantagens: Constitui um desafio; Provoca uma maneira de pensar e de agir voltada para o futuro; Aumenta a auto-confiana e a motivao; Melhora o desempenho; Elimina e clarifica expectativas conflituais ou confusas sobre o papel profissional; Ajuda a decidir como usar o tempo; Ajuda a estabelecer prioridades; Ajuda a diminuir o stress e a ansiedade. A fixao de objectivos comporta uma resposta a estas trs questes: Onde que eu quero ir? (Que resultado?); Como que l chego? (Que aces vou empreender?); Em que data? (Qual o prazo?). Um resultado, uma aco, um prazo.
21
GESTO DO TEMPO
Para que os objectivos tenham mais significado eles devem ser: Claros Um objectivo no deve ser implcito. Explicitao clara do que se quer realizar (o qu) e no apenas dos meios (como). Especficos Tm que ter um significado bem definido. Mensurveis Caso contrrio, nunca ser possvel avaliar se foram atingidos ou no e porqu ("o que no se consegue medir no se consegue gerir"). Realistas, realizveis e constiturem desafios Deve manter-se a flexibilidade necessria para a sua redefinio em determinadas condies, para que no venham a constituir um elemento de frustrao e de desmotivao. Estabelecidos temporalmente Fixar um prazo (realizao prevista em tal data).
22
GESTO DO TEMPO
2.2. PLANEAR PARA A REALIZAO DOS OBJECTIVOS

"Ningum planeia o falhano, s que algumas pessoas falham no planeamento". Annimo "O trabalho tende a ocupar todo o tempo disponvel". Lei de Parkinson Quando se elabora um plano necessrio pensar e considerar as suas vantagens, conhecer as suas falhas e saber reagir prontamente a todas as contingncias. Um planeamento elaborado detalhadamente d resposta s seguintes questes: Onde estamos? Identificar a situao presente. Para onde queremos ir? Ter em mente os objectivos a atingir. Como vamos fazer? Determinar o que deve ser feito para realizar os objectivos a cumprir, sabendo onde concentrar os esforos. O que precisamos? Reunir todos os elementos necessrios, atravs da criao de uma lista detalhada.
23
GESTO DO TEMPO
Ter mais ateno a qu? Ter todos os factores em conta, incluindo os que podem correr mal. O imprevisto pode acontecer. Que alternativas temos? Ter um leque de opes em simultneo porque podem surgir modificaes. Como controlar? Determinar mecanismos de controlo para estarem em dia em relao ao plano: listas de verificao, grficos, indicadores de gesto, etc. Antes de planear ou iniciar um trabalho reflicta sobre as seguintes questes: Figura 1 - Questes a colocar O trabalho necessrio? Sim Devo ser eu a faz-lo? Sim Devo faz-lo agora? Sim Tenho boas condies? No - Reformular No - Rever No - Delegue No - Desista
24
GESTO DO TEMPO
FASES DA ELABORAO DE UM PLANO
As fases fundamentais a ter em conta na elaborao de um plano, so as seguintes: 1- Estabelecer objectivos Ter claros os objectivos para saber o que se quer realizar. 2- Enumerar actividades Enumerar e detalhar todas as actividades que devem ser includas. Assim possvel estabelecer uma lista de prioridades e registar um horrio. 3- Criao de um plano de contingncias Ter em conta um plano de contingncias que nos diga, se houver uma alterao ltima hora, o que fazer.
2.3. ESTABELECER PRIORIDADES

"O essencial leva pouco tempo, o acessrio muito tempo." Lei de Pareto Podemos abordar a gesto do tempo de duas formas: A abordagem do que urgente; A abordagem do que importante. A urgncia normalmente traz presso e stress. uma abordagem com foco na quantidade de tarefas para
25
GESTO DO TEMPO
executar num prazo muito curto ou nos problemas imediatos para resolver. A segunda abordagem foca o que importante para ser realizado. uma abordagem qualitativa da gesto do tempo. A chave para lidar com o importante organizar um planeamento prvio que direccione as aces. Ento como que se deve agir? A aco a tomar centra-se no estabelecimento de prioridades, que se encontra genericamente sujeita a uma classificao, condicionada pela referida aco em causa, descrita no quadro abaixo: Figura 2 - Classificao das aces
Importante Urgente No importante
Faa logo, mas no perca muito tempo com isso! Delegue em tempo til!
Faa agora e bem feito!
No Urgente
Exige bastante tempo para uma execuo adequada. Merece tempo e esforo. Faa depois ou tente No deixar de lado, seno negociar para eliminar essa passa condio de tarefa! urgente! Delegar eventualmente.
26
GESTO DO TEMPO
2.4. DELEGAR
Delegar atribuir tarefas a uma pessoa ou a uma equipa dando-lhe a necessria autonomia. Um dos segredos de uma gesto eficaz do tempo est no delegar tarefas a outros. Vantagens de uma delegao eficaz: Rentabilizar o tempo disponvel; Ajudar os outros a aperfeioar capacidades e a potenciar conhecimentos; Motivar as pessoas conferindo-lhes responsabilidades e premiando-os com a confiana. Tcnicas para uma boa delegao: Planear a delegao: quem deve fazer o qu, como, at quando, com quem?; Identificar e seleccionar a pessoa adequada; Motivar a pessoa a quem vai delegar; Explicitar de forma clara os objectivos, as tarefas, as responsabilidades e os prazos de entrega/ realizao da(s) tarefa(s); Fornecer eficazmente informaes sobre os resultados pretendidos, a importncia do trabalho,
27
GESTO DO TEMPO
os constrangimentos e assegurar-se que a pessoa compreendeu; Manter-se acessvel para tirar dvidas, ajudar e acompanhar a evoluo da tarefa; Garantir boa coordenao com outros servios; Quais so os meios tcnicos, humanos e financeiros que deve pr disposio?
2.5. SISTEMAS E MTODOS DE ORGANIZAO PESSOAL

