Metamorphose

Formação e Consultadoria, Lda.

Formação e Consultadoria, Lda

Curso de Aprendizagem
Nível 4

Curso: Técnico/a Vendas

Ciclo Estudos: 2º Ciclo

Designação da UFCD: 0382 – Gestão do tempo

Data de Inicio: 11/02/ 2013 Data de Fim: 30 / 04 / 2015

Nome do Formador: Sofia Castro Barbosa

1
Sumário

Este manual tem como objetivo fornecer-te os conhecimentos básicos para a prática de
Merchandising, em qualquer estabelecimento comercial, dotando-te dos conhecimentos
básicos desta ferramenta tão importante no aumento do volume de vendas.

Os formandos ficarão aptos a identificar as principais fontes de desperdício do tempo e

a dominar as técnicas que introduzem maior eficácia na gestão do tempo e das
prioridades.

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Índice
1 – Gestão do Tempo ................................................................................................................ 4
1.1 Compreensão do tempo .................................................................................................. 4
1.2 Auto-Avaliação na Gestão do Tempo ............................................................................... 5
1.3 Leis e Princípios da Gestão do Tempo .............................................................................. 6
1.4 Identificação das Características Pessoais ........................................................................ 8
1.5 Análise de Desperdiçadores de Tempo ............................................................................ 8
2 – Planeamento na Gestão de Tempo ..................................................................................... 11
2.1 Elaboração de Planos Detalhados .................................................................................. 11
2.2 Utilização de Check-lists ................................................................................................ 13
2.3 Determinar metas e objetivos ....................................................................................... 14
2.4 Definição e Gestão de Prioridades ................................................................................. 15
2.4.1 Urgência e importância ........................................................................................... 16
3 – Técnicas de Gestão do tempo ............................................................................................ 17
3.1Organização do dia de Trabalho - Planeamento .............................................................. 17
3.1.1 Evite Adiamentos e a Prerrogação .......................................................................... 18
3.1.2 Planifique o seu tempo ........................................................................................... 19
3.2 Agrupamento de Tarefas ............................................................................................... 20
3.3 Controlo das Interrupções e dos Telefonemas ............................................................... 21
3.4 Otimização das Novas Tecnologias ................................................................................ 21
4 Organização do Trabalho ..................................................................................................... 23
4.1 Trabalho em Equipa ...................................................................................................... 23
4.2 Plano de Ação Pessoal ................................................................................................... 24
5 – Bibliografia e NetGrafia .................................................................................................... 26

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1 – Gestão do Tempo

1.1 Compreensão do tempo

O tempo é considerado o recurso mais escasso e valioso à face da Terra. Com efeito, na
era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na história da
Humanidade, é dinheiro.

Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o

usar, no local de trabalho ou fora dele. As atitudes das pessoas em relação ao tempo são
complexas e variáveis.

Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o

usar, no local de trabalho ou fora dele. As atitudes das pessoas em relação ao tempo são
complexas e variáveis.

Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em casa, tem que ver quais
os hábitos comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.

As nossas atitudes em relação ao tempo estão sempre a mudar:

Muitas dessas mudanças devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que
afecta o nosso trabalho, viagens e comunicações.
A Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de informação quase
instantânea.
Viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido e acessível.
O aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia,
mas também aumenta a pressão do nosso tempo.

Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e
produtivo. De facto, todos temos bastante consciência do uso do tempo.

Departamentos e pessoas são responsáveis pelo seu uso de tempo; os objectivos são
definidos com clareza e a consequência de atrasos nos prazos são “multas”.

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A Gestão do Tempo consiste em registar, controlar e melhorar a utilização do seu
tempo. Para se compreenderem e aplicarem os princípios da gestão do tempo devemos:
Não só saber o modo de utilização do tempo
O tipo de problemas que confrontamos para utilizá-lo sabiamente, e
O que originou esses problemas.

1.2 Auto-Avaliação na Gestão do Tempo

Poucos admitimos, porém, que grande parte do nosso dia (de trabalho) foi inútil... A
única maneira de gerir melhor o tempo é analisar a forma como o usa, e estudar
maneiras de o distribuir de um modo mais eficaz.

