Você está na página 1de 36

Administrando Tempo e Recursos

- Informaes Empresariais - Gerncia Empresarial


ADMINISTRANDO TEMPO
O tempo talvez o nico ativo empresarial que a moderna tecnologia
no conseguiu mudar. O dia tem 24 horas e sempre ser assim.
A angstia da falta de tempo a neurose mais comum entre os
empreendedores, no importa o tamanho do negcio. A questo
chegou a um ponto tal que, inevitavelmente, criou espao para o
surgimento de consultorias especializadas em busca de solues
para agendas congestionadas.
O stress da maioria dos gerentes e empreendedores no resulta do
excesso de coisas a fazer, mas do fato de eles no conseguirem
cumprir o que planejaram. Quando se planeja fazer algo e no se
consegue, surge a sensao de frustrao e de fracasso.
Aumentar a eficincia das pessoas que ocupam posio de
supervisor, gerente e executivo, permitindo que produzam melhor,
em menos tempo, compatibilizando suas metas pessoais e
profissionais com um menor desgaste e dispndio de energia fsica e
mental, o objetivo da administrao do tempo.
Administrar o tempo uma forma racional e sistemtica de mudana,
baseada no bom senso, na auto-anlise e na observao do prprio
comportamento.
Fatores mais comuns de perda de tempo
Interrupes por outras pessoas;
interrupes telefnicas;
desenvolvimento do servio de outro empregado;
participao em reunies desnecessrias;
adiamento dos trabalhos;
adiamento de decises em virtude de indeciso de outras pessoas;
administrao de crises preocupao com o que urgente e no
com o que importante;
falta de objetivos, prioridades e prazos finais;
m utilizao dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
excesso de burocracia interna;
centralizao de poder;
falta de:
planejamento,
informaes eficientes,
disciplina no cumprimento da agenda pessoal,
definio clara dos objetivos na execuo das tarefas,
delegao,

compromisso com os resultados;


resistncia s mudanas.

Como eliminar fatores de desperdcio de tempo:


Estabelea metas anuais, mensais, semanais e dirias;
programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em funo
dessas metas;
controle diariamente as atividades realizadas e os resultados
alcanados;
defina prazos finais. Estabelea data e hora para incio e fim de cada
atividade. Faa com que outras pessoas verifiquem seu progresso;
relacione o que precisa ser feito e d prioridade aos itens de maior
importncia. Faa um de cada vez;
defina polticas e procedimentos. Isso elimina a necessidade de
tomar decises rotineiras repetidas vezes;
no faa o trabalho dos outros. Insista para que resolvam seus
prprios problemas;
identifique e concentre-se em poucos itens; cerca de 20% deles, na
verdade, representam 80% de importncia em seu trabalho;
aprenda a delegar;
no protele e seja pontual;
faa as tarefas desagradveis em primeiro lugar, durante a manh;
retire-se por uma ou duas horas por dia para fazer algum trabalho,
concentrado, em local onde no seja interrompido;
melhore suas rotinas e hbitos de trabalho.
Economizadores do tempo
PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente
poupa trs ou quatro na execuo e produz melhores resultados.
ORGANIZAO - Fator facilitador na execuo das tarefas, uma
aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informaes.
DELEGAO - Chave da administrao eficaz. Quem delega deve
faz-lo tranqilamente, confiando no que o outro capaz de realizar.
A eficincia de uma pessoa varia de acordo com a sua capacidade
para delegar.
TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessrio, para
obter informaes.
COMUNICAO - A linguagem simples, concisa e isenta de
ambigidade assegura a compreenso e poupa o tempo com malentendimento.
TOMADA DE DECISES - A anlise de deciso tem de ser precisa e
baseada em informaes seguras, para que o problema possa ser
atacado imediatamente.

Conselhos:
Se voc daquelas pessoas que precisam de 30 horas por dia para dar conta
de todos os compromissos que tem a cumprir, saiba como administrar melhor o
seu tempo com as seguintes dicas:

Economize 30 minutos por dia e ter ganho 15 horas por ms.


Melhor ainda, em um ano ter ganho 180 horas - o que equivale a 22
dias de trabalho.
O que voc tem de fazer para alcanar as suas metas? Liste as
atividades necessrias e coloque-as em seqncia, para funcionar.
Evite interrupes. Defina um horrio e avise a sua secretria para
no lhe passar qualquer telefonema ou visita, exceto uma
emergncia.
No se frustre se voc planejou e no conseguiu fazer o esperado.
Aprenda a diferena entre o que ideal e o que possvel fazer.
Seja eficiente, no perfeccionista. Planejadores espertos sabem que
algumas vezes voc s precisa do trabalho feito de maneira
adequada, e no perfeita.
Estabelea uma lista de prioridades. Deixe a correspondncia, fuja
dos recados e comece o primeiro item da sua lista.
No perca muito tempo na frente da televiso. Tente gravar os seus
programas favoritos da semana e assisti-los de uma vez s - sem os
comerciais. Voc ter as suas noites livres e descobrir que alguns
programas so dispensveis.
87% dos papis guardados nunca recebem uma segunda olhada.
Tenha o hbito de examinar os papis de imediato e de limpar os
seus arquivos uma vez por ms.
Ateno sua caixa de entrada. No deixe a pilha aumentar. Se
voc estiver devolvendo alguns papis para essa pilha, s est
usando a sua caixa como arquivo. Lembre-se: a meta lidar com
cada item apenas uma vez.
Olhe o seu calendrio e decida quando poder fazer cada atividade.
A maioria das pessoas subestima o poder de agendar, mas voc no
conseguir ter nada realizado e pronto se no agendar e priorizar as
suas atividades.
Por ltimo, defina seu melhor horrio. Se voc mais enrgico e
alerta pela manh, agende suas tarefas mais importantes para esse
perodo; agende reunies, telefonemas e trabalhos burocrticos para
a parte da tarde, quando voc tem menos disposio.

Administrar o tempo pode ser mais fcil do que voc pensa


por Renato Fridschtein*
O tempo o recurso mais escasso e mais valioso que existe. Agora j passou e
no tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta.
Aprender a administrar o tempo uma das aes mais importantes que qualquer
pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negcios e na
vida.
H diversos livros e cursos no mercado e este artigo apenas uma introduo
que, longe de esgotar o assunto, visa trazer os principais recursos para atingir
seus objetivos.
Como sempre, a importncia do planejamento no pode ser descartada. Planejar
o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as aes para a realizao
da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.
Agenda diria
Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hbito de manter uma agenda
diria, que pode ser feita da seguinte forma: no comeo do dia, escreva uma lista
de tudo o que quer realizar. Faa desta sua primeira atividade, antes de qualquer
coisa. T bom, depois do caf da manh e de escovar os dentes :-)
No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o
que no foi feito.
Prioridades: importante saber dar prioridade s aes. Para mim, h alguns
fatores que influenciam minhas prioridades:
Prazo: a primeira coisa que levo em conta a data de entrega de uma tarefa. Uso
um truque que programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu
tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre d pra fazer isto,
porque surgem imprevistos e coisas de ltima hora e at aquelas coisas para
ontem. Nestes casos eu observo:
Resultados: procuro dar prioridade quelas atividades que traro o maior
resultado. A Regra de Pareto diz que 20% do que fazemos traz 80% dos
resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: s vezes
vale mais a pena contratar algum para resolver o que no traz tanto benefcio,
mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair
at mais barato.

Facilidade: o terceiro fator de priorizao de atividades a facilidade - ou


dificuldade - que determinada ao representa. Eu tento realizar tudo o que mais
rpido e fcil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.
O perigo ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo,
por isso que este o terceiro fator e no o primeiro. Os prazos e os resultados tm
um peso maior que a facilidade de execuo.
s vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um
pouco a cada dia ou, por outro lado, vou quebrando um problema difcil em
problemas menores e mais fceis de resolver. Cada pequena parte resolvida
uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstculos so
ultrapassados. Conjugando estes trs ngulos voc tambm pode estabelecer
suas prioridades.
Lista Mestra
Uma lista mestra a sua lista de afazeres. a partir dela que voc monta sua
agenda diria.
Veja como se faz: pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e
faa as seguintes colunas: Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade,
Completado.
Confira agora o significado de cada coluna:

Atividade: o que deve ser feito


Prazo: a data de entrega. Se no h data fixa defina uma, mas no deixe
para muito longe;

Resultados: tente dar um nvel de resultado esperado;

Facilidade: de um nvel de facilidade. Pode ser: fcil, mdio, difcil ou 1, 2,


3, 4, 5;

Prioridade: com base nas outras colunas voc pode definir a prioridade de
cada ao;

Completado: nesta coluna voc coloca uma marca em cada atividade


concluda. Ao terminar uma ao voc tambm pode riscar a linha, se
preferir. Quando uma nova atividade surgir, voc deve coloc-la na lista
mestra e (tentar) completar as outras colunas.

Lembre-se: no comeo do dia voc examina sua agenda e atualiza sua listra
mestra. No final do dia, repete a ao e planeja o dia seguinte.

