TEMPO

GESTÃO DO
 SUMÁRIO

CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 3

CAPÍTULO II - GERENCIAMENTO DE TEMPO ........................................................................................ 11

CAPÍTULO III - ESTRATÉGIAS PARA GESTÃO DE TEMPO ............................................................... 16

CAPÍTULO IV - CONTROLANDO ATIVIDADES QYE GERAM DESPERDÍCIO DE TEMPO .19

CAPÍTULO V - PRODUTIVIDADE PESSOAL ........................................................................................... 24

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 2

 CAPÍTULO I
INTRODUÇÃO

3 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

Uma das coisas que passa rapidamente
entre as nossas mãos é o tempo, quando
menos esperamos, percebemos que os
momentos sempre parecem curtos e
nunca temos tempo para determinadas
tarefas.
O processo de aceleração das informações
e atividades torna o tempo escasso e
muito valioso. Sem um planejamento
adequado e organização pessoal, tudo
se tornará mais difícil. E dentro deste
contexto, vemos como é importante não
desperdiçar nenhum instante de nossas
vidas. E para isto, precisamos aprender a
administrar nosso tempo.
Quem já não ouvi alguém que está sem
tempo. Sem tempo para fazer alguma
arrumação, sem tempo no trabalho,
passeio, praticar esportes ou sem tempo
para visitar um parente ou amigo, ou
mesmo sem tempo para não fazer nada,
apenas curtir o tempo passar.
Comprometidos em administrar seu
tempo, seja no trabalho ou na vida pessoal,
muitas pessoas podem aproveitar cada
vez mais cada momento de seu trabalho
diário e aprender a administrar todo o
tempo existente em uma boa organização.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 4
 Considerar a gestão do tempo é aprender
algumas dicas de como administrar melhor
a sua rotina de atividades e entender
como o planejamento é imprescindível
na mudança de paradigmas de gestão de
tempo.
A maioria das pessoas reclama da falta
de tempo para as atividades diárias por
ter que realizar um grande número de
tarefas.
Tempo é das coisas mais indefiníveis e
paradoxais: o passado já se foi, o futuro
ainda não chegou, e o presente se torna
o passado, mesmo enquanto procuramos
defini-lo, e como se fosse um relâmpago,
Mas o que é Gestão do tempo?
Gestão do tempo é um conjunto de
técnicas usado para aprimorar a realização
de tarefas, de modo que a produtividade e
a eficiência sejam mantidas.
5 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO
num instante existe e se extingue.
Dominar o tempo é a principal tarefa
da vida humana hoje. A rotina diária da
maioria das pessoas torna suas vidas
cotidianas estressantes e perturbadoras.
Compromissos profissionais e pessoais,
como reuniões de negócios ou até mesmo
os momentos de lazer com família e
amigos dependem de tempo.
Na maioria dos casos, é possível que, com
alguns ajustes, o indivíduo possa produzir
muito mais, com menos dispêndio de
esforços. E para isto, precisamos aprender
a aplicar a Gestão do Tempo.
Um bom Gerenciamento do Tempo
requer uma mudança do foco que se
dá tanto para as atividades quanto para
os resultados. Muitas pessoas associam
o “estar ocupado” com produtividade.
Geralmente estamos acostumados a
ter que dividir nossas atenções com o
variado número de tarefas que surgem
durante nossa rotina. Sabemos que isso
é igual para todos e que no atual mundo
corporativo temos que pensar e agir
rapidamente. Mas se temos que apagar
incêndios ou se precisamos resolver tudo
para ontem, podemos usar o tempo a
nosso favor.
Administrar o tempo não é uma questão
de ficar contando os minutos dedicados
a cada atividade em que nos envolvemos:
é uma questão de definir prioridades. E
ter clareza sobre o que, para nós, é mais
prioritário, dentre as várias coisas que
precisamos e desejamos fazer, e tomar
providências para que o mais prioritário
seja feito – com plena consciência de que
o resto provavelmente nunca vai ser feito
(mas tudo bem: as coisas que compõem o
resto não são prioritárias).
Para identificar com precisão como você
ocupa o seu tempo, faça uma agenda,
dimensione exatamente o percentual de
tempo utilizado em cada tipo de atividade.
Pois não podemos controlar nosso tempo
se não sabemos exatamente como o
estamos utilizando.
Geralmente somos levados a achar
que sabemos como utilizamos nosso
tempo, mas nem sempre isso é verdade.
O princípio básico para utilizar bem o
tempo é priorizar as tarefas realmente
importantes e que nos trazem maiores
resultados, aquelas que sempre deixamos
para executar depois das mais fáceis!
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 6
 Anote agora as 3
regras de ouro do
Gerenciamento do
Tempo:

Gestão do Tempo diz

respeito ao tempo que é
gasto nos lugares certos
para fazer as tarefas
certas;

Gestão do Tempo
está relacionado ao
conhecimento de
prioridades, obrigações
e sua agenda;

Gerenciar o Tempo gasto

na vida profissional
é beneficiar também
todas as outras áreas da
sua vida.

Fazer a Gestão do Tempo, portanto, não

significa encontrar maneiras de trabalhar
mais, mas sim de fazer o uso correto do
tempo que se tem. É o que chamamos
de fazer mais em um número de horas
menor.

7 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

Cinco Mitos da Gestão do Tempo

1. Administração do tempo é camisa de força.

E não só camisa de força, muitos falam que só administra o tempo aquelas pessoas
mais certinhas, pouco criativas. Muito pelo contrário! Um tempo bem administrado
proporciona TOTAL liberdade para a criatividade e a imaginação. Ao não se preocupar
com o tempo – algo que toda pessoa criativa quer – você tem todo o tempo do mundo
para pensar, criar, refletir e construir. É só administrar seu tempo para isso!

2. Administrar o tempo é ficar escravo dele.

Quem pensa assim acha que administra o tempo é programar TODAS as atividades,
é ter 100% do tempo planejado. Ledo engano! Quem não administra o tempo vive
conforme as pressões do momento, do telefone que toca ou dos e-mails – dos MUITOS
e-mails – que chegam! Administrar o tempo não é planejar cada detalhe, é planejar O
QUE VOCÊ QUER!

3. Produz mais quem trabalha sob pressão.

Aqueles que trabalham sob pressão quase nunca produzem trabalhos bem planejados,
bem elaborados, bem feitos. É fato, algumas pessoas tendem a adiar eternamente o
início de um trabalho ou projeto. No entanto, aqueles que têm ATITUDE e decidem
PLANEJAR o que querem da vida são os que têm os trabalhos mais PRODUTIVOS.

4. Gestão de tempo é apenas para a vida profissional.

Mais um engano, principalmente nos dias de hoje, quando vida profissional e vida
pessoal estão cada vez mais interligadas. Não existe um lado nosso profissional e um
lado pessoal – somos a mesma pessoa. Que sabe planejar o trabalho – e colhe os bons
resultados por isso – certamente percebe o grande benefício que é planejar o lado
pessoal. Afinal, saúde, lazer, crescimento pessoal, esportes e família são essenciais
não só para a satisfação pessoal como principalmente para o sucesso profissional.

5. Quem quer tempo arruma tempo.

Não é bem assim. É fato que muitos dão um jeito e na hora do aperto conseguem o
tempo necessário para alguma atividade que precisa ser feita de qualquer jeito. No
entanto, ter tempo é antes de tudo uma questão de planejar seu dia e conseguir TODO
O TEMPO necessário para TODAS as atividades que você considerar importantes.

