Curso de Organização de Eventos e Empreendorismo

UFCD 0497 – Desenvolvimento de

conceitos para projetos de organização
de eventos
50 horas

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 Estrutura dos projetos de organização
de eventos
• Gestão de projeto nos eventos
– “A língua portuguesa define a palavra Evento
como um acontecimento, algo que obteve
sucesso, ou uma eventualidade. A partir desses
significados podemos compreender que um
Evento pode referir-se também à comemoração de
uma data específica, ou celebração de algo; ou
ainda referir-se a alguma atividade que tenha
saído da rotina, que tenha sido realizada diferente
de costume, ou que não possua uma
periodicidade.”
Silva, A. in http://www.infoescola.com/comunicacao/eventos/

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Desde sempre que os eventos foram planeados de forma
mais ou menos bem sucedida! Para isso bastava apenas
um pouco de talento para a organização. Porque razão
dizemos atualmente que não basta o talento para fazer
essa organização.

O sector dos eventos está sujeito às seguintes pressões:

–Necessidade de sucesso;
–Aumento da concorrência no mercado;
–Requisitos de qualidade mais exigentes;
–Orçamentos mais reduzidos;
–Maior profissionalismo.

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Por isso já não é suficiente organizar eventos
com base apenas na intuição e no improviso. É
necessário gerir o processo de planeamento da
organização recorrendo a métodos comprovados
e o sector de eventos virou-se para métodos de
gestão profissional.
O que significa Gestão profissional (de
eventos)?
–A utilização de métodos e ferramentas de
organizacionais eficazes;
–Uma liderança e organização eficazes das pessoas e
recursos envolvidos;
–O desenvolvimento de processos eficazes para atingir
os objetivos.
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 Estrutura dos projetos de organização
de eventos
• Métodos de gestão profissional
– A gestão profissional caracteriza-se pelas seguintes medidas:
1. A utilização de métodos e ferramentas de organização
eficazes:
• Existem diferentes tipos de modelos organizacionais no sector
dos eventos. Por exemplo:
• Congressos - normalmente geridos como organizações de
funcionários em linha;
• Feiras comerciais - normalmente geridas como organizações
matriciais;
• Pequenas agências de eventos - normalmente geridas como
organizações de projeto ou de equipa.

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 Estrutura dos projetos de organização
de eventos
• Métodos de gestão profissional
– A gestão profissional caracteriza-se pelas seguintes
medidas:
2. Liderança e organização eficazes das pessoas e
recursos envolvidos
• Em todas as áreas do sector de eventos é
necessário uma liderança e organização
eficazes para coordenar os recursos
disponíveis, incluindo os recursos humanos,
para atingir os objetivos.
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 Estrutura dos projetos de organização
de eventos
• Métodos de gestão profissional
– A gestão profissional caracteriza-se pelas seguintes
medidas:
3. Desenvolvimento de processos eficazes para
atingir os objetivos
– Durante a organização de um evento, as
diferentes atividades só serão eficazes se se
enquadrarem e contribuírem para os objetivos
gerais. São por isso necessários métodos de
gestão para sequenciar e relacionar os
diferentes aspetos do trabalho.
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 Estrutura dos projetos de organização
de eventos
• Eventos como projetos
– Será um evento um projecto? Ou dito de outra forma,
que características de um projecto existem também
num evento?
– As características que definem um projecto são as
seguintes:
• A unicidade;
• A definição de tarefas com riscos conhecidos;
• A definição clara de tarefas, objetivos e responsabilidades no
cumprimento dos objetivos do evento;
• Um período de tempo limitado (início e fim definidos);
• Disponibilidade limitada de recursos;
• Diferentes tarefas interdependentes;
• A organização depende de um plano.
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 A Unicidade
• Se na sociedade atual tudo o que é
"novo", "extraordinário", "diferente" e
"único" é atraente, na indústria de eventos
estes adjetivos são uma absoluta
necessidade. Os eventos são
acontecimentos que "não se repetem" e
os seus objetivos são únicos na medida
em que eles têm de ser especificamente
concebidos para cumprir os requisitos do
público-alvo a que o evento se dirige.
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 Definição de tarefas com riscos
conhecidos
• Em todos os eventos existem riscos, por
exemplo:
– Haverá um número suficiente de
participantes?
–O cliente cumprirá com as suas
responsabilidades financeiras?
– O tema escolhido despertará o interesse do
público-alvo?