Juntando Tudo
Monte sua lista mestra e use-a para manejar a agenda diria. Tente por alguns
dias e, se voc fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma
de trabalhar. Em pouco tempo, ver como fica fcil trabalhar assim e como voc
vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcanar.
Alm de administrar o dia e o tempo, voc tambm vai estar colocando desafios
para si mesmo e tentando ultrapassar cada um deles, controlando seu tempo e
sua vida.
Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor.
* Renato Fridschtein autor de artigos e e-books sobre marketing na internet.

Administrao do tempo em vendas


por Luiz A. Costacurta*
Nos ltimos anos temos identificado um interesse cada vez maior de nossos
clientes em treinar seu corpo de vendas para melhor Administrao do Tempo
Este artigo retrata nossa preocupao em oferecer ao profissional de vendas (no
ao Executivo/Gerente) uma srie de sugestes para aumento de sua eficincia,
atravs da melhor utilizao do seu tempo.
Antes de enumerarmos as solues queremos dar-lhe uma maior conscincia do
problema tempo e de sua extenso.
Procure fazer a si mesmo as seguintes perguntas:
Vivo
envolvido
numa
montanha
de
tarefas
burocrticas?
- Passo mais tempo no escritrio do que com o cliente?
- Os critrios que uso para determinar os clientes a serem visitados tem mais
relao com amizade pessoal, proximidade geogrfica etc do que com o retorno
real
e
potencial
que
esse
cliente
pode
trazer?
- Durante as visitas a clientes estou unicamente preocupado com atividade de
manuteno do cliente, em vez de tambm me preocupar com a abertura de
novas frentes, novos produtos com aquele cliente, etc?
A resposta afirmativa a qualquer uma das questes anteriores um seguro
indicador que voc tem problemas na Administrao do seu Tempo.
Vamos agora enumerar algumas sugestes para resolver esse problema:
ELIMINE
A
"VISITA
INESPERADA"
PARA
SEMPRE
O visitante inesperado um dos maiores transtornos para um executivo ou
empresrio. Voc pode gerar m vontade do cliente se desejar vender-lhe alguma
coisa! Uma alternativa para o cliente que se recusa em receb-lo: marque a
entrevista com 3, 4 meses de antecedncia; no h como ele recusar essa
entrevista, pois ningum no Brasil se programa com tanta antecedncia.
CONFIRME
AS
VISITAS
POR
TELEFONE
Uma ligao telefnica pode economizar uma viagem infrutfera, quando um
motivo inesperado forar a mudana de planos do seu cliente. Ao chegar, se no
puder ser atendido de imediato, d secretria uma idia de quanto tempo poder
esperar em funo de seus futuros compromissos. Este tempo de espera deve ser
fixado por voc, previamente, em funo da prioridade do cliente e do assunto.

D AO SEU CLIENTE UMA ESTIMATIVA DA DURAO DA ENTREVISTA


Mantenha-se atento sua estimativa (incio e trmino). Planeje sua apresentao
cuidadosamente para ter certeza de que usar eficientemente seu limitado tempo.
APROVEITE
BEM
SEU
TEMPO
DE
VIAGEM/DESLOCAMENTO
Os profissionais de venda gastam muito tempo se deslocando de um lugar para
outro; esse tempo no deve ser desperdiado. Existe uma srie de atividades que
podem ser desenvolvidas enquanto voc viaja de carro, trem ou avio. Enquanto
espera, planeje seu dia seguinte, leia um bom livro tcnico, procure pensar nas
possveis contra-argumentaes de seu prximo cliente, reveja o planejamento da
prxima semana etc.
PLANEJE O SEU TEMPO PARA QUANDO O CLIENTE DESPERDIAR O DELE
Nada mais frustrante do que voc "estar tocando o seu bonde" enquanto o
cliente est preocupado com um chamada, visita ou emergncia. Voc poder
evitar essa situao se colocar em prtica as idias anteriores ou tentar encontrarse com seu cliente fora do local de trabalho dele onde as interrupes sejam as
menores possveis. Se essas ocorrerem, procure dispor de atividades que possam
ser desenvolvidas durante essas interrupes, usando o tempo produtivamente.
Rever apontamentos uma atividade a ser desenvolvida enquanto espera;
rascunhar pequenas cartas; planejar a entrevista com o prximo cliente etc. Se
voc notar que a interrupo ser muito longa talvez seja o caso de voltar numa
outra ocasio, ou procurar falar com o substituto.
RESPEITE
O
TEMPO
DO
SEU
CLIENTE
O cliente o respeitar mais e, portanto, prestar mais ateno suas propostas,
se voc preparar convenientemente e no demorar demais em sua visita. Para
seus clientes prioritrios procure determinar agendas prvias para reunio, datas e
prazos para cumprimento de obrigaes de ambas as partes.
FALE
COM
QUEM
TOMA
DECISO
Se possvel, procure entrevistar-se com a pessoa que toma as decises em cada
empresa. Se voc assim o fizer, no perder tempo esperando que uma terceira
parte entre no circuito decisrio.
Resista tentao de visitar clientes amigos em vez daqueles que podem
aumentar suas vendas. Uns poucos minutos com um novo cliente podem lhe
render mais do que um encontro descontrado e relaxado com um cliente amigo.
Lembre-se do Princpio de Pareto "20% de suas aes so responsveis por 80%
dos resultados que voc "produz". Concentre suas visitas nos "clientes 20%".
DESENVOLVA
HBITOS
SAUDVEIS
DE
VENDA
Escreva
as
frases
abaixo
num
carto
e
leve-o
com
voc:
Faa
sempre
uma
relao
de
objetivos
e
atividades;
- Diariamente elabore um plano de ao, definindo as prioridades do dia;
- Defina as prioridades em funo dos "resultados" esperados de cada objetivo
e/ou
atividade;

- Trabalhe em funo dessas prioridades, iniciando o dia pelo assunto mais


importante;
- Reveja diariamente seu plano de ao (previsto x realizado) e
- Faa tudo isso agora, no deixe para amanh.
Quando possvel, procure fazer com que o cliente o visite. As vantagens so
inmeras. Voc poupa tempo, pode mostrar ao cliente como "funciona" sua
organizao, fazer demonstraes de seus produtos, etc. Como foi voc quem
marcou a entrevista, sempre ter mais controle sobre seu incio e trmino.
TRATE DO MESMO ASSUNTO COM VRIOS CLIENTES AO MESMO TEMPO.
Se o mesmo assunto precisar ser divulgado ou analisado com vrios clientes,
procure promover uma reunio (em vez de visitas individual). Haver menos
problemas de comunicao no que voc divulgar, sinergia entre seus clientes,
intercmbio de informaes etc.
DIVULGUE
O
MATERIAL
SOBRE
ADMINISTRAO
DO
TEMPO
Ao se encontrar com clientes, colegas, fale sobre o assunto Administrao do
Tempo, d a eles cpia do material que possui, mencione as solues que "voc"
encontrou, enfatize os resultados que "voc" conseguiu, as dificuldades que
superou.
IDENTIFIQUE OS MELHORES DIAS PARA CONTATOS COMERCIAIS
Respeitando a prioridade de cada assunto procure identificar os melhores dias e
horrios para seus contatos comerciais. sabido que, em geral, as 2s e 6s feiras
so dias em que as pessoas esto mais ocupadas; as pesquisas mostram
tambm que a parte da manh menos congestionada que da tarde.
PROCURE AJUDAR O CLIENTE A MELHOR PROGRAMAR O TEMPO DELE (E
O
SEU).
EIS
ALGUMAS
IDIAS:
- Defina previamente ambas as agendas e o tempo de durao da entrevista
(ambos
tero
mais
tempo
para
se
preparar).
- Incentive-o a ir colocando por escrito tudo o que tem para tratar com voc
utilizando para isto uma agenda ou similar. Isto evitar novas idas e vindas, de sua
parte.
- Sugira a ele que a ordem de anlise dos assuntos seja do mais importante para
o
menos
importante.
- D a seu cliente uma idia dos seu prximos compromissos (embora garantindo
que ele ter o mximo possvel do seu tempo). Isto poder ajudar na otimizao
do
perodo
de
contato.
- Caso tenha que desmarcar qualquer contato, faa-o com a maior antecedncia
possvel. Isto far com que seu cliente proceda do mesmo modo com voc.
- Defina com seu cliente um perodo em que voc ser mais facilmente encontrado
no escritrio; pea-lhe para concentrar os contatos nesse perodo.
- Ao final de cada contato faa um resumo dos assuntos tratados e,
especialmente, dos prazos combinados.

Sucesso gera sucesso. A medida que voc se conscientizar dos benefcios


advindos do controle do tempo. Voc se tornar mais e mais convencido da
necessidade de pr em prtica as tcnicas de administrao do tempo. Por qu?
Porque elas funcionam! medida que voc comea a viver de acordo com o lema
"tempo dinheiro", nunca mais se satisfar com uma vida sem planejamento.
Cada momento tem seu valor, quer financeiro quer no financeiro.
Lembre-se que o tempo mal utilizado implica em vrios tipos de custos:

O custo de sua hora como profissional, diretamente proporcional ao seu


salrio;
O custo do que voc deixou de fazer durante aquele perodo e
O custo psicolgico decorrente de no estar conseguindo desenvolver o
que planejou.