AVALIAÇÃO DO SEU DIA-A-DIA

Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar muito tempo com coisas rotineiras,
prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade.
 Como divide o seu dia?
 Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar-se sobre os assuntos mais
urgentes?
 Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradáveis?
 Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem um sistema de as resolver?
 Desperdiça muito tempo?

*Delegue sempre as tarefas que não tenham para si uma relação tempo-eficiência!

CUSTO DO TEMPO
Calcule exactamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo não está
a ser usado eficientemente. Utilize a fórmula apresentada de seguida para descobrir
quanto custa – por hora e por minuto –, o seu tempo no trabalho e use esses cálculos
para analisar o custo relativo de algumas actividades típicas do seu dia-a-dia, tais como
preparar uma reunião em vez de pedir à secretária que o faça!

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Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salário anual por
1,5 – para incluir despesas gerais – e divida pelo número de horas de trabalho anual (as
horas de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60.

DIÁRIO DO TEMPO
Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas actividades é fundamental
para conseguir gerir o seu tempo eficientemente. Pode surpreender-se ao ver a
quantidade de tempo que desperdiça a conversar, e o pouco tempo que está, realmente, a
trabalhar e a planear. O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida para avaliar as
áreas a melhorar. O tempo que deverá mantê-lo dependerá da natureza do trabalho que
realizar.

Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando

com exactidão como passou o seu tempo. Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta
com as tarefas úteis e com as desnecessárias.

Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que
registou, em categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade
de tempo gasto em cada tipo de tarefa, tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a
correio, ajuda a colegas, telefonemas.

Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa. Isto dar-lhe-á a perceber
como poderá distribuir melhor o seu tempo. Com o seu diário do tempo pode avaliar a
eficiência do seu trabalho!

1.3 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito tempo.
Devemos concentrar-nos no essencial.

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 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.

Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho

Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se
for executado de modo contínuo.
Evitar interrupções.

Lei de Parkinson
O tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível (e não do
necessário).
Pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível.

Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além de Certo Limite

Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido
decresce e torna-se negativa.
Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra coisa.

Lei da Alternância
Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa.
Princípio da oportunidade: não faça mais do que uma coisa de cada vez, e faça-a
bem!

Lei dos Ritmos Biológicos

Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos.
Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do tempo ao longo do dia.

Lei da Dimensão Subjetiva do Tempo

O tempo tem uma dimensão objetiva e outra dimensão subjetiva que é função do
interesse pela atividade exercida.
Ter em consideração a dimensão subjetiva do tempo.

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1.4 Identificação das Características Pessoais
Questões a Pôr a Si Próprio:
Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?
Há assuntos que se repetem no diário?
As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado /
pensado?
Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?

Programe um dia de trabalho, partindo de uma situação hipotética. Dispõe de 15

minutos!!!

1.5 Análise de Desperdiçadores de Tempo

Toda a gente desperdiça tempo. Faz parte da natureza humana. Algum desse tempo
desperdiçado pode ser construtivo, pode ajudar-nos a relaxar ou a reduzir as tensões. Os
desperdiçadores de tempo têm, normalmente, duas origens:
 Internas (auto-gerados);
 Externas (contexto ambiental)

1. A desorganização: É a culpada chave do tempo que se desperdiça. Os sinais

evidentes da desorganização são aspeto geral da sua área de trabalho. Torna-se
necessário avaliar a sua zona de trabalho:
É eficiente?

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 Está organizada para minimizar o esforço?
O fluxo de materiais e movimentos processa-se livremente?
Já pensou colocar mais próximo de si os materiais que utiliza com maior
frequência?
O espaço para trabalhar está desarrumado?
Quanto tempo perde a procurar coisas que sabe que estão lá mas não as
encontra?
“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”
 Os dossiers devem ser preparados para as atividades em curso e mantidos
sempre à mão;
 Tudo o que estiver relacionado com um determinado projeto deve ser guardado
num único dossier;
 Os ficheiros devem estar indexados para facilitar a consulta rápida;
 Deve manter-se um dossier para assuntos correntes tais como, correio recebido,
telefonemas ou visitas e este deve ser verificado diariamente.