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 Definição clara das tarefas, objetivos e
responsabilidades para atingir os objetivos do
evento

• A definição de tarefas, objetivos

(resultados) a serem alcançados e das
funções e responsabilidades individuais
são claramente estipulados no contrato.
Os objetivos devem ser formulados de
forma clara e precisa por motivos
associados ao contrato e à lei.

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 Um período de tempo limitado
• Todos os projetos começam com o
contrato, mesmo que o Organizador de
Conferências Profissional já tenha gerido
um evento semelhante no passado. De
facto, o início e fim absoluto de um evento
(com a elaboração do relatório final e o
pagamento da última tranche) são fixados
no contrato.

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 Disponibilidade de recursos
limitada
• Qualquer organizador de eventos gostaria
de ter um orçamento ilimitado ou número
ilimitado de funcionários. A realidade é,
porém, que todos os projetos de
organização de eventos têm recursos
humanos e materiais limitados.

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 Tarefas diferentes e
interdependentes
• Estas tarefas na fase de preparação e gestão
poderão incluir:
– Definir o programa do congresso;
– Obter e gerir os recursos financeiros;
– …
• Estas tarefas são interdependentes. Obter
recursos financeiros suficientes depende da
qualidade do programa proposto e as
receitas obtidas da venda de bilhetes, dos
patrocínios, etc. dependem da qualidade do
programa.
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 A organização depende de um
plano
• Devido à unicidade dos projectos de eventos
acima referida, a forma como cada evento será
organizado é também necessariamente única,
exigindo por isso um plano que indique
claramente o que é necessário fazer e quem é
responsável por realizar cada uma das
actividades de forma a que, os objectivos gerais
do evento sejam atingidos. É necessário, por isso,
ajustar a composição da equipa de organização a
cada evento (por vezes apenas marginalmente)
para que os diferentes aspectos sejam
devidamente geridos. A composição da equipa
será influenciada pelos seguintes aspectos:
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• As diferentes tarefas que é necessário
realizar;
• As diferentes capacidades e talentos dos
membros da equipa;
• O tempo disponível para realizar as tarefas;
• A disponibilidade de elementos para formar
a equipa;
• …

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Em resumo:
•Devido a pressões sociais e outras, a forma como os
eventos são organizados tem evoluído nos últimos anos no
sentido da adopção de métodos de gestão profissional;
•Devido à pressão para uma abordagem variada e
inovadora, todos os eventos têm características únicas;
•Cada evento é por isso um "acontecimento único" para o
qual os métodos de gestão profissional são adequados;
•Por outro lado, devido à necessidade de sinergias entre
os diferentes aspectos de um evento, o repertório de uma
gestão de projectos é particularmente adequada.

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 MODELO DAS CINCO FASES
• Durante a organização de eventos, é necessário
realizar uma série de atividades individuais:
• Desenvolvimento de Conceitos para Projetos de
Organização de Eventos
– Identificação da ideia (tema, slogan, etc.);
– Planeamento orçamental;
– Aquisição de recursos;
– Planeamento do processo;
– Liderar a equipa do projecto;
– …
• Para gerir de forma profissional um evento é
necessário ordenar todas as atividades individuais. A
experiência mostra que todo o processo de
planeamento e organização deverá ser desenvolvido
numa sequência de cinco fases ou etapas, a que se
convencionou chamar "o modelo de cinco fases".
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MODELO DAS CINCO FASES

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 1 - Planeamento Fundamental
• Durante a fase de conceptualização e
planeamento fundamental é necessário considerar
todas as tarefas gerais do evento,
nomeadamente:
a) Definir os objetivos;
b) Identificar o público-alvo;
c) Definir o enfoque do evento;
d) Estruturar as linhas gerais do programa do
evento;
e) Definir o design do evento;
f) Definir a equipa de projeto;
g) Analisar a viabilidade do evento;
h) Obter aprovação para avançar.
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 1.1 - Definir os objetivos
• Os objetivos de uma reunião ou congresso são
geralmente definidos pela organização
responsável pelo evento, por exemplo, uma
empresa ou departamento governamental.
• Muitas vezes estes objetivos não são muito
claros ou precisos, e é necessário definir os
objetivos do evento de forma mais rigorosa,
quer em termos do seu conteúdo quer da forma
como o evento será realizado, para que a
abordagem utilizada seja consistente com os
objetivos e estilo da organização anfitriã. Todas
as atividades durante o processo de organização
devem ser orientadas para estes objetivos.