Gostou do artigo? Por que no tirar cpias dele e distribu-las a seus


companheiros e, eventualmente, a seus clientes?

Administre seu tempo e mude de vida


por Camila Micheletti

Antes de comearmos a falar sobre administrao do tempo, preciso entender o


que vamos tentar administrar. "Afinal, o que o tempo? Como funciona? Por que
s vezes passa voando e s vezes demora a passar?", questiona o conferencista
e especialista em comportamento humano Carlos Hilsdorf, no seu livro Atitudes
Vencedoras (Ed. Senac). Ele mesmo responde questo, afirmando que o tempo
pode ser dividido em duas categorias: o tempo medido e o tempo vivido. Na
realidade, o que nos importa o tempo vivido. Por isso, quando acaba o ms e
voc sente que no conseguiu realizar nada que havia planejado, porque
alguma coisa est errada.
Isso porque o tempo a coisa mais democrtica que existe: todos ns temos,
todos os dias, as mesmas 24 horas disponveis. "O problema no o tempo, mas
como voc vivencia o tempo", alerta Hilsdorf.
Para saber administrar o tempo, fundamental conhecer-se a si mesmo. "Voc
precisa saber qual o seu horrio mais produtivo -manh, tarde ou noite- e
direcionar as atividades mais importantes para este horrio", destaca Elza Tsuzaki,
consultora do Senac neste tema e bacharel em Administrao de RH e Servio
Social. Ela orienta que tambm importante cuidar da alimentao, j que comer
alimentos nutritivos e que tragam energia faz toda a diferena na qualidade de
vida. E estar bem fisicamente fundamental na rotina diria. Profissionais
estressados e cansados tm maior dificuldade de administrar o tempo, como voc
ver na matria a seguir, sobre tcnicas alternativas para auxiliar no
gerenciamento do tempo.
Com essas informaes em mente, faa uma lista das suas prioridades. H vrias
formas de organizar uma agenda diria ou semanal: desde aquela lista bsica que
voc faz com os compromissos do dia listados em tpicos, at o uso do Palm, do
Outlook ou at mesmo do Mind Mapping, tcnica no-linear de anotaes que
voc estrutura em uma nica pgina e traz a flexibilidade que os organogramas
lineares no possuem. Clique aqui para saber mais sobre Mind Mapping -em
portugus, so os mapas mentais- e acessar dois modelos, especialmente feitos
pela consultora Liz Kimura para o Empregos.com.br.
De acordo com o consultor Sebastio de Almeida Junior, uma vez que no
possvel ampliar a disponibilidade de tempo de algum, h duas alternativas para
gerenci-lo. A primeira dar prioridade para atividades mais importantes, somente
realizando as outras se for possvel. A segunda alternativa encontrar meios de
reduzir o tempo necessrio para realizar determinadas tarefas sem prejudicar a
qualidade. De qualquer forma, h necessidade da pessoa rever e alterar seus
prprios hbitos de maneira criteriosa para efetivamente gerenciar seu tempo.

Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administrao do tempo


no saber a diferena entre urgncia, importncia e prioridade. "Urgncia est
ligado ao tempo, ao prazo de execuo e de incio da tarefa. Uma tarefa pode ser
mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importncia
o quanto aquela tarefa ir agregar para se atingir os nossos objetivos
profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a
partir da combinao de seu grau de urgncia e importncia. A temos um dos
maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritria no aquela que
se deva fazer logo (isto est diretamente ligado urgncia), nem tampouco uma
coisa importante (isto est diretamente ligado importncia)", destaca o consultor
e professor Alberto Alvares. Clique aqui para ler o artigo completo de Alvares,
originalmente publicado no site RH.com.br.
Voc precisa de um dia de 48 horas? Cuidado! " hora de rever seus hbitos e
seus relacionamentos. Faa o melhor possvel para superar esta fase atual da sua
vida e eleja novos critrios para tomar decises de tal forma que as suas
atividades profissionais caibam na sua agenda de trabalho. Caso contrrio, voc
no s prejudicar seus laos de famlia e de amizade (aspectos essenciais para o
equilbrio do indivduo), como colocar em risco a sua carreira enquanto persistir
no hbito de assumir um volume de atividades maior do que natureza lhe permite",
alerta o consultor.
Hora certa para bater papo e receber visitas
"No falta tempo, o que falta a organizao". A afirmao da gegrafa Rita
Helena Purin, de 32 anos. A profissional fez um curso sobre o assunto no
Senac/SP e aprendeu a ser mais criteriosa na escolha das atividades e conversas
fora de hora. "Sinto que tenho mais tempo disponvel. Passei a ser consciente e
usar meu tempo nas coisas que realmente importam, estabelecendo prioridades.
Se tenho muito trabalho pra fazer logo na segunda-feira, por exemplo, deixo as
conversas sobre o fim de semana para a hora do almoo ou mesmo para o final
do expediente".
O que fazer com aquele colega que chega bem no momento que voc est repleto
de coisas por fazer ou mesmo aquela tia do interior que liga no meio da tarde pra
saber as novidades? Nesta hora, voc precisa ser franco, dizer que est muito
ocupado no momento e cortar logo o papo. No caso dos lderes e superiores, o
problema se torna ainda maior, j que a gama de pessoas interessadas em falar
com eles e passar problemas e pendncias imensa. O ideal, segundo o
consultor e autor do livro "Socorro, Roubaram meu tempo" Marcelo Thalenberg,
instaurar a poltica de portas abertas: Voc permite ser interrompido, mas com
regras: todos os dias das 14h s 15h, por exemplo. "O que no pode acontecer
a poltica de porta arrombada: qualquer pessoa pode te acessar, a qualquer hora
do dia. Supondo que voc no seja o mdico plantonista do pronto-socorro nem
um representante do Corpo de Bombeiros, isto no se faz necessrio, a no ser
que seja um problema de extrema urgncia", diz Thalenberg.

Fique atento tambm com o colega que chega na sua mesa com um baita
problemo e, sem pestanejar, solta a bomba: 'Estou com um problema com o
cliente X. Ser que voc no pode conversar com ele em meu nome?' Ou ento:
'Estou com dificuldades de entender este relatrio. Voc pode fazer um resumo
dele para mim?' O que aconteceu? "Este um profissional muito esperto, que no
quer problemas e acabou transferindo a atividade dele para voc. No se intimide
e diga que, infelizmente, estar muito ocupado nos prximos dias. Voc pode at
dar uma outra sugesto, mas no fazer o trabalho por ele. Isso s atrasar ainda
mais as suas atividades", diz Sebastio.
O problema, segundo Rita, que nem sempre temos disposio para sermos
apenas racionais e ter um controle rgido do tempo. Isso porque administrar o
tempo exige disciplina, motivao, esforo, e nem sempre estamos dispostos a
isso. Alm das conversas e interrupes fora de hora, h vrios outros
desperdiadores de tempo, como ver e-mails a toda hora, atender ao celular no
meio da reunio, adiar para amanh tarefas que poderiam ter sido feitas hoje.
Estes so apenas alguns dos hbitos improdutivos que atrapalham a vida do
profissional.
Fique atento aos desperdiadores de tempo*:
Ausncia de foco - Reunies onde tudo discutido menos o que realmente
interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genricos onde tudo - ao
mesmo tempo nada - exigido, atrapalham a produtividade de qualquer
profissional.
Falta de Concentrao - bate-papo no corredor, televiso, revistas, tudo motivo
para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava
realizando.
Ausncia de planejamento - alguns profissionais no tm o costume de listar
suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vo surgindo. Com isso,
deixam de dar prioridade quelas que so mais importantes.
Acomodao - desmotivado, exercendo h muito tempo a mesma funo, anos
na mesma empresa: seja qual for a razo muitas vezes o profissional se acomoda
e deixa de procurar fatos e processos novos em sua rea de atuao.
Procrastinao - deixar para amanh tarefas que poderiam ser feitas hoje. A
conseqncia o acmulo de trabalho e projetos mal feitos.
Ser refm do celular - h profissionais que no conseguem viver sem o 'dito' e,
de ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um suplcio. Tocando
incessantemente no meio de reunies e projetos o celular um inimigo da
concentrao e da produtividade.

Usar o e-mail de forma errada - checar a caixa de entrada toda hora, perder
tempo com mensagens que nada tem a ver com o trabalho e ficar repassando
piadas e correntes so atitudes que fazem com que o profissional perca tempo e
no consiga dar conta de todas as suas tarefas.
* Fonte: Relatrio MR&G. Extrado do boletim informativo "Humor Esvel n 17",
da psicloga Izabel Failde.

