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Como fazer reuniões efetivas para o Gerenciamento de Projetos

Preprint · May 2016

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Luciano Quinto Lanz Renata Tauil Martins Lanz

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Como fazer reuniões efetivas para o

Gerenciamento de Projetos
Resumo: Uma das maiores reclamações no ambiente corporativo e no ambiente de projetos são as
reuniões longas, chatas e improdutivas. Este artigo apresenta um conjunto de elementos chave e
uma série de dicas para conduzir reuniões produtivas no processo de gerenciamento de um projeto.
A partir da identificação das etapas de uma reunião e dos tipos de reunião usuais em gerenciamento
de projetos são propostas algumas posturas adequadas e outras a serem evitadas para conduzir
uma boa reunião de projeto.

Introdução

O PMBOK (PMI, 2013) apresenta as reuniões entre as técnicas de facilitação com ampla aplicação
pelas equipes nos processos de gerenciamento de projetos. As reuniões podem ser de três tipos:

Troca de informações;
Brainstorming, avaliação de opiniões, design; ou
Decisórias.

Este artigo tem por objetivo apresentar estruturas, dicas, técnicas e comportamentos a serem
adotados para que as reuniões sejam produtivas. Para isso, o artigo está estruturado em cinco
sessões: essa introdução, a apresentação dos elementos chave para o planejamento e execução de
uma reunião; os tipos de reunião usuais em projetos; as posturas a serem adotadas ou evitadas
para que uma reunião seja produtiva e por fim as considerações finais.

Elementos chave de uma reunião

Para Whitt (2012) uma reunião produtiva pode ser dividida em 4 elementos chave: preparação,
comunicação, facilitação e conclusão.

A preparação para a reunião inclui:

Propósito – por que esta reunião está ocorrendo?

Participantes – quem deve estar na reunião? O que os participantes devem saber antes da
reunião e o que eles devem preparar / trazer para a reunião? Eles irão tomar uma decisão?
Vão trazer dados para tomada de decisão?
Suporte – o que é necessário para que a reunião ocorra? Sala? Laptop? Projetor? Flip-chart?
TV? Coffee-break? Água?

A comunicação para a reunião inclui:

Agenda – Quando as pessoas devem ir para a reunião? Qual o tempo previsto? Por que o
participante foi convidado para a reunião? Essas informações devem ser passadas com
antecedência para a pessoa se preparar, chamar outras pessoas de sua equipe, se necessário
ou delegar a reunião.
Itens de ação – informe eventuais itens que o participante deve completar antes da reunião
(eventualmente derivados de uma reunião anterior) ou pelo menos atualizar o status
previamente à reunião.

O processo de facilitação consiste na realização da própria reunião, que deve ocorrer:

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Conforme o cronograma – Começar na hora, manter o tempo previsto para cada item. É
responsabilidade de quem convocou a reunião controlar o tempo e a execução da agenda.
Sobre os tópicos da agenda – manter-se nos itens programados. Caso sejam apresentados
itens fora da agenda, se estes forem importantes, mas fora do escopo, devem ser registrados
para discussão futura.

Por fim toda reunião deve ter uma conclusão, com definição:

Itens de ação – o que deve ser feito, por quem e até que data.
Próximos passos: data da próxima reunião, decisões que serão tomadas com base nesta
reunião. Após a reunião envie uma ata (ou resumo) do que foi discutido.

Segundo Wanderley (2016) é importante ainda separar o processo do conteúdo. Normalmente as

pessoas só se preocupam com o assunto (conteúdo) e não dão importância ao processo. É
importante que tenhamos pessoas cuidando dos dois aspectos. Uma solução á atribuir papéis aos
participantes, como líder, facilitador e registrador. O líder é o principal responsável ou interessado no
assunto ou conteúdo a ser tratado na reunião. O facilitar é o responsável pelos processos e pelos
aspectos comportamentais e de relacionamento. O registrador é responsável por anotar e fazer a
ata da reunião.

