Sintese Organizativa e pontos UFCD3505

comuns nas organização do Animação desportiva

evento

• Formadora: Helena Gonçalves

• A velocidade das transformações sociais faz com que a
experiencia e o conhecimento de há vintes anos estejam,
hoje, profundamente desatualizados, sobretudo quando
as pessoas não foram, pelas mais diversas razões
capazes de evoluir…
 O planeamento A elaboração de planos O planeamento é um O planeamento deverá
antecipado é essencial estratégicos de processo imprescindível, ser faseado no tempo,
para o sucesso de um intervenção permite planear cuidadosa e sendo a realização do
evento. minimizar os riscos de meticulosamente todos evento a fase mais curta
falhas na organização de os passos a serem dados de todo este processo.
eventos. para a realização de um
grande evento.
Organização de um evento

CONCEÇÃO – IDEIA PREPARAÇÃO – DA OPERACIONALIZAÇÃO ENCERRAMENTO – É

DA ORGANIZAÇÃO DE FUNDAÇÃO DO /EXPLORAÇÃO DO A FASE ONDE SE
UM EVENTO QUE COMITÉ DA EVENTO – DESDE AVALIA A FASE
REQUER UMA ORGANIZAÇÃO ATÉ ABERTURA DA ANTERIOR
OFERTA. CRIAR O EVENTO. CERIMÓNIA ATÉ AO
ENCERRAMENTO –
DURAÇÃO DO
EVENTO;
Outro autor:
Criação, com a origem da ideia - criar uma base sólida e
consciente em que se possa trabalhar;

Gestão do evento – define-se como o momento em que se decide

para avançar para a realização do mesmo.

Desenvolvimento ou implementação da definição de procedimentos

e infraestruturas para a realização do evento. Nesta fase divide-se
as áreas de intervenção .

Avaliar – onde percebemos se o evento foi um sucesso ou não. São

avaliados os pontos fortes e fracos.
A avaliação é um
instrumento de melhoria
na organização, pode ser
considerado o melhor
aliado de um sucesso de
um evento.

Na organização do evento
é necessário identificar os
principais participantes:
os participantes, as
pessoas, as organizações
afectas .
O papel do líder

Este deve colocar os Este deve ir ao encontro faz suas Deve encontrar formas e canais
colaboradores/ recursos humanos necessidades e desejos do seu de comunicação e de
dispostos a enfrentar o desafio, grupo. entendimento, que proporcione o
ajustar os seus valores. sucesso das suas acções
 • Os eventos distinguem-se pelo
Os voluntários número de recursos humanos
necessários á sua realização, desta
forma a utilização de voluntários é
uma medida utilizada permitindo
criar relações de maior proximidade
com a população, envolvendo a
comunidade, proporcionando e
envolvendo os diferentes grupos na
dinâmica.
Os voluntários constituem uma parte importantes dos
recursos humanos para muitas organizações .
Dossiê do evento -
procedimento
Tem como objetivo a descrição das

tarefas a executar e por quem, sendo

definidas as pessoas que são

responsáveis por cada área de

intervenção, tal como as funções a

desempenhar nesse cargo.

Conceção
• Conceção

• Brainstorming

• Análise do relatório final da edição anterior

• Análise de propostas
• A conceção é a altura em que nasce a
ideia, sendo necessário alcançar as
premissas do evento e ser realizável,
com apoio, ou sem ele.

• Os aspetos da natureza humana,

financeira e os conhecimentos que
dispõem sobre os temas são também
alvos de análise nesta fase.

• A elaboração de um plano de trabalho

contempla os preparativos iniciais, de
encerramento, assim como todos os
que poderão ocorre durante o evento,
assumindo a mesma importância .
 • Execução de uma série de
procedimentos infraestruturas, que
tem que ser executadas para que o
evento de possa realizar, assim como, a
Planeamento e
operacionalização
inventariação das necessidades de
implementação do evento nos seus
diversos níveis (alimentação,
alojamento, acolhimento, vigilância,
segurança, saúde pública, recursos
humanos, seguros, licenças,
transportes, intervenções no espaço,
equipamentos, cortes, luz, orçamento
previsional, definição de estruturas
operacionais e estratégia de
marketing.
• A organização é tanto mais capaz de

determinar o que falhou no caminho para

o destino final, quanto mais percetíveis

forem os passos, a estrutura e a orientação

que presidiu a esse caminho

Em resumo
• Definição da missão

• Escolha dos valores centrais

• A determinação dos objetivos e os programas de acção

• Análise da envolvência interna e externa

• A formulação de estratégia

• A sua implementação e por fim o posterior controlo.

Elaboração de orçamento
previsional

O orçamento visa comparar custo O orçamento pode ser subdivido

e receitas reais com os custos e em suborçamentos das diferenças
receitas previsionais. áreas,
elaboração

Inventariação das Elaboração do orçamento Submeter á aprovação

necessidades da com a ficha do projeto.
implementação do evento
 Elaboração do
Elaboração da descritivo das
estrutura funções por cada
funcional área de
responsabilidade Definição
das
estruturas
Monotorização da
execução das operacionais
Constituição das
atividades
equipas de
calendarizadas
trabalho
por cada área de
trabalho.
Estratégia de
marketing
• O marketing é a função da
gestão dos eventos de
estabelecer o contacto com os
participantes e visitantes,
perceber as suas
necessidades e motivações,
desenvolvendo produtos que
atendam as mesmas,
elaborando um programa de
comunicação, expressando o
propósito e os objetivos do
evento
Estratégias de marketing
Definição das
Definição do público-
necessidades de
alvo
comunicação do evento

Preenchimento de Elaboraçao de palno de

pedido de intervenção meios

Aprovação de plano de Elaboração de suporte

meios de comunicação.
Avaliação
É a fase onde se avalia todas as etapas. É um instrumento de
observação, mensuração e monitorização, critica de um
evento, permitindo efectuar melhorias em edições seguintes,
tanto a nível interno como externo.

Nesta fase podemos verificar as virtudes e fragilidades da

gestão.

É um processo fundamental pois permite compara os

resultados esperados com os obtidos e assim identificar os
pontos positivos e negativos.
Avaliação:
• Interna

• Elaboração de relatórios parcelares

• Externa

• Estudo de impacto de projecto

Elaboração de relatório final

Objetivos iniciais Prazos definidos Balanço financeiro Padrões de

do projeto qualidade

Afluência do Desempenho das Oportunidades de

publico equipas de melhoria
trabalho
• Reunião de balanço
 Documentos
obrigatórios:
Planeamento:

Ficha de projeto

Orçamento
previsional

Fase da avaliação

Relatório financeiro

Relatório parcelar e
relatório final