Agrupamento Escolas de Mem Martins

Curso Profissional de Técnicas de Secretariado

Ano letivo 2015/2016
Viagens de Negócios

Trabalho realizado por:

David Silva
 É uma função fundamental
em qualquer tipo de
atividade empresarial.

A função principal de um técnico de secretariado é facilitar a

ação da chefia/direção, pois esta é o seu superior direto porque
retira-lhe a preocupação sobre questões menores e que podem
ser resolvidas por um(a) secretário(a).
 É importante para um profissional
entender o seu papel e assumir a
responsabilidade de desenvolver e
aprimorar características que
compõem o seu perfil, como
flexibilidade, criatividade, liderança,
dinamismo, iniciativa, eficiência,
descrição, cooperativismo, ética,
paciência e comprometimento.
 Facilidade para
trabalhar em
equipa

Dominar pelo menos

duas línguas

Dominar vários
assuntos para
Apresentar-se poder prestar apoio
sempre disponível

Perfil de um
Profissional
 Qualidades
Qualidades
Profissionais:
Pessoais:
 Espirito de
 Discrição
decisão
 Dinamismo
 Iniciativa
 Adaptação
 Perfecionista
 É um código de relacionamento que se
permite viver em harmonia dentro de um
ambiente social ou profissional. Também
podemos considerar etiqueta como um
conjunto de pequenas éticas.
 É definido pelo conjunto de regras
Ainda que não se relacione protocolo e
que presidem às cerimónias civis,
etiqueta com viagens de negócios, há
militares ou religiosas. Estas regras
na realidade atividades onde elas se
exigem especificidades de acordo
envolvem.
com o objeto e que implicam o
Contudo não é certo limitar as viagens
conhecimento e aplicação da ciência
de negócios apenas para fora dos pais
ética, para corretamente e passo a
pois dentro do mesmo existem
passo se aplicarem as normas de
diferentes culturas e economias.
desenvolvimento de todo o processo.
 O “planning” e o “timing” devem ser
cuidadosamente equacionados para uma
correta planificação seja de que trabalho
for, revestindo-se de particular
importância a calendarização atempada de
qualquer deslocação ou viagem.
 Os contactos devem ser feitos com antecedência e
pela via mais apropriada ao destinatário e ao assunto a
tratar: telefone, fax, correio normal e eletrónico, etc.

As deslocações exigem toda uma serie de

contactos e de contactos e de
comunicações preparatórias, que diferem
de acordo com as finalidades pretendidas.
 A correspondência dirigida aos diversos
destinatários deve ser enviada
atempadamente e devidamente registada.

Um aspeto importante, no caso de reuniões,

visitas ou entrevistas marcadas, é a confirmação
por escrito, sendo a cópia da confirmação
colocada no dossier da viagem.
 A determinação do itinerário pode
obedecer a critérios diversos:
economia de tempo ou de dinheiro
sequencia lógica de ordem geográfica
ou negocial, condicionantes do
transporte ou das transportadoras,
etc.

É assim necessário estabelecer em 1.º

lugar o critério a seguir, para depois
fazer o estudo do itinerário que
melhor serve as finalidades da
deslocação.
Comunicações As comunicações telefónicas e os faxes

Telefónicas
iniciam muitas vezes os contactos a
estabelecer para a organização de uma
viagem, recorrendo-se a eles sobretudo

e Faxes
para a obtenção de informações
preliminares.

São igualmente usados como alternativa á

correspondência normal em caso de
urgência e para esclarecer dúvidas
suscitas pela correspondência recebida ou
para pedir/fornecer informações
complementares.
 Só o estudo,
caso a caso,
das vantagens
e desvantagens
de cada um Qual o meio de
desses meios Qual o meio de transporte mais cómodo
irá permitir transporte que e que proporciona maior
uma escolha dá uma maior disponibilidade para o
capacidade de diretor poder realizar os
acertada, contactos necessários
capaz de Acão?
com as firmas?
satisfazer o
melhor possível
o diretor em
relação aos
objetivos que
se propôs Qual o meio de transporte mais
realizar na conveniente em relação ao custo e ao tempo
viagem. disponível?
 Simples
RQ

Tipo
Linguagem
de
Bilhete
Ida
Combinado
OK &
WL
Volta

Só o estudo, caso a caso, das vantagens e desvantagens de

cada um desses meios irá permitir uma escolha acertada,
capaz de satisfazer o melhor possível o diretor em relação
aos objetivos que se propôs realizar na viagem.
 Na altura do embarque ou na passagem de
fronteiras é sempre exigida a apresentação de
documentos de identificação e de passaporte.
Compete ao profissional de secretariado saber com
a devida antecedência se o passaporte do diretor
se encontra dentro do prazo de validade.
 Muitos países
não se limitam a
exigir
passaporte,
sendo necessário
ainda a
apresentação de
um visto. Os
vistos são
concedidos sem
qualquer
consolado e, em
alguns casos, é
ainda possível
adquiri-los no
aeroporto.
 Os meios de transporte, quais quer que sejam,
estão sujeitos a sofrer acidentes e, por isso,
quem viaja corre sempre o risco de sofrer danos.
É preciso, pois, “assegurar” a reparação dos
prejuízos sofridos e por isso se fazem os seguros
de viagem.
 Sempre que a deslocação ao
estrangeiro se efetua de automóvel é
indispensável fazer-se o seguro
internacional mais conhecido por
“Carta Verde” que inclui
responsabilidade civil e/ou outros
riscos que se queiram acrescentar.