Tcnicas alternativas ajudam a administrar o tempo


por Camila Micheletti

Yoga, massagem relaxante, terapia corporal, medicina ortomolecular, florais... So


muitas as tcnicas alternativas que podem auxili-lo a reduzir o estresse, ficar
mais relaxado e conseqentemente, administrar melhor o tempo.
Os Florais de Bach, por exemplo, so essncias que procuram harmonizar fsica,
mental e espiritualmente um indivduo, tornando-o um ser mais equilibrado, em
paz consigo mesmo e com o mundo em que vive. De acordo com Maria Aparecida
das Neves, formada em Psicologia e educadora do Programa Internacional de
Educao de Florais de Bach no Brasil, a queixa "no consigo mais dar conta das
minhas coisas" tem sido muito comum. "A maior parte das queixas ainda vem dos
gerentes e executivos, mas tambm tenho casos de jovens peocupados com o
vestibular, donas-de-casa e outros profissionais". Ou seja, hoje em dia, o problema
deixou de ser algo restrito aos profissionais de nvel mais hierrquico mais alto.
Segundo ela, os florais agem identificando e atacando a razo do problema, e no
o problema em si.
"O Floral entra sempre como um complemento medicao tradicional, ele d a
virtude que estava faltando ao indivduo. Em situaes agudas, a resposta ao
tratamento muito rpida, variando de duas a seis semanas", diz Maria Aparecida
das Neves.
Por exemplo: uma pessoa que sofre de enxaqueca sente fortes dores de cabea.
Mas no h florais indicados para a cura da enxaqueca. Ento, o terapeuta floral
deve procurar descobrir, atravs de perguntas e observao, que tipo de
sentimento ou emoo essa pessoa est vivendo que pode ser o causador de sua
enxaqueca. Cada paciente tratado de forma individual, mas possvel listar
algumas essncias utilizadas em queixas comuns, que propiciam uma gesto
errada do tempo:

Se o problema estresse, Maria Aparecida indica o Rescue Remedy,


composto de cinco essncias que deve ser utilizado em situaes de
emergncia.
Para aquele profissional que se sente mais forte que todo mundo, acumula
funes e no consegue delegar, um workaholic, h o Oak.
Voc est muito irritado, no consegue esperar e acha que todo mundo
lerdo e no acompanha voc? Talvez o floral mais indicado seja o
Impatience.
Por fim, se voc sente-se inseguro na hora de tomar decises e realizar
atividades, uma opo o Larch.

"Falta orientao no que mais importante na vida, existe aquela neura de que
quanto mais ocupada, mais importante a pessoa", opina o mdico ortomolecular

Marcos Natividade. A medicina ortomolecular visa suprir o uso de compontes


corretos para uma alimentao balanceada e saudvel. Isso porque a falta de
determinados nutrientes no organismo influencia diretamente a sua sade e bemestar.
O magnsio, por exemplo, encontrado nos peixes. A falta deste nutriente deixa a
pessoa inquieta e irritada, com aquela sensao de que faz muito, mas no
produz quase nada. E se no gosto de peixe? A que entra a medicina
ortomolecular, que vai lhe indicar as csulas que podem suprir a falta deste
nutriente no organismo.
Alm de comer corretamente, fazer exerccios fsicos fundamental para reduzir o
estresse e aumentar a qualidade de vida. "Dedicar trs horas por semana a um
exerccio fsico reduz muito o nvel de estresse. Para aqueles profissionais que
pensaram - 'Isso vai me fazer perder tempo' - eu lano um desafio: Pratique
esporte durante um ms e depois venha falar comigo. O nvel de satisfao e
bem-estar que o esporte proporciona so altamente recomendveis para qualquer
pessoa, mas principalmente para os estressados", alerta o mdico.
No pense voc que com estas atitudes voc vai zerar o nvel de estresse no
organismo. Isso porque um estresse mnimo necessrio, o que faz as pessoas
produzirem. "Imagine-se diante de um tigre. Sem estresse voc implesmente
deixaria ele te comer. O que voc escolhe: ou corre ou morre lutando. Eu fico com
a segunda alternativa. Posso morrer, mas ele tambm vai se machucar pelo
menos um pouquinho", brinca Marcos. "O estresse foi fito para gente lutar contra
as adversidades da vida. Se estou repondo os nutrientes que gasto, tudo bem. Os
problemas comeam quando no h essa reposio", completa.
O estresse tem trs fases. Na primeira, alguns sintomas aparecem, tais como:

olhos estatalados
se irrita com facilidade
no faz esportes, por isso sente palpitaes
tem dor de estmago com freqncia
tem suor nas mos
algumas pessoas tm diarria
insnia freqente

O segundo estgio o da fadiga e depresso e o terceiro, o suicdio. Exagero?


Nem tanto. "Se no houver equilbrio emocional, a pessoa entra em dois estados:
o primeiro o desespero, a sensao de que preciso fazer algo agora. A segunda
parte do processo, mais grave, o desnimo, que significa perda da alma (animo
alma em latim). A vida no faz mais sentido, a pessoa pode entrar em depresso
e at tentar se matar", afirma o consultor Sebastio de Almeida Junior.

Quer comear a mudar de vida e ser mais eficaz, feliz e produtivo, tanto na vida
pessoal quanto profissional? Pois comece agora, reservando um tempo para
cuidar de voc mesmo. Boa sorte!

Reserve um tempo para cuidar de voc mesmo*


preciso criatividade para cuidar de si nesta vida maluca. Mas d para fazer.
Talvez parea comodismo e at esquisito, mas ao priorizar seu bem-estar desse
jeito durante alguns meses, voc ver que dispe de mais energia, sentindo-se
mais objetivo e confiante.
1. Sente-se. Pegue a agenda e repasse os compromissos dirios. Procure
possveis janelas de tempo que possa reservar para si mesmo, como o horrio de
almoo, ou perodos intermedirios, como o final do expediente e incio da noite.
Reflita se no o caso de levantar mais cedo e arranjar um tempinho durante a
tarde. Pense no que seria melhor para voc. (Se tiver um companheiro ou
cnjuge, bom conversarem sobre isso.
2. Reserve para voc um mnimo de meia hora por dia, pelas prximas duas
semanas.
3. Escolha como deseja passar esse tempo e programe-se para isso. Por
exemplo: se quiser fazer exerccios, aulas de meditao ou massagem, marque as
sesses com antecedncia. Se precisar de roupa especial, anote na agenda para
preparar uma sacola na noite anterior.
4. Programe-se para respeitar esses perodos de cuidados pessoais, mesmo
quando se sentir sob presso (quase sempre de voc mesmo) para desistir.
Lembre-se: voc merece! medida que o tempo passa, repare qual horrio
funciona melhor.
5. No final da primeira semana, anote na agenda seu horrio de cuidar de si, pelas
prximas duas semanas.
* Fonte: Livro Menos Estresse, Mais Sucesso, de Claire Harris, Ed. Publifolha,
2003.

Estresse prejudica a concentrao e leva m gesto do tempo


por Camila Micheletti

"O tempo uma questo de organizao e estabelecimento de prioridades. E o


mais importante: viver um momento de cada vez! Mas para isso preciso educar
a mente. E isso uma tarefa da meditao", afirma Akal Murth Singh, Professor de
Filosofia Oriental, Yoga, Terapeuta e Reiki Mster. Confira as dicas do especialista
para reduzir o estresse e passar a viver melhor, com mais qualidade de vida e
uma administrao eficaz do tempo:
Empregos.com.br: O que causa o estresse? Como administrar e no permitir
que
ele
tome
conta
da
sua
vida?
Akal murth Singh: O que realmente causa o estresse a necessidade de
aumentar a capacidade de resposta uma dada circunstncia. Quando julgamos
ameaadora uma situao, acionamos o mecanismo de reforo que a reao de
estresse. Portanto, quanto mais confiana tivermos em nosso prprio potencial de
ao, menos nos sentiremos ameaados, e com isso o estresse muitas vezes ser
simplesmente desnecessrio. No entanto, quando ele realmente necessrio ele
uma ajuda indispensvel. Mas precisamos saber desativar logo em seguida, pois

ao
se
prolongar
que
ele
se
torna
nocivo.
Empregos.com.br: Como lidar com o excesso de informao nos dias
atuais?
Como
administrar
o
tempo?
Akal murth Singh: A informao necessria e nos torna cientes do que
acontece no mundo em todas as reas do conhecimento humano. Talvez ela se
torne inadequada quando a tornamos um fim em si mesma. Quando a informao
recebida se integra em um sentido, uma inteno, um propsito, ela se torna o
elemento indispensvel na concretizao do que se pretende. Ela tem um sentido.
Quando ela absorvida compulsivamente, de forma mecnica, ou como se em si
mesma tivesse alguma importncia, ela apenas ocupa a mente e dispersa a
ateno do que realmente interessa. O tempo uma questo de organizao e
estabelecimento de prioridades. E o mais importante: viver um momento de cada
vez! Mas para isso preciso educar a mente. E isso uma tarefa da meditao.
Empregos.com.br: O que o senhor diria para as pessoas que dizem precisar
de
48
horas
para
viver
no
dia?
Akal murth Singh: novamente a questo do tempo. necessrio estabelecer
prioridades, e para isso precisamos ter clareza sobre o que queremos. Isso exige
uma mente gil, revitalizada e intuitiva. Pode-se chegar a este estado aprendendo
a arte da meditao no Kundalini Yoga, que utiliza o poder do som e da respirao
para potencializar o funcionamento cerebral. preciso tambm saber deixar a
mente descansar, e para isso, necessrio a suspenso do dilogo interno. O
silncio mental torna a mente mais perceptiva e pacfica.
Empregos.com.br:
estressados?