AUTO-ORGANIZAO
A base de uma eficaz gesto do tempo a autoorganizao . Sem isto a conquista das metas e a realizao dos planos ficam comprometidas. A autoorganizao o segredo da produtividade. A organizao pessoal, uma vez conquistada, deve ser mantida: actualizao das agendas, dos e-mails, a mesa de trabalho, os armrios, etc. Sistematizar as tarefas e criar pequenas rotinas facilita a organizao: Fazer listas de tarefas, no esquecendo de as dividir em urgentes e importantes. Estabelecer qual a prioridade de cada uma e determinar uma data de concluso;
28
GESTO DO TEMPO
Aps iniciar uma tarefa importante, por mais desagradvel que seja, ir at ao fim e assinalar as tarefas j concludas; Fazer agora! No deixar para depois; Criar o hbito de fazer as coisas mais importantes primeiro; Evitar o perfeccionismo. "O ptimo inimigo do bom"; Perguntar constantemente: ser que isto vai simplificar a minha vida?
ESPAO DE TRABALHO
Um dos problemas mais comuns que afectam a eficincia a desorganizao dos espaos de trabalho. Perde-se tempo a procurar papis, a revistar arquivos e pastas, a manusear centenas de vezes os mesmos papis na busca de um documento perdido. Administrar, de forma eficiente, o espao de trabalho no significa necessariamente torn-lo livre mas sim, torn-lo prtico e funcional: mais simples adoptar uma disciplina diria do que perder horas arrumando o que se vai acumulando; Se possvel, eliminar da mesa tudo o que no est a ser utilizado. Colocar somente as coisas com as quais est a trabalhar;
29
GESTO DO TEMPO
Manter um "cesto" para "entradas", outro para "assuntos em andamento", outro para "arquivo" e outro para "sada"; Fazer uma reviso peridica dos documentos considerando sempre o factor tempo; Rever, frequentemente, todos os projectos e aces e colocar de novo a zero o material que no est processado no correio electrnico, nos papis e na mente; Um documento que hoje intil, provavelmente vai continuar intil amanh. Ousar deitar fora algumas coisas em vez de as arquivar desnecessariamente; Usar o lixo para tudo o que j se tomou conhecimento e que no se precisa mais de recuperar; Consultar regularmente e manter limpos os sistemas de informao e correio electrnico; Evitar anotaes em pequenos papis reduzindo a probabilidade de extravio. Utilizar agenda e cadernos; Evitar juntar demasiado correio.
TRATAR A INFORMAO
Num dia de trabalho recebemos bastante informao e a sua anlise leva tempo. A informao chega-nos de diversas formas:
30
GESTO DO TEMPO
Atravs de papis (correio, fax, relatrios, revistas, jornais); Oralmente (reunies, rdio, televiso, telefone); Por meios electrnicos (e-mail, internet, intranet). Assim sendo: Estabelecer um sistema de rotina para tratar a informao; Se uma mensagem implica aco, dever ser feita uma anotao e registada; Para facilitar o arquivo, uma informao deve ser imediatamente codificada com um nome numa pasta; Deve ser dado um destino s mensagens, mal sejam analisadas; Copiar informaes s para aqueles que precisem delas; Muita da informao que chega pode ser passada a colegas ou a outro pessoal - no reter informao.
ORGANIZAO DA AGENDA
AGENDA
As agendas so instrumentos essenciais de planificao do tempo. Ajudam-nos a gerir melhor o dia-a-dia permitindo manter um registo preciso dos compromissos, obrigaes e acontecimentos futuros.
31
GESTO DO TEMPO
Organizar uma agenda requer disciplina. Habitue-se a registar os compromissos e a marcar os assuntos, medida que so fixados. No esquecer: "reservar na Agenda tempo para ns prprios".
"CHECK LIST"
Check list "Espao de Trabalho"
Manter secretria arrumada Arrumar as gavetas Arquivar documentos Dar destino a jornais e revistas Verificar equipamento informtico Limpar e.mail
As "Check List" ou "Listas de Verificao" permitem-nos pr-definir, numa listagem mais ou menos exaustiva, os elementos que devemos controlar, de forma a no serem esquecidos, pois so de grande importncia para a obteno do objectivo final. Rever periodicamente a lista, assinalar o que est verificado, cumprido ou anulado.
2.6. GESTO DE TELEFONEMAS

O telefone e o telemvel so meios de comunicao indispensveis para a nossa actividade. Contudo, utilizados incorrectamente acarretam perdas de tempo cujo reflexo se vai fazer sentir na actividade diria de cada um e no tempo consumido para as desenvolver. Para conseguir uma melhor gesto nos contactos telefnicos de modo a no perder tempo e a no ser frequentemente perturbado por chamadas telefnicas: Agendar um perodo fixo para efectuar os telefonemas;
32
GESTO DO TEMPO
Perguntar a que horas possvel telefonar ao interlocutor e indicar as ocasies em que nos podem telefonar; Preparar os contactos com antecedncia, disponibilizando os elementos necessrios para tratar imediatamente os assuntos; Agrupar as chamadas telefnicas por sesses, assuntos, grau de urgncia e importncia; Manter o telemvel desligado durante as reunies; Restrinjir ou eliminar a recepo de telefonemas de carcter pessoal durante as horas de trabalho; Utilizar outros meios de comunicao (resposta manuscrita, correio electrnico).
2.7. CORREIO ELECTRNICO

O correio electrnico hoje uma ferramenta indispensvel no trabalho. Pode, no entanto, tal como o telefone, ser uma fonte "devoradora" de tempo: O e-mail no uma carta mas sim um meio de comunicao diferente dos outros. mais informal que uma carta e mais conciso que um telefonema. Espera-se que a pessoa v direita ao assunto; No sobrecarregar o sistema com imagens e documentos que no digam respeito ao trabalho. No fazer perder tempo;
33
GESTO DO TEMPO
Antes de enviar um e-mail: "a quem interessa esta informao?"; Criar pastas no sistema para os e-mails com as categorias de informao de que se necessita; Apagar todos os e-mails antes de ler quando o assunto ilegvel e irrelevente; No abrir os e-mails logo que cheguem. Reservar perodos, durante o dia, para o fazer; No iniciar o dia de trabalho a ler e-mails. Em primeiro lugar cumprir as tarefas agendadas; Racionalizar a leitura e a resposta dos e-mails. Verificar o assunto antes de abrir e deixar os pessoais para outro momento (hora de almoo ou final do dia).
2.8. INTERRUPES
As interrupes podem dificultar o trabalho, na medida em que impem o seu constante reincio, contribuindo para o desperdcio de tempo . Para reduzir o inconveniente das interrupes e contactos: Reduzir o nmero de cadeiras ao mnimo - a falha de cadeiras limitar os visitantes; Oferecer alternativas ("Talvez possamos discutir isso numa outra ocasio?"). Dizer abertamente que
34
GESTO DO TEMPO
se pretende terminar determinado trabalho s tantas horas. Remeter o contacto para uma data posterior - habituar os outros nossa rotina; Colocar objectos de trabalho (computador, secretria, etc.); Aproveitar para fazer algumas telefnicas - o visitante afastar-se-; pelo meio
chamadas
Usar sinais, tais como olhar para o relgio ou arrumar pastas; Sentar-se ou levantar-se de forma a desencorajar qualquer discusso mais longa; Tornar pblico as alturas em que vai estar disponvel; Fixar a durao do contacto desde o comeo; Uma porta fechada pode fazer maravilhas; Em espaos abertos fazer entender, de forma no verbal, que se est ocupado - no se dirigir pessoa ou evitando o contacto visual.
2.9. REUNIES PRODUTIVAS