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 1.1 - Definir os objetivos
• Promoção
• Apresentação
• Divulgação
• Entretenimento
• Etc…

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 1.2 - Identificar o público-alvo
• O público-alvo a que o evento é dirigido
tem de ser claramente identificado e é
necessário uma análise detalhada para
conhecer as suas necessidades, interesses
e atitudes.
• A definição precisa do público-alvo tem
uma influência muito importante no
conteúdo e programa do evento, na
escolha do local, data e design do evento e
ainda nas medidas de marketing, que
devem ser adequadas à natureza do
público-alvo.
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 1.2 - Identificar o público-alvo
• Geral
• Dirigido (tendo em conta a categoria
profissional)
• Específico (tendo em atenção as
caraterísticas)

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 1.3 - Definir o enfoque do evento
• O conteúdo do evento depende
essencialmente dos objectivos do
público-alvo. Assim, os principais
temas e muitas vezes o slogan do
evento são definidos durante a fase
do planeamento fundamental. Numa
fase posterior são analisados os
conteúdos do programa detalhado e
os métodos de transmissão.
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 1.4 - Estruturar as linhas gerais do
programa do evento
• O conteúdo do evento é seu elemento "central" e deve ser
definido na fase do planeamento fundamental. Em torno deste
elemento central poderão ser organizados outros eventos, por
exemplo:
– Uma exposição de acompanhamento;
– Uma festa do evento;
– Um jantar de gala;
– Uma excursão;
– Uma abertura oficial/conferência de imprensa;
– …
• Contudo, é importante que todas estas atividades estejam
relacionadas com os objetivos do público-alvo. Desta forma a
estrutura básica do programa será definida durante a fase do
planeamento fundamental.
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 1.5 - Definir o design do evento
• Na definição do design do evento estabelece-se o conteúdo e
a respectiva forma de transmissão. Mais uma vez é
importante não esquecer os objetivos do evento. Por
exemplo, para uma reunião, os responsáveis pelo design do
evento deverão elaborar um primeiro esboço indicando:
– O currículo;
– As metodologias a serem usadas;
– O ambiente;
– Os métodos de comunicação;
– Os intervalos;
– A montagem das bancas de exposição;
– A distribuição de temas e espaços de exposição;
– …
• Os responsáveis pelo design do evento deverão considerar o
conteúdo do evento (de acordo com os respetivos objetivos)
e as necessidades do público-alvo.
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1.6 - Definir a equipa do projeto
• A gestão e as principais funções e responsabilidades
são definidas durante a fase de planeamento
fundamental. A escolha da estrutura da equipa e da
gestão é influenciada pela natureza das diferentes
atividades necessárias para atingir os objetivos do
evento.
• A equipa do projeto é o instrumento mais importante
para um evento bem sucedido. Os seus membros têm
de possuir os conhecimentos, capacidades e
competências necessários para desempenhar as
tarefas necessárias. Por outro lado, cada membro
deverá ser aceite como parte da equipa, dentro e fora
dela.
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1.6 - Definir a equipa do projeto
• Coordenador geral
• Secretaria e receção
• Responsável pela segurança e transportes
• Técnico de informática/multimédia
• Designer
• Fotógrafo
• …

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 1.7 - Análise da viabilidade do
evento
• Depois de concluídas as outras tarefas
do planeamento fundamental, é
possível tomar uma decisão quanto à
viabilidade do evento. Se não for
viável, o evento deve ser
abandonado ou deverá regressar-se à
fase de conceptualização e analisar a
possibilidade de introduzir alterações no
conceito do evento que o tornem viável.

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1.8 - Obter aprovação para avançar

• É nesta fase que, se for

necessário, deverá obter-se
aprovação para avançar com o
evento. Só depois de um evento
ser considerado viável e ter sido
aprovado é que se deve avançar
para a fase seguinte:
Planeamento organizacional.
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 2 – Planeamento Organizacional

• Durante esta fase, o projeto será

mais detalhado e estruturado. Os
principais aspetos do
planeamento organizacional são:
a) Planeamento estrutural
b) Planeamento das atividades;
c) Planeamento dos recursos;
d) Planeamento financeiro.
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2.1 - Obter aprovação para avançar

• O planeamento estrutural define a

interdependência entre as diferentes
pessoas, equipas, especialidades e
áreas de toda a organização. O plano
estrutural é por isso um instrumento
fundamental para a liderança do
projeto e para a orientação de todos
os participantes. Este plano é
geralmente apresentado na forma de
um organigrama.
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2.2 - Planeamento das atividades