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 8

 Gestão do Tempo - Problemas
◆ Falta de planejamento
◆ Informações ineficientes
◆ Ausência de disciplina no
cumprimento da agenda
◆ Objetivos pouco claros na execução
das tarefas
◆ Não comprometimento com os
resultados
◆ Menosprezo ou ênfase inadequada
em certas atividades
◆ Cobrança incompleta, descontínua e
sem motivo
◆ Fragmentação e superficialidade
9 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO
◆ Indefinição de prioridades
◆ Centralização de poder
◆ Resistência às mudanças
◆ Reuniões intermináveis
◆ Excesso de reuniões
◆ Uso improdutivo do telefone
◆ Porta aberta em sua sala
◆ Computador desorganizado
◆ Acúmulo de tarefas
◆ Retrabalho
◆ Incêndios
◆ Falta de comunicação adequada
 Gestão do Tempo - Soluções
◆ Aprenda a dizer NÃO
◆ Sempre planeje
◆ Estabeleça prioridades
◆ Evite adiamentos intermináveis das
tarefas
◆ Estimule equipe a resolver problemas
◆ Delegue corretamente tarefas e libere
seu tempo
◆ Procure novas formas de fazer seu
trabalho
◆ Cuidado com telefone: ele pode ajudar
ou atrapalhar
◆ Não demore no telefone e com
clientes
◆ Cuidado com as pseudoatividades
◆ Trabalhe mais devagar - e ganhe
velocidade
◆ Saiba comunicar suas ideias
◆ Demore para decidir - execute
rapidamente
◆ Política de portas fechadas: não
receba pessoas toda hora
◆ Mantenha um ambiente ideal de
concentração
◆ Organize suas informações
◆ Documento muito longo? Faça
primeiro uma leitura dinâmica!
◆ Organize seu computador
◆ Retire seu nome da lista de circulação
de materiais desnecessários
◆ Retire seu nome de listas de
distribuição de e-mails
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 10
 CAPÍTULO II
GERENCIAMENTO
DE TEMPO

11 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

Podemos definir o Tempo como uma
sucessão de anos, dias, semanas horas,
minutos, segundos, etc. Uma passagem
contínua de existência em que os eventos
passam de um estado e potencialidade no
futuro, através do presente, a um estado
de finalidade no passado. Momento ou
ocasião para que as coisas se realizem. O
tempo está sempre relacionado à duração
dos fatos.
O tempo é algo limitado, transitório e
efêmero e por isso mesmo, difícil de se
controlar. De modo quase inevitável, você
irá perceber que atualmente dispõe de
bem pouco tempo, contudo, amanhã,
ele será suficiente. No dia seguinte é que
percebemos que o tempo parece tão
escasso quanto no dia anterior. Se você
puder identificar e eliminar as atividades
que geram desperdício de tempo (ou, pelo
menos, reduzi-las consideravelmente),
vai encontrar um modo de controlar o
seu próprio tempo.
Estabeleça sempre a quantidade de
horas e datas para conclusão de projetos,
provavelmente descobrirá um meio de
fazê-lo dentro do prazo estabelecido por
você, e sua produtividade aumentará
bastante. E isto chamamos de
Gerenciamento de Tempo.
A percepção de como você usa seu tempo
implica num esforço de cronometrar suas
atividades diárias e registrar os resultados
para análise. O segredo é organizar suas
tarefas e usar o seu tempo de maneira
eficiente a fim de cumprir com as
atividades que forem surgindo (além
daquelas que fazem parte da rotina).
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 12
 Entre os principais desperdiçadores de
tempo destacamos:

◆ Começar um trabalho sem planejá-

lo primeiro, ou seja, partir para o AGIR
antes do PENSAR em como agir.
◆ Fazer atividades improdutivas por
mero hábito, deixando para depois as
atividades de maior importância
◆ Manter vários controles e arquivos
desnecessários, ou seja, sistemas
não produtivos que só servem para o
desperdício do tempo.
◆ Dar muita atenção a tarefas de resultado
pouco significativo. (procrastinador)
◆ Ter dificuldade em prever períodos
de pico, não conseguindo elaborar um
plano de ação para as emergências.
◆ Fazer visitas ou telefonemas
desnecessários, gastando seu precioso
tempo com longas conversas sem
conteúdo.
◆ Socializar por longos períodos entre as
tarefas.
◆ Não erguer barreiras eficazes contra
interrupções, não conseguindo terminar
nos devidos prazos suas tarefas.
◆ Fazer coisas que deveriam ser
delegadas, ou que não façam mais parte
de seu serviço.
◆ Não participar regularmente das
reuniões de planejamento, a fim de
racionalizar métodos e desenvolver
estratégias em função dos prazos.
◆ Dedicar-se a assuntos pessoais antes
de começar os assuntos profissionais.

