Desenvolvimento de conceitos para

projetos de organização de eventos

UFCD 0497
Objetivos
• Descrever o processo e fases de desenvolvimento dos projetos de

organização de eventos.

• Identificar a razão de ser e o objetivo de um evento.

• Definir o conteúdo do evento.

• Elaborar um programa e design de um evento.

 Conteúdos
• Estrutura dos projetos de organização de eventos

• Definição dos objetivos do evento

• Público-alvo

• Design do evento
Enquadramento

Evento pode ser definido como uma concentração de pessoas

e/ou entidades, realizada em data e local previamente
estabelecido e com objetivo específico.
Enquadramento

Ferramenta fundamental nas relações públicas, os eventos

procuram atrair estrategicamente a atenção de determinado
público (principalmente formadores de opinião), a fim de agregar
valor à imagem da organização, por meio de um acontecimento
concebido e planeado para atingir os resultados almejados.
Gestão de projetos de eventos
O sector dos eventos está sujeito às seguintes pressões:

• Necessidade de sucesso

• Aumento da concorrência no mercado

• Requisitos de qualidade mais exigentes

• Orçamentos mais reduzidos

• Maior profissionalismo
Gestão de projetos de eventos

Um evento possui as mesmas etapas do ciclo de vida de um

projeto, pelo que deve ser desenvolvido de acordo com os
procedimentos e parâmetros que regem a gestão de projetos.
Gestão de projetos de eventos

Projecto pode ser definido como, uma organização criada

especificamente para cumprimento de um objectivo, e dissolvida
após a sua conclusão.
Gestão de projetos de eventos

• Caracteriza-se por ser temporário, ter um início e fim bem

definidos, e obedecer a um plano e a um tipo específico de gestão:
a gestão de projectos.

• Os projetos diferenciam-se dos processos organizacionais, pois

esses são operações contínuas e repetitivas (ou cíclicas),
enquanto os projetos fazem algo novo, (à partida) uma única vez.
Características de um projeto:

• A unicidade;

• A definição de tarefas com riscos conhecidos;

• A definição clara de tarefas, objetivos e responsabilidades no

cumprimento dos objetivos do evento;
Características de um projeto:

• Um período de tempo limitado (início e fim definidos);

• Disponibilidade limitada de recursos;

• Diferentes tarefas interdependentes;

• A organização depende de um plano.

A Unicidade

Se na sociedade atual tudo o que é “novo”, “extraordinário”,

“diferente” e “único” e atraente, é apelativo, na indústria de
eventos estes adjetivos são uma absoluta necessidade.
A Unicidade

Os eventos são acontecimentos que não se repetem (de igual

forma) e os seus objetivos são Únicos na medida em que eles têm
de ser especificamente concebidos para cumprir os requisitos do
Público-alvo a que o evento se dirige.
Em todos os eventos existem riscos, por exemplo:

• Existência de um número suficiente de participantes?

• O cliente cumprir com as suas responsabilidades financeiras?

• O tema escolhido despertará o interesse do público-alvo?

A definição clara de tarefas, objetivos e responsabilidades no
cumprimento dos objetivos do evento;

• A definição de tarefas, objetivos, resultados a serem alcançados e

das funções e responsabilidades individuais são claramente
estipulados no contrato.
Um período de tempo limitado (início e fim definidos);

• Todos os projetos começam com o contrato, mesmo que o

organizador Profissional já tenha gerido um evento semelhante no
passado.

• De facto, o início e fim absoluto de um evento (com a elaboração

do relatório final e o pagamento da última tranche) são fixados no
contrato.
Disponibilidade limitada de recursos;

• Qualquer organizador de eventos gostaria de ter um orçamento

ilimitado ou número ilimitado de funcionários. A realidade é,
porém, que todos os projetos de organização de eventos têm
recursos humanos e materiais limitados.
Diferentes tarefas interdependentes;

• Estas tarefas na fase de preparação e gestão poderão incluir:

o Definir o programa do congresso;

o Obter e gerir os recursos financeiros;

o (…)

(Ex.) Estas tarefas são interdependentes - obter recursos

financeiros suficientes depende da versatilidade do programa
proposto, e as receitas obtidas da venda de bilhetes, dos patrocínios,
dependem igualmente da versatilidade do programa.
A organização depende de um plano;

