Gestão Do Tempo

Organização Pessoal e
Gestão do Tempo
1
Conseguir conciliar vida pessoal e profissional sem que
nenhuma delas fique prejudicada? Se as suas respostas
para essas perguntas não são favoráveis, vale a pena ler
este artigo e colocar em prática as nossas orientações!
Vamos conversar sobre organização do tempo?
2
Trabalhar por mais horas significa render mais?
Não. Mais do que quantidade, o ideal é conferir
qualidade ao seu trabalho. Pesquisas da Organização Internacional
do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e

Desenvolvimento Econômico (OCDE) confirmam que trabalhar por
mais horas não significa render mais. Os estudos revelam que, no
Brasil, trabalha-se mais horas do que em vários países ricos do
mundo. Porém, a produtividade no país ainda não é a ideal. Na
Alemanha, por exemplo, a média semanal de trabalho é de 38 horas,
seis a menos que a média semanal dos brasileiros
3
. Mesmo assim, o trabalhador alemão consegue ser quatro vezes
mais produtivo. Isso é um dos indícios de que a gestão e
organização do tempo se faz necessária para os profissionais
dos mais variados segmentos do mercado de trabalho.
No contexto atual de trabalho – em que a maioria das pessoas
tem muitas tarefas e prazos curtos para cumpri-las -, a boa
organização do tempo se tornou uma prioridade
4
Aprovisionamento e gestão de stocks
Gerir o tempo implica:
- Saber quais os nossos objetivos e prioridades. - Saber o

que queremos no futuro e o que devemos fazer para o
alcançar. - Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia
de hoje. - Auto-conhecimento: conhecer o modo como
funcionamos melhor!
“
5
CO18_ 2018 -Gestão tempo e organização do

trabalho
O que faz para garantir que cumpre prazos?
• Tem uma tarefa fácil e uma tarefa difícil para fazer. Qual é a
tarefa que faz primeiro?
• Estabelece um plano para cada dia ou para um período mais

longo?
• Estabelece prioridades?
Formador/a: Carlos Alcântara
CANDIDATURA N.º POCI-03-3560-FSE-0000353

MP 15.22 - 28.04.2014 6

trabalho
Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionário que avalia

várias áreas fulcrais na gestão do tempo.
Instruções Responda de forma tão honesta quanto possível,

colocando um círculo em torno da resposta que melhor o
caracteriza. Baseie-se na seguinte escala de resposta:
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”

Sempre/Quase Muitas vezes Às vezes Raramente Nunca / Quase S
Mv Av R N

MP 15.22 - 28.04.2014 7
CO18_2018 -Gestão tempo e organização do
trabalho
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são

fatores essenciais para que consiga atingir objetivos e ter
sucesso.
Assim, apresentamos-lhe algumas estratégias para que tire o

melhor partido do seu tempo e da organização do seu trabalho.
Agora DESENVOLVA a sua competência para gerir o tempo e a

organização de trabalho:
1.O que é o tempo e como geri-lo 2.Estabelecer objetivos e

prioridades 3.Planear atividades e tarefas 4.Organização pessoal
5.Organização do trabalho

MP 15.22 - 28.04.2014 8
trabalho
O que é o tempo? O tempo é um elemento que se gasta e não se

recupera. Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do
mundo”, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo que não o
usemos ele permanece limitado. É algo que tem significados
diferentes ao longo da vida e que não é adaptável.
É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O TEMPO É POSSÍVEL GERIRMO-NOS A
NÓS PRÓPRIOS

MP 15.22 - 28.04.2014 9
trabalho
AGORA REFLITA:
SENTE QUE NÃO TEM TEMPO PARA NADA?
QUE O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO?
SERÃO APRESENTADAS ALGUMAS ESTRATÉGIAS PARA QUE

CONSIGA RENTABILIZAR O MAIS POSSÍVEL O SEU TEMPO.
No entanto, não se esqueça que o tempo é LIMITADO a 24h

diárias.
MP 15.22 - 28.04.2014 10

trabalho
No entanto, são as que mais dão oportunidade de trabalhar

porque pode fazer escolhas sobre a sua forma de organização ,
desde que tenha identificado as principais causas.
São as mais difíceis de dominar, derivam dos hábitos
adquiridos ao longo da vida.