13 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

Sabemos que é muito difícil planejar a
Gestão do Tempo do dia para a noite, até
porque não existe um plano a ser seguido.
Tudo é uma questão de encontrar o que
será bom para você e o que se adequará
◆ Faça uma lista das tarefas
que você precisa executar
diariamente; então, estabeleça
prioridades e programe as
atividades, concentrando-
se nestas tarefas até que os
itens programados estejam
executados.
ao seu modo de trabalho e rotina. E dentro
destes resultados, tais como tempo
utilizado para telefonemas, estudos,
relatórios, reuniões, projetos, estabeleça
as seguintes metas de atuação:
◆ Cuide primeiro dos assuntos
importantes; estes devem sempre
prevalecer sobre aqueles que
meramente parecem urgentes.
◆ Distribua sua carga de trabalho
proporcionalmente de acordo
com a importância dos assuntos
que você tem à mão.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 14
 O Gerenciamento do Tempo leva a melhora
da produtividade. E Produtividade é a
redução do tempo gasto para executar
um serviço, ou o aumento da qualidade de
produtos elaborados, com a manutenção
dos níveis de qualidade, sem o acréscimo
de mão-de-obra ou aumento dos recursos
necessários. produtividade é o máximo
da produção que a qualidade permite.

Dicas Para se Economizar Tempo

“O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona
oportunidades iguais para todos”
◆ PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente
poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;
◆ ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução
das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas
informações;
◆ DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar
o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração
eficaz;
◆ TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter
informações;
◆ COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades
assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;
◆ TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa
e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o
problema, imediatamente;
◆ CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar
necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Soluções Práticas para Economizar Tempo

“O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona
oportunidades iguais para todos”
◆ Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
◆ Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função
dessas metas;
◆ Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se
nelas;
◆ Faça as coisas em ordem de prioridade;
◆ Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados
alcançados;
◆ Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
◆ Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
◆ Elimine desperdiçadores de tempo;
◆ Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

15 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

CAPÍTULO III
ESTRATÉGIAS PARA
GESTÃO DE TEMPO

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 16

 Para iniciarmos a gestão do Tempo, adotamos estratégias de ação que
nortearão suas atividades e serão cruciais para o sucesso do projeto:

01 – DELEGUE AS TAREFAS

É muito comum para a maioria de nós acabar executando mais tarefas do

que poderíamos (ou deveríamos). Você já deve ter passado por isso e sabe
o estresse que acaba gerando no final. Aprenda a delegar e entenda que
ao fazer isso você não está fugindo das suas responsabilidades. Delegar,
aliás, é uma função importante de quem tem cargos de gerência ou
liderança. Aproveite e dê mais responsabilidades aos seus subordinados
ou a outras pessoas da sua equipe, sempre respeitando suas habilidades
e seus conhecimentos.

02 – PRIORIZE O TRABALHO

Antes de o dia começar faça uma lista das tarefas que precisam da sua
atenção imediata. Lembre-se que as tarefas não tão importantes assim
podem consumir até mais tempo do que aquelas que exigem uma
execução/finalização rápida. Isso sem contar que algumas das tarefas
têm que ser terminadas naquele mesmo dia, enquanto outras podem
esperar um pouco mais. Em suma: priorize suas tarefas e foque naquelas
que são mais importantes.

03 – FUJA DA PROCRASTINAÇÃO

Ultimamente muitos artigos têm sido escritos sobre o mal da

procrastinação. E não é para menos, afinal ela é um dos itens que mais
afetam negativamente a produtividade e pode resultar em um gasto
desnecessário de tempo e energia. De uma maneira geral, procrastinamos
as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas.
Uma dica aqui é pensar sempre no por quê aquela determinada tarefa é
importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo. Além
disso, claro, peça ajuda sempre que achar necessário ou divida a tarefa
em atividades menores, delegando-as (não é à toa que o item “delegar
tarefas” é o número 1 desta lista).