Este documento é normalmente preenchido

na fronteira, mas também pode ser
adquirido no Automóvel Clube de Portugal,
ou diretamente na Companhia de Seguros,
o que facilitará a tarefa do diretor.
 Se o carro em que o diretor pretende viajar for
propriedade da empresa é absolutamente necessário
obter-se uma autorização passada pelos
proprietários da mesma, sendo a assinatura
reconhecida pelo notário.
 Muitos países exigem um certificado de
vacinação, precavendo contra a possibilidade de
serem contraídas doenças ou a possibilidade de
o visitante ser seu transmissor.
 Muitas vezes, mesmo quando a viagem é
feita por outro meio de transporte, dentro
das grandes cidades onde se encontra e
para poder cumprir os horários
estabelecidos, o diretor aluga um
automóvel, sendo, portanto, absolutamente
necessário que se faça acompanhar da
Carta de Condução.
 O quarto do hotel em
que o diretor se ira
instalar passará a ser,
durante algum tempo,
o seu gabinete de
trabalho e chegará
até a ganhar para ele
as afeições da
empresa.
É neste sentido que
se torna de extrema
importância a escolha
de instalações
confortáveis que
permitam o máximo
rendimento de
trabalho e também um
merecido repouso.
 Compete ao
profissional de
secretariado
estabelecer contactos
telefónicos e por
escrito com todas as
empresas a visitar,
solicitando as
respetivas
entrevistas.
Esta confirmação
constará de um
documento
imprescindível, que
deverá colocar no
dossier do diretor.
 Nome: Felix Arvid Ulf
Kjellberg
Nascimento: 24 Outubro
1989
Nacionalidade: Sueco
Pseudónimo: Pewdiepie
Subscritores: 43Milhões
Jogo: Legend of the
Brofist
Mini-Serie: Scare
Pewdiepie
Livro: This Book Loves You
 “Este Livro Ama-te” é uma compilação de frases
inspiradoras fabulosamente ilustradas pela qual
deves reger a tua vida. Se as seguires todas, a
tua vida irá tornar-se mais fácil, mais fabulosa,
mais gratificante.

“Se não podes vencê-los, Come-os.”

“Não sejas tu mesmo. Sê uma pizza. Todos

gostam de Pizza.”

“Nada na vida é fácil. Então, porque

esperas algo de uma frase inspiradora?”
Viagem planeada para 2 pessoas e será realizada
a partir do dia 1 de julho até o dia 4 do mesmo
mês.
 PREÇO
PREÇO DO
DO
BILHETE:
BILHETE:

307.80€
£241.57 -- Cada
Cada

615.60€
£483.14 –– Total
Total
 QUARTO:

65.70€
£51.56 - Por Noite

£154.69
197.10€ -- Cada
Cada

£4,72
6€ - Taxa
– Taxa
Adicional
Adicional

406,20€
£319,82 – Total
 Check In no
Hotel
Sai de Casa Reunião na FIL
09:30H 13:30H 15:30H
Jantar
20:00H

Almoço
Partida do Avião
14:00H
10:30H

Voltam para o Hotel

17:00H
Chega ao Chegada do
Aeroporto Avião
10:00H 13:00H
 Fotografias
15:00H

Assinatura de
Livros Saída da FIL
Assinatura de
09:00H 18:00H
Livros
13:30H

Saída do Hotel
& Almoço Jantar no Belcanto
Ida para a FIL 12:00H 20:00H
08:00H
 Miradouro do
Parque Eduardo
Saída do Hotel VII
10:00H 14:00H

Explorar o
Visita ao Castelo de Oriente
São Jorge 16:00H Jantar
11:00Horas
20:00H

Almoço nos
Armazéns do Volta para o Oriente
Chiado 15:30H Volta para o
12:30H Hotel
17:30H
Check Out do Chegada ao
Hotel Aeroporto
06:15H 06:30Horas
Chega a Casa
10:00H

Partida do Avião
07:00H

Chegada a Brighton
09:30H
 CADA: TOTAL:
Avião - 307,80€ Avião – 615,60€

Hotel – 197,10€ Hotel – 394,20€

Alimentação – 80€ Alimentação – 160€

Táxi – 50€ Táxi – 100€

Cast. S. Jorge – 9€ Cast. S. Jorge – 18€

Total – 643,90€ Total – 1287,80€

 CADA: TOTAL:

Avião – 241,57£ Avião – 483,14£

Hotel – 154,69£ Hotel – 309,38£

Alimentação – 63£ Alimentação – 126£

Táxi – 39£ Táxi – 78£

Cast. S. Jorge – 7£ Cast. S. Jorge – 14£

Total – 505.26£ Total – 1010,52£

 Rosa Valente
António Oliveira
Paulo Parracho

Sílvia Cordeiro
Paula Santos
Ana Rosa
Joade Jinkings
Manel Belém
Rita Rodrigues

João Carlos Jorge Ferreira