INSTITUTO TERCEIRA VISÃO

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GESTÃO DO TEMPO

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• Este curso visa colocar à disposição dos
alunos os princípios chave para um melhor
desempenho pessoal e profissional. Ficarão
aptos a identificar as principais fontes de
desperdício do tempo e a dominar as
técnicas que introduzem maior eficácia na
gestão do tempo e das prioridades

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 COMPREENSÃO DO
TEMPO
• O tempo é considerado o recurso mais escasso e
valioso à face da Terra.

• Com efeito, na era da economia global das 24 horas,

o tempo, mais do que nunca na história da
Humanidade, é dinheiro.

O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os

objetivos no prazo mais curto possível. A vida é
cronometrada ao milésimo de segundo!...
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 COMPREENSÃO DO
TEMPO
• Ao analisarmos o uso do tempo podemos
compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no
local de trabalho ou fora dele.

• As atitudes das pessoas em relação ao tempo são

complexas e variáveis.

Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no

trabalho e em casa, tem que ver quais os hábitos
comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo. 6
 COMPREENSÃO DO TEMPO

• As nossas atitudes em relação ao tempo estão

sempre a mudar.
 muitas dessas mudanças devem-se ao
aparecimento de nova tecnologia, que afeta o nosso
trabalho, viagens e comunicações
 a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de
informação quase instantânea

 viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido e

acessível
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 COMPREENSÃO DO TEMPO

 o aumento das opções disponíveis possibilita-nos

fazer mais coisas num dia, mas também aumenta a
pressão do nosso tempo

• Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o

tempo de modo eficiente e produtivo.

• De fato, todos temos bastante consciência do uso do

tempo.
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 COMPREENSÃO DO TEMPO

• Departamentos e pessoas são responsáveis pelo

seu uso de tempo; os objetivos são definidos com
clareza e a consequência de atrasos nos prazos são
“multas”.

Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo

diminuem a eficiência e a produtividade!

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 USO DO TEMPO
• Poucos admitimos, porém, que grande parte do
nosso dia (de trabalho) foi inútil...

• ...a única maneira de gerir melhor o tempo é analisar

a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir
de um modo mais eficaz

Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

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 USO DO TEMPO
 Avaliação Do Seu Dia

• Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar

muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando
tarefas mais produtivas e de maior prioridade.

 Como divide o seu dia?...

 Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar-

-se sobre os assuntos mais urgentes?...

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 USO DO TEMPO
 ... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas
mais agradáveis?...

 ... Distrai-se com as chamadas telefônicas ou tem

um sistema de as resolver?...

 ... Desperdiça muito tempo?

Delegue sempre as tarefas que não tenham para si

uma relação tempo-eficiência!
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 USO DO TEMPO
 Custos Do Tempo

• Calcule exatamente o custo do seu tempo e

compreenda depois quanto tempo não está a ser
usado eficientemente.

• Utilize a fórmula apresentada de seguida para

descobrir quanto custa – por hora e por minuto –, o
seu tempo no trabalho...

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 USO DO TEMPO
• ... e use esses cálculos para analisar o custo relativo
de algumas atividades típicas do seu dia-a-dia, tais
como preparar uma reunião em vez de pedir à
secretária que o faça!...

1,5  Salário anual

= Custo por hora
Horas de trabalho por ano

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 USO DO TEMPO
Custos por hora
= Custo por minuto
60 (minutos)

 Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo,

multiplique o seu salário anual por 1,5 – para incluir
despesas gerais – e divida pelo número de horas de
trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as
de trabalho por ano); divida por 60.
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 USO DO TEMPO
 Diário Do Tempo

• Registar diariamente quanto tempo passa com

determinadas atividades é fundamental para
conseguir gerir o seu tempo eficientemente.

• Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo

que desperdiça a conversar, e o pouco tempo que
está, realmente, a trabalhar e a planear.

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 USO DO TEMPO

• O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida

para avaliar as áreas a melhorar.

• O tempo que deverá mantê-lo dependerá da

natureza do trabalho que realizar.

Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

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 USO DO TEMPO

 Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em

partes de 30 minutos e registando com exatidão como

passou o seu tempo.

 Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as

tarefas úteis e com as desnecessárias.

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 USO DO TEMPO
 Revisão Do Diário Do Tempo

• Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas

as partes de 30 minutos que registou, em categorias,
de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a
quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,
tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a
correio, ajuda a colegas, telefonemas.
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 USO DO TEMPO

• Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com

cada tarefa.

• Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuir

melhor o seu tempo.

Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência

do seu trabalho!

