Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
1
2
3
4
5
6
7
Introduo ............................................................................................................................................................ 3
10 passos para uma reunio mais produtiva ............................................................................................. 4
Como controlar o horrio da reunio ....................................................................................................... 11
Como fazer reunies mais eficientes ....................................................................................................... 14
Passo a passo para ter reunies de gerenciamento de projeto super produtivas ................. 17
Concluso ........................................................................................................................................................... 22
Sobre a Project Builder ................................................................................................................................. 24
1.INTRODUO
Reunies so momentos preciosos e importantes para o
andamento de um projeto. No entanto, so tambm ralos por
onde escoam a produtividade da equipe e a sua. Sempre tem a
pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela que monopoliza
a discusso e no d oportunidade aos outros darem sua opinio.
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas
for imprescindvel, sugerimos um planejamento prvio e uma
coordenao atenta, para que os assuntos sejam discutidos em
ordem de prioridade, e no de polmica que gera.
Para ajudar voc a ser cada vez mais produtivo, ns da Project
Builder elaboramos este e-book com dicas, indicao de
modelos e muitos contedos extras para evitar desperdcio
de tempo em um momento to crucial como uma reunio. As
informaes aqui valem para todo o tipo de reunio, no s as
sobre gerenciamento de projeto.
Boa leitura!
Introduo
Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder
3
2.
10 PASSOS
PARA UMA REUNIO
MAIS PRODUTIVA
Recomende que as pessoas cheguem minutos antes para evitar atrasos. Importante: sempre
comece a reunio no horrio agendado. Isso educa os atrasadinhos a no repetir o comportamento. Para a pauta, no precisa fazer um documento formal, mas facilita bastante se tiver os seguintes itens:
Tema da reunio
Justificativa
Data, horrio, durao e local
Responsvel (se houver) e participantes
Tpicos em ordem de prioridade
5. Chame s os envolvidos
Quanto mais pessoas, h mais chances de fugir da pauta prevista. Convide quem est diretamente envolvido no projeto para ganhar produtividade, sejam gestores ou analistas. Para
manter outras pessoas informadas, ou abrir para opinies de terceiros, basta apresentar a
pauta e a ata.
Em outros casos, nem todos os convidados precisam estar presentes durante todo o pero7
dem prtica (n 7 desta lista) agende para um outro momento a discusso sobre os assuntos que surgiram.
10
3.
COMO
CONTROLAR
O HORRIO DA
REUNIO
11
cial. Afinal, a hora/homem est contando, e no costuma ser barata. Conhea, a seguir, 4
tcnicas bastante teis para controlar o horrio das reunies e gastar menos o seu precioso
tempo e o de todos os envolvidos.
1) Avalie a real necessidade da reunio
O encontro estava marcado com os stakeholders, mas o fornecedor no entregou determinado componente. O assunto em pauta dependia dessa entrega. Nesse caso, vale pena
desmarcar a reunio. No consuma o tempo dos envolvidos com uma discusso infrutfera,
e remarque o encontro para uma outra oportunidade.
2) Informe os trs momentos da reunio
fortemente recomendvel que a reunio tenha um secretrio. Essa pessoa responsvel
pelo registro da ata, o que viabiliza a comunicao do que foi discutido. Alm de garantir
o andamento das decises tomadas, o secretrio pode ajudar a controlar o horrio do encontro. H 3 momentos-chave: os primeiros 20 minutos, os 15 minutos finais e os 5 ltimos.
Reserve esse ltimo momento para dar os encaminhamentos e responsabilidades. Um bom
exerccio tentar estimular o encerramento da reunio 5 minutos antes do previsto. Entenda
como um bnus de tempo para as amenidades.
12
4.
COMO FAZER
REUNIES MAIS
EFICIENTES
Evite distraes
No adianta: com uma rotina conturbada e muito trabalho a ser desenvolvido, comum que
o uso de smartphones durante a reunio, mesmo que seja para responder e-mails ou agilizar
tratativas, seja prejudicial. Com a disperso dos participantes, em alguns casos ser necessrio repetir o que foi dito ou mesmo toda uma linha de raciocnio, o que prejudica a eficincia e agilidade do encontro.
