Aula 6

Análise de Negócios
Luís Alexandre Estevão
Elicitação
• É um processo de aquisição de
conhecimento, onde se aplicam
técnicas para compreender melhor o
negócio a ser impactado pelo projeto,
para identificar partes interessadas e
para identificar e refinar os tipos de
requisitos
2
Preparo da Elicitação
• O preparo da elicitação pode ser formal ou informal.
Consiste no planejamento realizado com o intuito de
promover uma sessão de elicitação eficaz;
• O analista de negócios (AN) pode fazer anotações
informais como preparo para organizar e agilizar a
sessão;
• Notas de preparação podem ser usadas para
mensurar o progresso feito em uma sessão, em
relação aos propósitos planejados, e para ajustar as
expectativas para sessões futuras
3
Preparo da Elicitação
• Itens da preparação:
• Definição dos objetivos
• Definição dos participantes
• Definição das perguntas para a
sessão

4
Definição dos objetivos
• Para garantir que as atividades de elicitação sejam
efetivamente realizadas, o AN precisa definir um
objetivo a ser alcançado em cada sessão;
• Ele é o motivo pelo qual a atividade de elicitação é
realizada;
• Cada sessão deve fornecer algum valor e benefício
para justificar o tempo despendido na obtenção
das informações necessárias.

5
Definição dos participantes
• Ao concluir a análise das partes interessadas, o AN deve ter dividido a
longa lista de partes interessadas, identificadas em grupos ou classes;
• Os resultados dessa análise podem ser usados para selecionar os
participantes de uma sessão de elicitação;
• Se partes interessadas adicionais forem identificadas após o término da
análise, o AN deve atualizar o registro das partes interessadas, para
garantir que nenhum grupo seja esquecido e que o tempo de elicitação
para os novos grupos esteja contemplado no plano;
• O AN programa o tempo adequado a cada grupo de partes
interessadas; pode ser apropriado reservar menos tempo com os
executivos do que com os usuários finais.

6
Definição das perguntas para a sessão
• Quando o objetivo da atividade de elicitação sugere a aplicação de entrevistas,
grupos focais, oficinas (workshops) de facilitação ou outras técnicas para
elicitar informações diretamente das partes interessadas, o AN talvez queira
formular algumas perguntas antes de realizar a elicitação, a fim de garantir que
os objetivos da sessão sejam alcançados;

• Muitas vezes, é eficaz elaborar mais perguntas do que o necessário, para o

caso em que elas sejam respondidas mais rapidamente do que o esperado;

• O AN deve conhecer a justificativa de cada questão e ser capaz de explicar por

que a pergunta é importante ou está sendo feita;

• Perguntas que não levem a sessão a alcançar os objetivos ou que resultem em

dados sem propósito específico devem ser evitadas.

7
Definição das perguntas para a sessão

8
Definição das perguntas para a sessão
• As perguntas indicadas na figura anterior não apresentam
nenhuma ordem específica;

• O AN pode priorizar aquelas mais fáceis e desprovidas de

polêmica, deixando a metade da sessão para as perguntas
mais difíceis, complexas ou controversas;

• Isso ajuda o grupo a fazer progressos logo no início da

sessão, antes que seja preciso lidar com as questões
desafiadoras, além de assegurar que a sessão termine com
uma nota positiva.
9
Realização das atividades de elicitação
• Há quatro estágios, durante a atividade efetiva de elicitação,
nos quais a informação é coletada:

• 1. Introdução: prepara o ambiente, define o andamento e

estabelece o objetivo global da sessão de elicitação;
• 2. Corpo: lugar onde as perguntas são feitas e as respostas
são fornecidas;
• 3. Fechamento: proporciona um encerramento atrativo para a
sessão em particular;
• 4. Follow-up: fase em que as informações são consolidadas e
confirmadas com os participantes.
10
Introdução
• Durante a introdução, o AN estabelece o quadro e o teor da
sessão, bem como o relacionamento com os participantes;
• O quadro é criado no início de cada sessão, dizendo-se o
problema e fornecendo-se uma visão geral dos objetivos;
• Trata-se de uma técnica cognitiva que possibilita aos participantes
de uma sessão concentrar-se subconscientemente no assunto em
questão;
• A estrutura mantém os participantes alinhados e concentrados nos
objetivos. Indicar os benefícios a serem alcançados com o
cumprimento de certos objetivos motiva a participação das partes
interessadas e atribui relevância às informações compartilhadas
pelos participantes
11
Introdução
• O AN deve considerar o uso de um mural como ferramenta para
manter os participantes no rumo da sessão;
• Murais são utilizados para minimizar discussões paralelas,
dispersão do tema ou destaque exagerado de alguns
participantes;
• O mural, criado em cavaletes, quadros brancos ou equivalente
eletrônico, armazena os tópicos levantados pelos participantes e
que não se relacionam com os objetivos da sessão;
• O analista de negócios deve explicar as regras da sessão,
considerando o uso do mural antes de iniciar o levantamento

12
Corpo
• O corpo da sessão de elicitação é o estágio em que as habilidades mais
refinadas do analista de negócios entram em jogo: escuta ativa,
empatia, linguagem corporal, seleção das perguntas a serem feitas e da
sua sequência, habilidades de persuasão etc.
• No corpo, o AN elicita as informações primárias e atinge os objetivos da
sessão de elicitação;
• A transição da introdução para o corpo deve ser suave. Bem
conduzidos, os participantes não irão notar a mudança de teor das
questões, para outras mais desafiadoras, e continuarão a responder às
perguntas;
• O corpo é a parte da sessão na qual esforços são construídos, sendo a
equipe bastante solicitada, e engajada, a fornecer grande quantidade de
informações.