• No planeamento das atividades, à

semelhança de um puzzle, todas as
atividades e responsabilidades têm de
ser programadas. Isto implica
identificar todas as interdependências
e planear as atividades de forma que
estas últimas sejam realizadas numa
sequência lógica e os atrasos sejam
minimizados. Isto pode ser feito numa
folha de cálculo ou utilizando um
software de planeamento.
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2.3 - Planeamento de recursos
• A identificação dos recursos
necessários para o
funcionamento do evento é um
aspeto essencial da fase de
planeamento organizacional,
uma vez que ela serve de base
para a identificação dos custos.

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 2.4 - Planeamento financeiro
• O planeamento financeiro envolve a
identificação de todos os custos e de
todas as receitas previstos do evento
para determinar depois o equilíbrio
entre os dois. Para atingir este equilíbrio
é muitas vezes necessário rever a lista
de recursos necessários, porém um
orçamento realista é essencial para um
evento bem sucedido, uma vez que ele
fornece uma orientação fundamental
para a liderança do projecto.

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 3 - Preparação do evento
• Todas as atividades anteriores à realização de
um evento fazem parte da fase de preparação,
nomeadamente:
– a) Inscrição dos participantes;
– b) Marketing;
– c) Encomendar materiais impressos;
– d) Encomendar o equipamento técnico necessário;
– e) Um convite para apresentação de comunicações;
– f) Assinatura de contratos;
– g) Cooperação com outros serviços;
– h) Reuniões dos comités organizadores;
– i) Escolha e convite de oradores;
– j) Monitorização do orçamento.

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 3 - Preparação do evento
– Uma tarefa muito importante é o
planeamento detalhado de recursos e
atividades do evento. Este planeamento
define as tarefas de cada ação (equipa
do projeto, oradores, técnicos, etc.). Os
diferentes aspetos da preparação do
evento são cobertos por outros módulos.
A fase de preparação termina
imediatamente antes da fase de
realização do evento.
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 4. Realização do evento
• "Se o organizador é responsável e fez o seu
trabalho adequadamente, ele pode descansar
quando se inicia o evento..."
• Contudo, realisticamente, na fase de realização
do evento é necessário ainda empreender as
seguintes tarefas:
a) Liderar a equipa;
b) Estar preparado para uma "crise";
c) Servir de "ponto de contacto" do evento;
d) Representar a equipa de organização.

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 5. Avaliação do evento
• A última fase do projeto envolve a
avaliação do sucesso ou insucesso
do evento…

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 Definição dos objetivos do evento
• Uma das ações básicas e, por isso, muito
importante na preparação de um evento é a
definição e explicação precisa do que o organizador
pretende atingir relativamente ao público-alvo do
evento.
• "Aquele que não sabe para onde vai, não deve ficar
surpreendido se for parar a outro lado qualquer!" é
uma frase da autoria de Robert F. Mager que todas
as pessoas envolvidas na gestão de um evento
deverão tomar em consideração.
• A definição precisa dos objectivos de um evento
determina todas as acções subsequentes. Tomar em
consideração os objectivos do evento ajuda, ou
antes obriga, os responsáveis pelo planeamento a
orientarem todas as actividades no sentido de
atingir estes objectivos.
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 Definição dos objetivos do evento
• Os objetivos devem ser definidos da forma
mais rigorosa possível. Para isso, a condição
pretendida, o comportamento ou a alteração
no comportamento deverão ser descritos de
forma precisa. Isto é, num congresso para a
regeneração de energias para
arquitetos e decisores da indústria da
construção, o objetivo - "os participantes
deverão compreender as possibilidades da
energia solar" - seria demasiado genérico,
não dando um enfoque suficiente ao tema
do evento. Um grupo de objectivos bastante
mais interessantes seria:

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 Definição dos objetivos do evento
• "Os participantes deverão ser capazes de:
– identificar a economia das centrais de energia
solar;
– identificar fontes de informação sobre a
utilização da energia solar;
– indicar o nome dos fornecedores de
centrais de energia solar mais importantes;
– recomendar e planear centrais de energia
solar para empresas de arquitectura e
construção".
• Esta formulação dos objectivos tem também
a vantagem de tornar mais fácil a avaliação
dos objectivos e do sucesso do evento.
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 Como os objetivos precisos ajudam o
organizador de eventos?
• A definição precisa dos objetivos ajuda
assim os organizadores do evento a:
– Concentrarem-se nos assuntos e conteúdos
mais relevantes para o público-alvo;
– Escolherem os métodos e meios mais
eficazes de transmitir os temas e
conteúdos;
– Utilizarem locais para a realização do
evento adequados aos objetivos e onde o
ambiente e o equipamento sejam
apropriados à mensagem que se pretende
transmitir;
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Como os objetivos precisos ajudam o
organizador de eventos?
– Escolherem oradores capazes de
captar o interesse dos participantes,
pela sua personalidade e/ou
competência;
– Desenvolverem uma hierarquia do
evento, obtendo dessa forma a
estrutura do evento mais adequada;
– Manterem-se concentrados nas
necessidades dos participantes
durante a elaboração do programa;
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Como os objetivos precisos ajudam o
organizador de eventos?
– Utilizarem medidas de marketing e de
relações públicas adequadas ao público-alvo;
– Escolher um slogan que traduza a essência
do evento;
– Desenvolverem um programa social que
apoie e reforce os objectivos do evento;
– Definirem as tarefas de cada funcionário de
forma objectiva;
– Promoverem a colaboração entre o promotor
e o organizador, garantindo que ambas as
partes trabalhem para os mesmos objectivos;

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 Realizar pesquisa adequada
• Identificar a procura de mercado potencial de um
evento
– No início da fase de planeamento fundamental, a
análise das posições iniciais é muito importante para
o planeamento de um evento. Como prosseguir?
– Se for a primeira vez que se realiza um determinado
evento, a abordagem de marketing clássica é
considerar:
• Existe procura pelo evento?
• Qual é o público-alvo?
• Quais são as suas necessidades?
• Existem eventos concorrentes?
• Que produtos, fundos, métodos, custos e preços permitirão
realizar um evento bem sucedido?

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Realizar pesquisa adequada
– Mesmo eventos que tenham já sido
realizados anteriormente têm de ser
analisados, estudando, nomeadamente, os
seguintes elementos relativos a esses
eventos:
• Os guias dos programas;
• Os planos do evento;
• Os relatórios de avaliação.

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Realizar pesquisa adequada
– A análise destes elementos permitirá ao
organizador do evento perceber:
•Os hábitos do evento;
•As datas adequadas para a sua realização;
•A duração do evento;
•A capacidade do espaço do evento;
•O número de salas necessárias;
•As condições e preço dos bilhetes para os
participantes;
•…

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• Esta análise dará ao organizador do evento
uma ideia do que é o evento e de qual será a
melhor forma de o organizar no futuro.
• Aqui o organizador pode usar técnicas de
análise primária - tais como inquirir e
questionar representantes do evento anterior
- ou de análise secundária - nomeadamente
materiais do evento, avaliação das
estatísticas existentes, entrevistas com
especialistas, etc.
• Resumindo, a análise da posição inicial é a
base para o planeamento de um projecto de
organização de um evento.

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• Utilizando métodos de pesquisa
adequados, o organizador deverá
identificar as pré-condições para a
realização do evento. O organizador
define as condições e os requisitos para a
organização do evento, a base para a
identificação de objectivos e uma imagem
da viabilidade do projecto.

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 Público-alvo
• Identificar o público – alvo de um evento
– O público-alvo influencia decisivamente:
• O conteúdo e curso do evento;
• A escolha do local e data do evento;
• A escolha das medidas de marketing.

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 Público-alvo
• O público-alvo é identificado durante a fase de planeamento
fundamental. Porém, é necessário posteriormente fazer uma
análise detalhada dos interesses, necessidades e atitudes do
público-alvo selecionado.
• O planeamento é muito mais fácil se o organizador conhecer
bastante bem o público-alvo.
• Já não basta ser "bom" naquilo que se faz. O sucesso no
futuro depende da capacidade de o organizador se colocar na
posição dos consumidores e de ver as suas necessidades do
ponto de vista deles. No futuro, será necessário desenvolver
uma estratégia de gestão baseada no consumidor que
procure satisfazer as suas necessidades individuais e
exceder as suas expectativas.

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• Em resumo, uma análise precisa e
detalhada do público-alvo torna possível
escolher as medidas de marketing mais
adequadas e identificar os requisitos a
tomar em consideração na preparação de
uma proposta de evento centrada nas
suas necessidades.

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