que

Yoga

pode

fazer

pelos

profissionais

Akal murth Singh: O Kundalini Yoga um estilo ensinado por um Mestre de Yoga
vivo e que atualizou antigos ensinamentos para ajudar o homem da nossa poca
em seu propsito de viver com mais qualidade, no apenas material mas
principalmente emocional e espiritual. As tcnicas podem propiciar um profundo
relaxamento que desativa imediatamente o estresse, pois provocam uma reao
hormonal inversa que aumenta a sensao de bem estar e paz mental. Alm disso
os exerccios de Kundalini Yoga alongam, tonificam e dissolvem as tenses
musculares comuns em pessoas estressadas. Mas o maior benefcio mesmo a
descoberta de si mesmo e de todo o seu potencial afetivo, cognitivo e de poder
pessoal, que lhe mostra novas possibilidades de ser em todos os sentidos.
Empregos.com.br: O Yoga e a Meditao podem fazer com que o indivduo
administre
melhor
seu
tempo?
De
que
forma?
Akal murth Singh: Na medida que aprendemos a nos concentrar em uma tarefa
de cada vez, e a escolher com clareza a prpria tarefa, isso j comea a
acontecer. Costuma-se dizer que uma pessoa estressada diz: "No posso parar
para meditar, pois tenho muita coisa para fazer". E uma pessoa ativa, que sabe
relaxar diz: "Tenho muita coisa para fazer hoje. Vou acordar mais cedo e meditar".
Com alguns minutos de meditao, temos visto pessoas otimizarem o uso do
tempo, administrando melhor a sua prpria vida mental/emocional, ou seja,
perdendo menos tempo com devaneios e preocupaes inteis e ganhando mais
confiana e positividade em suas escolhas e mais vontade e motivao na
concretizao de seus projetos.
Empregos.com.br: O senhor pode citar alguns exemplos prticos e fceis de
Yoga e Meditao, que relaxam e diminuem o nvel de estresse?
Akal murth Singh: Em princpio, importante a orientao de um instrutor
qualificado para a prtica do Yoga. O que se pode dizer indicar de modo geral para
qualquer pessoa que observe a sua respirao e tente respirar profundamente,
sinta o seu corpo e procure desfazer sempre todo esforo muscular desnecessrio
em qualquer situao, pois isso lhe ajudar a estar mais consciente de si mesmo e
mais relaxado. Uma sugesto: Sente-se confortavelmente. Mos sobre as coxas,
em concha, com a esquerda sobre a direita e os polegares se tocando. Observe a
sua respirao e no interfira, apenas observe. Quando o ar estiver entrando
conte Um, quando estiver saindo conte Dois, entrando de novo Trs, saindo
Quatro, e assim por diante at Dez. Se, acaso se perder na contagem, volte
para o Um. Esta prtica diminui a disperso mental, concentra e relaxa a mente
e as emoes.
Quer comear a mudar de vida e ser mais eficaz, feliz e produtivo, tanto na vida
pessoal quanto profissional? Pois comece agora, reservando um tempo para
cuidar de voc mesmo. Boa sorte!

Aliados dos sem-tempo


Empresas se adaptam s necessidades das pessoas que no tm tempo oferecendo produtos e
servios em horrios diferenciados

A correria do dia-a-dia obriga os profissionais a fazerem algumas escolhas. Com


apenas 24 horas, muitas pessoas percebem que no tm tempo de fazer tudo o
que precisam, j que o trabalho e o trnsito tm consumido grande parte das
horas, e por isso acabam deixando de lado algumas atividades, principalmente as
relacionadas vida pessoal e ao bem-estar.
A aula de ginstica, o curso de ingls, aquela semana no spa para relaxar vo
ficando cada vez mais no plano das intenes do que na lista das concretizaes.
Esta lacuna fez surgir um nicho de mercado cada vez mais atraente e lucrativo:
servios e produtos para os profissionais que no tem tempo.
A medicina esttica um exemplo deste servio. Alm da crescente valorizao
da beleza, este mercado tambm est ancorado na falta de tempo. As pessoas
hoje querem resultado com rapidez.
A clnica de esttica Onodera criou um Centro de Pesquisa e Treinamento com o
objetivo de desenvolver novos produtos que tenham maior eficincia em menos
tempo. As pessoas cada vez mais recorrem aos nossos servios porque so
menos agressivos que uma cirurgia plstica e levam menos tempo do que uma
academia, explica Lucy Onodera, diretora executiva.
Mesmo com estas facilidades, um tratamento esttico requer idas semanais
clnica e pode durar meses at obter o resultado desejado. Na Onodera, o horrio
de funcionamento das 7 s 22 horas durante a semana, e das 7 s 16 horas aos
sbados. Mas os horrios mais procurados so mesmo queles nos intervalos de
trabalho: bem cedo, na hora do almoo e no final do dia.
Servios diferenciados
Assim como nas clnicas de esttica, o horrio de maior movimento no Amanary,
spa urbano localizado dentro do Hotel Grand Hyatt So Paulo, no intervalo de
trabalho. O Amanary oferece uma gama enorme de servios, como salo de
beleza, sala de ginstica com professor e tratamento personalizado, massagem,
tratamento facial e corporal, alm de piscinas interna e externa. O servio mais
procurado a massagem, com cerca de 85% da procura. A massagem j no
mais um luxo, mas uma necessidade. Nunca as pessoas precisaram tanto se
desligar e relaxar, acredita Ana Lcia Thompson Flores, gerente do Amanary.
Uma das vantagens do spa urbano o tratamento contnuo. As pessoas vo para
um spa, ficam uma semana longe de tudo, relaxam, mas quando voltam, todos os
problemas retornam, e a pessoa fica to estressada quanto antes, aponta Ana
Lcia.

Para aproveitar esse nicho, o dentista Conrado Pinto criou o Spa Odontolgico,
localizado na cidade de So Bernardo do Campo (SP). L, quase todo tratamento
feito em um s dia. As nicas coisas que no podem ser feitas, porque a
odontologia ainda no nos permite, a implantao de prteses, explica.
Para ele, muitas pessoas deixam de ir ao dentista por puro medo. Por isso, ele e
sua equipe se preocuparam em fazer da clnica um lugar bem agradvel.
Pintamos paisagens nos tetos e nas salas h televiso e som ambiente. H ainda
jardim de inverno, sala de repouso e as refeies so feitas de acordo com o que
o cliente gosta e pode comer, esclarece.
Embora todas estas facilidades auxiliem as pessoas na administrao do tempo,
s elas no so o suficiente, garante Marcelo Thalenberg, autor do livro Socorro,
roubaram meu tempo! e scio-diretor da MT Criativa. As pessoas esto perdendo
seu foco e deixando de planejar suas atividades, critica. Para ele, alm destes
servios, a tecnologia tambm pode ser uma grande aliada na administrao das
atividades dirias. Mas como no so todas as pessoas que podem aproveitar
desta liberdade, ele d algumas dicas simples de organizao do tempo:
1
Liste
quais
suas
metas
e
objetivos;
2
Liste
todas
as
atividades
que
voc
precisa
realizar;
3 - Dentro das suas metas, defina quais so suas prioridades dentro daquilo que
voc
precisa
fazer.
Quando a questo tempo, at o desenvolvimento profissional acaba sendo
deixado de lado. Para atender estas pessoas que precisam aprender e aperfeioar
o seu ingls com urgncia, surgiram os chamados cursos de imerso. A Language
Land, localizada na cidade paulista de Pindamonhangaba, oferece esse tipo de
servio. A gerente comercial da escola, Cludia Pirani, explica que h trs tipos de
curso: de dois, cinco e sete dias. O mais indicado o de sete dias porque h um
tempo maior de exposio lngua. Para participar necessrio fazer um teste
virtual de conhecimento para que o aluno seja encaixado nos grupos de acordo
com o seu grau de envolvimento com a lngua inglesa.
O programa conta com perodos de aulas de seis horas por dia alm de atividades
complementares como dramatizaes e apresentaes musicais. Os
participantes aproveitam bastante o tempo que passam aqui, at porque no um
investimento muito barato, esclarece Cludia.
Consumo noturno
A Livraria Siciliano da Cidade Jardim uma boa opo para os esquecidos. Isso
porque eles podem encontrar CDs, livros, revistas nacionais e importadas durante
toda a madrugada, j que a livraria no fecha nunca. O horrio mais
movimentado na madrugada entre 1h00 e 2h00 da manh, conta Rejane
Helena Zambon, gerente de marketing. O pblico que compra livros neste horrio

formado na maior parte por profissionais liberais, artistas, publicitrios e


moradores da regio.
Mas no so s os produtos que atraem o pblico. Alm da facilidade de acesso,
os profissionais tambm procuram a livraria para tomarem caf enquanto olham as
ltimas novidades. Nossos clientes so formadores de opinio e esto sempre
em busca de tendncias, por isso precisamos oferecer o que h de mais novo em
termos de msica e produtos editoriais, ressalta Rejane.