04 – AGENDE AS TAREFAS

Seja com um aplicativo para gerenciar tarefas, uma planilha ou um

caderno de anotações, faça uma lista de todas as tarefas que vêm em sua
mente. Faça uma simples “To-do list” antes de o dia começar, priorizando
as tarefas (conforme falamos anteriormente) e tenha certeza de que elas
são tangíveis (por exemplo: não adianta pensar que você terminará uma
atividade X naquele dia se você sabe que ela exigirá mais tempo de você).

17 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

05 – EVITE O ESTRESSE
O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de
aguentar ou de dar conta no nosso dia. O resultado disso você pode já
ter vivenciado: acabamos nos sentido cansados e nossa mente parece
não querer funcionar. Aqui, mais uma vez, entra a dica número 1 da lista:
delegue!

06 – DEFINA DEADLINES

Assim que você assumir uma tarefa, defina um deadline realístico e

mantenha-se nele.

07 – EVITE FAZER MIL COISAS AO MESMO TEMPO

Ok, sabemos que a maioria de nós sente que fazer mil coisas ao mesmo
tempo é sinônimo de conseguir cumprir o maior número possível de
tarefas, mas a verdade é que o ser humano faz melhor suas atividades
quando foca e concentra em uma coisa de cada vez. Ser multitarefas
pode estar sabotando a sua produtividade.

08 – COMECE CEDO

Você já deve ter lido isso em algum lugar: a maioria dos homens e
mulheres de sucesso começam seus dias cedo. Assim, essas pessoas têm
mais tempo para sentar, pensar e planejar as próximas horas. Acordar
cedo pode deixá-lo mais calmo, criativo e com uma mente mais livre para
pensar no dia que está por vir.
Estudos mostram que conforme o dia vai passando o nível de energia
diminui, o que afeta a produtividade e, por consequência, sua performance
no trabalho.

09 – FAÇA PAUSAS

Quando você achar que está em um beco sem saída, ou quando olhar
para as diversas abas abertas no seu computador e não saber mais onde
clicar, permita-se uma pausa. Vá pegar um café, um copo de água, troque
ideias com um colega ou escute uma música.

10 – APRENDA A DIZER NÃO

Talvez essa seja a regra de ouro e aquela que deve ser adotada por todos.
Caso você já se veja sobrecarregado, saiba dizer um “não” de maneira
educada, explicando seus motivos. Antes de sair pegando todas as tarefas
ou projetos que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua to-do list.
De nada adianta assumir mais responsabilidades se você terá que deixar
algo de lado, certo?
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 18
 CAPÍTULO IV
CONTROLANDO ATIVIDADES QUE
GERAM DESPERDÍCIO
DE TEMPO

19 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

É muito importante que você seja capaz
de controlar qualquer atividade que
gere desperdício de tempo, pois pode
prejudicar seu plano de administração do
tempo. Particularmente, é preciso saber
como enfrentar interrupções e como
resolver os problemas de outras pessoas
(que inevitavelmente acabarão chegando
a você de tempos em tempos). Em geral,
pode-se lidar com essas atividades
simplesmente com uma atitude positiva,
se e quando necessário.
Como enfrentar interrupções:
Tente reduzir ao máximo as interrupções,
a fim de que você possa concentrar-se
totalmente nas tarefas mais imediatas.
Além de roubarem vários minutos de seu
trabalho, as interrupções têm um efeito
adverso sobre o mesmo. Você leva alguns
minutos para concentrar a atenção no
que estava sendo executado antes. Há
três formas de interrupções:
◆ por contato pessoal
◆ pelo telefone
◆ pela própria pessoa
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 20
 POR CONTATO PESSOAL
Várias interrupções são causadas
por outros funcionários da empresa
superiores, colegas e subordinados.
Faça um esforço no sentido de reduzi-
las, marcando reuniões para horários
combinados, e peça para que não o
interrompam, pelo menos durante
determinados períodos. Coloque um
aviso de “Não perturbe” para que fiquem
atentos! Quando achar necessário, peça
a um assistente para dispensá-lo das
chamadas dizendo que você se encontra
em reunião ou atendendo ao telefone,
ou algo semelhante, fazendo com que a
mensagem chegue até você. Isso o deixa
em posição de decidir o que precisa ser
feito.
Algumas tarefas terão de ser resolvidas
com mais urgência, enquanto outras vão
simplesmente desaparecer, porque não
eram tão urgentes nem tão importantes
21 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO
assim. Quando for preciso, encontre uma
sala vazia, onde você possa concentrar-se,
e terminar o trabalho de maior prioridade.
Caso seja interrompido, estabeleça um
limite de tempo afirmando: “Só tenho
cinco minutos”, ou algo parecido e
certifique-se de que você vai obedecer a
isso.
Não convide a pessoa a sentar-se, pois
isso faz esticar a conversa; se possível,
fique em pé. Concentre-se no ponto em
questão sempre, evitando comentários
que desviem para outros assuntos.
Mostre que seu tempo é limitado, mas
sem ser grosseiro “Mais uma coisa antes
de terminarmos” Olhe rapidamente para
seu relógio ou instrua um assistente a
interromper a reunião com uma certa
“mensagem urgente”, se tudo o mais não
der resultado. Termine da maneira mais
rápida e educada que puder.
PELO TELEFONE
O telefone também toma muito tempo. Se
for o caso, um assistente ou colega pode
filtrar chamadas, passando-lhe apenas
as mais urgentes e/ou importantes. O
restante você pode retornar mais tarde.
Quando achar necessário, defina horários
nos quais você não deve ser perturbado
de maneira alguma, e garanta isso
desligando um ramal ou mesmo tirando
o telefone da tomada.
Evite que seus amigos e familiares
telefonem para você para conversarem
ou para pedirem que você compre
leite quando voltar para casa. Se for
interrompido, adote uma maneira
parecida com a dos contatos pessoais
defina um tempo limitado, não fuja do
assunto em questão.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 22
 PELA PRÓPRIA PESSOA
Para seu espanto, você talvez seja a maior
causa das interrupções em seu trabalho.
Como qualquer um, você provavelmente
se sente lisonjeado pelo fato de um amigo
pedir-lhe orientações ou quando um
representante de vendas quer fazer-lhe
uma venda pessoal. Nessas horas, você
pode estar se dedicando a tarefas de que
não goste, e, dessa forma, as interrupções
tornam-se bem-vindas e se nada o
impedir, você irá permitir-se mais outro
intervalo para o cafezinho, ou voltar sua
atenção para um papel que não tem nada
a ver com a tarefa que está executando.
23 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO
Qualquer outra coisa que não aquilo que
você tem a fazer.
O questionário a seguir o ajudará a saber
se você é o seu pior inimigo nessa área.
Se você for suscetível a interrupções, é
preciso que se esforce e se concentre total
e exclusivamente na tarefa mais imediata.
Retire-se para algum lugar; tire o telefone
da tomada; fique afastado da cafeteira;
leve consigo somente o que se relacione
ao seu trabalho. Verifique se consegue
cumpri-lo em um período determinado
em caso afirmativo, dê-se como prêmio
um cafezinho.
CAPÍTULO V
PRODUTIVIDADE
PESSOAL

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 24

 Atualmente não basta mais a
realização das tarefas de maneira
correta, é necessário realizar
essas tarefas de maneira correta,
precisa e produtiva, prezando
A produtividade existe para se
maximizar os resultados obtidos.
A produtividade está diretamente
relacionada com diversos fatores,
dentre eles:

◆ Foco;
◆ Gerenciamento de tempo;
◆ Gestão de tarefas;
◆ Priorização de atividades;
◆ Energia demandada;
◆ Gestão de energia;
◆ Gestão do desempenho;
◆ Qualidade de vida;
◆ Gestão de recursos.

Eficiência e Eficácia

EFICÁCIA: consiste na realização das tarefas corretas, com os objetivos

corretos e com os objetivos corretos;
EFICIÊNCIA: consiste na realização das coisas através da maneira correta
e mais assertiva.

25 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

PROBLEMAS QUE AFETAM A
PRODUTIVIDADE
PERDA DE FOCO
Muitas vezes, qualquer distração já
pode ser uma boa desculpa para parar
de trabalhar. Por exemplo, imagine
você acabou de começar a escrever um
relatório importante e, de maneira súbita,
sentiu uma leve vontade de beber café.
Então você para de escrever e vai preparar
a bebida.
Após beber o café, você se recorda
que precisa fazer enviar um e-mail.
Então, você pega o seu smartphone e
começa a redigir o e-mail para o envio.
Após enviar o e-mail você percebe que
possuí mensagens em seu WhatsApp e
decide verificar. Após quarenta minutos
conversando, você sente fome e decide
comprar algo para comer na padaria
próxima a sua casa. Meia hora depois,
você volta e olha para o relatório que
mal começou a redigir, todavia já não se
recorda onde havia parado, então deixa a
tarefa para mais tarde, pois, não lembra a
linha de raciocínio. Essa perda de foco é
denominada procrastinação.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 26
 DESORGANIZAÇÃO
Um ambiente desorganizado, seja no
trabalho, na faculdade ou em casa, torna
difícil ser produtivo. Podemos ter muitos
materiais tanto na mesa de estudo ou
trabalho (livros, blocos, canetas) quanto
27 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO
no espaço digital. É comum ter centenas
de arquivos em seu computador, celular,
tablet, nuvem ou caixa de e-mails,
tornando difícil encontrar o que é
necessário no momento certo.
INTERFERÊNCIAS
Mesmo se você quiser ser produtivo, ainda seu telefone celular, ou computador.
será perturbado por outras pessoas, seja Somos hiper conectados, então temos
ligando para o seu celular, no trabalho, interferência constante.
enviando e-mail ou se comunicando no

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 28

 CANSAÇO
O cansaço físico e mental é uma realidade
até para as pessoas mais produtivas. Após
horas de trabalho ininterruptas, parece
que o desempenho e a produtividade
tendem a cair bastante. Com o tempo,
encurtamos nossas horas de sono para
melhorar a produtividade no curto prazo
e não valorizamos a comida ou o nosso
29 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO
bem-estar.
Depois de um tempo, a longo prazo, a
produtividade diminui tanto que não
sabemos o que houve. Então, foram
meses ou até anos sem cuidar da energia
física e mental, o que pode levar a uma
produtividade baixa.
AUSÊNCIA DE METAS
Ter um objetivo bem definido para
realizar as tarefas, gera motivação, e
consequentemente energia e inspiração
para ser mais produtivo. Quando não há
um propósito bem definido, nos sentimos
apáticos e desmotivados para realizar até
mesmo as tarefas importantes. A próprio
termo motivação já diz seu significado,
que é ter motivos para ter ação.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 30
 ABRAÇAR O MUNDO (MULTITAREFAS)
Tentar fazer várias coisas ao mesmo é um e outras atividades exclusivamente
dos maiores mitos da produtividade. De automatizadas. Todavia, as tarefas
fato, existem pessoas capazes de fazer que exigem o raciocínio e a memória
duas ou mais coisas ao mesmo tempo, necessitam de foco e atenção, como ter
tal como caminhar e falar no telefone, ou uma reunião por videoconferência e, ao
lanchar e ler um livro, porém, a maioria de mesmo tempo, redigir um e-mail sobre
nós não pode focar em mais de uma coisa um assunto completamente diferente.
ao mesmo tempo. Há grandes chances de você se perder
Existem sim tarefas que podem na reunião e ter que retrabalhar em seu
ser realizadas em paralelo como e-mail mais tarde. Foque em uma coisa
upload de arquivos, renderizações por vez.

31 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

Aumentar o nível de produção é o desejo da maioria dos profissionais.
No entanto, para que isso se transforme em realidade, é necessário
tomar algumas atitudes, alimentar determinados pensamentos e
colocar em práticas estratégias que evitam perder o foco.
Acompanhe agora algumas maneiras de aumentar a produtividade
no trabalho:

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 32

 ACORDE CEDO
Para o seu dia ser mais produtivo, adquira
o hábito de acordar cedo. Dessa forma,
você terá mais tempo para tomar café
da manhã, fazer exercícios físicos, ler o
jornal e então ir para o trabalho. Acorde
30 minutos antes do costume e você verá
resultados incríveis.

ORGANIZE
SUAS TAREFAS
A primeira dica de como aumentar a
produtividade no trabalho é clássica.
Organizar os afazeres é saber estabelecer
critérios a eles, como prazos e níveis e
urgência.
Dessa forma, você conseguirá entregar
suas tarefas sem atrasos e saberá
exatamente quanto tempo é necessário
para finalizar cada uma delas. Você pode
utilizar agendas e planilhas eletrônicas
para gerenciar suas atividades.

33 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

 FAÇA UM
PLANEJAMENTO
Isso parece clichê, mas funciona. Todo
dia, antes de dormir, reserve 10 minutos
para pensar nas coisas que precisa fazer
no dia seguinte. Faça uma lista de tarefas
que precisam ser cumpridas.

NÃO SE
SOBRECARREGUE
Está cientificamente comprovado: quem
se dedica a realizar uma tarefa de cada vez
apresenta melhores resultados. De acordo
com neurocientista Earl Miller, o cérebro
humano não é multitarefa. Dessa forma, o
excesso de informações e comandos diminui
seu desempenho.
Aquele que se diz capaz de fazer várias
coisas ao mesmo tempo pode acabar não
dando a devida atenção e dedicação
à determinada tarefa. Portanto, é
fundamental que se crie o hábito
de executar uma demanda
por vez. Assim, você
dará impulso a sua
produtividade.

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 34

 DEFINA
PRIORIDADES
Dentro das mil e uma atividades a fazer,
qual precisa ser feita hoje, sem desculpa?
Qual pode esperar até amanhã no início
do dia? Qual pode esperar mais, até o fim
da tarde de amanhã? Se você conseguir
definir prioridades logo no início do
dia, você se organiza. Outro ponto
importante é colocar as tarefas mais
difíceis e desafiadoras no topo da lista de
prioridades.

NÃO DEIXE
PARA DEPOIS
A primeira dica de como aumentar
a Muitos profissionais se tornam
improdutivos porque ficam adiando
tarefas. Esse hábito gera um acúmulo de
trabalho e leva ao estresse facilmente.
Sem falar que aumenta a indisposição e
a preguiça.

35 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

 NÃO PERCA
O FOCO
Temos a mania de fazer uma tarefa
pensando em outra. Isso faz com que
você gaste mais tempo do que deveria na
tarefa atual. É necessário manter o foco
na atividade que está desenvolvendo
para finalizar ela de forma assertiva.

ORGANIZE A MESA
DE TRABALHO
Dificilmente você vai conseguir ser
produtivo no meio da bagunça. Portanto,
organize a mesa de trabalho. Transforme
as pilhas de papéis em arquivos
organizados, personalize o espaço sem
excessos e jogue fora os objetos que
comprometem os resultados.

TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 36

 PRATIQUE A
MEDITAÇÃO
A meditação ajuda a limpar a mente,
acalma a ansiedade, faz a sua consciência
despertar para as prioridades e ajuda você
a se concentrar no trabalho. Quanto maior
for a sua clareza mental, mais poderá se
concentrar nas tarefas, e a produtividade
será elevada com qualidade.
Reserve trinta minutos do seu dia em um
local silencioso e com boa vista, ouça

DESCANSE
os sons da natureza ou escute
músicas tranquilas. Sente-
se ou deite-se para ficar Muita gente acha que ser
confortável. produtivo é sinônimo de trabalhar
por horas e mais horas com o mínimo
de descanso. A produtividade também
está relacionada com o uso inteligente
do tempo livre. Por isso, é importante que
você faça pausas durante o expediente,
algo em torno de 10 minutos. A técnica
Pomodoro, por exemplo, ensina que
devemos focar nas tarefas por 25 minutos
e descansar 5, em ciclos consecutivos.
Depois de 4 ciclos (o que soma 2
horas), pode-se fazer um descanso
de meio hora e retornar para
mais 4 ciclos.

37 TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO

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