MARCOS ALMEIDA

GESTÃO DE
TEMPO PARA
EMPREENDEDORES

EDITORA EF
 INTRODUÇÃO

NESTE EBOOK, VOCÊ VAI APRENDER COMO

GERENCIAR MELHOR O SEU TEMPO E AUMENTAR A
SUA PRODUTIVIDADE COMO EMPREENDEDOR. O
TEMPO É UM RECURSO ESCASSO E VALIOSO, QUE
DEVE SER USADO COM SABEDORIA E EFICIÊNCIA.
VOCÊ VAI DESCOBRIR COMO DEFINIR METAS,
PRIORIZAR TAREFAS, PLANEJAR A SUA AGENDA,
DELEGAR ATIVIDADES, EVITAR DISTRAÇÕES, USAR
FERRAMENTAS DIGITAIS E MUITO MAIS.
 Capítulo 1: Defina as suas metas

PRIMEIRO PASSO PARA UMA BOA GESTÃO DE TEMPO É DEFINIR AS

SUAS METAS. AS METAS SÃO OS OBJETIVOS QUE VOCÊ QUER
ALCANÇAR COM O SEU NEGÓCIO, E DEVEM SER CLARAS,
ESPECÍFICAS, MENSURÁVEIS, ALCANÇÁVEIS, RELEVANTES E
TEMPORAIS. AS METAS VÃO ORIENTAR AS SUAS DECISÕES, AÇÕES
E AVALIAÇÕES, E VÃO AJUDAR VOCÊ A FOCAR NO QUE
REALMENTE IMPORTA. PARA DEFINIR AS SUAS METAS, VOCÊ PODE
USAR A METODOLOGIA SMART, QUE SIGNIFICA:

SPECÍFICA: A META DEVE SER CLARA E DETALHADA,

RESPONDENDO ÀS PERGUNTAS: O QUÊ, QUEM, ONDE, QUANDO,
COMO E POR QUÊ.

MENSURÁVEL: A META DEVE TER CRITÉRIOS QUANTITATIVOS OU

QUALITATIVOS PARA MEDIR O SEU PROGRESSO E O SEU
RESULTADO, RESPONDENDO À PERGUNTA: QUANTO.

ALCANÇÁVEL: A META DEVE SER DESAFIADORA, MAS POSSÍVEL DE

SER REALIZADA, CONSIDERANDO OS RECURSOS E AS LIMITAÇÕES
DISPONÍVEIS, RESPONDENDO À PERGUNTA: COMO.

RELEVANTE: A META DEVE ESTAR ALINHADA COM A SUA VISÃO,

MISSÃO, VALORES E PROPÓSITO, E TER UM IMPACTO
SIGNIFICATIVO PARA O SEU NEGÓCIO, RESPONDENDO À
PERGUNTA: POR QUÊ.
TEMPORAL: A META DEVE TER UM PRAZO DEFINIDO PARA SER
CUMPRIDA, CRIANDO UM SENSO DE URGÊNCIA E
COMPROMETIMENTO, RESPONDENDO À PERGUNTA: QUANDO.

UM EXEMPLO DE META SMART É: AUMENTAR O FATURAMENTO DA

MINHA EMPRESA EM 20% ATÉ O FINAL DO ANO, POR MEIO DE
ESTRATÉGIAS DE MARKETING DIGITAL E CAPTAÇÃO DE NOVOS
CLIENTES.
 Capítulo 2: Priorize as suas tarefas

O segundo passo para uma boa gestão de tempo é priorizar

as suas tarefas. As tarefas são as ações que você precisa
realizar para atingir as suas metas, e devem ser ordenadas
de acordo com a sua importância e urgência. A priorização
vai ajudar você a otimizar o seu tempo, evitando
desperdícios e procrastinação. Para priorizar as suas
tarefas, você pode usar a matriz de Eisenhower, que consiste
em dividir as tarefas em quatro quadrantes, conforme a
imagem abaixo:

Quadrante 1: Importante e Urgente: são as tarefas que têm

um alto impacto para o seu negócio e um prazo curto para
serem realizadas, como resolver uma crise, atender um
cliente insatisfeito ou entregar um projeto. Essas tarefas
devem ser feitas imediatamente, por você ou por alguém da
sua equipe.

