Módulo VIII

Liderança e Técnicas de Gestão

TRABALHO DO 1° GRUPO

TEMA: Condução de Reuniões

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 Elementos do Grupo
• Ália Fernando Ernesto Bata Nhampossa;

• Constantino Jossefa Matsinhe;

• Hélder Silvestre Mavie;

• Mouzinho Júlio Leitão;

• Rosária Samuel Ncalama;

• Serafina Simão Guambe Massango.

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 Estrutura da apresentação do
trabalho
• Introdução;
• Objectivo Geral e Específicos;
• Metodologia;
• Revisão da literatura: Conceitos Chaves; e
Quadro Teorico;
• Conclusão;
• Referências Bibliográficas.

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 Introdução

Desde a década de 1960, as reuniões eram

considerada uma ferramenta importante para
fazer fluir o trabalho nas empresas, democratizar
e difundir informação, tanto no sentido de
verificar falhas nos processos, como também de
encontrar soluções inovadoras.
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 Objectivos

Geral
•Compreender a condução de reuniões nas organizações

Específicos
• Descrever a preparação, condução e encerramento de uma reunião
de trabalho;
•Analisar os métodos e técnicas para comunicar, animar e facilitar a
participação de todos os interlocutores nas reuniões;
•Identificar os tipos de reuniões, vantagens e desvantagens
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 Metodologia
Na perspectiva de Lakatos e Marconi (2003), metodologia é
o conjunto de métodos e técnicas usadas para a pesquisa e
elaboração de trabalhos científicos, sendo estes os caminhos
para alcançar a meta desejada, analisar o que pode ser
descoberto através dele e da crítica das suas propriedades.

Para a execução deste trabalho usou-se a pesquisa

bibliográfica e deu-se o cuidado de seleccionar autores que
abordam questões relacionadas com o tema em análise.
Também o material adquirido ao longo do Módulo. 6
 Revisão da Literatura Cont….

Segundo Lourenço (s/d), reunião é uma associação de pessoas

que se juntam com um determinado objectivo.

Reunião - é geralmente um acontecimento de muito menor

dimensão, envolvendo muitas vezes alguns executivos que
discutem um determinado assunto á sala da direcção. No
entanto, a palavra reunião é também utilizada num sentido mas
lato, para descrever conferências, reuniões e seminários
colectivamente (Seekings; 2006).
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 Revisão da literatura contin…..
• Seminário é um termo utilizado para definir encontros de pequena ou média
dimensão que envolve cerca de centena e meia das pessoas (Seekings;1993).
• Simpósio é semelhante ao seminário só que a ocasião é geralmente menos
formais, uma vez que o fluxo das informações se faz nos dois sentidos.
• Workshop é semelhante ao simpósio e envolve poucas pessoas que
discutem tópicos específicos, trocam ideias ou resolvem determinados
problemas.
• Tipos de Reuniões

• Reuniões de Tomada de Decisão

• Reuniões de Equipa
• Reuniões para Resolver Problemas
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 Tipos de reuniões cont….

Reuniões para Delegar Tarefas ou Responsabilidades

Reuniões de Análise de Projectos em Curso

Reuniões de Persuasão ou de Informação Descendente

Reuniões de Planeamento

Reuniões Electrónicas

Reuniões Consultivas ou de Venda

Reuniões de Passagem de Informação

Reuniões de Motivação 9
 Objectivos da reunião

Segundo Lourenço, (n/d), para que uma reunião resulte é

fundamental que se saibam exactamente quais os seus objectivos:
•Ser claro, preciso e realista, ou seja, adaptado às possibilidades
do grupo;
•Ser relativamente ambicioso de forma a ser motivador;

•Se possível, mensurável e estipular o resultado pretendido e o

respectivo prazo.

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 Preparação, condução e encerramento de
uma reunião de trabalho
Na óptica do Seekings (2006), orienta que deve se dar
respostas a cinco questões básicas antes de fazer qualquer a

cordo ou tomarmos decisões sobre um dado encontro.

Porquê a necessidade de realizar uma conferência?

O que é que se pretende alcançar?

Quem deve assistir?

Quando se deve realizar o acontecimento?

