Tcnicas de Entrevista para Auditoria

Eduardo Franchi Oliveira Fernando Richter Vidal Marcelo Bueno Roger Oliveira Magalhes Valter Caldeira Carvalho

Apresentao

Como as entrevistas devem ser conduzidas pelas equipes de auditoria? Como fazer as apresentaes? Como expor os objetivos?

Como expor as recomendaes e observaes da

auditoria?

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Introduo

De um modo geral, as equipes de auditoria passam uma grande parte do seu tempo de trabalho, falando com

pessoas:

Apresentando a si mesmas e os objetivos da auditoria; Fazendo perguntas sobre procedimentos, rotinas e

sistemas;

Informando sobre o progresso e o encerramento de auditorias.

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Introduo

Uma boa entrevista exige:

Planejamento; Conduo apropriada; Registro adequado.

Nesse sentido, esse trabalho explora, basicamente,

a prtica das entrevistas voltadas para a realizao de trabalhos de auditoria.
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Definies e Conceitos

Nos trabalhos de auditoria, aplicam-se trs modalidades de entrevista:

De apresentao: a equipe de auditoria se encontra pela primeira

vez com o responsvel pelo objeto auditado.

De coleta de dados: a equipe de auditoria busca evidncias que dem origem a achados de auditoria mediante a coleta de informaes especficas do entrevistado. De encerramento: a equipe de auditoria encerra oficialmente a auditoria e, quando possvel, apresenta ao auditado os achados, concluses e recomendaes que constaro no relatrio de auditoria, para obter crticas e sugestes.

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Definies e Conceitos

As entrevistas de coleta de dados, por sua vez, classificam-se em dois tipos:

no-estruturada:

aquela

que

no

utiliza

formulrios na coleta de dados;

estruturada: aquela que utiliza formulrios na

coleta de dados.

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Definies e Conceitos

As modalidades e tipos de entrevista descritas previamente podem ser conduzidas de trs formas:

contato direto;
contato telefnico; contato pelo correio.
que nas entrevistas de apresentao e de

Enquanto

encerramento h um predomnio do contato direto, na entrevista de coleta de dados ocorrem as trs formas de contato.

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Entrevista de apresentao

O propsito da entrevista de apresentao estabelecer um relacionamento amistoso com o auditado, de modo a criar um ambiente de confiana e cooperao, que ir se refletir nas atividades auditoria. desenvolvidas nas pela equipe de e, por da conseqncia, chances sucesso

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Entrevista de apresentao

Nesse primeiro encontro, devero ser discutidos com o auditado:

O tempo de durao dos trabalhos;

A utilizao de recursos do auditado, como espao fsico, transporte e apoio especializado; A obteno de documentos preliminares.

Devendo a equipe ponderar sobre a efetiva necessidade de determinadas solicitaes perante eventuais argumentos

contrrios apresentados pelo auditado.

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Entrevista de coleta de dados

Uma vez realizada a entrevista de apresentao, a equipe de auditoria deve dar prosseguimento aos seus trabalhos,

os quais podero incluir entrevistas de coleta de dados.

Nessa modalidade de entrevista, a exemplo do que pode ocorrer na entrevista de apresentao, o entrevistado pode

dificultar os trabalhos da equipe de auditoria. Por exemplo,

comum que os entrevistados ocultem informaes importantes para o xito da auditoria.

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Entrevista de coleta de dados

Assim, as equipes de auditoria devem procurar conduzir a entrevista de coleta de dados de modo a maximizar a quantidade de informaes relevantes recebidas no tempo disponvel, procurando criar um clima de confiana e cooperao, o qual, todavia, no deve comprometer a independncia das atividades profissionais dos membros da equipe, nem tampouco os objetivos da auditoria.

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Entrevista de coleta de dados

Etapas bsicas da entrevista de coleta de dados

Em geral, as entrevistas de coleta de dados dividem-se em cinco etapas:

Preparao Incio Desenvolvimento Concluso Registro

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Entrevista de coleta de dados Preparao

Antes de qualquer contato com o entrevistado, os membros da equipe de auditoria devem acordar sobre:

os objetivos da entrevista;
as informaes a serem obtidas; os documentos a serem solicitados; as atribuies de cada membro da equipe no decorrer da entrevista.

A equipe de auditoria deve preparar previamente um plano para a entrevista, discriminando os seus objetivos e durao, bem como delineando as principais perguntas a serem respondidas pelo

entrevistado.
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Entrevista de coleta de dados Incio

No incio de uma entrevista de coleta de dados, a equipe de auditoria deve procurar estabelecer uma relao de cooperao e

confiana com o entrevistado, de modo a evitar manifestaes de

ansiedade ou hostilidade ou outros comportamentos adversos durante a entrevista.

importante que algumas formalidades sejam observadas, de modo que os membros da equipe de auditoria devem apresentar alguma forma de identificao, estar vestidos apropriadamente e tratar o entrevistado de maneira respeitosa, utilizando o pronome de tratamento adequado.
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Entrevista de coleta de dados Desenvolvimento

O plano para a entrevista um guia a ser utilizado pela equipe de auditoria de modo flexvel. As perguntas e a linha de questionamento devem ser elaboradas de forma a extrair o mximo de informao relevante no tempo disponvel, devendo ser ajustadas, ao longo da entrevista, em funo das respostas e das reaes no-verbais do entrevistado.

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Entrevista de coleta de dados Desenvolvimento

Durante a conversao, os membros da equipe de auditoria devem evitar o monoplio da palavra, ouvindo o entrevistado com ateno e evitando interromp-lo, a menos que isso seja necessrio e possa ser feito de maneira educada. A equipe deve lembrar que ouvir com ateno requer esforo e concentrao.

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Entrevista de coleta de dados Desenvolvimento

Da mesma forma, a equipe de auditoria deve manter-se atenta aos objetivos da entrevista, evitando distrair-se ou concentrar-se

em outras perguntas, bem como coibindo qualquer desvio do

assunto em discusso por parte do entrevistado.

Contudo, caso esse desvio ocorra, a equipe dever avaliar a relevncia das novas informaes, decidindo se convm prosseguir ou retornar ao assunto original. Seja como for, conversar sobre assuntos irrelevantes toma tempo e deve ser desestimulado.

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Entrevista de coleta de dados Desenvolvimento

Os membros da equipe de auditoria devem mostrar interesse pela opinio do entrevistado, sem demonstrar, entretanto, qualquer rejeio ou apoio s suas manifestaes, permanecendo, assim, neutros em relao s respostas do entrevistado. A equipe de auditoria deve observar com ateno se as respostas refletem a experincia, o conhecimento e as idias do entrevistado, devendo ser capaz de distinguir fatos de opinies.
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Entrevista de coleta de dados Desenvolvimento

importante que o entrevistado seja previamente informado que suas respostas sero anotadas para consulta posterior, assegurando-lhe que os registros feitos sero precisos. aconselhvel que um membro da equipe de auditoria seja encarregado da tarefa de anotar as respostas do entrevistado, o que permitir que os demais membros da equipe se

concentrem no desenvolvimento da entrevista.

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Entrevista de coleta de dados Desenvolvimento

A tarefa de anotar as respostas do entrevistado bastante subjetiva, mas alguns pontos devem ser observados:

no escrever tudo que dito;

no escrever ininterruptamente; algumas vezes, deve-se evitar fazer anotaes, especialmente quando o entrevistado foi encorajado a falar livremente; anotar pontos-chave e palavras soltas; usar notao grfica; certificar-se que as anotaes so legveis;

usar idias-chave.
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Entrevista de coleta de dados Concluso

Ao trmino da entrevista, os membros da equipe de auditoria devem recapitular as informaes recebidas, verificando se todas as

perguntas foram respondidas e resumindo os principais pontos

abordados, para que o entrevistado possa corroborar, complementar ou modificar as declaraes feitas.

A entrevista no deve ser encerrada de forma abrupta, mas sim

positivamente, de tal modo que o entrevistado perceba que as

informaes concedidas foram de valia para a auditoria. Ademais, deve-se atentar para as informaes recebidas durante as despedidas, pois comum que o entrevistado, nesse momento, acrescente, na forma de comentrio informal, dados teis.
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Entrevista de coleta de dados Registro

Uma entrevista envolve fazer perguntas, escutar e entender as respostas e, finalmente, registrar essas respostas para uso posterior na

auditoria.

As

informaes

obtidas

na

entrevista

podem

ser

fundamentais para o sucesso da auditoria, de forma que a equipe no deve confiar totalmente na sua memria, sendo recomendvel a utilizao de um formulrio para o registro de entrevista.

importante que as seguintes questes possam ser respondidas

nessa etapa:

Os objetivos da entrevista foram alcanados? necessria a coleta de outras informaes sobre o assunto estudado? necessria a investigao de outros assuntos?
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Entrevista de coleta de dados No estruturada

Na entrevista de coleta de dados no-estruturada a equipe de auditoria, alm de observar, no que couber, as etapas

discriminadas nos itens anteriores, deve, em relao s tarefas

de preparao e conduo da entrevista, tomar os seguintes cuidados:
1.

Desenvolvimento das questes

Questes abertas; Questes fechadas.

2.

Avaliao das respostas

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Entrevista de Coleta de Dados - Estruturada

Na entrevista de coleta de dados a equipe de auditoria, alm de observar, no que couber, todas as tcnicas discriminadas nos itens

anteriores, deve tomar os cuidados:

em relao s tarefas de seleo da metodologia de coleta de dados; de desenvolvimento de questes; de realizao de pr-testes; de preparao do entrevistador; de escolha e contato com os entrevistados;

de ajuste por no-resposta e de anlise dos dados.

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Entrevista de encerramento

Comunicao ao responsvel pelo objeto auditado a concluso de seus trabalhos.

Agradecimento ao apoio prestado e os dados fornecidos.

Quando possvel, os achados, concluses e recomendaes constantes do relatrio de auditoria tambm devem ser apresentados.

Nesse caso, os membros da equipe devem discorrer sobre as causas de cada achado e sobre as aes corretivas recomendadas, bem como sobre os elementos balizadores das concluses e

recomendaes.
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Modelos de registro de entrevistas

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Modelos de registro de entrevistas

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Bibliografia

Tcnicas de Entrevista para Auditorias do Tribunal de Contas da Unio TCU, 1998. MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria (1990). Tcnicas de Pesquisa. 2. ed. So Paulo: Atlas.

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