Quadrante 2: Importante e Não Urgente: são as tarefas que

têm um alto impacto para o seu negócio, mas um prazo
longo ou flexível para serem realizadas, como planejar a
sua estratégia, investir na sua capacitação, criar novos
produtos ou serviços ou melhorar os processos internos.
Essas tarefas devem ser agendadas, por você ou por alguém
da sua equipe, e realizadas com antecedência, evitando que
se tornem urgentes.
 Capítulo 2: Priorize as suas tarefas
Quadrante 3: Não Importante e Urgente: são as tarefas que têm
um baixo impacto para o seu negócio, mas um prazo curto para
serem realizadas, como responder e-mails, atender
telefonemas, participar de reuniões ou resolver problemas
menores. Essas tarefas devem ser delegadas, para alguém da
sua equipe ou para um terceiro, liberando o seu tempo para as
tarefas mais importantes.

Quadrante 4: Não Importante e Não Urgente: são as tarefas que

têm um baixo impacto para o seu negócio e um prazo longo ou
indeterminado para serem realizadas, como navegar nas redes
sociais, assistir vídeos, jogar ou fazer atividades pessoais.
Essas tarefas devem ser eliminadas, ou pelo menos reduzidas
ao mínimo, pois são fontes de distração e perda de tempo.

Um exemplo de priorização de tarefas é:

Tarefa 1: Entregar o relatório financeiro do mês até amanhã

(Quadrante 1: Importante e Urgente)

Tarefa 2: Criar um plano de ação para o próximo trimestre

(Quadrante 2: Importante e Não Urgente)

Tarefa 3: Responder os e-mails dos fornecedores (Quadrante 3:

Não Importante e Urgente)

Tarefa 4: Assistir a um webinar sobre gestão de tempo

(Quadrante 4: Não Importante e Não Urgente)
 Capítulo 3: Planeje a sua agenda

O terceiro passo para uma boa gestão de tempo é planejar a sua

agenda. A agenda é o instrumento que você usa para organizar o
seu tempo, definindo quando e como você vai realizar as suas
tarefas. O planejamento vai ajudar você a ter uma visão clara e
realista do seu tempo, evitando sobrecargas e imprevistos. Para
planejar a sua agenda, você pode usar as seguintes dicas:

Defina o seu horário de trabalho: estabeleça um período de tempo

diário, semanal ou mensal, que você vai dedicar exclusivamente
ao seu negócio, respeitando os seus limites e necessidades
pessoais. Por exemplo, você pode definir que vai trabalhar de
segunda a sexta, das 9h às 18h, com uma hora de almoço e dois
intervalos de 15 minutos.

Divida o seu tempo em blocos: crie blocos de tempo de acordo com

o tipo, a duração e a frequência das suas tarefas, e distribua-os na
sua agenda, de forma equilibrada e flexível. Por exemplo, você
pode criar blocos de 30 minutos para responder e-mails, de uma
hora para fazer reuniões, de duas horas para desenvolver
projetos, de 15 minutos para fazer pausas, etc.

Use uma ferramenta digital: escolha uma ferramenta digital que

facilite o seu planejamento, o seu acompanhamento e o seu
compartilhamento da sua agenda, como o Google Agenda, o Trello,
o Evernote, o Todoist, o Notion, o Nozbe, etc. Essas ferramentas
permitem que você crie, edite, sincronize, lembre, visualize e
compartilhe a sua agenda com facilidade e praticidade, além de
oferecerem recursos extras, como cores, etiquetas, anexos,
comentários, etc.
 Capítulo 3: Planeje a sua agenda

Revise a sua agenda: faça uma revisão periódica da sua agenda,

para verificar se você está cumprindo as suas tarefas, se você
precisa fazer ajustes, se você tem tempo livre, se você está sendo
produtivo, etc. Você pode fazer uma revisão diária, semanal,
mensal ou anual, dependendo da sua necessidade e preferência.