Também se deve dar atenção aos aspectos comportamentais e de relacionamento. Temos três tipos
de comportamentos numa reunião, que são os de tarefa, de manutenção e os voltados para o “eu”.
Os comportamentos de tarefa são aqueles que se referem ao conteúdo e aos processos. Os de
manutenção se referem aos relacionamentos entre os participantes. Os comportamentos voltados
para o “eu” são destrutivos, são as agendas ocultas, os conflitos de personalidade e as tentativas de
dominação dos demais.

Tipos de Reuniões de Projeto

Terribili (2010) identifica alguns tipos de reunião típicos de projeto: reunião inicial do projeto (kick-
off), reuniões de progresso, reuniões executivas e reuniões de encerramento de fase ou de
encerramento geral do projeto.

Além dos tipos de reunião já citados, Sabino (2015) ressalta a importância da reunião de
Brainstorming, que ajuda o gerente de projetos a entender melhor os fatores internos e externos que
podem afetar o seu projeto. Nesta reunião é possível obter as informações necessárias para
elaboração do Termo de Abertura a ser aprovado pelo patrocinador, por exemplo.

Vaz (2015) propõe um passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto produtivas:
presença (identificar se todas as pessoas necessárias compareceram e no caso de substitutos,
checar se estão a par do assunto a ser discutido); revisão da última reunião (verificar se todos os
itens acordados em reuniões anteriores foram cumpridos); atualização de status (atualizar os
progressos e verificar a programação do projeto); análise de riscos e danos (avaliar como estão os
riscos do projeto e sinalizar novos riscos); revisão do orçamento (prestação de contas e sinalização
da execução do orçamento); outros assuntos (oportunidade para a equipe falar de outros assuntos
não abordados); e programação da próxima reunião.

Postura em Reuniões

Jordão (2013) apresenta algumas dicas de comportamento para os participantes de reuniões:

Fale sem se levantar, a não ser que esteja em uma grande assembleia.
Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema em discussão.
Tenha atenção ao seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que
todos os participantes possam ouvir.
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Admita só uma solução do problema de cada vez.

Apoie a solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que
dará resultado.
Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente.
Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião.
Ouça atentamente a todos os participantes.
Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.
Evite fazer afirmações diretas, faça perguntas.
Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, peça a essa
pessoa que explique por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não
causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo.
Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas.

Dornelas (2013) propõem outros aspectos a serem considerados para reuniões produtivas, como
evitar reuniões com mais de seis pessoas, pois o processo se torna moroso e a reunião passa a ser
mais uma plenária ou convenção e não um ambiente adequado para tomada de decisões objetivas.
Sempre que possível, solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos
de comunicação para ficarem atentos à reunião.

A partir de Rodrigues (2012) podemos identificar alguns pontos a evitar em reuniões:

Evitar usar as reuniões para acompanhar ações pontuais, pois as pessoas se lembrarão das
ações apenas no dia anterior (ou no próprio dia) da reunião. A reunião se torna em uma
torrente de desculpas e justificativas.
Evitar reuniões-surpresa, a não ser que sejam realmente extraordinárias, pois desconcentram
a equipe, normalmente são improdutivas e atrapalham o planejamento. Como gerente de
projeto é fundamental demonstrar organização.
Evitar transformar reuniões em workshops. Nos workshops resolvem-se problemas através de
dinâmicas orientadas, por exemplo: workshop para montar a estratégia de marketing da
empresa, workshop para montar o orçamento anual, workshop para montar o Planejamento
Estratégico, etc. Reuniões devem ser objetivas e não atividades de treinamento.
Evitar fazer reuniões nas mesas de trabalho, pois incomodam muito a quem não está
participando. Além disso, muitas vezes os participantes não prestam atenção, pois continuam
a fazer outras atividades. O ideal é utilizar uma sala de reunião ou outro local apropriado.
Evitar o deslocamento desnecessário de pessoas. Se for possível resolver algo por telefone,
simplesmente faça uma conferência e resolva. Essa questão é especialmente importante para
equipes geograficamente dispersas.