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 USO DO TEMPO
 Divisão de Tarefas

• Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas

tarefas e divida-as em grupos:

 tarefas de rotina
 projetos em decurso
 tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho

• depois, descubra a percentagem de tempo passada

com cada grupo.
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 USO DO TEMPO
 Distribuição Ideal Do  Distribuição Real Do
Tempo Tempo

 Tarefas de rotina:
15 % 60 %

 Projetos em decurso:
25 % 25 %

 Planejamento:
60 % 15 %

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 USO DO TEMPO
 Modelos

• Depois de ter verificado a distribuição do seu tempo,

veja se a divisão vai de encontro às expectativas do
seu dia de trabalho.

• Observe a distribuição destas tarefas pelo seu dia de

trabalho e, se necessário, proceda a uma
reorganização do seu diário do tempo.

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 USO DO TEMPO
Atualize o seu diário do tempo – a memória pode
falhar!

 Questões a Pôr a Si Próprio:

 Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?

 Há assuntos que se repetem no diário?
 As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que
estava planeado / pensado?
 Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?
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 USO DO TEMPO
 Avaliação da Eficiência

• Quão perto está o seu modelo de trabalho da

distribuição ideal 60:25:15?

• Será que reúne capacidades de gerir o tempo?

Programe um dia de trabalho, partindo de uma

situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!!
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 Planejamento para o Sucesso

• A gestão do tempo é o cerne do planejamento da

sua vida e da sua gestão do stress.

• O seu alcance é maior do que o das listas “tenho

que fazer: ...” e diz respeito ao que pretende da vida e
a como planeja atingi-lo.

• Para muitas pessoas, o primeiro desafio é “O que é

que eu pretendo da vida?”...
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 Planejamento para o Sucesso

• É uma profunda mas importante questão, se desejar

sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a
refletir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si
mesmo objetivos específicos.

 Estabeleça Prioridades

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 Planejamento para o Sucesso

 Estabeleça Prioridades
• Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência,
o que significa que, muitas vezes, as coisas fáceis e
rápidas são atingidas em detrimento das tarefas
maiores e mais difíceis que realmente alteram as
nossas vidas...

• A prioridade deve, então, ser determinada tanto

pela urgência como pela importância, assim como
pela duração da execução de uma tarefa.
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 Planejamento para o Sucesso

 Faça uma Lista

• Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” e

certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma
das tarefas, usando um sistema simples:

 elevada
 média
 baixa

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 Planejamento para o Sucesso

 Lista dos Afazeres – exemplo

Tarefa
 Preparar a reunião de sexta-feira à tarde

Prioridade
 Média

Início
 Amanhã às 09:00 horas

Fim do prazo
 Sexta-feira de manhã

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 Planejamento para o Sucesso

 Lista dos Afazeres – exemplo

Tarefa
 Enviar o relatório para o cliente por correio

Prioridade
 Elevada

Início
 Imediatamente

Fim do prazo
 Amanhã de manhã

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 Planejamento para o Sucesso

 Lista dos Afazeres – exemplo

Tarefa
 Verificar o economato

Prioridade
 Baixa

Início
 Última semana do mês

Fim do prazo
 Fim do mês

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 Planejamento para o Sucesso

• A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais

importantes do seu trabalho.

 Se não atribuir prioridades aos seus objetivos e tarefas,

terá tendência, como já vimos, a fazer as coisas de que
mais gosta ou as que podem ser feitas mais
rapidamente!...

 As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho

ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...

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 Planejamento para o Sucesso

 Comprometa-se com um início

• Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que

vai começar.

• Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse

o seu caso, irá deixar as coisas até ao último
minuto!...

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 Planejamento para o Sucesso

• Os prazos atuam como ímãs que o irão arrastar...

 se o prazo termina na 6.ª feira,

passará toda a semana a pensar:
«Não preciso me preocupar até 6.ª
feira; vou começar amanhã!»

• ... E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!

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 Planejamento para o Sucesso

 Urgência e importância

• Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas

prendem-se às atividades que ficam na zona M1
(muita importância e muita urgência) e P1 (pouca
importância e muita urgência)...

• ... raramente encontrando tempo para as M2 (muita

importância mas pouca urgência)!...
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 Planejamento para o Sucesso

M1 M2
Muita
• Pagar as contas • Evolução na carreira
• Marcar bilhetes p/ teatro • Evolução pessoal
• Ida ao hospital • Visitar os amigos
IMPORTÂNCIA

• Ir às compras • Exercício físico

P1 P2
• Atender o telefone • Gestão de pessoal
• Pânico de reações • Sociabilização
repentinas
• Interrupções
Pouca

Muita Pouca
URGÊNCIA 40
 Planejamento para o Sucesso

• Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como às

alterações na vida.

 Pergunte a si mesmo: «Qual a

percentagem de tempo que é gasta nas
atividades M1 e P1, juntas?»

