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Introdução
A importância dos planos de ação nas empresas é reconhecida e
valorizada pela grande maioria dos gestores.

Eles se esforçam em estudar o mercado e os concorrentes, as

forças e fraquezas da empresa, as oportunidades e as ameaças do
ambiente externo para, assim, traçar os planos de ação que vão levar a
organização a alcançar seus objetivos.

Porém, muitos ainda pecam na implantação do planejamento.

Pensando nisso, desenvolvemos um guia prático para auxiliar você a
construir planos de ação realmente eficientes. Boa leitura!
Sumário
1. Saiba aonde quer chegar

2. Crie metas mensuráveis

3. Tenha visibilidade do plano de ação

4. Defina o formato do plano de ação

5. Liste as tarefas a serem executadas

6. Divida as grandes tarefas em partes menores e mais

gerenciáveis

7. Foque na estratégia e priorização das ações

8. Decida os prazos para as entregas cotidianas

9. Acompanhe as ações com frequência

10. Exemplo prático de plano de ação com a ferramenta de

5w2h

Dica bônus: acompanhe os Planos de Ação da sua empresa

de forma simples! Conheça o STRATWs One
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Como criar um
plano de ação na prática
Como executar um plano de ação? Essa é uma dúvida para você ou
você domina esse assunto?

Veja algumas dicas de como gerar mais resultados com essa tão
importante ferramenta e fortalecer uma cultura de atingimento de
metas com seus colaboradores.

Para isso, siga os seguintes passos de como executar um plano de

ação sem erros.
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1. Saiba aonde
quer chegar
O primeiro passo para montar seu plano de ação é considerar o
planejamento estratégico da empresa.

Você, como líder, guia suas ações pelos objetivos corporativos.

Comece listando a forma com que a sua equipe deve contribuir para o
alcance dos objetivos da empresa.

Assim, tanto você, quanto seu time irão saber como suas atitudes
cotidianas contribuem para o atingimento das metas corporativas.

Isso ajuda a engajar a equipe, tendo uma visão do seu papel no todo.
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2. Crie metas mensuráveis

Uma vez que você tem uma visão clara do que precisa realizar, o
próximo passo é a criação de metas mensuráveis.

O objetivo do plano de ações precisa ser definido claramente.

Pense em metas que permitam à sua equipe visualizar facilmente o
que foi realizado. Assim, eles terão tempo de corrigir os desvios e
possibilitar o alcance dos objetivos.

Caso não sejam atingidas, você poderá cobrar e avaliar o

desempenho dos profissionais e do grupo. Uma boa alternativa são
as metas SMART. Esta ferramenta auxilia na etapa de um plano de
ação quanto à definição de seus objetivos. Eles devem se basear
nas letras iniciais que formam a palavra SMART (inteligente, em
inglês), veja como funciona:
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Specific Measurable Attainable Relevant Time Based

• Específica: a meta não pode ser genérica e ampla, sem trazer

referências para a equipe. Ela precisa ser bem objetiva, ter foco
e detalhar sem dúvidas onde se quer chegar.

• Mensurável: o ideal é que a meta seja representada por um

número a ser atingido. Para isso, deve ser uma grandeza que se
consiga medir sem dificuldades nem demoras.

• Atingível: metas além da possibilidade da equipe só levam a

desmotivação. É fundamental definir metas ambiciosas, mas
nunca impossíveis.

• Relevante: a meta, ao ser alcançada, deve trazer algum benefício

importante para que os objetivos estratégicos da organização
sejam atingidos.

• Temporal: é fundamental definir o tempo em que se espera

atingir a meta.
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3. Tenha visibilidade do
plano de ação
Não basta apenas estabelecer um plano de ação. É necessário um
acompanhamento de plano de ação frequente e o desdobramento
detalhado das atividades.

Um excelente momento para checar o andamento de um plano de ação

é em uma reunião de resultados. Porque geralmente, nessas horas, são
identificados os desvios de meta e discutidos os caminhos a seguir.
O plano de ação, nesse caso, age como uma solução para o desvio e
torna mais real o atingimento da meta.