MP 15.22 - 28.04.2014 11
trabalho
O que significa a gestão de tempo?
1. Estabelecer objetivos e prioridades
2. Planear atividades e tarefas
3. Organização pessoal

MP 15.22 - 28.04.2014 12
trabalho
Estabelecer objetivos;
Tem a certeza de que distingue facilmente objetivos?
De seguida, realizará um exercício onde poderá
responder a esta questão.

MP 15.22 - 28.04.2014 13
C018_ 2018 -Gestão tempo e organização do
trabalho
para quem quer alcançar o sucesso. Muitos profissionais tentam

resolver o maior número de obrigações durante o expediente e
acabam não realizando todas as atividades de modo eficaz na
maioria das vezes, o que gera retrabalho, sobrecarga e estresse.
Aprender a como administrar o tempo de modo eficaz é
fundamental para estabelecer uma rotina mais produtiva e
tranquila. Isso evita a exaustão física e mental, a má alimentação
e a falta de criatividade.

MP 15.22 - 28.04.2014 14
C018_2018 -Gestão tempo e organização do

trabalho
Esse desafio, porém, exige empenho e disciplina do

profissional. Para fazer um ótimo trabalho e aumentar sua
produtividade, algumas dicas de
gestão do tempo no trabalho são bastante valiosas. Veja:

MP 15.22 - 28.04.2014 15
C018_ 2018 -Gestão tempo e organização do
trabalho
ENQUADRAMENTO
O sucesso pessoal e profissional começa com uma gestão
inteligente do tempo. O tempo transformou-se no bem mais
precioso da sociedade contemporânea. Nunca houve tanta
tecnologia aplicada à poupança de tempo e, contudo, nunca
houve tanta falta de tempo como nos nossos dias. Por mais
internet, telemóveis e cartões de toda a espécie que ponham à
nossa disposição, o tempo parece não ser suficiente para tudo o
que se espera de nós nas escassas 24 horas de um dia.
MP 15.22 - 28.04.2014 16
trabalho
Na verdade, de nada serve acumular "truques" para ganhar tempo

se este não for consagrado a tarefas prioritárias inseridas no
campo dos objetivos que fixámos, ou nos fixaram, e aos quais
aderimos. Estes objetivos situam-se tanto no plano pessoal como
no plano profissional. Neste contexto é fundamental gerir com
eficácia o seu tempo, conhecer as técnicas que permitem não
apenas economizar tempo precioso mas distribuí-lo igualmente de
um modo mais racional pelas atividades quotidianas.
MP 15.22 - 28.04.2014 17
trabalho
1 – Liste suas atividades

Comece o dia enumerando todas as suas atividades, assim
ficará mais fácil obter um panorama geral da quantidade de
trabalho e do que deve ser priorizado. Estipule também prazos
para a conclusão de cada tarefa e tente reduzi-los com o
passar dos dias. Se quiser, utilize
aplicativos que auxiliam nessa organização e cronometram o
tempo das atividades. Ao longo do dia, marque o que já foi feito

e no fim do expediente, faça um rascunho dos compromissos
do dia seguinte.
MP 15.22 - 28.04.2014 18
trabalho
4-Não deixe as tarefas para

última hora
O costume de deixar para realizar os afazeres quando o

tempo já está se esgotando é comum e muito prejudicial
para o rendimento, já que possivelmente o trabalho não
terá tanta qualidade como quando é feito com calma.
MP 15.22 - 28.04.2014 19
trabalho
5– Tenha foco
Concentre-se no que é realmente importante e evite distrações fora

de hora, como telefonemas pessoais, conversas paralelas e redes
sociais. Quando você se distrai, leva em média 15 minutos para
concentrar-se novamente. Para não perder o foco, crie o hábito de
terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa.
20
trabalho
Caso alguém ou algo venha interromper, antes de se desfocar

completamente, faça uma anotação que possa te auxiliar para
uma volta mais rápida. De qualquer forma, tente deixar claro
que você está em um estado de atenção focado e que precisa
finalizar o que havia começado, não tenha medo de parecer
antipático, apenas priorize o que é importante naquele
momento e mantenha o foco.

MP 15.22 - 28.04.2014 21

trabalho
6-Trabalhe em equipe
Se você tiver dificuldade para estipular o prazo sozinho, reúna sua equipe de
trabalho e liste as prioridades. Quando mais de uma pessoa está comprometida
com as tarefas, fica mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro. O
trabalho em equipe pode ser muito mais rápido e prazeroso do que um trabalho
que é feito sozinho e sem ajuda. Por isso, procure encontrar as pessoas certas para
dividir aquele ‘Job’ que vai levar horas, otimize seu tempo e faça mais tarefas em
menos tempo.

