GESTÃO DO TEMPO

Téc. Individuais Trabalho

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O tempo é um conceito abstrato,

em conexão com o espaço, cujo
desenvolvimento se encontra
estritamente relacionado com o
conceito de adaptação à realidade.
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DESVANTAGENS MÁ GESTÃO TEMPO VANTAGENS BOA GESTÃO TEMPO

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Desvalorização do Homem e da organização Valorização do Homem e da Gestão do tempo
organização
Perda de autoridade Maior responsabilização

Perturbação Melhoria da comunicação

Penalização Mais justiça

Custos mais elevados Maior rentabilidade

Falhas no desempenho Melhor desempenho

Impossibilidade de previsão do tempo Favorecimento da previsão

Menos tempo livre Mais tempo disponível

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Relativamente
. à rotina do dia-a-dia e aos resultados a alcançar:

• Quais são as atividades mais produtivas, menos produtivas, e que tempo é

consagrado a cada uma delas?

• Que quantidade de tempo é perdido por interrupções?

• Existem atividades cuja eficácia não tenha sido analisada?

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• Quanto tempo
. destinamos às questões urgentes? E às verdadeiramente
importantes?

• Os objetivos de progressão são claros e quantificados, ou continuam

vagos? Todas as pessoas os conhecem?

• Que parte do tempo é dedicada pela equipa para o aperfeiçoamento, para

a “discussão dos problemas” e para a procura das suas soluções?
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Relativamente à comunicação interna e à forma como as tarefas estão

distribuídas:.

• Das tarefas que eu normalmente desempenho, quais as que poderei

delegar?

• Quais dessas tarefas estou psicologicamente preparado para “abandonar”

desde já? Existe alguém capaz de as executar imediatamente?

• Quais as tarefas que quero ir delegando gradualmente? Existe um plano

de delegação a médio prazo?
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• Conheço os. meus colaboradores/familiares/amigos suficientemente para

que possa, em consciência, elaborar um plano de delegação?

• Como prepará-los para a aceitação de novos desafios e maiores

responsabilidades?

• A forma como lhes comunico os resultados a atingir é a mais adequada?

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• Existe o hábito
. de avaliar com regularidade o andamento dos trabalhos e
os resultados atingidos?

• Que técnicas e instrumentos costumo utilizar para fazer essa avaliação?

Serão eles os mais fiáveis?
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Princípios considerados decisivos para uma gestão eficaz:

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• Definir e clarificar os objetivos; escrevê-los e estabelecer prioridades;

• Centrar-se nos objetivos e não nas atividades;

• Estabelecer, pelo menos, um objetivo por dia e atingi-lo;

• Registar regularmente o tempo;

• Eliminar, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana;

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• Planificar o tempo;
. elaborar planos de curto, médio e longo prazo;

• Escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objetivos,

prioridades e tempos estimados;

• Preconizar limites de tempo por tarefa;

• Eliminar as “crises repetitivas”; agir em vez de reagir;

• Acabar o que se começou; não deixar tarefas inacabadas.

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Para aproveitar
. ao máximo o tempo de que dispõe, importa, finalmente, que
tenha sempre presentes duas dimensões: a eficiência – fazer a tarefa de
maneira certa – e a eficácia – fazer a tarefa certa.
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Para se poder. planear e organizar o trabalho convenientemente, dever-se-á

começar por elaborar uma lista de atividades, procedendo a uma análise
do tempo que se consome diariamente entre tarefas de rotina e
pontuais, aferidas, por exemplo, à semana e ao mês, conforme se
exemplifica a seguir:
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As tarefas poderão ser reunidas em quatro grandes grupos:

1. Prioritárias e urgentes
2. Prioritárias, mas não urgentes
3. Urgentes, mas não prioritárias
4. Nem urgentes, nem prioritárias
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Será prudente evitar, tanto quanto possível, marcar compromissos:

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· Para o princípio da manhã (deve dar-se, ao menos, uma margem de

segurança de 30 minutos após o início do expediente) ou fim da tarde, para
permitir uma gestão mais eficaz das tarefas planificadas e para fazer face a
imprevistos, deixando também intervalos de pelo menos 15 minutos entre
cada um;

· Logo a seguir a uma ausência (viagem profissional, férias, doença, etc.),

para permitir que assuntos sejam primeiramente postos em dia.
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O excesso de. tarefas pode tornar-se no principal “ladrão” de tempo, que é

um bem escasso nos dias de hoje. Para evitar o excesso de tarefas deve-se
evitar assumir mais trabalho do que aquele que realmente se pode
fazer.

Uma boa forma de o fazer é utilizando a assertividade, sabendo dizer não

quando é proposta mais uma tarefa num momento em que se está atolado
de trabalho.
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Ao analisar todas
. as atividades que têm de ser realizadas, deve ser claro
que algumas têm prioridade sobre as outras; as tarefas menos prioritárias,
podem ser adiadas, dispensadas ou delegadas, para que as mais prioritárias
sejam corretamente desempenhadas.

Isto irá proporcionar uma melhor gestão de tempo, na medida em que

deixará o indivíduo mais livre para se ocupar de atividades que só ele pode
realizar.
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Lista de Tarefas

Sugestões de Tarefas

1) 1
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3) 3
4) 4
5) 5
6) 6
7) 7
8) 8
9) 9
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Vamos analisar as prioridades!

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O que correu mal?

Porquê?