Assim, o sucesso dos planos de ação estabelecidos na sua equipe

também deve-se ao estabelecimento de uma rotina e um prazo para
eles serem finalizados. Além disso, da disponibilidade de meios para
sua execução.

Por exemplo, se a ação de um colaborador é realizar um treinamento

para melhorar sua comunicação, é seu papel também:

• Verificar e disponibilizar verbas do orçamento para isso;

• Indicar pessoas que já têm essa experiência;
• Definir uma metodologia de execução.
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Lembre-se que o plano de ação faz parte de um todo e ele serve como
uma “ponte” entre o estabelecimento da meta e seu atingimento. Para
chegar até um bom plano de ação existem várias metodologias, tais
como:

• Diagrama de Pareto;
• Diagrama de Ishikawa que ajuda a identificar a causa-raiz do
desvio da meta;
• 5W2H para estabelecer meios de realizar a ação.

4. Defina o formato do
plano de ação
Qual o melhor formato para planejar e acompanhar o plano de ação?

Existem empresas que simplesmente pegam um papel e escrevem à

mão as ações que precisam ser realizadas.
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Não precisamos nem citar os inúmeros riscos que essa atitude

oferece, certo? Um papel pode ser perdido, jogado no lixo. E mesmo
que isso não ocorra, nenhum planejamento escrito em um papel é
levado realmente a sério.

Ele vai ser facilmente esquecido, sem ter evidências para provar que
um dia existiu.

Outro caminho, este muito mais comum, é a utilização do Excel, o que

pode ser bom para realizar a metodologia 5W2H, por oferecer algo
mais visual e pode ser salvo e ficar registrado. Mas esta é a maneira
mais efetiva?

Para que as pessoas da sua equipe realmente tenham um plano

de ação, com responsáveis finais, cronograma, causa-raiz e metas
vinculadas, um software pode ser fundamental para criar e amplificar
essa importância e comprometimento.

Com um sistema, o gestor pode ver quais planos de ação estão em

andamento, quais as tarefas executadas, quem tem pendências. E,
assim, cobrar dos responsáveis tudo que ainda não foi concluído ou
que está atrasado.
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5. Liste as tarefas a
serem executadas
É importante que todas as atividades necessárias para o atingimento
do objetivo sejam listadas e atribuídas a um responsável.

Sendo assim, junto com a equipe, liste todas as tarefas e atividades a

serem realizadas.

Peça para que cada profissional coloque no papel quais são suas
principais atividades relacionadas e depois converse sobre elas com
cada um deles.

Dessa maneira, todos têm de forma clara quais as atividades que

devem ser desenvolvidas e quem é o responsável pela sua execução.
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6. Divida as grandes
tarefas em partes menores
e mais gerenciáveis
Por isso, nos casos em que é possível, quebre tarefas maiores
em partes menores, mais fáceis de serem executadas e também
gerenciadas.

Isso permite que os colaboradores que as estão executando consigam

gerenciá-las com maior facilidade e tenham maior clareza das
atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo
previsto.

Ao gestor, tarefas menores também representam uma maior facilidade

no gerenciamento.

Elas permitem acompanhar o andamento das ações com maior

clareza, já que por serem menores, acontecem mais rapidamente,
possibilitando acompanhar o progresso da meta ou tarefa.
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7. Foque na estratégia e
priorização das ações
Não ter um plano de ação torna suas metas extremamente suscetíveis
a erros. Por outro lado, ter um plano de ação que não é eficiente não
aproxima o colaborador da meta.

Ter evidências de que o plano de ação está contribuindo para as metas

é fundamental em uma cultura voltada para resultados. Para isso, um
plano de ação que priorize o tempo e coloque esforços em atividades
práticas que podem ser medidas e tragam o lado estratégico do
planejamento e execução para todos é o que as empresas devem
buscar.

Assim, será possível evidenciar a importância dessa ferramenta de

gestão.
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8. Decida os prazos para as

entregas cotidianas
Sem prazos específicos não tem como fazer um projeto de ação e o
trabalho vai certamente se expandir para preencher o tempo.

Algumas tarefas podem nunca ser concluídas. As atividades que já

têm processos bem definidos, podem muito bem ser guiadas por
prazos pré-estabelecidos.

Aqui também vale a pena consultar cada profissional para determinar

os tempos de execução destas tarefas.

