Pense na sua próxima semana. Quantas reuniões você tem agendadas?

De
quantas delas você tem vontade de participar? E, o mais importante, quantas
você acha que serão realmente produtivas ou relevantes para o seu trabalho
cotidiano? 
Se sente uma sobrecarga de reuniões desnecessárias e improdutivas, você
não está só. De fato, o índice Anatomia do trabalho de 2022 concluiu que os
trabalhadores perdem em média quase três horas em reuniões desnecessárias
a cada semana. 
Em vista disso, como tornar reuniões ineficientes e longas em encontros
produtivos e de cunho prático? Os modelos de ata de reunião são uma solução
possível. 

O que são atas?

As atas são um formato formal de anotações utilizado para documentar pautas
de reuniões, tópicos de discussão e resultados. A finalidade delas é manter um
registro das decisões importantes e das ações a realizar resultantes das
reuniões. 
Embora sejam parecidas, as notas de reunião são informais e não têm uma
estrutura definida. E você não precisa usar estes dois sistemas. Normalmente,
as atas detalhadas se usam para registrar reuniões mais formais (é o caso de
atualizações a nível da empresa ou da equipe), e as notas em cenários mais
casuais, como as recorrentes reuniões a dois. Tecnicamente, no entanto, a
escolha depende de você e dos outros participantes da reunião. Caso gostem
da estrutura das atas assim como nós, vocês podem ajustar o formato para que
funcione com a maioria dos tipos de reunião. 
Um modelo de ata padrão deve incluir:
 A data e o horário da reunião.
 Participantes, tanto os presentes como os ausentes.
 Pontos de discussão importantes. 
 As decisões tomadas durante a reunião.
 Ações a realizar resultantes e etapas seguintes.
 A data e o horário das reuniões seguintes. 
O que é um modelo de ata de
reunião?
Trata-se de um recurso reutilizável, feito para organizar, monitorar e
compartilhar facilmente as atas com toda a organização. Os modelos formais
de atas facilitam a tomada de notas de reunião, dando estrutura para as suas
reuniões e visibilidade para a equipe mais ampla. Com os modelos de ata, você
pode confiar que as suas reuniões manterão os projetos em andamento, e não
serão encontros que podiam ter se resumido a um e-mail. 

Benefícios de um modelo de ata de

reunião
Se você sente que está perdendo tempo em reuniões, é bem provável que isso
esteja ocorrendo. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, os trabalhadores
passam 129 horas em reuniões desnecessárias por ano. E isso apenas
contabilizando a duração dessas reuniões, sem considerar o tempo gasto
com pormenores organizacionais do trabalho para agendá-las, elaborar pautas e
colocar todos os participantes a par das informações. 
Um modelo de ata pode ajudar a reduzir o trabalho prévio que vai no
planejamento e na preparação para a reunião. Papéis, modelos de anotações,
documentos e planilhas: há muitas formas de monitorar as atas das reuniões.
Contudo, uma ferramenta de gestão de projetos dará a você a maior das
vantagens, pois permite definir uma versão esquematizada da sua ata, a qual
você pode replicar entre as equipes e reuniões. 
Além disso, os modelos de ata digitais estão sempre atualizados — não
existem versões desatualizadas. Eles também são mais acessíveis para a
equipe mais abrangente e não requerem acompanhamento manual, reduzindo
ainda mais o trabalho de rotina que vem com a organização de reuniões e as
anotações. 
Outros benefícios dos modelos de ata de reunião são: 
 Manter todas as pautas e anotações em um só lugar.
 Guardar a ata em um local de fácil acesso a todos os membros da equipe.
  Dar visibilidade aos principais interessados que talvez não consigam participar
de todas as reuniões.
 Converter as ações a realizar em tarefas e adicionar os membros de equipe
relevantes para efeito de responsabilização. 
 Documentar decisões importantes e acessar rapidamente atas passadas para
consulta futura. 
 Monitorar o progresso do trabalho que resulta das reuniões, para que nada passe
despercebido.

Como usar um modelo de ata de

reunião
Os modelos de ata digitais são fáceis de criar e usar. Para começar, crie um
modelo básico com as seguintes seções: 
 Informações básicas da reunião: o nome do projeto ou da equipe, a finalidade da
reunião, a data, os participantes e outras informações logísticas relevantes. 
 Itens da pauta: tópicos de discussão, o responsável por cada assunto e o tempo
alocado para tal tema.
 Ações a realizar: as contribuições e ações a realizar resultantes da reunião,
incluindo a tarefa, o proprietário e a data de conclusão. 
 Informações da próxima reunião: informações relevantes sobre a próxima
reunião, como horário e data.
Daqui em diante, você pode ajustar o modelo dependendo do tipo de reunião
visado. Ao dar continuidade à reunião, risque os tópicos de discussão já
abordados e adicione decisões sobre o que fazer à seção de “ações a realizar”.
Depois que a reunião terminar, atribua essas tarefas aos responsáveis devidos
e veja como toda aquela conversa se converte em ações sucintas e produtivas.