2. Procrastinação: É a arte de adiar. Todas as pessoas adiam assuntos. De um

modo geral, estas tarefas apresentam-se como entediantes, difíceis, desagradáveis ou
onerosas mas contudo têm de ser feitas. Quando isto sucede tome em consideração os
seguintes aspetos:
Marque um prazo para completar a tarefa e cumpra-o;
Crie um sistema de recompensa. Diga a si próprio “Quando terminar, ofereço-
me uma deliciosa refeição”;
Combine com alguém (um colega) para que, de uma forma rotineira acompanhe
o seu processo nas tarefas que tem tendência para protelar;
Trate das tarefas logo pela manhã de forma a ver-se livre delas o mais cedo
possível.

3. Incapacidade para dizer “Não”: Utilize como abordagens oferecer uma

alternativa. Em vez de dizer “Sim”, muitas vezes, tente algumas das seguintes respostas:
 “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu
pedido é mais importante?”;

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  “Faço isso com muito gosto. No entanto, não posso começar sem terminar o que
estou a fazer neste momento. Isso será…”;
 Desculpe mas não tenho tempo para aceitar mais trabalho. Falo consigo logo que
me seja possível.”;
 “Agradeço a confiança depositada em mim mas, neste momento, é-me
impossível encaixar mais trabalho na minha agenda. Desculpe.”;
 “Peço desculpa mas não posso mesmo fazer isso, já pensou pedir à…?”.

4. Correio: As cartas indesejadas chegam constantemente. Se tiver quem lhe

separe o correio forneça instruções para que organizem dois grupos: “somente
informação” e “acção”, aquilo que deve ser encaminhado a terceiros e aquilo que deve
ser eliminado.

O correio “somente informação” deve ser guardado para ser lido numa altura mais
conveniente. Pode poupar tempo a responder por telefone a alguma correspondência.

5. Tempos de espera: As pessoas perdem demasiado tempo em esperas: nos

compromissos para o arranque das reuniões, para que alguém termine alguma coisa, por
aviões ou comboios ou mesmo esperas telefónicas. Fazer uso do tempo enquanto espera
é utilizá-lo de uma forma produtiva. Por exemplo:
 Ler a correspondência,
 Transportar consigo um bloco e uma lapiseira para esboçar planos e
redigir cartas.
 Trabalhar num dossier de baixa prioridade.

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2 – Planeamento na Gestão de Tempo
A gestão do tempo é o cerne do planeamento da sua vida e da sua gestão do stress. O
seu alcance é maior do que o das listas “tenho que fazer: ...” e diz respeito ao que
pretende da vida e a como planeia atingi-lo. Para muitas pessoas, o primeiro desafio é
“O que é que eu pretendo da vida?”...

O ponto de partida ideal para começar a melhorar o seu tempo, é determinar em que
medida é que consegue controlar o seu tempo disponível. Analisar a forma como,
presentemente, utiliza o seu tempo é o primeiro passo para poder controlá-lo melhor.

A melhor maneira de reunir informação é mantendo um diário de registos. Após o

registo dessas informações deverá examiná-las sob três aspectos:
Necessidade - deve examinar escrupulosamente cada actividade para se
certificar de que se trata de algo necessário.
Adequabilidade – identifique qual a pessoa para desempenhar a tarefa. Existem
actividades que podem ser desempenhadas por outras pessoas.
Eficiência – “existirá uma forma de fazer melhor?” isto servirá para incentivá-lo
a descobrir um modo mais rápido, a usar tecnologia mais avançada ou
estabelecer formas melhores de processar as actividades contínuas.

HORÁRIO NOBRE

Algumas pessoas funcionam melhor no

início da manhã. Outras ganham mais
ritmo ao início da tarde. Sempre que
possível procure planear o seu dia de
acordo com o seu “horário nobre”.