Devido à unicidade dos projectos de eventos, a forma como cada

evento será organizado é também necessariamente única, exigindo
por isso um plano que indique claramente o que é necessário fazer e
quem é responsável por realizar cada uma das actividades de forma
a que, os objectivo gerais do evento sejam atingidos.
Gestão de projetos de eventos

A Gestão de Projectos pode ser descrita como o processo de

planeamento, execução e controlo de um projecto, desde o seu
início até à sua conclusão, com vista à consecução de um objectivo
final num certo prazo, com um determinado custo e qualidade,
através da mobilização recursos materiais, recursos tecnológicos,
recursos financeiros e recursos humanos.
Gestão de projetos de eventos

Existem diversas técnicas utilizadas no planeamento e controlo de

projecto, entre os quais os Gráficos de Gantt (incluindo
cronogramas, gráficos de cargas, entre outros), o PERT (Programe
Evaluation and Review Technique) e o CPM (Critical Path Method).
 Gestão de projetos de eventos

• Fase da concepção: etapa (também designada por protoprojecto),

consiste num estudo prévio que tem como objectivo preparar a
concepção global do projecto, analisar a sua viabilidade em termos
funcionais, técnicos e financeiros.
Gestão de projetos de eventos
• Fase do planeamento: aprofundamento dos trabalhos realizados na fase
de concepção. Envolve geralmente estudos de mercado, estudos
técnicos e financeiros, selecção de recursos (materiais e humanos), a
definição da calendarização, orçamento e características técnicas e
por fim a apresentação e obtenção de aprovação para a sua
implementação.
 Gestão de projetos de eventos

• Fase de execução: implementação do projecto tendo em conta o

planeamento efectuado, nomeadamente ao nível dos prazos,
custos e qualidade.
Gestão de projetos de eventos

• Fase de execução: As actividades associadas a esta fase, incluem a

definição da estratégia organizativa, a alocação de RH, materiais e
financeiros, a contratação de equipamentos e de serviços, a verificação e
controlo (dos prazos, dos custos e da qualidade), os contactos com o
exterior e o replaneamento.
Gestão de projetos de eventos

• Fase de conclusão: a fase de conclusão do projecto diz respeito à

libertação dos recursos, à documentação dos resultados obtidos e à
entrega dos outputs.
Gestão de projetos de eventos
O que significa a Gestão Profissional de Eventos?

• A utilização dos métodos e ferramentas organizacionais eficazes;

• Uma liderança e organização eficazes das pessoas e recursos

envolvidos

• O desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objetivos

Gestão de projetos de eventos
Métodos de gestão profissional

A gestão profissional caracteriza-se pelas seguintes medidas:

A utilização de métodos e ferramentas de organização eficazes:

Gestão de projetos de eventos

Existem diferentes tipos de modelos organizacionais no sector dos

eventos (por exemplo)

• Congressos - normalmente geridos como organizações de funcionários

em linha;

• Feiras comerciais - normalmente geridas como organizações matriciais;

• Pequenas agências de eventos - normalmente geridas como

organizações de projeto ou de equipa.
Gestão de projetos de eventos

Liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos

• Em todas as áreas do sector de eventos é necessário uma liderança e

organização eficazes para coordenar os recursos disponíveis, incluindo os
recursos humanos, para atingir os objetivos.
Gestão de projetos de eventos
Liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos

• As diferentes tarefas que é necessário realizar;

• As diferentes capacidades e talentos dos membros da equipa;

• O tempo disponível para realizar as tarefas;

• A disponibilidade de elementos para formar a equipa.

Gestão de projetos de eventos

Desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objetivos

Durante a organização de um evento, as diferentes atividades só serão

eficazes, se se enquadrarem e contribuírem para os objetivos gerais.

São por isso necessários métodos de gestão para sequenciar e relacionar os

diferentes aspetos do trabalho.
Gestão de projetos de eventos

Modelo das Cinco Fases:

• Planeamento fundamental

• Planeamento organizacional

• Preparação do evento

• Realização do evento

• Avaliação do evento
Gestão de projetos de eventos
Gestão de projetos de eventos

Planeamento Fundamental (Pré-evento)

• Definir os objetivos;
• Identificar o público-alvo;
• Definir o enfoque do evento
• Estruturar as linhas gerais do programa do evento;
• Definir o design do evento;
• Definir a equipa do evento;
• Analisar a viabilidade do evento;
• Obter aprovação para avançar.
Gestão de projetos de eventos

Definir objetivos

É necessário definir os objetivos do evento de forma rigorosa, quer

em termos do seu conteúdo quer da forma como o evento ser
realizado, para que a abordagem utilizada seja consistente.
Gestão de projetos de eventos
Identificar o público-alvo

• Geral

• Dirigido (tendo em conta a categoria profissional);

• Especifico (tendo em atenção as caraterísticas – necessidades,

interesses e atitudes);
Gestão de projetos de eventos
Estruturar as linhas gerais do programa do evento

• O conteúdo do evento é o seu elemento central, e deve ser definido

na fase do planeamento fundamental. No entanto em torno do
evento principal podem surgir outros eventos:
• Uma exposição de acompanhamento;
• Um jantar de gala;
• Uma excursão;
• Uma abertura oficial com conferencia de imprensa.
Gestão de projetos de eventos
Definir o design do evento

• As metodologias a serem usadas;

• O ambiente;

• Os métodos de comunicação;

• Os intervalos;

• A montagem das bancas de exposição;

• A distribuição de temas e espaços de exposição

Gestão de projetos de eventos
Definir a equipa

• Coordenador geral;

• Secretaria e recepção;

• Responsável pela segurança e transportes;

• Técnico de informática/ multimédia;

• Designer;

• Fotógrafo…
Gestão de projetos de eventos
Elaboração da Proposta

• Nesta parte do projeto é importante detalhar com objetividade e

clareza o passo a passo de cada ação a ser realizada para o
desenvolvimento do evento, desde a programação geral
(atividade principal e paralelas), estratégias de divulgação
(tipos de materiais utilizados, peças e formas de divulgação),
serviços necessários (próprios e terceirizados).
Gestão de projetos de eventos
Planeamento Organizacional

• Planeamento estrutural

• Planeamento das atividades

• Planeamento dos recursos

• Planeamento financeiro
Gestão de projetos de eventos
Planeamento estrutural

• O planeamento estrutural define a interdependência entre as

diferentes pessoas, equipas, especialidades e áreas de toda a
organização.

• O plano estrutural é por isso um instrumento fundamental para

a liderança do projeto e para a orientação de todos os
participantes. Este plano é geralmente apresentado na forma de
um organigrama.
Gestão de projetos de eventos
Planeamento atividades

• O planeamento das atividades, à semelhança de um puzzle, todas

as atividades e responsabilidades têm de ser programadas, isto
implica identificar todas as interdependências e planear as
atividades de forma que estas ultimas sejam realizadas numa
sequência lógica e os atrasos sejam minimizados.

• Isto pode ser feito numa folha de cálculo ou utilizando um

software de planeamento.
Gestão de projetos de eventos
Cronograma de atividades

• O cronograma é um descritivo de atividades previstas no período

de tempo que antecede o evento. De acordo com o check-list o
roteiro de atividades, torna-se importante visualizar, num único
documento, as responsabilidades em seus prazos e as datas-
limite de execução.
Gestão de projetos de eventos
Cronograma de atividades
Gestão de projetos de eventos
Matriz de responsabilidades
Gestão de projetos de eventos

Formas de Divulgação

• As ações de comunicação, divulgação e promoção são

imprescindíveis para realização de qualquer evento, pois é por
meio delas que o público-alvo obtém as informações
necessárias que irão estimular sua participação, de influenciá-
lo, promover uma imagem favorável do evento e,
consequentemente, da organização que o promove.
Gestão de projetos de eventos

Identidade Visual

• Todos os produtos de comunicação devem seguir uma identidade

visual, ou seja, um conjunto de elementos gráficos que dão
coesão ao todo, padronizando as cores utilizadas, os estilos de
fontes e tipos de alinhamento, etc.
Gestão de projetos de eventos
Gestão de projetos de eventos
Gestão de projetos de eventos
Gestão de projetos de eventos
Material Promocional

A produção de material promocional é um aspecto importante

para a eficácia da divulgação de eventos, além de servir para criar
um clima de integração e reconhecimento entre aqueles que
utilizam o material.