13
Tipos de questões
• Nem todas as perguntas são planejadas. Boa parte da conversa, durante a
elicitação, ainda que dirigida e investigativa por natureza, é espontânea.
• Por meio da prática e da experiência, o analista de negócios desenvolve a
capacidade de sondar mais detalhes e redirecionar o questionamento com
base nas respostas recebidas. Os tipos de perguntas são os seguintes:
• Questão aberta: permite aos inquiridos responder da maneira como desejarem;
• Questão fechada: exige uma resposta que esteja em uma lista limitada de
opções – subtipos são: escolha forçada, escolha limitada e confirmação;
• Questão contextual: requer uma resposta sobre o assunto em mãos; a saber, o
domínio de problemas ou as soluções propostas;
• Questão livre de contexto: pode ser solicitada em qualquer situação, sendo
também utilizada como preâmbulo para a obtenção de informações que defi-
nam a solução.
14
Como fazer as questões certas?
• A pergunta certa não é conhecida até que seja respondida e
analisada;
• Não há uma pergunta ideal que forneça a informação exata para
definir a melhor solução;
• Em muitos casos, a informação que leva à solução perfeita surge
em trechos de perguntas e respostas de vários participantes;
• Quanto mais perguntas, maior a chance de se fazer a pergunta
certa;
• Uma maneira de saber se as perguntas certas foram feitas é
analisar os resultados da elicitação, para verificar se os objetivos
da sessão foram alcançados.
15
Escuta ativa
• O AN precisa empregar a escuta ativa para capturar toda informa- ção que acompanha cada
resposta;

• Escuta ativa é o ato de ouvir completamente, com todos os sentidos;

• Ela pressupõe a reprodução do que é ouvido, para garantir a compreensão exata do que foi
comunicado;

• Trata-se de suspender qualquer julgamento sobre o que se ouve, a fim de que a informação flua
livremente;

• Quando discrepâncias nas informações são identificadas, o analista de negócios não deve
chamar a atenção para elas, mas, em vez disso, continuar a buscar informações esclarecedoras
por meio de questionamento;

• Um dos objetivos da escuta ativa é esclarecer discrepâncias sem levantar conflitos

16
Escuta ativa
• Durante a elicitação, algumas partes interessadas não fornecerão dados
que acreditem já ser do conhecimento do analista;

• Nesses cenários, a parte interessada pode fornecer apenas respostas

amplas para as questões levantadas, assumindo que o AN conheça os
detalhes;

• A fim de obter acesso aos detalhes, o analista precisa se comunicar com

partes interessadas que forneçam dados desconhecidos e necessários;

• Isso garante que o fluxo de informações tenha o detalhamento

suficiente.

17
Fechamento
• Seu objetivo é encerrar as atividades e enfatizar os passos
seguintes;
• Quando o levantamento for feito em uma oficina (workshop), o AN
pode considerar um resumo da atribuição de atividades, para que
os participantes estejam cientes de suas responsabilidades na
conclusão da sessão;
• Se a sessão de elicitação ocorrer em uma entrevista, o analista de
negócios orientará o entrevistado sobre os próximos passos;
• No fechamento, sempre se aproveita para agradecer as
contribuições e o tempo dedicado pelos participantes.

18
Fechamento
• O AN pode cogitar, ao final de cada sessão de elicitação,
fazer três perguntas:

1. Você tem mais dúvidas?

2. Algo foi esquecido ou deveria ter sido abordado, mas não o

fizemos?

3. Há mais alguém que possa ter informações que contribuam

para os objetivos da elicitação?

19
Fechamento
• Após a sessão de elicitação, o analista de negócios tem inúmeras
informações para processar;
• Como resultado da análise dessas informações, o AN pode achar
que novas questões surgiram, ambiguidades e contradições
vieram à tona e, ainda, que a clareza originalmente presente
converteu-se em imprecisão;
• Esse não é um resultado incomum, considerando a grande
quantidade de informações transmitidas durante uma sessão de
elicitação;
• As perguntas que surgem durante a análise tornam-se o material
que ajudará a estruturar os objetivos das sessões de follow-up

20
Follow-up
• Em uma sessão de follow-up, após dedicar algum tempo para
analisar e consolidar as informações, os AN compartilham
quaisquer notas revisadas e aproveitam a oportunidade para
confirmar com os participantes as informações obtidas durante a
última sessão de elicitação;
• É preferível fazer o follow-up depois que as partes interessadas
lerem as notas consolidadas; os analistas de negócios podem
perceber, contudo, que os participantes não têm tempo para fazê-
lo;
• Assim, eles devem usar técnicas de colaboração para conduzir os
participantes em discussões, a fim de validar as informações
consolidadas, em termos de exatidão e integridade, antes de
avançar
21
Follow-up
• Um resumo, de um ou dois parágrafos, das informações elicitadas tem os
seguintes benefícios:
• oferece a oportunidade de analisar completamente as informações recebidas e eliminar
materiais não condizentes;
• garante tempo para a verificação e o esclarecimento das notas tomadas durante a
sessão, especialmente siglas e abreviaturas utilizadas na tentativa de capturar toda
informação oferecida;
• desvenda todas as perguntas que deveriam ter sido feitas durante a reunião;
• ressalta aos participantes que suas informações são valiosas o suficiente para que
alguém invista tempo em digeri-las, analisá-las e resumi-las;
• propicia a cada participante a chance de responder ao resumo com informações
adicionais;
• oferece aos participantes a oportunidade de esclarecer ou corrigir algo dito
anteriormente.

22