2.1 Elaboração de Planos Detalhados

Os planos a curto prazo desenvolvem-se e calendarizam-se melhor numa base semanal

ou diária:

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  Planos semanais
 Planos diários
 Plano de conferência

Planos semanais
Um plano semanal deve descrever aquilo que se pretende concretizar até ao final da
semana e as ações necessária para conseguir fazê-lo. Podem ser simples ou complexos.
Depois de concluído deve manter o seu plano junto de si para consultá-lo com
frequência.

Planos diários
Uma lista de prioridades diárias é a melhor maneira de focar a atenção nos sues
objetivos mais importantes. O formato da sua lista não é importante. Pode fazê-la em
qualquer lado: numa agenda, numa folha de papel ou num formulário da sua autoria.
Utilize a sua lista de “coisas a fazer” para esquematizar a sua rotina diária. Nela deverão
constar reuniões e compromissos além do tempo necessário para realizar itens com
prioridade na sua lista.

Plano de Conferência
Necessita de comunicar frequentemente com colegas de trabalho para obter informações
que requer para o seu trabalho? Muitas vezes isso ocasiona interrupções que distraem as

Sofia Castro Barbosa 12

pessoas. Uma maneira de lidar com este problema eficazmente é através da utilização de
um Plano de Conferência.

Em primeiro lugar introduza os nomes

das pessoas que consulta com
frequência. Em seguida, à medida que
for pensando nos assuntos que tem para
discutir anote-os por baixo desse nome.
Quando chegar a altura para
conferenciar com essa pessoa, organize
os itens da lista por prioridades.

2.2 Utilização de Check-lists

Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” e certifique-se de que atribui uma prioridade
a cada uma das tarefas, usando um sistema simples:
 Elevada;
 Média;
 Baixa;

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A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais importantes do seu trabalho. Se não
atribuir prioridades aos seus
objetivos e tarefas, terá tendência,
como já vimos, a fazer as coisas de
que mais gosta ou as que podem ser
feitas mais rapidamente! As tarefas
que levam mais tempo e dão mais
trabalho ficarão adiadas para o fim
do dia ou para o dia seguinte!

Desta forma, comprometa-se com um início: Após ter atribuído prioridades, fixe a
altura em que vai começar. Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse o seu
caso, irá deixar as coisas até ao último minuto!

Os prazos atuam como ímans que o irão arrastar. Se o prazo termina na 6.ª feira, passará
toda a semana a pensar: «Não preciso de me preocupar até 6.ª feira; vou começar
amanhã!» E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!

2.3 Determinar metas e objetivos

A eficiência é uma profunda mas importante questão, se desejar sentir-se preenchido!

Gaste, por isso, uns minutos a refletir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si
mesmo objetivos específicos, os quais lhe permitirão estabelecer as suas prioridades.

Perceber quais os nossos objetivos permite-nos dar resposta e rendimento no nosso

trabalho, cumprindo prazos e metas que nos são estipuladas ou que nós nos estipulamos
a nós próprios.

Exemplo:
 No final do mês quero aumentar as minhas vendas em 10%.
 Na terceira Sexta-feira do mês tenho de ter as encomendas todas feitas.

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2.4 Definição e Gestão de Prioridades

Estabelecer prioridades na gestão do tempo é um processo de duas etapas:

Fazer uma lista com as tarefas que é preciso fazer, e
Ordenar por prioridades os itens dessa lista.

Para definir as suas prioridades utilize o Método ABC

 Prioridade A: aqui ficam os itens urgentes. Alguns encaixam-se aqui devido a
diretivas da administração, solicitações de clientes importantes, prazos rígidos ou
oportunidades de sucesso ou melhoria.
 Prioridade B: nesta secção ficam os itens de valor médio. Estes itens podem
contribuir para a melhoria de desempenho mas não são essenciais e nem têm prazos
rigorosos.
 Prioridade C: esta categoria inclui os itens de valor baixo. Apesar interessantes
ou agradáveis podem ser eliminados, adiados ou programados para os tempos mortos.

Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência, o que significa que, muitas vezes, as
coisas fáceis e rápidas são atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difíceis
que realmente alteram as nossas vidas...

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A prioridade deve, então, ser determinada tanto pela urgência como pela importância,
assim como pela duração da execução de uma tarefa.