Um exemplo de agenda planejada é uma forma de organizar as

suas atividades e compromissos ao longo de um período de tempo,
como um dia, uma semana ou um mês. Uma agenda planejada pode
ajudar a gerir melhor o seu tempo, a definir as suas prioridades, a
evitar o esquecimento e a aumentar a sua produtividade.

Existem vários modelos de agenda planejada que você pode usar,

dependendo das suas necessidades e preferências. Por exemplo,
você pode usar um modelo de agenda semanal do Excel, que divide
cada dia em manhã, tarde e noite, e permite ajustar o espaço para
cada parte do seu dia. Você pode usar esse modelo para planejar as
suas aulas da faculdade, os seus deveres domésticos, os seus turnos
de trabalho, etc.

Outro exemplo é um modelo de planner diário para impressão, que

contém uma lista de tarefas, metas, prioridades e notas para cada
dia. Você pode usar esse modelo para organizar as suas tarefas
diárias, definir as suas metas, anotar as suas ideias, etc.

Você também pode usar uma ferramenta digital, como o

Smartsheet, para criar e personalizar a sua agenda planejada. O
Smartsheet oferece vários modelos de agenda diária, semanal e
mensal, que você pode sincronizar, compartilhar e colaborar com
outras pessoas. O Smartsheet também permite que você adicione
cores, etiquetas, anexos, comentários, etc. à sua agenda planejada.
 Capítulo 4: Delegue as suas atividades

O quarto passo para uma boa gestão de tempo é delegar as

suas atividades. Delegar significa transferir a
responsabilidade e a autoridade de uma atividade para
outra pessoa, que pode ser um funcionário, um sócio, um
parceiro, um fornecedor, um cliente, etc. A delegação vai
ajudar você a otimizar o seu tempo, aproveitando melhor os
recursos e as competências disponíveis. Para delegar as
suas atividades, você pode usar as seguintes dicas:

1- Identifique as atividades que podem ser delegadas,

considerando o seu grau de importância, urgência,
complexidade, frequência, etc.
2- As atividades que podem ser delegadas são as que têm um
baixo impacto para o seu negócio, que são rotineiras,
simples, repetitivas, operacionais, etc.
3- As atividades que não devem ser delegadas são as que
têm um alto impacto para o seu negócio, que são
estratégicas, criativas e etc.
 Resumo
Gestão de tempo é a habilidade de organizar as atividades de forma a
otimizar o uso do tempo e alcançar melhores resultados no trabalho e na vida
pessoal. A gestão de tempo para empreendedores é especialmente
importante, pois eles precisam lidar com diversas demandas e desafios no seu
negócio.

Algumas dicas e técnicas para melhorar a gestão de tempo são:

Definir as metas e os objetivos do negócio e das tarefas a serem realizadas;

Estabelecer prioridades entre as atividades, levando em conta a urgência e a

importância de cada uma;

Planejar a agenda com antecedência, anotando as tarefas e o tempo estimado

para cada uma;

Usar aplicativos de produtividade que ajudam a controlar o tempo, as tarefas

e os projetos;

Capacitar a equipe para que possa executar as tarefas com autonomia e

qualidade;

Investir em tecnologia que facilite e agilize os processos do negócio;

Reservar momentos de descanso, lazer e cuidado com a saúde e a família.

A gestão de tempo pode trazer benefícios como:

Aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;

Redução do estresse e da ansiedade;

Melhoria da satisfação pessoal e profissional;

Alcance de resultados notáveis e sustentáveis.