• Para evoluir e poder desfrutar de uma vida

realmente preenchida, qual seria a percentagem do
seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?
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 Planejamento para o Sucesso

• Gasta tempo suficiente com as atividades do tipo

M2?

 Estas são as que, raramente,

contribuirão para alterar a sua vida...
Como conseguir o equilíbrio?...

Muitas pessoas não planejam falhar – falham no

planejamento!!!
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 EXERCÍCIO – I – Faça este
exercício com colegas seus
 «O Dilema do Cozinheiro»

• Formar duas equipas, a Equipe A e a Equipe B

• A partir da receita apresentada, estabelecer o

caminho ideal a ser seguido para obter um prato de
qualidade superior e... muito saboroso!?...

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  «O Dilema do Cozinheiro»

• Equipe A

 Esta equipe tem como objetivo estabelecer os

limites do tempo mínimo necessário para execução
das diversas tarefas, de modo a ter a refeição pronta
às 12:00h.

 Têm 20 minutos para preparar a solução e

apresentá-la ao formador.

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  «O Dilema do Cozinheiro»

• Equipe B

 Esta equipe tem como tarefa classificar os esforços

da Equipe A; terá que estabelecer os critérios de
avaliação e, obviamente, deverá ter a capacidade de
oferecer uma solução perfeita para o problema do
tempo.

 Têm 20 minutos para realizar esta atividade.

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 Evite Adiamentos

• A prorrogação é a arte de se convencer que pode

deixar para amanhã o que deveria fazer hoje.

• O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado

à secretária, a olhar para um trabalho que tem que ser
feito...

• ...e pensar: “A última coisa que me apetece fazer

agora é isto!”

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 Evite Adiamentos

• ... então, faz outra coisa qualquer, passando o

problema a estar no regressar à secretária!...

Identifique as áreas em que faz adiantamentos e atue

de imediato, para reduzir o pânico e o stress

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48
 Evite a Prorrogação

• Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe

desagrada

• Quando se confrontar com um prazo limite,

fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e
mantenha-o

49
 Evite a Prorrogação
• Reparta os grandes projetos em setores
menores de modo a ocupar-se deles aos
poucos de cada vez

• Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e

comece por fazer as coisas de maior
produtividade (tarefas mais agradáveis e
urgentes / tarefas de maior prioridade)

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 Evite a Prorrogação
• A prorrogação é o “ladrão do tempo”.

 Aproxima-se “sorrateiramente” de si, especialmente

quando se confronta com o seguinte:

 Pessoas difíceis / telefonemas

 Contatos públicos
 Trabalho arriscado / fora do comum
 Tarefas fatidiosas
 Grandes projetos
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52
 Planifique o seu tempo

• Após ter fixado os seus objetivos e prioridades, um

bom planejamento ajudá-lo-á a atingi-los

 O planejamento deve ser criativo – porque está a

planejar no futuro e no desconhecido...

 e deve, também, ser flexível para podermos

adaptarmo-nos às possíveis alterações...

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 Planifique o seu tempo

• Quando tiver uma ideia clara dos seus objetivos, terá

que resolver dois aspectos:

 Quanto tempo está ao seu dispor?

 Com que antecedência pode planejar?

54
 Planifique o seu tempo

• Para que possa atingir os seus objetivos deverá

planejar...

 a longo prazo
 a médio prazo
 a curto prazo

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 Planifique o seu tempo

 Curto prazo

• O curto prazo, para a maioria de nós, é formado

pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o

agora, assim como o culminar de todos os outros

planejamentos.

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57
  Planejamento a Curto Prazo
– Obtenha o máximo de cada dia –

 Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se

tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com
tarefas de pouca prioridade;

 Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço

para os imponderáveis;

 Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planejado no

início de cada dia;
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  Planejamento a Curto Prazo
– Obtenha o máximo de cada dia –

 Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a

estas tarefas e fixe um começo;

 Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um

período destinado ao “telefone”;

 Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual

ajudá-lo-á a planejar de modo mais eficiente;

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  Planejamento a Curto Prazo
– Obtenha o máximo de cada dia –

 Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo

períodos regulares para leituras;

 Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

Não se torne escravo do seu plano diário!

Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao
longo do dia!
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61
 Planifique o seu tempo

 Médio prazo

• O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é

por isso que é importante ter uma ideia do seu

tempo efetivo para planejamento.

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 Planifique o seu tempo

 Planejamento a Médio e Longo Prazo

• Identifique os seus objetivos a longo prazo, o que

lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direção
(para prosseguir).