2.4.1 Urgência e importância

Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se às actividades que ficam na
zona M1 (muita importância e muita urgência) e P1 (pouca importância e muita
urgência), raramente encontrando tempo para as M2 (muita importância mas pouca
urgência)!

Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como às alterações na vida.

 Pergunte a si mesmo: «Qual a percentagem de tempo que é gasta nas atividades
M1 e P1, juntas?»
 Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a
percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?
 Gasta tempo suficiente com as atividades do tipo M2? Estas são as que,
raramente, contribuirão para alterar a sua vida... Como conseguir o equilíbrio?

Muitas pessoas não planeiam falhar – falham no planeamento!!!

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3 – Técnicas de Gestão do tempo

3.1Organização do dia de Trabalho - Planeamento

É um processo complexo. Constitui a chave para aliviar o stress provocado pela
escassez de tempo. Planear é a maneira de se estruturar o futuro. O planeamento é
tipicamente de curto prazo ou de longo prazo.

Instrumentos de auxilio no planeamento a longo prazo

1. Formulário de um Plano de Ação;
Estes formulários podem variar em
complexidade. Os mais simples mostram apenas os
passos requeridos para se completar um projeto.
Podem ser acrescentadas informações
complementares tais como data de início, data de
conclusão, estimativa de custos e pessoa
responsável.

2. Gráfico de Progresso;
Um gráfico de progresso demonstra a relação
entre os passos a percorrer num projeto. Para ser
elaborado faz-se uma lista com os passos requeridos
para realizar o projeto e calcula-se o tempo
necessário para cada passo. Em seguida,
posicionam-se os passos ao longo de uma lista
alinhada pelo lado esquerdo do gráfico, para cada
passo, começando na data marcada para o início e
terminando na data de conclusão desse passo.
Quando terminar será capaz de ver o fluxo de passos e a sua sequência.

3. Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique);

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 Trata-se de um diagrama que representa
uma sofisticação acrescida no processo de
planeamento. Para o elaborar faça uma lista dos
passos requeridos para concluir o projeto e
calcule os tempos para cada passo. Em seguida
trace uma rede de relações entre os vários
passos. O número do passo é colocado num
círculo e o tempo estimado para completar a
tarefa é colocado sobre a linha que conduz ao
próximo círculo. Os passos que obedecem a uma ordem sequencial são demonstrados
num único caminho para clarificar essa sequência. Os passos que podem ser tomados
simultaneamente são demonstrados em caminhos diferentes.
O diagrama de PERT demonstra não só as relações entre os vários passos de um
projeto como serve também para calcular com facilidade o caminho crítico. Trata-se do
percurso temporal mais longo através da rede e identifica quais os passos essenciais
para completar dentro dos prazos e para que não haja atrasos na data final de conclusão
do projeto.

3.1.1 Evite Adiamentos e a Prerrogação

A prorrogação é a arte de se convencer que pode deixar para amanhã o que deveria fazer
hoje. O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado à secretária, a olhar para um
trabalho que tem que ser feito... ...e pensar: “A última coisa que me apetece fazer agora
é isto!” Então, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar à
secretária!

Por este motivo, identifique as áreas em que faz adiantamentos e atue de imediato, para
reduzir o” pânico e o stress:
 Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe desagrada. Quando se confrontar com
um prazo limite, fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e mantenha-o.
 Reparta os grandes projetos em sectores menores de modo a ocupar-se deles aos
poucos de cada vez.
 Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de
maior produtividade (tarefas mais agradáveis e urgentes / tarefas de maior prioridade).

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A prorrogação é o “ladrão do tempo”. Aproxima-se “sorrateiramente” de si,
especialmente quando se confronta com o seguinte:
Pessoas difíceis / telefonemas
Contactos públicos
Trabalho arriscado / fora do comum
Tarefas fastidiosas
Grandes projetos

3.1.2 Planifique o seu tempo

Após ter fixado os seus objetivos e prioridades, um bom planeamento ajudá-lo-á a

atingi-los. O planeamento deve ser criativo – porque está a planear no futuro e no
desconhecido e deve, também, ser flexível para podermos adaptarmo-nos às possíveis
alterações.