Considerações Finais

A proposta deste artigo foi a apresentação de alguns tipos de reunião comuns em projetos, auxiliar
os gerentes de projeto na identificação das etapas para organizar uma reunião produtiva, além de
apresentar dicas do que deve feito para torna a reunião efetiva e do que ser evitado para que as
reuniões não se tornem longas, chatas e improdutivas.

Mais importante que seguir cada uma das orientações do artigo é a postura do gerente de projeto
em relação às reuniões, somente promovendo reuniões quando for realmente necessário, sempre
com planejamento prévio, condução adequada, acompanhamento posterior e principalmente uma
postura de pró- atividade e respeito ao tempo e às opiniões dos demais participantes.

Referências

DORNELAS, J. Veja 8 dicas para fazer reuniões produtivas na sua empresa. Economia
UOL. Disponível em http://economia.uol.com.br/ultimas-noticias/colunistas/jose-
dornelas/2013/02/11/veja-8-dicas-para-faca-reunioes-produtivas-na-sua-empresa.htm. Acesso
em 12/04/2016.
JORDÃO, Como fazer reuniões produtivas. Portal Sonia Jordão. 2007. Disponível em
http://www.soniajordao.com.br/detalhes.php?id=454. Acesso em 12/04/2016.

https://pmkb.com.br/artigos/como-fazer-reunioes-efetivas-para-o-gerenciamento-de-projetos/ 3/4
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POZEN, R. What’s the secret to running effecive meetings? IHI Open School. Disponível
em https://www.youtube.com/watch?v=6nskgc8sBIk Acesso em 29/02/2016.
PMI – Project Management Institute. A guide to the Project management body of
knowledge (PMBOK Guide). 5a edição. 2013.
SABINO, G. Quatro Reuniões Que Não Podem Ficar Fora Do Seu Projeto. Disponível em
http://www.radardeprojetos.com.br/2015/02/quatro-reunioes-que-nao-podem-ficar.html. Acesso
em 22/02/2016.
TERRIBILI, A. Filho. As reuniões são realmente necessárias? Disponível em
http://ogerente.com.br/rede/projetos/reuniao-de-projeto. Acesso em 07/04/2016.
VAZ, T. Passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas.
Disponivel em http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/blog-gestao-de-projetos/passo-a-
passo-para-ter-reunioes-de-gerenciamento-de-projeto-super-produtivas. Acesso em
07/04/2016.
WANDERLEY, J. A. Reuniões produtivas: Os 6 pontos que fazem a diferença In:
Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados – 18ª
Edição Ed. Gente. Disponível em http://jawanderley.pro.br/?p=940 Acesso em 12/04/2016.
WHITT, J. Project Management: How to Run Team Meetings. Project Management Videos.
2012 Disponível em https://www.youtube.com/watch?v=xW0CjH95K3Q. Acesso em
29/02/2016.

Sobre o Colunista: Luciano Quinto Lanz, certificado como Project Management Professional
(PMP) pelo PMI, Certified Scrum Project Owner (CSPO), Doutor e Mestre em Administração pela
PUC/RJ, MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ, Pós-graduado em Auditoria Fiscal e Tributária pela
UGF e em Docência do Ensino Superior pela UCAM-RJ, graduado em Administração pela UFRGS.
Trabalha há mais de vinte anos na área financeira, em empresas como IBM Brasil, TV Globo,
Embratel, Sistema Globo de Rádio e Concremat. Atualmente trabalha no BNDES. Co-autor do livro
Confiança nas Organizações. Prêmio de Excelência na Produção Científica e Reconhecimento ao
Progresso de Sustentabilidade no XI Congresso Nacional de Excelência em Gestão e INOVARSE –
Responsabilidade Social Aplicada em 2015.

E-mail de contato: lqlanz@yahoo.com.br

Sobre a Colunista: Renata Lanz, Engenheira de Telecomunicações pela UFF, Mestre em

Telecomunicações pela PUC-Rio, MBA em Marketing pela FGV e certificada como Project
Management Professional (PMP) pelo PMI. Atualmente trabalha na Oi Telecom na área de Ofertas
de Produtos e Serviços de Aplicações de TI para o mercado BtoB.

E-mail de contato: remartins02@yahoo.com.br

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