Administrao do tempo e a regra dos quartos ociosos


por Marcus Garcia de Almeida*
Enquanto at alguns anos atrs muita gente vivia o sonho de ir para a cidade
grande e l conquistar oportunidades de emprego e de uma vida melhor, hoje em
dia parece que vivemos o processo inverso: milhares de pessoas se refugiam em
praias e montanhas nos finais de semana e nas frias e boa parte sonha com o
dia em que poder viver longe das metrpoles, em lugares mais tranqilos e
desprovidos de tantas preocupaes.
Apesar de sabermos que o progresso chega antes s cidades mais ricas e
geradoras de renda, e esse exatamente um dos motivos pelos quais elas so
caticas, no h como negar que nelas nosso tempo sempre parece escasso e
nossa mente, sempre atordoada. Certamente o tempo, ou a falta dele, um dos
fatores que mais nos estressa em nosso dia-a-dia.
A boa notcia que quero lhe dar que voc tem tempo de sobra, mesmo que
trabalhe o dia todo e enfrente as agruras de viver num ambiente urbano. Alm de
pedir que tenha certeza disso, peo tambm que, como profissional cuidadoso que
com sua prpria carreira, voc nunca se esquea de que se no aproveitar bem
o seu tempo, no conseguir planejar e conquistar seu desenvolvimento
intelectual, pessoal e profissional.
Esse mesmo tempo que parece nos atropelar e nos faz desejar ser 2 ou 3
pessoas para poder dar conta de tudo, o responsvel pelo nosso crescimento.
Graas ao tempo que temos, e que muitas vezes no percebemos ter, que
podemos dividir nossas atividades e ampliar nosso conhecimento, exercitar o
convvio social, trabalhar e cuidar de nossa sade.
Como? Basta organizar.
Utilize a regra dos quartos ociosos. Veja como funciona:
Geralmente trabalha-se nas empresas das 8h s 18h, sendo 8 horas de
expediente e 2h para o intervalo do almoo ou um pouco menos de almoo e um
pouco mais de expediente. A jornada semanal de trabalho geralmente de 40
horas e a semana inteira de domingo a sbado tem 168 horas. Se voc trabalha
40 horas por semana, a j gastou 25% ou de sua semana.
Considerando que voc durma 8 horas por noite tambm durante 5 dias, a j
foram outros 25% ou de sua semana. Sobraram 88 horas. Se em 80 horas voc
j trabalhou e descansou, o que voc faz com as 88 horas que sobraram? No
sabe? Ento voc tem um grave problema de administrao do seu tempo e, em
conseqncia, de sua vida como um todo. Voc possivelmente faz parte daquele

grupo de pessoas que diz o tempo todo que no tem tempo para nada, que sua
vida muito corrida, etc. Ser?
Acompanhe o raciocnio comigo. Sobraram 88 horas, das quais 48 esto
concentradas no sbado e no domingo. Se voc dormir 16 horas nesses 2 dias,
sobram ainda 72 horas. Agora vem a diviso: 72 horas inteiras, s suas, todas as
semanas. Dividindo esse tempo em 4 partes, os quartos ociosos, chegamos a 18
horas semanais para cada uma das atividades que voc pode programar para
cuidar de sua carreira.
A construo de uma carreira slida requer que o profissional encontre um
equilbrio entre a profisso, o lazer, o aperfeioamento constante e a sade fsica
e mental. Como sugesto voc pode programar suas 72 horas ociosas para
cuidar desses aspectos da seguinte forma:
Atividade: Carreira
Tempo: 5 horas por semana
Como cuidar: Durante a semana de trabalho voc tem as horas necessrias para
deslocar-se de sua casa para o local de trabalho, ainda no contabilizadas, que
podem variar em funo da distncia e do meio de transporte utilizado. Se voc
utiliza o nibus, trem ou metr, procure utilizar o tempo de viagem para ler uma
revista, jornal ou outro material que tenha relao com sua profisso. Se voc
utiliza carro sintonize uma rdio de notcias e v escutando as novidades.Se tiver
CD ou toca-fitas v escutando aquela aula de idiomas, reportagem ou palestra que
voc gravou.
Tempo: 5 horas por semana
Como cuidar: Das 10 horas totais que voc tem na semana para intervalo de
almoo, utilize 5 delas para efetivamente almoar. Mas no se alimente
simplesmente. Procure fazer isso como um ritual, com calma e num ambiente
agradvel. Concentre-se no momento do almoo. Deguste o alimento. Coma
devagar e lembre-se: nada de bebidas alcolicas e ingerir lquidos s depois de
pelo menos 1 hora aps o trmino da refeio. Sua tarde de trabalho ser muito
melhor, pois no sentir o estmago pesado, sonolncia, alm de permitir que seu
organismo aproveite os nutrientes de forma mais eficaz.
Tempo: 5 horas por semana
Como cuidar: Nas outras 5 horas que sobraram do seu intervalo do almoo evite
cochilar. Aproveite o tempo para uma caminhada leve de uns 15 minutos. Evite
quaisquer outras atividades esportivas que no sejam a caminhada leve. Convide
um colega de trabalho para caminhar com voc, converse sobre amenidades
relativas sua empresa e seus colegas, como a festa de amigo secreto, a festa de

final de ano, o churrasco mensal no clube, o futebol da turma, o campeonato de


truco, etc.
Tempo: 3 horas por semana
Como cuidar: Essas 3 horas que sobraram podem ser utilizadas proativamente
para seu trabalho. Leia aquele relatrio da produo, analise aqueles prospectos
que o fornecedor enviou, procure na Internet o que os especialistas esto falando
sobre aquela tecnologia nova que esto implantando no seu departamento, leia
aquela reportagem da sua revista semanal ou do jornal dirio sobre sua rea de
atuao, faa cursos rpidos ou online. Lembre-se de que voc est cuidando de
sua profisso.
Atividade: Aperfeioamento
Tempo: 6 horas por semana
Como cuidar: Utilize esse tempo para fazer aquela ps-graduao que constituir
um diferencial em sua formao. Cursos especficos visando certificao de
especialista em uma determinada tecnologia tambm so importantes. Mas tenha
cuidado! Evite a cursomania. Tenha em mente qual sua meta profissional e o
que voc quer de sua carreira. Os cursos que voc fizer devem ter o que se
chama de aderncia sua rea.Aqui entram tambm os cursos de idiomas. Se
voc j tem algum conhecimento do ingls, por exemplo, avance ao prximo nvel,
faa imerses de conversao ou forme grupos de conversao em reunies
quinzenais entre os seus amigos e colegas de trabalho que esto em nveis
parecidos. Vale tambm contratar para essas reunies um professor nativo para
que ele participe da reunio quinzenal ajudando-os a elevar o nvel no idioma.
Tempo: 6 horas por semana
Como cuidar: Faa a sua prpria pesquisa. Programe visitas s boas livrarias e
verifique o que as editoras esto apresentando para a sua rea de atuao.
Folheie alguns livros. Revistas especializadas em sua rea tambm so
importantes. No deixe de folhe-las tambm. Se encontrar algo que realmente
tenha aderncia sua rea, compre e programe sua leitura e estudo meticuloso.
Encontros, palestras, workshops e outras atividades do tipo tambm trazem muito
conhecimento, alm de ampliar sua rede de contatos.
Tempo: 6 horas por semana
Como cuidar: Existe uma diferena muito grande entre ser um curioso
entendido e ser um especialista na sua rea de atuao. Voc precisa aprimorar
sua prpria compreenso sobre os assuntos que pretende conhecer a fundo. Isso
faz parte de um processo que requer reflexo, disciplina e dedicao. Programe
uma visita semanal biblioteca de sua preferncia e utilize aquele espao para

efetivamente refletir e estudar os assuntos que so importantes para sua carreira.