Quando tiver uma ideia clara dos seus objetivos, terá que resolver dois aspetos:
Quanto tempo está ao seu dispor?
Com que antecedência pode planear?

Para que possa atingir os seus objetivos deverá planear a:

Longo Prazo.
Médio Prazo.
Curto Prazo.

Curto prazo: O curto prazo, para a maioria de nós, é formado pelos dias imediatamente
a seguir. É o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros planeamentos:
 Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor
desempenho de manhã, não as desperdice com tarefas de pouca prioridade;
 Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os
imponderáveis; Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no início de
cada dia;
 Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe
um começo;

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  Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado ao
“telefone”;
 Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a planear de
modo mais eficiente;
 Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos regulares para
leituras;
 Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

Não se torne escravo do seu plano diário!

Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia!

Médio Prazo: O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por isso que é importante
ter uma ideia do seu tempo efetivo para planeamento.

Planeamento a Médio e Longo Prazo: Identifique os seus objetivos a longo prazo, o

que lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção (para prosseguir). Reparta os
grandes objetivos por sectores e utilize a sua imaginação para avaliar todas as
possibilidades e alternativas:
 Use um gráfico de planeamento mensal e/ou anual.
 Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em
conformidade.
 Mantenha-se flexível no seu planeamento e não tente responsabilizar-se em
demasia.

3.2 Agrupamento de Tarefas

Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos:

• Tarefas de rotina.
• Projectos em decurso.
• Tarefas que desenvolvem mais o seu
trabalho.

Depois, descubra a percentagem de tempo

passada com cada grupo.

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3.3 Controlo das Interrupções e dos Telefonemas

Visitantes
Como ponto de partida limite o n.º de pessoas que convida para a sua área de trabalho.
Quando precisar de conferenciar com um colega dirija-se ao posto de trabalho dele (a).
É mais difícil convencer as pessoas a deixarem a sua área de trabalho do que você ir-se
embora.

Quando alguém inesperadamente o visitar levante-se e dialogue ficando de pé. É natural

que o visitante também o faça e isso poderá encurtar a visita. Caso não resulte seja
sincero e diga ao visitante algo como “Obrigado pela visita. Vai ter de me desculpar
mas tenho que terminar este projeto.”

Telefonemas
Não os podemos eliminar por completo mas podemos limitar a sua duração. Se tiver a
sorte de ter alguém que possa atender as suas chamadas, estas poderão ser filtradas.
 Quando estiver ao telefone restrinja o lado social da conversa.
 Dê respostas breves.
 Termine a conversa com cordialidade

3.4 Otimização das Novas Tecnologias

TELEFONE - novos atributos

Atendedor automático de chamadas;
Voice-Mail;
Teclas de marcação rápida;
Marcação activada por voz;
Agenda
Operação com mãos livres (alta voz)

MANTER-SE CONTACTÁVEL
Reencaminhar chamadas;
Pagers;
Telemóveis.

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ALTERNATIVAS ÀS REUNIÕES
Conferência por telefone;
Teleconferência;
Videoconferência

COMPUTADORES
 Portáteis (Laptops) ou de pequena dimensão (Notebooks)
 Modems - permitem ligação à Internet;
 Ligação à Internet sem fios (wireless)
 Scanners – importam texto ou imagens impressas em papel para o seu PC;
 Tecnologia ASR (reconhecimento da Voz) – estes aparelhos registam a voz e
através de um processador de texto convertem-na em palavras impressas
 Notepad ou Bloco de Notas – PC do tamanho de um bloco de apontamentos
onde se pode utilizar uma caneta electrónica para introduzir os dados
 Organizers – servem de agenda diária. Muitos possuem calculadora, e relógio.
Podemos armazenar dados, traduzir línguas estrangeiras; servir de dicionário

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4 Organização do Trabalho
4.1 Trabalho em Equipa
Reuniões
O tempo desperdiçado com reuniões tem duas origens:
 Reuniões marcadas por si;
 Reuniões para as quais é convocado.