MP 15.22 - 28.04.2014 22
trabalho
7– Delegue
tarefas
Pessoas que têm a própria empresa costumam centralizar muitas

obrigações por não conhecer o potencial de seus funcionários. Assim,
é imprescindível descobrir os pontos fortes de cada colaborador e
delegar o serviço. Isso otimiza a realização das tarefas e estimula a
equipe.
23
trabalho
Assim como mencionamos no tópico anterior, o ideal é ter as

pessoas certas trabalhando ao seu lado, contudo, você só irá
descobrir de fato quem é capaz de realizar certas tarefas, ao
delegar. Por isso, não tenha medo de deixar algumas atividades
nas mãos dos colaboradores, arrisque-se mais, conheça sua
equipe, veja do que ela é capaz. e ainda tenha tempo para outras
atividades.

trabalho
8-Organize sua mesa e seu

computador
Procurar documentos, relatórios, planilhas e apresentações pode
tomar bastante tempo de trabalho. Para melhorar sua produtividade,
mantenha todo o material de escritório no seu devido lugar, use
divisórias para documentos e organize as pastas virtuais de maneira
eficiente e prática.
25
trabalho
9-Deixe espaços entre as atividades
Sim, você deve ter tempo livre em sua agenda de trabalho. Isso não
quer dizer que você ficará sem produzir, mas que novas tarefas
podem aparecer. Com esses espaços livres em sua jornada será
mais fácil fazer ajustes e encaixar demandas emergenciais.
26
trabalho
10-Descanse e divirta-se
O corpo e a mente passam a trabalhar de forma mais lenta quando

estão cansados. Para ampliar seu rendimento e gerenciar sua rotina
de modo eficaz, é essencial ter uma boa noite de sono e fazer
pequenos intervalos durante o expediente para relaxar. Uma mente
descansada produz em menos tempo e com mais qualidade. Curtir a
família, sair com os amigos, praticar esportes, ler e assistir a filmes
durante as horas de folga também são atitudes que contribuem para
um melhor rendimento profissional.
27
trabalho
Seguindo essas dicas corretamente, você evitará imprevistos e

estresse no dia a dia. Ao adotar esses hábitos, será mais fácil
respeitar os prazos, trabalhar com disposição, aumentar a
produtividade e melhorar sua qualidade de vida. Saber gerenciar
seu tempo é maximizá-lo. É claro que o dia ainda terá 24 horas,
mas, se você administrar melhor o seu tempo, elas serão
suficientes para realizar todas as suas tarefas.
28
trabalho
Gerir o tempo implica:
Saber quais os nossos objetivos e prioridades. -

Saber o que queremos no futuro e o que devemos
fazer para o alcançar. - Pensar a longo prazo. Não
pense apenas no dia de hoje. - Auto-conhecimento:
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trabalho
Gerir o tempo
O que faz para garantir que cumpre prazos?
• Tem uma tarefa fácil e uma tarefa difícil

para fazer. Qual é a tarefa que faz primeiro?
• Estabelece um plano para cada dia ou

para um período mais longo?
• Estabelece prioridades?
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trabalho
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais
para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.
Assim, apresentamos-lhe algumas estratégias para que tire o melhor partido do

seu tempo e da organização do seu trabalho.
Agora DESENVOLVA a sua competência para gerir o tempo e a organização de

trabalho:
1.O que é o tempo e como geri-lo

2.Estabelecer objetivos e prioridades
3.Planear atividades e tarefas
4.Organização pessoal
5.Organização do trabalho
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trabalho
O que é o tempo?
O tempo é um elemento que se gasta e não se
recupera. Apesar de pensarmos que “temos todo o
tempo do mundo”, tudo o que fazemos requer tempo e
mesmo que não o usemos ele permanece limitado. É
algo que tem significados diferentes ao longo da vida
e que não é adaptável.
É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O TEMPO É POSSÍVEL
GERIRMO-NOS A NÓS PRÓPRIOS
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trabalho
AGORA REFLITA:
SENTE QUE NÃO TEM TEMPO PARA NADA?
QUE O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO?
SERÃO APRESENTADAS ALGUMAS ESTRATÉGIAS PARA

QUE CONSIGA RENTABILIZAR O MAIS POSSÍVEL O SEU
TEMPO.
No entanto, não se esqueça que o tempo é LIMITADO a

24h diárias.
33
trabalho
Barreiras humanas ao tempo
Esforçar-se demais;
Desorganização pessoal;
Incapacidade de dizer “não”;
Falta de autodisciplina;
Procrastinação, indecisão;
Deixar tarefas inacabadas;
Socializar.
34
trabalho
Barreiras administrativas ao tempo
Falta de objetivos, prioridades e

planeamento; Delegação
ineficiente;  Pessoas não
treinadas ou inadequadas; Falta
de comunicação;
Responsabilidade ou autoridade
confusa; Falta de padrões,
controlo e relatórios dos
progressos; Não saber escutar.
35
trabalho
Barreiras ambientais ao tempo

Interrupções pelo telefone; Visitantes ocasionais; Encontros;
Informação atrasada ou incompleta; Papelada, formalidades, leitura;
Falta de pessoal ou excesso de pessoal; Barulho, distrações visuais.
36
trabalho
As barreiras humanas ao tempo são constituídas por duas vertentes

No entanto, são as que mais dão oportunidade de trabalhar porque
pode fazer escolhas sobre a sua forma de organização, desde que
tenha identificado as principais causas.
São as mais difíceis de dominar, derivam dos hábitos adquiridos ao
longo da vida.
37
trabalho
O que significa a gestão de tempo?
1. Estabelecer objetivos e prioridades
2. Planear atividades e tarefas
3. Organização pessoal
38
Estabelecer objetivos; trabalho
Tem a certeza de que distingue facilmente objetivos?
De seguida, realizará um exercício onde poderá responder a
esta questão.
“MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA”
Faça diariamente 20 cartas. Aprecie bailado. Sinta-se
feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa. Cante uma canção.
Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima
de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade. Desenvolva
o potencial da criança. Dedique-se à sua equipa. Defenda a
democracia. Escreva um relatório. Seja uma boa
cidadã/cidadão. Identifique os objetivos desta lista.
Por favor, imprima esta página e assinale com um X os que
considera objetivos
39
trabalho
E Objetivo- Faça diariamente 20 cartas.
Aprecie bailado.
Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
E Objetivo- Cante uma canção.
Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
E Objetivo- Cite um exemplo de solidariedade.
Desenvolva o potencial da criança.
Dedique-se à sua equipa.
Defenda a democracia.
E Objetivo- Escreva um relatório.
Seja uma boa cidadã/cidadão.
E Objetivo- Identifique os objetivos desta lista.
40
trabalho
Mas porque é importante criar objetivos?  Mensurável: algo

que possa ser medido, não pode ser algo abstrato;
 Atingível: não ser impossível de conseguir;
 Realista: não ser algo demasiado difícil nem demasiado fácil;
 Compatível: Ser algo que você pode realizar e que não vá
contra o que você realmente quer;
 Prazo: definir prazos limite;
 Específico: não ser algo geral, mas algo concreto;
 Pessoal: algo seu, adaptável a si e ao que você quer e não a
outra pessoa;
 Escrito: deverá escrevê-lo para que não se esqueça.
41
trabalho
Mas então agora coloca-se a questão: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER

UM PLANO?!
 Obriga a pensar no futuro  Ajuda a evitar problemas  Ajuda a lidar com
o fluxo de trabalho  Fornece mais tempo útil  Ajuda a coordenar melhor as
atividades com os outros  Ajuda a gerir o tempo dos outros  Ajuda a evitar
sobrecargas de trabalho  Ajuda a dizer “não” mais vezes  Ajuda a trabalhar
com mais calma  Ajuda a fazer mais coisas
42
trabalho
Como fazer um Plano semanal?