Leve a revista ou livro que voc comprou e complemente com livros e revistas
disponveis na prpria biblioteca. Leve sempre um bloco de anotaes ou caderno
e produza anotaes sobre suas concluses. Utilize essas reflexes para discutir
mais tarde com seus colegas no trabalho ou verificar com sua chefia a viabilidade
de aplicao de suas descobertas.
Atividade: Sade
Tempo: 18 horas por semana
Como cuidar: A sade um bem eterno enquanto dura e para ampliar a
durabilidade da sua reserve um tempo para cuidar dela.Pare de fumar. Se no
consegue por meios prprios procure o auxlio de um mdico. J existe tratamento
contra o tabagismo e no tem nada a ver com reunies onde as pessoas ficam
falando dos males do fumo e mostrando fotos de pulmes e gargantas com
cncer. Nada de pedagogia do terror. tratamento clnico. Simples, rpido e em
poucas semanas voc estar livre do vcio.Faa exerccios fsicos. Caminhar e
pedalar so os mais simples. A natao excelente. Procure um mdico e faa
um teste de condicionamento fsico antes de comear. Verifique se sua massa
corporal est compatvel com sua idade e estatura e comece. O exerccio fsico
dirio torna-se um hbito extremamente benfico.No faa regimes milagrosos
que prometem tirar aquela barriga e deixar seus msculos como os de um atleta.
Voc no atleta e jamais ter a compleio de um. Fique ciente disso. Cada
organismo nico e reage de forma diferente ao condicionamento fsico. O ganho
de massa muscular e a reduo da gordura ocorrem sim, mas atravs de um
processo, geralmente longo, de at um ano, que inclui reeducao alimentar e
exerccios fsicos constantes. No faa regimes por conta prpria e procure
sempre a orientao de um especialista.Beba gua. Muitas pessoas passam o dia
todo sem beber gua. Isso pssimo para a sua sade. Se esse o seu caso,
voc pode ter alguma disfuno que precisa ser investigada. Procure um mdico.
O normal ingerir oito copos de gua por dia, algo entre 1,5 a 2 litros em
intervalos mdios de duas horas. Como tudo na vida, beber gua uma questo
de hbito. Se voc pratica esportes a quantidade de gua necessria pode chegar
a 3 litros ou mais por dia.No tome bebidas alcolicas. Ah, voc s bebe
socialmente? Tudo bem. O que beber socialmente para voc? Uma cerveja?
Uma dose de cachaa? Uma caipirinha? Uma dose de usque? No vou discorrer
aqui sobre esse tema, mas deixo o conselho: tome apenas bebidas livres de
lcool.Faa sexo. Sexo sade. Se voc tem algum com quem faz sexo
periodicamente, procure descobrir e acertar o ritmo para ambos. De uma a trs
vezes por semana considerado um ritmo normal. Se voc no tem algum
(cnjuge, namorado ou namorada), pode acontecer de ficar semanas ou at
meses sem fazer sexo. Nesse caso no se desespere. Masturbe-se. Evite a todo
custo o contato promscuo. Alm de arriscado para sua segurana pessoal, pode
ser a fonte de doenas sexualmente transmissveis (DST). Use sempre a
camisinha.Professe uma f. Em que voc cr? No estou dizendo para voc ter

uma religio. Se voc tem, tudo bem, siga seus dogmas e ensinamentos, mas se
no tem, em alguma coisa voc precisa acreditar. Que tal Deus?

Atividade: Lazer
Tempo: 18 horas por semana
Como cuidar: Voc pode concentrar essas horas no domingo. Divirta-se: cinema,
teatro, shows, circo, pescaria, patinao, passeio pelo parque, visitas sociais,
jogos em famlia, cinema em casa, reunio com amigos, contar piada, bater-papo,
velejar, acampar, escalar, danar, karaok, museu, cozinhar, etc. Faa aquilo que
lhe d prazer e relaxe. Isso fundamental para repor as energias e ampliar seus
assuntos e conhecimentos.
Para ajudar a ter disciplina, monte realmente uma tabela e distribua o tempo da
forma como lhe convier, contanto que aplique as horas para cada uma das reas.
Consultando a tabela periodicamente, voc conseguir estabelecer uma estrutura
capaz de satisfazer todas as suas necessidades, e passar a dormir em paz com
seu tempo.
s vezes pode sair alguma coisa errada? Sim, imprevistos acontecem. Mas no
deixe que isso se transforme numa regra. Tenha disciplina e viva feliz na
metrpole, no interior ou aonde quer que seja!
* Marcus Garcia de Almeida pedagogo, analista de sistemas, especialista em
Organizao e Mtodos, Educao Distncia e Pedagogia Empresarial. autor
de livros nas reas de Informtica, Educao e Tecnologia e professor de cursos
de ps-graduao em Novas Tecnologias Educacionais e Gesto Educacional.

Como ser eficaz no trabalho e na vida


por Camila Micheletti
"Invista em voc. Deixe de fazer algumas coisas agradveis hoje, em nome dos
estudos e do seu crescimento profissional. Com certeza voc ser recompensado
no futuro, quando ter tempo para fazer tudo o que sempre quis". Esta a dica de
Paulo Kretly, Presidente da FranklinCovey Brasil, consultoria que realiza
treinamentos sobre motivao, produtividade, comunicao, administrao do
tempo e liderana para empresas de todo o mundo.
Quanto antes voc comear a planejar o seu futuro, melhor, certo? E esse
planejamento deve incluir uma lista de prioridades, que deve constar cursos,
networking e marketing pessoal, alm do cuidado e dedicao com a sua vida
pessoal tambm. Para gerenciar essas e muitas outras atividades de forma eficaz,
o guru Stephen Covey indica uma ferramenta poderosa, mas muito pouco utilizada
pelos profissionais: a administrao do tempo.
Para determinar suas prioridades e gerenciar melhor o seu trabalho e sua vida,
Paulo lana as questes: "O que mais importa? O que eu desejo atingir, pessoal
ou profissionalmente? Quais so os resultados que estou buscando? Ou, para ir
ainda mais fundo, faa esta pergunta vital: no meu enterro, o que espero que seja
dito a meu respeito? Que tipo de pessoa eu terei sido? O que eu valorizei? Que
contribuies prestei?"
A administrao do tempo realmente difcil de ser conseguida nos dias de hoje, e
boa parte dessa dificuldade ocorre em virtude do excesso de informao que
vivemos hoje - e-mail, telefone, jornais, livros, revistas, TV, celular... realmente
muita coisa, mas quanta dessa informao realmente til e vale a pena ser
fixada em nossas mentes? Para responder esta pergunta, basta pensar um pouco
em tudo que voc leu, ouviu e recebeu de infgormao no dia anterior. O que voc
ainda lembra? Com certeza, resta muita pouca informao, justamente porque
muita coisa era descartvel e no foi encarado como "conhecimento" para voc.
No livro "Os 7 Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes" Stephen Covey coloca o
que acredita ser os prncipios da vida efetiva, qualidades imutveis como
responsabilidade, integridade, respeito e compreenso mtua. Esses princpios
so to vlidos hoje quanto o eram em 1989, quando o livro foi publicado pela
primeira vez.
"Sofremos hoje, porm, mais presso na vida pessoal e profissional do que h
uma dcada. Atribuo isso em parte tecnologia, que tem acelerado nosso passo
alm de nos separar, em vez de nos aproximar", afirmou Stephen em um artigo.
Por isso, pertinente refletir sobre os sete hbitos sob o ponto de vista dos novos
desafios do mundo tecnolgico. Confira as consideraes que Stephen faz em
cada um deles:

1) Seja proativo. Com freqncia nos sentimos vtimas da tecnologia - e-mail,


pagers, celulares, fax. Tornamo-nos escravos dela. A prxima vez que receber um
e-mail, porm, considere como voc pode gerenciar a tecnologia em sua vida.
Podemos decidir, por exemplo, realizar trabalhos mais importantes e criativos nas
primeiras horas da manh, deixando para responder mensagens ao longo do dia.
Voc pode ainda avisar seus amigos que no responder mensagens at uma
determinada hora do dia. Em casa, desencoraje ligaes sobre trabalho e d mais
ateno a famlia.
2) Comece tendo seus objetivos em mente. Pergunte-se O que eu quero
escrito em meu tmulo quando morrer? O que d direo e significado minha
vida? Estou fazendo alguma coisa para atingi-los? Muitas pessoas decidem no
s ter uma lista de objetivos pessoais como tambm ma que inclua a famlia. A
tecnologia pode facilitar essa tarefa porque torna a comunicao mais fcil entre
as pessoas distantes. Saber das novidades via e-mail uma tima forma de no
perder contato com quem est longe. Parentes podem usar servios de
mensagem instantnea ICQ, entre outros para se comunicar com mais
facilidade.
3) Ponha em primeiro lugar as coisas mais importantes. Sentimo-nos
compelidos a parar tudo para atender um telefone.O problema que, geralmente,
essas interrupes muitas vezes so inteis. A tecnologia pode nos ajudar a
organizar a vida e nos manter atualizados com nossos compromissos.
4) Pense em vencer em conjunto. Lembre-se de que a tecnologia pode fazer a
comuncao mais eficiente mas no necessariamente mais efetiva. Para
construir relacionamentos de alta qualidade, importante manter contatos com as
pessoas. A segunda melhor alternativa conversar por telefone. S em seguida
vm o e-mail e as mensagens de voz.
5) Procure primeiro compreeender e, ento, ser compreendido. Aprenda a
ouvir. Se voc conhece tecnologia profundamente, no seja intransigente com
aqueles que tm dificuldade no assunto. Voc vai estar se distanciando das
pessoas. Ajude-as a aprender.
6) Crie sinergias. Quando as pessoas no podem se reunir pessoalmente para
resolver um problema, video-conferncia e mensagens instanneas permitem que
elas interajam em tempo real. Para as famlias, possvel fazer a mesma coisa
usando sites que oferecem fruns seguros e privados onde podem conversar,
colocar avisos e agendar festas.
7) Mantenha-se afiado. O mau uso da tecnologia geralmente significa perder
contato com a natureza. Por isso, de vez em quando d um tempo do computador
e do celular para um passeio em algum parque.
De todos os hbitos citados acima, Paulo Kretly coloca o de nmero 5 como o
mais desafiador. "Para praticar esse hbito voc precisa se colocar no lugar da

outra pessoa, ser humilde para admitir que errou e, acima de tudo, aprender a
ouvir mais e falar menos", conclui ele.