Quando marcar uma reunião planeie aquilo que pretende realizar:

Limite ao máximo o número de participantes;
Clarifique os pontos da agenda e avance de imediato para o objectivo da
reunião;
Estabeleça um tempo limite;
Mantenha a discussão pertinente sumariando periodicamente aquilo que foi dito;
Nomeie responsabilidades e estabeleça datas de follow up;
Dê por concluída a reunião;

Antes de participar numa reunião para a qual foi convocado:

Certifique-se de a sua presença é mesmo necessária;
Em caso afirmativo, chegue à hora marcada;
Esteja preparado para participar na discussão;
Evite desviar-se do assunto ou prolongar-se no debate;
Esforce-se por tornar a reunião produtiva;

Crises
Podem ocorrer eventos inesperados que requerem solução imediata. Quando se adia
algo que devia ter sido feito, estamos a contribuir para a criação de uma crise futura.
Algumas crises estão para além do seu controlo como por exemplo:
Os prazos de conclusão pouco realistas;
Prioridades que se alteram, no último minuto;
Erros que alguém cometeu;
Máquinas que podem avariar.

Sofia Castro Barbosa 23

Quando isto suceder aborde a situação de forma tranquila e metódica. Não precipite
uma segunda crise por não saber lidar com a primeira.

4.2 Plano de Ação Pessoal

Definir claramente os objetivos prioritários a atingir, a função a desempenhar na
empresa e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à atividade a realizar.
Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as tarefas a realizar e os
compromissos, de modo a libertar memória para assuntos da vida (pessoal).
Saber gerir os outros, para controlar as interrupções e minimizá-las. Se trabalha
num gabinete, feche a porta e isole-se; se desenvolver actividade em open-space, a
solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Caso contrário,
coloque um sinal na sua secretária a indicar que não quer ser incomodado.
Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um
colega; saiba dizer “não” com amabilidade.
Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais tempo e de se preocupar
menos com as questões operacionais, aumenta as competências das pessoas que o
rodeiam.
Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o
importante.
As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem preparadas.
É imprescindível muita auto-disciplina.

Não se Esqueça:
1. Do Exercício Físico: O exercício físico é muito importante para libertar a
adrenalina acumulada ao longo do dia. Como actualmente a maior parte do trabalho
realizado é de natureza sedentária, passamos a maior parte do tempo na mesma posição
(sentada). Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia ou pratique um desporto que
lhe dê prazer.
2. De uma Alimentação Saudável: Pense naquilo que come, e a que horas o faz. O
ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais ou pão, e acabá-lo com uma refeição
leve. Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe insónias, fadiga ou irritabilidade.
3. De prevenir o stress: Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, isso
poderá transformar-se numa fonte de stress. Adapte-se às mudanças com naturalidade.

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Reserve tempo para programar as próximas horas de forma produtiva. Planear as
actividade é bom a nível psicológico, pois permite-lhe comandar o tempo. Não “vire as
costas” às situações que parecem não estar sob o seu controlo

Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress!

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5 – Bibliografia e NetGrafia
Bird, P. (2007). Gestão do Tempo. Lisboa: Actual Editora
Caetano, A. & Vala, J. (2002). Gestão de Recursos Humanos. Lisboa: Editora RH, Lda.
Camara, P. B.; Guerra, P. B. & Rodrigues, I. V. (2001). Humanator: Recursos Humanos
& Sucesso Empresarial. Lisboa: Publicações Dom Quixote.
Haynes, e. M. (2004). Gestão do Tempo. Lisboa: Monitor.
Hare, K. & Reynolds, L. (2003). 51 Instrumentos para transformar a formação. Lisboa:
Monitor.
Maddux, R. B. (1991). Negociar com sucesso. Lisboa: Monitor.
Peretti, J.-M. (2001). Recursos Humanos. Lisboa: edições Sílabo.
Pinto, A. C. (2001). Psicologia Geral. Lisboa: Universidade Aberta.
Stuart, R. (2003). Jogos para Formadores - Desenvolvimento de equipas. Lisboa:
Monitor.

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