 Defina objetivos  Estabeleça prioridades para todas as atividades  Seja realista quanto
ao tempo  Divida os trabalhos quando complexos  Desenhe o seu plano em função do
tempo  Escolha a melhor sequência de atividades  Defina os locais para realizar as
tarefas  Deixe um tempo para os imprevistos  Transforme o ato de planear num hábito
43
trabalho
Organização pessoal
Após termos abordado temáticas como o estabelecimento de objetivos e
prioridades e o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e
último ponto: organização pessoal – a partir de várias atividades que lhe
apresentamos a seguir poderá organizar melhor o seu tempo e torná-lo mais
rentável.
44
trabalho
Telefonemas, como se organizar: Telefonemas, como os fazer:

• Agrupe os telefonemas a fazer e faça de 1 vez • Planeamento
• Deixe mensagens completas • Prepare a abertura
• Atualize o voicemail diariamente • Escolha a melhor altura para ligar/pergunte
• Mantenha a área do telefone arrumada • Fale devagar
• Programe os números que utiliza mais • Forneça informações detalhadas
• Se tiver de pedir para aguardar, explique porquê e
agradeça quando regressar
• “Antes de desligar queria ainda colocarlhe esta questão...”
• Deixe mensagens com significado
• Procure formas de contacto alternativas
45
trabalho
Telefonemas, O que não fazer ao telefone:
• Ter longas mensagens no voicemail, ou saudações pouco profissionais; • Deixar as pessoas a

aguardar indefinidamente • Falar com outras pessoas • Autorizar interrupções • Teclar no
computador • Ler o email • Deixar mensagens num ritmo elevado
Emails: Cuidados a ter:

• Ver a caixa de correio regularmente • Ler • Escrever tudo em maiúsculas ou sinais de
de acordo com o assunto e o remetente • exclamação • Ser abrupto • Dar ordens •
Responder rapidamente • Ser educado • Assumir que o seu email é lido • Enviar
Gravar quando necessitar • Ser breve • mensagens confidenciais • Gravar a menos
Quando responder verificar quem vai receber que necessite para documentação • Reenviar
o seu email • Limpar a caixa de correio anedotas, a menos que saiba que o outro
regularmente • Quando fizer forwards, quer
mudar o assunto
46
trabalho
Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si?
• Desorganização • Desejo de evitar tarefas desagradáveis • Medo de falhar • Medo do

sucesso e suas implicações • Não saber por onde começar • Perfecionismo • Falta de
confiança e diálogos internos negativos • Medo da mudança • Medo da rejeição • A tarefa
parece ser tão difícil e ocupar demasiado tempo • Não ter os acessórios ou os recursos
necessários para fazer o trabalho
47
trabalho
Agora irá fazer um exercício com o objetivo de tentar compreender porque adia as suas
atividades e como pode alterar isso a seu favor, de modo a rentabilizar o seu tempo:
1.Faça uma lista completa de todas as coisas que tem vindo a adiar;
2.Ao lado de cada uma, escreva a razão do adiamento. Seja honesto/a. Depois veja se existem
motivos comuns;
3.Escolha um item da lista para tratar esta semana;
4.Escolha uma altura da semana para fazer esta tarefa. Defina tudo o que necessita para o
fazer;
5.Marque uma hora para começar a fazer. Preocupe-se apenas em começar – sem
interrupções, sem pausas e sem distrações.
48
trabalho
Tente arranjar soluções:

 Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em partes
pequenas:
 Os grandes projetos são assustadores
 Os pequenos projetos parecem mais fáceis
49
trabalho
FIM
50

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Gerir o tempo implica:

- Saber quais os nossos objetivos e prioridades. - Saber o

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Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são

Assim, apresentamos-lhe algumas estratégias para que tire o

Agora DESENVOLVA a sua competência para gerir o tempo e a

1.O que é o tempo e como geri-lo 2.Estabelecer objetivos e

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O que é o tempo? O tempo é um elemento que se gasta e não se

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SENTE QUE NÃO TEM TEMPO PARA NADA?

QUE O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO?

SERÃO APRESENTADAS ALGUMAS ESTRATÉGIAS PARA QUE

No entanto, não se esqueça que o tempo é LIMITADO a 24h

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O que significa a gestão de tempo?

1. Estabelecer objetivos e prioridades

2. Planear atividades e tarefas

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para quem quer alcançar o sucesso. Muitos profissionais tentam

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C018_2018 -Gestão tempo e organização do

Esse desafio, porém, exige empenho e disciplina do

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Na verdade, de nada serve acumular "truques" para ganhar tempo

1 – Liste suas atividades

tempo das atividades. Ao longo do dia, marque o que já foi feito

4-Não deixe as tarefas para

O costume de deixar para realizar os afazeres quando o

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Concentre-se no que é realmente importante e evite distrações fora

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Caso alguém ou algo venha interromper, antes de se desfocar

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Pessoas que têm a própria empresa costumam centralizar muitas

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Assim como mencionamos no tópico anterior, o ideal é ter as

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