Normalmente são elaborados kits com estes materiais, que são

distribuídos na entrada ou no momento da identificação dos
participantes.
Gestão de projetos de eventos
Material Promocional

• Bolsa ou pasta;
• Caneta / lápis;
• Bloco de anotações;
• Folder com a programação do evento;
• Materiais impressos ou audiovisuais relacionados ao assunto
abordado no evento;
• Camiseta, boné, adesivos;
• Crachá de identificação.
Gestão de projetos de eventos
Sinalização

Os espaços necessitam de sinalização, tais como:

• Ruas e avenidas que dão acesso ao local do evento;

• Entrada do local do evento e no caminho dentro deste espaço até

o ambiente em que a atividade ocorrerá;

• WC’s , locais de inscrição, de informações gerais, sala da

organização do evento;
Gestão de projetos de eventos
Sinalização

• A sinalização pode ser feita por meio de diversos materiais,

sendo mais comumente utilizados faixas, cartazes, banners e
placas.
Gestão de projetos de eventos
Preparação do Evento

• Inscrição dos participantes;

• Marketing

• Encomendar materiais impressos

• Encomendar o equipamento técnico necessário

• Assinatura de contratos
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Preparação do Evento

• Cooperação com outros serviços

• Reuniões dos comités organizadores

• Escolha e convite de oradores/participantes

• Monitorização do orçamento
Gestão de projetos de eventos

Definição do Espaço Físico

Deve-se levar em conta ao definir o tipo de espaço físico que será

utilizado para a execução do evento, aspectos como o número de
participantes, a disposição dos participantes, o tipo de interação
que o público deverá ter, além da estrutura e espaço pedidos por
quem for conduzir a atividade.
Gestão de projetos de eventos

• Estilo utilizado para solenidade de

posse, palestras ou conferências
que não exijam anotações;

• Mesa Diretora é central e as

cadeiras em filas;

• As cadeiras podem estar

intercaladas, oferecendo melhor
visibilidade e comodidade.
Gestão de projetos de eventos
Gestão de projetos de eventos

• Estilo utilizado para eventos

informativos e questionadores, que
necessitam de anotações por parte
dos participantes;

• Cadeiras acompanhadas por mesas ou

pranchas;

• Este estilo restringe o número de

participantes em 40% em relação ao
estilo auditório.
 Gestão de projetos de eventos

• Estilo utilizado para eventos

informativos e questionadores, que
necessitam de anotações, nos quais as
mesas e cadeiras são dispostas
diagonalmente para melhor visibilidade
por parte dos participantes;

• Restringe o número de participantes em

40% em relação ao estilo auditório.
 Gestão de projetos de eventos

• Utilizado em eventos informativos, que

necessitam de anotações e interação
entre os participantes;

• Utilizado, também, em almoços ou

jantares formais;

• Esse estilo diminui a capacidade do local

em 60% em relação ao estilo auditório.
Gestão de projetos de eventos
Realização do Evento

• Infraestruturas (layout, luminosidade, temperatura);

• Equipamentos diversos ;

• Serviços diversos : catering, decoração…

• Serviços de apoio: transporte, limpeza…

Gestão de projetos de eventos
Realização do Evento

• recursos legais e de risco

• contratos

• licenças e registos

• seguros

• segurança

• serviços de emergência
Gestão de projetos de eventos
Realização do Evento

• Gestão e coordenação das equipas;

• Estar preparado para uma “crise”;

• Gerir situações de imprevisto;

• Acompanhamento geral…
 Gestão de projetos de eventos

Lançamento | Sete Anos em Sete Mares

15 de Maio, 18h
Design do Ambiente
De todos os fatores fundamentais para que um evento seja um
sucesso, o local onde ele é realizado é o mais importante.

Quando falamos de local, não estamos apenas a pensar na

estrutura, ou espaço físico, mas igualmente de extrema importância
- o ambiente.
Design do Ambiente

• Iluminação

• Aromas

• Som

• Mobiliário

• Adereços *
Design do Ambiente – iluminação

• Cénica

• Sincronizada

• Animação

• 3D
Design do Ambiente – iluminação
Design do Ambiente
Design do Ambiente
Design do Ambiente
Design do Ambiente
Design do Ambiente – luz animada
Design do Ambiente
Design do Ambiente - adereços