Aprenda a estabelecer prioridades


por Paulo Kretly*
Produtividade a mensurao da produo no tempo, e o princpio-chave do
gerenciamento do tempo e da vida organizar e executar com base em
prioridades e metas. A frmula para melhorar a produtividade simples: priorizar,
organizar e desempenhar.
Priorizar significa decidir o que mais importa, quais valores levar a cabo, quais
metas perseguir. Organizar significa agendar nossos prprios compromissos ou
delegar tarefas a outros a fim de atingir a meta. Desempenhar significa disciplinar
nossa atividade de acordo com um plano a fim de se obter os resultados
desejados.
Para determinar suas prioridades, responda as seguintes questes: O que mais
importa? O que eu desejo atingir, pessoal ou profissionalmente? Quais so os
resultados que estou buscando? Ou, para ir ainda mais fundo, faa esta pergunta
vital: no meu enterro, o que espero que seja dito a meu respeito? Que tipo de
pessoa eu terei sido? O que eu valorizei? Que contribuies prestei?
Muitas pessoas sentem-se estressadas ou insatisfeitas porque no tm tempo
suficiente para fazer tudo o que precisam. O problema que ns achamos que
devemos fazer tudo. "Uma das maiores necessidades que temos atualmente
aprender a dizer 'sim' e 'no'", diz o Dr. Stephen R. Covey, autor dos best-sellers
internacionais Os 7 Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes. "Ns devemos
aprender a dizer 'no' s coisas que no so prioritrias e aprender a ter um
ardente 'sim' para as coisas que mais importam para ns".
O problema para a maioria de ns que freqentemente administramos nossa
vida conforme a urgncia. Assuntos urgentes costumam exigir ateno imediata.
Ns temos que reagir a eles da melhor forma que pudermos. Se no escolhemos
seletivamente nossas aes, ficamos sufocados por coisas que no so urgentes
para ns, mas sim para os outros. Ns ficamos como uma barata tonta.
Lderes eficazes so aqueles que focam assuntos ou prioridades importantes mas
no urgentes. Isto requer iniciativa e proatividade: ns devemos agir sobre eles.
Atividades tais como planejamento, preparao, manuteno preventiva e
comunicao interpessoal so importantes mas negligenciadas com freqncia,
porque a maior parte das pessoas no toma iniciativa. Em geral ns esperamos
at que uma crise ou problema surja para reagirmos.
Pessoas de sucesso so proativas. Elas desenvolvem a disciplina de fazer coisas
importantes mas no necessariamente "urgentes". O sucesso vem de ser proativo,
de trabalhar naquilo que mais importa, de conduzir resultados em longo prazo e de

continuidade. Pessoas reativas, por outro lado, vem-se presas nas coisas que
menos importam.
A frase gerenciamento de tempo um tanto quanto equivocada. Afinal, todos tm
exatamente a mesma quantidade de tempo, mas alguns conseguem realizar
vrias vezes mais do que outros com a mesma quantidade de tempo. Autogerenciamento ou gerenciamento da vida so expresses melhores porque
implicam que ns gerenciamos ns mesmos no tempo que nos destinado.
Pessoas pr-ativas fazem importantes contribuies enfocando atividades que
fazem uma diferena significativa nos resultados.
Muitos executivos e lderes famosos, de todos os segmentos, servem como bons
exemplos de "auto-gerenciadores". Suas idias e seu trabalho fluem a partir de
valores e metas cuidadosamente selecionados. Eles investem sua energia em
prioridades mximas e novas oportunidades - eles colocam em primeiro o mais
importante.
*Paulo Kretly presidente da FranklinCovey Brasil.

Consideraes sobre administrao do tempo


por Alberto Alvares*
Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das
vezes atravs de suas empresas, no que se refere administrao do tempo.
Aumento de carga de trabalho, nmero reduzido de funcionrios, presses por
resultados, mudanas no mercado e falta de planejamento organizacional so os
principais percalos, segundo os profissionais e suas empresas, que impedem as
pessoas de administrarem seus tempos de forma eficiente e eficaz.
Diante disto, alguns ficam espera de algum mtodo salvador, mgico, que possa
organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se
resolvam em seus tempos pr-determinados, atingindo os resultados esperados.
Outros parece que se conformam e tocam o trabalho "da melhor maneira
possvel". Nesta constante guerra travada contra os ponteiros do relgio, algumas
coisas no foram percebidas ou foram esquecidas, o que vm dificultando as
pessoas na administrao de suas tarefas, de seus tempos:
Administrao de tempo no uma tcnica, mas sim um comportamento.
No existe nenhuma tcnica milagrosa ou mgica e nem programa de computador
ou agenda eletrnica que resolva o problema da m administrao do tempo.
Administrar tempo comportamento, a atitude assertiva diante de uma tarefa.
No existe a "administrao do tempo no trabalho". O tempo um recurso
constante no nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto o
mesmo, esteja voc em uma reunio de trabalho ou jogando uma partida de
baralho. Os nossos dias sempre tm vinte e quatro horas e neste espao de
tempo voc tem que se dedicar, alm do trabalho, ao lazer, famlia, sua sade,
ao seu desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto, ns
administramos o tempo de nossas vidas e no do trabalho. O trabalho uma das
atividades que temos durante as nossas vinte quatro horas dirias de vida.
Raramente encontraremos uma pessoa que administra bem o tempo em seu
trabalho, mas no consegue faz-lo em sua vida pessoal ou vice-versa. Ou voc
administra o seu tempo ou no administra. "Seu tempo" significa o tempo de sua
vida e no o tempo dedicado sua empresa.
Saiba a diferena entre urgncia, importncia e prioridade. Um dos grandes
problemas que as pessoas percebem na administrao do tempo no saber
diferenciar estes trs elementos, que so totalmente diferente entre si. Urgncia
est ligado ao tempo, ao prazo de execuo e de incio da tarefa. Uma tarefa pode
ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem.
Importncia o quanto aquela tarefa ir agregar para se atingir os nossos
objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa
surge a partir da combinao de seu grau de urgncia e importncia. A temos um
dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritria no aquela

que se deva fazer logo (isto est diretamente ligado urgncia), nem tampouco
uma coisa importante (isto est diretamente ligado importncia).
As tarefas mais prioritrias so aquelas que no so urgentes e so importantes,
as chamadas prioridade "1". Prioridade "2" so as tarefas urgentes e importantes e
a prioridade "3" corresponde s tarefas urgentes e no importantes. Quer dizer
que as coisas mais prioritrias so aquelas que, embora importantes, no so
urgentes? Exatamente. Se partirmos do princpio (como o senso comum faz) de
que uma tarefa de prioridade "1" deve ser logo executada, estamos julgando-a
simplesmente pelo critrio de urgncia. Prioridade uma combinao de urgncia
e importncia. As tarefas que devemos executar antes das outras so as de
prioridades "2" e "3" (de alta urgncia), pois h o limite do tempo. As tarefas de
prioridade "1" devem ser executadas depois, quando a mente estiver mais livre
das "tarefas incendirias". Por isto que a chamamos de prioridade "1". As tarefas
de prioridade "1" so aquelas importantes para ns e temos um tempo muito mais
generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar relacionamentos,
aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. No seria bom
se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que
estas tarefas tm a maior prioridade em nossas vidas.
Saiba dizer "no". Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente
aquelas que no tm urgncia e nem importncia, a famosa prioridade "4", que se
no as fizssemos, no faria a mnima diferena. Mas, muitas vezes, continuamos
a faz-las por no saber dizer "no", seja para o nosso interlocutor, seja para ns
mesmos. Temos que entender que isto s prejudica a administrao de nosso
tempo e temos que ter coragem para negar estas coisas "alienantes", dizendo
"no" da melhor forma possvel, no criando nenhum choque de relacionamento,
mas com convico, coerncia e com a argumentao certa.
Utilize os recursos como aliados e no como inimigos. Alguns recursos como
a agenda, a secretria eletrnica e o e-mail so ferramentas que auxiliam muito na
administrao do tempo, porm se mal utilizados, eles podem ser tornar um
grande vilo. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e
quando utilizar a secretria eletrnica, saiba utilizar eficientemente o e-mail. Pense
nisto e comece a praticar logo. Isto urgente e importante, ou seja, uma
prioridade "2". Conscientize-se disto para que voc tenha logo tempo para
trabalhar em coisas realmente mais prioritrias.
* Alberto Alvares Consultor Organizacional e Professor Universitrio. Artigo
originalmente publicado no site RH.com.br.

Curso: Gesto da Competncia


Quem no deseja hoje dominar a arte do planejamento de carreira, da
administrao do prprio tempo e do marketing pessoal? Pensando nas inmeras
dvidas sobre esses e outros assuntos recebidas em seu site e nas palestras que
ministra por todo o Brasil, a consultora Dulce Magalhes criou o curso online
"Gesto da Competncia". So 16 aulas no total, publicadas quinzenalmente pelo
Empregos.com.br ao longo das prximas semanas.
Diretora da Work Educao Empresarial, Dulce Magalhes Doutora em
Planejamento de Carreira pela Universidade Columbia (USA); Mestre em
Comunicao Empresarial pela Universidade de Londres (Inglaterra); Psgraduada em Marketing pela ESPM-SP e especializada em Educao de Adultos
pelas Universidades de Roma (Itlia) e Oxford (Inglaterra).
Confira os primeiros temas: