GESTÃO DO TEMPO

Agenda Tradicional

A Agenda . é um valioso instrumento de planificação e

esquematização do trabalho do Secretariado, daí que não se devam
regatear esforços a geri-la da melhor maneira.
Agenda Tradicional

.
Plano / agenda semanal

O plano semanal é por vezes mais eficaz para as pessoas do que o

plano diário.

É mais eficaz porque permite uma visão mais abrangente das tarefas
e da altura certa para as executar.

Em primeiro lugar, definir os objetivos. Elaborar tarefas que levam

aos objetivos.
Agenda Tradicional

De seguida,. é imprescindível estabelecer as prioridades para todas

as atividades. Estabelecer a prioridade centrando-se na tarefa e
nunca urgência.

Um trabalho complexo em mãos deve dividir-se em partes é o

melhor.
Agenda Tradicional

.
Estimar quanto tempo pode ou deve disponibilizar-se para cada
parte, permitindo uma sequência proveitosa para cada conjunto de
atividades.

Estipular locais onde é possível elaborar as tarefas. Não esquecer

que deve deixar um tempo a mais para o imprevisto.
Agenda Tradicional

.
Plano / agenda diário

Após a elaboração do plano semanal, pode-se passar ao plano

diário. Em cada dia estabelece-se os objetivos e vão-se somando
outras coisas que irão aparecendo e que aparentemente têm de ser
feitas.
Agenda Tradicional

.
A melhor hora para planear o dia seguinte é ao fim do dia, o mesmo
se passará com o plano semanal ao fim de cada semana. Sendo
possível avaliar o que se fez ou o que ficou por fazer. De manhã não
há necessidade dessa preocupação, a memória está fresca porque
não houve a preocupação durante a noite com as coisas que haveria
de ter feito.
Agenda Tradicional

As folhas de. planeamento diário devem especificar as atividades a

desenvolver, que prioridades, o tempo que demoram e horário para
cada tarefa.
Agenda Tradicional

.
Regras a observar na elaboração de um plano:

• Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. Fazer

figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a
reduzir ao máximo os momentos de pressão.

• Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e longo

prazo.
Agenda Tradicional

• Reservar, . sistematicamente, tempo para a reflexão e para o

trabalho solitário.

• Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil

leitura. Se lhe der jeito, use símbolos e cores.
Agenda Tradicional
Agenda Tradicional

.
Não esqueça, ainda, quando fizer o seu plano diário, de:

▪ Agrupar as atividades relacionadas.

▪ Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível

ocupar o tempo todo). Deverá planear apenas cerca de 60% do
seu tempo de trabalho, deixando os restantes 40% para os
imprevistos.
Agenda Tradicional

▪ Tornar rentável
.
o espaço entre acontecimentos.

▪ Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir.

▪ Planear os assuntos mais importantes nos períodos do dia em

que a sua energia e concentração estão mais elevadas (reserve a
parte da tarde para as tarefas de rotina, período do dia em que
um grande número de pessoas já revela uma menor frescura).
Agenda Tradicional

▪ Utilizar os. últimos minutos no seu local de trabalho para planear o

dia seguinte, na medida em que tal lhe permitirá rever o dia que
acaba. De seguida apresentam-se algumas reflexões sobre
atitudes que poderá colocar em prática para melhorar a gestão da
agenda:

- Faça uma cópia da agenda das moradas pessoais e profissionais

do seu chefe, acrescentando os clientes que ele contacta mais
frequentemente;
Agenda Tradicional

- Conserve. a agenda 24 horas por dia (por esta razão é muito

importante o seu tamanho, pois devem caber todas as
anotações);

- Faça as anotações a lápis de modo a que as alterações não

afetem a sua apresentação;

- Tenha um controlo total da agenda, pois não é conveniente que a

mesma esteja à disposição de muitas pessoas;
Agenda Tradicional

.
- Tenha uma agenda para o chefe (ou duas no caso de ser
necessário uma pessoal e uma profissional) e outra para si de
forma a poder anotar todas as suas tarefas corretamente
distribuídas;

- Anote as ideias que surjam de forma imprevista e que não podem

ser trabalhadas e pensadas nesse momento;
Agenda Tradicional

- Anote as .alterações, os cancelamentos ou os adiamentos;

- Coloque um visto nas tarefas que já realizou.

Agenda Eletrónica

Nesse caso,. sendo informatizada, a agenda apresenta algumas

vantagens em relação à sua congénere em papel. A agenda
eletrónica permite:

▪ Uma forma interativa de gestão do tempo;

▪ Uma maior rapidez de consulta, uma maior interligação e

exploração de assuntos afins;
Agenda Eletrónica

▪ Uma apresentação
.
diária, semanal ou mensal;

▪ Uma possibilidade de transportar a informação para outra pessoa,

outra máquina ou outro documento;

▪ Proceder à alteração de dados;

Agenda Eletrónica

▪ Visualizar. fichas para contactos, assuntos, hierarquização de

tarefas, etc.;

▪ Uma cuidada apresentação do produto final.

Agenda Eletrónica

.
Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook 2010 oferece ferramentas de gestão de correio

eletrónico e agendamento de grande qualidade a mais de 500
milhões de utilizadores do Microsoft Office em todo o mundo.
Agenda Eletrónica

.
Agende compromissos de forma prática e eficaz, partilhe a
disponibilidade do calendário e efetue a gestão da agenda de
trabalhos. Com a funcionalidade Calendário de Correio Eletrónico,
pode enviar a sua agenda para outros utilizadores para que possam
dispor de tempo para o compromisso seguinte.
Agenda Eletrónica

Além disso, . a nova Vista de Agenda proporciona uma visualização

horizontal de vários calendários. As novas ferramentas de gestão de
calendários permitem guardar os grupos de calendários utilizados
frequentemente para poderem ser reapresentados rapidamente
sempre que necessitar deles.
Agenda Eletrónica
Agenda Eletrónica

.
O Calendário do Microsoft Outlook 2010 é o componente de
calendário e agendamento do Outlook 2010 e está totalmente
integrado com o correio eletrónico, contactos e outras
funcionalidades. Com o Calendário, pode:

▪ Criar compromissos e eventos

▪ Organizar reuniões
Agenda Eletrónica

▪ Ver agendas
.
de grupo

▪ Ver calendários lado a lado

▪ Ver calendários sobrepostos na vista de sobreposição

▪ Enviar calendários para qualquer pessoa por correio eletrónico

Agenda Eletrónica

▪ Publicar calendários
.
no Microsoft Office.com

▪ Subscrever Calendários da Internet

▪ Gerir o calendário de outro utilizador.

Agenda Eletrónica

.
Google Agenda

Entre todos os serviços de agenda online existentes, nenhum é mais

poderoso e eficiente do que o Google Agenda. Integrado aos
smartphones Android, ele pode ser acessado via PC até mesmo a
partir do Gmail, o que torna a tarefa dos usuários muito mais
simples.

Basicamente, tudo o que precisa de ter é uma conta Google.

Agenda Eletrónica

.
Agenda Eletrónica

.
A interface simples e moderna é um dos pontos positivos.

A integração com outros serviços do Google, como o Gmail e o

Google Maps, torna tudo mais simples.

Endereços ou mensagens de e-mail podem ir parar automaticamente

na sua agenda.

Além disso, pode gravar também lembretes com comandos de voz.

Agenda Eletrónica

.
Yahoo! Calendar

O Yahoo! já foi um dos maiores portais da internet, mas com o

passar do tempo o serviço perdeu força e sua audiência diminuiu
consideravelmente. No entanto, a plataforma não deixou de investir
ao longo do tempo e criou muitas ferramentas similares às que o
Google oferece. É o caso do Yahoo! Calendar.
Agenda Eletrónica

.
Agenda Eletrónica

.
Online e gratuito, tudo o que precisa para usar a ferramenta é criar
uma conta de e-mail no Yahoo.

O ponto negativo é o facto de ter apenas uma versão na web, não

oferecendo sincronização automática com aplicativos móveis.

Porém, todas as informações podem ser importadas para o Android

com facilidade.
Agenda Eletrónica

Calendário .Business Agenda

Se procura um app de agenda online para Android, uma das

melhores alternativas para baixar é o Calendário Business Agenda.

Além de exibir a organização dos itens por semana ou mês, há ainda

22 temas para mudar o visual do serviço.

Todas as informações podem ser exibidas também em forma de

widget – há 14 deles no pacote.
Agenda Eletrónica

.
Agenda Eletrónica

Considerado. um dos serviços mais completos do mercado, permite

ainda sincronização com o Google Calendário e com o Microsoft
Exchange.

As notificações também são personalizáveis e o serviço exibe ainda

os feriados de mais de 56 países.

Caso queira ainda mais funcionalidades, é possível adquirir a versão

Pro do aplicativo.
Agenda Eletrónica

.
DigiCal Agenda Calendário

Este app foi escolhido por diversos veículos internacionais como um

dos melhores serviços de agenda para Android, sendo muito
elogiado por sua versatilidade e pelo facto de ser personalizável.
Agenda Eletrónica

.
Agenda Eletrónica

.
No total, são sete formas de visualização e seis widgets de
calendário incluídos no pacote. O serviço disponibiliza ainda
calendários temáticos, com mais de 560 mil calendários de TV,
desportos e feriados do mundo todo.

Outra função interessante é a inclusão de previsão do tempo nas

principais cidades do planeta. O DigiCal conta ainda com uma
versão premium para quem quiser adicionar ainda mais
funcionalidades ao pacote.
Agenda Eletrónica

E agora…?
Agenda Eletrónica

Vamos criar a nossa agenda

eletrónica…
Agenda Eletrónica

Trabalho de Avaliação Final

Reflexão Individual acerca dos conteúdos abordados na UFCD.

Deves refletir sobre:

Que técnicas individuais de gestão de tempo fiquei a conhecer?
Serei capaz de as aplicar?
Planifico as minhas tarefas e atividades?
Que desperdiçadores de tempo consigo detetar no meu dia-a-dia?
Consigo planificar a minha agenda de trabalho?