Com prazos pré-estabelecidos, o colaborador consegue se planejar

melhor para a execução das suas atividades, priorizando conforme
sua importância e urgência. Isso permite ao gestor melhor
acompanhamento da produtividade de sua equipe.

Irá também facilitar a comunicação de todos, visto que a equipe já

saberá quando determinada atividade estará concluída.
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9. Acompanhe as ações
com frequência
Uma vez que seu plano é estabelecido e compartilhado com a equipe,
e as realizações são agendadas, o próximo passo é simples: torne o
acompanhamento frequente um hábito.

Cobre dos responsáveis para garantir que todas as pessoas estejam

fazendo sua parte.

Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios

ou de apresentações de resultados individuais, ou em equipe.

Não tem como montar um plano de ação sem definir como se fará seu
acompanhamento.
Um plano de ação pode ocasionalmente, devido a eventos ou
imprevistos, ser alterado ou deixado de lado.

Não permita que isso aconteça.

Afinal, para que serve o plano de ação, se não como guia para que a
capacidade de cumprir prazos, completar tarefas e atingir os objetivos.

Caso haja uma interrupção indesejada, retome imediatamente.

Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a não
perderem os objetivos e as metas de foco.
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10. Exemplo prático de

plano de ação com a
ferramenta de 5w2h
Primeiramente. o que é 5W2H?

A sigla vem do inglês e cada letra corresponde às iniciais de 7

perguntas feitas neste idioma.

As perguntas são diretrizes para que todas as informações de um

plano de ação sejam definidas claramente e ele não pare no meio do
caminho. Confira o exemplo:

What – o que fazer: Contratar cursos EAD online para

capacitação dos colaboradores da área de vendas.

Why – porque fazer: O RH usou a matriz de competências

e detectou que a força de vendas precisa desenvolver
uma série de habilidade como negociação, prospecção e
qualificação de leads, entre outras.

Where – onde será feito: A pesquisa de cursos será feita

online e os cursos serão disponibilizados na intranet da
empresa.
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Who – por quem será feito: Pelo coordenador de RH e dois

analistas da área.

When – quando: A pesquisa começa imediatamente, a seleção

dos cursos deve ser apresentada em 15 dias para a diretoria,
que tomará uma decisão 7 dias depois. A implementação do
primeiro curso deve acontecer 45 dias após essas definição.

How – Como fazer: Pesquisar cursos na internet, colher

recomendações de quem já os fez, pedir “trial” dos cursos,
solicitar visitas de representantes das empresas, se possível
e definir os orçamentos de ao menso 5 alternativas possíveis.

How much – quanto custará fazer: A verba não deve

ultrapassar R$ 7.500,00 por mês durante o primeiro ano.

Note neste exemplo de plano de ação de uma empresa pronto, que

as respostas, inicialmente, podem ser mais amplas. Depois, você
pode detalhar individualmente, para cada participante, como ele deve
realizar o plano de ação, em relação às suas tarefas e atividades
individuais.

Para isso, você pode acrescentar colunas em uma planilha e colocar

o nome de cada integrante da equipe. Em seguida, responda às
perguntas 5W2H para cada um deles. Assim, ficará muito mais fácil
para todos entenderem quais as suas responsabilidades individuais e
como realizar o plano de ação.
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Dica bônus: acompanhe

os Planos de Ação da sua
empresa de forma simples!
Conheça o STRATWs One
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No Módulo de Solução de Problemas, temos tanto o método pronto,

quanto o método personalizado para estruturação de um Plano de
Ação. Além disso, é possível criar um Plano a partir de qualquer
metodologia: todas elas estão disponíveis no momento de adicionar
um novo Plano de Ação. Oferecendo assim, mais flexibilidade e
eficiência na estratégia que será estruturada.
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Dentro do programa, você cria uma nova ação necessária e, de

acordo com a metodologia escolhida, é gerado um modelo de Plano
de Ação para ser preenchido. Por fim, você transforma o Plano em
tarefas e já pode distribuí-las entre sua equipe ali mesmo. Assim, o
progresso do seu plano será calculado na medida em que as tarefas
forem sendo concluídas por seus respectivos responsáveis.

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