Onde se deve realizar? 11

 Fases de preparação de uma
reunião
Segundo Lourenço (n/d), segue as seguintes fases:

Listar participantes;

Definir o objectivo da reunião;

Dar um título a reunião;

Listar os assuntos a tratar;

Local, data, hora e duração da reunião;

Documentos necessários à reunião; 12

 Condução da Reunião

Na óptica do Lourenço (n/d), fundamenta que na condução

da reunião tem que gerir o tempo de forma a se conseguir
alcançar os objectivos previamente propostos.

Seja pontual; Distribua antecipadamente a agenda; Evite

assuntos muito polémicos; Evite qualquer tipo de
interrupção; Convoque só as pessoas realmente
interessadas no assunto
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 Papel do Secretariado Durante a
Reunião
A principal função do secretariado é a de anotação e posterior
elaboração da acta.

Como tal, ele deverá estar bastante atento ao que se vai dizendo, e
deve tomar pequenas notas ou transcrever pontos-chave. Se tiver
dúvidas num ponto qualquer, não deixe de as esclarecer.

Encerramento da Reunião

Na óptica do Lourenço (n/d), o papel do promotor no encerramento

da reunião:

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 Encerramento da Reunião cont…

• Resumir os pontos-chave e as decisões;

• Reforçar as responsabilidades de cada um;

• Estabelecer metas e prazos para cada pessoa;

• Pedir e fazer uma avaliação da forma como a reunião

decorreu;
• Agradecer a presença e os contributos.

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 Porque falham as reuniões?

• A reunião era desnecessária;

• A reunião foi marcada com um motivo oculto;

• Os objectivos não foram transmitidos,

• O controlo foi inadequado;

• O local era inadequado;

• O tempo foi mal gerido;

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 Vantagens e desvantagens de
reuniões
Vantagens
A troca de opiniões pode optimizar a decisão;
•Permitem uma visão global da organização;
•Circunstancializam o desempenho;
•Permitem um melhor conhecimento dos diferentes objectivos
da organização;
•Desvantagens
•Podem ocupar um tempo vital para o desenvolvimento de
outras tarefas;
•Pode surgir um pensamento grupal;

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 Métodos e técnicas para
comunicar, animar e facilitar
Para Taylor e Mears (n/d) um ponto de ordem deve
tratar exclusivamente da condução ou do procedimento
adoptados na reunião.
Nenhum participante pode apresentar um ponto de
ordem por discordar com o orador ou do presidente da
mesa.
Existem 4 motivos possíveis para apresentação de um
ponto de ordem:
Procedimento incorrecto

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 Métodos e técnicas para
comunicar, animar e facilitar
cont..
• Irrelevância

• Linguagem inaceitável

• Transgressão das regras da sociedade

Procedimentos

O ponto de ordem deve ser apresentado assim que é cometido

o erro, e não deve ser invocado a propósito de um erro
cometido algum tempo antes.
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 Comunicação
Segundo Lourenço (n/d), a comunicação no decorrer da
reunião efectua-se através de uma série de elementos, tais
como:
•Comunicação verbal
Adapte sempre o seu tipo de linguagem ao grupo de
participantes da reunião;
Adapte o volume da voz ao tamanho da sala;
•Comunicação não-verbal
A postura não-verbal é de extrema importância para
qualquer apresentação oral.
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 Conclusão

Fim do trabalho o grupo concluiu que a condução de reuniões é

um aspecto que merece a devida atenção, visto que o alcance dos
objectivos do seu propósito dependem em grande medida pela
forma como a mesma será preparada, conduzida e encerrada.

Portanto, é preciso nos aperfeiçoar na condução de reuniões,

pois uma reunião bem conduzida tem efeitos significativos
sobre o andamento do grupo e da organização.

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 Referências Bibliográficas
Gil, A. C. (2008) Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 6ª Ed. São
Paulo: Atlas Editora;
Marconi, M. A; Lakatos, E M. (2003) Fundamentos de metodologia
científica. - 5. ed. – São
Lourenço, Rosário (s/d). Condução de Reuniões. Manual do
Formador. Portugal: Edição CECOA.
Seekings, D (1993).Como organizar conferências e Reuniões, 1ª
Edição, Lisboa: Editorial Presença.
Nakane, A. (2000.)Técnicas de organizações de eventos. Rio de
Janeiro: Editora Infobook.
Mears e Taylor. (1998) Como dirigir uma reunião.
 
 
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 Fim da Apresentação
Muito obrigado pela atenção dispensada

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