Qualquer que seja o nosso trabalho organizacional todos gastamos uma parte do tempo em reunies. Algumas redundam em fracasso e so pouco produtivas.
35
GESTO DO TEMPO
Para conseguir reunies eficazes e gerir positivamente o tempo: Recorrer a reunies apenas quando necessrio; Definir um plano, certificando-se da necessidade da reunio, do seu objectivo e da importncia dos assuntos; Elaborar uma agenda. Definir prioridades. No hesitar em inscrever a ordem de trabalhos num quadro, a fim de que se mantenha visvel durante toda a reunio; Assegurar-se de que vo estar presentes os participantes necessrios e apenas esses; Ser pontual - iniciar hora marcada e estabelecer um limite de tempo; Resumir os pontos discutidos e o plano de aco definido.
36
GESTO DO TEMPO


Data
___ / ___ / ___ 37
38
O QUE O STRESS ?
Captulo 3
O QUE O STRESS ?
Objectivos
No final do captulo dever ser capaz de: Caracterizar potenciais factores de stress; Identificar as respostas ao stress e seus efeitos; Reconhecer a viso positiva do stress - enquanto forma de desafio na nossa vida; Realizar uma Auto-Avaliao das reaces ao stress; Elaborar um Plano de Desenvolvimento Pessoal.
3.1. STRESS - TENTATIVA DE DEFINIO

Pode dizer-se que o stress constitui um conjunto de respostas a nvel: Fisiolgico (imunolgico, neuronal, hormonal); Psicolgico (emocional, cognitivo, comportamental); Social (famlia, trabalho, comunidade). O stress ocorre quando as pessoas se sentem ameaadas no seu bem-estar devido discrepncia entre o que a pessoa sente e avalia (acto involuntrio e emocional) que lhe pedido e o que julga poder dar. Como consequncia imediata de tal apreciao, d-se a resposta de stress - reaco total do organismo que denuncia o desequilbrio prprio da situao de stress em que se encontra.
40
O QUE O STRESS ?
Quando adequadamente gerido, o stress pode ter efeitos e consequncias positivas. Se mal gerido ou ignorado pode ser destrutivo e fazer perigar o equilbrio das pessoas. O stress faz parte da vida podendo manifestar-se em todas as reas - pessoal, profissional e familiar. H pessoas mais vulnerveis do que outras aos factores de stress. As respostas variam com a percepo e outras caractersticas individuais. Assim, para algumas pessoas o stress pode causar-lhes problemas fsicos e psicolgicos, enquanto que outras podem sentir-se motivadas para continuar a aceitar isso como um desafio.
3.2. DESAFIO ( STRESS POSITIVO) OU STRESS ?

Independentemente da divulgao dos efeitos negativos do stress, at um determinado nvel de presso e de alguma excitao para atingir algo, o stress pode tornarse benfico para o sujeito j que este estado o mobiliza para a aco e o pressiona a avanar no sentido de alcanar o objecto de desejo, melhorando assim o seu desempenho. Contudo, para que assim seja, necessrio que neste processo o nvel de excitao e presso exercido mantenha o equilbrio do organismo.
41
O QUE O STRESS ?
Se tal acontece, esta situao de stress positivo - desafio - benfica. Quando, por outro lado, a excitao e a presso se transformam em ansiedade, medo de falhar, de fracassar, etc. a carga emocional mais intensa e se h quebra de equilbrio, se h ruptura, entramos em stress. As respostas endcrinas, neuronais e corporais associadas a este estado originam diminuio da nossa capacidade de desempenho fsico e intelectual. extremamente difcil definir o que uma situao stressante para um indivduo, no s porque a experincia de cada um gera respostas emocionais distintas, mas, e fundamentalmente, porque difcil definir quando o sujeito passa da situao de desafio para a situao de stress.
3.3. POTENCIAIS FACTORES DE STRESS

na forma como o indivduo percepciona os factores indutores de stress que est verdadeiramente a sua origem. Uma fonte de stress pode originar stress num indivduo e ser um desafio para outro, por isso se fala em "potenciais factores". Contudo, independentemente de existir a mediao da percepo individual, existe um conjunto de condies que so mais indutoras de stress do que outras.
42
O QUE O STRESS ?
Os factores de stress subdividem-se em diversas categorias: Factores relacionados com o ambiente (clima, rudo, trnsito, poluio); Factores de carcter social (problemas financeiros, prazos, perdas afectivas); Factores de carcter fisiolgico crescimento, envelhecimento); (doenas,
Os nossos prprios pensamentos (expectativas, percepes, atitudes negativas); Factores organizacionais (horrios, ambiente, conflitos, mudana, reforma). Figura 3 - Potenciais Factores de Stress
43
O QUE O STRESS ?
3.4. SINTOMAS
O estado de stress manifesta-se em sintomas. A complexidade deste processo torna-se maior quando os prprios sintomas so por si geradores de novos factores de stress e portanto geradores de stress, dando origem a novos sintomas. O stress portanto um processo contnuo. Caso no seja gerido adequadamente, alimenta-se a si prprio, de forma crescente. Figura 4 - Processo contnuo Factores de Stress
Stress
Sintomas
O diagnstico dos sintomas uma boa forma de tomarmos conscincia da sua existncia.
44
O QUE O STRESS ?
Podemos dividi-los genericamente em duas categorias:

FSICOS
Alteraes cardacas e da presso arterial; Problemas respiratrios; Diminuio da eficcia do sistema imunolgico; Maior frequncia de doenas comuns: gripes, dores de costas, dores musculares; lceras; Cansao fsico geral; Dificuldade em dormir.
COMPORTAMENTAIS
Insatisfao no trabalho; Ansiedade; Estados depressivos; Tenso; Fadiga; Dificuldade em tomar decises Instabilidade emocional;
Lapsos de memria; Dificuldade de concentrao; Alteraes do humor.
EFEITOS NEGATIVOS DO STRESS
A exposio a situaes de stress no constitui um mal em si mesmo nem implica efeitos necessariamente negativos mas quando as respostas so excessivamente intensas ou duradouras podem produzir-se diversas perturbaes. Alguns problemas associados ao stress: Problemas cardiovasculares (hipertenso arterial, doena coronria, taquicrdias, arritmias); Problemas respiratrios (asma e outras alteraes respiratrias); Problemas imunolgicos (gripes, herpes, tuberculose, artrite reumatide);
45
O QUE O STRESS ?
Problemas endcrinos (hipertiroidismo, hipotiroidismo); problemas gastrointestinais (lcera pptica, disppsia funcional, clite); Problemas dermatolgicos excessiva); Dores crnicas e cefaleias; Problemas musculares; Problemas sexuais; Problemas psicopatolgicos (ansiedade, fobias, consumo de lcool ou de drogas, depresso, insnias, comportamentos alimentares alterados, alteraes da personalidade (Labrador, Stress,1992). (prurido, sudao
3.5. VARIVEIS INDIVIDUAIS

As variveis individuais no so mais do que caractersticas pessoais, preexistentes s vivncias de stress (personalidade, suporte social, etc.). So essas caractersticas que, num determinado momento, decidem se o resultado da experincia de stress ser negativo ou positivo.
46
O QUE O STRESS ?
O PAPEL DO CAMPO PERCEPTIVO
A forma como olhamos para o mundo nossa volta e para a prpria vida determina as nossas atitudes. A percepo individual que est na origem do stress influenciada por vrios factores entre os quais se destacam: A nossa personalidade; As nossas experincias anteriores ao lidar com situaes mais ou menos semelhantes, a nossa capacidade para resolver a situao percepcionada. A influncia destes factores determinar se um determinado facto sentido como desafiante ou stressante.
47
O QUE O STRESS ?
Avalie como est a reagir ao stress no trabalho

s Vezes Responda a cada pergunta colocando um X em Nunca, Raro, s Vezes, Frequente ou Sempre, de acordo com o seu caso. Todos dizem que trabalho demasiado Gosto mais de trabalhar sozinho do que acompanhado Quando o trabalho no corre bem fico ansioso Se o meu trabalho no reconhecido fico deprimido Tenho orgulho em ser o melhor no sector onde trabalho Tomar decises deixa-me nervoso No tenho poder de deciso na empresa onde trabalho Na vida o acaso que me tem guiado Prefiro ganhar menos mas ter um emprego estvel Normalmente estou sempre do lado de quem manda Produzo menos em equipa Prefiro ser eu a fazer as coisas Conhecer pessoas deixa-me ansioso Confio mais nas opinies dos outros do que nas minhas Mudar no d bons resultados Corro poucos riscos Sinto-me frequentemente cansado Lido mal com o fracasso Os imprevistos inquietam-me Sou muito prudente e ansioso face a uma nova situao raro ter tempo para mim Tenho tendncia para fazer mais coisas em simultneo No lido bem com crticas Orgulho-me de ser organizado, pontual e responsvel Preciso que me elogiem para confiar no meu trabalho No sinto vontade perante muita gente O exito uma questo de sorte Nos momentos de lazer adianto trabalho No gosto que me contrariem Sempre Freq. Raro Nunca
48
O QUE O STRESS ?
PERSONALIDADE E PADRES DE COMPORTAMENTO
Uma predominncia de traos de neuroticismo ou de afectividade negativa so indutores de percepo de presses e exigncias geradoras de stress . Pelo contrrio a predominncia de traos de extroverso, afectividade positiva e abertura a novas experincias, so indutoras de percepes das presses e exigncias como geradoras de desafio. Diferentes padres de comportamento (A e B) mostramnos tambm como o tipo de personalidade pode mediar a percepo que se tem das prprias fontes de stress. Pessoas com um padro de comportamento de Tipo A so: Exigentes consigo e com os outros; Mais apressadas; Fazem frequentemente vrias actividades em simultneo; Impacientes; Intolerantes. As pessoas do Tipo B so: Aparentemente calmas; Resistem s presses do meio; Mantm um ritmo pausado e tranquilo;
49
O QUE O STRESS ?
No so excessivamente exigentes; Ponderam as hipteses. Os padres de comportamento A e B foram encontrados na sequncia de estudos desenvolvidos por cientistas da rea da cardiologia que investigaram de que forma as perturbaes cardacas se correlacionavam com o estilo de vida e personalidade dos doentes. Demonstraram que, efectivamente, os problemas cardacos eram significativamente mais frequentes nas pessoas que apresentavam um padro de comportamento de tipo A. Qualquer um de ns pode manifestar um destes tipos. Os indivduos tipicamente stressados demonstram mais o comportamento do tipo A mas isto s considerado anormal se for um padro contnuo. Dos dois, o tipo B a opo mais saudvel. No entanto, deve ser salientado que as pessoas raramente so exclusivamente do tipo A ou B.
50
O QUE O STRESS ?


Data
___ / ___ / ___ 51
52
PREVENO DO STRESS
Captulo 4
PREVENO DO STRESS
Objectivos
No final do captulo dever ser capaz de: Identificar formas mais adaptativas de interpretao de potenciais situaes geradoras de stress negativo; Reconhecer e aplicar estratgias de promoo das competncias pessoais, ao nvel comportamental, como forma de resistncia ao stress.
4.1. CRIAR ESTRATGIAS DE PREVENO

"Que as aves da aflio e dos cuidados pairem sobre a tua cabea no poders evitar; mas que construam ninhos nela, isso sim, poders evitar". Provrbio Chins A preveno do stress destina-se a contrariar as suas consequncias negativas em favor da promoo das positivas. Uma vez que no se pode erradicar o stress, devem-se aproveitar os seus benefcios e evitar os seus malefcios. No existem regras "anti-stress" universalmente vlidas. Por isso devemos desenvolver um programa pessoal que possa "funcionar" especificamente para ns.
VIDA FAMILIAR E PROFISSIONAL
Ns somos os artesos da nossa vida.
54
PREVENO DO STRESS
A gesto da vida pressupe encar-la como um todo e no apenas centr-la em alguns aspectos. Devemos atribuir tanta importncia vida familiar e pessoal como vida profissional, pois todas condicionam o nosso equilbrio e o nosso desenvolvimento: Manter uma reflexo sistemtica sobre a maneira de "renovar" a vida familiar e pessoal; Fornecer famlia informaes suficientes sobre a vida profissional para que possa compreender como se vive e, em certos casos, aceitar os sacrifcios que essa vida lhe impe; Fornecer aos interlocutores profissionais a informao necessria sobre a vida pessoal e familiar, a fim de os levar a t-las em considerao.
RITMOS DE TRABALHO
"A qualidade do tempo mais importante do que a quantidade". John Adair in A Gesto Eficiente do Tempo, Ed. Europa Amrica A nossa vida, as nossas actividades no so lineares: nem todos os momentos do dia, da semana, do ms ou mesmo ao longo dos anos se equivalem. O nosso corpo conhece os seus prprios ritmos. Cada pessoa tem o seu prprio relgio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho.
55
PREVENO DO STRESS
A nossa organizao pessoal pode ter isso em conta. Convm, para tal, descobrir quando se funciona bem e quando se funciona menos bem e dividir o dia com base nisso estabelecendo como regra: Fazer as tarefas mais difceis, o trabalho mais criativo ou estrategicamente importante quando se estiver com mais energia e as fceis ou de rotina ficam para quando se estiver cansado, utilizando, o melhor possvel, o nosso melhor tempo ou o tempo de qualidade mais elevada; Repousar regularmente.
AUTO - ESTIMA
A auto-estima uma varivel moderadora das experincias de stress. Ela um elemento protector por excelncia. Um bom auto-conceito e uma elevada auto-estima geram estados emocionais positivos e de entusiasmo.
Os resultados experimentais demonstram que indivduos com forte auto-estima conseguem mais facilmente gerir e prevenir o stress. Garantir este estado emocional um excelente antdoto para afastar medos, ansiedades, e incrementar a nossa performance diria, potenciando as emoes positivas. Exerccios como a anlise de pontos fortes e fracos, o auto-elogio, a verbalizao positiva e a reflexo sobre o auto-conceito nas diversas facetas da vida so tcnicas
56
PREVENO DO STRESS
que podemos utilizar para desenvolver a nossa autoestima e, assim, melhor gerir as emoes.
COMPORTAMENTO POSITIVO
Os efeitos nocivos das emoes negativas so notrios em termos de bem-estar fsico e psicolgico. Utilizar tcnicas para maximizar as emoes positivas permite-nos repor mais facilmente o equilbrio que os estados emocionais negativos puseram em causa, diminuindo os seus efeitos.
HUMOR
Encontrar o lado positivo e divertido das situaes difceis, partilhando-o com os outros e rir podem ser um excelente antdoto contra o stress. O humor d-nos a energia necessria para, com inteligncia e subtileza, enfrentarmos e ultrapassarmos situaes adversas. Ele pode ser uma ptima ferramenta para lidar com o stress. Tem-se vindo a provar que o riso desencadeia efeitos opostos ao stress, por vezes comparveis aos efeitos do exerccio fsico - aumento da tenso muscular, das pulsaes e ritmo respiratrio, que culmina com um efeito de agradvel relaxao. As emoes e humores que experimentamos no dia a dia tm tambm efeitos directos sobre o sistema imunitrio. O
57
PREVENO DO STRESS
mesmo dizer que se as emoes forem positivas ou o humor "bom", podemos conseguir desencadear alteraes que diminuem os efeitos imunossupressores do stress.
Avalie como est o seu sentido de humor Leia as frases e coloque um crculo nos nmeros em que se achar identificado. Se circundar um 7, est a dizer que essa frase o caracteriza nitidamente. Se circundar um 1, est a dizer que essa frase no o caracteriza de modo algum!
Descrevem-me como um patrimnio humorstico Todos dizem que o meu sentido de humor uma qualidade Evito o sarcasmo/humor negativo, excepto em privado Rio dos meus erros e s vezes sou objecto de risota Rio-me sozinho quando acho algum engraado Diverte-me rir das piadas e histrias que me so contadas Procuro estimulantes de humor (i.e. desenhos animados) Escrevo histrias com humor e guardo artigos divertidos Em stress o sentido de humor que me mantem positivo Procuro o lado engraado da vida e partilho-o 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
58
PREVENO DO STRESS
Envio, frequentemente, notas e desenhos com humor O meu sentido de humor dificulta que se zanguem comigo Adoro contar histrias engraadas para reforar ideias No inesperado, por vezes, tenho reaces divertidas No me sinto incomodado em dar gargalhadas no trabalho Uso o humor para lembrar coisas importantes
7 7 7 7 7 7
6 6 6 6 6 6
5 5 5 5 5 5
4 4 4 4 4 4
3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1
COMUNICAR MELHOR
Quanto tempo passamos desnecessariamente resolvendo crises ocasionadas por erros de comunicao? Perdemos tempo em discusses triviais, criando boatos, acusaes e no sendo claros nos objectivos, nas mensagens, na informao. Melhorar a comunicao interpessoal significa reduzir vrias das suas configuraes de m gesto do tempo e do stress.
O QUE A COMUNICAO EFICIENTE?
Numa comunicao eficiente, cada uma das partes compreende aquilo que a outra diz e o que sente.
59
PREVENO DO STRESS
O nosso papel como comunicadores eficientes duplo: Ser claros na mensagem que desejamos enviar; Compreender claramente as mensagens que esto a ser enviadas pelo outro.
COMPORTAMENTOS ASSERTIVOS
Ser assertivo, como oposto de ser agressivo, pode ajudar na relao com os outros e reduzir o nvel de stress. Um comportamento assertivo significa: Saber afirmar os seus direitos respeitando os direitos dos outros; Saber desenvolver honestas; comunicaes abertas e
Ser capaz de exprimir sentimentos, opinies e desejos sem suscitar hostilidade; Saber dizer "no" sem se sentir culpado; Saber tomar decises difceis; Saber adoptar objectivos assertivos: gerir a sua prpria vida; Saber enfrentar injustificadas; as agresses psicolgicas
60
PREVENO DO STRESS
Saber negociar compromissos realistas.
MTODO PRTICO DE ASSERTIVIDADE
Por vezes necessrio utilizarem-se estratgias para lidar com situaes difceis ou de confronto. Uma pessoa assertiva pode iniciar, por exemplo, um confronto ou conversa difcil da seguinte forma: Comear por reconhecer algo em benefcio do outro juntamente com a frase "Compreendo que ests aborrecido comigo porque..."; Acrescentar um pensamento de ligao como "No entanto eu acho..."; Terminar com "e...", pormenorizando uma nova sugesto ou compromisso.
O "DISCO RISCADO"
Este mtodo de comunicao positiva utilizado para impedir as pessoas de nos desviar do ponto principal, repetindo a essncia daquilo que temos de dizer, em tantas formas diferentes quanto possvel, permanecendo sempre no fulcro da questo: Repita calmamente "No, hoje no posso ficar at mais tarde" quantas vezes for necessrio para fazer valer a sua posio;
61
PREVENO DO STRESS
No justifique a sua resposta nem mostre arrependimento; Ignore qualquer presso e no argumente.
PREVENO DO STRESS NO TRABALHO
A preveno do stress no trabalho claramente desejvel. Prevenir o stress no significa elimin-lo mas sim encontrar os "nveis ptimos", para cada um, de uma forma equilibrada. Num sentido geral, no trabalho ser importante que se actue a vrios nveis: Adaptao do indivduo envolvente fsica : iluminao, espao, disposio do mobilirio, temperatura, rudo, etc.; Reorganizao do trabalho: o trabalho deve resultar mais ajustado pessoa que o realiza no sentido do aumento da motivao, melhor desempenho, satisfao profissional; Clarificao do papel profissional: o que deve fazer e o que esperado que faa - reduz ambiguidades e conflitos; Clara definio de objectivos: reduz a incerteza e a insegurana associada ao trabalho;
62
PREVENO DO STRESS
Promoo do percurso profissional : maximizao do aproveitamento de oportunidades de desenvolvimento pessoal e profissional; Promoo da socializao: aquando da entrada na organizao - facilita a adaptao, corrige expectativas; Preparao da reforma : o stress inerente ao trmino da carreira pode ser minimizado atravs de programas organizacionais; Facilitao da articulao trabalho-famlia : flexibilizao de horrios; trabalho realizado em casa.
RESOLUO DE PROBLEMAS E TOMADA DE DECISO
A resoluo de problemas compreende sempre um determinado grau de incerteza. Para os solucionar tm que se tomar decises e esta tomada de deciso que se poder revelar difcil e indutora de stress. O treino para a identificao e resoluo de problemas uma excelente estratgia individual de preveno do stress.
63
PREVENO DO STRESS
ETAPAS PARA A IDENTIFICAO E RESOLUO DE PROBLEMAS
Definio e formulao do problema Identificar e delimitar o problema; Sistematizar e analisar todas as informaes; Separar o essencial do acessrio; Estabelecer prioridades em funo da urgncia e importncia; Definir claramente o problema. Criao de solues alternativas Ver o problema numa perspectiva diferente; desdramatizar; Ter uma viso de conjunto e no de pormenor; Inventar solues com a ausncia de juzos crticos (utilizar tcnicas de criatividade, ex: Brainstorming). Tomada de deciso Apreciar cada possvel soluo em termos do seu potencial de eficcia; Escolher a melhor soluo (ou combinao de solues).
64
PREVENO DO STRESS
Aplicao e verificao Aplicar a estratgia e verificar obstculos; Observar e analisar o resultado.
65


Data 66
___ / ___ / ___
ADAPTAO E CONTROLO DO STRESS

Captulo 5
Objectivos
No final do captulo dever ser capaz de: Identificar os processos de auto controlo das respostas de stress negativo de modo a transform-lo numa perspectiva proveitosa; Identificar estratgias individuais de forma a aliviar consequncias negativas e aumentar a qualidade de vida pessoal e profissional.
5.1. TCNICAS DE CONTROLO E REDUO DA TENSO

Tendo-se reconhecido e aceite o excesso de stress atravs de sinais percursores, a primeira medida consiste em determinar a sua causa ou causas: Procurar tempo para uma auto - reflexo sobre a sua relao com os outros, sobre as atitudes face s diversas circunstncias da vida;
Ao identificar situaes mais complicadas determinar o que fazer para as atenuar ou eliminar; Escrever, passar para o papel as sensaes, as emoes, os desejos, os receios. O facto de as traduzir em linguagem estimula a reflexo e permite, muitas vezes, adquirir uma saudvel distncia em relao aos acontecimentos; O controlo do stress pode ser aprendido e praticado.
68
MEDIDAS PARA LIDAR COM O STRESS

Encarar sintomas de um ponto de vista positivo; Qualquer aco melhor do que ficar a remoer no assunto. Comunicar com os outros e evitar o isolamento. Analisar os valores; reformular prioridades na vida poder anular da mente confuso e stress. Arranjar coragem para mudar aquilo que pode ser mudado, serenidade para aceitar aquilo que no pode ser, sabedoria para conseguir distinguir a diferena. No estabelecer nem prazos irrealistas; Analisar pontos fracos; Mais tempo para importantes. aceitar
Tomar uma atitude
Expressar aquilo que sente
Analisar as prioridades da vida
Aceitar o que no pode ser alterado
Controlar as tcnicas de gesto do tempo
tarefas
Investir sobretudo nas coisas boas que se tem na vida e no nas ms
Foco no presente. Evitar pensar no passado.
EXERCCIO FSICO
O stress pode provocar modificaes de ordem fisiolgica, como o aumento da presso arterial, a acelarao do ritmo cardaco, a tenso muscular. Por isso parece lgico que se possa agir sobre os factores fsicos para diminuir os efeitos psquicos. uma das principais estratgias de preveno e resistncia aos efeitos negativos do stress. Ele contribui,
69
de uma forma muito eficaz, para o relaxamento fsico e psquico. Devem escolher-se exerccios adequados e que no provoquem stress adicional.
TCNICAS DE RELAXAMENTO
So excelentes para se conseguir uma descontraco global. O relaxamento actua directamente sobre a tenso fisiolgica, emocional e comportamental caracterstica das respostas de stress. Uma pessoa que se saiba relaxar consegue eliminar a tenso associada s experincias de stress. Existem muitas formas de obter uma resposta de relaxamento: Rir; Ler; Conversar; Caminhar; Ver um filme; Fazer amor; Viajar; Nadar; Coleccionar; Danar.
MASSAGENS
Proporcionam uma descontraco muscular e um relaxamento salutar de todo o corpo. Ao nvel do alvio do
70
stress , os efeitos da massagem diminuio das consequncias.
traduzem-se
na
ALIMENTAO
Se a alimentao assume um papel crucial na proteco e promoo da sade, o seu papel na preveno e na defesa dos efeitos do stress no menos importante. Para isso fundamental a promoo de hbitos alimentares saudveis: reduo do sal, acar e gorduras; aumento do consumo de fibras; dieta variada e ritualizao das refeies.
ACTIVIDADES DE PRAZER
As actividades de prazer contribuem reconhecidamente para a promoo da auto-estima, das expectativas positivas de auto-eficcia e satisfao pessoal. Neste sentido ajudam vigorosamente a reduzir a vulnerabilidade ao stress e revelam-se poderosas estratgias individuais de preveno do stress.
DAR SENTIDO AO TRABALHO - A AUTO-MOTIVAO
Se no se pode alterar os factores que causam stress no trabalho, pode mudar-se a atitude: Reflectir para depois poder decidir entre mudar o comportamento, as condies de trabalho ou o emprego: as respostas esto perfeitamente ao nosso alcance;
71
Se nos sentirmos satisfeitos no trabalho, reconhecidos pelos esforos, mesmo com um grande volume de trabalho este no se tornar stressante e estaremos mais aptos a enfrentar as situaes stressantes transformando-as em desafios.
72


Data
___ / ___ / ___ 73
74
CONCLUSO
CONCLUSO
76
CONCLUSO
Fazer um exame objectivo, realista e crtico do modo como estamos a utilizar cada hora do dia, saber onde, como e porqu, ajuda a desenvolver um novo sentido do tempo. Experimentar outras formas de trabalho no sentido de seleccionar criteriosamente os objectivos que se pretende prosseguir, estabelecer prioridades, fazer planos, poupar tempo atravs da delegao, conduz-nos a uma utilizao do tempo mais racional e reduo das presses relacionadas com a falta de tempo. Organizar o tempo com qualidade e eficcia o cerne do planeamento da vida e da preveno do stress. Por isso, a questo mais profunda e importante reflectir sobre si mesmo. "O que que eu pretendo da vida?". "Qual o meu programa de desenvolvimento?" Em resumo, gerir o tempo e o stress gerir a vida, encarando-a como um todo, no presente alinhado com o amanh. ainda ter a capacidade de pensar de outra forma, agir de outro modo com o "leit motive" de melhor responder s minhas prprias necessidades e s necessidades dos outros. este o desafio que lhe propomos.
"O que puderes fazer ou o que sonhaste ser capaz comea-o. A ousadia tem gnio, poder e magia. Comea agora mesmo!" Goethe
77
78
ANEXOS
ANEXOS
R E S P O STA AO S -DIAGNSTICO
E X E RC C I O S
DE
AU TO -
RESPOSTA AO EXERCCIO DE AUTO-DIAGNSTICO N 1: AVALIE COMO EST A UTILIZAR O SEU TEMPO
Atribua a cada resposta: A (Frequentemente) - 4 pontos B (s vezes) - 2 pontos C (Raramente) - 0 pontos 46 - 56 - Gere bem o seu tempo. 35 - 45 - Gere bem parte do seu tempo. No entanto, precisa de ser mais consistente nas estratgias para no "desperdiar" tempo. Deve utilizar novas tcnicas! 23 - 34 - , com muita frequncia, uma vtima do tempo. No se deixe dominar pela m gesto do tempo. Aplique imediatamente as tcnicas que aprender! 12 - 22 - Provavelmente muito desorganizado. Um plano de gesto do tempo, voltado para prioridades, necessrio j! 0 - 11 - Coloque todas as tcnicas em prtica!
80
ANEXOS
RESPOSTA AO EXERCCIO DE AUTO-DIAGNSTICO N 2: AVALIE A SUA CAPACIDADE DE DIZER "NO"
Como interpretar os resultados: Se a maioria das suas respostas forem A, ento a sua capacidade de dizer "no" est acima da mdia. Se predominam as respostas B, consegue dizer "no", mas existe ainda muito espao para melhorias. Caso predominem as respostas C, significa que est a perder muito tempo por ser incapaz de recusar pedidos desnecessrios.
RESPOSTA AO EXERCCIO DE AUTO-DIAGNSTICO N 3: AVA L I E CO M O E ST A R E AG I R AO
STRESS
NO
TRABALHO
Atribua a cada resposta: Nunca - 1 ponto Raro - 2 pontos s Vezes - 3 pontos Frequente - 4 pontos Sempre - 5 pontos 131 - 145 - Saiba que alguns aspectos da sua personalidade esto na base do seu stress. demasiado preocupado com o que o rodeia e com o que pensam a seu respeito. Dever confiar mais em si e dar menos importncia s opinies dos outros. Arrisque de vez em quando.
81
ANEXOS
104 - 130 - A sua personalidade dificilmente lhe permitir suportar situaes de stress durante longos perodos. Ou seja, consegue lidar com as presses do quotidiano desde que no se prolonguem por muito tempo. Gosta de ter as situaes sob controlo e lida mal com os imprevistos. Mas nem tudo na vida previsvel e, por vezes, o acaso pode reservar-nos agradveis surpresas. 71 - 103 - Revela um bom equilbrio. Mas ser necessrio fazer alguns esforos para manter um comportamento positivo nas situaes de stress. Porque no basta saber livrar-se dos problemas, h que criar estratgias de defesa que lhe permitam enfrentar situaes mais complicadas. 44 - 70 - Mostra que a sua personalidade no agrava a sua reaco ao stress o que lhe permite reagir positivamente maioria das situaes. Digamos que vai conseguindo manter um certo equilbrio na sua vida. Os momentos de tenso servem para se manter alerta, cauteloso, embora saiba ultrapass-los com bastante sangue frio. Uma vez resolvidos segue em frente. 29 - 43 - As caractersticas da sua personalidade amortecem muitas situaes de stress na sua vida o que lhe permite trabalhar sob presso. daquelas pessoas cujas adversidades no constituem problemas mas antes um desafio. Gosta de se relacionar com os outros e de ser apreciado, embora no lhe seja indispensvel sua felicidade a aprovao de quem quer que seja.
82
ANEXOS
RESPOSTA AO EXERCCIO DE AUTO-DIAGNSTICO N 4: AVALIE COMO EST O SEU SENTIDO DE HUMOR
Some a pontuao obtida. Verifique na tabela abaixo como est o seu sentido de humor: 100 - 112 - Ou est a mentir ou no sabe contar. 91 - 99 - Indica que um bom profissional do humor. 71 - 90 - Significa que pequenas adaptaes so necessrias. 45 - 70 - Sugere que maiores adaptaes so necessrias. Abaixo de 45 - Ento um "transplante de humor" talvez seja o aconselhado (se no se riu ou sorriu com essa pontuao, d um zero a si prprio).
83
84
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
MONOGRAFIAS
ADAIR, J., A Gesto Eficiente do Tempo , Publicaes Europa-Amrica, Mem Martins, 1988 BATTISON, T., Vencer o Stress, Edies ASA, Porto, 2001 BIRKENBIHL, V., Stress e felicidade, Pergaminho, Cascais, 1998 CALLEGARI, A., Como vencer o Stress, a ansiedade e a depresso, Editorial Estampa, Lisboa, 2000 GUERRA, P., Cerebrus - A gesto Intrapessoal, Pergaminho, Cascais, 2000 HARGREAVES, G., Gerir o Stress, Livros e Livros, Lisboa, 2001 LABRADOR, F., Stress, Temas da Actualidade, Lisboa, 1992 MAKIN, P. E LINDLEY, P., Manipulao positiva da tenso nervosa, Clssica Editora, Lisboa, 1992 NICOLAS, P., Saber Gerir o Tempo, Publicaes Europa Amrica, Mem Martins, 1992 OCHSNER, M., Tcnicas Individuais de Trabalho , Monitor, Lisboa, 1987
86
O'HANLON, B., O Stress, Publicaes EuropaAmrica, Mem Martins, 1998 POLLY, B., Gesto do Tempo , Actual Editora, Lisboa, 2003 RAMOS, M., Desafiar o Desafio , RH Editora, Lisboa, 2001 ROEBUCK, C., Delegao eficaz, Livros e Livros, Lisboa, 2002
STIOS WEB
www.isma.org.uk/ www.unl.edu/stress/mgmt www.time-management-guide.com http://members.aol.com/rslts/tmmap.html/ http://stress.about.com/od.timemanagement/ www.bigtimes.co.uk www.mindtools.com www.pp.okstate.edu/ehs/links/stress/htm www.gmu.edu/gmu/personal/time.html www.totalsuccess.co.uk/timemanagementtips.htm
87
88
FICHA TCNICA
Ttulo: Gesto do Tempo e do Stress Autoria: Natalina Faria Edio: CECOA Coordenao: Cristina Dimas Design e Composio: Altura Data Publishing Impresso: Ligrate - Atelier Grfico, Lda Local de Edio: Lisboa Data de Edio: Outubro 2005 ISBN: 972-8388-14-4 Depsito Legal: 232911/05 Tiragem: 400 Exemplares
89
LINHA EDITORIAL CECOA
TTULOS DA 1 COLECO
Anlise Financeira Atendimento Brasiliano Rabaa Arcindo Ferreira Casco
Amlia Casco
A Arte de Mostrar
Carlos Afonso Pedro Santos Pereira Octvio Ribeiro
Gesto de Espaos Comerciais
Gesto de Stocks e Aprovisionamento Marketing Maria Clara Almeida Richard Bordone
Merchandising Negociao
Rui Gaspar Maria do Rosrio Santa Brbara
Tcnicas de Secretariado Tcnicas de Venda
Antnio Silveira Pereira
TTULOS DA 2 COLECO
Anlise Financeira II Rute de Almeida Daniel Soares de Oliveira
Comunicao e Imagem na Empresa Conduo de Reunies
Rosrio Loureno Salomo Vieira
Consultoria e Gesto da Formao Contabilidade Carlos Mezes
Criatividade e Inteligncia Emocional Dinmica e Animao de Grupos Fiscalidade IRS - IRC Fiscalidade IVA
Ana Paula Gonalves
Carlos Barata
Leandro Gustavo Ribeiro
Leandro Gustavo Ribeiro Natalina Faria Ana Cristina Tralho
Gesto do Tempo e do Stress Gesto e Motivao de Equipas Legislao Laboral
Filomena Carias lvaro Lopes Dias Margarida Espiga
Planeamento e Controlo de Gesto
Segurana, Higiene e Sade no Trabalho Webmarketing Mrio Rui Santos
90

Gestao Do Tempo e Do Stress

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Gestao Do Tempo e Do Stress

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Gesto do Tempo e do Stress

1.2. FACTORES 1.4. PLANO

1.3. AUTO - DIAGNSTICO

2. GESTO DO TEMPO 2.1. PENSAR

2.8. INTERRUPES 2.9. REUNIES 2.10. PLANO

3. O QUE O STRESS? 3.1. STRESS TENTATIVA DE DEFINIO POSITIVO ) OU STRESS

3.6. AUTO - DIAGNSTICO

Gesto do Tempo e do Stress

4. PREVENO DO STRESS 4.1. CRIAR 4.3. PLANO

4.2. AUTO - DIAGNSTICO

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS FICHA TCNICA

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

1.1. VISO DA REALIDADE

1.2. FACTORES DE DESPERDCIO DE TEMPO

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

COMO ELIMINAR DESPERDIADORES DE TEMPO? FACTORES

Colaboradores/colegas que no respeitam prazos

Motivar os outros para o cumprimento de prazos, cumprindo-os o prprio Fixar perodos de no

Interrupes telefnicas/ visitas

interrupo; desviar chamadas; delegar mais Executar, antes de mais, as

Adiar as coisas desagradveis

Excesso de reunies/ mal preparadas

No saber dizer "NO"

poder dedicar o tempo necessrio. Recusar com empatia e explicar o porqu

Gesto do Tempo e do Stress

1.4. PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL

PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL

___ / ___ / ___ 17

Gesto do Tempo e do Stress

2.1. PENSAR EM TERMOS DE OBJECTIVOS

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

2.2. PLANEAR PARA A REALIZAO DOS OBJECTIVOS

Gesto do Tempo e do Stress

FASES DA ELABORAO DE UM PLANO

2.3. ESTABELECER PRIORIDADES

Faa agora e bem feito!

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

2.5. SISTEMAS E MTODOS DE ORGANIZAO PESSOAL

Gesto do Tempo e do Stress

Check list "Espao de Trabalho"

2.6. GESTO DE TELEFONEMAS

Gesto do Tempo e do Stress

2.7. CORREIO ELECTRNICO

2.9. REUNIES PRODUTIVAS

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

2.10. PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL

PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL

___ / ___ / ___ 37

Gesto do Tempo e do Stress

Gesto do Tempo e do Stress

3.1. STRESS - TENTATIVA DE DEFINIO

Gesto do Tempo e do Stress

3.2. DESAFIO ( STRESS POSITIVO) OU STRESS ?

Gesto do Tempo e do Stress

3.3. POTENCIAIS FACTORES DE STRESS

Gesto do Tempo e do Stress

_ / _ / ___ 17

_ / _ / ___ 37

_ / _ / ___ 51

_ / _ / ___

_ / _ / ___ 73