Manual Qualidade Atividade Formativa

Manual da Qualidade
da Atividade Formativa
Aproximar – Cooperativa de Solidariedade Social, CRL

Telefone: +351 211 336 681
Email: formar@aproximar.pt
Representante legal: Tiago Leitão
Gestor de formação: Joana Portugal
Versão para website
Manual da Qualidade da Atividade Formativa
Índice
Organização do Manual da Qualidade da Atividade Formativa .............................................................. 3

Parte I – Caracterização da Aproximar, CRL .......................................................................................... 4
1) Natureza, Missão, Visão e Valores .............................................................................................. 4
2) Público-alvo ............................................................................................................................. 7
3) Âmbito Geográfico .................................................................................................................. 7
4) Organização Interna ................................................................................................................ 8
a) Recursos Humanos .............................................................................................................. 8
b) Recursos Físicos e Pedagógicos ......................................................................................... 12
c) Meios de comunicação .......................................................................................................... 15
d) Parcerias ............................................................................................................................ 16
5) Caracterização da Atividade Formativa ........................................................................................ 18
6) Áreas de Educação e Formação .................................................................................................... 19
Parte II – Identificação dos Processos da Atividade Formativa .......................................................... 21
Parte III – Processos da Atividade Formativa ...................................................................................... 22
1) Caracterização dos Processos ....................................................................................................... 22
2) Descrição dos Procedimentos....................................................................................................... 29
PR01.PF01 - Planeamento e Realização do Diagnóstico de Necessidades............................ 30
PR02.PF01 - Elaboração e Divulgação do Plano de Formação .............................................. 31
PR03.PF01 - Conceção e Desenvolvimento de Programa de Formação ............................... 32
PR01.PF02 – Organização da Atividade Formativa ............................................................... 34
PR02.PF02 – Acompanhamento da atividade formativa ...................................................... 38
PR03.PF02 – Desenvolvimento de Ações de Formação à Distância...................................... 39
PR04.PF02 - Seleção, Acompanhamento e Avaliação dos Formadores ................................ 41
PR01.PF03 – Gestão do Sistema de Gestão da Atividade Formativa .................................... 42
PR02.PF03 – Elaboração e Divulgação do Balanço de Formação .......................................... 44
PR03.PF03 – Tratamento de Reclamações, Sugestões e Não Conformidades ..................... 44
PR04.PF03 – Avaliação de Ação de Formação....................................................................... 45
PR05.PF03 – Acompanhamento do Pós-Formação ............................................................... 48
PR06.PF03 – Avaliação do Desempenho dos Agentes da Formação .................................... 50
morada sede administrativa_Rua do Paraíso, Loja 2, 2610-136 Amadora

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Organização do Manual da Qualidade da Atividade Formativa
O Manual da Qualidade da Atividade Formativa (MQAF) constitui a principal evidência quanto ao

cumprimento dos requisitos de processos no desenvolvimento da formação da Aproximar, CRL. É o
documento que enquadra a entidade formadora, identifica e descreve todos os processos e
procedimentos de atuação na atividade formativa, e traduz as práticas existentes.
O presente Manual (versão para website) encontra-se organizado em quatro partes:

Parte I – caracterização da Aproximar e da atividade formativa;
Parte II – identificação dos processos da atividade formativa e da sua interação;
Parte III – caracterização dos processos e descrição dos procedimentos associados.
A sua elaboração contou com a colaboração de toda a equipa formativa, através do aporte relativo
às atividades de carácter formativo desenvolvidas pela Aproximar nos últimos anos. Foram ainda
compiladas informações e dados relativos aos documentos e registos dessas mesmas atividades. O
gestor de formação validou o presente Manual, que é aprovado pela Direção da Aproximar, CRL.
O Manual da Qualidade da Atividade Formativa encontra-se disponível na página da internet da da

plataforma de e-learning da Aproximar, CRL, podendo ser consultado por todas as pessoas que a
visitem, sendo ainda disponibilizado a todos os agentes intervenientes nas ações de formação.
O Manual da Qualidade da Atividade Formativa é controlado pelos técnicos de apoio à formação, de

forma a garantir que se mantém atualizado e conforme as disposições legais, do sistema de
certificação e as práticas e metodologias da atividade formativa da Aproximar, CRL. Quaisquer
revisões do Manual deverão ser acompanhadas e validadas pelo gestor de formação, antes de serem
submetidas à (re)aprovação da Direção. O Manual é identificado pela versão em que se encontra
(numeração iniciada em 01) na capa e no cabeçalho de todas as páginas; na última página do Manual
consta o “Histórico de Revisões”, o qual deve ser atualizado em função das alterações que são
efetuadas no documento, através do número da versão e da data de aprovação.

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Parte I – Caracterização da Aproximar, CRL
1) Natureza, Missão, Visão e Valores
A Aproximar – Cooperativa de Solidariedade Social, CRL, é uma organização sem fins lucrativos,
criada em 2006, com a finalidade de capacitar pessoas, grupos, organizações e comunidades para
responderem de forma autónoma às exigências e necessidades do processo de inclusão social.
A Aproximar, CRL disponibiliza serviços nas áreas da consultoria social, nomeadamente no âmbito da
gestão organizacional, da inovação social e empreendedorismo, investigação e estudos, e formação.
No portefólio de serviços já disponibilizados contam os identificados na Tabela 1.
Tabela 1. Serviços prestados
Projetos
MOMIE
MEGAN
4 Parceiros
6 Parceiros
Mentorização para a Inclusão e
Mentorização para a Inclusão Social
Emprego
Plano de
Negócio
JIVE SCM
Crescer a Saber IDEIA Amadora
Jovens 8 Parceiros
5 Parceiros
Empreendedores 3 Parceiros Trabalho dos
Desenvolvimento voluntarios com
Formação de Formação
de hábitos de
competências mulheres para cidadãos
vida saudáveis
junto 80 pessoais e sociais empreendedoris- detidos, as suas
mo famílias e
adolescentes
vítimas

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No desenvolvimento dos seus serviços, a Aproximar preconiza uma Missão, Visão e Valores
refletidas nas declarações:
Figura 1. Missão, Visão e Valores
Na Aproximar, acreditamos que o desenvolvimento de competências é a chave da autonomização

das populações com as quais trabalhamos. Atuamos com a seriedade e com a consciência de quem
reconhece que as potencialidades de cada pessoa são o primeiro recurso a mobilizar no processo de
inclusão.
Neste contexto, assumimos como compromissos da Política da Qualidade:
1. Performance: assentará na definição de objetivos e metas tão claras quanto possível,

passíveis de ser medidas, identificadas as competências necessárias e em caso de baixas
performances no desenvolvimento e implementação de planos de desenvolvimento de
competências.

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2. Fiabilidade: entendida como o fornecimento de serviços adequados às necessidades de

clientes e parceiros da intervenção e que se traduzam em resultados positivos de longo
prazo.
3. Conformidade: entendida como a procura continua de corresponder às necessidades dos

clientes e parceiros em resultado da clarificação das especificações e standards de qualidade
dos serviços e produtos realizados.
4. Sustentabilidade: baseada nas dimensões de continuidade dos serviços oferecidos,

manutenção dos produtos disponibilizados, durabilidade dos mesmos e aferição da
viabilidade financeira dos mesmos.
5. Customização: assente no desenvolvimento de serviços e produtos que facilitem o

desenvolvimento de competências, a utilização e acesso facilitado e a adaptabilidade aos
clientes e parceiros para quem os serivços e produtos sejam desenvolvidos.
Estes compromissos traduzem-se em objetivos que a Aproximar, CRL pretende alcançar, definindo
para tal ações e medidas assentes no planeamento da atividade formativa anual:
 Fomentar uma liderança eficaz, a todos os níveis, criando as condições necessárias para que
os responsáveis conduzam as suas equipas numa base de confiança e entusiasmo,
transmitindo-lhes a visão de futuro da Organização.
 Conceber e implementar modelos de intervenção com os seus clientes que permitam

conhecer e compreender as suas necessidades e expetativas, atuais e futuras, de forma a
garantir a obtenção da sua autonomia.
 Realizar gestão por processos com vista à utilização eficiente dos recursos e enquadrados na
estratégia gestão da qualidade, alinhados com o desenvolvimento sustentável da
Organização.
 Satisfazer necessidades dos colaboradores, parceiros e clientes, fornecendo serviços que

cumpram os requisitos legais e contratuais ajustando a sua implementação à melhoria
contínua do Sistema de Gestão da Qualidade.

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 Capacitar de forma contínua nos meios técnicos e operacionais disponíveis com o intuito de
adaptar continuamente a disponibilização de serviços e produtos que acompanhem e sejam
adequados às alterações da realidade.
 Incluir objetivos quantificáveis nos planos de intervenção, procedendo à medição e avaliação

dos resultados obtidos, à identificação de áreas de melhoria, descrição e ações corretivas e
ao estabelecimento de programas de atuação.
 Desenvolver e manter um relacionamento profícuo com os seus Parceiros e Fornecedores,

apostando no reforço da confiança mútua, em moldes que permitam desenvolver
competências e alcançar objectivos partilhados.
 Sensibilizar colaboradores, parceiros e clientes para a importância do cumprimento dos

requisitos e procedimentos estabelecidos e a sua ligação intrínseca com a permanente
melhoria da qualidade e o desenvolvimento das suas competências.
 Implicar continuamente os colaboradores para o contributo que o cumprimento das suas

obrigações individuais e colectivas têm na obtenção dos resultados planeados e o espírito de
pertença à Organização.
2) Público-alvo
O público-alvo da Aproximar, CRL abrange essencialmente o público em geral (ativos empregados e
desempregados), jovens em situação de exclusão ou desfavorecimento, e organizações, do sector
público e privado, com e sem fins lucrativos. A intenção primordial da atividade formativa é focar-se
em formandos oriundos de projetos de maior espectro.
3) Âmbito Geográfico
A Aproximar encontra-se sediada no concelho da Amadora, mas a sua intervenção formativa será de
caráter local, regional e nacional quanto a ações de formação dirigida a públicos específicos em
Portugal, podendo determinar-se os programas de formação para se adequarem às diferentes zonas
e contextos. A Aproximar, no âmbito dos projetos europeus em que se encontra envolvida
desenvolve ações de formação a nível transnacional.

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4) Organização Interna
No sentido de desenvolver a atividade formativa, a Aproximar estruturou-se para dar resposta às
solicitações quanto a recursos humanos e físicos, meios de comunicação e parcerias privilegiadas,
que permitem à Aproximar concretizar os resultados da formação.
a) Recursos Humanos
A atividade formativa da Aproximar, CRL desenvolve-se de acordo com uma estrutura organizacional,
pensada para cumprir com as disposições legais e do sistema de certificação, mas também para que
sirva de efetivo suporte à gestão eficaz e eficiente da formação e que possibilite uma melhoria de
facto contínua.
Figura 2. Organograma da atividade formativa
Cada função identificada representa um conjunto de responsabilidades no âmbito da atividade

formativa, tal como descrito seguidamente.
• DIREÇÃO
Compete à Direção da Aproximar:

- Definir as linhas estratégicas da atividade formativa, nomeadamente as áreas de formação e
educação, as regiões e locais de intervenção formativa;
- Definir a Política da Qualidade, garantindo que esta é clara e entendida por todos os colaboradores;

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- Designar os colaboradores com competências para assumir as funções de gestor da formação e

coordenador pedagógico;
- Providenciar os recursos necessários para o estabelecimento dos objetivos da atividade formativa,
para a implementação das ações e medidas necessárias e para a sua avaliação;
- Mobilizar os recursos necessários à formação, designadamente humanos e materiais;
- Aprovar o plano e o balanço de formação anuais, tomando consciência das ações de melhoria
planeadas e dos resultados alcançados em cada ano civil;
- Dinamizar as relações externas de suporte à formação, através da mediação de parcerias,
estabelecimento de protocolos e outras;
- Adotar estratégias e meios de comunicação abrangentes a todas as partes interessadas
(cooperadores, colaboradores) relativamente às metas e resultados da atividade formativa.
• GESTOR DE FORMAÇÃO
Compete ao Gestor de Formação:

- Aplicar a Política da Qualidade definida;
- Articular todas as informações da atividade formativa com a Direção da Aproximar;
- Gerir toda a atividade formativa, garantindo a execução eficaz e eficiente dos processos da
atividade formativa, nomeadamente ao nível do planeamento, desenvolvimento e avaliação;
- Coordenar as atividades e recursos, com vista à elaboração do diagnóstico de necessidades;
- Coordenar a elaboração, implementação e avaliação do plano de formação, bem como a
elaboração e validação do balanço de formação;
- Promover as ações de revisão do sistema de certificação da atividade formativa e as medidas de
melhoria contínua.
• COORDENADOR PEDAGÓGICO
Compete ao Coordenador Pedagógico:

- Apoiar nas funções da gestão da formação;
- Gerir pedagogicamente a atividade formativa, coordenando a auscultação dos formandos, a equipa
de formadores e entidades parceiras (se aplicável), bem como tomar conhecimento das reclamações
e outras ocorrências;
- Providenciar o acompanhamento pedagógico das ações formativas desenvolvidas, quer na fase de
conceção de programas, como na execução e avaliação da ação;

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- Aprovar os relatórios de avaliação da satisfação dos formandos de cada ação de formação

desenvolvida, bem como os relatórios de avaliação de impacto da formação;
- Acompanhar e coordenar a elaboração do diagnóstico de necessidades formativas;
- Acompanhar a elaboração, implementação e avaliação do plano de formação, bem como a
elaboração do balanço de formação.
• RESPONSÁVEL POR PROCESSO
A função de responsável por processo é assumida por qualquer uma das outras funções; compete ao/à
Responsável por Processo:
- Conhecer os detalhes das atividades e metodologias ao processo;
- Determinar os recursos necessários ao eficaz desenvolvimento do processo;
- Determinar o desempenho do processo e as medidas de melhoria a implementar;
- Reportar quaisquer situações ao Gestor de Formação.
• TÉCNICO DE APOIO À FORMAÇÃO
Compete ao Técnico de Apoio à Formação:

- Divulgar as iniciativas de formação desenvolvidas pela Aproximar junto de ex-formandos, potenciais
formandos e entidades parceiras, utilizando os meios de comunicação ao dispor;
- Gerir as ações de formação desenvolvidas, assegurando a gestão das inscrições e respetivo
pagamento, a logística do espaço, equipamentos e materiais e documentação necessários, a
constituição do respetivo dossier técnico-pedagógico, a abertura e encerramento da ação, e o
processo de avaliação da mesma (incluindo a elaboração de relatórios de avaliação da satisfação dos
formandos e do impacto da formação);
- Receber, gerir e encaminhar as reclamações, sugestões e demais ocorrências nas ações de
formação desenvolvidas, mantendo atualizado o seu registo;
- Controlar a numeração dos certificados de formação, providenciando a sua emissão, carimbo e
aprovação pela Direção (representante legal) e entrega aos destinatários;
- Manter o arquivo da atividade formativa, físico e digital, em boas condições de armazenagem,
garantindo a devida proteção de dados pessoais;
- Recolher os dados e informações necessárias para a elaboração do diagnóstico de necessidades
formativas, plano e balanço de formação;
- Proceder à elaboração do diagnóstico de necessidades de formação, submetendo à aprovação do
Gestor de Formação;

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- Proceder à elaboração do plano de formação, submetendo à aprovação do Gestor de Formação;

- Proceder à elaboração do balanço de formação, submetendo à aprovação do Gestor de Formação;
- Resolver as questões pedagógicas e organizativas das ações de formação, articulando todas as suas
decisões com o Coordenador Pedagógico e/ou Gestor da Formação.
• FORMADOR
Compete aos/às Formadores/as:

- Preparar e desenvolver as ações de formação para as quais são recrutados, cumprindo com os
procedimentos da atividade formativa da Aproximar e o seu Regulamento, nomeadamente quanto à
elaboração de recursos pedagógicos como planos de sessão, manuais e apresentações, dinâmicas,
fichas de trabalho, entre outros;
- Adotar os modelos de documentos disponibilizados pela coordenação pedagógica, assegurando a
utilização dos logótipos apropriados, sempre que não existirem modelos pré-definidos;
- Submeter à aprovação da coordenação pedagógica qualquer pedido de material, documentação ou
outro recurso considerado relevante;
- Colaborar na preparação do programa de formação, quando solicitado;
- Submeter-se aos processos de avaliação considerados oportunos para a melhoria da atividade
formativa;
- Utilizar de forma conveniente a plataforma tecnológica de formação à distância, garantindo uma
adequada gestão das funcionalidades e conteúdos.
• ADMINISTRATIVA
Compete à Administrativa:
- Atender, presencial e telefonicamente, todos os contatos feitos no âmbito da atividade formativa,
por parte de formadores, formandos ou entidades parceiras;
- Registar as informações relevantes, em caso de ausência temporária de qualquer agente da
formação a quem encaminhar a informação;
- Apoiar nas ações de promoção e divulgação da formação;
- Gerir o stock de materiais didáticos;
- Assegurar a manutenção e conservação da infraestrutura afeta à atividade formativa;
- Publicar avisos e informações nos suportes e meios adequados à forma de organização da
formação.

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• SERVIÇOS DE CONTABILIDADE
Compete aos Serviços de Contabilidade:

- Organizar, tratar e relatar toda a informação de carácter contabilístico e fiscal, à Direção da
Aproximar;
- Gerir os Dossiers Financeiros necessários à atividade formativa, quando aplicável.
b) Recursos Físicos e Pedagógicos
A Aproximar tem dois espaços físicos, nos quais desenvolve atividade formativa: Sede Administrativa
e Loja do Zambujal (Espaço Mães D’Água). Ambos os espaços foram verificados e alterados, de forma
a cumprirem com os requisitos de espaços e equipamentos definidos pela DGERT.
Tabela 2. Características do espaço físico da Sede

Sede Administrativa
Tipo de espaço Quantidade Características
Espaço de acolhimento 1 Zona de espera, com sofá e material publicitário
2
Sala de Formação 1 27m e capacidade máxima para 13 formandos
Casa-de-banho 1 Comum para sexo masculino e feminino, devidamente identificada
Sala de reuniões 1 Zona privada para reuniões com uma ou mais pessoas
Copa 1 Com equipamentos e materiais para pequenos lanches
Gabinete 1 Em modelo open space, zona de trabalho técnico
Neste espaço, existem os seguintes recursos pedagógicos ao dispor dos formadores e das ações de
formação:
● Vídeo-projetor;
● Quadro branco;
● Flipchart.

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Figura 3. Fotografias dos espaços disponíveis na Sede da Aproximar, CRL
Sala de Formação
Espaço de Acolhimento
Entrada
Tabela 3. Características do espaço físico do Espaço Mães D’Água

Espaço Mães D’Água
Tipo de espaço Quantidade Características
Espaço de acolhimento 1 Com balcão de receção
2
Sala Polivalente 1 67m e capacidade máxima para 30 formandos
Casa-de-banho 2 Separado para cada género, devidamente sinalizada
Sala de arrumos 1 Zona para arrumação de material pedagógico

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Figura 4. Fotografias da loja da Mães D’Água da Aproximar, CRL
Sala de Formação
Espaço de Acolhimento
Sempre que existir necessidade, a Aproximar poderá recorrer a outros espaços, mediante
arrendamento ou cedência, para a realização da atividade formativa. Por outro lado, caso as ações
de formação venham a ocorrer em instalações das Organizações-clientes, serão definidas em
contrato as condições mínimas que devem ser asseguradas.

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Relativamente aos recursos pedagógicos, a Aproximar mantém um stock do material de escritório

mais comum de apoio à formação, como folhas de papel branco e canetas. Os restantes materiais de
apoio à formação, que venham a ser identificados como imprescindíveis para o bom
desenvolvimento da mesma (manual do formando, documentos e/ou equipamentos para atividades,
entre outros), serão fornecidos pela Aproximar.
c) Meios de comunicação
A comunicação com o público-alvo, bem como com todas as partes interessadas, é fundamental para
o sucesso da atividade formativa, quer na captação de formandos e parceiros, como na
demonstração dos resultados alcançados.
Assim, estão definidos os seguintes meios de comunicação:
● Presencial
A Aproximar dispõe de uma sede, que se encontra aberta ao público nos dias úteis (salvo feriados,
férias e outras exceções), entre as 9 e as 18 horas. O horário de fecho será ajustado em função de
ações de formação que estejam a decorrer após o horário laboral.
Na sede, está disponível de forma permanente um colaborador que realiza o acolhimento de
qualquer pessoa que se dirija à Aproximar para prestação de informações e esclarecimento de
dúvidas. Além disto, o contacto presencial é sempre realizado aquando de reuniões para
estabelecimento de parcerias, aberturas e encerramentos de ações de formação, entre outras
oportunidades de contacto direto com os intervenientes do processo formativo.
● Telefone
O telefone constitui um meio de comunicação corrente, com o propósito de aproximar o público-
alvo da organização e evitar deslocações. O contacto de telefone da Aproximar é apresentado na
página da Internet e em todas as formas de divulgação.
Este meio de comunicação pode ainda ser utilizado para divulgação de ações de formação a
públicos específicos e/ou em campanhas direcionadas a alvos concretos.
● Correio electrónico
O correio electrónico constitui o meio principal das ações de divulgação das ações de formação,
sendo dirigidas a entidades parceiras, ex-formandos e outro público, devidamente registados em
base de dados. O correio electrónico adotado para este efeito é contacto@aproximar.pt.

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● Página da Internet
A página da Internet (http://aproximar.pt/aproxima/) assume-se como um dos meios de
comunicação e divulgação dos programas de formação em curso, bem como de projetos
decorridos e em desenvolvimento, notícias sobre as atividades dinamizadas, entre outros.
● Redes Sociais/Facebook
A Aproximar tem uma página na rede social Facebook, através da qual são publicadas notícias das
atividades realizadas, progressos dos projetos em curso, artigos científicos relativamente a
temáticas em desenvolvimento, bem como disseminação de boas práticas na área social.
Além destes meios, a Aproximar conta com uma rede de contactos institucionais e pessoais, que têm
servido de suporte ao longo dos anos na concretização de vários projetos e atividades. Deste modo,
espera-se continuar a contar com esta rede para a dinamização da atividade formativa.
d) Parcerias
A Aproximar, CRL baseia o desenvolvimento do network de parceiros nos seguintes pilares:

 Credibilidade e fiabilidade: estabelecer a parceria apenas quando a Aproximar tem
capacidade para cumprir com requisitos e expectativas dos parceiros em causa.
 Reciprocidade: exigir o tratamento e as garantias de qualidade e o cumprimento de outros
requisitos que a Aproximar oferece aos seus parceiros.
 Complementaridade: na dos parceiros reforçarem pontos fracos ou favorecerem a
concretização de oportunidades numa base de iniciativa conjunta e articulada.
 Solidariedade social: os parceiros têm que ter foco no desenvolvimento da sociedade,
mesmo quando sejam organizações privadas com fins lucrativos.
Os benefícios dos estabelecimento de parcerias são assim claros:

 Acesso e partilha de recursos de outra forma impossíveis de aceder
 Redução de custos e aumento da eficiência da intervenção
 Aumento do impacto e dos resultados positivos das intervenções realizadas
 Aumento da sustentabilidade das ações e projetos
 Aumento da qualidade da oferta e da sua variedade
A Aproximar procurar selecionar a sua rede de parceiros estabelecendo colaborações de curta
duração que apenas transitam para de longa duração se cumprirem os princípios definidos em cima,
com o acrescento da qualidade de intervenção. As relações de longa duração suscitam a
formalização da colaboração.

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A nível da formação as parcerias podem ou não incluir a realização de ações de formação, acesso a
formadores especializados, a equipamentos e recursos, bem como a outras componentes de
interesse mútuo (por exemplo, exploração conjunta de programas formativos).
Neste sentido, a Aproximar, CRL tem estabelecidas várias parcerias com diversas entidades, com as
quais se tem relacionado de forma a melhorar a sua atividade:
Parceria para o desenvolvimento de atividades no Bairro do Zambujal,

nomeadamente pela cedência de instalações e transporte para o a realização de
atividades junto do grupo de jovens. Parceria no desenvolvimento de ações de
formação para públicos desfavorecidos: IDEIA, Crescer a Saber, MOMIE e outros.
Parceria no âmbito do desenvolvimento de eventos e iniciativas de inovação social.
Diversos protocolos formais e informais estabelecidos.
Parceria para o financiamento de projetos de inovação social como o IDEIA, MOMIE

disseminação e outros. Diversos protocolos formais estabelecidos.
Parceria estabelecida para o desenvolvimento do programa de formação de

mentorização e de voluntariado no setor da justiça. Protocolos informais
estabelecidos e em negociação protocolo formal.
Parceria de cooperação para o sector da justiça, nas vertentes de desenvolvimento

de programas de orientação-formação-inserção, cursos de formação, consultoria
social e formação de pessoal. Protocolo informal.
Parceria de cooperação para o desenvolvimento de conteúdos e-learning,

adaptação de oferta formativa ao setor social e nas vertente de inovação
organizacional e da economia social. Protocolo informal.
Parceria estabelecida para o desenvolvimento de 5 projetos no âmbito da

Economia Social, que pretendem dinamizar a criação de empresas sociais em
diversas áreas (e.g. restauração social, recolha de óleos, …), formação de pessoal
nas áreas de economia social, desenvolvimento de plano de negócios, inserção
socioprofissional, formação de pessoas em situação de vulnerabilidade. Diversos
protocolos formais estabelecidos.
Parceria para o desenvolvimento do projeto JIVE – Justice Involving Volunteers in

Europe. A Aproximar, CRL é responsável pela elaboração de um programa
formativo para voluntários, cabendo-lhe a conceção do currículo, planos de sessão
e recursos pedagógicos, bem como a dinamização de um programa-piloto.
Protocolo formal estabelecido.
Parceria para o desenvolvimento de diferentes projetos, como o MOMIE – Models

of Mentoring for Inclusion and Employment, MEGAN – Mentoring for Excluded
Groups and Networks e JIVE – Justice Involving Volunteers in Europe. Protocolo
informal estabelecido.

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Parceria para o desenvolvimento do projeto JIVE – Justice Involving Volunteers in

Europe. A 180 Foundation é o parceiro responsável pela recolha de boas práticas
ao nível da gestão de voluntários. Protocolo informal estabelecido
Parceria estabelecida no âmbito dos projetos MOMIE – Models of Mentoring for

Inclusion and Employment e MEGAN – Mentoring for Excluded Groups and
Networks. Diversos protocolos formais estabelecidos.
5) Caracterização da Atividade Formativa
Tabela 4. Caracterização Genérica da Formação da Aproximar

Caracterização Genérica da Formação da Aproximar1
● Público em geral: indivíduos ativos ou desempregados que por
sua iniciativa se inscrevem em ações de formação da Aproximar.
● Organizações: entidades com as quais a Aproximar estabeleça
Destinatários contacto (comercial ou de parceria) para o desenvolvimento de
uma ação de formação específica, no âmbito da intervenção
desenvolvida por essa mesma entidade; podem ser organizações
de cariz público (ex.: DGRSP) ou privado, com ou sem fins
lucrativos (ex.: Cruz Vermelha Portuguesa, SCM Amadora).
● Formação contínua: formação desenvolvida para
aperfeiçoamento de competências ou reciclagem de
conhecimentos.
● Formação modular: formação constituída por módulos de
formação, usualmente determinados pelo Catálogo Nacional de
Modalidades de Formação
Qualificações.
● Formação-ação: intervenção formativa com uma elevada
componente de aplicação direta junto dos fomandos, que
combina aprendizagem de conhecimentos e transposição dos
mesmos para a prática.
1 Cada programa de formação apresentará uma descrição dos diferentes aspetos, adequados ao curso a desenvolver.

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Caracterização Genérica da Formação da Aproximar1

● Presencial em sala: formação mais comum, de índole teórico-
prática, em que formador e formandos estão em permanente
contacto.
● Formação em contexto de trabalho: formação de cariz prático,
desenvolvida no local habitual de aplicação dos conhecimentos/
Forma de Organização2
competências.
● Formação à Distância: formação que adota como ferramenta
fundamental as tecnologias de informação, nomeadamente
plataformas online, com apresentações dinâmicas dos conteúdos
e recursos pedagógicos multimédia.
● Formação para público em geral: formação pontual e lançada sob
inscrição.
Tipo de Formação ● Formação Intra-Organizações: formação programada para
determinada Organização, em função das suas necessidades
específicas.
● Cursos (estruturados ou por módulos): desenvolvimento padrão
das ações de formação, em que cada uma contempla um
itinerário de aprendizagem completo ou separado por módulos
que o formando pode selecionar.
Estrutura ● Seminários e Workshops (curta duração): realização de eventos
formativos de âmbito alargado para promoção de boas práticas
no sector social, em temáticas diversas e associadas aos projetos
e atividades dinamizadas pela Aproximar, CRL (ex.: conferências,
colóquios, mesas redondas, focus groups, visitas de estudo).
6) Áreas de Educação e Formação
Considerando a Missão da Aproximar, assim como a sua Estratégia na prossecuação da atividade

formativa, entendem-se como relevantes as seguintes áreas de educação/ formação (de acordo com
a Portaria nº 256/2005, de 16 de março):
● 090 – Desenvolvimento Pessoal: para cursos no âmbito da gestão de equipas, liderança,

gestão do tempo e stresse, relacionamento interpessoal, entre outras que promovam
competências e aptidões pessoais;
● 345 – Gestão e Administração: para cursos nas temáticas do empreendedorismo, marketing

interno, e todas as relativas ao planeamento, organização, controlo e avaliação das Organizações;
2 A formação pode ainda ser organizada em horário laboral (segunda a sexta-feira, entre as 09 e as 18 horas) ou pós-laboral
(dias úteis após as 18 horas ou aos fins-de-semana).

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● 762 - Trabalho Social e Orientação: para cursos relacionados com a ação social e todos os
temas correlacionados.

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Parte II – Identificação dos Processos da Atividade Formativa
O sistema de gestão da atividade formativa contempla várias práticas e metodologias a adotar no

desenvolvimento da mesma. Um dos aspetos fundamentais para uma eficaz e eficiente gestão de um
sistema prende-se com a determinação de uma “abordagem por processos”. Nesta perspetiva, um
processo é definido como um conjunto de atividades interrelacionadas e interatuantes que
transformam entradas em saídas3. Isto significa que todas as atividades no âmbito do
desenvolvimento de ações de formação preveem sequências lógicas entre si e dependem umas das
outras; mais, que as atividades realizadas analisam um conjunto de dados e informações (as
“entradas”) e transformam-no em resultados e produtos (as “saídas”).
O enquadramento da atividade formativa por processos permite uma visão geral e horizontal, e
potencia a definição dos recursos, condições, métodos e técnicas organizativas e pedagógicas, para
uma atividade formativa eficaz e eficiente. Neste sentido, implica também a definição de objetivos e
indicadores para o acompanhamento do desempenho dos processos definidos, numa ótica do ciclo
de melhoria contínua (PDCA – plan, do, chack, act).
A Aproximar, CRL definiu três processos, correspondentes ao ciclo PDCA e ao ciclo formativo, de
forma a tornar a gestão da formação mais holística, conforme a Figura 5:
Figura 5 Identificação dos processos e sua interação no sistema de gestão da atividade formativa
Legenda:
PF
Processo Formativo Dados de entrada Interrelação dos processos
3
A definição de processo tal como se encontra na norma portuguesa NP EN ISO 9000:2005.

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Parte III – Processos da Atividade Formativa
1) Caracterização dos Processos

A caracterização de cada processo da atividade formativa pretende conter uma descrição
operacional, numa perspetiva metodológica e da determinação de critérios para a sua aplicação.
Face a cada processo, a Aproximar constituiu uma ficha, na qual são identificados os campos
mencionados na Tabela 5. Posteriormente, são definidos os procedimentos específicos para cada
processo, à medida que sejam identificados, e nos quais são inscritas as metodologias a aplicar e os
modelos de documentos e/ou impressos a utilizar.
Tabela 5 Ficha de Caracterização de Processo

Denominação do processo e seu código para
Designação do Processo
facilitar a identificação inequívoca
Identificação das atividades a que se circunscreve

Âmbito de Aplicação
o processo
Função que é responsável pela gestão do

Responsável pelo Processo
processo4
Entradas do Processo (dados/informação) Saídas do Processo (resultados/produtos)
Dados e informações que devem ser recebidas e

Produtos e resultados que devem ser obtidos
analisadas para que se possam desenvolver as
pela realização das atividades do processo
atividades associadas ao processo
Atividades associadas Sequência de atividades associadas ao processo
Procedimentos associados Lista de procedimentos adotados no processo
Dado (quantitativo ou qualitativo) que permite

Indicadores de avaliação
aferir do desempenho do processo
Seguidamente são apresentados os três processos da atividade formativa.
4 As funções e responsabilidades do “Responsável por Processo” estão definidas no respetivo descritivo funcional.

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Tabela 6. Ficha de Caracterização do Processo PF.01 – Planeamento da Atividade Formativa

Designação do Processo PF.01 – Planeamento da Atividade Formativa
O planeamento da atividade formativa

engloba o diagnóstico de necessidades de
formação, a definição das estratégias,
princípios, objetivos e metas para a atividade
formativa, o estabelecimento dos recursos
necessários (humanos, materiais e
financeiros), a elaboração do plano de
formação, a conceção de programas de
formação e o planeamento das ações de
formação.
Responsável pelo Processo Gestor da Formação
- Prioridades formativas e de promoção de - Diagnóstico de necessidades

competências a nível europeu, nacional, regional e
- Plano de Formação (anual)
local (ex. Europa 2020);
- Programa(s) de Formação
- Necessidades formativas dos sectores/áreas de
educação e formação; - Cronograma Anual da Formação
- Necessidades formativas de ex-formandos; - Materiais promocionais da atividade
formativa
- Balanço de Formação anual (do período anterior)

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Atividades associadas
- PR01.PF01 - Planeamento e Realização do

Diagnóstico de Necessidades
- PR02.PF01 - Elaboração e Divulgação do
Procedimentos associados
Plano de Formação
- PR03.PF03 - Conceção e Desenvolvimento
de Programa de Formação
Número de não conformidades associadas ao

processo de planeamento
Número de ações de formação canceladas
por falta de formandos

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Tabela 7. Ficha de Caracterização do Processo PF.02 – Desenvolvimento da Atividade Formativa

PF.02 – Desenvolvimento da Atividade
Designação do Processo
Formativa
O desenvolvimento da atividade formativa

compreende as atividades desde a divulgação
das ações de formação, a articulação entre os
vários agentes formativos, a gestão das
inscrições, a constituição do Dossier Técnico-
Pedagógico (DTP), o acompanhamento da ação
de formação, e a gestão administrativa e
financeira da mesma.
Responsável pelo Processo Coordenador Pedagógico
- Diagnóstico de necessidades - Dossier Técnico-Pedagógico completo

- Plano de Formação anual
- Programa(s) de Formação
- Cronograma Anual da Formação
- Materiais promocionais da atividade formativa

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PR01.PF02 – Organização da atividade formativa

PR02.PF02 – Acompanhamento da atividade
formativa
PR03.PF02 - Desenvolvimento de Cursos de
Formação à Distância
Documentos associados Manual do Utilizador da Plataforma Chamilo -
Formador
Manual do Utilizador da Plataforma Chamilo -
Formando
PR04.PF02 - Seleção, Acompanhamento e
Avaliação dos Formadores
Taxa de assiduidade de formandos

Taxa de desistências de formandos
Volume de Formação
Custo/hora por formando
Taxa de cumprimento do plano de formação
anual

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Tabela 8. Ficha de Caracterização do Processo PF.03 – Avaliação da Atividade Formativa

Designação do Processo PF.03 – Avaliação da Atividade Formativa
A avaliação da atividade formativa envolve todas

as atividades de análise dos dados, resultados e
Âmbito de Aplicação perceção das partes interessadas quanto ao
planeamento e desenvolvimento da atividade
formativa.
Responsável pelo Processo Gestor da Formação
- Registos da atividade formativa (DTP) - Resultados de desempenho da atividade

formativa;
- Resultados das avaliações de satisfação de
formandos e outras partes interessadas;
- Balanço de competências dos formandos;
- Resultados das avaliações do pós-formação;
- Tratamento de reclamações, sugestões e
ocorrências na atividade formativa do período
anterior;
- Balanço de Formação

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PR01.PF03 – Gestão do Sistema

PR02.PF03 – Elaboração e Divulgação do Balanço
de Formação
PR03.PF03 – Tratamento de Reclamações,
Procedimentos associados Sugestões e Não conformidades
PR04.PF03 – Avaliação de Ação de Formação
PR05.PF03 – Acompanhamento do Pós-Formação
PR06.PF03 – Avaliação do Desempenho dos
Agentes da Formação
Grau de participação dos Formandos/Formadores

Grau de satisfação dos Formandos/Formadores
Grau de aprendizagem
Nº de reclamações/não conformidades
Taxa média de resultados nas avaliações de
impacto

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2) Descrição dos Procedimentos

A abordagem por processos através do qual a Aproximar, CRL desenvolve a sua atividade formativa
contempla, além dos processos e sua monitorização, a definição de metodologias e critérios,
consubstanciados em instrumentos, documentos e impressos apropriados. Neste sentido, importa
descrever os procedimentos específicos da atividade formativa, ou seja, os métodos de realizar as
atividades principais dos processos, bem como documentá-los, de forma a garantir a uniformidade
na prestação do serviço de formação.
Assim, a Aproximar, CRL definiu treze procedimentos, alocados aos diferentes processos:
● PR01.PF01 - Planeamento e Realização do Diagnóstico de Necessidades
● PR02.PF01 - Elaboração e Divulgação do Plano de Formação
● PR03.PF01 - Conceção e Desenvolvimento de Programa de Formação
● PR01.PF02 – Organização da Atividade Formativa
● PR02.PF02 – Acompanhamento da Atividade Formativa
● PR03.PF02 - Desenvolvimento de Cursos de Formação à Distância
● PR04.PF02 - Seleção, Acompanhamento e Avaliação dos Formadores
● PR01.PF03 – Gestão do Sistema
● PR02.PF03 – Elaboração e Divulgação do Balanço de Formação
● PR03.PF03 – Tratamento de Reclamações, Sugestões e Não Conformidades
● PR04.PF03 – Avaliação de Ação de Formação
● PR05.PF03 – Acompanhamento do Pós-Formação
● PR06.PF03 – Avaliação do Desempenho dos Agentes da Formação
Cada procedimento apresenta um código alfanumérico, de forma a facilitar a sua identificação,

através da associação ao número do procedimento e ao processo a que corresponde:
PR PF
Procedimento Processo Formativo
A descrição de cada procedimento é distinta e contém os seguintes elementos: título, finalidade, e

descrição das atividades. Os instrumentos, documentos e impressos sinalizados em cada
procedimento são apresentados na Parte IV – Modelos de Instrumentos.
Importa referir que devido ao envolvimento da Aproximar, CRL em projetos diversificados, os
procedimentos poderão ser ajustados em função das especificidades dos mesmos, por exemplo na
metodologia de avaliação adotada, e serão descritos em documentos próprios de cada projeto,

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garantindo o cumprimento dos requisitos do sistema de gestão da atividade de formativa. De igual

forma, considerando a realização de projetos internacionais, os impressos podem ser traduzidos para
outras línguas, nomeadamente inglês.
A par destes procedimentos, a Aproximar, CRL definiu um Regulamento Interno da Atividade
Formativa que compila toda a informação acerca das ações de formação promovidas e as regras que
definem o seu funcionamento. A sua estrutura agrega parâmetros como a caracterização da
Aproximar, as regras relativas às ações de formação (divulgação, inscrições, desistências,
certificados, entre outras), direitos e deveres de formandos e formadores. Deverá ser regularmente
atualizado e estar presente em todos os locais de formação, sendo passível de consulta, disponível
na Sede da Aproximar e na página da internet, bem como constitui uma parte integrante do dossier
técnico-pedagógico. O Regulamento Interno da Atividade Formativa da Aproximar, CRL consta do
Anexo 1 do presente manual.
 PR01.PF01 - Planeamento e Realização do Diagnóstico de Necessidades
Finalidade: Realizar o levantamento das necessidades de formação do público-alvo da atividade

formativa da Aproximar, bem como identificar prioridades do contexto socioeconómico.
Descrição das Atividades: O diagnóstico de necessidades de formação é realizado periodicamente,

em dois formatos distintos: para formulações estratégicas e para adequar programas de formação
específicos.
O diagnóstico de necessidades estratégicas inclui a análise fundamental e completa relativamente à

análise interna e externa da Aproximar, CRL, nomeadamente quanto às suas intenções estratégicas,
aos interesses e competências dos colaboradores/formadores, bem como às necessidades das várias
partes interessadas (formandos, parceiros) e às prioridades contextuais (da Europa, do país, dos
setores de atuação). A análise interna parte da natureza e missão da Aproximar, conjugada com a
política e estratégia da Direção em funções; as necessidades identificadas são traduzidas e emanadas
do plano de atividades, apresentado anualmente. A análise externa, relativamente às prioridades do
contexto, é baseada em dados secundários, designadamente diagnósticos sociais de concelhos,
zooms territoriais, documentos estratégicos do Governo e dos Fundos Estruturais, entre outros. Por
outro lado, os formandos (e/ou ex-formandos) são auscultados após cada atividade formativa,
relativamente a ações de formação que gostariam de ver desenvolvidas pela Aproximar, podendo
também ser questionados periodicamente quanto a necessidades formativas, através de
ferramentas à distância. Por fim, este diagnóstico contempla ainda uma análise de requisitos legais

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(exigências ao nível da formação profissional para determinadas profissões) e uma análise de

benchmarking quanto à atividade formativa realizada por outras entidades (com ou sem fins
lucrativos). O produto resultante deste diagnóstico deve ser documentado e validado pelo gestor de
formação, de forma a compilar-se informação relevante para a elaboração do(s) plano(s) de
formação anual(is).
O diagnóstico de necessidades específicas é realizado sempre que se planeia uma ação de formação,
podendo ser efetuado na primeira sessão de formação, considerando um programa de formação
geral ou, no caso de formação intra-empresas, ser realizado na fase de planeamento da ação de
formação. Este levantamento de necessidades permite identificar os conhecimentos e/ou
competências que são mais prementes trabalhar em determinado programa de formação; pode
ainda considerar as expetativas dos formandos quanto às metodologias de formação (por exemplo,
adoção de casos práticos, estudos de caso, entre outras). Para tal, é utilizado o impresso IMP01 –
Diagnóstico de necessidades de formação, sendo a componente de conhecimentos adaptada a cada
ação de formação. O tratamento de dados é realizado pelo técnico de apoio à formação, reportando
os resultados ao coordenador pedagógico e ao formador responsável pela ação, para que tome as
medidas necessárias ao ajustamento do programa. Todo o processo é arquivado no DTP da ação de
formação.
 PR02.PF01 - Elaboração e Divulgação do Plano de Formação
Finalidade: Recolher os dados e informações necessárias para a definição dos objetivos de formação,
bem como para o planeamento anual das ações de formação.
Descrição das Atividades: O plano de formação da Aproximar é de carácter anual, sendo elaborado
pelo técnico de apoio à formação, de acordo com as necessidades detetadas em sede de diagnóstico,
bem como dos resultados da atividade formativa do período anterior.
O plano de formação deve contemplar os seguintes temas: caracterização da Aproximar;
enquadramento da atividade formativa da Aproximar para o período (política, prioridades e
estratégias); diagnóstico de necessidades (resumo); planeamento da atividade formativa (objetivos,
indicadores e metas); plano de formação para o período (cursos e competências, cronograma anual);
e divulgação da atividade formativa (canais de comunicação e estratégias de captação de
formandos), sendo adotado o modelo “Plano de Formação [ano]”. O plano de formação, com a
identificação dos cursos, competências e cronograma poderá sofrer alterações em função de novas
necessidades encontradas, por parte de entidades parceiras ou no decurso de projetos em curso.

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Todas as informações devem estar articuladas entre si e adequarem-se às necessidades formativas

detetadas, bem como ao percurso e desempenho da Aproximar no que se refere à atividade
formativa. Neste sentido, é conveniente que o plano de formação apenas seja pensado após estar
concluído o balanço de formação do período anterior, para que deste possam ser retirados dados e
resultados relevantes; assim, o prazo para apresentação do plano de formação ao gestor de
formação é o final do mês de fevereiro, para que possa ser aprovado durante o mês de março do ano
em curso.
O plano de formação é divulgado a todas as partes interessadas, incluindo entidades parceiras, ex-
formandos e potenciais formandos, através dos mecanismos de comunicação estabelecidos para o
efeito, como correio eletrónico, página da internet e redes sociais. Quaisquer meios de comunicação
alternativos ou específicos serão mencionados no próprio plano de formação, na secção “Divulgação
da atividade formativa”. A Aproximar dispõe de uma base de dados de contactos privilegiados, sendo
preenchida no IMP02 – Base de dados de contactos.
 PR03.PF01 - Conceção e Desenvolvimento de Programa de Formação
Finalidade: Definir os itens fundamentais para a apresentação de um programa de formação, em

determinada área de formação.
Descrição das Atividades: A conceção de um programa de formação constitui uma etapa
fundamental para o desenvolvimento da atividade formativa, na medida em que o programa de
formação concentra a informação relativa à execução de determinada ação de formação e o que se
pretende alcançar com a mesma, sendo este o instrumento que traduz toda a orientação da ação de
formação aos formandos e ao formador quanto aos resultados de aprendizagem que se pretendem.
O programa de formação deve contemplar:
 Objetivos de aprendizagem: objetivos da ação de formação, traduzindo competências a
adquirir;
 Destinatários: público-alvo da ação de formação, podendo especificar área profissional ou
perfil;
 Modalidade de formação: considerando as opções selecionadas pela Aproximar, entre
formação contínua, modular ou formação-ação;
 Forma de organização da formação: a formação pode ser presencial, em sala ou contexto de
trabalho, ou à distância;

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 Conteúdos programáticos: temas e assuntos a discutir no curso, que promovem a aquisição

de um conhecimento global e integrado, numa sequência lógica;
 Carga horária: número de horas previstas para a realização da ação de formação, sendo
indicada a carga horária global e as suas componentes, para os diferentes módulos e quando
se tratar de forma mista de organização;
 Metodologias de formação: métodos pedagógicos a adotar pelo formador, optando entre
expositiva, ativa, interrogativa e/ou demonstrativa;
 Requisitos mínimos: formação de base, conhecimentos e/ou competências necessárias para
frequentar a ação de formação (quando aplicável);
 Metodologia de avaliação: domínios de avaliação e formas de recolher a informação
(instrumentos);
 Recursos pedagógicos: tipo documentos de suporte ao desenvolvimento da ação de
formação, como manuais, textos de apoio, exercícios;
 Espaços e equipamentos: requisitos específicos para o desenvolvimento da ação de
formação.
Para a elaboração do programa de formação será adotado o IMP03 – Programa de Formação.

O programa de formação é um instrumento da propriedade da Aproximar, podendo ser elaborado
internamente, pela equipa formativa e formadores que sejam simultaneamente colaboradores da
Aproximar, ou por formadores externos, quando a especificidade e especialização das temáticas
assim o exigir. Em qualquer dos casos, todo o trabalho é articulado pelos técnicos de apoio à
formação, sendo qualquer programa de formação aprovado pelo gestor de formação.
Nos casos em que o programa de formação a elaborar, ou a ajustar, for dirigido para uma
Organização em particular, toda a conceção/ revisão é articulada com o interlocutor desse mesma
entidade para a validação das informações e do itinerário de aprendizagem.
Relativamente aos programas de formação realizados por formadores externos, para uma maior
eficácia, é prestada informação relevante aos formadores quanto aos objetivos e resultados de
aprendizagem pretendidos, temática geral, público-alvo, tempo disponível para a ação de formação,
métodos e técnicas de avaliação apropriados (quando aplicável).
No caso da formação modular certificada, os objetivos e os conteúdos programáticos encontram-se
estabelecidos pelos referenciais de formação do Catálogo Nacional de Qualificações (CNQ) e são
disponibilizados através da página da internet da Agência Nacional para a Qualificação e o Ensino

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Profissional, IP. (http://www.catalogo.anqep.gov.pt/Qualificacoes), sendo de carácter obrigatório o

desenvolvimento dos conteúdos prescritos.
Os programas de formação da Aproximar são compilados em formato digital e em base de dados
(IMP04 – Base de dados de programas de formação), de forma a constituir um histórico. Os
programas de formação são divulgados aquando da promoção de uma ação de formação (ex.:
campanhas), sendo também disponibilizados aos formandos de uma ação de formação como
documento integrante da pasta do formando.
 PR01.PF02 – Organização da Atividade Formativa
Finalidade: Divulgar as ações de formação a decorrer em determinado período, gerir as inscrições de

formandos e preparar a logística para a realização da ação de formação.
Descrição das Atividades: A primeira etapa da organização de uma ação de formação é a mobilização
dos recursos necessários à concretização da ação de formação, nomeadamente:
 Formador adequado e qualificado, dentro da base de dados de formadores (IMP05 – Base de
dados de formadores);
 Interlocutor no caso de formação intra-empresas;
 Número de formandos previstos;
 Equipamentos e materiais necessários e disponíveis para o bom desenvolvimento da ação de
formação;
 Disponibilidade e adequabilidade das salas ao tipo de formação;
 Recursos pedagógicos necessários;
 Previsão de despesas com colaboradores internos e formadores externos, aluguer de salas,
materiais e equipamentos, subsídios a formandos.
Estando garantidos todos os recursos, procede-se à divulgação da ação de formação.
A divulgação das ações de formação é efetuada pelo técnico de apoio à formação, com o apoio da
administrativa, através da disponibilização da informação relevante na página da internet e nas redes
sociais (curso, objetivos, datas de realização, carga horária, ficha de inscrição e documentos a
apresentar, condições de frequência/pagamento), e envio de campanha por correio electrónico, para
a base de dados de contactos. No caso de ações de formação financiadas por organismos externos
(fundos estruturais, comissão europeia, entre outros), são respeitadas as regras de informação e
publicitação definidas por cada organismo.

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A gestão das inscrições é da responsabilidade do técnico de apoio à formação, com o apoio da

administrativa, incluindo a receção de pedidos de esclarecimento e fichas de inscrição (mediante o
IMP06 – Ficha de inscrição para ação de formação), seleção de formandos, e confirmação da
realização da ação de formação. As fichas de inscrição podem ser rececionadas por correio
electrónico ou por correio postal, sendo arquivadas em pasta apropriada até confirmação da
realização da ação, ordenadas por data de entrada no correio da Aproximar. Consoante o tipo de
formação, e as exigências de organismos financiadores, podem ser requeridos outros documentos
pessoais dos formandos, tais como:
 Fotocópia do documento de identificação (bilhete de entidade, cartão de cidadão, cartão de
residência, passaporte, ou outro);
 Fotocópia do NIF (caso não possua cartão de cidadão);
 Fotocópia do Certificado de Habilitações;
 Documento comprovativo da situação profissional (estudante, ativo, desempregado ou
reformado);
 Documento comprovativo de NIB (quando há lugar a pagamento de subsídios).
Os dados pessoais constantes da ficha de inscrição, ou outros documentos relativos à formação, são
processados informaticamente pela Aproximar, garantindo-se a estrita confidencialidade no seu
tratamento. Nos termos legais, assegura-se que esses dados não são partilhados com terceiros e são
utilizados apenas, e mediante autorização dos formandos no ato de inscrição, para os fins
diretamente relacionados com os cursos em que os formandos se inscrevem, respeitando o direito
dos formandos à proteção dos seus dados pessoais.
A seleção dos formandos é uma atividade realizada para garantir que são cumpridos os requisitos
legais quanto à dimensão do espaço (quando o número de inscrições excede o número de vagas), os
requisitos mínimos quanto aos conhecimentos prévios dos formandos (quando aplicável e definido
em programa de formação), assim como a elegibilidade dos formandos face a determinadas
condições exigidas por organismos financiadores. Na formação intra-empresas, é da
responsabilidade da Aproximar transmitir a informação relativa aos critérios de seleção, sendo que a
verificação e confirmação do seu cumprimento por parte dos formandos são asseguradas pelo
interlocutor da entidade.
Caso se confirme a realização da ação de formação, isto é, que estejam assegurados todos os
recursos e que exista o número mínimo de inscritos (calculado consoante as despesas associadas), o
técnico de apoio à formação envia uma mensagem por correio electrónico a confirmar a data e

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horário de início da primeira sessão. Caso contrário, é enviada uma mensagem de correio electrónico
a comunicar que não existem inscrições suficientes, e a adiar o início da ação de formação. Nos casos
em que existem inscrições além das vagas permitidas, poderá ser dinamizada uma nova edição da
ação de formação, confirmando com os formandos inscritos a vontade em integrar essa edição.
A preparação da ação de formação contempla a confirmação da logística (instalações,
equipamentos, materiais, formador), organização do dossier técnico-pedagógico e da pasta dos
formandos (quando aplicável).
Após a confirmação da realização da ação de formação, o técnico de apoio à formação comunica ao
formador selecionado, remetendo por correio electrónico o contrato de formação (no caso de
formadores externos) e o IMP07 - Cronograma da ação de formação, pedindo o preenchimento dos
documentos pedagógicos:
 Programa de formação (quando se trate de formação pontual e não exista programa
definido);
 Planos de sessão (um plano para cada sessão de formação, considerando uma sessão de
formação, um período de tempo contínuo numa mesma data, com interrupções que não
ultrapassem os 30 minutos – manhã ou tarde).
O plano de sessão é o instrumento pedagógico que operacionaliza o desenvolvimento do programa
de formação, em cada sessão de formação, sendo um guião orientador de todo o percurso de
aprendizagem. O plano de sessão é da responsabilidade do formador e é enviado ao técnico de apoio
à formação com uma semana de antecedência da realização dessa mesma sessão, para validação. É
elaborado no IMP08 – Plano de sessão, o qual contém:
 Designação do curso, módulo e sessão;
 Identificação do formador;
 Objetivos gerais do módulo e sessão;
 Resultados de aprendizagem da sessão;
 Conteúdo programático;
 Metodologias;
 Atividades pedagógicas, incluindo a sequência das atividades a realizar e a distribuição
temporal;
 Recursos e materiais pedagógicos;
 Avaliação, com critérios e instrumentos (quando aplicável);
 Duração da sessão (tempo);

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 Período de realização (horário).

O dossier técnico-pedagógico (DTP) é o arquivo no qual se encontram os registos e suportes físicos
do desenvolvimento de cada ação de formação. Um dossier físico pode conter mais do que um DTP
relativo a uma ação de formação, mas apenas no mesmo ano civil ou relativo ao mesmo projeto
desenvolvido pela Aproximar, sendo identificado na lombada o ano e/ou projeto. O DTP encontra-se
disponível no local onde decorre a ação de formação e pelo tempo que esta durar, sendo sempre
atualizado e conferido no final da mesma.
O DTP é iniciado com uma capa, através do modelo “Capa do DTP”, na qual é inserida a designação
do curso, a entidade formadora, o período de realização e o local. A organização do DTP é realizada
pelo técnico de apoio à formação, através de uma estrutura própria, de acordo com o IMP21 - Índice
do DTP, o qual contempla um espaço de confirmação de cada documento, e composto pelos
seguintes itens:
 Regulamento da Atividade Formativa;
 Divulgação e publicidade;
 Programa de Formação, Cronograma e Planos de Sessão;
 Identificação dos Formandos (fichas de inscrição e contrato, quando aplicável);
 Identificação dos Formadores (fichas curriculares e contratos, quando aplicável);
 Registo de Presenças e Sumários;
 Documentação de Apoio à Formação (manuais, textos, registo de entrega de certificados);
 Registo de Ocorrências;
 Avaliação dos Formandos e Classificação Final (quando aplicável);
 Avaliação da Satisfação (questionários e relatório);
 Avaliação do Impacto da Formação;
 Balanço de Competências - inicial e final.
As ações de formação podem ser realizadas para entidades parceiras, que adotam os seus próprios
registos de formação. Nestas situações, a Aproximar, CRL efetua cópias, sempre que possível, dos
registos de formação relevantes, como folha de presenças ou avaliações.
Quando aplicável, é criada uma pasta para cada formando, a qual contém os documentos
necessários ao desenvolvimento da ação de formação, nomeadamente o regulamento da atividade
formativa, o programa de formação, recursos pedagógicos e eventuais documentos de divulgação de
iniciativas da Aproximar.

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A abertura da ação de formação é realizada pelo técnico de apoio à formação, que deverá participar
na totalidade da primeira sessão sempre que possível, constituindo a fase de acolhimento do
formador e dos formandos, na qual é feita a apresentação da Aproximar, CRL e são prestadas
informações gerais sobre a ação de formação, nomeadamente confirmação do cronograma, horário,
conteúdos, e condições de frequência. Nos casos aplicáveis, são entregues a cada formando duas
cópias do contrato de formação (previamente preparado, assinado pelo representante legal e
carimbado) para assinatura e devolução de uma cópia, garantindo uma breve explicação dos aspetos
mais relevantes do contrato e assegurando a sua compreensão por parte de todos os formandos e a
vinculação ao seu cumprimento.
Nesta abertura são também feitas as apresentações do formador e dos formandos, sendo a
continuação da sessão da responsabilidade do formador. O formador é responsável por apresentar o
programa de formação, dando relevo aos conteúdos programáticos, às atividades pedagógicas, bem
como aos critérios e instrumentos de avaliação. Sempre que for necessário aplicar um diagnóstico de
necessidades, é neste momento que é distribuído aos formandos.
 PR02.PF02 – Acompanhamento da atividade formativa
Finalidade: Acompanhar as ações de formação em curso, a nível pedagógico, administrativo e

financeiro, assegurando a satisfação das necessidades de todos os intervenientes.
Descrição das atividades: O acompanhamento da atividade formativa a nível pedagógico pressupõe
visitas às sessões de formação pelo técnico de apoio à formação (presença apenas no início da sessão
ou participação na sessão completa), para esclarecimento de dúvidas dos formandos e formador,
monitorização do desenvolvimento do programa de formação, incluindo concretização dos objetivos
e análise do desempenho do formador, e tratamento de eventuais ocorrências. Nestas visitas, o
técnico de apoio à formação confirma o preenchimento do IMP09 - Registo de Presenças e Sumários,
no qual o formador redige o sumário de cada sessão de formação e identifica as metodologias
adotadas, bem como solicita a cada formando que assine a sua presença.
O apoio administrativo refere-se ao tratamento de situações relativamente a contratos, recibos,
entrega de documentos, entre outros, bem como a gestão das instalações e infra-estruturas, de
forma a garantir os recursos adequados em todas as sessões.
O acompanhamento financeiro da atividade formativa é de carácter contabilístico e financeiro,
assegurando a compilação de todos os documentos relevantes, designadamente contratos com
formadores, conferência de documentos de despesa, como recibos de honorários e/ou ajudas de

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custo, faturas/recibos de rendas e alugueres, entre outros. No que se refere às ações de formação
financiadas por organismos externos, são respeitadas as regras desses mesmos organismos,
assegurando a devida imputação de despesas e uma eficaz gestão financeira do orçamento, com o
suporte do serviço de contabilidade, nos prazos e limites estabelecidos.
O técnico de apoio à formação comparece no encerramento de uma ação de formação, na última
sessão da formação, para confirmar todos os documentos e registos do dossier técnico-pedagógico
(marcando com um visto cada caixa no “Índice do DTP”) e proceder à avaliação da ação de formação.
O encerramento da ação de formação contempla ainda a emissão dos certificados de formação
profissional, pelo preenchimento do IMP16 - Certificado de formação profissional, através de uma
publicação em Publisher ligada ao controlo da numeração dos certificados, IMP17 - Controlo de
numeração de certificados, que é um ficheiro Excel por ano civil, que contém os dados de todos os
formandos e cursos realizados. Os certificados emitidos são assinados pelo representante legal e
carimbados, sendo digitalizados para arquivo/cópia. Aquando da entrega aos formandos (de
preferência na última sessão de formação), é solicitada a assinatura de confirmação no IMP18 -
Registo de entrega de certificados. Para ações de curta duração (como seminários, workshops) é
entregue em certificado de participação em modelo criado para o efeito, de acordo com o grafismo
de projetos, da iniciativa ou evento.
Sempre que aplicável, os dados da ação de formação realizada são carregados nos sistemas de
informação disponíveis (ex.: SIGO).
 PR03.PF02 – Desenvolvimento de Ações de Formação à Distância
Finalidade: Definir as atividades necessárias para o desenvolvimento de cursos ou elaboração de

conteúdos da formação à distância, nas modalidades de E-learning ou Blended-Learning.
Descrição de Atividades: As ações de formação desenvolvidas pela Aproximar, CRL podem conter um
carácter de formação à distância nas modalidades de E-learning ou Blended-Learning. A formação E-
learning é aquela que utiliza única e exclusivamente processos à distância, sem qualquer
componente presencial, enquanto que a modalidade B-Learning combina sessões à distância com
sessões presenciais.
As ações de formação à distância são suportadas por uma plataforma LMS (Learning Management
System), nomeadamente a plataforma Chamilo (ferramenta de gestão da aprendizagem “open
source”).

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O processo de inscrição nas ações de formação à distância segue a metodologia descrita no

PR01.PF02 – Organização da atividade formativa, sendo que o técnico de apoio à formação efetua o
registo dos formandos na plataforma e em determinada ação, dando a conhecer individualmente a
forma de aceder à plataforma.
O funcionamento das ações de formação à distância pauta-se pelo seguinte:
a) A formação tem início conforme o cronograma disponibilizado na plataforma e cujas datas
foram previamente transmitidas a cada um dos formandos inscritos;
b) Na sessão de abertura, excepto em cursos específicos, é testado o login com cada
formando e é feita uma apresentação da plataforma e das ferramentas disponíveis na
mesma;
c) Os horários e datas dos chats (quando existirem) podem ser definidos em qualquer dia e
horário, distintos do da ação de formação em si;
d) Aquando da entrega da senha de acesso à plataforma, o formando tem acesso ao manual
de utilizador, bem como aos conteúdos programáticos da primeira sequência de
aprendizagem;
e) No decurso da ação de formação, os formandos têm acesso a toda a informação que os
formadores disponibilizarem.
É nesta fase que se garante a estruturação dos conteúdos, materiais e atividades de cada curso, a
gestão e interação entre os intervenientes, o suporte da tutoria ativa, a orientação e apoio dos
formandos e o controlo da evolução da aprendizagem pelo formando através do retorno dos
resultados da avaliação.
A plataforma LMS utilizada para ministrar ações de formação à distância permite a disponibilização
de informação de carácter genérico como o calendário de atividades, noticias, a lista de formandos
de cada curso, conteúdos e atividades a serem desenvolvidas durante cada curso, como por exemplo
o manual do curso, exercícios, glossário, fóruns, wikis, testes entre outras. O e-formador pode
classificar ou comentar os ficheiros ou textos enviados pelos formandos e devolver-lhes o feedback
das intervenções, assim como avaliar os testes, trabalhos e as várias atividades em que os formandos
participam. Ao formador, é disponibilizado um manual do formador que permite explorar as
funcionalidades da plataforma.
O desenvolvimento de um curso em e-learning implica a sub-contratação de uma entidade externa
de produção de conteúdos, sendo que é a Aproximar, CRL que determina todos os conteúdos
associados a determinada ação de formação.

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 PR04.PF02 - Seleção, Acompanhamento e Avaliação dos Formadores
Finalidade: Definir os critérios e métodos para a seleção dos formadores, o seu acompanhamento e
avaliação, para uma determinada ação de formação.
Descrição das Atividades: A seleção de formadores para ministrar determinada ação de formação é
feita pelo técnico de apoio à formação, em articulação com o coordenador pedagógico, recorrendo à
bolsa de formadores da Aproximar, CRL. A integração de formadores na Bolsa de Formadores de
Aproximar é realizada de acordo com a análise curricular relevante para as áreas de formação
certificadas (formação académica e experiência profissional) e a detenção de competências
pedagógicas (CCP/ex-CAP de Formador).
Sempre que possível, os formadores são selecionados entre os recursos internos, ou seja,
cooperadores ou colaboradores da Aproximar, CRL. Os formadores externos podem ser recrutados
através das parcerias estabelecidas pela Aproximar, CRL ou por um processo de recrutamento
externo, junto de canais de comunicação como a publicação no Facebook ou sites de emprego.
A seleção de formadores, dentro da base de dados de formadores, é realizada de acordo com a
relevância das competências do formador (formação e experiência profissional), os resultados de
avaliação do formador em ações de formação anteriores e a disponibilidade do formador em
assegurar o cronograma da ação de formação.
O acompanhamento aos formadores visa assegurar o bom desenvolvimento das ações de formação
e é realizado pelo técnico de apoio à formação, em articulação com o coordenador pedagógico, no
âmbito do acompanhamento da atividade formativa. Os formadores devem garantir o cumprimento
dos requisitos definidos para determinada ação de formação, nomeadamente a coerência dos
materiais e métodos pedagógicos com os objetivos e com o perfil do grupo de formandos (e.g.
habilitações, experiência), bem como o cumprimento do cronograma e horário. O acompanhamento
aos formadores expressa-se ainda na prestação de todo o apoio necessário durante toda a ação de
formação nos aspetos pedagógicos, técnicos e/ou administrativos.
A avaliação dos formadores é realizada na perspetiva dos formandos, após o término de cada ação
de formação, pelo questionário de avaliação da satisfação, sendo os resultados traduzidos no
relatório de avaliação da ação de formação. O desempenho dos formadores é acompanhado pelo
técnico de apoio à formação, em articulação com o coordenador pedagógico, ao longo da realização
das ações de formação, verificando o cumprimento das orientações dadas pela Aproximar, CRL.
Sempre que surgir uma situação irregular (e.g. incumprimento de requisitos, falha para a
concretização dos objetivos), esta deve ser registada pelo técnico de apoio à formação, utilizando o

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IMP10 - Registo de ocorrências, e analisada pelo coordenador pedagógico para tomada de decisão
(e.g. reunião com o formador para correção, remoção do formador da base de dados). No fim de
cada ano civil, o coordenador pedagógico realiza a avaliação de desempenho formal de cada
formador, com base nas funções e responsabilidades gerais, bem como nas competências concretas
para as ações de formação realizadas, registando no IMP28 - Avaliação do Desempenho de
Formador. Os resultados desta avaliação servem para futuras seleções de formadores e serão alvo de
partilha com os mesmos em casos considerados necessários.
 PR01.PF03 – Gestão do Sistema de Gestão da Atividade Formativa
Finalidade: Identificar os dados e informações a analisar no âmbito do sistema de gestão da atividade

formativa e definir as ações de melhoria necessárias e adequadas ao contínuo aperfeiçoamento da
atividade formativa.
Descrição das Atividades: A gestão do sistema de gestão da atividade formativa engloba várias
atividades como: gestão documental; monitorização e medição dos processos; e monitorização do
plano de formação anual.
A Aproximar, CRL dispõe de um conjunto de pastas e ficheiros digitais que funcionam como suporte à
gestão da formação e ao registo de todos os dados e informações relevantes para o bom
desenvolvimento da atividade formativa. Os documentos e registos afetos ao dossier técnico-
pedagógico encontram-se em suporte papel em dossier identificado por lombada, que contém no
mínimo as indicações das Figura 6 e Figura 7:
Figura 6. Modelo de lombada para dossier Figura 7. Modelo de lombada para dossier de projetos

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Considerando o volume de informação, um dossier técnico-pedagógico pode conter mais do que

uma ação de formação, mas apenas em situações excepcionais poderá conter ações de formação de
anos civis diferentes. Os arquivos relevantes do DTP, como por exemplo folhas de presença ou
contratos com formadores são digitalizados e arquivados na Aproximar, CRL, na pasta da atividade
formativa, separador de cursos desenvolvidos e no ano civil a que reporta a ação, em pasta criada
com o nome da formação tal como “ano mês_nome abreviado”. Todos os arquivos e documentos
digitais, como sejam programas de formação, planos de sessão, relatórios ou a base de dados de
formadores, encontram-se igualmente arquivados na Aproximar, CRL.
A monitorização e medição dos processos, que inclui também a monitorização do plano de
formação anual, é uma atividade essencial para o acompanhamento, avaliação e melhoria contínua
do sistema de gestão da atividade formativa, traduzindo os resultados das ações de formação
desenvolvidas e de todo o processo formativo. É realizada pela recolha de dados e informações,
essencialmente das etapas de avaliação das ações de formação, como avaliação da satisfação dos
formandos, balanços de competências, ocorrências e não conformidades, entre outros, e é efetuada
pelo técnico de apoio à formação, duas vezes por ano civil. A atividade envolve o registo no IMP22 –
Monitorização de Indicadores/Ano, sendo necessário identificar o resultado alcançado e o desvio
face à meta estabelecida para cada indicador, recorrendo ao sinal “+” ou “–” para o sinalizar como
sendo por excesso ou por defeito, respetivamente. Os resultados de cada indicador (de processo ou
do plano de formação global) são avaliados pelo técnico de apoio à formação em colaboração com os
responsáveis de cada processo; em caso de desvios negativos, são identificadas ações de melhoria no
IMP23 - Plano de Ações de Melhoria/Ano. O plano de ações de melhoria é um documento em ficheiro
Excel (não imprimível) no qual são listadas as ações de melhoria que forem sendo identificadas ao
longo de um ano civil, quer pela atividade de monitorização dos processos e do plano anual de
formação, quer pelos resultados das avaliações das ações de formação, bem como outras situações
pontuais (e.g. feedback de entidades financiadoras), bem como se identifica o responsável e o prazo
para execução da ação de melhoria, a data efetiva de concretização e a avaliação da eficácia da sua
implementação. O próprio plano de ações de melhoria é acompanhado e verificado nesta etapa de
monitorização semestral, sinalizando as ações que foram efetivamente realizadas e aquelas que
obtiveram resultados positivos no desenvolvimento da atividade formativa.
No final do ano civil, os resultados globais das atividades de monitorização são encerradas, sendo
transposto um resumo para o balanço de formação desse ano, e as ações de melhoria que ainda

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tiverem de ser implementadas/controladas são transportadas para um novo plano de ações de

melhoria, do ano civil seguinte.
 PR02.PF03 – Elaboração e Divulgação do Balanço de Formação
Finalidade: Recolher os dados e informações necessárias para a avaliação da concretização dos

objetivos de formação, bem como para a análise anual da atividade formativa.
Descrição das Atividades: O balanço de formação da Aproximar é de carácter anual, sendo elaborado
pelo técnico de apoio à formação, de acordo com os resultados dos diferentes momentos de
avaliação da atividade formativa, como sejam os relatórios de avaliação de cada ação de formação,
relatórios de avaliação do impacto da formação, ou relatórios de avaliação de projetos. São
analisados também os resultados anuais dos indicadores dos processos e das ações de melhoria
implementadas, e do desempenho de formadores e equipa pedagógica. Deve ainda incluir uma
análise comparativa relativamente às atividades efetivamente realizadas e aquelas previstas no
plano de formação do ano a que respeita o balanço.
O balanço de formação deve contemplar os seguintes temas: enquadramento da atividade formativa
da Aproximar, CRL (apostas do ano transacto, projetos realizados de forma genérica e recursos
utilizados, melhorias identificadas); caracterização da atividade formativa desenvolvida (ações
desenvolvidas, execução física e financeira dos projetos formativos com suporte a tabelas e gráficos);
avaliação da atividade formativa desenvolvida (resumo dos dados de avaliação, apreciação crítica dos
resultados); recomendações futuras (áreas de melhoria a incluir no plano de formação seguinte),
sendo adotado o modelo “Balanço de Formação [ano]”.
O prazo para apresentação do balanço de formação ao gestor de formação é o final do mês de
janeiro do ano seguinte, para que possa ser aprovado durante o mês de fevereiro e os dados serem
utilizados no planeamento da atividade formativa desse ano.
 PR03.PF03 – Tratamento de Reclamações, Sugestões e Não Conformidades
Finalidade: Recolher reclamações e sugestões das partes interessadas e detetar não conformidades,
e garantir que são processadas e tratadas com vista à melhoria contínua da atividade formativa.
Descrição das Atividades: Qualquer parte interessada na atividade formativa da Aproximar, CRL pode
apresentar uma reclamação ou sugestão, oral ou escrita, pelos seguintes mecanismos: nas
instalações da Aproximar, CRL encontra-se disponível o IMP29 - Registo de reclamações e sugestões e
uma caixa para depósito dos mesmos, de acesso geral (espaço de acolhimento); o IMP29 - Registo de
reclamações e sugestões encontra-se ainda disponível em cada dossier técnico-pedagógico para

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entrega aos formandos sempre que solicitado; na sede da Aproximar, CRL, os colaboradores estão
dispostos a escutar quaisquer situações e tomar as medidas adequadas; no final de cada ação de
formação, através dos instrumentos de avaliação previstos; por correio eletrónico ou postal, dirigido
ao gestor de formação.
A caixa de reclamações e sugestões é verificada periodicamente pela administrativa, com uma
frequência não superior a 15 dias. Sempre que existir um impresso preenchido, é entregue ao
técnico de apoio à formação que analisa a situação descrita, implementa as medidas necessárias
para a sua resolução, anotando as ações de melhoria necessárias e adequadas no IMP23 - Plano de
Ações de Melhoria; sempre que a situação implicar maior gravidade e comprometimento dos
requisitos da atividade formativa, é analisada em conjunto com o coordenador pedagógico. As
reclamações e sugestões que surgirem por outros meios, como oral ou correio eletrónico, são
igualmente encaminhadas para o técnico de apoio à formação, que procede do mesmo modo.
Sempre que a pessoa que realizou a reclamação ou sugestão estiver identificada, o técnico de apoio
à formação responde para os contactos disponibilizados, preferencialmente por correio eletrónico,
informando do estado da situação e das medidas a implementar, num prazo máximo de 10 dias úteis
a contar da data de tomada de conhecimento da situação, excepto quando, por razões processuais,
tal prazo se mostre insuficiente.
As não conformidades são situações que não cumprem com os requisitos estabelecidos pelo sistema
de certificação ou definidos pela própria Aproximar, CRL nas suas metodologias. As não
conformidades podem ser identificadas pela equipa pedagógica no acompanhamento da atividade
formativa, devendo registar no IMP23 - Plano de Ações de Melhoria, descrevendo a não
conformidade ocorrida e definindo as ações de melhoria necessárias e adequadas à sua resolução,
incluindo a eliminação das suas causas e a prevenção de recorrência da não conformidade.
 PR04.PF03 – Avaliação de Ação de Formação
Finalidade: Recolher os dados e informações relativamente ao desenvolvimento de determinada

ação de formação para a elaboração do respetivo relatório de avaliação e sinalização de ações de
melhoria.
Descrição das Atividades: A avaliação de uma ação de formação envolve várias etapas: (i) avaliação
dos conhecimentos dos formandos; (ii) avaliação da satisfação dos formandos; e (iii) avaliação da
satisfação dos formadores.

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A avaliação de conhecimentos dos formandos é uma forma de garantir que foram cumpridos os
objetivos de aprendizagem estabelecidos para a ação de formação e inclui a avaliação das
aprendizagens e avaliação comportamental.
A avaliação das aprendizagens pode ser formativa e/ou sumativa, isto é, ao longo da ação de
formação e/ou no final da mesma, através de trabalhos individuais ou em grupo, fichas de avaliação,
testes, portfólios, entre outros métodos e instrumentos. A avaliação das aprendizagens deve ser
dada a conhecer aos formandos e ao técnico de apoio à formação no início da ação de formação,
bem como serem esclarecidas as formas e critérios de classificação. Todos os instrumentos são
elaborados pelo formador que deve seguir o IMP24 - Modelo para avaliação.
A avaliação comportamental incide sobre aspetos como assiduidade, pontualidade, interesse,
participação, espírito crítico, domínio dos assuntos, relacionamento interpessoal e é registada pelo
formador no IMP11 – Avaliação dos formandos e classificação final.
A classificação final dos formandos é calculada pela média aritmética, tendo em consideração os
apetos comportamentais e as aprendizagens realizadas, sendo igualmente registado no IMP11 –
Avaliação dos formandos e classificação final, numa escala de 0 a 20:
0-9: Insuficiente;
10-13: Suficiente;
14-17: Bom;
18-20: Muito Bom.
A avaliação da satisfação dos formandos é efetuada no final da ação de formação (ex-post) e avalia a
reação dos formandos quanto à organização da formação, os conteúdos programáticos e o(s)
formador(es), sendo aplicado o questionário IMP12 - Avaliação da satisfação dos formandos. O
questionário encontra-se estruturado numa escala de tipo Likert, de 1 a 6, em que “1” representa
“Mau” e “6” significa “Excelente”. Além destas questões, é auscultada a opinião do formando quanto
à proporção de teoria e prática da ação de formação, bem como se recomendaria a frequência da
ação de formação por outras pessoas; no final, é disponibilizado espaço para comentários ou
sugestões de melhoria à ação de formação. Pretende-se com estes dados recolher informação
relativa à forma como decorreu a ação de formação e definir a necessidade de reestruturar o
programa, os conteúdos ou os recursos pedagógicos.
A avaliação da satisfação dos formadores, à semelhança dos formandos, é efetuada no final da ação
de formação (ex-post) e avalia a reação dos formadores quanto à organização da formação, os
conteúdos programáticos e o perfil/ comportamento dos formandos, sendo aplicado o questionário

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IMP13 - Avaliação da satisfação dos formadores. O questionário encontra-se estruturado numa

escala de tipo Likert, de 1 a 6, em que “1” representa “Mau” e “6” significa “Excelente”. Além destas
questões, é auscultada a opinião do formando quanto à proporção de teoria e prática da ação de
formação, bem como se recomendaria a frequência da ação de formação por outras pessoas; no
final, é disponibilizado espaço para comentários ou sugestões de melhoria à ação de formação.
Pretende-se com estes dados recolher informação relativa à forma como decorreu a ação de
formação e definir a necessidade de reestruturar o programa, os conteúdos ou o perfil dos
formandos selecionados.
Todos os resultados da avaliação de uma ação de formação são descritos e analisados num relatório
através do modelo “Relatório de avaliação da ação de formação”, que contém o índice do conteúdo
mínimo a ser considerado, tal como:
Notas prévias, incluindo a finalidade do relatório e o enquadramento no processo de avaliação
da atividade formativa;
1. Caracterização da ação de formação, identificando a designação do curso, a modalidade e
tipo de formação, o período de realização; incluir dados de execução física da ação de
formação, como volume de formação (número de formandos*carga horária), taxa de
assiduidade;
2. Caracterização dos formandos, indicando o perfil dos formandos por idade, género,
habilitações e outras informações relevantes;
3. Metodologia de análise de resultados, apresentando a forma como foram auscultados os
formandos (referir se foi seguido o procedimento definido ou se houve necessidade de
ajustes), e como foram analisados os dados;
4. Resultados da perspetiva dos formandos, identificando os resultados globais da satisfação
dos formandos, e os resultados por dimensão de análise, com suporte de gráficos e respetiva
descrição sumária;
5. Resultados da avaliação de conhecimentos dos formandos, indicando os métodos de
avaliação adotados pelo(s) formador(es) e os resultados da classificação final de forma global
(e.g. % de formandos em cada escala);
6. Resultados da perspetiva do(s) formador(es), identificando os resultados globais da
satisfação dos formadores, e os resultados por dimensão de análise, com suporte de gráficos
e respetiva descrição sumária;

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7. Ocorrências, mencionando quaisquer ocorrências durante a ação de formação, reclamações

ou sugestões; caso não tenham sido registadas quaisquer situações, mencionar essa
ausência;
8. Recomendações de melhoria, identificando ações de melhoria relativamente aos vários
aspetos da realização da ação de formação (as quais deverão ser transpostas para o plano de
ações de melhoria).
O relatório de avaliação da ação de formação é elaborado pelo técnico de apoio à formação e
apresentado ao coordenador pedagógico para aprovação, sendo arquivado em formato digital na
pasta respetiva à ação de formação. Todas as ações de melhoria identificadas no relatório devem ser
incluídas no plano de ações de melhoria.
 PR05.PF03 – Acompanhamento do Pós-Formação
Finalidade: Recolher os dados e informações relativamente à eficácia da atividade formativa junto

dos formandos para a sinalização de ações de melhoria.
Descrição das Atividades: O acompanhamento do pós-formação pretende identificar os efeitos
gerados nos formandos após a frequência de uma ação de formação. Os efeitos podem incluir a
efetiva aquisição de competências, a aplicação dos conhecimentos e competências após a ação de
formação, a evolução da situação profissional do formando (e.g. obtenção de trabalho remunerado
pela formação realizada), e a perspetiva de uma entidade empregadora face aos conhecimentos e
competências adquiridas pelos seus empregados, ou a melhoria do seu desempenho na Organização
(quando aplicável).
No início de cada ação, o formador realiza um balanço de competências inicial, através do IMP21 -
Balanço de Competências, no qual se encontram identificadas as competências a adquirir com a ação
de formação, com o intuito de perceber o nível de desenvolvimento dessas competências na
perspetiva dos formandos (sinalizados pelos próprios) e (re)adaptar os materiais pedagógicos a
utilizar em função do grupo. No final da ação de formação, é novamente aplicado o Balanço de
Competências, para identificar as competências adquiridas e a evolução dos formandos, no mesmo
impresso.
O impacto da ação de formação é realizado 3 a 6 meses após a realização da ação de formação (de
acordo com o tipo de formação, a duração e os objetivos de aprendizagem), sendo definido no final
da ação de formação entre todos os formandos, formador e técnico de apoio à formação, enviando
um questionário por correio electrónico para:

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 Formandos, para determinar os efeitos no desempenho profissional e se as competências

adquiridas constituíram uma oportunidade de melhoria permitindo a sua aplicação em
contexto profissional, através do IMP14 - Avaliação do impacto da formação – Formando,
nomeadamente de forma a identificarem se os resultados pretendidos com a frequência da
ação de formação (sinalizados na última sessão) foram efetivamente concretizados;
 Entidade empregadora, para conhecer o contributo da ação de formação desenvolvida pela
Aproximar, CRL na mudança positiva em termos do desempenho de determinado
colaborador ou dos efeitos na própria entidade, pelo IMP15 - Avaliação do impacto da
formação – Entidade.
Os questionários são previamente formatados quando à designação da ação de formação e datas,
estando disponíveis online, ou seja, podem ser acedidos com um computador e acesso à internet.
Desta forma, está facilitada a interação com os agentes de formação. As respostas são processadas
diretamente pela ferramenta online (google docs), utilizando-se os resultados para a elaboração do
relatório de avaliação do impacto das ações de formação, através do modelo “Relatório de avaliação
do impacto da ação de formação”, que contém o índice do conteúdo mínimo a ser considerado, tal
como:
Notas prévias, identificando a finalidade do relatório e o enquadramento no processo de
avaliação da atividade formativa, a designação do curso, a modalidade e tipo de formação, o
período de realização;
1. Metodologia adotada, apresentando a forma como foram recolhidos os dados, se apenas
pelos formandos ou se também foram auscultadas algumas entidades empregadoras; referir
outros aspetos que não estejam previamente estabelecidos no procedimento e identificar
qual foi a forma como foram identificados os objetivos e resultados a atingir com cada
formando e qual foi o prazo definido para a realização da avaliação de impacto (3 ou 6
meses);
2. Resultados da perspetiva dos formandos, identificando os resultados globais da
perspetiva dos formandos, e os resultados por dimensão de análise, com suporte de gráficos
e respetiva descrição sumária;
3. Resultados da perspetiva da(s) entidade(s) empregadora(s), indicando os resultados
globais da perspetiva dos formandos, e os resultados por dimensão de análise, com suporte
de gráficos e respetiva descrição sumária;

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4. Recomendações de melhoria , mencionando ações de melhoria relativamente aos vários

aspetos da realização da ação de formação e do seu impacto (as quais deverão ser
transpostas para o plano de ações de melhoria).
O relatório de avaliação do impacto da ação de formação é apresentado ao coordenador pedagógico
para aprovação, sendo arquivado em formato digital na pasta respetiva à ação de formação. Todas as
ações de melhoria identificadas no relatório devem ser incluídas no plano de ações de melhoria.
 PR06.PF03 – Avaliação do Desempenho dos Agentes da Formação
Finalidade: Recolher dados e informações para a avaliação do desempenho do gestor de formação,

do coordenador pedagógico e do técnico de apoio à formação, de forma a identificar medidas de
melhoria na organização da atividade formativa e/ou sinalizar potenciais áreas de formação.
Descrição das Atividades: A avaliação do desempenho dos agentes de formação é uma etapa
importante no ciclo formativo, pois determina uma medida de análise do cumprimento das
responsabilidades de cada elemento na organização e gestão das ações de formação, bem como
possibilita sinalizar áreas de melhoria.
A avaliação de desempenho é realizada por um sistema de hierárquico, isto é, o superior hierárquico
de cada função é o responsável pela análise do desempenho, efetuado no final do ano civil a que
reporta a avaliação:
Gestor da Coordenador Técnico de Apoio à

Direção
Formação Pedagógico Formação
Avalia Avalia Avalia
O registo da avaliação de desempenho é realizado nos:

 IMP25 - Avaliação do desempenho do Gestor de Formação;
 IMP26 - Avaliação do desempenho do Coordenador Pedagógico;
 IMP27 - Avaliação do desempenho do Técnico de Apoio à Formação.
Os resultados da avaliação do desempenho destes agentes de formação constituem uma informação
de entrada para o balanço de formação.

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Manual Qualidade Atividade Formativa

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Manual da Qualidade

Aproximar – Cooperativa de Solidariedade Social, CRL

Organização do Manual da Qualidade da Atividade Formativa .............................................................. 3

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Organização do Manual da Qualidade da Atividade Formativa

O Manual da Qualidade da Atividade Formativa (MQAF) constitui a principal evidência quanto ao

O presente Manual (versão para website) encontra-se organizado em quatro partes:

O Manual da Qualidade da Atividade Formativa encontra-se disponível na página da internet da da

O Manual da Qualidade da Atividade Formativa é controlado pelos técnicos de apoio à formação, de

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Parte I – Caracterização da Aproximar, CRL

1) Natureza, Missão, Visão e Valores

Tabela 1. Serviços prestados

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Figura 1. Missão, Visão e Valores

Na Aproximar, acreditamos que o desenvolvimento de competências é a chave da autonomização

1. Performance: assentará na definição de objetivos e metas tão claras quanto possível,

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2. Fiabilidade: entendida como o fornecimento de serviços adequados às necessidades de

3. Conformidade: entendida como a procura continua de corresponder às necessidades dos

4. Sustentabilidade: baseada nas dimensões de continuidade dos serviços oferecidos,

5. Customização: assente no desenvolvimento de serviços e produtos que facilitem o

 Conceber e implementar modelos de intervenção com os seus clientes que permitam

 Satisfazer necessidades dos colaboradores, parceiros e clientes, fornecendo serviços que

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 Incluir objetivos quantificáveis nos planos de intervenção, procedendo à medição e avaliação

 Desenvolver e manter um relacionamento profícuo com os seus Parceiros e Fornecedores,

 Sensibilizar colaboradores, parceiros e clientes para a importância do cumprimento dos

 Implicar continuamente os colaboradores para o contributo que o cumprimento das suas

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Figura 2. Organograma da atividade formativa

Cada função identificada representa um conjunto de responsabilidades no âmbito da atividade

Compete à Direção da Aproximar:

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- Designar os colaboradores com competências para assumir as funções de gestor da formação e

Compete ao Gestor de Formação:

Compete ao Coordenador Pedagógico:

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- Aprovar os relatórios de avaliação da satisfação dos formandos de cada ação de formação

• RESPONSÁVEL POR PROCESSO

• TÉCNICO DE APOIO À FORMAÇÃO

Compete ao Técnico de Apoio à Formação:

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- Proceder à elaboração do plano de formação, submetendo à aprovação do Gestor de Formação;

Compete aos/às Formadores/as:

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Compete aos Serviços de Contabilidade:

b) Recursos Físicos e Pedagógicos

Tabela 2. Características do espaço físico da Sede

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Figura 3. Fotografias dos espaços disponíveis na Sede da Aproximar, CRL

Tabela 3. Características do espaço físico do Espaço Mães D’Água

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Figura 4. Fotografias da loja da Mães D’Água da Aproximar, CRL

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Relativamente aos recursos pedagógicos, a Aproximar mantém um stock do material de escritório

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A Aproximar, CRL baseia o desenvolvimento do network de parceiros nos seguintes pilares:

Os benefícios dos estabelecimento de parcerias são assim claros:

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Parceria para o desenvolvimento de atividades no Bairro do Zambujal,