Outro problema, que infelizmente ainda precisa ser contornado, so as conversas paralelas.
Seja um resultado do futebol, uma novela em ascenso ou mesmo uma novidade na empresa, se no est na pauta os participantes devem encontrar um outro momento para aquele
debate.
Prepare-se para ter que voltar a discusso ao foco central da reunio
comum que em meio ao fervor de discusses para decidir algo, o foco central da reunio
seja perdido e algum tenha que retom-lo de onde parou. Isto fica a cargo do organizador
do encontro, que deve conduzir de forma saudvel as pautas, bem como retom-las, colocando ordem na casa, quando algo fugir do controle.
15
16
5.
PASSO A PASSO
PARA TER REUNIES
DE GERENCIAMENTO
DE PROJETO SUPER
PRODUTIVAS
1. Presena
Em geral, logo nos primeiros minutos de qualquer
reunio, observa-se quem est presente e quem
17
3. Atualizao de status
18
Esta a fase que tomar mais tempo. Cada rea ir fornecer uma atualizao de seus feitos
no projeto e quais progressos foram atingidos at o momento. Para otimizar esse momento,
o ideal sempre focar no perodo entre a ltima reunio e a atual, analisando as possibilidades de trabalho para a prxima semana ou prximo encontro, dependendo do caso.
Contudo, exatamente por essa razo que se faz importante acontecer encontros semanais com os envolvidos no projeto, para que sempre possa haver correes de rota para se
adequar a necessidades que, eventualmente, surjam. essencial que as pessoas tenham a
noo de que, nesses encontros, importante dizer apenas o essencial, ou seja, cada equipe
precisa limitar seu tempo de fala para que todos consigam expressar suas ideias. Caso isso
no seja possvel, pode ser necessrio o uso de um timer, com 5 minutos programados para
cada explicao. Isso pode parecer frio, mas, em certos grupos, o nico modo de se respeitar a igualdade de direitos dos participantes.
Outra forma de passar o status de forma mais rpida, que todos mantenham atualizadas
o Status Report, importante documento que permite que qualquer um conhea as atualizaes de determinado projeto qualquer momento.
imprescindvel que se possa analisar os riscos do projeto regularmente. Alm disso, reservar um tempo para esse tipo de estudo, em cada encontro, permite a outros membros da
equipe sinalizar eventuais perspectivas de risco, em cada setor. Ressaltamos essa questo,
porque, em geral, as reunies so focadas nos danos efetivos ou seja, problemas que esto ocorrendo atualmente com o projeto. Fazer uso de um trabalho em equipe para a prevenir, solucionar e categorizar problemas a melhor atitude.
Para ajudar voc e sua equipe nisso, destacamos o artigo Preveno de riscos chave para
gerenciamento de projetos que faz se aprofunda na importncia dessa atividade para uma
gesto de projetos eficiente.
5. Reviso de oramento
Nem toda reunio ser sobre oramento, claro. Entretanto, muito importante que se reserve um tempo para uma espcie de prestao de contas, que ter a finalidade de apontar se o oramento est sendo adequado e se todo o projeto est caminhando da forma
planejada, em termos de recursos.
Neste template, destacamos o Planejamento para o oramento do seu escritrio de projetos
20
21
CONCLUSO
Agora que voc conhece diversas tcnicas e dicas de gerenciamento de pessoas, projetos e tempo,
tem tudo para convocar reunies com mais objetividade e resultados. Acredite, todos sairo
ganhando. Para colocar as dicas em prtica, esteja atento s novidades se tratando de definio de
indicadores de desempenho, alm de contar com softwares eficientes e uma equipe bem treinada.
Lembrando: O tempo das pessoas envolvidas em reunies custa muito caro, especialmente quando
envolve a diretoria. preciso botar esse custo na ponta do lpis para comprovar a necessidade de
encontros mais objetivos.
Antes de tudo, analise se a reunio realmente necessria. Em alguns casos, um simples e-mail ou
contato por telefone pode resolver. Em tempos de facilidade de uso dos comunicadores gratuitos
distncia via web (Google Hangout, Skype, etc), vale mais a pena evitar gastos com deslocamentos.
Espero que este e-book tenha sido til
Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente
Project Builder
23
Gostou?
Compartilhe!
24