• Reparta os grandes objetivos por setores e utilize

a sua imaginação para avaliar todas as
possibilidades e alternativas
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  Planeamento a Médio e Longo Prazo

• Use um gráfico de planeamento mensal e/ou

anual.

• Reveja o seu desempenho regularmente e

modifique os seus planos em conformidade.

• Mantenha-se flexível no seu planejamento e não

tente responsabilizar-se em demasia.

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 A Gestão do Tempo

• Existem três perspectivas diferentes relativamente à

gestão do tempo:

 Aumentar a quantidade de tempo disponível

 Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

 Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo

disponível

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 A Gestão do Tempo

 Aumentar a quantidade de tempo disponível

 Esta perspectiva sugere que o chefe “alargue” as

suas horas de trabalho até onde for possível. Isso

poderia trazer como consequência uma grave

depressão, esgotamento e falta de eficiência.

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 A Gestão do Tempo

 Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

 Esta perspectiva está virada para o trabalho e para

os métodos. Requer uma mente orientada de forma
mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite
para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia
converter-se o chefe num perito em eficiência e em
gestor de métodos, em vez de melhorar a sua tomada
de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades
de chefia.
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 A Gestão do Tempo
 Realizar somente as tarefas importantes durante
o tempo disponível

 Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma

escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe um
compromisso exclusivo com as questões essenciais e
conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes
massivos da natureza operativa, os quais deverão ser
delegados para outras pessoas. Exige uma estratégia
orientada para a acção. Requer preparação, treino, e,
em geral, um clima organizativo adequado.
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 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

 Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

 O essencial leva pouco tempo; o acessório leva

muito tempo.

 Devemos concentrar-nos no essencial.

 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.

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 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

 Lei das Sequências Homogêneas de Trabalho

 Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e

levará mais tempo do que se for executado de modo

contínuo.

 Evitar interrupções.

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 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

 Lei de Parkinson

 O tempo investido num trabalho varia em função do

tempo disponível (e não do necessário).

 Pensar em função do tempo necessário e não em

função do tempo disponível.

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 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

 Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além

de Certo Limite

 Para além de um certo limite horário, a produtividade

do tempo investido decresce e torna-se negativa.

 Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra

coisa.

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 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

 Lei da Alternância

 Há um tempo para tudo e um tempo para cada

coisa.

 Princípio da oportunidade: não faça mais do que

uma coisa de cada vez, e faça-a bem!

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 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

 Lei dos Ritmos Biológicos

 Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos

biológicos.

 Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos

do tempo ao longo do dia.

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 Leis e Princípios da Gestão do Tempo

 Lei da Dimensão Subjetiva do Tempo

 O tempo tem uma dimensão objetiva e outra

dimensão subjetiva que é função do interesse pela

atividade exercida.

 Ter em consideração a dimensão subjetiva do

tempo.
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 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo

• Definir claramente os objetivos prioritários a atingir, a

função a desempenhar na empresa e os resultados a
alcançar, de forma a adequar o tempo à atividade a
realizar.

• Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as

tarefas a realizar e os compromissos, de modo a
libertar memória para assuntos da vida (pessoal).

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 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo

• Saber gerir os outros, para controlar as interrupções

e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a
porta e isole-se; se desenvolver atividade em open-
space, a solução poderá passar, se possível, por
mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um
sinal na sua secretária a indicar que não quer ser
incomodado.
78
 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo

Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam

reencaminhados para um colega; saiba dizer “não”
com amabilidade.

• Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais

tempo e de se preocupar menos com as questões
operacionais, aumenta as competências das pessoas
que o rodeiam.
79
 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo

• Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o

acessório, entre o urgente e o importante.

• As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem

preparadas.

• É imprescindível muita auto-disciplina.

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 Não se Esqueça...
 ... de Exercício Físico

• O exercício físico é muito importante para libertar

a adrenalina acumulada ao longo do dia.
• Como atualmente a maior parte do trabalho
realizado é de natureza sedentária, passamos a
maior parte do tempo na mesma posição
(sentada).
• Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia ou
pratique um esporte que lhe dê prazer.
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 Não se Esqueça...
 ... de uma Alimentação saudável

• Pense naquilo que come, e a que horas o faz.

• O ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais

ou pão, e acabá-lo com uma refeição leve.

• Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe

insônias, fadiga ou irritabilidade.

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 Não se Esqueça...
 ... de prevenir o Stress
• Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível,
isso poderá transformar-se numa fonte de stress.
• Adapte-se às mudanças com naturalidade.
• Reserve tempo para programar as próximas horas de
forma produtiva.
• Planejar as atividades é bom a nível psicológico, pois
permite-lhe comandar o tempo.
• Não “vire as costas” às situações que parecem não estar
sob o seu controle

Planejar é positivo e ajuda a reduzir o stress!

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